Aviso 7870/2003 (2.ª série) - AP. - Torna-se público que, por deliberação do executivo municipal tomada em reunião realizada em 8 de Setembro de 2003, foi aprovado o projecto de Regulamento do Sistema de Controlo Interno da Câmara Municipal de Tomar, anexo, o qual se encontra a apreciação pública, nos termos do artigo 118.º do Código do Procedimento Administrativo, pelo prazo de 30 dias, contados da data da publicação do presente aviso no Diário da República.

17 de Setembro de 2003. - O Presidente da Câmara, António P. Silva Paiva.

Sistema de Controlo Interno

Preâmbulo

O Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL), aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, alterado pela Lei 162/99, de 14 de Setembro, pelo Decreto-Lei 315/2000, de 2 de Dezembro, e Decreto-Lei 84-A/2002, de 5 de Abril, consubstancia a reforma da administração financeira das contas públicas no Sector da Administração Autárquica, tendo em vista o facto de se tornar indispensável o conhecimento integral e rigoroso da composição do património autárquico para que seja possível maximizar o seu contributo para o desenvolvimento das autarquias locais.

Como se conclui da leitura do preâmbulo do citado diploma legal, o principal objectivo do POCAL é a criação de condições para a integração consistente da contabilidade orçamental, patrimonial e de custos, numa contabilidade pública moderna que constitua um instrumento fundamental de apoio à gestão das autarquias locais.

Este plano vem permitir o controlo financeiro e a disponibilização de informação para os órgãos autárquicos, o estabelecimento de regras e procedimentos específicos para a execução orçamental que terá em consideração os princípios da mais racional utilização das dotações e da melhor gestão de tesouraria, uma melhor uniformização de critérios de previsão, a obtenção expedita dos elementos indispensáveis ao cálculo dos agregados relevantes da contabilidade nacional e a disponibilização de informação sobre a situação patrimonial de cada autarquia local.

O prosseguimento dos desideratos atrás enunciados passa, necessariamente, pela implementação do sistema de controlo interno.

Tal como consta do diploma, em execução do qual se estabelece o presente normativo, os métodos e procedimentos de controlo visam os seguintes objectivos:

a) A salvaguarda da legalidade e regularidade no que respeita à elaboração, execução e modificação dos documentos previsionais, à elaboração das demonstrações financeiras e ao sistema contabilístico;

b) O cumprimento das deliberações dos órgãos e das decisões dos respectivos titulares;

c) A salvaguarda do património;

d) A aprovação e controlo de documentos;

e) A exactidão e integridade dos registos contabilísticos e, bem assim, a garantia da fiabilidade da informação produzida;

f) O incremento da eficiência das operações;

g) A adequada utilização dos fundos e o cumprimento dos limites à assunção de encargos;

h) O controlo das aplicações e do ambiente informáticos;

i) A transparência e a concorrência no âmbito dos mercados públicos;

j) O registo oportuno das operações pela quantia correcta, nos documentos e livros apropriados e no período contabilístico a que respeitam, de acordo com as decisões de gestão e no respeito das normas legais.

O sistema de controlo interno, que constitui uma das grandes inovações do POCAL, deverá englobar o plano de organização, políticas, métodos e procedimentos de controlo, bem como todos os demais métodos e procedimentos susceptíveis de contribuir para assegurar o desenvolvimento das actividades de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação financeira fiável.

CAPÍTULO I

Disposições gerais

Artigo 1.º

Objecto

O presente diploma visa estabelecer um conjunto de regras definidoras de políticas, métodos e procedimentos de controlo, a adoptar pelo município de Tomar, que permitam assegurar o desenvolvimento das actividades atinentes à evolução patrimonial, de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos bem como a preparação oportuna de informação financeira fiável.

ARTIGO 2.º

Âmbito de aplicação

1 - O presente diploma é aplicável a todos os serviços municipais da autarquia, abrangidos pelos procedimentos de controlo interno citados no presente Regulamento.

2 - A aplicação do sistema de controlo interno terá sempre em conta a verificação do cumprimento:

a) Da Lei 169/99, de 18 de Setembro, alterada e republicada pela Lei 5-A/2002, de 11 de Janeiro, com as rectificações introduzidas pelas declarações de rectificação 4/2002, de 6 de Fevereiro, e n.º 9/2002, de 5 de Março, que estabelece o quadro de competências, assim como o Regime Jurídico de Funcionamento dos Órgãos das Autarquias Locais;

b) Da Lei 42/98, de 6 de Agosto, Lei das Finanças Locais, na redacção dada pela Lei 87-B/98, de 31 de Dezembro, pela declaração de rectificação 13/98, de 25 de Agosto, pela Lei 3-B/2000, de 4 de Abril, pela Lei 15/2001, de 5 de Junho, e pela Lei 94/2001, de 20 de Agosto;

c) Do Código do Procedimento Administrativo, aprovado pelo Decreto-Lei 442/91, de 15 de Novembro, alterado e republicado pelo Decreto-Lei 6/96, de 31 de Janeiro;

d) Do POCAL, aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, com a redacção dada pela Lei 162/99, de 14 de Setembro, pelo Decreto-Lei 315/2000, de 2 de Dezembro, e pelo Decreto-Lei 84-A/2002, de 5 de Abril;

e) Do Decreto-Lei 197/99, de 8 de Junho, relativo ao Regime Jurídico da Realização das Despesas Públicas e da Contratação Pública Relativas à Locação e Aquisição de Bens Móveis e Serviços;

f) Do Decreto-Lei 59/99, de 2 de Março, alterado pela Lei 163/99, de 14 de Setembro, pelo Decreto-Lei 159/2000, de 27 de Julho, e pela Lei 13/2002, de 19 de Fevereiro, relativo ao Regime Jurídico das Empreitadas de Obras Públicas;

g) Dos demais diplomas legais aplicáveis às autarquias locais, incluindo regulamentos municipais.

Artigo 3.º

Competências

1 - Compete ao órgão executivo aprovar e manter em funcionamento o Sistema de Controlo Interno adequado às actividades da autarquia local, assegurando o seu acompanhamento e avaliação permanente.

2 - Compete aos órgãos executivo e deliberativo, do município, sempre que considerem necessário, estabelecerem procedimentos de controlo específicos propondo a sua inclusão no Sistema de Controlo Interno (SCI).

Artigo 4.º

Implementação

1 - Compete às divisões e aos departamentos, dentro da respectiva unidade orgânica, implementar o cumprimento das normas definidas no presente diploma e dos preceitos legais em vigor.

2 - No desempenho das suas competências, os dirigentes e chefias dos serviços com relevância para a área financeira deverão aplicar, sempre que possível, os princípios da segregação de funções, designadamente o funcionário responsável pela liquidação não fará a respectiva cobrança, bem assim como o que executa não fiscaliza. Devem por outro lado incentivar, sempre que seja viável, o princípio da rotação de funcionários.

3 - Afim de facilitar e possibilitar um melhor e mais eficiente cumprimento das normas legais instituídas, será utilizada na Divisão Financeira uma aplicação informática, por módulos que periodicamente será sujeita a testes de controlo e segurança, por forma a evitar e prevenir a violação de políticas contabilísticas, garantindo a fiabilidade e comparabilidade da informação produzida.

4 - Os diferentes módulos da aplicação já implementados, são os seguintes:

a) IS-PS - Contabilidade orçamental;

b) FI - Documentos financeiros;

c) CO - Contabilidade analítica;

d) AM - Imobilizado.

5 - Serão definidos diferentes perfis de utilizador, de acordo com os módulos existentes, consoante a sua intervenção em todo o processo, por forma a evitar a utilização abusiva e desnecessária dos mesmos. Este processo de criação de perfis será um precioso auxílio para garantir o principio da segregação de funções.

6 - Poderão, sempre que necessário, ser implementadas outras aplicações informáticas, desde que enquadradas no espírito da lei e visando sempre o alcance dos objectivos estabelecidos no Plano Plurianual de Investimentos.

Artigo 5.º

Acompanhamento e revisão

1 - A Divisão Financeira reunirá os contributos dos departamentos e divisões decorrentes da aplicação das presentes normas, nas suas atribuições de acompanhamento e avaliação permanente do presente Regulamento.

2 - Aqueles contributos sustentarão a proposta de revisão e actualização do SCI que a Divisão Financeira remeterá à apreciação do presidente da Câmara ou do vereador do pelouro, pelo menos de dois em dois anos, que se assim o entender, submeterá à decisão do órgão executivo.

CAPÍTULO II

Princípios e regras

Artigo 6.º

Princípios orçamentais

Na elaboração e execução do orçamento das autarquias locais devem ser seguidos os princípios orçamentais:

a) Princípio da independência - a elaboração, aprovação e execução do orçamento das autarquias locais é independente do Orçamento do Estado;

b) Princípio da anualidade - os montantes previstos no orçamento são anuais, coincidindo o ano económico com o ano civil;

c) Princípio da unidade - o orçamento das autarquias locais é único;

d) Princípio da universalidade - o orçamento compreende todas as despesas e receitas, inclusive as dos serviços municipalizados, em termos globais, devendo o orçamento destes serviços apresentar-se em anexo;

e) Princípio do equilíbrio - o orçamento prevê os recursos necessários para cobrir todas as despesas, e as receitas correntes devem ser pelo menos iguais às despesas correntes;

f) Princípio da especificação - o orçamento discrimina suficientemente todas as despesas e receitas nele previstas;

g) Princípio da não consignação - o produto de quaisquer receitas não pode ser afecto à cobertura de determinadas despesas, salvo quando essa afectação for permitida por lei;

h) Princípio da não compensação - todas as despesas e receitas são inscritas pela sua importância integral, sem deduções de qualquer natureza.

Artigo 7.º

Princípios contabilísticos

A aplicação dos princípios contabilísticos fundamentais a seguir formulados deve conduzir à obtenção de uma imagem verdadeira e apropriada da situação financeira, dos resultados e da execução orçamental da entidade:

a) Princípio da entidade contabilística - constitui entidade contabilística todo o ente público ou de direito privado que esteja obrigado a elaborar e apresentar contas de acordo com o Plano Oficial de Contabilidade. Quando as estruturas organizativas e as necessidades de gestão e informação o requeiram, podem ser criadas subentidades contabilísticas, desde que esteja devidamente assegurada a coordenação com o sistema central;

b) Princípio da continuidade - considera-se que a entidade opera continuamente, com duração ilimitada;

c) Princípio da consistência - considera-se que a entidade não altera as suas políticas contabilísticas de um exercício para o outro. Se o fizer e a alteração tiver efeitos materialmente relevantes, esta deve ser referida de acordo com o anexo às demonstrações financeiras;

d) Princípio da especialização (ou do acréscimo) - os proveitos e os custos são reconhecidos quando obtidos ou incorridos, independentemente do seu recebimento ou pagamento, devendo incluir-se nas demonstrações financeiras dos períodos a que respeitem;

e) Princípio do custo histórico - os registos contabilísticos devem basear-se em custos de aquisição ou de produção;

f) Princípio da prudência - significa que é possível integrar nas contas um grau de precaução ao fazer as estimativas exigidas em condições de incerteza sem, contudo, permitir a criação de reservas ocultas ou provisões excessivas ou a deliberada quantificação de activos e proveitos por defeito ou de passivos e custos por excesso;

g) Princípio da materialidade - as demonstrações financeiras devem evidenciar todos os elementos que sejam relevantes e que possam afectar avaliações ou decisões dos órgãos das autarquias locais e dos interessados em geral;

h) Princípio da não compensação - os elementos das rubricas do activo e do passivo (balanço), dos custos e perdas e de proveitos e ganhos (demonstração de resultados) são apresentados em separado, não podendo ser compensados.

Artigo 8.º

Regras previsionais

A elaboração do orçamento das autarquias locais deve obedecer às seguintes regras previsionais:

a) As importâncias relativas aos impostos, taxas e tarifas a inscrever no orçamento, não podem ser superiores a metade das cobranças efectuadas nos últimos 24 meses que procedem o mês da sua elaboração, excepto no que respeita a receitas novas ou a actualizações dos imposto, bem como dos regulamentos das taxas e tarifas que já tenham sido objecto de deliberação, devendo-se, então, juntar ao orçamento os estudos ou análises técnicas elaborados para determinação dos seus montantes;

b) As importâncias relativas às transferências correntes e de capital só podem ser consideradas no orçamento desde que estejam em conformidade com a efectiva atribuição ou aprovação pela entidade competente, excepto quando se trate de receitas provenientes de fundos comunitários, em que os montantes das correspondentes dotações de despesas, resultantes de uma previsão de valor superior ao da receita de fundo comunitário aprovado, não podem ser utilizadas como contrapartida de alterações orçamentais para outras dotações;

c) Sem prejuízo do disposto na alínea anterior, até à publicação do orçamento do Estado para o ano a que respeita o orçamento autárquico as importâncias relativas às transferências financeiras, a título de participação das autarquias locais nos impostos do Estado, a considerar neste último orçamento, não podem ultrapassar as constantes do Orçamento do Estado em vigor, actualizadas com base na taxa de inflação prevista;

d) As importâncias relativas aos empréstimos só podem ser consideradas no orçamento depois da sua contratação, independentemente da eficácia do respectivo contrato;

e) As importâncias previstas para despesas com pessoal devem ter em conta apenas o pessoal que ocupe lugares de quadro, requisitado e em comissão de serviço ou contratos a termo certo, bem como aqueles cujos contratos ou abertura de concurso para ingresso ou acesso estejam devidamente aprovados no momento da elaboração do orçamento;

f) No orçamento inicial, as importâncias a considerar nas rubricas "remunerações de pessoal" devem corresponder à data da tabela de vencimentos em vigor.

Artigo 9.º

Princípios e regras na execução do orçamento

1 - Na execução do orçamento das autarquias locais devem ser respeitados os seguintes princípios e regras:

a) As receitas só podem ser liquidadas e arrecadadas se tiverem sido objecto de inscrição orçamental adequada;

b) A cobrança de receitas pode no entanto ser efectuada para além dos valores inscritos no orçamento;

c) As receitas liquidadas e não cobradas até 31 de Dezembro devem ser contabilizadas pelas correspondentes rubricas do orçamento do ano em que a cobrança se efectuar;

d) As despesas só podem ser cativadas, assumidas, autorizadas e pagas se, para além de serem legais, estiverem inscritas no orçamento e com dotação igual ou superior ao cabimento e ao compromisso, respectivamente;

e) As dotações orçamentais da despesa constituem o limite máximo a utilizar na sua realização;

f) As despesas a realizar com a compensação em receitas legalmente consignadas podem ser autorizadas até à concorrência das importâncias arrecadadas;

g) As ordens de pagamento de despesa caducam em 31 de Dezembro do ano a que respeitam, devendo o pagamento dos encargos regularmente assumidos e não pagos até essa data ser processado por conta das verbas adequadas do orçamento que estiver em vigor no momento em que se proceda ao seu pagamento;

h) O credor pode requerer o pagamento dos encargos referidos na alínea g) no prazo improrrogável de três anos a contar de 31 de Dezembro do ano a que respeita o crédito;

i) Os serviços, no prazo improrrogável definido na alínea anterior, devem tomar a iniciativa de satisfazer os encargos, assumidos e não pagos, sempre que não seja imputável ao credor a razão do não pagamento.

2 - Os documentos previsionais para o ano seguinte deverão ser preparados e apresentados ao executivo municipal até final do mês de Novembro.

3 - Para efeitos do disposto no número anterior, todos os responsáveis pelos diversos serviços da autarquia deverão fornecer, até 30 de Setembro, os elementos referentes a todos os investimentos e outras despesas a incluir nas grandes opções do plano e no orçamento do ano seguinte.

Artigo 10.º

Acumulações de funções

1 - A Divisão de Recursos Humanos deverá, através da elaboração de inquéritos individuais, garantir que nenhum funcionário se encontra em situação de incumprimento relativamente ao disposto no artigo 2.º do Decreto-Lei 413/93, de 23 de Dezembro, onde é referido que os titulares de órgãos, funcionários e agentes da administração pública local não podem exercer, por si ou por interposta pessoa, a título remunerado, em regime de trabalho autónomo ou de trabalho subordinado, actividades privadas concorrentes ou similares com as funções que exerçam na administração pública e que com esta sejam conflituantes, entre diversas outras situações de incompatibilidade que a lei prevê.

2 - A acumulação de funções, poderá ocorrer, de acordo com o artigo 7.º do citado decreto-lei, mediante autorização, dada pelo presidente da Câmara ou por vereador em quem tenha sido delegado tal competência.

CAPÍTULO III

Organização dos serviços

Artigo 11.º

Competências da administração municipal

As competências da administração municipal são as definidas para a Câmara Municipal e presidente da Câmara, nos termos da lei, contando com o apoio instrumental da organização dos departamentos, divisões e serviços, e de outras unidades orgânicas municipais.

Artigo 12.º

Gestão financeira e patrimonial

A unidade orgânica à qual está directamente cometida a gestão financeira e patrimonial do município é a Divisão Financeira.

Artigo 13.º

Funções comuns

Constituem funções comuns às diversas unidades orgânicas municipais:

a) Elaborar e submeter à aprovação da Câmara os regulamentos, normas e instruções que forem julgados necessários ao correcto exercício da respectiva actividade;

b) Colaborar na elaboração e no controlo de execução dos planos plurianuais e anuais e dos orçamentos municipais bem como assegurar os procedimentos necessários ao bom funcionamento do sistema de gestão municipal;

c) Preparar as minutas das propostas a submeter a deliberação da Câmara Municipal e assegurar a sua execução, bem como dos despachos do presidente ou vereador com competências delegadas;

d) Programar a actuação do serviço em consonância com os planos de actividades;

e) Dirigir a actividade das subunidades dos serviços dependentes e assegurar a correcta execução das respectivas tarefas dentro dos prazos determinados;

f) Gerir os recursos humanos, técnicos e patrimoniais afectos, garantindo a sua racionalização utilização;

g) Promover a valorização dos respectivos recursos humanos com base na formação profissional contínua, na participação, na disciplina laboral e na elevação do espírito de serviço público;

h) Promover o desenvolvimento tecnológico e a contínua adopção de medidas de natureza técnica e administrativa tendentes a simplificar e racionalizar métodos e processos de trabalho;

i) Colaborar no processo de aprovisionamento municipal ao nível do planeamento, da apreciação de propostas de fornecimento e definição de critérios técnicos e parâmetros de gestão;

j) Assegurar o melhor atendimento dos munícipes e o tratamento das questões e problemas por eles apresentados, individual ou organizadamente, e a sua pronta e eficiente resolução;

k) Colaborar activamente no processo de recolha, tratamento, produção e difusão de elementos informativos para a população relativos à actividade do serviço;

l) Manter uma prática permanente de informação e coordenação com os demais serviços de forma a assegurar coerência, eficácia e economia na realização das respectivas actividades;

m) Solicitar aos demais serviços a execução de acções ou tarefas complementares ou subsequentes a tarefas realizadas ou que necessitam dessas acções para prosseguimento, bem como responder com prontidão e eficácia às solicitações dos outros serviços;

n) Executar as tarefas inerentes ao recebimento, classificação e registo, distribuição, expedição e arquivo dos documentos;

o) Assegurar a gestão e manutenção das instalações afectas.

Artigo 14.º

Competências da Divisão Financeira

1 - Compete à Divisão Financeira:

a) Assegurar a execução de todas as tarefas que se insiram nos domínios da administração dos recursos financeiros e patrimoniais, de acordo com as disposições legais aplicáveis, normas internas estabelecidas e critérios de boa gestão;

b) Propor e colaborar na execução de medidas tendentes ao aperfeiçoamento organizacional e à racionalização de recursos e coordenar a interligação entre os vários sistemas de informação;

c) Promover, com a colaboração dos sectores operativos, a elaboração anual dos documentos previsionais - grandes opções do plano e orçamento;

d) Coordenar a actividade financeira, desde a elaboração de planos plurianuais de investimentos, orçamentos e restantes documentos contabilísticos, de acordo com as normas de execução contabilística em vigor;

e) Preparar as modificações orçamentais (alterações e revisões), nos termos em que forem definidas;

f) Elaborar, organizar e dar publicidade aos documentos de prestação de contas e preparar os elementos indispensáveis à elaboração do respectivo relatório;

g) Elaborar até ao dia 20 de cada mês, o plano de tesouraria referente ao mês seguinte;

h) Promover a execução de, pelo menos, quatro conferências anuais e aleatórias aos valores à guarda da tesouraria, para além dos que se encontram definidos por lei;

i) Para além das conferências referidas na alínea anterior, será efectuada a conferência mensal, no último dia útil de cada mês, dos valores presentes na tesouraria, através de um funcionário designado para o efeito, que não se encontre afecto à mesma e que não tenha acesso às respectivas contas;

j) Preparar os documentos financeiros cuja remessa a entidades oficiais seja o legalmente exigida, nomeadamente a declaração anual de informação contabilística e fiscal;

k) Apreciar os balancetes diários de tesouraria, tendo em conta o plano mensal apresentado;

l) Arrecadar as receitas municipais e proceder ao pagamento das despesas, nos termos definidos neste diploma, e nas demais normas legais e regulamentos aplicáveis;

m) Apresentar balancetes mensais referentes ao cumprimento do Plano Plurianual de Investimentos e do Orçamento, bem como fazer a respectiva apreciação técnica, sobre os aspectos mais relevantes;

n) Acompanhar o movimento de valores e comprovar mensalmente, o saldo das diversas contas bancárias;

o) Colocar e manter em funcionamento processo de compras idóneo, que assegure a defesa dos legítimos interesses do município e respeite os preceitos legais aplicáveis;

p) Articular a actividade das diversas unidades orgânicas, definindo a circulação documental e assegurando o conhecimento permanente da situação de cada processo;

q) Promover todos os demais procedimentos de índole financeira;

r) Supervisionar os meios de comunicação, nomeadamente, telefones fixos e telemóveis;

s) Garantir que os registos contabilísticos se façam atempadamente, e de forma organizada, permitindo uma fácil consulta;

t) Promover o acompanhamento e controlo de orçamento e do Plano Plurianual de Investimentos;

u) Promover a verificação permanente do movimento de fundos de tesouraria e de documentos de receita e despesa;

v) Apresentar relatórios de ocorrência, sempre que tal se justifique, por incumprimento de normas legais ou regulamentares;

w) Emitir os documentos de receita e de despesa, bem como os demais documentos que suportem registos contabilísticos;

x) Promover os registos contabilísticos referentes aos actos que provoquem modificação quantitativa ou qualitativa do património;

y) Proceder ao levantamento dos bens existentes;

z) Preparar e manter actualizado, o registo e o cadastro dos bens imóveis bem como as respectivas inscrições e abates dos bens móveis, propriedade do município;

aa) Preparar e manter actualizado o cadastro dos bens do domínio público;

bb) Manter os registos com os elementos necessários ao preenchimento das fichas de amortização;

cc) Organizar e dar sequência aos processos que afectem a dimensão ou a natureza do património da autarquia, quando não existam subunidades orgânicas com essa finalidade.

2 - Para efeitos de controlo de execução orçamental e planeamento, deverão trimestralmente ser emitidos pela Divisão Financeira, mapas de execução do PPI e do orçamento que serão discutidos e analisados por todos os responsáveis dos departamentos e divisões com o objectivo de coordenação de serviços e prestação de contas.

3 - Dos processos administrativo-financeiros referentes às candidaturas aprovadas e homologadas, deverão constar todos os documentos originais com ela relacionados e também cópia de todos os outros (autos, informações técnicas, deliberações, facturas, ordens de pagamento e recibos, entre outros). No caso de plantas e desenhos relacionados com o projecto em execução, poderá ser indicada no processo a identificação dos originais por forma a que seja fácil e imediata a sua localização em caso de necessidade.

4 - O Serviço de Acompanhamento e Controlo de Projectos Comparticipados deverá providenciar para que toda a despesa, quando for, enviada para os gestores dos diferentes programas esteja já processada e com ordem de pagamento emitida, permitindo o seu pagamento nos prazos superiormente estabelecidos, aquando do recebimento das comparticipações.

Artigo 15.º

Tesouraria

1 - Compete aos Serviços de Tesouraria:

a) Proceder à arrecadação de receitas e ao pagamento de despesas, nos termos legais e regulamentares e no respeito das instruções de serviço;

b) Liquidar juros moratórios, referentes à arrecadação de receitas;

c) Proceder à guarda de valores monetários;

d) Proceder ao depósito, em instituições bancárias, de valores monetários excedentes em tesouraria, nos termos definidos neste diploma;

e) Movimentar, em conjunto com o presidente da Câmara, ou vereador com competência delegada para o efeito, os fundos depositados em instituições bancárias;

f) Elaborar balancetes diários de tesouraria, onde constem todas as contas bancárias, para além de todos os outros mapas legais obrigatórios;

g) Manter permanentemente actualizadas as conta-correntes referentes a todas as instituições bancárias, onde se encontrem contas abertas em nome da autarquia.

2 - A tesouraria deverá encontrar-se instalada em local que reúna as condições de segurança apropriadas para o efeito.

3 - O cofre colocado dentro do espaço da tesouraria deverá estar em local seguro e fora do alcance ou visibilidade por parte dos munícipes.

Artigo 16.º

Comunicações

1 - A análise de utilização dos meios de comunicação telefónica, fixos e móveis, da Câmara Municipal efectuada em articulação com a Divisão Financeira, de acordo com a alínea r) do artigo 14.º, deverá ser feita com o objectivo de reduzir custos sem comprometer a eficácia de funcionamento.

2 - A evolução dos condicionalismos financeiros existentes determina a necessidade da manutenção e reforço das medidas de contenção sobre a utilização dos meios de comunicação;

3 - Em regra, a tudo o que for omisso neste artigo, aplicar-se-ão as disposições previstas em Regulamento próprio, as normas de racionalização e contenção de custos dos meios de comunicação telefónica da Câmara Municipal de Tomar.

CAPÍTULO IV

Disponibilidades

Artigo 17.º

Valores em caixa

1 - Existe uma caixa em funcionamento na tesouraria da Câmara Municipal de Tomar, sita na Praça da República, 2300-550 Tomar e outra no Edifício da Escavação, situado na Avenida do Marquês de Tomar, 2300-586 Tomar.

2 - A importância em numerário existente na caixa da tesouraria municipal, não deve ser inferior a 1000 euros nem exceder o montante máximo de 2500 euros. Estes montantes são definidos e revistos, sempre que se justifique, pelo órgão executivo do município, tendo em conta as necessidades diárias da autarquia. Do valor em numerário existente na caixa da tesouraria municipal, fará parte 100 euros, colocados no posto de cobrança do Edifício da Escavação para facilitar e possibilitar os trocos.

3 - Sempre que no final de cada dia se apure um montante acima do limite máximo mencionado no número anterior, o mesmo deverá ser depositado numa das contas bancárias da autarquia, ainda no próprio dia se possível, ou no dia seguinte.

4 - Deverá ser providenciado pelo responsável pela Divisão Financeira a solicitação às entidades bancárias para que alternadamente e de uma forma rotativa seja feita a recolha diária, dos valores e numerário, junto da tesouraria municipal e do posto de cobrança do Edifício da Escavação, minimizando desta forma os riscos associados ao seu transporte.

Artigo 18.º

Postos de cobrança

1 - Podem ainda existir outros postos de cobrança externos, ao mencionado no n.º 1 do artigo 17.º, por forma a facilitar o recebimento das várias receitas, sendo a sua abertura e respectivas regras de funcionamento definidas pelo executivo municipal.

2 - Sendo possível, todos os postos de cobrança externos existentes deverão fazer a entrega da receita, em regra, até às 10 horas do dia útil seguinte, mediante a apresentação da correspondente guia de recebimento, emitida no Serviço de Taxas e Licenças, após conferência dos documentos apresentados.

3 - As receitas cobradas nos serviços externos, onde não seja viável a entrega diária, deverão efectuar depósitos parciais, sempre que o valor recebido assim o justificar, apresentando aquando da prestação de contas periódica (semanal ou mensal), junto da tesouraria, os respectivos talões de depósito.

4 - A arrecadação de receita deverá constar de regulamento específico definindo, entre outras coisa, circuitos, regras e periodicidade.

Artigo 19.º

Abertura e movimentação de contas bancárias

1 - Compete ao órgão executivo a decisão de abrir contas bancárias tituladas pela autarquia, sob proposta da Divisão Financeira ou por iniciativa própria sempre tendo presente a defesa dos interesses da autarquia, nomeadamente em termos de remuneração.

2 - A movimentação das contas bancárias tituladas pela autarquia é feita, simultaneamente, pelo tesoureiro e pelo presidente da Câmara ou um vereador com competência delegada.

3 - O tesoureiro, referido no número anterior, aquando das suas faltas e impedimentos, poderá ser substituído por outros funcionários, propostos pelo chefe da Divisão Financeira e nomeados pelo órgão executivo.

4 - As assinaturas dos funcionários referidos no número anterior, deverão constar das fichas de assinatura dos bancos, por forma a que não seja limitativo para o atendimento ao público o facto de o Serviço de Tesouraria estar a ser assegurado por um daqueles funcionários.

5 - Para além da assinatura do presidente, ou do vereador que o substituir, os cheques terão a assinatura do tesoureiro ou de quem o substituir.

6 - Os funcionários designados nos termos do n.º 3 receberão abono para falhas e prestarão caução nos termos da lei.

7 - O disposto no número anterior é válido para os funcionários nomeados para desempenhar funções no posto de cobrança do Edifício da Escavação ou de outros a criar no âmbito do n.º 1 do artigo 18.º, sempre que a legislação em vigor o permita.

Artigo 20.º

Pagamentos

1 - Os pagamentos devem ser feitos, preferencialmente e sempre que possível, por transferência bancária.

2 - O pagamento por meio de cheque (sempre cruzado) ou em numerário poderá ser utilizado, como alternativa, em função do montante a pagar.

3 - Os pagamentos a efectuar em numerário, de um modo geral, não deverão exceder o valor de 100 euros.

4 - No acto do pagamento, deverá ser verificado pelo Serviço de Contabilidade e Seguros, o cumprimento do disposto no n.º 1 do artigo 11.º do Decreto-Lei 411/91, de 17 de Outubro (apresentação de declaração comprovativa da situação contributiva perante as instituições de previdência ou de segurança social que as abranjam).

5 - Caso não se verifique o disposto no número anterior, deverá ser aplicado o n.º 2 do artigo 11.º do referido decreto-lei.

6 - Nas ordens de pagamento relativas a contratos de empreitada, tarefas e fornecimentos de obras públicas, far-se-á a dedução de 0,5% a favor da CGA, depositando o respectivo produto, numa conta bancária própria, nos termos da legislação em vigor.

7 - No acto do pagamento deve ser entregue o respectivo recibo, e, na falta deste é necessário apor o carimbo e assinatura da entidade na ordem de pagamento, juntar o respectivo oficio a remeter o cheque ou o comprovativo de envio do suporte informático para a transferência bancária.

8 - Os pagamentos previstos no n.º 2, deverão ser, tanto quanto possível, concentrados nas quintas-feiras e sextas-feiras, por forma a optimizar a eficiência do sistema implementado e a maximizar a eficácia dos recursos disponíveis.

9 - Sempre que forem atribuídos subsídios ou comparticipações a colectividades, associações, clubes ou outras entidades sem fins lucrativos legalmente constituídos, deverá na altura do seu pagamento ser solicitado um relatório de execução, descrevendo de forma clara se os objectivos a que se propunham os seus promotores foram alcançados.

10 - O relatório de execução referido no número anterior deverá ser visto e aprovado pelo serviço responsável pela proposta de atribuição do referido subsídio, que transmitirá à Divisão Financeira o resultado desta análise.

Artigo 21.º

Emissão e guarda de cheques

1 - Os cheques serão emitidos no Serviço de Contabilidade e Seguros e apensos à respectiva ordem de pagamento, onde deverá constar o registo do nome da entidade bancária e o número do cheque, sendo remetidos à tesouraria para pagamento, após serem devidamente subscritos, pelo presidente da Câmara ou vereador com competência delegada e autenticados através do selo branco.

2 - A assinatura de cheques só deve ser feita na presença da respectiva ordem de pagamento devidamente rubricada por dois funcionários da Divisão Financeira (um administrativo e o chefe de Divisão ou quem o substitua), que procedam à respectiva conferência do valor e do beneficiário.

3 - Os cheques não preenchidos ficam, no Serviço de Contabilidade e Seguros, à guarda do funcionário nomeado pelo chefe da Divisão Financeira para o efeito, o qual deverá providenciar no sentido de ficar com uma cópia de cada cheque emitido.

4 - Os cheques que venham a ser anulados após a sua emissão, serão arquivados sequencialmente pelo Serviço de Contabilidade e Seguros, após a inutilização das assinaturas, quando as houver.

Artigo 22.º

Cobrança de receitas

1 - A cobrança de receitas municipais por entidades diversas do tesoureiro, é feita diariamente utilizando os meios definidos pelo órgão executivo, através da emissão de documentos de receita, que indiquem o Serviço de Cobrança.

2 - Os documentos de receita previstos no número anterior, numerados sequencialmente, serão fornecidos pelo Serviço de Taxas e Licenças aos serviços que estejam autorizados a realizar cobranças.

3 - Aquando da emissão da guia de recebimento, será feita conferência dos documentos de receita distribuídos, sendo devolvidos ao Serviço de Taxas e Licenças aqueles que tenham sido inutilizados.

4 - As receitas cobradas nos termos do presente artigo deverão dar entrada na tesouraria, obedecendo aos procedimentos estipulados no artigo 18.º, através da emissão da competente guia de recebimento emitida pelo serviço recebedor.

5 - A receita proveniente de operações de tesouraria deverá ser depositada numa conta própria e especifica para o efeito, evidenciando diariamente de uma forma clara e inequívoca no balancete o valor total retido.

6 - Esta conta bancária terá que se encontrar sempre disponível e com total liquidez para efectuar pagamentos ou responder a pedidos de libertação.

7 - A Divisão Financeira, através do seu Serviço de Acompanhamento e Controlo de Projectos Comparticipados, deverá manter actualizada a conta corrente das diversas candidaturas (nacionais e comunitárias) aprovadas por forma a explicitar os valores recebidos e os justificados.

8 - As candidaturas aprovadas e em execução serão acompanhadas pelo Serviço de Acompanhamento e Controlo de Projectos Comparticipados constituindo e mantendo actualizado o dossier administrativo-financeiro cumprindo o determinado pelas disposições legais nesta matéria, nomeadamente a indicação ao executivo da obrigatoriedade da abertura de conta bancária específica por projecto a partir de um determinado valor de comparticipação.

Artigo 23.º

Reconciliações bancárias

1 - As reconciliações bancárias são efectuadas mensalmente, confrontando os registos nos extractos bancários com os registos da contabilidade, por um funcionário, pertencente à Divisão Financeira, designado para o efeito e que não se encontre afecto à tesouraria, nem tenha acesso às contas correntes com as instituições de crédito.

2 - As reconciliações bancárias devem ser evidenciadas em impresso próprio, sendo visadas pelo chefe da Divisão Financeira.

3 - Quando se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias, estas são averiguadas e prontamente regularizadas, se tal se justificar.

Artigo 24.º

Cheques em trânsito

1 - Após cada reconciliação bancária, o Serviço de Contabilidade e Seguros analisa a validade dos cheques em trânsito, promovendo o respectivo cancelamento junto da instituição bancária, nas situações que o justifiquem, efectuando os necessários registos contabilísticos de regularização.

2 - Sempre que houver divergências entre os extractos enviados pelas instituições bancárias e a conta corrente existente na Câmara, deverão os Serviços de Contabilidade e Seguros solicitar o envio de extracto actualizado, permitindo assim evidenciar movimentos posteriores com data-valor anterior.

Artigo 25.º

Virtualização da receita

1 - Compete à Câmara Municipal definir e aprovar a relação das receitas que devem ser objecto de cobrança virtual, a qual é apresentada sob proposta do presidente da Câmara Municipal, mediante informação da Divisão Administrativa e Tecnologias de Informação;

2 - As receitas são cobradas virtualmente se os respectivos documentos de cobrança forem debitados ao tesoureiro, na sequência da deliberação camarária, conforme o disposto no número anterior.

Artigo 26.º

Responsabilidade do tesoureiro

1 - O estado de responsabilidade do tesoureiro pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda é verificado, na presença daquele ou seu substituto, através da contagem física do numerário e documentos sob a sua responsabilidade, a realizar pelos funcionários que para o efeito forem designados, pelo chefe da Divisão Financeira, nas seguintes situações:

a) Trimestralmente, em dia a fixar pelo chefe da Divisão Financeira, aleatoriamente e sem aviso prévio;

b) No encerramento das contas de cada exercício económico;

c) No final e no início do mandato do órgão executivo eleito ou do órgão que o substitui, no caso de aquele ter sido dissolvido;

d) Quando for substituído o tesoureiro.

2 - O tesoureiro responde directamente perante o órgão executivo pelo conjunto das importâncias que lhe são confiadas, e os outros funcionários e agentes em serviço na tesouraria respondem perante o respectivo tesoureiro pelos seus actos e omissões que se traduzam em situações de alcance, qualquer que seja a sua natureza.

3 - Para efeitos do previsto no número anterior, o tesoureiro deve estabelecer um sistema de apuramento diário de contas relativo a cada caixa, transmitindo as ocorrências ao chefe da Divisão Financeira.

4 - O tesoureiro é responsável pelo rigoroso funcionamento da tesouraria, nos seus diversos aspectos.

5 - A responsabilidade do tesoureiro cessa no caso de os factos apurados não lhe serem imputáveis e não estivessem ao alcance do seu conhecimento.

Artigo 27.º

Contagem dos montantes na tesouraria

1 - São lavrados termos da contagem dos montantes sob a responsabilidade do tesoureiro, assinados pelos seus intervenientes, e, obrigatoriamente, pelo presidente da Câmara, pelo chefe da Divisão Financeira e pelo tesoureiro, no final e no início do mandato do órgão executivo.

2 - Em caso de substituição do tesoureiro, os termos de contagem serão assinados igualmente pelo tesoureiro cessante.

3 - Só deverão estar no cofre da tesouraria os valores expressos no resumo diário de tesouraria.

4 - A chave do cofre e o seu segredo estará na posse do tesoureiro e ou de alguém por ele indicado e que o substitua.

Artigo 28.º

Actualização de contas correntes

1 - Para efeitos de controlo de tesouraria e do endividamento são obtidos junto das instituições de crédito extractos de todas as contas de que a autarquia local é titular.

2 - Estes extractos deverão permitir, ao serviço responsável pelo acompanhamento da amortização dos empréstimos contratados, a conferência do cumprimento do estabelecido nos contrato assinados.

3 - No âmbito da segregação de funções, compete ao Serviço de Contabilidade e Seguros manter uma conta corrente relativa às instituições bancárias, devendo, no entanto, existir outra na tesouraria, permitindo assim o controlo cruzado da mesma.

Artigo 29.º

Acções inspectivas

Sempre que, no âmbito das acções inspectivas, se realize a contagem dos montantes sob responsabilidade do tesoureiro, o presidente do órgão executivo, mediante requisição do inspector ou do inquiridor, deve dar instruções às instituições de crédito para que forneçam directamente àquele todos os elementos de que necessite para o exercício das suas funções.

CAPÍTULO V

Contas de terceiros

Artigo 30.º

Aquisições

1 - As compras são promovidas pelos serviços onde surge a necessidade, com base em requisição externa ou contrato, após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente em matéria de realização de despesas públicas com aquisição de bens e serviços.

2 - O serviço verifica se o processo de aquisição está ou não sujeito a concurso ou simples consulta.

3 - Estando sujeito a concurso, será emitida a respectiva informação ao responsável pelo pelouro, o qual procede à escolha e à autorização do procedimento que é aprovado por despacho ou por deliberação camarária, com base no Decreto-Lei 197/99, de 8 de Junho, referente ao Regime Jurídico de Realização de Despesas Públicas e da Contratação Pública, relativa à Locação e Aquisição de Bens Móveis e Serviços, tendo por base:

a) Concurso público;

b) Concurso limitado por prévia quantificação;

c) Por negociação com publicação prévia de anúncio;

d) Por negociação sem publicação prévia de anúncio;

e) Concurso limitado sem apresentação de candidaturas;

f) Com consulta prévia;

g) Ajuste directo.

4 - Em conformidade com cada uma das opções, será iniciado o processo nos termos legais, aplicando os procedimentos previstos no Decreto-Lei 197/99, de 8 de Junho.

5 - A requisição externa deve mencionar as quantidades e todas as especificações dos artigos a adquirir, preço unitário, descontos, prazos de entrega e condições de pagamento, entre outros elementos igualmente importantes.

6 - As requisições externas são elaboradas pelo Serviço de Contabilidade e Seguros a partir do pedido interno, devidamente autorizado, nos prazos de:

a) Muito urgente - meio dia;

b) Urgente - um dia;

c) Normais - três dias;

d) Correntes - uma semana.

7 - Nenhuma compra ou aquisição poderá ser efectuada junto de qualquer fornecedor sem a apresentação da respectiva requisição, sob pena de não ser posteriormente reconhecida esta despesa, que terá, neste caso, de ser assumida por quem a efectuou.

8 - A requisição externa só será assinada por quem autorize a despesa depois de devidamente cabimentada pelo Serviço de Contabilidade e Seguros.

9 - A entrega de bens é efectuada junto do serviço requisitante, que deve proceder de imediato, à conferência física, qualitativa e quantitativa dos mesmos.

Artigo 31.º

Conferência de facturas e outros documentos

1 - No Serviço de Contabilidade e Seguros, procede-se à conferência das facturas com a guia de remessa e requisição externa, devendo a factura apresentar prova de que foi apropriadamente conferida através da aposição de designação adequada, onde conste a menção "conferida/recebido", uma vez que a situação se encontre perfeitamente regularizada, são emitidas as ordens de pagamento.

2 - O Serviço de Contabilidade e Seguros deve classificar contabilisticamente a factura com indicação dos códigos da conta ou contas a movimentar e do código da conta do fornecedor.

3 - No caso de facturas recebidas com mais de uma via, é aposto nas cópias, de forma clara e evidente, um carimbo com a menção de duplicado.

4 - Quando a factura é recepcionada no Serviço de Contabilidade e Seguros, já lá se encontram todos os documentos que vão ser necessários para a sua adequada conferência.

5 - A conferência da factura engloba dois aspectos distintos:

a) A confirmação que o fornecedor facturou aquilo que lhe foi encomendado e que foi, efectivamente, recebido e nas condições acordadas;

b) A confirmação da veracidade dos cálculos aritméticos da mesma factura.

6 - Deve ser aposto na factura um carimbo com a indicação de que foi paga e com que meios, conferida e por quem, além da sua classificação contabilística.

7 - A conferência das facturas para fins de pagamento compreende:

a) A verificação das condições acordadas para pagamentos, preços, quantidades, constantes da requisição externa;

b) A verificação dos artigos e quantidades mencionados na factura com as guias de entrada;

c) A verificação dos cálculos, como somas, multiplicações, descontos e outros;

d) A verificação das despesas adicionais de compra como fretes, seguros, instalação e montagem e outras.

8 - De cada uma das empreitadas deverá existir no Serviço de Acompanhamento e Controlo de Projectos Comparticipados uma conta corrente permanentemente actualizada, para o que deverão recolher as informações necessárias junto do serviço responsável pela execução.

Artigo 32.º

Contas de terceiros e endividamento

1 - Trimestralmente, deverá ser feita reconciliação entre os extractos de conta corrente dos clientes e dos fornecedores com as respectivas contas da autarquia, por funcionário designado pelo chefe da Divisão Financeira.

2 - As reconciliações referidas no número anterior aplicam-se, nos mesmos termos, às contas de outros devedores e credores, Estado e outros entes públicos e empréstimos com instituições bancárias, incluindo, nestes últimos, o controlo do cálculo dos juros e a confirmação dos saldos dos empréstimos vigentes, que deverão ser efectuados apenas anualmente.

3 - Todos os débitos e créditos de juros, antes de serem contabilizados, devem ser conferidos.

4 - As finalidades dos empréstimos contraídos e concedidos devem estar previamente definidas e, quanto aos primeiros, o pedido de autorização à Assembleia Municipal para a sua contracção deve ser acompanhado de informação sobre as condições praticadas em, pelo menos, três instituições de crédito, bem como do mapa demonstrativo da capacidade de endividamento municipal, no caso de empréstimos de médio e longo prazos.

5 - O endividamento municipal deverá orientar-se por princípios de rigor e eficiência, prosseguindo os objectivos de:

a) Minimização de custos directos e indirectos numa perspectiva de longo prazo;

b) Garantia de uma distribuição equilibrada de custos pelos vários orçamentos anuais;

c) Prevenção de excessiva concentração temporal de amortização;

d) Não exposição a riscos excessivos.

6 - Para efeitos de controlo do endividamento, são obtidos junto das instituições bancárias extractos de todas as contas que o município é titular e sempre que se justifique, o chefe da Divisão Financeira apresentará um relatório sobre a situação financeira, tendo em conta os limites fixados por lei.

7 - A solicitação de fornecedores ou por iniciativa do responsável do pelouro financeiro, poderão ser assinados contratos de factoring respeitantes a facturas em dívida, garantindo que daqui não resultem encargos superiores aos permitidos por lei e assegurando prazos de pagamento compatíveis com as previsões de disponibilidades de tesouraria.

Artigo 33.º

Subsídios

1 - Os subsídios que o órgão executivo atribuir deverão cumprir o disposto na Lei 169/99, de 18 de Setembro, nomeadamente:

a) As entidades beneficiárias têm que se encontrar legalmente constituídas;

b) Têm de prosseguir fins de interesse público na área do município.

2 - Dos subsídios concedidos deverá ser dada publicitação no âmbito do disposto no artigo 1.º da Lei 26/94, de 19 de Agosto.

3 - Todas entidades subsidiadas deverão apresentar anualmente contas e ou relatórios de actividades.

CAPÍTULO VI

Existências

Artigo 34.º

Armazém e depósito

1 - As entradas ou saídas dos materiais dos armazéns apenas é permitida mediante a respectiva guia de remessa ou requisição interna devidamente autorizada.

2 - As sobras de materiais darão, obrigatoriamente, entrada em armazém, através da competente guia.

Artigo 35.º

Recepção de bens

1 - É expressamente proibido recepcionar qualquer bem sem que o mesmo venha acompanhado pela competente guia de transporte ou equivalente.

2 - Na recepção de qualquer bem deverá ter-se sempre presente a encomenda que foi efectuada, existindo a preocupação de confrontar este documento com a entrega realizada.

Artigo 36.º

Verificação

1 - O serviço a que se destina o bem deve proceder à verificação da factura, e de imediato enviar a mesma ao Serviço de Contabilidade e Seguros para que se possa promover o seu pagamento dentro dos prazos estabelecidos para o efeito.

2 - Para efeitos do disposto no número anterior o funcionário que recepcionar o bem deverá apor a sua assinatura e função (legíveis) assim como a referência incluída no n.º 1 do artigo 31.º

CAPÍTULO VII

Imobilizado

Artigo 37.º

Fichas de imobilizado

As fichas de imobilizado são mantidas permanentemente actualizadas no Serviço de Património e Inventário.

Artigo 38.º

Inventário

1 - O inventário do município deverá manter-se permanentemente actualizado. Nele deverão constar todos os bens e equipamentos propriedade da autarquia.

2 - Para o efeito previsto no número anterior, o Serviço de Contabilidade e Seguros entregará ao Serviço de Património e Inventário cópia do respectivo título, no momento da liquidação.

Artigo 39.º

Abate

1 - Sempre que, por qualquer motivo, um bem ou equipamento seja considerado obsoleto, deteriorado ou depreciado, deve o serviço ao qual o mesmo esteja distribuído comunicar tal facto ao Serviço de Património e Inventário.

2 - No caso de abatimento por incapacidade do bem, deverá o serviço responsável por aquele apresentar a correspondente proposta de abate. O abate só produzirá efeito após a sua autorização superior.

Artigo 40.º

Inscrição matricial e registo

1 - Sempre que pelo município, seja adquirido um prédio, rústico ou urbano, deverá a Divisão de Serviços Jurídicos e Notariado logo após a outorga da escritura, promover a sua inscrição matricial e registá-lo no organismo competente, em nome da autarquia.

2 - Se o imóvel constituir um prédio urbano, com excepção de terrenos para construção, deverá o serviço designado, em cada caso, providenciar junto das entidades competentes o averbamento da titularidade ou o cancelamento, dos contratos de saneamento básico, de fornecimento de energia eléctrica e de serviço de telefone, entre outros.

Artigo 41.º

Chaves

As chaves dos bens imóveis propriedade do município ficarão com o responsável pela sua utilização e manutenção.

Artigo 42.º

Aquisições de imobilizado

1 - As aquisições de imobilizado efectuam-se de acordo com o Plano Plurianual de Investimentos e seguindo orientações que o órgão executivo entenda emitir.

2 - Estas aquisições são efectuadas com base em requisições externas ou documentos equivalentes, designadamente contratos, emitidos ou celebrados pela entidade competente para autorizar a despesa, após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis.

Artigo 43.º

Reconciliações e verificações

1 - A realização de reconciliações entre os registos das fichas e os registos contabilísticos, quanto aos montantes de aquisições e das amortizações acumuladas, deverão ser feitas semestralmente, pelo Serviço de Património e Inventário.

2 - A verificação física dos bens do activo imobilizado e a sua confirmação com os registos, deverá efectuar-se semestralmente, procedendo-se à regularização a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.

CAPÍTULO VIII

Fundos de maneio

Artigo 44.º

Constituição

Em caso de reconhecida necessidade o órgão executivo do município, pode deliberar sobre a constituição de fundos de maneio, para acorrer a pequenas despesas correntes consideradas urgentes e inadiáveis.

Artigo 45.º

Funcionamento e regularização

1 - Cada um dos fundos de maneio será constituído e afectado segundo a sua natureza à correspondente classificação económica.

2 - A regularização é feita mensalmente, mediante a entrega obrigatória dos respectivos documentos de despesa, que serão descritos em documento elaborado para o efeito.

3 - O limite máximo mensal de cada fundo de maneio é o correspondente ao valor da sua constituição.

4 - Pelos fundos de maneio são efectuados unicamente pagamentos de pequenas despesas urgentes e inadiáveis.

5 - A reconstituição destes fundos é feita mensalmente, mediante o processamento dos valores correspondentes aos documentos de despesa apresentados, dentro dos limites estabelecidos.

6 - Os fundos de maneio constituídos serão objecto de contagem periódica, a todo o tempo, por parte de um funcionário independente e sem qualquer aviso prévio.

7 - A reposição dos fundos de maneio é feita, impreterivelmente, até 31 de Dezembro.

8 - Os responsáveis pela posse e utilização de fundos de maneio, devem proceder ao registo adequado das despesas pagas.

CAPÍTULO IX

Responsabilidade funcional

Artigo 46.º

Implicações disciplinares

A violação de regras estabelecidas no presente diploma, sempre que indicie infracção disciplinar, dará lugar à imediata instauração do procedimento competente, nos termos prescritos no estatuto disciplinar.

Artigo 47.º

Processo individual

As informações de serviço que dêem conta da violação das regras estabelecidas no presente diploma, integrarão o processo individual do funcionário visado, sendo levadas em linha de conta na atribuição da classificação de serviço relativo ao ano a que respeitem.

CAPÍTULO X

Disposições finais e transitórias

Artigo 48.º

Arquivo e inutilização de documentos

1 - Deverá ser mantido e devidamente conservado um arquivo onde facilmente se possam localizar todos os documentos de despesa paga, bem como dos processos que a ela conduziram e ainda da correspondência recebida e expedida.

2 - Nos termos da Portaria 503/86, de 9 de Setembro, e do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro, poderão ser inutilizados alguns dos documentos referidos no número anterior.

Artigo 49.º

Revogação e casos omissos

1 - São revogadas todas as normas internas e ordens de serviço actualmente em vigor na parte em que contrariem as regras e os princípios estabelecidos no presente diploma.

2 - Em regra geral tudo que for omisso neste Regulamento aplicar-se-ão as disposições legais previstas no POCAL e na restante legislação em vigor, aplicável às autarquias locais.

3 - Nos casos omissos e específicos em que se verifiquem dúvidas na sua aplicação, compete ao órgão executivo a resolução de qualquer situação não prevista neste diploma.

Artigo 50.º

Publicidade

Do presente diploma, bem como de todas as alterações que lhe venham a ser introduzidas, serão remetidas cópias à Inspecção-Geral de Finanças e à Inspecção-Geral da Administração do Território, dentro do prazo de 30 dias após a sua aprovação.

Artigo 51.º

Entrada em vigor

O presente diploma entra em vigor 15 dias após a sua aprovação.