de 8 de Maio
A prestação de cuidados da saúde, o exercício de funções docentes e a investigação científica, a aferição da sua qualidade e a apreciação objectiva e rigorosa de um adequado uso dos recursos disponíveis assentam num factor determinante, a informação, e esta reside em documentos de diferentes suportes.O contínuo e desmedido crescimento da documentação produzida pelos hospitais e a ausência de legislação que regulamente a sua avaliação, selecção, preservação e transferência para outros suportes têm vindo a dificultar significativamente o seu controlo, manuseamento, conservação e guarda. Daqui resulta que no lugar de património informativo disponível tenhamos, na esmagadora maioria dos casos, verdadeiros cemitérios de informação, prejuízo cuja quantificação apenas podemos imaginar.
Acresce que, desde o comum problema da falta de espaço, com os conhecidos e elevados custos da conservação, às dificuldades de acesso em tempo útil à informação, passando pela falta de estruturas que garantam a segurança e o sigilo da mesma, é lato o quadro de razões que impedem a documentação dos hospitais, máxime o processo clínico, de assumir plenamente as suas diferentes vertentes com a eficácia desejada.
Do exposto, fácil é concluir da necessidade e urgência em preservar, seleccionando, ordenando e valorizando, o património arquivístico, património que, de resto, melhor exprime a identidade de cada hospital.
É, pois, imperativo criar as condições de aplicação dos modernos meios técnicos, não só para que o património não seja destruído, mas também para que possa ser utilizado como instrumento privilegiado na investigação científica e na administração hospitalar.
O uso das tecnologias hoje colocadas à nossa disposição não pode, no entanto, ser feito por modas ou pressões da indústria; o cerne da informação e da sua actualidade é, e será sempre, o homem, sujeito de direitos inalienáveis enquanto cidadão do mundo. Acresce que, em termos documentais e ao legislar para a saúde, estamos a falar da documentação de maior importância na vida de todos nós enquanto cidadãos: a documentação clínica. Violar, devassando ou manipulando, documentação clínica significa pôr em causa, não só os direitos, liberdades e garantias da pessoa a que diz respeito, mas também de nascituros e concepturos, cuja vida pode ficar irremediavelmente comprometida.
Definitivamente, a documentação clínica, enquanto sede da informação mais íntima de cada cidadão, merece um tratamento rigoroso à medida da dignidade intrínseca que lhe assiste.
Tais condições têm de consubstanciar-se, clara e inequivocamente, num instrumento legal que, assumindo como tónica uma actuação integrada a nível da gestão de documentos produzidos e recebidos, promova a adequada conservação dos acervos documentais.
O presente diploma visa proporcionar um quadro satisfatório de soluções, quer regulando o ciclo de vida da documentação, controlando o seu crescimento através da avaliação e selecção, quer autorizando a transferência da informação para um suporte que veicule critérios de segurança, autenticidade e legalidade, sem, no entanto, ter a pretensão de abarcar todo o perfil documental existente nos hospitais.
Quanto ao património documental acumulado nos hospitais, podem estes elaborar relatórios de avaliação e selecção de documentos nos quais se proponha um destino final, o Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo.
A tabela das séries documentais que constitui um dos anexos ao presente diploma não é nem podia ser exaustiva, dada a heterogeneidade do perfil documental existente nos serviços de saúde.
Nestes termos, e ao abrigo das disposições conjugadas da alínea a) do n.º 1 do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro, do n.º 2 do artigo 2.º do Decreto-Lei 121/92, de 2 de Julho, e da alínea c) do artigo 3.º do Decreto-Lei 16/93, de 23 de Janeiro:
Manda o Governo, pelos Ministros da Saúde e da Cultura, o seguinte:
1.º É aprovado o regulamento arquivístico para os hospitais e demais serviços do Ministério da Saúde, no que se refere à avaliação, selecção, transferência, incorporação em arquivo definitivo, substituição de suporte e eliminação da documentação, que consta do anexo à presente portaria e que dela faz parte integrante.
2.º A presente portaria entra em vigor 30 dias após a sua publicação.
A Ministra da Saúde, Maria Manuela de Brito Arcanjo Marques da Costa, em 25 de Janeiro de 2000. - Pelo Ministro da Cultura, Catarina Marques de Almeida Vaz Pinto, Secretária de Estado da Cultura, em 22 de Fevereiro de 2000.
REGULAMENTO ARQUIVÍSTICO PARA OS HOSPITAIS
1.º
Âmbito de aplicação
1 - O presente regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida no âmbito das suas atribuições e competências pelos hospitais dependentes do Ministério da Saúde.2 - Os centros de saúde e demais serviços do Ministério da Saúde podem utilizar o presente instrumento para o enquadramento jurídico da gestão dos seus documentos.
2.º
Avaliação
1 - O processo de avaliação dos arquivos dos hospitais tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semiactiva.2 - É da responsabilidade da Direcção-Geral da Saúde a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva.
3 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção, anexo I do presente regulamento.
4 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiers.
5 - Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da Direcção-Geral da Saúde.
3.º
Selecção
1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pelo hospital, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico, considerados na tabela como de conservação permanente, devem ser mantidos em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 2 do artigo 10.º do presente regulamento.
4.º
Tabela de selecção
1 - A tabela de selecção anexa consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões periódicas com intervalos de tempo não superiores a cinco anos, com vista a uma adequação às alterações da produção documental.
3 - Para efeitos do aposto no n.º 2, deve a Direcção-Geral da Saúde obter parecer favorável do IAN/TT, organismo coordenador de política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.
5.º
Remessas para arquivo intermédio
1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.2 - As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que o hospital vier a determinar.
6.º
Remessa para arquivo definitivo
1 - Os documentos cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
7.º
Formalidades das remessas
1 - As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:a) Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;
b) O auto de entrega deve ter anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.
2 - A documentação remetida deve ser acompanhada dos respectivos registos, índices, ficheiros e outros elementos de referência.
3 - Os formulários referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo II do presente regulamento.
8.º
Eliminação
1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.2 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização do IAN/TT.
3 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos e a metodologias ecológicas de preservação do ambiente.
9.º
Formalidades da eliminação
1 - As eliminações dos documentos mencionados no artigo 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:a) Serem acompanhadas de um auto de eliminação, que fará prova do abate patrimonial;
b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, ao qual compete ainda numerar e rubricar cada uma das folhas, bem como pelo responsável do arquivo;
c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para o IAN/TT 2 - O formulário consta do anexo III do presente regulamento.
10.º
Substituição do suporte
1 - A substituição do suporte dos documentos será feita de forma que fique clara, expressa e inequivocamente garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta de acordo com as normas técnicas em vigor.2 - A substituição do suporte dos documentos a que alude o n.º 2 do artigo 3.º só poderá ser efectuada mediante parecer favorável do IAN/TT, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei 121/92, de 2 de Julho, o qual deverá indicar os precisos termos em que a autorização é dada, bem como fundamentar o seu indeferimento quando a este houver lugar.
11.º
Acessibilidade e comunicabilidade
O acesso e comunicabilidade dos arquivos dos hospitais atenderão a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.
12.º
Fiscalização
Compete ao IAN/TT, na defesa do património arquivístico, a inspecção sobre a execução do disposto no presente regulamento.
ANEXO I
Tabela de selecção dos hospitais e outros estabelecimento da saúde
(ver tabela no documento original)
ANEXO II
(ver modelos no documento original)
ANEXO III
(ver modelos no documento original)
