Portaria 717/81
de 22 de Agosto
1. A função compras vem adquirindo nas administrações modernas uma importância crescente.
São disso exemplo a necessidade de definir critérios e centros de decisão quanto a consumos que garantam o cumprimento da política económica global e sectorialmente definida, a necessidade de melhorar a qualidade dos bens e serviços adquiridos pelo Estado e a necessidade de minimizar os custos do aprovisionamento público.
2. A consecução dos objectivos enunciados passa, à semelhança do que se verifica em grande parte dos países desenvolvidos, pela existência de um órgão especializado que assegure um efectivo controle qualitativo e económico da aquisição.
Trata-se no fundo de atribuir a esse órgão a responsabilidade pelas fases do processo de aquisição de interesse comum a todos os centros consumidores, nomeadamente a pré-selecção qualitativa de produtos e fornecedores e o ajuste das condições de fornecimento, competindo ao utilizador a opção final mais adequada à sua necessidade específica entre as alternativas postas ao seu dispor pelo órgão central, bem como a aquisição propriamente dita.
3. A criação da Central de Compras do Estado pelo Decreto-Lei 507/79, de 24 de Dezembro, insere-se, para além dos aspectos referidos, numa perspectiva de adaptação a Portugal, no que concerne aos fornecimentos correntes à Administração Pública, dos conceitos e práticas hoje em vigor na Comunidade Económica Europeia.
Com efeito, da necessidade de garantir os princípios de não discriminação expressos no Tratado de Roma e, simultaneamente, de acautelar aspectos de racionalização económica nos aprovisionamentos públicos, torna-se necessário, ainda que a título experimental e progressivo, ensaiar procedimentos que avancem no sentido da implantação de um sistema de aquisições compatível com as directivas comunitárias sobre a celebração de contratos de fornecimentos correntes. É nesta linha que se inserem as normas anexas, ao definirem a tramitação a que deverão obedecer os acordos de desconto a efectuar pela Central.
4. Os acordos de desconto, através de uma pré-selecção de opções de fornecimento para um dado produto ou gama de produtos, efectuada por um órgão especialmente vocacionado para o efeito e fundamentada numa conjugação de aspectos de ordem técnica e económica, proporcionam ao utilizador público uma grelha de descontos progressivos de acordo com o valor da aquisição, aplicável sobre a tabela de preços proposta pelo fornecedor.
Ao abrigo desses acordos poderão os serviços optar entre a compra directa ou em agrupamento, beneficiando, neste caso, das condições aplicáveis ao valor global e, em ambos os casos, de uma simplificação do processo burocrático da aquisição.
5. Estabelece-se, assim, todo um conjunto de regras que garantem, por um lado, igualdade no acesso à qualidade de fornecedor público e, por outro, asseguram às entidades públicas contratantes a certeza da qualidade técnica do produto, das melhores condições económicas e do cumprimento integral das cláusulas contratuais.
6. Trata-se, contudo, de um regime experimental, a funcionar em paralelo com o sistema tradicional aplicável aos fornecimentos não abrangidos pelos acordos de desconto, que será aperfeiçoado com base quer nos dados da experiência, quer na evolução do próprio enquadramento legislativo geral, consequência inevitável do processo de integração europeia.
Nestes termos, regulamentando o que dispõe o n.º 1, alínea b), do artigo 4.º do Decreto-Lei 507/79, de 24 de Dezembro:
Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Ministro das Finanças e do Plano, o seguinte:
1.º Aprovar o conjunto de normas constantes do anexo a esta portaria, que dela fazem parte integrante, e que respeitam a acordos a estabelecer entre a Central de Compras do Estado e fornecedores, que versarão, designadamente, sistemas de desconto progressivo em função do volume da aquisição a efectuar pelos serviços e organismos referidos na alínea a) do n.º 1 do artigo 5.º do Decreto-Lei 507/79, de 24 de Dezembro.
2.º O regime que agora se estabelece tem carácter experimental e vigorará até à entrada em vigor de legislação definitiva, que a experiência e as necessidades decorrentes da prevista integração europeia aconselhem.
3.º Os serviços e organismos referidos na alínea a) do n.º 1 do artigo 5.º do Decreto-Lei 507/79 que pretendam adquirir quaisquer dos bens indicados no n.º 4 ficam obrigados a respeitar as condições de negociação estabelecidas nos acordos, tendo em conta a interpretação constante do despacho de 24 de Dezembro de 1979, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 3, de 4 de Janeiro de 1980.
4.º No período experimental os acordos incidirão, designadamente, sobre aquisições de maquinaria de escritório, mobiliário e artigos de consumo corrente de secretaria.
5.º Os serviços e organismos referidos no número anterior poderão contratar directamente com os fornecedores escolhidos ou então através da Central na modalidade de encomenda agrupada.
6.º A modalidade de encomenda agrupada, que se processará conforme instruções a emitir pela Central, consiste na reunião das encomendas dos vários adquirentes para se perfazer um valor global que irá desencadear a aplicação de uma taxa de desconto superior à que se aplicaria na aquisição isolada.
7.º Os acordos de desconto estabelecidos ao abrigo destas normas vigorarão pelo período e na área que estiverem fixados no respectivo programa.
8.º Os fornecedores seleccionados constarão da portaria de homologação, a fim de que todas as entidades a que se refere a alínea a) do n.º 1 do artigo 5.º do Decreto-Lei 507/79, de 24 de Dezembro, deles possam ter conhecimento, quer utilizem a modalidade de compra directa, quer a da encomenda agrupada.
9.º Os contratos que as entidades indicadas na alínea a) do n.º 1 do artigo 5.º do Decreto-Lei 507/79 venham a celebrar com os proponentes escolhidos reger-se-ão pelas disposições legais em vigor sobre a matéria.
Ministério das Finanças e do Plano, 28 de Julho de 1981. - O Ministro das Finanças e do Plano, João António de Morais Leitão.
ANEXO
1 - Os acordos de desconto realizam-se através de procedimentos restritos ou de procedimentos negociados.
2 - Segue-se um procedimento restrito quando são admitidos a apresentar propostas apenas os concorrentes que previamente foram seleccionados através de um processo de candidatura.
2.1 - O procedimento restrito inicia-se com um anúncio de admissão de candidaturas, publicado no Diário da República, 3.ª série, e em dois jornais de grande circulação.
2.2 - Do anúncio deve constar o seguinte:
a) A designação completa e o endereço da Central;
b) O procedimento a utilizar;
c) O objecto do acordo;
d) O prazo de recepção das candidaturas;
e) A designação do local de distribuição da ficha de informações a preencher pelos candidatos.
2.3 - Publicado o anúncio no Diário da República, começa a correr o prazo de recepção de candidaturas, que terá a duração indicada no anúncio, mas que não deverá ser inferior a 21 dias no caso de procedimento restrito normal e a 12 dias no caso de procedimento restrito urgente.
2.4 - A candidatura formaliza-se do seguinte modo:
a) Preenchimento de ficha de informações, onde se especificará a situação administrativa técnica e comercial do candidato e as características técnicas dos artigos abrangidos pelo acordo, conforme modelo a fornecer pela Central;
b) Apresentação de documento comprovativo do pagamento da contribuição industrial mais recente;
c) Exibição da prova de que tem a sua situação regularizada perante a Previdência e o Fundo de Desemprego;
d) Apresentação de fotocópia do cartão de identificação a que se refere o Decreto-Lei 326/78, de 9 de Novembro.
2.5 - Decorrido o prazo referido no n.º 2.3, as candidaturas recebidas serão apreciadas e analisadas por uma comissão integrada por elementos da Central, designados pelo presidente da comissão instaladora ou seu representante.
2.6 - Apreciadas e analisadas as candidaturas, a comissão elaborará uma proposta donde constarão os candidatos seleccionados e os eliminados.
2.7 - Serão eliminados todos os candidatos que não formalizarem as suas candidaturas com exactidão, designadamente omitindo elementos considerados essenciais pela Central, e se prove que hajam cometido, nos dois últimos anos, irregularidades na execução de contratos que tenham estabelecido com a Administração, cabendo a prova à CIPAE.
2.8 - A proposta da comissão será submetida à apreciação do presidente da comissão instaladora da Central, ou seu representante, que decidirá.
2.9 - Terminada a fase de selecção dos candidatos, inicia-se a fase de consulta, isto é, o convite, que é simultâneo, dirigido aos candidatos seleccionados para apresentaram propostas relativas ao objecto do acordo que se pretende estabelecer.
2.10 - Dirigidos os convites aos candidatos, devem, desde logo, estar patentes nos serviços competentes da Central o caderno de encargos e o programa, os quais também poderão ser enviados directamente aos candidatos, se o presidente da comissão instaladora assim o entender.
2.11 - O caderno de encargos é o documento que contém, ordenados por artigos numerados, as cláusulas jurídicas e técnicas gerais e especiais a incluir no contrato a celebrar.
2.12 - O programa estabelece as condições a que devem obedecer as propostas a apresentar pelos candidatos seleccionados e é aprovado pelo presidente da comissão instaladora ou seu representante, devendo nele constar também o prazo em que aquelas devem ser apresentadas.
2.13 - Os esclarecimentos necessários à boa compreensão e interpretação dos elementos patenteados serão solicitados por escrito à Central dentro do prazo que for fixado no programa, devendo aquela responder também dentro do prazo que ali estiver fixado.
2.14 - O concorrente manifesta à Central a vontade de contratar, e indica quais as condições em que se dispõe a fazê-lo, num documento que se designa acto de compromisso.
2.15 - Além do acto de compromisso deverão ainda os proponentes apresentar:
a) Declaração, com assinatura reconhecida, do nome, estado civil, domicílio do proponente ou, se for sociedade, da denominação social, sede, filiais que interessem à execução do acordo, os nomes dos titulares dos corpos gerentes e de outras pessoas com poderes para obrigar, o registo comercial da constituição e as alterações do pacto social e que não está em dívida à Fazenda Nacional por contribuições ou impostos liquidados nos últimos três anos;
b) Quaisquer outros elementos expressamente referidos no programa.
2.16 - A proposta deverá ser assinada por quem tenha competência para obrigar, devendo a assinatura ser reconhecida ou aposto carimbo comercial.
2.17 - A língua utilizada é a portuguesa, devendo os documentos que estejam redigidos em língua estrangeira ser acompanhados de tradução legalizada.
2.18 - O acto de compromisso será colocado em sobrescrito fechado e lacrado, o qual, por sua vez, juntamente com os documentos referidos no n.º 2.15, alíneas a) e b), será colocado num outro subscrito também fechado e lacrado, onde se escreverá em letra bem legível o nome e endereço do proponente e o número do procedimento a que respeita.
2.19 - Os sobrescritos devem ser enviados à Central sob registo e com aviso de recepção ou entregues contra recibo, podendo o programa autorizar o depósito em cofre próprio.
2.20 - Depois de recebidas, as propostas serão registadas em livro próprio por ordem de chegada, devendo permanecer lacradas até ao momento da sessão de abertura.
2.21 - A abertura da proposta será efectuada por uma comissão, integrada pelo presidente da comissão instaladora ou seu representante e por cinco elementos designados pelo CIPAE, que reunirá em sessão à porta fechada, não sendo admitida a presença de proponentes.
2.22 - A comissão de abertura só poderá reunir com um mínimo de quatro elementos, sendo um deles obrigatoriamente o presidente da comissão instaladora ou seu representante.
2.23 - A comissão reunirá no primeiro dia útil após o termo do prazo da recepção das propostas, eliminará as propostas que não estejam conformes ao determinado no programa e codificará as aceites, extraindo-lhes todos os elementos identificativos, que serão retidos em subscrito lacrado e assinado pelos elementos da comissão presentes.
2.24 - Da sessão será lavrada acta, que, após assinada pelos membros da comissão presentes, será retida no sobrescrito referido no número anterior, não podendo ser comunicada a qualquer dos proponentes.
2.25 - As propostas codificadas serão analisadas por técnicos da Central de Compras, após o que elaborarão relatório circunstanciado onde se proporão as atribuições.
2.26 - A atribuição consiste na designação das propostas que devem ser escolhidas e no compromisso dos proponentes em as cumprir.
2.27 - A decisão final quanto à atribuição será tomada por uma comissão de apreciação com a composição indicada no n.º 2.21, acrescida do responsável pela elaboração do relatório.
2.28 - O critério de atribuição será o da oferta economicamente mais vantajosa, tendo em conta, designadamente, o preço, a qualidade do produto, as garantias profissionais e financeiras apresentadas pelos proponentes, as características técnicas e funcionais, o serviço após venda e a assistência técnica e os prazos de entrega.
2.29 - As deliberações serão tomadas por maioria de votos, gozando o presidente da comissão instaladora ou seu representante de voto de qualidade.
2.30 - A comissão de apreciação só poderá reunir com um mínimo de 4 elementos, sendo um deles obrigatoriamente o presidente da comissão instaladora da Central ou seu representante.
2.31 - Sempre que algum dos votantes o considere conveniente, poderá ficar registada em acta a justificação do seu voto.
2.32 - A atribuição formaliza-se pela assinatura do acto de compromisso pelo presidente da comissão instaladora da Central ou seu representante, sendo disso notificado o proponente ou proponentes que hajam sido seleccionados.
2.33 - A notificação será feita mediante fotocópia autenticada do acto de compromisso, enviada por carta registada com aviso de recepção ou entregue por protocolo.
2.34 - O acordo produzirá efeitos a partir da data da notificação, que será a do aviso de recepção ou a constante do protocolo.
23.5 - A Central dará conhecimento aos restantes proponentes da rejeição das suas propostas, devendo, se lhe for solicitado por escrito, esclarecê-los, também por escrito, dos motivos da rejeição.
23.6 - Decorridos quarenta e cinco dias sobre o termo do prazo para a recepção das propostas, cessa para as proponentes que não hajam recebido comunicação de rejeição das respectivas propostas a obrigação de as manter.
3 - Segue-se um procedimento negociado quando a Central ajusta directamente com um fornecedor as condições de abastecimento.
3.1 - Somente haverá recurso aos acordos negociados quando, verificada a conveniência para o Estado, ocorra alguma das circunstâncias seguintes:
a) Tendo sido utilizado anteriormente um procedimento restrito, se verifique a falta de respostas ou então a existência de propostas irregulares ou inaceitáveis;
b) Fornecimentos cujo fabrico ou entrega, em razão da sua especificidade técnica, artística ou salvaguarda de direitos de exclusividade, não possam ser confiados senão a um fornecedor determinado;
c) Em caso de urgência resultante de força maior;
d) Quando se trate de estabelecer condições para fornecimentos de montante não superior a 10000$00.
3.2 - Aos procedimentos negociados aplicar-se-á, com as necessárias adaptações, o determinado para os procedimentos restritos.
O Ministro das Finanças e do Plano, João António de Morais Leitão.
