Sumário: Norma de Controlo Interno da Freguesia de Quarteira.
Norma de Controlo Interno
Introdução
O Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL), aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de fevereiro, alterado pela Lei 162/99, de 14 de setembro, pelo Decreto-Lei 315/2000, de 2 de dezembro, pelo Decreto-Lei 84-A/2002, de 5 de abril e pela Lei 60-A/2005, de 30 de dezembro, visa criar as condições para uma integração consistente da contabilidade orçamental, patrimonial e de custos numa contabilidade pública moderna fiável e credível, constituindo, assim, um instrumento fundamental de apoio à gestão das Autarquias Locais.
O POCAL prevê, nos termos do ponto 2.9, a necessidade de implementação pelas Autarquias Locais de um Sistema de Controlo Interno. Conforme definido no ponto 2.9.1 do POCAL, o Sistema de Controlo Interno a adotar pela Junta de Freguesia, deverá englobar o plano de organização, políticas, métodos e procedimentos de controlo, bem como todos os outros métodos e procedimentos definidos pelos responsáveis autárquicos que contribuam para assegurar a realização dos objetivos previamente definidos e a responsabilização dos intervenientes no processo de organização e gestão do Junta de Freguesia, o desenvolvimento das atividades de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos ativos, a prevenção e deteção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exatidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação financeira fiável.
O Sistema de Normalização Contabilística para as Administrações Públicas doravante designado por SNC - AP, aprovado pelo Decreto-Lei 192/2015 de 11 de setembro integra a estrutura conceptual de informação financeira pública, as normas de contabilidade pública e o plano de contas multidimensional, determinando que as autarquias locais devem elaborar e aprovar o sistema de controlo interno, previsto no artigo 9.º desse decreto-lei.
O documento aqui apresentado contém os elementos necessários ao sistema de controlo interno da Freguesia, englobando métodos e procedimentos necessários à organização e controlo dos seus serviços.
CAPÍTULO I
Disposições Gerais
Artigo 1.º
Objeto
1 - O sistema de controlo interno a adotar pelas entidades públicas engloba, designadamente, o plano de organização, as politicas, os métodos e os procedimentos de controlo, bem como todos os outros métodos e procedimentos definidos pelos responsáveis que contribuam para assegurar o desenvolvimento das atividades de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos ativos, a prevenção e deteção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exatidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação orçamental e financeira fiável, com os seguintes objetivos gerais:
a) Salvaguarda da legalidade e regularidade no que respeita à elaboração, execução e modificação dos documentos previsionais, à elaboração das demonstrações financeiras e ao sistema contabilístico;
b) Registo oportuno das operações pela quantia correta, no software apropriado e no período contabilístico a que respeitam, de acordo com as decisões de gestão e no respeito das normas legais;
c) Cumprimento das deliberações dos órgãos e das decisões dos respetivos titulares;
d) Salvaguarda do património;
e) Aprovação e controlo de documentos;
f) Incremento da eficiência das operações;
g) Adequada utilização dos fundos e o cumprimento dos limites legais relativos à assunção de encargos;
h) Controlo das aplicações e sistemas informáticos;
i) Transparência e concorrência no âmbito dos mercados públicos;
j) Minimização dos riscos de gestão e prevenção da corrupção e infrações conexas.
2 - Integram a NCI os procedimentos de controlo de caráter geral e ainda aqueles referentes às áreas específicas de disponibilidades, efetivação da receita e da despesa, contas de terceiros, existências, imobilizado, documentos oficiais e ambiente informático e tecnológico.
Artigo 2.º
Âmbito de aplicação
1 - A NCI aplica-se a todos os serviços da junta de freguesia e vincula todos os titulares dos órgãos, dirigentes, trabalhadores e demais colaboradores da Junta de Freguesia de Quarteira.
2 - A aplicação da NCI terá sempre em conta a verificação do cumprimento:
a) Da Lei 75/2013 de 12 de setembro, estabelece o regime jurídico das autarquias locais, aprova o estatuto das entidades intermunicipais, estabelece o regime jurídico da transferência de competências do Estado para as Autarquias Locais e para as entidades intermunicipais, assim como da delegação de competências do Estado nas autarquias locais e nas entidades intermunicipais e dos municípios nas entidades intermunicipais e nas freguesias e aprova o regime jurídico do associativismo autárquico;
b) Da Lei 73/2013 de 3 de setembro, que estabelece o regime financeiro das autarquias locais e das entidades intermunicipais;
c) Do Código do Procedimento Administrativo;
d) Do Decreto-Lei 192/2015 de 11 de setembro, que aprova o Sistema de Normalização Contabilística para as Administrações Públicas, designado SNC-AP;
e) Do Código dos Contratos Públicos, que estabelece a disciplina aplicável à contratação pública e o regime substantivo dos contratos públicos que revistam a natureza do contrato administrativo;
f) Dos demais diplomas legais aplicáveis às autarquias locais, incluindo outras normas e regulamentos em vigor na Junta de Freguesia.
Artigo 3.º
Desenvolvimento, acompanhamento e avaliação
1 - Compete à Junta de Freguesia e a cada um dos seus membros aprovar, colocar, manter em funcionamento e aperfeiçoar o Sistema de Controlo Interno (SCI), zelar pelo cumprimento dos procedimentos constantes da NCI.
2 - Compete ainda ao órgão executivo a implementação e execução das normas e procedimentos de controlo, devendo igualmente promover a recolha de sugestões, propostas e contributos de todos os trabalhadores tendo em vista a avaliação, revisão e permanente adequação dessas mesmas normas e procedimentos à realidade do Junta de Freguesia, sempre numa ótica de otimização do controlo interno e de uma melhoria contínua tendo por base os princípios da eficiência, eficácia e da economia.
CAPÍTULO II
Normas Gerais
Artigo 4.º
Estrutura e competências
Todos os serviços do Junta de Freguesia de Quarteira deverão ter em conta as regras de estrutura, níveis de hierarquia e competências estabelecidas no Mapa de Pessoal e no Regulamento de Organização dos Serviços do Junta de Freguesia.
Artigo 5.º
Funções de controlo
Na definição das funções de controlo e na nomeação dos respetivos responsáveis deve atender-se:
a) À identificação das responsabilidades funcionais;
b) Aos circuitos obrigatórios dos documentos e às verificações respetivas;
c) Ao cumprimento dos princípios da segregação das funções, de acordo com as normas legais e os princípios de gestão, nomeadamente para salvaguardar a separação entre o controlo físico e o processamento dos correspondentes registos, atenta a relação custo-benefício;
d) À transparência da atividade e dos atos da administração.
CAPÍTULO III
Demonstrações orçamentais e financeiras previsionais
SECÇÃO I
Disposições Gerais
Artigo 6.º
Demonstrações orçamentais e financeiras previsionais
Demonstrações orçamentais e financeiras previsionais a adotar pela autarquia são:
Orçamento enquadrado num plano orçamental plurianual;
Plano plurianual de investimentos.
Artigo 7.º
Grandes Opções do Plano
As Grandes Opções do Plano são o instrumento orientador do exercício da atividade executiva da freguesia e incluem uma descrição quantificada dos investimentos a concretizar nesse período constituindo um elemento fundamental da política autárquica e reflete todos os projetos e programas definidos nas linhas de desenvolvimento estratégico. Integra as Atividades Mais Relevantes da Gestão Autárquica e o Plano Plurianual de Investimentos (PPI) distribuído pelas diversas áreas de vital importância para a Junta de Freguesia.
Artigo 8.º
Orçamento
1 - O Orçamento enquadrado num plano orçamental plurianual, é o documento que define os limites para a despesa da freguesia, bem como para as projeções da receita discriminadas entre as provenientes do Orçamento do Estado e as cobradas pela freguesia, numa base móvel que abranja os quatro exercícios seguintes, de acordo com o quadro e código de contas definido na Lei, do qual faz parte integrante o mapa de pessoal.
2 - É composto por dois mapas:
a) Orçamento e Plano Orçamental Plurianual de Receita Inicial, desagregado segundo a classificação económica;
b) Orçamento e Plano Orçamental Plurianual de Despesa Inicial, desagregado segundo a classificação económica.
SECÇÃO II
Preparação e Aprovação
Artigo 9.º
Preparação
1 - Constituem atribuições comuns a todos os serviços, colaborar na preparação das Demonstrações orçamentais e financeiras previsionais de acordo com o estabelecido na legislação em vigor, nomeadamente na Lei do Orçamento de Estado, na Lei de Execução do Orçamento, devem ser utilizados como critérios as regras previsionais previstas no Ponto 3.3. do POCAL, a Norma de Contabilidade Pública 26 inserida Decreto-Lei 192/2015, de 11 de setembro (SNC-AP) as regras e princípios estabelecidos no Regime financeiro das autarquias locais e das entidades intermunicipais (RFALEI) assim como a Lei 8/2012 de 21 de fevereiro, aprova as regras aplicáveis à assunção de compromissos e aos pagamentos em atraso das entidades públicas (LCPA);
2 - Compete ao serviço de Recursos Humanos em colaboração com o órgão executivo elaborar o mapa de pessoal nos termos da Lei, assim como apurar os custos anuais.
3 - Os restantes encargos de funcionamento são apurados pelo serviço de Planeamento e Gestão Financeira.
Artigo 10.º
Aprovação
1 - A proposta dos demonstrações orçamentais e financeiras previsionais deve ser aprovada nos termos da alínea a) do n.º 1 do artigo 16.º do Anexo I da Lei 75/2013, de 12 de setembro, com a Retificação n.º 46-C/2013, de 01 de novembro, (que alterou a Lei 169/99, de 18 de setembro, alterada e republicada pela Lei 5-A/2002, de 11 de janeiro, pela Retificação n.º 4/2002, de 06 de fevereiro, Retificação n.º 9/2002, de 05 de março, Lei 67/2007, de 31 de dezembro e pela Lei Orgânica 1/2011, de 30 de novembro), submetem-se à aprovação da Assembleia de Freguesia os documentos previsionais, elaborados nos termos da Lei 75/2013, de 12 de setembro, da Lei 73/ 2013 de 3 de setembro na sua redação atual, e pelo Decreto-Lei 192/2015 de 11 de setembro, que revoga o Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de fevereiro alterado pela Lei 162/99, de 14 de setembro, pelos Decretos-Leis n.os 315/200, de 2 de dezembro e 84-A/2002, de 5 de abril, e pela Lei 60-A/2005, de 30 de dezembro, com exceção dos pontos 2.9, 3.3 e 8.3.1, relativos, respetivamente, ao controlo interno, às regras previsionais e às modificações do orçamento, para entrar em vigor em 1 de janeiro do ano a que respeita, exceto nas situações previstas na Lei.
2 - Compete ao serviço de Planeamento e Gestão Financeira, assegurar a remessa dos documentos acompanhados pela cópia da ata da respetiva deliberação às entidades determinadas por Lei, e também a sua publicitação pelas formas legalmente previstas.
3 - Após a entrada em vigor do orçamento e das grandes opções do plano, os documentos - Orçamento, Grandes Opções do Plano e Atas da deliberação de aprovação - devem ser arquivados pelo serviço de Planeamento e Gestão Financeira.
Artigo 11.º
Modificações
1 - A indicação da necessidade de proceder a modificações nos documentos previsionais é do serviço de Planeamento e Gestão Financeira, de acordo com as necessidades dos diversos serviços, devidamente fundamentadas.
2 - Os diversos serviços devem enviar ao serviço de Planeamento e Gestão Financeira, uma proposta devidamente autorizada pelo responsável, com as rubricas a alterar e as respetivas contrapartidas. Este elabora um mapa resumo com indicação das rubricas a alterar para ser submetido à análise e autorização do/a Presidente da Junta, sendo posteriormente sujeita à aprovação do órgão competente.
3 - Após deliberação e aprovação pelo órgão executivo os documentos são assinados e devidamente arquivados, devendo ser entregue uma cópia ao serviço de Planeamento e Gestão Financeira.
CAPÍTULO IV
Receita
Artigo 12.º
Âmbito de aplicação
As normas seguintes definem os procedimentos de liquidação, notificação, cobrança voluntária e arrecadação da receita, bem como o procedimento referente à transferência para cobrança contenciosa e coerciva.
Artigo 13.º
Elegibilidade
A receita só pode ser liquidada e arrecadada se for legal e tiver sido objeto de inscrição orçamental adequada, podendo, no entanto, ser cobrada para além dos valores inscritos no orçamento, competindo aos respetivos serviços emissores a verificação antecipada destes requisitos.
Artigo 14.º
Liquidação da receita
1 - Os serviços a quem compete, no âmbito do Regulamento e Tabela de Taxas e Preços, a liquidação de receita, devem proceder ao seu apuramento de acordo com os princípios da igualdade e da prossecução do interesse público, nos termos do regime geral das taxas das autarquias locais (Lei 53-E/2006, de 29 de dezembro) na sua atual versão (Lei 117/2009 de 29 de dezembro).
2 - Os valores referentes a isenções concedidas no âmbito do Regulamento e Tabela de Taxas e Preços, deverão ter suporte documental e contabilístico adequado, devendo os serviços redigir no campo das observações daquele documento a menção «ISENÇÃO», identificando a norma legal ou a deliberação que lhe deu origem.
3 - O cálculo das isenções referidas no número anterior deve ser objeto de quantificação anual, por parte de cada serviço emitente, a elaborar até final do mês de janeiro do ano seguinte, e remetido serviço de Planeamento e Gestão Financeira até ao dia 15 de fevereiro seguinte.
Artigo 15.º
Emissão, cobrança e arrecadação da receita
1 - Compete ao serviço de Planeamento e Gestão Financeira proceder à arrecadação das receitas da junta de freguesia mediante documentos a emitir (Guia de Recebimento ou Fatura) pelos diversos serviços emissores de receita.
2 - Os serviços emissores de receita são dotados de acesso à respetivas aplicações informáticas, para emissão dos documentos de arrecadação, competindo-lhes o controlo da respetiva arrecadação.
3 - O serviço de Planeamento e Gestão Financeira confere diariamente o total dos valores recebidos com o somatório dos documentos cobrados.
4 - No final de cada dia o(s) trabalhador(es) nomeado(s) para o efeito, afetos ao serviço do Planeamento e Gestão Financeira deve(m) extrair da aplicação informática a folha de caixa e o resumo diário de tesouraria e assiná-los no campo destinado para o efeito. Estes documentos devem ser arquivados e mantidos até ao final do primeiro trimestre do ano subsequente àquele a que diz respeito.
Artigo 16.º
Formas de recebimentos
1 - Os documentos de arrecadação podem ser pagos por numerário, cheque, transferência bancária, terminal de pagamento automático, vale postal ou outro meio legal, disponibilizado para o efeito.
2 - Os cheques aceites têm de ser cruzados, emitidos à ordem do "Junta de Freguesia de Quarteira "e de montante igual ao valor a pagar. A data de emissão deve obrigatoriamente coincidir com a data da sua entrega. No verso do cheque deve ser aposto o número do documento que lhe corresponde. Caso o pagamento seja efetuado por entidade diferente do titular, para além do número do documento que lhe corresponde deve ser colocado o contacto telefónico da entidade pagadora. Sempre que possível estes dados devem ser inseridos num campo de observações da aplicação informática respetiva. No caso de cheque remetido pelo correio, o serviço de Administração Geral deverá, sendo caso disso, cruzar de imediato os cheques e remetê-los, por protocolo, para o serviço responsável pela emissão da receita:
a) Após a receção dos valores em causa, o serviço emissor da receita emite o respetivo documento e remete para o serviço de Planeamento e Gestão Financeira para arrecadação da receita;
b) O serviço de Planeamento e Gestão Financeira, após efetuar as operações mencionada nas alíneas anteriores, entrega o original do documento ao serviço emissor que fica responsável pela sua entrega aos clientes, contribuintes e utentes.
3 - O pagamento por transferência bancária é solicitado por escrito à Junta de Freguesia de Quarteira que, para o efeito, disponibiliza um requerimento próprio na sua página eletrónica ou em qualquer serviço emissor de receita, e deve ser autorizado Órgão Executivo ou trabalhador em quem este delegue, após informação do serviço de Planeamento e Gestão Financeira.
Artigo 17.º
Devolução de cheques
1 - Caso se verifique a devolução de cheques por falta de provisão ou outro motivo, por parte das instituições bancárias, o serviço de Planeamento e Gestão Financeira deve informar, por escrito, o Órgão Executivo que, sendo caso disso, deverá proceder de acordo com as regras previstas no Regime Jurídico de Cheque, Decreto-Lei 454/91, de 28 de dezembro na sua atual versão Lei 66/2015 de 6 de julho, com a redação dada pela Lei 48/2005, de 29 de agosto (regime jurídico do cheque sem provisão).
2 - Os serviços devem tomar as medidas necessárias para que o Junta de Freguesia seja ressarcido pelo emissor do cheque de todas as despesas bancárias inerentes à devolução.
Artigo 18.º
Cobrança contenciosa/coerciva
1 - A cobrança de receita que não revista a forma de execução fiscal é controlada pelo serviço emissor de receita, nos termos do disposto no n.º 2 do artigo 15.º Confirmada a mora, procede ao envio de comunicação à respetiva entidade, com informação das datas a partir das quais começam a correr os juros de mora e tem início o processo de cobrança coerciva. Nestas situações, e não ocorrendo o pagamento das taxas e outras receitas da freguesia a subunidade orgânica responsável pela emissão da receita, elabora relatório de dívida da receita de natureza não fiscal, a fim de remeter ao Órgão Executivo para ser intentada a correspondente ação executiva.
2 - A cobrança coerciva das dívidas constituídas à qual que se aplique o regime da execução fiscal previsto no Código do Procedimento e Processo Tributário (CPPT), inicia-se com a inscrição da data de conhecimento no documento de arrecadação e extração da certidão de dívida correspondente, pelo serviço emissor de receita, decorridos 30 dias após o termo do prazo para pagamento voluntário. A certidão de dívida é assinada pelo/a Presidente da Junta de Freguesia e remetida ao Órgão Executivo, responsável pelas Execuções Fiscais para efeitos do disposto no número seguinte.
3 - Os processos de execução fiscal são instaurados e tramitados no Órgão Executivo, responsável pelos processos de execução fiscal, de acordo com a legislação aplicável - LFL, LGT, CPPT, Regime Geral das Taxas das Autarquias Locais (Lei 53-E/2006, de 29 de dezembro) na sua atual versão (Lei 117/2009 de 29 de dezembro), e demais legislação aplicável.
4 - Compete ao serviço de Planeamento e Gestão Financeira que recebe os documentos para cobrança coerciva a colocação da data de transferência de terceiro.
Artigo 19.º
Inutilização de documentos
1 - Os documentos de arrecadação só podem ser inutilizados no dia da sua emissão, por proposta do(a) serviço emissor com fundamento em erro devidamente identificado.
2 - Compete ao serviço de Planeamento e Gestão Financeira a inutilização dos documentos comprovativos da arrecadação de receita.
Artigo 20.º
Anulação de receita
1 - A anulação de documentos de receita deve ser pronta e devidamente justificada pelo serviço responsável e, sempre que aplicável, deve indicar-se o número do novo documento.
2 - A anulação de receita liquidada e/ou cobrada e a efetivação das respetivas restituições deve ser autorizada de acordo com as competências previstas na legislação para a autorização de despesas.
Artigo 21.º
Restituição da receita
1 - A restituição consiste na obrigação de reembolsar ou restituir um determinado montante recebido indevidamente.
2 - Compete ao serviço emissor da receita prestar informação fundamentada, de facto e de direito, ao/à Presidente da Junta de Freguesia, sobre os motivos da arrecadação indevida, para que este possa autorizar a correspondente restituição.
3 - Após a autorização referida no número anterior, o serviço emissor deve remeter a informação ao serviço de Planeamento e Gestão Financeira para que este possa diligenciar no sentido da restituição devida.
SECÇÃO I
Postos de Cobrança
Artigo 22.º
Âmbito de aplicação
As normas seguintes aplicam-se aos serviços emissores de receita, determinados nos termos do artigo seguinte.
Artigo 23.º
Postos de cobrança
1 - Haverá postos de cobrança nos locais considerados úteis para os clientes, contribuintes e utentes e justificável na ótica do interesse da freguesia, mediante prévia aprovação do Órgão Executivo, sob proposta do/a Presidente da Junta de Freguesia.
2 - Por cada posto de cobrança deve haver um mapa de controlo de cobranças efetuadas, onde serão inscritos os documentos a que se refere o n.º 4 do artigo 24.º
3 - Nos termos do n.º 1 consideram-se postos de cobrança a Sede da Junta de Freguesia, o Parque das Caravanas, os Mercados do Peixe, da Fruta, da Roupa, Feiras, sem prejuízo de outros locais que venham a ser aprovados.
4 - A extinção dos postos de cobrança é proposta pelo/a Presidente da Junta de Freguesia, precedida de parecer dos serviços em causa, devendo ser aprovado pela Junta de Freguesia.
Artigo 24.º
Procedimentos de cobrança
1 - Os serviços emitem a Liquidação, Guia de Recebimento ou Fatura, nas diversas aplicações informáticas, que permitam a emissão do respetivo documento de idêntica natureza, colocando as datas de emissão e conferência.
2 - O original do documento de cobrança, no qual é aposto um carimbo com a indicação de "Pago", é entregue aos clientes, contribuintes ou utentes e devidamente assinado pelo trabalhador que procede ao seu recebimento.
3 - Nos casos em que exista aplicação informática diferente do software da "Fresoft", deve o respetivo serviço garantir que essa aplicação permite emissão de documento contabilístico legalmente válido.
4 - Nos casos em que justificadamente não exista aplicação informática para emissão de documento sob forma legal, o serviço é dotado de documentos manuais, emitidos com número sequencial, à guarda do trabalhador designado pelo/a Presidente da Junta de Freguesia.
5 - Os documentos referidos no número anterior, são emitidos em três vias, destinando-se o original aos clientes, contribuintes ou utentes, o duplicado ao serviço emissor competente para registo das importâncias na aplicação informática da "SNC-AP)e o triplicado permanece no livro.
6 - Não é permitida a desagregação dos documentos dos respetivos livros que são pessoais e intransmissíveis, obedecendo a emissão à ordem sequencial.
7 - Sempre que ocorra um lapso no preenchimento do documento manual que implique a sua anulação, deve ser expressa no mesmo a razão da inutilização e junção no livro de todas as vias do documento inutilizado.
8 - Para emissão da guia de recebimento respetiva, o trabalhador entrega no serviço emissor, até ao final da manhã do dia útil seguinte a que respeita a arrecadação, listagem dos documentos emitidos, acompanhada dos respetivos duplicados.
9 - O serviço emissor procede ao controlo dos documentos emitidos manualmente, de modo aleatório e obrigatoriamente no final de cada ano. O serviço de Planeamento e Gestão Financeira procede a controlos aleatórios no âmbito das suas competências.
10 - Os trabalhadores responsáveis pelos postos de cobrança são sempre obrigados a entregar aos clientes, contribuintes ou utentes o documento comprovativo receita emitido sob forma legal.
Artigo 25.º
Entrega de receita arrecadada
1 - As receitas arrecadas pelos postos de cobrança ficam à sua guarda e responsabilidade até à entrega da respetiva documentação ao serviço de Planeamento e Gestão Financeira.
2 - Todas as receitas cobradas nos termos do presente artigo devem dar entrada no serviço de Planeamento e Gestão Financeira no final do próprio dia de cobrança, através da emissão do competente documento de receita emitida pelo serviço recebedor.
3 - Quando se trate de serviços externos, a entrega deve ser efetuada no dia útil seguinte, até ao final da manhã, mediante documento de receita assinado pelo responsável dos serviços originários das receitas.
4 - Em casos excecionais e devidamente fundamentados, poderão ser alterados os prazos da entrega das receitas cobradas, por despacho do/a Presidente da Junta, sob proposta do responsável dos serviços.
5 - Sempre que não se mostre possível o procedimento descrito no número anterior, designadamente motivado pela ocorrência da arrecadação de receita fora do horário normal de funcionamento do serviço de Planeamento e Gestão Financeira, deverá a entrega deve ser efetuada no dia útil seguinte, até ao final da manhã, pelo responsável do serviço do posto de cobrança.
Artigo 26.º
Responsabilidades
1 - A responsabilidade por situações de alcance é imputável aos trabalhadores que procedem à cobrança da receita devendo o trabalhador nomeado para o efeito, afeto ao serviço de Planeamento e Gestão Financeira, no desempenho das suas funções, proceder ao controlo e apuramento das importâncias entregues.
2 - A responsabilidade por situações de alcance é imputável ao trabalhador nomeado para o efeito, afeto ao serviço de Planeamento e Gestão Financeira, quando, no desempenho das suas funções de gestão, controlo e apuramento de importâncias, se concluir ter procedido com dolo.
CAPÍTULO V
Despesa
Artigo 27.º
Âmbito de aplicação
A despesa é um ato de extrema importância no quadro da Administração Pública e deve obedecer a um conjunto de regras e princípios, estipulados em diversos diplomas.
Artigo 28.º
Elegibilidade - Realização de Despesas
1 - As despesas só podem ser cativadas, assumidas, autorizadas e pagas se, para além de serem legais, estiverem inscritas no orçamento e com uma dotação igual ou superior, respetivamente ao cabimento e ao compromisso, a qual constitui o limite máximo a utilizar na sua realização.
2 - A cabimentação consiste na cativação de determinada dotação orçamental visando a realização de uma despesa e será efetuada com base numa requisição interna ou proposta de aquisição de equipamento, cumprindo-se um dos requisitos da contabilidade pública.
3 - A assunção do compromisso face a terceiros de realizar despesa será efetivado com base em requisição externa ou contrato para a aquisição de determinado bem ou serviço, cuja aquisição foi previamente autorizada na fase do cabimento, desde que existam fundos disponíveis.
4 - O processamento ou reconhecimento da obrigação relativa à despesa nasce no momento da receção da fatura ou documento equivalente, seguindo-se as fases de liquidação e pagamento, após as respetivas conferências.
5 - A liquidação corresponde à determinação do montante exato que nesse momento se constitui, a fim de permitir o respetivo pagamento, dando lugar à emissão da ordem de pagamento e posterior autorização do pagamento.
6 - Nenhuma despesa poderá ser assumida sem que haja uma autorização prévia expressa, sendo em caso contrário, considerada inexistente para efeitos internos, com responsabilidade pessoal e disciplinar do autor.
SECÇÃO I
Processos de Obras a Realizar por Empreitada ou Administração Direta
Artigo 29.º
Procedimentos para realização de obras por empreitadas
1 - Compete ao serviço de Planeamento e Gestão Financeira para cumprimento do Plano Plurianual de Investimentos (PPI) aprovado, no ano a que respeita, previamente à realização da despesa e intervenção em obra, certificar se os bens objeto da intervenção são propriedade do Junta de Freguesia de Quarteira e estão devidamente inscritos nas respetivas matriz e registo predial.
2 - Após o cumprimento do referido no número anterior, os serviços de Planeamento e Gestão Financeira e de Aprovisionamento e Contratação Pública propõem o início do procedimento para a realização da obra, procedendo, de acordo com o procedimento de formação de contratos de empreitadas de obras públicas, à elaboração das peças procedimentais técnicas previstas na legislação em vigor, bem como à elaboração de documento (pedido de cabimento) com a indicação da respetiva inscrição no PPI, o preço base para abertura do procedimento e os montantes previstos para o exercício e exercícios futuros (caso se verifique).
3 - Obtido o despacho favorável do/a Presidente da Junta de Freguesia, ou vogal com competência delegada, envia o pedido de cabimento ao Serviço de Planeamento e Gestão Financeira.
4 - O Serviço de Planeamento e Gestão Financeira deverá assegurar que o registo do cabimento obedece ao disposto no SNC-AP, LCPA e demais legislação aplicável.
5 - Se não for possível efetuar o cabimento, o Serviço de Planeamento e Gestão Financeira informa o/a Presidente da Junta de Freguesia, ou vogal com competência delegada num prazo máximo de 24 horas, sobre as razões que o impossibilitam, efetuando as necessárias diligências que permitam concretizar o cabimento da empreitada proposta.
6 - Após o cabimento, o processo é reenviado ao/à Presidente da Junta de Freguesia, ou vogal com competência delegada, o qual deverá encaminhar o mesmo, com toda a documentação necessária, para a Serviço de Aprovisionamento e Contratação Pública, que diligenciará todos os procedimentos inerentes e necessários à adjudicação da empreitada.
7 - Realizados todos os procedimentos, os quais deverão respeitar todos os trâmites legalmente impostos na legislação em vigor, e após a adjudicação da empreitada, ao Serviço de Aprovisionamento e Contratação Pública deverá inserir no Sistema de Controlo de Empreitadas todos os dados referentes ao processo - com exceção dos elementos financeiros -, o qual deverá ser novamente remetido ao Serviço de Planeamento e Gestão Financeira para correção do cabimento (caso seja necessário), bem como, proceder ao lançamento do respetivo compromisso.
8 - O acompanhamento e fiscalização da obra cabe ao serviço de Manutenção e Obras no Espaço Público e Equipamentos, compete, a qual deverá remeter, tempestivamente, os autos de medição dos trabalhos executados ao Serviço de Planeamento e Gestão Financeira, acompanhados de todas as informações que tenham implicação contabilística e financeira.
9 - Concluída a execução física da obra, e realizada nos prazos estabelecidos a receção provisória, o serviço de Manutenção e Obras no Espaço Público e Equipamentos remete para a Serviço de Planeamento e Gestão Financeira cópia da receção provisória, no prazo de 7 dias a contar da data da respetiva assinatura. Esta última, procederá à transferência dos valores respeitantes à obra inscritos na conta de ativos tangíveis em curso para a respetiva conta de imobilizado corpóreo, assim como, remeterá para o Serviço de Aprovisionamento e Contratação Pública cópia da receção provisória e da informação relacionada com a movimentação contabilística efetuada.
10 - Em caso de realização de trabalhos não previstos, designadamente, trabalhos a mais, deve ficar demonstrado o cumprimento de todos os pressupostos técnicos e legais de que depende a pretendida modificação objetiva do contrato.
11 - Se for decidida a realização de trabalhos que não se destinem à execução de obra que foi posta a concurso, deve ser adotado o procedimento pré-contratual que ao caso couber e, sendo o caso, submetido a fiscalização prévia o correspondente contrato.
12 - Nos autos de medição não devem registar-se trabalhos que não foram efetivamente contratualizados e executados.
Artigo 30.º
Procedimentos para realização de obras por administração direta
1 - Sempre que se pretenda realizar uma obra com recurso a administração direta, deve o serviço requisitante certificar o cumprimento dos requisitos previstos nos n.os 1 a 3 do artigo anterior.
2 - A requisição de materiais ao armazém com os respetivos valores serve para determinar os custos da "obra" de administração direta, conjuntamente com o respetivo controlo de horas despendidas e equipamentos afetos à mesma, devendo para esse efeito ser registados nas respetivas folhas de obra e de máquina e viatura.
SECÇÃO II
Processos de Compras e Controlo da Receção
Artigo 31.º
Âmbito de aplicação
Aplica-se à aquisição e receção de bens ou serviços e ao estabelecimento de contratos de fornecimento, com exceção dos procedimentos relativos aos Fundos de Maneio.
Artigo 32.º
Normas gerais
1 - As aquisições de bens e/ou serviços, bem como as empreitadas a que se refere o artigo 27.º, são efetuadas pelo Serviço de Aprovisionamento e Contratação Pública a quem compete assegurar todos os procedimentos nos termos da legislação em vigor.
2 - As compras ou aquisições dependem de requisição externa ou contrato, após a verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente em matéria de cativação de verba, processo de consulta, compromisso e contrato precedido da autorização por órgão ou pessoa competente.
3 - Sem prejuízo da disposição geral expressa no número anterior, e exclusivamente perante a ocorrência de fenómenos com caráter de evidente e fundamentada excecionalidade e imprevisibilidade, nomeadamente os relacionados com situações de "Calamidade Pública", "Saúde e Segurança Pública", "Catástrofes Naturais", "Declaração de Alerta", "Ativação do Plano Municipal de Emergência", "Estado de Sítio", "Alertas" e "Desordem Pública", poderão os procedimentos de aquisição de bens e/ou serviços ser simplificados, por forma a acautelar a imediata e tempestiva aquisição dos mesmos, sem contudo, descurar a devida fundamentação pelos serviços.
Artigo 33.º
Pedido de serviços e/ou bens não armazenáveis
1 - Sempre que seja necessário proceder à aquisição de bens móveis não armazenáveis, ou à prestação de serviços, que não possam ser satisfeitos pelos serviços, deverá o serviço requisitante proceder ao pedido interno, o qual deverá obter autorização do responsável do serviço.
2 - Tal pedido deverá obrigatoriamente fundamentar a necessidade e oportunidade de aquisição dos bens ou serviços em causa, nos termos seguintes:
a) Fundamentação da necessidade da realização da despesa;
b) Identificação e especificações técnicas dos bens ou serviços que se pretendem adquirir;
c) Estimativa do custo dos bens ou serviços;
d) Indicação da ação das opções do plano onde se insere a aquisição;
e) Caderno de encargos, sempre que seja necessário;
f) Indicação dos critérios e subcritérios de adjudicação e ponderação dos mesmos;
g) Destino inequívoco dos serviços/bens;
h) Declaração fundamentada quanto ao não fracionamento da despesa.
3 - Os pedidos internos de material informático ou de comunicações são obrigatoriamente acompanhados de informação técnica da responsabilidade do serviço de Administração Geral;
4 - Os pedidos internos de mobiliário, equipamento ou outros bens que possam eventualmente estar disponíveis noutros serviços, são precedidas de informação, quanto a essa disponibilidade, prestada pelo serviço de Aprovisionamento e Contratação Pública, a qual deve ser solicitada pelos serviços requisitantes e integrar a informação a que se refere o n.º 2 do presente artigo.
5 - Após a receção do pedido a que se referem os n.os 1 e 2 do presente artigo o serviço de Aprovisionamento e Contratação Pública verifica a sua conformidade com as normas legais em vigor, designadamente com o Código dos Contratos Públicos (CCP) e com os procedimentos ora definidos, devendo obrigatoriamente, em caso de incumprimento, devolver o processo à unidade orgânica/serviço de origem para supressão das anomalias ou dúvidas existentes.
Artigo 34.º
Pedido de bens armazenáveis
1 - Sempre que houver necessidade de bens habitualmente existentes em stock emite um pedido interno dirigido ao Serviço de Aprovisionamento e Contratação Pública.
2 - O pedido interno tem de conter, de forma clara e inequívoca, para além da identificação da área correspondente ao serviço requisitante e da autorização do respetivo responsável, o destino do bem, a designação, quando aplicável e possível, as características físicas, químicas e/ou biológicas do(s) bem(ns), respetiva quantidade e unidade de medida e fundamentação da necessidade.
3 - Após a receção do pedido interno, o/a trabalhador/a do armazém satisfaz o pedido entregando os bens existentes em stock. Sempre que possível, a movimentação contabilística da saída não deverá ser efetuada pela mesma pessoa que promoveu a entrega.
4 - Entre a receção do pedido e a sua satisfação do pedido (se existente em stock), não deve mediar um prazo superior a 48 horas (2 dias úteis).
5 - Os bens requisitados e entregues que não foram utilizados na obra/intervenção/atividade devem ser devolvidos ao armazém. Contudo, neste serviço apenas se rececionam sobras de bens que estejam intactos e desde que se verifiquem os devidos requisitos de acondicionamento.
6 - Todos os movimentos e procedimentos relacionados com existências ocorrem numa base diária, sendo que no final do ano todos os movimentos e correções relativos pedidos internos devem ser efetuados até ao 10.º dia útil do mês seguinte, devendo ser assegurado o estabelecido no n.º 4 do artigo 60.º
7 - No caso de inexistência em armazém dos bens ou quantidade suficiente dos mesmos para a satisfação do pedido do serviço requisitante, proceder-se-á de uma das seguintes formas:
a) Não se tratando de situação urgente, o pedido fica pendente de processo de aquisição de abastecimento de stock em curso;
b) Tratando-se de situação urgente, ou de pedido de bens cujo stock não se justifica, o pedido é devolvido ao serviço requisitante para proceder de acordo com as regras definidas no artigo 33.º
8 - Os pedidos internos de combustíveis e lubrificantes são dirigidos ao Serviço de Aprovisionamento e Contratação Pública, cuja gestão é efetuada pelo armazém, na seguinte forma:
a) Os pedidos internos de combustíveis e lubrificantes são emitidos por máquina ou viatura, com identificação do trabalhador que solicita o abastecimento, o tipo de combustível, a quantidade e os km ou horas da viatura, ou máquina, no momento do abastecimento.
b) As quantidades de combustíveis e lubrificantes requisitados devem respeitar a capacidade máxima dos depósitos.
c) O armazém apenas procede à entrega de combustível ou lubrificantes observando-se a regularização dos abastecimentos do dia anterior, através dos respetivos pedidos internos.
9 - Compete ao Serviço de Aprovisionamento e Contratação Pública a criação e parametrização dos códigos dos artigos.
Artigo 35.º
Processo de aquisição de bens ou serviços
1 - As compras são feitas pela dirigido ao serviço de Aprovisionamento e Contratação Pública com base em requisição externa ou contrato, após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente, em matéria da assunção de compromissos e de contratação pública. Assim, compete ao serviço de Aprovisionamento e Contratação Pública identificar o procedimento legalmente adequado e emitir Requisição Interna a fim de ser cabimentada pelo serviço de Planeamento e Gestão Financeira, informando, sendo caso disso, da repartição dos encargos pelos anos em que decorrer o fornecimento.
2 - Se não for possível efetuar o cabimento, ao Serviço de Planeamento e Gestão Financeira informa por escrito ao serviço de Aprovisionamento e Contratação Pública desse facto, ficando o processo a aguardar modificação aos documentos previsionais.
3 - Após emissão da requisição interna, e verificados os pressupostos da LCPA, a mesma é assinada pelo/a Presidente da Junta de Freguesia.
4 - Cumprido o procedimento previsto no número anterior e após o procedimento de contratação, é emitida a Requisição Externa ou Contrato (se for o caso), após autorização do/a Presidente da Junta de Freguesia.
5 - Após aqueles procedimentos, a Serviço de Aprovisionamento e Contratação Pública, envia o original da Requisição Externa para o fornecedor/prestador de serviços.
6 - A Requisição Externa tem de especificar as quantidades, as especificidades dos artigos a adquirir, o preço contratado, local e prazo de entrega.
7 - Compete ao Serviço de Aprovisionamento e Contratação Pública assegurar que a formação e execução de quaisquer contratos sejam publicitadas, nos termos da lei, no Portal dos Contratos Públicos, sob pena da não eficácia do respetivo contrato.
8 - No final do ano, o Serviço de Aprovisionamento e Contratação Pública em conjunto com o Serviço de Planeamento e Gestão Financeira deve efetuar um controlo entre as Requisições Externas emitidas e ainda não satisfeitas, contactando quer o fornecedor, quer o serviço requisitante, de modo a apurar a razão para os eventuais atrasos no fornecimento.
9 - Compete ao Serviço de Aprovisionamento e Contratação Pública e ao serviço requisitante o controlo do prazo de entrega dos bens ou da prestação de serviços pelo fornecedor, atendendo à proposta apresentada e ao contrato celebrado.
10 - Qualquer alteração às condições acordadas com fornecedores deve ser validada e autorizada pelos mesmos intervenientes que elaboraram, validaram e autorizaram a requisição externa ou contrato inicialmente formalizado.
11 - O Serviço de Aprovisionamento e Contratação Pública deve realizar, por meio de plataforma de compras eletrónicas, os procedimentos nos termos da lei geral.
Artigo 36.º
Controlo da receção
1 - A entrega e receção de bens são acompanhadas de Fatura ou outro documento de transporte que obedeça aos requisitos legais definidos no Código do IVA e tem de identificar o documento que serviu de suporte à adjudicação, sob pena de ser recusada pelos serviços.
2 - A entrega de bens é efetuada preferencialmente no armazém. Por questões de logística ou operacionalidade, apenas em função da natureza dos bens, pode a entrega ser efetuada noutro local previamente acordado, sempre supervisionada por pessoal técnico do respetivo serviço requisitante sempre que a especificidade do bem o exija.
3 - O trabalhador, aquando da receção do bem, tem de proceder à conferência física, qualitativa e quantitativa dos bens pelo meio mais adequado, confrontando para o efeito o documento que acompanhou os bens com a Requisição Externa.
4 - No documento de suporte à receção dos bens, o trabalhador que os receba deve apor, por inscrição ou colocação de carimbo "Recebido e Conferido", a data de receção, categoria, cargo e identificação legíveis, e assinatura. Se os bens em causa forem recebidos no armazém, o trabalhador deve proceder ao movimento no documento de aquisição para emissão da nota de lançamento para movimentar a conta de compras.
5 - Nos casos em que é detetada a não conformidade do fornecimento com o requisitado, quanto à qualidade, características técnicas ou quantidade, o serviço recusará a sua receção.
6 - Nos casos em que a não conformidade dos bens fornecidos apenas for detetada após a sua receção, deverá o serviço requisitante informar o serviço de Aprovisionamento e Contratação Pública para que este providencie no sentido de regularizar a situação, e o Serviço de Planeamento e Gestão Financeira para caso necessário, proceder às regularizações contabilísticas.
SECÇÃO III
Tramitação dos Documentos de Despesa
Artigo 37.º
Conferência
1 - Todas as faturas, fatura-recibo, faturas simplificadas, notas de débito e de crédito, recebidas, são de imediato encaminhados para o serviço de Planeamento e Gestão Financeira que procederá ao seu registo inicial - "Faturas em receção e conferência".
2 - No caso de faturas que acompanhem a mercadoria entregue, deve o trabalhador que as rececionou proceder de acordo com o disposto no artigo anterior.
3 - Caso existam faturas recebidas com mais de uma via, é aposto nas cópias, de forma clara e evidente, um carimbo de "Duplicado".
4 - Aquando da receção da fatura o serviço de Planeamento e Gestão Financeira, o trabalhador designado para o efeito inscreve ou apõe carimbo com a data em que aquela foi recebida.
5 - O registo das faturas é efetuado até ao 2.º dia útil seguinte à data da sua receção.
6 - O serviço de Planeamento e Gestão Financeira processa os documentos após confronto da fatura com o auto de medição de trabalhos executados, caso se trate de empreitadas, ou, no caso de bens adquiridos, com o documento que suportou a entrega e com a requisição externa ou os documentos de aquisição externa ou, quando se justifique, cópia do contrato associado à requisição.
7 - A existência de diferenças entre a fatura e o documento de aquisição externa tem de ser justificada pelo serviço emissor da requisição, excluindo-se apenas as divergências resultantes de alterações fiscais ou arredondamentos.
8 - Sempre que seja necessário que o serviço requisitante confira a fatura, este dispõe de 1 dia útil para o efeito, após o que a remete para o serviço de Planeamento e Gestão Financeira.
9 - Da conferência deve constar informação clara e precisa da receção dos bens e sua localização inequívoca, ou da prestação do serviço, a data de confirmação do documento, a assinatura, o cargo e a identificação legível do trabalhador que procede à sua conferência.
10 - Após processamento da fatura o serviço de Planeamento e Gestão Financeira deve:
a) Informar o serviço de Aprovisionamento e Contratação Pública, para que, sendo caso, promovam a inventariação, seguro e demais registos, nos termos da lei;
b) Registar na Contabilidade de Custos, de acordo com os princípios e demais critérios definidos no (SNC-AP), relativa à contabilidade de gestão definido pela Norma de Contabilidade Pública 27, para apuramento de custos e imputação ao respetivo centro de custos;
c) Conferir, caso haja, a nota de lançamento de movimentação de stock - gerada pelo movimento referido no n.º 3 do artigo 36.º;
d) Arquivar por fornecedor e por ordem cronológica ascendente;
e) Proceder ao envio de cópias dos documentos ao serviço de Aprovisionamento e Contratação Pública, nos casos em que não tenham sido previamente enviadas.
11 - A fatura deve conter evidência de todas as conferências e registos de que tenha sido objeto. No caso de faturas eletrónicas, não sendo possível apor as conferências e registos diretamente no documento, estas menções são colocadas em campos próprios do processo.
Artigo 38.º
Desconformidades
1 - Os documentos de despesa em que a posteriori se verifique não cumprirem os requisitos legais são devolvidos pelo serviço de Planeamento e Gestão Financeira.
2 - Cabe ao serviço de Planeamento e Gestão Financeira contactar os fornecedores para que estes procedam à correção das desconformidades e proceder à sua devolução. São sempre devolvidas as faturas:
a) Que não obedeçam aos requisitos legais;
b) Com incoerências de valores e quantidades não aceites pelos serviços;
c) Cujos bens e serviços não tiverem sido requisitados;
d) Por indicação do serviço de Aprovisionamento e Contratação Pública devidamente justificada.
3 - Todas as devoluções de documentos a fornecedores são efetuadas por ofício, objeto de registo. Este procedimento será devidamente adaptado no caso de devolução de documentos eletrónicos.
SECÇÃO IV
Pagamentos
Artigo 39.º
Tramitação do processo de liquidação/pagamento
1 - Todos os pagamentos de despesas são realizados pelo serviço de Planeamento e Gestão Financeira, os quais são obrigatoriamente antecedidos de autorização de pagamento e da emissão da respetiva ordem.
2 - Compete ao serviço de Planeamento e Gestão Financeira proceder à emissão das ordens de pagamento, de acordo com o plano de pagamentos elaborado previamente, sob orientação do/a Presidente da Junta de Freguesia, se:
a) Existir fatura devidamente conferida e confirmada pelo serviço requisitante nos termos do artigo 37.º e respetiva requisição externa ou, quando se justifique, cópia do contrato que lhe deu origem;
b) Existir, dependendo do caso, informação interna, documentos de despesa e deliberação ou despacho competente, acompanhados, sempre que se justifique, de protocolo, acordo, contrato programa, devidamente aprovado e assinado;
c) Tiver sido comprovada a regularização da situação declarativa e contributiva perante a Administração Tributária e as Instituições da Segurança Social, nos termos da legislação em vigor.
3 - Os documentos comprovativos das despesas em suporte papel devem ser sempre datados, carimbados e rubricados pelo trabalhador nomeado para o efeito, integrado no serviço de Planeamento e Gestão Financeira que emite a ordem de pagamento, de forma a impedir eventual utilização futura noutros pagamentos.
No caso de documentos em suporte eletrónico serão adotados os correspondentes procedimentos legais, de acordo com Decreto-Lei 123/2018 de 28 de dezembro, que define o modelo de governação para a implementação da faturação eletrónica nos contratos públicos e com a concordância do Decreto-Lei 111-B/2017, de 31 de agosto, alterou o Código dos Contratos Públicos (CCP), procedendo à transposição da Diretiva 2014/55/UE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 16 de abril de 2014, relativa à faturação eletrónica nos contratos públicos.
4 - Nos documentos originais, em suporte papel, comprovativos de despesas financiadas ou cofinanciadas pelo Junta de Freguesia de Quarteira fica a entidade beneficiária obrigada a apor menção do valor do financiamento bem como a data da apresentação do documento a pagamento.
5 - As ordens de pagamento são conferidas pelo serviço de Aprovisionamento e Contratação Pública, sendo posteriormente autorizadas pelo/a Presidente da Junta de Freguesia.
6 - O serviço de Planeamento e Gestão Financeira, sem prejuízo da consulta a efetuar por via eletrónica, introduzem na base de dados da aplicação informática "SNC-AP" as datas de validade das declarações a que se refere a alínea c) do n.º 3.
7 - Sempre que os pagamentos sejam efetuados por cheque, este é apenso à respetiva ordem de pagamento de modo que quem autorize, nos termos do número anterior, proceda à sua assinatura no momento da autorização do pagamento.
8 - Cumpridas as formalidades dos números anteriores, as ordens de pagamento são remetidas ao trabalhador nomeado e afeto ao serviço de Planeamento e Gestão Financeira responsável pela gestão de tesouraria, para pagamento.
9 - Nos documentos de suporte da despesa trabalhador responsável pela gestão de tesouraria apõe, no momento do pagamento, de forma legível o carimbo de "PAGO" e respetiva data.
10 - O/a trabalhador/a responsável pela gestão de tesouraria confere diariamente o total dos pagamentos efetuados com o somatório das ordens de pagamento, após o que deverá extrair da aplicação informática a folha de caixa e o resumo diário de tesouraria, assiná-los no campo respetivo e remetê-los para o trabalhador designado afeto ao serviço de Planeamento e Gestão Financeira, que após verificação dos movimentos os submeterá à assinatura do/a Presidente da Junta de Freguesia.
11 - O arquivo dos documentos de despesa em suporte papel deve ser efetuado em pastas por classificação orgânica/económica e ordem sequencial de número de ordem de pagamento, pelo qual é responsável o serviço de Planeamento e Gestão Financeira.
12 - As ordens de pagamento caducam a 31 de dezembro do ano a que respeitam, devendo para isso ser estornadas. Caso tenham o cheque associado, este deverá ser anulado, de acordo com o n.º 3 do artigo 46.º
Artigo 40.º
Meios de pagamento
1 - Os pagamentos a terceiros devem ser efetuados preferencialmente através de transferências bancárias eletrónicas ou por ordem ao banco, conforme disposto no artigo 45.º
2 - Em numerário apenas devem ser efetuados pequenos pagamentos, na medida do estritamente necessário, até ao montante máximo por destinatário de (euro) 100,00 (cem euros).
3 - O pagamento das remunerações e abonos dos membros dos órgãos, dos trabalhadores e dos demais colaboradores do Junta de Freguesia será sempre efetuado por transferência bancária, exceto em situações pontuais, devidamente fundamentadas e autorizadas pelo/a Presidente da Junta de Freguesia.
4 - Compete ao trabalhador responsável pela gestão de tesouraria, na data do pagamento, zelar pelo cumprimento das normas legais no que diz respeito à validade das declarações de não dívida.
SECÇÃO V
Outras Considerações da Área Financeira
Artigo 41.º
Reconciliações de contas corrente de terceiros
1 - Será designado um ou mais trabalhadores integrados no serviço de Planeamento e Gestão Financeira para efetuar as diversas reconciliações de contas correntes de devedores e credores.
2 - Mensalmente deve ser efetuada reconciliação de contas correntes de clientes e fornecedores sendo para o efeito confrontados o extrato de conta corrente com os registos efetuados na correspondente conta patrimonial.
3 - Mensalmente serão efetuadas reconciliações nas contas de Outros Devedores e Credores e nas contas Estado e Outros Entes Públicos.
4 - Mensalmente são efetuadas reconciliações bancárias em todas as contas bancárias existentes nas instituições financeiras.
5 - Podem ainda ser realizadas reconciliações recorrendo ao método de amostra com vista ao apuramento de eventuais divergências.
Artigo 42.º
Endividamento e regime de crédito
1 - A contratualização de empréstimos de curto, médio e longo prazo deve ser efetuada nos termos das disposições legais aplicáveis a esta matéria.
2 - A proposta de decisão sobre a contração de empréstimo a ser submetida à apreciação dos órgãos executivos e deliberativo é acompanhada de um mapa demonstrativo da capacidade de endividamento do Junta de Freguesia, bem como de relatório de avaliação das propostas recebidas, justificando os critérios e a razão da opção.
3 - Compete ao serviço de Planeamento e Gestão Financeira manter, em suporte adequado e devidamente atualizado, um processo por cada empréstimo de que conste uma conta corrente atualizada, os documentos justificativos das despesas enviados à instituição bancária para reembolso e comprovativos da aplicação dos fundos libertos no objeto para o qual o empréstimo foi contratado, bem como os demais documentos que evidenciem a legalidade dos procedimentos.
4 - Os encargos da dívida, resultantes da contração de empréstimos, são conferidos por trabalhador designado pelo serviço de Planeamento e Gestão Financeira nomeadamente na componente dos juros, antes de emitida a respetiva ordem de pagamento.
5 - Sempre que seja efetuado o pagamento de amortização de capital ou juros deve proceder-se à reconciliação da conta do empréstimo com o montante inscrito no documento bancário.
6 - O acompanhamento e controlo do endividamento financeiro do Junta de Freguesia deve constar de relatório trimestral, elaborado pelo serviço de Planeamento e Gestão Financeira, onde seja dada ênfase à evolução das contas "dívidas a terceiros" e qual a sua posição face aos créditos de idêntica natureza, de acordo com a lei.
7 - Sempre que surjam alterações ao montante do endividamento da Junta de Freguesia, o serviço de Planeamento e Gestão Financeira, elabora e apresenta, ao/à Presidente da Junta de Freguesia, relatório de avaliação da situação, tendo em atenção os limites legalmente fixados.
Artigo 43.º
Prestação de informações obrigatórias
Compete ao serviço de Planeamento e Gestão Financeira designar o(s) trabalhador(es) responsável(is) pelo envio às entidades externas da informação financeira a que o Junta de Freguesia está obrigado.
Artigo 44.º
Parametrização da aplicação informática
A alteração da parametrização da aplicação informática, no que concerne à não comparabilidade da informação contabilística, é do serviço de Planeamento e Gestão Financeira, devendo este, para o efeito, definir regras e fundamentar todas as suas alterações, de forma a salvaguardar o princípio da consistência. As implicações decorrentes desta alteração devem constar dos anexos às demonstrações financeiras.
CAPÍTULO VI
Disponibilidades
SECÇÃO I
Tesouraria
Artigo 45.º
Disponibilidades em caixa
1 - Em caixa, podem existir os seguintes meios de pagamento na moeda com curso legal no território nacional:
a) Notas de banco;
b) Moedas metálicas;
c) Cheques;
d) Vales postais.
2 - É proibida a existência em caixa de:
a) Cheques pré-datados;
b) Cheques sacados por terceiros e devolvidos pelas instituições bancárias;
c) Vales à caixa.
3 - A importância em numerário existente em caixa deve limitar-se ao indispensável, não devendo ultrapassar o montante adequado às necessidades diárias do Junta de Freguesia, o qual deve ser definido pelo órgão Executivo. Excecionalmente, o limite definido pode ser ultrapassado quando seja previsível a necessidade de se proceder a pagamentos em numerário.
4 - Sempre que no final do dia se apure um montante superior ao limite atrás referido, o mesmo deverá ser depositado em contas bancárias tituladas pelo Junta de Freguesia no dia útil seguinte ou, atentas as condições de segurança, por meio de depósito em cofre noturno.
5 - Compete ao trabalhador responsável pela gestão de tesouraria, ou seu substituto, assegurar o depósito diário em instituições bancárias das quantias referidas no ponto anterior.
Artigo 46.º
Responsabilidade e dependência do tesoureiro
1 - O trabalhador responsável pela gestão de tesouraria, ou seu substituto, são responsáveis pelos fundos, montantes e documentos à sua guarda.
2 - O trabalhador responsável pela gestão de tesouraria, ou seu substituto, responde diretamente perante o órgão executivo pelo conjunto das importâncias que lhe são confiadas.
3 - O trabalhador responsável pela gestão de tesouraria, ou seu substituto, respondem perante o respetivo responsável pelos seus atos e omissões que se traduzam em situações de alcance, qualquer que seja a sua natureza.
4 - O apuramento diário das contas, da responsabilidade do Tesoureiro, deve ter em conta o disposto na lei.
5 - A responsabilidade por situações de alcance não é imputável ao responsável estranho aos factos que as originaram ou mantêm, exceto se, no desempenho das suas funções de gestão, controlo e apuramento de importâncias, houver procedido com culpa.
6 - Sempre que no âmbito de ações inspetivas ou de auditoria se realize a contagem dos montantes sob responsabilidade do/a Vogal Tesoureiro/a, o/a Presidente da Junta de Freguesia dará instruções às instituições de crédito para que forneçam diretamente àqueles todos os elementos de que necessitem para o exercício das suas funções.
Artigo 47.º
Abertura e movimentação das contas bancárias
1 - A abertura de contas bancárias é sujeita a prévia autorização da Junta de Freguesia, sob proposta do/a Presidente da Junta de Freguesia.
2 - As contas bancárias, referidas no número anterior, são sempre tituladas pelo Junta de Freguesia de Quarteira e movimentadas simultaneamente com duas assinaturas ou códigos eletrónicos.
3 - Após aprovação pela Junta de Freguesia deve o Serviço de Planeamento e Gestão Financeira inserir na aplicação informática "SNC-AP" a nova conta, no plano de contas da classe 1. No caso da conta se destinar a projetos financiados ou cofinanciados, deverá ser informar o responsável pelo controlo do projeto.
Artigo 48.º
Emissão, guarda e cancelamento de cheques
1 - Os cheques são emitidos por trabalhadores afetos ao serviço de Planeamento e Gestão Financeira.
2 - Os cheques não preenchidos, bem como os cheques emitidos que tenham sido anulados, ficam à guarda do Vogal Tesoureiro ou em quem ele delegue, inutilizando-se as assinaturas, quando as houver, e arquivando-se sequencialmente, salvo quando as cláusulas contratuais, que titulam a respetiva conta bancária, determinarem a sua devolução à instituição bancária.
3 - Findo o período de validade dos cheques em trânsito, verificado no momento de realização da reconciliação bancária a que se refere o artigo 49.º, o trabalhador designado deve proceder ao pedido de cancelamento, junto da instituição bancária, comunicando o facto ao serviço de Planeamento e Gestão Financeira para que sejam efetuados os respetivos registos contabilísticos de regularização.
4 - É vedada a assinatura de cheques em branco.
5 - Os cheques só podem ser assinados depois de devidamente preenchidos e na presença dos documentos justificativos, devendo ser conferidos, nomeadamente quanto ao valor inscrito e ao seu destinatário.
Artigo 49.º
Utilização de cartões
1 - A adoção de cartões de crédito e ou cartões de débito como meio de pagamento depende de aprovação pela Junta de Freguesia, devendo o referido cartão estar associado a uma conta bancária titulada pela Junta de Freguesia. Estes meios de pagamento apenas devem ser utilizados quando não seja possível utilizar outro qualquer meio de pagamento.
2 - As despesas pagas com cartões devem respeitar as disposições legais e contabilísticas previstas no SNC-AP e na LCPA, pelo que se deve proceder à cabimentação do montante total da despesa até à qual é autorizada a utilização dos referidos cartões.
Artigo 50.º
Investimentos financeiros de curto prazo
1 - Investimento financeiro de curto prazo é aquele que pode ser rapidamente realizável, normalmente com duração inferior a um ano. Estes investimentos integram a classe 1 - disponibilidades, e estão sujeitos aos seus critérios de valorimetria.
2 - Sempre que haja disponibilidade temporária de liquidez e para uma boa gestão dos ativos financeiros deve o Junta de Freguesia, por proposta do serviço de Planeamento e Gestão Financeira, devidamente autorizada pelo órgão competente, efetuar aplicações financeiras, consultando várias instituições de crédito, atenta a relação custo/benefício da operação.
3 - É proibida a realização de investimentos financeiros de risco, devendo tal menção constar das propostas das instituições consultadas.
Artigo 51.º
Reconciliações bancárias
1 - As reconciliações das contas bancárias tituladas pela Junta de Freguesia de Quarteira são efetuadas mensalmente.
2 - Para efeitos do número anterior, será designado pelo serviço de Planeamento e Gestão Financeira um trabalhador que não se encontre afeto à gestão de tesouraria.
3 - O trabalhador designado no número anterior confrontará os extratos bancários das instituições financeiras com os registos contabilísticos. Caso se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias, estas serão averiguadas e prontamente regularizadas, se tal se justificar, mediante despacho do/a Presidente da Junta de Freguesia, ou de quem este delegue, exarado em informação, devidamente documentada, do trabalhador referido no número anterior.
4 - Os movimentos passíveis de regularização devem ser devidamente discriminados, devendo o trabalhador responsável pela reconciliação informar o tipo, número de documento e a data em que procedeu à sua correção.
5 - Após cada reconciliação bancária, o trabalhador referido no n.º 2 analisa o período de validade dos cheques em trânsito, elabora informação dirigida ao serviço de Planeamento e Gestão Financeira que diligenciará no sentido do seu cancelamento, junto da instituição bancária, nos casos que o justifiquem, efetuando os adequados registos contabilísticos de regularização.
6 - Concluídas mensalmente, as reconciliações bancárias são visadas pelo Vogal Tesoureiro e os suportes papel arquivados sequencialmente numa pasta, por instituição bancária.
Artigo 52.º
Balanço à Tesouraria
1 - O Balanço à gestão de tesouraria é um dos métodos e procedimentos de controlo utilizado para assegurar a salvaguarda dos ativos, a prevenção e deteção de situações de ilegalidade, a fraude e/ou erro, a exatidão e a integridade dos registos contabilísticos.
2 - O Balanço à gestão de tesouraria é efetuado na presença do tesoureiro, através da contagem física de numerário e documentos sob a sua responsabilidade, a realizar pelos responsáveis designados para o efeito, nas seguintes situações:
a) Mensalmente e sem aviso prévio;
b) No encerramento das contas de cada exercício económico;
c) No final e no início do mandato do órgão executivo eleito ou do órgão que o substituiu, no caso de aquele ter sido dissolvido;
d) Quando for substituído o/a tesoureiro/a.
3 - Os responsáveis para a realização do Balanço à gestão de tesouraria, "responsáveis pela contagem", são designados pela Junta de Freguesia com caráter de rotatividade de acordo com os seguintes critérios e procedimentos:
a) De entre todos os trabalhadores da Junta de Freguesia com competência adequada à tarefa, com caráter de rotatividade;
b) Os trabalhadores são convocados (pessoalmente, telefonicamente ou por meio eletrónico) com a estrita antecedência, devendo efetuar as picagens como habitualmente, com permissão para se ausentar do seu local de trabalho;
c) O(s) responsável(is) hierárquico(s) toma(m) conhecimento do motivo da não comparência no posto de trabalho durante a manhã.
4 - No final do balanço à tesouraria são lavrados termos da contagem dos montantes sob a responsabilidade do Vogal Tesoureiro, assinados pelos seus intervenientes e obrigatoriamente, pelo/a Presidente da Junta de Freguesia, pelo trabalhador designado para o efeito e pelo Vogal Tesoureiro, nos casos referidos na alínea c) do n.º 2 do presente artigo, e ainda pelo Vogal Tesoureiro cessante, nos casos referidos na alínea d) do n.º 2 do presente artigo.
5 - As diferenças apuradas deverão ser explicadas pelo trabalhador responsável pela gestão de tesouraria, pelos titulares do fundo de maneio e pelo responsável pela reconciliação bancária.
SECÇÃO II
Fundo de Maneio
Artigo 53.º
Regulamento próprio
Os Fundos de Maneio são objeto de regulamento próprio, nos termos do ponto 2.9.10.1.11. do Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL), aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de fevereiro (mantido em vigor pela alínea b) do n.º 1 do artigo 17.º do Decreto-Lei 192/2015, de 11 de setembro - SNC-AP), dispõe que, para efeitos de controlo dos Fundos de Maneio, o Órgão Executivo deve aprovar um regulamento que estabeleça a sua constituição e regularização, devendo definir a natureza da despesa a pagar pelo fundo, bem como o seu limite máximo.
CAPÍTULO VII
Existências
Artigo 54.º
Objeto
A presente secção define as políticas e procedimentos de controlo a implementar de forma a assegurar os objetivos de controlo interno na gestão de existências, assumindo uma relevância acrescida no desempenho operacional, atendendo aos considerandos enunciados nos números seguintes:
1 - A manutenção de elevados níveis de existências em armazém implica, normalmente, uma imobilização desnecessária de meios financeiros.
2 - Não obstante o referido no número anterior, níveis reduzidos de existências podem conduzir a situações de rutura em armazém, com reflexos negativos na atividade da autarquia.
3 - Em regra, a Autarquia deve recorrer à modalidade de fornecimentos contínuos de forma a minimizar os custos de armazenagem.
4 - Em armazém encontram-se as quantidades estritamente indispensáveis ao normal funcionamento dos serviços, em obediência ao princípio da economicidade, que visa ter em conta o custo/benefício associado às existências a deter em armazém, evitando-se os desperdícios.
Artigo 55.º
Âmbito
1 - As existências incluem os ativos adquiridos ou produzidos pela autarquia e que se destinam a ser vendidos ou incorporados na produção de produtos comercializáveis ou prestação de serviços, no decurso normal da sua atividade.
2 - As existências podem assumir as seguintes classificações, consoante a sua origem e/ou aplicação:
a) Mercadorias - bens adquiridos pela Autarquia com destino à venda, desde que, não sejam objeto de trabalho posterior;
b) Produtos acabados e intermédios - bens provenientes da atividade produtiva da Autarquia, assim como os que, embora normalmente reentrem no processo produtivo, possam ser objeto de venda;
c) Subprodutos - bens de natureza secundária provenientes da atividade produtiva e obtidos simultaneamente com os principais;
d) Desperdícios, resíduos e refugos - bens derivados do processo produtivo que não sejam considerados subprodutos;
e) Produtos e trabalhos em curso - bens que se encontram em produção, não estando em condições de ser armazenados ou vendidos;
f) Matérias-primas e subsidiárias - incluem, respetivamente, os bens que se destinam a ser incorporados materialmente nos produtos finais, numa proporção dominante, e os bens necessários à produção cuja percentagem de incorporação no produto final, não é materialmente relevante.
Artigo 56.º
Critérios de valorimetria de existências
1 - As existências são valorizadas ao custo de aquisição ou ao custo de produção, sem prejuízo das exceções adiante consideradas.
2 - O custo de aquisição das existências deve ser determinado de acordo com as definições adotadas para o imobilizado.
3 - O custo de produção é determinado pela soma dos custos das matérias-primas e outros materiais diretos consumidos, da mão-de-obra direta, assim como dos custos variáveis e dos custos fixos necessariamente suportados para o produzir e colocar no estado em que se encontra e no local de armazenagem.
4 - Se o custo de aquisição ou o custo de produção for superior ao preço de mercado, será este o utilizado.
5 - Sempre que, à data do Balanço, se verifique a obsolescência, deterioração física parcial, quebra de preços, bem como outros fatores análogos, deverá ser utilizado o critério referido no número anterior.
6 - Os subprodutos, desperdícios, resíduos e refugos são valorizados, na falta de critério mais adequado, pelo valor realizável líquido.
7 - Entende-se como preço de mercado, o custo de reposição ou o valor realizável líquido, conforme se trate de bens adquiridos para a produção ou de bens para venda.
8 - Entende-se como custo de reposição de um bem, o que a entidade teria de suportar para o substituir nas mesmas condições, qualidade, quantidade e locais de aquisição e utilização.
9 - Considera-se como valor realizável líquido de um bem, o seu preço de venda esperado, deduzidos os necessários custos previsíveis de acabamento e venda.
10 - Relativamente às situações previstas nos n.os 4 e 5, as diferenças serão expressas pela provisão para depreciação de existências, a qual será reduzida ou anulada, quando deixarem de existir os motivos que a originaram.
11 - O método de custeio das saídas de armazém a adotar é o custo específico ou o custo médio ponderado.
12 - Nas atividades de caráter plurianual, designadamente construção de estradas, barragens e pontes, os produtos e trabalhos em curso, podem ser valorizados, no fim do exercício, pelo método da percentagem de acabamento ou, alternativamente, mediante a manutenção dos respetivos custos até ao acabamento.
13 - A percentagem de acabamento de uma obra corresponde ao seu nível de execução global e é dada pela relação entre o total dos custos incorridos e a soma deste com os estimados, para completar a sua execução.
Artigo 57.º
Documentos e registos
1 - A ficha de existências constitui documento obrigatório de registo do inventário das existências.
2 - A ficha de existências deve conter a seguinte informação:
a) Identificação da Autarquia;
b) Designação do bem e código de classificação do bem;
c) Dados referentes à valorização e registo do bem, nomeadamente, data, documento e quantidade, preço unitário e valor das entradas e saídas ocorridas, bem como, do saldo a cada momento;
d) Seguro, companhia e número de apólice, se aplicável;
e) Outras informações que se considerem adequadas.
Artigo 58.º
Controlo das existências
1 - A gestão física das existências é da competência do responsável pelo armazém.
2 - As fichas de existências devem ser movimentadas de forma a que o seu saldo corresponda permanentemente aos bens fisicamente existentes em armazém.
3 - Os registos nas fichas de existências são feitos por pessoas que, sempre que possível, não procedam ao manuseamento físico das existências em armazém.
4 - De modo a garantir a correspondência referida no número anterior, deve-se atender ao disposto no artigo seguinte.
5 - As situações de rutura de existências em armazém devem ser evitadas, pelo que a aplicação informática de gestão de existências, ou modelo alternativo que a substitua, deve dispor de um sistema de alerta que se baseia na definição de níveis de segurança.
6 - O adequado funcionamento deste sistema de segurança pressupõe uma correta definição e acompanhamento dos níveis de stock mínimo e de segurança e o respeito pelos alertas emitidos.
7 - O responsável pelo Armazém deve proceder à avaliação periódica das condições físicas das existências em armazém, com vista a detetar ou a prevenir situações de deterioração física, obsolescência, ou mesmo, de rutura de existências.
8 - Compete ainda ao responsável pelo Armazém zelar pelas condições de armazenagem e segurança das existências.
Artigo 59.º
Operações de controlo
Os métodos e procedimentos de controlo das existências permitem, designadamente, assegurar que:
1 - A cada local de armazenagem de existências corresponda um responsável nomeado para o efeito;
2 - O armazém apenas faz entregas mediante solicitação e a qual terá sempre suporte documental (pedido interno) ou informático) devidamente autorizado pelo responsável do serviço requisitante, devendo do mesmo constar obrigatoriamente indicação, de forma clara, completa e com o máximo rigor indicação do bem ou serviço (a que se destina a requisição de material) e fundamentação da necessidade tendo por finalidade uma correta imputação e consequente apuramento de custos pela contabilidade de gestão.
3 - Os registos nas fichas de existências são feitos por trabalhadores que, sempre que possível, não procedam ao manuseamento físico das existências em armazém;
4 - As existências são periodicamente sujeitas a inventariação física, podendo utilizar-se testes de amostragem, procedendo-se prontamente às regularizações necessárias e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.
5 - As regularizações referidas no número anterior, apenas podem ser efetuadas com autorização do responsável com competência para o efeito, e apenas terem sido efetuadas todas as diligências necessárias para a identificação das causas das divergências encontradas.
Artigo 60.º
Inventário de existências
1 - Por inventário entende-se o processo de validação das fichas de existências através da inspeção física dos ativos subjacentes.
2 - O âmbito e a periodicidade do inventário devem ser definidos pela Divisão de Administração Geral, Financeira, Recursos Humanos e Sociocultural, de acordo com o nível de risco associado ao processo de gestão das existências, atento o previsto no n.º 3 do artigo 58.º
3 - É obrigatório a realização de um inventário geral ao armazém no final do exercício económico, sem prejuízo de outros em conformidade com o enunciado no número anterior, bem como envio das respetivas listagens dos bens classificados, quantificados e valorizados existentes nessa data.
4 - O nível de risco depende de um conjunto de fatores que influenciam a confiança nos registos em armazém, tal como, a tipologia de existências, o seu valor e o seu grau de rotação.
5 - Os processos de inventariação física podem abranger a totalidade das existências da Autarquia ou incidir apenas em determinados locais e/ou referências, validando os resultados através de testes de amostragem.
Artigo 61.º
Responsabilidade pelo inventário
1 - A coordenação da inventariação física deve ser assegurada pelo serviço de Planeamento e Gestão Financeira, ou, por um trabalhador expressamente designado para o efeito.
2 - Compete ao coordenador nomeado a constituição das equipas necessárias para efetuar o inventário, tendo em atenção a impossibilidade de inclusão do responsável pelo armazém.
Artigo 62.º
Planeamento do inventário
1 - Os locais onde se desenvolve o processo de inventariação devem estar devidamente delimitados e claramente identificados, sendo expressamente proibidas quaisquer movimentações de existências até à sua conclusão.
2 - Antes de iniciado o processo de inspeção física, as existências em armazém devem ser convenientemente arrumadas, de forma a facilitar a sua inventariação.
3 - Todas as existências excluídas do âmbito do inventário devem ser identificadas e devidamente separadas das restantes.
4 - As fichas de inventariação a distribuir pelas equipas, devem conter os códigos e as descrições das existências, bem como, um campo para registo das quantidades inventariadas.
Artigo 63.º
Inventariação física
1 - Durante o processo de inventariação, as equipas devem registar eventuais deficiências no estado de conservação dos bens inventariados e outras observações complementares, consideradas oportunas, tais como, a existência de bens não previstos nas fichas de inventariação.
2 - O trabalhador responsável pelo inventário deve efetuar algumas verificações físicas em base de teste e inspecionar todas as áreas de armazenagem, no sentido de assegurar que todas as existências foram incluídas no inventário.
3 - As eventuais diferenças entre as verificações de teste e o inventário inicial devem ser esclarecidas de imediato.
Artigo 64.º
Apuramento de resultados
1 - Após a conclusão do inventário, o trabalhador responsável pelo inventário deve comparar o registo das quantidades inventariadas com a gestão de existências, de modo a que sejam emitidas as listagens das diferenças.
2 - Quaisquer diferenças significativas, entre os resultados da inventariação física e as fichas de existências, devem ser investigadas de imediato e, se necessário, deve ser efetuada nova inspeção física às referências em causa, com vista à despistagem de erros no processo de inventariação.
Artigo 65.º
Procedimentos finais
1 - O serviço de Cadastro deve elaborar um relatório de resultados do inventário, onde devem ser evidenciadas as diferenças não solucionadas e eventuais justificações.
2 - O relatório referido no número anterior deve ser enviado ao/à Presidente da Junta de Freguesia e ao serviço de Manutenção e Obras no Espaço Público e Equipamentos, compete, onde pertence o armazém inventariado, para análise e eventual apuramento de responsabilidades.
3 - Após aprovação do relatório deve, o responsável pelos registos na aplicação suporte à gestão de existências, proceder ao registo das regularizações necessárias nas fichas de existências e emitir o inventário definitivo.
CAPÍTULO VIII
Inventário e Cadastro
Artigo 66.º
Inventário e Cadastro
1 - O inventário e cadastro do património da junta de freguesia compreende todos os bens móveis e imóveis, direitos e obrigações constitutivos dos mesmos, nos termos dispostos nas Normas de Contabilidade Pública (NCP) no âmbito do SNC-AP, nomeadamente as NCP's 3, 4, 5, 6, 8 e 9 e de outra legislação em vigor.
2 - Os bens sujeitos ao inventário e cadastro, compreendem os bens de domínio público, os bens de domínio privado, os bens e património histórico e os bens em regime de locação em que a Junta de Freguesia seja responsável pela sua administração e controlo.
3 - Aos bens afetos a atividades desenvolvidas pela Junta de Freguesia de Quarteira, independentemente de não ser o seu titular, aplica-se o princípio contabilístico da substância económica sob a forma legal, consignado na estrutura conceptual do SNC-AP.
4 - Os bens afetos a atividades concessionadas pela Junta de Freguesia de Quarteira a terceiros, independentemente de não ser o legítimo proprietário, aplica-se o princípio contabilístico da substância económica sob a forma legal, consignado na estrutura conceptual do SNC-AP.
Artigo 67.º
Etapas do Inventário
As etapas que constituem o inventário são as seguintes:
a) Arrolamento - Consiste na elaboração de um rol de bens a inventariar;
b) Classificação - Consta na repartição dos bens pelos diversos códigos;
c) Descrição - Cifra-se na descrição das características que identificam cada bem;
d) Avaliação - Consiste na atribuição de um valor ao bem;
e) Colocação de marcas - Colocação de etiquetas nos bens inventariados, com o código que os identifique.
Artigo 68.º
Cadastro
1 - Cada bem arrolado tem uma ficha de cadastro individual, na qual, é realizado um registo permanente de todas as ocorrências que sobre ele existam, desde a sua aquisição ou produção, doação, permuta ou outro, até ao seu abate.
2 - Cada bem deve ser cadastrado de "per si", desde que constitua uma peça em funcionalidade autónoma e que possa ser alienado individualmente.
3 - Podem, no entanto, serem cadastrados bens considerados como um grupo de bens, desde que adquiridos na mesma data e com igual taxa de depreciação.
Artigo 69.º
Conta Patrimonial
1 - A conta patrimonial constitui o elemento síntese da variação dos elementos constitutivos do património municipal, de acordo com o disposto no classificador complementar 2 - Cadastro e Vidas Úteis dos Ativos e no Plano de Contas Multidimensional, do Decreto-Lei 192/2015, de 11 de setembro.
2 - Na conta patrimonial, serão evidenciadas todas as ocorrências verificadas no património municipal, durante o ano económico.
3 - A conta patrimonial será subdividida segundo a classificação da atividade e de acordo com o classificador complementar 2.
Artigo 70.º
Regras Gerais de Inventariação
1 - As regras gerais de inventariação devem obedecer às fases seguintes:
a) Os bens devem manter-se em inventário desde o momento da sua aquisição ou produção, doação, permuta ou outro, até ao seu abate;
b) Os bens que evidenciem ainda vida útil (boas condições de funcionamento) e que se encontrem totalmente amortizados deverão ser, sempre que se justifique, objeto de reavaliação por parte de uma comissão a ser nomeada pelo Órgão Executivo, sendo-lhe fixado um novo período de vida útil;
c) Nos casos em que não seja possível apurar o ano de aquisição dos bens, adota-se o ano de inventário inicial para se estimar o período de vida útil, que corresponde ao período de utilização durante o qual se amortiza totalmente o seu valor;
d) A identificação de cada bem faz-se mediante a atribuição de um código, correspondente ao classificador complementar 2, um código de atividade e um número de inventário, que serão afixados nos próprios bens;
e) As alterações e abates verificados no património, serão objeto de registo na respetiva ficha cadastral com as devidas especificações;
f) Todo o processo de inventário e respetivo controlo deverá ser efetuado através de meios informáticos adequados.
Artigo 71.º
Identificação dos Bens
1 - Os bens serão identificados através de:
a) Classificador complementar 2;
b) Código de atividade;
c) Número de inventário;
d) Número de ordem.
2 - No bem será colocado um número de inventário, que permita a sua identificação, através de código de barras.
3 - O classificador complementar 2, define o código que identifica o tipo do bem e o bem, conforme definido na respetiva tabela única.
4 - O código de atividade identifica o departamento, a divisão, a secção ou gabinete aos quais os bens estão afetos, em conformidade com o Regulamento de Organização dos Serviços da Junta de Freguesia de Quarteira em vigor.
5 - O número de inventário é um número sequencial, que é atribuído ao bem, aquando da sua aquisição ou produção, doação, permuta ou outro, sendo atribuído o n.º 1 ao primeiro bem a ser inventariado.
6 - Os bens móveis identificam-se a partir da designação, marca, modelo e atribuição do respetivo código correspondente do classificador complementar 2, número de inventário, ano de aquisição ou produção, custo de aquisição ou custo de produção ou outro, definido em Norma de Contabilidade Pública (NCP).
7 - Os bens imóveis identificam-se com a atribuição do número de inventário, localização, confrontações, denominação do imóvel (urbano, rústico, misto ou outros), natureza dos direitos de utilização, destinação, caracterização física (áreas números de pisos, estado de conservação), ano de construção das edificações, natureza jurídica (domínio público ou privado), inscrição matricial, descrição na Conservatória do Registo Predial, custo de aquisição, custo de produção ou outro, metodologicamente definido nas NCP.
8 - Os prédios rústicos são delimitados por marcos, que serão da responsabilidade do serviço de Manutenção e Obras no Espaço Público e Equipamentos.
9 - Os edifícios devem ostentar placa com a identificação "Património da Junta de Freguesia de Quarteira", da responsabilidade do serviço de Manutenção e Obras no Espaço Público e Equipamentos.
10 - Os veículos e máquinas são identificados por placa própria neles aposta, devendo ainda no exterior ostentar visivelmente a identificação da autarquia que será da responsabilidade serviço de Manutenção e Obras no Espaço Público e Equipamentos.
Artigo 72.º
Competência do serviço responsável
Competência do serviço de Planeamento e Gestão Financeira responsável pela Inventariação do Património:
a) Conhecimento e afetação dos bens da Junta de Freguesia;
b) Assegurar a gestão e controlo administrativo da Junta de Freguesia;
c) Executar e acompanhar todos os processos de inventariação, aquisição, transferência, permuta, doação, de venda de bens e do respetivo abate, entre outros;
d) Manter atualizadas as folhas de carga, afetas a todos os serviços e enviá-las para validação, sempre que haja necessidade;
e) Proceder ao inventário anual;
f) Realizar inventariações/contagens físicas periódicas dos bens móveis, de acordo com as necessidades do serviço.
Artigo 73.º
Competência dos serviços
1 - Compete a todos os serviços:
a) O fornecimento de todos os elementos que lhe sejam solicitados pelo serviço de Cadastro que sejam afetos ao património da Junta de Freguesia;
b) Zelar pelo bom estado de conservação dos bens que lhe tenham sido confiados;
c) Informar o serviço de Planeamento e Gestão Financeira da aquisição, transferência, permuta, abate e venda de bens móveis e imóveis, entre outros;
d) Manter atualizada a folha de carga, dos bens pelos quais são responsáveis;
e) Sempre que haja celebração de escrituras (compra, venda, permuta, cedência, entre outras), o(s) serviço(s) envolvido(s) nas mesmas, fornecerá os elementos necessários ao serviço de Cadastro para que este possa proceder ao respetivo registo contabilístico e providencie o seguro adequado, sendo também da sua competência a inscrição matricial dos bens e o respetivo registo predial;
f) Compete ao serviço de Manutenção e Obras no Espaço Público e Equipamentos, fornecer a conta final das empreitadas de obras públicas e por administração direta, bem como, a percentagem de acabamento da obra que corresponde ao seu nível de execução global, ao serviço de Planeamento e Gestão Financeira, que procederá à sua regularização contabilística de acordo com o previsto nas NCP's;
g) Sempre que seja adquirido um bem que passe a fazer parte integrante dos Ativos fixos tangíveis ou Ativos intangíveis, o serviço de Planeamento e Gestão Financeira procederá à sua regularização contabilística de acordo com o definido nas NCP's;
2 - Entende-se por folha de carga, o documento onde serão descritos todos os bens existentes numa Secção, Serviço, Gabinete, Sala, etc.
3 - Entende-se por ativo imobilizado todos os bens suscetíveis de perdurarem por um período superior a um ano, em condições normais de utilização, com exceção dos bens com valor individual inferior a 100 euros, em conformidade com o disposto na Lei.
Artigo 74.º
Aquisição
1 - O processo de aquisição dos bens móveis e imóveis da Junta de Freguesia obedecerá ao disposto na legislação em vigor e aos princípios gerais da realização da despesa descritos na presente NCI.
2 - O tipo de aquisição de bens será registado na ficha de inventário, de acordo com a seguinte codificação:
1. Aquisição a título oneroso;
2. Aquisição por cessão a título definitivo;
3. Aquisição por transferência, troca ou permuta;
4. Aquisição por expropriação;
5. Aquisição por cedência;
6. Aquisição por doação, herança, legado ou perdido a favor da Junta de Freguesia;
7. Aquisição por dação em cumprimento;
8. Locação;
9. Outros.
Artigo 75.º
Registo de Propriedade
1 - O registo define a propriedade dos bens, implicando a inexistência do mesmo a impossibilidade de alienação do bem.
2 - Os bens sujeitos a registo são, além de todos os bens imóveis do domínio privado, os veículos automóveis e reboques.
3 - A inventariação dos imóveis pressupõe a existência de título aquisitivo e/ou de utilização válido e juridicamente regularizado, tanto nos casos em que confira a posse ou o direito de uso, a favor da entidade e que por esta são controlados.
4 - Os prédios na posse da Junta de Freguesia, adquiridos a qualquer título, mas que ainda não estão inscritos a favor Junta de Freguesia, deverão ser objeto da devida inscrição na matriz e do devido registo predial na Conservatória do Registo Predial.
5 - Estão ainda sujeitos a registo todos os factos, ações e decisões previstas na legislação em vigor.
Artigo 76.º
Realização e Autorização da Alienação
1 - Compete à Junta de Freguesia informar sobre os bens passíveis de serem alienados, permutados, doados, entre outras formas de negociação.
2 - Só poderão ser alienados bens, mediante deliberação da Assembleia de Freguesia ou da Junta de Freguesia, de acordo com o disposto na Lei.
3 - A demolição e destruição de edifícios e equipamentos deve ser devidamente informada e comunicada pelo serviço de Manutenção e Obras no Espaço Público e Equipamentos, compete, serviço de Planeamento e Gestão Financeira, com o objetivo de se procederem às respetivas regularizações contabilísticas, bem como, as devidas atualizações registais, junto da Conservatória do Registo Predial e da Autoridade Tributária e Aduaneira.
Artigo 77.º
Formas de Alienação
1 - A alienação dos bens imóveis será efetuada em conformidade com a deliberação da Assembleia de Freguesia ou da Junta de Freguesia, de acordo com os limites definidos na Lei e das delegações de competências.
2 - A alienação dos bens móveis considerados disponíveis, faz-se através de um procedimento por hasta pública ou por concurso público, em conformidade com o previsto nos Decreto-Lei 123/2018 de 28 de dezembro e nos Decreto-Lei 111-B/2017, de 31 de agosto, alterou o Código dos Contratos Públicos (CCP).
Artigo 78.º
Abate
1 - As situações suscetíveis de originarem abates são:
a) Alienação a título definitivo;
b) Furto, roubo e incêndio;
c) Cessão, doação;
d) Transferência;
e) Troca ou permuta;
f) Demolição ou destruição;
g) Declaração de incapacidade do bem.
2 - O abate de bens ao inventário deverá constar da ficha de inventário de acordo com a seguinte tabela:
01 - Alienação a título oneroso;
02 - Alienação a título gratuito;
03 - Furto/roubo;
04 - Demolição ou destruição;
05 - Transferência;
06 - Troca ou permuta;
07 - Outros.
3 - Na situação de cessão ou doação de bens, bastará a certificação da decisão do órgão executivo, para que o serviço de Planeamento e Gestão Financeira proceda ao seu abate.
4 - Quando se trate de furto ou roubo, deverá aguardar-se pela decisão judicial sobre a queixa apresentada nas autoridades competentes.
5 - No caso de abatimentos por incapacidade do bem, demolição ou destruição, deverão ser os diversos serviços responsáveis pelo bem, a apresentar proposta devidamente autorizada, acompanhada do respetivo auto de demolição, ao serviço de Planeamento e Gestão Financeira, sendo elaborado auto de abate.
6 - Quando se trate de alienação, doação troca ou permuta de bens imóveis, o abate só será registado contabilisticamente com a respetiva escritura pública ou auto de venda.
Artigo 79.º
Cessão
1 - No caso de cedência de bens a outras entidades deverá ser lavrado um auto de cessão pelo serviço de Planeamento e Gestão Financeira ou por escritura pública.
2 - Só poderão ser cedidos bens mediante deliberação da Assembleia de Freguesia ou da Junta de Freguesia, de acordo com os limites definidos na Lei e das delegações de competências, de acordo com o disposto na Lei.
Artigo 80.º
Transferência
1 - A transferência de bens móveis entre edifícios, serviços, gabinetes, salas, etc., só poderá ser efetuada mediante autorização do/a Presidente da Junta de Freguesia ou de outro vogal, competência delegada ou ainda pelos responsáveis dos diversos serviços e sempre com conhecimento do serviço de Planeamento e Gestão Financeira, que atualiza a respetiva ficha cadastral.
2 - No caso de transferência de bens, será lavrado o respetivo auto de transferência da responsabilidade do cedente, o qual deverá informar serviço de Planeamento e Gestão Financeira, que prontamente regulariza a respetiva ficha cadastral.
Artigo 81.º
Furtos, Roubos, Incêndios, Extravios ou Destruição de Marcas
1 - Logo que se apure um furto, roubo, incêndio, extravio ou destruição de marca, deverá o serviço que tem os bens à sua responsabilidade, proceder do seguinte modo:
a) Participar ao/à Presidente da Junta de Freguesia e este às autoridades policiais competentes;
b) Lavrar o auto de ocorrência, no qual se descreverão os objetos desaparecidos, indicando os respetivos números de inventário e os valores constantes da ficha de inventário, devidamente atualizado.
2 - Compete ao responsável do serviço onde se verificar o furto, roubo ou incêndio, em colaboração com a serviço de Planeamento e Gestão Financeira, elaborar um relatório, no qual, serão descritos os números de inventário e respetivos valores dos objetos desaparecidos, que após autorização superior, serão regularizados nas respetivas fichas cadastrais.
3 - Compete ao responsável pelo serviço onde se verificar o extravio ou destruição de marcas identificativas do bem, de informar o serviço de Planeamento e Gestão Financeira do sucedido para efeitos de atualização da ficha cadastral, sem prejuízo do apuramento de posteriores responsabilidades.
4 - A participação às autoridades só deverá ser efetuada, após serem esgotadas todas as possibilidades de resolução interna do caso.
5 - Caso se apure o trabalhador responsável pelo extravio do bem, a Junta de Freguesia deverá ser indemnizada, para que se possa adquirir outro que o substitua, sem prejuízo, se for caso disso, de instauração do competente processo disciplinar.
Artigo 82.º
Seguros
Todos os bens móveis e imóveis propriedade da Junta de Freguesia deverão estar adequadamente segurados, competindo tal serviço de Planeamento e Gestão Financeira, com base em autorização do/a Presidente da Junta de Freguesia para o efeito e com a colaboração de informação dos restantes serviços.
Artigo 83.º
Critérios de Mensuração do Imobilizado
1 - Os critérios de mensuração dos Ativos Fixos Tangíveis, Intangíveis e das Propriedades de Investimento estão definidos nas respetivas Normas de Contabilidade Pública no âmbito do SNC-AP, de acordo com as seguintes regras:
a) O Ativo Fixos Tangíveis, incluindo os investimentos adicionais ou complementares, deve ser valorizado ao custo de aquisição ou ao custo de produção, salvo se outro critério for definido na NCP respetiva;
b) Considera-se como custo de aquisição de um Ativo Tangível, a soma do respetivo preço de compra com os gastos suportados direta e indiretamente para o colocar no seu estado operacional;
c) Considera-se como custo de produção de um bem a soma dos custos das matérias-primas e outros materiais diretos consumidos, de mão-de-obra direta e de outros gastos gerais de fabrico necessários para os produzir;
d) Os custos de distribuição, de administração geral e financeiros não são incorporáveis no custo de produção;
e) Sem prejuízo do princípio geral de atribuição dos juros suportados aos resultados do exercício, quando os financiamentos se destinam a Ativos inventariáveis, os respetivos custos poderão ser imputados à compra e produção dos mesmos, durante o período em que estiverem em curso, desde que isso se considere mais adequado e se mostre consistente nos termos definidos na correspondente NCP. Se a construção for por partes isoláveis, logo que cada parte estiver completa e em condições de ser utilizada cessará a imputação de juros a ela inerentes;
f) Quando se trate de Ativo Fixo Tangível ou Intangível obtido a título gratuito, considera-se o valor resultante da avaliação, do justo valor ou do valor patrimonial tributário, conforme definido na respetiva Norma de Contabilidade Pública;
g) Caso este critério não seja exequível, o imobilizado assume o valor zero até ser objeto de uma grande reparação, assumindo então o montante desta;
h) Na impossibilidade de valorização dos bens ou quando estes assumam o valor zero, devem ser identificados no anexo às demonstrações financeiras e justificada aquela impossibilidade;
i) No caso da inventariação inicial dos ativos de imóveis cujo valor de aquisição se desconheça, aplica-se o critério do valor patrimonial tributário, conforme disposto nas NCP's;
j) Regra geral, os bens de imobilizado não são suscetíveis de reavaliação, salvo se existirem normas que a autorizem e que definam os respetivos critérios de valorização.
Artigo 84.º
Depreciações e Amortizações
1 - O método para o cálculo das depreciações e amortizações do exercício é o das quotas constantes por duodécimos, devendo as alterações a esta regra ser explicitadas nas notas ao Balanço e à Demonstração de Resultados, conforme descrito nas NCP's.
2 - Para efeitos da aplicação do método das quotas constantes, a quota anual de depreciação e amortização determina-se aplicando aos montantes dos elementos do Ativo Fixo e Intangível em funcionamento, as taxas de amortização em função da vida útil definidas no classificador complementar 2, do Decreto-Lei 192/2015, de 11 de setembro.
3 - O valor unitário e as condições em que os elementos do Ativo Fixo Tangível e Intangível sujeitos a depreciação e amortização possam ser depreciados e amortizados num só exercício são os definidos nas NCP's.
Artigo 85.º
Subsídios ao Investimento
1 - A ficha de inventário dos elementos patrimoniais ativos que beneficiam de comparticipações financeiras (nacionais, comunitários ou quaisquer outros) para a construção, beneficiação ou aquisição, será devidamente discriminado do respetivo financiamento obtido e inscrito na vista própria da aplicação informática, pelo serviço de Planeamento e Gestão Financeira.
2 - A depreciação e amortização dos bens objeto de comparticipação financeira deve respeitar o definido na NCP correspondente.
Artigo 86.º
Grandes Reparações e Conservações
Sempre que se verifiquem grandes reparações ou conservações de bens que aumentem o valor e o período de vida útil ou económico dos mesmos, deverá tal facto ser comunicado ao serviço de Planeamento e Gestão Financeira pelos diversos serviços que tem à sua responsabilidade o bem, para efeitos de registo/atualização da respetiva ficha, de acordo com o disposto nas respetivas NCP's.
Artigo 87.º
Imparidades
1 - Quando, à data do Balanço, os elementos do Ativo Fixo Tangível e Intangível, seja ou não limitada a sua vida útil, tiverem uma perda de benefício económico futuro ou potencial de serviço, deve ser efetuado o registo contabilístico da respetiva imparidade nos termos da respetiva NCP. O registo contabilístico de imparidade deverá ser revertido sempre que deixarem de existir os motivos que a originaram.
2 - Relativamente a cada um dos elementos de rendimentos de propriedade que tiverem à data do Balanço um valor inferior ao registado na contabilidade, este deverá ser objeto do correspondente registo contabilístico de imparidade, nos termos da NCP específica. O registo contabilístico de imparidade deverá ser revertido sempre que deixarem de existir os motivos que a originaram.
3 - Sempre que ocorram situações que impliquem a perda de benefício económico futuro ou potencial de serviço de um Ativo Fixo Tangível, Intangível ou de Rendimento de Propriedade, deverá o serviço que gere esse Ativo, comunicar à serviço de Planeamento e Gestão Financeira, para procedimento dos registos contabilísticos referidos nos pontos 1 e 2 do presente artigo.
Artigo 88.º
Alterações Patrimoniais e Vida Útil dos Bens
Na fase de administração, as alterações patrimoniais que modifiquem o valor do bem ou a sua vida útil serão registadas nas fichas de inventário de acordo com o seguinte:
AV - Acréscimo de vida útil;
GR - Acréscimo de valor com ou sem acréscimo de vida útil, por força de grande reparação ou beneficiação;
DE - Desvalorização excecional, por razões de obsolescência, deterioração, etc.;
VE - Valorização excecional por razões de mercado.
Artigo 89.º
Auditoria
1 - Mensalmente, serão confrontados os registos do património da Junta de Freguesia com os registos constantes na contabilidade, por elementos designados órgão executivo, que não estejam diretamente relacionados com a gestão do património.
2 - Trimestralmente e por amostragem, o imobilizado é sujeito a auditoria física e a sua contagem confrontada com os valores existentes nos respetivos registos, de acordo com os seguintes procedimentos:
a) Caracterização da contagem, com a data, local e material a ser auditado;
b) Designação do trabalhador responsável pelo inventário e constituição da equipa onde deverão constar elementos do setor objeto de auditoria;
c) Forma de realização do mesmo e aspetos julgados pertinentes;
d) As folhas de carga são enviadas aos respetivos serviços para validação;
e) Regularizações das não desconformidades nos registos e apuramento das responsabilidades, quando for o caso.
3 - Sempre que necessário, será realizada uma auditoria física do imobilizado de qualquer espaço da Junta de Freguesia, sendo confrontados os valores existentes com os respetivos registos patrimoniais.
CAPÍTULO IX
Contabilidade de Gestão
Artigo 90.º
Objetivos
1 - De acordo com a NCP 27 do SNC-AP, incluída no anexo II do DL n.º 192/2015 - Contabilidade de Gestão, é adotado pela autarquia um sistema de contabilidade de gestão e que se destina a produzir informação relevante e analítica sobre custos, e sobre rendimentos e resultados, para satisfazer uma variedade de necessidades de informação dos gestores e dirigentes públicos na tomada de decisões.
2 - Objetivos da contabilidade de gestão assentam no apuramento dos gastos por atividades e dos custos subjacentes à fixação de tarifas e preços, de bens e serviços.
3 - O presente capítulo visa estabelecer procedimentos de controlo para o apuramento de custos e rendimentos das funções e bens e serviços
Artigo 91.º
Considerações gerais
1 - O custo das funções e dos bens ou serviços corresponde aos custos financeiros e aos custos diretos e indiretos relacionados com a produção, distribuição e administração geral.
2 - Os custos indiretos são imputados a uma função através de coeficientes aos quais corresponde uma percentagem do total dos respetivos custos diretos apurados para todas as funções.
3 - Os custos indiretos são imputados a bens ou serviços através de coeficientes os quais correspondem à percentagem do total dos respetivos custos diretos no total dos custos diretos da função em que se enquadram.
Artigo 92.º
Circuito dos documentos
1 - Todas as faturas de fornecedores devem dar entrada no serviço responsável pela gestão documental e ser enviadas para o serviço de Planeamento e Gestão Financeira.
2 - Pelo serviço de Planeamento e Gestão Financeira é apensa uma folha à fatura com indicação do destino dos materiais/serviços e enviado para o responsável do serviço requisitante, com conhecimento ao serviço de Aprovisionamento e Contratação Pública para confirmação da aquisição e o destino dos materiais/serviços.
3 - No caso de materiais/serviços adquiridos através de concurso, e após verificação do disposto no número anterior, as faturas serão enviadas ao serviço de Aprovisionamento e Contratação Pública, responsável pelo desenvolvimento do procedimento concursal, com vista à confirmação de que o solicitado está de acordo com o contratado.
4 - Posteriormente e após verificação das referidas faturas, as mesmas serão devolvidas ao serviço de Planeamento e Gestão Financeira, com vista ao registo na Contabilidade Patrimonial e, posteriormente, na Contabilidade de Gestão.
5 - Todos os documentos de registo de custos com mão-de-obra devem ser devidamente preenchidos pelos serviços executantes, com o número de horas, discriminadas por funcionário, distinguindo entre horas normais e horas suplementares e enviados para o serviço designado superiormente para o registo das mesmas.
6 - Todos os documentos de registo de custos com máquinas e viaturas devem ter o mesmo tratamento do disposto no número anterior, sendo as máquinas ou viaturas discriminadas pela matrícula, ou, no caso de esta não existir, pela designação respetiva.
7 - Todos os documentos de registo de mão-de-obra e máquina ou viatura devem ser enviados ao serviço responsável pelos registos informáticos até ao 2.º dia útil após a conclusão da obra ou serviço.
8 - Sempre que uma obra transite para o mês seguinte, é considerada uma obra em curso, sendo, neste caso, enviada uma cópia do documento, com os devidos registos de tempo mensal, para efeitos de registos contabilísticos, durando este procedimento até à conclusão da obra ou serviço, onde será entregue o original do documento.
Artigo 93.º
Apuramento de custos
1 - Contribuem para o apuramento dos custos diretos de determinado bem ou serviço do da Junta de Freguesia os seguintes custos:
a) Custos de materiais: compreende o custo com a aquisição de matérias-primas, materiais diversos, produtos semiacabados, de stock ou de aquisição direta, adquiridos e consumidos com o objetivo de serem incorporados em determinado bem ou serviço;
b) Custos de mão-de-obra: custos com os colaboradores que participam diretamente na execução de um bem ou serviço;
c) Custos com máquinas e viaturas: custos com a utilização de máquinas e viaturas em determinada obra;
d) Outros custos: custos com os serviços externos contratados para a execução de uma obra ou prestação de um serviço.
2 - Compete ao serviço designado superiormente para executar a Contabilidade de Gestão:
a) Parametrizar e manter os centros de custos atualizados e de acordo com o definido superiormente;
b) Efetuar todos os lançamentos informáticos dos custos referidos n.º 1 do presente artigo;
c) Reconciliar diariamente os custos apurados com os registados na Contabilidade Patrimonial;
d) Informar o serviço de Planeamento e Gestão Financeira, serviço responsável pelo Património acerca da existência de bens patrimoniais produzidos pela autarquia, com vista à realização, por este, de uma triagem e inventariação dos bens suscetíveis de tal procedimento.
3 - O serviço de Recursos Humanos deverá informar atempadamente sempre que se verifique alguma alteração de pessoal.
4 - Compete a cada um dos responsáveis dos diversos serviços cooperar e remeter ao serviço responsável pela Contabilidade de Gestão toda a documentação necessária para o apuramento da mesma.
5 - É da competência serviço de Recursos Humanos organizar e tratar toda a informação referente ao apuramento do custo mensal e anual segundo a sua natureza, estrutura orgânica e atividades, bem como produzir informação em tempo útil que auxilie a gestão.
CAPÍTULO X
Prestação de Contas
Artigo 94.º
Âmbito
De acordo com o SNC-AP a Junta de Freguesia prepara demonstrações financeiras individuais orçamentais e financeiras, sendo que o conjunto completo compreende:
1 - Documentos orçamentais, conforme previsto na NCP 26 - Contabilidade e Relato Orçamental.
1.1 - Demonstração de Relato Individual:
a) Demonstração do desempenho orçamental;
b) Demonstração de execução orçamental da receita;
c) Demonstração de execução orçamental da despesa;
d) Anexo às demonstrações orçamentais;
e) Demonstração de execução do plano plurianual de investimentos;
Embora não esteja previsto na NCP 26, também será preparada a Demonstração de execução do plano de atividades mais relevantes em analogia à Demonstração de execução do plano plurianual de investimentos.
2 - Estrutura e Conteúdo das Demonstrações Financeiras:
2.1 - Demonstrações financeiras individuais:
a) Balanço;
b) Demonstração dos resultados por natureza;
c) Demonstração das alterações no património líquido;
d) Demonstração dos fluxos de caixa;
e) Anexo às demonstrações financeiras.
3 - Adicionalmente deve ser preparado um relatório de gestão nas contas individuais que deve incluir como informação mínima o previsto no parágrafo 34 da NCP 27 - Contabilidade de Gestão.
4 - Inclui-se como anexo à prestação de contas e como tal é parte integrante da mesma, a Certificação Legal de Contas e Parecer, emitidos pelo auditor externo, bem como as declarações de responsabilidade e outros documentos previstos nas instruções do Tribunal de Contas.
5 - A regularidade técnica na prestação de contas e na execução da contabilidade é assegurada pelo contabilista público:
CAPÍTULO XI
Recursos Humanos
Artigo 95.º
Pessoal
1 - O serviço de Recursos Humanos procede anualmente ao levantamento das necessidades de recursos humanos do Junta de Freguesia e à planificação de eventuais ajustamentos que se tornem necessários em função da dinâmica interna, das opções do plano e de novas atribuições conferida à Junta de Freguesias e aos seus órgãos.
2 - A admissão de trabalhadores para o Junta de Freguesia, seja qual for a modalidade de que se revista, depende de prévia autorização do/a Presidente da Junta de Freguesia, bem como das demais autorizações legalmente definidas.
3 - Não pode ser efetuada qualquer admissão sem prévia e adequada dotação orçamental e que não conste do levantamento referido no n.º 1 deste artigo, salvo por razões excecionais devidamente fundamentadas.
4 - As admissões deverão ser sempre precedidas dos procedimentos adequados à forma de que se revestem, nos termos da legislação em vigor.
5 - Para cada trabalhador existe um processo individual devidamente organizado e atualizado, que assumirá a forma de suporte de papel exclusivamente na medida do necessário.
6 - Têm acesso ao processo individual do trabalhador, para além do próprio ou seu mandatário com poderes para tal, o/a Presidente da Junta de Freguesia, o trabalhador responsável pelo serviço de Recursos Humanos no âmbito das suas atribuições específicas, devidamente credenciados.
7 - A mobilidade interna deverá ser realizada através do serviço de Recursos Humanos, ouvidos os interessados e os trabalhadores responsáveis pelos serviços de origem e de destino, através de despacho do/a Presidente da Junta de Freguesia e é refletida nas dotações orçamentais adequadas.
8 - O serviço de Recursos Humanos é responsável pelo controlo dos limites e das despesas com trabalho extraordinário e em dias de descanso semanal e complementar e de outros abonos suplementares.
9 - O serviço de Recursos Humanos assegura que não são ultrapassados os limites legais determinados para a realização de trabalho extraordinário.
10 - O serviço de Recursos Humanos assegura o cumprimento dos limites legais das despesas com pessoal devendo, para o efeito, anexar ao orçamento da Junta de Freguesia anual uma declaração que evidencie o seu cumprimento.
11 - Assegurar os procedimentos relativos à constituição, modificação e extinção da relação jurídica de emprego público, bem como os relacionados com os movimentos de pessoal, assiduidade, férias, licenças e benefícios sociais.
12 - Definir e promover critérios com vista à aplicação uniforme e equitativa do sistema de avaliação do desempenho do pessoal.
13 - Acompanhar a aplicação do sistema de avaliação de desempenho dos trabalhadores da Junta de Freguesia de Quarteira.
14 - Organizar e manter atualizados os mapas de pessoal da JFQ.
15 - Recolher os elementos necessários para a gestão previsional dos recursos humanos e elaborar o projeto de balanço social.
16 - Efetuar o levantamento, análise e diagnóstico das necessidades de formação dos funcionários.
17 - Promover as inscrições e/ou realização das ações de formação resultantes do diagnóstico das necessidades de formação e plano setorial aprovado.
18 - Executar os procedimentos respeitantes ao processamento dos vencimentos e outros abonos aos trabalhadores.
19 - Colaborar na definição da política geral da autarquia relativa à prevenção de riscos.
20 - Avaliar, acompanhar e controlar periodicamente as condições de segurança e higiene dos trabalhadores.
21 - Identificar e avaliar os riscos profissionais para a segurança e saúde nos locais de trabalho.
22 - Definir as medidas corretivas, preventivas e de proteção resultantes dos trabalhos realizados.
23 - Analisar os acidentes de trabalho e doenças profissionais, propondo as correspondentes medidas de natureza preventivas.
24 - Recolher, organizar e analisar os elementos estatísticos relativos à segurança e higiene no trabalho.
25 - Definir as especificações técnicas para a aquisição de equipamentos de proteção individual e equipamentos de proteção coletiva.
26 - Prestar informação técnica, na fase de projeto e de execução, sobre as medidas de prevenção relativas às instalações, equipamentos e processos de trabalho.
27 - Promover a informação e a formação, com vista a informar os trabalhadores dos riscos para a segurança e saúde, bem como das medidas de proteção.
28 - Assegurar a organização da documentação necessária à gestão da prevenção na autarquia.
29 - Exercer outras funções previstas na legislação aplicável nos domínios da segurança e higiene no trabalho.
30 - Zelar pela implementação e cumprimento das normas de saúde, higiene, segurança no trabalho.
CAPÍTULO XII
Disposições finais e transitórias
Artigo 96.º
Dúvidas e omissões
Em tudo o que for omisso na presente Norma, aplicar-se-ão as disposições legais previstas no ponto 2.9 do POCAL, no SNC-AP e na restante legislação em vigor, sendo que quando se verifiquem dúvidas na interpretação, compete ao Órgão Executivo a resolução de qualquer situação não prevista na NCI.
Artigo 97.º
Alterações
A presente NCI pode ser objeto de alterações, aditamentos ou revogações, adaptando-se, sempre que necessário, às eventuais alterações de natureza legal que entrem em vigor, bem como as que decorram de outras normas de enquadramento e funcionamento local, deliberadas pela Junta de Freguesia e/ou pela Assembleia de Freguesia, no âmbito das respetivas competências e atribuições legais.
Artigo 98.º
Entidades tutelares
Da presente Norma, bem como de todas as alterações que lhe venham a ser introduzidas, são remetidas cópias ao Tribunal de Contas, no prazo de 30 dias após a sua aprovação.
Artigo 99.º
Publicidade
À presente Norma deve ser dado publicidade nos termos habituais e na página eletrónica da Junta de Freguesia, onde ficará disponível para consulta.
Artigo 100.º
Norma revogatória
Com a entrada em vigor da presente Norma é revogado o Regulamento do Sistema de Controlo Interno anterior e são revogadas todas as disposições municipais que a contrariem ou nas partes em que a contrariem.
Artigo 101.º
Entrada em vigor
A presente Norma entra em vigor no dia útil seguinte à sua publicação no Diário da República.
30/04/2021. - O Presidente, Telmo Manuel Machado Pinto.
314199855
