de 11 de Maio
A gestão das organizações exige uma capacidade de resposta rápida, apoiada numa informação segura, aos problemas que lhe são postos.Daí a importância do arquivo, não como mero depósito de documentos, mas como centro activo de informações.
Importa, pois, resolver os problemas de rapidez de consulta, e mesmo de espaço, que afectam a maioria dos arquivos e que resultam, fundamentalmente, do grande volume de documentação existente.
O Decreto-Lei 29/72, de 24 de Janeiro, determina que serão fixados por portaria os prazos mínimos de conservação em arquivo dos documentos na posse dos serviços públicos. O mesmo diploma permite a microfilmagem e consequente destruição dos documentos, antes de decorridos os respectivos prazos de conservação.
Assim, o MIEE, quer pelas necessidades existentes, quer pelo acolhimento legal já estabelecido nesta matéria através da Portaria 315/82, de 24 de Março, procura encontrar, através da racionalização do processo de arquivo, soluções para uma melhor operacionalidade dos serviços.
Nestes termos e ao abrigo do disposto nos artigos 1.º e 2.º do Decreto-Lei 29/72:
Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Ministro da Indústria, Energia e Exportação, aprovar o seguinte:
REGULAMENTO DA CONSERVAÇÃO ARQUIVÍSTICA DO MIEE
1.º
(Âmbito de aplicação)
Este regulamento é aplicável a todos os serviços do MIEE que não disponham de regulamento próprio sobre a matéria.
2.º
(Prazo de conservação de documentos)
1 - Os prazos mínimos de conservação de documentos são os que constam do presente regulamento, ressalvado, contudo, o que estiver fixado por legislação especial.2 - Os documentos de conservação indefinida deverão, decorrido o prazo de 30 anos, ser apreciados pela comissão prevista no n.º 3.º da Portaria 315/82, que avaliará os que, pelo seu interesse, deverão ser conservados permanentemente.
3.º
(Documentos de interesse histórico)
1 - Os documentos considerados de interesse histórico deverão ser conservados na forma original, mesmo quando se decida a sua microfilmagem.2 - Em casos de dúvida quanto ao interesse histórico dos documentos mencionados no número anterior, deverá ser consultado o Instituto Português do Património Cultural (IPPC), criado pelo Decreto Regulamentar 34/80, de 2 de Agosto.
4.º
(Documentação de conservação indefinida)
1 - Consideram-se documentos de conservação indefinida os seguintes:
a) Estudos de planeamento, programas aprovados e relatórios da execução respectiva;
b) Estatísticas fundamentais para o planeamento e gestão dos serviços quando não publicadas;
c) Documentos básicos relativos à criação, estrutura ou alteração dos serviços do MIEE;
d) Documentos relativos às grandes linhas de política prosseguida pelo MIEE, nos sectores de actividade que lhe estão adstritos:
Estudos prévios, relatórios e actas;
Versões sucessivas dos diplomas fundamentais e suas interpretações;
Todas as unidades arquivísticas organizadas com base no assunto tratado ou na entidade que lhes deu origem, a partir do ano em que os assuntos respectivos obtiverem resolução final e depois de aliviados dos documentos de mero expediente;
e) Documentos respeitantes às funções específicas dos serviços nos seus aspectos basilares, tais como:
Regulamentos internos;
Relatórios sobre tarefas fundamentais realizadas;
f) Documentos relativos às funções não específicas e fundamentais dos serviços, tais como:
Relatórios, livros de actas e mapas de despesas anuais elaboradas ao abrigo do artigo 3.º do Decreto 27327, de 15 de Dezembro de 1936;
Contas de gerência e as respectivas peças justificativas fundamentais;
Folhas de vencimentos, salários, gratificações e outros abonos (até à aposentação ou morte de todos os funcionários nelas inscritos);
Cadastro de bens do domínio privado;
Processos individuais dos servidores quanto aos documentos relativos a nascimentos, estado civil, situação militar, habilitações literárias, formação profissional, números identificadores, remunerações, méritos, deméritos, admissões, exercício de funções alheias ao Ministério, acumulações, promoções, transferências, comissões de serviço e extinção do exercício das funções públicas e, bem assim, dos processos disciplinares ou de certidões requeridas e passadas, sua integração em órgãos sociais e sindicais;
Fichas de cadastro de pessoal;
Documentos definidores da organização arquivística dos serviços ao longo de toda a sua existência;
g) Todas as unidades arquivísticas organizadas com base no assunto tratado ou na entidade que lhes deu origem, quando:
Iniciadas no ano de criação de serviços e em anos terminados em 0;
Concluídas em anos de extinção de serviços;
h) Documentos de grande interesse administrativo ou outros, expressamente reconhecidos pelos membros do Governo, sob proposta dos directores-gerais ou equiparados.
2 - Os documentos de conservação indefinida, ao fim de 30 anos, e ouvida a comissão, serão enviados ao arquivo erudito do Ministério, se considerados de interesse histórico, e inutilizados, em caso contrário.
5.º
(Documentos que podem ser inutilizados após certo prazo)
Podem ser inutilizados os documentos seguintes, após os prazos mínimos que se indicam:
a) 20 anos a partir do ano em que os assuntos respectivos obtiverem resolução final ou, quando não sujeitos a resolução final, a partir do ano de realização da actividade respectiva, tais como:
1) Informações;
2) Processos de contencioso;
3) Recursos contenciosos ou hierárquicos;
4) Processos de sindicância e de inquérito aos serviços;
5) Documentação relativa ao sistema de classificação de serviço;
6) Instrumentos de pesquisa dos arquivos próprios, designadamente inventário, catálogo e índice ou, na sua falta, sucessivamente, fichas de registo de documentação por assuntos, ou livros ou fichas de registo de entrada de correspondência e copiadores de correspondência expedida;
7) Mapas de Conta Geral do Estado;
8) Registo das folhas e das respectivas autorizações de pagamento;
9) Notas de lançamento e extractos enviados por entidades bancárias;
10) Ordens de recebimento;
11) Ordens de pagamento por transferência bancária;
12) Processos relativos a concurso de admissão e promoção de pessoal e respectivas provas práticas, com excepção dos trabalhos originais, que deverão ser conservados no serviço de biblioteca;
b) 10 anos a partir do ano em que findou o tratamento administrativo ou técnico dos documentos, integrados ou não em processos de entre os quais:
1) Documentos referentes a aquisição ou a fornecimento de bens e serviços por entidades estranhas ao Ministério, a partir da sua liquidação;
2) Registo da correspondência entrada e saída, por entidades, em livros ou fichas;
3) Informações ou propostas de carácter geral;
4) Pareceres de contencioso;
5) Projectos de orçamento;
6) Contas correntes com os orçamentos nos serviços não autónomos;
7) Alterações orçamentais;
8) Registo de guias de depósito e reposição;
9) Listas de antiguidade;
10) Folhas de ajudas de custo e subsídio de viagem e marcha;
11) Fundos permanentes;
12) Documentos de operações diversas;
13) Requisições de fundos e respectivas restituições;
14) Guias de depósito e de reposição;
15) Processos que, nas delegações regionais, ou noutros serviços externos, constituam mera duplicação dos existentes nos respectivos serviços centrais;
c) 5 anos a partir do ano em que findou o tratamento administrativo ou técnico dos documentos, integrados ou não em copiadores ou processos, de entre os quais:
1) Todos os documentos avulsos ou integrados em unidades arquivísticas organizadas cronologicamente com base na forma dos documentos ou no tipo de acção a executar, tais como copiadores, livros de registo, etc.;
2) Copiadores de requerimentos de certidões e expediente subsequente;
3) Livros ou fichas de ponto (após a publicação da lista de antiguidade definitiva);
4) Relações de frequência dos trabalhadores da função pública;
5) Copiadores de expediente relacionado com acidentes em serviço;
6) Protocolos de entrega de correspondência;
7) Livros de balancetes;
8) Registo de cabimento prévio;
9) Requisições internas de material e respectivas fichas de suporte;
10) Guias de remessa de material;
11) Boletins diários e mapas mensais de controle da gestão das viaturas;
12) Pedidos de antecipação de duodécimos;
13) Registo de cheques emitidos relativos a SOFE e ADSE;
174) Contratos de assistência, aluguer e aquisição de serviços (após o seu término ou rescisão).
6.º
(Documentos que podem ser inutilizados com prévia microfilmagem)
1 - Por necessidade de espaço, os documentos referidos no artigo precedente poderão ser inutilizados antes dos prazos indicados, contanto que sejam microfilmados.
2 - Deve ser dada prioridade à microfilmagem de documentos de maior prazo de conservação e mais volumosos.
3 - A microfilmagem dos documentos implica as operações seguintes:
a) Selecção da documentação;
b) Preparação dos originais a microfilmar;
c) Ordenação e inserção de elementos de identificação das unidades arquivísticas;
d) Microfilmagem propriamente dita e revelação;
e) Conferência do microfilme com o original, no sentido de verificar que não foi omitido nenhum documento e que a fotografia se encontra em boas condições técnicas;
f) Identificação das microcópias;
g) Descrição e armazenamento, das microcópias.
4 - A autenticidade das microcópias, quer no que respeita a cada uma em si própria, quer em relação ao conjunto de documentos de cada unidade arquivística, é garantida por:
a) Um termo de abertura e outro de encerramento, com visto do responsável pelo serviço, que serão microfilmados, respectivamente, no início e no fim do filme correspondente;
b) Uma lista de verificação das microcópias, de cada unidade arquivística, donde conste o número, o conteúdo, a exactidão com o original e se existem ou não cortes ou emendas no filme, garantida por declaração assinada pelo conferente responsável pela autenticidade;
5 - Os responsáveis pelas operações de microfilmagem e segurança de documentos cuja inutilização seja permitida serão designados pelos dirigentes dos serviços.
6 - A microfilmagem será realizada quando os dirigentes a considerem justificada económica e funcionalmente.
7.º
(Documentos de inutilização imediata)
Podem ser inutilizados, logo após o seu conhecimento ou depois do expediente que originem, os documentos de interesse efémero e diminuto, tais como:
a) Recortes de publicações periódicas de informação geral, quando não dêem origem a actuação administrativa;
b) Notas de simples conhecimento, tais como cartas, postais, ofícios e comunicações;
c) Pedidos de informação e respectivas respostas quando não requeiram qualquer acção ou decisão consequente;
d) Correspondência referente a convites;
e) Comunicados e notas de actividades públicas e privadas recebidos para simples conhecimento ocasional;
f) Recordatórias a que foi dado cumprimento.
8.º
(Resolução de dúvidas)
As dúvidas que surjam na aplicação da presente portaria serão resolvidas por despacho do Ministro da Indústria, Energia e Exportação, ouvido o secretário-geral.Ministério da Indústria, Energia e Exportação.
Assinada em 26 de Abril de 1983.
O Ministro da Indústria, Energia e Exportação, Ricardo Manuel Simões Bayão Horta.
