Aviso 4997/2002 (2.ª série) - AP. - Luís Manuel de Magalhães Cabral, presidente da Câmara Municipal supra:
Torna público que, por deliberações da Assembleia Municipal, proferidas em sessão realizada no dia 29 de Junho de 2001, sob propostas da Câmara Municipal, foram aprovados os Regulamentos seguintes:
Regulamento de Inventário e Cadastro do Património;
Regulamento do Sistema de Controlo Interno;
Regulamento Interno da Contabilidade;
Regulamento do Conselho Municipal de Segurança.
26 de Março de 2002. - O Presidente da Câmara, Luís Manuel de Magalhães Cabral.
Regulamento de Inventário e Cadastro do Património da Câmara Municipal de Sátão
Justificação
Para cumprimento do disposto na alínea c) do n.º 1 e nas alíneas f), h) e i) do n.º 2, todas do artigo 68.º da Lei 169/99, de 18 de Setembro, e tendo em conta a entrada em vigor do novo Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL), aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, com as alterações que lhe foram introduzidas pela Lei 162/99, de 14 de Setembro, foi elaborado, pela Câmara Municipal e aprovado pela Assembleia Municipal, o presente Regulamento de Inventário e Cadastro.
A execução do inventário vem dar cumprimento ao estabelecido no POCAL, permitindo ainda a elaboração do balanço inicial, o qual é de execução obrigatória para entrada em vigor do novo regime contabilístico.
Por outro lado, a elaboração do inventário que deverá permanecer sempre actualizado, de modo a permitir conhecer, em qualquer momento, o estado, o valor, a afectação e a localização dos bens, irá permitir um eficaz controlo e a gestão dinâmica do património municipal.
Em virtude da escassa legislação específica que regulamenta esta área do património, foi elaborado o projecto de regulamento a partir, de entre outros, de extractos do POCAL e de diversos normativos legais aplicáveis ao património do Estado, tendo ainda sido introduzidas as alterações consideradas necessárias, para uma melhor adequação à realidade patrimonial dos municípios, salvaguardando sempre as normas de aplicação obrigatória, face ao POCAL.
Os bens imóveis e móveis existentes e a adquirir pelas autarquias locais são instrumentos básicos de trabalho fundamentais a um bom desempenho das atribuições que lhe estão cometidas e representam um importante esforço financeiro de investimento efectuado em períodos precedentes com recursos, quer dos orçamentos municipais, quer do Orçamento do Estado e, não raras vezes, dos orçamentos comunitários.
Por essa razão, os referidos bens, que têm subjacente um potencial técnico-económico, devem ser mantidos e conservados em boa ordem e estado de uso, e objectos de verificações periódicas, e cumprimento, alias, dos procedimentos de controlo interno obrigatórios a que alude o POCAL.
A presente proposta de Regulamento acabará por se inserir, conjugar, ou mesmo complementar com a norma de controlo interno, que deverá ser aprovado previamente à aplicação do novo regime contabilístico, de acordo com o que se encontra estabelecido no artigo 10.º do Decreto-Lei 54-À/99, de 22 de Fevereiro, com a nova redacção dada pelo artigo 1.º da Lei 162/99, de 14 de Setembro.
Esta conexão resulta claramente expressa nos objectivos subjacentes ao presente Regulamento, designadamente quanto à adopção de procedimentos que contribuem para assegurar o desenvolvimento das actividades de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos, a preparação de informação financeira fiável e o incremento da eficiência das operações.
Para tal, e concomitantemente ao que se encontra definido no POCAL quanto às definições de controlo e nomeação dos respectivos responsáveis, procurou-se ter em conta a identificação de responsabilidades funcionais, os circuitos obrigatórios dos documentos e as verificações respectivas e o cumprimento dos princípios da segregação de funções.
CAPÍTULO I
Princípios gerais
Artigo 1.º
Âmbito de aplicação
1 - O inventário e cadastro do património municipal compreende todos os bens, direitos e obrigações constitutivos do mesmo.
2 - Os bens sujeitos ao inventário e cadastro compreendem, para além dos bens do domínio privado de que o município é titular, todos os bens de domínio público de que seja responsável pela sua administração ou controlo, estejam ou não afectos à sua actividade operacional.
Artigo 2.º
Objectivos
1 - O presente Regulamento estabelece os princípios gerais de inventariação, aquisição, registos, afectação, seguros, abate, valorimetria e gestão dos bens móveis e imóveis do município, inventariação de direitos e obrigações, assim como as competências dos diversos serviços municipais envolvidos na prossecução daqueles objectivos.
2 - No âmbito da gestão do património integra-se a observância de uma correcta afectação dos bens pelos diversos sectores e divisões municipais, tendo em conta não só as necessidades dos mesmos, mas também a sua mais adequada utilização face às actividades desenvolvidas e o incremento da eficiência das operações.
CAPÍTULO II
Do inventário e cadastro
Artigo 3.º
Inventariação
1 - A inventariação compreende as seguintes operações:
a) Arrolamento - elaboração de uma listagem discriminada dos elementos patrimoniais a inventariar;
b) Classificação - agrupamento dos elementos patrimoniais nas diversas classes, tendo por base, para os bens, o seu código de classificação;
c) Descrição - para evidenciar as características, qualidade e quantidade de cada elemento patrimonial, de modo a possibilitar a sua identificação;
d) Avaliação - atribuição de um valor a cada elemento patrimonial de acordo com os critérios da valorimetria aplicáveis.
2 - Os elementos a utilizar na gestão e controlo dos bens patrimoniais são:
a) Fichas de inventário;
b) Código de classificação;
c) Mapas de inventário;
d) Conta patrimonial.
3 - Os documentos referidos no número anterior poderão ser elaborados e mantidos actualizados mediante suporte informático.
4 - No caso das actividades de captação, tratamento e distribuição de água e do saneamento básico, ou outras, estarem ou vierem a ser municipalizadas, será da competência dos respectivos serviços municipalizados efectuar a respectiva inventariação.
Artigo 4.º
Fichas de inventário
1 - Para cumprimento do disposto no n.º 1 do artigo 3.º, os bens são registrados nas fichas de inventário, I-1 a I-11, a seguir discriminadas, cujo conteúdo consta em anexo ao presente Regulamento:
a) Imobilizado incorpóreo (I-1);
b) Bens imóveis (I-2), que engloba infra-estruturas, terrenos e recursos naturais, edifícios e outras construções respeitantes a bens de domínio público e a investimentos em móveis e imobilizações corpóreas;
c) Equipamento básico (I-3);
d) Equipamento de transporte (I-4);
e) Ferramentas e utensílios (I-5);
f) Equipamento administrativo (I-6);
g) Taras e vasilhames (I-7);
h) Outro imobilizado corpóreo (I-8);
i) Partes de capital (I-9);
j) Títulos (I-10);
k) Existências (I-11).
2 - Para todos os bens, deverá constar na respectiva ficha de inventário, o local onde o mesmo se encontra.
3 - As fichas referidas no n.º 1 do presente artigo são agregadas nos livros de inventário do imobilizado, de títulos e de existências.
Artigo 5.º
Código de classificação dos bens
1 - Na elaboração das fichas a que alude o número anterior, o código de classificação do bem representa a respectiva identificação e é constituído por dois campos, correspondendo o primeiro número de inventário e o segundo à classificação do POCAL.
2 - A estrutura do número do inventário compõe-se do código da classe do bem, do código do tipo de bem, do código do bem e do número sequencial, conforme o classificador geral aprovado pela Portaria 378/94, de 16 de Junho, relativo ao cadastro e inventário dos bens móveis do Estado, designadamente equipamento básico, de transporte, ferramentas e utensílios, equipamento administrativo e taras e vasilhames, bem como do código de actividade a que alude o artigo 9.º do presente Regulamento.
3 - O número sequencial deve ser ordenado por tipo de bem, salvo no caso das fichas de existências, em que este subcampo se destina ao código utilizado na gestão dos stocks.
4 - No número de inventário, os subcampos destinados a inscrever os códigos da classe, do tipo de bem e do bem serão preenchidos a zeros, quando o bem a inventariar não for um bem móvel.
5 - A classificação do POCAL compreende, pela ordem apresentada, os códigos da classificação funcional, da classificação económica e da classificação orçamental e patrimonial.
6 - Quando o código da classificação funcional não for identificável, o subcampo correspondente preenche-se com zeros.
Artigo 6.º
Mapas de inventário
1 - Os mapas de inventário são mapas de apoio elaborados por códigos de contas do POCAL e de acordo com o classificador geral.
2 - Todos os bens constitutivos do património municipal serão agrupados em mapas de inventário, que constituirão um instrumento de apoio com a informação agregada por tipo de bens e por códigos de actividade, bem como por qualquer outra forma que venha a ser julgada como conveniente para a salvaguarda do património e o incremento da eficiência das operações.
Artigo 7.º
Conta patrimonial
1 - A conta patrimonial constitui o elemento síntese da variação dos elementos constitutivos do património municipal, a elaborar no final de cada exercício económico, de acordo com o modelo do CIME.
2 - Na conta patrimonial, serão evidenciadas as aquisições, reavaliações, alterações e abates verificados no património durante o exercício económico findo.
3 - A conta patrimonial será subdividida segundo a classificação funcional e de acordo com o classificador geral.
Artigo 8.º
Regras gerais de inventário
1 - As regras gerais de inventário a prosseguir são as seguintes:
a) Os bens devem manter-se em inventário desde o momento da sua aquisição, até ao seu abate, o qual, regra geral, ocorre no final da vida útil, também designada de vida económica;
b) Os bens que evidenciem ainda vida física (boas condições de funcionamento) e que se encontrem totalmente amortizados deverão ser, sempre que se justifique, objecto de avaliação, sendo-lhes fixado um novo período de vida útil;
c) Nos casos em que não seja possível apurar o ano de aquisição dos bens, adopta-se o ano de inventário inicial, para se estimar o tempo de vida útil dos bens que corresponde ao período de utilização durante o qual se amortiza totalmente o seu valor;
d) A identificação de cada bem faz-se mediante a atribuição de um código, correspondente ao classificador geral, um código de actividade e um número de inventário, devendo estes dois últimos ser afixados nos próprios bens;
e) As alterações e abates verificados no património serão objecto de registo na respectiva ficha de cadastro com as devidas especificações;
f) Todo o processo de inventário e respectivo controlo poderá ser efectuado através de meios informáticos adequados.
2 - No âmbito da gestão dinâmica do património e posteriormente à elaboração do inventário inicial e respectiva avaliação, deverão ser adoptados os seguintes procedimentos:
a) As fichas do inventário serão mantidas permanentemente actualizadas;
b) As fichas do inventário são agregadas nos livros de inventário do imobilizado, de títulos e de existências;
c) A realização de reconciliações entre os registos das fichas do imobilizado e os registos contabilísticos quanto aos montantes de aquisições e das amortizações acumuladas;
d) Se efectue a verificação física periódica dos bens do activo imobilizado e de existências, podendo utilizar-se, para estas últimas, testes de amostragem, e se confira com os registos, procedendo-se à regularização a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades, quando for caso.
Artigo 9.º
Identificação dos bens
1 - Os bens serão identificados através de:
a) Classificador geral;
b) Código de actividade;
c) Número de inventário;
d) Número de ordem.
2 - No bem será sempre impresso ou colocado um número que permita a sua identificação.
3 - O classificador geral consiste num código que identifica a classe, tipo de bem e o bem, conforme tabela a elaborar de acordo com o anexo I do Decreto-Lei 378/94, de 16 de Junho, com as necessárias adaptações.
4 - O código de actividade identifica a divisão, repartição e a secção, o sector, ou o gabinete aos quais os bens estão afectos, de acordo com uma tabela a elaborar em conformidade com o organigrama em vigor na autarquia.
5 - O número de inventário, é um número sequencial, que é atribuído ao bem aquando da sua aquisição, sendo atribuído no n.º 1 ao primeiro bem a ser inventariado.
6 - O número de ordem é um número sequencial, que é atribuído, sequencialmente dentro do mesmo exercício económico, sendo no n.º 1 o primeiro bem adquirido em cada exercício económico.
7 - Aquando da aquisição de bens em conjunto, estes poderão ter o mesmo número de ordem, no entanto, será sempre atribuído um número de inventário diferente para cada bem.
CAPÍTULO III
Das competências
Artigo 10.º
Serviço de Património
Compete à Divisão Administrativa e Financeira, responsável pelo património:
a) Conhecimento e afectação dos bens do município;
b) Assegurar a gestão e controlo do património;
c) Executar e acompanhar todos os processos de inventariação, aquisição, transferência, abate, permuta e venda de bens móveis e imóveis;
d) Proceder ao inventário anual;
e) Realizar inventariações periódicas, de acordo com as necessidades do serviço.
Artigo 11.º
Comissão de avaliação
1 - Competem à Comissão de Avaliação Pluridisciplinar de Inventário e Cadastro, entre outras, as seguintes atribuições:
a) Valorizar, de acordo com os critérios da valorimetria fixados no POCAL, os bens do imobilizados de domínio público e privado, bem como as existências, as dívidas de e a terceiros e as disponibilidades;
b) Acompanhar e coordenar todo o processo de elaboração do inventário inicial;
c) Supervisionar, de forma permanente e sistemática, o inventário geral anual, bem como os inventários e verificações periódicos e parciais.
2 - A Comissão Pluridisciplinar deve integrar, se possível, vários especialistas, englobando, pelo menos, as áreas do direito, da economia e gestão e da engenharia.
3 - Caso o quadro de pessoal da autarquia não comporte as áreas de especialização previstas no item anterior, ou se tal for entendido por melhor poder-se-á recorrer a especialistas externos que demonstrem possuir experiência na matéria ou à aquisição de outros serviços a terceiros.
Artigo 12.º
Outros serviços municipais
1 - Competem, em geral, aos demais serviços municipais, entre outras, as seguintes atribuições:
a) Disponibilizar todos os elementos ou informações que lhe sejam solicitados pela Divisão Administrativa e Financeira;
b) Zelar pelo bom estado de conservação e manutenção dos bens afectos;
c) Manter fixado em local bem visível e actualizado, mediante conferência física permanente, o duplicado da folha de carga dos bens pelos quais são responsáveis, cujo original fica arquivado na DAF;
d) Informar a DAF aquando da aquisição, transferência, abate, troca, cessão e eliminação de bens.
2 - Entende-se por folha de carga o documento onde são inscritos todos os bens existentes numa secção, serviço, sala, etc. (ver anexo XXII)
3 - Compete ainda aos responsáveis dos seguintes serviços municipais:
a) Notariado - fornecer ao Serviço de Património cópia de todas as escrituras celebradas (compra e venda, permuta, doação, etc.), bem como dos contratos de empreitadas e fornecimento de bens e serviços;
b) Obras particulares e fiscalização - fornecer à DAF cópia dos alvarás de loteamento acompanhados de planta de síntese, onde constem as áreas de cedência para os domínios privado e público;
c) Contabilidade e aprovisionamento - fornecer à DAF cópia de todas as requisições de imobilizado (não consumíveis);
d) Obras municipais - fornecer a conta final das empreitadas à DAF;
e) Biblioteca, museu e arquivo municipais - efectuar o inventário directo dos bens à sua guarda e fornecer o respectivo resumo à DAF. (Ver anexo XXIII.)
4 - As áreas e prédios objecto de cedência devem evidenciar as respectivas medidas e confrontações, bem como devem ser delimitados com marcos, nos termos da lei em vigor.
5 - Incluem-se no imobilizado todos os bens detidos com continuidade ou permanência e que não se destinem a ser vendidos ou transformados no decurso normal das operações da entidade, quer sejam de sua propriedade, incluindo os bens de domínio público, quer estejam em regime de locação financeira.
Artigo 13.º
Da guarda e conservação de bens
1 - O responsável de cada bem deve zelar pela guarda e conservação do mesmo, devendo participar superiormente qualquer desaparecimento de bens, bem como qualquer facto relacionado com o seu estado operacional ou de conservação, sem prejuízo de eventual apuramento de responsabilidades. (Ver anexo XXVII.)
2 - A necessidade de reparação ou conservação deve ser comunicada ao Serviço de Património, que promoverá as diligências necessárias.
3 - Deverá ser participada superiormente a sua incorrecta utilização ou descaminho, independentemente do responsável ter sido o seu utilizador regular ou não e do apuramento posterior de responsabilidades.
CAPÍTULO IV
Da aquisição e registo de propriedade
Artigo 14.º
Aquisição
1 - O processo de aquisição dos bens do município obedecerá ao regime jurídico e aos princípios gerais de realização de despesas em vigor, bem como métodos e procedimentos de controlo interno estabelecidos no POCAL e ao sistema de controlo interno aprovado pelo município.
2 - O tipo de aquisição dos bens será registado na ficha de inventário, de acordo com os seguintes códigos:
a) 01 - Aquisição a título oneroso em estado de novo;
b) 02 - Aquisição a título oneroso em estado de uso;
c) 03 - Cessão;
d) 04 - Produção em oficinas próprias;
e) 05 - Transferência;
f) 06 - Troca;
g) 07 - Locação;
h) 08 - Doação;
i) 09 - Outros.
3 - Após verificação do bem, deverá ser elaborada ficha para identificação do mesmo, a qual deverá conter informação julgada adequada à sua identificação e ser remetida ao Serviço de Património.
4 - Caso a aquisição tenha sido celebrada por escritura de compra e venda, será este o documento que dará origem à elaboração da correspondente ficha do inventário, com as condicionantes em matéria de contabilização expressas no n.º 2 do artigo 15.º do presente Regulamento.
Artigo 15.º
Registo de propriedade
1 - Após a aquisição de qualquer prédio a favor da autarquia, far-se-á a inscrição matricial e o averbamento do registo, na competente repartição de finanças e na conservatória do registo predial, respectivamente.
2 - O registo define a propriedade do bem, implicando a inexistência do mesmo a impossibilidade da sua alienação ou da sua efectiva consideração como integrante do património municipal, só se procedendo à respectiva contabilização após o cumprimento dos requisitos necessários à regularização da sua titularidade, sendo, até lá, devidamente explicitada a situação em anexo às demonstrações financeiras.
3 - Os bens sujeitos a registo são, além de todos os bens imóveis, os veículos automóveis e reboques, sendo os respectivos registos da responsabilidade do Serviço de Património.
4 - Estão ainda sujeitos todos os factos, acções e decisões previstas nos artigos 11.º e 12.º do Decreto-Lei 277/95, de 25 de Outubro.
5 - Cada prédio, rústico ou urbano, deve dar origem a um processo, o qual deve incluir escritura, auto de expropriação, certidão do registo predial, caderneta matricial, planta, etc.
6 - Os terrenos subjacentes a edifícios e outras construções, mesmo que tenham sido adquiridos em conjunto e sem indicação separada de valores, deverão ser objecto da devida autonomização em termos de fichas do inventário, tendo em vista a subsequente contabilização nas adequadas contas patrimoniais.
7 - Os prédios adquiridos, a qualquer título, há longos anos mas ainda inscritos a favor do município deverão ser objecto da devida inscrição na matriz predial e do devido registo na respectiva conservatória.
8 - Após o registo do bem, deverá ser aposta no mesmo, sempre que possível e aconselhável, uma chapa ou etiqueta autocolante evidenciando o número de inventário do bem, preferencialmente através de um código de barras.
9 - Nos prédios rústicos e urbanos bem como nas máquinas e veículos automóveis devem ser fixadas, se possível, placas de identificação com a indicação "Património Municipal".
CAPÍTULO V
Da alienação, abate, cessão e transferência
Artigo 16.º
Formas de alienação
1 - A alienação dos bens pertencentes ao imobilizado será efectuada em hasta pública, através de concurso público ou por ajuste directo quando norma regulamentar ou deliberação expressamente o preveja em estreita conformidade com as disposições legais enquadradoras da matéria.
2 - De acordo com o n.º 2 do artigo 9.º do Decreto-Lei 307/94, a alienação de bens móveis poderá ser realizada por negociação directa quando:
a) O adquirente for uma pessoa colectiva pública;
b) Em casos de urgência devidamente fundamentados;
c) Quando se presuma que das formas previstas no número anterior não resulte melhor preço;
d) Quando não tenha sido possível alienar por qualquer das outras formas previstas no número anterior.
3 - Será elaborado um auto de venda, onde serão descritos quais os bens alienados e respectivos valores de alienação. (Ver anexo XXIV.)
Artigo 17.º
Autorização de alienação
1 - Compete à DAF coordenar o processo de alienação dos bens que sejam classificados de dispensáveis.
2 - Só poderão ser alienados bens mediante deliberação autorizada do órgão executivo ou órgão deliberativo, consoante o valor em causa, e tendo em conta as disposições legais aplicáveis.
3 - A alienação de prédios deverá ser comunicada às respectivas repartições de finanças e conservatória.
4 - A demolição de prédios deve ser comunicada à respectiva repartição de finanças e conservatória, urbanos, bem como quaisquer outros factos e situações a tal sujeitos.
Artigo 18.º
Abate
1 - As situações susceptíveis de originarem abates, de acordo com as deliberações dos órgãos executivo ou deliberativo ou despachos do presidente da Câmara ou seu substituto, são as seguintes:
a) Alienação;
b) Furtos, extravios e roubos;
c) Destruição;
d) Cessão;
e) Declaração de incapacidade do bem;
f) Troca;
g) Transferência;
h) Incêndios.
2 - Os abates de bens ao inventário deverão constar da ficha de inventário, de acordo com a seguinte tabela:
a) 01 - Alienação a título oneroso;
b) 02 - Alienação a título gratuito;
c) 03 - Furto/roubo;
d) 04 - Destruição;
e) 05 - Transferência;
f) 06 - Troca;
g) [...]
h) 10 - Outros.
3 - Quando se tratar de alienação, o abate só será registado com a respectiva escritura de compra e venda.
4 - No caso de furtos, extravios e roubos ou de incêndios, bastará a certificação por parte do Serviço de Património para se poder proceder ao seu abate, sem prejuízo de comunicação da ocorrência à autoridade policial competente.
5 - No caso de abatimentos por incapacidade do bem, deverão ser os serviços responsáveis a apresentar a correspondente proposta à DAF.
6 - Sempre que um bem seja considerado obsoleto, deteriorado ou depreciado, deverá ser elaborado auto de abate, passando a constituir sucata ou monos.
Artigo 19.º
Cessão
1 - No caso de cedência de bens a outras entidades deverá ser lavrado um auto de cessão, devendo este ser da responsabilidade da DAF. (Ver anexo XXV.)
2 - Só poderão ser cedidos bens mediante deliberação do órgão executivo ou do órgão deliberativo, consoante os valores em causa, atentas as normas e legislação aplicáveis.
Artigo 20.º
Afectação e transferência
1 - Os bens móveis são afectos aos serviços municipais utilizadores, de acordo com despacho do presidente da Câmara Municipal ou seu substituto, acrescendo à folha de carga respectiva.
2 - A transferência de bens móveis entre gabinetes, salas, sectores, divisões, departamentos, etc., só poderá ser efectuada mediante autorização do presidente da Câmara ou seu substituto.
3 - No caso de transferência de bens será lavrado o respectivo auto de transferência, da responsabilidade do cedente, o qual deve encaminhá-la para a DAF. (Ver anexo XXVI.)
4 - Só são incluídos no activo imobilizado os bens do domínio público pelos quais o município seja responsável pela sua administração ou controlo, estejam ou não afectos à sua actividade operacional.
CAPÍTULO VI
Dos furtos, roubos, incêndios e extravios
Artigo 21.º
Regra geral
No caso de se verificarem furtos, extravios ou incêndios, dever-se-á proceder do seguinte modo:
a) Participar às autoridades;
b) Lavrar auto de ocorrência, no qual se descreverão os objectos desaparecidos ou destruídos, indicando os respectivos números de inventário e respectivos valores (ver anexo XXVII).
Artigo 22.º
Furtos, roubos e incêndios
1 - Compete ao responsável da secção/repartição/divisão, onde se verificar o furto, roubo ou incêndio, com a colaboração da secção de património, elaborarem um relatório no qual serão descritos os números de inventário e respectivos valores dos objectos desaparecidos.
2 - O relatório e auto de ocorrência serão anexados no final do exercício à conta patrimonial.
Artigo 23.º
Extravios
1 - Compete ao responsável da secção onde se verificar o extravio informar o Serviço de Património do sucedido, sem prejuízo do apuramento de posteriores responsabilidades.
2 - A situação prevista na alínea a) do artigo 21.º só deverá ser efectuada após se terem esgotado todas as possibilidades de resolução interna do caso.
3 - Caso se apure o funcionário responsável pelo extravio do bem, o município deverá ser indemnizado, de forma a que se possa adquirir outro que o substitua, sem prejuízo, se for caso disso, de instauração do competente processo disciplinar.
CAPÍTULO VII
Dos seguros
Artigo 24.º
Seguros
1 - Todos os bens móveis e imóveis do município deverão estar adequadamente segurados, competindo tal tarefa à DAF.
2 - Ficam isentos da obrigação referida no número anterior as máquinas agrícolas não sujeitas a matrícula.
CAPÍTULO VIII
Da valorização do imobilizado
Artigo 25.º
Valorização do imobilizado
1 - O activo imobilizado, incluindo os investimentos adicionais ou complementares, deve ser valorizado ao custo de aquisição ou ao custo de produção.
2 - Considera-se como custo de aquisição de um activo a soma do respectivo preço de compra com os gastos suportados directa e indirectamente para o colocar no seu estado actual.
3 - Considera-se como custo de produção de um bem a soma dos custos das matérias-primas e outros materiais directos consumidos, da mão-de-obra directa e de outros gastos gerais de fabrico necessariamente suportados para o produzir.
4 - Os custos de distribuição, de administração geral e financeiros não são incorporáveis no custo de produção.
5 - Sem prejuízo do princípio geral de atribuição dos juros suportados aos resultados do exercício, quando os financiamentos se destinarem a imobilizações, os respectivos custos poderão ser imputados à compra e produção das mesmas, durante o período em que elas estiverem em curso, desde que isso se considere mais adequado e se mostre consistente. Se a construção for por partes isoláveis, logo que cada parte estiver completa e em condições de ser utilizada cessará a imputação dos juros a ela inerentes.
6 - Quando se trata de activos do imobilizado obtidos a título gratuito deverá considerar-se o valor resultante da avaliação ou o valor patrimonial definidos nos termos legais ou, caso não exista disposição aplicável, o valor resultante da avaliação segundo critérios técnicos que se adeqúem à natureza desses bens, devendo ser explicitado nos anexos às demonstrações financeiras.
7 - Caso este critério não seja exequível, o imobilizado assume o valor zero até ser objecto de uma grande reparação, assumindo, então, o montante desta.
8 - Na impossibilidade de valorização dos bens ou quando estes assumam o valor zero, devem ser identificados no anexo às demonstrações financeiras e justificada aquela impossibilidade.
9 - No caso de inventariação inicial de activos cujo valor de aquisição ou de produção se desconheça, aplica-se o disposto nos n.os 6 a 8 do presente artigo.
10 - No caso de transferências de activos entre entidades abrangidas pelo POCAL ou por este e pelo POCP, o valor a atribuir será o valor constante nos registos contabilísticos da entidade de origem, desde que em conformidade com os critérios de valorimetria estabelecidos no POCAL, salvo se existir valor diferente do fixado no diploma que autorizou a transferência ou, em alternativa, valor acordado entre as partes e sancionado pelos órgãos e entidades competentes.
11 - Na impossibilidade de aplicação de qualquer uma das alternativas referidas no número que procede, será aplicado o critério definido nos n.os 6 a 8 do presente artigo.
12 - Como regra geral, os bens de imobilizado não são susceptíveis de reavaliação, salvo se existirem normas que a autorizem e que definam os respectivos critérios de valorização.
Artigos 26.º
Reintegrações e amortizações
1 - Quando os elementos do activo imobilizado tiverem uma vida útil limitada ficam sujeitos a uma amortização sistemática durante esse período, sem prejuízo das excepções expressamente consignadas no presente Regulamento ou no POCAL.
2 - O método para o cálculo das amortizações do exercício é o das quotas constantes, devendo as alterações a esta regra ser explicitadas nas notas ao balanço e à demonstração de resultados dos anexos às demonstrações financeiras.
3 - Para efeitos de aplicação do método das quotas constantes, a quota anual de amortização aceite como custo do exercício determina-se aplicando aos montantes dos elementos do activo imobilizado em funcionamento as taxas de amortização definidas na lei.
4 - O valor unitário e as condições em que os elementos do activo imobilizado sujeitos a depreciação ou a deperecimento possam ser amortizados num só exercício são os definidos na lei.
5 - A fixação de quotas diferentes das estabelecidas na lei para os elementos do activo imobilizado corpóreo adquirido em segunda mão é determinada pelo órgão deliberativo da autarquia local sob proposta do órgão executivo, acompanhada de justificação adequada.
6 - As despesas de instalação, bem como as de investigação e de desenvolvimento, devem ser amortizadas no prazo máximo de cinco anos.
Artigo 27.º
Grandes reparações e conservações
Sempre que se verifiquem grandes reparações ou conservações de bens que aumentem o valor e o período de vida útil ou económico dos mesmos, deverá tal facto ser comunicado no prazo de uma semana à DAF, para efeitos de registo na respectiva ficha.
Artigo 28.º
Desvalorizações excepcionais
1 - Quando à data do balanço os elementos do activo imobilizado corpóreo e incorpóreo, seja ou não limitada a sua vida útil, tiverem valor inferior ao registado na contabilidade, devem ser objecto de amortização correspondente à diferença, se for de prever que a redução desse valor seja permanente. Aquela amortização extraordinária não deve ser mantida se deixarem de existir os motivos que a originaram.
2 - Nos caos em que os investimentos financeiros, relativamente a cada um dos seus elementos específicos, tiverem, à data do balanço, um valor inferior ao registado na contabilidade, este pode ser objecto da correspondente redução, através da conta apropriada. Esta não deve subsistir logo que deixe de se verificar a situação indicada.
3 - Sempre que ocorram situações que impliquem a desvalorização excepcional de bens, deverá a mesma ser comunicada no prazo de uma semana à DAF, para efeitos de registo na respectiva ficha.
CAPÍTULO IX
Da valorização das existências, das dívidas de e a terceiros e das disponibilidades
Artigo 29.º
Da valorização das existências
1 - As existências são valorizadas ao custo de aquisição ou ao custo de produção, sem prejuízo das excepções adiante consideradas.
2 - O custo de aquisição e o custo de produção das existências devem ser determinados de acordo com as definições adaptadas para o imobilizado.
3 - Se o custo de aquisição ou custo de produção for superior ao preço do mercado, será este o utilizado.
4 - Quando, na data do balanço, haja obsolescência, deterioração física parcial, quebra de preços, bem como outros factores análogos, deverá ser utilizado o critério referido no n.º 3 do presente artigo.
5 - Os subprodutos, desperdícios, resíduos e refugos são valorizados, na falta de critério mais adequado, pelo valor realizável líquido.
6 - Entende-se como preço de mercado o custo de reposição ou o valor realizável líquido, conforme se trate de bens adquiridos para produção ou de bens para venda.
7 - Entende-se como custo de reposição de um bem o que a entidade teria de suportar para o substituir nas mesmas condições, qualidade, quantidade e locais de aquisição e utilização.
8 - Considera-se como valor realizável líquido de um bem o seu esperado preço de venda deduzido dos necessários custos previsíveis de acabamento e venda.
9 - Relativamente às situações previstas nos n.os 3 e 4 do presente artigo, as diferenças serão expressas pela provisão para depreciação de existências, a qual será reduzida ou anulada quando deixarem de existir os motivos que a originaram.
10 - Os métodos de custeio das saídas de armazém a adoptar são o custo específico ou o custo médio ponderado.
11 - Nas actividades de carácter plurianual, designadamente construção de estradas, barragens e pontes, os produtos e trabalhos em curso podem ser valorizados, no fim do exercício, pelo método da percentagem de acabamento ou, alternativamente, mediante a manutenção dos respectivos custos até ao acabamento.
12 - A percentagem de acabamento de uma obra corresponde ao seu nível de execução global e é dada pela relação entre o total dos custos incorridos e a soma deste com os estimados para completar a sua execução.
Artigo 30.º
Da valorização das dívidas de e a terceiros
1 - As dívidas de e a terceiros são expressas pelas importâncias constantes dos documentos que as titulam.
2 - As dívidas de e a terceiros em moeda estrangeira são registadas:
a) Ao câmbio da data considerada para a operação, salvo se o câmbio estiver fixado pelas partes ou garantido por uma terceira entidade. À data do balanço, as dívidas de ou a terceiros resultantes dessas operações, em relação às quais não exista fixação ou garantia de câmbio, são actualizadas com base no câmbio dessa data;
b) As diferenças de câmbio resultantes da referida actualização são reconhecidas como resultados do exercício e registadas na conta 685 "Custos e perdas financeiros - diferenças de câmbio desfavoráveis" ou 785 "Proveitos e ganhos financeiros - diferenças de câmbio favoráveis". Tratando-se de diferenças favoráveis resultantes de dívidas de médio e longo prazos, deverão ser diferidas, caso existam expectativas razoáveis de que o ganho é reversível. Estas serão transferidas para a conta 785 no exercício em que se efectuarem os pagamentos ou recebimentos, totais ou parciais, das dívidas com que estão relacionadas e pela parte correspondente a cada pagamento ou recebimento;
c) Relativamente às diferenças de câmbio provenientes de financiamentos destinados a imobilizações, admite-se que sejam imputadas a estas somente durante o período em que tais imobilizações estiverem em curso.
3 - À semelhança do que acontece com as outras provisões. As que respeitem a riscos e encargos resultantes de dívida de terceiros não devem ultrapassar as necessidades.
Artigo 31.º
Da valorização das disponibilidades
1 - As disponibilidades de caixa e depósitos em instituições financeiras são expressas pelos montantes dos meios de pagamento e dos saldos de todas as contas de depósito, respectivamente.
2 - As disponibilidades em moeda estrangeira são expressas no balanço ao câmbio em vigor na data a que ele se reporta. As diferenças de câmbio apuradas na data de elaboração do balanço final do exercício são contabilizadas na conta 685 "Custos e perdas financeiros - diferenças de câmbio desfavoráveis" ou 785 "Proveitos e ganhos financeiros - diferenças de câmbio favoráveis".
3 - Os títulos negociáveis e as outras aplicações de tesouraria são expressos no balanço pelo seu custo de aquisição (preço de compra acrescido dos gastos de compras).
4 - Se o custo de aquisição for superior ao preço de mercado será este o utilizado.
5 - Na situação prevista no n.º 2 deve constituir-se ou reforçar-se a provisão, pela diferença entre os respectivos preços de aquisição e de mercado. A provisão será reduzida ou anulada quando deixarem de existir os motivos que levaram à sua constituição.
CAPÍTULO X
Das disposições finais e entradas em vigor
Artigo 32.º
Disposições finais e transitórias
1 - Compete ao órgão executivo a resolução de qualquer situação omissa neste documento.
2 - São revogadas todas as disposições regulamentares contrárias ao presente Regulamento.
3 - Para salvaguardar a correcta adopção dos procedimentos estabelecidos pelo POCAL em matéria de contabilização dos subsídios para investimento, será assegurado que:
a) Aquando da inventariação inicial, nas fichas de inventário do inventário dos elementos patrimoniais activos que beneficiarem de financiamentos (nacionais, comunitários ou quaisquer outros) para a sua construção ou aquisição, será devidamente discriminado o montante de financiamento obtido, o qual poderá ser evidenciado no item "Outras informações";
b) Para os bens que venham a ser construídos ou adquiridos com financiamento, será inscrita nas respectivas fichas de inventário informação similar à mencionada na alínea que antecede.
4 - Na inventariação inicial dos elementos patrimoniais activos proceder-se-á, quando for caso disso, ao apuramento dos montantes que estariam registados nas contas redutoras do activo aos mesmos associadas, como se tivesse sido adoptada a contabilidade patrimonial e financeira, de molde a que o balanço inicial possa traduzir a efectiva situação patrimonial.
5 - Relativamente às demais contas de provisões, adoptar-se-á um procedimento análogo ao referido no n.º 4 do presente artigo.
Artigo 33.º
Entrada em vigor
O presente Regulamento entra em vigor após publicação no Diário da República.
ANEXO I
(ver documento original)
ANEXO II
(ver documento original)
ANEXO III
(ver documento original)
ANEXO IV
(ver documento original)
ANEXO V
(ver documento original)
ANEXO VI
(ver documento original)
ANEXO VII
(ver documento original)
ANEXO VIII
(ver documento original)
ANEXO IX
(ver documento original)
ANEXO X
(ver documento original)
ANEXO XI
(ver documento original)
ANEXO XII
(ver documento original)
ANEXO XIII
(ver documento original)
ANEXO XIV
(ver documento original)
ANEXO XV
(ver documento original)
ANEXO XVI
(ver documento original)
ANEXO XVII
(ver documento original)
ANEXO XVIII
(ver documento original)
ANEXO XIX
(ver documento original)
ANEXO XX
(ver documento original)
ANEXO XXII
(ver documento original)
ANEXO XXIII
(ver documento original)
ANEXO XXIV
(ver documento original)
ANEXO XXV
(ver documento original)
ANEXO XXVI
(ver documento original)
ANEXO XXVII
(ver documento original)
ANEXO XXVIII
(ver documento original)
ANEXO XXIX
(ver documento original)
ANEXO XXX
(ver documento original)
ANEXO XXXI
(ver documento original)
ANEXO XXXII
(ver documento original)
ANEXO XXXIII
(ver documento original)
ANEXO XXXIV
(ver documento original)
ANEXO XXXV
(ver documento original)
ANEXO XXXVI
(ver documento original)
ANEXO XXXVII
(ver documento original)
ANEXO XXXVIII
(ver documento original)
ANEXO XXXIX
(ver documento original)
ANEXO XL
(ver documento original)
ANEXO XLI
(ver documento original)
Regulamento do Sistema de Controlo Interno
Introdução
Com a entrada em vigor do Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, que aprovou o Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL), deu-se forma à reforma da administração financeira e das contas públicas no sector da administração autárquica.
Este processo teve início com o Decreto-Lei 243/79, de 25 de Junho, que uniformizou a contabilidade das autarquias locais com a dos serviços públicos.
Posteriormente, o Decreto-Lei 341/83, de 21 de Julho, introduziu a obrigatoriedade da elaboração, aprovação e execução do plano de actividades e da utilização de uma classificação funcional para as despesas. Também o Decreto Regulamentar 92-C/84, de 28 de Dezembro, veio definir normas de execução da contabilidade das autarquias locais instituindo um sistema contabilístico na administração autárquica.
Com a publicação do Decreto-Lei 232/97, de 3 de Setembro - Plano Oficial de Contabilidade Pública (POCP) - criou-se um enquadramento de sistemas de contas, cuja adaptação às autarquias locais está prevista não só naquele diploma, mas também na Lei 42/98, de 6 de Agosto.
O POCAL pretende ser um instrumento de apoio às autarquias locais que permita:
a) A disponibilização de informação e controlo financeiro para os órgãos autárquicos;
b) O acompanhamento da execução orçamental numa perspectiva de caixa e compromissos;
c) Estabelecimento de regras e procedimentos específicos para a execução orçamental;
d) Modificação dos documentos previsionais para garantir a compatibilidade com as regras definidas;
e) Retomar os princípios orçamentais estabelecidos na lei de enquadramento do Orçamento de Estado;
f) A maior racionalização possível das dotações aprovadas e da gestão de tesouraria;
g) Uma melhor uniformização de critérios de previsão, com o estabelecimento de regras para a elaboração do orçamento;
h) Obter os elementos indispensáveis ao cálculo dos agregados relevantes da contabilidade nacional;
i) Disponibilizar informação sobre a situação patrimonial de cada autarquia local;
j) Finalmente, visa-se a uniformização, normalização e simplificação da contabilidade.
Assim, ao abrigo do n.º 1 do artigo 11.º do Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, foi elaborado o presente Regulamento do Sistema de Controlo Interno, aprovado pela Assembleia Municipal, sob proposta da Câmara Municipal
CAPÍTULO I
Conceito e objectivo
Artigo 1.º
Âmbito e aplicação
1 - A adopção do POCAL tem subjacente um conjunto de fases preliminares que se revelam determinantes para a correcta aplicação do novo sistema contabilístico, nomeadamente para a construção do balanço inicial e dos documentos previsionais.
2 - O artigo 11.º do Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, previa que até 1 de Janeiro do ano 2000 seriam elaborados e aprovados o inventário e respectiva avaliação, bem como o sistema de controlo interno que irá vigorar nesta autarquia, mas face à Lei 162/99, que se traduziu na primeira alteração do Decreto-Lei 54-A/99, aquele período foi prorrogado até 1 de Janeiro de 2001.
3 - Este Sistema de Controlo Interno constitui o plano de organização, e todos os métodos e procedimentos adoptados pelo órgão executivo desta autarquia para auxiliar a atingir, o objectivo de gestão de assegurar, tanto quanto for praticável, a metódica e eficiente conduta dos seus fins, incluindo, a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de fraudes e erros, a precisão e plenitude dos registos contabilísticos e a atempada preparação de informação financeira fidedigna.
4 - O objectivo deste sistema de controlo interno é que seja eficaz e que assegure:
a) A confiança e a integridade da informação (exactidão dos registos contabilísticos);
b) A conformidade com as políticas, planos, procedimentos, leis e regulamentos;
c) A salvaguarda dos activos;
d) A utilização económica e eficiente dos recursos (eficiência das operações);
e) A realização dos objectivos estabelecidos para os programas e projectos;
f) A correcta aplicação dos fundos públicos.
5 - Este Sistema de Controlo Interno tem uma vertente de controlo interno administrativo e contabilístico.
6 - O controlo interno administrativo, o qual inclui, embora não se limite, o plano de actividades e os procedimentos e registos que se relacionam com os processos de decisão e que conduzem à autorização das despesas pelo presidente ou da Câmara, directamente associada com a capacidade de alcançar os objectivos constantes do plano, sendo o ponto de partida para um controlo interno contabilístico sobre as despesas.
7 - O controlo interno contabilístico, o qual compreende o plano de actividades e os registos e procedimentos que se relacionam com a salvaguarda dos activos e com a confiança que inspiram os registos contabilísticos de modo a que, consequentemente, proporcionem uma razoável certeza de que:
a) As despesas são executadas de acordo com a autorização do presidente da Câmara ou da Câmara, que têm competência para decidir, contratar, incluindo a escolha do procedimento nos termos do Decreto-Lei 197/99, de 8 de Junho;
b) As transacções são registadas de modo a permitirem a preparação de demonstrações financeiras em conformidade com princípios de contabilidade geralmente aceites e os princípios orçamentais e manterem um controlo sobre os activos;
c) O acesso aos activos é apenas permitido nos termos da lei;
d) Os registos contabilísticos dos activos são periodicamente comparados com esses mesmos activos sendo tomadas acções apropriadas sempre que se encontrem quaisquer diferenças.
CAPÍTULO II
Serviços e suas competências
Artigo 2.º
Serviços
1 - A Câmara Municipal dispõe dos seguintes serviços:
a) Serviços de apoio aos órgãos municipais:
Gabinete de Apoio Pessoal;
Gabinete Jurídico;
Gabinete de Cooperação e Desenvolvimento Regional e Local;
Controlo e fiscalização sanitária;
Protecção civil;
Polícia municipal;
b) Serviços de apoio instrumental:
Divisão Administrativa e Financeira:
Secção Administrativa:
Sector de Pessoal;
Sector de Expediente Geral e Arquivo;
Sector de Taxas e Licenças;
Secção Financeira:
Sector de Contabilidade;
Sector de Aprovisionamento e Património;
Tesouraria;
Sector de Informática;
c) Serviços operativos:
Divisão de Obras Municipais:
Secção de Apoio Administrativo;
Armazém;
Fiscalização;
Estaleiro, parque de viaturas e oficina;
Edificações;
Saneamento básico;
Rede viária;
Divisão de Urbanismo e Serviços Urbanos:
Secção de Apoio Administrativo;
Fiscalização;
Habitação e gestão urbanística;
Serviços urbanos;
Meio ambiente;
Serviço de Acção Social e Cultural:
Apoio administrativo;
Acção social e saúde;
Educação, cultura, desporto e juventude;
Turismo.
Artigo 3.º
Dependência hierárquica
1 - Os serviços referidos no artigo anterior, dependem hierárquica e funcionalmente do presidente da Câmara ou, no todo ou em parte, dos vereadores em regime de permanência ou de meio tempo, a quem sejam delegadas essas competências.
Artigo 4.º
Atribuições comuns aos diversos serviços
1 - Constituem atribuições comuns aos vários serviços que compõem esta Câmara:
a) Elaborar e submeter a apreciação superior instruções, circulares, pareceres, regulamentos e normas, considerados necessários ao correcto exercício da sua actividade, bem como propor as medidas mais aconselháveis, no âmbito de cada serviço;
b) Colaborar no âmbito da elaboração do plano e relatório de actividades, orçamento e conta de gerência;
c) Coordenar a actividade das unidades dependentes de cada um dos respectivos serviços e verificar da correcta execução das tarefas tendo em conta os prazos legais e superiormente determinados;
d) Assistir, sempre que for determinado, às reuniões da Câmara e Assembleia Municipal;
e) Remeter ao arquivo geral os documentos e processos que tenham obtido decisão final, no fim de cada ano civil;
f) Zelar pelo cumprimento dos deveres gerais do seu trabalho;
g) Elaborar as minutas da agenda dos assuntos determinados a serem submetidos a deliberação da Câmara Municipal, completando seguidamente a respectiva acta de acordo com as instruções do secretariado;
h) Prestar as informações solicitadas pelo presidente;
i) Assegurar a rápida execução das deliberações da Câmara Municipal e decisões do seu presidente, nas áreas dos respectivos serviços;
j) Assegurar a informação necessária entre os diversos serviços, com vista a uma boa articulação, visando o seu funcionamento.
Artigo 5.º
Competências do Gabinete de Apoio Pessoal
Ao Gabinete de Apoio Pessoal compete prestar assessoria técnico-administrativa ao presidente da Câmara, nomeadamente nos domínios do secretariado, da informação e relações públicas, da ligação com os órgãos representativos do município e juntas de freguesia, da preparação e acompanhamento do plano de actividades, da preparação de inquéritos de opinião aos munícipes e definição de políticas, sendo da exclusiva responsabilidade da presidência a determinação das respectivas funções, nos termos do artigo 8.º do Decreto-Lei 116/84, de 6 de Abril, com a nova redacção dada pela Lei 44/85, de 13 de Setembro.
Artigo 6.º
Competências do Gabinete Jurídico
1 - Ao Gabinete Jurídico compete-lhe:
a) Prestar assessoria jurídica ao presidente da Câmara e aos vereadores com competência delegada nas respectivas áreas;
b) Elaborar os estudos e emitir os pareceres jurídicos que lhe forem superiormente solicitados;
c) Prestar apoio jurídico aos diversos serviços municipais nos termos que superiormente sejam definidos;
d) Fazer o acompanhamento de todos os processos judiciais ou administrativos de que for incumbido e em que a Câmara seja interveniente.
Artigo 7.º
Competências do Gabinete de Cooperação e Desenvolvimento Regional e Local
1 - Compete-lhe:
a) Desenvolver protocolos de geminação;
b) Criar, planificar e orientar medidas e estratégias de cooperação e geminação a nível cultural, recreativo, social e económico;
c) Assegurar as funções de protocolo nas cerimónias e actos oficiais a nível de geminações;
d) Tratamento e divulgação de informação dos incentivos financeiros comunitários, nacionais e locais que visem o desenvolvimento do concelho;
e) Planeamento de candidaturas a apoios financeiros a nível comunitário e verificação da sua viabilidade e execução;
f) Orientar a recepção dos financiamentos oriundos dos programas comunitários de apoio ao desenvolvimento regional e local;
g) Apoio técnico e de acompanhamento na elaboração, execução e orientação de projectos de investimento em diversas áreas como as de produtividade, emprego e outras iniciativas locais a desenvolver pelo município;
h) Assegurar a ligação e mediação entre os proponentes dos projectos de investimento e as respectivas delegações regionais de apoio ao desenvolvimento regional e local e outras entidades de cariz semelhante;
i) Promover e incentivar o investimento regional, nacional e internacional no concelho;
j) Promover as potencialidades dos recursos locais, através dos órgãos de comunicação, exposições, feiras, certames, e outros meios ao seu dispor;
k) Promover, elaborar, analisar e coordenar a recolha permanente de elementos estatísticos sócio-económicos de interesse municipal, bem como a elaboração de inquéritos públicos;
l) Assegurar todas as demais funções que por determinação do presidente da Câmara Municipal lhe sejam atribuídas e sejam compatíveis com as características específicas do Gabinete.
Artigo 8.º
Competências do controlo e fiscalização sanitária
Prestar assessoria técnica nas áreas da sua responsabilidade, nos termos do Decreto-Lei 116/98, de 5 de Maio.
Artigo 9.º
Competências da protecção civil
A esta unidade compete, em colaboração com o Serviço Nacional de Protecção Civil, organizar planos de protecção civil das populações locais em caso de fogos, cheias, sismos ou outras situações de catástrofe, organizar acções de protecção e colaborar na fiscalização de condições proporcionadoras de catástrofes; executar e promover as acções concernentes aos serviços de bombeiros, nomeadamente no acompanhamento e apoio financeiro ou outro, às cooperações de bombeiros voluntários; promover acções no âmbito da segurança pública; dar apoio ao relacionamento dos órgãos municipais com as forças de segurança, dar apoio ao funcionamento da protecção civil.
Artigo 10.º
Competências da Polícia Municipal
Nesta unidade, tendo em conta o disposto na Lei 32/94, de 29 de Agosto, Portaria 959/95, de 8 de Agosto, e Decreto Regulamentar 20/95, de 18 de Julho, se insere toda a actividade da Polícia Administrativa Municipal (antigos fiscais municipais), a ela competindo a verificação do cumprimento das legalidades no âmbito das posturas e regulamentos municipais, policiais e de outra legislação para a qual tenha competência, sem prejuízo das competências atribuídas a outros serviços neste domínio, bem como promover os procedimentos adequados em função das ocorrências verificadas, nomeadamente o embargo de obras executadas sem licença ou em manifesta desconformidade com as condições; recolher informações solicitadas por órgãos e serviços municipais sobre situações de facto; proceder a notificações, intimações e citações pessoais ordenadas pela Câmara Municipal ou respectivo presidente, ou solicitadas por outra entidade; dar assistência a actos de execução determinados superiormente, nomeadamente quando implicarem risco de perturbação da ordem pública e sem risco de perturbação da ordem pública e sem prejuízo das competências atribuídas às fontes de segurança.
Artigo 11.º
Competências da Divisão Administrativa e Financeira
Compete à DAF, o seguinte:
a) Coordenar e dirigir as actividades da Secção Administrativa e Financeira;
b) Promover a gestão do arquivo municipal;
c) Promover e zelar pelo bom funcionamento da execução dos tratamentos informáticos em colaboração com os operadores de sistemas, estudando e propondo medidas conducentes à racionalização e simplificação de todos os procedimentos;
d) Accionar os processos de contencioso, designadamente os de contra-ordenação è execução fiscal;
e) Certificar, mediante despacho do presidente, os factos e actos que constem do arquivo municipal;
f) Certificar matéria de actas das reuniões da Câmara Municipal, bem como de documentos não classificados, a pedido dos respectivos interessados ou dos que provem ter legítimo interesse no conhecimento dos mesmos, nos termos da lei;
g) Submeter a despacho dos membros do executivo os assuntos da sua competência e assinar a correspondência para que tenha recebido a respectiva delegação;
h) Coordenar e assegurar a organização e elaboração do orçamento, conta de gerência, participar na elaboração do plano e relatório de actividades e acompanhar a sua execução;
i) Coordenar e assegurar as tarefas que se insiram nos domínios e administração dos recursos humanos;
j) Assegurar a execução de todas as tarefas conducentes ao controlo da gestão financeira e patrimonial;
k) Promover e zelar pela arrecadação das receitas e pagamento das despesas, fiscalizando a tesouraria;
l) Executar as tarefas inerentes a recepção, classificação, expedição e arquivo de todo o expediente;
m) Propor e colaborar na execução de medidas tendentes ao aperfeiçoamento organizacional e à racionalização dos recursos;
n) Organizar e dar sequência aos processos administrativos de interesse dos munícipes, quando não existam subunidades orgânicas com essa finalidade junto dos serviços operativos.
o) Dar apoio aos órgãos colegiais do município;
p) Assegurar a gestão e manutenção das instalações.
Artigo 12.º
Competências da Divisão de Obras Municipais
Compete à DOM, executar actividades concernentes à elaboração de projectos de obras municipais, em estreita colaboração com a Divisão de Urbanismo e Serviços Urbanos, à construção e conservação das obras públicas municipais por administração directa e à fiscalização das obras adjudicadas por empreitada, elaborar projectos e executar obras de abastecimento de água e de saneamento básico, desenvolver e conservar a rede de viação rural e urbana.
Artigo 13.º
Competências da Divisão de Urbanismo e Serviços Urbanos
Compete à DUSU, fomentar a construção da habitação, proceder ao licenciamento e fiscalização das construções urbanas, desenvolver acções no âmbito da urbanização e planeamento urbanístico, administração dos mercados e feiras, dos parques e jardins, defesa do meio ambiente, administração do cemitério e limpeza pública, para além de outros serviços urbanos.
Artigo 14.º
Competências do Serviço de Acção Social e Cultural
Compete ao SASC:
a) Promover o desenvolvimento cultural da comunidade, fomentando e implementando centros de cultura, bibliotecas e museus municipais;
b) Estudar e executar acções de conservação e defesa do património cultural, paisagístico e urbanístico do município;
c) Planear e executar programas de educação e ensino;
d) Fomentar a construção de instalações desportivas e recreativas de interesse da comunidade;
e) Fazer o diagnóstico das necessidades sociais do concelho;
f) Administração do sector de transportes que o município põe ao serviço da comunidade;
g) Dar execução aos programas e acções constantes no plano de actividades do município, na área da saúde;
h) Colaborar com o centro de saúde local, nas acções de diagnóstico da saúde da comunidade e nos planos de prevenção e profilaxia da saúde das populações.
CAPÍTULO III
O controlo interno
Artigo 15.º
Noção
O Sistema de Controlo Interno é o plano de organização e todos os métodos e procedimentos adoptados pela autarquia, para auxiliar a atingir o objectivo de gestão de assegurar, tanto quanto possível, a metódica e eficiente conduta dos seus negócios, incluindo a aderência às políticas da autarquia, a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de fraudes e erros, a precisão e plenitude dos registos contabilísticos e a atempada preparação de informação financeira fidedigna.
Artigo 16.º
Objectivos
1 - A confiança e integridade da informação;
2 - A conformidade com as políticas, planos, procedimentos, leis e regulamentos;
3 - A salvaguarda dos activos;
4 - A utilização económica e eficiente dos recursos;
5 - A realização dos objectivos estabelecidos para as operações ou programas.
Artigo 17.º
Tipos de controlo interno
1 - Controlo interno administrativo - inclui o plano de organização e os procedimentos e registos que se relacionam com os processos de decisão e que conduzem à autorização das transacções pela administração. É o ponto de partida para o controlo interno contabilístico.
2 - Controlo interno contabilístico - compreende o plano de organização e os registos e procedimentos que se relacionam com a salvaguarda dos activos e com a confiança que inspiram os registos contabilísticos.
3 - Os registos contabilísticos devem proporcionar uma razoável certeza de que:
a) As transacções são executadas de acordo com uma autorização geral ou específica da autarquia;
b) As transações são registadas de modo a:
Permitirem a preparação de demonstrações financeiras em conformidade com princípios de contabilidade geralmente aceites ou com qualquer outro critério aplicável a tais demonstrações;
Manterem um controlo sobre os activos;
c) O acesso aos activos é apenas permitido de acordo com autorização da autarquia;
d) Os registos contabilísticos dos activos são periodicamente comparados com esses mesmos activos sendo tomadas acções apropriadas sempre que se encontrem quaisquer diferenças.
Artigo 18.º
Elementos fundamentais a ter em atenção quando se estabelece um sistema de controlo interno
1 - A definição de autoridade e delegação de responsabilidades.
2 - A segregação, separação ou divisão de funções.
3 - O controlo das operações.
4 - A numeração dos documentos.
5 - A adopção de provas e conferências independentes.
Artigo 19.º
Definição de autoridade e delegação de responsabilidades
1 - Tem como objectivo fixar e limitar as funções de todo o pessoal.
2 - Deve ser viável e flexível numa pequena instituição.
3 - Numa grande instituição tais factos devem ser estabelecidos através de um organigrama, de manual de discrição de funções, de um manual de políticas e procedimentos contabilísticos e de um manual das medidas de controlo interno.
Artigo 20.º
Segregação, separação ou divisão de funções
1 - A função contabilística e a função operacional devem estar de tal modo separadas de forma a que não seja possível uma pessoa ter o controlo físico de um activo e, simultaneamente, ter a seu cargo os registos a ele inerentes.
2 - Para além do mencionado no n.º 1, nenhum empregado deverá ter a possibilidade de ser o responsável de uma operação desde o início até ao seu termo.
3 - Rotação periódica dos empregados.
Artigo 21.º
Controlo das operações
As operações deverão ter a sequência autorização/aprovação/execução/registo/custódia, de acordo com os critérios estabelecidos.
Artigo 22.º
Numeração dos documentos
1 - Os documentos serão numerados tipográfica e sequencialmente.
2 - Se um documento for anulado depois de preenchido deve ser arquivado em local próprio como prova da sua utilização.
3 -Todos os documentos recebidos da tipografia serão numerados, de modo a que a sua entrada ao serviço se dê de forma sequencial.
Artigo 23.º
Adopção de provas e conferências independentes
As provas e conferências actuarão não só sobre o sistema implementado como também sobre o trabalho que cada pessoa executa.
Artigo 24.º
Factores limitativos do controlo interno
Actuará sobre:
1) A relação custo/beneficio;
2) A existência de erros humanos, conluio e fraudes;
3) Transacções pouco usuais.
Artigo 25.º
Documentos a analisar durante a recolha do Sistema de Controlo Interno
a) Organigrama.
b) Manual de descrição de funções.
c) Manuais de políticas e procedimentos contabilísticos e das medidas de controlo interno.
d) Outras informações relacionadas com os aspectos do controlo administrativo e do controlo contabilístico.
e) As leituras realizadas serão completadas com entrevistas e observações.
CAPÍTULO IV
Procedimentos por áreas
Artigo 26.º
Gestão geral
1 - Procedimentos detalhados de controlo interno:
a) Conhecimento da estrutura da autarquia (existência de organigrama);
b) Existência de um manual de controlo interno;
c) Existência de um manual de contabilidade;
d) Existência de uma adequada estrutura organizativa implementada na base de segregação de funções complementada por vezes com rotação de pessoal;
e) Serviços de contabilidade devidamente separados das funções de tesouraria, compras, vendas e produção;
f) Existência de seguros nas viaturas, escolas, biblioteca e Paços do Concelho;
g) Os lançamentos contabilísticos são adequadamente suportados por documentos válidos e autorizados, estando também aprovados por um responsável competente;
h) São elaboradas mensalmente informações de natureza contabilística de suporte às decisões financeiras e de gestão;
i) As responsabilidades de natureza financeira, nomeadamente as de carácter fiscal, são programadas com antecedência suficiente.
Artigo 27.º
Área financeira
a) O correio é aberto por uma pessoa que não pertence às secções de tesouraria ou de contabilidade.
b) Nas vendas a dinheiro o total dos valores recebidos serão diariamente conferidos com o somatório dos talões/recibos emitidos.
c) Os valores recebidos são diária e integralmente depositados nos bancos.
d) Os cheques emitidos, são devidamente contabilizados e objecto de controlo específico.
e) Os responsáveis pela contabilidade não têm acesso aos valores recebidos, nem à secção de tesouraria.
f) A tesouraria e o cofre devem reunir condições de segurança.
g) Existe uma caução para os funcionários que lidam com dinheiro.
h) Todos os depósitos (à ordem e a prazo) e aplicações de tesouraria da autarquia constam do resumo diário de tesouraria.
i) A autorização dos pagamentos é precedida ainda, sendo caso disso, de informação escrita, designadamente, sobre:
Código do investimento no PA a que respeita a despesa;
Data do contrato e visto do Tribunal de Contas;
Situação contributiva do beneficiário do pagamento perante a segurança social;
Descontos e retenções a efectuar.
j) Os funcionários da tesouraria não têm acesso às contas correntes.
k) Os recibos são pré-numerados e enquanto não utilizados estão sob atento controlo.
l) Os recibos anulados são imediatamente inutilizados e todos os seus exemplares são arquivados em conjunto.
m) Os pagamentos feitos pelo caixa são concretizados com base em documentos devidamente conferidos e autorizados.
n) São efectuadas várias contagens ao caixa.
o) Os cheques emitidos são nominativos e são assinados por duas pessoas, na presença dos respectivos documentos de suporte previamente conferidos.
p) A autarquia guarda duplicado de todos os cheques emitidos.
q) Após o pagamento põe-se um carimbo de "Pago" nos documentos de suporte.
r) Os cheques, depois de assinados, são enviados directamente para o correio, sem voltarem às pessoas que os elaboraram ou que conferiram ou aprovaram os respectivos documentos de suporte.
s) Os pagamentos são efectuados em regra dentro dos prazos normais.
t) No caso de dívidas não regularizadas no prazo normal, está estabelecido um critério a definir as prioridades dos pagamentos.
u) São efectuadas mensalmente reconciliações bancárias e investigados e corrigidos movimentos em trânsito com idade não justificada.
v) As reconciliações bancárias são feitas por um funcionário que não assina cheques nem está directamente ligado aos movimentos bancários.
w) As reconciliações são aprovadas pelo funcionário responsável.
x) São devidamente autorizadas as fontes, natureza e condições relativas à obtenção de fontes de financiamento, assim como a aplicação de excedentes de tesouraria.
y) As operações de financiamento, investimento e movimento de capitais são registados, classificados e periodificados com exactidão e rapidez nas respectivas contas.
z) Periodicamente é verificado e avalia-se o saldo das contas, que representam dinheiro efectivo da autarquia, assim como as aplicações e dívidas de financiamentos e respectivo risco, por bancos.
aa) É efectuado controlo sobre as cobranças efectuadas pelos cobradores e pelos postos de cobrança.
bb) É diariamente entregue ao tesoureiro o montante das receitas cobradas por entidades diversas.
cc) Existe regulamentação sobre a constituição e regularização dos fundos permanentes ou de maneio, estando definido:
O responsável do fundo;
A natureza das despesas a pagar pelo fundo;
O seu limite máximo;
A rubrica a afectar da classificação económica;
A sua reconstituição mensal;
A sua reposição até 31 de Dezembro.
Artigo 28.º
Compras e valores a pagar
a) A Secção de Compras está separada das Secções de Contabilidade, Recepção, Armazém e Produção.
b) As compras são efectuadas apenas a fornecedores que estejam incluídos em listas devidamente aprovadas.
c) São efectuadas consultas periódicas no mercado com o objectivo de se detectarem novos fornecedores que ofereçam melhores condições de preços, qualidade, prazos, descontos, etc.
d) O pedido de requisição indica o local da entrega da encomenda.
e) O triplicado da requisição fica na contabilidade, o original e duplicado vai com o fornecedor.
f) A guia de remessa do fornecedor é assinada pela pessoa que recebe a encomenda.
g) As facturas dos fornecedores são conferidas por uma secção diferente da secção de compras e tesouraria.
h) Existe um registo de controlo das facturas dos fornecedores (elaborado logo que recebida a factura).
i) As facturas dos fornecedores são objecto de apropriada conferência com base em todos os documentos de suporte.
Artigo 29.º
Existências e produção
a) As existências serão processadas em sistema de inventário permanente.
b) O responsável pelo ficheiro de quantidades não pode ser simultaneamente o fiel de armazém.
c) O ficheiro de quantidades (ou de inventário permanente) deve ser revisto periodicamente com o objectivo de se detectarem artigos excessivos, com pouco movimento e obsoletos.
d) A provisão para depreciação de existências deve ser calculada de acordo com os resultados do procedimento anterior.
e) As existências são apropriadamente arrumadas de forma a facilitar o manuseamento, contagem e localização dos diversos artigos.
f) Existe registo relativo ao controlo de existências enviadas à consignação ou por qualquer motivo em poder de terceiros.
g) As existências estão seguras contra roubo, incêndio, inundações, etc., por valores adequados e periodicamente revistos.
h) A autarquia deve dispor de um sistema de contabilidade de custos que lhe permita acompanhar permanentemente a evolução dos seus resultados.
i) Caso existam custos padrões, os mesmos devem ser revistos periodicamente e reformulados, se necessário.
j) Existe controlo individualizado sobre os produtos e trabalhos em curso.
k) Conforme os casos, são emitidas guias de entrada, requisições da produção e guias de saída relativamente à movimentação das existências, todas assinadas por responsável competente.
l) Ao longo do ano - e principalmente no final dos mesmo - são efectuadas contagens físicas a todas as existências, com base em apropriados critérios de selecção de artigos a conferir.
m) Tais contagens físicas serão efectuadas com base em instruções escritas, as quais devem focar, entre outros, os seguintes aspectos:
Datas e locais de contagem;
Artigos a serem inventariados;
Procedimentos pré-inventário;
Constituição das equipas;
Forma de realizar o inventário;
Anotação das contagens;
Corte de operações;
Procedimentos pós-inventário.
n) As diferenças detectadas entre os resultados provenientes das contagens e os respectivos registos são adequadamente investigadas e regularizadas.
o) Existe um controlo sobre os obsoletos, sucatas, refugos, etc.
Artigo 30.º
Imobilizado (património)
a) Existe uma política específica relativa à aprovação de compras de bens para o imobilizado corpóreo.
b) Está definida a política que diferencia os gastos capitalizáveis dos gastos não capitalizáveis.
c) Os valores totais do ficheiro de imobilizado são periodicamente conferidos com os saldos das correspondentes contas do razão.
d) Estão definidos os procedimentos a adoptar relativamente aos bens totalmente reintegrados mas ainda em serviço.
e) Estão definidos os procedimentos a adoptar relativamente aos trabalhos efectuados para a própria autarquia.
f) Estão definidos os procedimentos a adoptar relativamente a bens transferidos, fora de serviço, abatidos, etc.
g) Existe correspondência entre a entrada em exploração e a transferência do imobilizado em curso para a respectiva conta do imobilizado definitivo.
h) Está claramente definida a política de reintegrações face à vida útil estimada dos bens do imobilizado, independentemente do critério fiscal.
i) Os bens do imobilizado corpóreo estão seguros contra roubo, incêndios, inundações, etc., por valores adequados e periodicamente revistos.
Artigo 31.º
Vendas e valores a cobrar
a) Esta definida uma política relativa a vendas, no que concerne a valores mínimos, limites de crédito, condições de venda, descontos, etc.
b) O limite de crédito para cada contribuinte (conta corrente) deve ficar anotado na respectiva ficha individual.
c) Os empregados encarregados de expedição não devem ter acesso ao armazém e vice-versa.
d) Os funcionários responsáveis pelas facturas não têm acesso às contas correntes dos clientes ou ao armazém.
e) As facturas, antes de serem enviadas pelo correio aos clientes, são conferidas por uma pessoa diferente de quem as elaborou, no que respeita à concordância com a nota de encomenda, preços unitários, descontos, cálculos aritméticos, impostos, etc.
f) As notas de crédito são elaboradas com base nos respectivos documentos de suporte e conferidas e aprovadas por responsável competente.
g) São emitidos balancetes mensais das diversas contas de clientes e os seus saldos comparados com os das respectivas contas do razão.
h) Mensalmente é elaborado balancete por antiguidade de saldos com base na política de concessão de crédito, procedendo-se posteriormente à sua análise.
i) A provisão para cobranças duvidosas é calculada de acordo com os resultados do procedimento anterior.
j) Periodicamente são enviados por responsável adequado, pedidos de confirmação de saldos de contribuintes.
k) Devem ser tomadas acções imediatas sobre os contribuintes que se vão atrasando no cumprimento atempado dos seus pagamentos.
Artigo 32.º
Pessoal
a) Todas as admissões são convenientemente publicitadas.
b) Para cada funcionário existe um ficheiro individual e uma ficha de cadastro, que é permanentemente actualizado.
c) Os processos individuais e as fichas de cadastro são arquivadas em local reservado apenas a pessoas autorizadas.
d) Existe controlo sobre o número de horas de presença e o número de horas trabalhadas.
e) Quando existem diferenças são efectuadas reconciliações dos dois números.
f) As tarefas que se seguem são efectuadas por empregados diferentes:
Preparação das folhas de ordenado e salários;
Apontadoria;
Pagamentos
g) Os ordenados levantados pelos empregados são objecto de adequado controlo.
h) Caso a autarquia tenha um número elevado de funcionários, são feitas periodicamente e de modo aleatório inspecções físicas nos locais de trabalho.
i) Existe controlo sobre o absentismo e são analisadas as suas causas.
Artigo 33.º
Procedimentos específicos
Todas as operações que envolvam meios financeiros realizadas pela autarquia, serão objecto do seguinte controlo:
1) Pagamentos em dinheiro:
a) A autarquia apenas efectua pequenos pagamentos em dinheiro, sendo os restantes pagamentos efectuados pelos bancos;
b) Esses pequenos pagamentos são efectuados pelo fundo de maneio, que é reposto periodicamente no final de cada mês ou sempre que o caixa atinja um limite mínimo;
c) Em cada pagamento efectuado por esse fundo, o responsável pelo mesmo deve verificar a autenticidade do documento que o origina e se o mesmo está devidamente aprovado, sendo seguidamente registado numa folha de caixa e também inscrito no documento uma referência de que já foi pago;
d) A reposição do fundo é efectuada por meio de cheque nominativo, à ordem do responsável pelo fundo, pelo valor correspondente aos documentos pagos;
e) O valor do fundo é estabelecido no inicio do ano pelo órgão executivo.
2) Pagamento através dos bancos:
a) Os pagamentos por meio de bancos (transferências bancárias, cheques ou ordens de pagamento) são efectuados para saldar as contas correntes a terceiros (fornecedores, funcionários, administração fiscal, segurança social, etc.);
b) As contas abertas têm que ser autorizadas pelo órgão executivo e só podem ser movimentadas pelo tesoureiro e pelo assistente administrativo na ausência do tesoureiro, pelo presidente da Câmara ou pelo vereador em substituição na ausência do presidente;
c) A emissão dos cheques é da responsabilidade do tesoureiro, devendo ele ficar com uma cópia de cada cheque emitido;
d) É obrigatório a existência de duas assinaturas em cada cheque, mas só poderão ser assinados depois de todos os documentos de suporte estarem regularizados, nunca se assinando cheques em branco;
e) Todos os cheques são nominativos e cruzados, e caso algum cheque seja anulado, o mesmo deve ser arquivado.
3) Pagamentos por transferência:
a) A ordem de transferência é feita através de uma carta preparada e padronizada de forma tipográfica, através de duplicador ou mesmo directamente do computador;
b) A autarquia dá instruções ao seu banco para transferir, por débito da sua conta e para crédito das contas dos diversos beneficiários, as importâncias mencionadas.
4) Ordens de pagamentos:
a) Os pagamentos que se efectuam de forma repetitiva (juros e amortização de dívidas, seguros), são efectuados pelos bancos, desde que a autarquia os tenha previamente autorizado o controlo desta situação é feita pelas reconciliações bancárias mensais.
5) Depósito diário e integral de todos os recebimentos - como já foi referido, todas as importâncias recebidas pela autarquia deverão ser depositadas diariamente nos bancos, nunca se efectuando pagamentos com esses montantes;
6) Valores recebidos através de cobradores - os cobradores deverão elaborar uma folha de cobrança da qual devem constar os elementos indicados em cada um dos recibos cujos originais serão por sua vez entregues aos munícipes após recebimento. O cobrador deverá prestar contas das suas cobranças, fazendo entrega na tesouraria da autarquia dos valores recebidos os quais após conferencia, deverão ser depositados;
7) Valores recebidos directamente na tesouraria - o duplicado do recibo servirá para suportar os valores recebidos, que após conferência deverão ser depositados no banco;
8) Elaboração de reconciliações bancárias - todos os meses serão elaboradas reconciliações bancárias pelo tesoureiro das contas de depósitos à ordem. Caso se tratem de débitos ou créditos do banco que não tenham sido contabilizados, tem que se apurar a razão do sucedido. Caso exista extravio de extractos deve ser pedido segunda via ao banco. No caso de cheques pendentes, contacta-se por escrito o beneficiário, e em último caso procede-se ao estorno do cheque. Caso o beneficiário reclame será passado novo cheque.
Artigo 34.º
Controlo de compras, pessoal e dívidas
Todas as operações relativas a compras de bens e serviços, pessoal e dívidas a pagar, terá o seguinte controlo:
1) O processamento da compra:
a) A realização de despesas está sujeita a regras administrativas e financeiras. Nenhuma despesa poderá ser assumida e paga, sem a devida inscrição em orçamento;
b) Do ponto de vista administrativo, primeiro é preciso que haja vontade de adquirir determinado bem, ou seja de contratar. Em seguida deverá seleccionar-se a entidade com quem contratar, tendo em conta os princípios previstos na lei (princípio da transparência, da igualdade, da concorrência de acordo com o artigo 79.º do Decreto-Lei 197/99, de 8 de Junho);
c) Do ponto de vista financeiro, como já foi referido, é necessário que haja prévia inscrição no orçamento, e que a realização da despesa seja autorizada. Após a realização da despesa, procede-se ao pagamento da mesma após despacho do presidente da Câmara;
d) Depois dessa autorização, será emitida a requisição com todas as especificações, nomeadamente as respeitantes ao tipo de produto, qual o fornecedor, a quem se destina o material requisitado, qual o seu preço e os descontos que houver lugar;
e) A requisição será preenchida em quadruplicado:
Original e duplicado para o fornecedor;
Triplicado para a contabilidade;
Quadruplicado fica na posse do funcionário que emite as requisições;
f) Aquando da facturação o original será anexado à factura.
2) Recepção das existências:
a) Uma cópia da requisição vai para o serviço que irá receber as existências sem a indicação das quantidades encomendadas. Assim será necessário proceder à contagem física das existências, para verificar se está correcto o valor das guias de remessa. No caso de não haver erros, o funcionário responsável assinará o destacável das guias dando quitação das mesmas;
b) A guia de remessa será posteriormente enviada para a contabilidade depois de devidamente conferida e assinada pelo responsável pela conferência para ser anexada à factura que será enviada conjuntamente com a requisição;
c) A factura do fornecedor chegará à contabilidade juntamente com o original da requisição, que depois de conferida (confirmação de que o fornecedor está a facturar o que foi efectivamente requisitado e recebido e nas condições acordadas e se os cálculos estão correctos), é entregue ao funcionário incumbido de dar entrada das facturas;
d) No caso de não se cumprir algum destes requisitos, será comunicado ao presidente da Câmara a falha verificada;
e) Caso o fornecedor envie cópia das facturas será posto um carimbo de duplicado para evitar erros de duplicação de facturas.
3) Controlo de dívidas a pagar aos fornecedores:
a) O controlo dos débitos a terceiros faz-se através da escrituração de fichas individuais para cada uma das respectivas contas (corrente, facturas em recepção e conferência, títulos a pagar, etc.). No final de cada mês elaboram-se os balancetes das contas subsidiárias de fornecedores;
b) Os balancetes das contas correntes deverão dar as seguintes informações:
Débitos do mês;
Créditos do mês;
Débitos acumulados até à data;
Créditos acumulados até à data;
Saldos devedores, Saldos credores;
c) Os balancetes das contas títulos a pagar devem facultar a seguinte informação por cada um dos sacadores:
Número do título;
Data de emissão;
Data de vencimento;
Valor;
d) Deverão ser investigadas as divergências entre os saldos dos balancetes das diversas contas subsidiárias com o saldo da conta principal, para se proceder à respectiva correcção;
e) No final de cada mês será feita reconciliação entre os extractos de conta corrente dos utentes e dos fornecedores com as respectivas contas das autarquias;
f) Será efectuado também as reconciliações nas contas "Estado e outros entes públicos" e nas contas "Empréstimos bancários";
4) Custos com o pessoal:
a) Cada funcionário deve ter um processo individual e ficha no sector de pessoal;
b) No processo individual deverão estar os documentos que originaram a admissão:
Cópia do Diário da República;
Curriculum vitae;
Resultados de exames médicos;
c) Toda a documentação enviada para a Câmara pelo funcionário deverá ser também anexada no processo individual;
d) A ficha individual deverá conter:
O nome do funcionário;
Morada;
Telefone;
Data de nascimento;
Fotografia;
Filiação;
Naturalidade;
Estado civil;
Habilitações académicas e profissionais;
Categoria profissional;
Data de admissão;
Número do bilhete de identidade e local e data de emissão;
Número de contribuinte, data de emissão e código da repartição de finanças do domicilio fiscal;
Situação militar;
Agregado familiar e outras informações relevantes;
e) Controla-se a assiduidade através de um livro de ponto que é assinado com quatro rubricas, que correspondem às entradas e saídas nos dois períodos;
f) As folhas de vencimento ou de ordenados são calculadas de acordo com o Decreto-Lei 100/99 de 31 de Março.
Artigo 35.º
Controlo das existências
Todas as operações relativas a existências e custos das existências vendidas e consumidas, terá o seguinte controlo:
1) Entrada em armazém - o fiel de armazém controla a entrada das existências recebidas através das fichas de controlo de stocks;
2) Armazenagem - regras:
Depois de conferidas as existências, serão arrumadas de uma forma ordenada e devidamente protegidas;
Sempre que haja uma saída de armazém deverá ser precedida de uma requisição ao armazém ou de uma ordem de expedição dada pela Secção Financeira ao armazém;
Aquando da saída será emitido uma guia de saída de armazém com os seguintes exemplares:
O original para a Secção de Controlo de Stocks;
O duplicado para a contabilidade;
O triplicado para a secção requisitante;
O quadruplicado para o serviço do próprio armazém
3) Controlo físico das existências - o controlo será feito através da inventariação ou contagem, que estará mais facilitada com a adopção do sistema de inventário permanente, pois este sistema permite conhecer em qualquer momento, as quantidades em armazém e sua valorização;
4) O controlo contabilístico das existências - o controlo contabilístico das existências faz-se fundamentalmente através da existência e manutenção do sistema de inventário permanente, o qual permite em qualquer momento dar a conhecer as quantidades em stocks, o custo desse mesmo stocks e o custo das existências vendidas ou consumidas.
Artigo 36.º
Controlo das imobilizações
Todas as operações relativas a imobilizações, terá o seguinte controlo:
1) As aquisições de imobilizado efectuam-se de acordo com o plano plurianual de investimentos e segundo orientações que o órgão executivo entenda emitir;
2) Sempre que, pelo município, seja adquirido um prédio, rústico ou urbano, deverá o Serviço de Património, logo após a outorga da escritura, promover a sua inscrição matricial e registral em nome da autarquia. Se o imóvel constituir um prédio urbano, com excepção de terrenos para construção, deverá ainda o serviço de património, junto das entidades competentes, o averbamento da titularidade ou o cancelamento, consoante os casos, dos contratos de saneamento básico, de fornecimento de energia eléctrica e de serviço de telefone;
3) A realização de reconciliações entre os registos das fichas e os registos contabilísticos, quanto aos montantes de aquisições e das amortizações acumuladas, será feita, quadrimestralmente;
4) O serviço de património fará, durante o mês de Dezembro de cada ano, a verificação física dos bens do activo imobilizado, conferindo-a com os registos, procedendo-se prontamente à regularização a que houver lugar e o apuramento de responsabilidades, quando for o caso;
5) Em Janeiro de cada ano o serviço enviará, a cada funcionário, um inventário patrimonial actualizado, da sua responsabilidade, a fim de o mesmo ser devidamente subscrito.
Artigo 37.º
Controlo da prestação de serviços
Todas as operações relativas a vendas, prestações de serviços e dívidas a receber, terá o seguinte controlo:
1) Cine-teatro:
a) Em relação ao cine-teatro, deverão os responsáveis por cada uma dessas instalações, requisitar os bilhetes ao serviço de acção social, cultura e desporto, que irão ser vendidos durante a semana;
b) Esses responsáveis devem entregar no início de cada semana no referido serviço os duplicados dos bilhetes vendidos e a respectiva receita, que após conferência deve ser entregue na tesouraria.
CAPÍTULO V
O controlo interno e o POCAL
Artigo 38.º
Documentos
1 - As grandes opções do plano e o orçamento, constituem os documentos previsionais da autarquia.
2 - As grandes opções do plano definem o rumo estratégico da autarquia, englobando de entre outras o plano plurianual de investimentos, de horizonte móvel de quatro anos, e as actividades mais relevantes da gestão autárquica.
3 - O orçamento representa a previsão das despesas e das receitas, ou seja, quais os recursos que a Câmara prevê arrecadar para financiar as suas despesas. É constituído pelo mapa resumo das receitas e despesas da autarquia e pelo mapa das receitas e despesas, desagregado segundo a classificação económica.
4 - Os documentos a elaborar pela Câmara para a prestação de contas são os seguintes: balanço, demonstração de resultados, mapas de execução orçamental, anexo às demonstração financeiras e o relatório de gestão.
5 - No sistema contabilístico os documentos a utilizar encontram-se definidos no POCAL, sendo obrigatório a adopção dos seguintes:
a) Os de registo do inventário do património, através de fichas, que dizem respeito aos bens enumerados no ponto 2.8.2.2. do POCAL;
b) Os de suporte registo das operações relativas às receitas e despesas, aos custos e proveitos, bem como aos pagamentos e recebimentos, e que constam no 2.8.2.3. do POCAL,
c) Os documentos referidos na alínea anterior são objecto de registo contabilístico no diário, no razão, na folha de caixa e no resumo diário de tesouraria;
d) A partir do registo no diário e no razão são ainda elaborados os balancetes e o balanço;
e) As fichas referidas na alínea a) são agregadas nos livros de inventário do imobilizado, de títulos e de existências;
f) Para além dos documentos e livros referidos nas alíneas anteriores, podem ser utilizados e considerados quaisquer outros considerados convenientes.
6 - O cabimento e o compromisso de verbas relativos aos pagamentos registam-se nos respectivos documentos, por ordem cronológica.
7 - Os recebimentos e os pagamentos são registados, diariamente, em folhas de caixa e em resumos diários de tesouraria, que evidenciam as disponibilidades existentes.
8 - O acompanhamento das operações contabilísticas efectua-se através de balancetes mensais onde constam todos os movimentos financeiros ocorridos no ano, até à data da sua elaboração.
Artigo 39.º
Métodos e procedimentos
Os métodos e procedimentos de controlo interno da autarquia constam obrigatoriamente os métodos e procedimentos seguintes:
1) Disponibilidades:
a) A importância em numerário existente em caixa não ultrapasse o montante adequado às necessidades diárias da autarquia, sendo este montante definido pelo órgão executivo;
b) A abertura de contas bancárias é sujeita a prévia deliberação do órgão executivo, devendo as mesmas ser tituladas pela autarquia e movimentadas simultaneamente pelo tesoureiro e pelo presidente do órgão executivo ou por outro membro deste órgão em que ele delegue;
c) Os cheques não preenchidos estão à guarda do responsável designado para o efeito, bem como os que já emitidos tenham sido anulados, inutilizando-se neste caso, as assinaturas, quando as houver, e arquivando-se sequencialmente;
d) A entrega dos montantes das receitas cobradas por entidades diversas do tesoureiro seja feita diariamente, utilizando para o efeito os meios definidos pelo órgão executivo;
e) As reconciliações bancárias fazem-se mensalmente e são confrontadas com os registos da contabilidade, pelo responsável designado para o efeito, que não se encontre afecto à tesouraria nem tenha acesso às respectivas contas correntes;
f) Quando se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias, estas são averiguadas e prontamente regularizadas, se tal se justificar;
g) Findo o período de validade dos cheques em trânsito, procede-se ao respectivo cancelamento junto da instituição bancária, efectuando-se os necessários registos contabilísticos de regularização;
h) A virtualização da receita é evidenciada aquando da emissão do recibo para cobrança, sua cobrança e ou anulação;
i) O estado de responsabilidade do tesoureiro pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda é verificado, na presença daquele ou seu substituto, através de contagem física do numerário e documentos sob sua responsabilidade, a realizar pelos responsáveis designados para o efeito, nas seguintes situações:
1) Trimestralmente e sem prévio aviso;
2) No encerramento das contas de cada exercício económico;
3) No final e no início do mandato do órgão executivo eleito ou do órgão que o substituiu, no caso de aquele ter sido dissolvido;
4) Quando for substituído o tesoureiro;
j) São lavrados termos da contagem dos montantes sob a responsabilidade do tesoureiro, assinados pelos seus intervenientes e, obrigatoriamente, pelo presidente do órgão executivo, pelo dirigente para o efeito designado e pelo tesoureiro, nos casos referidos no n.º 3 da alínea anterior, e ainda pelo tesoureiro cessante, nos casos referidos no n.º 4 da mesma alínea;
l) Para efeitos de controlo dos fundos de maneio o órgão executivo deve aprovar um regulamento que estabeleça a sua constituição e regularização, devendo definir a natureza da despesa a pagar pelo fundo, bem como o seu limite máximo, e ainda:
1) A afectação, segundo a sua natureza, das correspondentes rubricas da classificação económica;
2) A sua reconstituição mensal contra a entrega dos documentos justificativos das despesas;
3) A sua reposição até 31 de Dezembro;
m) Para efeitos de controlo de tesouraria e do endividamento são obtidos junto das instituições de crédito extractos de todas as contas de que a autarquia local é titular;
n) O tesoureiro responde directamente perante o órgão executivo pelo conjunto das importâncias que lhe são confiadas e os outros funcionários e agentes em serviço na tesouraria respondem perante o respectivo tesoureiro pelos actos e omissões que se traduzem em situações de alcance, qualquer que seja a sua natureza, para o que o tesoureiro deve estabelecer um sistema de apuramento diário de contas relativo a cada caixa, segundo o que se encontre em vigor nas tesourarias da Fazenda Pública, com as necessárias adaptações;
o) A responsabilidade por situações de alcance não são imputáveis ao tesoureiro estranho aos factos que as originaram ou mantêm, excepto se, no desempenho das suas funções de gestão, controlo e apuramento de importâncias, houver procedido com culpa;
p) A fiscalização das tesourarias municipais que funcionam nas tesourarias da Fazenda Pública obedecem aos princípios constantes dos diplomas legais aplicáveis a estas, sem prejuízo do que foi referido;
q) Sempre que, no âmbito das acções inspectivas, se realize a contagem dos montantes sob responsabilidade do tesoureiro, o presidente do órgão executivo, mediante requisição do inspector ou do inquiridor, deve dar instruções às instituições de crédito para que forneçam directamente àquele todos os elementos de que necessite para o exercício das suas funções.
2) Contas de terceiros:
a) As compras são feitas pelos responsáveis do sector designado para a realização de compras, com base em requisição externa ou contrato, após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente, em matéria de assunção de compromissos, de concurso e de contratos;
b) A entrega de bens é feita no sector designado para o efeito, obrigatoriamente distinto do sector referido na alínea anterior, onde se procede à conferência física, qualitativa e quantitaviva, e se confronta com a respectiva guia de remessa, onde é aposto um carimbo de "conferido" e "recebido", se for o caso;
c) Periodicamente, o funcionário para tal designado faz a reconciliação entre os extractos de conta corrente dos clientes e dos fornecedores com as respectivas contas da autarquia local;
d) Na contabilidade são conferidas as facturas com a guia de remessa e a requisição externa, após o que são emitidas as ordens de pagamento e enviadas cópias dos documentos ao sector responsável pelo aprovisionamento;
e) Caso, existam facturas recebidas com mais de uma via é aposto nas cópias, de forma clara e evidente, um carimbo de "Duplicado";
f) Se efectuem reconciliações na conta de devedores e credores;
g) Se efectuem reconciliações nas contas de empréstimos bancários com instituições de crédito e se controlem os cálculos dos juros;
h) Se efectuem reconciliações nas contas "Estado e outros entes públicos".
3) Existências:
a) A cada local de armazenagem de existências corresponde um responsável nomeado para o efeito;
b) O armazém apenas faz entregas mediante a apresentação de requisições internas devidamente autorizadas;
c) As fichas de existências do armazém são movimentadas por forma que o seu saldo corresponda permanentemente aos bens existentes no mesmo armazém;
d) Os registos nas fichas de existências são feitos por pessoas que, sempre que possível, não procedam ao manuseamento físico das existências em armazém;
e) As existências são periodicamente sujeitas a inventariação física, podendo utilizar-se testes de amostragem, procedendo-se prontamente às regularizações necessárias e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.
4) Imobilizado:
a) As fichas do imobilizado são mantidas permanentemente actualizadas;
b) As aquisições de imobilizado se efectuem de acordo com o plano plurianual de investimentos e com base em deliberações do órgão executivo, através de requisições externas ou documento equivalente, designadamente contrato, emitido pelos responsáveis designados para o efeito, após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente em matéria de empreitadas e fornecimentos,
c) A realização de reconciliações entre os registos das fichas e os registos contabilísticos quanto aos montantes de aquisições e das amortizações acumuladas;
d) Se efectue a verificação física periódica dos bens do activo imobilizado, se confira com os registos, procedendo-se prontamente à regularização a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.
CAPÍTULO VI
Princípios e regras
Artigo 40.º
Princípios orçamentais
1 - Na elaboração e execução do orçamento das autarquias locais devem ser seguidos os seguintes princípios orçamentais:
a) Princípio da independência - a elaboração, aprovação e execução do orçamento das autarquias locais é independente do Orçamento do Estado;
b) Princípio da anualidade - os montantes previstos no orçamento são anuais, coincidindo o ano económico com o ano civil;
c) Princípio da unidade - o orçamento das autarquias locais é único,
d) Princípio da universalidade - o orçamento compreende todas as despesas e receitas, inclusive as dos serviços municipalizados, em termos globais, devendo o orçamento destes serviços apresentar-se em anexo;
e) Princípio do equilíbrio - o orçamento prevê os recursos necessários para cobrir todas as despesas, e as receitas correntes devem ser pelo menos iguais às despesas correntes;
f) Princípios da especificação - o orçamento discrimina suficientemente todas as despesas e receitas nele previstas;
g) Princípio da não consignação - o produto de quaisquer receitas não pode ser afecto à cobertura de determinadas despesas, salvo quando essa afectação for permitida por lei;
h) Princípio da não compensação - todas as despesas e receitas são inscritas pela sua importância integral, sem deduções de qualquer natureza.
Artigo 41.º
Princípios contabilísticos
1 - A aplicação dos princípios contabilísticos fundamentais a seguir formulados deve conduzir à obtenção de uma imagem verdadeira e apropriada da situação financeira, dos resultados e da execução orçamental da entidade:
a) Princípio da entidade contabilística - constitui entidade contabilística todo o ente público ou de direito privado que esteja obrigado a elaborar e apresentar contas de acordo com o presente plano. Quando as estruturas organizativas e as necessidades de gestão e informação o requeiram, podem ser criadas subentidades contabilísticas, desde que esteja devidamente assegurada a coordenação com o sistema central;
b) Princípio da continuidade - considera-se que a entidade opera continuadamente, com duração ilimitada;
c) Princípio da consistência - considera-se que a entidade não altera as suas políticas contabilísticas de um exercício para o outro. Se o fizer e a alteração tiver efeitos materialmente relevantes, esta deve ser referida de acordo com o anexo às demonstrações financeiras (nota 8.2.1);
d) Princípio da especialização (ou do acréscimo) - os proveitos e os custos são reconhecidos quando obtidos ou incorridos, independentemente do seu recebimento ou pagamento, devendo incluir-se nas demonstrações financeiras dos períodos a que respeitem;
e) Princípio do custo histórico - os registos contabilísticos devem basear-se em custos de aquisição ou de produção;
f) Princípio da prudência - significa que é possível integrar nas contas um grau de precaução ao fazer as estimativas exigidas em condições de incerteza sem, contudo, permitir a criação de reservas ocultas ou provisões excessivas ou a deliberada quantificação de activos e proveitos por defeito ou de passivos e custos por excesso,
g) Princípio da materialidade - as demonstrações financeiras devem evidenciar todos os elementos que sejam relevantes e que possam afectar avaliações ou decisões dos órgãos das autarquias locais e dos interessados em geral;
h) Princípio da não compensação - os elementos das rubricas do activo e do passivo (balanço), dos custos e perdas e de proveitos e ganhos (demonstração de resultados) são apresentados em separado, não podendo ser compensados.
Artigo 42.º
Regras previsionais
1 - A elaboração do orçamento da autarquia deve obedecer às seguintes regras previsionais:
a) As importâncias relativas aos impostos, taxas e tarifas a inscrever no orçamento não podem ser superiores à média aritmética simples das cobranças efectuadas nos últimos 24 meses que precedem o mês da sua elaboração;
b) As importâncias relativas às transferências correntes e de capital só podem ser consideradas no orçamento em conformidade com a efectiva atribuição pela entidade competente;
c) Sem prejuízo do disposto na alínea anterior, as importâncias relativas às transferências financeiras, a título de repartição dos recursos públicos do orçamento aprovado, devem ser as constantes do Orçamento do Estado em vigor até à publicação do Orçamento do Estado para o ano a que ele respeita;
d) As importâncias relativas aos empréstimos só podem ser consideradas no orçamento depois da sua contratação, independentemente da eficácia do respectivo contrato;
e) As importâncias previstas para despesas com pessoal devem ter em conta apenas o pessoal que ocupe lugares de quadro, requisitado e em comissão de serviço ou contrato a termo certo, bem como aquele cujos contratos ou abertura de concurso para ingresso ou acesso estejam devidamente aprovados no momento da elaboração do orçamento;
f) No orçamento inicial, as importâncias a considerar nas rubricas "Remunerações de pessoal" devem corresponder à tabela de vencimentos em vigor.
CAPÍTULO VII
Critérios de valorimetria
Artigo 43.º
Imobilizações
1 - O activo imobilizado, incluindo os investimentos adicionais ou complementares, deve ser valorizado ao custo de aquisição ou ao custo de produção.
2 - Quando os respectivos elementos tiverem uma vida útil limitada ficam sujeitos a uma amortização sistemática durante esse período, sem prejuízo das excepções expressamente consignadas.
3 - Considera-se como custo de aquisição de um activo a soma do respectivo preço de compra com os gastos suportados directamente para o colocar no seu estado actual.
4 - Considera-se como custo de produção de um bem a soma dos custos das matérias-primas e outros materiais directos consumidos, da mão-de-obra directa e de outros gastos gerais de fabrico necessariamente suportados para o produzir. Os custos de distribuição, de administração geral e financeiros não são incorporáveis no custo de produção.
5 - Quando se trate de activos do imobilizado obtidos a título gratuito deverá considerar-se o valor resultante da avaliação ou o valor patrimonial definidos nos termos legais ou, caso não exista disposição aplicável, o valor resultante da avaliação segundo critérios técnicos que se adeqúem à natureza desses bens. O critério de valorimetria aplicado deverá ser explicitado e justificado no anexo adequado (nota 8.2.3). Caso este critério não seja exequível, o imobilizado assume o valor zero até ser objecto de uma grande reparação assumindo então o montante desta. Na impossibilidade de valorização dos bens ou quando estes assumam o valor zero, devem ser identificados em anexo e justificada aquela impossibilidade (nota 8.2.14).
6 - No caso de inventariação inicial de activos cujo valor de aquisição ou de produção se desconheça, aplica-se o disposto no número anterior.
7 - No caso de transferências de activos entre entidades abrangidas pelo presente Plano ou por este e pelo POCP, o valor a atribuir será o valor constante nos registos contabilísticos da entidade de origem, desde que em conformidade com os critérios de valorimetria estabelecidos no presente plano, salvo se existir valor diferente do fixado no diploma que autorizou a transferência ou, em alternativa, valor acordado entre as partes e sancionado pelos órgãos e entidades competentes.
8 - Na impossibilidade de aplicação de qualquer das alternativas referidas, será aplicado o critério definido no n.º 4.1.4.
9 - Os bens de domínio público são incluídos no activo imobilizado da autarquia, estejam ou não afectos à sua actividade operacional. A valorização destes bens será efectuada, sempre que possível, ao custo de aquisição ou ao custo de produção, devendo nos casos restantes aplicar-se o disposto no n.º 4.1.6.
10 - As despesas de instalação, bem como as de investigação e de desenvolvimento, devem ser amortizadas no prazo máximo de cinco anos.
11 - Nos casos em que os investimentos financeiros, relativamente a cada um dos seus elementos específicos, tiverem, à data do balanço, um valor inferior ao registado na contabilidade, este pode ser objecto da correspondente redução, através da conta apropriada. Esta não deve subsistir logo que deixe de se verificar a situação indicada.
12 - Quando à data do balanço os elementos do activo imobilizado corpóreo e incorpóreo, seja ou não limitada a sua vida útil, tiverem um valor inferior ao registado na contabilidade, devem ser objecto de amortização correspondente à diferença, se for de prever que a redução desse valor seja permanente. Aquela amortização extraordinária não deve ser mantida se deixarem de existir os motivos que a originaram.
13 - Como regra geral, os bens de imobilizado não são susceptíveis de reavaliação, salvo se existirem normas que a autorizem e que definem os respectivos critérios de valorização.
14 - Sem prejuízo do princípio geral de atribuição dos juros suportados aos resultados do exercício, quando os financiamentos se destinarem a imobilizações, os respectivos custos poderão ser imputados à compra e produção das mesmas, durante o período em que elas estiverem em curso, desde que isso se considere mais adequado e se mostre consistente. Se a construção for por partes isoláveis, logo que cada parte estiver completa e em condições de ser utilizada cessará a imputação dos juros a ela inerentes.
Artigo 44.º
Existências
1 - As existências são valorizadas ao custo de aquisição ou ao custo de produção, sem prejuízo das excepções adiante consideradas.
2 - O custo de aquisição e o custo de produção das existências devem ser determinados de acordo com as definições adoptadas para o imobilizado.
3 - Se o custo de aquisição ou o custo de produção for superior ao preço de mercado, será este o utilizado.
4 - Quando na data do balanço haja obsolescência, deterioração física parcial, quebra de preços, bem como outros factores análogos, deverá ser utilizado o critério referido no n.º 4.2.3.
5 - Os subprodutos, desperdícios, resíduos e refugos são valorizados, na falta de crédito mais adequado, pelo valor realizável líquido.
6 - Entende-se como preço de mercado o custo de reposição ou o valor realizável líquido, conforme se trate de bens adquiridos para a produção ou de bens para venda.
7 - Entende-se como custo de reposição de um bem o que a entidade teria de suportar para o substituir nas mesmas condições, qualidade, quantidade e locais de aquisição e utilização.
8 - Considera-se como valor realizável líquido de um bem o seu esperado preço de venda deduzido dos necessários custos previsíveis de acabamento e venda.
9 - Relativamente às situações previstas nos n.os 4.2.3 e 4.2.4 as diferenças serão expressas pela provisão para depreciação de existências, a qual será reduzida ou anulada quando deixarem de existir os motivos que a originaram.
10 - Os métodos de custeio das saídas de armazém a adoptar são o custo específico ou o custo médio ponderado.
11 - Nas actividades de carácter plurianual, designadamente construção de estradas, barragens e pontes, os produtos e trabalhos em curso podem ser valorizados, no fim do exercício, pelo método da percentagem de acabamento ou, alternativamente, mediante a manutenção dos respectivos custos até ao acabamento.
12 - A percentagem de acabamento de uma obra corresponde ao seu nível de execução global e é dada pela relação entre o total dos custos incorridos e a soma deste com os estimados para completar a sua execução.
Artigo 45.º
Dívidas de e a terceiros
1 - As dívidas de e a terceiros são expressas pelas importâncias constantes dos documentos que as titulam.
2 - As dívidas de e a terceiros em moeda estrangeira são registadas:
a) Ao câmbio da data considerada para a operação salvo se o câmbio estiver fixado pelas partes ou garantido por uma terceira entidade. À data do balanço, as dívidas de ou a terceiros resultantes dessas operações, em relação às quais não exista fixação ou garantia de câmbio, são actualizadas com base no câmbio dessa data;
b) As diferenças de câmbio resultantes da referida actualização são reconhecidas como resultados do exercício e registadas nas contas 685 "Custo e perdas financeiros - diferenças de câmbio desfavoráveis" ou 785 "Proveitos e ganhos financeiros - diferenças de câmbio favoráveis". Tratando-se de diferenças favoráveis resultantes de dívidas de médio e longo prazos, deverão ser diferidas, caso existam expectativas razoáveis de que o ganho é reversível. Estas serão transferidas para a conta 785 no exercício em que se efectuarem os pagamentos ou recebimentos, totais ou parciais, das dívidas com que estão relacionadas e pela parte correspondente a cada pagamento ou recebimento;
c) Relativamente às diferenças de câmbio provenientes de financiamentos destinados a imobilizações, admite-se que sejam imputadas a estas somente durante o período em que tais imobilizações estiverem em curso;
d) À semelhança do que acontece com as outras provisões, as que respeitem a riscos e encargos resultantes de dívidas de terceiros não devem ultrapassar as necessidades.
Artigo 46.º
Disponibilidades
1 - As disponibilidades de caixa e depósitos em instituições financeiras são expressas pelos montantes dos meios de pagamento e dos saldos de todas as contas de depósitos, respectivamente.
2 - As disponibilidades em moeda estrangeira são expressas no balanço ao câmbio em vigor na data a que ele se reporta.
3 - As diferenças de câmbio apuradas na data de elaboração do balanço final do exercício são contabilizadas nas contas 685 "Custos e perdas financeiros - Diferenças de câmbio desfavoráveis" ou 785 "Proveitos e ganhos financeiros - Diferenças de câmbio favoráveis".
4 - Os títulos negociáveis e as outras aplicações de tesouraria são expressos no balanço pelo seu custo de aquisição (preço de compra acrescido dos gastos de compras).
5 - Se o custo de aquisição for superior ao preço de mercado será este o utilizado.
6 - Na situação prevista anteriormente, deve constituir-se ou reforçar a provisão pela diferença entre os respectivos preços de aquisição e de mercado. A provisão será reduzida ou anulada quando deixarem de existir os motivos que levaram à sua constituição.
Artigo 47.º
Alterações
O presente Regulamento pode ser alterado por deliberação do executivo municipal, sempre que razões de eficácia o justifiquem.
Artigo 48.º
Entrada em vigor
O presente Regulamento entra em vigor simultaneamente à implementação do POCAL.
Regulamento Interno da Contabilidade
No uso da competência prevista na alínea c) do artigo 64.º da Lei 169/99, de 18 de Setembro, e dando cumprimento ao disposto no artigo 11.º do Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, que aprovou o Plano Oficial de Contabilidade para as Autarquias Locais (POCAL), na nova redacção dada pelo n.º 1 do artigo 10.º da Lei 162/99, de 14 de Setembro, a Câmara Municipal de Sátão elaborou, e a Assembleia Municipal aprovou, o Regulamento Interno da Contabilidade, adiante designado de Regulamento, que servirá de pilar orientador para a entrada em vigor do novo regime contabilístico.
CAPÍTULO I
Princípios gerais
Artigo 1.º
Âmbito de aplicação
1 - O Decreto Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, estabelece no seu artigo 3.º que a contabilidade das autarquias locais compreende, entre outros, o sistema de controlo interno.
2 - O presente Regulamento estabelece os princípios gerais que disciplinam todas as operações relativas à execução da contabilidade do município, assim como as competências dos diversos serviços envolvidos na prossecução destes objectivos.
Artigo 2.º
Competências
1 - Compete ao presidente da Câmara Municipal a coordenação de todas as operações que envolvam a gestão financeira e patrimonial da autarquia, salvo os casos em que, por imperativo legal, deva expressamente intervir o órgão executivo.
2 - Por acto de delegação de competências, podem ser distribuídas aos vereadores competências específicas.
3 - Nos termos e limites definidos por diplomas próprios poderão ainda ser delegadas competências nos dirigentes municipais, em matéria de autorização de despesas.
4 - Nenhuma despesa poderá ser assumida sem que haja uma autorização prévia expressa, sendo em caso contrário, para efeitos internos, considerada inexistente, com responsabilização pessoal do autor.
5 - Por actos que contrariem o preceituado neste Regulamento e os seus princípios gerais respondem, directamente, os dirigentes, por si e seus subordinados, sem prejuízo de posterior responsabilidade do autor do acto.
CAPÍTULO II
Tesouraria
Artigo 3.º
Organização interna
1 - A tesouraria é o serviço onde se encontra centralizado todo o fluxo financeiro, com passagem obrigatória de todas as receitas e despesas, bem como de outros fundos extra-orçamentais cuja contabilização esteja a cargo da autarquia, nomeadamente por fundos de operações de tesouraria.
2 - Salvo o montante necessário aos movimentos diários da tesouraria, definidos pelo órgão executivo em cada momento, os recursos financeiros devem estar depositados em instituições bancárias.
3 - Compete ao órgão executivo deliberar sobre a abertura de contas e a natureza das mesmas.
4 - Para a movimentação das contas bancárias serão necessárias duas assinaturas, sendo uma do presidente ou do vice presidente, e a outra do tesoureiro, ou, na sua ausência, do seu substituto.
5 - Cabe ao tesoureiro ou ao seu substituto a emissão de cheques, bem como a guarda dos cheques não preenchidos, dos emitidos que tenham sido anulados, inutilizando-se neste caso as assinaturas, quando as houver, arquivando-os sequencialmente.
Artigo 4.º
Operações de controlo
1 - Em caixa na tesouraria podem existir meios de pagamento nacionais ou estrangeiros:
a) Notas de bancos;
b) Moedas metálicas;
c) Cheques;
d) Vales postais.
2 - Não podem existir:
a) Vales aos membros dos órgãos autárquicos ou aos funcionários;
b) Cheques pré-datados e cheques sacados por terceiros e devolvidos pelo banco,
c) Documentos justificativos de despesas efectuadas.
3 - Na caixa devem ser observadas as seguintes condições:
a) Evitar concentrações elevadas de fundos de maneio em uso;
b) Reduzir a quantidade de fundos de maneio em uso;
c) Os fundos existentes na tesouraria têm de ser guardados em cofre.
4 - As vendas a dinheiro devem ser registadas automaticamente em caixa e depositadas diariamente.
5 - A entrega dos montantes das receitas cobradas por entidades diversas do tesoureiro será efectuada diariamente, utilizando para o efeito os meios definidos pelo órgão executivo.
6 - Mensalmente, são efectuadas reconciliações bancárias e confrontadas com os registos contabilísticos, operação a cargo do responsável da Divisão Administrativa e Financeira, podendo este delegar tal tarefa a um seu subordinado que não se encontre afecto à tesouraria nem tenha acesso às respectivas contas correntes.
Artigo 5.º
Responsabilidade do tesoureiro
1 - O tesoureiro responde directamente perante o órgão executivo pelo conjunto de importâncias que lhe são confiadas e os outros funcionários e agentes em serviço na tesouraria respondem perante o respectivo tesoureiro pelos actos e omissões que se traduzam em situações de alcance, qualquer que seja a sua natureza, devendo o tesoureiro adoptar um sistema de apuramento diário de contas.
2 - A responsabilidade por situações de alcance não são imputáveis ao tesoureiro estranho aos factos que as geraram ou mantêm, excepto se, no desempenho das suas funções de gestão, controlo e apuramento de importâncias, houver procedido com culpa.
3 - O estado de responsabilidade do tesoureiro pelos fundos e documentos entregues à sua guarda, deve ser verificado pelo responsável da Divisão Administrativa e Financeira com periodicidade trimestral e sem prévio aviso, para além da verificação obrigatória nos períodos e eventos - fixados por lei.
4 - São lavrados termos da contagem dos montantes sob a responsabilidade do tesoureiro, assinados pelos seus intervenientes e, obrigatoriamente, pelo presidente da Câmara, pelo responsável da Divisão Administrativa e Financeira e pelo tesoureiro, no início e final de mandatos, e ainda pelo tesoureiro cessante no caso da sua substituição.
CAPÍTULO III
Receitas
Artigo 6.º
Cobrança de receitas e outros fundos
1 - Incumbe a todos os serviços municipais a emissão de guias de receitas cuja cobrança são destinadas aos cofres do município, bem como as referentes a quaisquer outros fundos destinados a outras entidades, em que sejam intervenientes os seus serviços municipais.
2 - Os serviços emissores de guias de receita são, nomeadamente, os seguintes:
a) Serviços administrativos gerais da Divisão Administrativa e Financeira, quando de trate de:
Publicidade;
Espectáculos;
Taxas por prestações de serviços;
Transportes escolares;
Utilização de pavilhões desportivos;
Utilização do autocarro;
Multas e coimas;
Notariado privativo;
Outras receitas municipais a cargo do serviço;
Outros fundos por operações de tesouraria a cargo do serviço.
b) Secção de Contabilidade, quando de trate de:
Impostos directos e indirectos;
Juro de depósitos, obrigações e empréstimos;
Transferências correntes e de capital;
Empréstimos;
Reposições abatidas nos pagamentos;
Deduções nos pagamentos;
Descontos dos vencimentos dos funcionários e agentes;
Outras receitas municipais a cargo da Secção;
Outros fundos por operações de tesouraria a cargo da Secção;
c) Secção de Apoio Administrativo da Divisão de Obras Municipais, quando de trate de:
Programas de concurso, caderno de encargos e cópias de desenho de empreitadas;
Esgotos;
Resíduos sólidos;
Limpeza de fossas;
Trabalhos de conta de particulares;
Outras receitas municipais a cargo da Secção;
Outros fundos por operações de tesouraria a cargo da Secção;
d) Secção de Apoio Administrativo da Divisão de Urbanismo e Serviços Urbanos, quando de trate de:
Mercados e feiras;
Senhas de parques e campos de jogos;
Ocupação da via pública;
Loteamentos, obras, taxas urbanísticas e licenças diversas;
Inscrição de técnicos;
Outras taxas a cargo da Secção;
Outros fundos por operações de tesouraria a cargo da Secção.
3 - Na cobrança de receitas virtuais serão previamente debitados ao tesoureiro os recibos para cobrança, através do serviço de contabilidade.
4 - Em caso de cobrança por funcionários estranhos à tesouraria e em local diverso daquela, há a obrigatoriedade de depósito do produto da cobrança no próprio dia ou no dia útil imediato podendo ser estabelecidos mecanismos de depósito automático.
CAPÍTULO IV
Despesas
Artigo 7.º
Serviços
1 - O circuito das despesas em geral envolve os serviços financeiros e patrimoniais, a saber: contabilidade e aprovisionamento, tesouraria e armazém.
2 - Seguem regime próprio determinadas despesas para as quais estão vocacionados serviços especializados, tais como empreitadas de obras públicas e fornecimento com elas relacionados e despesas como o pessoal.
3 - Compete aos responsáveis dos diversos serviços ou unidades orgânicas concretizar e verificar a necessidade de aquisição de bens ou serviços e obter autorização superior para desencadear o processo de despesa, após o que encaminham o assunto para a Secção de Aprovisionamento.
Artigo 8.º
Aprovisionamento
1 - Compete à Secção de Aprovisionamento:
a) Centralizar e uniformizar a aquisição de bens e serviços necessários ao desenvolvimento das actividades da autarquia;
b) Proceder com eficiência e economia de meios, devendo privilegiar-se a celebração de contratos de fornecimentos contínuos para a aquisição de bens de consumo permanente;
c) Desencadear o procedimento adequado, de acordo com a natureza e valor previsíveis, nos termos do Decreto-Lei 197/99, de 8 de Junho, quando são recebidas as solicitações;
d) Promover a recepção, análise e relatório das propostas apresentadas pelos fornecedores e prestadores de serviços,
e) Submeter a despacho superior os relatórios contendo intenções de adjudicação e proceder à subsequente audiência dos interessados;
f) Comunicar os actos de adjudicação a todos os interessados;
g) Proceder à emissão de requisição que submete a cabimentação junto da Secção de Contabilidade;
h) Expedir as requisições para os seus destinatários e enviar cópia para o armazém ou para o serviço onde os bens deverão ser entregues;
i) Receber cópia da guia de remessa, enviada pelo serviço de armazém, e aquando da recepção da factura enviar esta conjuntamente com a cópia da guia de remessa à Secção de Contabilidade;
j) Verificar a existência de facturas recepcionadas com mais de uma via, caso este facto venha a ocorrer deverá ser aposto na cópia, de forma clara e evidente, o carimbo de "duplicado";
k) Exercer as demais funções que lhe forem cometidas por despacho do presidente da Câmara Municipal.
2 - Compete, ainda, ao Serviço de Aprovisionamento manter à sua guarda determinados bens de consumo interno, destinados ao funcionamento dos serviços administrativos, em geral, e dos Paços do Concelho, em particular, nomeadamente material de secretaria e de limpeza das instalações.
Artigo 9.º
Armazém
1 - O armazém é o local de entrada, conferência, registo, gestão e encaminhamento a destino final de bens e matérias-primas destinadas a obras e trabalhos promovidos directamente pela autarquia.
2 - Quando haja necessidade em adquirir directamente no mercado quaisquer bens para aplicação imediata em obras por motivo de ruptura de stocks, estes devem transitar, obrigatoriamente, pelo armazém.
3 - As saídas de armazém serão efectuadas mediante requisição interna ao armazém, devidamente autorizadas pelo responsável da unidade orgânica competente e verificadas pelo responsável do armazém.
4 - Compete ao serviço de armazém, no contexto do seu relacionamento com fornecedores e outros serviços da autarquia:
a) Receber cópias de requisições e notas de encomenda emitidas pela Secção de Aprovisionamento, que guarda em ficheiro de fornecedores;
b) Receber encomendas, confrontando as respectivas guias de remessa com requisições ou nota de encomenda em seu poder;
c) Conferir as condições de recepção dos bens (quantidade e qualidade) e dar e emitir a nota de recepção;
d) Registar as entradas e saídas, movimentando as fichas de stocks;
e) Enviar à Secção de Contabilidade cópia da guia de remessa devidamente conferida;
j) Manter arquivadas cópias de guias de remessa de bens e matérias-primas recebidas, por natureza de espécie;
g) Fornecer os bens que lhe forem requisitados, depois de verificados os requisitos previstos no n.º 3, registando as respectivas saídas na ficha de stocks e arquivando as requisições internas;
h) Todos os registos nas fichas de stocks são efectuados segundo o método do custo médio ponderado.
5 - Periodicamente, com carácter trimestral, serão efectuadas inventariações ao armazém e outras operações de controlo que se mostrem necessárias, a cargo da Secção de Contabilidade e Gestão Financeira e sob supervisão do dirigente responsável pelos serviços financeiros.
6 - Para efeitos de inventariação será adoptado o sistema de inventário permanente.
7 - No caso de serem detectadas eventuais irregularidades deve-se proceder, com a maior celeridade possível, à sua correcção e apuramento de responsabilidades.
Artigo 10.º
Contabilidade
1 - À Secção de Contabilidade compete:
a) Colaborar na elaboração do plano plurianual de actividades e orçamento, coligindo todos os elementos necessários para esse fim e proceder à apresentação dos mesmos;
b) Acompanhar a execução dos documentos referidos na alínea a), introduzindo as modificações que se imponham ou sejam recomendadas;
c) Proceder ao débito de documentos ao tesoureiro, para cobrança de receitas virtuais;
d) Receber facturas e as respectivas guias de remessa, devidamente conferidas, anexando-se cópia da requisição que detêm em seu poder;
e) Registar facturas e movimentar as devidas contas;
f) Submeter a autorização superior os pagamentos a efectuar e emitir ordens de pagamento;
g) Entregar regularmente as receitas cobradas para outras entidades;
h) Coligir os elementos necessários e elaborar guias de pagamentos das obrigações fiscais e demais operações de tesouraria;
i) Escriturar os livros e demais documentos e fichas de contabilização de receitas e das despesas, de acordo com as normas legais;
j) Desencadear as operações necessárias ao encerramento do ano económico;
k) Elaborar os documentos de prestação de contas, nomeadamente o balanço, a demonstração de resultados, os mapas de execução orçamental, anexos às demonstrações financeiras, fluxos de caixa e o relatório de gestão, coligindo todos os elementos necessários para esse fim, observando o preceituado nos n.os 2 e 3 do capítulo 2 do Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, e submetê-los à aprovação do órgão executivo;
l) Enviar ao Tribunal de Contas os documentos de prestação de contas, devidamente aprovados, bem como cópias destes e dos documentos previsionais a outras entidades;
m) Comunicar à Secção do Património as aquisições e abates de bens do imobilizado;
n) Exercer as demais funções que lhe forem cometidas por despacho do presidente da Câmara Municipal.
Artigo 11.º
Património
1 - Compete-a Secção de Património:
a) Executar e acompanhar, através dos elementos fornecidos pela Secção de Contabilidade, todos os processos de inventariação, aquisição, transferência, abate, permuta e venda de bens móveis e imóveis;
b) Assegurar a gestão e controlo do património;
c) Proceder ao inventário anual;
d) Realizar inventariações periódicas, de acordo com as necessidades do serviço;
e) Exercer as demais funções que lhe forem cometidas por despacho do presidente da Câmara Municipal.
2 - A todos os processos e procedimentos de controlo a realizar nesta área aplica-se o disposto no Regulamento de Inventário e Cadastro do Património da Câmara Municipal de Sátão.
CAPÍTULO V
Métodos e procedimentos de controlo
SECÇÃO IV
Disponibilidades
Artigo 12.º
Operações de controlo
1 - Os cheques não preenchidos devem estar à guarda do tesoureiro, bem como os que já emitidos tenham sido objecto de anulação, devendo, neste caso, inutilizar-se as assinaturas, quando as houver, arquivando-os sequencialmente.
2 - Findo o período de validade dos cheques em trânsito (seis meses) deverá proceder-se ao respectivo cancelamento junto da instituição bancária, efectuando-se os necessários registos contabilísticos de regularização.
3 - Quando se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias, estas deverão ser averiguadas e prontamente regularizadas, se tal se justificar.
4 - Para efeitos de controlo dos fundos de maneio o órgão executivo deverá aprovar um regulamento que estabeleça a sua constituição e regularização, devendo nele ser definido a natureza da despesa a pagar pelo fundo, bem como o seu limite máximo, e ainda:
a) A afectação, segundo a sua natureza, das correspondentes rubricas da classificação económica;
b) A sua reconstituição mensal contra a entrega dos documentos justificativos da despesa;
c) A sua reposição até 31 de Dezembro de cada exercício económico.
Artigo 13.º
Critérios valorimétricos
1 - As disponibilidades de caixa e depósitos em instituições financeiras são expressas pelos montantes dos meios de pagamento e dos saldos de todas as contas de depósitos, respectivamente.
2 - As disponibilidades em moeda estrangeira deverão ser expressas no balanço final do exercício ao câmbio em vigor na data a que ele se reporta.
As diferenças de câmbio apuradas são contabilizadas nas contas "685 Custos e perdas financeiros - diferenças de câmbio desfavoráveis" ou "785 Proveitos e ganhos financeiros - diferenças de câmbio favoráveis".
3 - Os títulos negociáveis e outras aplicações de tesouraria são expressos no balanço pelo custo de aquisição (preço de compra acrescido dos gastos de compras).
4 - Se o custo de aquisição for superior ao preço de mercado será este o utilizado.
5 - Na situação prevista no n.º 4 deve constituir-se ou reforçar a provisão pela diferença entre os respectivos preços de aquisição e de mercado. A provisão será reduzida ou anulada quando deixarem de existir os motivos que levaram à sua constituição.
SECÇÃO II
Dívidas de e a terceiros
Artigo 14.º
Operações de controlo
1 - Periodicamente deverá proceder-se à reconciliação entre os extractos de conta corrente de clientes e dos fornecedores com as respectivas contas da autarquia.
2 - Na contabilidade são conferidas as facturas com a guia de remessa e a requisição, após o que, são emitidas as ordens de pagamento e enviadas cópias dos documentos à Secção de Aprovisionamento e Armazém.
3 - As contas de devedores e credores devem ser reconciliadas.
4 - As contas de empréstimos bancários com instituições de crédito devem ser reconciliadas e controlados o cálculo dos seus juros.
5 - As contas de "Estado e outros entes públicos" devem igualmente ser reconciliadas.
Artigo 15.º
Critérios valorimétricos
1 - As dívidas de e a terceiros são expressas pelas importâncias constantes dos documentos que as titulam.
2 - As dívidas de e a terceiros em moeda estrangeira são registadas:
a) Ao câmbio da data considerada para a operação, salvo se o câmbio estiver fixado pelas partes ou garantido por uma terceira entidade;
b) À data do balanço, as dívidas de ou a terceiros resultantes dessas operações, em relação às quais não exista fixação ou garantia de câmbio, são actualizadas com base no câmbio dessa data.
3 - Como princípio geral, às diferenças de câmbio resultantes da actualização referida no número anterior, são reconhecidas como resultado do exercício, da seguinte forma:
a) Nas contas "685 Custos e perdas financeiras - diferenças de câmbios desfavoráveis" ou "785 Proveitos e ganhos financeiros - diferenças de câmbio favoráveis";
b) Tratando-se de diferenças favoráveis resultantes de dívidas de médio e longo prazos, deverão ser diferidas caso existam expectativas razoáveis de que o ganho é reversível. Estas serão transferidas para a conta 785 no exercício em que se efectuarem os pagamentos ou recebimentos, totais ou parciais, das dívidas com que estão relacionadas e pela parte correspondente a cada pagamento ou recebimento.
4 - Relativamente às diferenças de câmbio provenientes de financiamentos destinados a imobilizações, admite-se que sejam imputadas a estas somente durante o período em que tais imobilizações estiverem em curso.
5 - Quando a importância das dívidas a pagar for superior à quantia arrecadada a diferença pode ser levada ao activo, sendo registada na conta "272 Acréscimos e diferimentos - custos diferidos".
6 - Tal como acontece com outras provisões, as que respeitem a riscos e encargos resultantes de dívidas de terceiros não devem ultrapassar as necessidades da autarquia.
SECÇÃO III
Existências
Artigo 16.º
Operações de controlo
1 - O armazém apenas faz entrega mediante a apresentação de requisições internas devidamente autorizadas.
2 - As fichas de stocks do armazém são movimentadas por forma a que o seu saldo corresponda permanentemente aos bens existentes em armazém, cabendo a operação em apreço ao responsável pelo armazém, não podendo, no entanto, este proceder ao manuseamento físico das existências.
3 - As existências são periodicamente sujeitas a inventariação física, podendo utilizar-se testes de amostragem, procedendo-se prontamente às regularizações necessárias e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.
Artigo 17.º
Critérios valorimétricos
1 - As existências são valorizadas ao custo de aquisição ou ao de produção, sem prejuízo das excepções adiante consideradas.
2 - O custo de aquisição e o de produção das existências devem ser determinados com as definições seguidamente enunciadas:
a) Considera-se como custo de aquisição a soma do respectivo preço de compra com os gastos suportados directa ou indirectamente para o colocar no seu estado actual e no local de armazenagem;
b) Considera-se como custo de produção a soma do custo das matérias-primas e outros materiais directos consumidos, da mão-de-obra directa, dos custos variáveis e fixos necessários para produzir e colocar no estado em que se encontra e no local de armazenagem;
c) Os custos de distribuição, de administração geral e os financeiros não são incorporáveis no custo de produção.
3 - Se o custo de aquisição ou o custo de produção for superior ao preço de mercado, será este o utilizado.
4 - Quando na data do balanço haja obsolescência, deterioração física parcial, quebra de preços, bem como outros factores análogos, deverá ser utilizado o critério referido no n.º 3.
5 - Os subprodutos, desperdícios, resíduos e refugos são valorizados, na falta de critérios mais adequados, pelo valor venda realizável líquido.
6 - Entende-se como preço de mercado o custo de reposição ou o valor realizável líquido, conforme se trate de bens adquiridos para a produção ou de bens para venda.
7 - Entende-se como custo de reposição de um bem o que a entidade teria de suportar para o substituir nas mesmas condições, qualidade, quantidade e locais de aquisição e utilização.
8 - Considera-se como valor realizável líquido de um bem o seu esperado preço de venda deduzido dos necessários custos previsíveis de acabamento e venda.
9 - Relativamente às situações previstas nos n.os 3 e 4 do presente artigo, as diferenças serão expressas pela provisão para depreciação de existências, a qual será reduzida ou anulada quando deixarem de existir os motivos que a originaram.
10 - O método de custeio a adoptar nas saídas de armazém é o do custo médio ponderado.
11 - Nas actividades de carácter plurianual, designadamente empreitadas, os produtos e trabalhos em curso podem ser valorizados, no fim do exercício, pelo método da percentagem de acabamento ou, alternativamente, mediante a manutenção dos respectivos custos até ao acabamento.
12 - A percentagem de acabamento de uma obra corresponde ao seu nível de execução global e é dada pela relação entre o total dos custos incorridos e a soma deste com os estimados para complementar a sua execução.
SECÇÃO IV
Imobilizado
Artigo 18.º
Operações de controlo
1 - As fichas de imobilizado são mantidas permanentemente actualizadas.
2 - As aquisições de imobilizado são efectuadas de acordo com o plano plurianual de investimentos e com base em deliberações do órgão executivo através de requisições ou de documento equivalente, designadamente contrato emitido pelos responsáveis designados para o efeito, após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente em matéria de empreitadas e fornecimentos.
3 - Devem ser realizadas reconciliações entre os registos das fichas e os registos contabilísticos quanto aos montantes das aquisições e das amortizações acumuladas.
4 - Deve ser efectuada a verificação física periódica dos bens do activo imobilizado e respectiva conferência com os registos, procedendo-se prontamente às regularizações a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades, quando for caso disso.
Artigo 19.º
Critérios valorimétricos
1 - O activo imobilizado, incluindo os investimentos adicionais ou complementares, deve ser valorizado ao custo de aquisição ou ao custo de produção.
2 - Para efeitos de amortização o período de vida útil varia consoante o tipo de bem, iniciando-se a partir do momento da sua aquisição e segundo uma estimativa fixada no classificador geral do CIBE - Cadastro e Inventário dos Bens do Estado, de acordo com a Portaria 671/2000, de 17 de Abril.
3 - Considera-se como custo de aquisição de um activo a soma do respectivo preço de compra com os gastos suportados directa ou indirectamente para o colocar no seu estado actual.
4 - Considera-se como custo de produção de um bem a soma dos custos das matérias-primas e outros materiais directos consumidos, da mão-de-obra directa e de outros gastos gerais de fabrico necessariamente suportados para o produzir.
5 - O custo de distribuição, de administração geral e financeiros não são incorporáveis no custo de produção.
6 - Quando se trate de activos do imobilizado obtidos a título gratuito deverá considerar-se o valor resultante da avaliação ou o valor patrimonial definidos nos termos legais ou, caso não exista disposição legal aplicável, o valor resultante da avaliação segundo critérios técnicos que se adeqúem, à natureza desses bens.
7 - O critério de valorimetria aplicado será explicitado e justificado em anexo adequado, devendo-se, no entanto, ter em atenção o seguinte:
a) Caso o critério adoptado não seja exequível, o imobilizado assume o valor zero até ser objecto de uma grande reparação, assumindo assim o valor desta;
b) Na impossibilidade de valorização dos bens, estes deverão ser identificados em anexo e justificada aquela impossibilidade.
8 - No caso de inventariação inicial de activos cujo valor de aquisição ou de produção se desconheça, ou cujo apuramento não seja exequível, aplica-se o disposto no número anterior.
9 - No caso de transferências de activos entre entidades abrangidas pelo POCAL ou pelo POCP, o valor a atribuir será o valor constante nos registos contabilísticos da entidade de origem, desde que em conformidade com os critérios de valorimetria estabelecidos no POCAL, salvo se existir valor diferente fixado no diploma que autorizou a transferência ou, em alternativa, valor acordado entre as partes e sancionado pelos órgãos e entidades competentes.
10 - Na impossibilidade de aplicação de qualquer das alternativas referidas, será aplicado o critério definido no n.º 6.
11 - Os bens de domínio público classificáveis como tal na legislação em vigor, serão incluídos no activo imobilizado da autarquia, sendo esta a entidade responsável pela administração ou controlo, estejam afectos ou não à sua actividade operacional.
12 - A valorização destes bens será efectuada, sempre que possível, ao custo de aquisição ou ao custo de produção, devendo nos casos restantes aplicar-se o disposto no n.º 9.
13 - As despesas de instalação, bem como as de investigação e de desenvolvimento, devem ser amortizadas no prazo máximo de cinco anos.
14 - Nos casos em que os investimentos financeiros, relativamente a cada um dos seus elementos específicos, tiverem, à data do balanço, um valor inferior ao registado na contabilidade, este pode ser objecto da correspondente redução, através da conta apropriada, devendo esta cessar logo que deixe de verificar-se a situação indicada.
15 - Quando à data do balanço os elementos do activo imobilizado corpóreo e incorpóreo, seja ou não limitada a vida útil, tiverem um valor inferior ao registado na contabilidade, devem ser objecto de amortização correspondente à diferença, se for de prever que a redução desse valor seja permanentemente.
16 - Aquela amortização extraordinária não deve ser mantida se deixarem de existir os motivos que a originaram.
17 - Como regra geral, os bens de imobilizado não são susceptíveis de reavaliação, salvo se existirem normas que a autorizem e que definam os respectivos critérios de valorização (não são permitidas reavaliações livres).
18 - Sem prejuízo do princípio geral de atribuição dos juros suportados aos resultados do exercício, quando os financiamentos se destinarem a imobilizações, os respectivos custos poderão ser imputados à compra e produção das mesmas, durante o período em que as mesmas estiverem em curso, desde que isso se considere mais adequado e se mostre consistente.
19 - Se a construção for por partes isoláveis, logo que cada estiver completa e em condições de ser utilizada cessará a imputação dos juros a ela inerentes.
CAPÍTULO VI
Critérios e métodos específicos
Artigo 20.º
Provisões
1 - A constituição de provisões deve respeitar apenas às situações a que estejam associados riscos e em que não se trate de uma simples estimativa de um passivo certo, não devendo a sua importância ser superior às necessidades.
2 - São consideradas situações a que estejam associados riscos as que se referem, nomeadamente a:
a) Aplicações de tesouraria;
b) Cobranças duvidosas;
c) Depreciação de existências;
d) Obrigações e encargos derivados de processos judiciais em curso;
e) Acidentes de trabalho e doenças de trabalho e doenças profissionais.
3 - Para efeito de constituição da provisão para cobranças duvidosas, consideram-se as dívidas de terceiros que estejam em mora há mais de seis meses e cujo risco de incobrabilidade seja devidamente justificado.
4 - As dividas que tenham sido reclamadas judicialmente ou em que o devedor tenha pendente processo de execução ou esteja em curso processo especial de recuperação da empresa ou de falência são tratadas como "Custos e perdas extraordinárias", quando resulte do respectivo processo judicial a dificuldade ou impossibilidade da sua cobrança e sejam dadas como perdidas.
5 - Não são consideradas cobranças duvidosas as seguintes dívidas:
a) Do Estado, regiões autónomas e autarquias locais;
b) As cobertas por garantia, seguro ou caução, com excepção da importância correspondente à percentagem de descoberto ou descoberto obrigatório.
6 - De referir que para efeitos finais só são aceites as provisões que tiverem por fim a cobertura de créditos resultantes da actividade normal que nos termos do exercício possam ser consideradas de cobrança duvidosa e que estejam evidenciadas como tal na contabilidade.
7 - Apesar da limitação patenteada no número anterior devem constituir-se provisões para cobertura de créditos não resultante da actividade normal, caso se mostre necessário, pois só assim é possível transmitir uma imagem verdadeira e apropriada da situação financeira e dos resultados das operações da autarquia.
Artigo 21.º
Amortizações
1 - A amortização de bens do imobilizado obedecerá ao disposto na Portaria 671/2000, de 17 de Abril.
2 - As amortizações dos elementos do activo imobilizado, sujeitos a depreciação ou a deperecimento, são consideradas como custo.
3 - O método de cálculo das amortizações do exercício é o das quotas constantes, devendo as alterações a esta regra ser explicitadas no anexo ao balanço e as contas de funcionamento e investimento.
4 - Para efeitos de aplicação do método das quotas constantes, a quota anual de amortização, aceite como custo do exercício, determina-se aplicando aos montantes dos elementos do activo imobilizado em funcionamento as taxas de amortização definidas na lei.
5 - A fixação de quotas diferentes das estabelecidas na lei, para elementos do activo imobilizado corpóreo adquirido em segunda mão, é determinada pelo órgão deliberativo da autarquia local sob proposta do órgão executivo, acompanhada de justificação adequada.
6 - A amortização dos elementos do activo imobilizado é considerada como extraordinária enquanto estes não entrarem em funcionamento.
7 - Quanto à data do encerramento do balanço, os elementos do activo imobilizado corpóreo e incorpóreo, seja ou não limitada à sua vida útil, que tiverem um valor inferior ao registado na contabilidade devem ser objecto de amortização extraordinária correspondente à diferença, se for de prever que a redução desse valor seja permanente.
8 - A amortização extraordinária, criada nos termos do número anterior, não deve ser mantida se deixarem de existir os motivos que a originaram.
9 - O valor unitário e as condições em que os elementos do activo imobilizado sujeitos a desperecimento possam ser amortizados num só exercício são os definidos por lei.
10 - No caso de bens adquiridos em estado de uso ou sujeitos a grandes reparações e beneficiações, que aumentem o seu valor, serão amortizados de acordo com a seguinte fórmula:
A = V/N
em que:
A = amortização;
V = valor contabilístico;
N = número de anos de vida útil esperados.
Artigo 22.º
Resultado líquido do exercício
1 - A aplicação do resultado líquido do exercício é aprovada pelo órgão deliberativo mediante proposta fundamentada do órgão executivo.
2 - No início da cada exercício, o resultado do exercício anterior é transferido para a conta 59 "Resultados transitados".
3 - Quando houver saldo positivo na conta 59 "Resultados transitados", o seu montante pode ser repartido da seguinte forma:
a) Reforço do património,
b) Constituição ou reforço de reservas.
4 - É obrigatório o reforço do património até que o valor contabilístico da conta 51 "Património" corresponda a 20% do activo líquido.
5 - Sem prejuízo do disposto no número anterior, deve constituir-se o reforço anual da conta 571 "Reservas legais", no valor mínimo de 5% do resultado líquido do exercício.
CAPÍTULO VII
Disposições finais
Artigo 23.º
Implementação
Conforme preceituado no artigo 11.º do Decreto-Lei 54-A/99, o presente Regulamento entra, simultaneamente, em vigor com a implementação do POCAL.
Artigo 24.º
Alterações
O presente documento pode ser alterado por deliberação do órgão executivo, sempre que razões de eficácia o justifiquem.
Regulamento do Conselho Municipal de Segurança de Sátão
CAPÍTULO I
Disposições gerais
Artigo 1.º
Noção
O Conselho Municipal de Segurança, adiante designado por Conselho, é urna entidade de âmbito municipal, com funções de natureza consultiva, de articulação, informação e cooperação.
Artigo 2.º
Objectivos
Constituem objectivos do Conselho:
a) Contribuir para o aprofundamento do conhecimento da situação de segurança na área do município, através da consulta entre todas as entidades que o constituem;
b) Formular propostas de solução para os problemas de marginalidade e segurança dos cidadãos na área do município e participar em acções de prevenção;
c) Promover a discussão sobre medidas de combate à criminalidade e à exclusão social do município;
d) Aprovar pareceres e solicitações a remeter a todas as entidades que julgue oportunos e directamente relacionados com as questões de segurança e inserção social.
Artigo 3.º
Competências
Compete ao Conselho emitir parecer sobre as seguintes matérias:
a) A evolução dos níveis de criminalidade na área do município;
b) O dispositivo legal de segurança e a capacidade operacional das forças de segurança no município;
c) Os índices de segurança e o ordenamento social no âmbito do município;
d) Os resultados da actividade municipal de protecção civil e de combate a incêndios:
e) As condições materiais e os meios humanos empregues nas actividades sociais de apoio aos tempos livres, particularmente dos jovens em idade escolar;
f) Situação sócio-económica municipal;
g) O acompanhamento e apoio das acções dirigidas, em particular, à prevenção da tóxicodependência e à análise da incidência social do tráfico de droga;
h) O levantamento das situações sociais que, pela sua particular vulnerabilidade, se revelem de maior potencialidade criminógena e mais carecidas de apoio à inserção.
CAPÍTULO II
Organização e funcionamento
SECÇÃO I
Da composição e presidência
Artigo 4.º
Composição
Integram o Conselho:
a) O presidente da Câmara Municipal;
b) O presidente da Assembleia Municipal;
c) Dois presidentes de junta de freguesia a eleger entre eles;
d) Um representante do Ministério Público da comarca de Sátão;
e) O comandante da Guarda Nacional Republicana dos postos de Sátão e Avelal;
f) O comandante dos Bombeiros Voluntários de Sátão;
g) Um representante do Projecto Vida;
h) Dois representantes dos organismos de assistência social a eleger entre eles;
i) Um representante da Associação Industrial da Região de Viseu;
j) Um representante da Associação de Comerciantes de Sátão;
k) Um delegado sindical concelhio, afecto à UGT;
l) Um delegado sindical concelhio, afecto à CGTP-IN;
m) Oito cidadãos de reconhecido mérito e idoneidade ligados ao meio eclesiástico, à educação, ao desporto, ao associativismo, à agricultura/floresta e aos partidos representados na Assembleia Municipal a designar por esta.
Artigo 5.º
Presidência
1 - O Conselho é presidido pelo presidente da Câmara Municipal.
2 - Compete ao presidente abrir e encerrar as reuniões e dirigir os respectivos trabalhos, podendo ainda suspendê-las ou encerrá-las antecipadamente, quando circunstâncias excepcionais o justifiquem.
3 - O presidente é coadjuvado no exercício das suas funções por um secretário, designado de entre os membros do Conselho.
4 - O presidente é substituído nas suas faltas ou impedimentos pelo presidente da Assembleia Municipal.
SECÇÃO II
Das reuniões
Artigo 6.º
Periodicidade e local das reuniões
1 - O Conselho reúne ordinariamente uma vez por trimestre.
2 - As reuniões realizam-se no edifício do cine-teatro ou, por decisão do presidente, em qualquer outro local do território municipal.
Artigo 7.º
Convocação das reuniões
1 - As reuniões são convocadas pelo presidente, com a antecedência mínima de 15 dias, constando da respectiva convocatória o dia e hora em que esta se realizará.
2 - Em caso de alteração do local da reunião, deve o presidente, na convocatória, indicar o novo local.
Artigo 8.º
Reuniões extraordinárias
1 - As reuniões extraordinárias terão lugar mediante convocação escrita do presidente, por sua iniciativa ou a requerimento de pelo menos um terço dos seus membros, devendo, neste caso, o respectivo requerimento conter a indicação do assunto que se deseja ver tratado.
2 - As reuniões extraordinárias poderão ainda ser convocadas a requerimento da Assembleia Municipal ou da Câmara Municipal.
3 - A convocatória da reunião deve ser feita para um dos 15 dias seguintes à apresentação do pedido, mas sempre com a antecedência mínima de quarenta e oito horas sobre a data da reunião extraordinária.
4 - Da convocatória devem constar, de forma expressa e especificada, os assuntos a tratar na reunião.
Artigo 9.º
Ordem do dia
1 - Cada reunião terá uma ordem do dia estabelecida pelo presidente.
2 - O presidente deve incluir na ordem do dia os assuntos que para esse fim lhe forem indicados por qualquer membro do Conselho, desde que se incluam na respectiva competência e o pedido seja apresentado por escrito com a antecedência mínima de cinco dias sobre a data da convocação da reunião.
3 - A ordem do dia deve ser entregue a todos os membros do Conselho com a antecedência de, pelo menos, oito dias sobre a data da reunião.
4 - Em cada reunião ordinária haverá um período de antes da ordem do dia, que não poderá exceder trinta minutos, para discussão e análise de quaisquer assuntos não incluídos na ordem do dia.
Artigo 10.º
Quórum
1 - O Conselho funciona com a presença da maioria dos seus membros.
2 - Passados trinta minutos, o Conselho poderá funcionar desde que esteja presente um terço dos seus membros.
3 - Se não houver quórum de funcionamento, o presidente dará a reunião como encerrada, fixando, desde logo, dia, hora e local para nova reunião.
Artigo 11.º
Uso da palavra
A palavra será concedida aos membros do Conselho por ordem de inscrição, não podendo cada intervenção exceder dez minutos.
SECÇÃO III
Dos pareceres
Artigo 12.º
Elaboração dos pareceres
1 - Para o exercício das suas competências, os pareceres são elaborados por um membro do Conselho, designado pelo presidente.
2 - Sempre que a matéria em causa o justifique, poderão ser constituídos grupos de trabalho, que terão por objectivo a apresentação de um projecto de parecer.
Artigo 13.º
Aprovação de pareceres
1 - Os projectos de parecer são apresentados aos membros do Conselho com, pelo menos, oito dias de antecedência da data agendada para o seu debate e aprovação.
2 - Os pareceres são votados globalmente, considerando-se aprovados quando reúnam o voto favorável da maioria dos membros presentes na reunião.
3 - Quando um parecer for aprovado com votos contra, os membros discordantes podem requerer que conste do respectivo parecer a sua declaração de voto.
Artigo 14.º
Periodicidade e conhecimento dos pareceres
1 - Os pareceres a emitir pelo Conselho têm periodicidade anual.
2 - Os pareceres aprovados pelo Conselho são remetidos pelo presidente, para a Câmara Municipal, para a Assembleia Municipal, com conhecimento às autoridades de segurança com competência no território do município.
SECÇÃO IV
Das actas
Artigo 15.º
Actas das reuniões
1 - De cada reunião será lavrada acta na qual se registará o que de essencial se tiver passado, nomeadamente as faltas verificadas, os assuntos apreciados, os pareceres emitidos, o resultado das votações e as declarações de voto.
2 - As actas são postas à aprovação de todos os membros no final da respectiva reunião ou no início da seguinte.
3 - As actas serão elaboradas sob a responsabilidade do secretário, o qual, após a sua aprovação, as assinará conjuntamente com o presidente.
4 - Qualquer membro ausente na reunião de aprovação de uma acta onde constem ou se omitam tomadas de posição suas pode posteriormente juntar à mesma uma declaração sobre o assunto.
CAPÍTULO III
Disposições finais
Artigo 16.º
Posse
Os membros do Conselho tomam posse perante a Assembleia Municipal.
Artigo 17.º
Apoio logístico
Compete à Câmara Municipal dar o apoio logístico necessário ao funcionamento do Conselho.
Artigo 18.º
Casos omissos
Quaisquer dúvidas que surjam na interpretação deste Regulamento, ou perante casos omissos, as dúvidas ou omissões serão resolvidas por deliberação da Assembleia Municipal.
Artigo 19.º
Produção de efeitos
O presente Regulamento produz efeitos logo após a sua aprovação definitiva pela Assembleia Municipal de Sátão.
