de 5 de Abril
O Decreto-Lei 46350, de 22 de Maio de 1965, que cria ou remodela as Bibliotecas Públicas e Arquivos Distritais de Bragança, Leiria e Vila Real e os Arquivos Distritais de Aveiro, Beja, Castelo Branco, Faro, Guarda, Santarém, Setúbal e Viana do Castelo, instituições cujos encargos financeiros recaem actualmente sobre as assembleias distritais e também, ainda que indirectamente, sobre as câmaras municipais e governos civis, embora dependam técnica e, em parte, administrativamente do Ministério da Cultura e Coordenação Científica, encontra-se desde há muito desajustado das realidades.Serviços houve que nunca chegaram a funcionar, como a Biblioteca Pública e Arquivo Distrital de Bragança e os Arquivos Distritais de Beja, Castelo Branco, Guarda e Viana do Castelo, por falta de estruturas locais de apoio. Como consequência imediata, adveio a dispersão dos fundos arquivísticos, que, chegado o prazo de transferência das conservatórias dos registos civil e do notariado e das secretarias judiciais, têm sido incorporados, por força de despacho ministerial, no arquivo distrital que os pode recolher e geograficamente mais próximo. Mas o problema da salvaguarda da documentação em arquivos públicos não se põe apenas nos distritos que não têm arquivo, pois, sendo os fundos sempre crescentes por regularmente alimentados, estão actualmente esgotados, ou em vias de se esgotarem, os espaços livres para incorporações.
Ao contexto, nuns casos, de falta de apoio local e, noutros, de carência de espaço veio juntar-se, com carácter generalizado, a escassez de pessoal, já que o referido Decreto-Lei 46350 previa apenas um técnico com funções de director, um escriturário-dactilógrafo e um servente - as bibliotecas públicas e arquivos distritais dispunham ainda de um aspirante -, quadros manifestamente insuficientes para as atribuições que confere ao director o artigo 2.º do citado decreto-lei.
Assegurado o alargamento dos quadros de pessoal através das Portarias n.º 500/80 e n.º 505/80, de 12 de Agosto, e encontrando-se em estudo a solução para a instalação das instituições, quer pela construção de novos imóveis, quer pela conservação e adaptação de edifícios já existentes, pretende-se com o presente diploma atingir dois objectivos fundamentais: regulamentar o funcionamento dos arquivos distritais e das bibliotecas públicas e arquivos distritais, redefinindo-se-lhes as atribuições à luz de uma diferente política de arquivos, e consignar no Orçamento Geral do Estado as despesas com o pessoal, ou outras, sem prejuízo da transferência de competências para as autarquias locais, seguindo-se a orientação preconizada no princípio geral da reorganização.
Muito se tem progredido recentemente na aplicação da tecnologia moderna ao tratamento documental, como seja o recurso ao microfilme de segurança ou de substituição, ou a automatização para a recolha e difusão da informação. Por se tratar de técnicas que exigem coordenação, normalização de métodos e conjugação de esforços, chegou-se ao conceito de instituição integrada voluntariamente no conjunto de outras congéneres, por forma a constituírem uma rede com interesses comuns e com equilibrada divisão de funções. Daí que, no presente diploma, as atribuições dos arquivos distritais e das bibliotecas públicas e arquivos distritais não sejam exclusivamente as que lhes foram atribuídas pela legislação até agora em vigor. Assim, o arquivo distrital assumirá as funções de centro coordenador de todos os arquivos da zona: os estatais, os concelhios, os de demais instituições e até, se possível, os particulares.
A adopção de regras comuns na elaboração de inventários, classificação e indexação nestes arquivos será preocupação primordial, já que irá possibilitar a aplicação da automatização e consequentes facilidades no conhecimento dos acervos existentes.
Assim:
O Governo decreta, ao abrigo do disposto na alínea a) do n.º 1 do artigo 201.º da Constituição, o seguinte:
Artigo 1.º - 1 - O presente diploma aplica-se aos Arquivos Distritais de Aveiro, Beja, Braga, Castelo Branco, Guarda, Faro, Portalegre, Porto, Santarém, Setúbal, Viana do Castelo e Viseu e às Bibliotecas Públicas e Arquivos Distritais de Bragança, Évora, Leiria e Vila Real.
2 - O Arquivo Nacional da Torre do Tombo e o Arquivo da Universidade de Coimbra, nas suas funções de arquivos distritais, regulam-se também pelo presente decreto-lei.
Art. 2.º Na prossecução das suas atribuições, devem os arquivos distritais e as bibliotecas públicas e arquivos distritais:
a) Zelar pelo escrupuloso cumprimento das normas legais que regulam as incorporações obrigatórias;
b) Recolher a documentação relativa à administração central e local;
c) Promover todas as diligências junto das câmaras municipais e de outras entidades regionais ou privadas na posse de fundos documentais com valor cultural para que estes sejam convenientemente conservados e tratados arquivisticamente, segundo regras uniformes de inventário, classificação e indexação a definir pelo Instituto Português do Património Cultural;
d) Incentivar a incorporação destes fundos nos arquivos distritais, quer a título definitivo, quer a título de depósito;
e) Tratar os fundos documentais de acordo com regras uniformes de inventário, classificação e indexação;
f) Fornecer apoio técnico em matéria arquivística aos arquivos do distrito que o solicitem;
g) Fornecer aos utilizadores certidões e cópias das suas espécies documentais, nos termos do disposto nos artigos 16.º e 17.º deste diploma;
h) Elaborar guias, inventários de fontes documentais com interesse regional e monografias histórico-arquivísticas;
i) Organizar ficheiros bibliográficos das obras de interesse histórico-arquivístico referentes à região;
j) Promover, tanto quanto possível, o conhecimento público dos acervos documentais, quer dos arquivos próprios, quer dos existentes na região;
l) Reunir as publicações oficiais do respectivo distrito;
m) Organizar actividades culturais, como visitas guiadas, conferências e exposições, de colaboração com as delegações regionais do Ministério da Cultura e Coordenação Científica e com os órgãos do poder local;
n) Funcionar como serviço de informação documental da região;
o) Pronunciar-se sobre a transferência ou permuta de documentos entre os arquivos da região.
Art. 3.º - 1 - Serão obrigatoriamente incorporados nos arquivos distritais e nas bibliotecas públicas e arquivos distritais:
a) A documentação das conservatórias do registo civil e os livros de registo paroquiais;
b) A documentação das conservatórias dos registos do notariado;
c) A documentação dos tribunais;
d) Os documentos de serviços cessantes;
e) Todos os outros documentos que, nos termos da lei, devam recolher aos arquivos distritais ou se venha a reconhecer que convém neles recolher.
2 - A incorporação da documentação referida nas alíneas a), b) e c) do número anterior far-se-á de acordo com o disposto no artigo 48.º do Código do Registo Civil, no artigo 50.º do Código do Notariado e no artigo 302.º do Decreto-Lei 44278, de 14 de Abril de 1962.
3 - A documentação a que se referem as restantes alíneas do n.º 1 ainda não incorporada nos arquivos distritais e nas bibliotecas públicas e arquivos distritais deverá, logo que possível, dar entrada nos mesmos.
4 - As entidades que tiverem a seu cargo a documentação referida no n.º 1 do presente artigo deverão, no acto de entrega, fazê-la acompanhar de relação em duplicado.
5 - As despesas com o transporte da documentação referida no número anterior constituirão encargo do Instituto Português do Património Cultural.
Art. 4.º Constituem propriedade do Estado os núcleos documentais a que se refere o artigo 3.º do presente diploma, bem como toda a documentação já incorporada ou que venha a ser adquirida pelos arquivos distritais e pelas bibliotecas públicas e arquivos distritais, exceptuando-se a que se encontre em regime de depósito.
Art. 5.º - 1 - O Estado, as autarquias e quaisquer outras entidades públicas e privadas poderão, nas condições que vierem a ser acordadas, caso a caso, depositar no respectivo arquivo distrital ou biblioteca pública e arquivo distrital, após inventário prévio, os núcleos documentais que lhes pertencerem.
2 - Os arquivos distritais e as bibliotecas públicas e arquivos distritais ficam obrigados a conservar e tratar os fundos depositados, facultando-os, se para isso estiverem autorizados pelos seus proprietários, à consulta de estudiosos.
3 - Os núcleos sob regime de depósito não poderão ser vendidos pelos seus proprietários a terceiros sem que o Estado declare não querer fazer uso do seu direito de opção, devendo, em caso de venda, ser a respectiva documentação sujeita a arrolamento ou inventariação, nos termos do disposto no Decreto 20586, de 4 de Dezembro de 1931, e no Decreto-Lei 38906, de 10 de Setembro de 1952, antes de levantada do arquivo distrital.
Art. 6.º Com excepção dos Arquivos Distritais de Braga, Portalegre, Porto e Viseu e da Biblioteca Pública e Arquivo Distrital de Évora e ainda dos casos previstos no n.º 2 do artigo 1.º, os arquivos distritais e as bibliotecas públicas e arquivos distritais, em matéria de competências e encargos, reger-se-ão pelo disposto nos artigos 7.º a 14.º do presente diploma.
Art. 7.º Os arquivos distritais e bibliotecas públicas e arquivos distritais dependem do Ministério da Cultura e Coordenação Científica, através do Instituto Português do Património Cultural, e das respectivas assembleias distritais.
Art. 8.º - 1 - Compete ao Instituto Português do Património Cultural:
a) Superintender técnica e administrativamente;
b) Nomear o director, nos termos da lei, ouvida a assembleia distrital;
c) Fixar os quadros e nomear e gerir o pessoal;
d) Assumir os encargos financeiros com o pessoal.
2 - O Instituto Português do Património Cultural, dentro das suas competências e disponibilidades orçamentais, poderá comparticipar com a assembleia distrital em aquisições de documentação, em bens de equipamento necessários e ainda em acções que estejam no âmbito do arquivo distrital ou biblioteca pública e arquivo distrital.
Art. 9.º A superintendência técnica do Instituto Português do Património Cultural desenvolve-se de acordo com o Decreto Regulamentar 34/80, de 2 de Agosto.
Art. 10.º Compete às assembleias distritais:
a) Pronunciar-se sobre a nomeação do director;
b) Participar, através de um representante, no conselho técnico consultivo previsto no artigo 12.º deste diploma;
c) Arrecadar as receitas do respectivo arquivo distrital ou biblioteca pública e arquivo distrital;
d) Assumir os encargos com a aquisição e conservação das instalações, bem como com a manutenção dos arquivos distritais e bibliotecas públicas e arquivos distritais.
Art. 11.º Os directores dos arquivos distritais e das bibliotecas públicas e arquivos distritais são delegados do Instituto Português do Património Cultural, cabendo-lhes, nessa qualidade:
a) Zelar pela guarda, segurança e conservação dos arquivos e bibliotecas do distrito;
b) Suscitar a rigorosa observância do preceituado no artigo 54.º do Decreto 19952, de 30 de Julho de 1931;
c) Informar sobre a existência de espécies que, pelo seu valor, mereçam ser arroladas ou inventariadas ou objecto de outras medidas, bem como sobre quaisquer perigos que as ameacem;
d) Chamar a atenção para a necessidade de, em qualquer caso, se adoptarem as medidas previstas nos n.os 3.º e 4.º do artigo 1.º do Decreto-Lei 46350, de 22 de Maio de 1965.
Art. 12.º - 1 - É criado nos arquivos distritais e nas bibliotecas públicas e arquivos distritais a que se refere o artigo 6.º do presente diploma um conselho técnico consultivo.
2 - Fazem parte do conselho técnico consultivo o director do arquivo distrital ou da biblioteca pública e arquivo distrital, que presidirá, um representante da assembleia distrital, um representante do delegado do Ministério da Cultura e Coordenação Científica da respectiva área, um representante das associações de defesa do património existentes no distrito e um representante do Ministério da Educação.
Art. 13.º Compete ao conselho técnico consultivo:
a) Pronunciar-se sobre a recolha e aquisição de documentação;
b) Pronunciar-se sobre a aquisição ou utilização de instalações para o arquivo distrital ou biblioteca pública e arquivo distrital;
c) Planificar as acções a desenvolver conjuntamente pelo arquivo distrital ou biblioteca pública e arquivo distrital e pelas entidades locais ou com representação local;
d) Pronunciar-se sobre todos os assuntos de interesse para o arquivo distrital ou biblioteca pública e arquivo distrital.
Art. 14.º O conselho técnico consultivo reunirá ordinariamente duas vezes por ano, e extraordinariamente, sempre que pelo menos 3 dos seus membros o requeiram ao presidente.
Art. 15.º - 1 - É livre, por princípio, o acesso à documentação guardada nos arquivos distritais e nas bibliotecas públicas e arquivos distritais.
2 - Excepcionalmente, tal acesso poderá ser limitado, a título acidental ou temporário, pelos directores ou responsáveis dessas instituições quando estiver em causa o direito de sigilo ou a preservação das espécies, devendo, neste último caso, ser facultada a consulta, na medida do possível, de um símile do documento acautelado.
Art. 16.º É livre, por princípio, a reprodução dos documentos referidos no n.º 1 do artigo anterior, excepto nas situações previstas no n.º 2 do mesmo artigo, de acordo com as seguintes regras:
a) Se a reprodução for feita por processo de matriz e prova, a matriz será propriedade da instituição detentora da espécie reproduzida;
b) Se a espécie for reproduzida em mais de 50 exemplares, o requerente deverá entregar à entidade detentora 2 exemplares da tiragem, sob pena de lhe ser vedado, enquanto o não fizer, o acesso à instituição;
c) Dos exemplares referidos na alínea anterior, um ficará na instituição e o outro será enviado ao Instituto Português do Património Cultural.
Art. 17.º - 1 - Os emolumentos a cobrar por certidões, cópias e fotocópias são os constantes das tabelas oficiais estabelecidas para os registos civil e do notariado.
2 - Quando haja lugar a busca por falta de elementos de informação do requerente, os emolumentos a cobrar serão acrescidos da taxa de 50% sobre o valor dos documentos referidos no número anterior.
Art. 18.º Os encargos com a execução do presente diploma serão suportados, no corrente ano económico, pelas dotações orçamentais atribuídas aos arquivos distritais e às bibliotecas públicas e arquivos distritais e inscritas no orçamento do Ministério da Cultura e Coordenação Científica.
Visto e aprovado em Conselho de Ministros de 6 de Janeiro de 1983. - Francisco José Pereira Pinto Balsemão - Francisco António Lucas Pires.
Promulgado em 14 de Março de 1983.
Publique-se.O Presidente da República, ANTÓNIO RAMALHO EANES.
Referendado em 17 de Março de 1983.
O Primeiro-Ministro, Francisco José Pereira Pinto Balsemão.
