Aviso 4928/2003 (2.ª série) - AP. - Normas do Sistema de Controlo Interno. - Para os devidos efeitos se tornam públicas as Normas do Sistema de Controlo Interno desta Junta de Freguesia, aprovadas na sua reunião de 15 de Abril de 2003.

23 de Maio de 2003. - O Presidente da Junta, Arnaldo José Teixeira Lucas.

Normas do Sistema de Controlo Interno

CAPÍTULO I

Princípios gerais

Artigo 1.º

Objecto

1 - No uso da autoridade na alínea a) do disposto no artigo 64.º da Lei 169/99, de 18 de Setembro, para cumprimento do disposto no n.º 1 do artigo 11.º do Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, que aprovou o Plano Oficial de Contabilidade para as Autarquias Locais (POCAL), a Junta de Freguesia de Aldoar elaborou as presentes Normas do Sistema de Controlo Interno, adiante designado de Regulamento, que servirá de pilar orientador para a entrada em vigor do novo sistema contabilístico.

2 - O Regulamento visa estabelecer um conjunto de métodos e procedimentos de controlo que permitam assegurar o desenvolvimento das actividades da Junta de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação financeira fiável.

3 - O presente Regulamento visa também assegurar o cumprimento das disposições legais e das normas internas aplicáveis às actividades da Junta e a verificação da organização dos respectivos processos e documentos.

4 - Em conformidade com o POCAL, os métodos e procedimentos de controlo visam os seguintes objectivos:

a) A salvaguarda da legalidade e regularidade no que respeita à elaboração, execução e modificação dos documentos previsionais, à elaboração das demonstrações financeiras e ao sistema contabilístico;

b) O cumprimento das deliberações dos órgãos e das decisões dos respectivos titulares;

c) A salvaguarda do património;

d) A aprovação e controlo de documentos;

e) A exactidão e integridade dos registos contabilísticos e, bem assim, a garantia da fiabilidade da informação produzida;

f) O incremento da eficiência das operações;

g) A adequada utilização dos fundos e o cumprimento dos limites legais à assunção de encargos;

h) O controlo das aplicações e do ambiente informático;

i) A transparência e a concorrência no âmbito dos mercados públicos;

j) O registo oportuno das operações pela quantia correcta, nos documentos e livros apropriados e no período contabilístico a que respeitam, de acordo com as decisões de gestão e no respeito das normas legais.

5 - Na definição das funções de controlo e na nomeação dos respectivos responsáveis deve atender-se:

a) À identificação das responsabilidades funcionais;

b) Aos circuitos obrigatórios dos documentos e às verificações respectivas;

c) Ao cumprimento dos princípios da segregação das funções de acordo com as normas legais e os princípios de gestão, nomeadamente para salvaguardar a separação entre o controlo físico e o processamento dos correspondentes registos.

6 - Os documentos escritos que integram os processos administrativos internos, todos os despachos e informações que sobre eles forem exarados, bem como os documentos do sistema contabilístico devem sempre identificar os dirigentes, funcionários e agentes seus subscritores e a qualidade em que o fazem, de forma bem legível.

Artigo 2.º

Âmbito da aplicação

1 - O presente Regulamento é aplicável a todos os serviços e actividades da Junta de Freguesia de Aldoar.

Artigo 3.º

Pressupostos legais da sua aplicação

A aplicação do presente Regulamento terá sempre em conta:

a) A verificação do cumprimento da Lei 169/99, de 18 de Setembro, alterada e republicada pela Lei 5-A/2002, de 11 de Janeiro, que estabelece o quadro de competências, assim como o Regime Jurídico de Funcionamento dos Órgãos da Junta de Freguesia de Aldoar;

b) A verificação do cumprimento da Lei 42/98, de 6 de Agosto (Lei das Finanças Locais), alterado pela Lei 94/2001, de 20 de Agosto;

c) A verificação do cumprimento do Código do Procedimento Administrativo, publicado pelo Decreto-Lei 442/91, de 15 de Novembro, alterado e republicado pelo Decreto-Lei 6/96, de 31 de Janeiro;

d) A verificação do cumprimento do POCAL - Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais, publicado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, com a nova redacção dada pela Lei 162/99, de 14 de Setembro;

e) A verificação do cumprimento do Decreto-Lei 197/99, de 8 de Junho, relativo ao Regime Jurídico da Realização das Despesas Públicas e da Contratação Pública relativa à Locação e Aquisição de Bens Móveis e Serviços;

f) A verificação do cumprimento do Decreto-Lei 59/99, de 2 de Março, com as alterações produzidas pela Lei 163/99, de 14 de Setembro, relativo ao Regime Jurídico das Empreitadas de Obras Públicas quanto aos procedimentos inerentes aos concursos de empreitadas de obras públicas;

g) A verificação do cumprimento de todos os diplomas legais que vigorem à data e sejam aplicáveis à Junta.

CAPÍTULO II

Dos princípios e regras

SECÇÃO I

Da elaboração do orçamento e das grandes opções do plano

Artigo 4.º

Princípios orçamentais

Na elaboração e execução do orçamento da Junta devem ser seguidos os seguintes princípios orçamentais:

a) Princípio da independência - a elaboração, aprovação e execução do orçamento da Junta é independente do orçamento do Estado;

b) Princípio da anualidade - os montantes previstos no orçamento são anuais, coincidindo o ano económico com o ano civil;

c) Princípio da unidade - o orçamento da Junta é único;

d) Princípio da universalidade - o orçamento compreende todas as despesas e receitas;

e) Princípio do equilíbrio - o orçamento prevê os recursos necessários para cobrir todas as despesas, e as receitas correntes devem ser pelo menos iguais às despesas correntes;

f) Princípio da especificação - o orçamento discrimina suficientemente todas as despesas e receitas nele previstas;

g) Princípio da não consignação - o produto de quaisquer receitas não pode ser afecto à cobertura de determinadas despesas, salvo quando essa afectação for permitida por lei;

h) Princípio da não compensação - todas as despesas e receitas são inscritas pela sua importância integral, sem deduções de qualquer natureza.

Artigo 5.º

Regras previsionais

A elaboração do orçamento da Junta deve obedecer às seguintes regras previsionais:

a) As importâncias relativas aos impostos, taxas e tarifas a inscrever no orçamento não podem ser superiores a metade das cobranças efectuadas nos últimos 24 meses que precedem o mês da sua elaboração, excepto no que respeita a receitas novas ou a actualizações dos impostos, bem como dos regulamentos das taxas e tarifas que já tenham sido objecto de deliberação, devendo-se, então, juntar ao orçamento os estudos ou análises técnicas elaborados para determinação dos seus montantes;

b) As importâncias relativas às transferências correntes e de capital só podem ser consideradas no orçamento desde que estejam em conformidade com a efectiva atribuição ou aprovação pela entidade competente, excepto quando se trate de receitas provenientes de fundos comunitários, em que os montantes das correspondentes dotações de despesa, resultantes de uma previsão de valor superior ao da receita de fundo comunitário aprovado, não podem ser utilizadas como contrapartida de alterações orçamentais para outras dotações;

c) Sem prejuízo do disposto na alínea anterior, até à publicação do Orçamento do Estado para o ano a que respeita o orçamento autárquico as importâncias relativas às transferências financeiras, a título de participação das autarquias locais nos impostos do Estado, a considerar neste último orçamento, não podem ultrapassar as constantes do Orçamento do Estado em vigor, actualizadas com base na taxa de inflação prevista;

d) As importâncias relativas aos empréstimos só podem ser consideradas no orçamento depois da sua contratação, independentemente da eficácia do respectivo contrato;

e) As importâncias previstas para despesas com pessoal devem considerar apenas o pessoal que ocupe lugares de quadro, requisitado e em comissão de serviço, tendo em conta o índice salarial que o funcionário atinge no ano a que o orçamento respeita, por efeitos da progressão de escalão na mesma categoria, e aquele pessoal com contratos a termo certo ou cujos contratos ou abertura de concurso para ingresso ou acesso estejam devidamente aprovados no momento da elaboração do orçamento;

f) No orçamento inicial, as importâncias a considerar nas rubricas "Remunerações de pessoal" devem corresponder à da tabela de vencimentos em vigor, sendo actualizada com base na taxa de inflação prevista, se ainda não tiver sido publicada a tabela correspondente ao ano a que o orçamento respeita.

Artigo 6.º

Documentos previsionais

1 - A elaboração, aprovação e execução dos documentos previsionais toma relevância especial, sendo o seu âmbito abrangente a todas as unidades orgânicas da Junta, em matéria de documentos previsionais, cuja caracterização e forma resume-se no seguinte:

a) As grandes opções do plano;

b) O orçamento.

Artigo 7.º

As grandes opções do plano

Compreende as linhas de desenvolvimento estratégico da Junta, incluindo o Plano Plurianual de Investimentos e as actividades mais relevantes da gestão autárquica.

Artigo 8.º

Plano Plurianual de investimentos

1 - O Plano Plurianual de Investimentos inclui todos os projectos e acções a realizar no âmbito dos objectivos estabelecidos pela Junta, explicitando a previsão da respectiva despesa.

2 - A sua caracterização baseia-se nas seguintes especificações:

a) Terá um horizonte móvel de quatro anos, devendo ser reajustado todos os anos;

b) Prevê a elaboração do mapa de execução anual do Plano Plurianual de Investimentos para apoiar o acompanhamento da sua execução;

c) Em caso de atraso na aprovação do orçamento, manter-se-á em execução o Plano Plurianual de Investimentos em vigor;

d) Só podem ser realizados projectos e ou acções até ao montante de dotação inscrita para esse ano no orçamento respectivo.

Artigo 9.º

Orçamento

O orçamento prevê todas as despesas e receitas da Junta, cuja caracterização pode ser descrita da seguinte forma:

a) Na sua elaboração deve ter-se em atenção os princípios orçamentais e as regras previsionais em articulação com o Plano Plurianual de Investimentos;

b) É constituído por dois tipos de mapas: mapa das receitas e despesas, desagregado segundo a classificação económica e orgânica e mapa resumo das receitas e das despesas;

c) Em caso de atraso na aprovação do orçamento, manter-se-á em execução o orçamento em vigor do ano anterior.

Artigo 10.º

Revisões do orçamento

1 - Há lugar a revisões do orçamento quando houver aumento global da despesa orçada para ocorrer a despesas não previstas, salvo quando se trata de receitas legalmente consignadas, empréstimos contratados e aplicação de nova tabela de vencimentos publicada após a aprovação do orçamento inicial.

2 - As revisões do orçamento são também modificações orçamentais em que podem ser utilizadas as seguintes contrapartidas, para além das referidas no número anterior:

a) Saldo apurado que transita do ano anterior,

b) O excesso de cobrança em relação à totalidade das receitas previstas no orçamento;

c) Outras receitas que a Junta esteja autorizada a arrecadar.

Artigo 11.º

Alterações do orçamento

1 - Há lugar a alterações orçamentais ao longo de cada exercício económico, para ocorrer a despesas insuficientemente dotadas.

2 - As alterações do orçamento são modificações orçamentais que podem incluir reforços de dotações de despesas resultantes da diminuição ou anulação de outras dotações.

3 - As alterações do orçamento podem ainda incluir reforços ou inscrições de dotações de despesa por contrapartida do produto de contratação de empréstimos ou de receitas legalmente consignadas, ou por aplicação de nova tabela de vencimentos publicada após a aprovação do orçamento inicial.

Artigo 12.º

Princípios e regras da execução do orçamento

Na execução do orçamento devem ser respeitados os seguintes princípios e regras:

a) As receitas só podem ser liquidadas e arrecadadas se tiverem sido objecto de inscrição orçamental adequada;

b) A cobrança de receitas pode no entanto ser efectuada para além dos valores inscritos no orçamento;

c) As receitas liquidadas e não cobradas até 31 de Dezembro devem ser contabilizadas pelas correspondentes rubricas do orçamento do ano em que a cobrança se efectuar;

d) As despesas só podem ser cativadas, assumidas, autorizadas e pagas se, para além de serem legais, estiverem inscritas no orçamento e com dotação igual ou superior ao cabimento e ao compromisso, respectivamente;

e) As dotações orçamentais da despesa constituem o limite máximo a utilizar na sua realização;

f) As despesas a realizar com a compensação em receitas legalmente consignadas podem ser autorizadas até à concorrência das importâncias arrecadadas;

g) As ordens de pagamento de despesa caducam em 31 de Dezembro do ano a que respeitam, devendo o pagamento dos encargos regularmente assumidos e não pagos até essa data ser processado por conta das verbas adequadas do orçamento que estiver em vigor no momento em que se proceda ao seu pagamento;

h) O credor pode requerer o pagamento dos encargos referidos na alínea g) no prazo improrrogável de três anos a contar de 31 de Dezembro do ano a que respeita o crédito;

i) Os serviços, no prazo improrrogável definido na alínea anterior, devem tomar a iniciativa de satisfazer os encargos, assumidos e não pagos, sempre que não seja imputável ao credor a razão do não pagamento.

CAPÍTULO III

Competências

Artigo 13.º

Da Assembleia de Freguesia

1 - Compete à Assembleia de Freguesia, nomeadamente:

a) Acompanhar e fiscalizar a actividade da Junta, sem prejuízo do exercício normal da competência desta;

b) Apreciar a recusa, por acção ou omissão, de quaisquer informações e documentos, por parte da Junta de Freguesia ou dos seus membros, que obstem à realização de acções de acompanhamento e fiscalização;

c) Estabelecer as normas gerais de administração do património da freguesia ou sob jurisdição;

d) Apreciar, em cada uma das sessões ordinárias, uma informação escrita do presidente da Junta acerca da actividade por si ou pela Junta exercida, no âmbito da competência própria ou delegada, bem como a situação financeira da freguesia, informação essa que deve ser enviada ao presidente da mesa da assembleia, com a antecedência de cinco dias sobre a data de início da sessão.

2 - Compete à Assembleia de Freguesia, sob a proposta da Junta, nomeadamente:

a) Aprovar as opções do plano, a proposta do orçamento e as suas revisões;

b) Apreciar o inventário de todos os bens, direitos e obrigações patrimoniais e respectiva variação, bem como apreciar e votar os documentos de prestação de contas;

c) Autorizar a Junta a contrair empréstimos de curto prazo e a proceder a aberturas de crédito, nos termos da lei;

d) Aprovar as taxas da freguesia e fixar o respectivo valor nos temos da lei;

e) Autorizar a freguesia a participar em empresas de capitais públicos de âmbito municipal, para a prossecução de actividades de interesse público ou de desenvolvimento local, cujo objecto se contenha nas atribuições da freguesia;

f) Autorizar a freguesia a associar-se com outras, nos termos da lei;

g) Autorizar a freguesia a estabelecer formas de cooperação com entidades públicas e privadas, no âmbito das suas atribuições;

h) Autorizar a concessão de apoio financeiro, ou outro, às instituições legalmente constituídas pelos funcionários da freguesia, tendo por objecto o desenvolvimento de actividades culturais, recreativas e desportivas;

i) Autorizar expressamente a aquisição, alienação ou oneração de bens imóveis de valor superior ao limite fixado para a Junta de Freguesia, fixando as respectivas condições gerais, que podem incluir, nomeadamente, a hasta pública.

Artigo 14.º

Da Junta de Freguesia

Compete à Junta de Freguesia, nomeadamente:

a) Executar as opções do plano e o orçamento;

b) Elaborar e aprovar a norma de controlo interno, bem como o inventário de todos os bens, direitos e obrigações patrimoniais, e respectiva avaliação e ainda os documentos de prestação de contas, a submeter à apreciação do órgão deliberativo;

c) Remeter ao Tribunal de Contas, nos termos da lei, as contas da freguesia;

d) Administrar e conservar o património da freguesia;

e) Adquirir os bens móveis necessários ao funcionamento dos serviços e alienar os que se tornem dispensáveis;

f) Alienar em hasta pública, independentemente de autorização do órgão deliberativo, bens imóveis de valor superior ao da alínea anterior, desde que a alienação decorra da execução das opções do plano e a respectiva deliberação seja aprovada por maioria de dois terços dos membros em efectividade de funções;

g) Deliberar as formas de apoio a entidades e organismos legalmente existentes, nomeadamente com vista à prossecução de obras ou eventos de interesse para a freguesia, bem como à informação e defesa dos direitos dos cidadãos;

h) Apoiar ou comparticipar, pelos meios adequados, no apoio a actividades de interesse da freguesia de natureza social, cultural, educativa, desportiva, recreativa ou outra;

i) Gerir os recursos humanos ao serviço da freguesia;

Artigo 15.º

Do presidente da Junta de Freguesia

Compete ao presidente da Junta de Freguesia, nomeadamente:

a) Autorizar a realização de despesas até ao limite estipulado por delegação da Junta de Freguesia;

b) Autorizar o pagamento das despesas orçamentadas, de harmonia com as deliberações da Junta de Freguesia;

c) Submeter o relatório de actividades e os documentos de prestação de contas à aprovação da Junta de Freguesia e à apreciação da Assembleia de Freguesia;

d) Exercer os demais poderes conferidos por lei ou por deliberação da Junta de Freguesia.

Artigo 16.º

Da contabilidade

1 - À Secção de Contabilidade compete:

a) Colaborar na elaboração do Plano Plurianual de Actividades e Orçamento, coligindo todos os elementos necessários para esse fim e proceder à apresentação dos mesmos;

b) Acompanhar a execução dos documentos referidos na alínea a), recomendando alterações, nomeadamente em situações de necessidade de modificações orçamentais, introduzindo as modificações que se imponham ou sejam recomendadas;

c) Proceder com eficiência e economia de meios, devendo privilegiar-se a celebração de contratos de fornecimento contínuos para a aquisição de bens de consumo permanentes;

d) Definir os objectivos, organizar e coordenar todas as operações de aquisição, alienação e gestão de bens móveis e imóveis do património da Junta;

e) Realizar os registos contabilísticos;

f) Escriturar os livros e demais documentos contabilísticos;

g) Desencadear as operações necessárias ao encerramento do ano económico;

h) Elaborar os documentos de prestação de contas, nomeadamente mapas de fluxos de caixa, mapa de operação de tesouraria, os mapas de execução e controlo orçamental, e o relatório de gestão, coligindo todos os elementos necessários para esse fim, observando o preceituado no n.º 3 do capítulo 2 do Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, e submetê-los à aprovação do órgão executivo;

i) Enviar ao Tribunal de Contas os documentos de prestação de contas devidamente aprovados, bem como cópias destes e dos documentos provisionais a outras entidades;

j) Efectuar o processamento das remunerações;

h) Exercer as demais funções que lhe forem cometidas por despacho do presidente da Junta de Freguesia.

2 - No âmbito do processo de realização de despesa, constituem atribuições da contabilidade:

a) Emissão da requisição externa, com base na relação de necessidades enviada pelo serviço requisitante;

b) Proceder à cativação de verbas por conta de dotações de despesa;

c) Desencadear o procedimento adequado, de acordo com a natureza e valor previsíveis, nos termos do Decreto-Lei 197/99, de 8 de Junho, quando são recebidas as solicitações;

d) Promover a recepção, análise e relatório das propostas apresentadas pelos fornecedores e prestadores de serviços;

e) Submeter a despacho superior os relatórios contendo intenções de adjudicação e proceder à subsequente audiência dos interessados;

f) Comunicar os actos de adjudicação a todos os interessados;

g) Receber facturas e as respectivas guias de remessa, devidamente conferidas, anexando-se cópia da requisição que detêm em seu poder;

h) Registar facturas e movimentar as devidas contas;

i) Emitir ordens de pagamento e submeter a autorização superior;

j) Enviar as ordens de pagamento para a tesouraria, após a respectiva autorização, para emissão do meio de pagamento.

Artigo 17.º

Do serviço requisitante

1 - São serviços requisitantes os serviços administrativos, cemitério, infantário, ATL e UNIVA.

2 - Compete aos responsáveis dos serviços descritos no número anterior:

a) Proceder à emissão e envio da relação de necessidades, para a Secção de Contabilidade;

b) Elaborar e enviar a nota de encomenda aos seus destinatários;

c) Recepcionar as encomendas, confrontando as respectivas guias de remessa com a nota de encomenda, e apor o carimbo "Conferido por ____" e "Recebido em __/__/__";

d) Enviar à Secção de Contabilidade cópia da guia de remessa devidamente conferida; registar a entrada de bens na respectiva ficha de controlo de stocks;

e) Informar o tesoureiro sobre os processos de aquisição de bens autorizados, bem como das condições de pagamento acordadas com o fornecedor, de forma a ser incluído o pagamento da factura no plano de tesouraria;

f) Exercer as demais funções que lhe forem cometidas por despacho do presidente da Junta de Freguesia.

Artigo 18.º

Da tesouraria

1 - Compete à tesouraria:

a) Assegurar a gestão da tesouraria e a segurança dos valores à sua guarda;

b) Proceder a depósitos e a levantamentos, controlar o movimento das contas bancárias, e propor a aplicação financeira dos recursos disponíveis;

c) Receber dos serviços cobradores as receitas diárias da Junta de Freguesia de Aldoar;

d) Efectuar o pagamento das despesas, desde que autorizadas e processadas.

CAPÍTULO IV

Receitas

Artigo 19.º

Cobrança de receitas e outros fundos

1 - Incumbe a todos os serviços liquidadores a cobrança das receitas destinadas aos cofres da Junta, bem como quaisquer outros fundos, destinados a outras entidades, em que sejam intervenientes os seus serviços.

2 - Em caso de cobrança por funcionários que não estejam colocados na tesouraria ou em local diverso daquela, há a obrigatoriedade de entrega do produto da cobrança à tesouraria no próprio dia ou no dia útil imediato.

3 - Os recibos relativos à cobrança de receitas deverão ser emitidos e entregues aos clientes/utentes no momento da sua cobrança.

Artigo 20.º

Controlo na arrecadação de receitas

1 - As receitas arrecadadas na secretaria estão sujeitas ao preenchimento de uma folha de caixa.

2 - A folha de caixa deve conter a discriminação das receitas e correspondente valor arrecadado.

3 - A cobrança de propinas do infantário/ATL será precedida da elaboração de uma folha de controlo de recebimentos, pelo serviço cobrador.

4 - Os valores arrecadados devem ser entregues diariamente, ou no dia útil seguinte, à assistente da tesouraria, acompanhados das respectivas folhas de controlo de receitas devidamente rubricadas.

5 - Os serviços cobradores deverão manter um arquivo com as cópias da folha de controlo de receitas, após a assinatura do documento pela assistente da tesouraria.

6 - A validação do recibo emitido pelos Correios de Portugal relativos aos serviços prestados pela Junta deverá ser efectuada através do confronto deste com o mapa de arrecadação de receitas dos CTT.

7 - No momento em que ocorrer o recebimento do recibo dos Correios de Portugal, relativo à percentagem que a Junta aufere pelos serviços prestados, deverá ser validado pelo tesoureiro com a folha de controlo e remetido ao executivo.

CAPÍTULO V

Despesas

SECÇÃO I

Aquisição de bens e serviços

Artigo 21.º

Enquadramento das aquisições de bens e serviços

1 - O regime de realização de despesas públicas com locação e aquisição de bens e serviços, bem como da contratação pública relativa à locação e aquisição de bens imóveis e de serviços, encontra-se regulamentada pela legislação em vigor.

2 - Encontram-se estabelecidos nos trâmites legais, os contratos administrativos de empreitada de obras públicas, assim como as concessões de obras públicas.

3 - A aquisição de bens e serviços deve ser feita de acordo com as verbas previstas no orçamento.

4 - Em casos devidamente justificados pela sua natureza e necessidade, compete ao órgão executivo decidir e aprovar as compras de bens não previstos no orçamento.

5 - Os custos de aquisições de bens e serviços são orçamentados por natureza e devem ser verificados periodicamente, com vista a analisar e corrigir eventuais desvios aos valores previstos.

Artigo 22.º

Organização da função de aquisições de bens e serviços

1 - O circuito das despesas em geral envolve os seguintes serviços: o requisitante, a contabilidade e a tesouraria, mediante o estabelecido nos artigos 16.º a 18.º do presente Regulamento.

Artigo 23.º

Autorização da aquisição de bens e serviços

1 - Todas as aquisições de bens e serviços carecem de autorização expressa do órgão executivo, salvo os casos de delegação de competência.

2 - Devem estar formalmente definidas todas as competências que o órgão executivo entenda delegar de forma a simplificar o processo das despesas. As competências podem ser relativamente a:

a) Quem pode autorizar as aquisições de bens e serviços em função da sua natureza, finalidade e valor;

b) Quem se encontra habilitado para assinar os documentos que formalizam compromissos com os fornecedores, nomeadamente, contratos de fornecimento, prestação de serviços e encomendas a fornecedores.

3 - Face a situações de delegação de competências, esta será complementada por uma listagem de assinaturas autorizadas.

4 - A decisão de aquisição de bens e serviços será suportada por um processo de consulta e selecção de fornecedores e com base nos critérios de economia, eficiência e eficácia.

5 - Os serviços ficam responsabilizados pelo processamento e pagamento de qualquer despesa que não seja explicitamente autorizada em conformidade com o atrás referido.

Artigo 24.º

Selecção de fornecedores

1 - A selecção de fornecedores consiste numa consulta formal e prévia ao mercado, destinada a obter preços e condições de fornecimento e tem como objectivo final a elaboração de uma lista com os fornecedores aprovados pelo órgão executivo.

2 - A lista dos fornecedores deve conter apenas empresas que:

a) Estejam em condições de fornecer os tipos de bens ou prestar serviço susceptíveis de aquisição;

b) Sejam idóneas e respeitáveis;

c) Disponham de uma situação económica e financeira que garanta a continuidade do fornecimento.

3 - Cabe ao serviço requisitante a actualização semestral e manutenção da lista de fornecedores, para registo das actualizações de preços, condições de fornecimento, irregularidades detectadas, entre outras, remetendo-a a aprovação ao órgão executivo.

4 - Se houver selecção de fornecedores não constantes da lista anualmente aprovada, a mesma é da responsabilidade do órgão executivo.

Artigo 25.º

Formalização da encomenda

1 - As encomendas têm de ser formalizadas em documento, com um número de registo sequencial, assinada pelo responsável pelo serviço requisitante e após a autorização da realização de despesa.

2 - Fazem parte do processo de aquisição a arquivar no serviço responsável todos os documentos comprovativos de consulta e selecção de fornecedores, que suportaram o processo de aprovação da realização de despesa.

Artigo 26.º

Condições de pagamento

1 - Compete ao órgão executivo definir e comunicar ao responsável pela função de aquisição, os parâmetros para a negociação de condições de pagamento a fornecedores.

2 - As condições de pagamento que não se enquadrem nos parâmetros definidos necessitam de aprovação casuística do órgão executivo.

Artigo 27.º

Adiantamento a fornecedores

1 - Todos os adiantamentos a fornecedores carecem de aprovação prévia do órgão executivo.

2 - O responsável pela tesouraria deve manter o registo de todos os adiantamentos efectuados, bem como um arquivo das respectivas autorizações do órgão executivo.

3 - Todos os adiantamentos a fornecedores devem ser regularizados quando se efectuar o pagamento da respectiva factura.

4 - Nos casos em que existam dúvidas sobre a solvabilidade do fornecedor, apenas devem ser prestados adiantamentos contra a apresentação de garantia bancária relativa ao integral e adequado cumprimento do contrato de fornecimento.

Artigo 28.º

Recepção da bens

1 - As recepções só se efectuam na presença da nota de encomenda e por confronto desta com a guia de remessa, de forma a assegurar o controlo quantitativo e qualitativo dos bens recebidos.

2 - Após a validação dos bens recepcionados o serviço responsável deverá deixar evidência da recepção e conferência, colocando o carimbo "Conferido por ___" e "Recebido em __/__/__".

Artigo 29.º

Recepção de serviços

1 - O controlo de prestação de serviços é assegurado pelos serviços para os quais os mesmos são prestados.

2 - A recepção é formalizada por assinatura por quem controlou a sua execução sobre um dos seguintes documentos:

a) Autos de medição, visados pelo técnico de manutenção, no caso de contratos de empreitada com pagamentos previstos por fase de obra;

b) Facturas do fornecedor.

Artigo 30.º

Devolução a fornecedores

1 - Todas as devoluções a fornecedores devem ser efectuadas pelo serviço responsável pela aquisição com base num documento adequado.

2 - Compete ao serviço responsável pelo aprovisionamento assegurar a comunicação imediata de instruções para que o responsável pela contabilidade emita a respectiva nota de débito ao fornecedor, ou que este envie a respectiva nota de crédito.

3 - Mensalmente deverão ser analisadas todas as devoluções e reclamações não satisfeitas com vista à sua regularização.

Artigo 31.º

Contabilização das despesas

1 - Todos os custos resultantes de aquisições devem ser contabilizados no período a que respeitem e serem suportados por um documento com evidência de recepção e conferência.

2 - O registo das devoluções a fornecedores deve ser efectuado no período a que respeitam e é da responsabilidade da contabilidade o controlo do envio do documento de aceitação do débito pelo fornecedor.

3 - Todas as facturas ou documentos equivalentes que dão entrada na Junta devem ser encaminhadas, no prazo máximo de cinco dias, à contabilidade para efeito de conferência e contabilização das mesmas.

4 - Caso existam facturas recebidas com mais de uma via, é aposto nas cópias, de forma clara e evidente, um carimbo de "Duplicado".

5 - Os descontos de factura são verificados no momento da conferência da factura, de acordo com as condições constantes na encomenda a fornecedor e, considerados nos valores a contabilizar.

6 - Os descontos financeiros são controlados pela contabilidade aquando do pagamento das facturas, cabendo ao executivo decidir a sua oportunidade, e são deduzidos quando se efectuar o pagamento da factura.

7 - Na aquisição de bens e serviços correntes, sempre que o preço constante das facturas for diferente do autorizado no processo de aquisição, em resultado de situações que resultem de dificuldade de estabelecer previamente com rigor os custos, devem ser adoptados os seguintes procedimentos:

a) Sendo as diferenças inferiores a 5% do valor constante no processo de aquisição, será a situação regularizada através de um reforço de cabimentação, sendo o documento da cabimentação anexo ao processo;

b) Nos casos em que o valor da diferença excede os 5%, os serviços requisitantes enviam nota de serviço à contabilidade, onde referem as circunstâncias que originaram o diferencial. Por sua vez, a contabilidade propõe a regularização ao órgão executivo ou por delegação de competências, através de informação de serviço, com indicação da respectiva fundamentação e da existência de cobertura orçamental para o efeito.

Artigo 32.º

Pagamentos

1 - Os pagamentos a fornecedores só podem ter lugar após a contabilização dos respectivos documentos de débito.

2 - No momento dos pagamentos, é analisado o mapa de antiguidade de saldos por forma a rever as facturas a pagar e decidir quais os pagamentos a efectuar.

3 - Compete ao executivo decidir as facturas a pagar após a análise das datas de pagamento acordadas e, da oportunidade de beneficiar de eventuais descontos de pagamento.

4 - A listagem das facturas a pagar é enviada à contabilidade para emissão da ordem de pagamento que segue para o tesoureiro para a emissão dos meios de pagamento.

Artigo 33.º

Celebração de contratos

1 - A aquisição de serviços pode ser efectuada por celebração de contrato, estabelecendo condições para a prestação de serviços de um determinado tipo e por um período definido no próprio contrato.

2 - Na celebração de um novo contrato, o serviço requisitante elabora uma proposta ao órgão executivo e, após aprovação, a contabilidade prepara a formalização do mesmo para que o serviço requisitante prepare o processo de aquisição.

3 - A renovação ou rescisão dos contratos de serviços estão dependentes de um despacho do órgão executivo, após aviso da contabilidade com antecedência mínima de 30 dias do prazo estipulado para a renovação.

Artigo 34.º

Regras a cumprir no mês de Dezembro

No mês de Dezembro, observar-se-á o seguinte:

a) Depois de 20 de Dezembro, só por motivo excepcional e devidamente fundamentado, serão autorizadas despesas;

b) Até ao dia 30 de Dezembro, deverão ser remetidos à contabilidade todos os processos de despesa referentes à execução orçamental do ano económico corrente.

Artigo 35.º

Despesas do ano anterior

As despesas relativas a gerências de anos anteriores carecem da formalização dentro do novo ano económico, sendo satisfeitas por conta de verbas do orçamento que estiver em vigor no momento em que for efectuado o seu pagamento.

SECÇÃO II

Despesas com pessoal

Artigo 36.º

Enquadramento

1 - Devem ser autorizadas pelo órgão executivo e processadas nos termos consignados na legislação em vigor:

a) As admissões de colaboradores e respectivas condições;

b) As remunerações suplementares e descontos;

c) As cessações de contrato.

2 - A execução de trabalho extraordinário, e deslocações ao exterior devem ser propostas antecipadamente ao responsável do serviço, as quais carecem de autorização do órgão executivo.

3 - Os pagamentos decorrentes da prestação de trabalho são efectuados de acordo com as condições contratuais em vigor e suportados por registos autorizados pelo órgão executivo e verificados pelo responsável pelos recursos humanos quanto à sua totalidade e exactidão.

Artigo 37.º

Processamento de faltas

1 - O processamento das faltas é feito com base no mapa de faltas, onde constam as ausências que possuem implicações no processamento das remunerações e abonos, depois de conferido e validado pelo responsável da contabilidade.

2 - O preenchimento do mapa de faltas resulta da análise dos livros e cartões de ponto, dos pedidos de licença e documentos comprovativos das faltas.

3 - Os pedidos de licença devem ser dirigidos aos responsáveis pelos serviços, cuja autorização deverá ser devidamente formalizada.

4 - As faltas imprevisíveis carecem de apresentação de documentos justificativos aos responsáveis do serviço para deferimento.

5 - As faltas que não tiverem documento de suporte, são consideradas injustificadas, não sendo por isso alvo do processamento da respectiva da remuneração nesse mês.

6 - Até ao dia 20 de cada mês, ou dia útil anterior, se aquele dia ocorrer num sábado, domingo ou feriado, os responsáveis pelos serviços elaboram e submetem à aprovação do órgão executivo, a seguinte informação:

a) Faltas (justificadas e injustificadas) do mês anterior, com incidência no processamento de remunerações e abonos;

b) Relação de horas extraordinárias a processar no mês, referentes ao mês anterior;

c) Relação de horas descontadas a título de injustificadas, mas cujo pagamento foi autorizado posteriormente pelo órgão executivo;

d) Alterações aos dados permanentes dos colaboradores;

e) Alterações contratuais.

Artigo 38.º

Trabalho extraordinário

1 - Todo o trabalho extraordinário carece de aprovação do órgão executivo ou sobre proposta do responsável do serviço, onde se identifique os colaboradores, a data, e o número de horas provável a executar, bem como a respectiva justificação.

2 - Após a aprovação, o órgão executivo envia o despacho para o responsável do serviço.

Artigo 39.º

Despesas de deslocações

1 - As despesas decorrentes das deslocações em serviço no País ou no estrangeiro carecem de autorização prévia e expressa do órgão executivo.

2 - Os funcionários e agentes abonados de ajudas de custo e de verbas para deslocação no País ou no estrangeiro ficam obrigados a apresentar a documentação justificativa das despesas realizadas dentro de 10 dias, contados da data de seu regresso ao serviço.

3 - Decorrido o prazo enunciado no número anterior e os documentos em apreço não tiveram sido entregues na Secção de Recursos Humanos, deverá esta informar a Secção de Contabilidade para a emissão das guias de receita para a reposição dos abonos concedidos.

CAPÍTULO V

Métodos e procedimentos de controlo

SECÇÃO I

Disponibilidades

Artigo 40.º

Conteúdo

1 - Em caixa, na tesouraria, podem existir meios de pagamento nacionais ou estrangeiros:

a) Notas de bancos;

b) Moedas metálicas;

c) Cheques;

d) Vales postais.

2 - Não podem existir:

a) Vales aos membros dos órgãos autárquicos e aos funcionários;

b) Cheques pré-datados e cheques sacados por terceiros e devolvidos pelo banco;

c) Documentos justificativos de despesas efectuadas.

Artigo 41.º

Fundo de maneio

1 - Os pagamentos a efectuar pela Junta de Freguesia de Aldoar devem, sempre que possível, ser realizados através de cheques ou transferência bancária.

2 - O fundo de maneio deverá ser de valor igual ao que consta da deliberação do órgão competente, e servirá apenas para pequenos pagamentos resultantes das necessidades diárias da Junta.

3 - A implementação de um sistema de fundo de maneio requer a elaboração de uma folha de caixa diária, com o registo de entradas e saídas, as quais deverão especificar as correspondentes rubricas de classificação económica, bem como o reporte do período anterior;

4 - As folhas de caixa devem conter a assinatura da assistente da tesouraria e aprovação do tesoureiro.

5 - O responsável pelo pagamento deverá constatar a autenticidade do documento que o origina e verificar se o mesmo foi devidamente aprovado, após o que o registará na folha de caixa, depois de ter aposto um carimbo de "Pago por caixa".

6 - A reposição do fundo de maneio deverá ser efectuado por cheque, emitido à ordem do responsável pela caixa, contra a entrega dos documentos justificativos das despesas.

Artigo 42.º

Controlo das contas bancárias

1 - A abertura de contas bancárias é sujeito a prévia deliberação da Junta de Freguesia, devendo as contas bancárias serem tituladas pela Junta e movimentadas, simultaneamente, por dois dos membros do executivo da Junta de Freguesia, presidente, tesoureiro e ou secretário.

2 - Todos os cheques deverão ser emitidos nominativamente e cruzados devendo o espaço à frente do nome do beneficiário ser inutilizado com um traço horizontal, procedendo-se posteriormente ao arquivo dos duplicados e anexo da sua fotocópia, ao processo de despesa.

3 - Os cheques só deverão ser assinados na presença dos respectivos documentos de suporte, previamente conferidos, devendo ser aposto de um carimbo de "Pago c/cheque n.º ___, de __/__/__" em tais documentos a fim de evitar que os mesmos possam ser novamente apresentados para pagamento.

4 - Nunca devem ser assinados cheques em branco, nem mesmo conter uma das assinaturas exigíveis.

5 - Os cheques emitidos e anulados, devem ser arquivados sequencialmente e as assinaturas inutilizadas.

6 - Findo o período de validade dos cheques em trânsito, procede-se ao respectivo cancelamento junto à instituição bancária, efectuando-se os necessários registos contabilísticos de regularização.

Artigo 43.º

Ordens permanentes de pagamento

1 - Os pagamentos de determinados serviços de tipo repetitivo podem ser efectuados através dos bancos desde que a Junta de Freguesia de Aldoar lhes dê instruções precisas nesse sentido e avise de tal facto as entidades prestadoras dos serviços. É o caso dos pagamentos da água, electricidade, telefone, telefax, rendas, seguros, assinaturas de revistas, etc.

2 - Dado existir, normalmente, um lapso de tempo apreciável entre a data do débito na conta por parte do banco e a data da recepção do respectivo recibo, o controlo de tais situações deve ser feito através da análise das reconciliações bancárias mensais, devendo também existir uma conta bancária específica para este tipo de pagamentos.

Artigo 44.º

Depósito dos recebimentos

1 - Todas as importâncias recebidas pela Junta devem ser diariamente e integralmente depositadas nos bancos.

2 - Os valores recebidos em cheque deverão ser carimbados com "Válido só para depósito".

3 - O preenchimento dos talões de depósito ficará a cargo da assistente da tesouraria, sendo a autenticação dos talões de depósito da responsabilidade do tesoureiro.

4 - Na impossibilidade de depósito nas instituições bancárias, os valores arrecadados deverão ser guardados no cofre da Junta de Freguesia, suportados por uma listagem assinada pelo tesoureiro.

Artigo 45.º

Elaboração de reconciliações bancárias

1 - Para efeitos de controlo de tesouraria e endividamento deverão ser obtidos junto das instituições bancárias, extractos de todas as contas tituladas pela autarquia.

2 - Mensalmente, um funcionário que não esteja colocado na tesouraria e que na contabilidade não tenha acesso às contas correntes deverá proceder à reconciliação de todas as contas de depósitos à ordem para o que lhe deverão ser remetidos os respectivos extractos bancários.

3 - Quando se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias, estas são averiguadas e prontamente regularizadas.

4 - As reconciliações bancárias devem ser formalizadas e arquivadas junto dos extractos bancários.

SECÇÃO II

Dívidas de e a terceiros

Artigo 46.º

Controlo das dívidas a pagar

1 - Periodicamente, o funcionário designado para o efeito deve fazer a reconciliação entre os extractos de conta corrente dos fornecedores com as respectivas contas da Junta.

2 - Anualmente devem ser efectuados reconciliações entre os extractos de conta-corrente dos fornecedores e Estado e outros entes públicos com as respectivas contas da Junta. Este trabalho deve ser efectuado por alguém que não exerça funções relacionadas com cobranças, tesouraria e contas correntes.

3 - As dívidas a terceiros são expressas pelas importâncias constantes dos documentos que as titulam.

Artigo 47.º

Controlo das dívidas a receber

1 - Da mesma forma que nas dívidas a pagar, o controlo dos débitos de clientes deve fazer-se periodicamente, se possível mensalmente, através da reconciliação entre extractos de conta corrente dos clientes com as respectivas contas da Junta.

2 - As dívidas de terceiros são expressas pelas importâncias constantes dos documentos que as titulam.

SECÇÃO III

Existências

Artigo 48.º

Operações de controlo

1 - Apesar das existências não representarem um valor significativo do activo essas existências exigem um adequado sistema de controlo interno, no sentido de:

a) Assegurar que todas as operações inerentes às existências são efectuadas com base em autorizações gerais ou específicas;

b) Salvaguardar as existências contra situações de roubo;

c) Proporcionar informação fidedigna e atempada relativamente às quantidades e valores das existências, assim como do custo dos bens vendidos e consumidos.

2 - O controlo físico dos bens deve ser feito através de fichas de armazém, nas quais se registam as entradas e saídas de bens, complementado com um arquivo das guias de remessa e das relações de necessidades.

3 - Periodicamente, deve ser feita uma contagem física ao armazém para comparar a realidade física com a realidade escritural.

4 - As existências são valorizadas ao custo de aquisição ou de produção, sem prejuízo das excepções previstas no POCAL.

5 - O custo de aquisição das existências devem ser determinados com base nos critérios definidos no POCAL.

6 - Nas actividades de carácter plurianual, designadamente, os produtos e trabalhos em curso serão valorizados, no fim do exercício.

SECÇÃO IV

Imobilizações

Artigo 49.º

Operações de controlo

As aquisições de imobilizado devem ser efectuadas de acordo com o plano plurianual de investimentos e mediante deliberação do órgão executivo, através de requisição externa, documento equivalente ou contrato, emitido pelos responsáveis nomeados para o efeito, e após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente em matéria de empreitadas e fornecimentos.

Artigo 50.º

Ficheiro do imobilizado

1 - Todos os bens do imobilizado que constituem o património da Junta devem ser etiquetados e possuir uma ficha, a qual deve conter todas as informações essenciais e necessárias para a sua perfeita identificação.

2 - As fichas individuais dos bens de imobilizado devem ser mantidas permanentemente actualizadas.

Artigo 51.º

Operações de controlo

1 - Periodicamente, devem ser seleccionadas determinadas fichas e validar a existência física dos bens do activo imobilizado e a sua operacionalidade, conferindo com os registos efectuados, para que se proceda à regularização a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.

2 - Deverá ser feita a reconciliação entre os registos das fichas e os lançamentos contabilísticos, no que se refere a montantes de aquisição e amortizações acumuladas.

Artigo 52.º

Amortizações

1 - Apesar do regime simplificado não obrigar o registo das amortizações, a lei prevê o seu cálculo para efeitos de preenchimento das fichas dos bens.

2 - O método para o cálculo das amortizações do exercício é o método das quotas constantes.

3 - A quota anual de amortização determina-se através da aplicação, aos montantes dos elementos do activo imobilizado em funcionamento, das taxas de amortização definidas na lei.

4 - O valor unitário e as condições em que os elementos do activo imobilizado, sujeitos a depreciação ou a depreciamento, possam ser amortizados num só exercício são os definidos na lei.

5 - É da competência da Assembleia de Freguesia, sob proposta fundamentada da Junta de Freguesia, a fixação de quotas diferentes das estabelecidas por lei, para os elementos do activo imobilizado corpóreo adquirido em segunda mão.

CAPÍTULO VI

Disposições finais

Artigo 53.º

Alterações

O presente documento pode ser alterado por aprovação da Junta de Freguesia e deverá ser colocado à apreciação da Assembleia de Freguesia sempre que razões de eficácia o justifiquem.