Regulamento (extracto) n.º 394/2011

João Manuel Rocha da Silva, Presidente da Câmara Municipal de Serpa, e nessa qualidade representante do Município de Serpa, pessoa colectiva n.º 501.112.049:

Torna público que o Regulamento do Sistema de Controlo Interno, publicitado no Diário da República n.º 163, 2.ª Serie n.º 290, de 16 de Dezembro de 2002, foi revisto, tendo sofrido alterações aprovadas em Sessão de Assembleia Municipal realizada em 29.04.2011, sob proposta da Câmara Municipal em reunião realizada em 06 de Abril de 2011, no uso das competências que se encontram previstas na alínea e) do n.º 2 do artigo 64.º e na alínea a) do n.º 2 do artigo 53.º, ambos da Lei 169/99, de 18 de Setembro, redacção dada pela Lei 5-A/2002, de 11 de Janeiro.

As alterações ao Regulamento entram em vigor, cinco dias após a publicação deste Edital no Diário da República.

Regulamento do Sistema de Controlo Interno

Nota justificativa

O Regulamento de Sistema de Controlo Interno é um documento que foi aprovado pela Câmara Municipal em sessão realizada em 04.09.2002 e publicitado no DR n.º 290, 2.ª série, de 16.12.2002, dando cumprimento no disposto no artigo 11.º do Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, diploma que aprovou o Plano Oficial das Autarquias Locais (POCAL).

Considera-se que o referido Regulamento deve ser revisto e alterado tendo em consideração os seguintes motivos:

- Deverá conter as alterações nos procedimentos e na apresentação dos documentos em virtude da aquisição do software integrado na área financeira;

- Deverá contemplar as alterações da legislação com entrada em vigor após a sua aprovação;

- Deverá estar em harmonia com a estrutura orgânica em vigor;

- Deverá reflectir os procedimentos aprovados no âmbito da gestão de qualidade;

- Deverá prever as alterações consideradas importantes em virtude da alteração de procedimentos resultantes de imposições legais ou regulamentares, designadamente Regulamento de Taxas e Outras Receitas Municipais e Código de Regulamentos e Posturas do Município de Serpa.

- Propõe-se a alteração do Preâmbulo e dos artigos a seguir identificados:

Artigo n.º 1, ponto 1 e 2 e suas alíneas; Artigo n.º 3 e suas alíneas; Artigo 5.º, ponto 1 e 2; Artigo 10.º, ponto 1 e 2; Artigo 11.º, ponto 1 e 2; Artigo 13.º, ponto 1 e 2 e suas alíneas; Artigo 14.º, ponto 1,2 e 3 e suas alíneas; Artigo 19.º, ponto 4; Artigo 20.º, eliminação do ponto 2; Artigo 23.º, ponto 1; Artigo 24.º, ponto 1; Artigo 25.º, ponto 3 e 4; Artigo 26.º; Artigo 28, ponto 1,2 e 3 e suas alíneas; Artigo 29, ponto 1,2 e 4 e eliminação do ponto 5; Artigo 30.º (mantêm as alíneas); Artigo 31.º e alínea f); Artigo 32.º, ponto 1 e 4; Artigo 36.º Artigo 42.º, ponto 1,2 e 3; Artigo 43.º; Artigo 44.º, ponto 1 e 2; Artigo 50.º, ponto 1, 2 e 3.

Preâmbulo

No uso da competência prevista na alínea e) do n.º 2, do artigo 64.º, da Lei 169/99, de 18 de Setembro, com a redacção dada pela Lei 5-A/2002, de 11 de Janeiro e as alterações introduzidas pela Lei 162/99, de 14 de Setembro, pelo Decreto-Lei 315/2000, de 2 de Dezembro, e Decreto-Lei 84-A/2002, de 5 de Abril, e dando cumprimento, ao disposto no artigo 11.º do Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, a Câmara Municipal de Serpa, em reunião realizada em 6 de Abril de 2011, elaborou e aprovou as alterações ao Regulamento do Sistema de Controlo Interno, aprovado em sessão de Assembleia Municipal, realizada em 29 de Abril de 2011, que servirá de pilar orientador para o regime contabilístico.

Artigo 1.º

Objectivos

1 - O presente Regulamento visa estabelecer um conjunto de regras, métodos e procedimentos de controlo que permitam assegurar, de forma eficaz, o desenvolvimento das actividade da autarquia, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação financeira fiável.

2 - O sistema de controlo interno tem como objectivos:

a) Assegurar a conformidade entre as políticas, os pelouros e os procedimentos adoptados e aprovados;

b) Assegurar o cumprimento das leis e regulamentos aplicáveis.

Artigo 3.º

Pressupostos legais da sua aplicação

A aplicação do Regulamento do Sistema de Controlo Interno deverá ter sempre em conta:

a) Verificação do cumprimento da Lei 169/99 de 18 de Setembro, respectivas alterações que estabelece o quadro de competências, assim como o regime jurídico de funcionamento dos órgãos das autarquias locais;

b) A verificação do cumprimento da Lei 2/2007, de 15 de Janeiro (Lei das Finanças Locais), alterada pela Lei 67-A/2007, de 31 de Dezembro, Lei 3-B/2010, de 28 de Abril, Lei 22-A/2007, de 29 de Junho, Lei 55-A/2010 de 31 de Dezembro.

c) (Anterior redacção.)

d) (Anterior redacção.)

e) A verificação do cumprimento do Código dos Contratos Públicos, aprovado pelo Decreto-Lei 18/2008, de 29 de Janeiro, com as alterações introduzidas pela Lei 59/2008, de 11 de Setembro, Decreto-Lei 278/2009, de 2 de Outubro, Lei 3/2010, de 27 de Abril, Decreto-Lei 131/2010, de 14 de Dezembro.

f) A verificação do cumprimento do Código de Regulamentos e Posturas do Município de Serpa;

g) (Anterior redacção.)

h) A verificação do cumprimento do Regulamento de Estrutura Orgânica dos Serviços do Município de Serpa;

i) Verificação do cumprimento das restantes disposições legais aplicáveis das autarquias;

j) Assegurar a veracidade, a coerência e integridade dos registos contabilísticos.

Artigo 5.º

Identificação e assinatura dos documentos administrativos

1 - Todos os documentos escritos que integram os processos administrativos internos, todos os despachos e informações que sobre eles forem exarados, bem como todos os documentos do sistema contabilístico, devem identificar de forma clara e bem legível os eleitos, dirigentes e demais trabalhadores, seus subscritores e a qualidade em que o fazem.

2 - Todos os processos devem estar devidamente identificados e os documentos que os constituem devem estar paginados e referir a identificação do processo devendo conter os seguintes elementos:

- Numeração - a atribuir sequencialmente em cada ano económico;

- Unidade orgânica - responsável pelos processos.

- Ano - ano em que o processo é iniciado.

Artigo 10.º

Guias de receita

1 - O processamento de guias de receita será cometido à Subunidade de Atendimento, Subunidades de Gestão Financeira, Serviço de Execuções Fiscais, ou outro serviço identificado na Estrutura Orgânica da Câmara Municipal de Serpa que se considere conveniente.

2 - Os serviços emissores das guias de receita são responsáveis pela organização dos processos/ e ou documentos que dão origem à guia, devendo obedecer ao estipulado no artigo 5.º deste Regulamento.

Artigo 11.º

Processamento da receita

1 - Cada um dos serviços referidos no artigo anterior, processará as guias de receita que serão, por sua vez, entregues na Tesouraria.

2 - Após ter conferido os documentos que lhe foram presentes, a Tesouraria procederá à arrecadação da receita e à escrituração da mesma na folha de caixa (SC-8) e posteriormente no resumo diário de tesouraria (SC-9).

Artigo 13.º

Elaboração de documentos

1 - A elaboração de documentos relativos à liquidação das despesas legalmente contraídas, com excepção das que digam respeito a pessoal, será efectuada na Subunidade de Gestão Financeira e enviados ao sector de Tesouraria;

2 - A organização dos documentos com relevância financeira obedece às seguintes regras:

a) Requisição interna - é emitida na aplicação informática de Sistema de Gestão de Stocks, de acordo com o procedimento aprovado;

b) Requisição externa - documento gerado na aplicação informática Sistema de Gestão de Stocks, com numeração sequencial em cada ano económico sendo o original remetido ao fornecedor e o duplicado arquivado na Subunidade de Gestão Financeira e o triplicado na Subunidade de Aprovisionamento;

c) Ordem de pagamento - são geradas na aplicação informática do Sistema de Contabilidade Autárquica, sendo numeradas sequencialmente em cada exercício económico. O seu arquivo é efectuado na Subunidade de Gestão Financeira;

d) Guia de Receita - As Guias de Receita são geradas na aplicação de Sistema de Taxas e Licenças, numeradas sequencialmente e colocadas a pagamento no Sistema de Gestão de Tesouraria.

Artigo 14.º

Organização de processos de aquisição de bens

1 - O procedimento de aquisição de bens armazenáveis, envolve as seguintes operações:

a) O serviço requisitante detecta a necessidade de determinado material, elabora um pedido e submete-o a autorização do responsável por esse serviço, enviando posteriormente para Armazém;

b) O Armazém recebe o pedido de stocks, devidamente autorizado, e verifica a existência dos bens em stock:

b1) Em caso de existência dos bens, será elaborada informaticamente a guia de saída e o material entregue ao serviço requisitante;

b2) Em caso de não existência de material em Armazém, este elabora uma requisição interna e encaminha-a para o Aprovisionamento, que será submetida a despacho pelo Presidente da Câmara para autorizar a realização da despesa.

c) A subunidade de Aprovisionamento, após a recepção da requisição interna, consulta o mercado, cumprindo as normas legais aplicáveis, nomeadamente no Código dos Contratos Públicos, aprovado pelo Decreto-Lei 18/2008, de 29 de Fevereiro.

c1) A metodologia usada para a determinação de procedimento para aquisição de bens será a definida no Procedimento de Contratação Pública e outros procedimentos previstos no Sistema de Gestão de Qualidade.

2 - O movimento de aquisição de bens de imobilizado e bens não armazenáveis, envolve as operações anteriormente enunciadas com as devidas adaptações.

3 - O procedimento para as aquisições de serviços e execução de empreitadas obedece à metodologia definida no procedimento de Contratação Pública e outros procedimentos previstos no Sistema de Gestão de Qualidade.

Artigo 19.º

Cobrança de receitas

1 - (Anterior redacção.)

2 - (Anterior redacção.)

3 - (Anterior redacção.)

4 - Os serviços emissores das guias de receita são responsáveis pela organização dos processos e ou documentos que dão origem à guia, devendo os mesmos obedecer ao estipulado no artigo 5.º, deste Regulamento.

Artigo 20.º

Débitos ao tesoureiro

1 - (Anterior redacção.)

2 - (Eliminar.)

Artigo 23.º

Reconciliações bancárias

1 - As reconciliações bancárias serão efectuadas mensalmente por funcionário da Subunidade de Gestão Financeira, a designar por despacho do Presidente da Câmara, que não tenha acesso às contas-correntes com instituições de crédito.

2 - (Anterior redacção.)

Artigo 24.º

Responsabilidade do tesoureiro

1 - O estado de responsabilidade do Tesoureiro pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda, é verificada na presença daquele ou seu substituto, através de contagem física do numerário e dos documentos sob a sua responsabilidade a realizar pelo funcionário a designar pelo chefe de divisão da Divisão de Gestão Financeira e Património, de acordo com o Regulamento de Estrutura Orgânica da Câmara Municipal de Serpa.

2 - (Anterior redacção.)

3 - (Anterior redacção.)

4 - (Anterior redacção.)

5 - (Anterior redacção.)

6 - (Anterior redacção.)

Artigo 25.º

Fundo maneio

1 - (Anterior redacção.)

2 - (Anterior redacção.)

3 - A reconstituição dos fundos de maneio é feita mensalmente contra a entrega dos documentos comprovativos de despesa.

4 - A reposição dos fundos de maneio deverá ocorrer obrigatoriamente até ao último dia de cada ano.

Artigo 26.º

Aquisição de bens e serviços e empreitadas de obras públicas

Compete à Subunidade de Aprovisionamento:

1) Garantir o processo de contratação desenvolvendo os procedimentos relativos à realização de despesas com locação ou aquisição de bens e serviços e empreitadas de obras públicas, sendo aplicável o Código dos Contratos Públicos, aprovado pelo Decreto-Lei 18/2008;

2) Lançar e actualizar aqueles procedimentos na s aplicações da AIRC, nomeadamente nas Obras por Administração Directa, Sistema de Gestão de Stocks e Sistema de Controlo de Empreitadas, conforme se trate de Aquisição de Bens e Serviços não armazenáveis, Aquisição de Bens armazenáveis e empreitadas de obras públicas, respectivamente.

3) Desenvolver os procedimentos relativos à realização de despesas com locação ou aquisição de bens e serviços e empreitadas de obras na plataforma electrónica utilizada pelo Município de Serpa.

Artigo 28.º

Da entrega dos bens

1 - A entrega dos bens é feita no Armazém ou no próprio serviço que requisitou ou em local autorizado, caso se trate de bens armazenáveis, ou de bens de imobilizado e ou bens não armazenáveis, respectivamente.

2 - A recepção dos bens aprovisionados será feita no Armazém, acompanhada da guia de remessa ou transporte, cabendo ao fiel de armazém recepcionar o material e proceder à sua conferência física, qualitativa e quantitativa, de acordo com a guia de remessa e verificação da requisição externa, onde é mencionado "conferido" e "recebido", senão forem detectadas anomalias ou discordâncias.

O Fiel de Armazém, enviará estes documentos à Subunidade de Aprovisionamento e fará os lançamentos informáticos necessários à afectação do material em Armazém, através da respectiva nota de entrada.

3 - A conferência física qualitativa e quantitativa dos bens recebidos deve ser efectuada de imediato pelo serviço receptor, devendo tomar os procedimentos a seguir indicados:

a) Havendo coincidência entre as quantidades contadas e as mencionadas na guia de remessa e requisição externa, é mencionado "conferido" e "recebido", bem como a assinatura do funcionário que efectuou a conferência;

b) Não havendo coincidência entre as quantidades contadas e as mencionadas na guia de remessa e requisição externa, deverá o serviço receptor informar de imediato a Subunidade de Aprovisionamento, para que este contacte o fornecedor e se esclareça a situação, e seja efectuado o registo para efeito de avaliação dos fornecedores.

Artigo 29.º

Conferência das facturas

1 - As facturas dão entrada pela Subunidade de Apoio Administrativo e Expediente Geral e são encaminhadas para a Subunidade de Gestão Financeira que procederá ao registo, após o que remeterá às entidades orgânicas responsáveis pelas aquisições, a fim de serem conferidas e confirmadas.

2 - A Subunidade de Gestão Financeira procede à conferência das facturas com a guia de remessa e a requisição externa.

3 - (Anterior redacção.)

4 - Depois de conferidas as facturas o funcionário da Subunidade de Gestão Financeira deve apor a menção de "conferida" e a sua assinatura, bem como classificá-la contabilisticamente com a indicação dos códigos da conta a movimentar e do número do fornecedor.

5 - (Eliminar.)

Artigo 30.º

Reconciliações

Deverão ser efectuadas mensalmente pela Subunidade de Gestão Financeira, por funcionário a designar, e que não tenha acesso às contas-correntes com instituições de crédito, as seguintes reconciliações:

a) (Anterior redacção.)

b) (Anterior redacção.)

c) (Anterior redacção.)

d) (Anterior redacção.)

Artigo 31.º

Normas e procedimentos gerais

Os métodos e procedimentos gerais de controlo das existências devem permitir que:

a) (Anterior redacção.)

b) (Anterior redacção.)

c) (Anterior redacção.)

d) (Anterior redacção.)

e) (Anterior redacção.)

f) Realização de inventário anual.

Artigo 32.º

Gestão de armazém e dos stocks

1 - Existirá um local de armazenagem das existências, situado no Estaleiro na Câmara Municipal, podendo ser autorizado, pelo órgão executivo, a existência de outro local que reúna condições e, a quantidade e a natureza dos bens o justifiquem.

2 - (Anterior redacção.)

3 - (Anterior redacção.)

4 - Quando for atingido o stock mínimo de determinado material, deverá o responsável pelo Armazém elaborar requisição interna de material, que depois de informada e cabimentada, será submetido a despacho do Presidente da Câmara Municipal para autorizar a realização da despesa.

Artigo 36.º

Controlo das existências

1 - Anualmente, semestralmente e sempre que se justificar, dever-se-á proceder à inventariação física das existências em Armazém, podendo utilizar-se testes de amostragem; procedendo-se às regularizações necessárias e ao apuramento de responsabilidades, quando for caso disso, utilizando para tal fichas de verificação de stocks que contenham os seguintes elementos:

Código informático do artigo;

Designação do artigo;

Localização;

Unidade de movimentação do material;

Data de contagem;

Contagem.

Artigo 42.º

Reconciliações e controlo de registo do imobilizado

1 - Compete à Subunidade de Gestão Financeira a realização trimestral de reconciliações entre os registos das fichas e os registos contabilísticos (contabilidade patrimonial), quanto ao montante das aquisições, das amortizações do exercício e as acumuladas, bem como os abates verificados no exercício, com o objectivo de detectar bens que tenham sido abatidos ou adquiridos sem que se tenha procedido à actualização dos registos.

2 - A Subunidade de Gestão Financeira realiza durante os meses de Novembro e Dezembro de cada ano, a verificar dos bens do activo imobilizado e sua operacionalidade, conferindo-as com os seus registos, podendo prontamente à regularização a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades, quando foi o caso.

3 - Em Janeiro de cada ano, a Subunidade de Gestão Financeira, enviará a cada responsável, um inventário patrimonial actualizado, a fim de o mesmo ser devidamente subscrito.

Artigo 43.º

A gestão de recursos humanos

A gestão administrativa dos recursos humanos e processamento de remunerações está directamente cometida à Divisão de Gestão e Desenvolvimento dos Recursos Humanos, de acordo com as funções e competências que lhe foram atribuídas no âmbito da organização dos serviços municipais.

Artigo 44.º

Horas extraordinárias

1 - As horas extraordinárias devem ser previamente autorizadas pelo Presidente da Câmara, devendo a Divisão de Gestão e Desenvolvimento dos Recursos Humanos, processá-la após confirmação dos responsáveis, de acordo com as disposições legais aplicáveis;

2 - Mensalmente a Divisão de Gestão e Desenvolvimento de Recursos Humanos, deverá controlar o número de horas de trabalho extraordinário (tendo em atenção os limites legais em vigor), devendo informar o responsável, antes de ser atingido o limite legal.

Artigo 50.º

Dados de suporte informático

Compete ao Gabinete de Inovação e Optimização Organizacional:

1) Garantir o bom funcionamento das aplicações informáticas, implementação, manutenção e introdução de novas funcionalidades;

2) Assegurar o bom funcionamento da rede e dos equipamentos informáticos - hardware e software;

3) Implementar medidas que mantêm a segurança da informação.

17 de Junho de 2011. - O Presidente da Câmara, João Manuel Rocha da Siva.

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