Considerando a orgânica da Fundação para a Ciência e a Tecnologia, I. P. (FCT), aprovada pelo Decreto-Lei 55/2013, de 17 de abril, diploma que define a sua natureza, missão e atribuições.
Considerando que a Portaria 216/2015, de 21 de julho, diploma que aprova, em Anexo, os estatutos da FCT, I. P., define e consagra as competências dos departamentos e fixa em dez o número máximo de unidades orgânicas flexíveis, designadas por divisões.
Ao abrigo do disposto na alínea i), do n.º 1, do artigo 21.º da Lei 3/2004, de 15 de janeiro, com a redação dada pelo Decreto-Lei 123/2012, de 20 de junho, em conformidade com o disposto na alínea f), do n.º 1, do artigo 7.º da Lei 2/2004, alterada e republicada pela Lei 64/2011, de 22 de dezembro, deliberou o Conselho Diretivo, na reunião de 5 de janeiro de 2017, criar as unidades orgânicas flexíveis previstas nos seus estatutos e definir as competências, nos seguintes termos:
1) Na dependência direta do Conselho Diretivo são mantidas as seguintes unidades orgânicas flexíveis:
a) A Divisão de Apoio Técnico e Gestão Documental, criada anteriormente pelo Despacho 9511/2012, de 13 de julho, passa a designar-se Divisão de Apoio ao Conselho Diretivo, com as seguintes competências:
i) Prestar assistência técnica e administrativa aos membros do Conselho Diretivo;
ii) Apoiar o Conselho Diretivo na implementação de estratégias de desenvolvimento;
iii) Articular a ligação do Conselho Diretivo com Conselhos Científicos, departamentos e demais estruturas na sua direta dependência;
iv) Assegurar o funcionamento do secretariado do Conselho Diretivo;
v) Assegurar a definição e execução de uma estratégia de comunicação institucional da FCT e dos respetivos serviços com a comunidade científica;
vi) Assegurar a inventariação, gestão e preservação do património científico e tecnológico nacional, bem como do acervo bibliográfico e documental à sua guarda, garantindo a disponibilização deste à comunidade científica e ao público em geral;
vii) Assegurar o funcionamento, desenvolvimento e monitorização do sistema de informação de gestão documental;
viii) Assegurar o serviço do expediente e digitalização da correspondência recebida e expedida pela FCT;
ix) Salvaguardar o cumprimento dos requisitos éticos das atividades de investigação financiadas ou cofinanciadas pela FCT e zelar pelo cumprimento de boas práticas de investigação dos investigadores financiados pela FCT;
x) Assegurar a recolha e tratamento de informação estatística e apoiar a elaboração de estudos relativos à atividade da FCT.
b) A Divisão de Sistemas de Informação, criada anteriormente pelo Despacho 15375/2012, de 3 de dezembro, é mantida com as seguintes competências:
i) Gerir os recursos TIC da organização, assegurando a disponibilização e continuidade dos serviços TIC definidos e dos sistemas de informação que suportam os processos de negócio da organização;
ii) Maximizar a eficiência e integração dos sistemas de informação internos;
iii) Colaborar com outros departamentos da organização de forma a otimizar o património de tecnologia de informação existente, de acordo com a estratégia definida;
iv) Assegurar a implementação de procedimentos de segurança informática internos e de resposta a incidentes de segurança da informação;
v) Apoiar a definição das políticas de contratação de serviços TIC (Sourcing) e proceder à sua implementação e gestão;
vi) Reportar regularmente a qualidade dos serviços TIC prestados, dos níveis de utilização verificados e dos custos associados a cada serviço;
vii) Proceder ao planeamento da evolução dos serviços TIC, de modo a manter da sua adequação às necessidades da organização, em função dos recursos disponíveis e das políticas definidas.
2) Na dependência do Departamento de Programas e Projetos são criadas as seguintes unidades orgânicas flexíveis:
a) A Divisão de Coordenação Operacional de Concursos de Projetos, com as seguintes competências:
i) Promover e assegurar o lançamento de concursos públicos para financiamento de Projetos de Investigação garantindo o acompanhamento da articulação entre as Autoridades de Gestão dos Fundos Europeus e os instrumentos e políticas da FCT;
ii) Promover a conceção da documentação de apoio aos concursos públicos para financiamento de Projetos de Investigação;
iii) Garantir o esclarecimento aos beneficiários das dúvidas decorrentes dos concursos públicos para financiamento de Projetos de Investigação;
iv) Assegurar a verificação da admissibilidade, elegibilidade e cumprimento dos requisitos normativos de enquadramento das candidaturas nos concursos públicos para financiamento de Projetos de Investigação;
v) Promover e assegurar a articulação necessária entre o departamento e outras áreas funcionais da FCT no âmbito do acompanhamento dos processos de avaliação de candidaturas e de audiência prévia;
vi) Garantir o cumprimento dos procedimentos conducentes à aprovação da decisão final de financiamento dos Projetos de Investigação, assegurando a respetiva contratualização;
vii) Promover e assegurar a articulação e interlocução necessárias entre o departamento e outros Departamentos da FCT no âmbito do financiamento de projetos decorrentes de concursos de cooperação transnacional e de parcerias internacionais;
viii) Exercer as funções de planificação e organização logística dos trabalhos de avaliação, concretizando os encargos financeiros decorrentes dos mesmos;
ix) Acompanhar o cumprimento das regras e prazos de submissão de relatórios científicos, promovendo as ações necessárias aos processos de avaliação intercalares e finais e garantindo a respetiva articulação com as Comissões de Avaliação;
x) Assegurar a coordenação das atividades de gestão administrativa para que venha a ser designada pela Direção do Departamento.
b) A Divisão de Acompanhamento e Controlo de Projetos com as seguintes competências:
i) Assegurar o acompanhamento da execução financeira dos programas e projetos de investigação científica e desenvolvimento tecnológico, incluindo análise da elegibilidade de despesas e implementação de verificações de gestão com respeito pelos normativos aplicáveis;
ii) Promover os necessários procedimentos de controlo de qualidade relativos ao processo de validação de despesa;
iii) Elaborar e atualizar os documentos normativos associados ao acompanhamento da execução financeira dos Projetos de Investigação apoiados e assegurar os esclarecimentos aos beneficiários;
iv) Assegurar o acompanhamento dos pedidos de reprogramação às candidaturas dos projetos de investigação, de natureza temporal, financeira e física;
v) Propor e operacionalizar ações de acompanhamento para verificação da execução dos projetos de investigação;
vi) Assegurar o acompanhamento de auditorias de controlo promovidas pelas autoridades de gestão dos fundos europeus, garantindo a necessária articulação no âmbito das ações de supervisão promovidas por essas entidades;
vii) Acompanhar o processo de encerramento dos projetos, em consonância com os procedimentos estabelecidos;
viii) Promover medidas de simplificação administrativa e de uniformização de processos no âmbito da gestão e acompanhamento dos projetos financiados;
ix) Emitir, no âmbito das competências do Departamento, os pareceres que lhe forem solicitados.
3) Na dependência do Departamento de Apoio às Instituições são criadas as seguintes unidades orgânicas flexíveis:
a) A Divisão Operacional de Apoio às Instituições, com as seguintes competências:
i) Coordenar as operações relacionadas com a execução dos vários programas de financiamento a instituições;
ii) Elaborar pareceres e relatórios de apoio à gestão e decisão no âmbito dos vários programas de financiamento;
iii) Assegurar a gestão financeira dos múltiplos instrumentos de financiamento;
iv) Garantir a comunicação com as instituições beneficiárias no âmbito dos vários apoios concedidos;
v) Contribuir para o planeamento plurianual e a execução anual dos projetos do orçamento de investimento;
vi) Manter uma estreita articulação com a área financeira, tendo como objetivo a otimização dos processos associados à execução dos orçamentos a cargo do departamento;
vii) Assegurar os procedimentos de atualização das bases de dados de instituições, mantendo uma colaboração estreita com a área de informática.
b) A Divisão de Emprego Científico, com as seguintes competências:
i) Coordenar a implementação de programas de estímulo e promoção do emprego científico de doutorados e sua integração no Sistema Científico e Tecnológico Nacional;
ii) Garantir a comunicação com as instituições contratantes no âmbito de programas de estímulo e promoção do emprego científico de doutorados;
iii) Assegurar o acompanhamento e a gestão corrente dos financiamentos concedidos ao abrigo dos programas de contratação de investigadores doutorados;
iv) Coordenar o processo de prestação de contas e encerramento dos financiamentos atribuídos de acordo com os procedimentos estabelecidos para cada programa de financiamento;
v) Assegurar os procedimentos de atualização das bases de dados do emprego científico, mantendo uma colaboração estreita com a área de informática.
4) Na dependência do Departamento de Formação Avançada, é criada a seguinte unidade orgânica flexível:
a) A Divisão de Apoio a Bolsas com as seguintes competências:
i) Assegurar a gestão corrente das ações de formação avançada e qualificação de investigadores, na área da ciência e da tecnologia, promovidas no âmbito das atribuições da FCT
ii) Assegurar a preparação dos contratos-programa e protocolos que visem o apoio de formação avançada, designadamente através do financiamento de instituições que promovam ou se dediquem à investigação científica ou ao desenvolvimento tecnológico;
iii) Promover a articulação entre os programas de formação e qualificação desenvolvidos no âmbito da FCT, e os de outras entidades, públicas ou privadas, nacionais, estrangeiras ou internacionais, incluindo institutos de investigação, empresas e associações empresariais, através do estabelecimento de consórcios, redes e programas;
iv) Garantir o apoio a candidaturas individuais e contratos de bolsa em execução, incluindo os que se desenvolvam no âmbito dos programas de doutoramento financiados pela FCT;
v) Propor medidas tendentes à simplificação e uniformização de processos e procedimentos no âmbito da gestão dos concursos e bolsas financiadas.
vi) Apoiar o Departamento no estudo, planeamento e execução das medidas necessárias à prossecução das atribuições que lhe estão cometidas, sempre que tal lhe for solicitado.
5) Na dependência do Departamento de Relações Internacionais, é criada a seguinte unidade orgânica flexível:
a) A Divisão de Cooperação Internacional com as seguintes competências:
i) Assegurar a representação da FCT e de Portugal nos fóruns relevantes em investigação e inovação da União Europeia e do Espaço Europeu de Investigação;
ii) Preparar a participação portuguesa nos Conselhos da Competitividade da União Europeia e o acompanhamento em matérias de investigação e inovação junto da Comissão Europeia;
iii) Assegurar a representação da FCT e de Portugal em fóruns relevantes internacionais de políticas de ciência e tecnologia e em organizações internacionais de cooperação em investigação e inovação;
iv) Ser interlocutora de ministérios e entidades públicas e privadas nacionais, europeias e extraeuropeias no que respeita à cooperação internacional em investigação e inovação;
v) Propor, negociar e operacionalizar acordos, instrumentos e iniciativas bilaterais e multilaterais de cooperação internacional em investigação e inovação no âmbito europeu;
vi) Propor, negociar e operacionalizar acordos, instrumentos e iniciativas bilaterais e multilaterais de cooperação em investigação e inovação no âmbito extraeuropeu.
6) Na dependência do Departamento de Gestão e Administração é mantida e criada as seguintes unidades orgânicas flexíveis:
a) A Divisão de Gestão de Recursos Humanos, criada anteriormente pelo Despacho 21529/2009, de 24 de setembro, é mantida com as seguintes competências:
i) Elaborar os estudos necessários à gestão de pessoal e à sua afetação pelos serviços;
ii) Coordenar a elaboração dos planos anuais e plurianuais e relatórios de atividades;
iii) Elaborar os instrumentos de gestão dos recursos humanos, nomeadamente o mapa de anual de pessoal e o balanço social;
iv) Promover as ações de recrutamento e seleção dos recursos humanos;
v) Executar todas as ações relativas à constituição, modificação e extinção da relação jurídica de emprego dos recursos humanos;
vi) Assegurar o desenvolvimento dos recursos humanos, a elaboração do plano de formação e assegurar a sua execução;
vii) Organizar e coordenar todo o sistema integrado de gestão e avaliação do desempenho na Administração Pública SIADAP 1, 2 e 3;
viii) Manter atualizado e organizado o registo de assiduidade e pontualidade dos trabalhadores;
ix) Implementar e assegurar a execução das normas sobre condições ambientais de higiene, e segurança no trabalho;
x) Assegurar o processamento de remunerações, outros abonos do pessoal e demais prestações complementares.
b) A Divisão de Gestão Financeira é criada com as seguintes competências:
i) Efetuar o acompanhamento da execução orçamental, através do controlo da receita, da despesa e dos fluxos de caixa;
ii) Disponibilizar informação interna sobre o controlo da execução orçamental;
iii) Preparar informação orçamental e financeira para o reporte a entidades externas;
iv) Assegurar a gestão financeira, bem como a contabilidade geral, analítica e de tesouraria;
v) Proceder ao registo e validação, em sistema informatizado, de todas as fases de execução orçamental dos processos de despesa e de receita;
vi) Efetuar o registo de faturação, a gestão de Contas Correntes e a conciliação bancária;
vii) Proceder à emissão de todos os meios de pagamento e ao registo e controlo dos recebimentos;
viii) Realizar o encerramento contabilístico mensal;
ix) Manter organizado e atualizado o respetivo arquivo;
x) Acompanhar e apoiaras auditorias externas;
xi) Propor e elaborar manuais de procedimentos e projetos de regulação no âmbito da sua área de atuação.
A deliberação do Conselho Diretivo produz efeitos a 1 de fevereiro de 2017.
13 de fevereiro de 2017. - O Presidente do Conselho Diretivo, Paulo Ferrão.
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