Aviso 6123/2002 (2.ª série) - AP. - Para os devidos efeitos se torna público o Regulamento de Inventário e Cadastro do Património, aprovado em reunião extraordinária da Junta de Freguesia da Brandoa de 18 de Abril de 2002, e homologado pela Assembleia de Freguesia da Brandoa, na sua sessão de 30 de Abril de 2002.

18 de Abril de 2002. - O Presidente da Junta, Armando Jorge Paulino Domingos.

Regulamento de Inventário e Cadastro do Património da Junta de Freguesia da Brandoa

Introdução

Dando cumprimento ao disposto nas alíneas f) do n.º 1, a) do n.º 5 do artigo 34.º da Lei 169/99, de 18 de Setembro, e tendo em conta a entrada em vigor do novo sistema contabilístico aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro - Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL) - com as alterações que lhe foram introduzidas pela Lei 162/99, de 14 de Setembro, e pelo Decreto-Lei 315/2000, de 2 de Dezembro, torna-se necessário a elaboração de um Regulamento de Inventário e Cadastro, que sirva de pilar orientador do património da Junta de Freguesia da Brandoa, de modo a que cada sector conheça as suas competências nestas matérias e contribua para o controlo de todos os bens patrimoniais.

Por outro lado, o controlo e a gestão dinâmica do património da autarquia também encontra suporte na elaboração de um inventário que deverá permanecer sempre actualizado, de modo a permitir conhecer, em qualquer momento, o estado, o valor, a afectação e a localização dos bens.

Só após a conclusão do processo de inventariação e respectivo apuramento do valor patrimonial da autarquia se poderá elaborar o balanço inicial, documento que marcará o ponto de partida para a nova contabilidade orçamental e patrimonial.

O presente projecto de Regulamento foi elaborado a partir, de entre outros, de diversos normativos legais aplicáveis ao património do Estado - CIBE - Cadastro e Inventário dos Bens do Estado, aprovado pela Portaria 671/2000 (2.ª série), de 17 de Abril, e, pelo referido Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, tendo sido introduzidas as alterações consideradas necessárias para uma melhor adequação patrimonial desta Junta de Freguesia.

CAPÍTULO I

Princípios gerais

Artigo 1.º

Âmbito de aplicação

1 - O presente Regulamento estabelece os princípios gerais de inventário, cadastro, aquisições, alienação, registo, seguros, aumentos, abatimentos, cessão, transferência, avaliação e gestão dos bens móveis e imóveis da autarquia, assim como as competências dos diversos serviços da Junta de Freguesia envolvidos na prossecução destes objectivos.

2 - Considera-se gestão patrimonial da freguesia a correcta afectação dos bens pelos diversos serviços da Junta, tendo em conta não só as necessidades dos mesmos, mas também a melhor utilização possível dos bens, sua conservação e valorização.

CAPÍTULO II

Do inventário e cadastro

Artigo 2.º

Inventário

1 - As etapas que constituem o inventário são as seguintes:

Arrolamento - consiste na elaboração de um rol de bens a inventariar;

Classificação - consiste na repartição dos bens pelas diversas classes;

Descrição - evidenciação das características que identificam cada bem;

Avaliação - atribuição de um valor ao bem;

Colocação de marcas - etiquetas com o código de identificação.

2 - Para cumprimento do disposto no n.º 1 do presente artigo, os bens do activo imobilizado serão registados em fichas de inventário com observância da seguinte metodologia:

Edifícios e outras construções;

Equipamento básico;

Equipamento de transporte;

Ferramentas e utensílios;

Equipamento administrativo;

Taras e vasilhames.

3 - Para todos os bens, deverá constar na respectiva ficha de inventário o local onde o mesmo se encontra.

4 - As fichas de inventário serão numeradas sequencialmente por tipo de bem.

5 - Os elementos a utilizar para controlo dos bens são:

a) Fichas de inventário (em anexo);

b) Código de classificação;

c) Mapas de inventário;

d) Conta patrimonial ou mapa síntese dos bens inventariados (em anexo).

6 - Os documentos referidos no número anterior poderão ser elaborados e mantidos actualizados mediante suporte informático.

Artigo 3.º

Código de classificação dos bens

1 - Na elaboração das fichas a que alude o número anterior, o código de classificação do bem representa a respectiva identificação e é constituído por dois campos, correspondendo o primeiro ao número de inventário e o segundo à classificação orçamental.

2 - A estrutura do código de identificação do bem é a que consta do n.º 1 do artigo 29.º da Portaria 671/2000, de 17 de Abril, relativo ao inventário e cadastro dos bens do estado (CIBE).

3 - A classificação do POCAL compreende, pela ordem representada, os códigos de classificação funcional, económica, orçamental e patrimonial.

4 - Quando o código de classificação funcional não for identificável, o subcampo correspondente preenche-se com zeros.

Artigo 4.º

Mapas de inventário

1 - Os mapas de inventário são mapas de apoio elaborados de acordo com o classificador geral e agrupados segundo o estabelecido no n.º 2 do artigo 2.º deste Regulamento.

Artigo 5.º

Conta patrimonial ou mapa síntese dos bens inventariados

1 - A conta patrimonial constitui o elemento síntese da variação dos elementos constitutivos do património da autarquia, a elaborar no final de cada exercício económico segundo o modelo anexo.

2 - Na conta patrimonial serão evidenciadas aquisições, reavaliações e abates verificados no património durante o exercício económico findo.

3 - A conta patrimonial será subdividida segundo a classificação funcional e de acordo com o classificador geral.

Artigo 6.º

Regras gerais de inventariação

1 - As regras gerais de inventariação devem obedecer às seguintes fases:

a) Os bens devem manter-se em inventário desde o momento da sua aquisição, até ao seu abate, o qual, regra geral, ocorre no final da vida útil, também designada de vida económica;

b) A identificação de cada bem obedece ao disposto no artigo 3.º do presente Regulamento;

c) A aquisição dos bens deve ser registada na ficha de inventário de acordo com os códigos estabelecidos no n.º 1, alínea a), do artigo 30.º da Portaria 671/2000, de 17 de Abril (CIBE);

d) As alterações e abates verificadas no património serão objecto de registo na respectiva ficha de inventário com as devidas especificações;

e) Todo o processo de inventário e respectivo controlo deverá ser efectuado através dos meios informáticos adequados;

f) Todos os abates são deliberados em reunião de executivo.

2 - No âmbito da gestão dinâmica do património e posteriormente à elaboração do inventário inicial e respectiva avaliação, deverão ser adoptados os seguintes procedimentos:

a) As fichas do inventário são mantidas permanentemente actualizadas;

b) As fichas do inventário são agregadas nos livros de inventário do imobilizado, de títulos e de existências;

c) Realização de reconciliações entre os registos das fichas do imobilizado e dos registos contabilísticos quanto aos montantes de aquisições e das amortizações acumuladas;

d) Efectuar, periodicamente, a verificação física dos bens do activo imobilizado e de existências, podendo utilizar-se, para estas últimas, testes de amostragem, e conferir com os registos procedendo-se prontamente à regularização a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.

Artigo 7.º

Identificação dos bens

1 - Sempre que possível, o código de identificação do bem será impresso ou colado no bem.

2 - O código de actividade identifica o sector, a secção ou gabinete aos quais os bens estão afectos, de acordo com a codificação a estabelecer.

CAPÍTULO III

Das competências

Artigo 8.º

Serviços Administrativos e do Património

1 - Compete aos serviços administrativos da junta:

a) Organizar e manter actualizado o inventário valorizado dos bens da autarquia e respectiva localização;

b) Assegurar a gestão e controlo do património;

c) Executar e acompanhar todos os processos de inventariação, aquisição, transferência, abate, permuta e venda de bens móveis e imóveis, atenta as regras estabelecidas no POCAL e demais legislação aplicável;

d) Coordenar e controlar a atribuição do código de identificação, o qual não deve ser dado a outro bem, mesmo depois de abatido ao efectivo;

e) Proceder ao inventário anual;

f) Realizar verificações físicas periódicas e parciais, de acordo com as necessidades do serviço e em cumprimento do plano anual de acompanhamento e controlo que deve propor ao órgão executivo;

g) Zelar pelo bom estado de conservação e manutenção dos bens afectos.

Artigo 9.º

Outros serviços da junta

1 - Compete, em geral, aos demais serviços da Junta de Freguesia, entre outras, as seguintes atribuições:

a) Disponibilizar todos os elementos ou informações que lhes sejam solicitadas pelo serviço do património;

b) Zelar pelo bom estado de conservação e manutenção dos bens afectos;

c) Manter fixado em local bem visível e actualizado, mediante conferência física permanente, o duplicado da folha de carga dos bens pelos quais são responsáveis, cujo original fica arquivado no serviço do património (em anexo);

d) Participar superiormente qualquer desaparecimento de bens, bem como qualquer facto relacionado com o seu estado operacional ou de conservação, sem prejuízo de eventual apuramento de responsabilidades;

e) A necessidade de reparação ou conservação deve ser comunicada ao serviço responsável pelo património que promoverá as diligências necessárias;

f) Informar os serviços administrativos/património aquando da aquisição, transferência, abate, troca, e cessão de bens.

2 - Entende-se por folha de carga o documento onde são inscritos todos os bens existentes num sector, serviço, sala, etc.

3 - Compete ainda aos responsáveis dos outros serviços da Junta de Freguesia:

a) Ao responsável pela biblioteca da inventariação dos livros e outros adstritos à mesma, inventário este que deverá ser elaborado em impresso próprio e em duplicado, sendo uma das cópias entregue no serviço de património;

b) Sempre que seja adquirido um bem que passe a fazer parte integrante do imobilizado, o responsável pela Secção de Contabilidade enviará ao Serviço do Património cópia da requisição da factura.

4 - Entende-se por imobilizado todos os bens susceptíveis de perdurarem por um período superior a um ano em condições normais de utilização.

CAPÍTULO IV

Da aquisição e registo de propriedade

Artigo 10.º

Aquisição

1 - O processo de aquisição dos bens pela Junta de Freguesia obedecerá ao regime jurídico e aos princípios gerais de realização de despesas em vigor, bem como aos métodos e procedimentos de controlo interno estabelecidos no POCAL.

2 - O tipo de aquisição dos bens será registado na ficha de inventário, de acordo com os seguintes códigos:

01 - Aquisição por compra;

02 - Aquisição por cessão a título definitivo;

03 - Aquisição por transferência, troca ou permuta;

04 - Aquisição por expropriação

05 - Aquisição por doação, herança, legado ou perdido a favor do Estado;

06 - Aquisição por dação em cumprimento;

07 - Locação;

08 - Aquisição por reversão;

09 - Outros.

Ao registo adita-se o dígito ou 1 ou 2, consoante se trate de aquisição em estado novo ou em estado de uso.

Artigo 11.º

Registo de propriedade

1 - O registo define a propriedade do bem, implicando a inexistência do mesmo a impossibilidade da sua alienação.

2 - Os bens sujeitos a registo são, para além dos imóveis, os veículos automóveis e reboques, sendo os respectivos registos da responsabilidade dos Serviços Administrativos/Património.

3 - Estão ainda sujeitos a registo todos os factos, acções e decisões previstas nos artigos 11.º e 12.º do Decreto-Lei 277/95, de 25 de Outubro (estabelece os bens móveis sujeitos a registo).

4 - Os prédios adquiridos, a qualquer título, ainda não inscritos a favor da autarquia, deverão ser objecto da devida inscrição na matriz predial e do devido registo na respectiva conservatória.

5 - Os terrenos subjacentes a edifícios e outras construções, mesmo que tenham sido adquiridos em conjunto e sem indicação separada de valores, deverão ser objecto da devida autonomização em termos de fichas de inventário, tendo em vista a subsequente contabilização nas adequadas contas patrimoniais.

6 - Nos prédios rústicos e urbanos devem ser afixadas, se possível, placas de identificação com a indicação "Património da Junta de Freguesia da Brandoa".

CAPÍTULO V

Da alienação, abate, cessão e transferência

Artigo 12.º

Formas de alienação

1 - A alienação dos bens pertencentes ao imobilizado será efectuada em hasta pública ou por concurso público.

2 - A alienação de bens móveis poderá ser realizada por negociação directa, desde que a lei o permita.

3 - Será elaborado um auto de venda, caso não seja celebrada escritura de compra e venda, onde serão descritos quais os bens alienados e respectivos valores de alienação (em anexo).

Artigo 13.º

Autorização de alienação

1 - Só poderão ser alienados os bens mediante deliberação autorizada do órgão executivo ou do órgão deliberativo, consoante o valor em causa, e tendo em conta as disposições legais aplicáveis.

2 - Compete aos serviços administrativos/património coordenar o processo de alienação dos bens que sejam classificados de dispensáveis.

Artigo 14.º

Abate

As situações susceptíveis de originarem abates de acordo com as deliberações dos órgãos executivo e deliberativo, são as seguintes:

a) Alienação;

b) Furto, extravio, roubo, incêndio;

c) Destruição, cessão;

d) Declaração de incapacidade do bem;

e) Transferência, troca ou permuta;

2 - Os abates de bens no inventário deverão constar da ficha de inventário, de acordo com a seguinte tabela:

01 - Alienação a título oneroso;

02 - Alienação a título gratuito;

03 - Furto/roubo;

04 - Destruição ou demolição;

05 - Transferência, troca ou permuta;

06 - Devolução ou reversão;

07 - Sinistro ou incêndio;

08 - Outros.

3 - A cada abate deverá corresponder o respectivo auto, o qual deverá conter, entre outras, a informação de justificação do mesmo, o código de identificação do bem, o valor de aquisição inicial, a data de aquisição e ou data de entrada em funcionamento, o valor contabilístico à data do abate e o valor obtido na alienação, sempre que aplicável.

4 - Nos casos de furtos, extravios, roubos ou incêndios, bastará a certificação por parte da Junta de Freguesia para se poder proceder ao seu abate, sem prejuízo de comunicação da ocorrência à autoridade policial competente.

5 - No caso de abatimentos por incapacidade do bem, deverão ser os serviços responsáveis a apresentar a correspondente proposta aos serviços administrativos/património, que a remeterá ao órgão executivo para deliberação.

Artigo 15.º

Cessão

1 - No caso de cedência de bens a outras entidades deverá ser lavrado um auto de cessão, devendo este ser da responsabilidade dos serviços administrativos/património (em anexo).

2 - Só poderão ser cedidos bens mediante deliberação do órgão executivo ou do órgão deliberativo, consoante os valores em causa, atentas às normas e legislação aplicáveis.

Artigo 16.º

Afectação e transferência

1 - A transferência de bens móveis entre gabinetes, salas, secções, etc., só poderá ser efectuada mediante autorização do órgão executivo, acrescendo à folha de carga respectiva.

2 - No caso de transferência de bens será lavrado o respectivo auto de transferência, da responsabilidade do cedente, o qual deve encaminhá-lo para os serviços administrativos/património.

3 - Só são incluídos no activo imobilizado os bens de domínio público pelos quais a Junta de Freguesia seja responsável pela sua administração ou controlo, estejam ou não afectos à sua actividade operacional.

CAPÍTULO VI

Dos furtos, roubos, extravios e incêndios

Artigo 17.º

Regra geral

1 - No caso de se verificarem furtos, roubos, extravios ou incêndios, dever-se-á proceder do seguinte modo:

a) Participar às autoridades;

b) Lavrar auto de ocorrência, no qual se descreverão, os objectos desaparecidos ou destruídos, indicando os respectivos códigos de identificação do bem e respectivos valores.

Artigo 18.º

Furtos, roubos e incêndios

1 - Nestas situações deverá elaborar-se um relatório de onde constem os bens, códigos de identificação e os respectivos valores.

2 - O relatório e o auto de ocorrência serão anexados no final do exercício à conta patrimonial.

Artigo 19.º

Extravios

1 - Compete ao responsável da secção, onde se verificar o extravio, informar o executivo da Junta de Freguesia, do sucedido, sem prejuízo do apuramento de posteriores responsabilidades.

2 - A situação prevista na alínea b) no n.º 1 do artigo 14.º, só deverá ser efectuada após se terem esgotado todas as possibilidades de resolução interna do caso.

3 - Caso se apure o funcionário responsável pelo extravio do bem, a Junta de Freguesia deverá ser indemnizada pelo próprio, de forma a que se possa adquirir outro que o substitua.

CAPÍTULO VII

Dos seguros

Artigo 20.º

Seguros

1 - Todos os bens móveis e imóveis da Junta de Freguesia, deverão estar adequadamente segurados, competindo tal tarefa ao órgão executivo.

CAPÍTULO VIII

Da valorização do imobilizado

Artigo 21.º

Imobilizações

1 - O activo imobilizado, incluindo os investimentos adicionais complementares, deve ser valorizado pelo custo de aquisição ou pelo custo de produção.

2 - Considera-se como custo de aquisição de um activo a soma do respectivo preço de compra com os gastos suportados directa e indirectamente para o colocar no seu estado actual de funcionamento.

3 - O custo de produção de um bem define-se como a forma dos custos directos e indirectos suportados para o produzir, colocar no estado em que se encontra e no local de armazenagem.

4 - No caso de inventariação inicial de activos cujo valor de aquisição ou de produção se desconheça ou quando se trate de activos do imobilizado obtidos a título gratuito, deverá considerar-se o valor resultante da avaliação ou o valor patrimonial definido nos termos legais ou, caso não exista disposição aplicável, o valor resultante da avaliação segundo critérios técnicos que se adquirem à natureza desses bens.

5 - Caso este critério não seja exequível, o imobilizado assume o valor de zero até ser objecto de uma grande reparação, assumindo, então, o montante desta.

6 - No caso de transferência de activos entre entidades abrangidas pelo POCAL ou por este e pelo POCP (Plano Oficial da Contabilidade Pública), o valor a atribuir será o constante em registo contabilístico da entidade de origem, desde que em conformidade com os critérios de valorimetria estabelecidos pelo POCAL, salvo se existir valor diferente fixado no diploma em que autorizam a transferência ou, em alternativa, valor acordado entre as partes e sancionado pelos órgãos e entidades competentes.

7 - Os bens do domínio público são incluídos no activo imobilizado da autarquia estejam ou não afectos à sua actividade operacional, sendo valorizados, sempre que possível, ao custo de aquisição ou ao custo de produção, devendo nos casos restantes aplicar-se o disposto no número anterior.

Artigo 22.º

Alteração do valor

Todas as intervenções susceptíveis de alterar o valor dos bens, sujeitos ou não às regras de amortização, devem constar no inventário pelo seu valor actualizado.

2 - No caso de existência de grandes reparações, beneficiações, valorizações ou desvalorizações excepcionais, por razões inerentes ao próprio bem ou por variação do seu preço de mercado, estas deverão ser evidenciadas, no mapa e na ficha de inventário através da designação:

AV - acréscimo de vida útil/avaliações;

GR - acréscimo de valor, por força de grandes reparações ou beneficiações;

DE - desvalorizações excepcionais, por razões de obsolescência, deterioração, etc.;

VE - valorizações excepcionais, por razões de mercado.

3 - Sempre que se verifiquem grandes reparações ou conservações de bens que aumentem o valor e o período de vida útil ou económico dos mesmos, deverá ser comunicado no prazo de uma semana aos serviços administrativos/património, para efeitos de registo na respectiva ficha.

CAPÍTULO IX

Das amortizações e reintegrações

Artigo 23.º

Método

1 - Quando os elementos do activo imobilizado tiverem uma vida útil limitada ficam sujeitos a uma amortização sistemática durante esse período, sem prejuízo das excepções expressamente consignadas no presente regulamento ou no POCAL.

2 - O método para cálculo das amortizações do exercício é o das quotas constantes.

3 - Para efeitos de aplicação do método das quotas constantes, a quota anual de amortização determina-se aplicando aos montantes dos elementos do activo imobilizado em funcionamento as taxas de amortização definidas na lei.

4 - O valor unitário e as condições em que os elementos do activo imobilizado sujeitos a depreciação ou a deperecimento possam ser amortizados num só exercício, são os definidos na lei.

5 - A fixação de quotas diferentes das estabelecidas na lei, para os elementos do activo imobilizado corpóreo adquirido em segunda mão, é determinada pelo órgão deliberativo da autarquia, sob proposta do órgão executivo, acompanhada de justificação adequada.

6 - As despesas de instalação, bem como as de investigação e de desenvolvimento devem ser amortizadas no prazo de cinco anos.

CAPÍTULO X

Disposições finais e entrada em vigor

Artigo 24.º

Disposições finais

1 - Compete ao órgão executivo a resolução de qualquer situação omissa neste documento.

Artigo 25.º

Entrada em vigor

1 - O presente Regulamento entra em vigor após aprovação pela Assembleia de Freguesia e posterior publicação no Diário da República.