Edital 329/2002 (2.ª série) - AP. - Regulamento Municipal de Sistema de Controlo Interno. - Jaime Carlos Marta Soares, presidente da Câmara Municipal de Vila Nova de Poiares:

Faz saber que o Regulamento Municipal de Urbanização e Edificação e de Taxas Aplicáveis foi presente à reunião extraordinária desta Câmara de 22 de Abril de 2002 e à sessão ordinária da Assembleia Municipal de 30 de Abril de 2002, tendo sido aprovado, sendo agora submetido à apreciação pública pelo prazo de 30 dias, para recolha de sugestões, nos termos do artigo 118.º do Código do Procedimento Administrativo.

O documento em referência encontra-se disponível, para consulta, no edifício dos Paços do Concelho de Vila Nova de Poiares, no horário de expediente.

Para constar e devidos efeitos se publica o presente e outros de igual teor, que vão ser afixados nos lugares do costume.

5 de Junho de 2002. - Pelo Presidente da Câmara, (Assinatura ilegível.)

Regulamento Municipal de Sistema de Controlo Interno (proposta)

Preâmbulo

No uso da autorização conferida na alínea a) do disposto no n.º 7 do artigo 64.º da Lei 169/99, de 18 de Setembro, para cumprimento do disposto no n.º 1 do artigo 11.º do Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, que aprovou o Plano Oficial das Autarquias Locais (POCAL), a Câmara Municipal de Vila Nova de Poiares elaborou o Regulamento Municipal de Sistema de Controlo Interno, adiante designado de Regulamento e que servirá de suporte à implementação consistente do novo regime de contabilidade autárquica.

A elaboração do presente Regulamento objectiva assim, o cumprimento do estipulado no n.º 2.9.1 das considerações técnicas do POCAL, tendo em vista assegurar a metódica e eficiente conduta da actividade municipal no que, à salvaguarda dos activos, à prevenção e detecção de erros, à precisão e plenitude dos registos contabilísticos, à atempada preparação da informação financeira fidedigna, diz respeito.

CAPÍTULO I

Disposições gerais

Artigo 1.º

Âmbito

O presente Regulamento define as políticas, métodos, procedimentos de controlo interno e fluxos de informação, conforme o estabelecido no artigo 11.º do Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, com a redacção adicionada pelo artigo único do Decreto-Lei 315/2000, de 2 de Dezembro, atendendo às atribuições e aos níveis de actuação dos serviços municipais da Câmara Municipal de Vila Nova de Poiares.

Artigo 2.º

Aplicação

O presente Regulamento é de aplicação obrigatória a todos os serviços da autarquia.

Artigo 3.º

Objecto

1 - O Regulamento Municipal do Sistema de Controlo Interno da Câmara Municipal de Vila Nova de Poiares visa estabelecer um conjunto de regras relativas a métodos e procedimentos de modo a assegurar:

a) A salvaguarda da legalidade e regularidade no que respeita à elaboração, execução e modificação dos documentos previsionais, à elaboração das demonstrações financeiras e ao sistema contabilístico;

b) O cumprimento das deliberações dos órgãos e das decisões dos respectivos titulares;

c) A salvaguarda do património;

d) A aprovação e controlo dos documentos;

e) A exactidão e integridade dos registos contabilísticos;

f) O incremento da eficiência das operações;

g) A adequada utilização dos fundos e o cumprimento dos limites legais à assunção de encargos;

h) O controlo das aplicações e do ambiente informático;

i) A transparência e a concorrência no âmbito dos mercados públicos;

j) O registo oportuno das operações pela quantia correcta, nos documentos e livros apropriados e no período contabilístico a que respeitam, de acordo com as decisões de gestão e no respeito das normas legais.

2 - O presente Regulamento visa também assegurar o cumprimento das disposições legais e das normas internas aplicáveis às actividades municipais e a verificação da organização dos respectivos processos e documentos.

3 - Na definição das funções de controlo e na nomeação dos respectivos responsáveis deve atender-se:

a) À identificação das responsabilidades funcionais;

b) Aos circuitos obrigatórios dos documentos e às verificações respectivas;

c) Ao cumprimento do princípio da segregação de funções, nomeadamente no que diz respeito à separação entre o controlo físico e o processamento dos correspondentes registos.

4 - É objecto ainda, implementar medidas de controlo interno de modo a garantir o cumprimento adequado dos pressupostos contabilísticos para as diferentes áreas da autarquia e a sua subsequente gestão:

a) Imobilizado;

b) Existências;

c) Disponibilidades;

d) Pessoal;

e) Receitas/proveitos;

f) Despesas/custos.

CAPÍTULO II

Dos documentos

SECÇÃO I

Dos documentos em geral

Artigo 4.º

Documentos oficiais

1 - São considerados documentos oficiais:

a) Os regulamentos municipais;

b) As deliberações da Câmara Municipal;

c) As actas das reuniões da Câmara Municipal;

d) Os despachos do presidente da Câmara ou dos vereadores com competência delegada;

e) As ordens de serviço;

f) As comunicações internas do presidente da Câmara ou dos vereadores com competência delegada;

g) As certidões emitidas para o exterior;

h) Os protocolos celebrados entre a Câmara Municipal e outras entidades públicas ou privadas;

i) As procurações da responsabilidade do presidente da Câmara Municipal;

j) O orçamento municipal e as grandes opções do plano;

k) O relatório de contas do município;

l) O quadro de pessoal do município;

m) As ordens de pagamento:

n) As guias de receita;

o) As requisições internas;

p) As requisições externas;

q) Os programas de concurso e caderno de encargos;

r) Os ofícios enviados para o exterior;

s) As facturas emitidas enviadas a entidades externas;

t) Os alvarás de loteamento;

u) As actas dos júris dos concursos de fornecimentos de bens, locação e aquisição de serviços;

v) As actas das comissões de abertura e da apreciação das propostas dos concursos de empreitadas de obras públicas;

w) Todos os documentos contabilísticos obrigatórios no âmbito do POCAL;

x) Outros documentos produzidos pelo município não previstos nas alíneas anteriores, mas que venham a ser considerados oficiais tendo em conta a sua natureza específica e enquadramento legal.

SECÇÃO II

Documentos previsionais

Artigo 5.º

Documentos previsionais

Os documentos previsionais a adoptar pela Câmara Municipal de Vila Nova de Poiares são as grandes opções do plano e o orçamento.

Artigo 6.º

Grandes opções do plano

1 - Nas grandes opções do plano são definidas as linhas de desenvolvimento estratégico da autarquia e incluem, designadamente o plano plurianual de investimentos e as actividades mais relevantes da gestão da autarquia.

2 - Os princípios gerais de execução, descrição e mensuração das grandes opções do plano estão explicitadas no ponto 2.3 das considerações técnicas do POCAL.

Artigo 7.º

Orçamento

1 - O orçamento constitui a previsão anual de receitas e despesas de acordo com o quadro e código de contas descritos no POCAL, em dois mapas:

a) Mapa resumo das despesas e receitas da autarquia;

b) Mapa das receitas e despesas desagregadas pela classificação económica e orgânica.

A descrição, execução, princípios, regras previsionais, alterações e revisões ao orçamento encontram-se dispostas e respectivamente nos pontos 2.3.2, 2.3.4, 3.1, 3.3 e 8.3.1 do POCAL.

Artigo 8.º

Preparação dos documentos previsionais

1 - Compete à Repartição Administrativa e Financeira, a preparação dos documentos previsionais em consonância com as directivas emanadas pelo órgão executivo, sem prejuízo do disposto no artigo 12.º e seguintes.

2 - A preparação dos documentos previsionais deve ficar, em regra, concluída no início do último trimestre do exercício económico anterior ao que dizem respeito, atendendo, contudo, ao carácter de excepção previsto no artigo 88.º da Lei 169/99, de 18 de Setembro.

Artigo 9.º

Aprovação

1 - A proposta de orçamento preparada nos termos do artigo anterior, deve ser apresentada em regra, pelo órgão executivo ao órgão deliberativo até 15 dias antes da realização da última sessão ordinária deste órgão do ano anterior àquele a que se refere.

2 - O órgão deliberativo deverá aprovar o orçamento de modo a que possa entrar em vigorem 1 de Janeiro do ano a que diz respeito, salvo se atender ao carácter de excepção previsto no artigo 88.º da Lei 169/99, de 18 de setembro.

Artigo 10.º

Atrasos na aprovação

1 - No caso de atraso na aprovação do orçamento, manter-se-á em execução o orçamento em vigor do ano anterior, com as modificações que, entretanto, lhe tenham sido introduzidas até 31 de Dezembro.

2 - O orçamento que venha a ser aprovado pelo órgão deliberativo já no decurso do ano económico a que se destina integrará a parte do orçamento referida no número anterior que tenha sido executada até à sua entrada em vigor.

Artigo 11.º

Publicidade

Até 30 dias após a aprovação dos documentos previsionais deve ser dada publicidade aos mesmos e, ser remetida cópia à Comissão de Coordenação da Região Centro e Direcção-Geral do Orçamento.

SECÇÃO III

Regras previsionais

Artigo 12.º

Âmbito

A presente secção estabelece as regras que presidem à elaboração dos documentos previsionais.

Artigo 13.º

Impostos, taxas e tarifas

As importâncias relativas aos impostos, taxas e tarifas a inscrever no orçamento de receita, não podem ser superiores à média aritmética simples das cobranças efectuadas nos últimos 24 meses que antecedem a sua elaboração.

Artigo 14.º

Transferências correntes e de capital

1 - As importâncias relativas a transferências correntes e de capital só podem ser inscritas no orçamento em conformidade com a efectiva atribuição pela entidade competente.

2 - Sem prejuízo do disposto no número anterior, as importâncias relativas às transferências financeiras, a título de repartição de recursos públicos do Orçamento do Estado, devem ser as constantes no Orçamento de Estado em vigor até à publicação do Orçamento de Estado para o ano a que ele respeita.

Artigo 15.º

Empréstimos

As importâncias referentes aos empréstimos de curto, médio e longo prazos, só podem ser objecto de inscrição orçamental depois da sua efectiva contratação, independentemente da eficácia do respectivo contrato.

Artigo 16.º

Despesas com o pessoal

1 - As importâncias previstas para despesas com pessoal deve ter em conta apenas o pessoal que ocupe os lugares do quadro, requisitado, em comissão de serviço ou contratos a termo certo, bem como aqueles cujos contratos ou abertura de concurso para ingresso ou acesso estejam devidamente aprovados no momento da elaboração do orçamento.

2 - As importâncias a considerar nas rubricas "Remunerações de pessoal", devem corresponder à da tabela de vencimentos em vigor.

SECÇÃO IV

Documentos de suporte contabilístico

Artigo 17.º

Documentos suporte

1 - As operações orçamentais, de tesouraria e demais operações com relevância na esfera patrimonial da autarquia devem ser clara e objectivamente evidenciadas por documentos suporte, tais como:

a) Guia de recebimento (SC-1);

b) Mapa auxiliar de receita eventual (SC-1.1);

c) Guia de débito ao tesoureiro (SC-2);

d) Guia de anulação de receita virtual (SC-2.1);

e) Requisição interna (SC-3);

f) Requisição externa (SC-4);

g) Ordem de pagamento (SC-5);

h) Folha de remunerações (SC-6);

i) Guia de reposições abatidas aos pagamentos (SC-7);

j) Guia de reposições não abatidas aos pagamentos (SC-7.1);

k) Folha de caixa (SC-8);

l) Resumo diário de tesouraria (SC-9);

m) Mapa de trabalho extraordinário, nocturno e em dias de descanso e feriados (SC-10);

n) Boletim itinerário (SC-11);

o) Auto de abate (DC-1);

p) Controlo dos autos de abate (DC-2);

q) Auto de alienação (DC-3);

r) Auto de ocorrência (DC-4);

s) Auto de cessão (DC-5).

2 - Em relação à contabilidade de custos:

a) Materiais (CC-1):

b) Cálculo do custo/hora da mão-de-obra (CC-2);

c) Mão-de-obra (CC-3);

d) Cálculo do custo/hora de máquinas e viaturas (CC-4);

e) Máquinas e viaturas (CC-5);

f) Apuramento de custos indirectos (CC-6);

g) Apuramento de custos de bem ou serviço (CC-7);

h) Apuramento de custos directos da função (CC-8);

i) Apuramento de custos por função (CC-9).

Artigo 18.º

Despachos e autorizações

Os documentos escritos que integram os processos administrativos internos, todos os despachos e informações que sobre eles forem exarados, bem como os documentos do sistema contabilístico, devem sempre identificar os eleitos, dirigentes, funcionários e agentes seus subscritores e a qualidade em que o fazem, de forma bem legível.

SECÇÃO IV

Documentos de prestação de contas

Artigo 19.º

Âmbito

São documentos de prestação de contas da Câmara Municipal de Vila Nova de Poiares, os seguintes:

1) Balanço;

2) Demonstração de resultados;

3) Mapas de execução orçamental e execução do plano plurianual de investimentos;

4) Mapas de fluxos de caixa;

5) Anexos às demonstrações financeiras;

6) Relatório de gestão.

Artigo 20.º

Organização e aprovação

1 - A organização e elaboração dos documentos de prestação de contas da Câmara Municipal de Vila Nova de Poiares deve obedecer ao estipulado no POCAL.

2 - Até 30 dias após a aprovação de contas e independentemente da apreciação do órgão deliberativo deve ser enviada cópia dos documentos de prestação de contas às seguintes entidades:

a) Comissão de Coordenação da Região Norte;

b) Instituto Nacional de Estatística;

c) Direcção-Geral do Orçamento;

d) Tribunal de Contas.

CAPÍTULO III

Da receita

SECÇÃO I

Disposições gerais

Artigo 21.º

Objectivo e âmbito

1 - O objectivo do presente capítulo é o de garantir o adequado procedimento de arrecadação de receitas dando execução ao Regulamento e Tabela de Taxas, Tarifas e Licenças em vigor, bem como do cumprimento dos pressupostos de alienação de bens e serviços de forma a assegurar:

a) O controlo dos preços praticados e a sua conformidade com a tabela aprovada;

b) Que sejam cumpridos os preceitos legais de alienação de imobilizado;

c) Que sejam constituídas as provisões adequadas para devedores de cobrança duvidosa.

2 - A normalização dos procedimentos referidos no número anterior objectiva também a normalização da escrituração contabilística.

3 - Compreendem-se no âmbito do presente capítulo as receitas correspondentes à repartição dos recursos públicos e demais receitas do município em conformidade com o disposto nos capítulos II e III da Lei das Finanças Locais, Lei 42/98, de 6 de Agosto, ou por legislação que a venha revogar.

Artigo 22.º

Fases de execução da receita

Constituem fases de execução da receita da Câmara Municipal de Vila Nova de Poiares, as seguintes:

1) Abertura do orçamento da receita;

2) Revisões e alterações ao orçamento da receita;

3) Emissão da guia de receita ou documento equivalente;

4) Liquidação da receita, a que corresponde o lançamento contabilístico do direito a receber;

5) Cobrança, a que corresponde à anulação da dívida em virtude do seu recebimento.

Artigo 23.º

Abertura do orçamento

1 - Os procedimentos de abertura da receita compreendem os movimentos contabilísticos correspondentes ao reconhecimento das previsões iniciais e das previsões corrigidas por contrapartida do orçamento da receita do exercício, por rubrica da classificação económica da receita.

2 - Os lançamentos de abertura do orçamento deverão ser efectuados no início do exercício económico por funcionário da Secção de Contabilidade.

Artigo 24.º

Regras de liquidação e cobrança da receita

1 - A liquidação e cobrança da receita só se poderá realizar se essa verba tiver sido objecto de inscrição na rubrica orçamental.

2 - Se o valor da cobrança exceder a quantia inscrita, esta poderá ser arrecadada para além dos valores estabelecidos.

3 - No caso de se verificar que em 31 de Dezembro existem receitas liquidadas e não cobradas, estas devem transitar para o orçamento do ano económico seguinte nas mesmas rubricas em que estavam previstas para o ano findo.

Artigo 25.º

Responsabilidade da liquidação de receitas

1 - Somente os serviços autorizados, adiante designados por Serviços Emissores de Receita, podem emitir receita.

2 - São Serviços Emissores de Receita no âmbito do referido no número anterior:

a) A Secção de Contabilidade, designadamente nas guias de receita provenientes de retenções;

b) A Secção de Taxas e Licenças;

c) O Serviço de Execuções Fiscais;

d) O Sector de Obras Particulares e Urbanização.

Artigo 26.º

Responsabilidade da cobrança de receitas

A cobrança de receitas é um exclusivo da tesouraria e dos cobradores externos.

Artigo 27.º

Guias de recebimento

As guias de recebimento devem ser impressas tipográfica ou informaticamente, com numeração sequencial e devendo fazer referência ao código do serviço emissor de receita, bem como o meio de pagamento utilizado.

SECÇÃO II

Da receita eventual

Artigo 28.º

Âmbito

Entende-se por receita eventual, toda a receita a que cuja cobrança se verifica no momento imediato à sua liquidação.

Artigo 29.º

Emissão das guias de recebimento

1 - Somente os serviços emissores podem proceder à emissão de guias de recebimento.

2 - A emissão das guias de recebimento deve efectuar-se em quadruplicado, sendo:

a) Original para o cliente, utente ou contribuinte;

b) Duplicado para a tesouraria;

c) Triplicado para a Secção de Contabilidade;

d) Quadruplicado para o serviço emissor de receita.

3 - O Serviço Emissor de Receita envia o original, duplicado e triplicado para a tesouraria que, após verificação do conteúdo da mesma, efectua a cobrança e apõe a menção "Conferido e Recebido" quer no original como no duplicado.

4 - No momento a seguir ao da cobrança, o funcionário da tesouraria deverá registar a guia de recebimento cobrada no Diário de Tesouraria.

5 - Diariamente, a tesouraria deve emitir listagens em duplicado do Diário de Tesouraria e mapa resumo de tesouraria acompanhadas dos triplicados das guias de recebimento, destinando-os à Secção de Contabilidade.

6 - A Secção de Contabilidade após verificação das guias de recebimento deve confrontá-las com os valores constantes nos mapas enviados pela tesouraria fazendo disso evidência através da aposição da menção "Conferido com...", em ambas as cópias, procedendo então ao registo contabilístico.

7 - Após a validação do Diário de Tesouraria e do mapa resumo de tesouraria efectuado pela Secção de Contabilidade em ambas as cópias, uma delas deverá servir de suporte ao registo contabilístico sendo a outra, reenviada para a tesouraria.

8 - Ambas as cópias referidas no número anterior deverão ser arquivadas definitivamente nas respectivas secções.

Artigo 30.º

Mapa diário de receita eventual

1 - A responsabilidade do preenchimento do mapa diário de receita eventual cabe aos serviços emissores de receita, remetendo uma cópia para a Secção de Contabilidade como medida de controlo e confrontação com as guias de recebimento, diário e resumo de tesouraria.

2 - Cabe à Secção de Contabilidade a realização da conferência anteriormente referida.

3 - O mapa diário de receita eventual deverá discriminar

a) A numeração das guias de recebimento;

b) O total em numerário das guias de recebimento emitidas;

c) Código do Serviço Emissor de Receita;

d) Guias de recebimento anuladas e motivo da anulação.

SECÇÃO III

Da receita virtual

Artigo 31.º

Âmbito

Entende-se por receita virtual, aquela em que os documentos de cobrança tenham sido previamente debitados ao tesoureiro quer, por força da lei, quer por despacho ou deliberação do órgão competente.

Artigo 31.º

Liquidação

1 - Cabe à Secção de Contabilidade a responsabilidade de elaborar uma guia de débito ao tesoureiro pelo valor da receita que passa a virtual.

2 - À guia de débito referida no número anterior dever-se-á anexar uma listagem com a identificação, valor e número das guias de recebimento de todos os clientes que compõem o total da receita virtual.

3 - Após a recepção dos elementos a que é feita referência no número anterior, a(o) tesoureira(o) deverá proceder à notificação de falta de pagamento junto dos clientes.

Artigo 32.º

Guia de débito

1 - A guia de débito ao tesoureiro a emitir em triplicado, acompanhada com os anexos deverão ser enviados à tesouraria para serem validados por esta o que, após serem confirmados os totais, são rubricados pela(o) tesoureira(o) destinando-se:

a) O original e duplicado para a tesouraria;

b) O triplicado para a Secção de Contabilidade.

Artigo 33.º

Cobrança dentro do prazo

1 - Quando o cliente ou utente efectua o pagamento em dívida dentro do prazo estipulado pela notificação, a tesouraria procedera à eliminação do cliente da respectiva listagem da guia de débito dando lugar à emissão de nova guia de receita em triplicado com juros incluídos e tendo como destinatários:

a) Original para o cliente;

b) Duplicado para a tesouraria;

c) Triplicado para a Secção de Contabilidade.

2 - Após o recebimento de todos os conhecimentos de uma guia de débito, a tesouraria deverá enviar o original da mesma para a Secção de Contabilidade.

3 - Diariamente, e no envio do mapa diário de tesouraria e do resumo diário de tesouraria, a tesouraria deverá explicitar os valores cobrados relativamente às liquidações da receita virtual.

Artigo 34.º

Cobrança diferida

1 - Não sendo liquidada a receita virtual no prazo previsto pela notificação referida no n.º 3 do artigo 31.º deverá a tesouraria emitir um certificado de dívida remetendo o original para a entidade competente e arquivando o duplicado.

2 - Simultaneamente, a tesouraria envia uma segunda notificação aos clientes em falta, referindo um prazo adicional para pagamento da dívida e acrescendo à mesma os juros de mora.

3 - É da responsabilidade da tesouraria a manutenção em arquivo de todo o processo de execução fiscal.

Artigo 35.º

Cobrança dentro do prazo de relaxe

1 - Quando a cobrança é efectuada dentro do prazo de relaxe, é solicitado ao cliente ou utente a segunda notificação e processada a cobrança através da emissão de uma nova guia de recebimento sendo:

a) O original para o cliente;

b) O duplicado para a tesouraria;

c) O triplicado para a Secção de Contabilidade.

Artigo 36.º

Cobrança fora do prazo de relaxe

1 - Não sendo cobrado o valor em dívida, deve ser organizado um processo com os conhecimentos em anexo por forma a dar lugar à execução fiscal do processo para cobrança dos valores em dívida.

2 - Para a Secção de Contabilidade deve ser enviada pela tesouraria, uma relação dos clientes/utentes cujas dívidas foram para execução fiscal.

3 - A Secção de Contabilidade deverá proceder às devidas regularizações contabilísticas da conta corrente de terceiros, transferindo os saldos da conta de clientes conta corrente, para clientes de cobrança duvidosa.

4 - O pagamento resultante dos processos em execução fiscal é efectuado pelos clientes ou utentes directamente na tesouraria.

5 - A tesouraria, após cobrança, procede à inserção manual dos conhecimentos recebidos e emite uma guia de recebimento, sendo:

a) O original para o cliente;

b) O duplicado para a tesouraria;

c) O triplicado para a Secção de Contabilidade.

6 - Diariamente a tesouraria deverá emitir listagens do Diário de Tesouraria e do mapa resumo de tesouraria que envia para a Secção de Contabilidade com os conhecimentos pagos e com as guias de recebimento.

7 - As listagens enviadas para a Secção de Contabilidade devem fazer menção às cobranças realizadas de clientes ou utentes em litígio, para que esta possa proceder à regularização do saldo em cobranças duvidosas ou da provisão que entretanto tenha vindo a ser constituída.

Artigo 37.º

Anulação da receita virtual

1 - São anuladas as receitas virtuais aquando da verificação de erros resultantes da sua cobrança ou por decisão do órgão executivo, proveniente de reclamação ou impugnação.

2 - Compete ao órgão executivo a designação dos responsáveis pela elaboração da informação interna e emissão da guia de anulação da receita virtual, sem prejuízo do legalmente estabelecido nesta matéria.

3 - A tesouraria deve elaborar uma informação dirigida ao órgão executivo, expondo o caso em que se torna necessária a anulação da receita virtual.

4 - Mediante parecer favorável, a tesouraria emite em duplicado a guia de anulação de receita virtual, sendo:

a) Original para a tesouraria;

b) Duplicado para o arquivo do Serviço Emissor de Receita.

5 - Após a recepção da guia de anulação da receita virtual, a tesouraria deve proceder ao seu registo, anexando-a ao Diário de Tesouraria e mapa resumo de tesouraria, enviando-os para a Secção de Contabilidade.

6 - A Secção de Contabilidade procede à anulação contabilística da receita virtual.

SECÇÃO IV

Da constituição e anulação de provisões

Artigo 38.º

Constituição de provisões

1 - A constituição de provisões diz respeito apenas às situações a que estejam associados riscos, não devendo a sua importância ser superior às necessidades.

2 - As provisões constituídas devem permitir a tradução da realidade dos valores contabilísticos afectos aos resultados e ao património da autarquia, devendo estas estar de acordo com o princípio da prudência.

3 - Para efeitos de constituição de provisões para cobranças duvidosas, consideram-se as dívidas que estejam em mora há mais de seis meses e cujo risco de incobrabilidade seja devidamente justificado.

4 - O montante anual acumulado de provisão para cobertura das dívidas referidas no parágrafo anterior é determinado de acordo com as seguintes percentagens:

a) 50% para dívidas em mora há mais de 6 e até 12 meses;

b) 100% para dívidas em mora há mais de 12 meses.

5 - As dívidas que tenham sido reclamadas judicialmente ou em que o devedor tenha pendente processo de execução ou esteja em curso processo especial de recuperação da empresa ou de falência são tratados como custos e perdas extraordinárias, quando resulte do respectivo processo judicial a dificuldade da sua cobrança e sejam dadas como perdidas.

6 - A tesouraria deve remeter numa base diária a informação relativa aos clientes sobre os quais tenha sido emitida uma certidão da dívida mencionando no seu conteúdo uma discriminação exaustiva dos clientes/utentes e respectiva natureza económica das dividas em execução fiscal.

7 - A Secção de Contabilidade após recepcionar a informação sobre execuções, deve proceder às respectivas regularizações dos valores das contas de clientes, contribuintes e utentes, para a sub-conta 2181 - Cobranças em atraso ou 2182 - Cobranças em litígio, consoante os casos.

Artigo 39.º

Anulação de provisões

1 - Não se deve proceder à anulação e sequente constituição de uma provisão.

2 - A extinção da causa que deu origem à constituição da provisão, cobrada a importância em causa ou reconhecimento da sua incobrabilidade, deverá ser de imediato participado à Secção de Contabilidade, de modo a que a regularização contabilística seja de imediato realizada.

Artigo 40.º

Excepções à constituição de provisões

Não são consideradas de cobrança duvidosa e, por consequência, não é permitida a constituição de provisão referente às seguintes dívidas:

1) Do Estado, regiões autónomas e autarquias locais;

2) As cobertas por garantia, seguro ou caução, com a percentagem de desconto ou descoberto obrigatório.

CAPÍTULO IV

Da despesa

Artigo 41.º

Âmbito e objectivo

O objectivo do presente capítulo é o de garantir o cumprimento adequado dos pressupostos de aquisição de bens e serviços, de forma a permitir a sua correcta escrituração contabilística e o cumprimento dos preceitos legais de assunção de despesas e aquisição de bens e serviços.

Artigo 42.º

Fases da execução da despesa

Constituem fases da execução da despesa as seguintes:

1) Abertura do orçamento da despesa;

2) Revisões e alterações ao orçamento da despesa;

3) Cabimentação da despesa;

4) Comprometimento da despesa;

5) Processamento;

6) Liquidação da despesa;

7) Pagamento das despesas assumidas.

Artigo 43.º

Abertura do orçamento da despesa

1 - A abertura do orçamento da despesa compreende os movimentos contabilísticos correspondentes ao reconhecimento das dotações iniciais e das dotações disponíveis por contrapartida do orçamento da despesa do exercício, por classificação económica.

2 - Os lançamentos de abertura do orçamento da despesa deverão ser efectuados no início do exercício económico por funcionário da Secção de Contabilidade.

Artigo 44.º

Processamento e pagamento da despesa

A utilização das dotações da despesa devem obedecer ao registo das fases de autorização da despesa, registo do cabimento, compromisso, processamento e liquidação e pagamento:

1) Na fase da autorização da despesa, a entidade competente deve verificar:

a) A sua conformidade legal, ou seja, se existe enquadramento legal para a realização da despesa;

b) A sua regularidade financeira, ou seja, se existe no orçamento dotação disponível para a classificação económica a que a despesa diz respeito;

2) Na fase do cabimento dispor-se-á, como documento do seu suporte contabilístico, de uma requisição interna, despacho, deliberação ou documento equivalente, ainda que com um valor estimado;

3) Na fase do compromisso dispor-se-á, como documento do seu suporte contabilístico, de uma requisição externa, contrato, ou documento equivalente, que vincule a autarquia para com um terceiro e, cujo valor deve ser o definitivo;

4) Na fase de processamento e liquidação dispor-se-á, como documento do seu suporte contabilístico, de uma factura ou documento equivalente, que titule a dívida e evidencie o bem ou serviço adquirido dando lugar à emissão da ordem de pagamento;

5) Na fase de pagamento, procede-se ao registo contabilístico dos meios de pagamento emitidos pela contabilidade, pagos e registados pela tesouraria, registando assim a diminuição das disponibilidades e dívidas para com terceiros.

Artigo 45.º

Procedimentos legais de realização de despesa

O regime de realização de despesas públicas e locação de serviços ou aquisição de bens e serviços encontra-se regulamentado no Decreto-Lei 197/99, e prevê no n.º 1 do seu artigo 78.º os seguintes procedimentos:

1) Concurso público;

2) Concurso limitado por prévia qualificação;

3) Concurso limitado sem apresentação de candidaturas;

4) Por negociação, com ou sem publicação prévia de anúncio;

5) Consulta prévia;

6) Ajuste directo.

CAPÍTULO V

Das disponibilidades

SECÇÃO I

Considerações gerais

Artigo 46.º

Objectivo

O objectivo do presente capítulo é de garantir o cumprimento adequado dos pressupostos de gestão dos meios líquidos de pagamento da autarquia e de forma a garantir:

1) Que os valores recebidos correspondem aos realmente devidos à autarquia;

2) Que os pagamentos são efectuados com a aprovação e autorização da entidade competente, mediante cruzamento com os documentos de suporte;

3) Que são efectuados com regularidade os testes de conformidade aos registos relativos aos meios monetários.

Artigo 47.º

Âmbito

Compreende-se no âmbito do presente capítulo, os meios monetários e as aplicações de tesouraria.

SECÇÃO II

Da caixa e bancos

Artigo 48.º

Fundo fixo de caixa

1 - A importância em numerário existente em caixa no momento do seu encerramento diário deve respeitar-se um mínimo de 100 euros e um máximo de 1000 euros.

Artigo 49.º

Abertura e movimentação de contas bancárias

1 - É da competência do presidente da Câmara submeter ao órgão executivo a decisão de abertura de contas bancárias.

2 - Na deliberação de abertura de contas bancárias deve ser evidenciado o critério utilizado para a movimentação da conta por natureza económica.

3 - A movimentação das contas bancárias tituladas pela autarquia é feita, simultaneamente pela(o) tesoureira(o) e pelo presidente da Câmara ou vereador com competência delegada.

4 - Os cheques deverão ser emitidos na Secção de Contabilidade, a quem compete a sua guarda, e apensos à respectiva ordem de pagamento, sendo remetidos à tesouraria, para pagamento, após serem devidamente subscritos pelo presidente da Câmara ou vereador com competência delegada.

5 - Os cheques que venham a ser anulados após a sua emissão, serão arquivados sequencialmente pela Secção de Contabilidade, após a inutilização das assinaturas, quando as houver.

SECÇÃO III

Dos recebimentos

Artigo 50.º

Considerações gerais

1 - O processo de recebimentos inicia-se quando os serviços emissores de receita emitem as respectivas guias de recebimento nos termos do estabelecido no capítulo III do presente Regulamento.

2 - A totalidade dos meios líquidos de pagamento recebidos diariamente na tesouraria terá forçosamente que corresponder ao total das guias de recebimento, uma vez que se pressupõe a cobrança imediata.

Artigo 51.º

Anulação das guias de recebimento

As guias de recebimento entretanto anuladas, por qualquer motivo justificável, deverão sê-lo pelos serviços emissores de receita com a indicação "Anulado" ao longo de todo o documento, sem prejuízo do envio do triplicado para a tesouraria juntamente com todas as outras guias de recebimento.

Artigo 52.º

Os recebimentos na tesouraria

Os serviços emissores de receita estão obrigados diariamente ao preenchimento do mapa diário de receitas, discriminando:

a) O total em numerário das guias de recebimento;

b) A sua numeração:

c) Data;

d) Código do serviço emissor de receita;

e) Guias de recebimento anuladas e respectivo motivo.

2 - O mapa diário de receitas deverá ser enviado exclusivamente para a Secção de Contabilidade o que, conjuntamente com a informação constante no triplicado das guias de recebimento, talão de depósito, resumo diário de tesouraria e diário de tesouraria enviados pela tesouraria, deverão permitir o cruzamento das informações.

3 - Através da numeração sequencial das guias de recebimento confrontam-se as mesmas com o mapa diário de receitas.

4 - A tesouraria deverá confirmar o triplicado das guias de recebimento recepcionadas com os valores recebidos e com a numeração sequencial das mesmas para verificar se existem guias de recebimento que não foram recebidas.

5 - No final do dia é encerrada a caixa e, dever-se-ão preencher os talões de depósito com o total dos recebimentos diários, assinar e serem efectuados os depósitos através dos cofres nocturnos ou através da entidade bancária em deslocação à autarquia.

6 - Após a conferência dos valores, estes são introduzidos nos sistema informático conforme os talões de depósito, entretanto preenchidos, por quantia a depositar em cada banco e cada conta de cada banco. Dever-se-á distinguir ainda os depósitos em numerário e em cheque.

7 - Diariamente são emitidos pelo sistema informático os mapas resumo diário de tesouraria e o resumo de tesouraria, ambos em duplicado.

8 - São anexados aos mapas referidos no parágrafo anterior os triplicados das guias de recebimento por serviço emissor de receita e os talões de depósito e enviados posteriormente à Secção de Contabilidade, devendo esta proceder ao respectivo registo contabilístico.

Artigo 53.º

Os recebimentos por correio

1 - A correspondência é recebida pela Repartição Administrativa e Financeira, onde deverá ser registada, em livro próprio, que contenha as seguintes informações:

a) Data de recepção;

b) Nome do remetente (cliente, contribuinte e utente);

c) Data e referência da correspondência;

d) O número do cheque ou vale;

e) O banco e respectivo valor.

2 - Após o preenchimento do livro de registo, devem os cheques ou vales serem remetidos para o respectivo serviço emissor de receita a fim de ser verificada a respectiva emissão das guias de receita.

Artigo 54.º

Os recebimentos por multibanco

1 - Os valores recebidos através de multibanco deverão ser objecto de reconciliação diária, devendo ser nomeado um funcionário responsável para o efeito.

2 - Diariamente deverá proceder-se ao encerramento do multibanco. Esta operação corresponde à transmissão da informação e crédito respectivo na conta.

3 - Ao responsável devem ser enviadas com periodicidade diária, as guias de recebimento cuja liquidação foi efectuada por multibanco e, preferencialmente, através do recurso à internet proceder à consulta do extracto bancário, validando a entrada do valor no banco respectivo, enviando posteriormente as guias de recebimento para a tesouraria que procede ao tratamento da informação em conformidade com o disposto no n.º 4 do artigo 52.º do presente Regulamento.

SECÇÃO IV

Dos pagamentos

Artigo 55.º

Considerações gerais

1 - A Secção de Contabilidade é o único serviço com competência para emitir ordens de pagamento.

2 - Todos os pagamentos devem ser efectuados através dos bancos, exceptuando-se os efectuados pelos fundos de maneio, caso existam.

3 - Sem prejuízo do parágrafo anterior, podem ser pagas despesas de carácter obrigatório.

Artigo 56.º

Pagamentos por cheque

Os pagamentos por cheque devem verificar as seguintes disposições:

1) Os cheques deverão ser emitidos nominativamente e cruzados conforme artigo 37.º da Lei Uniforme sobre os cheques;

2) Deverão ser assinados por duas pessoas, designadamente pelo presidente do órgão executivo ou por outro membro do mesmo órgão em quem ele delegue competência e pela(o) tesoureira(o);

3) Os elementos referidos no parágrafo anterior devem apenas assinar os cheques na presença da ordem de pagamento e respectivos documentos suporte após conferência dos mesmos;

4) Os cheques em branco deverão estar à responsabilidade do Sector da Contabilidade;

5) A emissão de cheques será da responsabilidade da entidade referida no parágrafo anterior;

6) A tesouraria após proceder à entrega do meio de pagamento deverá apor a indicação de "PAGO" e respectiva data nos documentos de suporte;

7) Os cheques que sejam posteriormente anulados por qualquer motivo, deverão ser arquivados sequencialmente e carimbados com a menção "ANULADO", não podendo em caso algum ser destruídos;

8) Não é permitida a assinatura de cheques em branco;

9) Os cheques emitidos deverão ter uma validade não superior a seis meses, devendo no momento da emissão ser colocada a menção "Válido por seis meses" após o que devem ser anulados.

Artigo 57.º

Pagamentos por transferência bancária

Sempre que os pagamentos forem efectuados através de transferência bancária dever-se-ão observar os seguintes procedimentos:

1) A ordem de transferência deverá ser emitida pela Secção de Contabilidade em duplicado, que enviará o original ao presidente da Câmara Municipal para assinar conjuntamente com a ordem de pagamento e documentos suporte, remetendo ambas para a tesouraria para proceder à assinatura e ser dada ordem de transferência ao banco;

2) Após ser efectivada a ordem de transferência à instituição financeira a tesouraria deverá agir em conformidade com o n.º 6) do artigo anterior.

SECÇÃO V

Dos procedimentos de controlo às disponibilidades

Artigo 58.º

Objectivos

Os procedimentos de controlo a que são feitas referências na presente secção, tem como objectivos:

1) O controlo dos meios monetários da autarquia;

2) A análise ao controlo interno efectuado nas disponibilidades;

3) Reconciliação contabilística dos meios monetários;

4) Salvaguarda dos meios líquidos de pagamento.

Artigo 59.º

Contagem dos valores à guarda da(o) tesoureira(o)

1 - O estado de responsabilidade dos valores à guarda da(o) tesoureira(o) é verificado na presença desta(e) ou seu substituto, através de contagem física do numerário e documentos sob a sua responsabilidade a realizar por funcionários designados, ou entidades externas contratadas para o efeito e nas seguintes condições:

a) Trimestralmente e sem pré-aviso;

b) No encerramento de contas de cada exercício económico;

c) No final e no início do mandato do órgão executivo eleito ou do órgão que o substitui, no caso de aquele ter sido dissolvido;

d) Quando for substituída(o) a(o) tesoureira(o).

São lavrados termos de contagem dos montantes sob a responsabilidade da(o) tesoureira(o), assinados pelos seus intervenientes e, obrigatoriamente, pelo presidente da Câmara Municipal, pelo dirigente para o efeito designado e pela(o) tesoureira(o) nos casos referidos na alínea c) do parágrafo anterior e, ainda pela(o) tesoureira(o) cessante, nos casos referidos na alínea d).

Artigo 60.º

Reconciliação bancária

As reconciliações bancárias permitem controlar com acuidade todas as eventuais discrepâncias entre o saldo bancário e o saldo contabilístico e devem obedecer aos seguintes procedimentos:

1) A sua elaboração deve ser obrigatória e ter uma periodicidade mensal;

2) A data da sua realização não deverá ir para além dos 15 dias subsequentes ao final do mês a que reporta;

3) A responsabilidade da sua realização cabe à Secção de Contabilidade, efectuada por funcionário que não tenha acesso às contas correntes de bancos ou por entidade externa contratada para o efeito;

4) O responsável pela elaboração das reconciliações bancárias deverá organizar e manter em pasta própria as reconciliações bancárias, os extractos de conta corrente dos bancos e o extracto da conta respectiva da contabilidade, separadas as informações por meses;

5) Dever-se-á comparar os totais dos débitos e créditos efectuados pelos bancos com os totais de recebimentos e pagamentos efectuados pela autarquia através dos bancos, para posterior determinação dos valores em trânsito;

6) Na data do encerramento do exercício, é necessário proceder a uma visualização de todos os documentos relativos a bancos com data do exercício posterior, com o objectivo de verificar se estes contêm operações relativas ao exercício encerrado.

Artigo 61.º

Confrontação com a receita

1 - Os serviços emissores de receita devem diariamente preencher um mapa diário de receita a enviar à Secção de Contabilidade que deverá, cruzar a informação com os valores enviados pela tesouraria através dos mapas de resumo de tesouraria e diário de tesouraria.

2 - A tesouraria deverá enviar mensalmente a informação relativa aos valores dos pagamentos e recebimentos do mês para a Secção de Contabilidade para que esta cruze os valores com os mapas de controlo orçamentais e com os valores dos saldos dos movimentos contabilísticos.

3 - A verificação de discrepâncias deverão ser prontamente rectificadas após o apuramento dos motivos e responsabilidades.

SECÇÃO VI

Dos fundos de maneio

Artigo 62.º

Objectivos

A presente secção estabelece os procedimentos e medidas de controlo interno para a constituição, reconstituição, reposição e análise dos fundos de maneio existentes.

Artigo 63.º

Autorização

Compete ao órgão executivo a aprovação da constituição, em casos de reconhecida necessidade, de fundos de maneio, desde que a cada fundo corresponda uma dotação orçamental e seja saldado no fim do ano, sem prejuízo do artigo seguinte.

Artigo 64.º

Princípios

A autorização, constituição, reconstituição e reposição de fundos de maneio deve obedecer aos seguintes princípios:

1) A autorização de fundos de maneio só poderá fazer-se para fazer face a despesas inadiáveis e urgentes;

2) As despesas efectuadas por fundos de maneio estão igualmente sujeitas ao disposto no Decreto-Lei 197/99, de 9 de Junho;

3) A deliberação para autorização anual dos fundos de maneio a atribuir pelo órgão executivo deverá ser exarada sobre documento que evidencie:

a) O responsável pelo fundo de maneio;

b) O montante da sua constituição;

c) A dotação orçamental anual;

d) Rubrica ou rubricas disponíveis para assunção de despesas;

e) Modo de reconstituição;

f) Data da reposição.

4) É vedada a aquisição de bens considerados de imobilizado por parte dos responsáveis dos fundos de maneio;

5) É vedada a aquisição de bens e serviços cuja classificação económica difira da autorizada no documento referido no § 3.º do presente artigo.

6) O valor em numerário existente, somado ao valor em documentos pagos com os valores em trânsito, tem de ser igual ao montante da sua constituição

Artigo 65.º

Da constituição

A constituição dos fundos de maneio obedece aos seguintes princípios:

1) Em regra, até ao 10.º dia do mês de Janeiro, o responsável do fundo de maneio formaliza o pedido de constituição de fundo de maneio, o qual envia para a Secção de Contabilidade;

2) A Secção de Contabilidade após verificar os dados constantes no pedido de constituição com a autorização exarada pelo órgão executivo, emite a ordem de pagamento e o cheque à ordem do responsável pelo fundo, recolhe a assinatura da entidade competente e envia-os para a tesouraria;

3) A tesouraria assina o cheque e entrega os valores ao responsável pelo fundo de maneio;

4) Diariamente e através dos mapas resumo de tesouraria e diário de tesouraria entretanto enviados pela tesouraria, a Secção de Contabilidade procede aos respectivos registos contabilísticos.

Artigo 66.º

Da reconstituição

A reconstituição dos fundos de maneio obedece aos seguintes procedimentos:

1) Mensalmente, até ao dia 10 de cada mês, ou excepcionalmente, quando o montante do numerário em fundo de maneio for inferior a 10% do montante da sua constituição, deverá o responsável pelo fundo de maneio remeter à Secção de Contabilidade um mapa descritivo da composição do fundo de maneio, onde conste toda a informação inerente aos pagamentos efectuados por conta do fundo, anexando as facturas ou documentos equivalentes oficiais;

2) Entende-se por documentos oficiais nos termos do parágrafo anterior os documentos que façam referência às seguintes informações:

a) Número do documento;

b) Data do documento;

c) Número de identificação fiscal do fornecedor;

d) Valor.

3) A Secção de Contabilidade verifica a legalidade e conformidade dos documentos apresentados, após o que emite ordem de pagamento pelo valor total de despesas efectuadas, emite o cheque à ordem do responsável pelo fundo, recolhe a assinatura da entidade competente e envia à tesouraria.

4) O responsável pelo fundo, para proceder ao recebimento, deverá deslocar-se à tesouraria;

5) A tesouraria ao recepcionar estes documentos, verifica se estes estão de acordo com os pressupostos mencionados, confere o nome do responsável com a listagem dos utilizadores de fundos, assina o cheque anexo à ordem de pagamento, reembolsa o responsável, carimbando a ordem de pagamento e o mapa de fundo de maneio com a indicação de "Pago através de cheque n.º ..., sobre Banco ... no dia ...".

6) Diariamente a ordem de pagamento e o mapa de fundo de maneio são entregues à Secção de Contabilidade que procede ao seu registo contabilístico.

Artigo 67.º

Da reposição

No mês de Dezembro em data a indicar no documento que autoriza a constituição dos fundos de maneio, devem os responsáveis dos respectivos fundos fazer a reposição dos mesmos, sendo o somatório dos meios em numerário e as facturas e documentos equivalentes ser igual ao montante da constituição do fundo.

Artigo 68.º

Da análise

Os fundos de maneio deverão estar sujeitos a uma análise periódica do seu histórico a efectuar pela Secção de Contabilidade, evidenciando o nível de execução dos mesmos, onde indica:

1) Responsável pelo fundo;

2) Despesa acumulada por rubrica da classificação económica;

3) Valor médio mensal da despesa;

4) Valor anual da despesa assumida.

CAPÍTULO VI

Das contas de terceiros

SECÇÃO I

Medidas de controlo sobre dívidas de e a terceiros

Artigo 69.º

Objectivo

As medidas de controlo sobre dívidas de e a terceiros, têm como objectivo validar as informações contabilísticas.

Artigo 70.º

Periodicidade e metodologia

1 - O controlo das dívidas a receber de clientes ou utentes e a pagar a credores deve ser efectuado trimestralmente, através da análise ponderada dos respectivos saldos.

2 - Devem ser utilizados mapas contabilísticos para o apoio na análise de conformidade a efectuar. Os mapas a serem impressos são:

a) Balancete de clientes/utentes e fornecedores com indicação do número do registo/documento contabilístico, data do movimento, valor;

b) Extracto da conta "Outros devedores e credores" no que respeita aos devedores da autarquia;

c) Extracto da conta 251 enquanto rubrica de controlo da execução orçamental.

3 - O balancete de clientes/utentes, fornecedores e o extracto de outros devedores tem como objectivo analisar a conformidade dos movimentos nela efectuados, cruzando a informação com a conta de execução orçamental e com o objectivo de garantir a execução correcta dos procedimentos integrados da contabilidade da autarquia na vertente orçamental.

Artigo 71.º

Responsabilidade

1 - Os procedimentos descritos nos n.os 1, 2 e 3 do artigo anterior, são da responsabilidade de uma equipa designada para o efeito pela contabilidade, devendo nesta encontrarem-se indivíduos de outras secções.

2 - Sem prejuízo do referido no parágrafo anterior, a realização destas tarefas poderão ser contratadas a empresas ou pessoas em nome individual com a necessária seriedade e idoneidade comprovada.

SECÇÃO II

Dos empréstimos obtidos

Artigo 72.º

Objectivos

A presente secção tem como objectivo estabelecer procedimentos e medidas de controlo interno sobre os empréstimos obtidos junto das instituições financeiras.

Artigo 73.º

Contracção de empréstimos

O processo de contracção de empréstimos por parte da autarquia encontra-se sujeito ao disposto na Resolução 7/98, de 18 de Maio, devendo ainda obedecer aos seguintes procedimentos:

1) A Secção de Contabilidade deverá proceder à consulta de, pelo menos, três entidades bancárias;

2) Do processo de consulta às entidades bancárias referida no parágrafo anterior deverá decorrer informação relacionada com:

a) Montante do empréstimo;

b) Modalidade (abertura de crédito ou contrato mútuo);

c) Finalidade;

d) Prazos de amortização;

e) Períodos de diferimento;

f) Periodicidade de reembolso de capital e juros;

g) Possibilidades de amortizações antecipadas e garantias exigidas.

3) O contrato só deverá ser exarado após a validação e inclusão de parecer das entidades competentes;

4) Após validação, deve proceder-se à remissão do processo para visto prévio do Tribunal de Contas;

5) A recusa do visto prévio deterá ser comunicada pelo Tribunal de Contas à autarquia, com notificação formal e escrita da decisão tomada.

Artigo 74.º

Endividamento

Sempre que surjam alterações ao montante de endividamento, a Secção de Contabilidade apresentará relatórios de análise tendo em atenção os limites fixados no artigo 24.º da Lei das Finanças Locais.

Artigo 75.º

Métodos de controlo sobre os empréstimos

1 - Constituem objectivos dos procedimentos de controlo sobre os empréstimos obtidos, os seguintes:

a) Verificar se foram verificados os normativos legais na contracção de empréstimos:

b) Validação dos valores contabilizados nas amortizações segundo as regras do POCAL;

c) Confirmação dos valores dos juros contabilizados pela autarquia de acordo com os empréstimos contraídos.

2 - Dever-se-á proceder à circularização junto das entidades bancárias com uma periodicidade semestral.

3 - Sem prejuízo do que é feita referência no parágrafo anterior, a circularização deverá ser feita no momento do encerramento dos exercícios.

4 - A circularização é da responsabilidade da tesouraria ou de entidade externa contratada para o efeito.

SECÇÃO III

Do pessoal

Artigo 76.º

Objectivos

O objectivo da presente secção é o de garantir o cumprimento adequado dos pressupostos de assunção e liquidação das despesas com o pessoal, de forma a permitir:

1) A obtenção de um cadastro actualizado dos quadros de pessoal;

2) Assegurar que os encargos assumidos estão devidamente justificados por documentos de suporte;

3) A segregação de tarefas, controlo de presenças, processamento, aprovação e pagamento de salários.

Artigo 77.º

Âmbito

Consideram-se no âmbito da presente secção e nos termos da legislação aplicável, como despesas com o pessoal, remunerações certas e permanentes a título de vencimentos, salários, gratificações, subsídios de refeição, subsídios de férias e de Natal dos membros dos órgãos autárquicos, do pessoal do quadro e do pessoal em qualquer outra situação e outros abonos legais.

Artigo 78.º

Considerações gerais

1 - Os procedimentos de controlo interno estabelecidos para a área de pessoal devem permitir evidenciar a correspondência dos valores inscritos como custos nas demonstrações de resultados com os encargos efectivos da autarquia.

2 - O acesso às aplicações informáticas deverá estar condicionado por forma a garantir uma eficaz segregação de tarefas.

3 - A actualização do cadastro individual, controlo de presenças e horas extraordinárias, processamento de ajudas de custo, processamento de vencimentos, aprovação das folhas de vencimento e respectivo pagamento deverão ser efectuadas por pessoas diferentes com acessos diferenciados à aplicação informática.

Artigo 79.º

Processo individual de contratação

A Secção de Pessoal deve elaborar e manter actualizado o processo individual e cadastro de todos os funcionários da autarquia. Este deverá incluir todos os documentos inerentes à contratação do funcionário.

Artigo 80.º

Cadastro individual

A ficha ou cadastro individual deve estar permanentemente actualizada e deverão constar do cadastro individual, sem prejuízo de outras informações e documentos considerados relevantes, as seguintes informações:

1) Nome do funcionário;

2) Fotografia actualizada;

3) Morada completa;

4) Data de nascimento;

5) Naturalidade;

6) Filiação;

7) Estado civil;

8) Descrição do agregado familiar;

9) Número de identificação bancária;

10) Categoria profissional;

11) Vencimento e respectiva evolução;

12) Data de admissão;

13) Número e cópia actualizada do bilhete de identidade;

14) Número e cópia actualizada do cartão de contribuinte;

15) Número de beneficiário da segurança social ou Caixa Geral de Aposentações;

16) Folha de assiduidade;

17) Acções de formação e valorização profissional realizadas e respectivos comprovativos;

18) Ficha de avaliação;

19) Contrato de trabalho, contrato administrativo ou termo de posse;

20) Evolução das funções desempenhadas;

21) Dados e documentos referentes ao subsídio familiar a crianças e jovens;

22) Outras consideradas relevantes.

Artigo 81.º

Recrutamento e selecção de pessoal

1 - O recrutamento consiste no conjunto de operações tendentes à satisfação das necessidades de pessoal da autarquia.

2 - A selecção de pessoal consiste no conjunto de operações que, enquadradas no processo de recrutamento e mediante a utilização de métodos e técnicas adequadas, permitem avaliar e classificar os candidatos segundo as aptidões e capacidades para as funções a desempenhar.

3 - O recrutamento de pessoal para a autarquia faz-se por meio de concurso que, quanto à sua origem pode classificar-se em concurso externo ou interno e quanto à natureza das vagas, em concurso de ingresso ou de acesso.

4 - A abertura de concurso é antecedida de um despacho autorizador por parte do presidente da Câmara Municipal e que deverá ser remetido para a Secção de Contabilidade para registo do respectivo cabimento, devendo ser visado pelo responsável daquela secção.

5 - Depois de lançado o concurso e após selecção do candidato nos termos da legislação em vigor, é elaborado e assinado o contrato pelos outorgantes, cujas assinaturas são autenticadas pela aposição do selo branco, devendo o mesmo ser remetido para a Secção de Contabilidade para se proceder ao respectivo compromisso.

Artigo 82.º

Processamento de vencimentos

O processamento de vencimentos deverá obedecer aos seguintes procedimentos:

1) Mensalmente os funcionários preenchem o boletim de horas realizadas discriminando o total de horas normais e extras, nocturnas normais e extras e o absentismo reportados a uma base diária;

2) Ao superior hierárquico cumpre visar as informações declaradas no documento referido no parágrafo anterior;

3) É da responsabilidade da Secção de Pessoal, a recolha da totalidade dos boletins de horas o que, após os visar, deverá enviá-los ao sector da Informática para início de processamento;

4) O processamento dos vencimentos deverá estar concluído até aos cinco dias úteis anteriores à data de pagamento dos vencimentos aprovada anualmente para cada mês. Após o que se envia à Secção de Pessoal para que se proceda em conformidade com o disposto no § 6 do presente artigo;

5) A introdução de alterações nas folhas de vencimento só poderá ser efectuada por funcionário autorizado e na presença de documentos comprovativos devidamente autorizados e visados;

6) Os mapas de vencimentos e respectivas folhas devem ser aprovados pelo responsável pela Secção de Recursos Humanos mediante confronto com os respectivos documentos de suporte por forma a garantir o cumprimento dos preceitos legais em vigor, sendo posteriormente enviados para a Secção de Contabilidade;

7) A Secção de Contabilidade regista o cabimento e emite a ordem de pagamento;

8) As folhas de vencimento, respectivos mapas resumo e ordem de pagamento, devem ser aprovadas pelo presidente da Câmara Municipal, após o que regressam a Secção de Recursos Humanos que deverá remeter à Secção de Contabilidade para o registo do respectivo compromisso e restantes movimentos contabilísticos na contabilidade patrimonial;

9) Os vencimentos processados e visados nos termos dos parágrafos anteriores são pagos, regra geral, por transferência bancária processados através de ofício enviado à instituição bancária acompanhado de mapa e disquete com os dados dos funcionários, respectivas contas bancárias e valores a transferir;

10) Os vencimentos eventualmente pagos por cheque e não levantados deverão ficar retidos dentro de envelopes individuais fechados na tesouraria.

Artigo 83.º

Processamento de horas extraordinárias

A prestação de trabalho extraordinário e em dia de descanso semanal, descanso complementar e feriado deve ser previamente autorizada pelo presidente da Câmara Municipal, ou por quem aquele tenha delegado competência para o efeito.

Artigo 84.º

Abono de ajudas de custo

1 - Conferem direito ao abono de ajudas de custo, as deslocações diárias que se realizem para além de 5 km do domicílio necessário e nas deslocações por dias sucessivos que se realizem para além de 20 km do mesmo domicílio.

2 - Consideram-se ainda ajudas de custo, as deslocações que os funcionários da autarquia tenham de efectuar utilizando para isso viatura própria, desde que existam razões de indisponibilidade de viaturas da autarquia.

Artigo 85.º

Domicílio necessário

Para efeito de abono de ajudas de custo, considera-se domicílio necessário:

1) A localidade onde o funcionário aceitou o lugar ou cargo, se ai prestar serviço;

2) A localidade onde exerce funções, se for colocado em localidade diversa da referida no parágrafo anterior;

3) A localidade onde se situa o centro da sua actividade funcional, quando não haja local certo para o exercício de funções.

Artigo 86.º

Condições de atribuição

1 - O abono de ajudas de custo corresponde ao pagamento de uma parte diária que estiver fixada ou da sua totalidade conforme legislação em vigor no momento da deslocação.

2 - O processamento das ajudas de custo é efectuado tendo por base o boletim itinerário devidamente preenchido e visado pelo funcionário, pelo responsável do serviço e pelo presidente da Câmara Municipal.

Artigo 87.º

Abonos de ajudas de custo antecipados

O abono de ajudas de custo poderá ser efectuado aos funcionários e agentes da autarquia que se desloquem em serviço público.

1 - O presidente da Câmara Municipal pode autorizar o abono antecipado de ajudas de custo e transportes, devendo os interessados prestar contas da importância avançada, até 10 dias após o regresso ao domicílio necessário sem o que não lhes é possível a candidatura a outros abonos de idêntica natureza.

2 - Antes de efectuar a deslocação em serviço, o funcionário deverá preencher o boletim itinerário devendo recolher o visto do responsável do seu sector.

3 - O boletim itinerário, depois de autorizado pela entidade competente, é enviado pela Secção de Pessoal para a Secção de Contabilidade para que esta emita a respectiva ordem de pagamento, após o que, reenvia o processo para aquela.

4 - A Secção de Pessoal procede à recolha das assinaturas do responsável pelo sector e presidente da Câmara Municipal, e envia a ordem de pagamento com cópias do processo para a tesouraria.

5 - O abono antecipado de ajudas de custo constitui despesa efectiva na respectiva rubrica do orçamento de despesa pelo que a sua contabilização deve ser imediata. Na eventualidade do valor adiantado ser superior ao efectivamente devido, deverá ser emitida a guia de reposição abatida/não abatida aos pagamentos. Caso contrário proceder-se-á ao seu reforço por conta da respectiva rubrica.

CAPÍTULO VII

Das existências e artigos em economato

SECÇÃO I

Disposições gerais

Artigo 88.º

Objectivos e âmbito

1 - O objectivo do presente capítulo é o de garantir o cumprimento adequado dos pressupostos de aquisição, gestão e escrituração contabilística de artigos e bens consumíveis em economato ou armazém de forma a permitir:

a) A afectação de custos à orgânica da autarquia;

b) A realização e acompanhamento dos processos de aquisição, valorização, conservação e consumo de existências.

2 - Compreendem-se no âmbito do presente capítulo, os artigos e bens em armazém ou economato.

3 - Entende-se por existências passíveis de serem adquiridas e geridas em regime de economato as que obedeçam aos seguintes requisitos:

a) Não integrem processo de transformação;

b) Não detenham carácter de permanência superior a um ano;

c) Não possuam um valor superior a 100 euros;

d) Não seja capitalizável;

e) Estejam classificados na conta económica de despesa 7 02.02.07.

Artigo 89.º

Das responsabilidades

1 - A gestão das existências em armazém é da responsabilidade do Sector de Armazém, tuteladas pelo responsável do Sector de Aprovisionamento.

2 - A gestão das existências em economato é da responsabilidade da Secção de Contabilidade e da presidência.

SECÇÃO II

Das requisições de existências

Artigo 90.º

Requisições ao armazém e economato

O processamento de requisição de bens e artigos ao armazém ou economato envolve as seguintes operações:

1) Os diversos serviços iniciam o processo através de pré-requisição que remetem ao Sector de Aprovisionamento ou Economato consoante a natureza dos bens requeridos;

2) O processos descritos no parágrafo apenas podem ser de dois tipos:

a) Ou dos serviços que requisitam os bens para a realização das suas tarefas:

b) Ou do responsável pelo aprovisionamento a requisitar a reposição de stocks através de constatação de ruptura no sistema informático de gestão de stocks.

3) O Sector de Aprovisionamento verifica a existência dos bens e, em caso afirmativo, é satisfeita a pré-requisição registando-se na própria requisição as quantidades e referência dos bens satisfeitos;

4) Para o caso de haverem necessidades não satisfeitas, são colocadas as quantidades a adquirir sendo dado início ao processo de aquisição;

5) A pré-requisição ao Sector de Aprovisionamento deve ser emitida em duplicado, sendo:

a) O original para o serviço emissor;

b) O duplicado para o Sector de Aprovisionamento.

6) A pré-requisição ao economato deve ser emitida em duplicado sendo:

a) O original para o serviço emissor;

b) O duplicado para a Secção de Contabilidade.

7) Na pré-requisição ao Sector de Aprovisionamento ou ao Economato devem constar as seguintes informações:

a) O serviço requisitante e o funcionário que procedeu à sua elaboração;

b) O fim a que se destinam os artigos requisitados;

c) A designação correcta dos artigos requisitados;

d) Quantidade entregue, quantidade em falta e referência do artigo (a preencher pelo aprovisionamento ou economato);

e) A data de realização da requisição;

f) A numeração da requisição, que terá de ser sequencial dentro de cada serviço.

SECÇÃO III

Da saída de existências

Artigo 91.º

Saída de artigos requisitados

1 - Diariamente, o responsável pelo armazém através de cópias das pré-requisições ao armazém de que dispõe o Sector de Aprovisionamento, procede à emissão das guias de saída de armazém em duplicado, a distribuir da seguinte forma:

a) Original para o Sector de Aprovisionamento;

b) Duplicado para o arquivo do armazém.

2 - A guia de saída deverá ser assinada pelo responsável do armazém e discriminar o número da pré-requisição ao armazém e funcionário que requisitou o artigo assim como a referência do mesmo.

3 - O original da guia de saída enviado para o Sector de Aprovisionamento deverá servir para a actualização dos dados na aplicação informática de stocks.

4 - A actualização que é feita referência no parágrafo anterior deverá ser efectuada por funcionário que não manuseie os artigos em armazém.

SECÇÃO IV

Da aquisição de existências

Artigo 92.º

Aquisição de existências

1 - O processo de aquisição inicia-se com a recepção por parte do Sector de Aprovisionamento do duplicado da pré-requisição entretanto enviado pelos órgãos carenciados e entretanto não satisfeitas evidenciando as quantidades a adquirir.

2 - O Sector de Aprovisionamento, após completar o processo de consulta, deverá emitir uma requisição interna em triplicado, sendo:

a) O original e duplicado para a Secção de Contabilidade;

b) O triplicado para o Arquivo do Sector de Aprovisionamento.

3 - A Secção de Contabilidade após a verificação de dotação orçamental disponível deverá proceder à cabimentação no caso afirmativo ou, à modificação orçamental, no caso negativo.

4 - Uma vez efectuado o cabimento, submeterá à autorização do presidente da Câmara a realização da despesa, o que a verificar-se será aposto em ambas as cópias ou anexado despacho devendo o duplicado seguir para o Sector de Aprovisionamento.

5 - Uma vez recepcionado o duplicado visado pela entidade competente deverá o Sector de Aprovisionamento proceder à emissão da requisição externa, ou documento equivalente em quadruplicado, sendo:

a) Original para o fornecedor;

b) Duplicado para a Secção de Contabilidade;

c) Triplicado para arquivo do Sector de Aprovisionamento;

d) Quadruplicado para o armazém.

6 - A Secção de Contabilidade uma vez recepcionado o duplicado da requisição externa ou documento equivalente, deverá proceder ao registo do compromisso respectivo e anulação/reforço do cabimento associado.

7 - A entrega das existências pelos fornecedores deve ser realizada directamente no armazém, juntamente com a guia de remessa.

8 - O responsável pela recepção das mercadorias terá de, obrigatoriamente, de proceder à conferência quantitativa e qualitativa dos bens entregues no momento e visar o documento com um visto de "Recebido e conferido" devidamente datado

9 - Após a conferência, o responsável para o efeito, deverá confrontar a guia de remessa com o quadruplicado da requisição externa e proceder à emissão da guia de entrada em duplicado, sendo:

a) Original para o Sector de Aprovisionamento;

b) Duplicado para o arquivo do armazém.

10 - O Sector de Aprovisionamento deverá registar através do original da guia de entrada no sistema informático de gestão de stocks.

11 - O Sector de Aprovisionamento com uma periodicidade semanal enviará uma listagem em duplicado para a Secção de Contabilidade do registo de entradas e saídas de armazém através da aplicação informática para que a contabilidade proceda à regularização contabilística das existências em armazém.

12 - A factura, guia de remessa visada e original das guias de entrada são conferidas no Sector de Aprovisionamento e enviadas para a Secção de Contabilidade para que proceda ao seu registo contabilístico na contabilidade patrimonial e contabilidade orçamental caso utilize a Conta 0272 - Compromissos processados.

13 - A Secção de Contabilidade emite a ordem de pagamento e os meios de pagamento, recolhe a assinatura da entidade competente e envia-os para a tesouraria, para que esta proceda ao respectivo pagamento.

SECÇÃO V

Dos métodos e procedimentos de controlo sobre as existências

Artigo 93.º

Objectivos

O objectivo desta secção é o de garantir a correcta execução dos procedimentos instituídos no presente capítulo. Neste contexto, deverão ser realizados numa base periódica os seguintes procedimentos:

1) Reconciliação periódica entre os extractos da conta corrente de fornecedores com as respectivas contas da Câmara Municipal de Vila Nova de Poiares;

2) Verificação numa base trimestral se todas as requisições externas ou documento equivalente foram origem de requisições internas ou respectivos documentos equivalentes;

3) Verificar se só se fazem entregas de existências através da elaboração das respectivas requisições internas e externas ou documentos equivalentes;

4) Verificar se o revisto nas fichas de armazém é efectuado por um funcionário autónomo que não proceda ao manuseamento físico dos mesmos.

Artigo 94.º

Custos de aquisição ou produção

1 - O custo de aquisição das existências corresponde ao respectivo preço de aquisição acrescido de todos os gastos suportados, directa ou indirectamente, para colocar no seu estado actual e no local de armazenagem.

2 - O custo de produção corresponde à soma aritmética do custo das matérias-primas e outras matérias consumidas, da mão-de-obra directa e outros custos variáveis ou gastos de fabrico, obrigatoriamente suportados para os produzir e colocar no estado em que se encontram e no local de armazenagem.

3 - Os custos fixos relativos à distribuição, administração geral e financeiros não são incorporados no custo de produção.

Artigo 95.º

Provisões

Constituir-se-ão provisões para depreciação de existências sempre que:

1) À data do balanço exista obsolescência, deterioração física parcial ou total, quebra de preços ou outros factores análogos;

2) Assim, as diferenças de valor apuradas serão reflectidas na figura da provisão para depreciação de existências, que será automaticamente anulada quando deixar de existir os motivos que a originaram.

Artigo 96.º

Métodos de custeio

Os métodos de custeio previstos no POCAL são o custo especifico ou o custo médio ponderado:

1) O custo específico consiste na avaliação do bem pelo seu preço real ou efectivo, isto e, tendo em conta todos os encargos relativos à compra que lhe sejam directamente imputáveis. Este tipo de método de custeio é aconselhado para bens em que o seu valor unitário seja elevado;

2) No custo médio ponderado, o preço unitário das existências é calculado a partir da média ponderada do preço de compra e dos valores em stock nos armazéns;

3) A Câmara Municipal de Vila Nova de Poiares adopta o custo médio ponderado como critério valorimétrico de saída das existências.

Artigo 97.º

Contagem física das existências

O controlo físico das existências realiza-se através da inventariação ou contagem, a qual se traduz num procedimento relevante no processo de controlo interno, com o objectivo de se confirmar que a realidade física esta de acordo com a realidade contabilística, assim, dever-se-á:

1) No final do ano, realizar contagens físicas de modo a certificar-se que a informação fornecida pelo sistema está de acordo com a realidade física;

2) Estabelecer, anualmente, um programa com instruções escritas nos termos dos parágrafos seguintes;

3) Deve proceder-se a um corte de operações de, pelo menos, 15 dias na emissão de listagens quer da Secção de Contabilidade, como da aplicação de stocks,

Deste modo, todo o material que der entrada e saída na autarquia durante os 15 dias anteriores ao dia do inventário, terá de ser identificado no original da guia de remessa/guias de entrada e guias de saída, de forma a controlar o valor e as quantidades das existências em trânsito, confrontando com os desvios encontrados na contagem;

4) Na contagem parcial, o método a considerar será o de amostragem, em que se terá de se privilegiar os itens com maior valor no universo do inventário.

Artigo 98.º

Instruções escritas

1 - As instruções escritas, de elaboração obrigatória, deverão incluir as datas e locais onde se procede às contagens.

2 - As instruções escritas deverão mencionar ainda:

a) Sequência de contagem;

b) Modo de identificação das existências já inventariadas;

c) Responsáveis;

d) Equipas.

Artigo 99.º

Procedimentos preparatórios

1 - Antes do trabalho de inventariação, é necessário que os armazéns sejam limpos e arrumados. Assim dever-se-á arrumar as existências por tipo e separar as obsoletas de modo a serem facilmente identificadas.

2 - As existências com pouco movimento devem ser separadas das restantes.

Artigo 100.º

Equipas e locais de inventário

As equipas e locais de inventário devem ser organizados atendendo aos seguintes considerandos:

1) Devem compor as equipas, um contador e um apontador. O contador deverá ser um funcionário do armazém, familiarizado com o método de arrumação e com a nomenclatura das existências. O apontador deve ser um funcionário estranho àquele serviço;

2) O responsável do inventário, a quem compete dirigir e dar instruções às equipas, deve estar sempre presente nas contagens;

3) Nos locais onde se desenrolam as contagens físicas, têm de estar presentes sempre um ou mais conferentes. Estes devem pertencer ao Sector de Aprovisionamento e armazém.

Artigo 101.º

Registo de inventário

As anotações das contagens físicas, têm de ser realizadas em documentos próprios uniformizados e numerados sequencialmente.

Artigo 102.º

Procedimentos posteriores ao inventário

1 - Após a conclusão do trabalho de contagem, deve proceder-se à confirmação directa entre os registos contabilísticos, a aplicação informática de gestão de stocks e as listagens das contagens;

2 - Todos os desvios encontrados deverão ser de imediato analisados e clarificados, procedendo-se às respectivas regularizações;

3 - A competência para a regularização de quebras, sobras e diferenças resultantes do inventário, deve ser expressa nas instruções iniciais.

CAPÍTULO VIII

Do imobilizado

SECÇÃO I

Considerações gerais

Artigo 103.º

Objectivos

O presente capítulo visa estabelecer procedimentos e medidas de controlo interno para a gestão e controlo dos bens pertencentes ao activo imobilizado da autarquia.

Artigo 101.º

Âmbito

Devem ser considerados imobilizado os bens adquiridos por recurso a verbas de rubricas de "Bens duradouros e bens ou de investimentos", entendidos os primeiros como bens de consumo duradouro que se conservam para além de um ano e que em regra são susceptíveis de inventariação e, os segundos, bens igualmente inventariáveis ligados à produção de bens e serviços que revestem a característica de serem meios de produção, e os bens produzidos, duráveis, por recurso a sinergias internas da autarquia.

SECÇÃO II

Da aquisição e transferência de bens do imobilizado

Artigo 105.º

Processo de aquisição

O processamento de compra de bens do imobilizado envolve as seguintes operações:

1) Os diversos serviços iniciam o processo através de requisição que remetem ao Sector de Património, devidamente visada pelo responsável do serviço requisitante;

2) A requisição de bens do imobilizado deve ser emitida em triplicado, sendo:

a) O original para o serviço requisitante;

b) O duplicado e triplicado para a Secção de Património.

3) A Secção de Património fornece os bens no caso de existirem e estarem disponíveis na autarquia, devendo para isso proceder conforme o disposto no Regulamento de inventário em vigor;

4) No caso de não existirem, inicializar-se-á o processo de aquisição, através do envio do triplicado devidamente autorizado pelo presidente da Câmara ao Sector de Aprovisionamento;

5) Cabe ao Sector de Aprovisionamento efectuar a consulta ao mercado e propor em conformidade com o valor ou independentemente deste, o procedimento a adoptar à entidade competente

6) O Sector de Aprovisionamento, após completar o processo de consulta, deverá emitir uma requisição interna em triplicado, sendo:

a) O original e duplicado para a Secção de Contabilidade,

b) O triplicado para o arquivo do Sector de Aprovisionamento.

7) Uma vez efectuado o cabimento, submeterá à autorização do presidente da Câmara a realização da despesa, o que a verificar-se será aposto em ambas as cópias ou anexado despacho devendo o duplicado seguir para o Sector de Aprovisionamento, para este arquivar junto do triplicado;

8) Uma vez recepcionado o duplicado visado pela entidade competente deverá o Sector de Aprovisionamento proceder à emissão de requisição externa em quadruplicado, sendo:

a) O original para o fornecedor;

b) Duplicado para a Secção de Contabilidade;

c) Triplicado para o Sector de Aprovisionamento;

d) Quadruplicado para a Secção de Património.

9) A Secção de Contabilidade, uma vez recepcionado o duplicado da requisição externa, deverá proceder ao registo do compromisso respectivo e anulação/reforço do cabimento associado;

10) A entrega dos bens do imobilizado pelos fornecedores deve ser realizada directamente nos serviços requisitantes, juntamente com a guia de remessa;

11) O responsável pela recepção dos bens deverá obrigatoriamente proceder à conferência quantitativa e qualitativa dos bens entregues no momento, visar o documento com um visto "Recebido e Conferido" devidamente datado e enviar o mesmo para o Sector de Aprovisionamento;

12) A factura, guia de remessa visada e requisição externa são conferidas no Sector de Aprovisionamento e enviada a primeira para a Secção de Contabilidade para que proceda ao seu registo contabilístico na contabilidade patrimonial e contabilidade orçamental caso utilize a conta 0272 - Compromissos processados;

13) Após o revisto da factura, deverá ser enviada cópia à Secção de Património para que esta proceda à abertura de ficha de imobilizado conforme o Regulamento de Inventário em vigor;

14) A Secção de Contabilidade emite a ordem de pagamento e os meios de pagamento, recolhe a assinatura da entidade competente e envia-os para a tesouraria, para que esta proceda ao respectivo pagamento.

Artigo 106.º

Transferência de bens do imobilizado

O processamento da transferência interna de bens de imobilizado tem por suporte o auto de transferência interna e envolve as operações a seguir discriminadas:

1) O serviço requisitante ao detectar a necessidade de um bem, elabora uma requisição, submetendo-a à consideração do respectivo responsável, após o que a envia para a Secção de Património;

2) O Sector do Património analisa a situação de acordo com a requisição do serviço requisitante e decide sobre a necessidade de efectuar uma transferência de equipamentos entre serviços, ou, em alternativa, proceder nos termos do definido no artigo 105.º;

3) O processo de transferência de imobilizado deve ser autorizado pela entidade competente;

4) A recolha de equipamento junto do serviço cedente só poderá ser realizada após a validação pela entidade competente e com a apresentação do respectivo documento. O equipamento deverá ser verificado pelo número de etiqueta que se apresenta no documento suporte;

5) A actualização da ficha de equipamento do imobilizado a ser movimentado entre serviços da autarquia deve ser efectuada de forma automática através da aplicação informática adoptada para gerir o património. A alteração incide na localização do equipamento, devendo ser efectuada apenas pelo Sector de Património após conclusão da transferência;

6) O Sector de Património deverá arquivar o documento suporte do processo de transferência entre as orgânicas da autarquia, possibilitando o enquadramento de toda a vida útil do bem enquanto imobilizado da autarquia.

SECÇÃO III

Reparação, manutenção e abate de bens

Artigo 107.º

Conceito de reparação e manutenção de bens do imobilizado

1 - Entende-se por manutenção de bens, as operações programadas e periódicas dos bens do activo imobilizado corpóreo.

2 - Entende-se por reparação de bens as operações imprevistas nos bens que compõem o imobilizado corpóreo da autarquia.

Artigo 108.º

Processo de reparação e manutenção de bens do imobilizado

O processo de reparação deve ser iniciado com a elaboração de um auto de ocorrência pelo Sector de Património ou pelo serviço responsável pela guarda do bem, sempre que verifique alguma irregularidade na utilização ou estado daquele:

1) O auto de ocorrência, se elaborado pelos serviços, deve ser validado pelo Sector de Património que avalia se existe necessidade de reparação do equipamento;

2) Validada a necessidade de efectuar uma reparação, o Sector de Património deve efectuar o registo da avaria detectada na aplicação de gestão do património, por forma a manter actualizado o histórico respectivo;

3) Se o bem em análise estiver abrangido por garantia válida ou contrato de manutenção deve o Sector de Património informar o Sector de Aprovisionamento através de nota interna;

4) Não existindo garantia válida ou contrato de manutenção, deve o Sector de Aprovisionamento iniciar o procedimento de aquisição de serviços nos termos do definido no artigo 105.º com as necessárias adaptações;

5) É da responsabilidade do Sector de Património, a validação dos bens reparados, bem como a actualização permanente das fichas dos bens reparados na aplicação de gestão do património.

Artigo 109.º

Processamento de abate de bens do imobilizado

O processamento de abate de bens de imobilizado tem por suporte o auto de abate e envolve as operações a seguir discriminadas:

1) A necessidade de abater um determinado bem pode ser colocada pelo serviço responsável pela guarda do bem ou através de análise periódica efectuada pelo Sector de Património;

2) O auto de abate deverá ser elaborado, em quadruplicado, pela respectiva secção responsável pelo bem, ou pelo Sector de Património nos termos do parágrafo anterior, com as seguintes indicações:

a) Número de inventário ou de etiqueta do bem a abater;

b) Motivo do abate conforme definido no CIBE:

c) Descrição do bem;

d) Data de emissão;

e) Número do auto de abate, sequencial por serviço, indicando os dois primeiros dígitos o número de serviço a que estão afectos os bens.

3) Ao recepcionar o auto de abate o Sector de Património deverá proceder a uma verificação física do bem por forma a validar o motivo de abate, completando o mesmo com os dados a seguir indicados após o que envia à entidade competente a fim de ser autorizado:

a) Valor de aquisição;

b) Data de aquisição ou data de entrada em funcionamento;

c) Valor contabilístico do bem (solicitar às Secção de Contabilidade);

d) Receita obtida, se aplicável.

4) O Sector de Património envia para a Secção de Contabilidade o duplicado do auto, procedendo esta secção ao abate contabilístico do bem quando evidenciado o abate físico, ficando o Sector de Património com o original do mesmo.

SECÇÃO IV

Cedências de bens

Artigo 110.º

Cedência de bens do imobilizado

A cedência a terceiros de bens do imobilizado da autarquia, implica a inibição temporária ou definitiva do uso e fruto dos bens cedidos. Contudo essa poderá ser a título gratuito ou a título oneroso.

1 - Só poderão ser cedidos bens mediante deliberação do órgão executivo ou do órgão deliberativo, consoante os valores em causa, atentas as normas e legislação aplicáveis.

2 - A emissão do auto de cedência torna-se obrigatória independentemente do período de cedência, devendo ser o Sector de Património, a emiti-lo.

Artigo 111.º

Procedimentos legais do acto da cedência

1 - A cedência de bens do imobilizado entre entidades com natureza jurídica distinta, pode estar sujeita a tratamento legal especifico, remetendo este manual para os diplomas legais que os regulamentam.

2 - No caso dos bens imóveis apenas poderão ser cedidos através de escritura, independentemente da natureza jurídica das entidades envolvidas.

Artigo 112.º

Procedimento contabilístico

O acto de cedência deve ser acompanhado dos seguintes procedimentos:

1) Os bens propriedade da autarquia mantém-se quer no inventário, quer na contabilidade patrimonial da entidade, até ao seu abate;

2) Continuam a ser aplicadas as taxas de amortizações mencionadas no CIBE pela entidade cedente;

3) As reparações e beneficiação a que os bens sejam sujeitos, incluindo as que aumentem o seu valor ou a duração provável, são suportadas, pela entidade beneficiária ou pela entidade cedente, em função do acordo estabelecido;

4) Na eventualidade das reparações e beneficiações serem efectuadas pela entidade beneficiária, esta deve comunicar à autarquia, entidade cedente, o facto por forma a que esta mantenha o histórico do bem cedido actualizado;

5) Deve a Secção de Contabilidade transferir os bens cedidos para rubrica específica de imobilizado que evidencie de forma objectiva o conjunto de bens naquela situação.

Artigo 113.º

Fim do prazo de cedência

Fim do prazo ou o objectivo da cedência, o bem deve ser novamente objecto de contabilização nos registos e contas de origem de imobilizado.

Artigo 114.º

Cedência de bens do imobilizado a título oneroso

Se a cedência a título oneroso estiver prevista, então:

1) É realizado um contrato, escritura ou outro documento equivalente, com a identificação das entidades envolvidas, tempo de vigência e valor da renda com a respectiva indexação no caso de ser renovável por períodos equivalentes;

2) Os bens cedidos ficam no inventário e nos registos contabilísticos da entidade cedente;

3) Se o bem cedido é um bem móvel, este mantém-se na conta de imobilizado corpóreo, sendo, no entanto, transferido para conta específica conforme referido no n.º 5 do artigo 112.º, processando-se às suas amortizações conforme previsto na lei até ao fim da sua vida útil, ou até ao seu abate.

SECÇÃO V

Métodos e procedimentos de controlo interno aos bens do imobilizado

Artigo 115.º

Controlo periódico

Compete ao Sector de Património, elaborar o cadastro e inventário dos bens móveis e assegurar o seu controlo e gestão nos termos do presente Regulamento e no Regulamento de Inventário e Cadastro do Património, assim como compete ainda a este serviço.

1 - Numa base semestral, ou sempre que se justifique, efectuar controlos físicos ao inventário, no sentido de validar a informação constante da aplicação de gestão do património.

2 - Emitir e rubricar uma listagem dos bens, atribuídos por serviço, da autarquia e rubricada pelo responsável do serviço. Estas listagens ficam à guarda dos responsáveis dos serviços, expostos em local visível, preferencialmente atrás da porta de entrada, de modo a que estes possam zelar pela manutenção e controlo dos bens que lhe estão afectos e dos quais são responsáveis, sendo arquivada na Secção de Património uma cópia desta listagem devidamente, rubricada pelas partes.

3 - Os controlos de inventário são realizados por equipas, formadas por um funcionário do Sector de Património e um elemento do serviço sujeito ao controlo do inventário. O trabalho deve processar-se do seguinte modo:

a) O Sector do Património deverá emitir semestralmente uma listagem de bens por serviço responsável;

b) Verificação, através do número de identificação, e confirmação directa com a listagem emitida, registando os desvios;

c) As contagens físicas do inventário devem ser realizadas parcialmente e por etapas, isto é, as contagens são realizadas por serviço, sendo imediatamente corrigidos na aplicação de gestão do património os desvios encontrados;

d) No final da contagem tísica são apuradas as responsabilidades pelos desvios e situações anormais detectadas;

e) Regularizados os desvios, deve o Sector de Património emitir nova listagem, sendo entregue ao responsável do serviço para que este possa zelar pela actualização da mesma.

CAPÍTULO IX

SECÇÃO I

Da contabilidade de custos

Artigo 116.º

Objectivos

A contabilidade de custos é obrigatória no apuramento dos custos das funções e dos custos subjacentes à fixação de tarifas e preços de bens e serviços. É utilizada para determinar os custos de um determinado bem ao longo dum processo produtivo e, mensalmente, obtêm-se os dados reais sobre custos com vista ao apuramento dos desvios.

Artigo 117.º

Custo das funções, bens e serviços

1 - O custo das funções, dos bens e serviços, corresponde aos respectivos custos directos e indirectos relacionados com a produção, distribuição, administração gerais e financeiros.

2 - O custo de cada função, bem ou serviço apura-se adicionando aos respectivos custos directos os custos indirectos calculados nos termos dos artigos seguintes.

Artigo 118.º

Custos directos e indirectos

1 - Entende-se por custos directos aqueles que, de forma inequívoca, são passíveis de imputação a uma determinada função, bem ou serviço.

2 - Entende-se por custos indirectos aqueles que, por serem gerais ou de difícil individualização, carecem de critérios objectivos de repartição pelas funções, bens ou serviços.

Artigo 119.º

Imputação dos custos indirectos

A imputação dos custos indirectos efectuam-se, após o apuramento dos custos directos por função, através de coeficientes, nos termos dos artigos seguintes.

Artigo 120.º

Coeficientes de imputação dos custos indirectos à função

O coeficiente de imputação dos custos indirectos de cada função corresponde à percentagem do total dos respectivos custos directos da função no total geral dos custos directos apurados em todas as funções, desta forma:

(ver documento original)

Artigo 121.º

Coeficientes de imputação dos custos indirectos a bens e serviços

O coeficiente de imputação dos custos directos de cada bem ou serviço corresponde à percentagem do total dos respectivos custos directos do bem ou serviço no total dos custos directos da função em que se enquadram:

(ver documento original)

Artigo 122.º

Custos indirectos por função

Os custos indirectos de cada função resultam da aplicação do coeficiente de imputação constante no artigo 120.º ao montante total dos custos indirectos apurados.

Artigo 123.º

Custo indirecto do bem ou serviço

Os custos indirectos de cada bem ou serviço obtém-se aplicando ao montante do custo indirecto da função em que o bem ou serviço se enquadra o correspondente coeficiente de imputação apurado nos termos do artigo 121.º, dos custos indirectos.

Artigo 124.º

Apuramento de custos

O apuramento dos custos por função, bem ou serviço é coordenado centralmente pela Divisão Administrativa e Financeira, cabendo aos diversos serviços efectuar os seguintes procedimentos:

1) A Divisão de Gestão Financeira elabora o mapa auxiliar resumo das funções (CC-8.1), onde irá obter informação para registar no mapa previsto no POCAL, apuramento de custos directos da função (CC-8), este mapa evidencia os seguintes dados:

a) A data;

b) A identificação da função/bem ou serviço;

c) Código da classificação funcional;

d) Total do custo directo do bem ou serviço realizado no mês; este valor advém do mapa CC-7;

e) Total dos restantes custos directos da função realizados no mês, apurado no mapa CC-8.8;

f) Total dos custos directos da função resultante da soma dos dois itens anteriores [alíneas d) e e)], assinalado no mapa como o realizado no mês em análise;

g) O acumulado transitado do mês anterior relativo a custos directos;

h) O acumulado para o mês seguinte que será a soma do realizado no mês com o acumulado do mês anterior.

2) Com base no total dos custos directos de cada função, realizados e acumulados, são apurados igualmente os valores realizados e a transitar, numa perspectiva global, somando o total dos custos directos de todas as funções (II);

3) Os valores obtidos no mapa CC-8, permitem o preenchimento parcial do mapa CC-9 (apuramento de custos por função), onde se destacam os campos relativos apenas aos custos directos (I e II), bem como o cálculo do coeficiente para posterior imputação aos custos indirectos que advém da seguinte fórmula:

(ver documento original)

4) Com base nos valores totais obtidos nos mapas CC-1, CC-3 e CC-5, procede-se ao seu registo no mapa de apuramento de custos de bem e serviço (CC-7) e apura-se o total dos custos directos (I). O referido total é remetido para o mapa CC-8 conforme enunciado no procedimento anterior (I);

5) A Secção de Contabilidade deverá listar um balancete mensal da conta 62 - Fornecimentos e serviços externos, e demais custos indirectos, e remeter para a Divisão de Gestão Financeira. Com os dados deste. procede-se ao preenchimento do mapa de apuramento de custos indirectos (CC-6), onde constam:

a) O ano e o mês a que se refere;

b) O acumulado do mês anterior;

c) O realizado no mês;

e) O acumulado para o mês seguinte (que resulta da soma dos dois itens anteriores).

6) A Divisão Administrativa e Financeira elabora com base nos mapas anteriores (CC-7) o mapa CC-9, onde são apurados os custos indirectos (IV), realizados e a transitar para o mês seguinte, que permite, através da aplicação do coeficiente constante no artigo 120.º, a imputação da respectiva parcela de custos indirectos a cada função;

7) O mapa CC-1 deve ser completado através do recurso:

a) Ao coeficiente de imputação de custos indirectos (número do artigo 101.º);

b) Custos indirectos da função (acumulado do mês anterior, realizado no mês, acumulado para o mês seguinte - IV).

8) Com os dados obtidos é calculado o custo do bem ou serviço, que resulta da soma dos custos directos e indirectos inerentes a esse mesmo bem (V);

9) A Divisão Administrativa e Financeira deverá manter em arquivo por mês de cálculo, os mapas e documentos suporte que validam os dados neles incluídos.

SECÇÃO II

Das obras por administração directa

Artigo 125.º

Disposições gerais

O apuramento dos custos das obras realizadas por recurso a sinergias internas, cujo objecto seja a construção ou grande reparação de bens destinados ao imobilizado corpóreo da autarquia, é obrigatório nos termos dos seguintes artigos.

Artigo 126.º

Apuramento de custos

Por cada obra ou grande reparação deve ser elaborada folha de obra, em documento próprio, de forma a evidenciar os individualizadamente os seguintes custos directos:

1) Custo de materiais - compreende o custo com a aquisição de matérias-primas e produtos semi-acabados, adquiridos e consumidos com o objectivo de serem incorporadas na referido obra;

2) Custo de mão-de-obra - reflecte o custo do trabalho empregue exclusivamente na obra em questão;

3) Custo das máquinas e viaturas - reflecte o custo de utilização das máquinas afectas ao projecto.

Artigo 127.º

Folha de obra e preenchimento dos mapas de custos

A folha de obra é o documento que evidencia e reúne a totalidade dos factores que contribuem para o cálculo dos custos directos da obra:

1) A folha de obra, elaborada em duplicado, é parcialmente preenchida pelo responsável da obra, sendo enviada, depois de visada pelo responsável do respectivo serviço, para a Secção de Pessoal, que depois de preenchidos os dados referentes ao custo da hora/homem as enviará para a Repartição Administrativa e Financeira;

2) Os campos de preenchimento obrigatório pelo responsável do projecto são respectivamente:

a) Serviços intervenientes;

b) Bem/serviço/obra;

c) Descrição;

d) Quadro da mão-de-obra, indicando a data, nome, número de identificação do funcionário e número de horas trabalhadas, incluindo horas extraordinárias:

e) Quadro de materiais, indicando a data, a designação, o número de requisição interna e a quantidade requerida;

f) Quadro de máquinas/viaturas, indicando a data, designação, número de identificação da máquina e horas trabalhadas, no caso das viaturas, os dados constantes no presente campo devem ser coincidentes com o boletim de serviço.

3) No final de cada mês, a partir da folha de obra serão elaborados dois mapas:

a) A listagem de material (CC-1), da qual constam os materiais consumidos em determinado projecto/obra, onde todos os campos são de preenchimento pela entidade competente, que permitem identificar a data da listagem, a função/bem ou serviço a que se refere, as quantidades e designação dos materiais utilizados, o número das requisições internas e a respectiva data, o custo médio ponderado de cada material, os totais em valor dos materiais enumerados;

b) Listagem de máquinas/viaturas (CC-5), por cada máquina, viatura utilizada é elaborada esta listagem, onde se enumerem as horas de trabalho diárias e acumuladas afectas a cada projecto/obra. Nesta listagem são de preenchimento obrigatório pela entidade competente apenas os campos que identifiquem a data da listagem, a função/bem ou serviço a que se refere, a identificação da máquina/viatura, o número de horas de trabalho em cada dia, o total de horas acumuladas.

4) A conclusão da listagem de máquinas/viaturas (CC-5), será feita na Secção de Contabilidade aquando do preenchimento do mapa custo/hora máquinas e viaturas (CC-4). Deve ainda esta secção, preencher o mapa custo/hora máquinas e viaturas (CC-4), no qual se deverão identificar:

a) O ano e mês a que se referem os custos;

b) A identificação da máquina/viatura;

c) A amortização correspondente por hora;

d) O custo associado aos pneus/hora (considerando uma viatura útil de dois anos);

e) O cálculo da despesa por hora com combustível;

f) A manutenção correspondente por hora (mediante a aplicação de um coeficiente);

g) O custo do seguro inerente por hora;

h) O cálculo do custo do operador por hora (este cálculo é feito no mapa CC-2, cuja explicação será feita adiante);

i) Finalmente, o cálculo do custo, hora será remetido para o mapa (CC-5), considerando-se que todas as máquinas e viaturas são utilizadas durante o mesmo número de horas de trabalho por ano (52*5*8 = = 2080 horas/ano) em que:

52 - é o número de semanas do ano;

5 - número de dias de trabalho semanais;

8 - Número de horas de trabalho diário.

5) A Secção de Recursos Humanos deve elaborar o mapa de cálculo do custo/hora da mão-de-obra (CC-2) onde constam os seguintes dados:

a) O ano em curso;

b) A identificação da função/bem ou serviço;

c) O nome do funcionário, a respectiva categoria e o vínculo;

d) A remuneração mensal e anual ilíquida, bem como o subsídio de refeição anual;

e) Os encargos com a Caixa Geral de Aposentações. Segurança Social e seguros.

6) A determinação do custo/hora provém da aplicação da seguinte fórmula:

Custo/hora = Total dos custos anuais (ver nota 1)/Trabalho anual em horas (ver nota 2)

em que:

(nota 1) Resulta da soma das remunerações e dos encargos com estas.

(nota 2) Resulta da seguinte fórmula -> 52 (n-Y).

em que:

52 - é o número de semanas do ano;

n - número de horas de trabalho semanais;

Y - Número de horas de trabalho perdidas (feriados, férias, percentagem média de faltas por atestado médico).

7) Com cálculo do custo/hora homem procede-se à conclusão da folha de obra, com o preenchimento dos seguintes campos, no quadro de mão-de-obra:

a) Custo/hora, conforme CC-2;

b) Subtotal;

c) Total parcial.

8) Com a folha de obra concluída pode-se preencher a listagem de mão-de-obra (CC-3), onde se identifica:

a) O mês e o ano a que respeita;

b) A identificação da função/bem ou serviço;

c) O nome do funcionário;

d) As horas diárias de trabalho e o acumulado do mês;

e) O custo/hora que advém do mapa CC-2;

f) O custo total mensal que resulta do produto do custo hora pelo acumulado do mês;

g) O custo total geral que corresponde ao acumulado do mês em curso com os anteriores.

Artigo 128.º

Relatórios periódicos

1 - Os dados obtidos na contabilidade de custos deverão servir de base para a tomada de decisões, e deverão ser assumidas como indicadores para a definição do valor das taxas, tarifas e licenças, bem como para a valorização do imobilizado corpóreo realizado por administração directa.

2 - As informações obtidas deverão ser remetidas ao órgão executivo e ao sector responsável pela execução da obra até fim do mês seguinte ao que dizem respeito.

CAPÍTULO X

Das disposições finais e transitórias

Artigo 129.º

Disposições finais

1 - Regra geral, em tudo o que for omisso neste Regulamento aplicar-se-ão as disposições legais previstas no POCAL e na restante legislação em vigor, aplicáveis às autarquias locais.

2 - Nos casos omissos e específicos em que se verifiquem dúvidas na sua aplicação, compete ao órgão executivo a resolução de qualquer situação não prevista neste Regulamento.

Artigo 130.º

Revogação de normas internas

São revogadas eventuais normas internas e ordens de serviço actualmente em vigor na parte em que contrariem as regras e princípios estabelecidos no presente Regulamento.

Artigo 131.º

Remessa de cópias do presente Regulamento

Do presente Regulamento, bem como de todas as alterações que lhe venham a ser introduzidas, serão remetidas cópias à Inspecção-Geral de Finanças e à Inspecção-Geral da Administração do Território, dentro do prazo de 30 dias após a sua aprovação.

Artigo 132.º

Entrada em vigor

O presente Regulamento entra em vigor no dia 2 de Maio do ano de 2002, nos termos do artigo 10.º do Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro.

(ver documento original)