Regulamento interno 1/2001 - AP:

Regulamento para Elaboração do Inventário e Cadastro da Câmara Municipal de Castro Verde

Introdução

Para cumprimento do disposto na alínea c) do n.º 1 do artigo 68.º, e alínea a) do n.º 7 do artigo 64.º da Lei das Autarquias Locais (Lei 169/99, de 18 de Setembro), e tendo em conta a entrada em vigor do novo Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL), aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, com as alterações que lhe foram introduzidas pela Lei 162/99, de 14 de Setembro, o qual obriga a que as Câmaras Municipais disponham de um inventário actualizado que lhes permita a qualquer momento fazer uma avaliação correcta do seu património, foi elaborado o presente Regulamento que definirá as competências das diversas secções da Câmara na área de inventário e cadastro.

Este Regulamento regula simultaneamente a elaboração do inventário que deverá permanecer constantemente actualizado de modo a permitir conhecer a qualquer momento o estado, o valor, a afectação e a localização dos bens municipais.

CAPÍTULO I

Objectivos e princípios de actuação

Artigo 1.º

Objectivos

1 - O presente Regulamento tem como principal objectivo controlar e manter actualizado o inventário de todos os bens, direitos e obrigações que constituem o património municipal. Estabelece os princípios gerais de inventário e cadastro, aquisição, alienação, registo, seguros, aumento, abatimento, cessão, transferência, avaliação e gestão dos bens móveis e imóveis do município, assim como as competências dos diversos serviços municipais envolvidos na prossecução destes objectivos.

2 - Considera-se gestão patrimonial do município, nomeadamente a correcta afectação dos bens pelas diversas divisões municipais e serviços, tendo em conta não só as necessidades dos mesmos, como também a sua melhor utilização e conservação.

CAPÍTULO II

Inventário e cadastro

Artigo 2.º

Inventário

1 - O inventário é constituído pelas seguintes etapas:

Arrolamento - elaboração de um rol de bens a inventariar;

Classificação - repartição dos bens pelas diversas classes;

Descrição - evidenciação das características que identificam cada bem;

Avaliação - atribuição de um valor ao bem.

2 - Para o cumprimento do disposto no n.º 1 do presente artigo poderão e deverão ser elaborados mapas de apoio.

3 - Os mapas referidos no número anterior deverão ser subdivididos segundo a classificação orgânica e, dentro desta, por códigos do classificador geral, em conformidade com o disposto no anexo I do Decreto-Lei 378/94, de 16 de Junho.

4 - Os elementos a utilizar para controlo dos bens são:

Fichas de inventário;

Mapas de inventário;

Conta patrimonial.

5 - Os elementos referidos no número anterior poderão ser elaborados e mantidos actualizados mediante suporte informático.

Artigo 3.º

Fichas de inventário

1 - Para todos os bens deverá existir uma ficha de modo a que seja possível identificar com facilidade o bem e o local em que se encontra, bem como os respeitantes acréscimos e diminuições ou outras alterações ocorridas no inventário dos bens.

2 - As fichas de inventário serão numeradas sequencialmente.

Artigo 4.º

Mapa de inventário

1 - Todos os bens pertença do município serão agrupados em mapas, de acordo com o estabelecido no n.º 2 do artigo 2.º, e elaborados por código de contas do POCAL e de acordo com o classificador geral (Portaria 378/94, de 16 de Junho).

Artigo 5.º

Conta patrimonial

1 - A conta patrimonial constitui o elemento síntese da variação dos elementos constitutivos do património municipal a elaborar no final de cada exercício económico.

2 - Na conta patrimonial serão evidenciadas as aquisições, reavaliações, alterações e abates verificados no património durante o exercício económico findo.

3 - A conta patrimonial será subdividida segundo a classificação orgânica.

Artigo 6.º

Regras gerais de inventário

1 - As regras gerais de inventariação devem obedecer às fases seguintes:

Os bens devem manter-se em inventário desde o momento da sua aquisição até ao seu abate, o qual, regra geral, ocorre no final da vida útil, também designada de vida económica;

Os bens que evidenciem ainda vida útil (boas condições de funcionamento) e que se encontrem totalmente amortizados deverão ser, sempre que se justifique, objecto de avaliação por parte de uma comissão a ser nomeada pelo órgão executivo, sendo-lhes fixado um novo período de vida útil;

Nos casos em que não seja possível apurar o ano de aquisição dos bens, adopta-se o ano de inventário inicial para se estimar o período de vida útil dos bens que corresponde ao período de utilização durante o qual se amortiza totalmente o seu valor;

A identificação de cada bem faz-se mediante a atribuição de um código correspondente ao classificador geral, um código de actividade e um número de inventário, devendo o código de actividade, bem como o número de inventário, ser afixado no próprio bem.

Notas

O código de actividade é constituído por três caracteres numéricos, atribuídos de acordo com as actividades constantes no orçamento da autarquia.

O número de inventário é constituído por seis caracteres numéricos identificando cada um dos bens.

As alterações e abates verificados no património serão objecto de registo na ficha de cadastro e inventário de acordo com as seguintes tabelas:

TABELA I

Alteração ao património

GR - grandes reparações ou beneficiação.

DE - desvalorização excepcional.

VE - valorização excepcional.

TABELA II

Abate ao património

Alienação a título oneroso.

Alienação a título gratuito.

Furto/roubo.

Destruição.

Transferência.

Troca.

Outros.

Todo o processo de inventário e respectivo controlo poderá ser efectuado através de meios informáticos.

Para os bens totalmente amortizados respeitar-se-á o disposto na alínea c) do n.º 5 do artigo 21.º do presente Regulamento.

Artigo 7.º

Identificação dos bens

1 - Os bens serão identificados através de:

Classificador geral;

Código de actividade;

Número de inventário;

Número de ordem.

2 - No bem será sempre impresso ou colocado um número que permita a sua identificação.

3 - O classificador geral consiste num código que identifique a classe, tipo de bem e o próprio bem, conforme tabela a elaborar de acordo com o anexo I do Decreto-Lei 378/94, de 16 de Junho, com as necessárias adaptações.

4 - O código de actividade identifica a divisão, a secção, o sector ou gabinete aos quais os bens estão afectos, de acordo com uma tabela a elaborar em conformidade com o organograma da autarquia.

5 - O número de inventário é um número sequencial que é atribuído ao bem aquando da sua aquisição, sendo atribuído o n.º 1 ao primeiro bem a ser inventariado.

6 - O número de ordem é um número sequencial que é atribuído dentro do mesmo exercício económico, sendo atribuído o n.º 1 ao primeiro bem adquirido em cada exercício económico.

7 - Aquando da aquisição de bens em conjunto, estes poderão ter o mesmo número de ordem, no entanto será sempre atribuído um número de inventário diferente para cada bem.

CAPÍTULO III

Das competências

Artigo 8.º

Secção de Património

1 - Compete à secção responsável pelo património:

Conhecimento e afectação dos bens do município;

Assegurar a gestão e controlo do património;

Executar e acompanhar todos os processos de inventariação, aquisição, transferência, abate, permuta e venda de bens móveis e imóveis;

Proceder ao inventário anual;

Realizar inventariações periódicas de acordo com as necessidades do serviço.

Artigo 9.º

Competências

1 - Compete às divisões, sectores, secções e gabinetes:

O fornecimento de todos os elementos que lhe sejam solicitados pela Secção de Património;

Zelar pelo bom estado de conservação dos bens que lhes tenham sido afectos;

Informar a Secção de Património da necessidade de aquisição, transferência, abate, permuta e venda de bens móveis e imóveis, bem como a ocorrência de roubo ou outros motivos;

Manter actualizados os registos dos bens pelos quais são responsáveis, ficando o original na Secção de Património e o duplicado fixado em local bem visível na secção responsável pelo bem;

O responsável pelo notariado, aquando da celebração de escrituras (compra, venda, permuta e cedência), fornecerá os elementos necessários à Secção de Património para que a mesma possa proceder à realização do seguro, inscrição matricial dos bens e respectivo registo predial;

A Divisão Técnica de Obras e Urbanismo, aquando da execução de processos de loteamento, fornecerá à Secção de Património os elementos necessários para que a mesma proceda à requisição da respectiva caderneta e certidão;

Compete ao responsável pela biblioteca a inventariação dos livros e outras obras adstritas à mesma, inventário este que deverá ser elaborado em impresso próprio e em duplicado, sendo uma das cópias entregue à Secção de Património;

Compete ao responsável pelo museu municipal a inventariação das peças de arqueologia, arte e outras obras adstritas à mesma, inventário este que deverá ser elaborado em impresso próprio e em duplicado, sendo uma das cópias entregue à Secção de Património;

Sempre que seja adquirido um bem que passe a fazer parte integrante do imobilizado, a Secção de Contabilidade enviará à Secção de Património uma cópia da requisição e factura.

2 - No referente à alínea d) do número anterior entende-se por registo a folha de carga, documento esse onde serão descritos todos os bens existentes numa divisão, sector, secção ou gabinete.

3 - Entende-se por imobilizado todos os bens susceptíveis de perdurarem por um período de tempo superior a um ano, em condições normais de utilização.

4 - No que respeita a guarda e conservação dos bens o responsável de cada bem deve:

Participar superiormente qualquer desaparecimento de bens, bem como qualquer facto relacionado com o seu estado operacional ou de conservação, sem qualquer prejuízo de eventual apuramento de responsabilidades;

Comunicar ao serviço de património a necessidade de reparação ou conservação, promovendo este as diligências necessárias.

CAPÍTULO IV

Da aquisição e registo de propriedade

Artigo 10.º

Aquisição

1 - O processo da aquisição dos bens móveis e imóveis do município obedecerá ao regime jurídico e aos princípios gerais de realização de despesas em vigor (Decreto-Lei 197/99, de 8 de Junho).

2 - O tipo de aquisição dos bens será registado na ficha de inventário de acordo com os códigos seguintes:

Aquisição a título oneroso em estado novo;

Aquisição a título oneroso em estado de uso;

Cessão;

Produção em oficinas próprias;

Transferência;

Troca;

Locação;

Doação;

Outros.

Artigo 11.º

Registo de propriedade

1 - O registo define a propriedade do bem, implicando a sua inexistência a impossibilidade de alienação do bem.

2 - Após a aquisição de qualquer prédio ou prédios adquiridos a qualquer título, mas ainda não inscritos a favor da autarquia, far-se-á a inscrição matricial e o averbamento do registo na competente repartição de finanças e na conservatória do registo predial, respectivamente.

3 - Cada prédio deve dar origem a um processo, o qual deve incluir escritura, auto de expropriação, certidão do registo predial, caderneta matricial, planta, etc.

4 - Os bens sujeitos a registo são, além de todos os bens imóveis, os veículos automóveis e reboques.

5 - Estão ainda sujeitos a registo todos os factos, acções e decisões previstas nos artigos 11.º e 12.º do Decreto-Lei 277/95, de 25 de Outubro (estabelece os bens móveis sujeitos a registo), e demais legislação aplicável.

CAPÍTULO V

Da alienação, abate, cessão e transferência

Artigo 12.º

Formas de alienação

1 - A alienação dos bens pertencentes ao imobilizado será efectuada em hasta pública, através de concurso público ou por ajuste directo, quando norma regulamentar ou deliberação expressamente o preveja em estreita conformidade com as disposições legais enquadradoras da matéria.

2 - De acordo com a lei, a alienação de bens móveis poderá ser realizada por negociação directa quando:

O adquirente for uma pessoa colectiva pública;

Em casos de urgência devidamente fundamentados;

Quando se presuma que das formas previstas no número anterior não resulte melhor preço;

Quando não tenha sido possível alienar por qualquer das formas previstas no número anterior.

3 - Será elaborado um auto de venda onde são descritos quais os bens alienados e respectivos valores de alienação.

Artigo 13.º

Realização e autorização da alienação

1 - Compete à Secção de Património a alienação dos bens que sejam classificados de dispensáveis.

2 - Só poderão ser alienados bens mediante deliberação da Câmara Municipal, tomada nos termos das alíneas e), f) e g) do n.º 1 do artigo 64.º da Lei 169/99, de 18 de Setembro.

Artigo 14.º

Abate

1 - As situações susceptíveis de originarem abate são:

Alienação;

Furtos, incêndios, roubos;

Cessão;

Declaração de incapacidade do bem;

Troca;

Transferência;

Destruição;

Incêndios.

2 - Os abates de bens ao inventário deverão constar da ficha de inventário de acordo com o disposto na tabela II da alínea e) do artigo 6.º do presente Regulamento.

3 - Nas situações previstas nas alíneas b) e c) do n.º 1 bastará a certificação por parte da Secção de Património para se proceder ao seu abate.

4 - No caso de abatimentos por incapacidade do bem, deverão ser os serviços responsáveis a apresentar proposta à Secção de Património.

Artigo 15.º

Cessão

1 - No caso de cedência de bens a outra entidade, deverá ser lavrado um auto de cessão, devendo este ser lavrado pela Secção de Património.

2 - Só poderão ser cedidos bens mediante deliberação da Câmara Municipal tomada nos termos das alíneas e) e f) do n.º 1 do artigo 64.º da Lei 169/99, de 18 de Setembro.

Artigo 16.º

Transferência

1 - A transferência de bens móveis entre as divisões, sectores, secções e gabinetes só poderá ser efectuada mediante autorização superior e com prévio conhecimento da Secção de Património.

2 - No caso de transferência de bens será lavrado o respectivo auto de transferência.

CAPÍTULO VI

Dos furtos, roubos, extravios e incêndios

Artigo 17.º

Regras gerais

1 - No caso de se verificarem furtos, roubos, extravios ou incêndios dever-se-á proceder do seguinte modo:

Participar às autoridades competentes;

Lavrar o auto de ocorrência, no qual se descreverão os objectos desaparecidos, indicando os respectivos números de inventário e os valores constantes da ficha de inventário devidamente actualizados.

Artigo 18.º

Furtos e incêndios

1 - Compete ao responsável da secção onde se verificar o furto, roubo ou incêndio, com a colaboração da Secção de Património, elaborar um relatório no qual serão descritos os números de inventário e respectivos valores dos bens desaparecidos.

2 - O relatório e o auto de ocorrência serão anexados no final do exercício à conta patrimonial.

Artigo 19.º

Extravios

1 - Compete ao responsável da secção onde se verificar o extravio informar a Secção de Património do sucedido, sem prejuízo do apuramento de posteriores responsabilidades.

2 - A situação prevista na alínea a) do n.º 1 do artigo 17.º só deverá ser efectuada após serem esgotadas todas as possibilidades de resolução interna do caso.

3 - Caso se apure o funcionário responsável pelo extravio do bem, o município deverá ser indemnizado de forma a que se possa adquirir outro que o substitua, sem prejuízo, se for caso disso, de instauração do correspondente processo disciplinar.

CAPÍTULO VII

Dos seguros

Artigo 20.º

Seguros

1 - Os seguros dos bens móveis e imóveis do município, exceptuando aqueles que, por força da lei, deverão estar segurados, dependerão de deliberação do executivo municipal.

CAPÍTULO VIII

Da valorização dos bens

Artigo 21.º

Regras gerais

1 - O activo imobilizado deve ser valorizado pelo custo de aquisição ou pelo custo de produção. Quando os respectivos elementos tiverem uma vida útil limitada ficam sujeitos a uma amortização sistemática durante esse período.

2 - O custo de aquisição e o custo de produção dos elementos do activo imobilizado devem ser determinados de acordo com as seguintes definições:

2.1 - O custo de aquisição de um bem é dado pelo respectivo preço de compra adicionado dos gastos suportados directamente para o colocar no seu estado actual e local de funcionamento.

2.2 - Entende-se por custo de produção de um bem a soma dos custos directos e indirectos suportados para o produzir, colocar no estado em que se encontra e no local de armazenagem.

3 - O imobilizado corpóreo pode ser considerado no activo por uma quantidade e por um valor fixo desde que simultaneamente se satisfaçam as seguintes condições:

Sejam frequentemente renovados;

Representem um valor global de reduzida importância para a entidade;

Não haja variação sensível na sua quantidade, no seu valor e na sua composição.

4 - O imobilizado doado deverá constar no activo da autarquia pelo valor que se obteria se fosse objecto de transacção.

5 - Relativamente ainda à valorização do imobilizado corpóreo já existente à data da realização do inventário inicial deverão ser adoptados os seguintes procedimentos:

Na elaboração do inventário inicial aplicar-se-ão os critérios valorimétricos:

As imobilizações, cujo custo de aquisição ou de produção não sejam conhecidos, são valorizadas de acordo com os critérios a definir em decreto regulamentar a publicar no decurso das fases de implementação previstas;

Os bens que à data do inventário estiverem totalmente amortizados e que ainda se encontrem em boas condições de funcionamento, deverão ser objecto de avaliação por uma comissão a ser nomeada pelo órgão executivo, fixando-se-lhes um novo período de vida útil esperado;

Os bens que à data de inventário inicial não estejam totalmente amortizados deverão ser objecto de reavaliação mediante a aplicação dos coeficientes de desvalorização monetária, devendo ser ainda elaborado um mapa de reavaliação para cada bem, o qual deverá ser anexado à ficha de inventário do bem.

Artigo 22.º

Alteração do valor

1 - Todos os bens susceptíveis de alteração do valor, sujeitos ou não às regras de amortização, devem constar do inventário pelo seu valor actualizado.

2 - No caso de existência de grandes reparações, beneficiações ou desvalorizações excepcionais, por razões inerentes ao próprio bem ou por variação do seu preço de mercado, estes deverão ser evidenciados no mapa e na ficha de inventário através da designação:

GR - grande reparação ou beneficiação;

VE ou DE - valorizações ou desvalorizações excepcionais, respectivamente;

VM - variação no valor de mercado;

RV - reavaliações;

AV - avaliações.

CAPÍTULO IX

Das amortizações e reintegrações

Artigo 23.º

Método

1 - A amortização de bens do imobilizado obedecerá ao disposto no Decreto-Lei 2/90, de 12 de Janeiro, com as alterações introduzidas pelos Decretos Regulamentares n.os 24/92, de 9 de Outubro, e 16/94, de 12 de Julho.

2 - As amortizações dos elementos do activo imobilizado sujeitos a depreciação ou a desaparecimento são considerados como custo.

3 - O método de cálculo das amortizações do exercício é o das quotas constantes, devendo as alterações a esta regra ser explicitadas no anexo ao balanço e às contas de funcionamento e investimento.

4 - Para efeitos de aplicação do método das quotas constantes, a quota anual de amortização aceite como custo do exercício determina-se aplicando aos montantes dos elementos do activo imobilizado em funcionamento as taxas de amortização definidas na lei.

5 - A amortização dos elementos do activo imobilizado é considerada como extraordinária enquanto estes não entrarem em funcionamento.

6 - Quando à data do encerramento do balanço os elementos do activo imobilizado corpóreo e incorpóreo, seja ou não limitada a sua vida útil, tiverem um valor inferior ao registado na contabilidade devem ser objecto de amortização extraordinária correspondente à diferença se for de prever que a redução desse valor seja permanente.

7 - A amortização extraordinária criada nos termos do número anterior não deve ser mantida se deixarem de existir os motivos que a originaram.

8 - O valor unitário e as condições em que os elementos do activo imobilizado sujeito a deperecimento possam ser amortizados num só exercício são os definidos na lei.

9 - A fixação de quotas diferentes das estabelecidas na lei para os elementos do activo imobilizado corpóreo adquirido em segunda mão é determinada pela Câmara Municipal sob proposta devidamente fundamentada do presidente da Câmara.

10 - No caso de bens adquiridos em estado de uso ou sujeitos a grandes reparações e beneficiações que aumentem o seu valor, serão amortizados de acordo com a seguinte fórmula:

A = V/N

sendo:

A = amortização;

V = valor contabilístico actualizado;

N = número de anos de vida útil estimados.

11 - Deverá ser elaborado um mapa de amortizações para cada bem sujeito a depreciação, o qual será anexado à ficha de inventário do bem.

CAPÍTULO X

Disposições finais e entrada em vigor

Artigo 24.º

Disposição finais

1 - Compete à Câmara Municipal a resolução de qualquer situação omissa neste Regulamento.

2 - São revogadas todas as disposições regulamentares contrárias ao presente Regulamento.

Artigo 25.º

Entrada em vigor

1 - O presente Regulamento entra em vigor no 5.º dia útil após a sua publicação na forma definitiva no Diário da República ou de aviso publicitando as alterações introduzidas ou inexistência das mesmas ao presente de Regulamento no decurso da sua aplicação.

Este Regulamento foi aprovado por unanimidade da Câmara Municipal, na sua reunião ordinária realizada no dia 14 de Setembro de 2000, e sancionado pela Assembleia Municipal, também por unanimidade, na sua sessão ordinária realizada no dia 29 de Setembro do mesmo ano.

20 de Novembro de 2000. - O Presidente da Câmara, Fernando Sousa Caeiros.