Define o regime geral das incorporações da documentação de valor permanente em arquivos públicos.

Decreto-Lei 47/2004

de 3 de Março

O Estado, especialmente através da administração central, bem como as demais entidades públicas e privadas têm o direito e o dever de preservar, organizar, defender e valorizar o património arquivístico nacional. Constituem o património arquivístico nacional os documentos, qualquer que seja a data, forma ou suporte material, produzidos ou recebidos por uma entidade pública ou privada no exercício da sua actividade. Inicialmente conservados a título de prova ou informação, esses documentos se considerados de valor permanente, decorrente da sua relevância jurídica, política, económica, social, cultural, religiosa ou científica, devem ser integrados em arquivos históricos para que possam ser utilizados pelos investigadores e pelos cidadãos em geral.

A obrigatoriedade de incorporar em arquivos públicos a documentação histórico-cultural de interesse nacional e internacional é referida em vários diplomas legais, nomeadamente nos Decretos-Leis n.os 447/88, de 10 de Dezembro, 16/93, de 23 de Janeiro, e 60/97, de 20 de Março, e na Lei 107/2001, de 8 de Setembro, mas não definem concretamente em que arquivos deverá ser efectuada.

No entanto, até à publicação da actual Lei Orgânica do Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo (IAN/TT), aprovada pelo Decreto-Lei 60/97, de 20 de Março, estava consignada a obrigatoriedade de incorporação da documentação dos organismos da administração central no Arquivo Nacional da Torre do Tombo. No âmbito das suas funções este estava «encarregado de assegurar o tratamento e conservação dos documentos emanados da administração central e de toda a documentação de interesse histórico-cultural de âmbito nacional e internacional». Na reestruturação efectuada através do Decreto-Lei 106-G/92, de 1 de Junho, data em que passou a designar-se por Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, eram-lhe atribuídas as mesmas funções: «conservar, organizar, ampliar e divulgar os documentos histórico-culturais disponíveis, emanados das instituições da administração central, bem como toda a demais documentação histórico-cultural de interesse nacional e internacional nele depositada». Ao abrigo destes diplomas e, ainda, do regulamento de 1902, aprovado por Decreto de 14 de Junho, foram efectuadas numerosas incorporações na Torre do Tombo.

Considerando que o Decreto-Lei 16/93, de 23 de Janeiro, estipula no seu artigo 8.º que os Arquivos Nacionais/Torre do Tombo são o órgão de gestão nacional dos arquivos e que o Decreto-Lei 60/97, de 20 de Março, atribui ao IAN/TT a salvaguarda e valorização do património arquivístico nacional enquanto fundamento da memória colectiva e individual, factor da identidade nacional e fonte de investigação científica e, ainda, lhe comete as acções de programação das incorporações e de coordenação da informação relativa às mesmas, importa, agora, definir a que arquivos definitivos deve ser remetida a documentação histórica.

Assim:

Ao abrigo do disposto no artigo 16.º do Decreto-Lei 16/93, de 23 de Janeiro, e nos termos da alínea a) do n.º 1 do artigo 198.º da Constituição, o Governo decreta o seguinte:

Artigo 1.º

Âmbito de aplicação

O presente diploma define o regime geral de incorporações nos arquivos públicos, segundo a classificação constante do artigo 9.º do Decreto-Lei 16/93, de 23 de Janeiro.

Artigo 2.º

Incorporação

Por incorporação entende-se a entrada num arquivo, na acepção de instituição cultural ou unidade administrativa, da documentação de reconhecido interesse histórico e cultural produzida por entidades, públicas ou privadas, com o objectivo de a preservar, defender, valorizar e comunicar.

Artigo 3.º

Arquivo Nacional da Torre do Tombo

1 - São de incorporar no Arquivo Nacional da Torre do Tombo:

a) A documentação produzida pelos serviços da administração central do Estado;

b) A documentação produzida por empresas públicas de âmbito nacional;

c) A documentação produzida por empresas públicas em processo de privatização ou de cisão de âmbito nacional;

d) Os arquivos de serviços extintos e a documentação proveniente de funções extintas em organismos e serviços da administração central.

2 - Exceptuam-se do previsto no número anterior os organismos e empresas onde existam arquivos históricos devidamente estruturados e que ofereçam condições de consulta pública e de preservação a longo prazo.

Artigo 4.º

Arquivos distritais e equiparados

1 - São de incorporação obrigatória nos arquivos distritais e equiparados, sem prejuízo do disposto na legislação vigente, nomeadamente no n.º 1 do artigo 3.º do Decreto-Lei 149/83, de 5 de Abril:

a) A documentação produzida pelos serviços da administração central desconcentrada da respectiva área;

b) A documentação produzida por empresas públicas situadas na área geográfica correspondente à sua sede;

c) A documentação produzida por empresas públicas em processo de privatização ou de cisão da área geográfica correspondente à sua sede;

d) Os arquivos de serviços extintos e documentação proveniente de funções extintas em organismos e serviços da administração central desconcentrada da respectiva área.

2 - Exceptuam-se do previsto no número anterior os organismos e empresas onde existam arquivos históricos devidamente estruturados e que ofereçam condições de consulta pública e de preservação a longo prazo.

Artigo 5.º

Interesse histórico

1 - Os arquivos referidos no n.º 1 dos artigos 3.º e 4.º do presente diploma são sujeitos a processos de avaliação e selecção, da iniciativa e a cargo das entidades produtoras da documentação, com vista à determinação do seu valor histórico.

2 - No caso da alínea c) do n.º 1 dos artigos 3.º e 4.º, é incorporada a documentação de valor histórico correspondente a funções extintas, transitando para o novo detentor a documentação com interesse administrativo e probatório.

3 - No caso da alínea d) do n.º 1 dos artigos 3.º e 4.º, os arquivos são incorporados nos arquivos históricos imediatamente após o processo de avaliação e selecção e cumpridos os requisitos definidos no artigo 8.º

Artigo 6.º

Prazos para as incorporações

É fixado o prazo máximo de 30 anos após a produção da documentação e a periodicidade máxima de 10 anos para a incorporação dos arquivos a que se referem as alíneas a) e b) do n.º 1 dos artigos 3.º e 4.º, sem prejuízo dos já estabelecidos por lei e dos que forem definidos nas portarias referidas no artigo 8.º do presente diploma, tendo em conta os prazos mais longos consignados nas tabelas de selecção anexas às referidas portarias.

Artigo 7.º

Empresas em processo de falência

1 - Às comissões liquidatárias das empresas públicas ou de capitais maioritariamente públicos em processo de falência assiste a obrigação de consultar o IAN/TT, para efeitos de avaliação do valor patrimonial dos fundos arquivísticos das referidas empresas.

2 - Reconhecido o valor histórico desses arquivos, é iniciado um processo de incorporação no IAN/TT ou, no caso de se entender preferível, nos arquivos distritais da área geográfica correspondente à sua sede.

Artigo 8.º

Requisitos a observar nas incorporações

1 - As incorporações são precedidas, obrigatoriamente, de processos de avaliação, selecção e eliminação, definidos em portarias de gestão de documentos, e ainda da elaboração de relatórios de avaliação, de acordo com a legislação em vigor.

2 - Entende-se por portaria de gestão de documentos a portaria conjunta do ministro que superintende nos serviços e entidades envolvidos e do Ministro da Cultura que regulamenta a avaliação, selecção e eliminação de documentos, determina os respectivos prazos de conservação administrativa, o seu destino final e ainda a conservação permanente dos documentos em suportes alternativos ao suporte tradicional de papel.

3 - A documentação a incorporar nos arquivos históricos deve cumprir os requisitos de inventariação, de desinfestação, de higienização e de acondicionamento estabelecidos pelo órgão de gestão nacional dos arquivos.

Artigo 9.º

Encargos

Os encargos de inventariação, de higienização e de transporte da documentação a incorporar nos arquivos públicos são da responsabilidade da instituição remetente, ficando os encargos relativos à desinfestação dos mesmos sob responsabilidade da entidade receptora dos arquivos.

Artigo 10.º

Acessibilidade

A documentação incorporada ao abrigo do presente diploma será disponibilizada para consulta pública de acordo com as leis em vigor, nomeadamente o artigo 17.º do Decreto-Lei 16/93, de 23 de Janeiro.

Artigo 11.º

Documentação classificada

Sem prejuízo do estipulado no artigo 43.º do Decreto-Lei 16/93, de 23 de Janeiro, o órgão de gestão nacional dos arquivos pode propor à tutela a incorporação em arquivos históricos da documentação classificada que no prazo de cinco anos, após a classificação, não for disponibilizada para consulta pública.

Artigo 12.º

Norma revogatória

É revogado o n.º 5 do artigo 3.º do Decreto-Lei 149/83, de 5 de Abril.

Visto e aprovado em Conselho de Ministros de 18 de Junho de 2003. - José Manuel Durão Barroso - Maria Manuela Dias Ferreira Leite - Maria Celeste Ferreira Lopes Cardona - Pedro Manuel da Cruz Roseta.

Promulgado em 18 de Fevereiro de 2004.

Publique-se.

O Presidente da República, JORGE SAMPAIO.

Referendado em 20 de Fevereiro de 2004.

O Primeiro-Ministro, José Manuel Durão Barroso.

Este documento liga aos seguintes documentos (apenas ligações para documentos da Serie I do DR):

• 1983-04-05 - Decreto-Lei 149/83 - Ministério da Cultura e Coordenação Científica - Instituto Português do Património Cultural

  Define o regime jurídico dos arquivos distritais e das bibliotecas públicas.

• 1992-06-01 - Decreto-Lei 106-G/92 - Presidência do Conselho de Ministros

  Aprova a Lei Orgânica dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo.

• 1993-01-23 - Decreto-Lei 16/93 - Presidência do Conselho de Ministros

  Aprova o regime geral dos arquivos e do património arquivístico, visando definir os princípios que devem presidir a sua organização, inventariação, classificação e conservação, bem como as operações que permitem a sua guarda, acesso e uso, e a punição de actos de destruição, alienação, exportação ou ocultação.

• 1997-03-20 - Decreto-Lei 60/97 - Ministério da Cultura

  Aprova a Lei Orgânica do Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo (IAN/TT), organismo com autonomia administrativa sob tutela do Ministro da Cultura. Define as atribuições, as competências, os órgãos e serviços do Instituto e estabelece normas sobre a transição do pessoal dos quadros dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo. Publica, em anexo, o quadro de pessoal dirigente do referido Instituto. Extingue as Bibliotecas Públicas e Arquivos Distritais de Bragança, Évora, Vila Real e Leiria e cria os Arqui (...)

• 2001-09-08 - Lei 107/2001 - Assembleia da República

  Estabelece as bases da política e do regime de protecção e valorização do património cultural.

Este documento é referido nos seguintes documentos (apenas ligações a partir de documentos da Série I do DR):

• 2006-01-30 - Portaria 95/2006 - Ministérios do Trabalho e da Solidariedade Social e da Cultura

  Aprova o Regulamento Arquivístico do Centro Nacional de Pensões, dos Centros Distritais de Segurança Social e Serviços de Fiscalização do Instituto da Segurança Social, I. P.