Aviso 1229/2003 (2.ª série) - AP. - Sistema de controlo interno da Junta de Freguesia do Vau, concelho de Óbidos. - Em cumprimento com o disposto na alínea d) do n.º 2 do artigo 34.º da Lei 169/99, de 18 de Setembro, com a redacção que lhe foi dada pela Lei 5-A/2002, e pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, Francisco Maria Soares, presidente da Junta de Freguesia do Vau, torna público que o executivo, em reunião ordinária realizada no dia 4 de Dezembro de 2002, deliberou por unanimidade aprovar o Sistema de Controlo Interno, tendo o mesmo sido devidamente apreciado pela Assembleia de Freguesia, na sua reunião ordinária do dia 16 de Dezembro de 2002.

17 de Janeiro de 2003. - O Presidente da Junta, Francisco Maria Soares.

Sistema de controlo interno

O Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL), aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, com redacção dada pela Lei 162/99, de 14 de Setembro, pelo Decreto-Lei 315/2000, de 2 de Dezembro, e pelo Decreto-Lei 84-A/2002, de 5 de Abril, consubstancia a reforma da administração financeira e das contas públicas no Sector da Administração Autárquica no sentido de permitir uma gestão económica eficiente e eficaz das actividades desenvolvidas pelas autarquias locais, no âmbito das suas atribuições e competências, exigindo um conhecimento integral e exacto da composição do património da Junta de Freguesia e do contributo deste para o desenvolvimento das comunidades locais.

No uso da competência prevista na alínea d) do n.º 2 do artigo 34.º da Lei 169/99, de 18 de Setembro, alterado pela Lei 5-A, de 11 de Janeiro, e dando cumprimento ao disposto no artigo 10.º do Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, na redacção dada pelo Decreto-Lei 315/2000, de 2 de Dezembro, a Junta de Freguesia do Vau, concelho de Óbidos, elabora norma de controlo interno, adiante designada com NCI, que servirá de pilar orientador para a entrada em vigor do novo regime contabilístico.

CAPÍTULO I

Parte administrativa - princípios gerais

Artigo 1.º

Objecto

A NCI, compreendida na contabilidade das autarquias locais, é composta pelo plano de organização, políticas, métodos e procedimentos de controlo adoptados pela freguesia, que permitam assegurar o desenvolvimento das actividades de forma ordenada, eficaz e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação financeira fiável, visando atingir os objectivos previstos no ponto 2.9.2 do POCAL.

Artigo 2.º

Âmbito de aplicação

1 - A NCI é aplicável a todos os serviços realizados na Junta de Freguesia, estando os mesmos concentrados num único sector - administrativo. Este sector compreende serviços de: secretaria, contabilidade, tesouraria, atendimento e expediente geral, e posto dos CTT, existindo apenas uma funcionária, que é responsável por todos estes serviços.

2 - A aplicação da NCI terá sempre em conta a verificação do cumprimento:

a) Da Lei 169/99, de 18 de Setembro, com todas as suas alterações e rectificações, que estabelece o quadro de competências, assim como o regime jurídico seu funcionamento dos órgãos autárquicos;

b) Da Lei 42/98, de 6 de Agosto, com as várias redacções;

c) Do Código do Procedimento Administrativo, aprovado pelo Decreto-Lei 442/91, de 15 de Novembro, alterado e republicado pelo Decreto-Lei 6/96, de 31 de Janeiro;

d) Do POCAL, aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, com as várias redacções dadas;

e) Do Decreto-Lei 197/99, de 8 de Junho, relativo ao regime jurídico da realização das despesas públicas e da contratação pública relativas à locação e aquisição de bens móveis e serviços;

f) Do Decreto-Lei 59/99, de 2 de Março, alterado pela Lei 163/99, de 14 de Setembro, pelo Decreto-Lei 159/2000, de 27 de Julho, e pela Lei 13/2002, de 19 de Fevereiro, relativo ao regime jurídico das empreitadas e obras públicas;

g) Dos demais diplomas legais aplicáveis às autarquias locais, incluindo outras normas e regulamentos em vigor na Junta de Freguesia.

Artigo 3.º

Competências específicas da NCI

1 - A NCI é gerida e coordenada pela Junta de Freguesia, que aprova e mantém em funcionamento, assegurando o seu acompanhamento e avaliação permanente.

2 - Compete à Junta de Freguesia, no âmbito do acompanhamento da NCI, a recolha de sugestões, propostas e contributos dos diversos serviços da Junta, tendo em vista a sua avaliação e revisão.

3 - A revisão deve ocorrer anualmente e conterá a ponderação das sugestões, propostas e contributos mencionados no número anterior.

Competências funcionais

1 - Compete ao presidente da Junta de Freguesia a coordenação geral e planeamento de todas as operações e actividades que envolvem a gestão financeira e patrimonial da freguesia, salvo os casos em que, por imperativo legal, deva expressamente intervir a Junta de Freguesia, bem como mandar executar todas as decisões tomadas pelo órgão executivo. Compete ainda ao presidente, a distribuição de funções pelo secretário e tesoureiro.

2 - Compete ao secretário da Junta de Freguesia, para além da elaboração de actas das reuniões da Junta (na falta de funcionário nomeado para o efeito), a certificação, mediante despacho do presidente, dos factos actos que constem dos arquivos da freguesia e independentemente de despacho, o conteúdo das actas das reuniões, a subscrição dos atestados que devam ser assinados pelo presidente, coordenar: obras, actividades económicas, serviços administrativos, educação e cultura, e informação.

3 - Compete ao tesoureiro da Junta de Freguesia, coordenar as operações de tesouraria, os serviços gerais de limpeza e higiene da freguesia e do cemitério.

4 - Compete à funcionária da Junta de Freguesia, sendo responsável pelos serviços administrativos e por todas as funções inerentes, a execução de todas as tarefas mencionadas no organigrama aprovado pela Junta de Freguesia, a implementação e cumprimento das normas da NCI e dos preceitos legais em vigor, bem como, prestar informação, com a periodicidade necessária, sobre as funções que exerce.

Artigo 4.º

Delegações de competências

A Junta de Freguesia, delega no presidente as seguintes competências:

a) Alíneas a), b), d), e), f) e l) do n.º 1 do artigo 34.º - Lei 169/99, de 18 de Setembro;

b) Alíneas c), e), do n.º 2 do artigo 34.º - Lei 169/99, de 18 de Setembro;

c) Alínea f) do n.º 3 do artigo 34.º - Lei 169/99, de 18 de Setembro;

d) Alíneas a), b), c), d), e e) do n.º 4 do artigo 34.º - Lei 169/99, de 18 de Setembro;

e) Alíneas a), e), f), g), n), o), p) do n.º 6 do artigo 34.º - Lei 169/99, de 18 de Setembro;

f) Alínea i) do n.º 1 do artigo 38.º até ao limite de 500 euros.

O presidente da Junta de Freguesia, delega na funcionária a seguintes competências:

a) Certificação de fotocópias, conforme Lei 28/2000, de 13 de Março;

b) Elaboração de actas das reuniões da Junta de Freguesia;

c) Emissão de atestados, certidões ou declarações;

d) Todas as funções de atendimento e expediente geral, secretaria, tesouraria, contabilidade e CTT.

Artigo 5.º

Documentos oficiais

1 - São considerados documentos oficiais da Junta de Freguesia todos aqueles que, pela sua natureza, representem actos administrativos fundamentais necessários à prova de factos relevantes, tendo em conta o seu enquadramento legal e as correspondentes disposições aplicáveis às autarquias locais.

2 - No âmbito do POCAL, são documentos obrigatórios de suporte ao registo das operações relativas às receitas e despesas, bem como aos pagamentos e recebimentos:

a) Guia de recebimento;

b) Requisição interna;

c) Factura;

d) Ordem de pagamento;

e) Ordem de pagamento de operações de tesouraria;

f) Guia de reposições abatidas aos pagamentos.

3 - Constituem ainda documentos obrigatórios as fichas de registo do inventário de património agregadas nos livros de inventário de imobilizado, das existências, os livros de escrituração periódica e permanente, mapas de apoio ao balanço a realizar à tesouraria, os documentos previsionais (orçamento e as GOP) e os documentos de prestação de contas a remeter ao Tribunal de Contas.

4 - Podem ser utilizados, para além dos documentos obrigatórios referidos nos números anteriores, quaisquer outros documentos considerados convenientes tendo em conta a sua natureza específica e enquadramento, nomeadamente:

a) Pessoal - notação periódica do pessoal (devendo ser elaborado e entregue à funcionária entre os meses de Fevereiro e Março do ano seguinte), mapa de assiduidade, mapa de horas extraordinárias e mapa de férias;

b) Cemitério - guia de liquidação de sisa e alvará;

c) Tractor - mapas para apuramento de custos do tractor - seguro, combustíveis e lubrificantes, conservação e manutenção, registo das horas trabalhadas;

d) Informações de serviço.

5 - Todos os documentos dirigidos ao presidente ou à Junta de Freguesia, dão entrada pela funcionária, que, por sua vez, coloca um carimbo, com numeração de registo sequencial e a data de entrada do mesmo, canalizando-os para o presidente da Junta, ficando estes devidamente arquivados em pasta própria.

6 - Os documentos internos são igualmente canalizados pelo funcionário, ao presidente da Junta de Freguesia.

7 - Todos os documentos escritos, bem como despachos e informações que sobre eles foram exarados, que integram os processos administrativos internos, devem identificar de forma legível, a funcionária ou eleito que prestou a informação ou despachou.

8 - Os atestados, certidões ou declarações serão emitidos pela funcionária designada para o efeito, sendo assinadas pelo presidente ou por quem o substituir, devendo ser devidamente registadas bem como arquivadas por um período não inferior a 10 anos.

9 - Toda a correspondência recebida e expedida deverá ser registada pela funcionária, com numeração sequencial e data de recebimento e expedição, bem como arquivada por um período não inferior a 10 anos.

10 - O registo dos documentos de prestação de contas, bem como os de controlo orçamental será efectuado informaticamente, sendo obrigatório a impressão de todos os documentos, quer da receita, quer da despesa, bem como os mapas de controlo, sendo os mesmos arquivados em pasta própria.

O registo dos restantes documentos, bem como da correspondência recebida e expedida, será efectuado em suporte informático, sequencialmente, sendo obrigatório a impressão de todos os mapas que evidencie esses registos.

Todos os documentos anulados devem igualmente ser arquivados em local próprio como prova da sua não utilização.

CAPÍTULO II

Parte contabilística

Artigo 6.º

Execução da contabilidade

1 - Na prática contabilística da Junta de Freguesia devem ser seguidos os princípios orçamentais e contabilísticos, regras previsionais e regras de execução orçamental definidos no POCAL.

2 - A aplicação do disposto do número anterior devem conduzir à obtenção de uma imagem verdadeira e apropriada da situação financeira, dos resultados e da execução orçamental da Junta de Freguesia.

3 - No âmbito da execução orçamental poderão ocorrer modificações aos documentos previsionais, as quais podem originar revisões ou alterações.

Artigo 7.º

Valorização do património

A valorização do património deve ser efectuada com base nos critérios de valorimetria estabelecidos no ponto 4 do POCAL.

Artigo 8.º

Receita e despesa - tesouraria

1 - A tesouraria é o sector onde se encontra centralizado todo o fluxo monetário, com passagem obrigatória de todas as receitas e despesas orçamentais, bem como de outros fluxos - extra-orçamentais, cuja contabilização esteja a cargo da Junta de Freguesia, designadamente, as operações de tesouraria.

2 - À tesouraria incumbem as tarefas de arrecadação e cobrança de receitas da freguesia e de outras pessoas colectivas de direito público que lhes seja atribuído por lei e de pagamento por lei e de pagamento de despesas da freguesia.

3 - À tesouraria incumbe ainda a tarefa de liquidação e cobrança de juros de mora, quando se trate de receita na fase de pagamento coercivo.

4 - As operações de tesouraria são movimentos nos fundos nos cofres da freguesia, não orçamentados, de que a freguesia não pode dispor.

5 - Os recebimentos e pagamentos são registados informaticamente - diário de tesouraria, com base no qual se elabora o resumo diário de tesouraria, procedendo-se ao necessário arredondamento nos termos legais em vigor , os quais são diariamente verificados e conferidos pela contabilidade.

Artigo 9.º

Responsabilidade do tesoureiro

1 - O tesoureiro é responsável pelo rigoroso funcionamento da tesouraria nos seus diversos aspectos.

2 - O tesoureiro responde directamente perante a Junta de Freguesia pelo conjunto de importâncias que lhe são confiadas.

3 - A funcionária em serviço da tesouraria responde perante o tesoureiro pelos actos e omissões que se traduzam em situações de alcance, qualquer que seja a sua natureza, devendo o tesoureiro adoptar um sistema de apuramento diário de contas.

4 - O estado de responsabilidade do tesoureiro pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda é verificado na presença daquele ou substituto, através de contagem física do numerário e dos documentos sob sua responsabilidade (balanço à tesouraria), a realizar por funcionário designado pelo presidente da Junta, nas seguintes formas:

a) Trimestralmente e sem aviso;

b) No encerramento de contas de cada exercício económico;

c) No final e no início do mandato da Junta de Freguesia eleita ou do órgão que a substitui, no caso daquela ter sido dissolvida; e

d) Quando for substituído o tesoureiro.

5 - São lavrados termos de contagem física referida no número anterior, assinados pelos intervenientes e, obrigatoriamente, pelo presidente da Junta de Freguesia, pelo tesoureiro, na situação prevista da alínea c) do número anterior, e ainda pelo tesoureiro cessante, na situação prevista da alínea d) do número anterior.

6 - A responsabilidade do tesoureiro é-lhe imputada se houver procedido com culpa nas funções de gestão, controlo e apuramento de importâncias ou no incumprimento do disposto do n.º 1.

7 - A responsabilidade do tesoureiro cessa no caso dos factos apurados não lhe serem imputáveis e não estivessem ao alcance do seu conhecimento.

Artigo 10.º

Cobrança de receitas e outros fundos

1 - O circuito da liquidação e cobrança de receitas destinadas aos cofres da Junta de Freguesia, bem como as referentes a quaisquer outros fundos destinados a outras entidades em que sejam intervenientes os serviços da freguesia inicia-se com a emissão da guia de recebimento.

2 - A liquidação consiste no apuramento do montante exacto que a Junta de Freguesia tem a receber de terceiros e a cobrança corresponde à entrada em cofre das receitas, sendo esta última assegurada, exclusivamente, pela tesouraria.

3 - É o Sector Administrativo (código de serviço emissor - 01) que emite as guias de recebimento, e efectua também a conferência, a cobrança e sua autenticação, entregando posteriormente o original ao cliente, contribuinte ou utente, registando e arquivando o respectivo duplicado.

4 - O serviço emissor sempre que emita uma guia de recebimento, deverá emitir o diário da receita respectivo, diário e resumo diário de tesouraria.

5 - Todos estes procedimentos são elaborados e registados informaticamente numa aplicação específica de contabilidade.

Artigo 11.º

Realização de despesas

1 - As despesas só podem ser cativadas, assumidas, autorizadas e pagas se, para além de serem legais, estiverem inscritas no orçamento e com dotação igual ou superior, respectivamente, ao cabimento e ao compromisso, a qual constitui o limite máximo a utilizar na sua realização.

2 - A cabimentação consiste na cativação de determinada dotação orçamental visando a realização de uma despesa e será efectuada com base numa requisição interna ou proposta de equipamento, cumprindo-se um dos requisitos na contabilidade pública.

3 - A assunção do compromisso face a terceiros de realizar despesa será efectivada com base em requisição externa ou contrato para aquisição de determinado bem ou serviço, cuja aquisição foi previamente autorizada na fase do cabimento.

4 - O processamento ou reconhecimento da obrigação relativa à despesa nasce no momento da recepção da factura ou documento equivalente, seguindo-se as fases de liquidação e pagamento, após as respectivas conferências a que se refere o artigo 16.º

5 - A liquidação corresponde à determinação do montante exacto que nesse momento se constitui, a fim de permitir o respectivo pagamento, dando lugar à emissão da ordem de pagamento e posterior autorização do pagamento.

6 - Nenhuma despesa poderá ser assumida sem que haja uma autorização prévia expressa, sendo, em caso contrário, considerada inexistente para efeitos internos, com responsabilização pessoal e disciplinar do autor.

Disponibilidades

Artigo 12.º

Funcionamento de caixa

1 - Na tesouraria podem existir os meios de pagamentos seguintes:

a) Moeda correntes;

b) Cheque;

c) Vale postal;

d) Transferência bancária;

e) Débito em conta.

2 - Os pagamentos de valor igual ou superior a 150 euros, bem como o pagamento de vencimentos, salários e outros abonos dos trabalhadores, devem ser efectuados, preferencialmente por cheque.

3 - Caso se considere necessário, poderão ser efectuados pagamentos por cheque de valor inferior ao estabelecido no número anterior.

4 - Não podem existir em caixa:

a) Cheques pré-datados e cheques sacados por terceiros e devolvidos pelo banco;

b) Documentos justificativos de despesas efectuadas, com excepção das ordens de pagamento da freguesia.

5 - Regra geral, os recursos financeiros devem estar depositados em instituições bancárias, não devendo a importância em numerário existente em caixa no momento do seu encerramento diário exceder os 500 euros, os quais devem ser sempre guardado em cofre, e o seu remanescente deverá ser depositado em conta bancária da Junta de Freguesia.

6 - A caixa funciona segundo as regras de um fundo fixo, o qual facilita as contagens, uma vez que, em qualquer momento, o somatório dos valores existentes em numerário com o montante dos documentos pagos será igual ao limite estabelecido no número anterior.

7 - As condições de segurança e guarda de valores no que respeita, designadamente, às instalações, equipamentos, cofre ou caixa-forte são adequadas e devem evidenciar um bom estado de conservação e funcionamento, encontrando-se as chaves dos equipamentos na posse da funcionária, para além do tesoureiro.

Artigo 13.º

Contas bancárias

1 - Compete à Junta de Freguesia deliberar sobre a abertura de contas bancárias e a natureza das mesmas.

2 - As contas bancárias são tituladas pela Junta de Freguesia e movimentadas mediante a assinatura simultânea de dois dos membros da Junta de Freguesia, devendo o tesoureiro manter permanentemente actualizadas as contas correntes referentes às instituições bancárias.

3 - Para efeitos de controlo da tesouraria, são obtidos junto das instituições bancárias extractos de todas as contas de que a Junta é titular.

4 - Mensalmente e sempre que haja lugar à conferência de valores existentes na tesouraria, são efectuados reconciliações bancárias que são confrontadas com os registos contabilísticos, operação a cargo da funcionária, procedendo-se de imediato, nas situações que o justifiquem, à sua regularização.

5 - As reconciliações bancárias referidas no número anterior deverão ser formalizadas em formulário próprio preparado para o efeito, reportar-se-ão ao último dia do mês e no caso de itens de reconciliação que apreçam consecutivamente em dois meses, deverão ser prontamente investigados, bem como os débitos e créditos que não tenham sido contabilizados.

Artigo 14.º

Emissão e guarda de cheques

1 - Compete ao Sector Administrativo a emissão de cheques para pagamento de despesas efectuadas, sempre em função da ordem de pagamento e após conferência dos respectivos documentos de suporte.

2 - Os cheques deverão ser emitidos nominalmente e cruzados, devendo o espaço em frente do nome do beneficiário ser inutilizado com um traço horizontal, sendo escriturados, por ordem referencial, na respectiva conta corrente de instituição bancária.

3 - Cabe ao tesoureiro ou ao seu substituto a guarda de cheques não preenchidos e dos cheques emitidos que tenham sido anulados, devendo, neste caso, inutilizarem-se as assinaturas, quando as houver, arquivando-os sequencialmente e quando se trate de cheques em trânsito cujo período de validade de seis meses terminou, procedendo-se ao cancelamento junto da instituição bancária, registando-se, contabilisticamente, as regularizações.

4 - Em caso algum será permitida a assinatura de cheques em branco ou a emissão sem estar na presença do documento de suporte à despesa.

Relações com terceiros

Artigo 15.º

Contas de terceiros

1 - Trimestralmente, a funcionária deverá proceder à reconciliação entre extractos da conta corrente de clientes e fornecedores com as contas da freguesia.

2 - As reconciliações referidas no número anterior aplicam-se, nos mesmos termos, às contas de outros devedores e credores, Estado e outros entes públicos, incluindo, nestes últimos, o controlo do cálculo dos juros e a confirmação dos saldos dos empréstimos vigentes, que deverão ser efectuados apenas anualmente.

3 - Todos os débitos e créditos de juros, antes de serem contabilizados, devem ser conferidos.

4 - As finalidades dos empréstimos contraídos e concedidos devem estar previamente definidas e, quanto aos primeiros, o pedido de autorização à Assembleia de Freguesia para a sua contratação deve ser acompanhado de informação sobre as condições praticadas em, pelo menos, três instituições de crédito.

Artigo 16.º

Conferência de facturas e outros documentos

1 - As facturas ou documentos equivalentes serão recebidas pelo correio ou directamente no Sector Administrativo e são conferidas quanto às matérias de direito e de facto.

2 - As conferências ocorrem no Sector Administrativo, procedendo-se:

a) À verificação dos requisitos legais mínimos das facturas ou documentos equivalentes, nos termos do Código do CIVA;

b) À verificação dos cálculos aritméticos, em especial no que respeita à aplicação das regras de arredondamento, bem como às somas, multiplicações, descontos efectuados e outros;

c) À confirmação da salvaguarda, quanto à autorização da despesa e ao cabimento e compromisso, da conformidade legal e da regularidade financeira;

d) Ao confronto com a guia de remessa, guia de transporte ou outro título de transporte e com a requisição externa ou contrato.

3 - Em caso de divergências apuradas durante a conferência dos documentos, deverão as mesmas ser prontamente investigadas, e a contabilidade deverá informar por escrito o fornecedor para regularizar tais irregularidades.

4 - As facturas deverão conter a indicação de "conferido" e a assinatura do conferente, com a referência expressa ao documento de suporte (número de contrato, número de requisição ou número do processo de aquisição e número de cabimento), se nas mesmas ainda não constarem.

5 - Após a conferência, a contabilidade, tendo original da factura, acompanhado dos originais da requisição externa, da guia da remessa ou documento equivalente, deverá proceder ao lançamento definitivo nas contas respectivas e emitir a ordem de pagamento.

6 - Caso existam cópias de facturas, nelas será obrigatoriamente aposto a designação de "duplicado", a fim de prevenir eventuais processamentos e pagamentos indevidos e as mesmas farão parte do processo de aquisição juntamente com os duplicados ou cópias dos originais dos demais documentos.

7 - A ordem de pagamento é conferida e assinada pelo responsável da contabilidade e autorizada pelo presidente da Junta de Freguesia.

8 - Quando a factura é paga, é aposto um carimbo de "pago", com a assinatura do tesoureiro, na ordem de pagamento.

Artigo 17.º

Plano de tesouraria

1 - A Junta de Freguesia cumpre atempadamente todos os compromissos decorrentes dos empréstimos, dos contratos e outras obrigações com fornecedores e prestadores de serviços, bem como todas as obrigações impostas por lei, que incluem as respeitantes a operações de tesouraria, designadamente, cobranças para o Estado, em especial, no que respeita às importâncias liquidadas, retidas ou descontadas para posterior entrega nos cofres do Estado.

2 - Na selecção dos pagamentos a efectuar, deverão respeitar-se por ordem sequencial:

a) Os encargos obrigatórios ou decorrentes da lei;

b) Os encargos assumidos e não pagos em exercícios anteriores, dando prioridade aos que têm prazos de vencimentos mais antigos;

c) Os encargos assumidos durante o exercício corrente, dando prioridade aos que têm prazos de vencimento mais antigos.

Gestão e controlo de existências

Artigo 18.º

Aquisições

1 - Todas as compras a realizar pela Junta de Freguesia, serão obrigatoriamente antecedidas de autorização de presidente, do tesoureiro, ou de ambos nos casos em que a lei o imponha e terão por base uma requisição ou um contrato.

2 - O presidente ou um outro membro da Junta manda efectuar consultas ao mercado, de acordo com a lei, pelo que a selecção dos fornecedores, far-se-á consoante o tipo de procedimento de aquisição, atendendo a um dos seguintes critérios:

a) O da proposta economicamente mais vantajosa para a Junta de Freguesia;

b) Unicamente o do mais baixo preço.

3 - Exceptuam-se do número anterior as compras de reduzido montante.

4 - Toda a facturação respectiva será conferida, nos termos do artigo 16.º

Gestão e controlo dos bens do activo imobilizado

Artigo 19.º

Aquisições

1 - Aquisições de bens a realizar pela Junta de Freguesia, são efectuadas de acordo com uma proposta de aquisição ou com o PPI e com base em deliberações da Junta de Freguesia, através de requisição ou contrato, após a verificação do cumprimento das normas aplicáveis, nomeadamente, em matéria de realização de despesas públicas com a aquisição de bens e serviços.

2 - Consoante o tipo de procedimento de aquisição, far-se-ão consultas ao mercado, pelo que a selecção do fornecedor, atende a um dos seguintes critérios:

a) O da proposta economicamente mais vantajosa com prévia definição dos critérios de adjudicação;

b) Unicamente o do mais baixo preço.

3 - Toda a facturação, bem como guias de remessa, requisições se existirem, serão conferidas nos termos do artigo 16.º

4 - Com vista a garantir uma adequada gestão e salvaguarda do património da freguesia, a respectiva Junta promoverá, com recursos a meios internos e ou externos, a inventariação e cadastro integral de todo o património móvel e imóvel, bem como os respectivos registos nos casos em que tal for de lei.

Inventário

Artigo 20.º

Inventariação

1 - Na elaboração do primeiro inventário do património cabe à Junta de Freguesia aprovar a listagem completa e o respectivo valor.

2 - No final do ano será elaborada uma listagem completa que fará parte dos documentos de prestação de contas.

3 - As fichas de inventário de imobilizado são mantidas permanentemente actualizadas, ou seja, os bens do activo imobilizado são sujeitos a verificação física e respectiva conferência, pelo funcionário responsável pelos serviços administrativos, procedendo-se às regularizações a que houver lugar.

4 - Todos os movimentos de entrada e saída de bens serão objecto de registo conveniente em folhas apropriadas:

a) Pelas entradas - factura;

b) Pelas saídas:

Auto de abate - sempre que determinado bem deixe de ter utilidade deverá ser feita uma informação fundamentada relativamente ao abate do património, o qual deverá ser devidamente assinado conjuntamente, pelo tesoureiro e pelo funcionário responsável pelos serviços administrativos;

Auto de transferência - este documento deverá ser assinado conjuntamente pelo tesoureiro e pelo funcionário indicado anteriormente.

Sistema informático

Artigo 21.º

Registos e sistema informático

1 - Os registos contabilísticos devem ser processados, de preferência informaticamente, estando o seu acesso vedado a pessoas que não tenham por função a sua conferência ou validação, por meio das devidas medidas de segurança, incluindo palavra-chave, podendo ser rectificados unicamente pela funcionária que os efectuou.

2 - A unidade de processamento, deve encontrar-se em local seguro e com a necessária protecção contra riscos de incêndio, roubo ou outros e o acesso às instalações deve estar restringindo ao pessoal da Junta de Freguesia.

3 - Consoante o sistema informático existente na Junta de Freguesia, poderão alguns dos procedimentos de controlo estabelecidos na presente norma serem efectuados automaticamente.

4 - A integridade e confidencialidade dos dados informáticos devem estar devidamente protegidas.

5 - O sistema informático deve contemplar procedimentos adequados de controlo contabilístico, assegurando que o registo automático das operações se processa pelos valores correctos com uma adequada classificação e nos períodos em que se verificam.

Artigo 22.º

Prazos de escrituração

A escrituração deve estar actualizada, tendo em conta os documentos sujeitos a conferência diária e os prazos legalmente estabelecidos, incluindo os decorrentes da legislação fiscal, da prestação de contas e, sempre que possível, os estabelecidos em dívidas de e a terceiros.

Artigo 23.º

Violação de normas da NCI

Por actos que contrariem o preceituado nesta norma respondem, directamente, pelos actos praticados, sem prejuízo de posterior responsabilidade pessoal e disciplinar do autor do acto.

Artigo 24.º

Implementação

A presente norma entra em vigor no dia 1 de Janeiro de 2003, após ter sido aprovada em reunião pelo órgão executivo e apreciada pelo órgão deliberativo.

Artigo 25 .º

Alterações

A presente norma pode ser alterada por deliberação da Junta de Freguesia, sempre que razões de eficácia o justifiquem.

Artigo 26 .º

Casos omissos

As dúvidas de interpretação e os casos omissos serão resolvidos por deliberação da Junta de Freguesia, sob proposta do seu presidente, tendo em conta os princípios desta norma.

Em cumprimento com o disposto no ponto 2.9.3 do Plano Oficial de Contabilidade as Autarquias Locais, aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, a Junta de Freguesia deliberou em 24 de Dezembro aprovar a norma de controlo interno.