No quadro da Lei Orgânica do Ministério dos Negócios Estrangeiros, aprovada pelo Decreto-Lei 121/2011, de 29 de dezembro, a Inspeção-Geral Diplomática e Consular tem por missão verificar o cumprimento das normas reguladoras do funcionamento dos serviços internos e dos serviços periféricos externos, bem como assegurar a ação disciplinar e a auditoria de gestão, diplomática e consular.
Por seu turno, o Decreto Regulamentar 8/2012, de 19 de janeiro, que aprova a orgânica da Inspeção-Geral Diplomática e Consular, alterado pelo Decreto Regulamentar 1/2013, de 14 de março, veio precisar a natureza, missão, atribuições e tipo de estrutura interna da Inspeção-Geral Diplomática e Consular.
O Decreto-Lei 276/2007, de 31 de julho, que definiu o regime jurídico da atividade de inspeção, auditoria e fiscalização dos serviços da administração direta e indireta do Estado que tenham por missão assegurar o exercício de funções de controlo, veio igualmente definir algumas regras sobre os procedimentos de inspeção comuns a que estão sujeitos todos os serviços mencionados no artigo 3.º do referido diploma, prevendo a elaboração de um regulamento dos respetivos procedimentos que deve ser aprovado pelo Ministro responsável pelo serviço de inspeção, mediante proposta do Inspetor-Geral ou do respetivo dirigente máximo.
Assim, nos termos do artigo 9.º do Decreto-Lei 276/2007, de 31 de julho, aprovo o Regulamento do Procedimento de inspeção da Inspeção-Geral Diplomática e Consular (IGDC), anexo ao presente despacho, do qual faz parte integrante.
5 de fevereiro de 2015. - O Ministro de Estado e dos Negócios Estrangeiros, Rui Manuel Parente Chancerelle de Machete.
ANEXO
Regulamento do Procedimento de Inspeção da Inspeção-Geral Diplomática e Consular
CAPÍTULO I
Disposições e princípios gerais
SECÇÃO I
Artigo 1.º
Objeto
O presente Regulamento estabelece o procedimento das atividades de controlo, auditoria, ação disciplinar e inspeção desenvolvidas pela Inspeção-Geral Diplomática e Consular (IGDC) no cumprimento das respetivas missão e atribuições enquanto serviço de inspeção do Ministério dos Negócios Estrangeiros (MNE), nos termos e para os efeitos fixados pelo Decreto-Lei 276/2007, de 31 de julho, e pelo Decreto Regulamentar 8/2012, de 19 de janeiro.
Artigo 2.º
Âmbito
O regulamento do procedimento de inspeção visa definir as ações e atividades inspetivas desenvolvidas pela IGDC.
Artigo 3.º
Competências
1 - Incumbe à IGDC:
a) Prevenir, através da respetiva intervenção e do recurso aos meios previstos na lei e no presente Regulamento, a ocorrência de situações de irregularidade ou ilicitude no funcionamento dos serviços e organismos sob a respetiva competência e jurisdição.
b) Verificar o cumprimento das normas reguladoras do funcionamento dos serviços internos e dos serviços periféricos externos do MNE ou sujeitos à tutela do Ministro dos Negócios Estrangeiros, através da realização de ações de avaliação, de inspeção, de auditoria, bem como de procedimentos de natureza disciplinar, inquéritos, sindicâncias, averiguações e peritagens, ou de outras ações com caráter inspetivo.
2 - Para efeitos do presente Regulamento, entende-se por:
a) "Ação inspetiva" qualquer ação desenvolvida no âmbito da atividade de inspeção, auditoria e fiscalização;
b) "Atividade inspetiva" abrange as atividades de inspeção, auditoria e fiscalização, bem como as ações de natureza disciplinar.
3 - As ações e atividades inspetivas devem observar, designadamente:
a) As Normas, Manuais, Guiões e Boas Práticas em uso na IGDC;
b) Os instrumentos de orientação estabelecidos pelo Conselho Coordenador do Sistema Nacional de Controlo Interno;
c) Os instrumentos nacionais e internacionais aplicáveis.
SECÇÃO II
Artigo 4.º
Princípio geral de atuação
Os dirigentes e os funcionários da IGDC devem observar os princípios de ética e normas especificadas no Código de Ética e Conduta do MNE, atuando de forma imparcial e isenta, orientada para a melhor prossecução do interesse público e para a melhoria dos serviços prestados no quadro da missão e atribuições do MNE.
Artigo 5.º
Princípios gerais
Além dos princípios gerais que norteiam o exercício de funções na Administração Pública, o procedimento de inspeção da IGDC está sujeito, designadamente, aos princípios da independência e objetividade, da autonomia técnica, da proporcionalidade e informalidade e do contraditório.
Artigo 6.º
Princípios da independência e objectividade
Os funcionários da IGDC que desenvolvem atividades ou ações inspetivas devem atuar com independência e equidistância, imparcialidade e isenção relativamente aos interesses das entidades e pessoas objeto de intervenção daquele Serviço de Inspeção.
Artigo 7.º
Princípio da autonomia técnica
Os dirigentes e o pessoal de inspeção da IGDC gozam de autonomia técnica no exercício da respetiva atividade inspetiva, analisando os documentos e os factos e retirando conclusões de acordo com os conhecimentos técnico-científicos exigíveis para o exercício das suas funções.
Artigo 8.º
Princípios da proporcionalidade e da informalidade
1 - No exercício das funções inspetivas, os dirigentes e o pessoal da IGDC devem pautar a sua conduta pela adequação e necessidade dos respetivos procedimentos aos objetivos das ações em causa, devendo ter em conta o equilíbrio entre os interesses públicos e os direitos e interesses legalmente protegidos.
2 - A instrução dos processos inspetivos deve favorecer a utilização de meios informais, expeditos e adequados aos fins em causa, sem prejuízo do disposto na lei, no presente Regulamento ou nas normas técnicas aplicáveis que imponham a adoção de determinados procedimentos ou formalidades, ou quando tal se torne necessário para salvaguarda de direitos fundamentais.
Artigo 9.º
Princípio do contraditório
1 - As intervenções da IGDC regem-se pelo princípio do contraditório, nos termos e com as exceções constantes da legislação aplicável e do presente Regulamento.
2 - O exercício do contraditório visa assegurar a participação no procedimento, designadamente, dando conhecimento prévio das asserções, conclusões, diretivas e recomendações preliminares constantes do projeto de relatório aos serviços, funcionários, trabalhadores ou responsáveis auditados ou inspecionados, possibilitando, assim, que aqueles se possam pronunciar sobre elas, confirmando-as ou contestando-as, aduzindo informações, dados novos ou complementares que melhor esclareçam os factos ou pressupostos em que assentam ou devam assentar as decisões finais a tomar pela IGDC.
3 - Em procedimentos de natureza disciplinar, o princípio do contraditório é exercido nos termos e para os efeitos previstos nos artigos 176.º e seguintes da Lei Geral do Trabalho em Funções Públicas, aprovada pela Lei 35/2014, de 20 de junho.
Artigo 10.º
Dever de cooperação
De acordo com a legislação aplicável e com o disposto no presente Regulamento, as entidades e organismos envolvidos na atividade de inspeção estão vinculados aos deveres de informação e de cooperação, nos seguintes termos:
a) Os funcionários e trabalhadores da Inspeção e as entidades objeto da respetiva intervenção estão sujeitos a um dever de cooperação recíproco, baseado na boa-fé de ambas as partes, devendo a IGDC fornecer às entidades auditadas ou inspecionadas as informações e os esclarecimentos de interesse justificado que lhe sejam solicitados, sem prejuízo das regras aplicáveis ao dever de sigilo e ao acesso aos documentos da Administração Pública.
b) As entidades objeto de inspeção devem fornecer os elementos de informação necessários ao desenvolvimento da atividade inspetiva nos moldes, suportes e com a periodicidade e urgência requeridos. Neste âmbito, os dirigentes e trabalhadores daquelas entidades têm o dever de prestar, no prazo fixado para o efeito, os esclarecimentos, pareceres, informação e colaboração que lhes sejam solicitados pela IGDC.
Artigo 11.º
Dever de colaboração e informação
1 - Nos termos da lei aplicável, os serviços da administração direta e indireta do Estado devem prestar à IGDC toda a colaboração e informação por esta solicitada, sempre que tal se repute necessário para o apuramento dos factos.
2 - Em qualquer fase do processo a IGDC pode solicitar aos serviços da Administração direta e indireta do Estado a afetação de pessoal técnico especializado na área onde a respetiva colaboração se revelar necessária, designadamente para a preparação e elaboração das peritagens que forem solicitadas pelo coordenador da equipa multidisciplinar.
3 - A recusa na colaboração referida nos números anteriores por parte de serviço ou organismo do MNE é comunicada ao Ministro dos Negócios Estrangeiros.
Artigo 12.º
Violação dos deveres de cooperação, colaboração e informação
A violação dos deveres de cooperação, colaboração e informação por parte de serviço ou organismo do MNE faz incorrer o infrator em responsabilidade disciplinar e criminal, nos termos da legislação aplicável.
Artigo 13.º
Dever de sigilo
1 - Os funcionários e trabalhadores da IGDC estão obrigados ao dever de sigilo profissional relativamente aos factos de que tiverem conhecimento em virtude do exercício das suas funções, que não se destinem a ser do domínio público, nos termos da legislação aplicável e do presente Regulamento.
2 - A violação do dever de sigilo profissional constitui infração disciplinar.
3 - Nos termos da legislação aplicável, o dever de sigilo profissional mantém-se após a cessação das funções.
CAPÍTULO II
Da atividade inspetiva
SECÇÃO I
Artigo 14.º
Caracterização e especificidade
No âmbito da caracterização e da especificidade das competências atribuídas pela Lei Orgânica do MNE, aprovada pelo Decreto-Lei
n.º 121/2011, de 29 de dezembro, pelo Decreto Regulamentar 8/2012, de 19 de janeiro e nos termos do presente Regulamento, a IGDC deve prosseguir a respetiva atividade inspetiva, assegurando as ações de verificação e controlo, de natureza disciplinar e de auditoria, nas áreas diplomática e consular, junto:
a) Dos serviços centrais e periféricos externos da Administração direta do Estado;
b) Dos organismos da Administração indireta do Estado, sob superintendência e tutela do Ministro dos Negócios Estrangeiros.
Artigo 15.º
Serviços centrais e organismos sob tutela do Ministro dos Negócios Estrangeiros
Nos termos da Lei Orgânica do MNE e para efeitos do presente Regulamento:
a) São serviços centrais, para além da IGDC:
i. A Secretaria-Geral;
ii. A Direção-Geral de Política Externa;
iii. A Direção-Geral dos Assuntos Europeus;
iv. A Direção-Geral dos Assuntos Consulares e das Comunidades Portuguesas.
b) São organismos do MNE, da Administração indireta do Estado e sob a tutela do respetivo Ministro:
i. Fundo para as Relações Internacionais, I.P.;
ii. Camões - Instituto para a Cooperação e da Língua, I.P.;
iii. Instituto de Investigação Científica Tropical, I.P.
Artigo 16.º
Serviços periféricos externos
1 - No âmbito do Direito Internacional aplicável, designadamente das Convenções de Viena sobre Relações Diplomáticas e sobre Relações Consulares e nos termos da Lei Orgânica do MNE, a IGDC tem a jurisdição territorial para prosseguir a respetiva atividade inspetiva nos serviços periféricos externos do MNE.
2 - São serviços periféricos externos:
a) As Embaixadas;
b) As Missões e Representações Permanentes e Temporárias;
c) Os Postos Consulares.
Artigo 17.º
Incidência da atividade inspetiva
1 - Sem prejuízo do disposto nos artigos 18.º e seguintes do presente Regulamento, as ações inspetivas da IGDC, de controlo, avaliação e auditoria desenvolvidas, designadamente, junto dos serviços periféricos externos, deverão ter uma particular incidência, entre outras, nas seguintes áreas:
a) Património;
b) Instalações;
c) Segurança;
d) Comunicações;
e) Recursos humanos;
f) Sistemas de informação de gestão;
g) Contratos de aquisição de bens e serviços;
h) Representação Diplomática;
i) Relações bilaterais;
j) Relações multilaterais;
k) Representação e Gestão Consulares;
l) Comunidade Portuguesa e Lusodescendente;
m) Diplomacia económica;
n) Cooperação;
o) Língua e Cultura Portuguesas;
p) Execução orçamental;
q) Contabilidade;
r) Prestação de Contas.
2 - As ações inspetivas poderão orientar-se, consoante os objetivos identificados, para determinadas áreas entre as acima referidas.
SECÇÃO II
Artigo 18.º
Tipologia
1 - A atividade da IGDC realiza-se através de inspeções, auditorias, processos disciplinares, inquéritos, sindicâncias, averiguações e peritagens, ações de acompanhamento, apreciação de queixas, reclamações, denúncias, participações e exposições e outras ações que sejam determinadas pelo Inspetor-Geral ou superiormente.
2 - Em resultado da atividade inspetiva da IGDC, podem ser formuladas recomendações, propostas ou orientações destinadas a assegurar a regularidade e a conformidade legal dos atos praticados por parte dos serviços do MNE e dos organismos da tutela do Ministro dos Negócios Estrangeiros, ou à adoção de melhorias na sua organização, podendo ainda ser apresentadas propostas de medidas, legislativas, regulamentares ou outras, que se afigurem pertinentes.
Artigo 19.º
Ações ordinárias e extraordinárias
1 - São ações inspetivas ordinárias as inspeções, auditorias, avaliações e inquéritos ou outras intervenções de natureza inspetiva previstas no plano anual de atividades da IGDC e extraordinárias todas as restantes.
2 - O Inspetor-Geral promove a realização de ações ordinárias nos termos e para os efeitos do disposto no artigo 4.º, n.º 1, alíneas d.) e e.) do Decreto Regulamentar 8/2012, de 19 de janeiro.
3 - A realização das ações extraordinárias é determinada por despacho do Ministro dos Negócios Estrangeiros ou do Inspetor-Geral.
Artigo 20.º
Inspeções
As inspeções têm por objetivo verificar o cumprimento pelos serviços do MNE e dos organismos sujeitos à tutela do Ministro dos Negócios Estrangeiros das respetivas missões, legislação, instruções, despachos, contratos e protocolos e, em geral, de quaisquer normas ou diretivas que legalmente os vinculem.
Artigo 21.º
Auditorias
1 - A IGDC realiza auditorias financeiras e de gestão.
2 - As auditorias financeiras têm como objetivo verificar a legalidade e a regularidade financeira das receitas e despesas públicas, bem como dos sistemas e procedimentos de controlo interno da área financeira dos serviços.
3 - As auditorias de gestão têm como objetivo avaliar o funcionamento e desempenho dos serviços, por referência a padrões de qualidade, economia, eficácia e eficiência, bem como avaliar a qualidade dos sistemas de informação de gestão, incluindo os indicadores de desempenho.
4 - Sem prejuízo do disposto no n.º 3 do artigo 3.º do presente Regulamento, os procedimentos de auditoria devem observar, sempre que aplicáveis:
a) As normas de auditoria internacionalmente aceites;
b) As boas práticas em uso na IGDC;
c) Os instrumentos de orientação emitidos por instituições nacionais ou comunitárias.
Artigo 22.º
Procedimentos de natureza disciplinar
Os processos disciplinares, inquéritos, sindicâncias e averiguações são instaurados nos termos e com as finalidades previstas nos artigos 176.º e seguintes da Lei Geral do Trabalho em Funções Públicas, aprovada pela Lei 35/2014, de 20 de junho.
Artigo 23.º
Apreciação de queixas, reclamações, denúncias, participações e exposições
1 - Compete ao Inspetor-Geral apreciar liminarmente as queixas, reclamações, denúncias, participações e exposições apresentadas à IGDC.
2 - Não são objeto de apreciação as queixas, reclamações, denúncias, participações e exposições:
a) Que não sejam da competência da IGDC devendo estas ser remetidas, para avaliação, aos serviços competentes;
b) Que sejam manifestamente desprovidas de fundamento ou apresentadas de má-fé;
c) Que sejam obscuras, incompreensíveis, vagas ou incompletas, quando não sejam corrigidas ou completadas após notificação para o efeito;
d) Cuja instrução seja considerada, fundamentadamente, impossível.
3 - Não se verificando os casos previstos no número anterior, o Inspetor-Geral pode ainda, em qualquer altura:
a) Propor ao Ministro dos Negócios Estrangeiros a instauração do procedimento inspetivo de outra natureza que se revele adequado;
b) Determinar que o processo aguarde a realização de ação de outra natureza.
CAPÍTULO III
Do procedimento
Artigo 24.º
Início do procedimento de inspeção
1 - O início do processo para a realização de auditorias e inspeções decorre do plano anual de atividades da IGDC, de despacho do
Inspetor-Geral ou de determinação superior, nos termos do artigo 4.º
do Decreto Regulamentar 8/2012, de 19 de janeiro.
2 - O procedimento de inspeção extraordinário inicia-se com o despacho de abertura do processo que deverá prever o âmbito e objetivos da ação, a data do seu início e o prazo para a sua conclusão devendo, para esse efeito, nomear a equipa de auditoria ou inspeção, podendo ainda estabelecer orientações para a respetiva realização.
Artigo 25.º
Equipas de auditoria ou inspeção
1 - As auditorias e inspeções são realizadas por equipas multidisciplinares, compostas por um coordenador e um número variável de funcionários da IGDC e, se necessário, de outros serviços, ao abrigo do dever de colaboração.
2 - Compete ao coordenador, para além das competências que lhe são atribuídas pelo Decreto-Lei 276/2007, de 31 de julho, e pelo presente Regulamento, assegurar o cumprimento dos objetivos, do prazo e das orientações fixados para a ação, dirigir e organizar o trabalho de equipa e distribuir as tarefas entre os seus membros.
Artigo 26.º
Plano
1 - A auditoria ou inspeção realiza-se de acordo com um plano, aprovado pelo Inspetor-Geral sob proposta do coordenador da equipa, de acordo com as normas, guiões, manuais e boas práticas seguidas na IGDC.
2 - Em regra, as ações inspetivas compreendem as fases de preparação e planeamento, de trabalho de campo, de redação do relatório, do contraditório e do relatório final.
3 - O plano pode ser alterado no decurso da ação inspetiva, nos termos definidos no n.º 1.
Artigo 27.º
Comunicação prévia
1 - A realização das auditorias ou inspeções pode ser comunicada previamente aos dirigentes máximos das entidades visadas, através de comunicação que indique o âmbito e os objetivos da ação.
2 - A comunicação referida no número anterior pode ser omitida se o Inspetor-Geral, em despacho fundamentado, considerar que a mesma é suscetível de pôr em causa a adequada realização da ação, os seus objetivos, ou o procedimento for determinado com carácter de urgência.
3 - A realização de auditorias ou inspeções ordinárias é, por regra, precedida do envio à entidade visada de um questionário sobre as principais áreas a inspecionar, sem prejuízo do disposto no n.º 2, do artigo 24.º do presente Regulamento.
Artigo 28.º
Trabalho de campo
1 - O trabalho de campo é realizado nas instalações da entidade visada, onde deverão ser concedidas ao pessoal da IGDC as adequadas condições de dignidade e eficácia para o desempenho das respetivas funções, assim como as demais prerrogativas estabelecidas no
artigo 16.º do Decreto-Lei 276/2007, de 31 de julho.
2 - Nesta fase do processo inspetivo, devem ser efetuadas as diligências necessárias à obtenção de elementos relevantes suscetíveis de contribuir para a formação de um juízo de avaliação, nomeadamente através de observação direta, de análise documental, contabilística e financeira, bem como através da realização de entrevistas aos trabalhadores e dirigentes da entidade ou unidade orgânica inspecionadas.
3 - Concluídas as diligências, a equipa reúne com o dirigente máximo da entidade visada a quem são transmitidas as principais insuficiências ou irregularidades detetadas dando, assim, conhecimento prévio à entidade auditada ou inspecionada das conclusões e recomendações provisórias formuladas.
Artigo 29.º
Relatório preliminar e contraditório
1 - Concluída a fase de trabalho de campo é elaborado um relatório preliminar onde são inscritos a metodologia utilizada, os factos e dados apurados e as conclusões e recomendações provisórias resultantes da ação realizada.
2 - O projeto de relatório acima referido é remetido aos dirigentes máximos das entidades visadas para se pronunciarem, querendo, sobre o teor do mesmo.
3 - O prazo para o exercício do contraditório é de 15 dias, nos termos do artigo 12.º do Decreto-Lei 276/2007, de 31 de julho, conjugado com o n.º 1 do artigo 100.º do Código do Procedimento Administrativo.
Artigo 30.º
Dispensa de contraditório
1 - O procedimento de contraditório formal pode ser dispensado nos casos especialmente previstos na lei, nomeadamente perante factos que indiciariamente revelem situações passíveis de sancionamento em sede criminal e ou que prejudiquem objetivamente a instrução de eventual processo-crime e a obtenção da respetiva prova.
2 - A dispensa do contraditório é efetuada através de despacho fundamentado do Inspetor-Geral.
Artigo 31.º
Relatório final
1 - Terminado o prazo para o exercício do contraditório, é elaborado o relatório final que inclui as respostas das entidades inspecionadas e aprecia as respetivas questões suscitadas.
2 - Concluído o relatório, este é submetido a decisão do Inspetor-Geral que posteriormente o remete ao Ministro dos Negócios Estrangeiros, para despacho de homologação.
3 - Recebido o despacho do Ministro, é enviada aos dirigentes máximos das entidades envolvidas cópia deste, do relatório final ou das recomendações que lhes são dirigidas.
Artigo 32.º
Ações de acompanhamento
1 - A IGDC deve promover o acompanhamento de resultados junto das entidades inspecionadas, procedendo à verificação do cumprimento de recomendações ou orientações anteriormente formuladas.
2 - As ações de acompanhamento regem-se pelas disposições aplicáveis às auditorias e inspeções, com as necessárias adaptações, bem como pelas regras e instruções em uso na IGDC.
3 - A prossecução daqueles procedimentos de acompanhamento implica a coordenação da IGDC com os serviços do MNE e ou com os organismos sob a tutela do Ministro dos Negócios Estrangeiros, em função das áreas das respetivas competências que tenham sido objeto de anterior ação inspetiva, nos termos e para os efeitos dos artigos 13.º e seguintes do presente Regulamento.
4 - As ações de acompanhamento iniciam-se através do pedido de informação às entidades envolvidas sobre o cumprimento referido no número 1 deste artigo, salvo se do processo respetivo constar informação prestada há menos de 60 dias.
Artigo 33.º
Participação de infrações
1 - Sempre que no âmbito de procedimento inspetivo ou disciplinar sejam apurados quaisquer factos passíveis de serem considerados infrações penais, deles é dada obrigatoriamente notícia ao Ministério Público competente para promover o procedimento criminal, nos termos do artigo 242.º do Código de Processo Penal, aprovado pelo Decreto-Lei 78/87, de 17 de fevereiro, na redação atual.
2 - Devem ser igualmente participados às entidades competentes para instaurar os correspondentes procedimentos, designadamente ao Tribunal de Contas, os factos geradores de eventual responsabilidade contraordenacional ou financeira detetados no decurso de qualquer ação inspetiva.
CAPÍTULO IV
Disposições finais
Artigo 34.º
Legislação subsidiária
Aos casos omissos no presente Regulamento aplicam-se, designadamente:
a) A Lei Orgânica da IGDC, aprovada pelo Decreto Regulamentar 8/2012, de 19 de janeiro;
b) O regime jurídico da atividade de inspeção, auditoria e fiscalização dos serviços da administração direta e indireta do Estado, aprovado pelo Decreto-Lei 276/2007, de 31 de julho;
c) A Lei Geral do Trabalho em Funções Públicas, aprovada pela Lei 35/2014, de 20 de junho;
d) O Decreto-Lei 4/2015, de 7 de janeiro e o Código do Procedimento Administrativo aprovado pelo respetivo art.º 1.º;
e) O Regulamento do Ministério dos Negócios Estrangeiros, aprovado pelo Decreto 47 478/1966, de 31 de dezembro;
f) O Regulamento Consular, aprovado pelo Decreto-Lei 71/2009, de 31 de março.
208418488
