Joaquim Luís Rosa do Céu, Presidente da Câmara Municipal de Alpiarça, torna público que, em reunião de Câmara de 11 de Dezembro de 2006 e sessão da Assembleia Municipal de 27 de Dezembro de 2006, foi aprovada a Proposta de Projecto de "Regulamento do Arquivo da Câmara Municipal de Alpiarça", a qual se encontra em apreciação pública nos termos do artigo 118.º do Código do Procedimento Administrativo, aprovado pelo Decreto-Lei 442/91, de 15 de Novembro, na redação dada pelo Decreto-Lei 6/96, de 31 de Janeiro, pelo prazo de 30 dias contados a partir da publicação do presente edital no Diário da República.
Proposta de Projecto de Regulamento do Arquivo da Câmara Municipal de Alpiarça
O presente projecto de regulamento do Arquivo da Câmara Municipal de Alpiarça visa disciplinar os procedimentos administrativos e técnicos inerentes à avaliação, selecção, remessa, eliminação, tratamento arquivístico e conservação dos documentos, substituição do suporte e acessibilidade ao acervo, tendo em conta o estatuído pela Portaria 412/2001, de 17 de Abril.
Os modelos de auto de entrega, guia de remessa, auto de eliminação e requisição de documentos devem ser entendidos como instrumentos normalizadores e da salvaguarda de informação, considerada essencial para uma correcta gestão documental.
Pretende-se, assim, a aplicação de práticas arquivísticas com inerentes vantagens funcionais e económicas para os serviços e promover a adequada preservação dos acervos, para que o património documental não seja destruído, património que, de resto, melhor exprime a identidade da instituição.
CAPÍTULO I
Disposições gerais
Artigo 1.º
Lei habilitante
O presente regulamento foi elaborado ao abrigo do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro, da Portaria 412/2001, de 17 de Abril, e ainda do Decreto-Lei 16/93, de 23 de Janeiro.
Artigo 2.º
Âmbito de Aplicação e objecto
O presente regulamento estabelece os princípios e as regras aplicáveis ao arquivo da documentação produzida e recebida pelo Município de Alpiarça, no âmbito das suas atribuições e competências, tendo em vista a sua preservação, defesa e valorização.
Artigo 3.º
Atribuições e competências
1 - O Arquivo da Câmara Municipal de Alpiarça mantém, sob a sua responsabilidade, toda a documentação produzida ou reunida pelos diferentes órgãos e serviços, independentemente do tipo de suporte ou formato, como resultado da actividade municipal e que se conserva para servir de testemunho, prova ou informação.
2 - Ao Arquivo Municipal compete a gestão da documentação proveniente dos serviços da autarquia.
CAPÍTULO II
Remessas da documentação
Artigo 4.º
Remessa para os serviços de arquivo
1 - Os diferentes órgãos e serviços da Câmara devem promover, findos os prazos de conservação fixados na Tabela de Selecção constante do Anexo I do presente regularmente, o envio para o Arquivo Municipal da respectiva documentação.
2 - As remessas de documentos para o Arquivo devem ser acordadas entre o responsável do serviço produtor e o responsável do Arquivo, no que diz respeito à sua calendarização, tendo sempre em conta o grau de actualidade da documentação, os interesses dos serviços e as possibilidades de recepção e armazenamento.
Artigo 5.º
Integridade documental
1 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
2 - A documentação deve ser enviada ao Arquivo nos suportes originais, devidamente acondicionada e identificada.
3 - Os processos e requerimentos devem ser devidamente paginados, e, caso tenha sido retirado algum documento, será intercalada uma folha com menção expressa do documento retirado e a paginação do mesmo, com assinatura do responsável do respectivo serviço.
Artigo 6.º
Condições
A documentação é enviada ao Arquivo Municipal obedecendo às seguintes condições:
a) Em livros encadernados quando as unidades documentais assim se apresentem na sua forma original;
b) Em livros encadernados quando as unidades documentais assim o exijam;
c) Em caixas adequadas à sua dimensão, numeradas e identificadas;
d) Organizada, classificada e ordenada;
e) Os processos devem ser individualizados em capas uniformes, segundo modelo existente, onde seja indicado o assunto, os documentos que contém e os anos a que se reporta;
f) Na preparação dos documentos a transferir, devem os serviços diligenciar no sentido de eliminar os duplicados e retirar todos os materiais prejudiciais à conservação do papel, designadamente agrafos, alfinetes, clipes, etc.;
Artigo 7.º
Formalidades
As remessas dos documentos devem obedecer às seguintes formalidades:
a) Ser acompanhadas de um auto de entrega - Anexo II - do presente regulamento, que constituirá prova da entrega efectuada.
b) O auto de entrega deve ter anexa uma guia de remessa - Anexo III do presente regulamento, destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelos serviços envolvidos;
c) A guia de remessa é feita em triplicado, devendo o original ficar no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
d) O triplicado é provisoriamente utilizado no Arquivo como instrumento de pesquisa documental após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.
CAPÍTULO III
Da avaliação, selecção e eliminação
Artigo 8.º
Avaliação
1 - O processo de avaliação dos documentos em arquivo tem por objecto a determinação do seu valor para efeitos de conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação administrativa.
2 - É da responsabilidade do Arquivo Municipal a aplicação dos prazos de conservação de documentos que constam da tabela de selecção - Anexo I do presente regulamento.
3 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiês.
4 - Sempre que uma série ou subsérie não estiver prevista num determinado enquadramento orgânico-funcional, aplicam-se por analogia, as orientações estabelecidas para as séries ou subséries homólogas constantes da tabela de selecção.
Artigo 9.º
Selecção
1 - A selecção dos documentos a conservar de forma global e definitiva deve ser efectuada pelo Arquivo Municipal, de acordo com as orientações estabelecias na Tabela de Selecção (Anexo I).
2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada pelo Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo.
Artigo 10.º
Eliminação
1 - O processo de eliminação da documentação produzida pelos diferentes serviços municipais é da competência do Arquivo Municipal de acordo com a legislação em vigor.
2 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico e não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o decurso dos respectivos prazos de conservação fixados na Tabela de Selecção (Anexo I).
3 - É vedada a eliminação de documentos antes de prescreverem os prazos legais de conservação, constantes da Tabela de Selecção (Anexo I).
4 - Sem embargo da definição de prazos mínimos de conservação, o Arquivo Municipal pode conservar por prazos mais dilatados, a título permanente ou temporário, global ou parcialmente, as séries documentais que entender, desde que não prejudique o bom funcionamento dos serviços.
5 - A eliminação de documentos que não constam da Tabela de Selecção carece de autorização expressa do Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo.
6 - A decisão sobre o processo de eliminação por corte, trituração ou maceração deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
Artigo 11.º
Formalidades
A eliminação de documentos deve obedecer às seguintes formalidades:
a) Ser acompanhada de um auto de eliminação - Anexo IV do presente regulamento, que fará prova do abate documental;
b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo responsável do serviço produtor, pelo responsável do Arquivo e pelo representante da autarquia;
c) O referido auto é feito em duplicado, destinando-se o original ao Arquivo Municipal e o outro exemplar remetido para o Arquivo Distrital de Santarém.
CAPÍTULO IV
Da conservação e substituição
Artigo 12.º
Conservação
Compete ao Arquivo Municipal zelar pela boa conservação física das espécies em depósito, através das seguintes medidas.
a) Criação de boas condições de segurança, ambientais, de instalação e acondicionamento;
b) Identificação e envio para restauro e reencadernação das espécies danificadas;
c) Promoção da cópia de documentos através das tecnologias mais adequadas, tendo em vista a preservação e salvaguarda dos originais.
Artigo 13.º
Substituição de suporte
1 - A substituição de suporte é permitida desde que fique clara, expressa e inequivocamente garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta nos termos legais.
2 - A substituição do suporte dos documentos só pode ser efectuada mediante parecer favorável do Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei 121/92, de 2 de Julho, conjugado com o n.º 2 do artigo 8.º Da Portaria 412/2001, de 17 de Abril.
CAPÍTULO V
Do tratamento e instrumentos de descrição
Artigo 14.º
Tratamento arquivístico
1 - O Arquivo Municipal deve acompanhar o tratamento arquivístico (classificação e ordenação) aplicado nos diferentes serviços municipais, competindo-lhe ainda intervir no sentido de uma gestão documental uniforme ou, pelo menos, devidamente controlada e extensiva a todos esses serviços.
2 - O Arquivo Municipal procederá de forma a manter sempre a documentação proveniente dos diferentes serviços municipais em condições de consulta rápida e eficaz, utilizando, para o efeito, os instrumentos de descrição elaborados na origem ou, caso estes não se revelem adequados, preparando instrumentos alternativos.
CAPÍTULO VI
Acessibilidade
Artigo 15.º
Utilizadores internos
1 - Qualquer serviço municipal pode solicitar ao Arquivo o empréstimo de documentação, mediante requisição escrita, assinada pelo seu responsável.
2 - Os processos individuais, a documentação de concursos, os processos de inquérito e outros documentos que pela sua natureza sejam considerados confidenciais ou reservados apenas são fornecidos mediante autorização escrita do Presidente da Câmara ou em quem ele delegar, sem prejuízo das restrições impostas por lei.
Artigo 16.º
Requisições
1 - As requisições dos serviços municipais devem ser feitas em impresso próprio - Anexo V do presente regulamento, fornecido pelo Arquivo Municipal em suporte informático, de modo a facilitar o respectivo controlo. A cada petição corresponde uma requisição.
2 - O pedido de empréstimo deve satisfazer os seguintes requisitos:
a) Ser dirigido ao Arquivo Municipal, com data de apresentação e identificação do serviço requisitante;
b) Conter a assinatura do chefe ou responsável desse serviço;
c) Conter o respectivo despacho de autorização do Presidente da Câmara Municipal, no caso dos documentos referidos no n.º 2 do artigo 15.º do presente regulamento.
3 - As requisições devem ser preenchidas com clareza e precisão, devendo ser legíveis as assinaturas, não sendo válidas as assinaturas por chancela.
4 - O serviço requisitante deve reservar para si uma cópia da requisição e fazer entrega do original.
5 - A documentação é disponibilizada pelo Arquivo Municipal no prazo máximo de vinte e quatro horas, excepto quando houver imprecisão de datas, classificações, entre outras.
6 - Caso não seja possível satisfazer os pedidos no prazo indicado no número anterior, será dada ao serviço a correspondente justificação.
Artigo 17.º
Limite de permanência
1 - A documentação só pode permanecer junto do serviço requisitante até ao limite máximo de quinze dias, renovável por igual período mediante nova requisição, apensa à inicial.
2 - Terminado o período de validade da requisição, o Arquivo Municipal deverá avisar o serviço requisitante, solicitando a devolução imediata da documentação ou a renovação da requisição.
Artigo 18.º
Conferência da documentação devolvida
1 - A documentação devolvida deve ser conferida de forma a averiguar-se da sua integridade e ordem interna.
2 - Se for detectada desorganização ou falta de peças de um processo, o Arquivo Municipal devolvê-lo-á à procedência, devendo a situação ser regularizada no prazo máximo de vinte e quatro horas contadas a partir do momento da devolução, devendo tal situação ser registada no original e na cópia da requisição.
3 - Depois de conferida a integridade dos documentos devolvidos, o Arquivo Municipal registará a devolução/recepção no original da requisição, que fica arquivado.
4 - No acto da devolução, o serviço requisitante deve apresentar cópia da requisição, na qual é aposta a data de devolução e a assinatura do funcionário que recebe a documentação.
Artigo 19.º
Utilizadores externos
1 - A consulta da documentação depositada em arquivo está aberta a todos os cidadãos maiores de 18 anos e a alunos de instituições de ensino público e privado.
2 - O acesso à documentação do Arquivo é permitido mediante a exibição do bilhete de identidade ou outro elemento de identificação, e preenchimento de uma requisição - Anexo VI do presente regulamento, da qual constem os seguintes elementos:
a) Identificação completa (nome, morada, telefone, idade, nacionalidade, número do bilhete de identidade, data e local de emissão);
b) Profissão;
c) Tema de investigação.
3 - A consulta directa dos documentos é efectuada exclusivamente nas instalações da Câmara Municipal, durante o horário de funcionamento dos serviços.
4 - Os alunos deverão apresentar documento emitido pela instituição de ensino comprovativo dos trabalhos a realizar.
Artigo 20.º
Consulta pública
1 - A documentação só pode ser disponibilizada para consulta pública após o seu tratamento técnico.
2 - Não é permitida consulta simultânea de mais de três unidades arquivísticas.
3 - A consulta de originais de espécies raras, ou em risco de deterioração, é reservada e está sujeita a autorização do responsável do Arquivo.
4 - A reprodução de documentos é permitida, desde que não prejudique a sua conservação, sendo os custos suportados pelos interessados, de acordo com a Tabela de Taxas e Licenças em vigor.
Artigo 21.º
Taxas aplicáveis
1 - A reprodução de documentos está sujeita às taxas aplicáveis.
2 - A reprodução de documentos solicitada pelos serviços municipais deverá ser autorizada pelo responsável pelo Arquivo.
3 - A reprodução deverá ser requerida por escrito, justificando a sua necessidade e finalidade.
CAPÍTULO VII
Empréstimos
Artigo 22.º
Deveres dos utilizadores
O utilizador que publicar trabalhos em que figurem informações ou reproduções de documentos existentes no Arquivo Municipal deve reservar um exemplar dos trabalhos para o Arquivo, bem como referenciar os documentos consultados.
Artigo 23.º
Proibições
1 - É expressamente proibido:
a) Praticar quaisquer actos que perturbem o normal funcionamento dos serviços;
b) Entrar na sala de consulta e seus acessos com malas, capas ou objectos que não sejam necessários à consulta;
c) Decalcar letras ou estampas, sublinhar, riscar, escrever ou de algum modo danificar os documentos consultados;
d) Separar ou retirar qualquer documento da ordem em que se encontra arquivado;
e) Fazer sair das instalações qualquer documento sem expressa autorização do responsável do Arquivo;
f) Fumar ou comer dentro das instalações do Arquivo.
2 - O utilizador que, depois de avisado, não acatar as disposições do número anterior é convidado a abandonar as instalações e, em face da gravidade do acto praticado, fica sujeito às sanções previstas na lei.
Artigo 24.º
Difusão da informação
1 - As espécies existentes no Arquivo da Câmara Municipal de Alpiarça apenas podem sair das instalações mediante as seguintes condições:
a) Autorização escrita do responsável pelo Arquivo, se as espécies a sair se destinam a utilização em espaço físico dos serviços municipais;
b) Autorização escrita do Presidente da Câmara ou em quem ele delegar, se as espécies se destinam a utilização em espaço físico exterior aos serviços municipais.
2 - Os documentos saídos do Arquivo Municipal na situação prevista na alínea a) ficarão prévia e obrigatoriamente sujeitos ao parecer técnico do responsável pelo Arquivo.
3 - Os documentos saídos do Arquivo Municipal na situação prevista na alínea b) ficarão obrigatoriamente sujeitos a registo e seguro, se o seu valor assim o justificar.
CAPÍTULO VIII
Funcionamento e actividade
Artigo 25.º
Relatórios
Será elaborado anualmente pelo Arquivo um relatório sobre o funcionamento e actividade do serviço, onde constarão, entre outros, os seguintes elementos:
a) Número de espécies existentes e a sua distribuição descritas de acordo com a organização adoptada;
b) Resultados numéricos das transferências e das eliminações, bem como das incorporações;
c) Estatísticas de pedidos, consultas e empréstimos.
CAPÍTULO IX
Casos omissos
ARTIGO 26.º
Dúvidas ou omissões
As dúvidas ou situações não previstas no presente regulamento serão resolvidas por despacho do Presidente da Câmara Municipal, ouvido o responsável do Arquivo.
CAPÍTULO X
Da revisão e entrada em vigor
ARTIGO 27.º
Revisões
O presente regulamento poderá ser revisto sempre que necessário para um mais correcto e eficiente funcionamento do Arquivo.
ARTIGO 28.º
Entrada em vigor
O presente regulamento entra em vigor 15 dias após a sua publicação.
2 de Janeiro de 2007. - O Presidente da Câmara, Joaquim Luís Rosa do Céu.
ANEXO I
Tabela de selecção
(Portaria 412/2001, de 17 de Abril, publicada no Diário da República, n.º 90, 1.ª série-B)
(ver documento original)
ANEXO II
Auto de entrega
(a preencher em duplicado)
(ver documento original)
ANEXO III
Guia de remessa de documentos
(a preencher em triplicado)
(ver documento original)
ANEXO IV
Auto de eliminação
(ver documento original)
ANEXO V
Requisição interna
(ver documento original)
ANEXO VI
Requisição externa
(ver documento original)
