Aviso 36/2003 (2.ª série) - AP. - Regulamento de Inventário da Junta de Freguesia de Estoi - Faro. - José António Gago Paula Brito, presidente da Junta de Freguesia de Estoi, Faro:

Torna público que a Assembleia de Freguesia de Estoi, Faro, no uso das competências que lhe são atribuídas pela Lei 169/99, de 18 de Setembro, com a 1.ª alteração n.º 5-A/02, de 11 de Janeiro, aprovou na reunião ordinária de 29 de Novembro de 2002, Regulamento de Inventário e Cadastro do Património da Junta de Freguesia de Estói - Faro.

2 de Dezembro de 2002. - O Presidente da Junta, José António Gago Paula Brito.

Regulamento de Inventário e Cadastro do Património

Introdução

Para cumprimento do disposto na alínea d) do n.º 2 do artigo 34.º da Lei 5-A/2002, de 11 de Janeiro, e face às exigências da sociedade actual e ao papel que as freguesias desempenham na satisfação das necessidades colectivas, reveste-se de grande importância a elaboração de um Regulamento que sirva de pilar orientador do património da Junta de Freguesia de Estói, de modo a que cada sector conheça as suas competências nesta matéria, por forma a obter-se um grau adequado de controlo de todos os bens móveis e imóveis.

A elaboração de inventário vem a dar cumprimento ao estabelecido na primeira fase de implementação do novo Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL), bem como permitir a sua elaboração inicial e final, cujos documentos serão de execução obrigatória a partir da entrada em vigor do novo regime contabilístico.

Por outro lado, o controlo do património da Junta de Freguesia também encontra suporte na elaboração de um inventário que deverá permanecer constantemente actualizado de modo a permitir conhecer, em qualquer momento, o estado, o valor a afectação e a localização dos bens.

O inventário permite assim obter uma avaliação global dos bens das juntas de freguesia, de modo a que possam ser confrontadas, por exemplo, com o valor da dívida.

Assim sendo, foi elaborado o presente Regulamento a partir da legislação aplicável ao património do Estado, tendo sido introduzidas as alterações consideradas necessárias, para uma melhor adequação à realidade patrimonial da freguesia de Estói, concelho de Faro.

CAPÍTULO I

Princípios gerais

Artigo 1.º

Lei habilitante

O presente Regulamento é elaborado no uso das competências atribuídas pela alínea d) no n.º 2 do artigo 34.º da Lei 5-A/2002, de 11 de Janeiro, respectivas alterações, por forma a proceder à execução do Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro.

Artigo 2.º

Objectivo

1 - O presente Regulamento estabelece os princípios gerais do inventário e cadastro, aquisição, alienação, registo, seguros abatimentos, cessão, transferências, avaliação e gestão dos bens móveis e imóveis da Junta de Freguesia, adiante designado como activo imobilizado, assim como as competências dos diversos da Junta de Freguesia envolvidos na prossecução destes objectivos.

2 - Considera-se gestão patrimonial da Junta de Freguesia, nomeadamente a correcta afectação dos bens pelas diversas unidades orgânicas, tendo em conta não só as necessidades das mesmas, como também a sua melhor utilização e conservação.

CAPÍTULO II

Do inventário e cadastro

Artigo 3.º

Inventário

1 - Etapas que constituem o inventário são os seguintes:

a) Arrolamento - elaboração de um rol de bens a inventariar;

b) Classificação - operação que consiste na repartição dos bens pelas diversas classes;

c) Colocação de marcas - colocação de etiquetas/dísticos ou placas metálicas, nos bens inventariados, com o código que os identifique; dos bens que corresponde ao período de utilização durante o qual se amortiza totalmente o seu valor;

d) A identificação de cada bem faz-se mediante atribuição de um código, correspondente ao classificador geral, um código de actividade e um número de inventário, que serão afixados nos próprios bens;

e) As alterações e abates verificados no património serão objecto de registo na respectiva ficha cadastral com as devidas especificações;

f) Todo o processo de inventário e respectivo controlo poderá ser efectuado através de meios informáticos adequados;

g) Para os bens totalmente amortizados respeitar-se-á o disposto na alínea c) acima referida.

2 - Os bens serão identificados através de:

a) Classificador geral;

b) Código de actividades;

c) Número de ordem de inventário.

3 - No bem será impresso ou colocado um número que permita a sua identificação, através de dístico/etiqueta ou placa metálica.

4 - O classificador geral consiste num código que identifica a classe, tipo de bem e o bem, conforme a tabela a elaborar de acordo com a Portaria 378/94, de 16 de Junho, com as necessárias adaptações.

5 - O código de actividades identifica o serviço ou gabinete, aos quais os bens estão afectos, de acordo com uma tabela elaborada em conformidade com a planta das instalações da autarquia.

6 - O número de inventário, é um número sequencial que é atribuído ao bem aquando da sua aquisição, sendo atribuído o n.º 1 ao primeiro bem a ser inventariado.

CAPÍTULO III

Das competências

Artigo 6.º

Serviço de Património e Cadastro

São responsabilidades do Serviço de Património e Cadastro:

a) Conhecimento e afectação dos bens da Junta de Freguesia;

b) Assegurar a gestão e controlo do património;

c) Executar e acompanhar todos os processos de inventariação, aquisição, transferência, abate, permuta e venda de bens móveis e imóveis;

d) Proceder ao inventário anual;

d) Descrição - descrição das características que identificam cada bem; e

e) Avaliação - que se funda na atribuição de um valor ao bem.

2 - Para o cumprimento do disposto no número anterior, serão elaborados os seguintes mapas, de acordo com o ponto n.º 12 do Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL), do Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, que se anexam ao presente Regulamento:

Mapa I-1 - Imobilizado incorpóreo;

Mapa I-2 - Bens imóveis;

Mapa I-3 - Equipamento básico;

Mapa I-4 - Registo de equipamento de transporte;

Mapa I-5 - Registo de ferramentas e utensílios;

Mapa I-6 - Registo de equipamento administrativo;

Mapa I-7 - Taras e vasilhame;

Mapa I-8 - Registo de outro imobilizado corpóreo;

Mapa I-11 - Existências.

3 - Aos mapas referidos no número anterior correspondente, para cada bem aí registado, uma ficha cadastral com a mesma referência.

Artigo 4.º

Cadastro

1 - Cada bem arrolado tem uma ficha individual, ficha cadastral, em que é realizado um registo permanente de todas as ocorrências que sobre este existam desde a sua aquisição ou produção ao seu abate.

2 - As fichas cadastrais são elaboradas de acordo com o ponto n.º 1 do Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias (POCAL) do Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, em anexo ao presente Regulamento.

Artigo 5.º

Regras gerais de inventariação

1 - As regras gerais de inventariação devem obedecer às fases seguintes:

a) Os bens devem manter-se em inventário desde o momento da sua aquisição até ao seu abate, o qual, regra geral, ocorre no final da vida útil, também designada de vida económica;

b) Os bens que evidenciem ainda vida fisica (boas condições de funcionamento) e que se encontrem totalmente amortizados deverão ser, sempre que se justifique, objecto de avaliação por parte de uma comissão a ser nomeada pelo órgão executivo, sendo-lhe fixado um novo período de vida útil;

c) Nos casos em que não seja possível apurar o ano de aquisição de bens, adopta-se o ano de inventário inicial, para se estimar o período de vida útil;

d) Realizar inventariações periódicas, de acordo com as necessidades do serviço.

Artigo 7.º

Outras unidades orgânicas

1 - Compete a todas as unidades orgânicas:

a) O fornecimento de todos os elementos que lhe sejam solicitados pelo Serviço de Património e Cadastro;

b) Zelar pelo bom estado de conservação dos bens que lhes tenham sido afectados;

c) Informar o Serviço de Património e Cadastro da necessidade de aquisição, transferência, abate, permuta ou venda de bens móveis e imóveis;

d) Manter actualizada a folha de carga dos bens pelos quais são responsáveis, ficando o original no Serviço de Património e Cadastro e o duplicado afixado em local bem visível no serviço ou gabinete responsável pelo bem;

e) Aquando da celebração de escrituras (compra, venda, permuta, cedência e loteamento), será necessário fornecer os elementos ao Serviço de Património e Cadastro, para que o mesmo possa proceder à realização do seguro, inscrição matricial dos bens e respectivo registo predial, e, sempre que necessário, proceder à requisição da respectiva caderneta e certidão;

f) Compete ao responsável da biblioteca a inventariação dos livros e outras publicações adstritas à mesma, inventário este que deverá ser elaborado em impresso próprio e em duplicado, sendo uma das cópias entregue ao Serviço de Património e Cadastro;

g) Sempre que seja adquirido um bem que passe a fazer parte integrante do imobilizado, o serviço de contabilidade enviará ao Serviço de Património e Cadastro cópia da requisição e factura.

2 - Entende-se por folha de carga o documento onde serão descritos todos os bens existentes num serviço, gabinete, sala, etc.

3 - Entende-se por imobilizado todos os bens susceptíveis de perdurarem por um período superior a um ano em condições normais de utilização.

CAPÍTULO IV

Da aquisição e registo de propriedade

Artigo 8.º

Aquisição

1 - O processo de aquisição dos bens móveis e imóveis da Junta de Freguesia obedecerá ao regime jurídico e aos princípios gerais da realização de despesas em vigor.

2 - O tipo de aquisição dos bens será registado na ficha de inventário de acordo com os códigos seguintes:

01 - Aquisição a título oneroso em estado novo;

02 - Aquisição a título oneroso em estado uso;

03 - Cessão;

04 - Produção em oficinas próprias;

05 - Transferência;

06 - Troca;

07 - Locação;

08 - Doação;

09 - Outros.

Artigo 9.º

Registo de propriedade

1 - O registo define a propriedade do bem, implicado a uso a sua inexistência a impossibilidade de alienação do bem.

2 - Os bens sujeitos a registo são, além de todos os bens imóveis, os veículos automóveis e reboques.

3 - Estão ainda sujeitos a registo todos os factos, acções e decisões previstas nos artigos 11.º e 12.º do Decreto-Lei 277/95, de 25 de Outubro (estabelece os bens sujeitos a registo).

CAPÍTULO V

Da alienação, abate cessão e transferência

Artigo 10.º

Formas de alienação

1 - A alienação dos bens pertencentes ao imobilizado será efectuada em hasta pública, por concurso público ou por ajuste directo ou quando norma regulamentar ou deliberação expressamente o preveja em estreita conformidade com as disposições legais previstas para esta matéria.

2 - De acordo com o n.º 2 do artigo 9.º do Decreto-Lei 307/94, a alienação de bens móveis poderá ser realizada por negociação directa quando:

a) O adquirente for uma pessoa colectiva;

b) Em casos de urgência devidamente fundamentados;

c) Quando se presuma que as formas previstas no número anterior não resulte melhor preço;

d) Quando não tenha sido possível alienar por qualquer das formas previstas no número anterior.

3 - Será elaborado um auto de venda, onde serão descritos quais os bens alienados e respectivos valores de alienação (anexo I).

Artigo 11.º

Realização e autorização da alienação

1 - Compete ao Serviço de Património e Cadastro a alienação dos bens que sejam classificados de dispensáveis.

2 - Só poderão ser alienados bens mediante deliberação da Junta de Freguesia nos termos das alíneas g), h) e i) do n.º 1 do artigo 34.º do Decreto-Lei 169/99, de 18 de Setembro.

Artigo 12.º

Abate

1 - As situações susceptíveis de originarem abates são:

a) Alienação;

b) Furtos, incêndios, roubos;

c) Cessão;

d) Declaração de incapacidade do bem;

e) Troca;

f) Transferência.

2 - Os abates de bens ao inventário deverão constar da ficha de inventário de acordo com a seguinte tabela:

01 - Alienação a título oneroso;

02 - Alienação a título gratuito;

03 - Furto/roubo;

04 - Destruição;

05 - Transferência;

06 - Troca;

07 - Outros.

3 - Nas situações previstas nas alíneas b) e c) do n.º 1, bastará a certificação por parte do Serviço de Património e Cadastro para se proceder ao seu abate.

4 - No caso de abatimentos por incapacidade do bem, deverão ser os serviços responsáveis a apresentar a proposta ao Serviço de Património e Cadastro.

Artigo 13.º

Cessão

1 - No caso de cedência de bens a outras entidades deverá ser lavrado um auto de cessão (anexo II) devendo este ser lavrado pelo Serviço de Património e Cadastro, ou por escritura pública ou contrato lavrado pelo notário.

2 - Só poderão ser cedidos bens mediante deliberação da Junta de Freguesia nos termos da lei.

Artigo 14.º

Transferência

1 - A transferência de bens móveis entre serviços, gabinetes, salas, etc., só poderá ser efectuada mediante autorização superior e com prévio conhecimento do Serviço de Património e Cadastro.

2 - No caso de transferência de bens será lavrado o respectivo auto de transferência (anexo III).

CAPÍTULO VI

Dos furtos, extravios e incêndios

Artigo 15.º

Regras gerais

No caso de se verificarem furtos, extravios ou incêndios, dever-se-á proceder do seguinte modo:

a) Participar às autoridades competentes;

b) Lavrar auto de ocorrência (anexo IV), no qual se descreverão os objectos desaparecidos, indicando os respectivos números de inventário.

Artigo 16.º

Furtos e incêndios

1 - Compete ao responsável da unidade orgânica e do serviço onde se verificar o furto ou incêndio, com a colaboração do Serviço de Património e Cadastro, elaborar um relatório no qual serão descritos os números de inventário e os respectivos valores dos objectos desaparecidos.

2 - O relatório e o auto de ocorrência serão anexados no final do exercício à conta patrimonial.

Artigo 17.º

Extravios

1 - Compete ao responsável do serviço onde se verifica o extravio, informar o Serviço de Património e Cadastro do sucedido, sem prejuízo do apuramento de posteriores responsabilidades.

2 - A situação prevista na alínea a) do artigo 15.º, só deverá ser efectuada, após serem esgotadas todas as possibilidades de resolução interna do caso.

3 - Caso se apure o funcionário responsável pelo extravio do bem, a Junta de Freguesia deverá ser indemnizada, de forma a que se possa adquirir outro que o substitua, sem prejuízo, se for caso disso, de instauração do competente processo disciplinar.

CAPÍTULO VII

Dos seguros

Artigo 18.º

Seguros

Os seguros dos bens móveis e imóveis da Junta de Freguesia, exceptuando aqueles que, por força da lei deverão estar segurados, dependerão de deliberação da Junta de Freguesia.

CAPÍTULO VIII

Da valorização, amortizações e reintegração dos bens

Artigo 19.º

Regras gerais

1 - O activo imobilizado deve ser valorizado pelo custo de aquisição ou pelo custo de produção. Quando os respectivos elementos tiverem uma vida útil limitada, ficam sujeitos a uma amortização sistemática durante esse período.

2 - O custo de aquisição e o custo de produção dos elementos do activo imobilizado devem ser determinados de acordo com as seguintes definições:

2.1 - O custo de aquisição de um bem é dado pelo respectivo preço de compra adicionado dos gastos suportados directamente para o colocar no seu estado actual e local de funcionamento.

2.2 - Entende-se por custo de produção de um bem, a soma dos custos directos suportados para o produzir, colocar no estado em que se encontra e no local de armazenagem.

2.3 - Entende-se por custos directos a soma dos custos com a mão-de-obra, matérias-primas e outros materiais directamente consumidos e de gastos gerais de fabrico.

3 - As imobilizações corpóreas podem ser consideradas no activo por uma quantidade e por um valor fixo desde que simultaneamente se satisfaçam as seguintes condições:

a) Sejam frequentemente renovadas;

b) Representem um valor global de reduzida importância para a entidade;

c) Não haja uma variação sensível na sua quantidade, no seu valor e na sua composição;

4 - O imobilizado doado deverá constar no activo da autarquia local pelo valor que se obteria se fosse objecto de transacção.

5 - Relativamente ainda à valorização do imobilizado corpóreo já existente, à data de realização do inventário inicial, deverão ser adoptados os seguintes procedimentos:

a) Na elaboração do inventário inicial aplicar-se-ão os critérios valorimétricos;

b) As imobilizações, cujo custo de aquisição ou de produção não seja conhecido, são valorizadas de acordo com os critérios a definir pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro;

c) Os bens que à data do inventário estiverem totalmente amortizados e que ainda se encontram em boas condições de funcionamento, deverão ser objecto de avaliação por uma comissão a ser nomeada pelo órgão executivo, fixando-se-lhes um novo período de vida útil esperado;

d) Os bens que à data de inventário inicial não estejam totalmente amortizados deverão ser objecto de reavaliação monetária.

Artigo 20.º

Alteração do valor

1 - Todos os bens susceptíveis de alteração do valor, sujeitos ou não às regras de amortização, devem constar do inventário pelo seu valor actualizado.

2 - No caso de existência de grandes reparações, beneficiações, valorizações ou desvalorizações, excepcionais, por razões inerentes ao próprio bem ou por variação do seu preço de mercado, deverão ser evidenciados no mapa e na ficha cadastral através da designação:

GR - Grandes reparações ou beneficiações;

VE ou DE - Valorizações ou desvalorizações excepcionais, respectivamente;

VM - Variações no valor de mercado;

RV - Reavaliações;

AV - Avaliações.

Artigo 21.º

Método

1 - A amortização de bens do imobilizado obedecerá ao disposto no Classificador Geral do Estado, aprovado pela Portaria 378/94, de 16 de Junho, e pelo Decreto-Lei 2/90, de 12 de Janeiro, com as alterações introduzidas pelos Decretos Regulamentares n.os 24/92, de 9 de Outubro, e 16/94, de 12 de Julho.

2 - As amortizações dos elementos do activo sujeitos a depreciação ou deperecimento são considerados como custo.

3 - O método do cálculo das amortizações do exercício é o das quotas constantes, devendo as alterações a esta regra ser explicitadas no anexo ao balanço e às contas de funcionamento e o investimento.

4 - Para efeitos de aplicação do método das quotas constantes, a quota anual de amortização aceite como custo do exercício determina-se, aplicando aos montantes dos elementos do activo imobilizado em funcionamento, as taxas de amortização definidas na lei.

5 - A amortização dos elementos do activo imobilizado é considerada como extraordinária enquanto estes não entrarem em funcionamento.

6 - Quanto, à data do encerramento do balanço, os elementos do activo imobilizado corpóreo, seja ou não limitada a sua vida útil, tiverem um valor inferior ao registado na contabilidade, devem ser objecto de amortização extraordinária correspondente à diferença se for de prever que a redução desse valor seja permanente.

7 - A amortização extraordinária criada nos termos do número anterior não deve ser mantida se deixarem de existir os motivos que a originaram.

8 - O valor unitário e as condições em que os elementos do activo imobilizado sujeitos a deperecimento podem ser amortizados num só exercício, são os definidos na lei.

9 - A fixação de quotas diferentes das estabelecidas na lei, para os elementos do activo imobilizado corpóreo adquirido em segunda mão, é determinada pela Junta de Freguesia sob proposta devidamente fundamentada do presidente da Junta de Freguesia.

10 - No caso de bens adquiridos em estado de uso ou sujeitos a grandes reparações e beneficiações, que aumentem o seu valor, serão amortizados de acordo com a seguinte fórmula:

A = V/N

sendo:

A - Amortização;

V - Valor contabilístico actualizado;

N - Número de anos de vida útil estimados.

11 - Deverá ser elaborado um mapa de amortizações para cada bem sujeito a depreciação, o qual será anexado à ficha cadastral do bem.

CAPÍTULO IX

Disposições finais e entrada em vigor

Artigo 22.º

Disposições finais

1 - Compete à Junta de Freguesia a resolução de qualquer situação omissa neste documento.

2 - São revogadas todas as disposições regulamentares contrárias ao presente Regulamento.

Artigo 23.º

Entrada em vigor

1 - O presente Regulamento entra em vigor no primeiro dia útil após publicação no Diário da República.