Resolução 139/2001 (2.ª série). - Considerando o disposto no artigo 25.º da Lei 108/88, de 24 de Setembro, e no n.º 2 do artigo 21.º dos Estatutos da Universidade do Minho, o Senado Universitário, em sessão plenária de 29 de Outubro de 2001, aprova a revisão do Regulamento Orgânico da Reitoria e da Administração Central, cujo texto final consta do anexo à presente resolução.

29 de Outubro de 2001. - O Presidente, Licínio Chainho Pereira.

ANEXO

Regulamento Orgânico da Reitoria e da Administração Central

CAPÍTULO I

Natureza e âmbito de aplicação

Artigo 1.º

A presente deliberação estabelece a regulamentação orgânica relativa à Reitoria e à administração central, bem como as respectivas competências, quadro e formas de recrutamento e provimento de pessoal.

CAPÍTULO II

Da Reitoria e serviços dependentes

Artigo 2.º

São serviços da Reitoria da Universidade do Minho:

a) O Gabinete de Relações Públicas;

b) A Divisão Académica;

c) O Serviço de Apoio ao Reitor;

d) A Assessoria Jurídica;

e) O Gabinete de Apoio a Projectos;

f) O Gabinete de Relações Internacionais;

g) Os Serviços da Reitoria no Pólo de Guimarães.

Artigo 3.º

O Gabinete de Relações Públicas, que exerce as suas atribuições nos domínios da comunicação, da imagem e do protocolo, é dirigido por um director de serviços e compete-lhe, nomeadamente:

a) Estabelecer, de acordo com orientações do reitor, contactos com as unidades orgânicas da Universidade e com organismos e entidades externas, com vista ao desenvolvimento das actividades do Gabinete;

b) Superintender, de acordo com orientações do reitor, nos assuntos de protocolo a cargo da Reitoria;

c) Coordenar a execução dos protocolos estabelecidos pela Reitoria com entidades externas e universidades estrangeiras;

d) Coordenar a organização de sessões solenes, conferências, exposições, congressos, reuniões ou outras actividades de carácter científico, cultural ou recreativo promovidas ou apoiadas pela Reitoria;

e) Recolher e tratar informação noticiosa com interesse para a Universidade e assegurar os contactos com os meios de comunicação social para divulgação de informação;

f) Gerir, de acordo com orientações do reitor, a cedência pontual de instalações da Reitoria ou sob coordenação da Reitoria;

g) Promover a imagem da Universidade e divulgar as actividades da instituição.

Artigo 4.º

A Divisão Académica, que constitui uma divisão, exerce as suas competências nos domínios das provas e graus académicos e dos planos de estudos. Compete, nomeadamente, à Divisão Académica:

a) Receber, registar e dar andamento aos processos relativos à realização de provas de doutoramento e de agregação;

b) Organizar os processos conducentes à concessão de equivalências e de equiparações de graus nos casos em que a respectiva competência não tenha sido delegada nas escolas;

c) Dar andamento aos processos de criação, modificação ou extinção de cursos de graduação ou pós-graduação submetidos para aprovação do senado;

d) Receber, registar e dar andamento às propostas relativas à fixação ou alteração dos planos de estudos;

e) Publicitar, nos termos legais, os planos de estudos ou sua alteração;

f) Receber, registar e dar andamento aos processos de contratação de pessoal docente submetidos à apreciação do reitor, bem como os processos relativos à abertura de concursos para a admissão ou progressão de carreira de pessoal docente e investigador.

Artigo 5.º

O Serviço de Apoio ao Reitor, que tem como atribuições assegurar o normal funcionamento do Gabinete do Reitor, do Senado, da Assembleia e do Conselho Cultural nos aspectos técnico e administrativo, é dirigido por um chefe de divisão, funciona na dependência do reitor e é constituído por:

a) O Gabinete do Reitor;

b) A Secretaria da Reitoria;

c) A Secretaria do Senado, Assembleia e Conselho Cultural.

1 - Ao Gabinete do Reitor compete tratar dos assuntos relativos aos contactos e audiências do reitor e à representação da Universidade.

2 - À Secretaria da Reitoria cabe receber, registar e dar andamento ao expediente próprio da Reitoria.

3 - À Secretaria do Senado, Assembleia e Conselho Cultural compete receber, registar e dar andamento ao expediente próprio destes órgãos.

4 - A Secretaria da Reitoria e a Secretaria do Senado, Assembleia e Conselho Cultural constituem secções administrativas.

Artigo 6.º

Os serviços da Reitoria no pólo de Guimarães, que têm como atribuições assegurar o normal funcionamento do gabinete do elemento da Reitoria com funções delegadas para aquele pólo, constituem uma secção à qual compete receber, registar e dar andamento ao expediente próprio do gabinete e, de uma forma geral, assegurar o respectivo secretariado.

Artigo 7.º

À assessoria jurídica, que funciona na dependência directa do reitor e é dirigida pelo jurista deste serviço com categoria superior e, em caso de igualdade de categoria, pelo que for designado pelo reitor, tem como atribuições o estudo e tratamento dos assuntos de natureza jurídica que lhe sejam submetidos pelo reitor nos domínios da consulta jurídica, do contencioso administrativo e do processo disciplinar, competindo-lhe, nomeadamente:

a) Elaborar pareceres e informações e proceder a estudos jurídicos sobre quaisquer assuntos que lhe sejam submetidos;

b) Preparar os projectos de resposta nos recursos e outros processos de contencioso administrativo de que sejam notificados para responder órgãos ou presidentes de órgãos da Universidade;

c) Acompanhar o andamento dos processos referidos na alínea anterior e exercer, através dos juristas para o efeito nomeados, os poderes processuais conferidos na Lei de Processo nos Tribunais Administrativos à autoridade recorrida ou requerida;

d) Intervir, quando a lei o permita e seja solicitada, em processos de averiguações ou disciplinares;

e) Colaborar, quando solicitada, na preparação ou apreciação de projectos de regulamentos.

Artigo 8.º

O Gabinete de Apoio a Projectos, que exerce as suas atribuições no domínio específico do apoio às actividades de I&D, depende directamente do elemento da Reitoria com funções delegadas para o pelouro da investigação, é dirigido por um chefe de divisão e compete-lhe, nomeadamente:

a) Dinamizar e preparar candidaturas a programas financiadores de I&D;

b) Prestar apoio jurídico e administrativo na negociação e execução de contratos de I&D;

c) Elaborar estudos e pareceres e proceder ao tratamento de informação científica e técnica, no domínio da actividade científica das diferentes unidades de investigação;

d) Promover a captação de recursos financeiros para actividades de investigação;

e) Promover a necessária articulação entre todos os interlocutores para a promoção institucional específica da investigação no exterior;

f) Assegurar a formação especializada dos recursos humanos envolvidos no domínio específico do acompanhamento e avaliação de projectos de I&D das unidades de investigação;

g) Dar apoio técnico de natureza administrativo-financeira na elaboração de propostas de candidatura no que respeita a projectos de investigação de financiamento nacional e às intervenções dos diferentes fundos estruturais, nomeadamente FSE, PRAXIS/FEDER, INTERREG/FEDER e União Europeia;

h) Assegurar a organização administrativa e financeira dos projectos acompanhando a respectiva execução;

i) Proceder às acções e registos necessários em termos de classificação e cabimento das despesas;

j) Organizar e promover os pedidos de pagamentos de saldos;

k) Elaborar informações e pareceres de carácter económico e financeiro no âmbito dos projectos.

Artigo 9.º

O Gabinete de Relações Internacionais, que funciona na dependência directa do elemento da Reitoria com funções delegadas para a internacionalização, constitui uma estrutura de coordenação, acompanhamento e apoio operacional ao desenvolvimento de todas as actividades de internacionalização do ensino, é dirigido por um chefe de divisão, competindo-lhe, nomeadamente:

a) Coordenar e apoiar as acções de relações e cooperação internacional da Universidade no âmbito da internacionalização do ensino/cooperação e mobilidade académica;

b) Recolher e tratar informação sobre programas/iniciativas de cooperação e mobilidade académica, respectivas linhas de financiamento e procedimentos de candidatura;

c) Divulgar, promover, apoiar, implementar e monitorar internamente todas as iniciativas que se enquadrem no âmbito de acção do GRI;

d) Estabelecer contactos com e desempenhar o papel de interlocutor junto dos vários organismos nacionais e estrangeiros do seu âmbito de acção;

e) Promover, apoiar, implementar e acompanhar a mobilidade de estudantes, docentes e técnicos nacionais e estrangeiros;

f) Prestar informações, que estejam directamente relacionadas com o seu âmbito de actuação acerca da Universidade do Minho;

g) Estabelecer com os serviços da Universidade do Minho os contactos e a colaboração necessários à prossecução das suas atribuições;

h) Desempenhar o papel de gabinete de informação e ligação da Universidade com as redes internacionais de que é membro;

i) Apresentar-se como centro de informação actualizada com base na documentação recebida de instituições de ensino superior nacionais e estrangeiras e das Comunidades Europeias no que respeita principalmente aos programas comunitários de cooperação e mobilidade académica.

CAPÍTULO III

Da administração central e serviços dependentes

Artigo 10.º

Constituem a administração central:

a) O Gabinete do Administrador;

b) A Direcção dos Serviços Administrativos;

c) A Divisão de Organização e Auditoria.

Artigo 11.º

O administrador exerce as suas atribuições no âmbito da administração financeira, patrimonial e dos recursos humanos, bem como na promoção da qualidade nos serviços da Universidade que se enquadrem no âmbito referido.

Artigo 12.º

1 - Incumbe especialmente ao administrador:

a) Participar na definição da política de gestão da Universidade nos domínios administrativo, financeiro, orçamental, patrimonial e de pessoal, e coadjuvar, de forma geral, o reitor no que respeita ao exercício das suas competências nas áreas referidas;

b) Definir a estratégia dos serviços de acordo com a política geral da Universidade, estabelecer os objectivos a perseguir e promover a elaboração dos planos sectoriais de desenvolvimento;

c) Assegurar a orientação geral e a coordenação das actividades dos serviços e controlar a sua evolução e eficácia de actuação;

d) Promover a elaboração do plano de actividades, do projecto de orçamento e dos planos financeiros plurianuais e assegurar o seu acompanhamento e avaliação, propondo as alterações orçamentais julgadas adequadas, tendo em vista os objectivos a atingir;

e) Promover a elaboração do relatório de actividades;

f) Dar parecer e submeter a despacho do reitor os assuntos relativos aos serviços de si dependentes e de que não haja delegação;

g) Zelar pela execução das deliberações do conselho administrativo;

h) Coordenar tecnicamente a acção dos responsáveis administrativos das escolas, unidades de apoio e unidades culturais por forma a garantir a normalização e uniformidade dos procedimentos administrativos, promovendo a coerência e a adequação do sistema de articulações entre a administração central e os restantes serviços;

i) Exercer todas as competências que lhe forem delegadas pelo reitor;

j) Exercer as demais competências que lhe forem atribuídas por lei.

2 - A categoria de administrador é equiparada à de subdirector-geral para todos os efeitos legais.

3 - O administrador pode delegar parte das suas competências no pessoal dirigente de si dependente.

Artigo 13.º

A Direcção dos Serviços Administrativos, que exerce as suas atribuições concebendo, propondo e implementando os sistemas administrativos de gestão de recursos humanos e de gestão financeira e patrimonial, é dirigida por um director de serviços e compreende os seguintes serviços:

a) Divisão de Recursos Humanos;

b) Divisão Financeira e Patrimonial;

c) Núcleo de Informação e Desenvolvimento dos Recursos Humanos;

d) Divisão de Apoio Administrativo e Informático.

Artigo 14.º

A Divisão de Recursos Humanos é coordenada e orientada por um chefe de divisão e compreende os seguintes sectores:

a) Secção de Contratação, Expediente e Arquivo;

b) Secção de Assiduidade e Segurança Social;

c) Secção de Abonos.

Artigo 15.º

À Secção de Contratação, Expediente e Arquivo compete:

a) Organizar e movimentar os processos relativos ao recrutamento, selecção e provimento, bem como à promoção, progressão, prorrogação, mobilidade, exoneração, rescisão de contratos, demissão e aposentação do pessoal;

b) Instruir os processos relativos a acumulação e classificação de serviço;

c) Instruir os processos relativos a equiparação a bolseiro e dispensas de serviço docente;

d) Elaborar os termos de posse do pessoal;

e) Organizar e manter actualizado o cadastro do pessoal;

f) Assegurar a gestão do arquivo, mantendo os processos devidamente organizados e actualizados, garantindo a confidencialidade dos dados registados;

g) Passar as certidões, declarações e notas de tempo de serviço do pessoal exigidas por lei;

h) Elaborar as listas de antiguidade do pessoal;

i) Preparar os elementos necessários à conta de gerência no que se refere a pessoal;

j) Preparar elementos, no âmbito da secção, visando o fornecimento da informação necessária à elaboração do balanço social, bem como outros elementos relativos a pessoal para publicações da Universidade.

Artigo 16.º

À Secção de Assiduidade e Segurança Social compete:

a) Instruir os processos relativos a faltas e licenças e elaborar os respectivos mapas;

b) Instruir os processos relativos aos benefícios sociais do pessoal e seus familiares, designadamente os respeitantes a abono de família, prestações complementares, ADSE, pensão de sobrevivência e subsídio por morte;

c) Proceder à inscrição na segurança social do pessoal a prestar serviço na Universidade sem vínculo à função pública;

d) Organizar e dar andamento aos processos de acidente em serviço;

e) Fomentar o alargamento, no âmbito da Universidade, da fruição, pelo respectivo pessoal, de regalias sociais, tais como assistência médica e medicamentosa, subsídios de formação escolar para os descendentes e suplementos diversos;

f) Organizar os processos relativos ao seguro do pessoal que a ele tenha direito;

g) Preparar elementos, no âmbito da secção, visando o fornecimento da informação necessária à elaboração do balanço social.

Artigo 17.º

À Secção de Abonos compete:

a) Processar as folhas de vencimentos, salários, gratificações e respectivos descontos;

b) Organizar o serviço referente a obrigações fiscais;

c) Instruir os processos relativos à prestação de horas extraordinárias, de pagamento de serviços, de vencimentos de exercício, de deslocações e ajudas de custo;

d) Preparar elementos, no âmbito da secção, visando o fornecimento da informação necessária à elaboração do balanço social.

Artigo 18.º

A Divisão Financeira e Patrimonial é coordenada e orientada por um chefe de divisão e compreende os seguintes sectores:

a) Secção de Contabilidade, Orçamento e Conta;

b) Tesouraria Geral;

c) Secção de Aprovisionamento e Património.

Artigo 19.º

À Secção de Contabilidade, Orçamento e Conta compete:

a) Executar a escrituração e preparar o expediente referente à contabilidade;

b) Elaborar as guias e relações para entrega ao Estado, ou outras entidades, das importâncias que lhe pertençam ou lhe sejam devidas;

c) Informar todos os documentos de despesa, designadamente sobre a observância das competentes disposições legais e respectiva cabimentação;

d) Elaborar e processar as requisições de fundos e preparar o respectivo expediente;

e) Reunir, ordenar e preparar todos os elementos necessários à elaboração dos projectos de orçamentos e realizar a sua conclusão;

f) Organizar os processos de alteração orçamental, designadamente os de reforço e de transferência de verbas e de antecipação de duodécimos, bem como os competentes orçamentos suplementares;

g) Organizar e elaborar a conta de gerência a submeter, nos termos da lei, pelo conselho administrativo da Universidade a Tribunal de Contas;

h) Elaborar as relações de documentos de despesa a submeter ao conselho administrativo da Universidade;

i) Escriturar, de acordo com as normas em vigor, todas as receitas da Universidade e promover o seu depósito;

j) Elaborar, nos termos e prazos da lei, as guias de saldos das dotações orçamentais;

k) Informar todos os assuntos que corram pela Secção e que devam ser despachados superiormente;

l) Passar certidões ou declarações solicitadas sobre matérias das suas atribuições depois do competente requerimento devidamente despachado;

m) Preparar os elementos para o relatório anual da Universidade no que respeita aos assuntos tratados pela Secção;

n) Preparar os elementos estatísticos e indicadores de gestão financeira que lhe sejam solicitados superiormente;

o) Elaborar as reconciliações bancárias mensais das respectivas contas.

Artigo 20.º

À Tesouraria Geral compete:

a) Preencher e assinar os recibos necessários ao levantamento das dotações orçamentais e cobrança de outras receitas da Universidade e apresentá-los à assinatura do reitor ou vogal do conselho administrativo da Universidade para o efeito designado;

b) Efectuar os competentes registos e proceder aos respectivos depósitos de todas as receitas da Universidade por que o conselho administrativo é responsável;

c) Efectuar os pagamentos aprovados ou autorizados pelo conselho administrativo, incluindo os abonos a pessoal e seus benefícios sociais;

d) Transferir para os cofres do Estado ou de outras entidades, nos prazos e termos legais, as respectivas receitas em conformidade com as guias preparadas pela Secção de Contabilidade, Orçamento e Conta;

e) Manter rigorosamente actualizada a escrita da Tesouraria, de modo a ser possível verificar, a qualquer momento, os montantes dos fundos em cofre e em depósito;

f) Organizar e apresentar mensalmente, para serem presentes ao conselho administrativo, os balancetes de tesouraria referentes ao mês anterior.

Artigo 21.º

À Secção de Aprovisionamento e Património compete:

a) Organizar os processos de aquisição de material de uso corrente necessário ao normal funcionamento dos Serviços Centrais e promover a adequada gestão dos respectivos estoques;

b) Organizar o cadastro e manter actualizado o inventário dos bens móveis e imóveis da Universidade nos termos da legislação aplicável;

c) Organizar os processos de locação e de aquisição de imóveis e de eventual alienação de bens móveis ou imóveis;

d) Zelar pela conservação e adequada gestão do equipamento dos Serviços Centrais e organizar os respectivos processos de manutenção, conservação ou reparação;

e) Centralizar todos os elementos relativos a viaturas e preencher os mapas a enviar à Direcção-Geral do Património do Estado;

f) Organizar os processos de aquisição das viaturas, nos termos das disposições legais vigentes.

Artigo 22.º

Ao Núcleo de Informação e Desenvolvimento dos Recursos Humanos compete:

a) Realizar estudos de descrição, análise e especificação de funções, com vista à definição dos perfis correspondentes aos postos de trabalho;

b) Acompanhar, informar e assistir tecnicamente as acções referentes aos processos de recrutamento e selecção do pessoal não docente;

c) Promover acções de acolhimento e integração dos funcionários, assegurando a sua identificação com a natureza, os objectivos, as finalidades e a cultura da instituição;

d) Proceder ao levantamento de necessidades de formação, elaborar e propor os planos e os programas adequados à valorização profissional dos funcionários em conexão com as exigências das funções e a estrutura e dinâmica das carreiras profissionais;

e) Promover a realização de acções de aperfeiçoamento profissional, internas e externas, e organizar os processos de acompanhamento e avaliação;

f) Preparar, actualizar e propor medidas de sensibilização, informação e formação necessárias à aplicação da avaliação do desempenho e incumbir-se da respectiva divulgação e aplicação;

g) Analisar e consolidar o balanço social;

h) Preparar e organizar elementos e indicadores necessários à preparação de outros instrumentos de análise social;

i) Realizar estudos, com base nos resultados da análise social, visando o desenvolvimento das técnicas relativas à gestão integrada dos recursos humanos.

Artigo 23.º

A Divisão de Apoio Administrativo e Informático é coordenada e orientada por um chefe de divisão e compete-lhe:

a) Colaborar na elaboração de projectos de organização e reorganização dos serviços;

b) Implementar, em colaboração com as diferentes áreas, um sistema integrado e interactivo de tratamento automático da informação de natureza administrativa;

c) Participar na realização das acções necessárias à racionalização, simplificação e modernização dos circuitos administrativos e de suporte da informação com recurso às novas tecnologias informáticas;

d) Proceder à definição, concepção e estudo de outras aplicações informáticas de interesse para as actividades de natureza administrativa;

e) Assegurar a gestão dos meios e equipamento informáticos e o desenvolvimento das aplicações informáticas no âmbito administrativo.

Artigo 24.º

A Divisão de Organização e Auditoria, que exerce as suas atribuições nos domínios da organização e da qualidade dos serviços na perspectiva da desburocratização, simplificação e eliminação de formalismos, é dirigida por um chefe de divisão e compreende os seguintes serviços:

a) Sector de Planeamento Administrativo e Financeiro;

b) Sector de Auditoria Administrativa e Financeira.

Artigo 25.º

Ao Sector de Planeamento Administrativo e Financeiro compete:

a) Colaborar na elaboração dos planos anuais e plurianuais de actividades e do orçamento da Universidade do Minho;

b) Acompanhar as acções de planeamento, programação material e financeira dos projectos de investimentos em infra-estruturas, orçamentação, controlo e avaliação da respectiva execução financeira;

c) Pronunciar-se sobre a evolução da execução dos planos anuais e plurianuais de actividades em articulação com a execução dos orçamentos anuais e plurianuais, propondo as medidas de natureza correctiva que se imponham;

d) Assistir e acompanhar tecnicamente os órgãos de gestão e os serviços em matéria económica, financeira, bancária e contabilística, tendo em vista a melhoria do funcionamento dos procedimentos de gestão financeira;

e) Colaborar na elaboração do relatório anual de actividades;

f) Recolher dados e elaborar indicadores e relatórios de análise de forma a permitir o controlo e a avaliação do processo de gestão;

g) Acompanhar os procedimentos administrativos decorrentes da execução dos contratos de empreitadas, de aquisição de bens móveis e de arrendamento, aquisição ou alienação de bens imóveis, organizando os respectivos processos, solicitando e prestando as informações e pareceres necessários, e promovendo a produção e difusão de informação adequada para as diferentes unidades orgânicas.

Artigo 26.º

Ao Sector de Auditoria Administrativa e Financeira compete:

a) Propor a implementação do sistema de gestão de qualidade no âmbito dos procedimentos administrativos.

b) Preparar e difundir informação técnica, documentos de trabalho e prestar assistência técnica às entidades do sistema, na perspectiva da simplificação administrativa e dos métodos de trabalho e desburocratização dos modos de funcionamento dos serviços e da sua relação com os utentes;

c) Identificar necessidades e propor acções de sensibilização e de formação nos domínios referidos nas alíneas anteriores;

d) Analisar os procedimentos adoptados em matéria de aquisição, gestão e alienação de bens e em matéria de gestão orçamental, tendo em conta os princípios de legalidade, eficiência e eficácia, no sentido de, se necessário, reformular procedimentos e comportamentos;

e) Estudar os principais circuitos de comunicação, da documentação estabelecida e dos meios de divulgação de formalidades, visando uma maior oportunidade e fluidez;

f) Analisar os elementos contabilísticos, nomeadamente balanços e demonstração de resultados, facultando aos órgãos de gestão informação sobre a evolução/tendências verificadas nos últimos anos;

g) Estudar a organização, funcionamento e fiabilidade dos sistemas de controlo interno, tendo em vista a identificação de problemas e a formulação de recomendações.

CAPÍTULO IV

Do quadro e do pessoal

Artigo 27.º

O quadro de pessoal a que pertencem os grupos de pessoal, respectivas carreiras e categorias, dos serviços a que se refere o presente Regulamento Orgânico é o constante do anexo à Portaria 968/95, de 9 de Agosto, com as alterações entretanto introduzidas.

Artigo 28.º

Ao recrutamento e provimento nos lugares previstos no artigo anterior é aplicável o Decreto-Lei 217/96, de 20 de Novembro, e a lei geral ou especial sobre carreiras.

CAPÍTULO V

Disposições finais e transitórias

Artigo 29.º

Os titulares da categoria de chefe de repartição transitam, por aplicação das disposições do artigo 28.º do Decreto-Lei 404-A/98, de 18 de Dezembro, com a nova redacção dada pela Lei 44/99, de 11 de Junho, para a categoria de técnico superior de 1.ª classe, da carreira técnica superior.

Artigo 30.º

A presente deliberação entra em vigor a partir do dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República.