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Portaria 561/83, de 11 de Maio

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Sumário

Estabelece normas relativas ao regime jurídico das empresas transitárias.

Texto do documento

Portaria 560/83

de 11 de Maio

A gestão das organizações exige uma capacidade de resposta rápida, apoiada numa informação segura, aos problemas que lhe são postos.

Daí a importância do arquivo, não como mero depósito de documentos, mas como centro activo de informações.

Importa, pois, resolver os problemas de rapidez de consulta, e mesmo de espaço, que afectam a maioria dos arquivos e que resultam, fundamentalmente, do grande volume de documentação existente.

O Decreto-Lei 29/72, de 24 de Janeiro, determina que serão fixados por portaria os prazos mínimos de conservação em arquivo dos documentos na posse dos serviços públicos. O mesmo diploma permite a microfilmagem e consequente destruição dos documentos, antes de decorridos os respectivos prazos de conservação.

Assim, o MIEE, quer pelas necessidades existentes, quer pelo acolhimento legal já estabelecido nesta matéria através da Portaria 315/82, de 24 de Março, procura encontrar, através da racionalização do processo de arquivo, soluções para uma melhor operacionalidade dos serviços.

Nestes termos e ao abrigo do disposto nos artigos 1.º e 2.º do Decreto-Lei 29/72:

Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Ministro da Indústria, Energia e Exportação, aprovar o seguinte:

REGULAMENTO DA CONSERVAÇÃO ARQUIVÍSTICA DO MIEE

1.º

(Âmbito de aplicação)

Este regulamento é aplicável a todos os serviços do MIEE que não disponham de regulamento próprio sobre a matéria.

2.º

(Prazo de conservação de documentos)

1 - Os prazos mínimos de conservação de documentos são os que constam do presente regulamento, ressalvado, contudo, o que estiver fixado por legislação especial.

2 - Os documentos de conservação indefinida deverão, decorrido o prazo de 30 anos, ser apreciados pela comissão prevista no n.º 3.º da Portaria 315/82, que avaliará os que, pelo seu interesse, deverão ser conservados permanentemente.

3.º

(Documentos de interesse histórico)

1 - Os documentos considerados de interesse histórico deverão ser conservados na forma original, mesmo quando se decida a sua microfilmagem.

2 - Em casos de dúvida quanto ao interesse histórico dos documentos mencionados no número anterior, deverá ser consultado o Instituto Português do Património Cultural (IPPC), criado pelo Decreto Regulamentar 34/80, de 2 de Agosto.

4.º

(Documentação de conservação indefinida)

1 - Consideram-se documentos de conservação indefinida os seguintes:

a) Estudos de planeamento, programas aprovados e relatórios da execução respectiva;

b) Estatísticas fundamentais para o planeamento e gestão dos serviços quando não publicadas;

c) Documentos básicos relativos à criação, estrutura ou alteração dos serviços do MIEE;

d) Documentos relativos às grandes linhas de política prosseguida pelo MIEE, nos sectores de actividade que lhe estão adstritos:

Estudos prévios, relatórios e actas;

Versões sucessivas dos diplomas fundamentais e suas interpretações;

Todas as unidades arquivísticas organizadas com base no assunto tratado ou na entidade que lhes deu origem, a partir do ano em que os assuntos respectivos obtiverem resolução final e depois de aliviados dos documentos de mero expediente;

e) Documentos respeitantes às funções específicas dos serviços nos seus aspectos basilares, tais como:

Regulamentos internos;

Relatórios sobre tarefas fundamentais realizadas;

f) Documentos relativos às funções não específicas e fundamentais dos serviços, tais como:

Relatórios, livros de actas e mapas de despesas anuais elaboradas ao abrigo do artigo 3.º do Decreto 27327, de 15 de Dezembro de 1936;

Contas de gerência e as respectivas peças justificativas fundamentais;

Folhas de vencimentos, salários, gratificações e outros abonos (até à aposentação ou morte de todos os funcionários nelas inscritos);

Cadastro de bens do domínio privado;

Processos individuais dos servidores quanto aos documentos relativos a nascimentos, estado civil, situação militar, habilitações literárias, formação profissional, números identificadores, remunerações, méritos, deméritos, admissões, exercício de funções alheias ao Ministério, acumulações, promoções, transferências, comissões de serviço e extinção do exercício das funções públicas e, bem assim, dos processos disciplinares ou de certidões requeridas e passadas, sua integração em órgãos sociais e sindicais;

Fichas de cadastro de pessoal;

Documentos definidores da organização arquivística dos serviços ao longo de toda a sua existência;

g) Todas as unidades arquivísticas organizadas com base no assunto tratado ou na entidade que lhes deu origem, quando:

Iniciadas no ano de criação de serviços e em anos terminados em 0;

Concluídas em anos de extinção de serviços;

h) Documentos de grande interesse administrativo ou outros, expressamente reconhecidos pelos membros do Governo, sob proposta dos directores-gerais ou equiparados.

2 - Os documentos de conservação indefinida, ao fim de 30 anos, e ouvida a comissão, serão enviados ao arquivo erudito do Ministério, se considerados de interesse histórico, e inutilizados, em caso contrário.

5.º

(Documentos que podem ser inutilizados após certo prazo)

Podem ser inutilizados os documentos seguintes, após os prazos mínimos que se indicam:

a) 20 anos a partir do ano em que os assuntos respectivos obtiverem resolução final ou, quando não sujeitos a resolução final, a partir do ano de realização da actividade respectiva, tais como:

1) Informações;

2) Processos de contencioso;

3) Recursos contenciosos ou hierárquicos;

4) Processos de sindicância e de inquérito aos serviços;

5) Documentação relativa ao sistema de classificação de serviço;

6) Instrumentos de pesquisa dos arquivos próprios, designadamente inventário, catálogo e índice ou, na sua falta, sucessivamente, fichas de registo de documentação por assuntos, ou livros ou fichas de registo de entrada de correspondência e copiadores de correspondência expedida;

7) Mapas de Conta Geral do Estado;

8) Registo das folhas e das respectivas autorizações de pagamento;

9) Notas de lançamento e extractos enviados por entidades bancárias;

10) Ordens de recebimento;

11) Ordens de pagamento por transferência bancária;

12) Processos relativos a concurso de admissão e promoção de pessoal e respectivas provas práticas, com excepção dos trabalhos originais, que deverão ser conservados no serviço de biblioteca;

b) 10 anos a partir do ano em que findou o tratamento administrativo ou técnico dos documentos, integrados ou não em processos de entre os quais:

1) Documentos referentes a aquisição ou a fornecimento de bens e serviços por entidades estranhas ao Ministério, a partir da sua liquidação;

2) Registo da correspondência entrada e saída, por entidades, em livros ou fichas;

3) Informações ou propostas de carácter geral;

4) Pareceres de contencioso;

5) Projectos de orçamento;

6) Contas correntes com os orçamentos nos serviços não autónomos;

7) Alterações orçamentais;

8) Registo de guias de depósito e reposição;

9) Listas de antiguidade;

10) Folhas de ajudas de custo e subsídio de viagem e marcha;

11) Fundos permanentes;

12) Documentos de operações diversas;

13) Requisições de fundos e respectivas restituições;

14) Guias de depósito e de reposição;

15) Processos que, nas delegações regionais, ou noutros serviços externos, constituam mera duplicação dos existentes nos respectivos serviços centrais;

c) 5 anos a partir do ano em que findou o tratamento administrativo ou técnico dos documentos, integrados ou não em copiadores ou processos, de entre os quais:

1) Todos os documentos avulsos ou integrados em unidades arquivísticas organizadas cronologicamente com base na forma dos documentos ou no tipo de acção a executar, tais como copiadores, livros de registo, etc.;

2) Copiadores de requerimentos de certidões e expediente subsequente;

3) Livros ou fichas de ponto (após a publicação da lista de antiguidade definitiva);

4) Relações de frequência dos trabalhadores da função pública;

5) Copiadores de expediente relacionado com acidentes em serviço;

6) Protocolos de entrega de correspondência;

7) Livros de balancetes;

8) Registo de cabimento prévio;

9) Requisições internas de material e respectivas fichas de suporte;

10) Guias de remessa de material;

11) Boletins diários e mapas mensais de controle da gestão das viaturas;

12) Pedidos de antecipação de duodécimos;

13) Registo de cheques emitidos relativos a SOFE e ADSE;

174) Contratos de assistência, aluguer e aquisição de serviços (após o seu término ou rescisão).

6.º

(Documentos que podem ser inutilizados com prévia microfilmagem)

1 - Por necessidade de espaço, os documentos referidos no artigo precedente poderão ser inutilizados antes dos prazos indicados, contanto que sejam microfilmados.

2 - Deve ser dada prioridade à microfilmagem de documentos de maior prazo de conservação e mais volumosos.

3 - A microfilmagem dos documentos implica as operações seguintes:

a) Selecção da documentação;

b) Preparação dos originais a microfilmar;

c) Ordenação e inserção de elementos de identificação das unidades arquivísticas;

d) Microfilmagem propriamente dita e revelação;

e) Conferência do microfilme com o original, no sentido de verificar que não foi omitido nenhum documento e que a fotografia se encontra em boas condições técnicas;

f) Identificação das microcópias;

g) Descrição e armazenamento, das microcópias.

4 - A autenticidade das microcópias, quer no que respeita a cada uma em si própria, quer em relação ao conjunto de documentos de cada unidade arquivística, é garantida por:

a) Um termo de abertura e outro de encerramento, com visto do responsável pelo serviço, que serão microfilmados, respectivamente, no início e no fim do filme correspondente;

b) Uma lista de verificação das microcópias, de cada unidade arquivística, donde conste o número, o conteúdo, a exactidão com o original e se existem ou não cortes ou emendas no filme, garantida por declaração assinada pelo conferente responsável pela autenticidade;

5 - Os responsáveis pelas operações de microfilmagem e segurança de documentos cuja inutilização seja permitida serão designados pelos dirigentes dos serviços.

6 - A microfilmagem será realizada quando os dirigentes a considerem justificada económica e funcionalmente.

7.º

(Documentos de inutilização imediata)

Podem ser inutilizados, logo após o seu conhecimento ou depois do expediente que originem, os documentos de interesse efémero e diminuto, tais como:

a) Recortes de publicações periódicas de informação geral, quando não dêem origem a actuação administrativa;

b) Notas de simples conhecimento, tais como cartas, postais, ofícios e comunicações;

c) Pedidos de informação e respectivas respostas quando não requeiram qualquer acção ou decisão consequente;

d) Correspondência referente a convites;

e) Comunicados e notas de actividades públicas e privadas recebidos para simples conhecimento ocasional;

f) Recordatórias a que foi dado cumprimento.

8.º

(Resolução de dúvidas)

As dúvidas que surjam na aplicação da presente portaria serão resolvidas por despacho do Ministro da Indústria, Energia e Exportação, ouvido o secretário-geral.

Ministério da Indústria, Energia e Exportação.

Assinada em 26 de Abril de 1983.

O Ministro da Indústria, Energia e Exportação, Ricardo Manuel Simões Bayão Horta.

Anexos

  • Texto integral do documento: https://dre.tretas.org/pdfs/1983/05/11/plain-34323.pdf ;
  • Extracto do Diário da República original: https://dre.tretas.org/dre/34323.dre.pdf .

Ligações deste documento

Este documento liga aos seguintes documentos (apenas ligações para documentos da Serie I do DR):

  • Tem documento Em vigor 1936-12-15 - Decreto 27327 - Ministério das Finanças - Direcção Geral da Contabilidade Pública

    Fixa os prazos para a realização das operações de processamento, liquidação e autorização de pagamento das despesas de um ano findo, para os serviços do Estado.

  • Tem documento Em vigor 1972-01-24 - Decreto-Lei 29/72 - Presidência do Conselho - Secretaria-Geral

    Torna extensivo à generalidade dos serviços de natureza pública, estabelecendo as normas para a sua uniformização, o uso da microfilmagem dos documentos em arquivo, com a consequente inutilização dos respectivos originais.

  • Tem documento Em vigor 1980-08-02 - Decreto Regulamentar 34/80 - Presidência do Conselho de Ministros - Secretaria de Estado da Cultura

    Aprova a Lei Orgânica do Instituto Português do Património Cultural.

  • Tem documento Em vigor 1982-03-24 - Portaria 315/82 - Ministério da Indústria, Energia e Exportação

    Autoriza a microfilmagem dos documentos que devem manter-se em arquivo na Secretaria-Geral do Ministério da Indústria, Energia e Exportação e serviços dependentes.

  • Tem documento Em vigor 1983-05-11 - Portaria 560/83 - Ministério da Indústria, Energia e Exportação

    Estabelece o regulamento da conservação arquivística do Ministério da Indústria, Energia e Exportação.

Ligações para este documento

Este documento é referido nos seguintes documentos (apenas ligações a partir de documentos da Série I do DR):

  • Tem documento Em vigor 1986-11-05 - Portaria 657/86 - Ministérios das Finanças, da Agricultura, Pescas e Alimentação e da Indústria e Comércio

    Fixa as normas de comercialização da batata-semente, nacional ou importada.

  • Tem documento Em vigor 1999-07-07 - Decreto-Lei 255/99 - Ministério do Equipamento, do Planeamento e da Administração do Território

    Institui um novo regime jurídico aplicável ao acesso e exercício da actividade transitária.

Aviso

NOTA IMPORTANTE - a consulta deste documento não substitui a leitura do Diário da República correspondente. Não nos responsabilizamos por quaisquer incorrecções produzidas na transcrição do original para este formato.

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