Aviso 8827/2004 (2.ª série) - AP. - Regulamento do Arquivo Municipal de Penedono. - Para os devidos efeitos se torna público que, após apreciação pública, afixação em todos os lugares de estilo e recolha de sugestões pelo prazo de 30 dias, nos termos e para os efeitos do disposto nos artigos 117.º e 119.º do Código do Procedimento Administrativo, a Assembleia Municipal, no uso da competência que lhe é conferida pela alínea a) do n.º 2 do artigo 53.º do Decreto-Lei 169/99, de 18 de Setembro, com alteração introduzida pela Lei 5-A/2002, de 11 de Janeiro, aprovou, em sessão ordinária de 20 de Setembro de 2004, sob proposta da Câmara aprovada em reunião de 5 de Julho de 2004, o Regulamento do Arquivo Municipal de Penedono.

7 de Outubro de 2004. - O Presidente da Câmara, João Manuel Rodrigues de Carvalho.

Regulamento do Arquivo Municipal de Penedono

Preâmbulo

Através do arquivo, sabemos hoje, se conhece e imortaliza a memória colectiva de uma terra e das suas gentes.

Ora, com o estabelecimento de novas regras para preservação dos acervos documentais dos municípios, especialmente através da Portaria 412/2001, de 17 de Abril, verificou-se a introdução de novos critérios que visam garantir as funções vitais do arquivo (recolha, tratamento, eliminação e difusão) estabelecendo-se os procedimentos técnicos e administrativos que lhe estão associados.

Neste contexto, reconhecendo-se a necessidade de definir e implementar uma política arquivística integrada, a Câmara Municipal de Penedono vem accionando meios e metodologias de uniformização arquivística, nomeadamente através de um processo de avaliação e selecção, classificação e inventariação preliminar da documentação corrente, intermédia e histórica. Ao mesmo tempo vêm sendo criadas condições para a recolha, conservação e preservação num novo espaço adequadamente equipado para o efeito.

Atento tal empenho e tendo consciência da importância deste património cultural, torna-se premente a elaboração de um regulamento que defina o funcionamento do Arquivo Municipal e a sua interacção com os restantes serviços municipais, bem como os procedimentos técnicos e administrativos que constituem o garante da valorização e preservação dos fundos documentais como património do concelho.

Deste modo, o presente Regulamento, visando fomentar uma política de gestão integrada da informação, é elaborado de harmonia com o disposto no artigo 9.º da Portaria 412/2001, de 17 de Abril, no Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro, no Decreto-Lei 16/93, de 23 de Janeiro, e na Lei 65/93, de 26 de Agosto.

No uso da competência regulamentar prevista no artigo 241.º da Constituição da República Portuguesa, em conjugação com a alínea a) do n.º 6 do artigo 64.º da Lei 169/99, de 18 de Setembro, na redacção introduzida pela Lei 5-A/2002, de 11 de Janeiro, elaborou a Câmara Municipal de Penedono o presente Regulamento Municipal, que foi, em observância da alínea a) do n.º 2 do artigo 53.º do diploma supra-citado, aprovado em Assembleia Municipal, após afixação de editais em todos os lugares de estilo e publicação no Boletim Municipal, nos termos e para os efeitos previstos no artigo 118.º do Código de Procedimento Administrativo.

CAPÍTULO I

Disposições gerais

Artigo 1.º

Lei habilitante

O presente Regulamento é elaborado no uso da competência prevista no n.º 8 do artigo 112.º e no artigo 241.º da Constituição da República Portuguesa e ao abrigo das disposições contidas na Portaria 412/2001, de 17 de Abril, no Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro, Decreto-Lei 121/92, de 2 de Junho, e Decreto-Lei 16/93, de 23 de Janeiro, tendo por base as prerrogativas cometidas pela alínea a) do n.º 2 do artigo 53.º e alínea a) do n.º 6 do artigo 64.º da Lei 169/99, de 18 de Setembro, com a redacção introduzida pela Lei 5-A/2002, de 11 de Janeiro.

Artigo 2.º

Âmbito de aplicação

O presente Regulamento estabelece as normas gerais de funcionamento, organização e responsabilização das estruturas que compreendem o Arquivo Municipal de Penedono, adiante designado abreviadamente por Arquivo.

Artigo 3.º

Definição

O Arquivo Municipal encontra-se inserido na estrutura orgânica da Câmara Municipal de Penedono, na dependência e responsabilidade da DAF - Divisão Administrativa e Financeira.

CAPÍTULO II

Constituição e atribuições do Arquivo Municipal

Artigo 4.º

Constituição

O Arquivo compreende e contém, sob sua orientação, toda a documentação de natureza administrativa e histórica procedente dos diversos órgãos e serviços autárquicos, assim como outros fundos documentais relacionados com o município de Penedono, independentemente do seu suporte ou formato, englobando o âmbito, funções e objectivos específicos de arquivo intermédio e arquivo definitivo.

Artigo 5.º

Atribuições e competências

Arquivo tem, sob sua responsabilidade, as atribuições genéricas de recolha, selecção, tratamento e difusão da documentação proveniente dos órgãos e serviços da Câmara Municipal de Penedono, como resultado natural da sua actividade e que se conserva para servir de testemunho, prova ou informação, competindo-lhe a sua gestão arquivística.

CAPÍTULO III

Da recolha

Artigo 6.º

Transferência dos documentos

1 - Os diferentes órgãos e serviços da Câmara Municipal de Penedono devem promover, regularmente, a remessa para o Arquivo Municipal da respectiva documentação já finda.

2 - Os prazos das remessas têm como base a legislação em vigor e a calendarização estabelecida entre os responsáveis dos serviços produtores e o responsável do Arquivo, tendo em conta a perda do valor corrente dos documentos e as necessidades de gestão do espaço e do tempo.

Artigo 7.º

Formalidades das remessas

1 - A documentação enviada ao Arquivo deve obedecer às seguintes condições:

a) Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim se apresentem na sua forma original ou assim o exijam;

b) Em pastas ou caixas de arquivo de modelo uniformizado previamente definido.

c) No seu suporte original e devidamente acondicionada e identificada.

2 - A documentação enviada ao Arquivo deve ser sempre acompanhada de uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida (anexo I).

Artigo 8.º

Guia de remessa

A guia de remessa é preenchida, em duplicado, pelo serviço produtor e assinada pelos responsáveis do serviço produtor e do Arquivo, sendo a sua distribuição a seguinte:

a) O original pertence ao Arquivo constituindo prova das remessas efectuadas e sendo, provisoriamente, utilizado como instrumento de descrição e pesquisa.

b) O duplicado é devolvido ao serviço de origem após ter sido conferido e completado com informação considerada pertinente.

Artigo 9.º

Paginação e ordenação

1 - Os processos devem ser devidamente paginados pelo serviço produtor e, sempre que seja retirado algum documento, será intercalada, em sua substituição, uma folha registando a paginação do mesmo com a assinatura do funcionário responsável.

2 - A correspondência deve ser remetida, devidamente classificada e ordenada cronologicamente.

Artigo 10.º

Livros findos

Os livros findos (actas, escrituras, registos, etc.), são enviados ao Arquivo com toda a documentação que lhes é inerente.

Artigo 11.º

Processos de obras

1 - Os processos de obras, loteamentos e urbanismo, bem como a documentação específica produzida no âmbito de actividade da Divisão Técnica de Obras e Urbanismo devem ser apresentados em capas uniformes, segundo o modelo definido, com todas as informações necessárias como o número, o local, a designação da obra, as datas extremas, o nome do requerente e a indicação do volume, caso existam vários.

2 - Os processos referidos no número anterior devem ser instalados em caixas de arquivo de modelo uniformizado.

CAPÍTULO IV

Da avaliação, selecção e eliminação

Artigo 12.º

Avaliação e selecção

1 - O processo de avaliação da documentação tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os prazos de conservação administrativa, competindo ao Arquivo Municipal a sua supervisão.

2 - Quando assim se justifique e a fim de avaliar o interesse administrativo, patrimonial e histórico da documentação produzida pela Câmara Municipal, deve ser constituído um grupo consultivo composto pelo responsável máximo do serviço produtor, pelo vereador com o pelouro da Cultura e pelo responsável do Arquivo, especialmente designados para o efeito pelo presidente da Câmara.

3 - Compete ao grupo consultivo apreciar e manifestar-se sobre:

a) O valor da documentação, produzida pela Câmara Municipal, que não esteja abrangida pelas normas de conservação em vigor, bem como o seu destino;

b) As propostas de conservação apresentadas pelos diferentes serviços municipais, independentemente dos prazos definidos na lei.

4 - Os trabalhos do grupo consultivo são coordenados pelo responsável do Arquivo.

Artigo 13.º

Eliminação

1 - Compete ao Arquivo Municipal toda e qualquer eliminação de documentos produzidos e ou recebidos pelos serviços municipais, de acordo com a legislação em vigor.

2 - A eliminação de documentos que não estejam contemplados na tabela de selecção anexa ao Regulamento Arquivístico para as Autarquias Locais, carece de autorização expressa do Instituto Nacional de Arquivos/Torre do Tombo.

3 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.

4 - A eliminação de documentos é feita de modo a impossibilitar a sua reconstituição.

Artigo 14.º

Formalidades da eliminação

1 - A eliminação de documentos deve ser acompanhada por um auto de eliminação (anexo II), devendo este:

a) Ser assinado pelos responsáveis do serviço produtor e do Arquivo e pelo representante da autarquia local, constituindo prova do abate patrimonial;

b) Ser feito em duplicado, ficando o original no Arquivo e sendo o duplicado remetido ao Arquivo Distrital de Viseu ou ao IANTT/Torre do Tombo.

2 - O acto de inutilização é acompanhado por um funcionário do serviço de arquivo, que representa os outros intervenientes no auto de eliminação.

CAPÍTULO V

Do tratamento

Artigo 15.º

Tratamento arquivístico

1 - O Arquivo Municipal deve acompanhar e coordenar o tratamento arquivístico (classificação e instalação) aplicado nos diversos serviços municipais, reequacionando os sistemas existentes, quando necessário, e competindo-lhe ainda intervir no sentido de uma gestão documental, tanto quanto possível uniforme e controlada.

2 - O Arquivo deve pronunciar-se sobre as matérias relativas à desburocratização e modernização organizacional dos serviços.

3 - O Arquivo deve proceder ao tratamento arquivístico de toda a documentação sob sua tutela, com respeito pelos princípios da proveniência e da ordem original, de forma a torná-la apta a ser eficazmente consultada, elaborando para tal os adequados instrumentos de descrição.

CAPÍTULO VI

Da preservação

Artigo 16.º

Conservação

Compete ao Arquivo zelar pela segurança e boa conservação física do espólio documental à sua guarda, de acordo com os seguintes parâmetros:

a) Propor aos órgãos municipais competentes a dotação do serviço com equipamentos e ou condições necessárias de segurança e controlo ambiental;

b) Propor o envio para restauro e reencadernação das espécies danificadas;

c) Promover a cópia de documentos através das tecnologias mais adequadas, tendo em vista a preservação e salvaguarda dos originais;

d) Propor a realização de acções de higienização e desinfestação.

CAPÍTULO VII

Da acessibilidade e difusão

Artigo 17.º

Comunicação e difusão

A comunicação e difusão dos documentos que constituem o acervo do Arquivo Municipal processam-se através dos seguintes meios:

a) Consulta local;

b) Serviço de empréstimo;

c) Prestação de informações solicitadas por escrito sempre que o Arquivo tenha capacidade de resposta;

d) Publicidade dos instrumentos de descrição documental;

e) Publicação de fontes e estudos em edições promovidas pela Câmara Municipal de Penedono ou em colaboração com outras entidades;

f) Realização e participação em acções culturais diversas.

Artigo 18.º

Acesso

1 - As condições de acessibilidade regem-se pelas disposições legais em vigor, nomeadamente pela Lei 65/93, de 26 de Agosto.

2 - Os processos individuais, a documentação de concursos, os processos de inquérito e outros documentos que, pela sua natureza, sejam considerados confidenciais ou reservados, apenas são facultados em situações especiais, em conformidade com a Lei de Acesso aos Documentos Administrativos.

3 - A consulta de originais de espécies raras ou em risco de deterioração é reservada e está sujeita a autorização do responsável do Arquivo.

SECÇÃO I

Consulta

Artigo 19.º

Consulta local

Toda e qualquer consulta é efectuada nas instalações próprias do Arquivo Municipal, salvo as excepções previstas pelo presente Regulamento quanto a requisições dos serviços municipais, da assembleia municipal, da presidência e vereação, de tribunais e outras entidades a quem seja reconhecido esse direito.

Artigo 20.º

Regras da consulta pública

1 - Salvo quando estiver estabelecido ou for aconselhável um período de incomunicabilidade, e com as limitações previstas no artigo 18.º, pode ser efectuada a consulta da documentação para fins de investigação particular.

2 - A admissão à consulta pública da documentação, em original ou reprodução, é permitida a todos os cidadãos, maiores de 18 anos, após o preenchimento do respectivo livro de registo e da apresentação de documento de identificação pessoal.

3 - A consulta dos documentos é efectuada nas instalações do Arquivo Municipal, durante o horário de funcionamento do serviço.

SECÇÃO II

Empréstimo

Artigo 21.º

Requisições

1 - Os serviços municipais podem solicitar o empréstimo de documentação, mediante requisição própria, devidamente assinada (anexo III) e obedecendo aos seguintes requisitos:

a) A cada petição corresponde uma requisição;

b) A documentação apenas pode permanecer no serviço ou entidade requisitante até ao limite máximo de 30 dias consecutivos, renovável uma vez por igual período, mediante nova requisição;

c) O serviço requisitante fica responsável pelos documentos em sua posse e obrigado a cumprir e fazer cumprir o presente Regulamento;

d) A devolução é sempre realizada nas instalações do Arquivo Municipal;

e) A documentação devolvida é conferida, averiguando-se a sua ordem e integridade e, sendo detectada a falta de peças ou a sua desorganização, o Arquivo devolve-a ao serviço requisitante com informação para que proceda à sua regularização.

2 - A documentação requisitada pelos órgãos municipais, tribunais e outras entidades a quem seja reconhecido esse direito, é cedida pelo tempo indispensável subjacente ao interesse da requisição, analisado caso a caso.

Artigo 22.º

Empréstimos para outros fins

1 - O empréstimo das espécies pertencentes ao Arquivo destinado a exposições em espaço físico não municipal, apenas pode ser autorizado pelo presidente da Câmara ou em quem ele delegar, após parecer daquele serviço.

2 - O empréstimo para fins diferentes dos previstos no número anterior e que não se integre na requisição prevista no artigo 21.º deste Regulamento, carece sempre de autorização expressa do responsável do Arquivo.

3 - Nas situações enunciadas nos números anteriores, deve a entidade requisitante garantir todas as condições necessárias de segurança e conservação.

SECÇÃO III

Deveres dos utilizadores

Artigo 23.º

Proibições

1 - Aos utilizadores é expressamente proibido:

a) Praticar quaisquer actos que perturbem, em toda a área do Arquivo, o normal funcionamento do serviço;

b) Fazer sair das instalações próprias qualquer documento, sem a expressa autorização do responsável do Arquivo;

c) Marcar, decalcar, sublinhar, riscar, escrever ou, por qualquer modo, danificar os documentos consultados;

d) Modificar a ordem em que os documentos se encontram arquivados;

e) Reproduzir qualquer documento sem autorização;

f) Comer, beber ou fumar durante a consulta;

g) Entrar, sem as devidas autorizações, nos depósitos do Arquivo.

2 - O utilizador que não acate as disposições do número anterior fica sujeito às sanções previstas na lei.

CAPÍTULO VIII

Do pessoal

Artigo 24.º

Deveres e atribuições

Compete aos funcionários do Arquivo Municipal, sob orientação do técnico superior responsável:

a) Receber, conferir, registar, ordenar, arrumar e conservar os processos, livros e restante documentação enviada pelos diversos órgãos e serviços municipais;

b) Manter devidamente organizados os instrumentos de descrição e pesquisa;

c) Zelar pela boa conservação da documentação;

d) Rectificar ou substituir as pastas e caixas que servem de suporte ao arrumo da documentação;

e) Superintender o serviço de consulta, fornecendo a documentação solicitada que não esteja superiormente condicionada para tal fim;

f) Fornecer a documentação solicitada pelos diferentes órgãos e serviços municipais, mediante as necessárias autorizações;

g) Fornecer, mediante as necessárias autorizações, a reprodução de documentos;

h) Executar outras tarefas inerentes à actividade arquivística.

Artigo 25.º

Responsável pelo Arquivo

Ao responsável pelo serviço de arquivo compete:

a) Cumprir e fazer cumprir, globalmente, o presente Regulamento;

b) Dirigir superiormente todo o trabalho arquivístico desenvolvido;

c) Orientar o tratamento documental efectuado nos vários serviços;

d) Coordenar o grupo consultivo referido no artigo 13.º;

e) Emitir pareceres sobre a documentação produzida e recebida;

f) Emitir pareceres e autorizações sobre os empréstimos;

g) Promover e controlar a incorporação de documentação;

h) Propor aos órgãos municipais competentes acções no âmbito da segurança, conservação, restauro, reprodução e difusão do acervo documental;

i) Participar em realizações de interesse histórico e cultural;

j) Zelar pela dignificação do serviço.

CAPÍTULO IX

Da incorporação

Artigo 26.º

Incorporações de outros fundos

A Câmara Municipal de Penedono, através do Arquivo Municipal, deve, sempre que possível, intervir fora do seu espaço institucional, incorporando, por compra, doação ou depósito, fundos arquivísticos de natureza diversa, provenientes de entidades públicas ou privadas, que se revelem de interesse para o concelho.

Artigo 27.º

Interpretação e integração de lacunas

1 - Todos os casos omissos e dúvidas de interpretação são resolvidos em conformidade com a lei em vigor.

2 - Quando subsistam ainda dúvidas ou omissões resultantes da aplicação do presente Regulamento, são as mesmas resolvidas por deliberação da Câmara Municipal, valendo essa deliberação para a resolução de futuros casos análogos.

Artigo 28.º

Entrada em vigor

O presente Regulamento entra em vigor 15 dias após a sua publicação na 2.ª série do Diário da República.

ANEXO I

(ver documento original)

ANEXO II

(ver documento original)

ANEXO III

(ver documento original)