Aviso 4505/2002 (2.ª série) - AP. - Regulamento do Sistema de Controlo Interno. - Pelo presente aviso, torna-se público que a Assembleia Municipal de Castanheira de Pêra, no uso das suas competências que lhe são cometidas pela alínea a) do n.º 2 do artigo 53.º da Lei 5-A/2002, de 11 de Janeiro, na sessão ordinária de 26 de Fevereiro de 2002, e sob proposta da Câmara aprovada em 22 de Fevereiro de 2002, deliberou, por unanimidade, aprovar o Regulamento do Sistema de Controlo Interno que a seguir se transcreve na íntegra.

8 de Abril de 2002. - O Presidente da Câmara, Pedro M. Barjona de Tomaz Henriques.

Regulamento do Sistema de Controlo Interno

Preâmbulo

1 - A base principal do presente Regulamento assenta no POCAL - Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais, publicado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, com a redacção dada pela Lei 162/99, de 14 de Setembro.

2 - O POCAL consubstancia a reforma da administração financeira e das contas públicas no sector da administração autárquica, no sentido de permitir a gestão económica, eficiente e eficaz das actividades desenvolvidas pelas autarquias locais, no âmbito das suas atribuições e competências, e tendo em vista o facto de se tornar indispensável o conhecimento integral e exacto da composição do património municipal e do contributo deste para o desenvolvimento das comunidades locais.

3 - Nos termos do preâmbulo do citado diploma legal, o objectivo principal do POCAL, é a criação de condições para a integração consistente da contabilidade orçamental, patrimonial e de custos numa contabilidade pública moderna, que constitua um instrumento fundamental de apoio à gestão das autarquias locais.

4 - De acordo com o referido diploma legal tal objectivo permite em linhas gerais: o controlo financeiro e da disponibilização de informação para os órgãos autárquicos; o estabelecimento de regras e procedimentos específicos para a execução orçamental e modificação dos documentos previsionais, tendo em consideração que na execução orçamental devem ser tidos sempre em conta os princípios da mais racional utilização possível das dotações aprovadas e da melhor gestão de tesouraria; uma melhor uniformização de critérios de previsão; a obtenção expedita dos elementos indispensáveis ao cálculo dos agregados relevantes da contabilidade nacional e a disponibilização de informação sobre a situação patrimonial de cada autarquia.

5 - O prosseguimento dos desideratos anteriores passa, necessariamente, pela implementação do sistema de controlo interno que engloba, designadamente, o plano de organização, políticas, métodos e procedimentos de controlo, bem como todos os outros métodos e procedimentos definidos pelos responsáveis autárquicos que contribuam para assegurar o desenvolvimento das actividades de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação financeira fiável.

6 - Considerando o constante nesta introdução, e, em cumprimento do disposto no n.º 2.9.3 do POCAL, aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, com a redacção dada pela Lei 162/99, de 14 de Setembro, a Câmara Municipal de Castanheira de Pêra deliberou em 22 de Fevereiro de 2002, aprovar o presente Regulamento do Sistema de Controlo Interno, o qual, nos termos da alínea a) do n.º 6 do artigo 64.º e alínea a) do n.º 2 do artigo 53.º, ambos da Lei 169/99, de 18 de Setembro, foi submetida à Assembleia Municipal para deliberação, sendo aprovado por este órgão em 26 de Fevereiro de 2002.

CAPÍTULO I

Disposições gerais

Artigo 1.º

Objecto

1 - O presente Regulamento institui o sistema de controlo interno da Câmara Municipal e visa estabelecer um conjunto de regras definidoras de métodos e procedimentos de controlo que permitam assegurar o desenvolvimento das actividades relativas à evolução patrimonial, de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação financeira viável.

2 - O presente Regulamento visa também assegurar o cumprimento das disposições legais e das normas internas aplicáveis às actividades municipais e a verificação da organização dos respectivos processos e documentos.

3 - Em conformidade com o POCAL, os métodos e procedimentos de controlo visam assegurar os seguintes objectivos:

a) A salvaguarda da legalidade e regularidade no que respeita à elaboração, execução e modificação dos documentos previsionais, à elaboração das demonstrações financeiras e ao sistema contabilístico;

b) O cumprimento das deliberações dos órgãos e das decisões dos respectivos titulares;

c) A salvaguarda do património;

d) A aprovação e controlo de documentos;

e) A exactidão e integridade dos registos contabilísticos e, bem assim, a garantia da fiabilidade da informação produzida;

f) O incremento da eficiência das operações;

g) A adequada utilização dos fundos e o cumprimento dos limites legais à assunção de encargos;

h) O controlo das aplicações e do ambiente informático;

i) A transparência e a concorrência no âmbito dos mercados públicos;

j) O registo oportuno das operações pela quantia correcta, nos documentos e livros apropriados e no período contabilístico a que respeitam, de acordo com as decisões de gestão e no respeito das normas legais.

4 - Na definição das funções de controlo e na nomeação dos respectivos responsáveis deve atender-se:

a) À identificação das responsabilidades funcionais;

b) Aos circuitos obrigatórios dos documentos e às verificações respectivas;

c) Ao cumprimento dos principais de segregação das funções de acordo com as normas legais e os são princípios de gestão, nomeadamente para salvaguardar a separação entre o controlo físico e o processamento dos correspondentes registos.

5 - Os documentos escritos que integram os processos administrativos internos, todos os despachos e informações que sobre eles forem exarados, bem como os documentos do sistema contabilístico devem sempre identificar os eleitos, dirigentes, funcionários e agentes seus subscritores e a qualidade em que o fazem, de forma bem legível.

6 - Para além do disposto nos números anteriores, o presente Regulamento também tem por base todas as disposições da Estrutura Orgânica da Câmara Municipal de Castanheira de Pêra e respectivo funcionamento dos serviços municipais adaptando-se naturalmente aos respectivos reajustamentos em matéria de reorganização ou reestruturação orgânica, total ou parcial dos serviços da autarquia.

Artigo 2.º

Âmbito de aplicação

O presente Regulamento é aplicável a todos serviços municipais da Câmara Municipal de Castanheira de Pêra.

Artigo 3.º

Pressupostos legais da sua aplicação

A aplicação do presente Regulamento do sistema de controlo interno terá sempre em conta:

a) A verificação do cumprimento da Lei 169/99, de 18 de Setembro, que estabelece o quadro de competências, assim como o regime jurídico de funcionamento, dos órgãos das autarquias locais;

b) A verificação do cumprimento da Lei 42/98, de 6 de Agosto (Lei das Finanças Locais), com as alterações constantes na Lei 94/2001, de 20 de Agosto;

c) A verificação do cumprimento do Código do Procedimento Administrativo, publicado pelo Decreto-Lei 442/91, de 15 de Novembro, alterado e republicado pelo Decreto Lei 6/96, de 31 de Janeiro;

d) A verificação do cumprimento do POCAL - Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais, publicado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, com a nova redacção dada pela Lei 162/99, de 14 de Setembro;

e) A verificação do cumprimento do Decreto-Lei 197/99, de 8 de Junho, relativo ao Regime Jurídico da Realização das Despesas Públicas e da Contratação Pública Relativa à Locação e Aquisição de Bens Móveis e Serviços;

f) A verificação do cumprimento do Decreto Lei 59/99, de 2 de Março, com as alterações produzidas pela Lei 163/99, de 14 de Setembro, relativo ao Regime Jurídico das Empreitadas de Obras Públicas quanto aos procedimentos inerentes aos concursos de empreitadas de obras públicas;

g) A verificação do cumprimento do Regulamento Interno de Inventário e Cadastro do Património Municipal;

h) A verificação do funcionamento das normas de organização dos serviços municipais e respectiva estrutura orgânica, constantes dos documentos de reestruturação dos serviços municipais;

i) A verificação do cumprimento das disposições do PDMCP - Plano Director Municipal de Castanheira de Pêra;

j) A verificação do cumprimento dos restantes regulamentos municipais em vigor;

k) A verificação do cumprimento dos restantes diplomas legais aplicáveis às autarquias locais.

Artigo 4.º

Administração e implementação

Compete à Câmara Municipal, como órgão executivo colegial do município, exercer a administração municipal da autarquia nos termos da lei, e, às direcções de departamento, chefias de divisão e outras chefias responsáveis, dentro da respectiva unidade orgânica, implementar o cumprimento das normas definidas no presente Regulamento e dos preceitos legais em vigor.

Artigo 5.º

Evolução do sistema de controlo interno

O presente Regulamento de Sistema de Controlo Interno, terá a flexibilidade necessária de evolução futura, para se reajustar no tempo, às eventuais alterações de natureza legal que entretanto venham a ser publicados no Diário da República para aplicação às autarquias locais, quer através de leis emanadas da Assembleia da República, quer por meio de outros diplomas aprovados pela administração central, bem como de outras normas de enquadramento e funcionamento local, deliberados pela Câmara Municipal, no âmbito das respectivas competências e atribuições legais.

CAPÍTULO II

Da organização, funções, competências e atribuições

SECÇÃO I

Da administração municipal - órgão executivo

Artigo 6.º

Competências

As competências da administração municipal são as definidas para a Câmara Municipal e presidente da Câmara, nos termos da lei, nomeadamente as previstas nos artigos 64.º e 68.º da Lei 169/99, de 18 de Setembro, contando com o apoio instrumental da organização das divisões e serviços e de outras unidades orgânicas municipais.

SECÇÃO II

Dos serviços municipais

Artigo 7.º

Normas de organização e funcionamento

A organização e funcionamento de todas as unidades orgânicas, têm por base as normas previstas no presente Regulamento e as competências definidas nos documentos de reestruturação e organização dos serviços municipais, aprovados pela Câmara Municipal e Assembleia Municipal de Castanheira de Pêra, tendo em conta o conjunto de funções e competências atribuídas a cada unidade orgânica.

Artigo 8.º

Funções e disposições comuns a todos os departamentos e divisões orgânicas

Constituem funções comuns aos diversos departamentos e divisões orgânicas municipais:

a) Dirigir, coordenar, planificar e desenvolver de forma integrada as actividades e funcionamento dos respectivos serviços, tendo em conta os recursos existentes;

b) Promover a execução das deliberações da Câmara Municipal e dos despachos do presidente ou dos vereadores com competência delegada, referentes à sua área de intervenção e contribuir para melhorar a eficácia e eficiência dos respectivos serviços;

c) Proceder à distribuição e mobilidade do pessoal afecto, em articulação com a Secção dos Recursos Humanos;

d) Elaborar e submeter à aprovação superior, as instruções, circulares, regulamentos e normas que forem julgadas necessárias ao correcto exercício da sua actividade, bem como propor as medidas de política adequada no âmbito de cada serviço;

e) Participar e colaborar na elaboração e execução do orçamento, plano plurianual de investimentos, relatórios da actividade municipal e documentos de prestação de contas, em articulação com a Divisão Financeira;

f) Assegurar o cumprimento, programação e realização do respectivo orçamento e plano sectorial, dentro dos parâmetros aprovados no orçamento municipal anual, acompanhando a sua execução, em articulação com a Divisão Financeira;

g) Emitir requisições internas relativas a aquisição de bens e serviços, em articulação com a Secção de Aprovisionamento e com a Secção de Contabilidade, da Divisão Financeira, e a Secção de Armazém, da Divisão de Planeamento, Obras e Gestão Urbanística;

h) Promover os concursos de execução de empreitadas de obras públicas que lhe digam respeito, em articulação com o Sector de Obras Municipais da Divisão de Planeamento, Obras e Gestão Urbanística;

i) Assegurar a programação e execução das tarefas que estão atribuídas, acompanhar a evolução dos diferentes serviços e tomar eventuais medidas de correcção apropriadas, de forma a garantir uma gestão equilibrada nos respectivos sectores de actividade;

j) Promover o arquivo dos documentos e processos, após a sua conclusão;

k) Zelar pela conservação do património afecto, em articulação com a Secção de Património;

l) Zelar pelo cumprimento dos direitos e deveres dos funcionários e demais pessoal afecto;

m) Preparar, sempre que necessário, ou quando lhes for solicitado, relatórios, estudos e análises acerca de assuntos que careçam de apreciação e tratamento ulterior;

n) Assegurar que a informação necessária circule entre os serviços, com vista ao seu regular funcionamento;

o) Promover as ligações horizontais e funcionais entre os respectivos serviços e ou entre as divisões;

p) Verificar o cumprimento dos procedimentos administrativos no âmbito do Código do Procedimento Administrativo publicado pelo Decreto-Lei 442/91, de 15 de Novembro, alterado e republicado pelo Decreto-Lei 6/96, de 31 de Janeiro, ou de outros diplomas legais que venham a ser posteriormente publicados e aplicáveis às autarquias locais;

q) Verificar o cumprimento dos regulamentos e normas de controlo interno, tendo em conta a organização dos serviços a que pertencem;

r) Promover e ou participar em reuniões de coordenação com as respectivas divisões e outras unidades orgânicas, sempre que se revelem necessárias;

s) Assegurar outras funções e tarefas que lhes sejam incumbidas superiormente e que se encontrem inseridas no âmbito das suas funções.

SECÇÃO III

Das principais funções e disposições globais específicas das unidades orgânicas

Artigo 9.º

Serviços de apoio e assessoria

Constituem funções e disposições globais específicas relativas aos serviços de apoio e assessoria:

1 - Gabinete de Apoio ao Presidente:

a) Organizar a agenda e fazer a sua marcação;

b) Preparar a realização de entrevistas, reuniões, conferências de imprensa e outros acontecimentos em que o presidente da Câmara deva participar;

c) Preparar, apoiar e orientar as reuniões e visitas protocolares;

d) Exercer outras funções que lhe sejam cometidas por despacho do presidente da Câmara;

e) Secretariar o presidente da Câmara, nomeadamente no que se refere a atendimento ao público e marcação de contactos com entidades externas;

f) Prestar assistência técnica e administrativa ao presidente da Câmara;

g) Elaborar, encaminhar o expediente e organizar o arquivo sectorial da presidência.

2 - Gabinete de Apoio aos Vereadores - compete ao Gabinete de Apoio aos Vereadores prestar assistência técnica e administrativa, designadamente nos serviços de secretariado.

3 - Serviço Municipal de Protecção Civil - ao Serviço Municipal de Protecção Civil, presidido pelo presidente da Câmara, incumbe a prossecução dos objectivos e o desenvolvimento de acções de informação, formação, planeamento, coordenação e controlo previstos no artigo 13.º da Lei 113/91, de 29 de Agosto (Lei de Bases da Protecção Civil).

4 - Assessoria Jurídica - à Assessoria Jurídica compete prestar consulta jurídica sobre quaisquer questões que lhe sejam submetidas pela Câmara, pelo presidente ou pelos vereadores.

5 - Informática - aos serviços de informática compete o registo, processamento e a elaboração dos mapas necessários ao respectivo funcionamento de todo e qualquer serviço que tenha tratamento informático.

6 - Gabinete de Imprensa:

a) Promover a divulgação das actividades do município e assegurar as relações com os órgãos de comunicação social;

b) Produzir e difundir publicações e outros materiais ou iniciativas de informação geral e de carácter promocional;

c) Recolher as matérias noticiosas com interesse para o concelho, efectuar a sua análise, tratamento e divulgação;

d) Realizar estudos de sondagens de opinião pública relativamente à vida local;

e) Elaborar, editar e promover a distribuição do Boletim Municipal;

f) Elaborar, editar e promover a distribuição de comunicados, brochuras e editais destinados a manter a população informada sobre as actividades dos órgãos municipais;

g) Elaborar, editar e promover a divulgação de publicações periódicas municipais de informação geral;

h) Exercer as demais atribuições que lhe forem cometidas.

Artigo 10.º

Divisão Administrativa

Constituem funções e disposições globais específicas relativas aos serviços da Divisão Administrativa:

1 - Direcção da Divisão:

a) Assegurar assessoria técnica ao presidente da Câmara e aos vereadores em regime de permanência;

b) Secretariar as reuniões da Câmara Municipal;

c) Certificar, mediante despacho do presidente, os factos e actos que constem dos arquivos municipais e, independentemente do despacho, a matéria das actas e reuniões da Câmara;

d) Autenticar todos os documentos e actos oficiais da Câmara;

e) Preparar o expediente e as informações necessárias para resolução da Câmara;

f) Subscrever as ordens de pagamento;

g) Submeter a despacho dos membros do executivo os assuntos da sua competência, levar à assinatura a correspondência e documentos que dela careçam e assinar a correspondência da sua competência e aquela cuja delegação lhe tenha sido cometida;

h) Dirigir os trabalhos da Divisão, em conformidade com as deliberações da Câmara e despachos do presidente;

i) Prestar apoio técnico e colaborar na elaboração do orçamento, plano plurianual de investimentos, relatórios da actividade municipal e documentos de prestação de contas e acompanhar a sua execução;

j) Prestar as informações de carácter técnico-administrativo que lhe forem solicitadas pela Câmara ou pelo respectivo presidente;

k) Propor e colaborar na execução de medidas tendentes ao aperfeiçoamento organizacional de recursos;

l) Participar na elaboração de regulamentos, posturas, normas e despachos internos respeitantes às competências da Câmara Municipal ou dos seus membros, bem como formular propostas de alteração dos vigentes, por forma a manter actualizado o ordenamento jurídico municipal, em face dos planos aprovados, das deliberações tomadas e dos diplomas legais de hierarquia superior;

m) Exercer as funções do notário privativo do município para lavrar os actos notariais expressamente previstos pelo Código do Notariado e de oficial público para lavrar todos os contratos em que a lei o preveja a ser responsável pelas execuções fiscais;

n) Instruir e acompanhar os processos de contra-ordenações, nos termos da lei;

o) Exercer as demais funções que lhe sejam cometidas por lei ou por despacho superior.

2 - Secção de Recursos Humanos:

a) Manter, actualizar e organizar os processos individuais dos trabalhadores da autarquia de acordo com a legislação em vigor;

b) Sistematizar e difundir as normas e os procedimentos relacionados com os trabalhadores da Câmara;

c) Registar as situações de presença e ausência de cada trabalhador;

d) Informar os serviços do número de dias de férias que cada trabalhador tem direito a gozar em cada ano;

e) Manter actualizado o quadro de pessoal;

f) Elaborar qualquer declaração solicitada pelos trabalhadores;

g) Proceder à inscrição dos trabalhadores na ADSE, Caixa Geral de Aposentações e Centro Regional de Segurança Social;

h) Fornecer periodicamente, e a solicitação do executivo, os elementos necessários a uma gestão eficaz dos recursos humanos existentes no município;

i) Executar as acções administrativas relativas ao recrutamento, provimento, transferências, promoções e cessação de funções do pessoal, bem como lavrar os respectivos contratos e termos de posse;

j) Assegurar e manter actualizado o cadastro de pessoal, bem como o registo de controlo de assiduidade;

k) Preparar todos os elementos e proceder ao processamento informático dos vencimentos do pessoal;

l) Encarregar-se dos inquéritos, sindicâncias e processos disciplinares a que houver lugar por determinação da entidade competente;

m) Exercer as demais funções que lhe sejam cometidas por lei ou por despacho superior.

3 - Secção de Expediente Geral, Taxas e Licenças - a Secção de Expediente Geral, Taxas e Licenças compreende quatro sectores:

Expediente geral;

Taxas e Licenças;

Cemitério;

Arquivo.

Compete a esta Secção o disposto nos números seguintes e as demais funções que lhe sejam cometidas por lei ou despacho superior.

3.1 - Expediente geral:

a) Executar as tarefas inerentes à recepção, classificação, distribuição e expedição de correspondência e outros documentos da divisão dentro dos prazos legais;

b) Promover a divulgação pelos serviços das normas internas e demais directivas de carácter genérico;

c) Assegurar o serviço de telefonemas e limpeza das instalações;

d) Efectuar a elaboração e actualização de recenseamento;

e) Registar e arquivar avisos, editais, anúncios, posturas, regulamentos e ordens de serviço;

f) Executar os serviços administrativos de carácter geral não específicos de outras secções ou dos serviços que não disponham de serviço administrativo próprio;

g) Registar as exposições, recursos, reclamações e autos de transgressão e dar-lhes o devido encaminhamento;

h) Atender o público e encaminhá-lo para os serviços adequados, quando for caso disso;

i) Escriturar e manter em ordem os livros próprios da Secção;

j) Certificar, mediante despacho superior quando necessário, os factos e actos que constem nos arquivos municipais;

k) Dar apoio aos órgãos municipais.

3.2 - Taxas e licenças:

a) Liquidar os impostos, taxas, licenças e outros rendimentos municipais;

b) Conferir mapas de cobrança das taxas do mercado, feiras, água e saneamento e emitir respectivas guias de receita;

c) Verificar o cumprimento das posturas e regulamentos municipais;

d) Proceder à cobrança de todas as receitas eventuais e elaborar relações para débito ao tesoureiro das cobranças virtuais, que entregará na contabilidade, para efeitos de registo.

3.3 - Cemitério:

a) Administrar os cemitérios sob jurisdição municipal;

b) Promover inumações e exumações;

c) Cumprir e fazer cumprir as disposições legais referentes aos cemitérios;

d) Manter actualizados os registos relativos a inumações, exumações, transladações e perpetuidade de sepulturas;

e) Organizar os processos de concessão de terrenos para sepulturas perpétuas e jazigos, mantendo actualizado o respectivo registo.

3.4 - Arquivo:

a) Catalogar e arquivar todos os documentos, livros e processos que lhe sejam remetidos pelos diversos serviços do município;

b) Propor a inutilização de documentos, logo que decorridos os prazos estipulados por lei.

Artigo 11.º

Divisão Financeira

Constituem funções e disposições globais específicas relativas aos serviços da Divisão Financeira:

1 - Direcção da Divisão:

a) Subscrever as ordens de pagamento;

b) Fiscalizar a responsabilidade da tesouraria;

c) Proceder, mensalmente, à elaboração das reconciliações bancárias;

d) Acompanhar a elaboração da proposta de orçamento, plano plurianual de investimentos, relatórios da actividade municipal e documentos de prestação de contas;

e) Promover a programação da actividade da tesouraria no que respeita, nomeadamente, a pagamentos a fornecedores e recebimentos de receitas;

f) Controlar permanentemente as existências de fundos em dinheiro e contas bancárias;

g) Acompanhar a organização e manutenção do inventário e o cadastro dos bens municipais actualizados;

h) Acompanhar a elaboração do plano anual de aprovisionamento, em colaboração com a Secção de Aprovisionamento e com os diversos serviços e em consonância com as actividades constantes do plano de actividades;

i) Promover o estabelecimento de sistemas de seguros adequados à realidade municipal e gerir a carteira de seguros, mantendo actualizados os respectivos registos;

j) Exercer as demais funções que lhe sejam cometidas por lei ou por despacho superior.

2 - Secção de Contabilidade:

a) Recepcionar e conferir os elementos constantes dos documentos de receita;

b) Recepcionar e conferir os elementos constantes dos documentos emanados da tesouraria;

c) Registar os elementos constantes dos documentos de receita;

d) Verificar o cabimento da despesa;

e) Emitir e registar autorizações de pagamentos;

f) Controlar as contas correntes com instituições bancárias e acompanhar a evolução de empréstimos legais contraídos;

g) Arquivar os documentos de receita e despesa;

h) Elaborar o orçamento, o plano plurianual de investimentos, relatórios de actividades municipais, os documentos de prestação de contas e as alterações orçamentais e ao plano plurianual de investimentos;

i) Promover o acompanhamento e controlo do orçamento e do plano plurianual de investimentos;

j) Emitir periodicamente os documentos obrigatórios inerentes à execução do orçamento e do plano plurianual de investimentos;

k) Proceder a balanços mensais junto da tesouraria;

l) Exercer as demais funções que lhe sejam cometidas por lei ou despacho superior.

3 - Tesouraria:

a) Arrecadar as receitas virtuais e eventuais;

b) Efectuar todos os pagamentos de despesa, depois de devidamente autorizados;

c) Proceder, mensalmente, ao pagamento às diversas entidades das contas em operações de tesouraria;

d) Elaborar balancetes diários de caixa, que serão entregues ao chefe de divisão;

e) Proceder ao registo de todos os cheques emitidos e manter devidamente actualizada a respectiva conta corrente;

f) Manter devidamente escriturados todos os livros de tesouraria e cumprir as disposições legais e regulamentares sobre contabilidade municipal;

g) Manter devidamente informado o chefe da divisão sobre qualquer anomalia dos serviços de tesouraria;

h) Exercer as demais funções que lhe sejam cometidas por lei ou despacho superior.

4 - Secção de Aprovisionamento:

a) Centralizar e uniformizar a aquisição de bens e serviços necessários ao desenvolvimento das actividades da autarquia;

b) Promover todos os procedimentos referentes à locação e aquisição de bens e serviços;

c) Proceder com eficiência e economia de meios, devendo privilegiar-se a celebração de contratos de fornecimentos contínuos para a aquisição de bens de consumo permanente;

d) Desencadear o procedimento, de acordo com a natureza e valor previsíveis nos termos da legislação aplicável, quando recebidas as solicitações;

e) Organizar os procedimentos atinentes à aquisição e alienação de bens imóveis do município;

f) Promover a recepção, análise e relatório das propostas apresentadas pelos fornecedores e prestadores de serviços;

g) Submeter a despacho superior os relatórios contendo intenções de adjudicação e proceder à subsequente audiência dos interessados;

h) Comunicar os actos de adjudicação a todos os interessados;

i) Proceder à emissão de requisição que submete a cabimentação junto da Secção de Contabilidade;

j) Expedir as requisições para os seus destinatários e enviar cópia para a contabilidade e para o armazém ou para o serviço receptor onde os bens deverão ser entregues;

k) Elaborar o plano anual de aprovisionamento, em colaboração com os diversos serviços e em consonância com as actividades constantes do plano de actividades;

l) Exercer as demais funções que lhe sejam cometidas por lei ou por despacho superior.

4 - Secção de Património:

a) Promover e coordenar o levantamento e a sistematização da informação que assegure o conhecimento de todos os bens do município e respectiva localização;

b) Assegurar a gestão e controlo do património, incluindo a coordenação do processamento das folhas de carga, entrega de um exemplar das mesmas ao serviço ou sector a quem os bens estão afectos, para afixação, bem como a implementação de controlos sistemáticos entre as folhas de carga, as fichas e os mapas de inventário;

c) Desenvolver e acompanhar todos os processos de inventariação, aquisição, transferência, abate, permuta e venda de bens móveis e imóveis, atentas as regras estabelecidas no POCAL e demais legislação aplicável;

d) Coordenar e controlar a atribuição dos números de inventário, o qual não deve ser dado a outro bem, mesmo depois de abatido ao efectivo;

e) Manter os registos e os elementos necessários ao preenchimento das fichas de amortização;

f) Manter actualizados os registos e inscrições matriciais dos prédios urbanos e rústicos, bem como de todos os demais bens que, por lei, estão sujeitos a registo;

g) Proceder ao inventário anual;

h) Realizar verificações físicas periódicas e parciais, de acordo com as necessidades do serviço e em cumprimento do plano anual de acompanhamento e controlo que deve propor ao órgão executivo;

i) Colaborar e cooperar com todos os serviços municipais, recolher e analisar os contributos que visem um melhor desempenho do serviço;

j) Exercer as demais funções que lhe sejam cometidas por lei ou por despacho superior.

Artigo 12.º

Divisão de Planeamento, Obras e Gestão Urbanística

Constituem funções e disposições globais específicas relativas aos serviços da Divisão de Planeamento, Obras e Gestão Urbanística:

1 - Direcção da Divisão:

a) Promover a elaboração, centralização e articulação dos instrumentos de planeamento urbanístico municipal e colaborar com o presidente da Câmara na definição da estratégia de planeamento físico do território;

b) Promover e acompanhar os processos de reabilitação urbana, dando especial atenção às zonas que vierem a ser consideradas como zonas urbanísticas prioritárias;

c) Manter actualizado um ficheiro de terrenos abrangidos por estudos de pormenor urbanístico;

d) Manter actualizados ficheiros e arquivos dos estudos e planos de urbanização, integrando-os em levantamentos topográficos;

e) Gerir os planos municipais de ordenamento do território estudando e propondo a sua eventual actualização;

f) Elaborar as cartas com a indicação dos terrenos municipais disponíveis;

g) Executar actividades concernentes à elaboração de projectos, construção e conservação de obras públicas municipais, por empreitada ou administração directa, e à fiscalização das mesmas;

h) Elaborar projectos e executar obras de abastecimento de água e saneamento básico;

i) Desenvolver e conservar a rede viária urbana e rural;

j) Desenvolver e conservar os sistemas de abastecimento de água e esgotos, bem como as respectivas estações de tratamentos;

k) Executar actividades relativas a limpeza pública e promover a recolha e transporte do lixo para o local de tratamento adequado;

l) Administrar parques e jardins, mercados e feiras, bem como implementar novos espaços;

m) Promover a electrificação dos agregados populacionais carecidos ou dos novos pólos de desenvolvimento;

n) Fomentar a construção de habitações e proceder ao licenciamento e fiscalização das construções e loteamentos;

o) Organizar o armazém municipal e manter em condições de operacionalidade o parque de máquinas e viaturas;

p) Distribuir as viaturas afectas à Divisão pelos diversos serviços e providenciar pelo regular e normal funcionamento do respectivo parque;

q) Apoiar tecnicamente os restantes serviços do município;

r) Apoiar tecnicamente as juntas de freguesia nas obras por estas promovidas;

s) Colaborar na concepção ou alteração da regulamentação técnica municipal, designadamente os regulamentos municipais de edificações e loteamentos, de infra-estruturas urbanísticas, de fiscalização e de taxas e licenças;

t) Gerir o sistema de informação e controlo de processos urbanísticos compreendendo o atendimento e informação do público, recepção, instrução preliminar e endereçamento dos processos para apreciação e parecer, bem como respectivo arquivo;

u) Solicitar aos serviços de fiscalização municipal as acções de fiscalização e vistoria que entenda necessárias ao cumprimento das condições de licenciamento;

v) Exercer as demais funções que lhe sejam cometidas por lei ou por despacho superior.

2 - Secção de Armazém, Transportes e Viaturas - compete a esta Secção o disposto nos números seguintes e as demais funções que lhe sejam cometidas por lei ou despacho superior.

2.1 - Armazém:

a) Organizar e manter actualizado o inventário das existências em armazém;

b) Promover a gestão dos stocks necessários ao bom funcionamento dos serviços;

c) Proceder à recepção e conferência das entradas em armazém;

d) Proceder à elaboração de listagem periódica dos materiais em falta de forma a que se proceda à sua aquisição em tempo útil, tendo em vista a manutenção do stock mínimo;

e) Controlo de abastecimento e consumo de combustível a todas as viaturas da Câmara.

2.2 - Transportes:

a) Distribuir as viaturas pelos diferentes serviços;

b) Elaborar as requisições dos combustíveis indispensáveis ao funcionamento do parque automóvel;

c) Elaborar e manter actualizado o cadastro de cada máquina ou viatura;

2.3 - Viaturas:

a) Manter em condições de operacionalidade o parque automóvel da Câmara Municipal;

b) Requisitar ao serviço competente o material e peças necessárias a fim de efectuar a sua aquisição;

c) Armazenar e conservar convenientemente os materiais e peças em stock;

d) Conservar as ferramentas e máquinas em perfeito estado de uso, informando do seu extravio ou inutilização;

e) Controlar a mudança de óleo e lubrificação das máquinas e viaturas, de forma a garantir a periodicidade adequada.

3 - Sector de Obras Municipais:

a) Coordenar os serviços na sua dependência, de forma a garantir uma eficaz rentabilização dos recursos;

b) Acompanhar, fiscalizar e executar todas as obras que se inserem na sua esfera de competências;

c) Garantir a recolha e tratamento de informação, estatística necessária à avaliação da situação do município e da actualização dos serviços;

d) Elaborar ou dar parecer sobre projectos de interesse municipal, acompanhar a sua execução e proceder à sua avaliação;

e) Informar o presidente da Câmara Municipal sobre o andamento dos estudos, projectos e obras municipais, bem como prestar à Câmara todos os esclarecimentos referentes às mesmas;

f) Promover a elaboração de programas de concurso e de caderno de encargos de obras a realizar por empreitada;

g) Proceder à avaliação das propostas apresentadas por forma a possibilitar o processo de tomada de decisão;

h) Executar os trabalhos topográficos necessários à execução das obras municipais;

i) Zelar pela conservação dos equipamentos a cargo do serviço;

j) Proceder aos loteamentos de iniciativa municipal.

4 - Sector de Obras Particulares:

a) Analisar e informar todos os processos de obras, de habitabilidade, de utilização e de ocupação;

b) Proceder às vistorias necessárias, à emissão de licenças e organizar e informar os processos de reclamação referentes a construções urbanas;

c) Promover a obtenção de pareceres das entidades que haja necessidade de consultar;

d) Promover ou colaborar em estudos e projectos de fomento da habitação divulgando-a aos munícipes, assegurando a assistência técnica do projecto;

e) Orientar a implantação de construções particulares e fixar os alinhamentos e cotas de nível, de acordo com os regulamentos, planos ou critérios superiormente determinados;

f) Participar, de acordo com a lei, as irregularidades praticadas por técnicos responsáveis pela elaboração de projectos e pela execução de obras;

g) Fornecer, com regularidade, os elementos para a actualização de cartas topográficas;

h) Fiscalizar as obras de urbanização sempre que não forem realizadas pelo município;

i) Verificar a execução das obras particulares e a sua conformidade com os regulamentos, normas e projectos aprovados;

j) Fiscalizar o cumprimento dos regulamentos e normas sobre construções particulares, assegurando a sua conformidade com os projectos aprovados;

k) Embargar as construções que careçam da respectiva licença;

l) Emitir parecer sobre a demolição de prédios e ocupação da via pública;

m) Promover a remessa às entidades competentes das licenças emitidas relativas a prédios urbanos ou quaisquer outras exigidas por lei;

n) Proceder à análise de planos e estudos na posse da Câmara, verificando a sua adequação às políticas de desenvolvimento económico e sócio-cultural do concelho para posterior identificação de acções de planeamento físico a desenvolver;

o) Promover estudos sobre actividades desenvolvidas no âmbito da administração urbanística, que possibilitem à Câmara tomada objectiva de decisões sobre prioridades a seguir na elaboração dos planos de actividades.

5 - Sector de Águas e Saneamento:

a) Promover a captação de águas potáveis, construção, conservação, limpeza e desobstrução de fontes, reservatórios, aquedutos e condutas;

b) Desenvolver projectos de construção de redes de distribuição pública de águas, promovendo a sua construção e fiscalizando o desenvolvimento do respectivo projecto;

c) Desenvolver estudos e projectos de construção, ampliação ou manutenção da rede de esgotos e assegurar a sua execução;

d) Promover a desinfecção da rede de esgotos e canalizações;

e) Promover a colaboração dos utentes na limpeza e conservação de valas e escoadouros da água pública;

f) Exploração, conservação e manutenção de estações de tratamento de água, estações elevatórias, reservatórios e estações de tratamento de águas residuais;

g) Inspeccionar periodicamente as redes e contadores de água;

h) Zelar pela conservação do equipamento afecto ao sector.

6 - Sector de Mercados, Parques, Jardins e Limpeza:

a) Controlar os mercados e feiras nos termos regulamentares e zelar pela conservação dos equipamentos;

b) Proceder à fiscalização do cumprimento das obrigações de pagamento das taxas e licenças pelos vendedores;

c) Efectuar o arrendamento de áreas livres nos mercados e feiras;

d) Zelar, com os serviços de fiscalização e salubridade pública, nas áreas das respectivas competências;

e) Zelar e promover a limpeza e conservação dos mercados e feiras;

f) Promover a conservação dos parques, jardins e praças públicas do município;

g) Promover a arborização das ruas, praças, jardins e demais logradouros públicos, providenciando o plantio e selecção de espécies que melhor se adaptem às condições locais;

h) Organizar e manter viveiros onde se preparem as mudas para os serviços de arborização dos parques, jardins e praças públicas;

i) Promover o combate às pragas e doenças vegetais nos espaços verdes sob a sua administração;

j) Promover a conservação e protecção dos monumentos existentes nos jardins e praças públicas;

k) Promover os serviços de podagem das árvores e da relva existente nos parques, jardins e praças públicas, bem como o serviço de limpeza respectiva;

l) Zelar pela conservação dos equipamentos a seu cargo e controlar a sua utilização;

m) Executar os serviços de limpeza pública;

n) Fixar os itinerários para a recolha, transporte e deposição do lixo, varredura e lavagem das ruas, praças e logradouros públicos;

o) Distribuir e colocar nas vias públicas contentores para a deposição de lixos velando pela sua manutenção;

p) Aplicar os dispositivos das leis e regulamentos municipais no que se refere à limpeza e higiene públicas;

q) Dar apoio a outros serviços que directa ou indirectamente contribuam para a limpeza e higiene públicas;

r) Fiscalizar e fazer a manutenção e limpeza dos recipientes destinados ao depósito do lixo;

s) Distribuir e controlar os veículos utilizados na limpeza pública.

7 - Sector de Viação - compete a este Sector executar obras de construção e conservação de estradas e caminhos municipais, bem como arruamentos urbanos por administração directa.

Artigo 13.º

Divisão de Cultura, Desporto e Acção Social

Esta Divisão compreende os seguintes serviços:

Apoio administrativo;

Biblioteca e museus;

Desporto, juventude e tempos livres;

Cultura;

Educação, acção social e saúde;

Turismo.

Constituem funções e disposições globais específicas relativas aos serviços da Divisão de Cultura, Desporto e Acção e Social:

1 - Direcção da Divisão:

a) Coordenar e dirigir os respectivos serviços;

b) Promover e acompanhar iniciativas de cariz cultural e turístico;

c) Apoiar tecnicamente diversas entidades públicas e privadas nas áreas de educação, acção social, saúde, desporto e tempos livres.

2 - Apoio Administrativo - compete a este sector prestar apoio administrativo aos diversos sectores desta Divisão.

3 - Biblioteca e museus:

a) Colaborar na elaboração de projectos de construção de bibliotecas e museus;

b) Dinamizar a prática de leitura, propondo e promovendo programas de incentivo à frequência da(s) biblioteca(s) e de hábitos de leitura, junto das escolas e da população;

c) Assegurar o funcionamento da(s) biblioteca(s) do concelho;

d) Catalogar e organizar a localização de livros, revistas e demais documentação pertencente à biblioteca;

e) Promover acções de animação e divulgação do livro, da leitura e da imagem;

f) Propor formas de contactos com organismos oficiais privados e associativos, com vista ao estabelecimento de políticas de desenvolvimento de biblioteca;

g) Assegurar o bom estado de conservação dos volumes à sua guarda;

h) Propor a aquisição de livros e outra documentação;

i) Conservar as peças existentes nos museus;

j) Propor normas de organização e funcionamento dos museus;

k) Propor medidas de segurança de todas as peças dos museus, inclusive quando haja necessidade de serem apresentadas noutros locais;

l) Propor formas de contacto e ligação com organismos oficiais ou particulares tendentes à defesa e conservação do património histórico;

m) Exercer as demais funções que lhe sejam cometidas por lei ou por despacho superior.

4 - Desporto, juventude e tempos livres:

a) Dinamizar a actividade desportiva, fomentando a participação alargada de colectividades, escolas e outras organizações;

b) Assegurar as ligações com agentes desportivos do concelho;

c) Assegurar a gestão dos equipamentos e infra-estruturas desportivas municipais e estabelecer acordos no sentido de utilização de outras instalações pela população em geral;

d) Apoiar as colectividades que fomentem a prática desportiva;

e) Promover programas próprios de ocupação temporária de jovens e participar nos organizados pela administração central;

f) Promover o intercâmbio de jovens a nível intermunicipal, nacional e internacional;

g) Promover acções de formação juvenil, de formação profissional e acompanhar iniciativas de emprego;

h) Propor acções de ocupação de tempos livres das populações;

i) Organizar e superintender em campos de férias;

j) Fomentar a criação de parques de campismo e outros equipamentos destinados à ocupação dos tempos livres e superintender na sua gestão;

k) Fomentar a construção de instalações e a aquisição de equipamento para a prática desportiva e recreativa;

l) Fomentar o desenvolvimento de colectividades recreativas;

m) Promover a articulação das actividades desportivas e juvenis no concelho, fomentando a participação dos jovens naquelas iniciativas;

n) Exercer as demais funções que lhe sejam cometidas por lei ou por despacho superior.

5 - Cultura:

a) Dinamizar as manifestações de arte no concelho, designadamente o teatro, a música popular, as actividades artesanais e promover estudos e edições destinados a recolher e divulgar a cultura popular tradicional;

b) Assegurar a defesa e a conservação do património cultural do concelho e promover a sua classificação;

c) Manter actualizado o roteiro das festas populares e acontecimentos culturais do concelho;

d) Apoiar as associações e grupos que localmente se propõem executar acções de recuperação de património artístico e cultural;

e) Propor e promover a divulgação de documentos inéditos, designadamente dos que interessam à história do município e factos históricos da vida passada e presente do município;

f) Fomentar continuamente a ligação com os agentes culturais do concelho;

g) Exercer as demais funções que lhe sejam cometidas por lei ou por despacho superior.

6 - Educação, acção social e saúde:

a) Promover o levantamento das necessidades de equipamentos na área educativa;

b) Programar, localizar e coordenar a execução de estabelecimentos de educação pré-escolar, do ensino básico ou de outros estabelecimentos escolares a cargo do município;

c) Executar todas as tarefas e acções abrangidas pelas competências municipais em matéria de acção social escolar, transportes escolares e outras no domínio da educação, bem como prestar outros apoios às actividades escolares, estabelecendo relações de cooperação com os órgãos da administração central;

d) Estudar, planear, programar e executar acções de cooperação com jardins-de-infância e escolas da rede pública, visando da qualidade do processo educativo;

e) Assegurar a gestão dos equipamentos educativos da administração municipal colaborando, sempre que conveniente, com os diversos serviços municipais com envolvimento nesta matéria;

f) Desenvolver contactos e promover a celebração de protocolos com instituições educativas públicas e particulares, colectividades, organizações juvenis e outras entidades, bem como colaborar com a comunidade educativa municipal em projectos e iniciativas que potenciem a função social da escola;

g) Criar condições para um futuro alargamento da competência municipal relativamente ao sistema de educação;

h) Implementar e acompanhar projectos promovidos pela Câmara que, envolvendo todos os agentes sociais e locais, promovam a qualidade de vida das populações, em particular, e o desenvolvimento local, em geral;

i) Apoiar, logística e tecnicamente, as instituições e associações criadas a partir dos diversos projectos comunitários para da melhor forma, cumprirem os seus objectivos;

j) Estudar e identificar as causas da marginalidade e delinquência específicas ou de maior relevo na área do município, propondo medidas adequadas com vista a uma mais eficaz intervenção;

k) Implementar um conjunto de medidas de intervenção no processo de desenvolvimento social local;

l) Colaborar com instituições vocacionadas para a intervenção na área da acção social, nomeadamente instituições particulares de solidariedade social e centros sociais das diversas freguesias, rentabilizando os recursos existentes e suscitando participação da comunidade;

m) Participar na prestação de serviços a estratos sociais desfavorecidos ou dependentes, em parceria com as entidades competentes da administração central, e prestar apoio aos referidos estratos sociais, pelos meios adequados;

n) Promover a organização de processos respeitantes ao parque de habitação social municipal;

o) Organizar e manter actualizados os ficheiros de munícipes carenciados de habitação própria, e elaborar anualmente o diagnóstico de carência habitacional do concelho;

p) Efectuar estudos e apresentar propostas de intervenção em zonas socialmente degradadas;

q) Efectuar estudos que detectem as carências da população em técnicos e equipamentos de saúde e propor as medidas adequadas à sua resolução;

r) Propor a execução e medidas tendentes à prestação de cuidados de saúde às populações mais carenciadas;

s) Recolher as sugestões e críticas das populações ao funcionamento dos serviços de saúde;

t) Colaborar com as autoridades sanitárias na eliminação de atentatórios de saúde pública em acções de educação para a saúde e em campanhas de sensibilização da população;

u) Exercer as demais funções que lhe sejam cometidas por lei ou por despacho superior.

7 - Turismo:

a) Inventariar e promover as potencialidades turísticas da área do concelho;

b) Propor a criação de infra-estruturas de apoio ao turismo;

c) Promover a realização de estudos sobre as formas de acolhimento de turistas, inclusive através do posto de turismo;

d) Colaborar com os organismos regionais e nacionais de fomento do turismo;

e) Promover a valorização das feiras e festas populares;

f) Exercer as demais funções que lhe sejam cometidas por lei ou despacho superior.

SECÇÃO IV

Dos documentos oficiais e respectiva documentação

Artigo 14.º

Definição de documentos oficiais

São considerados documentos oficiais do município todos aqueles que pela sua natureza representem actos administrativos fundamentais necessários à prova dos factos mais relevantes, tendo em conta o seu enquadramento legal e as correspondentes disposições aplicáveis às autarquias locais.

Artigo 15.º

Composição dos documentos oficiais

São considerados documentos oficiais:

a) Os regulamentos municipais;

b) As deliberações da Câmara Municipal;

c) As actas das reuniões da Câmara Municipal;

d) Os despachos do presidente da Câmara ou dos vereadores com competência delegada;

e) As ordens de serviço;

f) As certidões emitidas para o exterior;

g) As escrituras diversas lavradas pelo notário privativo do município;

h) Os contratos diversos lavrados pelo oficial público do município;

i) Os livros de abertura e encerramento do registo das escrituras diversas;

j) Os livros de abertura e encerramento do registo dos contratos diversos;

k) Os livros de registo dos fundos de maneio;

l) Os protocolos celebrados entre a Câmara Municipal e outras entidades públicas ou privadas;

m) As procurações da responsabilidade do presidente da Câmara Municipal;

n) O orçamento municipal e as grandes opções do plano;

o) O relatório e contas do município;

p) O quadro de pessoal do município;

q) As ordens de pagamento;

r) As guias de receita;

s) As requisições externas;

t) Os programas de concurso e caderno de encargos;

u) Os ofícios enviados para o exterior;

v) As facturas emitidas enviadas a diversas entidades externas;

w) Os telefaxes enviados para o exterior;

x) Os alvarás de loteamento;

y) As licenças de utilização, de habitação e de construção;

z) Os autos de consignação das empreitadas de obras públicas;

aa) Os autos de recepção provisório e definitivo das obras;

bb) Todos os documentos contabilísticos obrigatórios no âmbito do POCAL;

cc) As actas do júri do concurso de admissão de pessoal;

dd) As actas do júri dos concursos de fornecimentos, locação e aquisição de bens e serviços;

ee) As actas de comissões de abertura e da apreciação das propostas dos concursos de empreitadas de obras públicas;

ff) Outros documentos municipais não previstos nas alíneas anteriores, mas que venham a ser considerados oficiais tendo em conta a sua natureza específica e enquadramento legal.

Artigo 16.º

Organização de documentos oficiais

A organização e arquivo dos documentos oficiais referidos no número anterior obedecerá às seguintes regras gerais:

a) Os originais dos documentos referidos nas alíneas b) a e) e m), são numerados sequencialmente em cada ano civil, sendo arquivados, na respectiva Divisão responsável, em pastas próprias individuais. Os originais dos regulamentos municipais mencionados na alínea a) são arquivados na Secção de Expediente Geral da Divisão Administrativa;

b) Os originais dos documentos referidos nas alíneas f) e u), são numerados sequencialmente em cada ano civil devendo uma cópia ser arquivada na Secção de Expediente Geral da Divisão Administrativa;

c) Os livros referidos na alínea i) e os documentos mencionados na alínea g), são numerados sequencialmente, organizados e arquivados nos serviços de notariado privativo da Câmara;

d) Os livros referidos na alínea j) e os documentos mencionados na alínea h), são numerados sequencialmente, organizados e arquivados nos Serviços de Contratos/Oficial Público do Município;

e) Os livros dos fundos permanentes referidos na alínea k), são numerados sequencialmente, movimentados e arquivados pela Secção de Contabilidade, da Divisão Financeira. Devem ser também devidamente assinados pelo respectivo chefe de divisão;

f) Os originais dos documentos mencionados nas alíneas n), o) são organizados e preparados pela Secção de Contabilidade, da Divisão Financeira com apoio e colaboração da Divisão Administrativa;

g) Os originais e duplicados dos documentos mencionados nas alíneas q) e r), são numerados em cada exercício económico coincidente com o ano civil, sendo os duplicados arquivados na Secção de Contabilidade, da Divisão Financeira;

h) O original do quadro de pessoal mencionado na alínea p) é organizado e arquivado pela Secção de Recursos Humanos, da Divisão Administrativa;

i) Os originais e duplicados das requisições externas referidas na alínea s), são numeradas sequencialmente em cada ano económico, sendo o duplicado arquivado na Secção de Contabilidade e o quadruplicado arquivado na Secção de Aprovisionamento, da Divisão Financeira;

j) Os originais dos programas de concurso e caderno de encargos mencionados na alínea t) referentes a empreitadas de obras públicas são organizados pelas respectivas divisões orgânicas responsáveis pela promoção dos mesmos. No caso de se tratar de concursos relativos a aquisição de bens e serviços, os originais daqueles documentos são organizados e arquivados pela Secção de Aprovisionamento, da Divisão Financeira, em articulação com a divisão orgânica responsável pela promoção dos mesmos;

k) Uma cópia dos ofícios enviados para o exterior, referidos na alínea u), será arquivada no serviço de apoio administrativo na respectiva divisão responsável;

l) As facturas com destino a entidades exteriores, mencionadas na alínea v), são emitidas pela Secção de Contabilidade, da Divisão Administrativa, numeradas sequencialmente em cada ano económico, sendo o original e duplicado enviados para o destinatário e uma cópia deve ser arquivada na Secção de Contabilidade;

m) Os telefaxes enviados para o exterior, mencionados na alínea w), devem ser numerados sequencialmente em cada ano civil e arquivada uma cópia na Secção de Expediente Geral, da Divisão Administrativa e outra cópia deverá ser arquivada no serviço de apoio administrativo na respectiva divisão responsável;

n) Os alvarás de loteamento referidos na alínea x) emitidos pela Divisão de Planeamento, Obras e Gestão Urbanística, são numerados sequencialmente em cada ano económico, sendo o original destinado ao urbanizador e as cópias destinadas aos arquivos dos serviços: Secção de Expediente Geral da Divisão Administrativa e Divisão de Planeamento, Obras e Gestão Urbanística;

o) As licenças de utilização, de habitação e de construção mencionadas na alínea y), são analisadas e informadas pela Divisão de Planeamento, Obras e Gestão Urbanística e emitidas pela Secção de Expediente Geral, da Divisão Administrativa, sendo o original destinado à entidade requerente e as cópias são arquivadas nos processos respectivos;

p) Os autos de consignação das empreitadas de obras públicas e os autos de recepção provisórios e definitivos referidos nas alíneas z) e aa), são emitidos pela Divisão de Planeamento, Obras e Gestão Urbanística, sendo um original destinado ao empreiteiro e outro exemplar para arquivo no respectivo processo de empreitada;

q) Todos os documentos contabilísticos obrigatórios no âmbito do POCAL mencionados na alínea bb), são emitidos pela Secção de Contabilidade, da Divisão Financeira, conforme a respectiva organização adoptada nos termos legais, sendo arquivados de acordo com o sistema contabilístico municipal;

r) As actas dos júris dos concursos de admissão de pessoal mencionados na alínea cc), são arquivados no respectivo processo de concurso na Secção de Recursos Humanos, da Divisão Administrativa;

s) As actas dos júris dos concursos de fornecimentos, locação e aquisição de bens e serviços, mencionadas na alínea dd), são arquivadas nos processos respectivos;

t) As actas das comissões de abertura e de apreciação das propostas dos concursos de empreitadas de obras públicas, mencionadas na alínea ee), são arquivadas nos processos respectivos;

u) Outros documentos municipais não previstos, mencionados na alínea ff), mas que pela sua natureza, venham a ser considerados oficiais, devem ser organizados e arquivados pela respectiva unidade orgânica incumbida da sua missão.

SECÇÃO V

Da organização, tramitação e circulação, manuseamento, arrumação e arquivo de processos

Artigo 17.º

Organização de processos

1 - Os processos administrativos e os dossiers técnicos da Câmara Municipal devem ser devidamente organizados por áreas funcionais, por temas e assuntos específicos, sendo constituídos por pastas ou dossiers adequados, em cujas capas se deve mencionar, pelo menos, os seguintes elementos:

a) Câmara Municipal de Castanheira de Pêra;

b) Designação da Divisão/Serviço;

c) Número atribuído ao processo, seguido da menção do ano a que diz respeito;

d) Designação do tema ou assunto;

e) Designação da entidade requerente se for caso disso;

f) Data de início da formação do processo.

2 - Cabe a cada serviço municipal organizar os respectivos processos, adaptando estas normas, de acordo com a natureza dos mesmos.

3 - Tendo em conta a natureza dos processos, os assuntos e respectivos documentos que o constituem, poderão eventualmente ser criadas divisórias ou separadores dentro das respectivas pastas ou dossiers.

Artigo 18.º

Tramitação e circulação de processos

1 - Conforme a natureza dos processos, estes poderão circular pelos serviços que necessitem de os consultar por motivos de interesse municipal.

2 - Cabe aos responsáveis de cada serviço municipal acompanhar a tramitação e circulação dos respectivos processos, de forma a garantir a sua segurança, evitando o seu eventual extravio.

Artigo 19.º

Manuseamento, arrumação e arquivo de processos

1 - Os serviços municipais devem ter o máximo cuidado na arrumação dos processos ou dossiers, devendo manuseá-los com cuidado e arrumá-los em lugar adequado, em prateleiras ou estantes, até à conclusão dos mesmos, os quais, conforme a sua natureza específica, poderão eventualmente ser enviados para o arquivo municipal, quando passarem da fase de arquivo activo para arquivo inactivo.

2 - Existem processos que, pela sua natureza, após a sua conclusão, são considerados na fase de arquivo permanente, nunca podendo ser destruídos, de acordo com as disposições legais em matéria de arquivo público municipal, devendo os serviços respectivos aconselharem-se com a Secção de Expediente Geral sobre o destino que deve ser dado aos processos.

SECÇÃO VI

Da gestão de recursos humanos

Artigo 20.º

Função e competência

1 - A gestão administrativa de recursos humanos está directamente cometida à Secção de Recursos Humanos, da Divisão Administrativa, em articulação com as divisões e serviços municipais em geral, e, em particular, com a Secção de Contabilidade, da Divisão Financeira, de acordo com as funções e competências que lhe foram atribuídas no âmbito dos documentos de reestruturação e organização dos serviços municipais.

2 - A gestão administrativa dos recursos humanos, em sentido lato, engloba a execução do orçamento do pessoal do município, sujeito eventualmente a alterações e revisões das rubricas orçamentais, e o necessário reajustamento do quadro de pessoal do município, em cumprimento das deliberações e decisões tomadas pelo órgão executivo, tendo em conta a sua programação ao longo de cada exercício económico.

3 - A gestão dos recursos humanos, obedece às disposições legais em vigor, aplicáveis, designadamente:

a) O Decreto-Lei 204/98, de 11 de Julho;

b) O Decreto-Lei 404-A/98, de 18 de Dezembro;

c) O Decreto Lei 412-A/98, de 30 de Dezembro;

d) A Lei 49/99, de 22 de Junho;

e) O Decreto-Lei 514/99, de 24 de Novembro;

f) Restante legislação em vigor relativa a recursos humanos da administração local;

g) Outra legislação que venha a ser publicada para aplicação na gestão de pessoal das autarquias locais.

Artigo 21.º

Normas de funcionamento de processos da gestão de recursos humanos

1 - Na Secção de Recursos Humanos, da Divisão Administrativa, deve existir para cada trabalhador, um processo do concurso onde deverão ser arquivados todos os documentos que levaram à sua admissão e um processo individual com todos os seus dados pessoais entre outros documentos.

2 - O processo do concurso deve incluir:

a) Todo o expediente inerente ao concurso;

b) Relatório do júri de selecção.

3 - O processo individual deve incluir:

a) Fotocópia do Diário da República, onde foi publicado o anúncio;

b) Despacho de nomeação assinado pelo presidente da Câmara;

c) Ficha clínica;

d) Cadastro (resumo do processo individual), o qual deve estar permanentemente actualizado.

4 - O cadastro referido na alínea d) do número anterior deverá incluir, entre outras, as seguintes informações:

a) Nome do trabalhador;

b) Morada e telefone;

c) Data de nascimento;

d) Número da conta bancária;

e) Fotografia;

f) Filiação;

g) Naturalidade;

h) Estado civil;

i) Agregado familiar a cargo;

j) Categoria profissional;

k) Vencimento e sua evolução;

l) Data de emissão;

m) Número de bilhete de identidade;

n) Número de contribuinte;

o) Número de beneficiário da segurança social ou Caixa Geral de Aposentações;

p) Folha de assiduidade;

q) Certificados de frequência de cursos de formação profissional;

r) Contrato de trabalho, contrato administrativo de provimento ou termo de posse;

s) Ficha de avaliação de serviço.

5 - A admissão é feita através de concurso externo com oferta pública de emprego e concurso interno.

6 - Antes da abertura de qualquer concurso de admissão ou oferta pública de emprego deve ser elaborado um despacho e assinado pelo presidente da Câmara. O despacho deve ser posteriormente enviado à Secção de Contabilidade, da Divisão Financeira, para informação de cabimentação e assinatura do chefe de Divisão Financeira.

7 - Depois de elaborado, assinado pelos respectivos outorgantes e autenticadas as assinaturas através de selo branco, o contrato de trabalho deve ser enviado à Secção de Contabilidade, da Divisão Financeira, para registo de cabimentação.

8 - As horas extraordinárias devem ser previamente autorizadas pelo presidente da Câmara. Posteriormente deve ser preenchido o impresso próprio relativo às horas extraordinárias e assinado pelo responsável da secção respectiva e pelo presidente.

9 - A cessação das relações de trabalho, quer aconteça por iniciativa do trabalhador ou da autarquia, deverá respeitar todas as normas legais em vigor e ficar devidamente registada no processo individual do trabalhador.

10 - A política de remuneração, é estabelecida de acordo com a legislação em vigor.

11 - A definição de férias deve ser feita pelo trabalhador até final de Abril do ano em questão, através do preenchimento de mapa enviado pela Secção de Recursos Humanos, da Divisão Administrativa, ficando sujeito a confirmação e aprovação do chefe de divisão e do presidente da Câmara.

12 - As ajudas de custo, deslocações e alojamento por parte dos trabalhadores, devem ser formalizadas através de impresso próprio sendo devidamente conferidas pelo responsável da Secção de Recursos Humanos, da Divisão Administrativa e aprovadas para processamento de pagamento pelo presidente da Câmara.

13 - A Secção de Recursos Humanos, da Divisão Administrativa, só poderá introduzir alterações na folha de vencimento na posse de documentos devidamente autorizados e assinados. Tais documentos deverão, portanto, chegar à secção de acordo com um calendário pré-estabelecido e a tempo de serem considerados no mês a que diz respeito ou no mês imediatamente a seguir.

14 - As folhas de vencimento, processadas informaticamente devem ser devidamente aprovadas pelo responsável da Secção de Recursos Humanos, da Divisão Administrativa, que procede à sua verificação com os documentos que suportam os valores a pagar.

15 - A ordem de pagamento relativa a cada folha de vencimento é emitida na Secção de Contabilidade, da Divisão Financeira, devendo esta ser assinada pela pessoa que emite, pelo chefe da divisão e pelo presidente da Câmara ou vereador com competência delegada.

16 - As folhas de vencimento processadas informaticamente são pagas por transferência bancária, acompanhadas de mapa com a relação de trabalhadores e respectivos dados bancários enviados à entidade bancária escolhida para este tipo de pagamento ou, excepcionalmente, pagas em dinheiro através da tesouraria.

17 - Mensalmente, deve ser entregue a cada trabalhador um recibo relativo ao vencimento, com a descrição de todos os dados referentes ao mês em questão.

18 - Deve elaborar-se anualmente um balanço social das actividades com base na legislação em vigor.

CAPÍTULO III

Dos princípios e regras

SECÇÃO I

Da elaboração do orçamento e das grandes opções do plano

Artigo 22.º

Princípios orçamentais

Na elaboração e execução do orçamento da autarquia devem ser seguidos os seguintes princípios orçamentais:

a) Princípio da independência - a elaboração, aprovação e execução do orçamento da autarquia é independente do Orçamento do Estado;

b) Princípios da anualidade - os montantes previstos no orçamento são anuais, coincidindo o ano económico com o ano civil;

c) Princípio da unidade - o orçamento das autarquias locais é único;

d) Princípio da universalidade - o orçamento compreende todas as despesas e receitas;

e) Princípio do equilíbrio - o orçamento prevê os recursos

necessários para cobrir todas as despesas, e as receitas correntes devem ser, pelo menos, iguais às despesas correntes;

f) Princípio da especificação - o orçamento discrimina suficientemente todas as despesas e receitas nele previstas;

g) Princípio da não consignação - o produto de quaisquer receitas não pode ser afecto à cobertura de determinadas despesas, salvo quando essa afectação for permitida por lei;

h) Princípio da não compensação - todas as despesas e receitas são inscritas pela sua importância integral, sem deduções de qualquer natureza.

Artigo 23.º

Regras previsionais

A elaboração do orçamento da autarquia deve obedecer às seguintes regras previsionais:

a) As importâncias relativas aos impostos, taxas e tarifas a inscrever no orçamento não podem ser superiores média aritmética simples das cobranças efectuadas nos últimos 24 meses que precedem o mês da sua elaboração;

b) As importâncias relativas às transferências correntes e de capital só podem ser consideradas no orçamento em conformidade com a efectiva atribuição pela entidade competente;

c) Sem prejuízo do disposto na alínea anterior, as importâncias relativas às transferências financeiras, a título de repartição dos recursos públicos do Orçamento do Estado, a considerar no orçamento aprovado, devem ser as constantes do Orçamento do Estado em vigor até à publicação do Orçamento do Estado para o ano a que ele respeita;

d) As importâncias relativas aos empréstimos só podem ser consideradas no orçamento depois da sua contratação, independentemente da eficácia do respectivo contrato;

e) As importâncias previstas para as despesas com pessoal devem ter em conta apenas o pessoal que ocupe lugares no quadro, requisitado e em comissão de serviço ou contratos a termo certo, bem como aqueles cujos contratos ou abertura de concurso para ingresso ou acesso estejam devidamente aprovados no momento da elaboração do orçamento;

f) No orçamento inicial, as importâncias a considerar nas rubricas de remunerações de pessoal devem corresponder à da tabela de vencimentos em vigor.

Artigo 24.º

Documentos previsionais

A elaboração, aprovação e execução dos documentos previsionais toma relevância especial, sendo o seu âmbito abrangente a todas as unidades orgânicas da Câmara Municipal, em matéria de documentos previsionais, cuja caracterização e forma resume-se no seguinte:

a) As grandes opções do plano;

b) O orçamento.

Artigo 25.º

As grandes opções do plano

Compreende as linhas de desenvolvimento estratégico da Câmara Municipal, incluindo o Plano Plurianual de Investimentos e as actividades mais relevantes da gestão autárquica.

Artigo 26.º

Plano Plurianual de Investimentos

1 - O Plano Plurianual de Investimentos inclui todos os projectos e acções a realizar no âmbito dos objectivos estabelecidos pela autarquia, explicitando a previsão da respectiva despesa.

2 - A sua caracterização baseia-se nas seguintes especificações:

a) Terá um horizonte móvel de quatro anos, devendo ser reajustado todos os anos;

b) Prevê a elaboração do mapa de execução anual do Plano Plurianual de Investimentos para apoiar o acompanhamento da sua execução;

c) Em caso de atraso na aprovação do orçamento, manter-se-á em execução o Plano de Investimentos em vigor;

d) Só podem ser realizados projectos e ou acções até ao montante de dotação inscrita para esse ano no orçamento respectivo.

Artigo 27.º

Orçamento municipal

O orçamento municipal prevê todas as despesas e receitas da autarquia, cuja caracterização pode ser descrita da seguinte forma:

a) Na sua elaboração deve ter-se em atenção os princípios orçamentais e as regras previsionais em articulação com o Plano Plurianual de Investimentos;

b) É constituído por dois tipos de mapas: mapa resumo das receitas e das despesas, desagregado segundo a classificação económica e orgânica;

c) Em caso de atraso na aprovação do orçamento, manter-se-á em execução o orçamento em vigor do ano anterior;

d) Há lugar a revisões do orçamento (modificações orçamentais) quando houver aumento global da despesa orçada para ocorrer a despesas não previstas, salvo quando se trata de receitas legalmente consignadas, empréstimos contratados e aplicação de nova tabela de vencimento publicada após a aprovação do orçamento inicial;

e) Há lugar a alterações orçamentais (modificações orçamentais) ao longo de cada exercício económico, para ocorrer a despesas insuficientemente dotadas.

Artigo 28.º

Revisões do orçamento

As revisões do orçamento são também modificações orçamentais em que podem ser utilizadas as seguintes contrapartidas, para além das referidas na alínea d) do número anterior:

a) Saldo apurado que transita do ano anterior;

b) O excesso de cobrança em relação à totalidade das receitas previstas no orçamento;

c) Outras receitas que a autarquia seja autorizada a arrecadar.

Artigo 29.º

Alterações do orçamento

1 - As alterações do orçamento são modificações orçamentais que podem incluir reforços de dotações de despesas resultantes da diminuição ou anulação de outras dotações.

2 - As alterações do orçamento podem ainda incluir reforços ou inscrições de dotações de despesa por contrapartida de produto de contratação de empréstimos ou de receitas legalmente consignadas, ou por aplicação de nova tabela de vencimento publicada após a aprovação do orçamento inicial.

Artigo 30.º

Princípios e regras da execução do orçamento

Na execução do orçamento municipal devem ser respeitados os seguintes princípios e regras:

a) As receitas só podem ser liquidadas e arrecadadas se tiverem sido objecto de inscrição orçamental adequada;

b) A cobrança de receitas pode, no entanto, ser efectuada para além dos valores inscritos no orçamento;

c) As receitas liquidadas e não cobradas até 31 de Dezembro devem ser contabilizadas pelas correspondentes rubricas do orçamento do ano em que a cobrança se efectuar;

d) As despesas só podem ser cativadas, assumidas, autorizadas e pagas se, para além de serem legais, estiverem inscritas no orçamento e com dotação igual ou superior ao cabimento e ao compromisso, respectivamente;

e) As dotações orçamentais da despesa constituem o limite máximo a utilizar na sua realização;

f) As despesas a realizar com a compensação em receitas legalmente consignadas podem ser autorizadas até à concorrência das importâncias arrecadadas;

g) As ordens de pagamento de despesa caducam em 31 de Dezembro do ano a que respeitam, devendo o pagamento dos encargos regularmente assumidos e não pagos até essa data ser processado por conta das verbas adequadas ao orçamento que estiver em vigor no momento em que se proceda ao seu pagamento;

h) O credor pode requerer o pagamento dos encargos referidos na alínea g) no prazo improrrogável de três anos a contar de 31 de Dezembro do ano a que respeita o crédito;

i) Os serviços, no prazo improrrogável definido na alínea anterior, devem tomar a iniciativa de satisfazer os encargos, assumidos e não pagos, sempre que não seja imputável ao credor a razão do não pagamento.

SECÇÃO II

Da contabilidade patrimonial

Artigo 31.º

Princípios contabilísticos

A aplicação dos princípios contabilísticos fundamentais a seguir formulados deve conduzir à obtenção de uma imagem verdadeira e apropriada da situação financeira, dos resultados e da execução orçamental da autarquia:

a) Princípio da entidade contabilística - constitui entidade contabilística todo o ente público ou de direito privado que esteja obrigado e elaborar e apresentar contas de acordo com o POCAL - Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais. Quando as estruturas organizativas e as necessidades de gestão e informação o requeiram, podem ser criadas subentidades contabilísticas, desde que esteja devidamente assegurada a coordenação com o sistema central;

b) Princípio da continuidade - considera-se que a entidade opera continuadamente, com duração ilimitada;

c) Princípio da consistência - considera-se que a entidade não altera as suas políticas contabilísticas de um exercício para o outro. Se o fizer e a alteração tiver efeitos materialmente relevantes, esta deve ser referida de acordo com o anexo às demonstrações financeiras;

d) Princípio da especialização (ou do acréscimo) - os proveitos e os custos são reconhecidos quando obtidos ou incorridos, independentemente do seu recebimento ou pagamento, devendo incluir-se nas demonstrações financeiras dos períodos a que respeitem;

e) Princípio do custo histórico - os registos contabilísticos devem basear-se em custos de aquisição ou de produção;

f) Princípio da prudência - significa que é possível integrar nas contas um grau de precaução ao fazer as estimativas exigidas em condições de incerteza sem, contudo, permitir a criação de reservas ocultas ou provisões excessivas ou a deliberada quantificação de activos e proveitos por defeito ou de passivos e custos por excesso;

g) Princípio da materialidade - as demonstrações financeiras devem evidenciar todos os elementos que sejam relevantes e que possam afectar avaliações ou decisões dos órgãos das autarquias locais e dos interessados em geral;

h) Princípio da não compensação - os elementos das rubricas do activo e do passivo (balanço), dos custos e perdas e de proveitos e ganhos (demonstração de resultados) são apresentados em separado, não podendo ser compensados.

CAPÍTULO IV

Da organização contabilística, orçamental e patrimonial e de custos

SECÇÃO I

Da gestão financeira, orçamental, contabilística e patrimonial

Artigo 32.º

Função e competência

A gestão financeira, orçamental, contabilística e patrimonial está directamente cometida à Divisão Financeira.

Artigo 33.º

Gestão financeira e orçamental

1 - A gestão financeira em sentido lato engloba a execução do orçamento municipal, os movimentos da contabilidade geral ou patrimonial e a tesouraria, de acordo com as deliberações e decisões tomadas pelo órgão executivo, tendo em conta a sua programação ao longo de cada exercício económico.

2 - A gestão financeira, orçamental, contabilística e patrimonial obedece às disposições legais do POCAL - Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais, sendo sustentada pelo sistema contabilístico municipal.

Artigo 34.º

Organização do sistema contabilístico municipal

1 - A organização contabilística e patrimonial do município e respectivo funcionamento, rege-se pelos procedimentos definidos no POCAL, pelas normas previstas no presente regulamento e pelas disposições definidas nos documentos de reestruturação e organização dos serviços municipais.

2 - O sistema contabilístico municipal funciona com base nas seguintes aplicações informáticas:

a) Contabilidade orçamental;

b) Contabilidade geral ou patrimonial;

c) Contabilidade de custos;

d) Gestão de materiais (stocks).

3 - O sistema contabilístico municipal assenta fundamentalmente nos seguintes grupos de componentes:

a) O inventário, que corresponde a todos os bens, direitos e obrigações constitutivos do seu património;

b) Os documentos e registos, que assentam na utilização de documentos e livros de escrituração, cujo conteúdo mínimo obrigatório e respectiva explicitação se encontram definidos no POCAL;

c) A contabilidade de custos, que assenta no apuramento dos custos das funções e dos custos subjacentes à fixação de tarifas e preços de bens e serviços, nos termos do POCAL.

4 - Os documentos principais de prestação de contas da Câmara Municipal de Castanheira de Pêra são os seguintes:

a) O balanço;

b) A demonstração de resultados;

c) Os mapas de execução orçamental;

d) Os anexos às demonstrações financeiras;

e) O relatório de gestão.

5 - No desempenho das suas competências os responsáveis dos serviços procurarão aplicar, sempre que possível, o princípio da segregação de funções, tendo em conta a salvaguarda do sistema de controlo interno.

SECÇÃO II

Disponibilidades

Artigo 35.º

Normas e procedimentos

1 - A importância em numerário existente em caixa, na tesouraria municipal, não deve ultrapassar o valor definido pelo órgão executivo do município para cada ano económico.

2 - Em caso de reconhecida necessidade o órgão executivo do município pode deliberar sobre a aprovação da constituição de fundos de maneio para ocorrer a pequenas despesas correntes consideradas urgentes e inadiáveis.

3 - Para efeitos de controlo dos fundos de maneio a Câmara Municipal deve deliberar, normalmente no início de cada exercício económico, que coincide com o início de cada ano civil, sobre a aprovação da constituição dos fundos de maneio estritamente necessários, definindo as normas a que os mesmos devem obedecer, das quais deve constar:

a) Os limites máximos e a designação da unidade orgânica e dos respectivos responsáveis pelo seu movimento;

b) Os fundos de maneio funcionam durante o ano económico e até 31 de Dezembro de cada ano;

c) A afectação dos fundos de maneio, segundo a natureza das despesas, será feita nas correspondentes rubricas da classificação económica, cuja tarefa é da competência da Secção de Contabilidade, da Divisão Financeira, sendo emitidas as respectivas ordens de pagamento, para efeitos da sua reconstituição;

d) Os fundos de maneio serão reconstituídos mensalmente contra os documentos justificativos das despesas (recibos ou documento equivalente emitidos de forma legal), sendo registadas pelos serviços administrativos de apoio em livros adequados ou por meio de processos informáticos, os quais devem ser assinados pelos respectivos responsáveis e pelo presidente da Câmara ou vereador com competência delegada;

e) A reposição dos fundos de maneio será efectuada na tesouraria municipal até 31 de Dezembro de cada ano.

4 - A abertura de contas bancárias tituladas pela autarquia, fica sujeita a prévia deliberação do órgão executivo.

5 - As contas bancárias devem ser tituladas pela autarquia sendo movimentadas em simultâneo pelo tesoureiro ou substituto e pelo presidente da Câmara, ou por vereador com competência delegada.

6 - A emissão de ordens de pagamento, só deve ser feita na posse dos seguintes documentos devidamente conferidos e autorizados:

a) Facturas;

b) Deliberações da Câmara;

c) Despachos;

d) Pedidos de processamento.

7 - Os pagamentos devem ser efectuados através de numerário, cheque ou transferência bancária, em função do montante a pagar.

8 - De um modo geral, só devem ser efectuados pagamentos de baixo valor em numerário. No acto do pagamento deve ser entregue o respectivo recibo, e, na falta deste é necessário apor o carimbo e assinatura da entidade na ordem de pagamento.

9 - O pagamento por cheque, a emissão de cheques e os cheques não preenchidos devem estar à guarda de um responsável designado para o efeito, o qual deverá providenciar no sentido de ficar com uma cópia de cada cheque emitido.

10 - Deve efectuar-se o registo do nome da entidade bancária e o número do cheque, na respectiva ordem de pagamento. Cada cheque deverá ser assinado pelo responsável que o emite e pelo presidente da Câmara ou vereador com competência delegada, e autenticado através de selo branco. A assinatura de cheques só deve ser feita na presença da respectiva ordem de pagamento devidamente rubricada por dois funcionários da Divisão Financeira, que procedem à respectiva conferência do valor e do beneficiário. No acto do pagamento é aposto o carimbo na ordem de pagamento com a designação de "Pago".

11 - Os cheques emitidos que tenham sido anulados, devem ser arquivados sequencialmente depois de inutilizadas as assinaturas, no caso do mesmo ter sido assinado.

12 - Diariamente deve ser efectuado na tesouraria o depósito de todas as importâncias recebidas em dinheiro e ou cheque.

13 - A emissão de receitas municipais é feita na Secção de Expediente Geral, Taxas e Licenças, da Divisão Administrativa, e a cobrança deve ser efectuada pela Tesouraria, da Divisão Financeira.

14 - A Secção de Expediente Geral, Taxas e Licenças, da Divisão Administrativa, deverá proceder à elaboração de um mapa resumo diário tendo por base as guias de receitas emitidas e enviar para a Secção de Contabilidade, da Divisão Financeira.

15 - A tesouraria deverá manter actualizadas as contas correntes das instituições de crédito, tituladas pela administração municipal.

16 - As reconciliações bancárias devem ser feitas mensalmente e confrontadas com os registos da contabilidade, por um funcionário designado pelo chefe da Divisão Financeira, que não pertença à tesouraria nem tenha acesso às respectivas contas correntes. Depois de elaboradas devem ser visadas pelo responsável da Secção de Contabilidade ou chefe da Divisão Financeira.

17 - Quando se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias, devem estas ser averiguadas e prontamente regularizadas sempre que se justifique, através de despacho da presidência.

18 - Findo o período de validade dos cheques em trânsito, deve proceder-se ao respectivo cancelamento junto das instituições bancárias, efectuando-se os necessários registos contabilísticos de regularização.

19 - A Secção de Contabilidade, da Divisão Financeira deve debitar ao tesoureiro as guias de receita que não foram pagas durante o período normal (cobrando à boca do cofre), para cobrança virtual.

20 - Depois de efectuar o débito, se dentro do prazo de 15 dias a cobrança não for efectuada, a tesouraria tem 20 dias para enviar para o órgão de execuções fiscais uma certidão de dívida por cada documento não cobrado juntamente com uma relação dos devedores remissos, em que são listados todos os débitos não pagos naquele período. Se a cobrança for efectuada dentro do período dos 15 dias, serão cobrados juros de mora. Ultrapassado este prazo se a cobrança for efectuada no prazo de 20 dias, serão cobrados além dos juros de mora a taxa de relaxe.

21 - O estado de responsabilidade do tesoureiro pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda é verificado, na presença daquele ou seu substituto, através de contagem física do numerário e documentos sob sua responsabilidade a realizar, pelos funcionários designados pelo chefe da Divisão Financeira, nas seguintes situações:

a) Trimestralmente e sem aviso prévio;

b) No encerramento das contas de cada exercício económico;

c) No final do mandato do órgão executivo eleito ou do órgão que o substitui, no caso de aquele ter sido dissolvido;

d) Quando for substituído o tesoureiro.

22 - São lavrados termos de contagem dos montantes sob a responsabilidade do tesoureiro, assinados pelos seus intervenientes e, obrigatoriamente, pelo presidente da Câmara, chefe da Divisão Financeira e pelo tesoureiro, no final e no início do mandato do órgão executivo.

23 - No caso de substituição do tesoureiro, os termos de contagem serão também assinados pelo tesoureiro cessante;

24 - Para efeitos de controlo de tesouraria e endividamento serão obtidos junto das instituições de crédito extractos de todas as contas de que a autarquia é titular.

25 - O tesoureiro responde directamente perante o órgão executivo pelo conjunto das importâncias que lhe são confiadas e os outros funcionários e agentes em serviço na tesouraria respondem perante o respectivo tesoureiro pelos seus actos e omissões que se traduzem em situações de alcance, qualquer que seja a sua natureza, devendo o tesoureiro para tal estabelecer um sistema de apuramento diário de contas relativo a cada caixa.

26 - O tesoureiro não é responsável por factos apurados que não lhe sejam imputados, excepto se, no desempenho das suas funções de gestão, controlo e apuramento de importâncias, houver procedido com culpa.

27 - Sempre que, no âmbito das acções inspectivas, se realize a contagem dos montantes sob responsabilidade do tesoureiro, compete ao presidente da Câmara, mediante requisição do inspector ou inquiridor, dar instruções às instituições de crédito para que forneçam directamente àquele, todos os elementos necessários para o exercício das suas funções.

SECÇÃO III

Das contas de terceiros

Artigo 36.º

Normas e procedimentos

Os métodos e procedimentos de controlo das contas de terceiros permitem, designadamente, assegurar que:

1) As compras são efectuadas pela Secção de Aprovisionamento, da Divisão Financeira, com base em requisição externa ou contrato, após a verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente, em matéria de assunção de compromissos, de concursos e de contratos;

2) O processo de compra inicia-se na Secção de Aprovisionamento, da Divisão Financeira, com base nos pedidos dos serviços utilizadores ou nota de encomenda emitida pela gestão de stocks do armazém;

3) A Secção de Aprovisionamento, da Divisão Financeira, verifica se o processo de aquisição está ou não sujeito a concurso ou simples consulta, sendo emitida a respectiva informação à administração municipal-vereação, a qual procede à escolha do procedimento que é aprovado por despacho ou deliberação camarária, com base no Decreto-Lei 197/99, de 8 de Junho, referente ao Regime Jurídico de Realização de Despesas Públicas e da Contratação Pública, relativa à Locação e Aquisição de Bens Móveis e Serviços, tendo por base:

a) Concurso público;

b) Concurso limitado por prévia qualificação;

c) Por negociação com publicação prévia de anúncio;

d) Por negociação sem publicação prévia de anúncio;

e) Concurso limitado sem apresentação de candidaturas;

f) Com consulta prévia;

g) Ajuste directo.

4) Em conformidade com cada uma das opções, será iniciado o processo nos termos legais, aplicando os procedimentos previstos no Decreto-Lei 197/99, de 8 de Junho;

5) No caso de implicar ajuste directo, apenas com consulta simples, são considerados os seguintes procedimentos:

a) Sempre que um serviço pretenda efectuar uma compra, e se o(s) bem(s) não existir(em) em stock ou se existir(em) mas em quantidade(s) insuficiente(s), o armazém deve remeter, à Secção de Aprovisionamento, da Divisão Financeira, uma nota de encomenda, devendo esta mencionar a especificação do(s) artigo(s) e quantidades a adquirir;

b) A nota de encomenda deve ser emitida em dois exemplares, sendo o original para a Secção de Aprovisionamento, da Divisão Financeira, e o duplicado para o arquivo da gestão de stocks do armazém;

c) Na posse da nota de encomenda, a Secção de Aprovisionamento, da Divisão Financeira, dará início à consulta e pesquisa do fornecedor através de consulta dos seus próprios ficheiros ou consulta directa a fornecedores;

d) Após a selecção do fornecedor, a Secção de Aprovisionamento, procede à emissão de uma requisição externa e comunica à Secção de Contabilidade para informação de cabimentação;

6) A requisição externa deve mencionar as quantidades e todas as especificações dos artigos a adquirir, preço unitário, descontos, prazos de entrega e condições de pagamento, entre outros elementos igualmente importantes;

7) A requisição externa deve ser assinada pelo chefe da Divisão Financeira e pelo presidente ou vereador com competência delegada. Este documento deve ser emitido em quadruplicado, destinando-se o original ao fornecedor, o duplicado para a Secção de Contabilidade para se proceder ao registo da cabimentação e a fim de ser conferido com os restantes documentos originados pela compra (guia de remessa, guia de recepção, guia de entrada em armazém e factura do fornecedor), o triplicado para o serviço receptor no sentido de este ter conhecimento que a compra foi lançada e o quadruplicado para o arquivo da Secção de Aprovisionamento;

8) A entrega dos bens é feita no armazém e em alguns casos no próprio serviço que requisitou o(s) bem(s) onde o responsável pela recepção tem que pedir ao transportador a guia de remessa;

9) A conferência física, qualitativa e quantitativa dos bens recebidos deve ser efectuada de imediato, por um funcionário designado para o efeito. Havendo coincidência entre as quantidades contadas e as mencionadas na guia de remessa, deve o responsável pela recepção assinar o talão destacável do documento. Após a recepção deve ser emitida uma guia de recepção, a qual fará referência aos números da requisição externa e da guia de remessa do fornecedor e discriminará os artigos e as quantidades contadas. Após a entrada do(s) bem(s) em armazém é emitida uma guia de entrada;

10) Na Secção de Contabilidade, da Divisão Financeira, procede-se à conferência das facturas com a guia de remessa e requisição externa, devendo a factura apresentar prova de que foi apropriadamente conferida através da aposição de carimbo adequado, onde conste a menção "Conferida". Depois de conferidas as facturas, a Secção de Contabilidade deve classificar contabilisticamente a factura com indicação dos códigos da conta ou contas a movimentar e do código da conta de fornecedor e emitir a respectiva ordem de pagamento;

12) No caso de facturas recebidas com mais de uma via, é aposto nas cópias de forma clara e evidente, um carimbo com a menção "Duplicado";

13) Quando a factura é recepcionada na Secção de Contabilidade, já lá se encontram todos os documentos que vão ser necessários para a sua adequada conferência;

14) Os documentos indispensáveis à conferência da factura, e que devem ser arquivados com ela, são:

a) O duplicado da requisição externa;

b) O original da factura do fornecedor;

c) O triplicado da guia de entrada.

15) A conferência da factura engloba dois aspectos distintos:

a) A confirmação que o fornecedor facturou aquilo que lhe foi encomendado e que foi, efectivamente, recebido e nas condições acordadas;

b) A confirmação da veracidade dos cálculos aritméticos da mesma factura.

16) A ordem de pagamento deve ser arquivada juntamente com a factura, apondo-se na ordem de pagamento um carimbo com a indicação de que foi paga e com que meios (sua discriminação) conferida e por quem, além da sua classificação contabilística;

17) Semestralmente devem ser efectuadas reconciliações, pela Secção de Contabilidade, às seguintes contas correntes:

a) Clientes e fornecedores;

b) Outros devedores e credores;

c) Estado e outros entes públicos;

d) Empréstimos bancários, controlando-se o cálculo dos respectivos juros.

Artigo 37.º

Síntese das medidas de controlo interno - dívidas a pagar

A síntese dos procedimentos das medidas de controlo interno das dívidas a pagar é caracterizada nos números seguintes:

1) As facturas dos fornecedores não são encaminhadas para a Secção de Aprovisionamento ou para a Secção de Tesouraria, da Divisão Financeira;

2) Existe controlo adequado das facturas recebidas pelos fornecedores;

3) A conferência das facturas para fins de pagamento compreende:

a) A verificação das condições acordadas para pagamentos, preços, quantidades, constantes da requisição externa;

b) A verificação dos artigos e quantidades mencionadas na factura com as guias de entrada;

c) A verificação dos cálculos, como somas, multiplicações, descontos e outros;

d) A verificação das despesas adicionais de compra como fretes, seguros, instalação e montagem e outras;

e) A verificação das facturas não relacionadas com as compras de existências.

4) As facturas dos fornecedores são conferidas com base em todos os documentos de suporte como a requisição externa, guia de remessa e guia de entrada;

5) São investigadas todas as requisições externas e guias de entrada que não coincidem;

6) São examinadas as facturas dos fornecedores que não estão de acordo com a restante documentação;

7) Existe controlo apropriado sobre:

a) Mercadorias recebidas e não facturadas;

b) Mercadorias em trânsito;

c) Facturas com recepção e conferência;

d) Entregas parciais dos fornecedores;

e) Descontos obtidos;

f) Devoluções a fornecedores.

8) É emitido e controlado mensalmente o balancete de fornecedores.

SECÇÃO IV

Das existências

Artigo 38.º

Normas e procedimentos gerais

Os métodos e procedimentos de controlo das existências devem permitir que:

a) A cada local de armazenagem de existências corresponde um responsável nomeado para o efeito pelo responsável do armazém;

b) O armazém apenas faz entregas mediante a apresentação de requisições internas devidamente autorizadas;

c) As fichas de existências do armazém são movimentadas por forma a que o seu saldo corresponda permanentemente aos bens existentes no mesmo armazém;

d) Os registos nas fichas de existências são feitos por pessoas que, sempre que possível, não procedam ao manuseamento físico das existências em armazém;

e) As existências são periodicamente sujeitas a inventariação física, podendo utilizar-se testes de amostragem, procedendo-se prontamente às regularizações necessárias e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.

Artigo 39.º

Normas de recepção quantitativa e qualitativa e entrada em armazém

1 - A unidade orgânica responsável pela recepção e fornecimento de materiais aos serviços utilizadores da Câmara Municipal é a Secção de Armazém, Transportes e Viaturas, da Divisão de Planeamento, Obras e Gestão Urbanística.

2 - Na recepção quantitativa e qualitativa das existências e entrada em armazém, são adoptados os procedimentos mencionados nos números seguintes.

3 - Logo que os bens requisitados chegam à entidade requisitante, o responsável pela recepção quantitativa tem que pedir ao transportador a guia de remessa ou guia de transporte, procedendo, ou mandando proceder, de imediato, à contagem (pesagem e medição) dos bens recebidos.

4 - Havendo coincidência entre as quantidades contadas e as mencionadas na guia de remessa e requisição externa, assinará o destacável daquele documento.

5 - Deve ressalvar o facto de, posteriormente, se proceder ao controlo de qualidade e só então se proceder à recepção qualitativa.

6 - Para tal deve-se apor na cópia da guia de remessa para o fornecedor o carimbo mencionando recepção de materiais sujeita a posterior conferência e verificação, assinatura e data.

7 - Após estes procedimentos, deve emitir uma guia de entrada contendo os seguintes elementos:

a) Número e data da guia de entrada;

b) Código informático e nome do fornecedor;

c) Número e data da requisição externa;

d) Número e data da guia de remessa;

e) Número e data da factura (se existir nessa altura);

f) Código informático, designação e unidade de movimentação do material;

g) Quantidade entrada e devolvida;

h) Valor unitário e total;

i) Visto e data da Secção de Armazém, Transportes e Viaturas;

j) Número e data da nota de encomenda (para controlo);

k) Número e data da guia de devolução (para controlo).

8 - Existindo mais do que um armazém deve ser assegurada uma total segregação de funções entre o serviço receptor e os armazéns, a guia de entrada deve ser emitida em triplicado, sendo:

a) O original para o armazém, nomeadamente para a gestão de stocks;

b) O duplicado para a Secção de Aprovisionamento;

c) O triplicado para a Secção de Contabilidade.

9 - As guias de entrada deverão ser sequencial e tipograficamente numeradas, ou emitidas por computador.

10 - A síntese das medidas de controlo interno da recepção caracteriza-se por:

a) O serviço de recepção é independente do de compras;

b) Há um centro de recepção dos bens adquiridos;

c) Procede-se à recepção quantitativa e qualitativa;

d) Emitem-se guias de entrada para cada um dos artigos recebidos;

e) São guardadas na recepção cópias das provas de entrada.

Artigo 40.º

Reparação e manutenção de equipamentos e viaturas

1 - Para a reparação e manutenção de equipamento, ou viaturas, quando efectuadas no exterior, o serviço utilizador deve obedecer aos seguintes procedimentos:

a) Emissão de requisição à Secção de Armazém, Transportes e Viaturas;

b) No caso excepcional de recurso a um único fornecedor, o serviço utilizador justificará a escolha efectuada bem como a necessidade e ou urgência da intervenção;

c) Em caso de comprovada urgência se apenas existir uma estimativa do valor global da despesa, a Secção de Aprovisionamento, da Divisão Financeira, para seguimento do processo, indica um número de requisição externa que só formalizará após dispor do valor real;

d) Ao serviço utilizador cumpre assegurar o acompanhamento do trabalho no exterior, em coordenação directa com a Secção de Aprovisionamento, da Divisão Financeira;

e) As aquisições de peças, ou artigos a incorporar em reparações devem seguir os procedimentos indicados nos números anteriores.

Artigo 41.º

Requisições internas e saídas de armazém

1 - As saídas de armazém, deverão ser efectuadas com base em requisições internas emitidas, ao armazém, pelos serviços utilizadores beneficiários daqueles e que contém os seguintes elementos:

a) Número e data da requisição ao armazém/guia de saída;

b) Designação da divisão e sector requisitante;

c) Designação e número da obra;

d) Código informático e designação da entidade de aplicação;

e) Classificação orçamental (orgânica, económica, plano);

f) Código informático, designação e unidade de movimentação do material;

g) Quantidade requisitada, saída, em falta e devolvida;

h) Assinatura do chefe da divisão e do funcionário do serviço requisitante;

i) Visto e data confirmando quantidade requisitada por requisição ao armazém/guia de saída;

j) Visto e data confirmando quantidade saída por requisição ao armazém/guia de saída;

k) Visto e data confirmando quantidade devolvida por nota de devolução;

l) Número e data da encomenda (nota de encomenda/requisição externa) confirmando quantidade em falta.

2 - Para efeito de acompanhamento e controlo das rubricas do plano de actividades deverá o serviço utilizador indicar, neste documento gerador de despesa, o correspondente código do plano de actividades sempre que exista relação entre plano e orçamento.

3 - As requisições ao armazém/guia de saída são emitidas pelo serviço utilizador em duplicado:

a) Original para o armazém;

b) Duplicado para o arquivo do serviço utilizador (funciona como nota de devolução ao armazém).

4 - Com base nas requisições ao armazém/guias de saída, o armazém regista, nas mesmas, as quantidades saídas, as quantidades em falta, ou as quantidades devolvidas ao armazém.

5 - Os materiais saídos de armazém destinam-se, a ser usados e aplicados pelos sectores operacionais da Câmara, principalmente pela Divisão de Planeamento, Obras e Gestão Urbanística, em obras por administração directa, na autarquia, sendo a requisição ao armazém/guia de saída um dos documentos utilizados para controlo de custos nas obras por indicar a quantidade de materiais saídos de armazém, a registar na folha de obra.

6 - Assim, a folha de obra destina-se ao apuramento do custo total da obra e contém os seguintes elementos:

a) Nome da divisão/sector;

b) Número da obra;

c) Mês de execução;

d) Nome do responsável pela obra;

e) Local, freguesia e designação da obra;

f) Nome do operário;

g) Número de horas de trabalho diário e total na obra;

h) Número da requisição ao armazém/guia de saída que deu origem à saída de materiais para a obra;

i) Designação do material aplicado na obra, quantidade e preço unitário;

j) Custo total da obra.

Artigo 42.º

Síntese das medidas de controlo interno - sistema de custo

Da aplicação destas normas verifica-se que:

a) Há sistema de contabilidade de custos;

b) Faz-se controlo com a contabilidade financeira;

c) O sistema implantado obedece aos princípios básicos e critérios aplicáveis e não revela deficiências relevantes;

d) Existem custos padrões e os mesmos são revistos periodicamente e reformulados se necessário;

e) Existe controlo individualizado sobre os produtos e trabalhos em curso;

f) Na valorização das existências incluem-se as despesas as despesas adicionais de compra como fretes, seguros e outras;

g) Há um critério adequado de aplicação dos gastos gerais de fabrico.

Artigo 43.º

Movimentação das existências em Armazém e seu controlo

1 - Após terem sido conferidos os materiais (quantitativamente e qualitativamente) e codificados, tem que se proceder à sua acomodação em local apropriado, tanto quanto possível ordenado, referenciado e devidamente protegido.

2 - De acordo com as funções e competências definidas na reestruturação e organização dos serviços municipais, à Secção de Armazém, Transportes e Viaturas compete ainda:

a) Zelar pelo cumprimento dos procedimentos administrativos nos termos da legislação em vigor;

b) Proceder à arrumação e assegurar a conservação e segurança dos materiais armazenados;

c) Proceder à entrega de materiais e necessários registos e controlo de movimentos de entrada e saída de materiais em armazém;

d) Efectuar periodicamente contagem para inventário físico.

Artigo 44.º

Síntese das medidas de controlo interno - existências em armazém

Tendo em conta a aplicação dos procedimentos relativos às existências em armazém, na base das normas específicas adoptadas, verifica-se que:

a) Estão claramente fixadas as responsabilidades de cada um dos funcionários do armazém;

b) As existências estão adequadamente ordenadas de forma a facilitar o manuseamento, contagem e localização dos diversos itens;

c) São adequadas as precauções contra o roubo. Só têm acesso às existências as pessoas devidamente autorizadas;

d) As existências estão devidamente protegidas contra a deterioração física;

e) Emitem-se guias de entrada, requisições internas/guias de saída relativamente à movimentação das existências;

f) É revisto periodicamente o ficheiro de quantidades com o objectivo de se detectarem mercadorias de fraca rotação e obsoletas;

g) Existe uma norma definida de provisões para depreciação de existências;

h) A estrutura física do armazém facilita a localização e circulação das mercadorias;

i) Os artigos sem movimento são periodicamente investigados.

Artigo 45.º

Controlo e inventariação dos stocks

1 - Em cada local de armazenagem existe um responsável devidamente nomeado para o efeito.

2 - As fichas de stocks do armazém (ficheiro de artigos, da aplicação informática da gestão de stocks) são movimentadas para que o seu saldo corresponda permanentemente aos bens existentes nesses mesmos locais de armazenagem.

3 - Os registos nas fichas de stocks (ficheiro de artigos da aplicação informática) são feitos por pessoas que, sempre que possível, não procedam ao manuseamento físico dos stocks.

4 - Os stocks são periodicamente sujeitos a inventariação física, podendo utilizar-se testes de amostragem, procedendo-se prontamente às regularizações (informáticas) necessárias e ao apuramento das responsabilidades, quando for caso disso (desvios), utilizando as fichas de verificação de stock que contém os seguintes elementos:

a) Número e data de verificação de stock,

b) Código informático, designação e unidade de movimentação do material inventariado;

c) Quantidade em stock, na aplicação informática, na ficha de stock e físico;

d) Quantidade a regularizar (+/-) na ficha de stock e na aplicação informática;

e) Justificação de desvios;

f) Assinatura dos chefes de armazém.

5 - De acordo com o ponto 2.9.10.3.3 do POCAL o sistema de inventário a utilizar é o permanente.

6 - Para um controlo deste sistema deverá ser estabelecido um conjunto de contagens cíclicas, durante o ano, privilegiando-se alguns itens que tenham valor substancialmente mais significativo, utilizando-se a listagem informática da análise ABC, sendo estes contados mais do que uma vez por ano, ou, em alternativa, a contagem de um conjunto de itens diferentes, escolhidos aleatoriamente em cada contagem ao longo do ano económico.

7 - Este tipo de procedimento tem algumas vantagens, sendo de destacar:

a) Não necessidade de efectuar uma contagem total com referência ao fim de ano;

b) Não necessidade de interferir com a normal laboração do sistema produtivo e ou actividade normal;

c) Repartição de trabalho, minucioso e trabalhoso, por várias etapas e não num só período (fim de ano);

Artigo 46.º

Síntese das medidas de controlo interno - registos em inventário permanente

Da aplicação dos procedimentos acima referidos resulta que:

a) Existe um sistema de inventário permanente;

b) No caso de inexistência de inventário permanente há qualquer tipo de controlo sobre as existências;

c) Os registos das existências não são efectuados pela mesma pessoa responsável pelas existências;

d) São mantidos registos adequados de mercadorias ou produtos em poder de terceiros;

e) São mantidos registos adequados de mercadorias ou produtos de terceiros recebidos à consignação.

Artigo 47.º

Instruções escritas para elaboração de contagem físicas dos stocks

Existem instruções escritas para elaboração de contagens físicas dos stocks, relativamente a:

a) Stocks a serem contados;

b) Procedimentos antes da contagem;

c) Formação de equipas de contagem;

d) Maneiras de levar a efeito a contagem;

e) Registo das contagens;

f) Procedimentos referentes ao corte e fiscalização de operações de contagem;

g) Procedimentos após contagem;

h) Reunião preliminar de esclarecimentos sobre contagem.

Artigo 48.º

Síntese das medidas de controlo interno - inventário físico

1 - Com a aplicação das normas sobre o inventário físico deve verificar-se que:

a) As contagens físicas são efectuadas periodicamente durante o exercício;

b) São elaboradas instruções escritas apropriadas para a realização das contagens físicas.

2 - Os procedimentos a aplicar nas contagens físicas compreendem:

a) As instruções escritas adequadas;

b) A supervisão adequada;

c) Os itens a serem inventariados;

d) A forma de realizar o inventário;

e) O corte de operações;

f) O período pós-inventário;

g) A conferência das listas valorizadas.

3 - Procede-se a um exame cuidadoso das diferenças detectadas entre os resultados provenientes das contagens e os respectivos registos.

4 - Os ajustamentos daí resultantes são aprovados por um responsável.

SECÇÃO V

Do imobilizado

Artigo 49.º

Normas e procedimentos gerais

1 - A gestão do imobilizado relativo a bens móveis e imóveis do município baseia-se no Regulamento Interno do Inventário e Cadastro do Património Municipal, em vigor.

2 - Compete à Secção de Património, da Divisão Financeira, a gestão administrativa do património de bens móveis e imóveis.

3 - Compete à Secção de Contabilidade, da Divisão Financeira, a gestão financeira do imobilizado corpóreo, incorpóreo e investimentos financeiros.

4 - Os métodos e procedimentos de controlo do imobilizado definidos no Regulamento Interno do Inventário e Cadastro do Património Municipal, permitem, designadamente, assegurar que:

a) As fichas de imobilizado são mantidas permanentemente actualizadas para bens móveis e imóveis do município;

b) As aquisições de imobilizado se efectuam de acordo com o plano plurianual de investimentos e com base em deliberações do órgão executivo, através de requisições externas ou documentos equivalentes designadamente contrato ou escritura de contrato, elaborados pelo oficial público do município ou pelo notário privativo do município, após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente em matéria de empreitadas e fornecimentos e aquisições de bens imóveis, respectivamente;

c) A realização de reconciliações entre os registos das fichas e os registos contabilísticos quanto aos montantes de aquisições e das amortizações e reintegrações acumuladas;

d) Se efectue a verificação física periódica dos bens do activo imobilizado, se confira com os registos, procedendo-se prontamente à regularização a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.

Artigo 50.º

Critérios de valorimetria do activo imobilizado

Os critérios de valorimetria das imobilizações são os definidos no POCAL - Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais, em articulação com o Regulamento Interno do Inventário e Cadastro do Património Municipal.

Artigo 51.º

Normas e procedimentos específicos referente ao imobilizado corpóreo

1 - Dados os grandes valores que o imobilizado representa, todas as decisões sobre ele, devem ser tomadas ao mais alto nível, isto é, pela administração municipal - executivo.

2 - A política sobre imobilizações deve ser cuidada e meticulosamente decidida pela administração municipal, no âmbito das suas competências.

3 - No que se refere às aquisições de imobilizado, devem ser observadas todas as regras já equacionadas quanto à aquisição de existências, mas somente no que se lhe aplicar.

4 - Para que seja verdadeiramente eficaz o controlo contabilístico e o controlo interno do imobilizado corpóreo, deverá ter-se em consideração essencialmente as seguintes normas:

a) Definição da política de capitalização, observando-se aqui que as aquisições de imobilizado se efectuem de acordo com o plano plurianual de investimentos e com base em deliberações do órgão executivo, através de requisições externas ou documento equivalente, designadamente contrato ou escritura de contrato, respectivamente da responsabilidade do oficial público do município e do notário privativo do município, designados para o efeito, após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente em matéria de empreitadas e fornecimento de bens móveis e de aquisição de serviços, bem como de aquisição de bens imóveis;

b) Procedimentos contabilísticos a levar a efeito no que se refere a imobilizações construídas pela própria autarquia;

c) Classificação contabilística das facturas de fornecedores;

d) Arquivo individualizado e adequado das cópias das facturas de fornecedores ou da fotocópia das facturas de fornecedores no caso de não haver cópia destinada a este arquivo;

e) Definição da política de amortizações e reintegrações a seguir;

f) Acções a tomar no que se refere aos bens totalmente amortizados e que continuem em estado de funcionamento;

g) Normas contabilísticas a seguir no que se refere aos abates de bens;

h) Definição das normas e regras a observar quanto à codificação dos bens;

i) Existência de fichas de imobilizado devidamente actualizadas e a todo o momento conciliadas com os registos contabilísticos;

j) Regras a observar quanto à contagem física dos bens e sua comparação com as fichas de imobilizado com o intuito de, caso existam divergências, se apurem responsabilidades e se regularizem aquelas;

k) Verificação dos totais das fichas do imobilizado com os totais das contas existentes na contabilidade, no que se refere a custos de aquisição e amortizações acumuladas;

l) Definição de adequada política de cobertura de seguros.

5 - Relativamente aos 12 itens acima indicados, alguns pela sua complexidade merecem destaque:

a) Na definição de política de capitalização, há que ter em conta o aspecto da durabilidade e materialidade do bem;

b) No que diz respeito à durabilidade, os bens de imobilizado devem ter uma vida útil superior a um ano, caso contrário deverá ser contabilizado como custo do exercício;

c) Quanto à materialidade, devemos ter em atenção que só se devem imobilizar bens materialmente significativos. Pois ao imobilizarmos um bem, é sinal que o pretendemos controlar e este controlo tem custos efectivos com a sua manutenção;

d) O valor mínimo de um bem as ser imobilizado deve ser de 199,52 euros (40 000$) ou seja de acordo com o estipulado no CIRC e actualizado sempre que aquele preceito o seja.

6 - Elementos a incluir nas fichas do imobilizado:

a) Código (que deve discriminar o tipo de bem e a sua localização);

b) Data de aquisição, código do fornecedor e ou nome do fornecedor, número e data da factura de aquisição;

c) Custo de aquisição do bem, com indicação discriminativa de quaisquer custos adicionais até o mesmo estar em condições de entrar em funcionamento (conforme critérios de valorimetria a observar); caso se trate de bem construído pela autarquia deve indicar-se isso mesmo, bem como anexar-se a folha de obra e de materiais nele incluídos;

d) Indicação do regime de aquisição do bem, IVA dedutível e eventuais regularizações anuais conforme artigo 24.º do CIVA;

e) Data efectiva de entrada em funcionamento do bem;

f) Classificação contabilística, identificação e data do documento de lançamento;

g) Codificação do bem de acordo com a legislação de referência no que diz respeito às amortizações;

h) Regime de amortizações praticado;

i) Vida útil, estimada, do bem;

j) Valor das amortizações anuais acumuladas;

k) Reavaliações efectuadas (data, legislação, critério, montante da reavaliação, diferencial de amortizações das acumuladas);

l) Registo de grandes reparações efectuadas;

m) Seguro (capital seguro, número da apólice, riscos cobertos);

n) Registo de conservação e reparação ao abrigo de contratos de assistência;

o) Registo dos controlos efectuados.

7 - No seguro deve ser indicado quais os riscos a incluir na apólice, escolha da seguradora, montante de capital a segurar e esquema de actualização desse mesmo capital.

8 - Nos restantes itens deve observar-se o seguinte:

a) Legislação aplicável, nomeadamente normas e directrizes contabilísticas, POCAL, POCP, POC (no que se refere a critérios de valorimetria e regras de contabilização);

b) Decreto Regulamentar 2/90, bem como as suas actualizações, no que se refere às amortizações.

Artigo 52.º

Normas e procedimentos específicos referente ao imobilizado incorpóreo

Tudo o que ficou acima escrito sobre imobilizado corpóreo, aplica-se ao imobilizado incorpóreo, com as necessárias adaptações.

Artigo 53.º

Normas e procedimentos específicos referente aos investimentos financeiros

1 - Nesta área, além de ser necessário observar tudo o que se disse quanto ao imobilizado corpóreo, aqui aplicável, deve atender-se ao seguinte:

a) Existência de autorização, por parte dos órgãos do município de Castanheira de Pêra, de toda e qualquer decisão de investimento financeiro;

b) Definição das políticas de valorimetria a observar;

c) Política contabilística relacionada com o reconhecimento dos gastos;

2 - Nos investimentos financeiros, representados por títulos, se estiverem à guarda:

a) Deve constar a indicação do responsável pela sua guarda, com especial indicação de o mesmo não ter acesso aos registos contabilísticos desses títulos;

b) Devem ser feitas de surpresa, contagens físicas dos títulos por um responsável alheio ao processo contabilístico e posterior confrontação com os registos contabilísticos dos mesmos títulos;

c) Deve existir um local seguro e apropriado protegido para a guarda destes bens;

d) Deve ser definida apropriada política de provisões para estes bens;

e) Deve ser criado um arquivo especial para todos os documentos relacionados com estes bens;

f) Redução a escrito de toda e qualquer decisão de serem efectuados lançamentos contabilísticos não usuais.

3 - No que se refere a investimentos financeiros em bens imóveis, vale tudo o que se disse sobre imobilizado corpóreo.

CAPÍTULO VI

Da contabilidade de custos

Artigo 54.º

Funções principais

1 - A contabilidade de custos é um subsistema obrigatório no apuramento dos custos das funções e dos custos subjacentes à fixação de tarifas e preços de bens e serviços.

2 - O custo das funções, dos bens e serviços deve corresponder aos respectivos custos directos e indirectos relacionados com a produção, distribuição, administração geral e financeira.

3 - As grandes funções consideradas no POCAL são designadas por:

a) Funções gerais;

b) Funções sociais;

c) Funções económicas;

d) Outras funções.

4 - A Câmara Municipal utilizará no seu subsistema de custos a classificação funcional prevista no POCAL, escolhendo as actividades que possam ser adaptadas à realidade do município, tendo em conta as diferentes designações referidas no artigo seguinte.

Artigo 55.º

Classificação funcional prevista no POCAL

1 - As funções gerais podem subdividir-se em:

1.1.0 - Serviços gerais da administração pública;

1.1.1 - Administração geral;

1.2.0 - Segurança e ordem públicas;

1.2.1 - Protecção civil e luta contra incêndios;

1.2.2 - Polícia municipal.

2 - As funções sociais podem subdividir-se em:

2.1.0 - Educação;

2.1.1 - Ensino não superior;

2.1.2 - Serviços auxiliares de ensino;

2.2.0 - Saúde;

2.2.1 - Serviços individuais de saúde;

2.3.0 - Segurança e acção sociais;

2.3.1 - Segurança social;

2.3.2 - Acção social;

2.4.0 - Habitação e serviços colectivos;

2.4.1 - Habitação;

2.4.2 - Ordenamento do território;

2.4.3 - Saneamento;

2.4.4 - Abastecimento de água;

2.4.5 - Resíduos sólidos;

2.4.6 - Protecção do meio ambiente e conservação da natureza;

2.5.0 - Serviços culturais, recreativos e religiosos;

2.5.1 - Cultura;

2.5.2 - Desporto recreio e lazer;

2.5.3 - Outras actividades cívicas e religiosas.

3 - As funções económicas podem subdividir-se em:

3.1.0 - Agricultura, pecuária, silvicultura, caça e pesca;

3.2.0 - Indústria e energia;

3.3.0 - Transportes e comunicações;

3.3.1 - Transportes rodoviários;

3.3.2 - Transportes aéreos;

3.3.3 - Transportes fluviais;

3.4.0 - Comércio e turismo;

3.4.1 - Mercados e feiras;

3.4.2 - Turismo.

3.5.0 - Outras funções económicas:

4 - As outras funções podem subdividir-se em:

4.1.0 - Operações da dívida autárquica;

4.2.0 - Transferências entre administrações;

4.3.0 - Diversas não especificadas.

Artigo 56.º

Imputação de custos indirectos

1 - A imputação dos custos indirectos efectua-se, após o apuramento dos custos directos por função, através de coeficientes.

2 - O coeficiente de imputação dos custos indirectos de cada função corresponde à percentagem do total dos respectivos directos no total dos custos directos da função em que se enquadram.

3 - O coeficiente de imputação dos custos indirectos de cada bem ou serviço corresponde à percentagem do total dos respectivos custos directos no total dos custos directos da função em que se enquadram.

4 - Os custos indirectos de cada função resultam da aplicação do respectivo coeficiente de imputação ao montante total dos custos indirectos apurados.

5 - Os custos indirectos de cada bem ou serviço obtêm-se aplicando ao montante do custo indirecto da função em que o bem ou serviço se enquadra o correspondente coeficiente de imputação dos custos indirectos.

6 - O custo de cada função ou serviço, bem ou serviço apura-se adicionando aos respectivos custos directos, os custos indirectos calculados de acordo com o definido no n.º 4 do presente artigo.

7 - Os documentos de contabilidade de custos, cujo conteúdo mínimo obrigatório consta do POCAL, podem consubstanciar-se nas seguintes fichas:

a) Materiais (CC-1);

b) Cálculo de custo/hora da mão-de-obra (CC-2);

c) Mão-de-obra (CC-3);

d) Cálculo do custo/hora de máquinas e viaturas (CC-4);

e) Máquinas e viaturas (CC-5);

f) Apuramento de custos indirectos (CC-6);

g) Apuramento de custos de bem ou serviço (CC-7);

h) Apuramento de custos directos da função (CC-8);

i) Apuramento de custos por função (CC-9).

8 - As designações das fichas mencionadas nas alíneas do número anterior, devem estar em conformidade com o sistema contabilístico adoptado pela autarquia, nos termos do POCAL.

9 - O subsistema da contabilidade de custos será aprovada pela Câmara Municipal, tendo por base o disposto nesta secção VI, e, no POCAL.

CAPÍTULO V

Da responsabilidade funcional

Artigo 57.º

Violação de regras

A violação de regras estabelecidas no presente diploma, sempre que indicie infracção disciplinar, dará lugar à instauração do procedimento competente nos termos previstos no Estatuto Disciplinar da Função Pública.

Artigo 58.º

Efeitos na classificação de serviço

As informações de serviço que dêem conta da violação das regras estabelecidas no presente Regulamento, devidamente comprovadas, integrarão o processo individual do funcionário individual do funcionário visado, sendo levadas em consideração na atribuição da classificação de serviço relativa ao ano a que respeitem.

CAPÍTULO VI

Das disposições finais e transitórias

Artigo 59.º

Disposições finais

1 - Em regra geral tudo o que for omisso neste Regulamento aplicar-se-ão as disposições legais previstas no POCAL e na restante legislação em vigor, aplicáveis às autarquias locais.

2 - Nos casos omissos e específicos em que se verifiquem dúvidas na sua aplicação, compete ao órgão executivo a resolução de qualquer situação não prevista neste Regulamento.

Artigo 60.º

Eventual revogação de normas internas

São revogadas eventuais normas internas e ordens de serviço actualmente em vigor na parte em que contrariem as regras e os princípios estabelecidos no presente Regulamento.

Artigo 61.º

Remessa de cópias do presente Regulamento

Do presente Regulamento, bem como de todas as alterações que lhe venham a ser introduzidas, serão remetidas cópias à Inspecção de Finanças e à Inspecção Geral de Administração do Território, dentro do prazo de 30 dias após a sua aprovação.

Artigo 62.º

Entrada em vigor

O presente Regulamento entra em vigor em simultâneo com o POCAL - Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais.