Despacho 8726/2021

Sumário: Norma de controlo interno dos Serviços Municipalizados de Água e Saneamento de Viseu.

Torna-se público que o Conselho de Administração dos Serviços Municipalizados de Água e Saneamento de Viseu, na reunião realizada a 26 de maio de 2021, a Câmara Municipal de Viseu na sua reunião ordinária de 9 de junho de 2021, nos termos do disposto na alínea i) do n.º 1 do artigo 33.º da Lei 75/2013, de 12 de setembro e a Assembleia Municipal, realizada a 28 de junho de 2021, ao abrigo do disposto na alínea g) do n.º 1 do artigo 25.º da Lei 75/2013, de 12 de setembro, aprovaram a Norma de Controlo Interno dos Serviços Municipalizados de Água e Saneamento, que se anexa.

Norma de Controlo Interno

Preâmbulo

O Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL), aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de fevereiro, com as alterações introduzidas pela Lei 162/99, de 14 de setembro, pelo Decreto-Lei 315/2000, de 2 de dezembro, pelo Decreto-Lei 84 A/2002, de 5 de abril e pela Lei 60-A/2005, de 30 de dezembro, estipula no ponto 2.9 que as autarquias locais devem aprovar e manter em funcionamento o sistema de controlo interno adequado às suas atividades, o qual engloba, designadamente, o plano de organização, políticas, métodos e procedimentos de controlo, bem como todos os outros métodos e procedimentos definidos pelos responsáveis autárquicos que contribuam para assegurar o desenvolvimento das atividades de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos ativos, a prevenção e deteção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exatidão e a integridade dos registos contabilísticos, assim como a preparação oportuna de informação financeira fiável.

Apesar de o POCAL ter sido revogado pelo Decreto-Lei 192/2015, de 11 de setembro (SNC-AP), mantém-se, porém, em vigor, os pontos 2.9, 3.3 e 8.3.1, relativos, respetivamente, ao controlo interno, às regras previsionais e às modificações do orçamento.

Os Serviços Municipalizados de água e Saneamento de Viseu, dispõe de "Sistema de Controlo Interno", aprovado em 2006, que já não se mostra adequado à nova realidade, quer pelo tempo decorrido, quer pelas significativas alterações legislativas em matéria de gestão financeira, orçamental e patrimonial, quer pelas mudanças na estrutura orgânica dos Serviços Municipalizados de água e Saneamento de Viseu, publicada no Diário da República, 2.ª série, n.º 244, de 17 de dezembro de 2020, quer pelas recomendações formuladas pelo Tribunal de Contas, em sede de homologação de contas, impondo-se, uma profunda alteração que a adeque ao atual contexto organizativo e às circunstancias que hoje estão subjacentes à gestão autárquica.

Nestes termos, considerando as recomendações formuladas pelo Tribunal de Contas, em sede de homologação de contas e depois de um profundo trabalho de diagnóstico e de elaboração dos ajustamentos necessários, procedeu-se à elaboração da presente proposta da Norma de Controlo Interno (NCI), destes SMAS, em estreita articulação com a Lei 8/2012, de 21 de fevereiro e o Decreto-Lei 127/2012, de 21 de junho e nos termos das regras gerais constantes do referido 2.9 do POCAL e artigo 9.º do SNC-AP a submeter ao Conselho de Administração para efeitos de necessária aprovação, com vista à agilização dos procedimentos internos, no cumprimento dos princípios da legalidade e da transparência da ação administrativa.

CAPÍTULO I

Disposições gerais

Artigo 1.º

Lei habilitante

A presente norma de controlo interno (NCI) dos Serviços Municipalizados de Viseu insere-se nos poderes regulamentares da Autarquia sendo elaborada em conformidade com o ponto 2.9 do Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL), aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de fevereiro, com as alterações introduzidas pela Lei 162/99, de 14 de setembro, pelo Decreto-Lei 315/2000, de 2 de dezembro, pelo Decreto-Lei 84 A/2002, de 5 de abril e pela Lei 60-A/2005, de 30 de dezembro, artigo 9.º do Decreto-Lei 192/2015, de 11 de setembro (SNC-AP), artigo 13.º da Lei 5072012, de 31 de agosto e alínea i) do n.º 1 do artigo 33.º do anexo à Lei 75/2013, de 12 de setembro.

Artigo 2.º

Âmbito de aplicação, acompanhamento e revisão

1 - A presente NCI aplica-se a todas as unidades orgânicas e abrange e vincula todos os titulares de órgãos, trabalhadores, agentes e demais colaboradores dos SMASV.

2 - Compete ao Conselho de Administração aprovar e manter em funcionamento o sistema de controlo interno dos SMASV, onde se inclui a presente NCI, bem como assegurar o seu acompanhamento e avaliação permanente.

3 - Compete ainda ao pessoal dirigente, coordenadores e chefias o acompanhamento da colocação em funcionamento a execução das normas e procedimentos de controlo, devendo igualmente promover a recolha de sugestões, propostas e contributos das várias unidades orgânicas tendo em vista a avaliação, revisão e permanente adequação dessas mesmas normas e procedimentos à realidade dos Serviços, sempre numa ótica da otimização da função controlo interno para melhorar a eficácia, a eficiência e a economia da gestão de serviços.

4 - Compete ao Diretor Delegado, no âmbito do acompanhamento da NCI, a recolha de sugestões, de propostas e de contributos das unidades orgânicas, tendo em vista a sua apreciação para integrarem eventual revisão da norma.

5 - Os elementos recolhidos sustentarão a proposta de revisão e atualização da NCI que o Diretor Delegado apresentará à apreciação do Conselho de Administração que, se assim o entender, a submeterá à apreciação da Câmara Municipal de Viseu (CMV).

Artigo 3.º

Objeto

O presente articulado materializa, nos termos e para os efeitos do estabelecido no ponto 2.9 do Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL) e artigo 9.º do Decreto-Lei 192/2015, de 11 de setembro (SNC-AP) a Norma de Controlo Interno (NCI), dos Serviços Municipalizados de Água e Saneamento de Viseu (SMASV).

A presente norma, doravante NCI, visa estabelecer o plano de organização, bem como um conjunto de princípios e regras definidoras de políticas, métodos e procedimentos de controlo a adotar nos SMASV, que permitem assegurar o desenvolvimento das atividades de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos ativos, a prevenção e deteção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exatidão, a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação orçamental e financeira fiável.

Artigo 4.º

Objetivos

A NCI estabelece os procedimentos ajustados à realidade dos Serviços com vista a assegurar o cumprimento dos seguintes objetivos: Este sistema de controlo interno deve ter em conta os seguintes objetivos gerais:

a) A salvaguarda da legalidade e da regularidade da elaboração, execução e modificação dos documentos previsionais, da elaboração das demonstrações orçamentais e financeiras e do sistema contabilístico como um todo;

b) O cumprimento das deliberações dos órgãos e das decisões dos respetivos titulares;

c) A salvaguarda do património;

d) A aprovação e controlo de documentos;

e) A exatidão e integridade dos registos contabilísticos, bem como a garantia da fiabilidade da informação produzida;

f) O incremento da eficiência das operações;

g) A adequada utilização dos fundos e o cumprimento dos limites legais à assunção de encargos;

h) O controlo das aplicações e do ambiente informático;

i) O registo oportuno das operações pela quantia correta, em sistemas de informação apropriados e no período contabilístico a que respeitam, de acordo com as decisões de gestão e no respeito das normas legais aplicáveis.

j) Uma adequada gestão de riscos.

Artigo 5.º

Acompanhamento e avaliação

1 - O Diretor-Delegado reunirá os contributos de todas as divisões decorrentes da aplicação das presentes normas, nas suas atribuições de acompanhamento e avaliação permanente do presente regulamento.

2 - Aqueles contributos sustentarão a proposta de revisão e atualização que o Diretor-Delegado remeterá à apreciação do Conselho de Administração, pelo menos, de dois em dois anos, que, se assim o entender, submeterá a decisão do órgão executivo.

Funções de controlo

Na definição das funções de controlo e na nomeação dos respetivos responsáveis, deve atender-se:

1 - À identificação das responsabilidades funcionais;

2 - Aos circuitos obrigatórios dos documentos e verificações associadas;

3 - Ao cumprimento dos princípios da segregação das funções de acordo com as normas legais os princípios de gestão, nomeadamente para salvaguardar a separação entre o controlo físico e o processamento dos correspondentes registos, atenta a relação custo-benefício;

4 - À transparência da atividade e dos atos da administração.

Artigo 6.º

Processos e Documentos

1 - Nos termos de estabelecido no ponto 2.9.6 do POCAL, os documentos que integram os processos administrativos internos, assim como os despachos, informações e pareceres, que sobre eles forem exarados, incluindo os documentos do sistema contabilístico, devem ser datados e identificar sempre, de forma bem legível, os membros do Conselho de Administração, dirigentes, coordenadores técnicos, trabalhadores e demais prestadores de serviços seus subscritores e a qualidade em que o fazem.

2 - O arquivo de processos e documentos em linha com o Regulamento Orgânico dos SMASV é garantido setorialmente, em cada unidade orgânica, em razão da especificidade funcional, devendo operar-se, sempre que possível em formato digital.

CAPÍTULO II

Auditorias

Artigo 7.º

Auditoria Interna

À Auditoria Interna compete:

1 - Avaliar o Sistema de Controlo Interno e dar opinião sobre o mesmo, com o objetivo de o solidificar;

2 - Avaliar o cumprimento do Plano de Corrupção e Infrações Conexas;

3 - Verificar o cumprimento das disposições legais e regulamentos, identificando situações de falta e consistência e conformidade na aplicação dos procedimentos e maximização da eficiência;

4 - Proceder às auditorias internas que forem determinadas pelo Conselho de Administração dos SMASV;

5 - Assegurar que as auditorias internas sejam programadas, planificadas, dirigidas e registadas de acordo com os procedimentos estabelecidos;

6 - Elaborar o plano de atividades da auditoria interna, assim como o relatório anual da atividade desenvolvida e relatórios de acompanhamento de medidas corretivas e a sua execução;

7 - Acompanhar as auditorias externas, como sejam IGF e TC, e outras entidades e auditoria;

8 - Colaborar na avaliação do grau de realização dos objetivos das diferentes unidades orgânicas (UO).

Artigo 8.º

Auditoria Externa

1 - As contas anuais do Município, que engloba as contas dos SMASV, são verificadas por auditoria externa, nos termos da Lei.

2 - Nos Municípios, as entidades responsáveis pelas auditorias externas são o Tribunal de Contas (TC), enquanto órgão superior de controlo externo, e os órgãos designados de "controlo interno", como seja a Inspeção Geral de Finanças (IGF).

3 - Devem ainda ser auditadas e certificadas as contas por um Revisor Oficial de Contas, nos termos da Lei.

4 - No âmbito da atividade desenvolvida nos números anteriores, o Conselho de Administração, dirigentes e trabalhadores das diversas unidades orgânicas prestam toda a colaboração aos auditores designados, designadamente ao acesso à informação considerada necessária.

CAPÍTULO III

Orçamento e Contas

Artigo 9.º

Elaboração, aprovação e execução do orçamento

1 - Os documentos previsionais a adotar pelos SMASV são as Grandes Opções do Plano (GOP'S) e o Orçamento, enquadrado num plano orçamental plurianual;

2 - Nas GOP'S são definidas as linhas de desenvolvimento estratégico dos SMASV, e incluem o Plano Plurianual de Investimentos (PPI) e o Plano das Atividades Mais Relevantes (PAR);

3 - O Plano Plurianual de Investimentos contempla programas, projetos e ações a concretizar no âmbito dos objetivos estabelecidos pelos SMASV durante um horizonte móvel de cinco anos e explicita a previsão de despesa orçamental a realizar por investimentos;

4 - O Plano das Atividades Mais Relevantes discrimina a globalidade das atividades relevantes do ano a que o Orçamento respeita, integrando os projetos e respetivas dotações do Plano Plurianual de Investimentos;

5 - Os SMASV devem ainda preparar demonstrações financeiras previsionais, designadamente balanço, demonstração dos resultados por natureza e demonstração dos fluxos de caixa, com o mesmo formato das históricas, que devem ser aprovadas pelos órgãos de gestão competentes;

6 - Na elaboração do orçamento devem seguir-se as regras previsionais de caráter legal, constantes do POCAL, do SNC-AP, do diploma que estabelece o regime financeiro das autarquias locais e das entidades intermunicipais e da Lei do Orçamento do Estado e, além do mais, ter-se em consideração o conhecimento histórico das cobranças e pagamentos de anos anteriores para que as estimativas sejam as mais fidedignas;

7 - A proposta dos instrumentos previsionais deve ser remetida pelo órgão executivo ao órgão deliberativo no período previsto na lei, para entrar em vigor em 1 de janeiro do ano a que respeita, exceto nas situações legalmente previstas;

8 - Nos casos em que as eleições autárquicas ocorram entre 30 de julho e 15 de dezembro, a proposta do orçamento para o ano económico seguinte é apresentada no prazo de três meses a contar da data da tomada de posse do Executivo Municipal;

9 - Os SMASV, baseados em critérios de economia, eficácia e eficiência, tomarão as medidas necessárias à gestão das despesas públicas, reorientando, através do mecanismo das modificações orçamentais, as dotações disponíveis de forma a permitir uma melhor satisfação das necessidades, com o menor custo financeiro, no cumprimento do disposto no n.º 8.3.1 do POCAL e da NCP 26 do SNC-AP.

10 - Na execução dos documentos previsionais dever-se-á ter sempre em conta os princípios da utilização racional das dotações aprovadas e da gestão eficiente da Tesouraria. Segundo estes princípios a assunção de encargos geradores de despesa deve ser justificada quanto à necessidade, utilidade e oportunidade.

11 - A adequação dos fluxos de caixa das receitas às despesas realizadas, de modo a que seja preservado o equilíbrio financeiro, obriga ao estabelecimento das seguintes regras:

a) Registo, no início do ano económico, de todos os compromissos assumidos no ano anterior que tenham fatura ou documento equivalente associados e não pagos (dívida transitada);

b) Registo, no início do ano económico, de todos os compromissos assumidos no ano anterior sem fatura associada;

c) Registo dos compromissos decorrentes de reescalonamento dos compromissos contratualizados para o ano corrente, bem como para os anos futuros;

Artigo 10.º

Elaboração, aprovação e prestação de contas

1 - A elaboração técnica das demonstrações financeiras (incluindo as demonstrações de relato orçamental) está a cargo da área financeira da Divisão Administrativa e Financeira.

2 - Com o objetivo de determinar se os registos contabilísticos espelham, de forma verdadeira e apropriada, o valor dos bens, direitos e obrigações, o inventário geral deve compreender os seguintes inventários parciais:

a) Inventário das existências;

b) Inventário do imobilizado;

c) Inventário das disponibilidades e das dívidas a receber e a pagar

3 - Depois de finalizado o processo de elaboração das contas as mesmas devem ser reverificadas por pessoa ou pessoas que não tenham participado na fase anterior;

4 - Esta reverificação deve ter em conta, para além das questões atinentes à correta elaboração dos documentos, a sua consistência, regularidade e ainda as Resoluções anuais e as Instruções de prestação de contas do Tribunal de Contas.

5 - Após a indicada reverificação, o processo da conta é apresentado ao Conselho de Administração, que o submeterá à discussão e votação da Câmara Municipal.

6 - As contas anuais são verificadas por auditoria externa, conforme determinado no Regime Financeiro das Autarquias Locais e Entidades Intermunicipais, estabelecido pela Lei 73/2013, de 3 de setembro, na sua redação atual.

7 - Seja qual for o resultado da votação (aprovação ou reprovação) as contas devem ser sempre enviadas ao Tribunal de Contas e às diversas entidades previstas na Lei.

CAPÍTULO IV

Meios Financeiros Líquidos

Artigo 11.º

Disposições gerais

1 - Todos os movimentos relativos a meios financeiros líquidos são obrigatoriamente documentados e registados.

2 - Os pagamentos são obrigatoriamente suportados por uma Ordem de Pagamento, quer seja orçamental ou de operação de Tesouraria.

3 - A Tesouraria centraliza a execução orçamental da despesa paga e da receita cobrada prevista no orçamento, sem prejuízo do disposto no número seguinte.

4 - Os recebimentos relativos a receitas dos SMASV podem igualmente ser efetuados em serviços diversos da Tesouraria, designadamente na rede de cobrança disponibilizada aos clientes, sendo posteriormente dada a execução orçamental na Tesouraria.

Artigo 12.º

Caixa

1 - A importância em numerário existente em caixa, no momento do seu encerramento diário não deve ultrapassar o montante adequado às necessidades diárias dos SMASV, respeitando-se um mínimo de 500 euros e um máximo de 5.000 euros.

2 - O montante referido no número anterior pode ser revisto sempre que entendido pelo Conselho de Administração.

3 - Em caixa, na Tesouraria, apenas podem existir os seguintes meios de pagamento, nacionais ou estrangeiros:

a) Notas de bancos e moedas metálicas;

b) Cheques por depositar;

c) Vales postais.

4 - É proibida a existência em caixa, na Tesouraria, de:

a) Cheques pré-datados;

b) Cheques sacados por terceiros e devolvidos pelas instituições bancárias;

c) Vales à caixa.

5 - Só deverão constar no cofre da Tesouraria os valores expressos no resumo diário de Tesouraria.

Artigo 13.º

Formas de pagamento

1 - Os pagamentos são efetuados, preferencialmente, por transferência bancária, podendo, em casos especiais, ser realizados por numerário ou cheque.

2 - Deve ser solicitada a emissão do competente recibo por cada pagamento efetuado.

3 - As transferências bancárias, quando substituírem os recibos, devem estar apoiadas em relações donde constem designadamente o valor, a conta bancária, a operação originária, documento comprovativo (fatura, contrato ou outro), a autorização da ordem de pagamento, nome e residência do beneficiário e certificação feita pela instituição que realiza a operação [aplicação, por analogia, da alínea c) do n.º 1 do artigo 12.º da Resolução 1/93 do Tribunal de Contas].

Artigo 14.º

Pagamentos por transferência bancária

1 - Os pagamentos por transferência bancária processam-se por duas vias:

a) Através de ofício dirigido ao banco;

b) Através do sistema «home banking».

2 - O sistema «home banking» funciona da seguinte forma:

1.º Os dados para se efetuarem as transferências diárias serão introduzidos no sistema por um funcionário da Tesouraria, detentor de uma palavra-passe de acesso ao sistema;

2.º É extraída uma lista com os dados necessários para as transferências, à qual se anexam as ordens de pagamento respetivas, e que será submetida a assinatura da Divisão Administrativa e Financeira, ou do Diretor-Delegado ou do Vogal do Conselho de Administração e do Tesoureiro;

3.º O Tesoureiro introduz a sua palavra-passe no sistema por forma a autorizar as transferências (após este passo o sistema não permite qualquer alteração, salvo se for efetuada pelo Tesoureiro);

4.º O responsável designado para o efeito dará a «ordem» ao banco para efetuar as transferências, através de uma terceira palavra-passe só por ele conhecida;

5.º É extraída a lista das transferências efetuadas com a respetiva confirmação.

Artigo 15.º

Contas bancárias

A abertura e o encerramento de contas bancárias são sujeitos à prévia deliberação do Conselho de Administração.

As contas bancárias são tituladas pelos SMASV e são movimentadas, simultaneamente, pelo Tesoureiro ou quem o substitua e pela Chefe da Divisão Administrativa e Financeira ou pelo Diretor-Delegado, ou pelo Presidente ou Vogais do Conselho de Administração com competência delegada.

Artigo 16.º

Cheques

1 - Os cheques são emitidos na Secção de Contabilidade, com base nos documentos que devem ficar apensos às respetivas ordens de pagamento, sendo remetidos à Tesouraria para serem devidamente subscritos, pela Chefe da Divisão Administrativa e Financeira, ou pelo Diretor-Delegado ou pelo Presidente do Conselho de Administração ou vogal do Conselho de Administração com competência delegada, e pelo Tesoureiro ou por quem o substitua, e entregues posteriormente à entidade credora.

2 - Os cheques não preenchidos estão à guarda do Coordenador Técnico da Secção de Contabilidade, bem como os que, já emitidos, tenham sido anulados, inutilizando-se neste caso as assinaturas, quando as houver, devendo os mesmos ser entregues na Secção de Tesouraria para arquivo sequencial.

3 - Findo o período de validade dos cheques em trânsito, deve proceder-se, de imediato, ao respetivo cancelamento junto da instituição bancária, efetuando-se os necessários registos contabilísticos de regularização.

Artigo 17.º

Gestão de depósitos a prazo

Quando existem excedentes de Tesouraria promovem-se consultas ao mercado por forma a obter as melhores condições para aplicações financeiras sem riscos, carecendo de autorização do Conselho de Administração para o feito.

Artigo 18.º

Reconciliações bancárias

1 - A Tesouraria deve manter atualizadas as contas correntes referentes a todas as instituições bancárias onde se encontrem contas abertas em nome dos SMASV.

2 - Mensalmente devem ser realizadas reconciliações bancárias, sendo confrontados os extratos bancários com os registos da contabilidade, por um funcionário designado para o efeito pelo Chefe da Divisão Administrativa e Financeira e que não se encontre afeto à Tesouraria nem tenha acesso habitual às contas correntes com as instituições de crédito.

3 - Quando se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias, estas devem ser averiguadas e prontamente regularizadas.

Artigo 19.º

Cheques em trânsito

Após cada reconciliação bancária, a Secção Tesouraria analisa a validade dos cheques em trânsito, promovendo o respetivo cancelamento, junto da instituição bancária, nas situações que o justifiquem, a Secção de Contabilidade efetua os necessários registos contabilísticos de regularização.

Artigo 20.º

Balanço à Tesouraria

1 - O estado de responsabilidade do Tesoureiro pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda é verificado, na presença daquele ou seu substituto, através de contagem física do numerário e documentos sob a sua responsabilidade, a realizar pelos trabalhadores que para o efeito forem designados pelo Chefe da Divisão Administrativa e Financeira, nas seguintes situações:

a) Trimestralmente, e sem aviso prévio;

b) No encerramento das contas de cada exercício económico;

c) No final e no início do mandato do órgão executivo eleito ou do órgão que o substituiu, no caso de aquele ter sido dissolvido;

d) Quando for substituído o Tesoureiro.

2 - Após a contagem física será lavrado um termo de contagem dos montantes e documentos à guarda do Tesoureiro, assinado pelos seus intervenientes e, obrigatoriamente, pela Chefe da Divisão Administrativa e Financeira e pelo Tesoureiro, ou seu substituto.

Artigo 21.º

Controlo da Tesouraria e Endividamento

Para efeitos de controlo de Tesouraria e do endividamento são obtidos junto das instituições de crédito extratos de todas as contas que os Serviços Municipalizados de Água e Saneamento é titular.

Artigo 22.º

Responsabilidade do Tesoureiro

1 - O Tesoureiro responde diretamente perante o Conselho de Administração pelo conjunto das importâncias que lhe são confiadas. Os outros trabalhadores em serviço na Tesouraria respondem perante o respetivo Tesoureiro pelos seus atos e omissões que se traduzam em situações de alcance, qualquer que seja a sua natureza.

2 - Para efeitos do previsto no número anterior, o Tesoureiro deve estabelecer um sistema de apuramento diário de contas relativo a cada caixa, segundo o que se encontra em vigor nas Tesourarias da Fazenda Pública, com as necessárias adaptações, transmitindo as ocorrências ao chefe da Divisão Administrativa e Financeira.

3 - O Tesoureiro é responsável pelo rigoroso funcionamento da Tesouraria, nos seus diversos aspetos.

4 - A responsabilidade do Tesoureiro cessa no caso de os factos apurados não lhe serem imputáveis e não estivessem ao alcance do seu conhecimento, exceto se, no desempenho das suas funções de gestão, controlo e apuramento de importâncias, houver procedido com culpa.

5 - Sempre que, no âmbito das ações inspetivas, se realize a contagem dos montantes sob responsabilidade do Tesoureiro, o Presidente do Conselho de Administração, mediante requisição do inspetor ou do inquiridor, dará instruções às instituições de crédito para que forneçam diretamente àquele todos os elementos de que necessite para o exercício das suas funções.

Artigo 23.º

Fundos Fixos de Caixa

1 - A constituição de fundos fixos de caixa destina-se apenas ao pagamento de pequenas despesas urgentes e inadiáveis.

2 - A constituição de fundos fixos de caixa será objeto de deliberação do Conselho de Administração e deverá conter necessariamente:

a) A identificação da Unidade Orgânica (UO) a quem se atribui o fundo;

b) Identificação das rubricas orçamentais para suportar as despesas e respetivo valor inicial;

c) Identificação do limite máximo de cada fundo a movimentar durante o ano económico.

3 - Após deliberação de autorização de constituição dos fundos fixos de caixa, a Secção de Contabilidade procede ao registo dos seus cabimentos pelo valor limite anual e respetiva distribuição por classificação orgânica e económica, informando de seguida a Tesouraria.

4 - Não podem ser adquiridos por esta via quaisquer bens suscetíveis de inventariação (investimento).

5 - Os fundos fixos de caixa autorizados deverão ser regularizados mensalmente e saldados no final do ano não podendo conter, em caso algum, despesas não documentadas.

Artigo 24.º

Normas

Para efeitos de controlo dos fundos fixos de caixa (fundos de maneio), e dando cumprimento ao estipulado no ponto 2.9.10.1.11 do POCAL foram aprovadas por deliberação do Conselho de Administração de 3 de fevereiro de 2012, o Regulamento dos fundos de maneio dos SMASV.

CAPÍTULO V

Receita e Contas a Receber

Artigo 25.º

Documentos

1 - Os documentos necessários para o processamento e registo contabilístico da receita são, em regra, os seguintes:

a) Fatura;

b) Guia de receita;

c) Nota de crédito;

d) Conta corrente da receita;

e) Diário da receita;

f) Conta corrente com instituições de crédito.

2 - Na Tesouraria devem existir os seguintes documentos:

a) Diário da Tesouraria;

b) Resumo do diário da Tesouraria;

c) Folha de caixa;

d) Mapa auxiliar da receita.

Artigo 26.º

Serviços Emissores de Receita

Os serviços emissores de receita (SER) são aqueles que centralizam as operações de emissão das faturas, respondendo os seus responsáveis pelo correto apuramento das verbas liquidadas e da sua validação.

Artigo 27.º

Processo de cobrança de receita

1 - As receitas orçamentais dos SMASV, e as entradas de fundos por operações de Tesouraria são cobradas eventualmente.

2 - As entradas de fundos serão sempre documentadas por guias de receita ou por fatura/recibo.

3 - O original dos documentos indicados no número anterior deve ser entregue ao munícipe.

4 - A cobrança de receitas dos SMASV, por entidades diversas do Tesoureiro, carece de autorização do Conselho de Administração.

Artigo 28.º

Receitas de proveniência desconhecida

1 - Caso dê entrada nas contas bancárias dos SMASV verba de proveniência desconhecida, deve o Coordenador da Contabilidade promover o registo de entrada das mesmas como um adiantamento, contabilizando em paralelo uma entrada de fundos por operações de Tesouraria.

2 - Se no prazo de três meses não se conseguir identificar a que diz respeito a verba creditada, a mesma será contabilizada como uma receita orçamental, afetando o orçamento na rubrica "Outras receitas correntes".

Artigo 29.º

Reconciliações das contas a receber

1 - No final de cada mês deve ser efetuada, pela UOF, a reconciliação entre os extratos de conta corrente dos clientes/utentes com os respetivos extratos de conta da autarquia.

2 - As unidades orgânicas que funcionam como SER devem enviar, mensalmente, à UOF relação de todas as receitas liquidadas e das receitas cobradas, apresentando justificação para eventuais desvios.

CAPÍTULO VI

Despesa e Contas a Pagar

Artigo 30.º

Documentos

Os documentos necessários para o processamento e registo contabilístico da despesa são, em regra, os seguintes:

a) Proposta de Realização de Despesa /Requisição interna (cabimento);

b) Requisição externa (compromisso);

c) Guia de remessa (conferência);

d) Fatura (obrigação);

e) Ordem de pagamento;

f) Conta corrente da despesa,

g) Extratos bancários;

h) Recibo.

Artigo 31.º

Princípios gerais da contratação pública

1 - No desenvolvimento das suas atividades, os SMASV asseguram o cumprimento dos princípios da igualdade, da concorrência e da transparência, adotando os procedimentos com vista à adjudicação de contratos públicos ou de atos passiveis de contratos públicos previstos na legislação vigente.

2 - Toda a aquisição de bens, serviços e empreitadas, para além de ter de ser obrigatoriamente feita de acordo com os normativos legais de contratação pública, deve, se superior ao montante anualmente definido na Lei do Orçamento de Estado (LOE), ser submetida a fiscalização prévia do Tribunal de Contas.

3 - O correspondente processo, deve ser organizado pelo Núcleo Jurídico, em articulação com a Unidade Orgânica Financeira (UOF) e Unidade Orgânica Administrativa (UOA), antes de ser submetido aquela formalidade.

4 - Na tramitação dos procedimentos de contratação pública, relativa à aquisição de bens, serviços e empreitadas de obras públicas, devem ser seguidas as regras e procedimentos estabelecidos na respetiva legislação em vigor, nomeadamente, no Código dos Contratos Públicos (CCP) e demais legislação aplicável, designadamente, em matéria de competências para autorização da despesa.

5 - Nenhuma compra ou contrato poderá ser efetuado sem a autorização prévia do Conselho de Administração ou de outro membro do órgão executivo com competência delegada, ou ainda do dirigente com competência delegada ou subdelegada, nos termos legais.

Artigo 32.º

Aquisição de bens, serviços e empreitadas

1 - As aquisições de bens, serviços e execução de empreitadas necessárias à atividade dos serviços devem ser planeadas aquando da preparação do orçamento, tendo por base uma avaliação objetiva das necessidades, e transmitidas aos serviços competentes em matéria de aprovisionamento.

2 - Nenhuma compra ou contrato poderá ser efetuado sem a autorização prévia do Conselho de Administração ou de outro membro do órgão executivo com competência delegada, ou ainda do dirigente com competência delegada ou subdelegada, nos termos legais.

3 - Quando uma unidade orgânica deteta a necessidade de adquirir determinado bem ou serviço ou executar obras, elabora a correspondente Proposta de Realização de Despesa (PRD), a qual, depois de analisada pela Secção do Património e visada pelo dirigente/responsável é enviada para a Secção de Aprovisionamento e Stocks para emissão da requisição interna (RI), a qual é objeto de cabimento para ser visada pelo respetivo(s) dirigente(s).

4 - Os procedimentos pré-contratuais de aquisições de bens, serviços e empreitadas são desencadeados pela Secção de Aprovisionamento e Stocks e Secção de Secretariado.

5 - Após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente, em matéria de realização de despesas públicas com a aquisição de bens, serviços e empreitadas, será emitida a competente RE/nota de encomenda, e celebrado o respetivo contrato, quando aplicável, nos quais deverá constar a informação referente ao número de compromisso.

6 - Quando outros serviços, excecionalmente, forem intervenientes diretos no processo de aquisição de bens ou serviços, deverão observar o procedimento adjudicatório adequado à realização da despesa, devendo dar conhecimento à Secção de Aprovisionamento e Stocks e Secção de Secretariado para as verificações necessárias, controlo de aquisições e registo.

Artigo 33.º

Entrega de bens

A entrega de bens é feita no economato, no armazém ou noutro local indicado no processo de compra.

Artigo 34.º

Execução de contrato

1 - Compete a cada um dos serviços requisitantes acompanhar permanentemente a execução dos respetivos contratos, através do Gestor de Contrato designado para o efeito.

2 - Para efeitos do número anterior, os mesmos serviços devem acompanhar e registar todos os aspetos relacionados com a execução dos contratos, nomeadamente:

a) Os aspetos temporais, materiais e financeiros, recorrendo a documento elaborado pelo serviço responsável pelo controlo da execução, devidamente ajustado às necessidades de monotorização do mesmo;

b) A conta corrente do contrato para que, em qualquer momento, se possa conhecer o seu custo global.

Artigo 35.º

Princípios gerais para a realização da despesa

1 - O orçamento prevê as despesas sustentáveis a realizar com vista à concretização dos objetivos específicos, mensuráveis, realizáveis, pertinentes e temporais no âmbito das atribuições dos SMASV, obedecendo aos requisitos da legislação em vigor e regulamentação complementar.

2 - Na execução do orçamento da despesa devem ser respeitados os princípios e regras definidos no Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de fevereiro, na Lei 8/2012, de 21 de fevereiro, no Decreto-Lei 192/2015, de 11 de setembro e ainda as normas legais disciplinadoras dos procedimentos necessários à aplicação da Lei dos Compromissos e Pagamentos em Atraso, constantes do Decreto-Lei 127/2012, de 21 de junho, com as respetivas alterações.

3 - Nenhum compromisso pode ser assumido sem que tenham sido cumpridas cumulativamente as seguintes condições:

a) Verificada a conformidade legal e a regularidade financeira da despesa, nos termos da lei;

b) Registado previamente à realização da despesa no sistema informático de apoio à execução orçamental;

c) Emitido um número de compromisso válido e sequencial que é refletido na nota de encomenda.

4 - Nenhum compromisso pode ser assumido sem que se assegure a existência de fundos disponíveis.

5 - Na decisão de contratar devem ser considerados os pressupostos relacionados com a otimização dos recursos, racionalização administrativa, controlo e supervisão dos serviços, poupança orçamental e sustentabilidade do investimento pelo tempo de permanência ao serviço do Município.

6 - Salvo determinação legal em contrário, o registo do compromisso deve ocorrer o mais cedo possível, em regra, pelo menos três meses antes da data prevista de pagamento para os compromissos conhecidos nessa data, sendo que as despesas permanentes, como salários, comunicações, água, eletricidade, rendas, contratos de fornecimento contínuos, devem ser registados mensalmente para um período deslizante igual ao período temporal de apuramento dos fundos disponíveis. De igual forma se deve proceder para os contratos de quantidades.

7 - As despesas só podem ser cabimentadas, comprometidas, autorizadas e pagas, se estiverem devidamente justificadas e tiverem cobertura orçamental, ou seja, no caso dos investimentos, se estiverem inscritas no orçamento e no PPI, com dotação igual ou superior ao valor do cabimento e compromisso e, no caso das restantes despesas, se o saldo orçamental na rubrica respetiva for igual ou superior ao valor do encargo a assumir. O pagamento das despesas está condicionado à confirmação pelos diversos serviços do cumprimento das condições contratualmente assumidas.

8 - A assunção da despesa terá ainda de observar as regras impostas pela LCPA, designadamente, que nenhum compromisso pode ser assumido sem que tenham sido cumpridas, cumulativamente, as seguintes condições:

a) Verificada a existência de fundos disponíveis;

b) Emitido um número de compromisso válido e sequencial que é refletido na Requisição Externa ou documento equivalente.

9 - As ordens de pagamento da despesa caducam a 31 de dezembro, devendo o pagamento dos encargos, regularmente assumidos e não pagos até 31 de dezembro, ser processado por conta das verbas adequadas do orçamento do ano seguinte. Tendo em vista o pagamento dos encargos assumidos por conta do orçamento do ano em prazo exequível, fica a DAF autorizada a definir uma data limite para apresentação das requisições externas para aquisição de bens e serviços e para a receção das faturas nos serviços competentes da Secção de Contabilidade.

10 - A cada fase do processamento das despesas corresponde um registo contabilístico, designadamente:

a) Cabimento;

b) Compromisso;

c) Receção e registo da fatura ou documento equivalente;

d) Liquidação da despesa;

e) Ordem de pagamento;

f) Pagamento.

Artigo 36.º

Cabimento

1 - O registo contabilístico do cabimento é realizado obrigatoriamente num momento prévio à assunção de encargos financeiros, com base no valor efetivo da despesa, ou estimado quando não seja possível conhecer o valor efetivo.

2 - Caso o valor corresponda a uma estimativa, deve ser calculado com base nos referenciais de mercado ou nos valores históricos de operações similares.

3 - O cabimento prévio consiste no registo de uma despesa que se prevê realizar em determinada classificação económica sem onerar qualquer GOP.

4 - Com o registo do cabimento é emitido, pelo sistema informático, o respetivo comprovativo, o qual acompanha a proposta de adjudicação ou de assunção de encargos.

Artigo 37.º

Compromisso

1 - Na sequência da decisão de adjudicação, a Secção de Contabilidade efetua o registo contabilístico do compromisso assumido para o ano em curso e/ou anos futuros.

2 - A assunção de compromissos deve seguir o estipulado no artigo 7.º do Decreto-Lei 127/2012, de 21 de junho.

3 - A assunção de compromissos carece de validação prévia do gestor de fundos disponíveis.

4 - O adjudicatário ou equivalente deverá estar identificado como fornecedor dos SMASV, no registo de entidades, antes de ser registado o compromisso, facultando todos os elementos para o efeito, designadamente, o seu nome, sede, número de identificação fiscal e número de identificação bancária.

Artigo 38.º

Conferência e registo da despesa

1 - Todas as faturas ou documentos equivalentes deverão ser enviados para a Secção de Contabilidade e, após registo contabilístico em receção e conferência, são enviadas, pelo sistema de gestão documental, aos serviços requisitantes, no caso de "despesas certas e permanentes "e para a Secção de Aprovisionamento e Stocks as restantes, devendo ser validadas no prazo de 5 dias.

2 - A validação a que se refere o número anterior concretiza-se também através do sistema informático Obras por Administração Direta (OAD), no caso de existir requisição externa.

3 - Os serviços responsáveis pela execução da despesa devem proceder à confirmação do cumprimento do contrato e eventual correção da emissão de fatura pelo fornecedor.

4 - A conferência e registo, inerentes à realização de despesas efetuadas pelos diversos serviços, deverão obedecer ao conjunto de normas e disposições legais aplicáveis e às regras de instrução de processos sujeitos a fiscalização prévia do Tribunal de Contas.

5 - A conferência e registo referidos no número anterior serão efetuados, consoante a especificidade e a fase de realização da despesa, nos seguintes termos:

a) As funções de registo das operações de cabimento e compromisso, tratamento de faturas e liquidação de despesas são asseguradas pela Secção de Contabilidade.

b) A Secção de Recursos Humanos assegura a informação necessária ao processamento das despesas com pessoal. As respetivas folhas de remuneração devem dar entrada na Secção de Contabilidade até 3 dias úteis antes da data prevista para o pagamento de cada mês.

Quando se promover a admissão ou mudança de situação de trabalhadores depois de elaborada a correspondente folha, os abonos serão regularizados no processamento do mês seguinte.

A Secção de Recursos Humanos deve enviar mensalmente à Secção de Contabilidade a distribuição das despesas com pessoal pelos respetivos serviços.

6 - A Secção de Contabilidade após verificar a validação das faturas pelos serviços requisitantes transfere o valor da despesa para o credor.

7 - Os documentos relativos a despesas em que estejam em causa situações de excecional interesse público ou a preservação da vida humana, devem ser enviados à Secção de Contabilidade de modo a permitir efetuar o compromisso no prazo de 10 dias após a realização da despesa.

8 - Uma vez verificada a conformidade legal da fatura, a Secção de Contabilidade procede ao respetivo registo contabilístico e arquivo do documento.

9 - Caso existam faturas recebidas com mais de uma via, a Secção de Contabilidade coloca na cópia, de forma clara e evidente, a menção de "duplicado".

Artigo 39.º

Autorizações de Pagamento

1 - Compete à Secção de Aprovisionamento e Stocks analisar se foram respeitados os normativos legais e regulamentares relativos a:

a) Competência para a realização da despesa;

b) Adequação do procedimento de aquisição adotado.

2 - Compete à Secção de Contabilidade analisar se foram respeitados os normativos legais e regulamentares relativos a:

a) Enquadramento orçamental e financeiro;

b) Adequação da execução financeira do contrato.

3 - Compete, ainda, à Secção de Aprovisionamento e Stocks e à Secção de Contabilidade analisar se foram respeitados os normativos legais e regulamentares relativos ao cumprimento das normas de controlo interno.

4 - Quando a Secção de Contabilidade considere que foram desrespeitados preceitos legais e regulamentares aplicáveis, comunicará ao serviço responsável os vícios identificados, com vista à sua apreciação e eventual correção.

5 - Sempre que se trate de pagamentos de valor superior ao estabelecido legalmente, a Secção de Contabilidade solicita aos fornecedores ou outras entidades, nos termos da legislação em vigor, a certidão comprovativa da inexistência de dívidas à Segurança Social e à Autoridade Tributária (AT).

6 - A emissão das ordens de pagamento é efetuada pela Secção de Contabilidade que junta todos os documentos de suporte. As mesmas são visadas pelo Coordenador da Contabilidade; Chefe da Unidade Financeira; Chefe da Divisão Administrativa e Financeira e Diretor Delegado. Possuem ainda despacho do Presidente do Conselho de Administração, ou do Vogal com competência para o efeito.

7 - A emissão das ordens de pagamento carece de autorização pelo Conselho de Administração com competências para o efeito, seja por autorização prevista na primeira reunião do ano, seja por autorização específica aposta em relação de ordens de pagamento efetuada para o efeito. Após a mencionada autorização são encaminhadas para a Secção de Tesouraria para pagamento.

8 - Deve ser aposto na fatura um carimbo com a indicação de que foi paga.

9 - Findo o processo procede-se ao seu arquivo.

Artigo 40.º

Reconciliação das contas

1 - No final de cada trimestre deve ser feita reconciliação entre os extratos de conta corrente dos clientes e dos fornecedores com as respetivas contas da autarquia, por funcionário(s) designado(s) pelo Chefe da Unidade Orgânica Financeira.

2 - Devem ser efetuadas reconciliações trimestrais por funcionário a designar pelo Chefe da Unidade Orgânica Financeira, nas contas de empréstimos bancários com as instituições de crédito e controlados os cálculos dos respetivos juros, sempre que haja lugar a qualquer pagamento por conta desses débitos.

3 - Todos os débitos e créditos de juros, antes de serem contabilizados, devem ser conferidos.

4 - Mensalmente devem ser efetuadas reconciliações nas contas "Estado e outros entes públicos" por funcionário designado pelo Chefe da Unidade Orgânica Financeira.

5 - Para além destas reconciliações com caráter certo, devem ser efetuadas outras com caráter aleatório, a realizar por funcionário a designar pelo Chefe da Unidade Orgânica Financeira.

6 - De todas as reconciliações será lavrado um termo de conferência assinado por todos os seus intervenientes.

CAPÍTULO VII

Inventários

Artigo 41.º

Disposições gerais

1 - O controlo das existências encontra-se previsto, designadamente, no ponto 2.9.10.3 do POCAL.

2 - Consideram-se "existências" todos os bens suscetíveis de armazenamento, destinados a consumo/utilização por parte dos SMASV.

3 - Os trabalhadores afetos ao armazém são os responsáveis pelo armazenamento dos bens, a quem compete manter atualizado o inventário dos bens a seu cargo.

4 - Deverão constar no armazém, registos atualizados dos bens que careçam de fichas de segurança.

5 - No que concerne às existências os SMASV deve recorrer, em regra, à modalidade de contratos de fornecimentos contínuos de forma a minimizar os custos de armazenamento.

6 - Deve ser utilizado o sistema de inventário permanente para as existências, conhecendo-se a qualquer momento o valor e a quantidade destas em armazém.

Artigo 42.º

Gestão de Inventários

1 - A gestão dos inventários (existências) está a cargo do responsável do Armazém e do responsável do Economato, a quem caberá zelar pelo controlo e movimentação dos bens aí depositados, de forma a garantir um regular funcionamento dos serviços.

2 - A entrega de materiais requisitados ao Armazém de materiais ou ao Economato apenas poderá ser feita mediante a apresentação de uma requisição interna, devidamente autorizada por quem detenha competência para o efeito, na qual deve constar sempre, em "observações", o destino ou finalidade dos bens.

3 - Cada responsável pelo armazenamento de bens deve acautelar em stock apenas as quantidades mínimas estritamente necessárias ao normal funcionamento dos serviços.

4 - O responsável pelo Armazém de materiais deve providenciar locais e condições de segurança de acordo com a legislação em vigor para o armazenamento e manuseamento de bens que necessitem de tratamento especial, nomeadamente, combustíveis, produtos fitofármacos, ou outros produtos "perigosos".

5 - A regra será a de aquisição de bens por fornecimento contínuo, sem armazenagem, ou com um período de armazenagem mínimo nunca inferior a 90 dias nem superior a 180 dias, salvo nas situações devidamente justificadas pela UO responsável pelo armazenamento de bens, e desde que aceite pelo Conselho de Administração.

6 - Todos os bens saídos de armazém, afetos a obras por administração direta, deverão ser objeto de registo no sistema informático de gestão de stocks, associados aos respetivos centros de custo.

7 - Até 31 de outubro de cada ano devem os responsáveis pelos armazéns identificar e propor os artigos para abate, que apresentem as seguintes caraterísticas:

Danificados, fora de validade ou obsoletos;

Sem movimento em armazém há pelo menos 365 dias, salvo justificação válida, aprovada pelo dirigente máximo responsável pela Unidade Orgânica e pelo Conselho de Administração;

Sem possibilidade de venda ou com valor de mercado nulo;

Sem interesse confirmado em transferência para outro armazém.

8 - A proposta de abate deve indicar a designação e código do artigo, quantidade, preço unitário e valor global da existência, motivo para o abate e sugestão de destino final.

9 - Os artigos que reúnam os requisitos identificados no n.º 6, que não sejam incluídos na lista de abate terão de ser objeto de lista autónoma, com justificação para continuarem em stock.

10 - A proposta de abate e ou de manutenção de artigos em stock integra ambas as listas, e carece de validação do dirigente máximo responsável pela UO e aprovação do Conselho de Administração.

11 - As decisões serão comunicadas ao responsável pelo armazém para encaminhamento do artigo para o destino final, a quem cabe transmitir ao administrador do aplicativo informático de gestão de stocks para a sua regularização no sistema.

12 - Sem prejuízo do momento anual referido no n.º 6, a qualquer momento pode ser proposto o abate de artigos em stock que apresentem as caraterísticas identificadas no mesmo número, devendo seguir os trâmites referidos nos n.os 7 a 10.

Artigo 43.º

Entradas e saídas de bens

1 - A entrada de bens efetuada no Armazém, onde se procede à conferência física, qualitativa e quantitativa, apenas poderá ser feita mediante a apresentação da respetiva guia de remessa, faturas ou documentos equivalentes e requisição externa.

2 - É expressamente proibido rececionar qualquer bem, sem que o mesmo venha acompanhado pela competente guia de remessa ou documento legal equivalente.

3 - A receção quantitativa e qualitativa dos materiais no armazém, só poderá ser efetuada mediante o controlo e conferência da guia de remessa ou documento legal equivalente, que deve obrigatoriamente acompanhar o fornecimento dos bens adquiridos, na qual é inscrita a indicação de «conferido/está conforme» e «recebido», a assinatura do recetor e a data de receção.

4 - Os documentos contabilísticos que acompanham os bens entregues, após conferidos e lançados na aplicação informática GES serão remetidos à Secção de Contabilidade para o respetivo tratamento contabilístico.

5 - As saídas de bens apenas são permitidas mediante o respetivo pedido autorizado, por quem detenha competência para o efeito.

6 - As devoluções de materiais não utilizados ou sobras, deverão ser obrigatoriamente entregues no armazém através da competente guia de devolução.

Artigo 44.º

Gestão administrativa de inventários

1 - As operações essenciais da gestão administrativa de inventários são baseadas em documentos de entrada e saída e centram-se no registo do respetivo movimento nas fichas de armazém (aplicação informática GES) na conciliação entre os registos das mesmas fichas e a existência física dos bens e materiais armazenados e na respetiva mensuração.

2 - As fichas de inventários em armazém são movimentadas para que o seu saldo corresponda, permanentemente, aos bens nele existente (inventário permanente).

3 - A mensuração dos inventários deverá ser efetuada de acordo com o método do custo médio ponderado atualizado para cada um dos materiais em armazém no respetivo ficheiro (individual) informático de inventários.

4 - A movimentação da entrada em armazém é efetuada em aplicação informática mediante a respetiva guia de remessa, fatura ou documento equivalente, após a conferência física, qualitativa e quantitativa.

5 - Com a movimentação de entrada de materiais em armazém é emitida a Guia de Entrada em Armazém.

6 - As saídas de armazém apenas são permitidas mediante o respetivo Pedido autorizado, por quem detenha competência para o efeito.

7 - No caso de devolução, estes darão, obrigatoriamente, entrada em armazém, que emitirá uma Nota de Devolução.

8 - Os movimentos de entrada e saída de armazém deverão ser registados no ficheiro de inventários, sempre que possível, por pessoa(s) que não proceda(m) ao manuseamento físico dos materiais em armazém.

9 - O responsável pelo armazém deve proceder à avaliação periódica das condições físicas das existências em armazém, com vista a detetar ou a prevenir situações de deterioração física, obsolescência, ou mesmo rotura de existências. Compete ainda, zelar pelas condições de armazenagem e segurança dos bens.

10 - Para facilitar o conhecimento e a localização dos materiais em armazém deve proceder-se à sua classificação e simbolização empregando letras (alfabética), algarismos (numérica) e/ou letras e algarismos (alfanumérica) identificando e definindo previamente o espaço físico do armazém (layout).

Artigo 45.º

Controlo de Inventários

1 - Para o seu eficaz controlo deverá proceder-se à verificação dos inventários ou stocks em armazém através de contagens físicas periódicas.

2 - A realização de contagens físicas, pela importância que tem no controlo dos inventários, exige uma preparação adequada e uma ação planeada, incluindo a descrição pormenorizada das suas normas de execução, utilizando instruções para realização de contagens físicas.

3 - Para a realização das contagens, são entregues, às equipas de contagem, as listagens de inventário contendo todos os materiais classificados pelas diferentes hierarquias, sem indicação das quantidades existentes em armazém, sendo datadas e assinadas pela equipa que efetuou a contagem.

4 - A realização das contagens e respetivas conferências dos bens do economato devem ser efetuadas duas vezes no ano. Os bens do armazém de materiais devem ser divididos em seis grupos, efetuando-se a contagem e respetiva conferência de cada um dos grupos por mês, para que no final do ano tenham sido conferidos todos os bens duas vezes.

5 - Terminadas as contagens e respetivas conferências, deve proceder-se à mensuração dos inventários a partir do critério valorimétrico adotado.

6 - Sempre que forem detetadas situações anómalas após a realização de contagens, devem as mesmas ser superiormente comunicadas com vista à sua rápida regularização e, se for o caso, ao apuramento de responsabilidades.

7 - A existência de bens ou artigos em armazém, sem consumo ou utilização possível (obsoletos ou deteriorados), que implicam ocupação de espaços, dificuldade de arrumação de outros artigos, remoções onerosas ou cuidados especiais, deverá ser objeto de comunicação ao Conselho de Administração, com vista a obter a necessária autorização para o seu abate e remoção.

Artigo 46.º

Procedimentos Finais de Inventário

As regularizações ao armazém só podem ser efetuadas com autorização de quem tenha competência para o efeito e apenas após terem sido efetuadas todas as diligências necessárias para a identificação das causas das divergências encontradas.

CAPÍTULO VIII

Investimentos

Artigo 47.º

Política de investimentos

Todas as operações relativas a aquisição, gestão ou alienação de bens do ativo fixo tangível e intangível e propriedades de investimento devem estar previstas em Programa, Plano Plurianual de Investimentos ou de Atividades, que, entre outros, deverão definir os objetivos quanto à natureza dos investimentos e/ou desinvestimentos futuros, numa perspetiva de conservação/modernização ou de expansão/desenvolvimento das atividades dos SMASV.

Artigo 48.º

Objeto

1 - Estabelecer os princípios gerais de inventário e cadastro, nomeadamente aquisição, afetação, valorimetria, registo, seguros, transferência, cessão, alienação e abate dos Ativos Fixos Tangíveis (AFT), assim como as responsabilidades dos diversos serviços envolvidos na gestão do património dos SMASV.

2 - Estão sujeitos a inventário e cadastro os Ativos Fixos Tangíveis (AFT), bem como os Investimentos Financeiros, as Propriedades de Investimento, os Ativos Intangíveis e os Investimentos em curso.

3 - Considera-se gestão patrimonial a uma correta afetação dos bens pelas diversas unidades orgânicas e equipamentos dos SMASV, tendo em conta não só as necessidades dos diversos serviços face às atividades desenvolvidas e responsabilidades, mas também a sua adequada utilização, salvaguarda, conservação e manutenção de modo a garantirem o bom funcionamento e a segurança.

Artigo 49.º

Cadastro e inventariação

1 - Todos os elementos do ativo fixo tangível, intangível, propriedades de investimento e investimentos em curso são sujeitos a registo de cadastro e inventário, desde que detidos com continuidade ou permanência, ou seja, os que estando afetos à atividade operacional dos SMASV, tenham uma vida útil estimada superior a um ano.

2 - São também cadastrados e inventariáveis os bens do ativo fixo tangível cujo vida útil é superior a um ano e que, ao abrigo do princípio da materialidade, legalmente fixado, serão totalmente depreciados e amortizados no ano de aquisição.

3 - Acrescem de igual modo aos bens do ativo fixo e, deste modo, ao inventário dos SMASV, os custos incorridos durante o período, com benfeitorias e grandes reparações efetuadas naqueles bens.

4 - A capitalização (inventariação) dos custos referenciados no número anterior caracteriza-se não só pelo custo das obras a realizar, mas também atendendo ao acréscimo de vida útil ou de produtividade dos bens de investimento em causa.

Artigo 50.º

Identificação de ativos

1 - Os AFT, em comum, são identificados pelo número de inventário e número de ordem (sequencial na base de dados), código de compartimento (espaço físico) e classificação do CC2, que compreende a classificação económica e patrimonial.

2 - Os AFT, bens móveis, são identificados com a designação, medidas, referências, tipo de estrutura, cor, marca, modelo, materiais, funcionalidade, ano e valor da aquisição, produção ou outras referências;

3 - Os AFT, bens imóveis, são identificados com a posição geográfica do concelho e freguesia e, dentro desta, morada, denominação do imóvel, se a tiver, domínio (público ou privado), espécie e tipologia do imóvel (urbano, rustico ou misto/construção ou terreno), natureza dos direitos de utilização, caraterização física (áreas, número de pisos, estado de conservação), ano de construção das edificações, inscrição matricial, registo na conservatória do registo predial e custo de aquisição, de construção ou de avaliação.

4 - Os AFT, veículos, são identificados com a matrícula, marca, modelo, ano de aquisição, categoria, número de quadro, combustível, cor, peso bruto, cilindrada e lotação.

Artigo 51.º

Critérios de mensuração

1 - Todos os bens do ativo fixo tangível, intangível e propriedades de investimentos devem ser mensurados consoante o custo de aquisição, custo de produção (princípio do custo histórico) ou valor resultante de avaliação, nos termos definidos na legislação em vigor, utilizando-se os critérios de mensuração definidos nas normas de contabilidade pública, nomeadamente NCP 3 - ativos intangíveis, NCP 5 - ativos tangíveis e NCP 8 - propriedades de investimento do SNC-AP.

2 - Aos bens obtidos a título gratuito pelos SMASV deverá atribuir-se o valor resultante da avaliação ou o valor patrimonial legalmente definido ou, caso não exista disposição legal aplicável, o valor resultante da avaliação segundo critérios técnicos específicos devidamente explicitados.

3 - No caso de bens em que se verifique a impossibilidade de mensuração ou naqueles em que o apuramento do valor de aquisição ou de produção não seja possível, especialmente aquando da realização do inventário inicial, deve registar-se esse facto na ficha de cadastro do bem, assim como no anexo às demonstrações financeiras do exercício respetivo, com justificação daquela impossibilidade.

4 - No caso de transferência de bens para outras entidades, nomeadamente da administração pública (central, regional e local), o valor a atribuir será o valor constante dos registos contabilísticos da entidade de origem, salvo se existir disposição que autorize a transferência fixando valor diferente, ou um valor fixado por acordo entre as partes, suportado em despacho/deliberação de autorização do órgão competente.

5 - Relativamente aos bens do ativo intangível, sempre que se justifique, deve ser efetuado o registo no âmbito da propriedade industrial, designadamente quanto a logótipos, marcas e patentes, devendo ser efetuado o controlo dos gastos incorridos com o seu desenvolvimento pelos serviços da autarquia.

Artigo 52.º

Etiquetagem dos bens móveis

1 - Todos os bens suscetíveis de inventariação devem ser etiquetados colocando-se a respetiva etiqueta em cada um deles, de preferência em posição tipo previamente definida.

2 - A etiquetagem deve ser efetuada logo após a receção e registo dos bens.

3 - Aos AFT duradouros, que dada a sua estrutura e utilização não seja conveniente a afixação da etiqueta de identificação, ser-lhe-ão atribuídos números de inventário e controlados por suporte informático.

4 - Os AFT devem manter-se em inventário desde o momento da sua aquisição, até ao seu abate, prolongando-se em termos de histórico cadastral.

5 - De forma a reter o histórico dos elementos patrimoniais, o número de inventário, após o abate, não será atribuído a outro ativo.

Artigo 53.º

Fichas de inventário

1 - O tratamento da informação necessária aos registos de cadastro nas fichas de identificação de cada bem (móveis, veículos, imóveis e direitos a eles inerentes e bens do ativo fixo intangível) é da responsabilidade da Secção de Património.

2 - As fichas de inventário são as previstas no SNC-AP e constituem documentos obrigatórios de registo de ativos.

3 - A ficha de identificação de cada bem deverá conter, entre outras, as seguintes informações:

a) Tipo de aquisição (compra, doação, etc.)

b) Código correspondente na tabela do classificador complementar 2 - SNC-AP;

c) Classificação contabilística (SNC-AP);

d) O serviço a que o bem está afeto e sua localização;

e) No caso dos imóveis rústicos ou urbanos;

f) Data de aquisição, nome do fornecedor, n.º e data da fatura;

g) Data da entrada em funcionamento;

h) Custo de aquisição;

i) Alterações patrimoniais (grandes reparações e beneficiações, desvalorizações, etc.);

j) Critérios de depreciação/amortização, taxa anual, desvalorização, perdas por imparidade e valor atual;

k) Seguros;

l) Ações de controlo patrimonial interno (verificações físicas);

m) Outros factos patrimoniais relevantes;

n) Data e tipo de abate.

4 - Os registos no ficheiro do cadastro devem ser feitos no prazo máximo de quinze dias após a disponibilização da informação, salvo se aquele for manifestamente insuficiente.

5 - Os mapas de inventário são elementos com informação agregada por tipos de ativos, de acordo com o SNC-AP e classificador complementar CC2 - Cadastro e vidas úteis dos ativos fixos tangíveis, intangíveis e propriedades de investimento.

6 - Para além dos documentos obrigatórios previstos no SNC-AP, os SMASV, para uma gestão eficiente e eficaz, consideram conveniente o incremento dos seguintes elementos:

a) Folha de carga;

b) Auto de transferência;

c) Auto de cessão;

d) Auto de abate;

e) Auto de ocorrência.

7 - Os bens móveis de propriedade alheia que estejam a ser utilizados pelos SMASV e não façam parte integrante do seu ativo fixo, devem estar devidamente identificados bem assim como no caso dos bens imóveis e respetivos direitos.

8 - A Secção de Património é responsável pela criação e manutenção das localizações físicas, mantendo-as atualizadas, através do registo de novas localizações ou alteração das já definidas na estrutura do inventário.

Artigo 54.º

Bens do domínio público

1 - Os bens do domínio público (DP) serão incluídos no ativo fixo tangível dos SMASV.

2 - Se os SMASV tiverem sob a sua administração ou controlo, algum bem do domínio público do Estado, esteja ou não afeto à sua atividade operacional, deverá de igual modo, inclui-lo no seu ativo fixo tangível.

3 - Os imóveis classificados de valor concelhio e de interesse público, pertencem ao domínio privado.

4 - Os bens do DP deverão ser inventariados de acordo com a regra geral de inventariação, embora possam existir bens de difícil inventariação e avaliação, caso em que deverão constar num ficheiro (inventário) de bens não inventariáveis ou que aguardam oportuna avaliação.

5 - Para efeitos de inventariação, os bens imóveis do DP identificam-se e registam-se de acordo com regras previstas no Classificador complementar 2 - Cadastro e vidas úteis dos ativos fixos tangíveis, intangíveis e propriedades de investimento, do SNC-AP.

Artigo 55.º

Depreciações

1 - A política de depreciações deve acompanhar o ritmo do deperecimento dos bens durante o período de vida útil, o mais realista possível e dar credibilidade a uma política de investimentos e de financiamento da autarquia, a médio e longo prazo.

2 - A Secção de Património procederá ao registo do bem de acordo com a respetiva classe de ativo fixo, utilizando o regime de depreciação e a vida útil aplicável ao respetivo bem, atendendo a:

a) Bens sujeitos a depreciações técnicas (fixadas) calculadas segundo o método das quotas constantes (ou da linha reta), com aplicação das taxas fixadas no classificador em vigor (Classificador complementar 2 - SNC-AP);

b) Bens sujeitos a taxas de depreciação a fixar, os bens que se depreciem por causas particulares de inovação tecnológica, de obsolescência técnica, de laboração intensiva ou contínua ou outras devidamente justificadas.

3 - Entende - se por Valor Anual de Depreciação /Amortização = [valor da aquisição (acrescido do valor de grandes reparações ou de reavaliação permitidas por lei) - valor residual] x taxa anual de amortização. Considera-se o período de vida útil de um ativo, para efeitos de depreciações/amortização, o período definido no classificador complementar 2 (CC2) a iniciar a partir da data de utilização.

Artigo 56.º

Grandes reparações e conservações

Consideram-se grandes reparações ou beneficiações sempre que o respetivo custo exceda 30 % do valor patrimonial líquido do ativo. Sempre que sejam solicitadas reparações nas viaturas, deverá a respetiva requisição fazer-se acompanhar de uma informação por parte da Unidade de Equipamentos e Transportes onde ateste se aumentará o valor real ou a duração provável da sua vida útil.

Artigo 57.º

Desvalorizações excecionais

Sempre que ocorram situações que impliquem a desvalorização excecional de bens, deverá ser comunicada no prazo de cinco dias à Secção de Património para efeitos de atualização da respetiva ficha, após a aprovação do Conselho de Administração.

Artigo 58.º

Transferência de bens

1 - O pedido de transferência de bens de ou para outras entidades, nomeadamente da Administração Pública, será submetido, pela Secção de Património, à aprovação do Conselho de Administração.

2 - A entrega de bens por transferência deverá ser formalizada através de auto, no qual conste, tanto a descrição sumária do(s) bem(ns), como o respetivo despacho e data de autorização, e que deverá ficar arquivado, o original na Secção de Património e cópia na entidade beneficiária, como garante da transferência efetuada (assinada a entrega e a receção pelos intervenientes).

3 - As transferências internas de bens, depois de autorizadas pelo dirigente da Unidade Orgânica, deverão igualmente ser comunicadas à Secção de Património, com entrega do auto de transferência, para atualização do cadastro que remeterá ao serviço a folha de carga atualizada.

Artigo 59.º

Abate de bens

1 - Os bens do ativo fixo de que os SMASV não careçam para o exercício das suas atribuições podem ser disponibilizados, com vista à sua reafetação a outros serviços ou à sua alienação, depois de autorizada a sua disponibilização pelo órgão executivo, nos termos legais em vigor.

2 - No momento da alienação ou caso não se esperem benefícios económicos futuros ou potencial de serviço do seu uso, o bem do ativo fixo tangível deve ser desreconhecido (NCP-5).

3 - No caso de pedido de abate por extravio, furto ou roubo, deve desencadear-se o processo interno que permita averiguar as condições em que tal ocorreu, analisando-se se os SMASV têm ou não o direito de exigir responsabilidades ao dirigente ou utilizador a que o bem se encontrava afeto.

4 - Se um bem do ativo fixo for objeto de furto ou roubo, deverá tal facto ser comunicado às entidades policiais competentes para investigação e só após a comunicação da decisão resultante das diligências efetuadas, se deverá submeter à consideração superior uma proposta de abate ou de recuperação e colocação do bem em funcionamento, se este tiver sido recuperado.

5 - No caso de eventual alienação, a Secção de Património deve efetuar uma consulta de modo a apurar qual o preço de mercado a que o bem pode ser alienado, de acordo com os normativos legais em vigor sobre esta matéria.

6 - Caso o bem não tenha sido alienado nem vendido como sucata, promoverá a sua entrega a um "centro de destruição".

7 - Na fase da proposta de abate dos bens, a Secção de Património deve elaborar um documento evidenciando, entre outros elementos, os seguintes:

a) Identificação do bem (código e designação);

b) Localização/afetação;

c) Valor patrimonial líquido;

d) Motivo justificativo do pedido de abate (transferência, reafetação, alienação, sinistro, avaria etc.).

8 - A Secção de Património deve elaborar e registar na ficha de inventário o respetivo auto de abate.

Artigo 60.º

Registo de propriedade

1 - Os bens sujeitos a registo, bem como todos os factos, ações e decisões a eles inerentes são, além de todos os bens imóveis (exceto os bens de domínio público), os veículos automóveis e reboques.

2 - A inventariação dos veículos automóveis assim como dos bens imóveis, pressupõe a existência de título de utilização válido e juridicamente regularizado, tanto no caso em que confira a posse como no caso em que confira o direito de utilização a favor dos SMASV.

3 - Para cumprimento do número anterior no que diz respeito aos veículos automóveis, a Unidade de Equipamentos e Transportes (UET) deve entregar os títulos de propriedade das viaturas à Secção de Património, devendo os referidos veículos automóveis estarem acompanhados de fotocópia autenticada do título de propriedade e livrete.

4 - Cada prédio, rústico ou urbano, deve dar origem a um processo, o qual deve incluir, escritura, auto de expropriação (se adquirido por esse meio), certidão do registo predial, caderneta predial, planta, respetiva georreferenciação e outros dados complementares julgados necessários.

5 - Os terrenos e os edifícios são ativos separáveis e deverão ser contabilizados separadamente mesmo quando adquiridos conjuntamente.

Artigo 61.º

Gestão e controlo

1 - A Secção de Património deve manter devidamente atualizado o cadastro e inventário de todos os bens que estejam sob a administração e controlo dos SMASV.

2 - Devem realizar-se conferências físicas periódicas, especialmente no final de cada exercício económico, sendo feito o confronto da sua existência com as respetivas fichas de cadastro e registos contabilísticos.

3 - Para uma gestão e controlo mais eficaz dos bens inventariados, a Secção de Património, após a finalização do processo de registo no cadastro e inventariação e respetiva etiquetagem, deve disponibilizar a todos os responsáveis pelas diversas UO dos SMASV uma listagem detalhada dos bens que lhes estão afetos.

4 - A listagem referida no número anterior deverá ser atualizada no início de cada exercício económico, com disponibilização da informação das UO.

5 - Qualquer alteração que ocorra na estrutura de implantação dos bens inventariados (móveis, máquinas, aparelhos, equipamentos, ferramentas e utensílios, etc.), especialmente com mudança de localização, avaria, inutilização, abate ou outras, deve ser obrigatoriamente comunicada à Secção de Património, utilizando-se para o efeito ficha a disponibilizar por estes serviços.

6 - O incumprimento do disposto no número anterior será da inteira responsabilidade do dirigente ou coordenador da UO a que os bens se encontrem afetos após o cadastro e inventariação inicial.

7 - A afetação individual de bens do ativo fixo tangível ou intangível, implica a responsabilização do utilizador ou afetatário pela sua correta utilização e conservação, devendo este comunicar à Secção de Património qualquer facto que ocorra com o bem ao longo do seu período de utilização.

CAPÍTULO IX

Artigo 62.º

Contabilidade de Gestão

A contabilidade de gestão segue as orientações estabelecidas na NCP 27 - Contabilidade de Gestão destinando-se a produzir informação relevante e analítica sobre custos, rendimentos e resultados.

CAPÍTULO X

Regulamentos internos específicos

Artigo 63.º

Comunicações

No que respeita à regulamentação das comunicações fixas e móveis e a utilização de novas tecnologias será objeto de regulamento próprio.

Artigo 64.º

Gestão e controlo da frota automóvel

A regulamentação da utilização da frota automóvel dos SMASV será objeto de regulamento próprio.

Artigo 65.º

Recursos Humanos

A regulamentação referente aos Recursos Humanos dos SMASV será objeto de regulamento próprio.

Artigo 66.º

Fundos Fixos de Caixa

Os Fundos Fixos de caixa é objeto de regulamento próprio.

CAPÍTULO XI

Disposições Finais

Artigo 67.º

Violação das Normas de Controlo Interno

A violação das normas estabelecidas na presente norma, sempre que indicie a prática de infração disciplinar, dá lugar a imediata instauração do procedimento competente, nos termos do Estatuto Disciplinar dos Funcionários e Agentes da Administração Central, Regional e Local.

Artigo 68.º

Dúvidas e omissões

As dúvidas e omissões decorrentes da interpretação e aplicação da presente Norma serão resolvidas através de deliberação proferida pelo Conselho de Administração, sem prejuízo da legislação aplicável.

Artigo 69.º

Alterações

A presente Norma pode ser objeto de alterações, aditamentos ou revogações, adaptando-se, sempre que necessário, às eventuais alterações de natureza legal que, entretanto, venham a ser publicadas no Diário da República para aplicação às Autarquias Locais, bem como as que decorram de outras normas de enquadramento e funcionamento local, deliberadas pela Câmara Municipal ou pela Assembleia Municipal, no âmbito das respetivas competências e atribuições legais.

Artigo 70.º

Norma revogatória

Com a entrada em vigor da presente Norma é revogada a Norma anterior e são revogadas todas as disposições internas que a contrariem ou nas partes em que a contrariem.

Artigo 71.º

Entidades tutelares e publicidade

A presente norma bem como todas as suas alterações são remetidas cópias à Inspeção Geral de Finanças e Tribunal de Contas, no prazo de 30 dias após a sua aprovação.

Deve ser dada publicidade da mesma nos termos habituais e na Internet onde ficará disponível para consulta.

Artigo 72.º

Entrada em vigor

A presente Norma entra em vigor no dia seguinte após a sua publicação nos termos legais.

19 de agosto de 2021. - Pelo Presidente do Conselho de Administração, o Vogal do Conselho de Administração, João Paulo Lopes Gouveia.

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