Edital 441/2004 (2.ª série) - AP. - Professor Arménio da Assunção Pereira, presidente da Câmara Municipal de Paços de Ferreira:

Faz público que, ao abrigo da competência prevista na alínea a) do n.º 7 do artigo 64.º do Decreto-Lei 169/99, de 18 de Setembro, com as alterações introduzidas pela Lei 5-A/2002, de 11 de Janeiro, a Câmara Municipal, em reunião de 17 de Novembro de 2003, deliberou, por unanimidade, aprovar o Sistema de Controlo Interno da Câmara Municipal de Paços de Ferreira.

Para constar e produzir efeitos legais se publica este e outros de igual teor, que vão ser afixados nos lugares públicos de estilo.

5 de Março de 2004. - O Presidente da Câmara, Arménio da Assunção Pereira.

Normas do Sistema de Controlo Interno (tendo em conta o disposto no Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, com as alterações constantes da Lei 162/99, de 14 de Setembro, e do Decreto-Lei 315/2000, de 2 de Dezembro).

Preâmbulo

O Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais, adiante designado por POCAL, aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, sendo posteriormente alterado pela Lei 162/99, de 14 Setembro, e pelo Decreto-Lei 315/2000, de 2 de Setembro, consubstancia a reforma de administração financeira e das contas públicas no Sector de Administração Autárquica.

De acordo com o disposto no ponto 2.9.1 do POCAL, o sistema de controlo interno a adoptar pelas autarquias engloba, designadamente, o plano de organização, políticas, métodos e procedimentos de controlo, bem como todos os outros métodos e procedimentos definidos pelos responsáveis autárquicos que contribuam para assegurar o desenvolvimento das actividades de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação financeira fiável.

Segundo o ponto 2.9.3 do POCAL, o órgão executivo aprova e mantém em funcionamento o sistema de controlo interno adequado às actividades da autarquia local, assegurando o seu comportamento e avaliação permanente.

Assim, e ao abrigo da competência prevista na alínea a) do n.º 7 do artigo 64.º da Lei 169/99, de 18 de Setembro, com as alterações introduzidas pela Lei 5-A/2000, de 11 de Janeiro, a Câmara Municipal de Paços de Ferreira deliberou, em reunião ordinária de 17 de Novembro de 2003, aprovar as presentes Normas do Sistema de Controlo Interno, consubstanciadas nas seguintes disposições:

CAPÍTULO I

Disposições gerais

Artigo 1.º

Âmbito e aplicação

1 - Com as presentes Normas pretende-se o estabelecimento de um sistema de controlo interno onde seja identificado o plano de organização, bem como os métodos, regras e procedimentos a adoptar por este município de acordo com um conjunto de princípios que permitam alcançar uma maior eficácia na gestão de serviços.

2 - As presentes Normas do SCI são aplicáveis a todos os serviços municipais da Câmara Municipal de Paços de Ferreira.

3 - O incumprimento das presentes Normas constituirá infracção disciplinar, nos termos do Decreto-Lei 24/84, de 16 de Janeiro.

Artigo 2.º

Objecto

1 - As Normas do Sistema de Controlo Interno da Câmara Municipal de Paços Ferreira visam estabelecer um conjunto de regras e métodos e procedimentos de modo a assegurar:

a) A salvaguarda da legalidade e regularidade no que respeita à elaboração, execução e modificação dos documentos provisionais, à elaboração das demonstrações financeiras e ao sistema contabilístico;

b) O cumprimento dos deliberações dos órgãos e das decisões dos respectivos titulares;

c) A salvaguarda do património;

d) A aprovação e controlo dos documentos;

e) A exactidão e integridade dos registos contabilísticos;

f) O incremento da eficácia das operações;

g) A adequada utilização dos fundos e o cumprimento dos limites à assunção dos encargos;

h) O registo oportuno das operações pela quantia correcta nos documentos e livros apropriados e no período contabilístico a que respeitam, de acordo com as decisões de gestão e no respeito das normas legais;

i) O controlo das aplicações e do ambiente informático.

2 - As normas consagradas no presente SCI visam também assegurar o cumprimento das disposições legais e das normas internas aplicáveis às actividades municipais e a verificação da organização dos respectivos processos e documentos.

3 - Na definição das funções de controlo e na nomeação dos respectivos responsáveis atende-se:

a) À identificação das responsabilidades funcionais;

b) Aos circuitos obrigatórios dos documentos e às verificações respectivas;

c) Ao cumprimento do princípio da segregação das funções, nomeadamente no que diz respeito à separação entre o controlo físico e o processamento dos correspondentes registos;

4 - Os documentos escritos que integram os processos administrativos internos, todos os despachos e informações que sobre eles forem exarados, bem como os documentos do sistema contabilístico devem sempre identificar os eleitos, dirigentes, funcionários e agentes seus subscritores e a qualidade em que o fazem de forma bem legível.

5 - Para além do disposto nos números anteriores, as presentes Normas têm igualmente por base todas as disposições da estrutura orgânica da Câmara Municipal de Paços de Ferreira e respectivo funcionamento dos serviços municipais, adaptando-se naturalmente aos respectivos reajustamentos em matéria de reorganização e reestruturação, total ou parcial dos serviços da autarquia, que no futuro vierem a ser efectuados.

Artigo 3.º

Abreviaturas

Para efeitos do presente Sistema de Controlo Interno entende-se por:

DAJF - Departamento Administrativo, Jurídico e Financeiro;

DAS - Divisão de Águas e Saneamento

DCAJ - Divisão de Contencioso e Assessoria Jurídica;

DECDAS - Divisão de Educação, Cultura, Desporto e Acção Social;

DGA - Divisão de Gestão Administrativa;

DGFI - Divisão de Gestão Financeira e Informática;

DOM - Divisão de Obras Municipais

DOMIA - Departamento de Obras Municipais, Infra-Estruturas e Ambiente;

DOP - Divisão de Obras Particulares;

DOPU - Departamento de Obras Particulares e Urbanismo;

DPGU - Divisão de Planeamento e Gestão Urbanística;

DSUA - Divisão de Serviços Urbanos e Ambiente;

GAERJ - Gabinete de Assuntos Europeus e Relações Internacionais;

GAP - Gabinete de Apoio à Presidência;

GAJ - Gabinete de Assessoria Jurídica;

GI - Gabinete de Informática;

GIRP - Gabinete de Informação e Relações Públicas;

NSCI - Normas de Sistema de Controlo Interno;

OArm - Oficinas e Armazéns;

PDMR - Plano director Municipal de Paços de Ferreira

RESO - Repartição de Expediente dos Serviços Operativos;

RF - Repartição de Finanças;

RRH - Repartição de Recursos Humanos;

RTL - Repartição de Taxas e Licenças;

SA - Secção de Arquivo;

SAS - Secção de Aguas e Saneamento;

SC - Secção de Contabilidade;

SCEF - Secção de Contencioso e Execuções Fiscais;

SCM - Serviço de Controlo Metrológico;

SESG - Secção de Expediente e Serviços Gerais;

SOP - Secção de Obras Particulares;

SPA - Secção de Património e Aprovisionamento;

SPC - Serviço de Protecção Civil;

SRCF - Secção de Remuneração, Cadastro e Formação;

SRSP - Secção de Recrutamento e Selecção de Pessoal;

STE - Serviço de Transportes Escolares;

STL - Secção de Taxas e Licenças;

SVSP - Serviço de Veterinária e Sanidade Pecuária;

TES - Tesouraria.

Artigo 4.º

Pressupostos legais de sua aplicação

A aplicação das presentes Normas do SCI têm sempre em conta:

a) A verificação do cumprimento da Lei 169/99, de 18 de Setembro, com as alterações introduzidas pela Lei 5-A/2002, de 11 de Janeiro, que estabelece o quadro de competências assim como o Regime Jurídico de Funcionamento dos Órgãos das Autarquias Locais;

b) As verificações do cumprimento da Lei 42/98, de 6 de Agosto (Lei das Finanças Locais);

c) A verificação do cumprimento do Código do Procedimento Administrativo, publicado pelo Decreto-Lei 442/91, de 15 de Novembro, alterado e republicado pelo Decreto-Lei 6/96, de 31 de Janeiro;

d) A verificação do cumprimento do POCAL - Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais, publicado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, com as alterações constantes da Lei 162/99, de 14 de Setembro, e Decreto-Lei 315/2000, de 2 de Dezembro;

e) A verificação do cumprimento do Decreto-Lei 197/99, de 8 de Junho, relativo ao Regime Jurídico da Realização das Despesas Públicas e de Contratação Pública relativa à locação e aquisição de bens móveis e serviços;

f) A verificação do Decreto-Lei 59/99, de 2 de Março, com as alterações produzidas pela Lei 163/99, de 14 de Setembro, relativo ao Regime Jurídico das Empreitadas de Obras Públicas, perante os procedimentos inerentes ao concurso de empreitadas de obras públicas;

g) A verificação do cumprimento do Regulamento de Inventário e Cadastro do Património Municipal referente ao inventário de bens móveis e bens imóveis do município;

h) A verificação do cumprimento da tabela de taxas e licenças municipais;

i) A verificação do cumprimento do Regime Jurídico de Edificação e Urbanismo, publicado pelo Decreto-Lei 555/2000, alterado pelo Decreto-Lei 177/2002;

j) A verificação do cumprimento das disposições do PDMPF - Plano director Municipal de Paços de Ferreira;

k) A verificação do funcionamento das normas de organização das unidades orgânicas da Câmara Municipal;

l) A verificação do cumprimento dos restantes regulamentos municipais em vigor;

m) A verificação do cumprimento dos restantes diplomas legais aplicáveis às autarquias locais.

Artigo 5.º

Evolução do Sistema de Controlo Interno

O presente Sistema de Controlo Interno adaptar-se-á sempre que necessário às eventuais alterações de natureza legal que entretanto vierem a ser publicadas no Diário da República para aplicação às autarquias locais, bem como de outras normas de enquadramento e funcionamento local, deliberadas pela Câmara Municipal ou pela Assembleia Municipal de Paços de Ferreira, no âmbito das respectivas competências e atribuições legais;

CAPÍTULO II

Da organização, funções, competências e atribuições

SECÇÃO I

Da gestão municipal - órgão executivo

Artigo 6.º

Competências

As competências da administração municipal são as definidas para a Câmara Municipal e presidente da Câmara nos termos da lei, nomeadamente as previstas em artigos da Lei 169/99, de 18 de Setembro, com as alterações introduzidas pela Lei 5-A/2002, de 11 de Janeiro, contando com o apoio instrumental da organização de departamentos, divisões e serviços e de outras unidades orgânicas municipais.

SECÇÃO II

Dos serviços municipais (ver n ota 1)

Artigo 7.º

Normas de organização e funcionamento

A organização e funcionamento de todas as unidades orgânicas têm por base as normas previstas no presente SCI e as competências definidas nas Normas de Funcionamento e Organização dos Serviços Municipais aprovados pela Câmara Municipal e Assembleia de Paços de Ferreira, tendo em conta o conjunto de funções e competências atribuídas a cada unidade orgânica.

Artigo 8.º

Serviços de apoio

Os serviços de apoio à administração municipal estão organizados de acordo com a seguinte estrutura e cuja descrição de funções se encontram nas Normas de Funcionamento e Organização dos Serviços Municipais:

1) Gabinete de Apoio à Presidência;

2) Serviço Municipal de Protecção Civil;

3) Gabinete de Informação e Relações Públicas;

4) Apoio Administrativo

5) Serviço de Veterinária e Sanidade Pecuária;

6) Gabinete de Assuntos Europeus e Relações Internacionais.

Artigo 9.º

Serviço de Apoio Instrumental

A estrutura dos serviços de apoio instrumental, cujas funções de encontram descritas nas normas de funcionamento e organização dos serviços municipais é a seguinte:

1 - Departamento de Administração Jurídica e Financeira:

1.1 - Divisão Gestão Financeira e Informática;

1.2 - Divisão Gestão Administrativa;

1.3 - Divisão Contencioso Assessoria Jurídica.

Artigo 10.º

Serviços operativos

Os serviços operativos, cujas funções se encontram descritas nas Normas de Funcionamento e Organização dos Serviços Municipais, possuem a seguinte estrutura:

2 - Departamento de Obras Municipais, Infra-Estruturas e Ambiente:

2.1 - Divisão Obras Municipais;

2.2 - Divisão Aguas e Saneamento;

2.3 - Divisão Serviços Urbanos e Ambiente.

3 - Departamento de Obras Particulares e Urbanismo:

3.1 - Divisão de Obras Particulares;

3.2 - Divisão de Planeamento e Gestão Urbanística.

SECÇÃO III

Dos documentos oficiais e respectiva organização

Artigo 11.º

Definição de documentos oficiais

São considerados documentos oficiais do município todos aqueles que, pela sua natureza, representam actos administrativos fundamentais necessários à prova dos factos mais relevantes, tendo em conta o seu enquadramento legal e as correspondentes disposições aplicáveis às autarquias locais.

Artigo 12.º

Composição dos documentos oficiais

1 - São considerados documentos oficiais:

a) Os regulamentos e posturas municipais;

b) As deliberações da Câmara Municipal;

c) As actas das reuniões da Câmara Municipal;

d) Os despachos do presidente da Câmara ou vereadores com competência delegada;

e) As ordens de serviço;

f) As comunicações internas do presidente da Câmara ou dos vereadores com competência delegada;

g) As certidões emitidas para o exterior;

h) As escrituras diversas lavradas pelo notário privativo do município;

i) Os contratos diversos lavrados pelo oficial público do município;

j) Os livros de registo das escrituras diversas;

k) Os livros de registo dos contratos diversos;

l) O dossier de registo dos fundos de maneio;

m) Os protocolos e contratos-programa celebrados entre a Câmara Municipal e outras entidades públicas ou privadas;

n) As procurações da responsabilidade do presidente da Câmara

o) O orçamento municipal e as grandes opções do plano;

p) Documentos de prestação de contas do município;

q) O quadro de pessoal do município;

r) As ordens de pagamento;

s) As guias de recebimento;

t) As requisições externas;

u) A requisição interna de materiais e de bens móveis (SCI 02) (ver documento elaborado);

v) Os programas de concurso e caderno de encargos;

w) Os ofícios enviados para o exterior;

x) As facturas emitidas a diversas entidades externas;

y) Os telefax (SCI 03) e e-mails enviados para o exterior (ver documento elaborado);

z) Os alvarás de loteamento;

aa) As Licenças;

bb) Os autos de consignação das empreitadas de obras públicas;

cc) Os autos de recepção provisória e definitiva das obras;

dd) As actas dos júris dos concursos de admissão de pessoal;

ee) As actas dos júris de concursos de fornecimento bens de locação, aluguer e aquisição de serviços e de empreitadas de obras públicas;

ff) As actas das comissões de abertura e de aquisição das propostas dos concursos de empreitada de obras públicas e de fornecimento de bens, locação, aluguer e aquisição de serviços;

gg) Informação inter-serviços (SCI 04) (ver documento elaborado);

hh) Todos os documentos contabilísticos obrigatórios no âmbito do POCAL;

ii) Outros documentos municipais não previstos nas alíneas anteriores, mas que sejam ou venham a ser considerados oficiais tendo em conta a sua natureza específica e enquadramento local.

Artigo 13.º

Organização dos documentos oficiais

A organização e arquivo dos documentos oficiais referidos no artigo anterior obedecerá às seguintes regras gerais:

a) Os originais dos documentos referidos nas alíneas b) e c) são arquivados no Serviço de Notariado do DAJF. Os originais dos regulamentos municipais mencionados na alínea a) são também arquivados no mesmo serviço em dossiers adequados;

b) Os originais dos documentos referidos nas alíneas d), e) e f) são numerados sequencialmente em cada ano civil, sendo arquivados em dossiers adequados no Gabinete de Apoio à Presidência (GAP);

c) Os documentos referidos na alínea g) são arquivados sequencialmente nos respectivos processos, devendo uma cópia ser arquivada na Secção de Expediente e Serviços Gerais (SESG);

d) Os documentos referidos nas alíneas h) e i) e os livros referidos nas alíneas j) e k) são numerados sequencialmente, organizados e arquivados no Serviço de Notariado do Departamento Administrativo, Jurídico e Financeiro (DAJF);

e) O registo dos fundos de maneio referido na alínea l) é escriturado, controlado e assinado pelo chefe da DGFI;

f) Os originais dos documentos mencionados nas alíneas o) e p) são organizados e preparados na Divisão de Gestão Financeira e Informática em colaboração com o DAJF;

g) Os documentos referidos na alínea m) são organizados e arquivados nas unidades orgânicas que intervierem directamente na sua execução, devendo uma cópia ser arquivada nos Serviços de Notariado do DAJF;

h) Os originais dos documentos mencionados na alínea n) são arquivados sequencialmente no GAP;

i) Os originais e os comprovativos dos documentos mencionados na alínea r) são numerados sequencialmente em cada exercício económico coincidente com o ano civil, sendo arquivados na Secção de Contabilidade;

j) Os documentos mencionados na alínea s) são numerados sequencialmente em cada exercício económico coincidente com o ano civil, sendo o original entregue ao munícipe, o duplicado arquivado na Secção de Contabilidade e o triplicado arquivado nos serviços emissores;

k) Os originais e duplicados das requisições externas referidas na alínea t) são numerados sequencialmente em cada exercício económico coincidente com o ano civil, sendo o original e duplicado remetidos aos fornecedores, o triplicado para o armazém/economato e o quadruplicado arquivado na Secção de Contabilidade da Divisão de Gestão Financeira e Informática;

l) As requisições internas mencionadas na alínea u) devem ser emitidas pelos serviços requisitantes à Secção de Património e Aprovisionamento que desencadeará o seu encaminhamento conforme adiante se explicitará nos termos do artigo 42.º;

m) O original do quadro de pessoal mencionado na alínea q) é organizado e arquivado na Secção de Recrutamento e Selecção de Pessoal da Repartição de Recursos Humanos;

n) Os originais dos programas de concurso e caderno de encargos mencionados na alínea v) referentes a empreitadas de obras públicas e fornecimentos são organizados pelas respectivas divisões orgânicas responsáveis pela promoção dos mesmos;

o) Os originais e cópias dos ofícios enviados para o exterior referidos na alínea w) devem ser numerados com o registo de saída da Secção Expediente e Serviços Gerais da Divisão de Gestão Administrativa, sendo o duplicado arquivado no processo respectivo e o triplicado arquivado no copiador geral da Secção Expediente e Serviços Gerais da DGA. A Secção de Obras Particulares adoptará a este propósito tratamento específico de acordo com o software aplicacional;

p) As facturas mencionadas na alínea x) emitidas pela Secção de Águas e Saneamento são identificadas pelo número de contribuinte/utente, sendo que o seu controlo é feito através do software aplicacional respectivo;

q) Os telefaxes enviados para o exterior, mencionados na alínea y), devem ser arquivados sequencialmente em cada ano civil nos serviços emissores;

r) Os alvarás de loteamento referidos na alínea z) emitidos pela Secção de Obras Particulares são numerados sequencialmente em cada ano económico, sendo o original destinado ao urbanizador um exemplar fica arquivado no processo respectivo e outro ainda no arquivo geral dos loteamentos;

s) As licenças mencionadas na alínea aa) e em particular as de utilização e de construção são emitidas pela Secção de Obras Particulares, sendo o original destinado à entidade requerente, o duplicado arquivado no processo respectivo e o triplicado arquivado no copiador;

t) Os autos de consignação das empreitadas de obras públicas e os autos de recepção provisórios referidos nas alíneas bb) e cc) são emitidos pela Divisão de Obras Municipais, sendo um exemplar destinado ao empreiteiro e um outro exemplar para arquivo no respectivo processo de empreitada;

u) As actas do júri dos concursos de admissão de pessoal mencionadas na alínea dd) são arquivadas no respectivo processo de concurso na Secção de Recrutamento de Selecção de Pessoal;

v) As actas dos júris de concursos de fornecimento de bens, locação, aluguer e aquisição de serviços, mencionados na alínea cc) são arquivadas no respectivo processo, cujo original é arquivado na Secção de Património e Aprovisionamento da DGFI, salvo se houver lugar a contrato escrito e que será arquivado no Serviço de Notariado;

w) As actas das comissões de abertura e análise das propostas de concurso de empreitadas de obras públicas mencionadas na alínea ff), bem como as actas dos júris dos concursos de fornecimentos de bens se serviços na alínea ee), são arquivadas nos processos respectivos, os duplicados são arquivados na Divisão de Obras Públicas;

x) A informação inter-serviços mencionada na alínea gg) constitui peça integrante dos processos elaborados pelos respectivos serviços emissores de informação, pelo que será ali arquivada;

y) Todos os documentos contabilísticos obrigatórios no âmbito do POCAL, mencionado na alínea hh), são emitidos pela Secção de Contabilidade, conforme a respectiva organização adoptada em termos legais, sendo arquivados de acordo com o sistema contabilístico municipal;

z) Outros documentos municipais não previstos, mencionados na alínea ii), mas que pela sua natureza venham a ser organizados e arquivados pela respectiva unidade orgânica incumbida da sua emissão.

SECÇÃO IV

Da organização, tramitação e circulação, manuseamento e arquivo de documentos

Artigo 14.º

Organização de processos

1 - Os processos administrativos e os dossiers técnicos da Câmara Municipal devem ser devidamente organizados por áreas funcionais, por temas e assuntos específicos, ou sendo constituídos por pastas e ou dossiers adequados, cujas capas devem mencionar pelo menos os seguintes elementos:

a) Câmara Municipal de Paços de Ferreira;

b) Designação do departamento/divisão/serviço/secção/sector;

c) Número atribuído ao processo, seguido da menção do ano a que diz respeito;

d) Designação do tema ou assunto;

e) Designação da entidade requerente se for o caso disso;

f) Data de início da formação do processo.

2 - Cabe a cada serviço municipal organizar os respectivos processos, adaptando estas normas, de acordo com a natureza dos mesmos.

3 - Tendo em conta a natureza dos processos, os assuntos e respectivos documentos que o constituem poderão eventualmente ser criadas divisórias ou separadores dentro das respectivas partes ou dossiers.

Artigo 15.º

Tramitação e circulação dos processos

1 - Conforme a natureza dos processos, estes poderão circular pelos serviços que necessitem de consultar, por motivos de interesse municipal, obedecendo ao sistema de controlo na base de protocolo interno/circulação de documentos entre serviços (SCI 05).

2 - O protocolo de circulação de documentos deve ser assinado com letra legível pelo funcionário que faz a respectiva entrega e pelo funcionário que faz a recepção do processo ou dossier, seguido da data de entrega e de recepção.

3 - Cabe aos responsáveis de cada serviço municipal acompanhar a tramitação e circulação dos respectivos processos de forma a garantir a sua segurança, evitando o seu eventual extravio.

Artigo 16.º

Manuseamento e arquivo de processos

1 - Os serviços municipais devem ter o máximo cuidado no arquivo dos processos ou dossiers, devendo manuseá-los com cuidado e arrumá-los em lugar adequado, em prateleiras ou estantes, até à conclusão dos mesmos, os quais, conforme a sua natureza específica poderão eventualmente ser enviados para arquivo geral do município quando passarem de fase de arquivo corrente para arquivo intermédio.

2 - Existem processos que pela sua natureza, após a sua conclusão, são conservados em arquivo definitivo, nunca poderão ser destruídos, ou a sê-lo segundo as disposições legais em matéria de organização de arquivos municipais.

3 - Caso se verifiquem as condições mencionadas no número anterior, deverão os serviços respectivos, aconselharem-se com o Serviço de Arquivo do DAJF, sobre o destino que deve ser dado aos processos.

SECÇÃO V

Da correspondência

Artigo 17.º

Emissão de correspondência

1 - Nos serviços de emissão de correspondência deverá constar nos seus arquivos uma cópia do documento emitido, ou do original, caso se trate de fax ou confirmação no caso de e-mail sem prejuízo do disposto na alínea o) do artigo 13.º

2 - A correspondência a ser expedida via CTT deverá ser entregue directamente na Secção de Expediente e Serviços Gerais até às 15 horas e 45 minutos.

3 - Ao funcionário responsável pela entrega da correspondência via CTT competirá o registo diário de correspondência emitida em impresso próprio dos CTT, cujo duplicado, após certificação daqueles serviços, será arquivado em dossier próprio organizado sequencialmente por mês.

4 - O funcionário responsável deste registo procederá ao apuramento e conferência de valor de correspondência avençada facturada pelos CTT, e pondo a expressão "Conferido" datado e assinado.

5 - As restantes formas de envio de correspondência, nomeadamente fax ou e-mail, poderão ser remetidas pelos próprios serviços emissores, obtendo-se sempre o relatório do seu envio, o qual ficará anexado aos originais.

Artigo 18.º

Recepção de correspondência

1 - Toda a correspondência recepcionada deverá ser obrigatoriamente registada.

2 - A forma de recepção será:

a) Via CTT;

b) Via fax;

c) Em mão;

d) Via e-mail;

e) Outra forma de comunicação que permita a transmissão de dados e ou documentos.

3 - A correspondência recepcionada é registada através de aplicação informática adequada ou em livro de registo de correspondência a qual deverá conter entre outros os seguintes elementos:

a) Número de entrada sequencial em cada ano civil;

b) Dia e mês de entrada;

c) Dia e mês do documento;

d) Nome e morada do remetente;

e) Assunto;

f) Despacho e seguimento;

g) Observação.

4 - Na posse de correspondência recepcionada, o funcionário responsável pelo respectivo registo procederá posteriormente à sua selecção e distribuição consoante despacho superiormente exarado, através do livro de protocolo, o qual será assinado pelo funcionário que o recepciona.

5 - Na correspondência recepcionada apor-se-á o número de entrada, a data de entrada e o número de processo correspondente ao classificador do arquivo geral.

6 - Para efeitos de tramitação interna na aplicação informática, todos os documentos sobre os quais recaiam despacho exarado devem, obrigatoriamente, passar pela SESG.

SECÇÃO VI

Controlo de dados

Artigo 19.º

Dados em suporte papel

Os dados em suporte papel são datados e assinados ou rubricados por quem os elaborou, sendo a sua distribuição, se aplicável, registada em documento.

Artigo 20.º

Dados em suporte informático

1 - O desenvolvimento e implementação de medidas necessárias à segurança e confidencialidade da informação armazenada é assegurada pelo Gabinete de Informática (GI).

2 - Só o responsável pelo Gabinete de Informática e outro funcionário por ele designado, afecto àquele gabinete, terão acesso a todo o sistema informático implementado, bem como o administrador do sistema, se o houver.

3 - Todo o sistema informático está ligado à rede.

4 - O acesso a dispositivos de entrada e saída de dados serão restritos e totalmente controlados pelo Gabinete de Informática, que pode em casos de comprovada funcionalidade atribuir acessos especiais aos utilizadores, devendo estes respeitar integralmente os procedimentos estranhos aos vários serviços.

5 - Para uma melhor segurança integral dos dados, o sistema utiliza servidores com diferentes funcionalidades instalados em vários locais da rede.

6 - O recurso a backup asseguram a integridade dos dados, através da rede informática, para discos, tapes e CD, de forma predefinida, calendarizada e registada.

7 - Existe um sistema antivírus implementado, que juntamente com os procedimentos descritos nos n.os 3 e 4 asseguram uma protecção total do sistema.

SECÇÃO VII

Da gestão de recursos humanos

Artigo 21.º

Função e competência

1 - A gestão administrativa dos recursos humanos está directamente cometida à presidência da Câmara Municipal, em articulação com as divisões e serviços municipais em geral, e, em particular com a Divisão Gestão Administrativa (DGA), de acordo com as funções e competências que lhe foram atribuídas no âmbito das Normas de Funcionamento e Organização dos Serviços Municipais (ver nota 2).

2 - A gestão dos recursos humanos obedece às disposições legais em vigor, aplicáveis designadamente:

a) O Decreto-Lei 204/98, de 11 de Julho;

b) O Decreto-Lei 404-A/98, de 18 de Dezembro;

c) O Decreto-Lei 412-A/98, de 30 de Dezembro;

d) A Lei 49/99, de 22 de Junho;

e) O Decreto-Lei 514/99, de 24 de Novembro;

f) O Decreto-Lei 100/99, de 31 de Março, e respectivas alterações;

g) Restante legislação que venha a ser publicada para aplicação na gestão de pessoal das autarquias locais.

Artigo 22.º

Normas de funcionamento de processos de gestão de recursos humanos

1 - Na SRSP da Repartição de Recursos Humanos são arquivados os processo de concursos, transferências, promoções, exonerações, reclassificações de cada funcionário. Na SRCF existirá também um processo individual com todos os seus dados pessoais.

2 - O processo de concurso deve incluir:

a) Todo o expediente inerente ao concurso;

b) Actas do júri de selecção;

c) Curriculum vitae.

3 - O processo individual a arquivar alfabeticamente por funcionário deve incluir:

a) Fotocópia do Diário da República onde foi publicado o anúncio;

b) Despacho de nomeação assinado pelo presidente da Câmara;

c) Certificado de habilitações literárias;

d) Atestado de robustez, boletim de vacinas;

e) Cadastro (resumo do processo individual), o qual deve estar permanentemente actualizado.

4 - O cadastro referido na alínea e) do número anterior deverá incluir, entre outras, as seguintes informações:

a) Nome do funcionário;

b) Morada e telefone;

c) Data de nascimento;

d) Número da conta bancária;

e) Fotografia;

f) Filiação;

g) Naturalidade;

h) Estado civil.

i) Agregado familiar a seu cargo;

j) Categoria profissional;

k) Vencimento e sua evolução;

l) Data de admissão;

m) Número do bilhete de identidade;

n) Número de contribuinte;

o) Número de beneficiário da segurança social ou Caixa Geral de Aposentações;

p) Folha de assiduidade;

q) Certificados de trabalho, contrato administrativo de provimento ou termo de posse ou aceitação;

r) Ficha de notação de classificação de serviço.

5 - A admissão é feita através de concurso externo, concurso interno geral de acesso ou de ingresso e oferta pública de emprego.

6 - Antes da abertura de qualquer concurso de admissão ou oferta pública de emprego deve ser elaborado um despacho e assinado pelo presidente da Câmara. O despacho deve posteriormente ser enviado à Secção de Contabilidade, para registo da informação de cabimentação e assinatura do responsável.

7 - O controlo do horário de trabalho é feito segundo o estipulado no Regulamento Interno de Horário de Trabalho, aprovado pela Câmara Municipal em 16 de Dezembro de 2002.

8 - As horas extraordinárias em dias de descanso semanal, descanso complementar e feriados devem ser previamente autorizadas mediante parecer favorável do presidente ou do vereador com competência delegada. O seu processamento far-se-á através de impresso próprio.

9 - A cessação das relações de trabalho, quer aconteça por iniciativa do trabalhador ou da autarquia, deverá respeitar todas as normas legais em vigor e ficar devidamente registada no processo individual do trabalhador.

10 - A política de remuneração, é estabelecida de acordo com a legislação em vigor.

11 - A definição das férias deve ser marcada de acordo com os interesses da instituição e do funcionário com o objectivo de assegurar em todos os casos o regular funcionamento dos serviços. Do resultado dessa marcação a Secção de Remuneração Cadastro e Formação elaborará o respectivo mapa de férias, até ao final de Abril, e dele dará conhecimento aos respectivos funcionários e agentes, se delegada essa competência, ficando sujeito à aprovação do presidente da Câmara.

12 - As ajudas de custo, deslocações e alojamento por parte dos trabalhadores devem ser formalizadas através do impresso próprio previamente justificadas pelo superior hierárquico a que respeita o serviço e posteriormente aprovadas pelo presidente da Câmara, após o que serão enviadas à Secção de Contabilidade, sendo pagas de acordo com a legislação em vigor.

13 - As faltas devem ser comunicadas em impresso próprio existente na Secção de Remuneração, Cadastro e Formação, tendo em vista a sua justificação. Nos casos em que a junção de meios de prova ou justificação específicos não estejam legalmente previstos, pode superiormente ser exigida a apresentação de meios adequados à prova de ocorrência dos motivos justificativos das faltas.

14 - A Secção de Remuneração, Cadastro e Formação efectuará o processamento das folhas de vencimentos na posse de documentos devidamente autorizados e assinados. Esses documentos deverão chegar à SRCF até ao dia 10 do próprio mês, caso contrário serão contemplados no mês imediatamente a seguir.

15 - As folhas de vencimento, quer processadas informaticamente quer processadas manualmente, devem ser devidamente visadas pelo chefe da Secção da Contabilidade, que procede à sua verificação com os documentos que suportam os valores a pagar.

16 - A ordem de pagamento relativa a cada folha de vencimentos é emitida na Secção de Contabilidade, devendo ser assinada pelo chefe da Secção, pelo chefe da Divisão de Gestão Financeira e pelo presidente da Câmara ou vereador com competência delegada.

17 - As folhas de vencimento processadas informaticamente, são pagas por transferência bancária através do ofício acompanhado do mapa com a relação dos trabalhadores e respectivos dados bancários a remeter à entidade bancária.

18 - As folhas de vencimentos processadas manualmente são pagas pela tesouraria.

19 - Mensalmente, deve ser entregue a cada trabalhador um recibo relativo ao vencimento, com descrição de todos os dados referentes ao mês processado.

20 - A SRCF elaborará anualmente, até 31 de Março, o balanço social com base na legislação em vigor.

Artigo 23.º

Formação

1 - Os principais instrumentos utilizados no levantamento das necessidades de formação são os seguintes:

a) Análise do conteúdo funcional dos funcionários;

b) Necessidades de formação expressas pelos funcionários para melhorar o desempenho da sua actividade;

c) Exigências próprias do município e da sua envolvente externa.

2 - Na sequência, o responsável pela RRH elaborará um plano de formação preliminar. Esta actividade inclui a selecção das acções de formação, a avaliação da existência de competências internas e disponibilidade para a realização da formação adequada às necessidades identificadas.

3 - O plano de formação preliminar global é então submetido à apreciação e aprovação do presidente da Câmara.

4 - Após aprovação, o plano de formação é divulgado aos funcionários pela SRCF.

5 - A formação (interna e externa) recebida por cada funcionário é registada sequencialmente no cadastro do funcionário, fazendo parte integrante do processo individual as cópias dos certificados de formação fornecidos pela entidade formadora.

Artigo 24.º

Vestuário e material de protecção

1 - Os funcionários admitidos para os sectores de higiene e limpeza, armazém, viaturas, oficinas, rede viária, espaços verdes, obras municipais, redes de água e saneamento, parques de lazer e desportivos têm de usar obrigatoriamente vestuário próprio, o qual é entregue aquando da sua admissão pelo fiel de armazém.

2 - Existirão equipamentos distintos para o frio e para o calor. A sua entrega é efectuada sazonalmente, ou sempre que tal se justifique.

3 - O vestuário será usado única e exclusivamente no desempenho das respectivas funções.

4 - É atribuído um cacifo para guardar o vestuário e alguns objectos pessoais.

5 - No desempenho da sua função, e sempre que tal se justifique, o funcionário é obrigado a usar material de protecção adequado, fornecido pelo fiel de armazém.

6 - O funcionário é responsável pela boa apresentação e conservação do vestuário que lhe é entregue, devendo cuidar para que o mesmo se apresente sempre limpo e asseado.

CAPÍTULO III

Documentos previsionais

SECÇÃO I

Disposições gerais

Artigo 25.º

Documentos previsionais

Os documentos previsionais a adoptar pela Câmara Municipal de Paços de Ferreira são as grandes opções do plano e o orçamento.

Artigo 26.º

Grandes opções do plano

1 - Nas grandes opções do plano são definidas as linhas de desenvolvimento estratégico da Câmara Municipal de Paços de Ferreira e incluem, designadamente, o plano plurianual de investimentos e as actividades mais relevantes da gestão autárquica.

2 - Os princípios gerais de execução, descrição e mensuração das grandes opções do plano estão explicitadas no ponto 2.3 das considerações e técnicas do POCAL.

Artigo 27.º

Orçamento

1 - O orçamento apresenta a previsão anual das receitas e das despesas, de acordo com o quadro e código de contas descritas no POCAL, em dois mapas base:

a) Mapa resumo das receitas e despesas da Câmara Municipal de Paços de Ferreira;

b) Mapa das receitas e despesas, desagregada segundo a classificação económica.

2 - A descrição, execução, princípios, regras previsionais, alterações e revisões ao orçamento encontram-se estipuladas respectivamente, nos pontos 2.3.2, 2.3.4, 3.1, 3.3 e 8.3.1 do POCAL.

SECÇÃO II

Preparação e aprovação

Artigo 28.º

Preparação

1 - De acordo com o quadro de competências e o Regime Jurídico de Funcionamento dos Órgãos dos Municípios e Freguesias, aprovado pela Lei 169/99, de 18 de Setembro, com as alterações introduzidas pela Lei 5-A/2002, de 11 de Janeiro, adiante designado por quadro de competências e Regime Jurídico de Funcionamento dos Órgãos dos Municípios e das Freguesias, a mesa da Assembleia Municipal deve formular uma proposta para inscrição de rubricas com determinada dotação, de modo a fazer face às despesas inerentes ao funcionamento do órgão.

2 - Os departamentos/divisões no período que antecede a elaboração do orçamento e as grandes opções do plano da autarquia, de acordo com o prazo a estipular pelo órgão executivo, deverão evidenciar as necessidades de despesa para o ano seguinte no que se refere a consumos e outras despesas correntes e despesas de investimento.

3 - Os departamentos/divisões formulam as propostas preenchendo os documentos de suporte, designadamente, por ficha de identificação do projecto/acção, até ao último dia do mês anterior ao da entrega da proposta.

4 - No que respeita a despesas com pessoal cabe às Secções de Recrutamento e Selecção de Pessoal e do Cadastro e Formação elaborar uma informação com os encargos previsionais para o ano em causa.

5 - Os restantes custos de funcionamento e de amortização, dos passivos financeiros são emitidos pela Secção de Contabilidade da DGFI.

6 - As fichas de identificação do projecto/acção e restantes informações para elaboração dos documentos previsionais são remetidos à DGFI que deverá organizar o processo.

7 - As propostas são enviadas ao director do DAJF para análise e posteriormente enviados à consideração superior.

8 - A preparação dos documentos previsionais deve ficar concluída no início do último trimestre da execução económica anterior ao que diz respeito.

Artigo 29.º

Aprovação

1 - A proposta dos documentos previsionais preparada nos termos do artigo anterior, deve ser apresentada, para aprovação, pelo órgão executivo ao órgão deliberativo.

2 - O órgão deliberativo deverá aprovar o orçamento de modo que possa entrar em vigor em 1 de Janeiro do ano a que respeita.

3 - Cabe à DGFI organizar e enviar os documentos previsionais para publicidade e remessa obrigatória para as entidades determinadas por lei, mediante despacho do presidente da Câmara ou seu substituto legal.

4 - Após a aprovação dos documentos previsionais, mediante cópia da acta da deliberação, a Secção de Contabilidade regista-os e confere os registos contabilísticos de abertura da execução económica.

5 - A Secção de Contabilidade deve organizar um arquivo de suporte à entrada em vigor dos orçamento e grandes opções do plano com os seguintes documentos:

a) Cópia do orçamento e grandes opções do plano;

b) Cópia das actas de deliberação de aprovação dos documentos previsionais;

c) Cópia do diário dos movimentos contabilísticos de aprovação/abertura.

Artigo 30.º

Atraso na aprovação

1 - No caso de atraso na aprovação do orçamento, manter-se-á em execução o orçamento em vigor do ano anterior, com as modificações que, entretanto, lhe tenham sido introduzidas até 31 de Dezembro.

2 - O orçamento que venha a ser aprovado pelo órgão deliberativo já no decurso do ano económico a que se destina, integrará a parte do orçamento referida no número anterior que tenha sido executada até à sua entrada em vigor.

Artigo 31.º

Modificação dos documentos previsionais

1 - A necessidade de modificações dos documentos previsionais dever ser formalizada pelos departamentos/divisões, sendo sujeita numa primeira fase à validação do director do DAJF, atestando a sua concordância, após parecer do DGFI.

2 - As propostas de modificação são recepcionadas pela Secção de Contabilidade e remetidas ao chefe de DGFI em anexo ao mapa resumo, para análise.

3 - É elaborado pela Secção de Contabilidade um mapa resumo com indicação das rubricas a inscrever/reforçar e as rubricas a registar, diminuição de dotação e respectiva justificação.

4 - Após análise da DGFI, a informação é remetida à consideração superior, para posterior apresentação da proposta em reunião de Câmara e à Assembleia Municipal, conforme se trate de uma alteração ou revisão orçamental, respectivamente.

5 - Após deliberada a modificação é enviada para a Secção de Contabilidade cópia da acta e da informação anexa para que esta Secção proceda à modificação dos documentos previsionais.

6 - À Secção de Contabilidade compete organizar arquivo de documentos suporte à modificação, com cópia da informação, proposta e da acta da deliberação, de aprovação pelo órgão executivo/deliberativo.

7 - A Secção de Contabilidade organiza um arquivo com o original dos documentos de modificação dos documentos previsionais e propostas de modificação, sugeridas pelos departamentos/divisões, bem como restante comunicação interna.

CAPÍTULO IV

Prestação de contas

Artigo 32.º

Documentos

São documentos de prestação genérica de contas da Câmara Municipal de Paços de Ferreira os enunciados na Resolução 4/2001, de 12 de Julho, do Tribunal de Contas, que define as instruções para organização e remessa de documentos das contas das autarquias locais abrangidas pelo POCAL.

Artigo 33.º

Organização e aprovação

1 - A elaboração e organização dos documentos de prestação de contas da Câmara Municipal de Paços de Ferreira devem obedecer ao estipulado no POCAL.

2 - Os documentos de prestação de contas devem ser elaborados na DGFI.

3 - Cabe à RRH, através da SRSP, elaborar os seguintes documentos:

a) Contratação administrativa - situação dos contratos no que respeita aos contratos a termo, tarefa e avença;

b) Relação de acumulação de funções.

4 - Os restantes documentos de prestação de contas são elaborados/organizados pela DGFI.

5 - Os documentos são conferidos pela DGFI e posteriormente validados pelo director do DAJF.

6 - Os documentos de prestação de contas não devem ser rubricados no seu canto superior direito, apenas assinados nos espaços referenciados pela assinatura dos diferentes responsáveis e membros do órgão executivo.

7 - Os documentos de prestação de contas são enviados ao Tribunal de Contas, de acordo com o definido na Resolução 4/2001, de 11 Julho, dentro do prazo legalmente estipulado, devidamente aprovados pelo órgão executivo independentemente da aprovação do órgão deliberativo.

8 - Os prazos de apresentação dos documentos de prestação de contas são os seguintes:

a) O órgão executivo apresenta os documentos ao órgão deliberativo no mês de Abril do ano seguinte a que respeitam;

b) As contas da autarquia são enviadas pelo órgão executivo ao Tribunal de Contas até dia 15 de Maio do ano seguinte a que respeitam.

c) Após a sua aprovação os documentos terão de ser enviados ao Instituto Nacional de Estatística e Direcção-Geral do Orçamento até 30 dias úteis;

d) No que respeita ao envio da informação à Comissão de Desenvolvimento Regional do Norte (ex: CCRN) deverá a Câmara Municipal remeter a esta Comissão nos 30 dias após a sua aprovação, independentemente desta, pelo órgão deliberativo, cópias dos seguintes documentos:

i) Execução anual do plano plurianual de investimentos;

ii) Mapas de execução orçamental;

iii) Balanço;

iv) Demonstração de resultados;

v) Anexos à demonstração de resultados.

Artigo 34.º

Prestação de contas intercalar

1 - De acordo com o estabelecido no POCAL, as contas são prestadas por anos económicos que coincidem com o ano civil.

2 - Quando ocorra mudança do órgão executivo, as contas serão reportadas a cada gerência, ou seja, serão encerradas na data em que ocorreu a substituição. Deste modo, a autarquia tem um prazo de 45 dias para apresentação das contas ao Tribunal de Contas a contar da data da substituição.

3 - Os procedimentos para elaboração, conferência e remessa são idênticos aos definidos para a prestação de contas regular.

CAPÍTULO V

Receita orçamental

SECÇÃO I

Disposições gerais

Artigo 35.º

Objectivo e âmbito

1 - O presente capítulo visa garantir o cumprimento adequado dos pressupostos de alienação de bens e serviços e demais prestações constantes do Regulamento e tabela de taxas e licenças, aprovado de forma a permitir:

a) Controlo dos preços praticados e a sua conformidade com a tabela aprovada;

b) Cumprimento de procedimentos legais de alienação de bens e serviços;

c) A constituição de provisões adequadas para devedores de cobrança duvidosa.

2 - Compreende-se no âmbito do presente capítulo que as receitas correspondentes à repartição das receitas públicas e demais receitas do município conforme as definidas nos capítulos II e III da Lei das Finanças Locais - Lei 42/98, de 6 de Agosto, ou por legislação que legalmente a substitua.

Artigo 36.º

Fases de execução da receita

A execução da receita da Câmara Municipal de Paços de Ferreira obedece, em regra, às seguintes fases:

1) Processamento da receita, correspondente ao lançamento contabilístico do direito a receber;

2) Liquidação da receita, reflexão na conta da execução do orçamento;

3) Cobrança, compreende a anulação da dívida em virtude do seu recebimento.

Artigo 37.º

Considerações gerais

1 - A liquidação e cobrança de receitas só poderão realizar-se se uma verba tiver sido objecto de inserção na rubrica orçamental.

Por outro lado, se o valor da cobrança exceder a quantia inserta esta poderá, ser arrecadada para além dos valores estabelecidos.

2 - No caso de se verificar que em 31 de Dezembro existem receitas liquidadas e não cobradas, estas devem transitar para o orçamento do novo ano económico nas mesmas rubricas em que estejam previstas no ano findo.

3 - Somente os serviços autorizados, adiante designados por serviços emissores, podem emitir receita, sendo, em regra, a cobrança efectuada pela tesouraria podendo ser efectuada por cobradores autorizados pelo órgão executivo.

4 - As guias de recebimento, modelo único para todos os serviços emissores, são processadas informaticamente, com numeração sequencial, dentro de cada ano civil, devendo incluir no momento do seu processamento o código do serviço emissor, bem como o de natureza de receita a arrecadar.

5 - No âmbito do presente SCI, são considerados serviços emissores os serviços da Câmara Municipal autorizados a emitir receita (guias de recebimento). Os procedimentos de emissão e cobrança da guia de recebimento embora possam ocorrer na mesma data, dentro do mesmo serviço emissor, serão obrigatoriamente efectuados por funcionários distintos.

Artigo 38.º

Modalidades de liquidação e cobrança de receitas nos serviços da autarquia

1 - Emissão de receita nos serviços emissores e respectiva cobrança na tesouraria municipal.

a) Os serviços emissores emitem as guias de recebimento de acordo com os direitos a cobrar, sendo da responsabilidade da tesouraria o respectivo recebimento;

b) Ao serviço emissor cabe a elaboração do mapa diário da receita eventual e envio à Secção de Contabilidade;

c) A tesouraria municipal, após cobrança, entrega o original da guia de recebimento ao cliente/contribuinte/utente e remete à Secção de Contabilidade, no final do dia, os duplicados e triplicados das guias de recebimento cobradas e mapas de tesouraria. A Secção de Contabilidade fará a entrega dos triplicados das guias de recebimento dos serviços emissores e arquiva os mapas depois de devidamente assinados pelo DAJF.

2 - Liquidação e cobrança de transferências e subsídios obtidos:

a) A Secção de Contabilidade é informada pela entidade devedora do direito a receber, efectuando o lançamento dos direitos a receber na aplicação da contabilidade, excepto quando se trate de transferências do Orçamento de Estado;

b) Quando se trata de transferência do Orçamento de Estado, a Secção de Contabilidade apenas lança o direito, após conhecimento e identificação a partir do extracto bancário, do recebimento da referida verba.

No âmbito das restantes transferências a receber, após comunicação da entidade devedora de pagamento e identificação desta, a Secção de Contabilidade extrai a guia de recebimento inerente e remete para a tesouraria de modo a que seja validada a cobrança.

3 - Receita decorrente de contracção de passivos financeiros ou de venda de activos financeiros:

a) A emissão da guia de receita orçamental decorrente do reembolso ou venda de activos financeiros, é efectuada pela Secção de Contabilidade cabendo à tesouraria e validação do recebimento dos valores respectivos;

b) No caso de receita obtida pela contracção de passivos financeiros, ocorre após o pedido de saque e confirmação dos referidos depósitos. A Secção de Contabilidade é o serviço emissor competente para reconhecimento deste tipo de receita;

c) O documento suporte ao recebimento, é o documento da instituição bancária que informa a autarquia do montante depositado e data de operação.

4 - Cobrança de direitos em processo de execução fiscal:

a) Quando o pagamento não é efectuado dentro do prazo estipulado para a cobrança, o serviço emissor remete para cobrança coerciva as guias de recebimento não cobradas;

b) Cabe ao serviço emissor a elaboração das listagens com a relação das dívidas e guias de recebimento não cobradas remetendo-as para tesouraria;

c) As referidas listagens são remetidas pela tesouraria à Secção de Contencioso e Execuções Fiscais (SCEF), para instauração do processo de execução fiscal;

d) A SCEF organiza o processo executivo e controla as dívidas em mora há mais de seis meses, dando indicação à Secção de Contabilidade, de modo a que esta Secção cruze informação com o constante na contabilidade e proceda à constituição de provisões de cobrança duvidosa em cumprimento dos critérios definidos no POCAL;

e) Quando é efectuado pela tesouraria municipal, a cobrança coerciva de direitos, deve ser remetida para a Secção de Contabilidade, listagens das dívidas em execução fiscal cobradas, de modo a que sejam anuladas as provisões e confrontação/regularização do saldo de cobrança em litígio.

SECÇÃO II

Procedimentos de auditoria

Artigo 39.º

Objectivo

Os testes de conformidade têm como objectivo validar as informações contabilísticas com a finalidade de permitir:

1) O controlo de dívidas de clientes, utentes e contribuintes bem como as entidades devedoras de transferências para a Câmara Municipal;

2) A análise do controlo interno efectuado na área.

Artigo 40.º

Procedimentos de auditoria

1 - O controlo das dívidas a receber de clientes, utentes e contribuintes, deve ser efectuado mensalmente, com uma análise ponderada dos saldos apresentados.

2 - Devem ser utilizados mapas contabilísticos para o apoio na análise de conformidade a efectuar. Os mapas a serem impressos são:

a) Balancete de contas correntes de clientes, utentes e contribuintes;

b) Balancete da conta "Outros devedores e credores";

c) Balancete da conta "Estado e outros entes públicos";

d) Balancete da conta 251 desagregada por rubrica orçamental.

3 - Os balancetes de terceiros, têm como objectivo analisar a conformidade dos saldos, cruzando a informação com as contas de proveitos e contas de execução orçamental, de modo a validar a informação de direitos processados e não cobrados, bem como validar os elementos contidos nos mapas de execução orçamental.

CAPÍTULO VI

Despesa orçamental

SECÇÃO I

Disposições gerais

Artigo 41.º

Âmbito

1 - O objectivo do presente capítulo é o de garantir o cumprimento adequado dos pressupostos de realização de despesas públicas de forma a permitir:

a) Que a realização e acompanhamento dos processos de aquisição se efectua de acordo com o regime de contratação pública relativa à locação e aquisição de bens móveis e serviços (ver nota 3);

b) Que a afectação das existências, do imobilizado ou dos custos é concretamente efectuada, respeitando o estipulado pelo POCAL.

2 - As despesas com pessoal, bens e serviços de consumo corrente, bens de investimento, transferências para outras entidades e amortização de passivos financeiros, serão objecto de explicação em outros capítulos deste SCI.

3 - No âmbito deste capítulo serão evidenciados os procedimentos jurídicos para a realização de despesas orçamentais.

Artigo 42.º

Considerações gerais

1 - As despesas apenas podem ser calculadas, assumidas, autorizadas e pagas se, para além de serem legais, estiverem insertas no orçamento e com dotação igual ou superior ao cabimento e ao compromisso, respectivamente.

2 - As dotações orçamentais da despesa constituem o limite máximo a utilizar na sua realização.

3 - As despesas a realizar com a compensação em receitas legalmente consignadas podem ser autorizadas até à concordância das importâncias arrecadadas.

4 - As ordens de pagamento de despesas caducam em 31 de Dezembro do ano a que respeitam, devendo o pagamento dos encargos regularmente assumidos e não pagos até essa data ser processado por conta das verbas adequadas do orçamento que estiver em vigor no momento em que se procede ao seu pagamento.

5 - O credor pode requerer o pagamento dos encargos referidos no número anterior, no prazo improrrogável de três anos a contar de 31 de Dezembro do ano a que respeita o crédito.

6 - Os serviços, no prazo improrrogável definido na alínea anterior, devem tomar a iniciativa de satisfazer os encargos, assumidos e não pagos, sempre que não seja imputável ao credor a razão do não pagamento.

Artigo 43.º

Fases de execução da despesa

A execução da despesa da Câmara Municipal de Paços de Ferreira obedece, em rigor, às fases seguintes:

1) Na fase de cabimento dispor-se-á de uma proposta de cabimento, eventualmente ainda com valor estimado;

2) Na fase do compromisso dispor-se-á de uma requisição externa, contrato ou documento equivalente que vincula a Câmara Municipal de Paços de Ferreira para com um terceiro, cujo valor deve ser definitivo;

3) Na fase de processamento da obrigação dispor-se-á da factura ou documento equivalente, que titula a dívida, correspondente ao registo contabilístico dos factos enumerados;

4) Na fase de autorização do pagamento, o presidente da Câmara ou seu substituto legal valida o documento suporte a ordem de pagamento;

5) Na fase de pagamento proceder-se-á ao registo contabilístico dos meios de pagamento emitidos pela Secção de Contabilidade e validados pelo tesoureiro ou seu substituto legal, registando a diminuição das disponibilidades e dívidas para com terceiros. Esta fase permite controlar a execução do orçamento uma vez que é registada na conta 252 - credores pela execução do orçamento;

6) A entidade competente, no decorrer do processo de autorização da despesa, deve cumprir os seguintes requisitos:

a) Conformidade legal - prévia existência da lei que autoriza a despesa;

b) Regularidade financeira - existência de orçamento, saldo na respectiva rubrica e classificação adequada;

c) Economia, eficácia e eficiência - máximo rendimento com o mínimo de dispêndio, tendo em conta a utilidade, prioridade da despesa e o acréscimo daí decorrente.

Artigo 44.º

Documentos de despesa

São documentos mínimos para constituição do processo contabilístico da despesa:

a) Proposta de realização de despesa (PRD) (SCI 06);

b) Proposta de cabimento;

c) Requisição externa ou documento equivalente, controlo ou cópia de deliberação/despacho da autorização da despesa;

d) Guia de remessa, quando aplicável;

e) Factura ou documento equivalente;

f) Ordem de pagamento;

g) Recibo ou documento equivalente.

Artigo 45.º

Processamento e pagamento da despesa

1 - À SPA competirá a realização das compras com base em requisições internas, ou contrato, após verificação, do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente em matéria de assunção de compromissos, de concurso e de contrato.

2 - O processo de compra, encontra-se plasmado nas normas de controlo interno (ver nota 4) (na perspectiva de realização da despesa), aprovadas pela Câmara Municipal em 30 de Janeiro de 2003, cujos fluxogramas (I e II) das respectivas operações que fazem parte integrante do presente SCI (SCI-07 e SCI-08).

SECÇÃO II

Procedimentos de auditoria

Artigo 46.º

Objectivo

Os procedimentos de auditoria têm como objectivo validar as informações contabilísticas com a finalidade de permitir:

1) Que os cabimentos se encontram devidamente suportados por propostas de cabimento/informações de despesa;

2) Que os compromissos se encontram devidamente suportados por requisições externas ou documento equivalente;

3) Que as facturas inerentes às aquisições se encontram correctamente contabilizadas;

4) O controlo das dívidas a pagar aos fornecedores e outros credores é efectuado, e os pagamentos respeitam o prazo médio definido pela Câmara;

5) A análise do controlo interno efectuado na área.

Artigo 47.º

Procedimentos de auditoria

1 - O controlo das dívidas a pagar aos fornecedores e outros credores deve ser efectuado periodicamente, com uma análise ponderada dos dados apresentados.

2 - Devem ser utilizados mapas contabilísticos para o apoio na análise de conformidade a efectuar. Os mapas a serem impressos são:

a) Balancete detalhado de fornecedores, com indicação do montante e da natureza dos saldos;

b) Extracto de fornecedores, quando o volume/montante de operações seja elevado;

c) Balancete detalhado da conta "Outros devedores e credores" no que respeita aos credores da Câmara Municipal de Paços de Ferreira;

d) Extracto da conta "Outros credores" quando o volume/montante das operações o justifique;

e) Extracto da conta "Estado e outros entes públicos";

f) Balancete detalhado por classificação económica e extracto da conta 252 enquanto conta de controlo de execução da despesa orçamental.

3 - O extracto de fornecedores e outros credores tem como objectivo analisar a conformidade dos movimentos nela efectuados, cruzando a informação com a conta de execução orçamental com o objectivo de garantir a execução corrente dos procedimentos integrados na contabilidade da Câmara Municipal de Paços de Ferreira na vertente orçamental.

CAPÍTULO VII

Aquisição e gestão de bens e serviços e do imobilizado

SECÇÃO I

Disposições gerais

Artigo 48.º

Objectivo e âmbito

1 - O presente capítulo estabelece as políticas e os procedimentos de controlo a implementar por forma a assegurar os objectivos de controlo interno na gestão de bens pertencentes ao activo imobilizado da autarquia.

2 - Os procedimentos de aquisição e gestão dinâmica dos bens de imobilizado estão explicitados em pormenor no Regulamento de Inventário e Cadastro do Património Municipal de Paços de Ferreira (ver nota 5).

3 - Compreende-se no âmbito do presente capítulo os bens activos com continuidade ou permanência, de período superior a um ano, e que não se destinam a ser vendidos ou transformados no decurso normal das operações da autarquia, quer sejam da sua propriedade ou estejam sobre sua administração e controlo, incluindo os bens de domínio público.

4 - Compete ao SPA da DGFI a gestão administrativa dos bens e do imobilizado da autarquia.

SECÇÃO II

Procedimentos de auditoria

Artigo 49.º

Procedimentos de auditoria

Compete à SPA elaborar o cadastro e inventário dos seus móveis e imóveis a assegurar o seu controlo e gestão nos termos definidos nas presentes Normas e no Regulamento de Inventário e Cadastro do Património Municipal de Paços de Ferreira e competindo-lhe ainda:

1) Sempre que se justifique, por decisão do presidente da Câmara Municipal ou seu substituto legal, efectuar controlos físicos ao inventário, no sentido de validar a informação constante da aplicação de gestão de imobilizado;

2) Emitir e rubricar uma listagem de bens, atribuída por serviço, da Câmara Municipal de Paços de Ferreira, e rubricada pelo responsável do serviço;

3) Os controlos dos inventários são realizadas por equipas formadas por um funcionário de SPA e um elemento do serviço sujeito ao controlo do inventário.

Artigo 50.º

Reconciliação das fichas de cadastro e os registos contabilísticos

1 - O controlo do imobilizado é efectuado pela SPA com base na factura e na guia de recepção e respectivos anexos.

2 - Anualmente é efectuada a comparação entre os registos contabilísticos e os registos constantes no cadastro de imobilizado, sendo gerado um relatório que deverá ser aprovado pelo responsável pelo SPA.

CAPÍTULO VIII

Aquisição e gestão de existências

SECÇÃO I

Disposições gerais

Artigo 51.º

Objecto e âmbito

1 - O objecto do presente capítulo é o de garantir o cumprimento adequado dos pressupostos de aquisição e gestão de artigos para venda e consumo de forma a permitir:

a) A afectação de custos às orgânicas da Câmara Municipal de Paços de Ferreira;

b) A realização e o acompanhamento dos processos de aquisição, valorização, conservação e consumo de existências;

c) Que o processo de aquisição se desenrole nos termos previstos no artigo 45.º das presentes Normas.

2 - Compreendem-se no âmbito do presente capítulo os artigos de bens armazenáveis e matérias-primas destinadas ao consumo ou venda.

Artigo 52.º

Sistema de inventário

O sistema de inventário adaptado pela Câmara Municipal de Paços de Ferreira é o sistema permanente de modo a que exista informação actualizada sobre as existências em armazém.

SECÇÃO II

Procedimentos de gestão de existências

Artigo 53.º

Recepção de existências em armazém ou economato

1 - A entrada em armazém das existências é preenchida através da guia de entrada de materiais ou guia de remessa (SCI09).

2 - Emitem-se geralmente guias de entrada aquando da devolução de artigos sobrantes das obras assinalando-a com a menção "Devolução".

3 - As existências em armazém/economato são movimentadas por forma a que o saldo existente corresponda, permanentemente aos bens existentes no mesmo armazém/economato.

4 - O registo das existências é feito por pessoas que, não procedam ao manuseamento físico das existências em armazém/economato.

5 - As existências são periodicamente sujeitas a inventariação física, podendo utilizar-se testes de amostragem, procedendo-se, prontamente, às regularizações necessárias e ao apuramento de responsabilidades quando for o caso, na sequência do relatório elaborado e aprovado pelo responsável do armazém.

Artigo 54.º

Saídas do armazém ou do economato

1 - A requisição de materiais já existentes em armazém ou economato será efectuada através da requisição interna de bens móveis (SCI 02).

2 - As requisições internas de saída de materiais do armazém ou economato são emitidas numa única via a qual ficará na posse do fiel de armazém ou do responsável pelo economato.

3 - Os materiais saídos de armazém destinam-se a ser usados e aplicados pelos serviços operacionais da Câmara Municipal de Paços de Ferreira nas obras por administração directa.

4 - A requisição de materiais ao armazém servirá para controlo dos custos e obras a registar na folha de obra (SCI 10).

SECÇÃO III

Das viaturas e equipamentos

Artigo 55.º

Das viaturas

1 - Ao serviço das viaturas caberá a manutenção, reparação, limpeza, programação de utilização, disponibilização das viaturas em funções na Câmara.

2 - Os serviços utilizados devem zelar pela conservação e boas condições das viaturas que lhes são entregues devendo inclusive em caso de anomalias comunicá-las de imediato ao serviço de viaturas.

3 - Em caso de acidente, deverá o funcionário comunicar a ocorrência ao seu superior hierárquico, bem como ao encarregado do parque de viaturas para apuramento de responsabilidades.

Artigo 56.º

Dos equipamentos

1 - A utilização de equipamentos afectos às secções, sectores ou serviços, dependerá da autorização prévia do responsável daqueles.

2 - Os utilizadores dos equipamentos deverão zelar pela sua manutenção e conservação em boas condições.

Artigo 57.º

Reparação e manutenção de equipamentos e viaturas

Para a reparação e manutenção de equipamentos e viaturas, quando efectuados no exterior, o serviço utilizador da viatura deve obedecer aos seguintes procedimentos:

a) No caso excepcional de recurso a um único fornecedor, o serviço justificará a escolha efectuada bem como a necessidade e ou urgência de intervenção;

b) Em caso de comprovada urgência se apenas existir uma estimativa do valor global da despesa o SPA indica, para seguimento do processo, um número de requisição provisória que só se formalizará após dispor do valor real, com emissão da requisição externa;

c) Ao serviço utilizador cumpre assegurar o acompanhamento do trabalho exterior em coordenação directa com o serviço de viaturas e do SPA;

d) As aquisições das peças, ou artigos a incorporar em reparações devem seguir os procedimentos dos artigos anteriores, em matéria de realização da despesa.

SECÇÃO IV

Procedimentos de auditoria

Artigo 58.º

Objectivo

O objectivo dos procedimentos de auditoria é o de garantir que são observados os procedimentos instituídos na autarquia, nomeadamente:

1) Se existe uma correcta valorização das existências em inventário e se existe correcção nas quantidades registadas;

2) Se existe controlo efectivo das mercadorias em trânsito e das quantidades existentes em cada armazém.

3) Se existe cobertura por provisões adequadas, das existências com pouca rotação, defeituosas, deterioradas ou obsoletas.

Artigo 59.º

Procedimentos de auditoria

1 - Da recepção e entrega de existências - com este procedimento pretende-se verificar se:

a) Todas as requisições externas satisfeitas até à data estipulada, estão registadas no inventário de existências e se existe o correspondente registo de obrigação para com o fornecedor. Este procedimento implica que exista uma confirmação dos saldos dos fornecedores da autarquia e das contas de impostos associados;

b) Se o movimento de saídas de existências se encontra devidamente reflectido nas fichas de inventário e se foi correctamente efectuado o respectivo movimento contabilístico de associação do custo das existências consumidas.

2 - Testes às mercadorias em trânsito:

a) Devem ser analisadas as guias de remessa/guia de transporte ou facturas recepcionadas e ainda não registadas e verificadas se os serviços requisitantes estão a comunicar a recepção de existências.

3 - Teste à conformidade do processo de requisição:

a) Verificação, numa base amostral, se as requisições internas existentes no armazém preenchem os requisitos instituídos pela autarquia e se estão registados no sistema informático de gestão de existências, os movimentos correspondentes de saída. Os documentos físicos de requisição devem ser igualmente confirmados com a guia de entrega.

4 - Teste à valorização de entrada e saída de existências de armazém:

a) No que respeita ao custo da aquisição de matérias-primas, subsidiárias e de consumo, pretende-se verificar:

i) A correcção do registo de entrada em armazém com base na factura e guia de remessa respectivos;

ii) A correcção do custo unitário e total associado a cada elemento, quando existam despesas com compras que lhe sejam imputáveis;

iii) Se existem artigos para os quais se justifiquem a criação de provisões, dado o seu estado de obsolescência;

b) No âmbito da valorização da saída pretende-se verificar se o custo assumido aquando do consumo, foi calculado de acordo com o critério de valorimetria adoptado pela autarquia e se existem documentos de suporte ao lançamento contabilístico inerente.

CAPÍTULO IX

Disponibilidades

SECÇÃO I

Disposições gerais

Artigo 60.º

Objecto e âmbito

1 - O objectivo do presente capítulo é o de garantir o cumprimento adequado dos pressupostos de gestão dos meios monetários da Câmara Municipal de Paços de Ferreira de forma a permitir:

a) Que os valores recebidos correspondam às dívidas para com a Câmara Municipal de Paços de Ferreira;

b) Que os pagamentos são efectuados com a aprovação e autorização das entidades correspondentes, mediante cruzamento com os documentos de suporte;

c) Que são efectuados com regularidade procedimentos de auditoria aos registos e meios monetários da Câmara Municipal de Paços de Ferreira;

d) Compreende-se no âmbito do presente capítulo os meios monetários e as aplicações de tesouraria.

2 - Podem ser consideradas disponibilidades:

a) Os meios de pagamento, tais como notas de banco e moedas metálicas de curso legal, cheques e vales postais nacionais ou estrangeiros. Não devem ser considerados para o saldo de caixa qualquer tipo de valores, senhas de almoço e combustíveis, selos, documentos de despesa, cheques pré-datados ou sacados que tenham sido devolvidos pelo banco;

b) Os meios monetários atribuídos com fundo de maneio a responsáveis pelos serviços, pelo que serão criadas as subcontas necessárias, tantas quantas os fundos constituídos;

c) Os depósitos em instituições financeiras, ou seja os meios de pagamento existentes em contas à ordem ou a prazo em instituições financeiras. As referidas contas devem ser desagregadas por instituições financeiras e por conta bancária, designadamente, nos casos de receitas consignadas com fundos comunitários e contratos-programa;

d) Os títulos negociáveis que incluem os títulos adquiridos com o objectivo de aplicação de tesouraria de curto prazo, ou seja por período inferior a um ano.

SECÇÃO II

Procedimentos de gestão de meios financeiros

SUBSECÇÃO I

Movimentos de caixa

Artigo 61.º

Fundo fixo de caixa

O montante de numerário em caixa não deve ultrapassar o valor adequado às necessidades da autarquia. É fixado pelo órgão executivo, em 1000 euros, o valor em caixa.

Artigo 62.º

Pagamentos em numerário

Em regra, os pagamentos devem efectuar-se com recurso aos meios monetários disponíveis nos bancos, sendo o numerário em caixa utilizado apenas para pequenos pagamentos.

Artigo 63.º

Valor recebido por correio

1 - A correspondência é recebida pela Secção de Expediente e Serviços Gerais, onde será tratada e registada informaticamente com os seguintes dados:

a) A data de recebimento;

b) O nome do cliente/contribuinte/utente;

c) A data e referência da carta;

d) O número do cheque ou vale;

e) O banco e respectivo valor.

2 - Efectuado o registo, devem os cheques ou vales ser remetidos para o respectivo serviço emissor de receita a fim de ser emitida a guia de recebimento.

3 - No documento suporte que acompanha os valores deverá ser aposta a indicação de retirada dos mesmos e respectiva assinatura e data.

Artigo 64.º

Valor recebido na tesouraria

1 - A cobrança de receitas deve fazer-se, em regra, directamente na tesouraria municipal, tendo por base as guias de recebimento emitidas pelos serviços emissores de receita.

2 - A totalidade dos meios líquidos recebidos diariamente na tesouraria municipal deverá corresponder ao total das guias de recebimento de receita eventual, uma vez que se pressupõe, em regra, a cobrança imediata.

3 - No final do dia é encerrada a caixa, devendo o tesoureiro ou seu substituto preencher os talões com vista ao depósito, com a diferença entre o valor total em caixa e o fundo fixo necessário, na entidade bancária respectiva, recebendo o duplicado da guia de depósito.

4 - Após conferência de valores, estes são lançados no sistema informático, devendo ser inseridos conforme consta nos talões de depósito, por quantia a depositar em cada banco e dentro deste com o referido número de conta, deverá ainda distinguir-se entre depósitos em dinheiro e em cheque.

SUBSECÇÃO II

Movimentos bancários

Artigo 65.º

Abertura de contas bancárias

A abertura de contas em instituições bancárias carece de autorização prévia do órgão executivo, devendo as mesmas ser tituladas pela Câmara Municipal de Paços de Ferreira e movimentadas, simultaneamente pelo tesoureiro ou seu substituto e pelo presidente do órgão executivo, seu substituto legal ou por outro membro deste órgão com competência delegada.

Artigo 66.º

Pagamentos por cheque

Para os pagamentos por cheque dever-se-ão respeitar as seguintes disposições:

1) Os cheques são emitidos pela Secção de Contabilidade de acordo com os pagamentos a realizar, em posse dos documentos de despesa inerentes;

2) Os cheques deverão ser emitidos nominativamente e cruzados, conforme artigo 37.º da lei uniforme sobre os cheques;

3) Deverão ser sempre assinados por duas pessoas, nomeadamente pelo presidente do órgão executivo ou seu substituto legal ou por outro membro deste órgão com competência delegada, e o responsável da tesouraria ou seu substituto;

4) Não é permitida a assinatura do cheque em branco;

5) O presidente da Câmara ou seu substituto legal e o responsável pela tesouraria ou seu substituto, devem apenas assinar os cheques na presença da ordem de pagamento e documentos de suporte, factura ou documento equivalente;

6) A tesouraria municipal após proceder à entrega do meio de pagamento deve colocar carimbo de "Pago" e respectiva data, rubricando o documento respectivo;

7) A tesouraria municipal regista no sistema informático a saída do cheque, indicando o montante, o banco, a conta respectiva e número da ordem de pagamento;

8) Os cheques não preenchidos deverão estar sempre guardados no cofre à disposição do chefe da Secção de Contabilidade, bem como os que já emitidos tenham sido anulados, imobilizado-os, neste caso, as assinaturas quando as houver, e arquivando-se sequencialmente;

9) Os cheques emitidos que sejam posteriormente anulados por qualquer motivo, deverão ser arquivados com a indicação de "Anulado", não podendo em caso algum, ser destruídos;

10) Os cheques emitidos deverão ter uma validade não superior a seis meses, podendo no momento da emissão ser aposto nos mesmos a indicação, através de carimbo, de "Válido por seis meses". Expirado o prazo de validade devem os mesmos ser anulados, procedendo-se ao cancelamento junto da entidade bancária, efectuando-se os respectivos registos contabilísticos de regularização;

Artigo 67.º

Pagamentos por transferência bancária

Sempre que os pagamentos forem efectuados através de transferência bancária dever-se-ão observar os seguintes procedimentos:

1) A ordem de transferência deverá ser emitida pela Secção de Contabilidade em duplicado, que enviará o original ao presidente da Câmara ou seu substituto legal para assinar, conjuntamente com a ordem de pagamento e documentos suporte, remetendo ambos para a tesouraria para proceder à assinatura a ser dada ordem de transferência do banco;

2) Após ser efectuada a ordem de pagamento de transferência à instituição financeira, a tesouraria deverá agir em conformidade com o n.º 6 do artigo anterior.

SUBSECÇÃO III

Fundos de maneiro

Artigo 68.º

Objectivo e âmbito

1 - São evidenciados no presente SCI os princípios genéricos a que deve obedecer a autorização, constituição, reconstituição e reposição dos fundos de maneio.

2 - Ao órgão executivo cumpre aprovar um regulamento de fundos de maneio que estabeleça os procedimentos e medidas de controlo interno para a constituição, reconstituição, utilização, reposição e análise dos fundos de maneio, no cumprimento do disposto no ponto 2.9.10.1.11 do POCAL. (ver nota 6)

Artigo 69.º

Disposições comuns

A autorização, constituição, reconstituição e reposição de fundos de maneio deve obedecer aos seguintes princípios:

1) Compete ao órgão executivo aprovação da constituição em caso de reconhecida necessidade de fundos de maneio, desde que a cada fundo corresponda uma dotação orçamental, este seja regularizado periodicamente e saldado no fim do ano;

2) A utilização dos fundos de maneio tem como objectivo fazer face a despesas urgentes e inadiáveis;

3) As despesas efectuadas por recurso a fundos de maneio, deverão obedecer ao estabelecido no regime jurídico de contratação de despesas públicas;

4) A deliberação para autorização anual dos fundos a atribuir pelo órgão executivo deverá ser exarada sobre documento que evidencie:

a) O responsável pelo fundo;

b) A dotação orçamental anual;

c) Rubrica ou rubricas disponíveis para a assunção da despesa;

d) Data para reforço do fundo.

SECÇÃO III

Procedimentos de auditoria

Artigo 70.º

Objectivos

Os procedimentos de auditoria têm como objectivo validar as informações contabilísticas com a finalidade de permitir:

1) O controlo dos meios monetários da Câmara Municipal de Paços de Ferreira;

2) A análise do controlo interno efectuado nas disponibilidades;

3) Reconciliação físico-contabilística dos meios monetários;

4) Salvaguarda dos meios líquidos de pagamento.

Artigo 71.º

Contagem e valores à guarda da tesouraria municipal

1 - O estado da responsabilidade dos valores à guarda do tesoureiro é verificado na presença deste ou do seu substituto através da contagem física do numerário e documentos sob a sua responsabilidade a realizar por funcionários designados ou entidades externas contratadas para o efeito, e nas seguintes condições:

a) Trimestralmente e sem pré-aviso;

b) No encerramento de contas de cada exercício económico;

c) No final e no início do mandato do órgão executivo eleito ou do órgão que o substituir, no caso de aquele ter sido dissolvido;

d) Quando for substituído o tesoureiro.

São lavrados termos de contagem dos montantes assinados pelos seus intervenientes e obrigatoriamente pelo presidente da Câmara Municipal, pelo dirigente para o efeito designado e pelo tesoureiro, nos casos referidos nas alíneas a) a c) do parágrafo anterior, e ainda pelo tesoureiro cessante, nos casos referidos na alínea d).

Artigo 72.º

Reconciliação bancária

As reconciliações bancárias permitem controlar com acuidade todas as eventuais discrepâncias entre o saldo bancário e o saldo contabilístico e devem obedecer aos seguintes procedimentos:

1) A sua elaboração deve ser obrigatória e ter uma periodicidade mensal;

2) A data da sua realização não deverá ir além dos 15 dias subsequentes ao final do mês a que se reporta;

3) A responsabilidade da sua realização cabe à Secção de Contabilidade efectuada pelo funcionário que não tenha acesso às contas correntes de depósitos bancários;

4) O responsável pela elaboração das reconciliações bancárias deverá organizar e manter em pasta própria as reconciliações dos bancos, os extractos da conta respectiva da contabilidade, separadas as informações por meses;

5) Dever-se-á comparar os totais dos débitos e créditos efectuados pelos bancos com os totais de recebimentos e pagamentos efectuados pela Câmara Municipal de Paços de Ferreira através dos bancos para posterior determinação do valor em trânsito;

6) Na data do encerramento do exercício é necessário proceder a uma visualização de todos os documentos relativos a bancos do exercício posterior, com o objectivo de verificar se contém erros em operações relativas ao exercício encerrado.

CAPÍTULO X

Das contas de terceiros

SECÇÃO I

Procedimentos de controlo sobre dívidas de e a terceiros

Artigo 73.º

Objectivo

As medidas de controlo sobre dívidas de e a terceiros têm como objectivo validar as informações contabilísticas.

Artigo 74.º

Periodicidade e metodologia

1 - O controlo das dívidas a receber de clientes, utentes ou contribuintes e a pagar a credores deve ser efectuado trimestralmente, através da análise ponderada dos respectivos saldos.

2 - Serão utilizados mapas contabilísticos para o apoio na análise de conformidade a efectuar, a saber:

a) Balancete de clientes/utentes e contribuintes;

b) Extracto da conta "Outros devedores e credores" no que respeita aos devedores da Autarquia;

c) Extracto da conta 251 enquanto rubrica de controlo de execução orçamental;

d) Balancete da conta "Estado e outros entes públicos".

3 - O balancete de clientes/utentes/contribuintes e fornecedores tem como objectivo analisar a conformidade dos saldos, cruzando a informação com as contas de proveitos e conta de execução orçamental.

Artigo 75.º

Responsabilidade

Os procedimentos descritos nos n.os 1, 2 e 3 do artigo anterior são da responsabilidade de uma equipa designada para o efeito pela DGFI.

SECÇÃO II

Dos empréstimos obtidos

Artigo 76.º

Objectivos

A presente secção tem como objectivo estabelecer procedimentos de controlo interno sobre os empréstimos obtidos junto das instituições financeiras.

Artigo 77.º

Contracção de empréstimos

O processo de contracção de empréstimos por parte da autarquia encontra-se sujeito na Resolução 7/98, de 18 de Maio, do Tribunal de Contas, devendo ainda obedecer aos seguintes procedimentos:

1) A Secção de Contabilidade deverá proceder à consulta de pelo menos três entidades bancárias;

2) Do processo de consulta às entidades bancárias referida no parágrafo anterior deverá decorrer informação relacionada com:

a) Montante do empréstimo;

b) Modalidade (abertura de crédito com contrato mútuo);

c) Finalidade;

d) Prazo de amortização;

e) Períodos de diferimento;

f) Periodicidade de reembolso de capitais e juros;

3) O contrato deverá ser exarado após a validação e inclusão de parecer das entidades competentes;

4) Após validação, deve proceder-se à emissão do processo para visto prévio do Tribunal de Contas;

5) A recusa do visto é sempre comunicada pelo Tribunal de Contas à autarquia através de notificação formal e escrita de decisão tomada.

Artigo 78.º

Endividamento

Sempre que surjam alterações ao montante de endividamento, a DGFI apresentará relatórios de análise, tendo em atenção os limites fixados no artigo 24.º da Lei das Finanças Locais.

Artigo 79.º

Procedimentos de controlo sobre os empréstimos

Constituem objectos dos procedimentos de controlo sobre empréstimos obtidos os seguintes:

a) Verificar se foram verificados os normativos legais na contracção de empréstimos;

b) Validação dos valores contabilizados nas amortizações segundo as regras do POCAL;

c) Confirmação dos valores dos juros contabilizados pela autarquia de acordo com os empréstimos contratados.

SECÇÃO III

Circularização junto das entidades bancárias

O procedimento de circularização junto das entidades bancárias é um método de auditoria e controlo de gestão, através do qual a Câmara Municipal procura validar os saldos das respectivas contas, através da evidência externa e deve obedecer os seguintes princípios:

1) A circularização junto das entidades bancárias deverá fazer-se com uma periodicidade semestral;

2) Sem prejuízo do disposto no parágrafo anterior, a circularização será feita obrigatoriamente no momento do encerramento dos exercícios;

3) A circularização é da responsabilidade da Secção de Contabilidade.

CAPÍTULO XI

Despesas com pessoal

SECÇÃO I

Disposições gerais

Artigo 80.º

Objectivos

O objectivo do presente capítulo é o de garantir o cumprimento adequado dos pressupostos de assunção e liquidação de despesas com pessoal, de forma a permitir:

1) Obter um cadastro actualizado dos quadros de pessoal;

2) Assegurar que os encargos assumidos estão devidamente justificados por documentos de suporte;

3) A segregação de tarefas, controlo de presenças, processamento, aprovação e pagamento de salários;

4) Consideram-se no âmbito da presente norma, e nos termos da legislação aplicável, como despesas com pessoal, as remunerações certas e permanentes a título de vencimentos, salários, gratificações, subsídios de refeição, de férias de Natal dos membros dos órgãos autárquicos, de pessoal do quadro e do pessoal em qualquer outra situação e outros abonos legais.

Artigo 81.º

Considerações gerais

1 - Os procedimentos de controlo interno estabelecidos para a área de pessoal devem permitir evidenciar a correspondência dos valores inscritos como custos nas demonstrações de resultados com os encargos efectivos da autarquia.

2 - Deverá ser garantida uma eficaz segregação de tarefas, devendo o acesso às aplicações informáticas da área em análise, ser limitadas quanto à sua consulta e alterações.

3 - A actualização do cadastro individual, controlo de presenças e horas extraordinárias, processamento de ajudas de custo, processamento de vencimentos, aprovação de folha de vencimentos e respectivos pagamentos deverão ser efectuados por pessoas diferentes com acessos diferenciados às aplicações informáticas.

Artigo 82.º

Processo individual

A Repartição de Recursos Humanos, através das Secções de Recrutamento e Selecção de Pessoal e de Remuneração, Cadastro e Formação, devem elaborar e manter actualizados o processo individual e cadastro de todos os funcionários da Câmara Municipal de Paços de Ferreira, devendo incluir todos os documentos inerentes à nomeação do funcionário.

Artigo 83.º

Recrutamento e selecção de pessoal

1 - O recrutamento consiste no conjunto de operações tendentes à satisfação das necessidades de pessoal da autarquia.

2 - A selecção de pessoal consiste no conjunto de operações que, enquadradas no processo de recrutamento e mediante a utilização de métodos e técnicas adequadas, permitem avaliar e classificar os candidatos segundo as aptidões e capacidades para as funções a desempenhar.

3 - O recrutamento de pessoal faz-se por meio de concurso que, quanto à sua origem pode classificar-se em concurso externo e concurso interno e quanto à natureza das vagas em concurso de ingresso ou de acesso.

4 - A abertura do concurso é antecedida de um despacho autorizado por parte do presidente da Câmara Municipal e que deverá ser remetido para a Secção de Contabilidade para registo do respectivo cabimento, devendo ser visado pelo responsável daquela secção.

5 - Depois de lançado o concurso e após a selecção do candidato nos termos da legislação em vigor, é elaborado e assinado o termo de posse/contrato cuja assinatura do responsável da autarquia é autenticada por aposição do selo branco.

SECÇÃO II

Processamento de abonos e descontos

SUBSECÇÃO I

Artigo 84.º

Remuneração base e subsídio de refeição

1 - De acordo com o controlo efectuado pela SRCF, são registadas as alterações à situação do funcionário no que diz respeito à categoria, escalão, índice remuneratório, situação familiar e assiduidade.

2 - No processamento mensal poderá existir lugar ao pagamento de vencimentos retroactivos, subsídios de férias e de Natal.

3 - A inserção do absentismo, cálculo de abonos e conferência são efectuados na SRCF da RRH.

4 - Deverão, sempre que possível ser funcionários distintos a proceder às alterações no cadastro do funcionário e ao cálculo do efectivo dos valores a pagar, bem como a posterior conferência.

Artigo 85.º

Horas extraordinárias, nocturnas e em dias de descanso

1 - A prestação de trabalho extraordinário e em dias de descanso semanal, descanso complementar e feriados, deve ser previamente autorizada pelo presidente da Câmara Municipal ou seu substituto legal, ou por quem aquele tenha delegado competência para o efeito.

2 - Os funcionários redigem um documento onde discriminam as horas extraordinárias, trabalho normal nocturno e trabalho em dias de descanso ou feriados.

3 - O funcionário deve indicar qual a contra prestação pretendida, numerário, dispensa de um dia de semana ou acréscimo do período de férias.

4 - A SRCF da RRH procede à sua conferência e reconciliação, verificando o cumprimento dos limites legais e autorizações necessárias.

Artigo 86.º

Ajudas de custo

1 - Conforme a detecção da necessidade de deslocação pelo funcionário, este deverá formalizar um pedido de deslocação em serviço, a autorizar pelo presidente da Câmara ou seu substituto legal.

2 - O funcionário, após deslocação em serviço, preenche o boletim itinerário com indicação das horas de realização, número de quilómetros efectuados com viatura própria (se previamente autorizado para o efeito) ou documentos referentes a deslocações pagas pelo funcionário, quando aplicável.

3 - O boletim itinerário é entregue na SRCF da RRH que o remete para visto do presidente da Câmara ou seu substituto legal.

4 - O processamento contabilístico das ajudas de custo poderá ser enquadrado no processamento de salários ou individualmente, cabendo à Secção de Contabilidade a emissão da ordem de pagamento e arquivo de documentos de despesa.

Artigo 87.º

Controlo de assiduidade (ver nota 7)

1 - Na Câmara Municipal de Paços de Ferreira existem dois sistemas para controlar a assiduidade dos respectivos funcionários, o livro de ponto e o cartão magnético.

2 - A não existência de sistema magnético em todas as dependências da autarquia implica que o controlo diário seja efectuado na folha de ponto visada pelo responsável do serviço onde pertence o funcionário.

3 - A SRCF deve emitir mensalmente listagens extraídas da aplicação de gestão de assiduidade de pessoal discriminadas, o total de horas nocturnas normais e extras, bem como o absentismo, reportados a uma base diária, sendo conferidas e submetidas a despacho do director de DAJF.

4 - Quando os funcionários necessitam faltar ao serviço, estes um documento designado por "Participação de faltas de serviço" que é assinado pelo próprio e validado pelo director de departamento/chefe de divisão ou outro responsável.

5 - Esta informação deverá que ser entregue na SRCF atempadamente, de forma a que sejam elaboradas as listagens mensais, visando o controlo do mínimo de dias de acordo com a legislação em vigor.

Artigo 88.º

Controlo do período de férias

1 - O plano de férias é elaborado pela SRCF, tendo por base os elementos fornecidos por cada uma das unidades orgânicas. O referido plano é aprovado pelo responsável da unidade orgânica bem como pelo presidente da Câmara, ou responsável com competência delegada.

2 - Caso os funcionários necessitem de alterar as suas férias, é feito pedido de alteração de férias, com parecer do director de departamento/chefe de divisão ou responsável pela unidade orgânica e visto do presidente da Câmara Municipal ou seu substituto legal ou ainda o responsável com competência delegada pela unidade orgânica.

3 - Estes documentos são remetidos à SRCF, que deverá proceder ao controlo do mínimo de dias de acordo com a legislação em vigor, proceder às alterações ao mapa de férias, remetendo cópia ao director de departamento/chefe de divisão ou responsável pela unidade orgânica.

Artigo 89.º

Prestações sociais directas

1 - Os funcionários apresentam documento específico para o abono em causa, entregando os documentos de prova necessários.

2 - Esses documentos serão entregues na SRCF, que os confere e os processa.

SUBSECÇÃO II

Processamento de vencimentos

Artigo 90.º

Processamento

1 - A SRCF da RRH procede ao processamento de vencimentos mensal e emite relatórios obrigatórios, nomeadamente:

a) Folha de vencimentos para a Secção de Contabilidade;

b) Relação dos valores a creditar pelas entidades bancárias em ficheiro;

c) Mapas de descontos para as diversas entidades.

2 - Os relatórios são conferidos por um funcionário da SRCF e chefe da contabilidade, sendo submetidos ao visto de processamento do director de DAJF e presidente da Câmara ou seu substituto legal, após o que requerem à SRCF, que os envia aos seguintes serviços:

a) Os documentos referidos nas alíneas anteriores são remetidos à Secção de Contabilidade para registo contabilístico e emissão das ordens de pagamento e guias de recebimento referentes às retenções efectuadas;

b) O documento referido na alínea b) do número anterior é remetido para o tesoureiro ou seu substituto e ao presidente da Câmara ou seu substituto legal, para autorização da movimentação das contas da autarquia;

c) A guia de descontos deverá ser remetida à tesouraria municipal, após validação pela Secção de Contabilidade para confirmação do recebimento;

d) Todos os documentos de despesa devem acompanhar os relatórios enunciados na alínea a), dado que cabe à Secção de Contabilidade organizar o arquivo com todos os mapas e documentos justificativos do processamento efectuado.

Artigo 91.º

Pagamento de vencimentos

1 - O ofício ou documento próprio com a relação de valores a transferir para os funcionários é remetido à instituição financeira no antepenúltimo dia aprazado para o pagamento dos vencimentos e deve ser assinado pelo responsável da RRH.

2 - O pagamento aos funcionários, avençados e contratados, é efectuado no 23.º dia ou no dia útil imediatamente anterior quando aquele coincidir com sábado, domingo ou feriado.

3 - O vencimento de Dezembro é pago na terceira semana do mês.

SECÇÃO III

Contratos de tarefa e avença

Artigo 92.º

Definições

1 - Contrato de tarefa - este contrato é aplicável na execução de trabalhos específicos, com natureza excepcional, sem subordinação hierárquica, não podendo exceder o termo do prazo contratual inicialmente estabelecido, apenas se admitindo recorrer a este tipo de contrato quando não existam funcionários com as qualificações adequadas ao exercício das funções objecto da tarefa e a celebração de contrato a termo certo for desadequada.

2 - Contrato de avença - este contrato tem como objecto prestações sucessivas no exercício de profissão liberal, apenas se podendo recorrer a este tipo de contrato quando não existam funcionários com as qualificações adequadas ao exercício das funções objecto da avença.

Artigo 93.º

Contratação

1 - O desenvolvimento do procedimento de contratação obedece ao Regime Jurídico das Despesas Públicas e da Contratação Pública relativa à locação e aquisição de bens móveis e serviços.

2 - A SRSP da RRH antes de abrir um procedimento para a contratação de trabalhadores nos regimes de tarefa ou avença terá que efectuar uma informação para que a Secção de Contabilidade cabimente o valor previsto.

3 - Os contratos são celebrados em duplicado. O original fica arquivado na SRSP e o duplicado é entregue ao trabalhador, sendo emitido um exemplar para a Secção de Contabilidade para registo do compromisso.

4 - O serviço no qual se enquadra o trabalhador deverá ficar com cópia do contrato, dado que o serviço tem como atribuição verificar se as cláusulas estão a ser cumpridas e se está a ocorrer alguma anomalia na prestação de serviços.

CAPÍTULO XII

Artigo 94.º

Violação das Normas do Sistema de Controlo Interno

1 - A violação das normas estabelecidas no presente SCI determina a instauração do processo disciplinar, nos termos legais, sempre que haja indícios que o justifiquem.

2 - Qualquer informação de serviço referente a violações das regras pelo presente Sistema devem ser devidamente comprovadas, passando a fazer parte integrante do processo individual do funcionário visado, devendo ainda servir de base para a tomada de decisão, aquando da atribuição de classificação de serviço relativa ao ano a que respeita.

Artigo 95.º

Norma supletiva

Em tudo o que não estiver expressamente previsto no presente SCI, aplicar-se-ão as disposições legais anunciadas no POCAL, bem como as demais legislações aplicáveis aos municípios.

Artigo 96.º

Norma revogativa

São revogadas todas as disposições regulamentares actualmente em vigor, na parte e que contrariam todas as regras e princípios estabelecidos no presente SCI.

Artigo 97.º

Cópias do sistema

Do presente SCI, bem como das demais alterações que lhe venham a ser introduzidas, serão remetidas cópias à Inspecção-Geral das Finanças e à Inspecção-Geral da Administração do Território dentro do prazo de 30 dias a contar da data da respectiva alteração.

Artigo 98.º

Entrada em vigor

O presente Sistema de Controlo Interno entra em vigor no 1.º dia útil após a sua publicação no Diário da República.

(nota 1) Vide organigrama.

(nota 2) Normas de Funcionamento e Organização dos Serviços Municipais, aprovadas pela Câmara Municipal na reunião ordinária de 17 de Março de 1997.

(nota 3) Conforme o Decreto-Lei 197/99, de 8 de Junho.

(nota 4) Aprovadas por despacho do presidente da Câmara Municipal de 31 de Janeiro de 2003.

(nota 5) Publicado no apêndice n.º 99 ao Diário da República, 2.ª série, n.º 190, de 17 de Agosto de 2001.

(nota 6) Conforme Normas Internas de Constituição, Utilização, Reconstituição e Reposição do Fundo de Maneio - aprovadas pela Câmara Municipal em reunião ordinária de 6 Janeiro de 2003.

(nota 7) Segundo normas de assiduidade e controlo, aprovados por despacho exarado pelo presidente da Câmara de 31 de Janeiro de 2003.

(ver documento original)