Regulamento 286/2013

José Eduardo Lopes Ferreira, Presidente da Câmara Municipal de Moimenta da Beira, faz público que a Câmara Municipal de Moimenta da Beira, em sua reunião ordinária realizada no dia 21 de junho de 2013, aprovou a Norma de Controlo Interno, em cumprimento do estabelecido no Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais, aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de fevereiro, na redação atual e nos termos do disposto na alínea e), do n.º 1, do artigo 64.º, da Lei 169/99, de 18 de setembro na redação atual, que entrará em vigor no dia seguinte após a sua publicação no Diário da República.

1 de julho de 2013. - O Presidente da Câmara Municipal, José Eduardo Lopes Ferreira.

Norma de Controlo Interno

O Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL), aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de fevereiro, alterado pelas Leis e 162/99, de 14 de setembro.º 60-A/2005, de 30 de dezembro, e pelos Decretos-Leis 315/2000, de 2 de dezembro e 84-A/2002, de 5 de abril, consubstancia a reforma da administração financeira e das contas públicas no setor da administração autárquica e exige o conhecimento integral e rigoroso da composição do património autárquico para que seja possível maximizar o seu contributo para o desenvolvimento das comunidades locais.

Para atingir estes objetivos, o POCAL veio criar condições para a integração consistente da contabilidade orçamental, patrimonial, e de custos numa contabilidade pública moderna que constitua um instrumento fundamental de apoio na gestão das autarquias locais e permita, entre outros, o controlo financeiro e a disponibilização de informação para os órgãos autárquicos, o estabelecimento de regras e procedimentos específicos para a execução orçamental, uma melhor uniformização de critérios de previsão, a obtenção expedita dos elementos indispensáveis ao cálculo dos agregados relevantes da contabilidade nacional e a disponibilização de informação sobre a situação patrimonial da autarquia.

Para a prossecução deste propósito, o POCAL obriga implementação do sistema de controlo interno, cujos métodos e procedimentos devem visar os seguintes objetivos:

a) A salvaguarda da legalidade e regularidade no que respeita a elaboração, execução e modificação dos documentos previsionais, a elaboração das demonstrações financeiras e ao sistema contabilístico;

b) O cumprimento das deliberações dos órgãos e das decisões dos respetivos titulares;

c) A salvaguarda do património;

d) A aprovação e controlo de documentos;

e) A exatidão e integridade dos registos contabilísticos, bem como a garantia da fiabilidade da informação produzida;

f) O incremento da eficiência das operações;

g) A adequada utilização dos fundos e o cumprimento dos limites legais à assunção de encargos;

h) O controlo das aplicações e do ambiente informático;

i) A transparência e a concorrência no âmbito dos mercados públicos;

j) O registo oportuno das operações pela quantia correta nos documentos de suporte e no período contabilístico a que respeitam, de acordo com as decisões de gestão e no respeito das normas legais.

Ao nível das funções de controlo, a implementação deste sistema deve atender à identificação das responsabilidades funcionais, em termos de autoridade e responsabilidade, compreendendo uma adequada segregação de funções de acordo com as normas legais e os princípios de gestão (autorização, execução, registo, custódia e verificação).

Relativamente aos processamentos informáticos deve, igualmente, ser garantida uma adequada segregação de funções entre a gestão, desenvolvimento, exploração e suporte técnico.

A norma de controlo interno é parte integrante do sistema de controlo interno conjuntamente com os manuais de procedimentos de controlo interno e demais regulamentos, normas e diretivas complementares ou interpretativas das normas apresentadas.

O documento aqui apresentado engloba os métodos e procedimentos necessários à organização e controlo dos diversos serviços, não constituindo um sistema estático de relacionamento de atos administrativos das várias unidades orgânicas em sequências lógicas e eficazes, deixando em aberto o incremento de novos métodos e procedimentos que acompanhem a dinâmica evolutiva natural da estrutura do Município.

CAPÍTULO I

Disposições Gerais

Artigo 1.º

Objeto

A presente norma de controlo interno visa estabelecer um conjunto de regras definidoras de políticas, métodos e procedimentos do controlo, a adotar pelo Município de Moimenta da Beira, em cumprimento do estabelecido no Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL), aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de fevereiro, alterado pela Lei 162/99, de 14 de setembro, pelo Decreto-Lei 315/2000, de 2 de dezembro, pelo Decreto-Lei 84-A/2002, de 5 de abril e pela Lei 60-A/2005, de 30 de dezembro.

Artigo 2.º

Âmbito de aplicação

A presente norma de controlo interno é aplicável a todos os serviços do Município de Moimenta da Beira.

Artigo 3.º

Competência

1 - Compete à Câmara Municipal de Moimenta da Beira manter em funcionamento, o sistema de controlo interno, adequado às atividades do município, assegurando o seu acompanhamento e avaliação permanente.

2 - Compete à Câmara Municipal ou a uma entidade externa ou a um serviço de auditoria interna:

a) Proceder a operações de verificação de conformidade na aplicação dos procedimentos de controlo interno estipulados nesta norma;

b) Avaliar o estado de aplicação da norma de controlo interno e apresentar propostas de alteração, ou de inclusão, de procedimentos de controlo interno.

3 - No caso de existir um serviço de auditoria interna, os procedimentos mencionados no parágrafo anterior devem ser efetuados periodicamente. No caso de não existir, os procedimentos devem ser efetuados, pelo menos, uma vez por ano.

4 - Compete ao órgão deliberativo estabelecer procedimentos adicionais, pontuais ou permanentes, de acompanhamento e fiscalização.

CAPÍTULO II

Princípios e Regras

Artigo 4.º

Princípios orçamentais

Na elaboração e execução do orçamento devem ser seguidos os princípios orçamentais constantes do POCAL.

Artigo 5.º

Princípios contabilísticos

A aplicação dos princípios contabilísticos fundamentais previstos no POCAL deve conduzir à obtenção de uma imagem verdadeira e apropriada da situação financeira, dos resultados e da execução orçamental da entidade.

Artigo 6.º

Regras previsionais

A elaboração do orçamento deve obedecer as regras previsionais, nos termos do disposto no POCAL.

Artigo 7.º

Execução do orçamento

1 - Na execução do orçamento devem ser respeitados os princípios e regras previstos na legislação em vigor.

2 - Os documentos que integram os processos administrativos devem sempre identificar os eleitos, dirigentes, trabalhadores e agentes seus subscritores e a qualidade em que o fazem, de forma legível.

CAPÍTULO III

Organização

Artigo 8.º

Estrutura orgânica

Os serviços do Município de Moimenta da Beira estão organizados de acordo com a Estrutura Interna e Orgânica em vigor.

Artigo 9.º

Posto de cobrança

1 - Posto de cobrança é a pessoa ou local a quem ou onde aqueles que são devedores perante o Município de Moimenta da Beira duma receita, com inscrição orçamental adequada, efetuam o seu pagamento.

2 - Os postos de cobrança podem ser internos ou externos, fixos ou móveis, manuais ou mecânicos/informáticos, permanentes ou eventuais.

Artigo 10.º

Serviços emissores

Serviço emissor é o serviço municipal responsável pelo preenchimento da guia de recebimento, que serve de suporte ao registo contabilístico da receita e que dispõe de um código próprio.

Artigo 11.º

Documentos de suporte

São considerados documentos oficiais do Município todos aqueles que, pela sua natureza, representam atos administrativos ou equiparados necessários à prova de factos relevantes, tendo em conta o seu enquadramento legal e as correspondentes disposições aplicáveis às autarquias locais.

Artigo 12.º

Arquivo dos documentos de suporte

Devem manter-se em arquivo e conservados em boa ordem todos os documentos de suporte, incluindo os relativos à análise, programação e execução dos tratamentos, atendendo aos prazos e regras definidas na Portaria 412/2001, de 17 de abril.

CAPÍTULO IV

Métodos e Procedimentos de Controlo

SECÇÃO I

Disponibilidades

Artigo 13.º

Numerário

1 - A importância em numerário existente na tesouraria no momento do seu encerramento diário não deve ultrapassar o montante de (euro) 3.000 (três mil euros).

2 - O montante referido no número anterior pode ser revisto, sempre que entendido pelo órgão executivo.

Artigo 14.º

Abertura, movimentação e encerramento de contas bancárias

1 - A abertura e o encerramento de contas bancárias é sujeita a prévia deliberação do órgão executivo.

2 - As contas bancárias serão tituladas pelo município e movimentadas, simultaneamente, pelo coordenador técnico, a exercer funções de tesoureiro e pelo presidente do órgão executivo ou substituto legal, ou outra pessoa com competência delegada para o efeito.

Artigo 15.º

Cobrança de receita

1 - As receitas só podem ser liquidadas e arrecadadas se tiverem sido objeto de inscrição orçamental adequada.

2 - As receitas liquidadas e não cobradas em 31 de dezembro devem transitar para o orçamento do novo ano económico nas mesmas rubricas em que estavam previstas no ano findo.

3 - Para efeitos de contabilidade patrimonial, deve ser observado o regime do acréscimo.

4 - Somente os serviços autorizados, designados por serviços emissores de receita, podem liquidar e ou cobrar receita.

5 - O Serviço de tesouraria deve imprimir diariamente os mapas resumo da receita e proceder à sua entrega na secção de contabilidade.

Artigo 16.º

Cobranças pelos serviços municipais

1 - As receitas cobradas pelos diversos serviços municipais deverão dar entrada na tesouraria, no próprio dia da cobrança até à hora estabelecida para o encerramento das operações.

2 - A entrega de receita na tesouraria deverá ser acompanhada da guia resumo referente às cobranças, e da guia de recebimento que lhe deu origem.

3 - Quando se trate de cobranças efetuadas por serviços municipais externos, a receita deverá ser depositada diariamente por estes serviços na Tesouraria.

4 - No caso referido no número anterior, deverão os serviços municipais remeter no primeiro dia útil seguinte ao da cobrança, à tesouraria, a guia resumo referente às cobranças, acompanhada de cada uma das guias de recebimento que lhes deram origem e os talões comprovativos do depósito bancário correspondente.

Artigo 17.º

Receção de valores por correio

1 - O serviço que rececione um valor por correio, cheque ou vale postal, deve entregá-lo na tesouraria que, por sua vez, deve elaborar uma lista de valores recebidos e solicitar à divisão económica e financeira a emissão da guia de recebimento.

2 - As guias de recebimento mencionadas anteriormente devem ser emitidas e entregues na tesouraria pelo serviço emissor, logo que possível.

Artigo 18.º

Recebimentos na tesouraria

1 -A tesouraria deverá confirmar o duplicado das guias de recebimento rececionadas com valores recebidos e com a respetiva numeração sequencial para verificar se existem guias de recebimento que não foram recebidas.

2 - Os recebimentos provenientes de operações de tesouraria deverão ser depositados numa conta própria e específica para o efeito, evidenciando, diariamente, de uma forma clara e inequívoca, no balancete, o valor total retido.

3 - Esta conta bancária terá de se encontrar sempre disponível e com total liquidez para efetuar pagamentos ou responder a pedidos de libertação.

4 - Todas as importâncias recebidas pela autarquia devem ser integralmente depositadas nas respetivas instituições financeiras e, sempre que possível, no dia do seu recebimento. Não sendo possível no dia do seu recebimento, o depósito deverá ser efetuado no dia seguinte.

Artigo 19.º

Meios de pagamento utilizados pelo município

Os meios de pagamento a utilizar serão o cheque, numerário, transferência bancária, pagamento eletrónico e terminais de pagamento automático ou outros aprovados pelo órgão executivo.

Artigo 20.º

Cheques

1 - Os cheques cujo beneficiário é o Município deverão obedecer às seguintes regras:

a) O cheque deve ser passado à ordem do município de Moimenta da Beira;

b) A importância em algarismo deve concordar com a indicada por extenso;

c) Para cheques rececionados por correio, a data de emissão do cheque não deve ser superior à data da sua receção. A data de emissão dos cheques recebidos, presencialmente, deve coincidir com a data do seu recebimento.

d) O cheque deve ter a assinatura de quem o emite;

e) O cheque deve estar dentro do prazo de validade;

f) O controlo da existência destes elementos obrigatórios deve ser efetuado por quem o recebe.

2 - No sentido de acautelar situações em que há má cobrança do cheque dificulte a recuperação do correspondente crédito, estabelece-se o uso obrigatório do cheque visado para as seguintes situações:

a) No âmbito de processos de execução fiscal, nos casos em que o pagamento do montante em divida permita o levantamento imediato da garantia prestada para suspender a execução;

b) No âmbito de processos de licenciamento e obras, acima do montante de 10.000 euros;

c) No âmbito de aceitação de cheque como forma de pagamento aquando da celebração de escrituras públicas, dando-se a quitação do pagamento aquando da sua celebração.

Artigo 21.º

Pagamentos

1 - Os pagamentos devem ser feitos, preferencialmente e sempre que possível, por transferência bancária, e sempre na posse dos respetivos documentos de suporte, previamente conferidos.

2 - A secção de contabilidade deve sempre conferir o número de identificação bancário (NIB) na ficha do credor, devendo este campo estar sempre protegido com códigos de permissão informáticos.

3 - O pagamento por meio de cheque, sempre cruzado ou em numerário, poderá ser utilizado sempre que não se puder aplicar o disposto no n.º 1, dando-se preferência ao cheque.

4 - No ato de pagamento, deverá ser verificada pela tesouraria a situação contributiva perante as instituições de finanças e de segurança social de acordo com a legislação em vigor.

Artigo 22.º

Emissão e guarda de cheques

1 - Os cheques para pagamentos são emitidos pela secção de contabilidade, de acordo com ordem de pagamento emitida. Após a sua preparação, os cheques serão subscritos pelo presidente do órgão executivo ou substituto com competência delegada para o efeito e pelo tesoureiro, autenticados através do selo branco. Posteriormente, serão entregues à tesouraria para serem remetidos à entidade credora.

2 - Os cheques não preenchidos estão à guarda da secção de contabilidade, bem como os já emitidos que tenham sido anulados, inutilizando-se, neste caso, as assinaturas, quando as houver, e arquivando-se sequencialmente.

Artigo 23.º

Reconciliações bancárias

1 -A tesouraria manterá, permanentemente, atualizadas as contas correntes referentes a todas as instituições bancárias onde se encontrem contas abertas em nome da autarquia.

2 - A secção de contabilidade, mensalmente, e através de trabalhadores que não tenham acesso às contas correntes de depósitos bancários, deverão proceder à elaboração das reconciliações de todas as contas de depósitos à ordem existentes na autarquia. Deve ser deixada sempre evidência de quem elaborou as reconciliações bancárias e as mesmas devem estar arquivadas na secção de contabilidade.

3 - Quando se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias, estas são averiguadas e prontamente regularizadas, se tal se justificar.

Artigo 24.º

Cheques em trânsito

1 - Após a reconciliação bancária, a secção de contabilidade deverá elaborar uma listagem dos cheques em trânsito, que entregará à tesouraria para análise e eventual cancelamento junto da instituição bancária. Estando o cheque em trânsito há mais de seis meses, sem devida justificação, deverá ser efetuado imediatamente o seu cancelamento.

2 - Posteriormente, e no caso de anulação, a tesouraria e a secção de contabilidade devem efetuar, de imediato, os necessários registos contabilísticos de regularização.

Artigo 25.º

Fundo de maneio

1 - Em caso de reconhecida necessidade poderá ser autorizada, pelo órgão executivo, a constituição de fundos de maneio, exigindo-se a elaboração de regulamento que estabeleça a sua constituição, movimentação e regularização.

2 - É obrigatória, pelo responsável do fundo de maneio, a sua reposição até 31 de dezembro de cada ano.

Artigo 26.º

Abono para falhas

Aos trabalhadores que manuseiem ou tenham à sua guarda, na área de tesouraria, valores, numerário, títulos ou documentos, sendo por eles responsáveis, será atribuído abono para falhas, nos termos legais.

Artigo 27.º

Receção, guarda e libertação de cauções

1 - As importâncias a depositar no cofre municipal, a título de caução ou garantia de qualquer responsabilidade ou obrigações, darão entrada, diariamente, na tesouraria, até à hora e pela forma estabelecida para as receitas do município.

2 - Os serviços por onde correr qualquer expediente que exija a apresentação de caução sob qualquer forma, nomeadamente, relativa a garantia de obras ou processo de licenciamento, deverão remeter o original de imediato à divisão económica e financeira que procederá ao seu registo.

3 - Cabe à secção de contabilidade e à tesouraria registar, contabilisticamente, a receção ou devolução das cauções.

4 - As garantias referidas no n.º 2 ficarão à guarda da secção de contabilidade.

5 - Para efeitos de libertação de caução, os serviços responsáveis devem enviar à secção de contabilidade informação, nos termos do contrato e da legislação em vigor, de onde constem as condições para libertar as cauções existentes com a identificação da referência de cada uma e dos processos que as originaram.

Artigo 28.º

Critérios valorimétricos das disponibilidades

1 - As disponibilidades de caixa e depósitos em instituições financeiras são expressos pelos montantes dos meios de pagamento e dos saldos de todas as contas de depósito, respetivamente.

2 - As disponibilidades em moeda estrangeira deverão ser expressas no balanço final do exercício, ao câmbio em vigor na data a que ele se reporta.

3 - Os títulos negociáveis e outras aplicações de tesouraria são expressos no balanço pelo custo de aquisição (preço de compra acrescido dos gastos de compras).

4 - Se o custo de aquisição for superior ao preço de mercado, será este último o utilizado.

5 - Na situação prevista no n.º 4, deve constituir-se ou reforçar a provisão pela diferença entre os respetivos preços de aquisição e de mercado.

6 - A provisão será reduzida ou anulada quando deixarem de existir os motivos que levaram à sua constituição.

Artigo 29.º

Balanço à tesouraria

1 - Os fundos, montantes e documentos entregues à guarda do coordenador técnico a exercer funções de tesoureiro, são verificados, na sua presença, através de contagem física do numerário e documentos sob a sua responsabilidade, a realizar pelos trabalhadores que para o efeito forem designados pelo Chefe da Divisão Económica e Financeira, nas seguintes situações:

a) Trimestralmente, e sem prévio aviso;

b) No encerramento das contas de cada exercício económico;

c) No final e no início do mandato do órgão executivo eleito ou do órgão que o substitui, no caso de aquele ter sido dissolvido.

d) Quando for substituído o coordenador técnico a exercer funções de tesoureiro.

2 - São lavrados termos de contagem dos montantes sob a responsabilidade do coordenador técnico a exercer funções de tesoureiro, assinados pelos seus intervenientes e, obrigatoriamente, pelo presidente da câmara municipal ou seu substituto legal, pelo chefe da divisão económica e financeira e pelo coordenador técnico a exercer funções de tesoureiro.

3 - Em caso de substituição do coordenador técnico, a exercer funções de tesoureiro, os termos de contagem serão assinados igualmente pelo assistente técnico a exercer funções de tesoureiro, em regime de substituição.

4 - Só deverão constar no cofre da tesouraria os valores expressos no resumo diário de tesouraria.

5 - O acesso ao cofre deve estar restrito a pessoas autorizadas.

Artigo 30.º

Atualização das contas correntes

1 - Para efeitos de controlo de tesouraria e do endividamento são obtidos, nos termos legais, junto das instituições de crédito extratos de todas as contas que a autarquia é titular.

2 - Estes extratos deverão permitir ao serviço responsável pelo acompanhamento da amortização dos empréstimos contratados a conferência do cumprimento do estabelecido nos contratos assinados.

3 - Sempre que surjam alterações ao montante de endividamento, a divisão económica e financeira apresentará ao órgão competente relatório que analise a situação, tendo em atenção os limites fixados na lei das finanças locais, na lei do Orçamento de Estado e em outros diplomas aplicáveis.

Artigo 31.º

Ações inspetivas

Sempre que, no âmbito das ações inspetivas, se realize a contagem dos montantes sob a responsabilidade do coordenador técnico, a exercer funções de tesoureiro, o presidente do órgão executivo ou seu substituto legal, mediante requisição do inspetor ou do inquiridor, dará instruções escritas às instituições de crédito para que forneçam diretamente àqueles todos os elementos de que necessitem para o exercício das suas funções.

Artigo 32.º

Endividamento

É da responsabilidade da divisão económica e financeira efetuar, trimestralmente, o cálculo de endividamento e remete-lo ao presidente da câmara municipal, para conhecimento e demais fins tidos por convenientes.

SECÇÃO II

Terceiros

Artigo 33.º

Aquisição de bens e serviços e empreitadas de obras públicas

1 - As aquisições de bens e serviços devem ser efetuadas no cumprimento das regras impostas pelo código dos contratos públicos (aprovado pelo Decreto-Lei 18/2008, de 29 de janeiro), relativamente aos procedimentos a efetuar.

2 - Os serviços responsáveis utilizarão, obrigatoriamente, a plataforma de compras eletrónicas (PCE) para todas as aquisições de bens e serviços, quer tenham contrato de fornecimento contínuo ou não, exceto as aquisições de bens e serviços que se enquadrem na definição de ajustes diretos simplificados, bem como ajustes diretos com consulta, previamente autorizados pelo órgão competente.

3 - A PCE será, igualmente, o meio para disponibilizar todos os procedimentos referentes a empreitadas a lançar pelo município, com exceção dos que, para o efeito, seja determinada a sua não disponibilização, desde que devidamente autorizados por órgão competente.

4 - Cumpre à secção de aprovisionamento realizar toda a tramitação administrativa dos processos aquisitivos, em articulação com o serviço municipal responsável pela elaboração da proposta de início de procedimento.

5 - Cada unidade e subunidade orgânica, através dos serviços respetivos, responsabilizar-se-á pela definição exata das características especificas dos bens ou serviços a adquirir, as quais constarão no caderno de encargos.

Artigo 34.º

Identificação das necessidades de compra de bens e serviços e empreitadas públicas

1 - As necessidades de compra devem ser identificadas pelos serviços requisitantes.

2 - As necessidades devem ser formalizadas e validadas pelo chefe de divisão, ou pelo responsável designado para o efeito, através de proposta para aquisição de bens e serviços ou proposta de empreitada.

3 - A proposta de aquisição, para além de fundamentar a necessidade da compra de bens e serviços ou realização de empreitadas, deve apresentar uma estimativa do montante da despesa a realizar, os requisitos técnicos subjacentes à escolha do adjudicatário e sugestão do tipo de procedimento pré-contratual a ser aplicado. O documento deverá ser dirigido ao presidente da câmara Municipal para apreciação e, caso haja despacho favorável deverá ser entregue na divisão económica e financeira para cabimentação da respetiva despesa.

Artigo 35.º

Cabimentação e autorização

1 - Rececionada a proposta de aquisição de bens e serviços, a divisão económica e financeira, depois de verificar a existência de saldo orçamental, procede à elaboração de uma requisição interna e respetiva cabimentação.

2 - Na divisão económica e financeira, é a secção de contabilidade a responsável pela cabimentação de qualquer despesa.

3 - Nenhuma compra poderá ser efetuada sem autorização do órgão competente, nos termos legais.

Artigo 36.º

Procedimentos pré-contratuais

1 - Uma vez cabimentadas e autorizadas as despesas previstas, as propostas de aquisição de bens e serviços e de empreitadas devem ser encaminhadas para a secção de aprovisionamento, para elaboração das peças procedimentais, à exceção do caderno de encargos referente às empreitadas. As peças procedimentais, depois de elaboradas, são remetidas para aprovação pelo órgão competente.

2 - Cabe à secção de aprovisionamento proceder à consulta ao mercado, nos termos da informação da proposta de aquisição de bens e serviços e empreitadas aprovadas.

3 - Posteriormente, serão rececionadas as propostas que serão objeto de análise pelo júri do procedimento ou pelo técnico do respetivo serviço requisitante.

4 - A escolha do adjudicatário, selecionado pelo júri ou técnico do serviço requisitante, deve ser objeto de relatório que apresente as razões justificativas da sua escolha, nos termos dos números seguintes.

5 - A escolha do adjudicatário deve ser divulgada a todos os intervenientes através de relatório preliminar, respeitando os requisitos legais.

6 - Posteriormente é elaborado o relatório final, no cumprimento de todos os normativos legais.

Artigo 37.º

Formalização do compromisso

1 - A formalização do compromisso é efetuada por requisição externa, a elaborar pela secção de aprovisionamento, através da aplicação informática.

2 - Quando não há lugar à emissão de requisição externa, nomeadamente nos casos de celebração de contratos de bens e ou serviços e empreitadas, o compromisso é lançado na secção de contabilidade por um trabalhador deste serviço, por contrapartida do cabimento.

Artigo 38.º

Contratos

1 - Cabe ao oficial público, nomeado para o efeito, nos termos legais, coadjuvado pelo gabinete jurídico, e sempre que se justifique com o setor requisitante, proceder à elaboração de contratos.

2 - Os contratos são assinados pelo presidente da câmara municipal ou por quem tem competência delegada nos termos legais, pelo representante legal da entidade cocontratante e pelo trabalhador do município a servir de oficial público, sendo previamente registado o compromisso.

Artigo 39.º

Requisição externa

1 - Cabe à secção de aprovisionamento, proceder à emissão da requisição externa, identificando a entidade cocontratante, as condições de entrega do bem, assim como a sua designação, quantidade e preço.

2 - A formalização das compras junto de entidades contratantes é da competência do serviço requisitante do bem ou serviço, com base em Requisição externa ou contrato.

Artigo 40.º

Contratos e protocolos

1 - Na celebração de contratos, o outorgante, em representação do município, é o presidente da câmara municipal ou o seu substituto legal.

2 - Compete à unidade orgânica respetiva remeter ao tribunal de contas, para efeitos de fiscalização prévia, os contratos celebrados pelo município, nos termos do artigo 46.º da lei 98/97, de 26 agosto, com as alterações constantes da lei 48/2006, de 29 de agosto.

3 - Previamente à decisão do órgão executivo, os protocolos ou contratos programa que importem responsabilidades financeiras para a autarquia, deverão ser previamente cabimentados pela secção de contabilidade, para efeitos de reconhecimento da respetiva despesa e ou receita.

4 - Competirá à divisão económica e financeira proceder aos registos contabilísticos adequados à execução dos protocolos referidos no número anterior.

Artigo 41.º

Conferência de faturas

1 - Todas as faturas têm que dar entrada no serviço de expediente taxas e licenças, que procede ao seu registo e encaminhamento para a divisão económica e financeira - secção de contabilidade.

2 - O serviço requisitante do bem ou serviço deverá proceder à conferência da fatura através do confronto desta com a requisição externa, deixando em ambos os documentos evidência e identificação (rubrica e nome do funcionário), dessa conferência.

3 - A conferência de faturas referentes a contratos é efetuada, de igual modo, pelo serviço requisitante do bem ou serviço e pela secção de contabilidade, que atesta por evidência e identificação (rubrica e nome do funcionário), dessa conferência.

4 - É da responsabilidade do trabalhador da secção de contabilidade a conferência dos aspetos legais do documento (numero de contribuinte, identificação, numeração, impostos) e da verificação da conferência mencionada nos n.os 3 e n.º 4 deste artigo.

5 - Quando se trate de aquisição de bens do ativo imobilizado, a contabilidade tem de proceder ao envio de uma cópia da fatura para o trabalhador responsável pela gestão informática do imobilizado do município.

Artigo 42.º

Reconciliação de contas correntes

1 - Anualmente, é efetuada reconciliação entre os extratos de conta corrente de clientes, fornecedores e outros devedores e credores, com as respetivas contas da Autarquia pelos colaboradores da contabilidade.

2 - Serão efetuadas reconciliações nas contas de empréstimos bancários com instituições de crédito e conferem-se os respetivos juros, sempre que haja lugar a qualquer pagamento por conta desses débitos.

3 - Trimestralmente, são efetuadas reconciliações das contas de "estado e outros entes públicos".

Artigo 43.º

Critérios valorimétricos de terceiros

1 - As dívidas de e a terceiros são expressas pelas importâncias constantes dos documentos que as titulam.

2 - As dívidas de e a terceiros em moeda estrangeira são registadas:

a) Ao câmbio da data considerada para a operação, salvo se o câmbio estiver fixado pelas partes ou garantido por uma terceira entidade;

b) À data do balanço, as dívidas de ou a terceiros resultantes dessas operações, em relação às quais não exista fixação ou garantia de câmbio, são atualizadas com base no câmbio dessa data.

SECÇÃO III

Existências

Artigo 44.º

Procedimentos gerais

1 - No que concerne às existências, a autarquia deve recorrer, em regra, à modalidade de contratos de fornecimentos contínuos, de forma a minimizar os custos de armazenamento.

2 - Os contratos de fornecimento contínuos são geridos pelo serviço de Aprovisionamento.

3 - A reposição dos stocks dos armazéns é realizada pelo serviço de aprovisionamento, de acordo com as indicações dos responsáveis de armazém.

4 - O registo das entradas dos bens na aplicação informática realiza-se de forma automática com o ato de receção dos bens.

5 - As restantes regras, tarefas e ações de movimentação, armazenamento e inventariação associadas ao processo de gestão das existências, são definidas nos artigos seguintes.

Artigo 45.º

Objeto

A definição de políticas e procedimentos para as existências visa assegurar determinados objetivos, designadamente:

a) Harmonizar as tarefas e ações do processo de aquisição, armazenamento, distribuição e gestão de existências, nivelando-as pelas melhores práticas conhecidas, com evidência dos resultados obtidos;

b) Introduzir práticas de eficaz planeamento e aprovisionamento, ajustando as previsões de reposição de existências;

c) Manter a uniformização do sistema de codificação e nomenclatura de artigos em armazém, que permita uma identificação imediata do material e facilite o controlo periódico das unidades armazenadas;

d) Instituir medidas de controlo físico que possibilitem a máxima fiabilidade de informação e desenvolver mecanismos de reporte que produzam relatórios detalhados de suporte à gestão;

e) Identificar e reforçar a responsabilidade e autoridade dos atores nas várias fases do processo (aquisição, armazenamento, distribuição e registo contabilístico).

Artigo 46.º

Âmbito

1 - Os procedimentos relacionados com a gestão de existências aplicam-se ao armazém do município de Moimenta da Beira.

2 - Os procedimentos relacionados com a gestão física de existências são da responsabilidade do responsável pelo armazém municipal.

Artigo 47.º

Definição de existências

As existências incluem os ativos adquiridos ou produzidos pela autarquia e que se destinam a ser vendidos ou incorporados na produção de bens ou serviços, no decurso normal da sua atividade.

Artigo 48.º

Classificação das existências

As existências podem assumir as seguintes classificações, consoante a sua origem e ou aplicação:

a) Mercadorias - bens adquiridos com destino a vendas, desde que, não sejam objeto de trabalho posterior;

b) Produtos acabados e intermédios - Bens provenientes da atividade produtiva, assim como as que, embora normalmente reentrem no processo produtivo, possam ser objeto de venda;

c) Subprodutos - bens de natureza secundária provenientes da atividade produtiva e obtidos simultaneamente com os principais;

d) Desperdícios, resíduos e refugos - bens derivados do processo produtivo que não sejam considerados subprodutos:

e) Produtos a trabalhos em curso - bens que se encontram em produção, não estando em condições de ser armazenados ou vendidos;

f) Matérias-primas e subsidiárias - incluem, respetivamente, os bens que se destinam a ser incorporados materialmente nos produtos finais, numa proporção dominante, e os bens necessários a produção cuja percentagem de incorporação nos produtos finais não é material.

Artigo 49.º

Entrada de existências em armazém

1 - Os artigos podem ser entregues nos seguintes locais:

a) Armazéns, caso se trate de um bem armazenável;

b) Diretamente no local onde decorrem as obras/atividades;

2 - Em regra, a entrega é feita no local designado para o efeito, ou seja, no local de entrega indicado na nota de encomenda.

3 - A receção dos bens é da responsabilidade de trabalhadores do armazém municipal quando se trate de bens suscetíveis de armazenamento, e é feita pelo responsável da obra/atividade quando sejam entregues diretamente no local de realização dos trabalhos. Nos casos de outros bens pode ser feita nos serviços requisitantes.

4 - Os responsáveis pela receção dos bens efetuam a conferência física e quantitativa da entrega e a sua confrontação com a guia de remessa ou documento equivalente.

5 - Em caso de conformidade, é oposto "conferido" e "recebido" na guia de remessa ou documento equivalente, dando-se o registo da entrada das existências na aplicação. Caso seja verificada qualquer situação anómala, deve o serviço requisitante do bem ou serviço, notificar o fornecedor para que seja regularizada a ocorrência.

6 - Após serem efetuadas as conferências referidas anteriormente, os documentos são remetidos para a secção de contabilidade para arquivo e registo contabilístico.

7 - Quando os bens são entregues diretamente no local da obra/atividade, o responsável da obra reencaminha para o armazém a guia de remessa ou documento equivalente devidamente validada, dirigida ao responsável do armazém, para ser efetuada a entrada na aplicação informática. Imediatamente, deverá, ainda, registar, na aplicação, a saída de armazém desses bens.

Artigo 50.º

Saída de artigos de armazém

1 - Perante a deteção da necessidade de um bem, o serviço requisitante emite uma requisição interna (RI), eventualmente com expressa indicação do centro de custo associado ao consumo, depois de autorizado pelo responsável hierárquico do serviço, em regra o dirigente intermédio ou responsável pelo serviço, sem prejuízo de outros funcionalmente competentes.

2 - Com a emissão da RI devidamente autorizada, o responsável pelo armazém tem autorização para entrega do material, depois de ter verificado a existência física do material.

3 - Quando for entregue o material, o responsável pelo armazém sinaliza a RI e efetua a saída de armazém, com movimentação automática na contabilidade de custos e na contabilidade geral.

4 - O responsável de armazém, quando entrega os bens ao trabalhador, deixa evidência na RI em como efetuou a entrega.

5 - O trabalhador que recebeu os bens assina, atestando a sua receção.

6 - Quando a quantidade requisitada seja superior à quantidade existente em armazém é apenas satisfeita parte da requisição, sendo que a parte não satisfeita fica pendente no armazém, a qual deverá ser satisfeita assim que seja aprovisionado.

7 - No caso anterior, é desencadeado o processo de aquisição de bens pelo responsável de armazém com comunicação à secção de aprovisionamento.

8 - Ao registar a saída de bens poderá ser atingido o stock de segurança a avaliar em cada caso, em função das quantidades mínimas adequadas a cada tipo de bens que deverão existir em armazém, pelo que, o responsável do serviço de armazém deverá verificar a necessidade de reposição do stock.

Artigo 51.º

Devolução de artigos ao armazém

1 - Quando os bens não sejam parcial ou totalmente utilizados pelos serviços requisitantes devem ser devolvidos ao armazém.

2 - Sempre que haja devoluções deverá ser preenchida uma nota de devolução, onde se descriminaram os bens e quantidades devolvidas.

3 - O responsável pelo armazém confere a nota de devolução com as existências entregues e assina em como recebeu os bens.

4 - Os artigos que sejam devolvidos e que não estejam nas devidas condições de reutilização devem ser objeto de proposta de abate, cumprindo ao responsável de armazém elaborar o respetivo auto de abate, onde deve ser explanado o motivo da obsolescência ou deterioração, submetendo-se a despacho do presidente da câmara municipal.

Artigo 52.º

Controlo e inventário de existências

Periodicamente, deve ser encetado um conjunto de tarefas e operações conducentes à salvaguarda dos ativos armazenáveis, designadamente:

a) Inventário físico de existências;

b) Corte de receção e entrega de existências, visando garantir e verificar:

I) Se todas as requisições externas satisfeitas, até à data estipulada, estão registadas no inventário de existências e se existe o correspondente registo da obrigação para com o fornecedor. Este procedimento implica que exista uma confirmação de saldos de fornecedores e das contas de impostos associados;

II) Se o movimento de saída de existências se encontra devidamente refletido nas fichas de inventário e se foi corretamente efetuado o respetivo movimento contabilístico de assunção do custo das existências consumidas;

III) Testes às mercadorias em trânsito, no sentido de serem analisadas as guias de remessa/guia de transporte ou faturas rececionadas e ainda não registadas, e verificar se os serviços requisitantes estão a comunicar corretamente a receção de existências;

IV) Teste à conformidade do processo de requisição, consistindo em verificar, numa base de amostragem, se as requisições internas existentes no armazém preenchem os requisitos instituídos e se os movimentos correspondentes de saída são registados na aplicação informática;

V) Testes à valorização de entrada e de saída de existências de armazém.

c) No que respeita ao custo de aquisição das matérias-primas, subsidiárias de consumo, pretende-se verificar:

I) A correção do registo da entrada em armazém com base na fatura e guia de remessa respetivos;

II) A correção do custo unitário e total associado a cada elemento, quando existam despesas com compras que lhe sejam imputáveis:

III) Se existem artigos para os quais se justifique a criação de provisões, dado o seu estado de obsolescência;

d) No âmbito da valorização da saída pretende-se verificar se o custo assumido aquando do consumo foi calculado de acordo com o critério de valorimetria adotado pela Autarquia, e se existem documentos de suporte ao lançamento contabilístico inerente.

Artigo 53.º

Inventário periódico

1 - Por inventário entende-se o processo de validação das fichas de existências através da inspeção física dos ativos inerentes.

2 - O âmbito e a periodicidade do inventário devem ser definidos pelo responsável da divisão económica e financeira, de acordo com o nível de risco associado ao processo de gestão das existências, sendo efetuados pelo menos um inventário anual, com referência a 31 de dezembro.

3 - Este nível de risco depende de um conjunto de fatores que influenciam a confiança nos registos em Armazém, tal como, a tipologia de existências, o seu valor e o seu grau de rotação.

4 - Os processos de inventariação física podem abranger a totalidade das existências ou incidir apenas em determinados locais e ou referências, validando os resultados através de testes de amostragem. Tratando-se de inventariação parcial, deve assegurar-se que durante o período contabilístico, todos os bens são contados, pelo menos, uma vez.

Artigo 54.º

Responsabilidades pelo inventário

1 - A coordenação da inventariação física deve ser assegurada por uma equipa da divisão económica e financeira.

2 - Compete ao chefe da divisão económica e financeira nomear uma equipa desta unidade orgânica para conjuntamente com o responsável do armazém efetuar o inventário.

Artigo 55.º

Planeamento

1 - Os locais onde se desenvolve o processo de inventariação devem estar devidamente delimitados e claramente identificados, sendo expressamente proibidas quaisquer movimentações de existências até à sua conclusão.

2 - Antes de iniciado o processo de inspeção física, as existências em armazém devem ser convenientemente arrumadas, de forma a facilitar a sua inventariação.

3 - Todas as existências excluídas do âmbito do inventário devem ser identificadas e devidamente separadas das restantes.

4 - Será fornecida aos trabalhadores uma listagem com indicação do código, designação, localização, unidade, data e contagem, que servirá para os mesmos registarem as contagens efetuadas. Todos os campos mencionados anteriormente podem estar previamente preenchidos, com exceção do campo relativo à contagem. As equipas de contagem não devem ter acesso às quantidades existentes em armazém.

5 - A quantidade inventariada é registada na listagem e é deixada evidência da contagem física no material. Esta evidência servirá para que, no final das contagens, seja possível verificar a existência de material em armazém que não conste da listagem fornecida. Assim, as equipas de contagens devem fazer uma verificação de que todos os materiais que se encontram em armazém contêm a evidência da sua contagem.

6 - Devem ser adotados procedimentos alternativos, como pedidos de confirmação por correio ou por fax, no que se refere às existências abrangidas pela inventariação, mas que se encontram em instalações de entidades terceiras.

Artigo 56.º

Inventariação física

1 - Durante o processo de inventariação, os trabalhadores devem registar eventuais deficiências no estado de conservação dos bens inventariados e outras observações complementares consideradas oportunas, tais como, a existência de bens não previstos nas fichas de inventariação.

2 - A equipa do inventário deve efetuar algumas verificações físicas em base de teste e inspecionar todas as áreas de armazenagem, no sentido de assegurar que todas as existências foram incluídas no inventário.

3 - As eventuais diferenças entre as verificações de teste e o inventário inicial devem ser esclarecidas de imediato.

Artigo 57.º

Apuramento de resultados

1 - Após a conclusão do inventário, a equipa da divisão económica e financeira, designado pelo Chefe desta unidade orgânica deve verificar o registo das quantidades inventariadas na aplicação informática, de modo a emitir as listagens das diferenças apuradas.

2 - Quaisquer diferenças significativas entre os resultados da inventariação física e as fichas de existências, devem ser investigadas de imediato e, se necessário, deve ser efetuada nova inspeção física às referências em causa, com vista à despistagem de erros no processo de inventariação.

Artigo 58.º

Procedimentos finais

1 - A equipa da divisão económica e financeira, nomeado pelo chefe da divisão económica e financeira, deve elaborar um relatório de resultados do inventário onde devem ser evidenciadas as diferenças não solucionadas e eventuais justificações, que deve ser enviado análise e eventual apuramento de responsabilidades.

2 - Após aprovação do relatório deve proceder-se ao registo das regularizações necessárias e emitir o inventário definitivo.

Artigo 59.º

Contratos de empreitadas

As prestações ao abrigo de contratos de empreitadas são verificadas através de auto de medição, assinado por um técnico da autarquia e pelo empreiteiro.

SECÇÃO IV

Imobilizado

Artigo 60.º

Aquisições

As aquisições de imobilizado efetuam-se de acordo com o plano plurianual de investimentos e seguindo orientações que o órgão executivo entenda emitir.

Artigo 61.º

Fichas de imobilizado

1 - É da responsabilidade da divisão económica e financeira - secção de contabilidade, manter permanentemente atualizadas as fichas do imobilizado corpóreo, incorpóreo, financeiro e dos bens de domínio público, assim como, o inventário patrimonial daqueles ativos, de modo a obter uma informação que assegure o conhecimento de todos os bens do Município e respetiva localização.

2 - Compete a todas as Unidades e subunidades orgânicas do Município facultar à divisão económica e financeira - secção de contabilidade - todos os elementos ou informações necessárias à manutenção atualizada da aplicação informática.

Artigo 62.º

Reconciliações

A realização de reconciliações entre registos de inventário e os registos contabilísticos, quanto aos montantes de aquisições e das amortizações acumuladas, será feita, anualmente, na secção de contabilidade.

Artigo 63.º

Responsabilidades

1 - Cada trabalhador é responsável pelos bens e equipamentos que lhe sejam distribuídos.

2 - Relativamente aos bens e equipamentos coletivos, o dever consignado no número anterior é cometido ao responsável da unidade ou subunidade orgânica em que se integram.

Artigo 64.º

Outros procedimentos

Os métodos e procedimentos de controlo do imobilizado, designadamente os aplicáveis à inventariação, aquisição, registo, abate, valorimetria e gestão, regem-se pelo "CIBE".

SECÇÃO V

Pessoal

Artigo 65.º

Procedimentos

1 - A divisão administrativa - secção de recursos humanos - deve promover a gestão administrativa dos recursos humanos do município, e processar as remunerações e abonos nos termos em condições previstos no regime jurídico aplicável à função pública.

2 - Para ajudar o cumprimento do disposto no n.º 1, deverá manter-se atualizado na divisão administrativa - secção de recursos humanos - todo o regime jurídico aplicável e em vigor.

3 - A divisão administrativa - secção de recursos humanos - é responsável pela atualização dos registos individuais dos trabalhadores, pelo que a fim de garantir maior eficácia nesta atualização, deve remeter e elaborar circular, pelo menos duas vezes por ano, a informar a necessidade dos trabalhadores comunicarem a esta secção qualquer alteração que influencie o seu registo individual.

4 - As folhas de pagamento deverão ser preparadas com base nos registos de presença dos trabalhadores, depois de devidamente aprovadas.

5 - O processamento de salários deverá ser sempre conferido por pessoa independente de quem o elaborou, conferência essa que deve abranger o número de horas, ordenados, descontos e cálculos efetuados. Deverá ser sempre deixada evidência dessa conferência e identificação do verificador.

6 - Uma vez por mês, um trabalhador, que não esteja envolvido no processamento de salários, deverá analisar, detalhadamente, alguns recibos de vencimento de trabalhadores, conferindo, nomeadamente, os seus descontos, a sua remuneração, as suas faltas e os seus registos de presença. Os trabalhadores analisados no ano deverão ser sempre diferentes de mês para mês e deve ficar sempre evidência da conferência e identificação do verificador.

7 - Na conferência anterior, o verificador deve também analisar mapas de ajudas de custo e quilómetros desses mesmos trabalhadores, verificando a sua aprovação e a sua conformidade legal.

SECÇÃO VI

Informática

Artigo 66.º

Segurança de dados, equipamentos e sistemas informáticos (SI)

1 - Deve a divisão administrativa - gabinete de informática - adotar e promover medidas e metodologias que permitam a salvaguarda e segurança dos ficheiros de dados, registos informáticos, sistemas e equipamentos, através de mecanismos de autenticação, controlo de acesso e cópia de segurança de dados, bem como definir, através de um plano de contingência, procedimentos destinados à recuperação dos sistemas, com vista ao restabelecimento da sua operacionalidade em caso de falha ou perca de dados.

2 - O plano de contingências deve ser reduzido a escrito, aprovado pelo executivo, testado, periodicamente, e atualizado, sempre que necessário.

3 - O plano de contingência deve estar arquivado de forma e em local seguros, mas de fácil acesso ao pessoal e equipa de recuperação.

4 - Os sistemas de informação devem cumprir a lei, pelo que deverão estar devidamente licenciados, cabendo esse controlo ao gabinete de informática.

Artigo 67.º

Acesso ao sistema informático, identificação e autenticação

1 - O acesso ao sistema informático do município requer o prévio conhecimento e autorização por parte do responsável pelo gabinete de informática, a quem cabe a atribuição da identificação do utilizador perante o sistema. A atribuição do direito de acesso é feita mediante solicitação do superior hierárquico, chefes de serviço ao(s) técnico(s) responsável(eis) da gestão e exploração do(s) SI(s).

2 - Cabe ao(s) técnico(s) responsável(eis) pela gestão do(s) SI(s), proceder à configuração, bem como a definição das formas e permissões de acesso perante o sistema, de acordo com as indicações dos superiores hierárquicos, necessidade de operacionalidade e interação do utilizador com o referido sistema.

3 - A identificação do utilizador perante o SI é feita com base em mecanismos de autenticação (chaves de identificação login e password, sistemas biométricos ou outros). O utilizador é o responsável pela confidencialidade e salvaguarda dos seus dados de autenticação, bem como pelos atos resultantes da sua utilização.

4 - Caberá ao responsável pelo gabinete de informática definir regras, relativamente às políticas de segurança do sistema informático, de acesso ao sistema informático, de backups, helpdesk, entre outras.

Artigo 68.º

Responsabilidade

Qualquer utilizador do sistema informático do município é responsável pelas suas ações resultantes da interação com qualquer uma das componentes do sistema, devendo procurar garantir a sua boa utilização com vista à sua segurança e integridade.

SECÇÃO VII

Contabilidade de Custos

Artigo 69.º

Objetivos genéricos

Quando em vigor na autarquia, os procedimentos de controlo interno que se seguem visam assegurar a manutenção de um sistema de Contabilidade abrangente, compatível e integrado que contribua para a prossecução dos seguintes objetivos:

a) Clarificar a utilização dos recursos públicos numa perspetiva de economia e eficiência;

b) Apoiar na fundamentação do valor a fixar para taxas e preços públicos;

c) Facilitar a elaboração do orçamento;

d) Fundamentar a valorização dos bens produzidos pela atividade autárquica;

e) Apoiar a adoção de decisões sobre a produção de bens e ou a prestação de serviços com o conhecimento aprofundado dos respetivos custos e proveitos;

f) Atribuir maior rigor ao nível da informação a fornecer aos órgãos autárquicos;

g) Permitir comparar o desempenho da organização com outras entidades públicas e privadas que realizem atividades similares (benchmarking).

Artigo 70.º

Objetivos específicos

O sistema de contabilidade de custos deve proporcionar informação sustentada da avaliação da performance económica da atividade autárquica, nos seguintes domínios:

a) Da estrutura de custos da unidade orgânica;

b) Do custo das atividades e projetos municipais;

c) Do custo das transferências para entidades terceiras (em numerário e em espécie);

d) Do custo com máquinas e viaturas (cálculo do custo hora/máquina e custo km/viatura).

Artigo 71.º

Procedimentos - máquinas e viaturas

1 - Todas as máquinas e viaturas do município devem estar inseridas nas aplicações informáticas.

2 - Todas as máquinas e viaturas devem ter um centro de custo.

3 - Sempre que uma máquina ou viatura está para ser utilizada, deverá ser criada uma folha de serviço para controlo das horas despendidas no serviço efetuado.

4 - O responsável pela gestão de máquinas e viaturas tem o dever de:

a) Determinar no momento da aquisição, o custo hora estimado das máquinas e viaturas;

b) Atualizar, periodicamente, o custo hora das máquinas e viaturas;

c) Controlar os gastos com as máquinas e viaturas, nomeadamente os consumos de combustíveis, seguros, pneus e peças;

d) Comparar os gastos do ano com o ano anterior da mesma máquina ou viatura;

e) Comparar os gastos de uma máquina ou viatura com os gastos tidos com outra máquina e viatura da mesma classe.

Artigo 72.º

Procedimentos - pessoal

1 - Sempre que possível todos os trabalhadores do município devem estar afetos a centros de custos.

2 - Sempre que existe a entrada de um novo funcionário ou seja alterada a sua afetação deverá a divisão administrativa - Secção de recursos humanos - efetuar a respetiva comunicação à divisão económica e financeira - secção de contabilidade -, de forma a proceder-se à respetiva atribuição/atualização no centro de custo.

3 - Periodicamente, a divisão económica e Financeira - secção de contabilidade, em coordenação com a divisão administrativa - secção de recursos humanos -, deve efetuar uma análise ao cadastro do trabalhador para verificar se o seu centro de custo está correto.

4 - O custo teórico de mão de obra deve ser calculado e atualizado automaticamente pela aplicação informática.

Artigo 73.º

Procedimentos - materiais

1 - Todas as saídas de materiais no momento do seu consumo devem ser registadas no sistema informático, procedendo-se à respetiva imputação do bem/serviço a que respeita.

2 - O sistema informático não deve permitir o consumo de material, sem que o campo respeitante à imputação do bem/serviço esteja preenchido, por forma a garantir que todos os consumos foram imputados.

Artigo 74.º

Procedimentos - fichas de serviço

1 - Todos os trabalhadores adstritos a Serviços com obrigatoriedade de preenchimento de fichas de serviço, deverão proceder ao seu preenchimento de acordo com a periodicidade definida, não devendo exceder um mês.

2 - A ficha de serviço deverá ser assinada pelo trabalhador que as elabora e aprovada pelo chefe de divisão, ou responsável pelo serviço respetivo, o qual deve deixar evidência da sua conferência e aprovação na própria ficha.

3 - A pessoa responsável pela receção/lançamento das Fichas de Serviço deverá monitorizar a entrega atempada e integral por parte de todos os trabalhadores definidos.

SECÇÃO VIII

Comunicações

Artigo 75.º

Objetivo

A presente secção estabelece as responsabilidades e métodos de controlo das comunicações fixas e móveis.

Artigo 76.º

Âmbito de aplicação

A presente secção aplica-se a todos os equipamentos de comunicação, fixos e móveis, utilizados pelos colaboradores da Autarquia no exercício da sua atividade.

Artigo 77.º

Monitorização de custos

1 - Estão sujeitos a monitorização todos os custos de todas as comunicações fixas e móveis do Município de Moimenta da Beira.

2 - Todos os responsáveis pelas centrais telefónicas instaladas nos diversos edifícios municipais devem enviar mensalmente listagens detalhadas dos custos de utilização para o chefe da divisão económica e financeira.

3 - Para todos os edifícios que não possuam centrais telefónicas, a monitorização é feita através dos documentos de faturação, após validação pelo serviço competente.

4 - A monitorização dos custos com as comunicações móveis é efetuada de acordo com o estabelecido no número anterior.

5 - É da competência da divisão económica e financeira monitorizar e controlar os custos com as comunicações, reportando os resultados apurados ao dirigente máximo da referida área.

6 - Sempre que detetado um custo anormalmente excessivo, ou caso o superior hierárquico assim o entenda, é solicitado ao responsável pelo serviço respetivo a justificação do mesmo.

7 - Por custo anormalmente excessivo deve entender-se todo aquele que ultrapasse um nível considerado razoável, tendo em conta o normal funcionamento do serviço no período a que se reporta.

8 - No âmbito da monitorização dos custos com comunicações, será respeitada a reserva da vida privada dos colaboradores e dos destinatários das chamadas telefónicas, tendo como finalidade única e exclusiva a referida monitorização do controlo dos custos.

Artigo 78.º

Responsabilidades do utilizador do equipamento móvel

1 - O montante correspondente ao valor excedente ao plafond pré-definido é suportado pelo utilizador.

2 - Caso o colaborador não cumpra as suas obrigações nos termos do número anterior, é notificado para restituir o equipamento, deixando de estar abrangido por esta atribuição, sendo no entanto, responsável pela regularização das situações de incumprimento a que deu causa.

CAPÍTULO V

Operações de fim de exercício

Artigo 79.º

Trabalhos de fim de exercício

1 - Constituem trabalhos de fim de exercício os que a seguir se indicam:

a) Trabalhos preparatórios de apuramento e regularização das contas;

b) Apuramento dos resultados orçamentais, económicos e financeiros;

c) Elaboração dos documentos de prestação de contas.

2 - Considera-se fim de exercício o dia 31 de dezembro de cada ano.

Artigo 80.º

Trabalhos preparatórios

1 - Com o objetivo de determinar se os registos contabilísticos espelham, de forma verdadeira e apropriada, o valor dos bens, direitos e obrigações, propriedade da autarquia, o inventário geral compreende os seguintes inventários parciais:

a) Inventário das existências;

b) Inventário do imobilizado;

c) Inventário das disponibilidades e das dívidas a receber e a pagar.

2 - Na inventariação referida no número anterior, deve ter-se em conta os critérios de valorimetria e lançamentos de regularização enunciados no POCAL.

Artigo 81.º

Prestação de contas

A prestação de contas é matéria que deve respeitar o quadro normativo vigente.

Artigo 82.º

Certificação Legal das Contas

As contas do município devem ser objeto de certificação legal de contas, nos termos da legislação em vigor.

CAPÍTULO VI

Processo de execução fiscal

Artigo 83.º

Instauração do processo

1 - A execução fiscal é o modo de ressarcimento coercivo de obrigações pecuniárias.

2 - Findo o prazo de pagamento voluntário, nos termos do CPPT, é extraída pelo serviço competente pelas execuções fiscais, e autenticada pelo tesoureiro, uma certidão de dívida, por cada devedor e conhecimento, com base na informação prestada pela tesouraria.

3 - A certidão de dívida é o documento que serve de base à instauração do processo de execução fiscal, devendo conter os elementos definidos no artigo 88.º do CPPT.

Artigo 84.º

Citação

1 - A citação é o ato destinado a dar conhecimento ao executado de que foi proposto contra ele determinada execução.

2 - O serviço competente na área das execuções fiscais emite e envia o "Aviso de Citação", assinado pelo Escrivão da respetiva área.

3 - O aviso de citação contém, nos termos da lei, o prazo para pagamento da dívida, com informação de que a mesma é acrescida dos juros de mora e custas, calculados a partir da data da emissão da citação.

4 - O aviso de citação refere ainda que o executado pode:

a) Apresentar oposição escrita;

b) Requerer o pagamento em prestações;

c) Requerer a dação em pagamento.

5 - Decorrido o prazo legal, sem que se verifique o pagamento da dívida, e não exista, nos termos da lei, fundamento para suspender a execução da dívida, ou não se verifique uma das três situações descritas nas alíneas do número anterior, o processo prossegue a sua tramitação legal, designadamente, seguindo para penhora de bens e demais diligências previstas no CPPT.

Artigo 85.º

Cobrança dentro do prazo

Sendo a cobrança efetuada dentro do prazo estipula do no aviso de citação, os procedimentos para pagamento da dívida desenvolvem-se nos termos do artigo 15.º e seguintes da presente norma, devendo o tesoureiro, cobrar os respetivos juros de mora e custas do processo executivo, e fazer a anotação da cobrança na respetiva guia de débito e do registo do conhecimento cobrado, entregando-se o original ao utente e remetendo-se o duplicado à divisão económica e financeira.

Artigo 86.º

Cobrança fora do prazo

Não sendo cobrado o valor em dívida, nos termos do artigo 169.º do CPPT, o processo de execução fiscal prossegue a sua tramitação legal, designadamente para efeitos de penhora de bens e demais diligências previstas no referido código.

Artigo 87.º

Procedimentos de controlo

1 - O serviço responsável pelas execuções fiscais remete, ao chefe da divisão económica e financeira, a relação de devedores, na qual consta a identificação dos devedores, número de conhecimentos e o valor total em dívida, devendo a mesma ser validada pelo tesoureiro e responsável pelas execuções fiscais.

2 - Para efeitos de controlo do período do processo de execução fiscal, deve constar na relação de devedores mencionada no número anterior, a data limite da cobrança voluntária, data da instauração do processo e do seu término.

3 - O pagamento resultante dos processos em execução fiscal é efetuado pelos utentes diretamente na tesouraria.

4 - A tesouraria, após cobrança através de Guia de Recebimento, sendo:

a) O original para o utente;

b) O duplicado para a tesouraria.

5 - A tesouraria emite diariamente listagens do diário de tesouraria e do resumo diário de tesouraria, enviando-os para o chefe da divisão económica e financeira, com os conhecimentos pagos e com as respetivas guias de recebimento.

6 - As listagens enviadas para o chefe da divisão económica e financeira devem fazer menção às cobranças realizadas a utentes em litígio, para que esta possa proceder à regularização do saldo em cobranças duvidosas, ou da provisão que entretanto tenha vindo a ser constituída.

CAPÍTULO VII

Disposições Finais

Artigo 88.º

Comunicação e publicidade

1 - Da presente norma de controlo interno, bem como todas as alterações que lhe venham a ser introduzidas, serão remetidas cópias à inspeção-geral das finanças, no prazo de 30 trinta dias após a sua aprovação.

2 - Deve ser dada publicidade e divulgação interna suficiente, de forma a tornar exequível a sua aplicação generalizada.

Artigo 89.º

Norma Revogatória

1 - São revogadas todas as normas internas, despachos e ordens de serviços atualmente em vigor na parte em que contrariem as regras e os princípios estabelecidos na presente norma de controlo interno.

2 - Em tudo o que for omisso nesta norma aplicar-se-á as disposições legais previstas no POCAL, nos manuais de procedimentos de controlo interno e na restante legislação em vigor aplicáveis às autarquias locais.

Artigo 90.º

Dúvidas e omissões

As dúvidas e omissões decorrentes da interpretação e aplicação da presente norma serão resolvidas através de despacho proferido pelo Presidente da Câmara Municipal, sem prejuízo da legislação aplicável.

Artigo 91.º

Alterações

A presente Norma pode ser objeto de alterações, aditamentos ou revogações, adaptando-se, sempre que necessário, às eventuais alterações de natureza legal que entretanto venham a ser publicadas no Diário da República para aplicação às Autarquias Locais, bem como as que decorram de outras normas de enquadramento e funcionamento local, deliberadas pela Câmara Municipal, no âmbito das respetivas competências e atribuições legais, quando razões de eficiência e eficácia assim o justifiquem.

Artigo 92.º

Entrada em vigor

A presente Norma entra em vigor no dia seguinte à sua publicação no Diário da República.

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