Aviso 10 595/2002 (2.ª série) - AP. - Carlos Manuel Barateiro de Sousa, presidente do conselho de administração da Associação de Municípios do Distrito de Setúbal:

Faz público que a estrutura orgânica dos serviços da AMDS, aprovada pela sua Assembleia Intermunicipal em 21 de Outubro de 2002, ao abrigo do artigo 11.º, n.º 2, do Decreto-Lei 116/84, de 6 de Abril, na redacção da Lei 44/85, de 13 de Setembro, é a seguinte:

Estrutura Orgânica dos Serviços da Associação de Municípios do Distrito de Setúbal

Artigo 1.º

Estruturação dos serviços

1 - A Estrutura Orgânica dos Serviços da Associação de Municípios do Distrito de Setúbal, doravante AMDS, corresponde ao organograma anexo ao presente Regulamento.

2 - A organização dos serviços da AMDS assenta em áreas funcionais, entendidas como unidades orgânicas, que se estruturam por sectores, em que se inclui a tesouraria, ou projectos, suas subunidades.

3 - Os responsáveis pelas áreas funcionais designam-se coordenadores e os responsáveis pelos sectores e projecto, chefes de sector e chefes de projecto, respectivamente.

Artigo 2.º

Das nomeações dos responsáveis das unidades orgânicas

A nomeação, designação ou exoneração dos responsáveis pelas várias unidades orgânicas será efectuada por deliberação do conselho de administração ou despacho do presidente do conselho de administração, se houver delegação de competências.

Artigo 3.º

Funções da assessoria jurídica

À assessoria jurídica estão cometidas as seguintes funções:

a) Prestar apoio jurídico na elaboração de projectos de regulamentos, bem como na alteração destes;

b) Elaborar estudos e pareceres que lhe sejam solicitados pelos órgãos de gestão, quer de carácter interno quer em apoio aos municípios associados;

c) Prestar apoio jurídico na análise de processos administrativos;

d) Assegurar o patrocínio judiciário em processos, acções e recursos em que a AMDS ou membros dos seus órgãos sejam parte interveniente enquanto tais;

e) Elaborar projectos de minuta de acordos, protocolos, ou contratos a celebrar pela Associação com outras entidades;

f) Apoiar a associação em relações institucionais e em negociações com entidades terceiras;

g) Desenvolver outras funções que relevem da actividade jurídica.

Artigo 4.º

Funções do secretariado

Ao secretariado estão cometidas as seguintes funções:

a) Assegurar todo o apoio administrativo e tratamento informático necessário ao desempenho da actividade da Assembleia Intermunicipal, do conselho de administração, do presidente deste e do administrador-delegado;

b) Secretariar a mesa da Assembleia Intermunicipal, o conselho de administração, o presidente deste e o administrador-delegado, no que se refere ao atendimento geral de outras entidades, marcação de contactos com estas por solicitação interna ou externa;

c) Preparar contactos exteriores dos membros da mesa da Assembleia Intermunicipal, do conselho de administração, do presidente deste e do administrador-delegado, fornecendo dados e documentos necessários para a prossecução das reuniões com entidades externas;

d) Prestar assistência administrativa ao presidente do conselho de administração e ao administrador-delegado;

e) Recolher os dados e documentos necessários à realização das reuniões da Assembleia Intermunicipal e do conselho de administração;

f) Elaborar e encaminhar o expediente, organizar e guardar o arquivo dos órgãos deliberativo e executivo da AMDS;

g) Desenvolver outras funções que o conselho de administração ou o seu presidente determinarem.

Artigo 5.º

Funções do Gabinete de Informação e Relações Públicas

Compete ao Gabinete de Informação e Relações Públicas, também designado por GIRP, as seguintes funções:

a) Fazer a revisão da imprensa regional e nacional, no sentido de recolher informações que possam ser relevantes para a condução dos projectos da AMDS;

b) Encaminhar a informação recolhida para os técnicos a que respeitam os dados;

c) Organizar um arquivo baseado nos recortes de imprensa e na informação enviada pelas câmaras municipais do distrito;

d) Elaborar comunicados de imprensa, com o objectivo de divulgar junto da Imprensa as tomadas de posições e projectos da AMDS;

e) Promover conferências de imprensa, colóquios, encontros, seminários junto da comunicação social e outras entidades;

f) Produzir, realizar e conduzir os programas radiofónicos que a AMDS dispõe em estações de rádio do distrito;

g) Colaborar, sempre que solicitado, na Revista Educação & Ensino, com recolha de informação e fotografias, e elaboração de artigos;

h) Apoiar a construção do site da AMDS, com a elaboração e a actualização regular dos artigos;

i) Participar em reuniões, colóquios, encontros, seminários promovidos pela AMDS ou por outras entidades, sempre que solicitado;

j) Estabelecer contactos regulares com os serviços de informação e relações públicas das câmaras municipais do distrito de Setúbal.

Artigo 6.º

Definição das funções da área de administração geral e finanças

As funções da área de administração geral e finanças são as seguintes:

a) Elaborar e propor normas de gestão e de desenvolvimento das actividades adstritas à área de gestão;

b) Dirigir a unidade orgânica por que é responsável e a actividade dos funcionários que lhe estão adstritos;

c) Assegurar a concretização das orientações definidas pelos órgãos de gestão da AMDS;

d) Apresentar propostas tendentes à melhoria do funcionamento das diversas unidades orgânicas, a nível dos circuitos e suportes administrativos estabelecidos, dos meios humanos, materiais, técnicos e tecnológicos, organizacionais e informáticos;

e) Assegurar o cumprimento das normas legais e regulamentares;

f) Participar nas reuniões de coordenação geral ou quando para tal for solicitado;

g) Dinamizar reuniões de coordenação sectorial com os diversos sectores da área de administração geral e finanças;

h) Participar na avaliação profissional dos funcionários subordinados, informando sobre estes, de acordo com a regulamentação em vigor;

i) Promover e aplicar medidas de gestão e controlo dos recursos humanos, materiais, financeiros e outros das unidades orgânicas que dirige;

j) Assegurar o normal desenvolvimento de todos os processos relacionados com o expediente geral e controlo de documentos;

k) Assegurar todas as actuações técnico-administrativas de responsabilidade da AMDS e que não se contenham nas funções das demais áreas de gestão;

l) Assegurar a preparação do projecto do Orçamento e do Plano Plurianual de Investimentos e submete-lo ao conselho de administração, procedendo à necessária coordenação e análise de elementos de informação e de previsão de receitas e despesas;

m) Promover a execução do orçamento e preparar as respectivas modificações orçamentais;

n) Assegurar a elaboração do documento de prestação de contas para aprovação;

o) Apresentar estudos e propor formas e fontes de financiamento;

p) Elaborar o projecto de planeamento financeiro e manter os órgãos de gestão informados sobre a situação económico-financeira da AMDS;

q) Assegurar a gestão do imobilizado, corpóreo e incorpóreo, bem como do restante património da AMDS;

r) Propor a realização de consultas e a abertura de concursos para a aquisição de bens e serviços;

s) Zelar pela arrecadação de Receitas e planear as acções inerentes aos pagamentos;

t) Controlar os custos da AMDS através do sistema de custeio instalado;

u) Promover de forma centralizada o recrutamento, selecção e admissão de pessoal;

v) Exercer todas as restantes funções, ligadas à área de administração geral e finanças, que venham a ser determinadas pelos órgãos de gestão da AMDS, por determinação legal ou por imposição de regulamento interno.

Artigo 7.º

Definição de funções da Sector de Contabilidade e Património

Compete à Secção de Contabilidade e Património desempenhar as seguintes funções:

a) Participar em reuniões periódicas de coordenação da área de administração geral e finanças;

b) Elaborar propostas devidamente fundamentadas que visem a melhoria do funcionamento do Sector de Contabilidade e Património e submetê-las a apreciação superior;

c) Assegurar a actualização sistemática dos registos contabilísticos e a correcta classificação dos comprovantes, de acordo com o Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL), com outras disposições legais em vigor, com as normas internas de procedimento e de acordo com o presente Regulamento;

d) Proceder à emissão de documentos de receita e de despesa, nomeadamente guias de recebimento e ordens de pagamento;

e) Receber as facturas enviadas pelos fornecedores e proceder à sua conferência através das guias de remessa e das requisições interna e externa;

f) Emitir as ordens de pagamento e, após autorização, emitir os cheques;

g) Movimentar e controlar, através do sistema informático instalado na contabilidade, as contas correntes de bancos e de outras entidades individuais e colectivas;

h) Efectuar as reconciliações bancárias, mensalmente ou sempre que seja recebido qualquer extracto;

i) Registar e controlar os registos da despesa no âmbito dos cabimentos, dos compromissos, da liquidação e dos pagamentos;

j) Controlar as dívidas a terceiros (a bancos, a fornecedores, ao Estado e outras entidades públicas ou privadas);

k) Registar e controlar a receita;

l) Promover a substituição de depósitos de garantia por outras formas de caução;

m) Elaborar o expediente necessário para o levantamento de depósitos de garantia e de cauções, quando cesse a sua necessidade da sua manutenção;

n) Proceder à conferência das folhas de caixa com os diários da contabilidade da receita e da despesa;

o) Proceder ao tratamento de dados contabilísticos, assegurando a escrituração dos comprovantes necessários à prestação de contas, apuramento de resultados e gestão geral, nos termos legais e regulamentares vigentes;

p) Elaborar os documentos de prestação de contas, nomeadamente o balanço, a demonstração de resultados, os mapas de execução orçamental, anexo às demonstrações financeiras e o relatório de gestão, coligindo todos os elementos necessários para esse fim, observando o preceituado nos n.os 2 e 3 do capítulo 2 do Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, e submetê-lo à aprovação do Conselho de Administração;

q) Assegurar o envio ao Tribunal de Contas dos documentos de prestações de contas devidamente aprovados, bem como cópias destes e dos documentos previsionais a outras entidades;

r) Determinar os custos das actividades, dos projectos ou das acções da AMDS, com o auxílio do sistema de custeio instalado;

s) Fornecer dados que permitam sistematizar aspectos relevantes da gestão financeira;

t) Colaborar com os superiores hierárquicos no controlo do orçamento;

u) Colaborar no fornecimento de dados com vista à elaboração de modificações orçamentais aprovadas superiormente;

v) Centralizar a contabilização de todos os comprovantes e as diversas operações relativas à contabilidade orçamental, patrimonial e de custos da AMDS;

w) Assegurar o expediente administrativo, o tratamento de texto e as operações de arquivo inerentes ao Sector;

x) Manter devidamente organizada a documentação das gerências findas;

y) Assegurar a gestão dos diversos fundos de maneio que vierem a ser autorizados e constituídos de acordo com as necessidades de gestão;

z) Proceder ao registo e movimentação de todos os bens do imobilizado da AMDS;

aa) Organizar e manter actualizado o inventário e cadastro de bens móveis e imóveis da AMDS;

bb) Promover as inscrições nas matrizes prediais e na conservatória do registo predial de todos os bens próprios imobiliários da AMDS;

cc) Executar todo o expediente relacionado com a alienação de bens móveis e imóveis;

dd) Dar as informações solicitadas pelas unidades orgânicas competentes para a elaboração de estudos de rentabilização do património da AMDS;

ee) Efectuar o controlo dos seguros dos bens móveis e imóveis da AMDS;

ff) Executar outras funções que lhe sejam superiormente cometidas ou impostas por lei ou regulamento em matéria contabilística e financeira.

Artigo 8.º

Funções da tesouraria

Compete à tesouraria desempenhar as seguintes funções:

a) Assegurar a concretização das orientações financeiras definidas superiormente;

b) Participar em reuniões periódicas de coordenação da área de administração geral e finanças;

c) Elaborar propostas devidamente fundamentadas que visem a melhoria do funcionamento da tesouraria e submetê-las a apreciação superior;

d) Efectuar os recebimentos, de acordo com as guias de recebimento (guias de receita) e dar deles o respectivo documento de quitação;

e) Efectuar o pagamento das despesas devidamente autorizadas;

f) Elaborar diariamente a folha de caixa (diário de caixa);

g) Elaborar o resumo diário de tesouraria;

h) Proceder à guarda, conferência e controlo sistemático do numerário e valores de caixa e bancos;

i) Controlar o movimento das contas bancárias, através do sistema informático instalado na tesouraria, com o objectivo de poder elaborar o resumo diário de caixa;

j) Assinar os cheques e ordens de transferência bancária e recolher as restantes assinaturas;

k) Efectuar os depósitos, transferências e levantamentos, tendo em atenção a rentabilização dos valores;

l) Assistir à verificação do estado de responsabilidade do tesoureiro, efectuado por quem for nomeado para verificar os fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda, através de contagem física do numerário e documentos sob a sua responsabilidade;

m) Assegurar o depósito das receitas em instituição bancária e proceder ao seu registo no diário de caixa e no resumo de tesouraria;

n) Enviar, diariamente, para a contabilidade os originais e duplicados da folha de caixa (diário de tesouraria) e do resumo diário de tesouraria, acompanhados dos duplicados das guias de recebimento (guias de receita) e de todos os restantes documentos;

o) Recepcionar os duplicados dos diários de caixa e dos resumos de tesouraria e arquivá-los;

p) Executar outras funções que lhe sejam superiormente cometidas ou impostas por lei ou regulamento em matéria financeira.

Artigo 9.º

Definição de funções do Sector de Recursos Humanos

Ao Sector de Recursos Humanos estão cometidas as seguintes funções:

a) Assegurar a concretização das orientações da gestão dos recursos humanos definidas superiormente;

b) Participar em reuniões periódicas de coordenação da área de administração geral e finanças;

c) Analisar as situações de absentismo por parte dos funcionários e promover a verificação das faltas;

d) Atender e esclarecer os funcionários da AMDS sobre aspectos do âmbito da gestão de pessoal;

e) Preparar os dados para o processamento informático dos vencimentos;

f) Processar os documentos relativos às horas extraordinárias, despesas de deslocação e ajudas de custo;

g) Elaborar as relações da ADSE;

h) Envio dos documentos de despesa para a ADSE;

i) Processar os documentos relativos às prestações por encargos familiares, outras prestações sociais e prestações complementares (cfr. artigo 8.º do Decreto-Lei 353-A/89, de 16 de Outubro, em conjugação com o Decreto-Lei 133-B/97, de 30 de Maio);

j) Elaborar os mapas para a Caixa Geral de Aposentações, Montepio dos Servidores do Estado, sindicatos e Segurança Social e enviá-los para as respectivas instituições;

k) Elaborar as declarações de vencimentos solicitadas pelos funcionários;

l) Assegurar o expediente administrativo, o tratamento de texto e as operações de arquivo inerentes à secção;

m) Promover o lançamento e acompanhar os concursos de pessoal;

n) Desenvolver as acções de recrutamento, provimento, transferência, promoção e cessão de funções;

o) Assegurar a abertura e preparar os processos de aposentação;

p) Elaborar a documentação necessária ao pagamento dos impostos sobre remunerações retidas na fonte;

q) Fornecer as informações estatísticas aos órgãos de gestão da AMDS sobre tudo o que diga respeito à gestão dos recursos humanos;

r) Promover a inscrição dos funcionários em organismos oficiais quando tal revista carácter obrigatório;

s) Manter devidamente organizados e actualizados os processos individuais de todos os funcionários da AMDS, quer do quadro, quer eventuais ou em qualquer outra situação;

t) Manter actualizado o ficheiro de cadastro de pessoal - ficheiro de cadastro;

u) Executar outras funções que lhe sejam superiormente cometidas ou impostas por lei ou regulamento em matéria de gestão de recursos humanos.

Artigo 10.º

Funções do Sector de Aprovisionamento

Compete ao Sector de Aprovisionamento desempenhar as seguintes funções:

a) Promover e desencadear o adequado procedimento na aquisição de bens e serviços, nos termos do Decreto-Lei 197/99, de 8 de Junho, após a recepção das solicitações para o efeito;

b) Manter as informações actualizadas sobre as cotações dos bens e serviços;

c) Efectuar contactos com fornecedores;

d) Informar sobre anomalias na execução de fornecimentos de bens e serviços, sem prejuízo da respectiva conferência física;

e) Elaborar programas de aprovisionamento, essencialmente de bens de economato, em estreita colaboração com as outras unidades orgânicas da AMDS, a fim de os submeter à análise e aprovação superiores;

f) Emitir pareceres sobre a organização e funcionamento do aprovisionamento, para os submeter a análise e aprovação superiores;

g) Elaborar um plano de acção de acordo com as directrizes do responsável da área de administração geral e finanças, e segundo a política de compras definida pelo conselho de administração ou pelo presidente da AMDS;

h) Procurar assegurar que o aprovisionamento se efectue ao menor custo, dentro dos requisitos de quantidades e qualidades e nos prazos previstos;

i) Manter actualizada a informação sobre o mercado fornecedor, nomeadamente através da criação e actualização de um ficheiro de fornecedores - ficheiro de cadastro;

j) Fornecer aos órgãos hierárquicos e ao conselho de administração dados estatísticos sobre o movimento das compras de bens e serviços;

k) Registar e actualizar a informação dos ficheiros de fornecedores e materiais;

l) Emitir as requisições externas ao mercado;

m) Analisar e informar as propostas dos fornecedores quanto a procedimentos que não impliquem a constituição de comissões para o efeito;

n) Controlar os prazos de entrega das encomendas;

o) Assegurar e desempenhar outras funções que lhe sejam superiormente cometidas em matéria de gestão de aprovisionamentos.

Artigo 11.º

Definição de funções do Sector de Expediente, Arquivo e Serviços Gerais

Compete ao Sector de Expediente e Arquivo desempenhar as seguintes funções:

a) Assegurar a concretização das orientações definidas superiormente;

b) Participar em reuniões de coordenação da área de administração geral e finanças;

c) Elaborar propostas que visem a melhoria do funcionamento da actividade de expediente e arquivo e submetê-las à apreciação superior;

d) Assegurar a recepção e triagem da correspondência dirigida aos serviços;

e) Numerar, datar e classificar a correspondência entrada na AMDS;

f) Proceder ao registo da correspondência entrada e promover a sua distribuição aos diferentes destinatários;

g) Proceder à conferência física, quantitativa e qualitativa dos bens adquiridos.

h) Assegurar as tarefas relacionadas com o expediente, designadamente no exterior das instalações da AMDS;

i) Efectuar o controlo da situação física da documentação que processe;

j) Numerar, datar e franquear a correspondência a expedir;

k) Organizar e manter o arquivo geral, nomeadamente:

i.1) Arquivar toda a correspondência cuja gestão lhe esteja incumbida;

i.2) Arquivar cópias no copiador geral;

i.3) Centralizar os processos enviados pelas várias unidades orgânicas para arquivo estático.

l) Controlar, manter e conservar a documentação existente no arquivo estático;

m) Proceder ao registo e controlo das requisições de documentos/processos ao arquivo;

n) Promover e concretizar a destruição dos documentos conforme os prazos estabelecidos na legislação em vigor;

o) Gerir o plano de classificação do arquivo;

p) Proceder, periodicamente, ao controlo físico do inventário dos bens imobilizados, móveis e imóveis, e acompanhar, sendo caso disso, as suas transferências de local físico;

q) Comunicar ao Sector de Contabilidade e Património, através de impresso próprio, a transferência local dos bens móveis e os novos responsáveis por esses mesmos bens;

r) Verificar a boa ordem, estado de conservação e localização dos bens móveis dispersos pelas várias unidades orgânicas;

s) Diligenciar no sentido da conservação e reparação de bens móveis;

t) Elaborar propostas que visem a melhoria do funcionamento da actividade do controlo físico dos bens do imobilizado e submetê-las a apreciação e aprovação superiores;

u) Desempenhar outras atribuições que venham a ser cometidas pelos órgãos de gestão da AMDS ou por determinação legal ou regulamentar;

v) Assegurar o atendimento telefónico e a recepção e o encaminhamento das pessoas que se dirigem à AMDS.

Artigo 12.º

Definição de funções da área técnica

As funções da área técnica são as seguintes:

a) Planear, organizar, coordenar e controlar a função técnica da AMDS, no âmbito dos projectos e das actividades fins da associação, tomando em consideração as orientações superiormente traçadas;

b) Participar nas reuniões de planeamento, coordenação e controlo da AMDS;

c) Colaborar com as demais unidades orgânicas da AMDS na elaboração da proposta do Plano Plurianual de Investimentos e do Orçamento;

d) Promover reuniões periódicas e sistemáticas de planeamento, coordenação e controlo da Área;

e) Assegurar o cumprimento das orientações e decisões emanadas do conselho de administração, do presidente deste e do administrador-delegado;

f) Cumprir as disposições legais e regulamentos em vigor;

g) Manter os órgãos de gestão ao corrente do funcionamento da área e de cada um dos projectos;

h) Proceder à análise dos meios e recursos envolvidos nos vários projectos;

i) Promover a elaboração de estudos sectoriais sobre a gestão dos projectos, para que estes tenham um desenvolvimento e conclusão dentro dos melhores parâmetros da qualidade técnica;

j) Elaborar propostas devidamente fundamentadas sobre as necessidades de funcionamento, nomeadamente em meios humanos, materiais, técnicos e tecnológicos, na área dos projectos, e submetê-las à apreciação dos órgãos de gestão;

k) Coordenar a actividade desenvolvida no quadro dos diversos projectos;

l) Coordenar e controlar o planeamento e a programação dos diversos projectos;

m) Controlar física e financeiramente os projectos.

Artigo 13.º

Definição de funções do apoio administrativo da área técnica

Compete ao apoio administrativo da área técnica desempenhar as seguintes funções:

a) Assegurar todo o apoio administrativo e tratamento informático necessário aos projectos em desenvolvimento na área técnica;

b) Assegurar o apoio às actividades desenvolvidas fora das instalações da AMDS, no âmbito da área técnica;

c) Elaborar e encaminhar o expediente, organizar e manter actualizado o arquivo relacionado com os projectos em desenvolvimento;

d) Executar outras funções que lhe sejam superiormente cometidas.

Artigo 14.º

Projectos

A actividade da área técnica é estruturada por projectos, podendo ser designados coordenadores sempre que o conselho de administração o julgue necessário, sendo essa função exercida nos demais casos pelo responsável da área técnica.

Artigo 15.º

Entrada em vigor

A presente Estrutura Orgânica dos Serviços da Associação de Municípios do Distrito de Setúbal foi aprovada pela Assembleia Intermunicipal, na sua sessão de 21 de Outubro de 2002, entrando em vigor cinco dias após a sua publicação na 2.ª série do Diário da República.

26 de Novembro de 2002. - O Presidente do Conselho de Administração, Carlos Manuel Barateiro de Sousa.

ANEXO

Organograma da estrutura orgânica da Associação de Municípios do Distrito de Setúbal

(ver documento original)