Berta Ferreira Milheiro Nunes, Presidente da Câmara Municipal do Concelho de Alfandega da Fé, faz público que, por deliberação da Câmara Municipal de Alfandega da Fé, de 13 de Dezembro de 2010 foi determinado desencadear o período de discussão pública referente ao Projecto de Regulamento do Arquivo Municipal, o qual se encontra para consulta na Secretaria desta Câmara Municipal, nos dias úteis (das 9h00 as 12h30 e das 14h00 as 17h30), procedendo-se também a sua publicação no Diário da República, 2.ª serie, nos termos do n 1 do artigo 118 do Código do Procedimento Administrativo, aprovado pelo decreto-lei 442/91, de 15 de Novembro, com as alterações introduzidas pelo decreto-lei 6/96, de 31 de Janeiro.
Os eventuais interessados poderão dirigir, por escrito, as suas sugestões, dentro do prazo de trinta dias, contados a partir da data da publicação do respectivo projecto, conforme n 2 do artigo 118 do diploma atrás citado.
Para constar se lavrou o presente edital e outros de igual teor que vão ser afixados nos lugares públicos do costume.
Paços do Concelho de Alfandega da Fé, 21 de Dezembro de 2010. - A Presidente da Câmara Municipal, Berta Ferreira Milheiro Nunes.
Regulamento do Arquivo Municipal
No prosseguimento da política de reorganização dos serviços municipais e no caso particular do arquivo do Município de Alfândega da Fé, pretende-se com este Regulamento normalizar e definir as necessárias regras de funcionamento do serviço e da gestão dos documentos nas fases de activo, semiactivo e inactivo.
O presente Regulamento, define os princípios de funcionamento do Arquivo, através da criação de metodologias que visam implementar uma política de gestão integrada da documentação produzida e recebida pela Câmara Municipal de Alfândega da Fé.
Tendo em conta a necessidade de disciplinar a actuação da Autarquia, no referente à produção, organização e gestão integrada da documentação, o presente regulamento define, ainda, os procedimentos administrativos e técnicos inerentes ao seu tratamento e conservação.
Assim, no uso da competência prevista pelos artigos 112.º e 241.º da Constituição da República Portuguesa, e conferida pela alínea a) do n. 2 do artigo 53, e pela alínea a) do n. 7 do artigo 64. da Lei 169/99, de 18 de Setembro, alterada pela Lei 5-A/2002, de 11 de Janeiro, e em cumprimento do disposto, da Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro, da Portaria 412/2001, de 17 de Abril, alterada pela Portaria 1253/2009, de 14 de Outubro, do Decreto-Lei 16/93, de 23 de Janeiro, da Lei 65/93, de 26 de Agosto, com as alterações introduzidas pela Lei 8/95, de 29 de Março, pela Lei 94/99, de 16 de Julho, pela Lei 19/2006, de 12 de Julho e respectivamente pela Lei 46/2007, de 24 de Agosto, e da Lei 53-E/2006 de 29 de Dezembro, e de acordo com a deliberação de 13/12/2010 a Câmara Municipal apresenta o seguinte projecto de Regulamento que, nos termos do artigo 118. do Código de Procedimento Administrativo, vai ser submetido a discussão pública, pelo período de 30 dias, pelo que devem os interessados, querendo, dirigir, por escrito, as suas críticas e sugestões para análise.
CAPÍTULO I
Disposições gerais
Artigo 1
Leis habilitantes
O presente Regulamento foi elaborado ao abrigo do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro, da Portaria 412/2001, de 17 de Abril, Portaria 1253/2009, de 14 de Outubro, do Decreto-Lei 16/93, de 23 de Janeiro, que aprova o regime geral dos arquivos e do património arquivístico tendo, ainda, em conta os procedimentos a tomar no que diz respeito ao acesso dos cidadãos aos documentos administrativos, nos termos da Lei 65/93, de 26 de Agosto, com as alterações introduzidas pela Lei 8/95, de 29 de Março, pela Lei 94/99, de 16 de Julho, pela Lei 19/2006, de 12 de Julho e pela Lei 46/2007, de 24 de Agosto.
Artigo 2
Âmbito de aplicação
O presente Regulamento estabelece e define os princípios e as regras aplicáveis ao arquivo da documentação produzida pelo Município de Alfândega da Fé, no âmbito das suas atribuições e competências, tendo em vista a sua preservação, defesa e valorização.
Artigo 3
Conceito/Definição
O Arquivo Municipal de Alfândega da Fé compreende e unifica numa só estrutura o âmbito, funções e objectivos específicos dos vulgarmente chamados Arquivo Geral e Arquivo Histórico, sendo, por isso, constituído pela documentação de natureza administrativa e histórica procedente dos diferentes serviços municipais e como consequência das funções genéricas de recolha, avaliação, selecção, tratamento e difusão.
Em conformidade com a legislação em vigor e para efeitos do presente Regulamento são consideradas as seguintes definições:
a) Arquivo corrente, em que os documentos são necessários, prioritariamente, à actividade do organismo que os produziu ou recebeu;
b) Arquivo intermédio, em que os documentos, tendo deixado de ter utilização corrente, são todavia, utilizados ocasionalmente em virtude do seu interesse administrativo;
c) Arquivo definitivo ou histórico, em que os documentos tendo, em geral, perdido a validade administrativa, são considerados de conservação permanente, para fins probatórios, formativos ou de investigação.
CAPÍTULO II
Atribuições e Competências
Artigo 4
Dependência hierárquica
O Serviço de Arquivo está inserido na actual estrutura orgânica da Câmara Municipal de Alfândega da Fé, na dependência directa da Divisão Administrativa (DA) e da Secção de Arquivo e Reprografia.
Artigo 5
Divisão Administrativa
A Divisão Administrativa é responsável, no plano técnico - administrativo pela realização de todas as acções e tarefas que competem ao Arquivo e à sua Secção de Arquivo e Reprografia, no que respeita às actividades de arquivo abrangidas pelas presentes normas regulamentares, bem como pela articulação das valências de arquivo afectas a cada uma das secções de apoio administrativo das restantes divisões.
Artigo 6
Arquivo municipal
Enquanto suporte documental compete:
a) Integrar e tratar os arquivos locais públicos e demais documentação relevante para o arquivo histórico do Município;
b) Organizar os arquivos municipais (corrente, intermédio e definitivo/histórico) com a função de guardar e classificar os documentos produzidos pela Câmara Municipal;
c) Assegurar, aos serviços municipais e aos cidadãos, o acesso à documentação administrativa produzida pela Câmara Municipal, nos termos definidos superiormente;
e) Promover a divulgação, junto dos cidadãos e das instituições, dos documentos de interesse cultural juntamente com a Biblioteca Municipal;
f) Propor acordos e protocolos com outras instituições e entidades, no intuito de melhorar as condições de tratamento documental e do acesso a meios tecnológicos correspondentes;
g) Desempenhar quaisquer outras tarefas, no âmbito das suas atribuições, que sejam superiormente ordenadas.
Artigo 7
Secção de arquivo
1 - A Secção de Arquivo é responsável pela gestão arquivística da documentação produzida ou reunida pelos órgãos e serviços, independentemente do tipo de suporte ou formato, como resultado da actividade da autarquia e que se conserva para servir de testemunho, prova ou informação.
2 - À Secção de Arquivo compete a gestão da documentação proveniente dos serviços da autarquia e de entidades cujos acervos documentais estejam relacionados com o concelho de Alfândega da Fé.
3 - A gestão da documentação implica a implementação de um conjunto de medidas que visam a racionalização e a eficácia na constituição, avaliação, aquisição, organização, conservação e comunicação do arquivo.
Capítulo III
Avaliação e selecção
Artigo 8
Avaliação
1 - O Processo de avaliação dos documentos do arquivo da autarquia de Alfândega da Fé tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos de conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação administrativa.
2 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção previstos na Portaria 412/2001, de 17 de Abril, com as alterações introduzidas pela Portaria 1253/2009, de 14 de Outubro.
3 - A observância dos prazos referidos no número anterior é da responsabilidade do arquivo Municipal.
4 - Os prazos de conservação são contados a partir da data final dos procedimentos administrativos.
5 - Nos casos não previstos no presente Regulamento aplica-se o disposto nos n.s 4 e 5 do artigo 2. da Portaria 412/2001, de 17 de Abril.
Artigo 9
Selecção
1 - A selecção dos documentos a conservar em arquivo intermédio deve ser efectuada pelos serviços de arquivo da Câmara Municipal de Alfândega da Fé, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção que consta na Portaria 412/2001, de 17 de Abril.
2 - Os documentos considerados com valor arquivístico devem ser conservados no suporte digital, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n. 2 do artigo 8. da referida portaria.
Artigo 10
Remessa para os serviços de arquivo
1 - A documentação com reduzida taxa de utilização transita do arquivo corrente e dos serviços produtores para o arquivo intermédio, onde aguarda os prazos de conservação administrativa.
2 - Findos esses prazos, os documentos cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção em vigor, deverão ser remetidos para o arquivo definitivo/histórico.
3 - A remessa dos documentos deve ser efectuada durante os meses de Janeiro e Fevereiro, de forma planificada, depois de devidamente identificados e classificados, garantindo a integridade física dos conjuntos documentais.
Artigo 11
Formalidades da remessa
A remessa dos documentos mencionada no artigo anterior deve obedecer às seguintes formalidades:
a) Ser acompanhada de um auto de entrega, a título de prova (anexo I);
b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa (anexo II) destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após elaboração do respectivo inventário.
Capítulo IV
Eliminação
Artigo 12
Eliminação de documentos
1 - O processo de eliminação de documentos é superintendido pelos serviços de arquivo da Câmara Municipal de Alfândega da Fé.
2 - Fica vedada a destruição de documentos antes de prescreverem os prazos legais de conservação constantes na tabela de selecção anexa à Portaria 412/2001, de 17 de Abril, alterada pela Portaria 1253/2009, de 14 d Outubro.
3 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção, e de acordo com as referidas portarias atrás referenciadas.
4 - Sem embargo da definição de prazos mínimos de conservação, os serviços de arquivo da Câmara Municipal de Alfândega da Fé podem conservar, por prazos mais dilatados, a titulo permanente ou temporário, global ou parcialmente, as séries documentais que considerarem pertinentes desde que não comprometa o regular funcionamento dos serviços de arquivo.
5 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa do Instituto dos Arquivos Nacionais da Torre do Tombo adiante designado abreviadamente por IAN/TT.
6 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
Artigo 13
Formalidades da eliminação
A eliminação de documentos mencionados no artigo anterior deve obedecer à seguintes formalidades:
a) Ser acompanhada de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial (anexo III);
b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo(a) presidente da Câmara Municipal, pelo responsável do arquivo municipal e pelo responsável do serviço produtor;
c) O auto mencionado no número anterior será feito em duplicado, e o duplicado remetido para o IAN/TT;
Capítulo V
Do tratamento
Artigo 14
Tratamento arquivístico
1 - O arquivo da Câmara Municipal de Alfândega da Fé deve acompanhar o tratamento arquivístico aplicado nos diferentes serviços autárquicos, competindo-lhe, ainda, intervir no sentido de uma gestão documental uniforme, de harmonia com critérios definidos pelo órgão de gestão nacional dos arquivos.
2 - As despesas com o transporte da documentação e com o acondicionamento constituirão encargo da Câmara Municipal.
3 - O tratamento arquivístico reporta-se à elaboração à elaboração e utilização dos diferentes instrumentos de pesquisa, considerados adequados ao eficaz funcionamento dos serviços de arquivo.
Artigo 15
Preservação e Conservação
Compete ao arquivo municipal zelar pela boa preservação e conservação física das espécies em depósito, através das seguintes medidas:
a) Criação de condições de segurança e de condições ambientais;
b) Promoção de medidas de preservação e restauro das espécies danificadas;
c) Promoção da reprodução de documentos, através das tecnologias mais adequadas, tendo em vista a conservação e salvaguarda dos originais;
CAPÍTULO VI
Acesso e utilização dos documentos pelos utilizadores
(disposições que terão validade e aplicação no Regulamento Arquivístico, se for constituído o Arquivo Municipal
como serviço autónomo e aberto aos utilizadores)
Artigo 16
Período de funcionamento
O período de funcionamento do Arquivo será o mesmo que for estipulado para os restantes serviços que tenham atendimento ao público.
Artigo 17
Consulta pública
1 - Todos os cidadãos têm direito por lei a aceder aos documentos conservados nas instalações do Arquivo do Município.
2 - O acesso e comunicabilidade da documentação, terá de atender a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei.
3 - O direito de acesso será restringido à consulta directa dos originais, quando estes se encontrarem em mau estado de conservação.
4 - Os processos em fase de Arquivo Corrente, designadamente, os de concurso, de obras públicas ou particulares, de funcionários e outros que pela sua natureza possam suscitar eventuais restrições ao seu acesso, serão facultados de acordo com as disposições legais em vigor.
Artigo 18
Reproduções de documentos
A reprodução de documentos e a emissão de certidões, sempre que as condições técnicas e físicas o permitam, estão sujeitas ao pagamento das respectivas taxas, de acordo com a tabela de taxas e licenças em vigor na Câmara Municipal de Alfândega da Fé.
Artigo 19
Estudos e Investigações
Todo o utilizador que realize trabalhos de investigação em que figurem informações ou reproduções de documentos existentes no Arquivo, fica obrigado a fornecer ao Município de Alfândega da Fé, gratuitamente, um exemplar dos respectivos estudos, bem como a referenciar neles os documentos consultados e a entidade que os disponibilizou.
CAPÍTULO VII
Obrigação de utilizadores e investigadores externos
Artigo 20
Obrigações dos utilizadores
1 - Sempre que estejam reunidas as condições físicas e técnicas, para a funcionalidade do arquivo e sua abertura, é expressamente proibido a utilizadores e investigadores externos do Arquivo:
a) Praticar quaisquer actos que perturbem, em toda a área do Arquivo, o normal funcionamento dos serviços e seus funcionários;
b) Fazer sair das instalações qualquer documento, sem a expressa autorização do responsável pelo arquivo;
c) Entrar no arquivo e seus acessos na companhia de malas, capas ou outros acessórios susceptíveis se transportar documentos;
d) Decalcar letras ou estampas, sublinhar, riscar, escrever ou, por qualquer modo, danificar os documentos que se encontram no arquivo;
e) Fumar, comer ou beber dentro das instalações do Arquivo.
2 - O utilizador que, depois de avisado pelos funcionários que ai se encontrem ou responsável do Arquivo, se não conformar com as disposições enumeradas neste artigo, será convidado a sair das instalações e, em face da gravidade do acto praticado, ficará o utilizador sujeito às sanções previstas pela lei.
Artigo 21
Sanções
1 - O utilizador que, depois de ter sido avisado pelo responsável do Arquivo ou serviços deste, não acatar as disposições previstas no artigo anterior, será convidado a sair das instalações ou chamado superiormente à atenção, conforme o acto praticado se verifique dentro ou fora do arquivo, respectivamente.
2 - Em face da gravidade do acto praticado, o utilizador fica sujeito às sanções previstas na lei.
CAPÍTULO VIII
Incorporação de outros fundos
Artigo 22
Incorporação de outros fundos
O Município de Alfândega da Fé, através do Arquivo Municipal, deve, também, intervir fora do seu espaço institucional, incorporando por, compra, doação ou deposito fundos arquivísticos de natureza diversa, em qualquer tipo de suporte e procedentes do respectivo Concelho.
Artigo 23
Consultas e pareceres
Sempre que o Município de Alfândega da Fé o entenda, deve o Arquivo Municipal intervir ou dar pareceres técnicos na organização de outros fundos documentais de outras entidades do Concelho.
Capítulo IX
Disposições Finais
Artigo 24
Revisão
1 - O presente Regulamento será revisto periodicamente e sempre que se revele pertinente ou necessário para um correcto e eficiente funcionamento do Arquivo Municipal de Alfândega da Fé.
Artigo 25
Casos omissos
1 - As dúvidas e os casos omissos não previstos neste Regulamento serão resolvidos pelo Presidente da Câmara ou em quem ele delegar, com o parecer do responsável pelo Arquivo, e por técnico superior com competência técnica.
2 - Aplicar-se-á, ainda, subsidiariamente, toda a legislação em vigor que enquadre a matéria em apreço.
Artigo 26
Entrada em vigor
O presente Regulamento e formulários anexos entram em vigor após a publicação no Diário da República e de o mesmo ser sujeito a discussão pública e aprovado em Assembleia Municipal.
ANEXO I
Auto de Entrega
(ver documento original)
ANEXO II
Guia de Remessa
(a preencher em triplicado)
(ver documento original)
ANEXO III
Auto de Eliminação
(ver documento original)
ANEXO IV
Ficha de consulta
(ver documento original)
ANEXO V
Ficha de requisição para órgãos e serviços municipais
(ver documento original)
204106695
