de 3 de Novembro
O actual Regulamento Arquivístico da Secretaria-Geral do Ministério da Justiça, aprovado pela Portaria 1389/2006, de 12 de Dezembro, carece de reformulação em consequência das alterações introduzidas na sua estrutura orgânica através do Decreto Regulamentar 50/2007, de 27 de Abril, e da Portaria 514/2007, de 30 de Abril.Tal como os demais organismos da Administração Pública, a Secretaria-Geral do Ministério da Justiça e as suas unidades orgânicas têm vindo, nos últimos anos, a registar um aumento da sua documentação de arquivo, pelo que urge adoptar critérios específicos de conservação permanente e de eliminação de documentos, contribuindo assim para uma mais eficaz racionalização dos procedimentos de gestão documental, a fim de se conseguir uma maior rentabilização de meios e de espaços e para evitar elevados custos de manutenção.
Nestes termos e ao abrigo das disposições conjugadas da alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei 477/88, de 10 de Dezembro, do n.º 2 do artigo 2.º do Decreto-Lei 121/92, de 2 de Julho, e da alínea c) do artigo 3.º do Decreto-Lei 16/93, de 23 de Janeiro, ouvida a Direcção-Geral de Arquivos, manda o Governo, pelos Ministros da Justiça e da Cultura, o seguinte:
Artigo 1.º
Objecto
É aprovado o Regulamento de Conservação Arquivística da Secretaria-Geral do Ministério da Justiça, que se publica em anexo ao presente diploma e que dele faz parte integrante.
Artigo 2.º
Entrada em vigor
O Regulamento de Conservação Arquivística da Secretaria-Geral do Ministério da Justiça entra em vigor no dia seguinte à sua publicação.O Ministro da Justiça, Alberto de Sousa Martins, em 26 de Julho de 2010. - A Ministra da Cultura, Maria Gabriela da Silveira Ferreira Canavilhas, em 1 de Outubro de 2010.
REGULAMENTO DE CONSERVAÇÃO ARQUIVÍSTICA DA SECRETARIA-GERAL
DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA
1.º
Âmbito de aplicação
O presente Regulamento é aplicável a toda a documentação produzida e recebida no âmbito das suas atribuições e competências, pela Secretaria-Geral do Ministério da Justiça adiante designada por SGMJ.
2.º
Avaliação
1 - O processo de avaliação dos documentos do arquivo da SGMJ tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semiactiva.2 - É da responsabilidade da SGMJ a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva.
3 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção anexa à presente portaria (anexo i).
4 - Os referidos prazos de conservação administrativa são contados a partir da conclusão dos processos ou da data dos documentos, quando se trate de documentos integrados em colecção, de registos ou de dossiers. Exceptuam-se os documentos dispositivos (por exemplo, leis, despachos, regulamentos) cujos prazos de conservação são contados a partir do momento em que o documento deixa de estar em vigor.
5 - Cabe à Direcção-Geral de Arquivos, adiante designado por DGARQ, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da SGMJ.
3.º
Selecção
1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela SGMJ, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 8 do artigo 10.º
4.º
Tabela de selecção
1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões, com vista à sua adequação às alterações da produção documental.
3 - Para efeitos do disposto no n.º 2, deve a SGMJ obter parecer favorável da DGARQ, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.
5.º
Remessas para arquivo intermédio
1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.2 - As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a SGMJ vier a determinar.
6.º
Remessas para arquivo definitivo
1 - Os documentos e ou a informação cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
7.º
Formalidades das remessas
1 - As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:a) Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;
b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.
2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo ii à presente portaria.
8.º
Eliminação
1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção. A sua eliminação poderá, contudo, ser feita antes de decorridos os referidos prazos desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposições do artigo 10.º 2 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa da DGARQ.3 - A eliminação dos documentos aos quais tenha sido reconhecido valor arquivístico (conservação permanente) só poderá ser efectuada desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposições do artigo 10.º 4 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
9.º
Formalidades da eliminação
1 - As eliminações dos documentos mencionados no artigo 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:a) Serem acompanhadas de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial;
b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;
c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para a DGARQ para conhecimento.
2 - O modelo de auto de eliminação referido nas alíneas anteriores consta do anexo iii à presente portaria.
10.º
Substituição do suporte
1 - A substituição de documentos originais, em suporte de papel, por outro suporte, deverá ser realizada quando funcionalmente justificável.2 - A selecção do suporte de substituição é da responsabilidade da SGMJ, devendo ter em consideração o valor probatório do suporte e as garantias de preservação, fidedignidade, integridade, autenticidade, durabilidade e acessibilidade.
3 - A microfilmagem é feita na observância das normas técnicas definidas pela ISO (International Organization for Standardization).
4 - Das séries de conservação permanente é feita uma matriz (negativa de sais de prata - 1.ª geração, com valor de original), um duplicado de trabalho realizado a partir da matriz (positivo em sais de prata - 2.ª geração) e uma cópia de consulta, podendo esta ser efectuada em suporte digital. Das séries que tenham como destino final a eliminação é feita uma matriz em sais de prata e uma cópia de consulta.
5 - Os procedimentos da microfilmagem, conservação e consulta dos microfilmes, deverão ser definidos em Regulamento próprio submetido à aprovação da DGARQ.
6 - Os microfilmes não podem sofrer cortes ou emendas, nem apresentar rasuras ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e autenticidade.
7 - As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro.
8 - Nos termos do n.º 2, do artigo 5.º, do Decreto-Lei 121/92, de 2 de Julho, a substituição de suporte de documentação de conservação permanente apenas será possível mediante autorização expressa do organismo coordenador da política arquivística, a quem competirá a definição dos seus pressupostos técnicos.
9 - A DGARQ, na sua acção fiscalizadora, reserva-se o direito de realizar testes aos filmes executados.
11.º
Acessibilidade e comunicabilidade
O acesso e comunicabilidade do arquivo da SGMJ atenderá a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.
12.º
Fiscalização
Compete à DGARQ a inspecção sobre a execução do disposto no presente Regulamento.
ANEXO I
Tabela de selecção de documentos
(ver documento original)
ANEXO II
Auto de entrega
(ver documento original)
Guia de remessa
(ver documento original)
ANEXO III
Auto de eliminação
(ver documento original)
