de 12 de Dezembro
A Secretaria-Geral do Ministério da Justiça, à semelhança da grande maioria dos serviços da Administração Pública, tem vindo a assistir ao crescimento exponencial da documentação de arquivo, gerador de custos e ineficiências que importa reduzir.O crescente aumento da documentação produzida e recebida na Secretaria-Geral do Ministério da Justiça justifica a adopção de critérios específicos de conservação permanente e de inutilização de documentos, em ordem adequada à gestão dos espaços de arquivo e à salvaguarda de documentação com interesse histórico.
A possibilidade de proceder à eliminação de conjuntos documentais, sem qualquer valor patrimonial e com os prazos de conservação já prescritos, representa, para as várias unidades orgânicas deste serviço central e para os seus arquivos, inúmeras vantagens, quer em termos de racionalização dos procedimentos de gestão documental e de gestão de espaços quer em termos de eficácia e de rentabilização de meios.
Por outro lado, permite a assunção mais objectiva das suas novas competências na salvaguarda da documentação com valor histórico, científico, pedagógico ou cultural e na sua divulgação.
Foi ouvido o Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, nos termos da alínea s) do n.º 1 do artigo 3.º do Decreto-Lei 60/97, de 20 de Março.
Nestes termos e ao abrigo das disposições conjugadas da alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro, do n.º 2 do artigo 2.º do Decreto-Lei 121/92, de 2 de Julho, e da alínea c) do artigo 3.º do Decreto-Lei 16/93, de 23 de Janeiro, manda o Governo, pelos Ministros da Justiça e da Cultura, o seguinte:
Artigo 1.º
Objecto
É aprovado o Regulamento Arquivístico da Secretaria-Geral do Ministério da Justiça, que se publica em anexo ao presente diploma e que dele faz parte integrante.
Artigo 2.º
Entrada em vigor
O Regulamento Arquivístico da Secretaria-Geral do Ministério da Justiça entra em vigor no dia seguinte à sua publicação.Em 21 de Novembro de 2006.
Pelo Ministro da Justiça, José Manuel Vieira Conde Rodrigues, Secretário de Estado Adjunto e da Justiça. - Pela Ministra da Cultura, Mário Vieira de Carvalho, Secretário de Estado da Cultura.
REGULAMENTO ARQUIVÍSTICO DA SECRETARIA-GERAL DO MINISTÉRIO DA
JUSTIÇA
Artigo 1.º
Âmbito de aplicação
O presente Regulamento é aplicável a toda a documentação produzida e recebida no âmbito das suas atribuições e competências pela Secretaria-Geral do Ministério da Justiça, adiante designada por SGMJ.
Artigo 2.º
Avaliação
1 - O processo de avaliação dos documentos do arquivo da SGMJ tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semiactiva.2 - É da responsabilidade da SGMJ a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva.
3 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção do anexo I do presente Regulamento, que dele faz parte integrante.
4 - Os prazos referidos no número anterior são contados a partir do momento em que os processos, colecções, registos ou dossiers sejam declarados administrativamente encerrados.
5 - Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da SGMJ.
Artigo 3.º
Selecção
1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela SGMJ, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 3 do artigo 10.º
Artigo 4.º
Tabela de selecção
1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões, com vista à sua adequação às alterações da produção documental.
3 - Para efeitos do disposto no n.º 2, deve a SGMJ obter parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.
Artigo 5.º
Remessas para arquivo intermédio
1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.2 - As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a SGMJ vier a determinar.
Artigo 6.º
Remessas para arquivo definitivo
1 - Os documentos e ou a informação cujo valor arquivístico justifique a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
Artigo 7.º
Formalidades das remessas
1 - As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:a) Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;
b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.
2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo II ao presente Regulamento.
Artigo 8.º
Eliminação
1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.2 - A eliminação dos documentos referidos no número anterior poderá, contudo, ser feita antes de decorridos os referidos prazos desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposições do artigo 10.º 3 - Sem embargo da definição dos prazos mínimos de conservação estabelecidos na tabela de selecção, as instituições podem conservar por prazos mais dilatados, a título permanente ou temporário, global ou parcialmente, as séries documentais que entenderem, desde que não prejudique o bom funcionamento dos serviços.
4 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa no IAN/TT.
5 - A eliminação dos documentos aos quais tenha sido reconhecido valor arquivístico (conservação permanente) só poderá ser efectuada desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposições do artigo 10.º 6 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
Artigo 9.º
Formalidades da eliminação
1 - A eliminação dos documentos mencionados no artigo 8.º deve obedecer às seguintes formalidades:a) Ser acompanhada de um auto de eliminação, assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo, o qual fará prova do abate patrimonial;
b) O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para o IAN/TT para conhecimento.
2 - O modelo de auto de eliminação referido nas alíneas anteriores consta do anexo III ao presente Regulamento.
Artigo 10.º
Substituição do suporte
1 - A substituição de documentos originais, em suporte de papel, por microfilme, deverá ser realizada quando funcionalmente justificável.2 - A microfilmagem é feita na observância das normas técnicas definidas pela ISO - International Organization for Standardization -, de forma a garantir a integridade, autenticidade, segurança e durabilidade da informação no novo suporte.
3 - A substituição do suporte da documentação de conservação permanente apenas será possível mediante autorização expressa do IAN/TT, ao qual competirá a definição dos seus pressupostos técnicos, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei 121/92, de 2 de Julho.
Artigo 11.º
Acessibilidade e comunicabilidade
O acesso e comunicabilidade do arquivo da SGMJ atenderá a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.
Artigo 12.º
Fiscalização
Compete ao IAN/TT a inspecção sobre a execução do disposto no presente Regulamento.
ANEXO I
Tabela de selecção de documentos
(ver documento original)
ANEXO II
Auto de entrega e guia de remessa
(ver documento original)
ANEXO III
Auto de eliminação
(ver documento original)
