Aviso 3170/2004 (2.ª série) - AP. - Sérgio Morais da Conceição Carrinho, presidente da Câmara Municipal de Chamusca.
Torna público que, a Câmara Municipal em reunião ordinária de 17 de Dezembro de 2002, aprovou o sistema de controlo interno no uso da competência atribuída pelo artigo 64.º, n.º 2, alínea e), da Lei 169/99, de 18 de Setembro, com as alterações introduzidas pela Lei 5-A/2002, de 11 de Janeiro, conjugado com o disposto no ponto 2.9.3 do POCAL, aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, alterado pela Lei 162/99, de 14 de Setembro, e pelo Decreto-Lei 315/2000, de 2 de Dezembro, o qual entrará em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República, 2.ª série.
10 de Março de 2004. - O Presidente da Câmara, Sérgio Morais da Conceição Carrinho.
Sistema de Controlo Interno
Preâmbulo
I
O Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais, adiante designado por POCAL, aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, sendo posteriormente alterado pela Lei 162/99, de 14 de Setembro e pelo Decreto-Lei 315/2000, de 2 de Dezembro, consubstancia a reforma da administração financeira e das contas públicas, no Sector da Administração Autárquica.
Objectiva-se com o POCAL, a criação de condições para a integração consistente da contabilidade orçamental, patrimonial e de custos, numa contabilidade pública moderna, que constitua um instrumento fundamental de apoio à gestão dos municípios.
De acordo com o disposto no ponto 2.9.1 do POCAL, o sistema de controlo interno a adoptar pelos Municípios engloba, designadamente, o plano de organização, políticas, métodos e procedimentos de controlo, bem como todos os outros métodos e procedimentos definidos pelos responsáveis autárquicos que contribuam para assegurar o desenvolvimento das actividades de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos, assim como a preparação oportuna de informação financeira fiável.
Segundo o ponto 2.9.3 do POCAL, o órgão executivo aprova e mantém em funcionamento o sistema de controlo interno adequado às actividades do município, assegurando o seu comportamento e avaliação permanente.
II
Em cumprimento do disposto no ponto 2.9.3 do POCAL, aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, alterado pela Lei 162/99, de 14 de Setembro, e pelo Decreto-Lei 315/2000, de 2 de Dezembro, e ao abrigo da competência prevista na alínea a) do n.º 7 do artigo 64.º da Lei 169/99, de 18 de Setembro, a Câmara Municipal de Chamusca deliberou, em reunião ordinária realizada em 17/12/2002, aprovar o sistema de controlo interno, consubstanciado nas seguintes normas:
CAPÍTULO I
Disposições gerais
Artigo 1.º
Objecto
1 - O Sistema de Controlo Interno previsto no POCAL, doravante designado por SCI, visa estabelecer um conjunto de regras definidoras de políticas, métodos e procedimentos de controlo, que permitam assegurar o desenvolvimento das actividades atinentes à evolução patrimonial, de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação financeira fiável.
2 - O presente SCI visa ainda garantir o cumprimento de todas as disposições legais e normas internas existentes, tendo em vista a verificação da organização dos respectivos processos e documentos.
3 - Tendo e vista o que consta no POCAL, os métodos e procedimentos de controlo visam os seguintes objectivos:
a) A salvaguarda da legalidade e regularidade no que respeita à elaboração, execução e modificação dos documentos previsionais, à elaboração das demonstrações financeiras e ao sistema contabilístico;
b) O cumprimento das deliberações dos órgãos e das decisões dos respectivos titulares;
c) A salvaguarda do património;
d) A aprovação e controlo de documentos;
e) A exactidão e integridade dos registos contabilísticos e, bem assim como, a garantia da fiabilidade da informação produzida;
f) O incremento da eficiência das operações;
g) A adequada utilização dos fundos e o cumprimento dos limites legais à assunção de encargos;
h) O controlo das aplicações e do ambiente informático;
i) A transparência e a concorrência no âmbito dos mercados públicos;
j) O registo oportuno das operações pela quantia correcta, nos documentos e livros apropriados e no período contabilístico a que se referem, de acordo com as decisões de gestão e no respeito das normas legais.
Artigo 2.º
Âmbito de aplicação
1 - O SCI é aplicável a todas as unidades orgânicas do município, sob a coordenação do DAG.
2 - Compete às direcções de cada divisão, dentro da respectiva unidade orgânica, implementar o cumprimento das normas constantes do presente SCI e dos preceitos legais em vigor.
3 - Compete ao director do DAG, no âmbito do acompanhamento do SCI, a recolha de sugestões, de propostas e de contributos das restantes unidades orgânicas, tendo em vista a sua avaliação e revisão.
Artigo 3.º
Organização e funcionamento das unidades orgânicas
Todas as unidades orgânicas que fazem parte integrante dos serviços deste município, deverão fundamentar a sua organização e funcionamento nas normas constantes do presente SCI, tendo em conta as funções que a cada uma estão adstritas, assim como as competências inerentes a cada unidade orgânica, conforme o estabelecido no Regulamento da Organização dos Serviços Municipais, publicado no apêndice n.º 116 ao Diário da República, n.º 185, de 11 de Agosto de 2000.
Artigo 4.º
Coordenação do sistema de controlo interno
1 - A unidade orgânica à qual está cometida a coordenação do SCI é o DAG, o qual compreende:
a) A Divisão Administrativa;
b) O notariado;
c) A Secção de Recursos Humanos;
d) A Secção de Expediente Geral;
e) A Secção de Impostos, Taxas e Licenças;
f) O Sector de Fiscalização;
g) O Sector de Arquivo e Reprografia;
h) A Divisão Financeira;
i) A Secção de Contabilidade;
j) A Secção de Águas e Saneamento;
k) A Secção de Aprovisionamento e Património;
l) A tesouraria.
2 - As competências de cada uma das unidades orgânicas que integram o DAG, são as constantes do Regulamento da Organização dos Serviços Municipais e quadro de pessoal do município, aprovados pela Assembleia Municipal, em sessão ordinária realizada a 11 de Julho de 2000 e publicada no apêndice n.º 116 ao Diário da República, 2.ª série, n.º 185, de 11 de Agosto de 2000.
3 - As funções e competências das diversas unidades orgânicas são as constantes do mapa anexo ao presente SCI.
CAPÍTULO II
Organização contabilística, orçamental e patrimonial
Artigo 5.º
Princípios, regras e procedimentos
Devem ser observados os princípios orçamentais, os princípios contabilísticos, as regras previsionais, bem como todos os procedimentos contabilísticos estabelecidos no POCAL.
Artigo 6.º
Execução orçamental
1 - Na elaboração e execução do orçamento do município da Chamusca, devem ser seguidos os princípios e regras previsionais definidas no POCAL.
2 - A aplicação dos princípios contabilísticos fundamentais formulados no POCAL, devem conduzir à obtenção de uma imagem verdadeira e apropriada da situação financeira, dos resultados e da execução orçamental do município da Chamusca.
Artigo 7.º
Princípios e regras orçamentais
Tendo em vista a elaboração e a execução do orçamento do município, deverão ser tomados em consideração, os seguintes princípios orçamentais:
1) Princípio da independência - a elaboração, aprovação e execução do orçamento do município, é totalmente independente do Orçamento do Estado;
2) Princípio da anualidade - os montantes determinados no orçamento são anuais, coincidindo o ano económico com o ano civil;
3) Princípio da unidade - o orçamento do município é único;
4) Princípio da universalidade - o orçamento compreende todas as despesas e receitas, inclusive as dos serviços municipalizados em termos globais, devendo o orçamento destes serviços apresentar-se em anexo;
5) Princípio do equilíbrio - o orçamento prevê os recursos necessários para cobrir todas as despesas e as receitas correntes devem ser pelo menos de igual valor às despesas correntes;
6) Princípio da especificação - o orçamento deverá discriminar suficientemente todas as despesas, assim como as receitas nele previstas;
7) Princípio da não consignação - o produto de quaisquer receitas não pode ser afecto à cobertura de determinadas despesas, salvo quando essa afectação for prevista por lei;
8) Princípio da não compensação - todas as despesas e receitas deverão ser inscritas pela sua importância integral, sem deduções de qualquer natureza.
Artigo 8.º
Princípios contabilísticos
A aplicação dos princípios contabilísticos fundamentais abaixo descritos, devem levar à obtenção de uma imagem real e apropriada da situação financeira, assim como dos resultados e da respectiva execução orçamental do município:
1) Princípio da entidade contabilística - constitui entidade contabilística todo o ente público ou de direito privado que esteja obrigado a elaborar e a apresentar contas de acordo com o POCAL. Quando as estruturas organizativas e as necessidades de gestão e informação o requeiram, podem ser criadas subentidades contabilísticas, desde que esteja devidamente assegurada a coordenação com o sistema central;
2) Princípio da continuidade - considera-se que a entidade opera continuamente, sendo a sua duração ilimitada;
3) Princípio da consistência - considera-se, que a entidade não altera as suas políticas contabilísticas de um exercício para o outro. Se o fizer e a alteração tiver efeitos materialmente relevantes, esta deve ser referida de acordo com o anexo às demonstrações financeiras;
4) Princípio da especialização (ou do acréscimo) - os proveitos e os custos são reconhecidos, quando obtidos ou incorridos, independentemente do seu recebimento ou pagamento, devendo incluir-se nas demonstrações financeiras a que respeitem;
5) Princípio do custo histórico - os registos contabilísticos devem basear-se em custos de aquisição ou de produção;
6) Princípio da prudência - significa que é possível integrar nas contas um grau de precaução ao fazer as estimativas exigidas em condições de incerteza sem, contudo, permitir a criação de reservas ocultas ou provisões excessivas ou a deliberada quantificação de activos e proveitos por defeito, ou de passivos e custos por excesso;
7) Princípio da materialidade - as demonstrações financeiras devem evidenciar todos os elementos que sejam relevantes e que possam afectar avaliações ou decisões dos órgãos dos Municípios e dos interessados, em geral;
8) Princípio da não compensação - os elementos das rubricas do activo e do passivo (balanço), dos custos e perdas e de proveitos e ganhos (demonstração de resultados), são apresentados em separado, não podendo ser compensados.
CAPÍTULO III
Disponibilidades
Artigo 9.º
Saldo de caixa
1 - O saldo diário de caixa deve fixar-se dentro dos limites definidos por um montante mínimo equivalente ao índice 100 da escala salarial da função pública e um máximo fixado em 30 vezes aquele.
2 - Compete ao presidente da Câmara Municipal promover a aplicação dos valores ociosos, sob a forma de uma aplicação segura e rentável para o município.
Artigo 10.º
Contas bancárias
1 - Compete à Câmara Municipal, sob proposta do seu presidente, deliberar sobre a abertura de contas bancárias tituladas pelo município.
2 - As contas bancárias previstas no número anterior, são movimentadas com as assinaturas, em simultâneo, do presidente do órgão executivo ou por vereador com competência delegada, e do tesoureiro municipal ou o seu substituto previsto no SCI.
3 - Compete à tesouraria municipal manter permanentemente actualizadas as contas correntes referentes a todas as contas bancárias tituladas em nome do município.
4 - A TM diligenciará junto das instituições de crédito a obtenção dos extractos de todas as contas que o município seja titular.
Artigo 11.º
Fundos de maneio
1 - Em caso de reconhecida necessidade, constituir-se-ão fundos de maneio, por deliberação do órgão executivo mediante proposta fundamentada, visando o pagamento de pequenas despesas urgentes e inadiáveis.
2 - A constituição e regularização dos fundos de maneio constarão do SCI aprovado pelo órgão executivo.
Artigo 12.º
Ordens de pagamento
1 - Compete à SC emitir as ordens de pagamento com base em documentos externos (facturas ou documentos equivalentes previamente conferidos por aquela secção, em matéria de facto e de direito) e internos (deliberações).
2 - As ordens de pagamentos são assinadas pelos funcionários que as emitem e pelo chefe do Serviço que as confere. Posteriormente são submetidas a despacho do presidente, acompanhadas do respectivo cheque, quando for caso disso, após o que são enviadas ao tesoureiro para proceder ao pagamento.
3 - São anexados às OP, os documentos que serviram de base à sua elaboração, bem como os recibos justificativos dos pagamentos efectuados.
Artigo 13.º
Meios de pagamento
1 - Os pagamentos de valor superior a 20% do índice 100 da escala salarial da função pública são feitos, em regra, por cheque.
2 - Os pagamentos de salários e ou vencimentos dos trabalhadores do município são feitos por transferência bancária.
3 - Os cheques são emitidos pela SC e enviados ao presidente, para assinatura, seguindo depois para o tesoureiro que os assina e envia ao destinatário.
4 - Os cheques não preenchidos e ou não assinados ficam à guarda do chefe da SC.
5 - Os cheques anulados são, depois de devidamente inutilizados, arquivados, sequencialmente, pelo chefe da SC.
6 - O tesoureiro guardará os cheques devidamente assinados e ainda não enviados aos destinatários.
Artigo 14.º
Receitas virtuais
1 - A Câmara Municipal define, com base em informação do chefe da DF, o tipo de receitas que devem ser virtualizadas.
2 - A virtualização da receita é evidenciada aquando da emissão do recibo para cobrança, sua cobrança e ou anulação.
Artigo 15.º
Cobrança de receitas
1 - Compete à TM proceder à cobrança das receitas municipais.
2 - Podem, mediante despacho do presidente do órgão executivo, ser efectuadas cobranças por entidades diversas do tesoureiro.
3 - As cobranças previstas no número anterior são entregues diariamente ao tesoureiro, através de guias de recebimento, durante o horário de funcionamento da tesouraria e são efectuadas através da emissão de documentos de receita com numeração sequencial e onde conste a identificação do serviço de cobrança.
4 - Os documentos de receita previstos no número anterior são fornecidos pelos respectivos serviços, durante o mês que antecede aquele em que se vai processar a respectiva cobrança.
5 - Nos primeiros três dias úteis de cada mês, os serviços de cobrança definidos no n.º 2 entregam à SC, uma relação das cobranças efectuadas e das entregas feitas ao tesoureiro, bem como dos documentos que as suportam, durante o mês anterior.
6 - Na posse dos dados referidos pelo número anterior, a SC procede à sua conferência, devendo comunicar superiormente a ocorrência de eventuais anomalias.
Artigo 16.º
Reconciliações bancárias
1 - As reconciliações bancárias são realizadas no final de cada mês por um funcionário designado para o efeito pelo chefe da DF, que não se encontre afecto à TM e que não tenha acesso às respectivas contas correntes, devendo ser confrontadas com os respectivos registos contabilísticos.
2 - Quando se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias, estas são averiguadas e prontamente regularizadas, se tal se justificar, mediante despacho do presidente do executivo, a exarar com base em informação fundamentada do chefe da DF.
3 - Após cada reconciliação bancária, a SC analisa a validade dos cheques em trânsito, promovendo o respectivo cancelamento, junto da instituição bancária respectiva, nas situações que o justifiquem, efectuando os necessários registos contabilísticos de regularização.
4 - A TM, mediante relação de cheques cancelados, fornecida pela SC no dia em que obtém a confirmação desse facto, procede à regularização das respectivas contas correntes.
Artigo 17.º
Responsabilidade do tesoureiro
1 - O tesoureiro responde directamente perante o órgão executivo pelo conjunto de documentos e importâncias que lhe são confiadas e os outros funcionários e agentes, em serviço na tesouraria, respondem perante o respectivo tesoureiro pelos seus actos e omissões que se traduzam em situações de alcance, qualquer que seja a sua natureza.
2 - Não são imputáveis ao tesoureiro, as situações de alcance em que o mesmo seja estranho aos factos que as originaram ou mantém, excepto se, no desempenho das suas funções de gestão, houver procedido com culpa.
3 - Com base no sistema em vigor nas tesourarias da fazenda pública e com as necessárias adaptações, o tesoureiro deve estabelecer um sistema de apuramento diário de contas.
4 - O estado de responsabilidade do tesoureiro pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda, é verificado na presença daquele ou seu substituto, através de contagem física do numerário e dos documentos sob a sua responsabilidade, a realizar pelos responsáveis designados para o efeito pelo chefe da DF, nas seguintes situações:
a) Trimestralmente e sem pré-aviso;
b) No encerramento das contas de cada exercício económico;
c) No final e no início do mandato do órgão executivo eleito ou do órgão que o substitui, no caso daquele ter sido dissolvido;
d) Quando for substituído o tesoureiro.
5 - São lavrados termos da contagem dos montantes sob a responsabilidade do tesoureiro, assinados pelos seus intervenientes, pelo presidente do executivo, pelo director do departamento, pelo chefe da divisão onde se insere a TM e ainda pelo tesoureiro cessante, quando houver substituição do mesmo.
Artigo 18.º
Acções de inspecção
Sempre que, no âmbito de acções de inspecção, se realize a contagem dos montantes sob responsabilidade do tesoureiro, o presidente do órgão executivo, mediante requisição do inspector ou do inquiridor, deve dar instruções às instituições de crédito, para que forneçam directamente àquele todos os elementos de que necessite para o exercício das suas funções.
CAPÍTULO IV
Terceiros
Artigo 19.º
Contas correntes
1 - No final de cada mês, serão feitas por um funcionário designado pelo chefe da DF, as seguintes reconciliações:
a) Entre os extractos de conta corrente dos clientes e fornecedores e as respectivas contas do Município;
b) Na conta de devedores e credores;
c) Nas contas de empréstimos bancários, calculando os juros e confrontando-os com os debitados pela instituição de crédito;
d) Nas contas "Estado e outros entes públicos".
Artigo 20.º
Controlo do endividamento
A decisão de contrair ou aumentar o endividamento deve ser tomada com base em informação do chefe da DF a fim de prevenir a violação dos limites fixados pelo artigo 24.º da Lei das Finanças Locais, aprovada pela Lei 42/98, de 6 de Agosto.
Artigo 21.º
Aquisição de bens e serviços e contratação de empreitadas
1 - Compete à SAP, promover a locação e aquisição de bens e serviços, bem como a contratação de empreitadas, com base em requisição externa ou contrato, após a verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis.
2 - A aquisição de imobilizado é condicionada a uma prévia verificação de conformidade com o PPI.
3 - O original das requisições externas e dos contratos destinam-se aos fornecedores, prestadores de serviços ou empreiteiros, cabendo uma cópia à SC e outra ao serviço requisitante.
Artigo 22.º
Recepção de bens
1 - A recepção de bens é feita pelo serviço requisitante.
2 - São serviços requisitantes:
a) O armazém da Câmara no que se refere as existências;
b) As unidades orgânicas de destino dos bens, no que respeita ao imobilizado.
3 - O serviço requisitante, tendo em consideração os aspectos quantitativos e qualitativos, confere e confirma a recepção dos bens, fazendo menção disso na guia de remessa ou documento equivalente, enviando-a de seguida para à SAP.
4 - A menção prevista no número anterior deve conter de forma bem legível:
a) Indicação de "CONFERIDO" e "RECEBIDO";
b) Identificação do serviço;
c) Identificação do funcionário;
d) Rubrica do funcionário;
e) Data.
5 - Na posse da guia de remessa referida no n.º 3 deste artigo, a SAP procede:
a) À conferência da guia de remessa, com menção expressa nesse documento, através da confrontação com a requisição;
b) Ao registo da entrada em armazém, quando se tratar de existências;
c) Ao fornecimento de uma cópia ao património, quando respeitar ao imobilizado.
6 - A menção prevista na alínea a) do n.º 5 deve conter de forma bem legível:
a) Indicação de "CONFERIDO";
b) Identificação do serviço;
c) Identificação do funcionário;
d) Rubrica do funcionário;
e) Data.
Artigo 23.º
Facturação de terceiros
1 - As facturas enviadas por terceiros dão entrada na SC.
2 - Com base nas cópias das requisições ou contratos, referidas no n.º 1 do artigo 21.º, e das guias de remessa em conformidade com os requisitos exigidos no n.º 6 do artigo 22.º, a SC procede à conferência das facturas, tendo em conta as quantidades e valores requisitados e os efectivamente fornecidos ou prestados.
3 - Após a sua conferência a SC envia à SAP as cópias das facturas que se referem a existências, e ao Aprovisionamento as que respeitam ao imobilizado.
4 - Caso existam facturas recebidas com mais de uma via, é aposto nas cópias, de forma clara e evidente, um carimbo de "DUPLICADO".
CAPÍTULO V
Existências
Artigo 24.º
Gestão do armazém
1 - Compete à SAP efectuar os registos nas fichas de existências do armazém, no mais curto espaço de tempo possível, após a verificação dos factos a registar (entradas e saídas em armazém) a fim de garantir que o seu saldo corresponda permanentemente aos bens existentes no respectivo armazém, para além da obtenção de um nível óptimo que permita fazer face às necessidades, sem que existam nem artigos em excesso, nem rupturas de stocks.
2 - Compete ao presidente da Câmara designar o responsável pelo armazém, bem como os responsáveis por cada local de armazenagem.
3 - Compete aos responsáveis de cada armazém, na dependência da DF, a recepção, armazenamento e entrega de todas as existências necessárias ao regular funcionamento dos serviços municipais.
4 - A recepção far-se-á:
a) De acordo com o previsto nos n.os 1, 2, 3 e 4 do artigo 22.º, para o caso de bens fornecidos por terceiros;
b) Mediante guia de devolução ao armazém, no que se refere aos bens devolvidos ao mesmo.
5 - O armazenamento será feito em instalações que garantam boas condições de conservação dos bens, segundo um sistema a implementar que permita facilidade no acesso, no manuseamento e no controle dos mesmos.
6 - As entregas serão efectuadas mediante a apresentação de requisição interna.
7 - As requisições internas serão assinadas pelos funcionários que levantam os bens e pelos seus mais imediatos superiores hierárquicos com cargos de chefia.
8 - As guias de devolução são assinadas pelos funcionários que devolvem os bens, bem como pelos que procedem à sua recepção.
9 - Após a entrega dos bens requisitados ou recepção dos bens devolvidos, o responsável pelo armazém assina, por sua vez, a requisição interna ou guia de devolução, envia o original para a SAP, entrega o duplicado ao requisitante e arquiva o triplicado.
Artigo 25.º
Controlo de existências
1 - Para cada local de armazenagem de existências, será nomeado pela presidência, sob proposta do director do DAG, um responsável pela gestão e controlo dos bens aí depositados.
2 - As existências são sujeitas às seguintes inventariações físicas:
a) No final de cada mês, através de testes de amostragem;
b) No final do ano, através de contagem de todos os bens.
3 - Após as inventariações referidas no número anterior, proceder-se-á às necessárias regularizações e ao apuramento de responsabilidades, quando for caso disso.
4 - As inventariações previstas nos números anteriores são efectuadas por funcionários que não estejam ligados à recepção e entrega de bens, designados pelo director do DAG.
5 - É adoptado o sistema de inventário permanente, de acordo com o ponto 2.9.10.33 do POCAL.
Artigo 26.º
Viaturas e equipamentos
No que diz respeito à reparação e manutenção de equipamentos e viaturas no exterior dos serviços do município, devem ser tidos em conta os seguintes procedimentos:
a) Os serviços externos deverão ser suportados por requisição;
b) Sempre que se recorrer a um fornecedor único e tendo presente as normas para cada procedimento de aquisição de bens e serviços fixado no respectivo regime legal, os serviços requisitantes, deverão justificar a escolha efectuada, assim como a necessidade e ou a urgência dos trabalhos;
c) Sempre que seja comprovada a urgência dos trabalhos e no caso de existir apenas um valor estimado para a despesa, a SAP deverá indicar, para que o processo não se atrase, um numero correspondente a uma requisição externa, que será formalizado, assim que for sabido o valor real;
d) O Serviço que solicitou os trabalhos, deverá fazer o acompanhamento dos mesmos, em coordenação com a SAP.
Sempre que seja necessário recorrer à aquisição de peças ou artigos necessários a reparações, devem ser seguidos os mesmos procedimentos referidos nas alíneas a), b), c) e d) deste artigo.
CAPÍTULO VI
Imobilizado
Artigo 27.º
Identificação, caracterização e valorização
Compete à SAP manter as fichas do imobilizado permanentemente actualizadas, no que se refere à sua identificação, caracterização e valorização, tendo em conta as disposições aplicáveis, nomeadamente o sistema de inventário e cadastro.
Artigo 28.º
Registo de Propriedade
1 - Compete à SAP promover:
a) O registo de propriedade dos bens móveis a isso sujeitos;
b) A inscrição na matriz predial e respectivos registos na conservatória do registo predial de todos os bens imóveis, adquiridos pelo município, no prazo de 15 dias a contar da celebração da respectiva escritura.
2 - Excepcionam-se do disposto na alínea b) do número anterior, as aquisições de imóveis sujeitas a fiscalização prévia do Tribunal de Contas, casos em que os registos serão efectivados no prazo de quinze dias a contar da data da comunicação, por parte do Tribunal de Contas, em como o processo se encontra visado.
3 - Se o imóvel constituir um prédio urbano, com excepção de terrenos destinados a construção urbana, deverá, ainda, a SAP requerer, junto das entidades competentes, o averbamento ou cancelamento, consoante os casos, dos contratos da água, saneamento, fornecimento de energia eléctrica ou de serviço de telefone, entre outros.
Artigo 29.º
Gestão dos imóveis
1 - Na SAP, existirão cópias de todas as chaves dos imóveis do município, as quais ficarão à guarda do respectivo chefe de secção.
2 - Em casos fundamentados e mediante autorização do presidente da Câmara, serão atribuídas chaves a funcionários, os quais serão responsáveis pelas mesmas.
3 - O procedimento preconizado no número anterior, aplica-se com as devidas adaptações, aos imóveis propriedade do Município e que estejam a ser utilizados por entidades públicas ou privadas.
Artigo 30.º
Reconciliações às contas do imobilizado
Trimestralmente, a DF promove reconciliações no que se refere aos montantes de aquisição e respectivas amortizações entre as fichas de imobilizado e os registos contabilísticos.
Artigo 31.º
Controlo do imobilizado
1 - Durante os meses de Novembro e Dezembro de cada ano, a SAP faz a verificação física de todos os bens do imobilizado, conferindo-a com os registos. Havendo diferenças, procede-se de imediato às necessárias regularizações e ao apuramento de responsabilidades quando for caso disso.
2 - Em Janeiro de cada ano, a SAP enviará a cada funcionário um inventário patrimonial actualizado da sua responsabilidade a fim de o mesmo ser devidamente subscrito.
3 - Cada funcionário é responsável pelos bens e equipamentos que lhe estejam distribuídos, para o que subscreverá documento de posse no momento da entrega eventual de cada bem ou equipamento constante do inventário.
4 - Relativamente aos bens e equipamentos colectivos, o dever consignado no número anterior é cometido ao responsável da secção ou sector em que se integram.
Artigo 32.º
Fichas do imobilizado
1 - Devido aos elevados valores que o imobilizado em geral representa, todas as decisões sobre o mesmo, deverão ser tomadas pelo órgão competente e de acordo com a lei em vigor.
2 - A política a seguir no que diz respeito ao imobilizado, deve ser decidida com o máximo rigor pela administração municipal, tendo em conta as suas competências.
3 - As fichas do imobilizado deverão ser mantidas permanentemente actualizadas pela SAP.
Artigo 33.º
Inventário de bens duradouros
1 - O inventário de todos os bens duradouros e equipamentos, que sejam propriedade do município, deverá manter-se permanentemente actualizado.
2 - As aquisições de imobilizado, deverão ser efectuadas de acordo com o PPI e ou ainda com base em deliberações do órgão competente e de acordo com a lei em vigor, baseadas em requisições externas ou em algum documento equivalente, como os contratos deverão ser emitidos pelos responsáveis designados para o efeito, após ter sido dado cumprimento às normas legais aplicáveis, nomeadamente no que diz respeito a empreitadas e fornecimentos.
3 - Deverá efectuar-se periodicamente a verificação dos bens do activo imobilizado, conferindo-os com os registos, devendo proceder-se prontamente à regularização que se julgar necessária, assim como ao apuramento de responsabilidades, quando for caso disso.
Artigo 34.º
Abate de bens
1 - Sempre que por qualquer motivo, um bem ou equipamento deixe de ter utilidade, deve o funcionário a quem o mesmo esteja afecto ou distribuído , comunicar tal facto ao respectivo superior hierárquico.
2 - Se a entidade competente para tomar a decisão, entender que deverá ser esse o procedimento mais adequado, deverá o abate do bem ser ordenado, remetendo-se o respectivo documento após despacho, para a SAP.
3 - A competência para ordenar o abate de bens, pertence:
a) Até Euro ___ (___) - ao presidente da Câmara ou ao vereador com competência delegada;
b) Para valor superior a Euro ___ (___) - à Câmara Municipal ou ao seu presidente com delegação da mesma.
CAPÍTULO VII
Controlo de dados
Artigo 35.º
Dados em suporte informático
1 - O desenvolvimento e implementação das medidas necessárias à segurança e confidencialidade da informação armazenada e processada é assegurada pela DF, que integra a informática.
2 - Só os técnicos de informática terão acesso a todo o sistema informático implementado, na qualidade de administradores do sistema.
3 - O acesso a dispositivos de entrada e saída de dados, será restrito e totalmente controlado pelos informáticos, que poderá em casos de comprovada funcionalidade atribuir acessos especiais aos utilizadores, devendo estes respeitar integralmente os procedimentos estabelecidos pelos informáticos.
4 - O recurso a dispositivos de segurança deverá assegurar a integridade dos dados através de rede informática para discos, tapes e CD's de forma predefinida, calendarizada e registada.
Artigo 36.º
Entrada e saída de correspondência
1 - A entrada de correspondência e ou documentação dirigida ao município, deverá dar entrada e ser recepcionada na SEG.
2 - Após a sua abertura e registo, os originais deverão ser enviados ao chefe da DA, que os levará ao Presidente para conhecimento e despacho.
3 - Após a correspondência e ou documentação ser devolvida, assinada e despachada pelo Presidente, deverá a mesma ser arquivada no arquivador geral de correspondência entrada.
4 - No caso de alguma correspondência e ou documentação apresentar algum despacho do qual deva ser dado conhecimento a outros interessados, deverá proceder-se à circulação de uma cópia para conhecimento.
5 - Os diferentes serviços, após tomarem conhecimento da correspondência e ou documentação que lhes for enviada, e depois de devidamente assinada, deverão devolvê-la à SEG, que procederá ao seu arquivo.
6 - Os diferentes serviços, sempre que se trate de correspondência e ou documentação que esteja relacionada directamente com esses serviços, deverão ficar com uma cópia no seu arquivo, para mais facilmente poderem acompanhar os assuntos e para uma mais rápida consulta em caso de necessidade.
7 - Com os faxes e e-mail's, deverá proceder-se de igual modo.
8 - No que diz respeito à correspondência e ou documentação a enviar pelos diferentes serviços do Município, alguns dos procedimentos referidos deverão de igual modo ser seguidos, em especial no que diz respeito ao arquivo de uma cópia no arquivador geral de correspondência saída.
Artigo 37.º
Organização da documentação oficial
Os originais da documentação oficial, deverão ter uma numeração sequencial para cada ano civil, devendo ser arquivados no SAR, em pastas próprias e por assuntos. Os originais dos Regulamentos Municipais deverão de igual modo ser arquivados no SAR em pastas destinadas a esse fim.
CAPÍTULO VIII
Disposições finais e transitórias
Artigo 38.º
Violação de normas do sistema de controlo interno
1 - A violação das normas estabelecidas, no presente SCI, determina a instauração de processo disciplinar, nos termos legais, sempre que haja indícios que o justifiquem.
2 - Qualquer informação de serviço referente a violações das regras definidas pelo presente SCI, devem ser devidamente comprovadas, passando a fazer parte integrante do processo individual do funcionário visado, devendo ainda servir de base para a tomada de decisão, aquando da atribuição da classificação de serviço relativa ao ano a que respeitem.
Artigo 39.º
Norma supletiva
Em tudo o que não estiver expressamente previsto ao presente SCI, aplicar-se-ão as disposições legais enunciadas no POCAL, bem como a demais legislação aplicável aos municípios.
Artigo 40.º
Norma revogatória
São revogadas todas as disposições regulamentares, actualmente em vigor, na parte em que contrariem todas as regras e princípios estabelecidos no presente SCI.
Artigo 41.º
Cópias do sistema de controlo interno
Do presente SCI, bem como todas as alterações que lhe venham a ser introduzidas, serão remetidas cópias à Inspecção Geral de Finanças e à Inspecção Geral da Administração do Território, dentro do prazo de 30 dias a contar da data da respectiva aprovação.
Artigo 42.º
Entrada em vigor
O presente sistema de controlo interno entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.
Mapa anexo ao n.º 3 do artigo 4.º
(ver documento original)
ANEXOS
1 - Armazém
Documentos de funcionamento
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2 - Aprovisionamento
Proposta de aquisição
Requisição externa
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ANEXO VI
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3 - Viaturas
Requisição e cedências
(ver documento original)
4 - Fluxogramas
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5 - Fundo de maneiro
Regulamento Interno
Nos termos do n.º 2.9.10.1.11 do POCAL - Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais, aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, e para efeitos de controlo dos fundos de maneio se estabelece:
1.º Constituição - serão constituídos e afectados segundo a sua natureza às correspondentes classificações económicas, os seguintes fundos de maneio:
1 - A favor do encarregado do parque de máquinas e viaturas Sr. ___, para oficinas, transportes, combustíveis, limpeza e expediente, no valor de 1475 euros como a seguir se discrimina:
Órgãos da autarquia:
Classificação orgânica: 01.03;
Classificação económica: 02.02.04 - combustíveis e lubrificantes - 50 euros;
Classificação económica: 02.02.09 - outros - 50 euros;
Classificação orgânica: 02.03.02 - pequenas reparações e conservações - 100 euros;
Classificação económica: 02.03.11 - outros - 50 euros.
Serviço de Acção Social, Cultura, Educação, Desporto e Turismo:
Classificação orgânica: 03;
Classificação económica: 02.02.04 - combustíveis e lubrificantes - 150 euros;
Classificação económica: 02.02.09 - outros - 100 euros;
Classificação económica: 02.03.02 - peq. rep. conservações - 100 euros;
Classificação económica: 02.03.11 - outros - 125 euros.
Divisão Técnica de Obras e Serviços Urbanos:
Classificação orgânica: 05;
Classificação económica: 02.02.04 - combustíveis e lubrificantes - 100 euros;
Classificação económica: 02.02.09 - outros - 250 euros;
Classificação económica: 02.03.02 - peq. rep. conservações - 150 euros;
Classificação económica: 02.03.11 - outros - 200 euros.
Serviço de Bombeiros e Protecção Civil:
Classificação orgânica: 04;
Classificação económica: 02.03.02 - outros - 50 euros.
2 - A favor do comandante de bombeiros, Sr. ___, para nível de expediente, limpeza e refeições de bombeiros não profissionais e ainda pequenas reparações de viaturas com carácter de urgência, no valor de 750 euros, como se discrimina:
Serviço de Bombeiros e Protecção Civil:
Classificação orgânica: 04;
Classificação económica: 02.02.04 - combustíveis e lubrificantes - 100 euros;
Classificação económica: 02.02.07 - consumos de secretaria - 75 euros;
Classificação económica: 02.02.09 - outros - 300 euros;
Classificação económica: 02.03.06 - transportes e comunicações - 50 euros;
Classificação económica: 02.03.02 - pequenas reparações e conservações - 100 euros;
Classificação económica: 02.03.11 - outros - 125 euros.
3 - A favor do funcionário, do sector de aprovisionamento, Sr. ___, para fazer face a pequenas despesas correntes a nível de expediente, e outro material fungível, que dado o seu carácter de urgência, só será possível satisfazer a pronto pagamento, no valor de 1150 euros, como se discrimina:
Órgãos da autarquia:
Classificação orgânica: 01.03;
Classificação económica: 02.02.07 - consumos de secretaria - 25 euros;
Classificação económica: 02.02.09 - outros - 250 euros;
Classificação económica: 02.03.07 - representação municipal - 125 euros;
Classificação económica: 02.03.11 - outros - 25 euros.
Repartição Administrativa e Financeira:
Classificação orgânica: 02;
Classificação económica: 01.09.01 - encargos com saúde - 25 euros;
Classificação económica: 02.02.07 - consumos de secretaria - 100 euros;
Classificação económica: 02.03.06 - transportes e comunicações - 50 euros.
Serviço de Acção Social, Cultura, Educação, Desporto e Turismo:
Classificação orgânica: 03
Classificação económica: 02.02.06 - alimentação/roupa e calçado - 75 euros;
Classificação económica: 02.02.07 - consumos de secretaria - 75 euros;
Classificação económica: 02.03.06 - transporte e comunicações - 25 euros;
Classificação económica: 02.03.11 - outros - 250 euros.
Divisão Técnica de Obras e Serviços Urbanos:
Classificação orgânica: 05;
Classificação económica: 02.02.07 - consumos de secretaria - 100 euros;
Classificação económica: 02.03.06 - transportes e comunicações - 25 euros-
4 - A favor do funcionário, Sr. ___, para despesas correntes na piscina municipal, no valor de 800 euros, como se discrimina:
Serviços de Acção Social, Cultura, Educação, Desporto e Turismo:
Classificação orgânica: 03;
Classificação económica: 01.09.01 - encargos de saúde - 25 euros;
Classificação económica: 02.02.06 - alimentação, roupa e calçado - 750 euros;
Classificação económica: 02.02.09 - outros - 25 euros.
5 - A favor do encarregado do parque de máquinas e viaturas, Sr. ___, para pagamento de portagens e estacionamentos das viaturas e transportes, no valor de 500 euros, como a seguir se discrimina:
Órgãos da autarquia:
Classificação orgânica: 01.03;
Classificação económica: 02.03.06 - transportes e comunicações - 100 euros.
Serviços de Acção Social, Cultura, Educação, Desporto e Turismo:
Classificação orgânica: 03;
Classificação económica: 02.03.06 - transportes e comunicações - 300 euros.
Divisão Técnica de Obras e Serviços Urbanos:
Classificação orgânica: 05;
Classificação económica: 02.03.06 - transportes e comunicações - 100 euros.
6 - A favor do fiel de armazém Sr. ___, para pagamento de pequenas aquisições destinadas a obras e águas no valor de 1025 euros, como a seguir se discrimina:
Órgãos da autarquia:
Classificação orgânica: 01.03;
Classificação económica: 02.02.09 - Outros - 50 euros;
Classificação económica: 02.03.02 - peq. rep. conservação - 50 euros.
Serviço de Acção Social, Cultura, Educação, Desporto e Turismo:
Classificação Orgânica: 03;
Classificação Económica: 02.02.09 - outros - 100 euros;
Classificação Económica: 02.03.02 - peq. rep. conservação - 50 euros.
Divisão Técnica de Obras e Serviços Urbanos:
Classificação orgânica: 05;
Classificação económica: 02.02.04 - combustíveis e lubrificantes 75 euros;
Classificação económica: 02.02.09 - outros - 500 euros;
Classificação económica: 02.03.02 - peq. rep. conservação - 100 euros;
Classificação económica: 02.03.11 - outros - 100 euros.
Nos termos daquela disposição legal a finalidade do fundo de maneio é a satisfação de pequenas despesas urgentes e inadiáveis que possam surgir em caso de reconhecida necessidade.
Aqueles deverão ser utilizados nos seguintes termos:
1) A constituição e a reposição será movimentada na correspondente rubrica de operações de tesouraria;
2) Os responsáveis pelos fundos de maneio enunciados nos pontos 1, 2, 3, 4, 5 e 6 deverão proceder à sua restituição com a entrada mensal de todos os documentos justificativos das despesas efectuadas, Contabilidade procedam aos respectivos processamentos;
3) Os fundos de maneio ora constituídos e que eventualmente o possam vir a ser, serão repostos obrigatoriamente em 31 de Dezembro de 2002.
