Aviso 9511/2004 (2.ª série) - AP. - João António Ferreira Ponte, vice-presidente da Câmara Municipal de Lagoa (Açores):

Torna público que a Câmara Municipal em sua reunião ordinária de 19 de Outubro do corrente ano, aprovou o sistema de controlo interno no uso da competência atribuída pelo artigo 64.º, n.º 2, alínea e), da Lei 169/99, de 18 de Setembro, com as alterações introduzidas pela Lei 5-A/2002, de 11 de Janeiro, conjugado com o disposto no ponto 2.9.3 do POCAL, aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, alterado pela Lei 162/99, de 14 de Setembro, pelo Decreto-Lei 315/2000, de 2 de Dezembro e pelo Decreto-Lei 84-A/2002, de 5 de Abril, o qual entrará em vigor no 1.º dia útil após a sua publicação no Diário da República, 2.ª série.

9 de Novembro de 2004. - O Vice-Presidente, João António Ferreira Ponte.

Sistema de controlo interno

Preâmbulo

O Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais, adiante designado por POCAL, aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, sendo posteriormente alterado pela Lei 162/99, de 14 de Setembro, pelo Decreto-Lei 315/2000, de 2 de Dezembro, e pelo Decreto-Lei 84-A/2002, de 5 de Abril, consubstancia a reforma de administração financeira e das contas públicas no Sector da Administração Autárquica.

De acordo com o disposto no ponto 2.9.1 do POCAL, o sistema de controlo interno a adoptar pelas autarquias engloba, designadamente, o plano de organização, políticas, métodos e procedimentos de controlo, todos os outros métodos e procedimentos definidos pelos responsáveis autárquicos que contribuam para assegurar o desenvolvimento das actividades de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação financeira fiável.

Segundo o ponto 2.9.3 do POCAL, o órgão executivo aprova e mantém em funcionamento o sistema de controlo interno adequado às actividades da autarquia local, assegurando o seu comportamento e avaliação permanente.

Assim, e ao abrigo da competência prevista na alínea a) do n.º 7 do artigo 64.º da Lei 169/99, de 18 de Setembro, com as alterações introduzidas pela Lei 5-A/2000, de 11 de Janeiro, a Câmara Municipal de Lagoa - Açores deliberou, em reunião de 19 de Outubro de 2004, aprovar as presentes Normas do Sistema de Controlo Interno, consubstanciadas nas seguintes disposições:

CAPÍTULO I

Disposições gerais

Artigo 1.º

Objecto

A presente Norma do Sistema de Controlo Interno visa estabelecer um conjunto de regras, métodos e procedimentos de controlo que permitam assegurar, de forma eficaz, o desenvolvimento das actividades da autarquia e reforçar a confiança nas contas, registos e documentos de suporte, de modo a permitir a preparação da informação financeira em tempo oportuno, rigoroso e fiável.

Artigo 2.º

Âmbito de aplicação

1 - O presente sistema de controlo interno é aplicável a todos os serviços municipais da Câmara Municipal de Lagoa.

2 - A aplicação do sistema de controlo interno terá sempre em conta a verificação do cumprimento:

a) A verificação do cumprimento da Lei 169/99, de 18 de Setembro, com as alterações introduzidas pela Lei 5-A/2002, de 11 de Janeiro, que estabelece o quadro de competências assim como o regime jurídico de funcionamento dos órgãos das autarquias locais:

b) As verificações do cumprimento da Lei 42/98, de 6 de Agosto (Lei das Finanças Locais);

c) A verificação do cumprimento do Código de Procedimento Administrativo, publicado pelo Decreto-Lei 442/91, de 15 de Novembro, alterado e republicado pelo Decreto-Lei 6/96, de 31 de Janeiro;

d) A verificação do cumprimento do POCAL - Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais, publicado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, com as alterações constantes da Lei 162/99, de 14 de Setembro, Decreto-Lei 315/2000, de 2 de Dezembro, e Decreto-Lei 84-A/2002, de 5 de Abril;

e) A verificação do cumprimento do Decreto-Lei 197/99, de 8 de Junho, relativo ao regime jurídico da realização das despesas públicas e de contratação pública relativa à locação e aquisição de bens móveis e serviços;

f) A verificação do Decreto-Lei 59/99, de 2 de Março, com as alterações introduzidas pela Lei 163/99, de 14 de Setembro, relativo ao regime jurídico das empreitadas de obras públicas, perante os procedimentos inerentes ao concurso de empreitadas de obras públicas;

g) A verificação do cumprimento do Regulamento do Inventário e Cadastro do Património Municipal referente ao inventário de bens móveis e bens imóveis do município;

h) A verificação do cumprimento da tabela de taxas e licenças municipais;

i) A verificação do cumprimento do regime jurídico de edificação e urbanismo, publicado pelo Decreto-Lei 555/2000, alterado pelo Decreto-Lei 177/2002;

j) A verificação do cumprimento das disposições do PDML - Plano Director Municipal de Lagoa;

k) A verificação do funcionamento das normas de organização das unidades orgânicas da Câmara Municipal;

l) A verificação do cumprimento dos restantes regulamentos municipais em vigor;

m) A verificação do cumprimento dos restantes diplomas legais aplicáveis às autarquias locais.

Artigo 3.º

Competências

1 - Compete ao órgão executivo aprovar e manter em funcionamento o sistema de controlo interno adequado às actividades da autarquia local, assegurando o seu acompanhamento e avaliação permanente.

2 - Compete aos órgãos executivo e deliberativo, do município, sempre que considerem necessário, estabelecerem procedimentos de controlo específicos propondo a sua inclusão no sistema de controlo interno (SCI).

Artigo 4.º

Implementação

Compete aos responsáveis pelas secções implementar o cumprimento das normas definidas no presente sistema de controlo interno.

CAPÍTULO II

Princípios e regras

Artigo 5.º

Princípios orçamentais

Na elaboração e execução do orçamento da Câmara Municipal de Lagoa devem ser seguidos os princípios orçamentais, nos termos previstos no ponto 3.1.1 do POCAL:

a) Princípio da independência - a elaboração, aprovação e execução do orçamento das autarquias locais é independente do Orçamento do Estado;

b) Princípio da anualidade - os montantes previstos no orçamento são anuais, coincidindo o ano económico com o ano civil;

c) Princípio da unidade - o orçamento das autarquias locais é único;

d) Princípio da universalidade - o orçamento compreende todas as despesas e receitas;

e) Princípio do equilíbrio - o orçamento prevê os recursos necessários para cobrir todas as despesas, e as receitas correntes devem ser pelo menos iguais às despesas correntes;

f) Princípio da especificação - o orçamento discrimina suficientemente todas as despesas e receitas nele previstas;

g) Princípio da não consignação - o produto de quaisquer receitas não pode ser afecto à cobertura de determinadas despesas, salvo quando essa afectação for permitida por lei;

h) Princípio da não compensação - todas as despesas e receitas são inscritas pela sua importância integral, sem deduções de qualquer natureza.

Artigo 6.º

Princípios contabilísticos

A aplicação dos princípios contabilísticos fundamentais a seguir formulados deve conduzir à obtenção de uma imagem verdadeira e apropriada da situação financeira, dos resultados e da execução orçamental da entidade, nos termos previstos no ponto 3.2 do POCAL:

a) Princípio da entidade contabilística - constitui entidade contabilística todo o ente público ou de direito privado que esteja obrigado a elaborar e apresentar contas de acordo com o presente plano. Quando as estruturas organizativas e as necessidades globais de gestão e informação o requeiram, podem ser criadas subentidades contabilísticas, desde que esteja devidamente assegurada a coordenação com o sistema central;

b) Princípio da continuidade - considera-se que a entidade opera continuadamente, com duração ilimitada;

c) Princípio da consistência - considera-se que a entidade não altera as suas políticas contabilísticas de um exercício para o outro. Se o fizer e a alteração tiver efeitos materialmente relevantes, esta deve ser referida de acordo com o anexo às demonstrações financeiras;

d) Princípio da especialização (ou do acréscimo) os proveitos e os custos são reconhecidos quando obtidos ou incorridos, independentemente do seu recebimento ou pagamento, devendo incluir-se nas demonstrações financeiras dos períodos a que respeitem;

e) Princípio do custo histórico - os registos contabilísticos devem basear-se em custos de aquisição ou de produção;

f) Princípio da prudência - significa que é possível integrar nas contas um grau de precaução ao fazer as estimativas exigidas em condições de incerteza sem, contudo, permitir a criação de reservas ocultas ou provisões excessivas ou a deliberada quantificação de activos e proveitos por defeito ou de passivos e custos por excesso;

g) Princípio da materialidade - as demonstrações financeiras devem evidenciar todos os elementos que sejam relevantes e que possam afectar avaliações ou decisões dos órgãos das autarquias locais e dos interesses em geral;

h) Princípio da não compensação - os elementos das rubricas do activo e do passivo (balanço), dos custos e perdas e de proveitos e ganhos (demonstrações de resultados) são apresentadas em separado, não podendo ser compensados.

Artigo 7.º

Regras previsionais

A elaboração do orçamento da Câmara Municipal de Lagoa deve obedecer às seguintes regras previsionais, nos termos previstos no ponto 3.3.1 do POCAL:

a) As importâncias relativas aos impostos, taxas e tarifas a inscrever no orçamento, não podem ser superiores a metade das cobranças efectuadas nos últimos 24 meses que precedem o mês da sua elaboração, excepto no que respeita a receitas novas ou a actualizações de impostos, bem como dos regulamentos das taxas e tarifas que já tenham sido objecto de deliberação, devendo-se, então juntar ao orçamento os estudos ou análises técnicas elaborado para determinação dos seus montantes;

b) As importâncias relativas às transferências correntes e de capital só podem ser consideradas no orçamento desde que estejam em conformidade com a efectiva atribuição ou aprovação pela entidade competente, excepto quando se trate de receitas provenientes de fundos comunitários, em que os montantes das correspondentes dotações de despesa, resultantes de uma previsão de valor superior ao da receita de fundo comunitário aprovado, não podem ser utilizadas como contrapartida de alterações orçamentais para outras dotações;

c) Sem prejuízo do disposto na alínea anterior, até à publicação do Orçamento do Estado para o ano a que respeita o orçamento autárquico as importâncias relativas às transferências financeiras, a título de participação das autarquias locais nos impostos do Estado, a considerar neste último orçamento, não podem ultrapassar as constantes do Orçamento do Estado em vigor, actualizadas com base na taxa de inflação prevista;

d) As importâncias previstas para despesas com o pessoal devem ter em conta apenas o pessoal que ocupe lugares do quadro, requisitado e em comissão de serviço ou contratados a termo certo, bem como aquele cujos contratos ou abertura de concurso para ingresso ou acesso estejam devidamente aprovados no momento da elaboração do orçamento;

e) As importâncias previstas para despesas com pessoal devem considerar apenas o pessoal que ocupe lugares de quadro, requisitado e em comissão de serviço, tendo em conta o índice salarial que o funcionário atinge no ano a que o orçamento respeita, por efeitos da progressão de escalão na mesma categoria, e aquele pessoal com contratos a termo certo ou cujos contratos ou abertura de concurso para ingresso ou acesso estejam devidamente aprovados no momento da elaboração do orçamento;

f) No orçamento inicial, as importâncias a considerar nas rubricas "Remunerações de pessoal" devem corresponder à da tabela de vencimentos em vigor, sendo actualizada com base na taxa de inflação prevista, se ainda não tiver sido publicada a tabela correspondente ao ano a que o orçamento respeita.

Artigo 8.º

Princípios e regras na execução do orçamento

Na execução do orçamento da Câmara Municipal da Lagoa devem ser respeitados os seguintes princípios e regras, nos termos previstos no ponto 2.3.4.2 do POCAL:

a) As receitas só podem ser liquidadas e arrecadadas se tiverem sido objecto de inscrição orçamental adequada;

b) A cobrança de receitas pode, no entanto, ser efectuada para além dos valores inscritos no orçamento;

c) As receitas liquidadas e não cobradas até 31 de Dezembro devem ser contabilizadas pelas correspondentes rubricas do orçamento do ano em que a cobrança se efectuar;

d) As despesas só podem ser cativadas, assumidas, autorizadas e pagas se, para além de serem legais, estiverem inscritas no orçamento e com dotação igual ou superior ao cabimento e ao compromisso, respectivamente;

e) As dotações orçamentais da despesa constituem o limite máximo a utilizar na sua realização;

f) As despesas a realizar com a compensação em receitas legalmente consignadas podem ser autorizadas até à concorrência das importâncias arrecadadas;

g) As ordens de pagamento de despesas caducam em 31 de Dezembro do ano a que respeitam, devendo o pagamento dos encargos regularmente assumidos e não pagos até essa data, ser processado por conta das verbas adequadas do orçamento que estiver em vigor no momento em que se proceda ao seu pagamento;

h) O credor pode requerer o pagamento dos encargos referidos na alínea g), no prazo improrrogável de três anos a contar de 31 de Dezembro do ano a que respeita o crédito;

i) Os serviços, no prazo improrrogável definido na alínea anterior, devem tomar a iniciativa de satisfazer os encargos, assumidos e não pagos, sempre que não seja imputável ao credor a razão do não pagamento.

CAPÍTULO III

Organização dos serviços

Artigo 9.º

Competências da administração municipal

As competências da administração municipal são as definidas para a Câmara Municipal e presidente da Câmara, nos termos da lei, contando com o apoio instrumental da organização dos serviços municipais.

Artigo 10.º

Gestão financeira e patrimonial

A unidade orgânica à qual está directamente cometida a gestão financeira e patrimonial do município é a Divisão Administrativa e Financeira.

Artigo 11.º

Divisão Administrativa e Financeira

À Divisão Administrativa e Financeira incumbe prestar apoio técnico-administrativo instrumental às actividades desenvolvidas pelos restantes órgãos e serviços do município, competindo-lhe designadamente:

a) Assegurar a execução de todas as tarefas que se insiram nos domínios da administração dos recursos humanos, financeiros e patrimoniais, de acordo com as disposições legais aplicáveis e segundo critérios de boa gestão;

b) Promover e zelar pela arrecadação das receitas do município;

c) Propor e colaborar na execução de medidas tendentes ao aperfeiçoamento organizacional e à racionalização de recursos, em articulação com a Divisão de Apoio Técnico;

d) Coordenar os apoios necessários ao funcionamento dos órgãos do município;

e) Organizar a conta de gerência e participar na elaboração das grandes opções do plano e do orçamento, relatório e contas e planos de actividades;

f) Assegurar o serviço relacionado com o notariado privativo e o contencioso fiscal autárquico.

Artigo 12.º

Estrutura

A Divisão Administrativa e Financeira compreende duas repartições:

a) Repartição Administrativa;

b) Repartição Financeira.

A Repartição Administrativa compreende as seguintes secções:

a) Secção de Obras e Loteamento;

b) Secção de Administração Geral;

c) Secção de Pessoal e Património.

A Repartição Financeira compreende as seguintes secções:

a) Secção de Taxas e Licenças;

b) Secção de Contabilidade.

CAPÍTULO IV

Disponibilidades

Artigo 13.º

Valores em caixa

1 - Existem duas caixas em funcionamento na tesouraria da Câmara Municipal de Lagoa-Açores, sita no Largo de D. João III, freguesia de Santa Cruz, 9560-045 Lagoa e outra no edifício da Junta de Freguesia de Água de Pau, sita no Largo de Santiago, freguesia de Água de Pau, 9560-208 Lagoa.

2 - A importância em numerário existente na caixa da tesouraria municipal, não deve ser inferior a 1000 euros nem exceder o montante máximo de 3000 euros. Estes montantes são definidos e revistos, sempre que se justifique, pelo órgão executivo do município, tendo em conta as necessidades diárias da autarquia. Do valor em numerário existente na caixa da tesouraria municipal, fará parte 50 euros, colocados no posto de cobrança do edifício da Junta de Freguesia de Água de Pau, para facilitar e possibilitar os trocos.

3 - Sempre que no final de cada dia se apure um montante acima do limite máximo mencionado no número anterior, o mesmo deverá ser depositado numa das contas bancárias da autarquia, ainda no próprio dia se possível, ou no dia seguinte.

Artigo 14.º

Postos de cobrança

1 - Podem ainda existir outros postos de cobrança externos, ao mencionado no n.º 1 do artigo 13.º, por forma a facilitar o recebimento das várias receitas, sendo a sua abertura e respectivas regras de funcionamento definidas pelo executivo municipal.

2 - Sendo possível, todos os postos de cobrança externos existentes deverão fazer a entrega da receita, em regra, até às 10 horas do dia útil seguinte.

Artigo 15.º

Abertura e movimentação de contas bancárias

1 - Compete ao presidente da Câmara submeter à apreciação do órgão executivo a decisão de abrir contas bancárias tituladas pela autarquia.

2 - A movimentação das contas bancárias tituladas pela autarquia é feita, simultaneamente, pelo tesoureiro ou seu substituto legal e pelo presidente da Câmara ou vereador com competência delegada.

3 - Para além da assinatura do presidente, ou do vereador que o substituir, os cheques terão a assinatura do tesoureiro ou de quem o substituir.

4 - Os funcionários designados nos termos do n.º 2 receberão abono para falhas e prestarão caução nos termos da lei.

5 - O disposto no número anterior é válido para os funcionários nomeados para desempenhar funções no posto de cobrança do edifício da Junta de Freguesia de Água de Pau, ou de outros a criar no âmbito do n.º 1 do artigo 14.º, sempre que a legislação em vigor o permita.

Artigo 16.º

Pagamentos

1 - Os pagamentos devem ser feitos, preferencialmente e sempre que possível, por transferência bancária.

2 - O pagamento por meio de cheque (sempre cruzado) ou em numerário poderá ser utilizado sempre que não se aplicar o número anterior.

3 - No acto do pagamento, deverá ser verificado pela Secção de Contabilidade, o cumprimento do disposto no n.º 1 do artigo 11.º do Decreto-Lei 411/91, de 17 de Outubro (apresentação de declaração comprovativa da situação contributiva perante as instituições de previdência ou de segurança social que as abranjam).

4 - Caso se verifique o disposto no número anterior, deverá ser aplicado o n.º 2 do artigo 11.º do referido decreto-lei.

5 - Nas ordens de pagamento relativas a contratos de empreitada, tarefas e fornecimento de obras públicas, far-se-ão as respectivas deduções e retenções, depositando o respectivo produto, numa conta bancária própria, nos termos da legislação em vigor.

6 - No acto do pagamento deve ser entregue o respectivo recibo e, na falta deste, é necessário apor o carimbo e assinatura da entidade na ordem de pagamento, juntar o respectivo ofício a remeter o cheque ou o comprovativo de envio do suporte informático para a transferência bancária.

7 - Sempre que forem atribuídos subsídios ou comparticipações a colectividades, associações, clubes ou outras entidades sem fins lucrativos legalmente constituídos, deverá, na altura do seu pagamento, ser solicitado um relatório de execução, descrevendo de forma clara se os objectivos a que se propunham os seus promotores foram alcançados.

Artigo 17.º

Emissão e guarda de cheques

1 - Os cheques serão emitidos na tesouraria e apensos à respectiva ordem de pagamento, após serem devidamente subscritos pelo presidente da Câmara ou pelo vereador com competência delegada e pelo tesoureiro ou seu substituto legal.

2 - Os cheques não preenchidos estão à guarda do tesoureiro.

3 - Os cheques que venham a ser anulados após a sua emissão, serão arquivados pela tesouraria, após inutilização das assinaturas, quando as houver.

Artigo 18.º

Cobrança de receitas

1 - A cobrança das receitas municipais será efectuada diariamente pelos diversos serviços emissores de receita, através da emissão de documento de receita, com numeração sequencial, indicando tipo de receita e serviço de cobranças.

2 - Todos os documentos de receita, devidamente numerados e sequenciais, serão fornecidos diariamente à Secção de Contabilidade, a qual procederá à respectiva conferência e arquivamento.

3 - A receita proveniente de operações de tesouraria deverá ser depositada numa conta própria e especifica para o efeito, evidenciando diariamente de uma forma clara e inequívoca no balancete o valor total retido.

4 - Esta conta bancária terá que se encontrar sempre disponível e com total liquidez para efectuar pagamentos ou responder a pedidos de libertação.

Artigo 19.º

Reconciliações bancárias

1 - A tesouraria manterá permanentemente actualizadas as contas-correntes referentes a todas as instituições bancárias onde se encontrem contas abertas em nome desta autarquia.

2 - A Secção de Contabilidade fará, pelo menos, uma reconciliação bancária no último dia de cada mês, através de um funcionário designado rotativamente para o efeito pelo chefe da Repartição Financeira, que não se encontre afecto à tesouraria nem tenha acesso às respectivas contas-correntes.

3 - Quando se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias, estas são averiguadas e prontamente regularizadas, se tal se justificar.

Artigo 20.º

Cheques em trânsito

1 - Após a reconciliação bancária, a tesouraria analisa a validade dos cheques em trânsito, promovendo o respectivo cancelamento, junto da instituição bancária, nas situações que o justifiquem. Remeterá à Secção de Contabilidade a fim de efectuar os necessários registos contabilísticos de regularização.

2 - Sempre que houver divergências entre os extractos enviados pelas instituições bancárias e a conta-corrente existente na Câmara, deverão os Serviços de Contabilidade solicitar o envio de extracto actualizado, permitindo assim evidenciar movimentos posteriores com data-valor anterior.

Artigo 21.º

Virtualização da receita

1 - Compete à Câmara Municipal definir e aprovar a relação das receitas que devem ser objecto de cobrança virtual, a qual é apresentada sob proposta do presidente da Câmara Municipal, mediante informação da Divisão Administrativa e Financeira.

2 - As receitas são cobradas virtualmente se os respectivos documentos de cobrança foram debitados ao tesoureiro, na sequência da deliberação camarária, conforme o disposto no número anterior.

Artigo 22.º

Responsabilidade do tesoureiro

1 - O estado da responsabilidade do tesoureiro pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda é verificado na presença daquele ou do seu substituto, através de contagem física do numerário e documentos sob a sua responsabilidade, a realizar pelos funcionários que para o efeito forem designados pelo chefe da Divisão Administrativa e Financeira, nas seguintes situações:

a) Trimestralmente, em dia a fixar pelo chefe da Divisão Administrativa e Financeira, aleatoriamente e sem aviso prévio;

b) No encerramento das contas de cada exercício económico;

c) No final e no início do mandato do órgão eleito ou do órgão que o substitui, no caso de aquele ter sido dissolvido;

d) Quando for substituído o tesoureiro.

2 - O tesoureiro responde directamente perante o órgão executivo pelo conjunto das importâncias que lhe são confiadas e os outros funcionários e agentes em serviço na tesouraria respondem perante o respectivo tesoureiro pelos seus actos e omissões que se traduzam em situações de alcance, qualquer que seja a sua natureza.

3 - Para efeitos do previsto no número anterior, o tesoureiro deve estabelecer um sistema de apuramento diário de contas relativo a cada caixa, transmitindo as ocorrências ao chefe da Repartição Financeira.

4 - O tesoureiro é responsável pelo rigoroso funcionamento da tesouraria, nos seus diversos aspectos.

5 - A responsabilidade do tesoureiro cessa no caso de os factos apurados não lhe serem imputáveis e não estiverem ao alcance do seu conhecimento.

Artigo 23.º

Contagem dos montantes na tesouraria

1 - São lavrados termos da contagem dos montantes sob a responsabilidade do tesoureiro, assinados pelos seus intervenientes e, obrigatoriamente, pelo presidente da Câmara ou seu substituto legal, pelo chefe da Divisão Administrativa e Financeira e pelo tesoureiro, no final e no início do mandato do órgão executivo.

2 - Em caso de substituição do tesoureiro, os termos da contagem serão assinados igualmente pelo tesoureiro cessante.

3 - Só deverão estar no cofre da tesouraria os valores expressos no resumo diário de tesouraria.

4 - A chave do cofre e o seu segredo estará na posse do tesoureiro e ou de alguém por ele indicado e que o substitua.

Artigo 24.º

Actualização de contas correntes

1 - Para efeitos de controlo de tesouraria e do endividamento são obtidos junto das instituições de crédito extractos de todas as contas de que a autarquia local é titular.

2 - Sempre que surjam alterações ao montante de endividamento, a Divisão Administrativa e Financeira apresentará relatório que analise a sua situação, tendo em atenção os limites fixados no artigo 24.º da Lei das Finanças Locais.

Artigo 25.º

Acções inspectivas

Sempre que, no âmbito das acções inspectivas, se realize a contagem dos montantes sob responsabilidade do tesoureiro, o presidente do órgão executivo ou seu substituto legal, mediante requisição do inspector ou do inquiridor, dará instruções às instituições de crédito para que forneçam directamente àquele todos os elementos de que necessite para o exercício das suas funções.

CAPÍTULO V

Aprovisionamento e armazém

Artigo 26.º

Aquisições

1 - As compras são promovidas pelo Serviço de Aprovisionamento, com base em requisição externa ou contrato, após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente, em matéria de realização de despesas públicas com aquisição de bens e serviços.

2 - Em conformidade com cada uma das opções, será iniciado o processo nos termos legais, aplicando os procedimentos previstos no Decreto-Lei 197/99, de 8 de Junho.

3 - A requisição externa deve mencionar as quantidades e todas as especificações dos artigos a adquirir, preço unitário, descontos, prazos de entrega e condições de pagamento, entre outros elementos igualmente importantes.

4 - As requisições externas são elaboradas pelo Serviço de Aprovisionamento a partir do pedido interno, devidamente autorizado.

5 - Nenhuma compra ou aquisição poderá ser efectuada junto de qualquer fornecedor sem a apresentação da respectiva requisição, sob pena de não ser posteriormente reconhecida a despesa, que terá, neste caso, de ser assumida por quem a efectuou.

6 - A requisição externa só será assinada por quem autorize a despesa depois de devidamente cabimentada pelo Serviço de Contabilidade.

7 - A entrega de bens é efectuada junto do serviço de armazém que deve proceder de imediato à conferência física, qualitativa e quantitativa, confrontando com as respectivas guias de remessa e requisição externa, promovendo a actualização das existências.

8 - Após o disposto no número anterior, os bens serão remetidos à secção indicada no processo de aquisição.

Artigo 27.º

Conferência de factura e outros documentos

1 - No Serviço de Aprovisionamento são conferidas as facturas com a guia de remessa e a requisição externa.

2 - Uma vez que a situação se encontre perfeitamente regularizada, as facturas são remetidas à Secção de Contabilidade, devidamente informadas, a fim de serem emitidas as ordens de pagamento respectivas.

3 - No final de cada mês, será feita reconciliação entre os extractos de conta corrente dos clientes e dos fornecedores com as respectivas contas da autarquia, pelo funcionário designado pelo chefe da Repartição Financeira.

4 - Caso existam facturas recebidas com mais de uma via, é aposto nas cópias, de forma clara e evidente, um carimbo de "Duplicado".

CAPÍTULO VI

Existências

Artigo 28.º

Gestão de armazéns

A gestão dos stocks dos armazéns municipais fica sob a responsabilidade do encarregado, o qual deverá garantir o bom e eficaz funcionamento do mesmo.

Artigo 29.º

Armazém e depósito

1 - As entradas ou saídas dos materiais dos armazéns apenas são permitidas mediante a respectiva guia de remessa ou requisição interna, devidamente autorizada.

2 - As sobras de materiais darão, obrigatoriamente, entrada em armazém, através da competente guia de devolução ou reentrada.

Artigo 30.º

Recepção dos bens

1 - É expressamente proibido recepcionar qualquer bem, sem que o mesmo venha acompanhado pela competente guia de transporte ou equivalente.

2 - Na recepção de qualquer bem deverá ter-se sempre presente a encomenda que foi efectuada, existindo a preocupação de confrontar este documento com a entrega realizada.

Artigo 31.º

Controlo das existências

1 - As fichas de existências do armazém são movimentadas por forma a que o seu saldo corresponda permanentemente aos bens existentes no respectivo armazém.

2 - As existências são semestralmente sujeitas a inventariação física por utilização de testes de amostragem, devendo, ao longo do ano, serem contados todos os bens.

3 - Os funcionários que procedem à inventariação física por amostragens são indicados pelo chefe da Divisão Administrativa e Financeira.

4 - Quando for o caso, proceder-se-á prontamente às regularizações necessárias e ao apuramento de responsabilidades.

CAPÍTULO VII

Imobilizado

Artigo 32.º

Identificação, caracterização e valorização

Compete ao Serviço de Património manter as fichas do imobilizado permanentemente actualizadas, no que se refere à sua identificação, caracterização e valorização, tendo em conta as disposições aplicáveis, nomeadamente o sistema de inventário e cadastro.

Artigo 33.º

Registo de propriedade

1 - Compete ao Serviço do Património:

a) O registo de propriedade dos bens móveis a isso sujeitos;

b) A inscrição na matriz predial e respectivos registos na conservatória predial de todos os bens imóveis, adquiridos pelo município, no prazo de 15 dias a contar da celebração da respectiva escritura.

2 - Excepcionam-se do disposto na alínea b) do número anterior, as aquisições de imóveis sujeitas a fiscalização prévia do Tribunal de Contas, casos em que os registos serão efectivados no prazo de 15 dias a contar da data da comunicação, por parte do Tribunal de Contas, em como o processo se encontra visado.

3 - Se o imóvel constituir um prédio urbano, com excepção de terrenos destinados a construção urbana, deverá, ainda o Serviço de Património requerer, junto das entidades competentes, o averbamento ou cancelamento, consoante os casos, dos contratos da água, saneamento, fornecimento de energia eléctrica ou de serviço de telefone, entre outros.

Artigo 34.º

Gestão dos imóveis

1 - No Serviço de Património existirão cópias de todas as chaves dos imóveis do município, as quais ficarão à guarda do respectivo chefe de secção.

2 - Em casos fundamentais e mediante autorização do presidente da Câmara, serão atribuídas chaves a funcionários, os quais serão responsáveis pelas mesmas.

3 - O procedimento preconizado no número anterior, aplica-se com as devidas adaptações, aos imóveis propriedade do município e que estejam a ser utilizados por entidades públicas ou privadas.

Artigo 35.º

Reconciliações às contas do imobilizado

Anualmente a Divisão Administrativa e Financeira promove reconciliações no que se refere aos montantes de aquisição e respectivas amortizações entre as fichas de imobilizado e os registos contabilísticos.

Artigo 36.º

Controlo do imobilizado

1 - Durante os meses de Novembro e Dezembro de cada ano, o Serviço de Património faz a verificação física de todos os bens do imobilizado, conferindo-a com os registos. Havendo diferenças, procede-se de imediato às necessárias regularizações e ao apuramento de responsabilidades quando for caso disso.

2 - Em Janeiro de cada ano, o Serviço de Património enviará a cada secção ou serviço um inventário patrimonial actualizado da sua responsabilidade a fim de o mesmo ser devidamente subscrito.

3 - Cada funcionário é responsável pelos bens e equipamentos que lhe estejam distribuídos, para o que subscreverá documento de posse no momento da entrega eventual de cada bem ou equipamento constante do inventário.

4 - Relativamente aos bens e equipamentos colectivos, o dever consignado no número anterior é cometido ao responsável da secção ou sector em que se integram.

Artigo 37.º

Fichas do imobilizado

1 - Devido aos elevados valores que o imobilizado em geral representa, todas as decisões sobre o mesmo, deverão ser tomadas pelo órgão competente e de acordo com a lei em vigor.

2 - A política a seguir no que diz respeito ao imobilizado, deve ser decidida com o máximo rigor pela administração municipal, tendo em conta as suas competências.

3 - As fichas do imobilizado deverão ser mantidas permanentemente actualizadas pelo Serviço do Património.

Artigo 38.º

Inventário de bens duradouros

1 - O inventário de todos os bens duradouros e equipamentos, que sejam propriedade do município, deverá manter-se permanentemente actualizado.

2 - As aquisições de imobilizado, deverão ser efectuadas de acordo com o PPI e ou ainda com base em deliberações do órgão competente e de acordo com a lei em vigor, baseadas e requisições externas ou em algum documento equivalente, como os contratos deverão ser emitidos pelos responsáveis designados para o efeito, após ter sido dado cumprimento às normas legais aplicáveis, nomeadamente no que diz respeito a empreitadas e fornecimentos.

3 - Deverá efectuar-se periodicamente a verificação dos bens do activo imobilizado, conferindo-os com os registos, devendo proceder-se prontamente à regularização que se julgar necessária, assim como ao apuramento de responsabilidades, quando for caso disso.

Artigo 39.º

Abate de bens

1 - Sempre que por qualquer motivo, um bem ou equipamento deixe de ter utilidade, deve o funcionário a quem o mesmo esteja afecto ou distribuído, comunicar tal facto ao respectivo superior hierárquico.

2 - Se a entidade competente para tomar a decisão, entender que deverá ser esse o procedimento mais adequado, deverá o abate do bem ser ordenado, remetendo-se o respectivo documento após despacho para o Serviço do Património.

3 - A competência para ordenar o abate de bens, pertence:

Até 500 euros o chefe da Divisão Administrativo e Financeiro;

Para valor superior a 500 euros ao presidente da Câmara ou ao vereador com competência delegada.

CAPÍTULO VIII

Controlo de dados

Artigo 40.º

Dados em suporte informático

1 - O desenvolvimento e implementação das medidas necessárias à segurança e confidencialidade da informação armazenada e processada, é assegurada pelo Serviço de Informática.

2 - Só os técnicos de informática terão acesso a todo o sistema informático implementado, na qualidade de administradores do sistema.

3 - O acesso a dispositivos de entrada e saída de dados, será restrito e totalmente controlado pelos informáticos, que poderá, em casos de comprovada funcionalidade, atribuir acessos especiais aos utilizadores, devendo estes respeitar integralmente os procedimentos estabelecidos pelos informáticos.

4 - O recurso a dispositivos de segurança deverá assegurar a integridade dos dados através de rede informática para discos, tapes e CD's de forma predefinida, calendarizada e registada.

Artigo 41.º

Entrada e saída de correspondência

1 - A entrada de correspondência e ou documentação dirigida ao município, deverá dar entrada e ser recepcionada na Secção de Administração Geral.

2 - Após a sua abertura e registo, os originais deverão ser enviados ao chefe da Divisão Administrativa e Financeira, que os levará ao presidente para conhecimento e despacho.

3 - Após a correspondência e ou documentação ser devolvida, assinada e despachada pelo presidente, deverá a mesma ser arquivada no arquivador geral de correspondência entrada.

4 - No caso de alguma correspondência e ou documentação apresentar algum despacho do qual deva ser dado conhecimento a outros interessados, deverá proceder-se à circulação de uma cópia para conhecimento.

5 - Os diferentes serviços, sempre que se trate de correspondência e ou documentação que esteja relacionada directamente com esses serviços, deverão ficar com uma cópia no seu arquivo, para mais facilmente poderem acompanhar os assuntos e para uma mais rápida consulta em caso de necessidade.

6 - Com os faxes e e-mail's, deverá proceder de igual modo.

7 - No que diz respeito à correspondência e ou documentação a enviar pelos diferentes serviços do município, alguns dos procedimentos referidos deverão de igual modo ser seguidos, em especial no que diz respeito ao arquivo de uma cópia no arquivador geral de correspondência saída.

Artigo 42.º

Organização da documentação oficial

Os originais da documentação oficial, deverão ter uma numeração sequencial para cada ano civil, devendo ser arquivados na Secção de Administração Geral, em pastas próprias e por assuntos. Os originais dos regulamentos municipais deverão de igual modo ser arquivados na Secção de Administração Geral em pastas destinadas para esse fim.

CAPÍTULO IX

Fundos de maneio

Artigo 43.º

Constituição

Em caso de reconhecida necessidade poderá ser autorizada a constituição de fundos de maneio, correspondendo a cada um uma parcela orçamental, visando o pagamento de pequenas despesas urgentes e inadiáveis.

Artigo 44.º

Funcionamento e regularização

1 - Cada um dos fundos tem de ser regularizado no fim de cada mês e saldado no fim do ano, não podendo conter, em caso algum, despesas não documentadas.

2 - Para efeitos de controlo dos fundos de maneio o órgão executivo deve, no momento da sua constituição, aprovar as normas a que o mesmo deve obedecer, das quais deve constar:

a) O montante que constitui o fundo e as rubricas da classificação económica que disponibilizam as dotações necessárias para o efeito;

b) O responsável pela sua posse e utilização;

c) A natureza das despesas a pagar pelo fundo;

d) A sua reconstituição será mensal contra a entrega dos documentos justificativos das despesas;

e) A sua reposição ocorrerá, obrigatoriamente, até ao último dia útil de cada ano.

CAPÍTULO X

Responsabilidade funcional

Artigo 45.º

Implicação disciplinar

A violação das regras estabelecidas no presente sistema de controlo interno, sempre que indicie o cometimento de infracção disciplinar, dará lugar à imediata instauração do procedimento competente, nos termos prescritos no estatuto disciplinar.

Artigo 46.º

Processo individual

As informações de serviço que dêem conta da violação das regras estabelecidas no presente sistema de controlo interno, integrarão o processo individual do funcionário visado, sendo levadas em linha de conta na atribuição da classificação de serviço relativa ao ano a que respeitem.

CAPÍTULO XI

Disposições finais e transitórias

Artigo 47.º

Revogação e casos omissos

1 - São revogadas todas as normas internas, despachos e ordens de serviço actualmente em vigor, na parte em que contrariem as regras e os princípios estabelecidos no presente sistema de controlo interno.

2 - Em regra geral tudo o que for omisso nesta norma aplicar-se-á as disposições legais previstas no POCAL e na restante legislação em vigor, aplicável às autarquias locais.

3 - Nos casos omissos e específicos em que se verifiquem dúvidas na sua aplicação, compete ao órgão executivo a resolução de qualquer situação não prevista neste diploma.

Artigo 48.º

Publicidade

Do presente sistema de controlo interno, bem como de todas as alterações que lhe venham a ser introduzidas, serão remetidas cópias à Inspecção-Geral de Finanças e à lnspecção-Geral da Administração do Território, dentro do prazo de 30 dias após a sua aprovação.

Artigo 49.º

Entrada em vigor

O presente sistema de controlo interno entra em vigor no 1.º dia útil após a sua publicação no Diário da República.