Aviso 6111/2003 (2.ª série) - AP. - Normas de Controlo Interno da Câmara Municipal de Elvas. - Nuno Miguel Fernandes Mocinha, vereador da Câmara Municipal de Elvas:

Torna público que, no uso da subdelegação de competências referida no artigo 64.º, n.º 2, alínea e), da Lei 169/99, de 18 de Setembro, na redacção dada pela Lei 5-A/2002, de 11 de Janeiro, que a Assembleia Municipal de Elvas, em sessão ordinária de 26 de Junho de 2003, aprovou, sob proposta da Câmara Municipal de Elvas, aprovada em sua reunião realizada no dia 11 de Junho de 2003, as Normas de Controlo Interno da Câmara Municipal de Elvas.

1 de Julho de 2003. - O Vereador, Nuno Miguel Fernandes Mocinha.

Normas de Controlo Interno da Câmara Municipal de Elvas (NCI) (tendo em conta o disposto no Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, com a redacção dada pela Lei 162/99, de 14 de Setembro).

Preâmbulo

1 - A base principal das presentes Normas assenta no POCAL - Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais, publicado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, com a redacção dada pela Lei 162/99, de 14 de Setembro, o qual entrará em vigor no dia imediato ao da sua publicação no Diário da República.

2 - O POCAL consubstancia a reforma da administração financeira e das contas públicas no sector da administração autárquica, no sentido de permitir a gestão económica, eficiente e eficaz das actividades desenvolvidas pelas autarquias locais, no âmbito das suas atribuições e competências, exigindo um conhecimento integral e exacto da composição do património municipal e do contributo deste para o desenvolvimento das comunidades locais.

3 - Nos termos do preâmbulo do referido diploma legal, o principal objectivo do POCAL, é a criação de condições para a integração consistente da contabilidade orçamental, patrimonial e de custos numa contabilidade pública moderna, que constitua um instrumento fundamental de apoio à gestão das autarquias locais.

4 - De acordo com o referido diploma legal, tal objectivo permite, em linhas gerais: o controlo financeiro e a disponibilização de informação para os órgãos autárquicos; o estabelecimento de regras e procedimentos específicos para a execução orçamental e modificação dos documentos previsionais, tendo em atenção que na execução orçamental devem ser tidos sempre em conta os princípios da mais racional utilização possível das dotações aprovadas e da melhor gestão de tesouraria; uma melhor uniformização de critérios de previsão; a obtenção expedita dos elementos indispensáveis ao cálculo dos agregados relevantes da contabilidade nacional e a disponibilização de informação sobre a situação patrimonial de cada autarquia local.

5 - Por outro lado, na base da legislação, o sistema de controlo interno engloba, designadamente, o plano de organização, políticas, métodos e procedimentos de controlo, bem como todos os outros métodos e procedimentos definidos pelos responsáveis autárquicos que contribuam para assegurar o desenvolvimento das actividades de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação financeira fiável.

6 - Considerando o constante nesta introdução, e, em cumprimento do disposto nos n.os 2.9.3 e 2.9.4 do POCAL - Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais, aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, com a redacção dada pela Lei 162/99, de 14 de Setembro, a Câmara Municipal deliberou, em 11 de Junho de 2003, aprovar as presentes Normas de Controlo Interno (NCI), o qual, nos termos da alínea a) do n.º 6 do artigo 64.º e alínea a) do n.º 2 do artigo 53.º, ambos da Lei 169/99, de 18 de Setembro, foram submetidas à Assembleia Municipal de Elvas para deliberação, sendo aprovado por este órgão em 27 de Junho de 2003.

7 - As presentes Normas entrarão em vigor no dia imediato ao da sua publicação, cujas disposições estão consubstanciadas nos capítulos e normas seguintes:

CAPÍTULO I

Disposições gerais

Artigo 1.º

Objecto

1 - As presentes Normas instituem o Sistema de Controlo Interno da Câmara Municipal de Elvas (NCI) e visa estabelecer um conjunto de regras definidoras de métodos e procedimentos de controlo que permitam assegurar o desenvolvimento das actividades relativas à evolução patrimonial, de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação financeira fiável.

2 - As presentes Normas visam também assegurar o cumprimento das disposições legais e das normas internas aplicáveis às actividades municipais e a verificação da organização dos respectivos processos e documentos.

3 - Em conformidade com o POCAL, os métodos e procedimentos de controlo visam os seguintes objectivos:

a) A salvaguarda da legalidade e regularidade no que respeita à elaboração, execução e modificação dos documentos previsionais, à elaboração das demonstrações financeiras e ao sistema contabilístico;

b) O cumprimento das deliberações dos órgãos e das decisões dos respectivos titulares;

c) A salvaguarda do património;

d) A aprovação e controlo de documentos;

e) A exactidão e integridade dos registos contabilísticos e, bem assim, a garantia da fiabilidade da informação produzida;

f) O incremento da eficiência das operações;

g) A adequada utilização dos fundos e o cumprimento dos limites legais à assunção de encargos;

h) O controlo das aplicações e do ambiente informático;

i) A transparência e a concorrência no âmbito dos mercados públicos;

j) O registo oportuno das operações pela quantia correcta, nos documentos e livros apropriados e no período contabilístico a que respeitam, de acordo com as decisões de gestão e no respeito das normas legais.

4 - Na definição das funções de controlo e na nomeação dos respectivos responsáveis deve atender-se:

a) À identificação das responsabilidades funcionais;

b) Aos circuitos obrigatórios dos documentos e às verificações respectivas;

c) Ao cumprimento dos princípios da segregação das funções de acordo com as normas legais e os sãos princípios de gestão, nomeadamente para salvaguardar a separação entre o controlo físico e o processamento dos correspondentes registos.

5 - Os documentos escritos que integram os processos administrativos internos, todos os despachos e informações que sobre eles forem exarados, bem como os documentos do sistema contabilístico devem sempre identificar os eleitos, dirigentes, funcionários e agentes seus subscritores e a qualidade em que o fazem, de forma bem legível.

6 - Para além do disposto nos números anteriores, as presentes Normas também tem por base todas disposições da estrutura orgânica da Câmara Municipal de Elvas e respectivo funcionamento dos serviços municipais, adaptando-se naturalmente aos respectivos reajustamentos em matéria de reorganização ou reestruturação orgânica, total ou parcial dos serviços da autarquia.

Artigo 2.º

Âmbito da aplicação

As Normas de Controlo Interno da Câmara Municipal de Elvas, adiante designado por NCI, são aplicáveis a todos os serviços municipais da Câmara Municipal de Elvas.

Artigo 3.º

Pressupostos legais da sua aplicação

A aplicação da NCI terá sempre em conta:

a) A verificação do cumprimento da Lei 169/99, de 18 de Setembro, que estabelece o quadro de competências, assim como o Regime Jurídico de Funcionamento dos Órgãos das Autarquias Locais e suas alterações;

b) A verificação do cumprimento da Lei 42/98, de 6 de Agosto (Lei das Finanças Locais), e suas alterações;

c) A verificação do cumprimento do Código do Procedimento Administrativo, publicado pelo Decreto-Lei 442/91, de 15 de Novembro, alterado e republicado pelo Decreto-Lei 6/96, de 31 de Janeiro;

d) A verificação do cumprimento do POCAL - Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais, publicado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, com a nova redacção dada pela Lei 162/99, de 14 de Setembro;

e) A verificação do cumprimento do Decreto-Lei 197/99, de 8 de Junho, relativo ao Regime Jurídico da Realização das Despesas Públicas e da Contratação Pública relativa à Locação e Aquisição de Bens Móveis e Serviços e suas alterações;

f) A verificação do cumprimento do Decreto-Lei 59/99, de 2 de Março, com as alterações produzidas pela Lei 163/99, de 14 de Setembro, relativo ao Regime Jurídico das Empreitadas de Obras Públicas quanto aos procedimentos inerentes aos concursos de empreitadas de obras públicas e suas alterações;

g) A verificação do cumprimento das Normas de Inventário e Cadastro do Património da Câmara Municipal de Elvas, referente ao Inventário dos Bens Móveis e Imóveis do Município;

h) A verificação do cumprimento na Tabela de Taxas e Licenças;

i) A verificação do cumprimento do Regime Jurídico dos Loteamentos Urbanos, publicado pelo Decreto-Lei 448/91, de 29 de Novembro;

j) A verificação do cumprimento das disposições do PDME - Plano Director Municipal de Elvas;

k) A verificação do funcionamento das normas de organização das unidades orgânicas da Câmara Municipal, constantes dos documentos da organização dos serviços municipais;

l) A verificação do cumprimento dos restantes regulamentos municipais em vigor;

m) A verificação do cumprimento dos restantes diplomas legais aplicáveis às autarquias locais.

Artigo 4.º

Administração e implementação

Compete à Câmara Municipal, como órgão executivo colegial do município, exercer a administração municipal da autarquia nos termos da lei, e, à direcção de departamento, chefias de divisão e outras chefias e responsáveis, dentro da respectiva unidade orgânica, implementar o cumprimento da NCI e dos preceitos legais em vigor.

Artigo 5.º

Competência de auditoria interna

Compete ao serviço definido pela Câmara Municipal de Elvas exercer a actividade de auditoria interna através da verificação do cumprimento dos procedimentos constantes na NCI e das normas legais em vigor aplicáveis à autarquia.

Artigo 6.º

Acções de auditoria e controlo interno

Compete à direcção do serviço referido no artigo anterior assegurar a elaboração do plano de acção de auditoria e coordenar a respectiva equipa técnica, planificar e distribuir as acções de verificação dos procedimentos adoptados pelos serviços municipais, bem como apresentar ao presidente da Câmara Municipal, o plano de auditoria e os respectivos relatórios periódicos das acções de auditoria.

Artigo 7.º

Evolução da Norma de Controlo Interno

A NCI terá a flexibilidade necessária de evolução futura, para se reajustar no tempo às eventuais alterações de natureza legal que entretanto venham a ser publicadas no Diário da República para aplicação às autarquias locais, quer através de leis emanadas da Assembleia da República quer por meio de outros diplomas aprovados pela administração central, bem como de outras normas de enquadramento e funcionamento local deliberadas pela Câmara Municipal ou pela Assembleia Municipal de Elvas no âmbito das respectivas competências e atribuições legais.

CAPÍTULO II

Da organização, funções, competências e atribuições

SECÇÃO I

Da administração municipal - órgão executivo

Artigo 8.º

Competências

As competências da administração municipal são as definidas para a Câmara Municipal e presidente da Câmara, nos termos da lei, nomeadamente as previstas nos artigos 64.º e 68.º da Lei 169/99, de 18 de Setembro, e suas alterações, contando com o apoio instrumental da organização do departamento, divisões e serviços e de outras unidades orgânicas municipais.

SECÇÃO II

Dos serviços municipais

Artigo 9.º

Normas de organização e funcionamento

A organização e funcionamento de todas as unidades orgânicas, têm por base a NCI e as competências definidas nos documentos de organização dos serviços municipais, aprovados pela Câmara Municipal e Assembleia Municipal de Elvas, tendo em conta o conjunto de funções e competências atribuídas a cada unidade orgânica.

Artigo 10.º

Funções e disposições comuns ao departamento e divisões orgânicas

Constituem funções comuns ao departamento e diversas divisões orgânicas municipais:

a) Dirigir, coordenar, planificar e desenvolver de forma integrada as actividades e o funcionamento dos respectivos serviços, tendo em conta os recursos existentes.

b) Promover a execução das deliberações da Câmara Municipal e dos despachos do presidente ou dos vereadores com competência delegada, referentes à sua área de intervenção e contribuir para melhorar a eficácia e eficiência dos respectivos serviços;

c) Proceder à distribuição e mobilidade do pessoal afecto, em articulação com a Secção de Recursos Humanos;

d) Elaborar e submeter à aprovação superior, as instruções, circulares, regulamentos e normas que forem julgadas necessárias ao correcto exercício da sua actividade, bem como propor as medidas de política adequada no âmbito de cada serviço;

e) Participar e colaborar na elaboração e execução do orçamento, grandes opções do plano, documentos de prestação de contas e relatórios de actividade municipais, em articulação com a Secção de Contabilidade e Aprovisionamento (SCAP) da Divisão de Administração Geral e Financeira;

f) Assegurar o cumprimento, programação e realização do respectivo orçamento e plano sectorial, dentro dos parâmetros aprovados no orçamento municipal anual, acompanhando a sua execução, em articulação com a SCAP da Divisão de Administração Geral e Financeira;

g) Emitir requisições internas relativas à aquisição de bens e serviços, em articulação com a SCAP da Divisão de Administração Geral e Financeira;

h) Promover os concursos de execução de empreitadas de obras públicas que lhe digam respeito, em articulação com o Departamento de Obras e Serviços Urbanos;

i) Assegurar a programação e execução das tarefas que lhe estão atribuídas, acompanhar a evolução dos diferentes serviços e tomar eventuais medidas de correcção apropriadas, de forma a garantir uma gestão equilibrada nos respectivos sectores de actividade;

j) Promover o arquivo dos documentos e processos, após a sua conclusão;

k) Zelar pela conservação do património afecto, em articulação com a Secção de Serviços Gerais e Património da Divisão de Administração Geral e Financeira;

l) Zelar pelo cumprimento dos direitos e deveres dos funcionários e demais pessoal afecto;

m) Preparar, sempre que necessário, ou quando lhes for solicitado, relatórios, estudos e análises acerca de assuntos que careçam de apreciação e tratamento ulterior;

n) Assegurar que a informação necessária circule entre os serviços, com vista ao seu regular funcionamento;

o) Promover as ligações horizontais e funcionais entre os respectivos serviços;

p) Verificar o cumprimento dos procedimentos administrativos no âmbito do Código do Procedimento Administrativo publicado pelo Decreto-Lei 442/91, de 15 de Novembro, alterado e republicado pelo Decreto-Lei 6/96, de 31 de Janeiro, ou de outros diplomas legais que venham a ser posteriormente publicados e aplicáveis às autarquias locais;

q) Verificar o cumprimento dos regulamentos e da NCI, tendo em conta a organização dos serviços a que pertencem;

r) Promover e ou participar em reuniões de coordenação com as respectivas divisões e outras unidades orgânicas do departamento a que pertençam, sempre que se revelem necessárias;

s) Assegurar outras funções e tarefas que lhes sejam incumbidas superiormente e que se encontrem inseridas no âmbito das suas funções.

SECÇÃO III

Unidades orgânicas

Artigo 11.º

Serviços de apoio à administração municipal

Os serviços de apoio à administração municipal estão organizados de acordo com a seguinte estrutura, e cuja descrição de funções se encontra nas normas de funcionamento e organização dos serviços municipais:

1) Gabinete de Jurídico e Notariado (GJN);

2) Gabinete de Estudos e Planeamento (GEP);

3) Gabinete de Informação (GINF).

Artigo 12.º

Serviços de apoio instrumental

A estrutura dos serviços de apoio instrumental, cujas funções se encontram descritas nas normas de funcionamento e organização dos serviços municipais, é a seguinte:

1) Divisão de Administração Geral e Financeira (DAGF):

a) Repartição Administrativa (REPAD):

a1) Secção de Contabilidade e Aprovisionamento (SCAP):

a1.1) Sector de Armazéns (SARM);

a2) Secção de Receitas (SREC);

a3) Secção de Serviços Gerais e Património (SSGP);

b) Tesouraria (TES).

c) Secção de Recursos Humanos (SRH).

d) Núcleo de Organização e Informática (NOINF).

Artigo 13.º

Serviços para-operativos e operativos

Os serviços operativos, cujas funções se encontram descritas nas Normas de Funcionamento e Organização dos Serviços Municipais, possuem a seguinte estrutura:

1) Divisão Sócio-Cultural (DSC):

a) Secção de Cultura e Desporto (SCD);

b) Secção Sócio-Educativa (SSE);

c) Secção de Turismo (STUR);

2) Divisão de Administração Urbanística (DAU):

a) Núcleo do Centro Histórico (NCH);

b) Núcleo de Projectos (NPROJ);

c) Secção Administrativa de Obras Particulares (SAOP);

3) Departamento de Obras e Serviços Urbanos (DOSU):

a) Núcleo de Programação e Fiscalização (NPF);

b) Divisão de Serviços Urbanos (DSU):

b1) Núcleo de Controlo de Qualidade (NCQ);

b2) Secção de Manutenção Eléctrica e Mecânica (SMEM):

b2.1) Sector de Saneamento Básico (SSAN);

b2.2) Sector de Redes e Abastecimento de Água (SARA);

b2.3) Sector de Trânsito (STRA);

b3) Sector de Jardins (SJARD);

b4) Sector de Cemitérios (SCEM);

b5) Sector de Mercados (SMER);

c) Divisão de Obras Municipais (DOM):

c1) Sector de Parque Auto (SAUTO);

c2) Sector de Oficinas (SOFIC)

c3) Sector de Obras (SOBR).

SECÇÃO IV

Competências e atribuições

Artigo 14.º

Serviços emissores

1 - Incumbe a todos os serviços municipais a cobrança das receitas destinadas aos cofres do município, bem como quaisquer outros fundos destinados a outras entidades, em que sejam intervenientes os serviços municipais.

2 - Os serviços emissores de guias de receita são, nomeadamente os seguintes:

1) Divisão de Administração Geral e Financeira:

1.1) Secção de Receitas (SREC):

a) Caça, uso e porte de arma;

b) Fotocópias de documentos diversos;

c) Mercados e feiras;

d) Certidões;

e) Condução e registo de velocípedes;

f) Cemitérios;

g) Espectáculos;

h) Coimas;

i) Publicações;

j) Juros de depósitos, obrigações e empréstimos;

k) Transferências correntes e de capital;

l) Empréstimos;

m) Reposições não abatidas nos pagamentos;

n) Deduções nos pagamentos;

o) Descontos dos vencimentos dos funcionários e agentes;

p) Rendas de títulos;

q) Indemnizações/salários;

r) Recibos de estorno;

s) Fundos por operações de tesouraria;

t) Estragos causados por particulares;

u) Publicações;

v) Receitas do cine-teatro;

w) Receitas das piscinas municipais;

x) Notariado - escrituras e certidões;

y) Oficial público - contratos e certidões;

z) Quaisquer outras receitas criadas ou a criar que não sejam liquidadas através de outro serviço;

1.2) Secção de Receitas (SREC) - Serviço de Águas:

a) Tarifas de consumos de água e aluguer de contadores;

b) Tarifas de saneamento;

c) Tarifas de resíduos sólidos;

d) Outras receitas a cobrar pela Secção que não sejam cobradas através de outro serviço;

2) Divisão de Administração Urbanística (DAU):

a) Licenças para obras de construção, reparação e outras;

b) Licença de habitabilidade e ocupação;

c) Vistorias;

d) Fornecimento de plantas topográficas;

e) Ocupação da via pública por motivo de obras;

f) Taxas de urbanização;

g) Mais-valias;

h) Averbamentos em processos de loteamento;

i) Informação prévia sobre loteamentos;

j) Reapreciação de processos;

k) Taxas de emissão de alvarás;

l) Inscrições de técnicos;

m) Estabelecimentos de restauração e bebidas;

n) Quaisquer receitas respeitantes ao urbanismo ou obras que não sejam liquidadas por outro serviço;

3) Serviço de Contra-Ordenações:

a) Multas e coimas;

b) Outras receitas a cobrar pela Secção que não sejam cobradas através de outro serviço;

4) Secção Sócio-Educativa:

a) Transportes escolares;

b) Outras receitas a cobrar pela Secção que não sejam cobradas através de outro serviço;

5) Serviço de Execuções Fiscais:

a) Execuções fiscais;

b) Outras receitas a cobrar pela Secção que não sejam cobradas através de outro serviço.

Artigo 15.º

Circuito despesa

1 - O circuito das despesas (anexo I) em geral envolve os serviços financeiros e patrimoniais.

2 - Seguem regime próprio determinadas despesas, para as quais estão vocacionados serviços especializados, tais como empreitadas de obras, fornecimentos de projectos, despesas com o pessoal, e outras.

3 - Compete aos responsáveis dos diversos serviços verificar a necessidade de aquisição de bens ou serviços e obter autorização superior para desencadear o processo de despesa enviando uma requisição interna (anexo II) à SCAP.

Artigo 16.º

Secção de Contabilidade e Aprovisionamento (compras)

1 - Compete ao Secção de Contabilidade e Aprovisionamento (SCAP):

a) Centralizar e uniformizar a aquisição de bens e serviços necessários ao desenvolvimento das actividades da autarquia;

b) Proceder com eficiência e economia de meios, devendo privilegiar-se a celebração de contratos de fornecimentos contínuos para a aquisição de bens de consumo permanente;

c) Desencadear o procedimento adequado, de acordo com a natureza e valor previsíveis nos termos da legislação aplicável;

d) Promover a recepção, análise e relatório das propostas apresentadas pelos fornecedores e prestadores de serviços até ao acto de adjudicação;

e) Comunicar os actos de adjudicação a todos os interessados;

f) Proceder à emissão de requisição que submete a cabimentação junto da Secção de Contabilidade;

g) Expedir as requisições para os seus destinatários e enviar cópia para o armazém ou para o serviço onde os bens deverão ser entregues;

h) Receber cópia da guia de remessa, enviada pelo serviço de armazém, e aquando da recepção da factura enviar esta conjuntamente com a cópia da guia de remessa à Secção de Contabilidade;

i) Receber facturas e as respectivas guias de remessa, devidamente conferidas e anexadas aos originais das requisições;

j) Verificar a existência de facturas recepcionadas com mais de uma via. Caso este facto venha a ocorrer deverá ser aposto na cópia, de forma clara e evidente, o carimbo de "duplicado";

l) Exercer as demais funções que lhe forem cometidas por despacho do presidente da Câmara Municipal.

2 - Compete, ainda, à SCAP manter à sua guarda determinados bens de consumo interno, nomeadamente material de secretaria e de limpeza de instalações.

Artigo 17.º

Armazém

1 - O armazém é o local de entrada, registo, gestão e encaminhamento a destino final de bens e matérias-primas destinadas a obras e trabalhos promovidos directamente pela autarquia.

2 - Quando haja necessidade em adquirir directamente no mercado quaisquer bens para aplicação imediata em obras por motivo de ruptura de stocks, estes devem transitar, obrigatoriamente, pelo armazém.

3 - As saídas de armazém serão efectuadas mediante requisição interna ao armazém (anexo II), devidamente autorizadas pelo responsável da unidade orgânica competente e verificadas pelo responsável do armazém.

4 - Compete ao Serviço de Armazéns (SARM):

a) Receber cópias de requisições e notas de encomenda emitidas pelo sector de compras, que guarda em ficheiro de fornecedores;

b) Receber encomendas, confrontando as respectivas guias de remessa com as requisições ou nota de encomenda em seu poder;

c) Conferir as condições de recepção dos bens (quantidade e qualidade) e dar a emitir nota de recepção;

d) Registar as entradas e saídas, movimentando as fichas de stocks (anexo III);

e) Enviar à SCAP a guia de remessa, devidamente conferida;

f) Manter arquivadas as cópias de guias de remessa de bens e matérias-primas recebidas, por natureza de espécie;

g) Fornecer os bens que lhe forem requisitados (anexo II), depois de verificados os requisitos previstos no n.º 3, registando as respectivas saídas na ficha de stocks (anexo III) e arquivando as requisições internas;

h) Todos os registos nas fichas de stocks são efectuados segundo o método do custo médio ponderado.

5 - Periodicamente, com carácter trimestral, serão efectuadas inventariações ao armazém e outras operações de controlo que se mostrem necessárias, a cargo dos serviços respectivos.

6 - Para efeitos de inventariação será adoptado o sistema de inventário permanente.

7 - No caso de serem detectadas eventuais irregularidades, deve-se proceder, com a maior brevidade possível, à sua correcção e apuramento de responsabilidades.

Artigo 18.º

Secção de Contabilidade e Aprovisionamento (contabilidade)

1 - À Secção de Contabilidade e Aprovisionamento (SCAP) compete:

a) Colaborar na elaboração das grandes opções do plano e orçamento, reunindo todos os elementos necessários para esse fim e proceder à sua apresentação;

b) Acompanhar a execução dos documentos referidos na alínea a), introduzindo as modificações que se imponham ou sejam recomendadas;

c) Proceder à cativação de verbas por conta de dotações de despesa;

d) Proceder ao débito de documentos ao tesoureiro, para cobrança de receitas virtuais;

e) Verificar a existência de facturas recepcionadas com mais de uma via. Caso este facto venha a ocorrer, deverá ser aposto na cópia, de forma clara e evidente, o carimbo de "duplicado";

f) Registar facturas e movimentar as devidas contas;

g) Submeter a autorização superior os pagamentos a efectuar e emitir ordens de pagamento;

h) Entregar regularmente as receitas cobradas para outras entidades;

i) Reunir os elementos necessários e elaborar relações para efeitos fiscais;

j) Escriturar os livros e demais documentos e fichas de contabilização de receitas e despesas, de acordo com as normas legais;

l) Desencadear as operações necessárias ao encerramento do ano económico;

m) Elaborar os documentos de prestação de contas, nomeadamente o balanço, a demonstração de resultados, os mapas de execução orçamental, anexos às demonstrações financeiras e o relatório de gestão, reunindo todos os elementos necessários para esse fim, observando o preceituado nos n.os 2 e 3 do capítulo 2 do Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, e submetê-los à aprovação do órgão executivo;

n) Enviar ao Tribunal de Contas os documentos de prestação de contas, devidamente aprovados, bem como cópias destes e dos documentos previsionais a outras entidades;

o) Comunicar à Secção de Património as aquisições de bens do imobilizado;

p) Elaborar planos de tesouraria;

q) Elaborar dossiers individuais por associação ou entidade dos subsídios e apoios atribuídos pelo executivo, contendo os seguintes elementos: estatutos da entidade, cópia do cartão de contribuinte e cópia das ordens de pagamento pagas;

r) Elaborar dossiers financeiros das empreitadas públicas contendo o contrato/deliberações, mapa resumo financeiro e cópias das ordens de pagamento;

s) Manter as contas correntes da entidades bancárias devidamente actualizadas;

t) Emitir as ordens de pagamento com base na factura/deliberação, com a respectiva requisição externa, contrato ou outro e após o despacho da entidade com competência para o efeito.

u) Elaborar a relação de cauções existentes e dar conhecimento ao Departamento de Obras e Serviços Urbanos.

v) Exercer as demais funções que lhe forem cometidas por despacho do presidente da Câmara Municipal.

Artigo 19.º

Património

1 - Compete à Secção de Serviços Gerais e Património (SSGP):

a) Executar e acompanhar, através dos elementos fornecidos pela Secção de Contabilidade, todos os processos de inventariação, aquisição, transferência, abate, permuta e venda de bens móveis e imóveis;

b) Assegurar a gestão e controlo do património;

c) Proceder ao inventário anual;

d) Realizar inventariações periódicas, de acordo com as necessidades do serviço;

e) Exercer as demais funções que lhe forem cometidas por despacho do presidente da Câmara Municipal;

f) A todos os processos e procedimentos de controlo a realizar nesta área aplica-se o disposto nas Normas de Inventário e Cadastro do Património da Câmara Municipal de Elvas.

SECÇÃO V

Documentos oficiais e respectiva organização

Artigo 20.º

Definição de documentos oficiais

São considerados documentos oficiais do município todos aqueles que, pela sua natureza, representem actos administrativos fundamentais necessários à prova dos factos mais relevantes, tendo em conta o seu enquadramento legal e as correspondentes disposições aplicáveis às autarquias locais.

Artigo 21.º

Composição dos documentos oficiais

1 - São considerados documentos oficiais:

a) Os regulamentos e normas municipais;

b) As deliberações da Câmara Municipal;

c) As actas das sessões da Assembleia Municipal e reuniões da Câmara Municipal;

d) Os despachos do presidente da Câmara ou dos vereadores com competência delegada ou subdelegada;

e) As ordens de serviço;

f) As comunicações internas do presidente da Câmara ou dos vereadores com competência delegada;

g) As certidões emitidas para o exterior;

h) As escrituras diversas lavradas pelo notário privativo do município;

i) Os contratos diversos lavrados pelo oficial público do município;

j) Os livros de abertura e encerramento do registo das escrituras diversas;

k) Os livros de abertura e encerramento do registo dos contratos diversos;

l) Os livros de registo dos fundos de maneio;

m) Os protocolos celebrados entre a Câmara Municipal e outras entidades públicas ou privadas;

n) As procurações da responsabilidade do presidente da Câmara Municipal;

o) O orçamento municipal e as grandes opções do plano;

p) O relatório e contas do município;

q) O quadro de pessoal do município;

r) As ordens de pagamento;

s) As guias de receita;

t) As requisições externas;

u) Os programas de concurso e caderno de encargos;

v) Os ofícios enviados para o exterior;

w) As facturas emitidas enviadas a diversas entidades externas;

x) Os telefax enviados para o exterior;

y) Os alvarás;

z) As licenças;

aa) Os autos de consignação das empreitadas de obras públicas;

bb) Os autos de recepção provisório e definitivo das obras;

cc) Todos os documentos contabilísticos obrigatórios no âmbito do POCAL;

dd) As actas dos júris dos concursos de admissão de pessoal;

ee) As actas dos júris dos concursos de fornecimentos de bens, locação e aquisição de serviços;

ff) As actas das comissões de abertura e da apreciação das propostas dos concursos de empreitadas e obras públicas;

gg) Outros documentos municipais não previstos nas alíneas anteriores mas que venham a ser considerados oficiais tendo em conta a sua natureza específica e enquadramento legal.

Artigo 22.º

Organização dos documentos oficiais

A organização e arquivo dos documentos oficiais referidos no artigo anterior obedecerá às seguintes regras gerais:

a) Os originais dos documentos referidos nas alíneas b) a f) e n) são numerados sequencialmente em cada ano civil, sendo arquivados na secretaria da Divisão de Administração Geral e Financeira, em pastas próprias individuais. Os originais dos regulamentos municipais mencionados na alínea a) são também arquivados na referida Divisão em dossiers adequados;

b) Os originais dos documentos referidos na alínea g) são numerados sequencialmente em cada ano civil, devendo as respectivas cópias ser arquivadas na Divisão de Administração Geral e Financeira;

c) Os livros referidos na alínea j) e os documentos mencionados na alínea h) são numerados sequencialmente, organizados e arquivados no notariado privativo do município;

d) Os livros referidos na alínea k) e os documentos mencionados na alínea i) são numerados sequencialmente, organizados e arquivados junto do responsável designado como oficial público do município;

e) Os livros dos fundos permanentes referidos na alínea l) são numerados sequencialmente, movimentados e arquivados pelos serviços de apoio administrativo do respectivo serviço responsável. Devem também ser devidamente assinados pelo respectivo director de departamento e ou chefia de divisão e pelo vereador do pelouro de administração geral e financeira ou, na falta deste, pelo presidente da Câmara Municipal;

f) Os originais dos documentos mencionados na alínea m) são arquivados na Repartição Administrativa da Divisão de Administração Geral e Financeira;

g) Os originais dos documentos mencionados nas alíneas o) e p) são organizados, preparados e arquivados na SCAP da Divisão de Administração Geral e Financeira;

h) Os originais e duplicados das documentos mencionados nas alíneas r) e s) são numerados em cada exercício económico coincidente com o ano civil, sendo os duplicados arquivados na SCAP na Divisão de Administração Geral e Financeira;

i) O original do quadro de pessoal mencionado na alínea q) é organizado e arquivado pela Secção de Recursos Humanos;

j) Os originais e duplicados das requisições externas referidas na alínea t) são numerados sequencialmente em cada ano económico, sendo os duplicados arquivados na SCAP da Divisão de Administração Geral e Financeira;

k) Os originais dos programas de concurso e caderno de encargos mencionados na alínea u), referentes a empreitadas de obras públicas, são organizados pelas respectivas divisões orgânicas responsáveis pela promoção dos mesmos. No caso de se tratar de concursos relativos a aquisição de bens e serviços, os originais daqueles documentos são organizados pela SCAP da Divisão de Administração Geral e Financeira;

l) Os originais e cópias dos ofícios enviados para o exterior, referidos na alínea v), devem ser numerados com o carimbo de saída da Divisão de Administração Geral e Financeira, sendo uma cópia arquivada nesta Divisão e as restantes cópias nos serviços de apoio administrativo do departamento/divisão emissora do ofício;

m) As facturas com destino a entidades exteriores, mencionadas na alínea w), são emitidas pela SCAP da DAGF, numeradas sequencialmente em cada ano económico, sendo o original e duplicado enviados para o destinatário e uma cópia deve ser arquivada naquele serviço;

n) Os telefaxes enviados para o exterior, mencionados na alínea x), devem ser numerados sequencialmente em cada ano civil e arquivados nos serviços de apoio administrativo da respectiva divisão orgânica emissora;

o) Os alvarás de loteamento referidos na alínea y), emitidos pela Divisão de Administração Urbanística (DAU), são numerados sequencialmente em cada ano económico, sendo um original destinado ao urbanizador e os restantes destinados aos arquivos dos serviços

p) As licenças de utilização, de habitação e de construção mencionadas na alínea z) são emitidas pelo DAU, sendo o original destinado à entidade requerente e as cópias são arquivadas nos processos respectivos;

q) Os autos de consignação das empreitadas de obras públicas e os autos de recepção provisórios e definitivos referidos nas alíneas aa) e bb) são emitidos pelo DOSU - Departamento de Obras e Serviços Urbanos, sendo um original destinado ao empreiteiro e o outro exemplar para arquivo no respectivo processo de empreitada;

r) Todos os documentos contabilísticos obrigatórios no âmbito do POCAL, mencionados na alínea cc), são emitidos pela SCAP, conforme a respectiva organização adoptada nos termos legais, sendo arquivados de acordo com o sistema contabilístico municipal da Divisão de Administração Geral e Financeira;

s) As actas dos júris dos concursos de admissão de pessoal, mencionadas na alínea dd), são arquivadas no respectivo processo de concurso na Secção de Recursos Humanos;

t) As actas dos júris dos concursos de fornecimentos de bens, locação e aquisição de serviços, mencionadas na alínea ee), são arquivadas nos processos respectivos, cujo original é arquivado no SCAP da Divisão de Administração Geral e Financeira;

u) As actas das comissões de abertura e de apreciação das propostas dos concursos de empreitadas de obras públicas, mencionadas na alínea ff), são arquivadas nos processos respectivos, cujo original é arquivado no Departamento de Obras e Serviços Urbanos;

v) Outros documentos municipais não previstos, mencionados na alínea gg), mas que pela sua natureza venham a ser considerados oficiais, devem ser organizados e arquivados pela respectiva unidade orgânica incumbida da sua emissão.

Artigo 23.º

Conferência da factura e pagamento

1 - As facturas dão entrada directamente na Repartição Administrativa e encaminhadas imediatamente para a Secção de Contabilidade e Aprovisionamento, que procederá ao seu registo inicial, após o que as remeterá às unidades orgânicas responsáveis pelas aquisições em causa a fim de serem visadas (conferidas e confirmadas, nos termos do artigo seguinte) e informadas com o cabimento e compromisso respectivos e enviadas à entidade competente para autorizar o respectivo pagamento.

2 - A Secção de Contabilidade e Aprovisionamento colocará um carimbo, de forma bem visível, na frente das facturas no qual os responsáveis dos respectivos serviços emitirão a informação adequada.

3 - As unidades orgânicas referidas no número anterior devolvem as facturas, devidamente informadas, à Secção de Contabilidade e Aprovisionamento.

4 - Caso as facturas se encontrem confirmadas, a Secção de Contabilidade e Aprovisionamento procede à sua conferência com as guias de remessa e as respectivas requisições externas, a fim de se proceder à emissão das respectivas ordens de pagamento e, no caso de se tratarem de bens susceptíveis de inventariação, à Secção de Serviços Gerais e Património. Caso haja desconformidade das facturas, os serviços devolvê-las-ão à Divisão de Administração Geral e Financeira, que intercederá juntos dos fornecedores com vista à sua correcção.

5 - Caso existam facturas recebidas com mais de uma via é aposto nas cópias, de forma clara e evidente, um carimbo de "duplicado".

6 - A tesouraria exigirá, nos termos da legislação em vigor, sempre que se trate de pagamento de valor superior a 5000 euros, a certidão comprovativa da inexistência de dívidas à segurança social e ao fisco, seja no caso de pagamento de despesas seja de pagamento de subsídios.

Artigo 24.º

Ordens de pagamento

1 - Compete à Secção de Contabilidade e Aprovisionamento a emissão das ordens de pagamento com base na factura, devidamente confirmada e conferida nos termos do artigo 23.º, com a respectiva guia de remessa e requisição externa ou contrato e após despacho da entidade com competência para o efeito.

2 - As ordens de pagamento são conferidas pelo funcionário que as emite, visadas pelo chefe da Divisão de Administração Geral e Financeira e autorizadas pelo presidente da Câmara ou por quem tenha competência delegada para o efeito.

3 - As ordens de pagamento depois de cumpridas as formalidades referidas nos números anteriores são remetidas à tesouraria para pagamento.

4 - Os documentos justificativos das despesas devem ser sempre carimbados e rubricados pelo funcionário da Secção de Contabilidade e Aprovisionamento que emite a ordem de pagamento, por forma a impedir eventual utilização futura noutros pagamentos.

5 - Os cheques deverão ser emitidos na Secção de Contabilidade e Aprovisionamento e apensos à respectiva ordem de pagamento sendo remetidos à tesouraria para pagamento, depois de devidamente subscritos pela entidade com competência para o efeito.

SECÇÃO VI

Da organização, tramitação e circulação, manuseamento, arrumação e arquivo de processos

Artigo 25.º

Organização de processos

1 - Os processos administrativos e os dossiers técnicos da Câmara Municipal devem ser devidamente organizados por áreas funcionais, por temas e assuntos específicos, sendo constituídos por pastas ou dossiers adequados, em cujas capas se deve mencionar pelo menos os seguintes elementos:

a) Câmara Municipal de Elvas;

b) Designação do departamento/divisão/serviço;

c) Número atribuído ao processo, seguido da menção do ano a que diz respeito;

d) Designação do tema ou assunto;

e) Designação da entidade requerente se for caso disso;

f) Data do início da formação do processo.

2 - Cabe a cada serviço municipal organizar os respectivos processos, adaptando estas normas, de acordo com a natureza dos mesmos.

3 - Tendo em conta a natureza dos processos, os assuntos e respectivos documentos que o constituem, poderão eventualmente ser criadas divisórias ou separadores dentro das respectivas pastas ou dossiers.

Artigo 26.º

Tramitação e circulação de processos

1 - Conforme a natureza dos processos, estes poderão circular pelos serviços que necessitem de os consultar por motivos de interesse municipal, obedecendo ao sistema de controlo na base de protocolo interno entre serviços, devendo ser criada também uma ficha para cada processo, onde são registados os respectivos movimentos de circulação interna.

2 - Os protocolos de circulação devem ser assinados com letra legível pelo funcionário que faz a respectiva entrega e pelo funcionário que faz a recepção do processo ou dossier, seguido da data de entrega e de recepção.

3 - Cabe aos responsáveis de cada serviço municipal acompanhar a tramitação e circulação dos respectivos processos, de forma a garantir a sua segurança, evitando o seu eventual extravio.

Artigo 27.º

Manuseamento, arrumação e arquivo de processos

1 - Os serviços municipais devem ter o máximo cuidado na arrumação dos processos ou dossiers, devendo manuseá-los com cuidado e arrumá-los em lugar adequado, em prateleiras ou estantes, até à conclusão dos mesmos, os quais, conforme a sua natureza específica, poderão eventualmente ser enviados para o arquivo municipal quando passarem da fase de arquivo activo para arquivo inactivo.

2 - Existem processos que pela sua natureza, após a sua conclusão, são considerados na fase de arquivo permanente, nunca podendo ser destruídos, de acordo com as disposições legais em matéria de arquivo público municipal.

3 - Caso se verifiquem as condições mencionadas no número anterior, devem os serviços respectivos aconselharem-se com a Divisão de Administração Geral e Financeira, sobre o destino que deve ser dado aos processos, tendo em conta que a competência do arquivo administrativo geral está cometida à Divisão de Administração Geral e Financeira.

CAPÍTULO III

Dos princípios e regras

SECÇÃO I

Da elaboração do orçamento e das grandes opções do plano

Artigo 28.º

Princípios orçamentais

Na elaboração e execução do orçamento da autarquia devem ser seguidos os seguintes princípios orçamentais:

a) Princípio da independência - a elaboração, aprovação e execução do orçamento da autarquia é independente do Orçamento do Estado;

b) Princípio da anualidade - os montantes previstos no orçamento são anuais, coincidindo o ano económico com o ano civil;

c) Princípio da unidade - o orçamento da autarquia é único;

d) Princípio da universalidade - o orçamento compreende todas as despesas e receitas, inclusive as dos serviços municipalizados em termos globais, devendo o orçamento destes serviços apresentar-se em anexo;

e) Princípio do equilíbrio - o orçamento prevê os recursos necessários para cobrir todas as despesas, e as receitas correntes devem ser pelo menos iguais às despesas correntes;

f) Princípio da especificação - o orçamento discrimina suficientemente todas as despesas e receitas nele previstas;

g) Princípio da não consignação - o produto de quaisquer receitas não pode ser afecto à cobertura de determinadas despesas, salvo quando essa afectação for permitida por lei;

h) Princípio da não compensação - todas as despesas e receitas são inscritas pela sua importância integral, sem deduções de qualquer natureza.

Artigo 29.º

Regras previsionais

A elaboração do orçamento da autarquia deve obedecer às regras previsionais prevista do Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais.

Artigo 30.º

Documentos previsionais

A elaboração, aprovação e execução dos documentos previsionais toma relevância especial, sendo o seu âmbito abrangente a todas as unidades orgânicas da Câmara Municipal, em matéria de documentos previsionais, cuja caracterização e forma resume-se no seguinte:

a) As grandes opções do plano;

b) O orçamento.

Artigo 31.º

As grandes opções do plano

Compreende as linhas de desenvolvimento estratégico da Câmara Municipal, incluindo o plano plurianual de investimentos e as actividades mais relevantes da gestão autárquica.

Artigo 32.º

Plano plurianual de investimentos

1 - O plano plurianual de investimentos inclui todos os projectos e acções a realizar no âmbito dos objectivos estabelecidos pela autarquia, explicitando a previsão da respectiva despesa.

2 - A sua caracterização baseia-se nas seguintes especificações:

a) Terá um horizonte móvel de quatro anos, devendo ser reajustado todos os anos;

b) Prevê a elaboração do mapa de execução anual do plano plurianual de investimentos para apoiar o acompanhamento da sua execução;

c) Em caso de atraso na aprovação do orçamento, manter-se-á em execução o plano plurianual de investimentos em vigor;

d) Só podem ser realizados projectos e ou acções até ao montante de dotação inscrita para esse ano no orçamento respectivo.

Artigo 33.º

Orçamento municipal

O orçamento municipal prevê todas as despesas e receitas da autarquia, cuja caracterização pode ser descrita da seguinte forma:

a) Na sua elaboração deve ter-se em atenção os princípios orçamentais e as regras previsionais em articulação com as grandes opções do plano;

b) É constituído por dois tipos de mapas: mapa resumo das receitas e das despesas e mapa das receitas e despesas, desagregado segundo a classificação económica e orgânica;

c) Em caso de atraso na aprovação do orçamento, manter-se-á em execução o orçamento em vigor do ano anterior;

d) Há lugar a revisões do orçamento (modificações orçamentais) quando houver aumento global da despesa orçada para ocorrer a despesas não previstas, salvo quando se trata de receitas legalmente consignadas, empréstimos contratados e aplicação de nova tabela de vencimentos publicada após a aprovação do orçamento inicial;

e) Há lugar a alterações orçamentais (modificações orçamentais) ao longo de cada exercício económico, para ocorrer a despesas insuficientemente dotadas.

Artigo 34.º

Revisões do orçamento

As revisões do orçamento são também modificações orçamentais em que podem ser utilizadas as seguintes contrapartidas, para além das referidas na alínea d) do artigo anterior:

a) Saldo apurado que transita do ano anterior;

b) O excesso de cobrança em relação à totalidade das receitas previstas no orçamento;

c) Outras receitas que a autarquia esteja autorizada a arrecadar.

Artigo 35.º

Alterações do orçamento

1 - As alterações do orçamento são modificações orçamentais que podem incluir reforços de dotações de despesas resultantes da diminuição ou anulação de outras dotações.

2 - As alterações do orçamento podem ainda incluir reforços ou inscrições de dotações de despesa por contrapartida do produto de contratação de empréstimos ou de receitas legalmente consignadas, ou por aplicação de nova tabela de vencimentos publicada após a aprovação do orçamento inicial.

Artigo 36.º

Princípios e regras da execução do orçamento

Na execução do orçamento municipal devem ser respeitados os seguintes princípios e regras:

a) As receitas só podem ser liquidadas e arrecadadas se tiverem sido objecto de inscrição orçamental adequada;

b) A cobrança de receitas pode, no entanto, ser efectuada para além dos valores inscritos no orçamento;

c) As receitas liquidadas e não cobradas até 31 de Dezembro devem ser contabilizadas pelas correspondentes rubricas do orçamento do ano em que a cobrança se efectuar;

d) As despesas só podem ser cativadas, assumidas, autorizadas e pagas se, para além de serem legais, estiverem inscritas no orçamento e com dotação igual ou superior ao cabimento e ao compromisso, respectivamente;

e) As dotações orçamentais da despesa constituem o limite máximo a utilizar na sua realização;

f) As despesas a realizar com a compensação em receitas legalmente consignadas podem ser autorizadas até à concorrência das importâncias arrecadadas;

g) As ordens de pagamento de despesa caducam em 31 de Dezembro do ano a que respeitam, devendo o pagamento dos encargos regularmente assumidos e não pagos até essa data ser processado por conta das verbas adequadas do orçamento que estiver em vigor no momento em que se proceda ao seu pagamento;

h) O credor pode requerer o pagamento dos encargos referidos na alínea g) no prazo improrrogável de três anos a contar de 31 de Dezembro do ano a que respeita o crédito;

i) Os serviços, no prazo improrrogável definido na alínea anterior, devem tomar a iniciativa de satisfazer os encargos, assumidos e não pagos, sempre que não seja imputável ao credor a razão do não pagamento.

SECÇÃO II

Da contabilidade patrimonial

Artigo 37.º

Princípios e critérios contabilísticos

1 - A aplicação dos princípios contabilísticos fundamentais a seguir formulados deve conduzir à obtenção de uma imagem verdadeira e apropriada da situação financeira, dos resultados e da execução orçamental da autarquia:

a) Princípio da entidade contabilística - constitui entidade contabilística todo o ente público ou de direito privado que esteja obrigado a elaborar e apresentar contas de acordo com o POCAL - Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais. Quando as estruturas organizativas e as necessidades de gestão e informação o requeiram, podem ser criadas subentidades contabilísticos, desde que esteja devidamente assegurada a coordenação com o sistema central;

b) Princípio da continuidade - considera-se que a entidade opera continuadamente, com duração ilimitada;

c) Princípio da consistência - considera-se que a entidade não altera as suas políticas contabilísticos de um exercício para o outro. Se o fizer e a alteração tiver efeitos materialmente relevantes, esta deve ser referida de acordo com o anexo às demonstrações financeiras;

d) Princípio da especialização (ou do acréscimo) - os proveitos e os custos são reconhecidos quando obtidos ou incorridos, independentemente do seu recebimento ou pagamento, devendo incluir-se nas demonstrações financeiras dos períodos a que respeitem;

e) Princípio do custo histórico - os registos contabilísticos devem basear-se em custos de aquisição ou de produção;

f) Princípio da prudência - significa que é possível integrar nas contas um grau de precaução ao fazer as estimativas exigidas em condições de incerteza sem, contudo, permitir a criação de reservas ocultas ou provisões excessivas ou a deliberada quantificação de activos e proveitos por defeito ou de passivos e custos por excesso;

g) Princípio da materialidade - as demonstrações financeiras devem evidenciar todos os elementos que sejam relevantes e que possam afectar avaliações ou decisões dos órgãos das autarquias locais e dos interessados em geral;

h) Princípio da não compensação - os elementos das rubricas do activo e do passivo (balanço), dos custos e perdas e de proveitos e ganhos (demonstração de resultados) são apresentados em separado, não podendo ser compensados.

2 - Os critérios contabilísticos fundamentais a observar pela área de contabilidade consistirão na aplicação prática dos conceitos definidos no POCAL e que são, fundamentalmente, os seguintes:

a) Disponibilidades em moeda estrangeira - devem ser expressas no balanço dos fechos ao câmbio que vigorar nessas datas;

b) Títulos negociáveis e aplicações de tesouraria - relevadas em balanço de acordo com os critérios definidos para as existências, na parte que se lhe aplica, ou seja, o critério do valor líquido de realização;

c) Dívidas de e a terceiros em moeda estrangeira - devem ser registadas ao câmbio da data da operação, excepto se existir fixação de câmbio entre as partes. À data dos fechos, as dívidas sobre as quais não exista fixação de câmbios deverão ser actualizadas ao câmbio dessa data;

d) Existências - devem contabilizar-se segundo o sistema de inventário permanente;

e) Imobilizações - os bens adquiridos para imobilizado devem ser valorizados ao custo de aquisição. Sempre que os elementos tiverem uma vida útil limitada ficam sujeitos a uma depreciação sistemática durante esse período;

f) Investimentos - se à data de fecho revelarem valor inferior ao seu custo de aquisição, devem ser objecto de redução reflectida através de uma conta própria.

CAPÍTULO IV

Da organização contabilística, orçamental e patrimonial e de custos

SECÇÃO I

Da gestão financeira, orçamental, contabilística e patrimonial

Artigo 38.º

Função e competência

A gestão financeira, orçamental, contabilística e patrimonial está directamente cometida à Divisão de Administração Geral e Financeira de acordo com as funções e competências que lhe foram atribuídas no âmbito dos documentos de organização dos serviços municipais.

Artigo 39.º

Gestão financeira e orçamental

1 - A gestão financeira em sentido lato engloba a execução do orçamento municipal, os movimentos da contabilidade geral ou patrimonial e a tesouraria, de acordo com as deliberações e decisões tomadas pelo órgão executivo, tendo em conta a sua programação ao longo de cada exercício económico.

2 - A gestão financeira, orçamental, contabilística e patrimonial obedece às disposições legais do POCAL - Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais, sendo sustentada pelo sistema contabilístico municipal.

Artigo 40.º

Organização do sistema contabilístico municipal

1 - A organização contabilística e patrimonial do município e respectivo funcionamento, rege-se pelos procedimentos definidos no POCAL, pela NCI e pelas disposições gerais em vigor.

2 - O sistema contabilístico municipal funciona com base nas seguintes aplicações informáticas:

a) Contabilidade orçamental;

b) Contabilidade geral ou patrimonial;

c) Contabilidade de custos;

d) Gestão de materiais (stocks).

3 - O sistema contabilístico municipal assenta fundamentalmente nos seguintes grupos de componentes:

a) O inventário, que corresponde a todos os bens, direitos e obrigações constitutivos do seu património;

b) Os documentos e registos, que assentam na utilização de documentos e livros de escrituração, cujo conteúdo mínimo obrigatório e respectiva explicitação se encontram definidos no POCAL;

c) A contabilidade de custos, que assenta no apuramento dos custos das funções e dos custos subjacentes à fixação de tarifas e preços de bens e serviços, nos termos do POCAL.

4 - Os documentos principais de prestação de contas da Câmara Municipal de Elvas são os seguintes:

a) O balanço;

b) A demonstração de resultados;

c) Os mapas de execução orçamental;

d) Os anexos às demonstrações financeiras;

e) O relatório de gestão.

5 - No desempenho das suas competências os responsáveis dos serviços procurarão aplicar, sempre que possível, o princípio da segregação de funções, tendo em conta a salvaguarda da NCI.

SECÇÃO II

Disponibilidades

Artigo 41.º

Normas e procedimentos

1 - A importância em numerário existente em caixa, na tesouraria municipal, não deve ultrapassar o valor definido pelo órgão executivo do município.

2 - Em caixa na tesouraria podem existir os seguintes meios de pagamento nacionais ou estrangeiros - notas de banco, moedas metálicas, cheques e vales postais.

3 - É expressamente proibida a existência em caixa na tesouraria de cheques pré-datados, cheques sacados por terceiros e devolvidos por instituições bancária e vales à caixa.

4 - Em caso de reconhecida necessidade o órgão executivo do município pode deliberar sobre a aprovação da constituição de fundos de maneio para ocorrer a pequenas despesas correntes consideradas urgentes e inadiáveis e imprevistas. Os fundos de maneio são individuais e cada titular é pessoalmente responsável pela sua utilização e reposição.

5 - A constituição de fundos de maneio será objecto de deliberação camarária, sob proposta do presidente da Câmara, e deverá conter, de forma explícita, a justificação, sob o ponto de vista das necessidades funcionais e operativas, da sua atribuição, bem como o seu valor inicial, o valor máximo a movimentar durante o ano económico (acumulado) e as rubricas orçamentais autorizadas para suportar as respectivas despesas.

6 - A utilização de fundos de maneio deve obedecer às seguintes regras:

a) Não devem ser utilizados para despesas superiores a 100 euros, a não ser em casos excepcionais, devidamente justificados pelo titular e autorizados pelo presidente da Câmara ou por quem tenha competência delegada para o efeito;

b) Não devem ser adquiridos por esta via quaisquer bens susceptíveis de inventariação;

c) Nos casos em que se torne manifestamente indispensável adquirir através de fundo de maneio um bem susceptível de inventariação tal, não só terá que ser devidamente justificado, como expressamente autorizado pelo presidente da Câmara ou por quem tenha competência delegada para o efeito;

d) No caso referido no número anterior a respectiva factura, deverá ser remetida pelo titular do fundo de maneio para a Divisão Financeira, que remeterá uma cópia à Divisão do Património após a sua conferência;

e) Independentemente da operação referida no número anterior, deverá a Divisão Financeira efectuar trimestralmente uma reconciliação com a Secção de Serviços Gerais e Património por forma a assegurar que se procedeu ao registo do bem ou bens em causa;

f) As despesas a serem efectuadas através de fundos de maneio devem enquadrar-se sempre nas rubricas orçamentais previamente autorizadas, nos termos do número anterior;

g) Cada fundo de maneio é mensalmente reconstituído, mediante a entrega, na Divisão de Administração Geral e Financeira, de impresso próprio, fornecido por esta unidade orgânica, ao qual se anexam os documentos justificativos das despesas;

h) Os impressos de cada fundo de maneio deverão ser numerados, sequencialmente, por cada titular que, após os assinar, os submeterá a visto do eleito com competências delegadas na respectiva área de responsabilidade;

i) Apenas serão considerados documentos de despesa válidos para efeitos de reconstituição dos fundos de maneio, os que contenham, nos termos do CIVA, os seguintes elementos:

Nomes, firmas ou denominações sociais, sede ou domicílio do fornecedor de bens ou prestador de serviços e respectivos números de identificação fiscal;

Descrição da aquisição, valor respectivo e informação clara acerca do IVA e da respectiva taxa;

Referência de que se trata de "recibo", "factura-recibo" ou "venda a dinheiro";

Denominação do destinatário ou adquirente: Câmara Municipal de Elvas e NIPC, com excepção dos recibos de portagem ou outros com características semelhantes;

Número de ordem, de acordo com o mencionado no impresso;

Resumo da justificação da despesa, com assinatura identificada;

j) O pagamento dos fundos de maneio é efectuado, em cheque, directamente aos titulares na Tesouraria Municipal;

l) Os documentos justificativos da despesa devem ser entregues, para efeitos de reposição final, até ao dia 15 de Dezembro e o remanescente da verba atribuída será entregue, para efeitos de saldo final, impreterivelmente, até ao penúltimo dia útil do mês de Dezembro;

m) A Divisão de Administração Geral e Financeira elaborará trimestralmente relação dos gastos efectuados por cada titular, dando conhecimento da mesma ao vereador com competências delegadas ou subdelegadas;

n) Se se verificar que não existe movimentação de um determinado fundo de maneio por um período superior a 120 dias, o mesmo deverá ser objecto de cancelamento.

7 - A abertura de contas bancárias tituladas pela autarquia, fica sujeita a prévia deliberação do órgão executivo, sob proposta do seu presidente.

8 - As contas bancárias devem ser tituladas pela autarquia sendo movimentadas em simultâneo pelo tesoureiro ou substituto e pelo presidente da Câmara ou substituto.

9 - Os pagamentos devem ser efectuados através de numerário, cheque ou transferência bancária, em função do montante a pagar.

10 - De um modo geral, só devem ser efectuados pagamentos de baixo valor em numerário. No acto do pagamento deve ser entregue o respectivo recibo, e, na falta deste, é necessário apor o carimbo e ou assinatura da entidade na ordem de pagamento.

11 - Os pagamentos de valor superior a 5000 euros devem ser feitos, preferencialmente, por cheque ou transferência bancária.

12 - Os cheques devem ser sempre objecto do adequado cruzamento.

13 - É proibida a emissão de cheques ao portador.

14 - O pagamento de vencimentos dos trabalhadores do município será sempre efectuado por transferência bancária, excepto em situações pontuais devidamente fundamentadas e autorizadas pela entidade competente.

15 - As despesas, seja qual for a natureza de que se revistam, apenas podem ser pagas através da tesouraria.

16 - A emissão de cheques e os cheques não preenchidos devem estar à guarda de um responsável da Secção de Contabilidade e Aprovisionamento, o qual deverá providenciar no sentido de ficar com uma cópia de cada cheque emitido.

17 - Deve efectuar-se o registo do nome da entidade bancária e o número do cheque, na respectiva ordem de pagamento. Cada cheque deverá ser assinado pelo responsável pela tesouraria ou pelo substituto e pelo presidente da Câmara ou pelo substituto, e autenticado através de selo branco. A assinatura de cheques só deve ser feita na presença da respectiva ordem de pagamento devidamente rubricada por dois funcionários da Divisão de Administração Geral e Financeira, que procedem à respectiva conferência do valor e do beneficiário. No acto do pagamento é aposto o carimbo na ordem de pagamento com a designação de "pago".

18 - Os cheques emitidos que tenham sido anulados devem ser arquivados sequencialmente depois de inutilizadas as assinaturas, no caso do mesmo ter sido assinado.

19 - A cobrança de receitas municipais deve ser efectuada pela Tesouraria e pelos seguintes serviços emissores de guias de receita:

a) Serviço Emissor 01 - Águas;

b) Serviço Emissor 02 - DAU;

c) Serviço Emissor 03 e 04 - SREC;

d) Serviço Emissor 05 - Execuções Fiscais;

e) Serviço Emissor 06 - Secção Sócio-Educativa;

f) Serviço Emissor 07 - Cemitério;

g) Serviço Emissor 08 - Contra-Ordenações;

h) Serviço Emissor 09 - Operações de Tesouraria.

20 - Compete à Tesouraria Municipal proceder à cobrança das receitas municipais.

21 - Os valores diariamente recebidos na tesouraria devem ser depositados em instituições bancárias preferencialmente no dia útil seguinte ao seu recebimento.

22 - Existirão postos de cobrança nos locais em que se considere justificável, devendo, no entanto, ser regidos pelas disposições constantes no presente Regulamento.

23 - Qualquer serviço que proceda à cobrança de receitas deve constituir-se como posto de cobrança mediante aprovação prévia do executivo.

24 - A cobrança de receitas por entidade diversa da tesouraria é efectuada através de emissão de documento de receita com numeração sequencial que indique o serviço de cobrança e deverá ser entregue diariamente na tesouraria.

25 - Quando a cobrança se efectue por funcionários estranhos à Tesouraria e em local distinto desta, e seja impossível proceder à sua entrega diária na tesouraria, deverão os valores cobrados ser depositados diariamente num cofre fornecido para o efeito pela tesouraria.

26 - No caso em que sejam recebidos valores pelo correio, a Divisão de Administração Geral e Financeira/Repartição Administrativa fotocopia imediatamente os documentos e valores, cruza de imediato (caso não o sejam assim recepcionados) os cheques e remete-os por protocolo para a Secção de Receitas.

27 - A tesouraria, após efectuar a operação acima mencionada, procede da seguinte forma:

Remete o original da guia de receita para o contribuinte via correio;

Envia o duplicado para a Secção de Contabilidade proceder ao crédito da conta corrente do cliente;

Envia o triplicado para o serviço/sector/secção originador da receita em causa, para efeitos de arquivo no respectivo processo.

28 - A aceitação do cheque como meio de pagamento depende dos seguintes requisitos:

O montante nele inscrito não pode diferir do montante correspondente à guia de receita;

A data de emissão deve coincidir com a data da sua entrega ou de um dos dois dias anteriores;

Deve ser emitido à ordem do tesoureiro da Câmara Municipal de Elvas e cruzado;

Deve ser aposto no verso o número da guia de receita que lhe corresponde.

29 - No caso de necessidade poderão ser criados outros postos de cobrança ou serviços emissores de receita, devidamente aprovados pela administração municipal.

30 - Diariamente deverão ser entregues na tesouraria o montante das receitas cobradas no dia anterior por cada serviço autorizado a realizar cobranças. Cada serviço emissor deverá proceder à elaboração de um mapa resumo diário tendo por base as guias de receita emitidas e enviar para a SCAP.

31 - A SCAP deverá manter actualizadas as contas correntes das instituições de crédito, tituladas pela administração municipal.

32 - As reconciliações bancárias devem ser feitas mensalmente e confrontadas com os registos da contabilidade, por um funcionário designado pelo chefe da Divisão de Administração e Financeira, que não pertença à SCAP nem tenha acesso às respectivas contas correntes. Depois de elaboradas devem ser visadas pelo responsável da SCAP ou chefe da Divisão de Administração Geral e Financeira.

33 - Quando se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias, devem estas ser averiguadas e prontamente regularizadas sempre que se justifique, através de despacho da presidência.

34 - Findo o período de validade dos cheques em trânsito, deve proceder-se ao respectivo cancelamento junto das instituições bancárias, efectuando-se os necessários registos contabilísticos de regularização.

35 - Os serviços autorizados a realizar cobranças, devem debitar ao tesoureiro as guias de receita que não foram pagas durante o período normal (cobrança à boca do cofre), para cobrança virtual.

36 - Depois de efectuado o débito, se dentro do prazo de 15 dias a cobrança não for efectuada a tesouraria tem 20 dias para enviar para a Secção de Execuções Fiscais uma certidão de dívida por cada documento não cobrado, juntamente com uma relação dos devedores remissos, em que são listados todos os débitos não pagos naquele período. Se a cobrança for efectuada dentro do período dos 15 dias, serão cobrados juros de mora. Ultrapassado este prazo, se a cobrança for efectuada no prazo de 20 dias será cobrada, para além dos juros de mora, a taxa de relaxe.

37 - O estado de responsabilidade do tesoureiro pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda é verificado, na presença daquele ou seu substituto, através de contagem física do numerário e documentos sob sua responsabilidade, a realizar, pelos funcionários designados pelo chefe da Divisão de Administração Geral e Financeira, nas seguintes situações:

a) Trimestralmente e sem aviso prévio;

b) No encerramento das contas de cada exercício económico;

c) No final do mandato do órgão executivo eleito ou do órgão que o substitui, no caso de aquele ter sido dissolvido;

d) Quando for substituído o tesoureiro.

38 - São lavrados termos da contagem dos montantes sob a responsabilidade do tesoureiro, assinados pelos seus intervenientes e, obrigatoriamente, pelo presidente da Câmara/vereador do pelouro, chefe da Divisão de Administração Geral e Financeira e pelo tesoureiro, no final e no início do mandato do órgão executivo.

39 - No caso de substituição do tesoureiro, os termos de contagem serão também assinados pelo tesoureiro cessante.

40 - Para efeitos de controlo de tesouraria e do endividamento serão obtidos junto das instituições de crédito extractos de todas as contas de que a autarquia é titular.

41 - O tesoureiro responde directamente perante o órgão executivo pelo conjunto das importâncias que lhe são confiadas e os outros funcionários e agentes em serviço na tesouraria respondem perante o respectivo tesoureiro pelos seus actos e omissões que se traduzem em situações de alcance, qualquer que seja a sua natureza, devendo o tesoureiro para tal estabelecer um sistema de apuramento diário de contas relativo a cada caixa.

42 - O tesoureiro não é responsável por factos apurados que não lhe são imputados, excepto se, no desempenho das suas funções de gestão, controlo e apuramento de importâncias, houver procedido com culpa.

43 - O tesoureiro e demais funcionários afectos à tesouraria deverão efectuar anualmente prova, junto do director do Departamento Financeiro e de Aprovisionamento, de que possuem, devidamente actualizada, a caução exigida nos termos da legislação em vigor.

44 - Sempre que, no âmbito das acções inspectivas, se realize a contagem dos montantes sob responsabilidade do tesoureiro, compete ao presidente da Câmara, mediante requisição do inspector ou inquiridor, dar instruções às instituições de crédito para que forneçam directamente àquele, todos os elementos necessários para o exercício das suas funções.

SECÇÃO III

Das contas de terceiros

Artigo 42.º

Normas e procedimentos

Os métodos e procedimentos de controlo das contas de terceiros permitem, designadamente, assegurar que:

1) As compras são efectuadas pela SCAP da Divisão de Administração Geral e Financeira, com base em requisição externa ou contrato, após a verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente, em matéria de assunção de compromissos, de concurso e de contratos;

2) O processo de compra inicia-se na SCAP com base nos pedidos dos serviços utilizadores ou nota de encomenda emitida pela gestão de stocks;

3) A SCAP verifica se o processo de aquisição está ou não sujeito a concurso ou simples consulta;

4) Estando sujeito a concurso, será emitida a respectiva informação à administração municipal-vereação, a qual procede à escolha do procedimento que é aprovado por despacho ou por deliberação camarária, com base no Decreto-Lei 197/99, de 8 de Junho, referente ao Regime Jurídico de Realização de Despesas Públicas e da Contratação Pública, relativa à locação e aquisição de bens móveis e serviços;

5) Em conformidade com cada uma das opções, será iniciado o processo nos termos legais, aplicando os procedimentos previstos no Decreto-Lei 197/99, de 8 de Junho;

6) No caso de implicar ajuste directo, apenas com consulta simples, são considerados os seguintes procedimentos:

a) Sempre que se pretenda efectuar uma compra, o responsável pela gestão de stocks deve remeter à SCAP uma nota de encomenda, devendo esta mencionar a especificação do(s) artigo(s) e quantidades a adquirir, e indicação de eventuais fornecedores;

b) A nota de encomenda deve ser emitida em dois exemplares, sendo o original para a SCAP e o duplicado para o arquivo do responsável pela gestão de stocks;

c) Na posse da nota de encomenda, a SCAP dará início à consulta e pesquisa do fornecedor através de consulta dos seus próprios ficheiros ou consulta directa a fornecedores;

d) Após a selecção do fornecedor, a SCAP procede à emissão de uma requisição externa;

7) A requisição externa deve mencionar as quantidades e todas especificações dos artigos a adquirir, preço unitário, descontos, prazos de entrega e condições de pagamento, entre outros elementos igualmente importantes;

8) A requisição externa deve ser assinada pelo funcionário do serviço de compras, pelo responsável da SCAP e pelo chefe de Divisão de Administração Geral e Financeira. Este documento deve ser emitido em triplicado, destinando-se o original ao fornecedor, o duplicado para a SCAP a fim de ser conferido com os restantes documentos originados pela compra (guia de remessa, guia de recepção, guia de entrada em armazém e factura do fornecedor) e o triplicado para o arquivo temporário do serviço de compras, agrafado ao pedido inicial de compra, o qual será transferido para o arquivo definitivo após entrada do bem adquirido;

9) A entrega de bens é feita no armazém ou economato e em alguns casos no próprio serviço que requisitou o(s) bem(s), onde o responsável pela recepção tem que pedir ao transportador a guia de remessa;

10) A conferência física, qualitativa e quantitativa dos bens recebidos deve ser efectuada de imediato, por um funcionário designado para o efeito. Havendo coincidência entre as quantidades contadas e as mencionadas na guia de remessa, deve o responsável pela recepção assinar o talão destacável do documento. Após a recepção deve ser emitida uma guia de recepção, a qual fará referência aos números da requisição externa e da guia de remessa do fornecedor e discriminará os artigo e as quantidades contadas;

11) Semestralmente deve ser efectuada reconciliação entre os extractos de conta-corrente dos clientes e dos fornecedores com as respectivas contas da autarquia, por um funcionário designado pelo chefe da Divisão de Administração Geral e Financeira;

12) Na SCAP, procede-se à conferência das facturas com a guia de remessa e requisição externa, devendo a factura apresentar prova de que foi apropriadamente conferida através da aposição de carimbo adequado, onde conste a menção "conferida", após o que são enviadas à SCAP para emissão da respectiva ordem de pagamento, sendo enviadas cópias dos documentos ao sector responsável pelo aprovisionamento. Depois de conferidas as facturas, a SCAP deve classificar contabilisticamente a factura com indicação dos códigos da conta ou contas a movimentar e do código da conta de fornecedor;

13) No caso de facturas recebidas com mais de uma via, é aposto nas cópias de forma clara e evidente, um carimbo com a menção "duplicado";

14) Quando a factura é recepcionada na SCAP, já lá se encontram todos os documentos que vão ser necessários para a sua adequada conferência;

15) Os documentos indispensáveis à conferência da factura, e que devem ser arquivados com ela, são:

a) O duplicado da requisição externa;

b) O original da factura do fornecedor;

c) O triplicado (rosa) da guia de entrada;

16) A conferência da factura engloba dois aspectos distintos:

a) A confirmação que o fornecedor facturou aquilo que lhe foi encomendado e que foi, efectivamente, recebido e nas condições acordadas;

b) A confirmação da veracidade dos cálculos aritméticos da mesma factura;

17) Deve ser aposto na factura um carimbo com a indicação de que foi paga e com que meios (sua discriminação) conferida e por quem, além da sua classificação contabilística;

18) Serão efectuadas semestralmente reconciliações na conta corrente de devedores e credores, pela SCAP;

19) Serão efectuadas semestralmente reconciliações nas contas "Estados e outros entes públicos", pela SCAP;

20) Serão efectuadas semestralmente reconciliações nas contas de empréstimos bancários com instituições de crédito, controlando-se o cálculo dos respectivos juros, pela SCAP;

21) A síntese dos procedimentos das medidas de controlo interno das dívidas a pagar é caracterizada nos números seguintes;

22) As facturas dos fornecedores não são encaminhadas para o serviço de compras ou para a Secção de Tesouraria;

23) Existe controlo adequado das facturas recebidas pelos fornecedores;

24) A conferência das facturas para fins de pagamento compreende:

a) A verificação das condições acordadas para pagamentos, preços, quantidades, constantes da requisição externa;

b) A verificação dos artigos e quantidades mencionadas na factura com as guias de entrada;

c) A verificação dos cálculos, como somas, multiplicações, descontos e outros;

d) A verificação das despesas adicionais de compra como fretes, seguros, instalação e montagem e outras;

e) A verificação das facturas não relacionadas com a compra de existências;

25) As facturas dos fornecedores são conferidas com base em todos os documentos de suporte como a requisição externa, guia de remessa e guia de entrada;

26) São investigadas todas as requisições externas e guias de entrada que não condizem;

27) São examinadas as facturas dos fornecedores que não estão de acordo com a restante documentação;

28) Existe controlo apropriado sobre:

a) Mercadorias recebidas e não facturadas;

b) Mercadorias em trânsito;

c) Facturas com recepção e conferência;

d) Entregas parciais dos fornecedores;

e) Descontos obtidos;

f) Devoluções a fornecedores;

29) É emitido e controlado mensalmente o balancete de fornecedores pelo responsável da SCAP.

SECÇÃO IV

Das existências

Artigo 43.º

Normas e procedimentos gerais

Os métodos e procedimentos de controlo das existências devem permitir que:

a) A cada local de armazenagem de existências corresponde um responsável nomeado para o efeito pelo presidente da Câmara/vereador do pelouro;

b) O armazém apenas faz entregas mediante a apresentação de requisições internas devidamente autorizadas;

c) As fichas de existências do armazém são movimentadas por forma a que o seu saldo corresponda permanentemente aos bens existentes no mesmo armazém;

d) Os registos nas fichas de existências são feitos por pessoas que, sempre que possível, não procedam ao manuseamento físico das existências em armazém;

e) As existências são periodicamente sujeitas a inventariação física, podendo utilizar-se testes de amostragem, procedendo-se prontamente às regularizações necessárias e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.

Artigo 44.º

Normas de recepção quantitativa e qualitativa e entrada em armazém ou economato

1 - A unidade orgânica responsável pela recepção e fornecimento de materiais aos serviços utilizadores da Câmara Municipal é a SCAP da Divisão de Administração Geral e Financeira.

2 - Na recepção quantitativa e qualitativa das existências e entrada em armazém ou economato, são adoptados os procedimentos mencionados nos números seguintes.

3 - Logo que os bens requisitados chegam à entidade requisitante, o responsável pela recepção quantitativa tem que pedir ao transportador a guia de remessa ou guia de transporte, procedendo, ou mandando proceder, de imediato, à contagem (pesagem e ou medição) dos bens recebidos.

4 - Havendo coincidência entre as quantidades contadas e as mencionadas na guia de remessa e na requisição externa, assinará o destacável daquele documento.

5 - Deve ressalvar o facto de, posteriormente, se proceder ao controlo de qualidade e só então se proceder à recepção qualitativa.

6 - Para tal deve-se apor na cópia da guia de remessa para o fornecedor o carimbo mencionando recepção de materiais sujeita a posterior conferência e verificação, assinatura e data.

7 - Após estes procedimentos, deve emitir uma guia de entrada contendo os seguintes elementos:

a) Número e data da guia de entrada;

b) Código informático e nome do fornecedor;

c) Número e data da requisição externa;

d) Número e data da guia de remessa;

e) Número e data da factura (se existir nessa altura);

f) Código informático, designação e unidade de movimentação do material;

g) Quantidade entrada e devolvida;

h) Valor unitário e total;

i) Visto e data do serviço de compras;

j) Número e data da nota de encomenda (para controlo);

k) Número e data da guia de devolução (para controlo).

8 - Existindo mais que um armazém deve ser assegurada uma total segregação de funções entre o serviço de recepção e os armazéns, a guia de entrada deve ser emitida em triplicado, sendo:

a) O original (verde) para o armazém ou economato;

b) O duplicado (branco) para o serviço de compras;

c) O triplicado (rosa) para a SCAP.

9 - As guias de entrada deverão ser sequencial e tipograficamente numeradas, ou emitidas por computador.

10 - A síntese das medidas de controlo interno da recepção caracteriza-se por:

a) O serviço de recepção é independente do de compras;

b) Há um centro de recepção dos bens adquiridos;

c) Procede-se à recepção quantitativa e qualitativa;

d) Emitem-se guias de entrada para cada um dos artigos recebidos;

e) São guardadas na recepção cópias das provas de entrada.

Artigo 45.º

Normas de saídas de armazém ou de economato

1 - Aplicar-se-ão ao movimento de saídas de materiais do armazém ou de economato as normas e instruções internas, que não contrariem a NCI.

2 - As requisição aos armazéns/guias de saída são dirigidas ao sector de armazéns.

3 - Materiais e serviços que devem ser requisitados ao Sector de Armazéns:

a) Materiais de construção;

b) Peças e ferramentas;

c) Fardamentos e material de protecção;

d) Todos os materiais que não se enquadrem no n.º 4.

4 - Materiais e serviços que devem ser requisitados à SCAP:

a) Mobiliário e equipamento de escritório e informática;

b) Produtos de limpeza;

c) Equipamento de som;

d) Artigos de expediente;

e) Obras literárias, técnicas e científicas;

f) Material de fotografia, tipografia e fotocópia;

g) Material específico de desenho e topografia;

h) Material para recepções;

i) Material de decoração;

j) Material de representação;

l) Outros materiais que se enquadrem no domínio de material de escritório.

Artigo 46.º

Reparação e manutenção de equipamentos e viaturas

1 - Para a reparação e manutenção de equipamento, ou viaturas, quando efectuadas no exterior, o serviço utilizador deve obedecer aos seguintes procedimentos:

a) Emissão de requisição aos armazéns como referido no n.º 2 do artigo 42.º;

b) No caso excepcional de recurso a um único fornecedor, o serviço utilizador justificará a escolha efectuada bem como a necessidade e ou urgência da intervenção;

c) Em caso de comprovada urgência se apenas existir uma estimativa do valor global da despesa, a SCAP (compras) indica, para seguimento do processo, um número de requisição (externa) que só formalizará após dispor do valor real;

d) Ao serviço utilizador cumpre assegurar o acompanhamento do trabalho no exterior, em coordenação directa com a SCAP (compras);

e) As aquisições de peças, ou artigos a incorporar em reparações devem seguir os procedimentos indicados nos números anteriores.

Artigo 47.º

Requisições internas e saídas de armazém

1 - As saídas de armazém ou economato deverão ser efectuadas com base em documentos internos, como a requisição aos armazéns, emitidas pelos serviços utilizadores (divisões) beneficiários daqueles e que contém os seguintes elementos:

a) Número e data da requisição armazéns/guia de saída;

b) Designação da divisão e sector requisitante;

c) Designação e número da obra;

d) Código informático da entidade de aplicação;

e) Classificação orçamental (orgânica, económica, plano);

f) Código informático, designação e unidade de movimentação do material;

g) Quantidade requisitada, saída, em falta e devolvida;

h) Assinatura do chefe da divisão e do funcionário do serviço requisitante;

i) Visto e data confirmando quantidade requisitada por requisição aos armazéns/guia de saída

j) Visto e data confirmando quantidade saída por requisição aos armazéns/guia de saída

k) Visto e data confirmando quantidade devolvida por nota de devolução;

l) Número e data da encomenda (nota de encomenda/requisição externa) confirmando quantidade em falta.

2 - Para efeito de acompanhamento e controlo das rubricas das grandes opções do plano (GOP) deverá o serviço utilizador indicar, neste documento gerador de despesa, o correspondente código das GOP sempre que exista relação entre GOP e orçamento.

3 - A requisição aos armazéns é assinada pela chefia da divisão respectiva, ou por quem esta delegar. Quando houver delegação deve ser dado conhecimento da mesma ao responsável do sector de compras.

4 - As requisições aos armazéns/guias de saída são emitidas pelo serviço utilizador (divisões) em duplicado, sendo:

a) Original (branco) para o armazém ou economato;

b) Duplicado (amarelo) para arquivo do serviço utilizador (funciona como nota de devolução ao armazém ou ao economato).

5 - Com base nas requisições aos armazéns/guias de saída, o armazém regista, nas mesmas, as quantidades saídas, as quantidades em falta ou as quantidades devolvidas ao armazém.

6 - Os materiais saídos de armazém destinam-se a ser usados e aplicados pelos sectores operacionais da Câmara, principalmente pelo DOSU (Departamento de Obras e Serviços Urbanos) em obras por administração directa, na autarquia, sendo a requisição aos armazéns/guia de saída um dos documentos utilizados para o controlo de custos das obras do DOSU por indicar a quantidade de materiais saídos de armazém, a registar na folha de obra.

7 - Assim, a folha de obra destina-se ao apuramento do custo total da obra e contém os seguintes elementos:

a) Nome da divisão/sector;

b) Número da obra;

c) Mês de execução;

d) Nome do responsável pela obra;

e) Local, freguesia e designação da obra;

f) Número mecanográfico e nome do operário;

g) Número de horas de trabalho diário e total na obra;

h) Número da requisições aos armazéns/guias de saída que deram origem à saída de materiais para a obra;

i) Designação do material aplicado na obra, quantidade e preço unitário;

j) Custo total da obra.

Artigo 48.º

Síntese das medidas de controlo interno sistema de custo

Da aplicação destas normas verifica-se que:

a) Há sistema de contabilidade de custos;

b) Faz-se controlo com a contabilidade financeira;

c) O sistema implantado obedece aos princípios básicos e critérios aplicáveis e não revela deficiências relevantes;

d) Existem custos padrões e os mesmos são revistos periodicamente e reformulados se necessário;

e) Existe controlo individualizado sobre os produtos e trabalhos em curso;

f) Na valorização das existências incluem-se as despesas adicionais de compra como fretes, seguros e outras;

g) Há um critério adequado de aplicação dos gastos gerais de fabrico.

Artigo 49.º

Movimentação das existências em armazém e seu controlo

1 - Após terem sido conferidos os materiais (quantitativamente e qualitativamente) e codificados, tem de se proceder à sua acomodação em local apropriado, tanto quanto possível ordenado, referenciado e devidamente protegido.

2 - De acordo com as funções e competências definidas na orgânica dos serviços municipais, à Secção de Armazéns compete, designadamente:

a) Zelar pelo cumprimento dos procedimentos administrativos nos termos da legislação em vigor;

b) Proceder à recepção e conferência dos materiais adquiridos;

c) Proceder à arrumação e assegurar a conservação e segurança dos materiais armazenados;

d) Proceder à entrega de materiais e necessários registos e controlo de movimentos de entrada e saída (nas etiquetas de armazém) de materiais em armazém;

e) Efectuar periodicamente contagem para inventário físico.

Artigo 50.º

Síntese das medidas de controlo interno - existências em armazém

Tendo em conta a aplicação dos procedimentos relativos às existências em armazéns, na base das normas específicas adoptadas, verifica-se que:

a) Estão claramente fixadas as responsabilidades de cada um dos funcionários do armazém;

b) As existências estão adequadamente ordenadas de forma a facilitar o manuseamento, contagem e localização dos diversos itens;

c) São adequadas as precauções contra o roubo. Só têm acesso às existências as pessoas devidamente autorizadas;

d) As existências estão devidamente protegidas contra a deterioração física;

e) Emitem-se guias de entrada, requisições internas/guias de saída relativamente à movimentação das existências;

f) É revisto periodicamente o ficheiro de quantidades com o objectivo de se detectarem mercadorias de fraca rotação e obsoletas;

g) Existe uma norma definida de provisões para depreciação de existências;

h) A estrutura física dos armazéns facilita a localização e circulação das mercadorias

i) Os artigos sem movimento são periodicamente investigados.

Artigo 51.º

Controlo e inventariação dos stocks

1 - Em cada local de armazenagem existe um responsável devidamente nomeado para o efeito.

2 - As fichas de stocks do armazém (ficheiro de artigos, da aplicação informática da gestão de stocks) são movimentadas por forma a que o seu saldo corresponda permanentemente aos bens existentes nesses mesmos locais de armazenagem.

3 - Os registos nas fichas de stocks (ficheiro de artigos, da aplicação informática) são feitos por pessoas (gestão de stocks) que, sempre que possível, não procedem ao manuseamento físico dos stocks (fiéis de armazém).

4 - Os stocks são periodicamente sujeitos a inventariação física, podendo utilizar-se testes de amostragem, procedendo-se prontamente às regularizações (informáticas) necessárias e ao apuramento de responsabilidades, quando for caso disso (desvios), utilizando as fichas de verificação de stock que contém os seguintes elementos:

a) Número e data da ficha de verificação de stock;

b) Código informático, designação e unidade de movimentação do material inventariado;

c) Quantidade em stock, na aplicação informática, na ficha de stock e físico;

d) Quantidade a regularizar (+/-) na ficha de stock e na aplicação informática;

e) Justificação dos desvios;

f) Assinaturas dos chefes do armazém, ou economato, dos aprovisionamentos e da gestão de stocks.

5 - De acordo com o ponto 2.9.10.3.3 do POCAL o sistema de inventário a utilizar é o permanente.

6 - Para um controlo deste sistema deverá ser estabelecido um conjunto de contagens cíclicas, durante o ano, privilegiando-se alguns itens que tenham valor substancialmente mais significativo, utilizando-se a listagem informática da análise ABC, sendo estes contados mais que uma vez no ano, ou, em alternativa, a contagem de um conjunto de itens diferentes, escolhidos aleatoriamente, em cada contagem ao longo do ano económico.

7 - Este tipo de procedimento tem algumas vantagens, sendo de destacar:

a) Não necessidade de efectuar uma contagem total com referência ao fim de ano;

b) Não necessidade de interferir com a normal laboração do sistema produtivo e ou actividade normal;

c) Repartição de trabalho, minucioso e trabalhoso, por várias etapas e não num só período (fim de ano).

Artigo 52.º

Síntese das medidas de controlo interno - registos em inventário permanente

Da aplicação dos procedimentos acima referidos resulta que:

a) Existe um sistema de inventário permanente;

b) No caso de inexistência de inventário permanente há qualquer tipo de controlo sobre as existências;

c) Os registos das existências não são efectuados pela mesma pessoa responsável pelas existências;

d) São mantidos registos adequados de mercadorias ou produtos em poder de terceiros;

e) São mantidos registos adequados de mercadorias ou produtos de terceiros recebidos à consignação.

Artigo 53.º

Instruções escritas para elaboração de contagens físicas dos stocks

Existem instruções escritas para elaboração de contagens físicas dos stocks, relativamente a:

a) Stocks a serem contados;

b) Procedimentos antes da contagem;

c) Formação de equipas de contagem;

d) Maneiras de levar a efeito a contagem;

e) Registo das contagens;

f) Procedimentos referentes ao corte e fiscalização de operações e contagens;

g) Procedimentos após a contagem;

h) Reunião preliminar de esclarecimentos sobre a contagem.

Artigo 54.º

Síntese das medidas de controlo interno - inventário físico

1 - Com a aplicação das normas sobre o inventário físico deve verificar-se que:

a) As contagens físicas são efectuadas periodicamente durante o exercício;

b) São elaboradas instruções escritas apropriadas para a realização das contagens físicas.

2 - Os procedimentos a aplicar nas contagens físicas compreendem:

a) As instruções escritas adequadas;

b) A supervisão adequada;

c) Os itens a serem inventariados;

d) A forma de realizar o inventário;

e) O corte de operações;

f) O período pós-inventário;

g) A conferência das listas valorizadas.

3 - Procede-se a um exame cuidadoso das diferenças detectadas entre os resultados provenientes das contagens e os respectivos registos.

4 - Os ajustamentos daí resultantes são aprovados por um responsável.

SECÇÃO V

Do imobilizado

Artigo 55.º

Normas e procedimentos gerais

1 - A gestão do imobilizado relativo a bens móveis e imóveis do município baseia-se nas Normas de Inventário e Cadastro de Bens Móveis e Imóveis do Município em vigor.

2 - Compete à Secção de Serviços Gerais e Património da Divisão de Administração Geral e Financeira a gestão administrativa do património de bens móveis e imóveis.

3 - Compete à SCAP da Divisão de Administração Geral e Financeira a gestão financeira do imobilizado corpóreo, incorpóreo e investimentos financeiros.

4 - Os métodos e procedimentos de controlo do imobilizado definidos nas Normas de Inventário e Cadastro do Património de Bens Móveis e Imóveis do Município, permitem, designadamente, assegurar que:

a) As fichas do imobilizado são mantidas permanentemente actualizadas para bens móveis e imóveis do município;

b) As aquisições de imobilizado se efectuam de acordo com o plano plurianual de investimentos e com base em deliberações do órgão executivo, através de requisições externas ou documentos equivalentes, designadamente contrato ou escritura de contrato, elaborados pelo oficial público do município ou pelo notário privativo do município, após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente em matéria de empreitadas e fornecimentos e aquisições de bens imóveis, respectivamente;

c) A realização de reconciliações entre os registos das fichas e os registos contabilísticos quanto aos montantes de aquisições e das amortizações e reintegrações acumuladas;

d) Se efectue a verificação física periódica dos bens do activo imobilizado, se confira com os registos, procedendo-se prontamente à regularização a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.

Artigo 56.º

Critérios de valorimetria do activo imobilizado

Os critérios de valorimetria das imobilizações são os definidos no POCAL - Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais, em articulação com as Normas de Inventário e Cadastro do Património dos Bens Móveis e Imóveis do Município de Elvas.

Artigo 57.º

Normas e procedimentos específicos referente ao imobilizado corpóreo

1 - Dados os grandes valores que o imobilizado representa, todas as decisões sobre ele devem ser tomadas ao mais alto nível, isto é, pela administração municipal - executivo.

2 - A política sobre imobilizações deve ser cuidada e meticulosamente decidida pela administração municipal no âmbito das suas competências.

3 - No que se refere às aquisições de imobilizado, devem ser observadas todas as regras já equacionadas quanto à aquisição de existências, mas somente no que se lhe aplicar.

4 - Para que seja verdadeiramente eficaz o controlo contabilístico e o controlo interno do imobilizado corpóreo, deverá ter-se em consideração essencialmente as seguintes normas:

a) Definição da política de capitalização, observando-se aqui que as aquisições de imobilizado se efectuam de acordo com o plano plurianual de investimentos e com base em deliberações do órgão executivo, através de requisições externas ou documento equivalente, designadamente contrato ou escritura de contrato, respectivamente da responsabilidade do oficial público do município e do notário privativo do município, designados para o efeito, após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente em matéria de empreitadas e fornecimentos de bens móveis e de aquisição de serviços, bem como de aquisição de bens imóveis;

b) Procedimentos contabilísticos a levar a efeito no que se refere a imobilizações construídas pela própria autarquia;

c) Classificação contabilística das facturas de fornecedores;

d) Arquivo individualizado e adequado das cópias das facturas de fornecedores ou da fotocópia das facturas de fornecedores no caso de não haver cópia destinada a este arquivo;

e) Definição da política de amortizações e reintegrações a seguir;

f) Acções a tomar no que se refere aos bens totalmente amortizados e que continuem em estado de funcionamento;

g) Normas contabilísticas a seguir no que se refere aos abates de bens;

h) Definição das normas e regras a observar quanto à codificação dos bens;

i) Existência de fichas de imobilizado devidamente actualizadas e a todo o momento conciliadas com os registos contabilísticos;

j) Regras a observar quanto à contagem física dos bens e sua comparação com as fichas de imobilizado com o intuito de, caso existam divergências, se apurem responsabilidades e se regularizem aquelas;

k) Verificação dos totais das fichas do imobilizado com os totais das contas, existentes, na contabilidade no que se refere a custos de aquisição e amortizações acumuladas;

l) Definição de adequada política de cobertura de seguros.

5 - Relativamente aos 12 itens acima indicados, alguns pela sua complexidade merecem destaque:

a) Na definição de política de capitalização, há que ter em atenção o aspecto de durabilidade e materialidade do bem;

b) No que diz respeito à durabilidade, os bens de imobilizado devem ter uma vida útil superior a um ano, caso contrário deverá ser contabilizado como custo do exercício;

c) Quanto à materialidade, devemos ter em atenção que só se devem imobilizar bens materialmente significativos, pois ao imobilizarmos um bem, é sinal que o pretendemos controlar e este controlo tem custos efectivos com a sua manutenção;

d) O valor mínimo de um bem a ser imobilizado deve ser de 200 euros ou seja de acordo com o estipulado no CIRC e actualizado sempre que aquele preceito o seja.

6 - Elementos a incluir nas fichas do imobilizado. As fichas do imobilizado devem ter os seguintes elementos:

a) Código (que deve discriminar o tipo de bem e a sua localização);

b) Data de aquisição, código do fornecedor e ou nome do fornecedor, número e data da facturas de aquisição;

c) Custo de aquisição do bem, com indicação discriminativa de quaisquer custos adicionais até o mesmo estar em condições de entrar em funcionamento (conforme critérios de valorimetria a observar); caso se trate de bem construído pela autarquia deve indicar-se isso mesmo, bem como anexar-se a folha de obra e de materiais nele incluídos;

d) Indicação do regime de aquisição do bem, IVA dedutível e eventuais regularizações anuais, conforme artigo 24.º do CIVA;

e) Data efectiva de entrada em funcionamento do bem;

f) Classificação contabilística, identificação e data do documento de lançamento;

g) Codificação do bem de acordo com a legislação de referência no que diz respeito às amortizações;

h) Regime de amortizações praticado;

i) Vida útil, estimada, do bem;

j) Valor das amortizações anuais e acumuladas;

k) Reavaliações efectuadas (data, legislação, critério, montante da reavaliação, diferencial de amortizações anuais e correcção das acumuladas);

l) Registo de grandes reparações efectuadas;

m) Seguro (capital seguro, número da apólice, riscos cobertos);

n) Registo de conservação e reparação ao abrigo de contratos de assistência;

o) Registo dos controlos efectuados.

7 - No seguro deve ser indicado quais os riscos a incluir na apólice, escolha da seguradora, montante de capital a segurar e esquema de actualização desse mesmo capital.

8 - Nos restantes itens deve observar-se o seguinte:

a) Legislação aplicável, nomeadamente normas e directrizes contabilísticos, POCAL, POCP, POC (no que se refere a critérios de valorimetria e regras de contabilização);

b) Decreto Regulamentar 2/90, bem como as suas actualizações, no que se refere às amortizações.

Artigo 58.º

Normas e procedimentos específicos referentes ao imobilizado incorpóreo

Tudo o que ficou acima escrito sobre imobilizado corpóreo, aplica-se ao imobilizado incorpóreo, com as necessárias adaptações.

Artigo 59.º

Normas e procedimentos específicos referente aos investimentos financeiros

1 - Nesta área além de ser necessário observar tudo o que se disse quanto ao imobilizado corpóreo, aqui aplicável, deve atender-se ao seguinte:

a) Existência de autorização, por parte dos órgãos do município de Elvas de toda e qualquer decisão de investimento financeiro;

b) Definição das políticas de valorimetria a observar;

c) Política contabilística relacionada com o reconhecimento dos gastos.

2 - Nos investimentos financeiros, representados por títulos, se estiverem à guarda da empresa:

a) Deve constar a indicação do responsável pela sua guarda, com especial indicação de o mesmo não ter acesso aos registos contabilísticos desses títulos;

b) Devem ser feitas, de surpresa, contagens físicas dos títulos por um responsável alheio ao processo contabilístico e posterior confrontação com os registos contabilísticos dos mesmos títulos;

c) Deve existir um local seguro e apropriado protegido para a guarda destes bens;

d) Deve ser definida apropriada política de provisões para estes bens;

e) Deve ser criado um arquivo especial para todos os documentos relacionados com estes bens;

f) Redução a escrito de toda e qualquer decisão de serem efectuados lançamentos contabilísticos não usuais.

3 - No que se refere a investimentos financeiros em bens imóveis, vale tudo o que se disse sobre imobilizado corpóreo.

SECÇÃO IV

Da contabilidade de custos

Artigo 60.º

Funções principais

1 - A contabilidade de custos é um subsistema obrigatório no apuramento dos custos das funções e dos custos subjacentes à fixação de tarifas e preços de bens e serviços.

2 - O custo das funções, dos bens e dos serviços deve corresponder aos respectivos custos directos e indirectos relacionados com a produção, distribuição, administração geral e financeira.

3 - As grandes funções consideradas no POCAL são designadas por:

a) Funções gerais;

b) Funções sociais;

c) Funções económicas;

d) Outras funções.

4 - A Câmara Municipal utilizará no seu subsistema de custos a classificação funcional prevista no POCAL, escolhendo as actividades que possam ser adaptadas à realidade do município, tendo em conta as diferentes designações referidas no artigo seguinte.

Artigo 61.º

Classificação funcional prevista no POCAL

1 - As funções gerais, podem subdividir-se em:

1.1.0 - Serviços gerais da administração pública;

1.1.1 - Administração geral;

1.2.0 - Segurança e ordem públicas;

1.2.1 - Protecção civil e luta contra incêndios;

1.2.2 - Polícia municipal (se existir).

2 - As funções sociais, podem subdividir-se em:

2.1.0 - Educação;

2.1.1 - Ensino não superior;

2.1.2 - Serviços auxiliares de ensino;

2.2.0 - Saúde;

2.2.1 - Serviços individuais de saúde;

2.3.0 - Segurança e acção sociais;

2.3.1 - Segurança social;

2.3.2 - Acção social;

2.4.0 - Habitação e serviços colectivos;

2.4.1 - Habitação;

2.4.2 - Ordenamento do território;

2.4.3 - Saneamento;

2.4.4 - Abastecimento de água;

2.4.5 - Resíduos sólidos;

2.4.6 - Protecção do meio ambiente e conservação da natureza;

2.5.0 - Serviços culturais, recreativos e religiosos;

2.5.1 - Cultura;

2.5.2 - Desporto, recreio e lazer;

2.5.3 - Outras actividades cívicas e religiosas.

3 - As funções económicas, podem subdividir-se em:

3.1.0 - Agricultura, pecuária, silvicultura, caça e pesca;

3.2.0 - Indústria e energia;

3.3.0 - Transportes e comunicações;

3.3.1 - Transportes rodoviários;

3.3.2 - Transportes aéreos;

3.3.3 - Transportes fluviais;

3.4.0 - Comércio e turismo;

3.4.1 - Mercados e feiras;

3.4.2 - Turismo;

3.5.0 - Outras funções económicas.

4 - As outras funções podem subdividir-se em:

4.1.0 - Operações da dívida autárquica;

4.2.0 - Transferências entre administrações;

4.3.0 - Diversas não especificadas.

Artigo 62.º

Imputação de custos indirectos

1 - A imputação dos custos indirectos efectua-se, após o apuramento dos custos directos por função, através de coeficientes.

2 - O coeficiente de imputação dos custos indirectos de cada função corresponde à percentagem do total dos respectivos custos directos no total geral dos custos directos apurados em todas as funções.

3 - O coeficiente de imputação dos custos indirectos de cada bem ou serviço corresponde à percentagem do total dos respectivos custos directos no total do custos directos da função em que se enquadram.

4 - Os custos indirectos de cada função resultam da aplicação do respectivo coeficiente de imputação ao montante total dos custos indirectos apurados.

5 - Os custos indirectos de cada bem ou serviço obtêm-se aplicando ao montante do custo indirecto da função em que o bem ou serviço se enquadra o correspondente coeficiente de imputação dos custos indirectos. O custo de cada função, bem ou serviço apura-se adicionando aos respectivos custos directos, os custos indirectos calculados de acordo com o definido no n.º 4 do presente artigo.

6 - Os documentos de contabilidade de custos, cujo conteúdo mínimo obrigatório consta do POCAL, podendo consubstanciar-se nas seguintes fichas:

a) Materiais (CC-1);

b) Cálculo de custo/hora da mão-de-obra (CC-2);

c) Mão-de-obra (CC-3);

d) Cálculo do custo/hora de máquinas e viaturas (CC-4);

e) Máquinas e viaturas (CC-5);

f) Apuramento de custos indirectos (CC-6);

g) Apuramento de custos de bem ou serviço (CC-7);

h) Apuramento de custos directos da função (CC-8);

i) Apuramento de custos por função (CC-9).

7 - As designações das fichas mencionadas nas alíneas do número anterior, devem estar em conformidade com o sistema contabilístico adoptado pela autarquia, nos termos do POCAL.

8 - O subsistema da contabilidade de custos será aprovada pela Câmara Municipal, tendo por base o disposto nesta secção VI e no POCAL.

CAPÍTULO V

Outras disposições de controlo interno

Artigo 63.º

Seguros

1 - Compete ao Gabinete de Estudos e Planeamento gerir a carteira de seguros relativamente às necessidades do município de Elvas.

2 - Para esse efeito, deverá possuir, devidamente actualizado, registo, preferencialmente, em suporte informático, de todas as apólices existentes e respectiva movimentação.

3 - O chefe da Divisão de Administração Geral e Financeira deverá nomear um funcionário responsável pelo acompanhamento da carteira de seguros do município que articulará com a Secção de Recursos Humanos.

4 - Na base de dados de inventário deverá constar, relativamente a cada bem e sempre que aplicável, a identificação do número da apólice e outros dados relevantes.

Artigo 64.º

Pessoal

1 - A Secção de Recursos Humanos procederá anualmente ao levantamento das necessidades de pessoal do município, de forma a planear eventuais ajustamentos que se tornem necessários, em função da dinâmica interna e das opções do plano.

2 - A admissão de pessoal para o município, seja qual for a modalidade de que se revista, carece de prévia autorização do presidente da Câmara Municipal ou de em quem ele delegue.

3 - Não deverá ser efectuada qualquer admissão sem que exista adequada cabimentação orçamental e conste do levantamento referido no n.º 1 deste artigo.

4 - As admissões deverão ser sempre precedidas dos formalismos adequados à forma de que se revestem, nos termos da legislação em vigor.

5 - Para cada funcionário deve existir um processo individual, devidamente organizado e actualizado sempre que tal se justifique.

6 - Apenas têm acesso ao processo individual do funcionário, para além do próprio, o presidente da Câmara, o chefe da Divisão de Administração Geral e Financeira e um funcionário designado para esse efeito.

7 - A mobilidade interna deverá ser sempre realizada através da Secção de Recursos Humanos, ouvidos os interessados e através de despacho do presidente da Câmara ou de quem em este delegue, devendo ser reflectido nas dotações orçamentais adequadas.

8 - A Secção de Recursos Humanos é responsável pelo controlo das despesas com trabalho extraordinário e em dias de descanso semanal e complementar devendo, numa óptica de gestão partilhada e de responsabilização de todos os dirigentes, fornecer a cada director de departamento ou dirigente ou chefia de unidades orgânicas autónomas, o balancete mensal dos gastos imputados aos respectivos serviços.

9 - A Secção de Recursos Humanos, através da sua chefia, deverá assegurar que não são ultrapassados os limites legais determinados para a realização de trabalho extraordinário.

10 - A Secção de Recursos Humanos, através da sua chefia, deverá, igualmente, assegurar que são cumpridos os limites legais de despesas com pessoal devendo, para o efeito, anexar ao orçamento municipal anual uma declaração que evidencie o seu cumprimento.

Artigo 65.º

Subsídios

1 - A atribuição de subsídios deverá ser efectuada sempre de acordo com a matriz de competências constante da Lei 169/99, bem como das atribuições constantes da Lei 159/99, sempre em respeito pelos limites, princípios e competências estabelecidos nesses diplomas e demais legislação aplicável.

2 - Os subsídios são atribuídos mediante deliberação do órgão executivo.

3 - A Divisão de Administração Geral e Financeira deverá enviar trimestralmente ao presidente da Câmara/vereador do pelouro a relação dos subsídios atribuídos e pagos.

4 - O executivo deverá promover o acompanhamento da actividade das entidades a quem propõem atribuição de subsídios por forma a assegurar que os dinheiros públicos são efectivamente utilizados de acordo com o fim a que se destinam.

5 - Deverão, igualmente, assegurar a recolha, junto de cada uma das entidades subsidiadas, da entrega dos planos e orçamentos e dos relatórios e contas anuais.

6 - A Divisão de Administração Geral e Financeira só procederá ao processamento das ordens de pagamento relativas a subsídios após a informação expressa das unidades orgânicas proponentes de que os mesmos se encontram em condições de ser pagos, juntando a essa informação os respectivos elementos comprovativos.

7 - Quando se trate de subsídios destinados a despesas de capital, a Divisão de Administração Geral e Financeira assegurará, previamente à emissão da ordem de pagamento, a existência de facturas comprovativas da despesa à ordem da respectiva entidade beneficiária, para o que poderá solicitar a colaboração das unidades orgânicas proponentes do subsídio em causa.

8 - A Divisão de Administração Geral e Financeira deverá verificar, nos casos em que seja concedido um subsídio a entidade desportiva de valor superior a 200 000 euros, a existência de contrato-programa de desenvolvimento desportivo, devidamente aprovado.

9 - A Secção de Contabilidade e Aprovisionamento deverá possuir, devidamente actualizado, um cadastro das entidades subsidiadas, do qual conste, designadamente, os seguintes elementos: cópia da acta da sua constituição, estatutos, indicação dos membros que representam a entidade para efeitos financeiros e respectiva identificação. Para o efeito é requerida a colaboração das unidades orgânicas proponentes da atribuição dos subsídios em causa.

CAPÍTULO VI

Da responsabilidade funcional

Artigo 66.º

Violação de regras

A violação de regras estabelecidas no presente diploma, sempre que indicie infracção disciplinar, dará lugar à instauração do procedimento competente nos termos previstos no Estatuto Disciplinar da Função Pública.

Artigo 67.º

Efeitos na classificação de serviço

As informações de serviço que dêem conta da violação das regras estabelecidas no presente Regulamento, devidamente comprovadas, integrarão o processo individual do funcionário visado, sendo levadas em consideração na atribuição da classificação de serviço relativa ao ano a que respeitem.

CAPÍTULO VII

Das disposições finais e transitórias

Artigo 68.º

Disposições finais

1 - Em regra geral, tudo que for omisso neste Regulamento aplicar-se-ão as disposições legais previstas no POCAL e na restante legislação em vigor, aplicáveis às autarquias locais.

2 - Nos casos omissos e específicos em que se verifiquem dúvidas na sua aplicação, compete ao órgão executivo a resolução de qualquer situação não prevista neste Regulamento.

Artigo 69.º

Eventual revogação de normas internas

São revogadas eventuais normas internas e ordens de serviço actualmente em vigor na parte em que contrariem as regras e os princípios estabelecidos no presente Regulamento.

Artigo 70.º

Remessa de cópias do presente Regulamento

Do presente Regulamento, bem como de todas as alterações que lhe venham a ser introduzidas, serão remetidas cópias à Inspecção-Geral de Finanças e à Inspecção-Geral da Administração do Território dentro do prazo de 30 dias após a sua aprovação.

Artigo 71.º

Entrada em vigor

O presente Regulamento entra em vigor no dia imediato ao da sua publicação, nos termos do artigo 10.º do Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro (POCAL), na redacção dada pela Lei 162/99, de 14 de Setembro.