de 30 de Janeiro
No contexto da sociedade de informação em que nos inserimos, tem vindo a assumir crescente acuidade a reorganização dos arquivos no âmbito da Administração Pública, dada a sua particular responsabilidade no que respeita à salvaguarda dos direitos dos cidadãos, garantindo a conservação dos meios de prova administrativa exigidos por lei, bem como a preservação da memória nacional e das instituições, possibilitando à investigação o acesso às fontes documentais com interesse histórico.Acresce que a progressiva produção documental impõe a adopção de soluções urgentes e eficazes que viabilizem qualidade na prestação de serviços e eficiência nos recursos adstritos à função do arquivo como meio de prestação de informação, correcta e atempada, em resposta ao elevado número de solicitações quotidianas.
Uma correcta reorganização de arquivos passa, necessariamente, pela criação de instrumentos de gestão dos documentos, de que as portarias, com os seus anexos (tabela de selecção e regulamento), constituem normativos de excelência, ganhando dimensão crescente a consciência de que nenhuma reorganização de arquivos é, realmente, eficaz sem considerar a existência de infra-estruturas arquivísticas físicas e de recursos humanos especializados que planeiem e implementem uma correcta gestão dos documentos ao longo do seu ciclo de vida activa, semi-activa e inactiva.
Tal processo, para além de garantir a reorganização dos arquivos, contribui, também, para uma nova visão e um novo conhecimento sobre o próprio conceito de arquivo nas organizações.
Por esse motivo, cedo foram sendo dotados com os meios tecnológicos mais modernos, tanto na produção e armazenamento, como na difusão e troca de informação. Acresce, agora, por evidentes necessidades de gestão global, a necessidade de comunicação com o conselho directivo e os Serviços Centrais do Instituto da Segurança Social, I. P. (ISS).
Assim, e dado que o processo de avaliação é global e incidente sobre todo o universo da informação produzida pelos serviços, foi a mesma objecto de avaliação em pé de igualdade, independentemente do suporte em que se encontra - papel, micrográfico e electrónico.
Considerando que a utilização de tecnologias nos diferentes serviços regionais e sub-regionais não foi uniformemente desenvolvida, a indicação de outros suportes da tabela de selecção reflecte exclusivamente a realidade do serviço onde se procedeu ao respectivo levantamento documental.
De igual modo, o presente Regulamento prevê a existência de um sistema de arquivos - arquivos correntes, arquivos intermédios e arquivo definitivo ou histórico -, os quais deverão ser coordenados por uma estrutura central do ISS, dotada dos necessários recursos humanos e materiais.
Tendo em conta estas questões, o Ministério do Trabalho e da Solidariedade Social tem vindo a desenvolver, desde há algum tempo, com o apoio do Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo (IAN/TT), um projecto visando a reorganização dos arquivos da generalidade dos seus serviços e organismos.
Insere-se nesse projecto a presente portaria do Centro Nacional de Pensões (CNP), dos serviços de fiscalização (SF) e dos centros distritais de segurança social (CDSS), respectivamente 5 e 18 serviços desconcentrados de entre os serviços do ISS.
Os trabalhos de levantamento do património documental foram inicialmente desenvolvidos por cinco equipas distribuídas pelos então cinco ex-centros regionais de segurança social (CRSS), serviços regionais e serviços sub-regionais. A tabela de selecção resultante é «funcional», ou seja, apresenta a produção documental reunida por grandes áreas funcionais, independentemente das variantes estruturais de cada um dos serviços, tornando-se, assim, única e consensual.
Muito embora esta tabela de selecção reflicta a realidade documental dos ex-CRSS, considerou-se que as alterações introduzidas ou em curso, nomeadamente no que se refere a funções do Instituto de Gestão Financeira da Segurança Social, I. P. (IGFSS), que transitaram para o ISS, não impedem a sua aplicação imediata. Preconiza-se, no entanto, a necessidade da sua revisão, tendo em conta um período mínimo de estabilização dos serviços e avaliação dos resultados.
À semelhança dos ex-CRSS, os actuais SF e CDSS têm atribuições idênticas e localização dispersa pelo País, com grande necessidade de intercomunicação rápida entre si e com o CNP.
Num futuro próximo, este Instituto promoverá a elaboração da tabela de selecção de documentos dos serviços não contemplados na presente portaria, abrangendo, assim, toda a sua estrutura actual.
Nestes termos, e ao abrigo das disposições da alínea a) do n.º 1 do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro, conjugadas com o disposto no Decreto-Lei 47/2004, de 3 de Março:
Manda o Governo, pelos Ministros do Trabalho e da Solidariedade Social e da Cultura, o seguinte:
1.º É aprovado o Regulamento Arquivístico do Centro Nacional de Pensões, dos Centros Distritais de Segurança Social e Serviços de Fiscalização do Instituto da Segurança Social, I. P., que consta em anexo à presente portaria e da qual faz parte integrante.
2.º A presente portaria entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.
O Ministro do Trabalho e da Solidariedade Social, José António Fonseca Vieira da Silva, em 29 de Dezembro de 2005. - A Ministra da Cultura, Maria Isabel da Silva Pires de Lima, em 22 de Dezembro de 2005.
REGULAMENTO ARQUIVÍSTICO DO CENTRO NACIONAL DE PENSÕES,
DOS CENTROS DISTRITAIS DE SEGURANÇA SOCIAL E SERVIÇOS DE
FISCALIZAÇÃO DO INSTITUTO DA SEGURANÇA SOCIAL, I. P.
Artigo 1.º
Âmbito de aplicação
O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pelo Instituto da Segurança Social, I. P. (ISS), com a sua estrutura descentralizada, que compreende o Centro Nacional de Pensões (CNP), os centros distritais de segurança social (CDSS) e os serviços de fiscalização (SF), respectivamente 18 e 5 serviços desconcentrados.
Artigo 2.º
Sistema de arquivos do CNP, dos CDSS e dos SF
1 - Cada um dos subsistemas de arquivo do CNP, dos CDSS e dos SF formam um sistema integrado de arquivos correntes (AC), arquivos intermédios (AI) e arquivos definitivos ou históricos (AH).
2 - Os arquivos correntes são geradores e responsáveis por toda a produção documental do organismo, cumprindo as regras definidas para a organização, utilização e conservação dos documentos em fase activa.
3 - Os arquivos intermédios guardam os documentos em fase semi-activa, executando as tarefas que lhes estão cometidas no âmbito da recolha, conservação, disponibilização, remessa, substituição de suporte, selecção e eliminação.
4 - Os documentos com valor secundário ou histórico definidos na tabela de selecção podem ser, periodicamente, entregues à guarda de uma instituição arquivística vocacionada para a conservação permanente deste património, mediante celebração de protocolo.
5 - A gestão e coordenação dos sistemas integrados de arquivos é cometida aos arquivos intermédios do CNP, dos CDSS e dos SF, aos quais cabe desenvolver a função arquivística através de instrumentos de normalização, gestão, descrição e conservação, devendo, para o efeito, ser dotados dos meios materiais necessários e recursos humanos especializados.
Artigo 3.º
Avaliação
1 - O processo de avaliação dos documentos dos arquivos do CNP, dos CDSS e dos SF tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da sua conservação permanente ou eliminação, findos os prazos de conservação em fase activa e semi-activa.2 - É da responsabilidade das áreas de organização e sistemas de informação dos Serviços Centrais do ISS a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semi-activa.
3 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção, que constitui o anexo I do presente Regulamento e que dele faz parte integrante.
4 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiers.
5 - Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta do ISS.
Artigo 4.º
Selecção
1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pelos arquivos intermédios do CNP, dos CDSS e dos SF, em colaboração com os serviços produtores (arquivos correntes), de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem obedecer às normas definidas no artigo 11.º e no n.º 5 do artigo 3.º do presente Regulamento.
Artigo 5.º
Tabela de selecção
1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões, com vista à sua adequação às alterações da produção documental.
3 - Para efeitos do disposto no número anterior, deve o ISS obter parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.
Artigo 6.º
Remessas para arquivo intermédio
1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização administrativa deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.2 - As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que o CNP, os CDSS e os SF vierem a determinar.
Artigo 7.º
Remessas para arquivo definitivo
1 - Os documentos cujo valor arquivístico justifique a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais e deverão ser acompanhadas, sempre que possível, dos respectivos registos, índices e outros elementos de referência.
Artigo 8.º
Formalidades das remessas
1 - As remessas dos documentos mencionados no artigo 6.º deverão obedecer às seguintes formalidades:a) Serem acompanhadas por uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
b) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
c) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após elaboração de listas de eliminação e autos de entrega/guias de remessa ao arquivo definitivo.
2 - As remessas dos documentos mencionados no artigo 7.º deverão obedecer às seguintes formalidades:
a) Serem acompanhadas por um auto de entrega a título de prova;
b) O auto de entrega deve ter anexo uma guia de remessa, a qual cumprirá as formalidades referidas nas alíneas a) e b) do número anterior;
c) A eliminação da guia de remessa de documentos para o arquivo histórico poderá ocorrer após a celebração do respectivo inventário.
3 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo II ao presente Regulamento, que dele faz parte integrante.
Artigo 9.º
Eliminação
1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.2 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa do IAN/TT.
3 - Para cumprimento do n.º 5 do artigo 2.º, os documentos constantes da tabela de selecção sem valor arquivístico e que não detenham prazo de conservação em fase semi-activa devem ser remetidos para o arquivo intermédio, a fim de serem sujeitos ao respectivo processo de eliminação.
4 - A eliminação dos documentos pode ser efectuada após a sua reprodução em microfilme. A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade de racionalidade de meios e custos.
Formalidades da eliminação
1 - As eliminações dos documentos mencionados no artigo anterior deverão obedecer às seguintes formalidades:a) Serem acompanhadas de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial;
b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do CNP, do CDSS e dos SF, bem como pelo responsável do arquivo intermédio;
c) O referido auto deve ser feito em duplicado, ficando o original no arquivo intermédio, que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para o IAN/TT.
2 - O modelo do auto atrás referido consta do anexo III ao presente Regulamento, que dele faz parte integrante.
Artigo 11.º
Substituição do suporte
1 - A substituição do suporte dos documentos para microfilme será feita de acordo de forma que fique clara, expressa e inequivocamente garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta, de acordo com as normas técnicas em vigor, designadamente as normas da Internacional Standard Organization (ISO).2 - O suporte fílmico não poderá sofrer cortes ou emendas, nem apresentar rasuras ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade, e reproduzirá os respectivos termos de abertura e encerramento.
2.1 - Dos termos de abertura e encerramento devem constar obrigatoriamente:
a) A identificação dos responsáveis pela transferência da informação;
b) O local e a data de execução da transferência;
c) As assinaturas e o carimbo.
2.2 - Deverá ser elaborado um registo e fichas de controlo de qualidade do suporte fílmico produzido.
3 - A matriz em sais de prata deve ser armazenada em local diferente dos duplicados e nas condições recomendadas pelas normas ISO.
4 - As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro.
Artigo 12.º
Acessibilidade e comunicabilidade
O acesso e comunicabilidade do arquivo do CNP, dos CDSS e dos SF atende a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.
Artigo 13.º
Fiscalização
Compete ao IAN/TT, na defesa do património arquivístico, proceder à inspecção sobre a execução do disposto na presente portaria.
Artigo 14.º
Prazo de revisão
O presente Regulamento deverá ser revisto no prazo máximo de três anos a contar da data da sua publicação.
ANEXO I
Tabela de selecção - Centros distritais de segurança social e serviços
de fiscalização
(ver tabela no documento original)
ANEXO II
(ver modelos no documento original)ANEXO III
(ver modelos no documento original)
Notas da tabela de selecção
(ver tabela no documento original)
Tabela de selecção - Centro Nacional de Pensões
(ver tabela no documento original)
