Aprovação do Regulamento Orgânico das Unidades de Serviços do Politécnico do Cávado e do Ave
Nos termos da alínea o) do n.º 1 do artigo 92.º e dos números 2 e 3 do artigo 110.º do Regime Jurídico das Instituições de Ensino Superior (RJIES), aprovado pela Lei 62/2007, de 10 de setembro, realizada a consulta pública e no uso da competência prevista na alínea u) do n.º 2 do artigo 38.º dos Estatutos do IPCA, alterados e homologados pelo Despacho Normativo 1/2025, publicado na 2.ª série do Diário da República de 14 de janeiro, aprovo o Regulamento Orgânico das Unidades de Serviços do Politécnico do Cávado e do Ave, publicado em anexo ao presente despacho.
21 de janeiro de 2025. - A Presidente do IPCA, Maria José da Silva Fernandes.
Regulamento Orgânico das Unidades de Serviços do Politécnico do Cávado e do Ave
Preâmbulo
Considerando o Instituto Politécnico do Cávado e do Ave (IPCA) como fundação pública com regime de direito privado, concretizada através do Decreto-Lei 63/2018, de 6 de agosto, que integra em anexo os seus Estatutos, e a aprovação dos Estatutos do IPCA, homologados pelo Despacho Normativo 1-A/2019, publicado na 2.ª série do Diário da República de 14 de junho, cuja alteração foi homologada pelo Despacho Normativo 2/2022, publicado na 2.ª série do Diário da República, de 25 de janeiro;
Nos termos do n.º 3 do artigo 80.º dos Estatutos do IPCA, para além dos regulamentos de desenvolvimento e execução dos estatutos do IPCA, da fundação e da lei, o IPCA, no âmbito da sua autonomia administrativa, pode elaborar regulamentos autónomos, designadamente os necessários ao cumprimento da sua missão, atribuições, organização e funcionamento.
Decorridos 5 anos da passagem do IPCA ao regime fundacional e devido à experiência da sua implementação e ao crescimento que o IPCA tem registado nos últimos anos, torna-se necessário responder às atuais condições, designadamente, às perspetivas decorrentes da visão estratégica e programática atual, que assegure a prossecução das atribuições da Instituição, para atingir os objetivos estratégicos preconizados, no contexto dos desafios que se colocam às instituições de ensino superior.
Neste sentido urge proceder-se a uma revisão da Estrutura Orgânica da instituição que se ajuste às novas exigências estruturais e ao crescimento do IPCA, pretendendo-se, com esta nova organização, maximizar a partilha de recursos, a simplificação e a harmonização dos procedimentos.
O presente regulamento orgânico procura contribuir para um novo modelo de governo e de gestão, mais ajustado à realidade da Instituição e da sua missão e à sua relação com o meio envolvente. Por outro lado, a transparência das competências e da coordenação dos serviços lança novos desafios de organização do trabalho, de uso de novas tecnologias e de novas competências.
No presente regulamento adota-se o princípio de que os titulares de cargos de direção superior são designados e exonerados livremente pelo presidente da instituição e cessam funções com o fim do mandato deste e o princípio de que o recrutamento dos titulares dos cargos de direção intermédia das Unidades Centrais é realizado através de procedimento concursal. No caso da criação das unidades flexíveis para a concretização de projetos específicos, é adotado o critério de que a criação é competência do Conselho de Gestão que determina a missão e o objeto, o período de funcionamento, as competências e demais aspetos que se revelem pertinentes.
O presente regulamento trata da estrutura organizativa das unidades de serviços do IPCA, pelo que a organização das Escolas será efetuada nos termos dos estatutos das mesmas e dos estatutos do IPCA.
CAPÍTULO I
NATUREZA E ÂMBITO DE APLICAÇÃO
Artigo 1.º
Natureza jurídica e norma habilitante
O presente regulamento, elaborado ao abrigo do artigo 4.º do Decreto-Lei 63/2018, de 6 de agosto, do artigo 3.º dos estatutos da fundação IPCA, do n.º 3 do artigo 70.º e do artigo 80.º, ambos dos Estatutos do IPCA, define a orgânica das unidades de serviços do Instituto Politécnico do Cávado e do Ave e que funcionam nos termos do presente regulamento e demais legislação aplicável.
Artigo 2.º
Atribuições e competências
1 - O presente regulamento orgânico estabelece a organização, as atribuições e as competências das unidades de serviços do IPCA, indicando as unidades de serviços que integram a estrutura organizacional, a sua missão e atribuições, bem como a definição dos respetivos níveis de direção e suas competências.
2 - O presente regulamento orgânico do IPCA fixa as regras de organização e funcionamento das unidades, designadamente quanto à respetiva estruturação, âmbito de intervenção, funções, competências, designação e regime de contrato, e demais aspetos que lhes sejam atinentes.
3 - O IPCA desenvolve a sua atividade através de unidades autónomas, flexíveis e centrais, cujas atribuições e competências se encontram definidas no presente regulamento.
Artigo 3.º
Pessoal Dirigente Superior
1 - O pessoal dirigente superior em funções no IPCA é o seguinte:
a) Presidente;
b) Vice-Presidentes;
c) Pró-Presidentes;
d) Administrador;
e) Diretores das Unidades Autónomas e Flexíveis.
2 - O Presidente do IPCA é o órgão máximo de governo e de representação externa da instituição, eleito nos termos do Estatutos do IPCA.
3 - Os Vice-presidentes e Pró-Presidentes, nomeados nos termos dos estatutos do IPCA, coadjuvam o Presidente, exercendo as competências que lhes forem atribuídas ou delegadas e são responsáveis pela definição das linhas de orientação e pelas áreas funcionais colocadas sob a sua responsabilidade.
4 - O Administrador assegura a gestão corrente da instituição, assessorando e coadjuvando o Presidente em matérias de natureza administrativa, recursos humanos, económica, financeira e patrimonial e, sob a direção do Presidente, é o responsável máximo dos Serviços, cujas atividades coordena e supervisiona, de modo a imprimir-lhes unidade, continuidade, eficiência e eficácia, exercendo controlo sobre a legalidade, regularidade administrativa e financeira e garantindo a sua boa gestão. O Administrador exerce as suas competências nos termos da lei, dos Estatutos do IPCA e do presente regulamento, competindo-lhe, designadamente:
a) Apoiar a gestão corrente da instituição;
b) Orientar, coordenar e articular as atividades das unidades funcionais;
c) Colaborar com o presidente do IPCA na elaboração da proposta de orçamento e do relatório de contas, do plano e relatório de atividades, do mapa de pessoal e da avaliação de desempenho;
d) Exercer as competências que lhe forem delegadas pelo Presidente do IPCA e pelo Conselho de Gestão.
5 - O Administrador do IPCA é livremente nomeado e exonerado pelo Presidente nos termos da lei e dos Estatutos do IPCA.
6 - O cargo de administrador é um cargo de direção superior de 1.º grau, para todos os efeitos legais.
7 - O Presidente do IPCA pode ainda designar diretores para Unidades Flexíveis, com funções de o coadjuvar em projetos específicos, sendo responsáveis pelas áreas funcionais colocadas sob a sua alçada.
Artigo 4.º
Dirigentes
1 - Os níveis dos cargos de direção, bem como o respetivo estatuto e remunerações são fixados em regulamento próprio, com salvaguarda do estipulado nos números seguintes.
2 - As Unidades Autónomas e Flexíveis previstas no presente regulamento são dirigidas por dirigente superior que, em função do nível hierárquico, competências e responsabilidades, são qualificados, respetivamente, como cargos de direção superior de 2.º e 3.º grau.
3 - As Unidades Centrais previstas no presente regulamento são dirigidas por dirigente intermédio que, em função do nível hierárquico, competências e responsabilidades, são qualificados como cargos de direção intermédia de 1.º, 2.º, 3.º e 4.º graus, nomeadamente:
a) Os Serviços são dirigidos por dirigente qualificado como cargo de direção intermédia de 1.ºgrau.
b) As Divisões são dirigidas por dirigente qualificado como cargo de direção intermédia de 2.º grau.
c) Os Gabinetes são dirigidos por dirigente qualificado como cargo de direção intermédia de 3.º grau.
d) Os núcleos são dirigidos por dirigente qualificado como cargo de direção intermédia de 4.º grau.
4 - Os dirigentes exercem as suas funções em regime de comissão de serviço e em exclusividade de funções, nos termos legais.
5 - Os titulares de cargos de direção superior são livremente escolhidos e exonerados pelo presidente do IPCA de entre pessoas com saber e experiência, competência técnica e aptidão, internos ou externos à instituição, nos termos dos Estatutos, do presente regulamento e de outros regulamentos aplicáveis.
6 - Os titulares dos cargos de direção intermédia são recrutados por procedimento concursal, nos termos dos regulamentos do IPCA e da legislação em vigor.
7 - O pessoal dirigente exerce as competências definidas pela lei, pelos Estatutos do IPCA e pelos seus regulamentos, assim como aquelas que lhe forem conferidas no despacho de designação ou por posterior delegação de competências.
CAPÍTULO II
ORGANIZAÇÃO INTERNA
SECÇÃO I
ESTRUTURA ORGANIZATIVA
Artigo 5.º
Estrutura orgânica
A estrutura orgânica das unidades de serviços do IPCA compreende as:
a) Unidades Autónomas;
b) Unidades Flexíveis;
c) Unidades Centrais.
Artigo 6.º
Unidades Autónomas
1 - As Unidades Autónomas são estruturas organizacionais, com a finalidade de coadjuvar o Presidente em áreas estratégicas específicas, e que, devido ao seu elevado nível de responsabilidade e complexidade das suas atribuições, operam com elevada autonomia.
2 - As Unidades Autónomas são dirigidas por dirigentes que, em função do nível hierárquico, competências e responsabilidades, são qualificados como cargos de direção superior de 2.º grau.
3 - Os diretores das unidades autónomas consideram-se, para efeitos de delegação de competências e para a prática de atos de administração ordinária, como imediatos inferiores hierárquicos do Presidente nas respetivas áreas de atuação.
Artigo 7.º
Unidades Flexíveis
1 - As Unidades Flexíveis são estruturas instrumentais, com âmbitos de aplicação específicos, vocacionadas para a concretização de projetos e de objetivos estratégicos fixados internamente e, ainda, de âmbito nacional e/ou internacional, em prossecução com a missão do IPCA.
2 - Por deliberação do Conselho de Gestão, podem ser criadas Unidades Flexíveis para a concretização de projetos específicos, de carácter temporário, podendo, em função da sua necessidade ou conveniência, adquirir um carácter permanente, a avaliar após o período de funcionamento.
3 - A deliberação de criação determina a missão e o objeto da Unidade Flexível, o período de funcionamento, a sua composição, competências, responsável pela sua coordenação e demais aspetos que se revelem pertinentes.
4 - As Unidades Flexíveis são dirigidas por diretores, cargo de direção superior de 3.º grau, na dependência hierárquica do Presidente do IPCA ou em quem este delegar a competência.
5 - O diretor de uma Unidade Flexível, escolhido entre pessoas com saber e experiência na área, é, nos termos dos estatutos do IPCA, livremente escolhido e exonerado pelo presidente do IPCA ou pela deliberação do Conselho de Gestão que aprova a sua criação.
Artigo 8.º
Unidades Centrais
1 - As Unidades Centrais são estruturas organizacionais de carácter técnico e administrativo, de apoio transversal às atividades do IPCA e aos seus órgãos, e que asseguram a gestão dos recursos e o funcionamento corrente da instituição.
2 - As Unidades Centrais do IPCA compreendem a seguinte organização:
a) Serviços;
b) Divisões;
c) Gabinetes;
d) Núcleos.
3 - As unidades funcionais podem reorganizar-se nos seguintes termos:
a) Os Serviços podem integrar Divisões, Gabinetes e Núcleos;
b) As Divisões podem integrar Gabinetes e Núcleos;
c) Os Gabinetes podem integrar Núcleos.
Artigo 9.º
Compromisso das Unidades
1 - As unidades devem, no âmbito das funções que lhe estão cometidas, atuar em conformidade com o plano estratégico do IPCA.
2 - As unidades devem assegurar a elaboração e publicitação dos procedimentos que estruturam a sua atividade.
3 - Cada unidade, em estreito cumprimento da sua missão, deve constituir-se como centro de informação atualizada, devendo analisar e produzir informação e indicadores, no seu âmbito de atuação, recolhendo a legislação relevante e documentos pertinentes recebidos de instituições e agências nacionais e estrangeiras especializadas no âmbito da atuação da unidade, devendo, também, promover a divulgação da informação relevante para os beneficiários da atividade da unidade.
Artigo 10.º
Cooperação entre Unidades
1 - As unidades devem cooperar entre si a fim de apoiar o desenvolvimento do plano anual de atividades do IPCA e a concretização dos objetivos previstos no seu plano estratégico.
2 - Por decisão do Presidente, em contextos explicitamente definidos, determinadas unidades de serviços podem ser cometidas a operacionalizar, de forma articulada, a disponibilização de serviços que, nomeadamente, se encontrem na confluência das suas missões e competências ou que necessitem da partilha de recursos para garantir uma maior eficácia dos serviços.
3 - No âmbito do previsto no número anterior, por despacho do Presidente, podem ser criadas equipas mistas, de natureza interdisciplinar, com vista a dar resposta a necessidades não permanentes, designando o responsável de entre o pessoal técnico e de gestão afeto às respetivas unidades.
SECÇÃO II
UNIDADES AUTÓNOMAS
Artigo 11.º
Serviços de Ação Social
1 - Os Serviços de Ação Social (SAS) asseguram a execução das políticas de ação social escolar, definidas pelo Governo e pelos órgãos próprios do IPCA.
2 - Os SAS integram hierárquica e funcionalmente os seguintes núcleos:
a) Núcleo de Apoios Sociais Diretos e outros apoios sociais;
b) Núcleo de Apoios Sociais Indiretos;
c) Núcleo de Promoção do Bem-Estar.
3 - Ao Núcleo de Apoios Sociais Diretos e outros apoios sociais compete, nomeadamente:
a) Gerir os processos de candidatura a bolsas de estudo e outros apoios diretos;
b) Assegurar e gerir outros apoios sociais:
i) Atribuição de apoios específicos, no âmbito do Fundo Social de Emergência;
ii) Gestão da Bolsa de Colaboradores de Estudantes;
iii) Fazer o acompanhamento dos estudantes no sentido de identificar situações supervenientes de carência económica, desadaptação ao ambiente escolar, ou outras, que possam influenciar o sucesso escolar e a inserção social dos estudantes;
iv) Propor a atribuição de benefícios sociais aos estudantes ou quaisquer outras medidas que possam contribuir para o seu sucesso escolar e a sua inserção social;
v) Estudar e propor superiormente a adoção de novos esquemas de apoio social a conceder pelos SASIPCA no combate ao abandono escolar;
vi) Estudar e propor medidas de apoio a estudantes com necessidades especiais, designadamente as pessoas com deficiência;
4 - Ao Núcleo de Apoios Sociais Indiretos compete, nomeadamente:
a) A gestão operacional do alojamento:
i) Assegurar o bom funcionamento das residências e a gestão eficaz das mesmas e dos espaços que venham a estar disponíveis;
ii) Disponibilização de informação sobre alojamentos certificados pelos SASIPCA na área de implantação do Campus do IPCA;
iii) Estabelecer protocolos com outras entidades da região, de modo a proporcionar aos estudantes do IPCA o acesso a residências.
b) A gestão operacional da alimentação:
i) Gestão física de cantinas e bares, incluindo instalações e equipamentos;
ii) Gestão de contratos de fornecimento de refeições, de exploração de bares ou colocação de máquinas de vending;
iii) Gestão de serviços especiais;
iv) Controlar a qualidade do serviço prestado em matéria nutricional e de segurança alimentar.
c) A gestão operacional dos transportes:
i) Promover e assegurar medidas e apoios no âmbito da garantia de mobilidade associada ao transporte de estudantes e demais membros da academia;
ii) A gestão operacional dos transportes.
d) A promoção da cultura:
i) Propor, promover e incentivar eventos e iniciativas culturais;
ii) Desenvolver a sua atividade nesta área em cooperação com a Associação de Estudantes e Grupos Académicos do IPCA.
5 - Ao Núcleo de Promoção do Bem-Estar compete, nomeadamente:
a) Prestar apoio psicológico e psicopedagógico, através de: atendimento psicológico nos domínios do desenvolvimento vocacional e de carreira; apoio psicológico a problemas pessoais/relacionais; apoio psicopedagógico; desenvolver atividades de natureza preventiva, contribuindo para a melhoria das condições de saúde e desenvolvimento social, e ou remediativa de forma a dar resposta às necessidades pessoais dos estudantes nas suas diferentes áreas;
b) Promover programas de promoção de saúde, prevenção da doença e prevenção de comportamentos de risco mediante a realização de ações de sensibilização educativa para a saúde, bem-estar e qualidade de vida dos estudantes;
c) Proporcionar o acesso dos estudantes a serviços de saúde, propondo formas de cooperação com o Serviço Nacional de Saúde que facilitem as condições de utilização do mesmo;
d) Propor o desenvolvimento de protocolos de cooperação com entidades públicas, sociais e privadas ligadas aos serviços de saúde e outros programas de intervenção psicossocial;
e) Promover a integração social e académica dos estudantes mediante a participação e coordenação do programa de mentoria e tutoria;
f) Promover a integração plena dos estudantes com necessidades educativas especiais (NEE) no IPCA visando a igualdade de oportunidades;
g) Apoio psicopedagógico aos estudantes com estatuto NEE;
h) Estudar e propor medidas do apoio a estudantes NEE, bem como aos docentes que lecionam a esses estudantes;
i) Promover a realização de iniciativas desportivas com a Associação de Estudantes e Grupos Académicos do IPCA e propor a atribuição de subsídios/apoios financeiros;
j) Promover a celebração de protocolos com entidades externas no âmbito da oferta desportiva e no incremento das condições de prática desportiva;
k) Assegurar a responsabilidade técnica, a dinamização e a rentabilização dos espaços desportivos do IPCA, bem como zelar pela manutenção e conservação do equipamento das instalações;
l) Promover e divulgar as atividades desportivas junto da Comunidade Académica.
Artigo 12.º
Serviços de Tecnologias e Sistemas de Informação
1 - Os Serviços de Tecnologias e Sistemas de Informação tem a competência de planear estrategicamente os sistemas de informação do IPCA, desenvolver e gerir a arquitetura empresarial, por forma a garantir e promover o seu alinhamento com as arquiteturas aplicacional, de soluções e de infraestrutura subjacentes e conceber e disponibilizar soluções de tecnologias e sistemas de informação, nomeadamente aplicações informáticas, serviços de informação e de comunicações, e infraestruturas de tecnologias de informação, capazes de apoiar e agilizar os processos organizacionais do IPCA.
2 - O Serviço integra hierárquica e funcionalmente as seguintes unidades:
a) Divisão de Administração de Redes, Sistemas e Comunicações;
b) Divisão de Processos Organizacionais, Desenvolvimento e Integração de Sistemas;
c) Núcleo de Apoio à Exploração de Sistemas de Informação;
d) Núcleo de Cibersegurança.
3 - A Divisão de Administração de Redes, Sistemas e Comunicações tem a competência de desenvolver, explorar, manter e coordenar a infraestrutura de suporte às atividades da instituição, cabendo-lhe designadamente:
a) Conceber, implementar e manter serviços, centros e infraestruturas de comunicações de dados, tais como infraestruturas de comunicações, serviços de voz e interligação com infraestruturas de comunicações externas;
b) Conceber, implementar e manter serviços, centros e infraestruturas de computação;
c) Garantir a adequação, dimensionamento, funcionamento e capacidades ideais para as infraestruturas e sistemas de informação do IPCA;
d) Assegurar o cumprimento de todas as competências do CSIRT da instituição tais como a investigação e tratamento de incidentes de segurança;
e) Gerir a rede ativa e passiva da instituição, bem como a sua disponibilização em todas as instalações do IPCA;
f) Gestão e manutenção do funcionamento dos sistemas de CCTV;
g) Gestão de contratos relativos a infraestruturas computacionais e de comunicações;
h) Assegurar níveis de resiliência das infraestruturas que permitam a continuidade do negócio com o mínimo de disrupção em caso de falhas;
i) Manter atualizado o cadastro de todos os equipamentos e sistemas de suporte às infraestruturas computacionais e de comunicações, bem como garantir
j) Elaborar, manter atualizados e garantir a execução dos planos de manutenção das infraestruturas computacionais e de comunicações;
k) Realizar auditorias periódicas ao funcionamento de toda a infraestrutura;
l) Gerir e manter atualizado os manuais e portefólio de documentação técnica de toda a infraestrutura e equipamentos;
m) Propor medidas conducentes a uma maior eficácia, eficiência e economia das atividades sob sua responsabilidade;
n) Gerir a base de dados de certificados digitais bem como atualizar os mesmos nos respetivos sistemas;
o) Gerir e manter os sistemas de vídeo hall.
4 - À Divisão de Processos Organizacionais, Desenvolvimento e Integração de Sistemas compete designadamente:
a) Proceder ao estudo, análise e desenho dos processos organizacionais e a sua interoperabilidade com os sistemas de informação de suporte de modo a responder com eficiência e eficácia aos objetivos estratégicos e operacionais da instituição;
b) Manter a documentação de suporte à arquitetura empresarial atualizada e disponível a toda a instituição;
c) Conceber, implementar, integrar e manter aplicações informáticas alinhadas com a arquitetura empresarial definida, capazes de apoiar e agilizar os processos organizacionais da instituição;
d) Garantir a preservação e documentação de todo o desenvolvimento aplicacional de sistemas em sistemas de versionamento de código;
e) Especificar requisitos funcionais e não funcionais de soluções informáticas e assegurar o bom funcionamento das aplicações informáticas desenvolvidas;
f) Gestão de contratos relativos a desenvolvimento ou aquisição de software ou integrações entre sistemas;
5 - Ao Núcleo de Apoio à Exploração de Sistemas de Informação compete designadamente:
a) Apoiar os utilizadores das aplicações informáticas, dos serviços de informação e de comunicações e das infraestruturas de tecnologias de informação;
b) Formar os utilizadores difundindo boas práticas na utilização dos sistemas de informação;
c) Gerir e manter os recursos informáticos localizados em espaços transversais de utilização comum;
d) Provisionar, gerir e manter o parque de equipamentos informáticos e licenças de software;
e) Apoiar as Unidades Orgânicas e Serviços na configuração dos sistemas de informação em uso na instituição;
f) Gerir e administrar serviços transversais disponibilizados, na área de atuação do Serviço;
g) Gerir e manter o inventário de consumíveis informáticos;
h) Manter atualizado o cadastro de todo o equipamento adstrito ao uso pessoal de cada trabalhador e serviço, monitorizando o seu estado de conservação;
i) Gestão das listas de distribuição de email;
j) Gerir as salas de informática bem com os equipamentos de apoio ao ensino;
6 - Ao Núcleo de Cibersegurança compete designadamente:
a) Manter o comprometimento com a segurança da informação;
b) Garantir e reforçar a conformidade com a regulamentação e exigências legais em vigor;
c) Auditar, monitorizar e propor soluções conducentes à garantia da confidencialidade, da integridade e da disponibilidade da informação;
d) Propor, gerir, e manter atualizada a informação institucional relativa à Segurança e Privacidade da Informação;
e) Operacionalizar e monitorizar as políticas de segurança implementadas no IPCA;
f) Apoiar o funcionamento das Equipas de Segurança da Informação e de Resposta a Incidentes de Segurança Informática (CSIRT) de acordo com o definido no Regulamento de Segurança da Informação do IPCA.
g) Gerir a infraestrutura de suporte à segurança dos equipamentos dos utilizadores da instituição;
h) Gestão de contratos relativos a equipamentos, software e serviços relacionados com a Cibersegurança e a Privacidade da Informação;
i) Funcionar de forma articulada com o DPO do IPCA no que aos temas da proteção dos dados pessoais diz respeito.
Artigo 13.º
Serviços de Manutenção e Gestão de Infraestruturas
1 - Os Serviços de Manutenção e Gestão de Infraestruturas exercem as suas competências nos domínios dos projetos e empreitadas, da gestão da manutenção de instalações e infraestruturas, bem como da gestão energética, ambiental e da higiene e segurança nas instalações do IPCA.
2 - Os Serviços integram hierárquica e funcionalmente as seguintes unidades:
a) Gabinete de Gestão de Instalações e Equipamentos;
b) Gabinete de Gestão de Projetos e Empreitadas.
3 - Ao Gabinete de Gestão de Instalações e Equipamentos compete designadamente:
a) Promover e desencadear os procedimentos necessários à manutenção do edificado, infraestruturas e equipamentos, designadamente equipamentos fixos e outros existentes nas diferentes instalações;
b) Manter atualizado o cadastro das infraestruturas e equipamentos instalados no património edificado do IPCA;
c) Elaborar e implementar planos de manutenção das instalações técnicas, equipamentos e espaços exteriores;
d) Promover e coordenar as ações tendentes à racionalização dos consumos de energia e água e à adequação das fontes de energia à evolução das exigências funcionais e conjunturais, bem como assegurar e monitorizar a gestão ambiental e a eficiência energética;
e) Acompanhar auditorias e processos de certificação energética;
f) Assegurar o funcionamento dos edifícios e espaços exteriores no que se refere à limpeza e higienização dos espaços, à vigilância, à segurança contra intrusão e ao controlo de acessos aos edifícios e parques de estacionamento;
g) Gerir o portefólio de documentação técnica relativa a processos de construção, conservação, manutenção e exploração;
h) Elaborar, adaptar e/ou atualizar os projetos de segurança contra incêndio nos edifícios do Instituto, assim como os planos específicos de combate a incêndio, as medidas de autoproteção, evacuação de instalações e primeiros socorros;
i) Supervisionar o aprovisionamento, a validade e a conservação dos equipamentos de combate a incêndio e dos equipamentos de proteção individual, bem como a instalação e a manutenção da sinalização de segurança;
j) Assegurar as condições de higiene e segurança nas instalações do IPCA.
k) Promover a implementação de procedimentos no âmbito das disposições sobre higiene, segurança, intrusão e controlo de acessos, circulação e estacionamento, em colaboração com as Unidades do Instituto e de acordo com as orientações traçadas pelos órgãos competentes do Instituto;
4 - Ao Gabinete de Gestão de Projetos e Empreitadas compete designadamente:
a) Elaborar planos, estudos e projetos relativos ao desenvolvimento físico do Instituto, nas vertentes da Arquitetura, ITED, Fundações, Estruturas e Águas e Esgotos;
b) Centralizar, atualizar e disponibilizar a informação técnica relativa aos diferentes edifícios;
c) Proceder ao levantamento e ao diagnóstico de anomalias nos edifícios e elaborar os respetivos relatórios e propostas de resolução;
d) Fiscalizar e/ou acompanhar obras realizadas por entidades externas ou por trabalhadores afetos aos Serviços com competências na área da construção civil (alvenarias e pinturas; águas e esgotos, carpintarias e serralharias);
e) Elaborar e implementar procedimentos de manutenção de edifícios;
f) Gestão de contratos de empreitadas, bem como o portefólio de documentação técnica relativa a processos de projetos preliminares e de empreitadas;
g) Promover e acompanhar a execução de obras de conservação ou reparação em edifícios, construções diversas ou infraestruturas externas;
SECÇÃO III
UNIDADES CENTRAIS
SUBSECÇÃO I
SERVIÇOS
Artigo 14.º
Serviços Financeiros
1 - Os Serviços Financeiros, exercem as suas competências nos domínios da gestão financeira, patrimonial e orçamental, de acordo com as diretivas dos órgãos de gestão da Instituição, garantindo o cumprimento da legislação e regulamentação em vigor, em conformidade com os princípios de responsabilização e prestação de contas.
2 - Os Serviços Financeiros integram hierárquica e funcionalmente os seguintes Gabinetes:
a) Gabinete de Contabilidade Orçamental;
b) Gabinete de Contabilidade Financeira e de Gestão.
3 - Ao Gabinete de Contabilidade Orçamental compete:
a) Elaborar a proposta técnica e acompanhar a execução do orçamento e efetuar o seu acompanhamento periódico, propondo as alterações orçamentais julgadas adequadas tendo em vista os objetivos a atingir;
b) Consolidar a informação referente à inscrição do orçamento, alterações orçamentais, transferências internas, externas e cativos;
c) Elaborar as solicitações de transferência de fundos, bem como reportar a informação intercalar e final de execução orçamental;
d) Assegurar a gestão orçamental da receita e despesa, através da aplicação das políticas contabilísticas adequadas;
e) Assegurar a gestão de tesouraria;
f) Assegurar o reporte da informação orçamental aos diversos órgãos e entidades;
4 - Ao Gabinete de Contabilidade Financeira e de Gestão compete:
a) Elaborar e garantir que as demonstrações financeiras da instituição sejam preparadas com base nos registos contabilísticos sustentados em conformidade com todas as normas que integram o SNC-AP e demais normativos legais;
b) Elaborar relatórios financeiros e assegurar os trabalhos conducentes à prestação de contas;
c) Articular com o gabinete de projetos a gestão financeira de projetos institucionais e organizar e acompanhar a execução financeira dos projetos cofinanciados, bem como acompanhar as auditorias e promover a implementação de recomendações;
d) Elaborar estudos e relatórios que lhe sejam solicitados no domínio económico-financeiro;
e) Elaborar informação relevante e analítica sobre gastos e custos, rendimentos e resultados;
f) Estabelecer as linhas orientadoras para o desenvolvimento do sistema de contabilidade de gestão e da informação a divulgar;
g) Propor medidas conducentes a uma maior eficácia, eficiência e economia da instituição;
h) Assegurar a correta integração dos equipamentos e ativos, bem como a gestão de todos os bens inventariáveis;
i) Realizar auditorias de verificação de ativos aos diversos serviços com objetivo de verificar se o cadastro de equipamentos e ativos está atualizado e efetuar eventuais correções quando necessárias.
Artigo 15.º
Serviços de Recursos Humanos
1 - Os Serviços de Recursos Humanos exercem as suas competências no âmbito da gestão de recursos humanos, competindo-lhe implementar, assegurar e dinamizar a política de gestão dos recursos humanos, exercendo a sua atividade nos domínios da sua contratação e integração, do processamento dos seus vencimentos e benefícios, dos processos de formação contínua e de avaliação de desempenho, assegurando o atendimento especializado em matéria laboral e o apoio técnico à tomada de decisão nestes domínios, em cumprimento de todos os normativos legais e procedimentais aplicáveis.
2 - Os Serviços de Recursos Humanos integram hierárquica e funcionalmente os seguintes Gabinetes:
a) Gabinete de Contratação, Integração e Formação;
b) Gabinete de Gestão de Pessoal e Vencimentos.
3 - Ao Gabinete de Contratação, Integração e Formação compete, nomeadamente:
a) Informar, organizar e acompanhar os processos de contratação de todos os trabalhadores da instituição;
b) Informar, organizar e acompanhar os processos de recrutamento e contratação de bolseiros de investigação científica;
c) Gerir os processos relativos a seguros no âmbito da contratação de trabalhadores ao abrigo do Código do Trabalho, bem como de bolseiros de investigação científica;
d) Gerir o processo relativo ao plano de formação dos trabalhadores da instituição, bem como proceder ao registo nos sistemas de informação e assegurar o reporte de informação legalmente exigida ao IPCA.
e) Assegurar todas as atividades no âmbito da higiene e segurança no trabalho;
f) Preparar e gerir, em cooperação com as restantes Unidades do IPCA, as ações de acolhimento de novos trabalhadores, assegurando a sua integração na cultura, natureza e objetivos do IPCA;
g) Colaborar com a implementação de práticas que promovam o bem-estar dos trabalhadores e uma cultura de inclusão e valorização da diversidade, bem como com a adoção de boas práticas de gestão e de conciliação da vida profissional, familiar e pessoal dos trabalhadores;
h) Exercer as demais atividades que no domínio da gestão dos recursos humanos lhe sejam atribuídas.
4 - Ao Gabinete de Gestão de Pessoal e Vencimentos compete, nomeadamente:
a) Implementar e assegurar a política de gestão de recursos humanos, de acordo com as diretivas dos órgãos de gestão da instituição, em cumprimento de todos os normativos legais e procedimentais aplicáveis;
b) Proceder a todos os registos, internos e externos, comunicações e inscrições relacionados com o início da relação jurídica constituída;
c) Manter atualizada a informação relativa a todos os trabalhadores da instituição, bem como dos bolseiros de investigação científica;
d) Gerir, organizar, instruir, informar, registar, publicitar nos termos legalmente exigidos, os processos:
i) De mobilidade intercarreiras ou categorias, mobilidades funcionais ou cedência intercarreiras ou intercategorias e os processos de alteração do local de trabalho;
ii) Relativos a férias, faltas e licenças, bem como os relacionados com o horário de trabalho e assiduidade dos trabalhadores, aplicação do regime do teletrabalho, descanso compensatório, dispensas de serviço docente, equiparações a bolseiro e deslocações em serviço, respetivo pedido de ajudas de custo e pagamento de boletins itinerários; prestação de trabalho suplementar; parentalidade; estatuto de trabalhador estudante; acumulações de funções; prestações de serviços interentidades constitutivas e prestações de serviço ao exterior; dedicação exclusiva de docentes, investigadores e bolseiros de investigação científica;
iii) Relativos ao processo de avaliação dos trabalhadores divulgando todas as informações necessárias, preparando as minutas de documentos a produzir no processo e informando todos os intervenientes sobre o calendário do ciclo de avaliação respetivo;
iv) Relativos à proteção social, bem como elaborar guias e relações para entrega ao Estado ou a outras entidades das importâncias e descontos ou reposições e quaisquer outras que lhe pertençam ou sejam devidas e dar resposta a pedidos de informação sobre remunerações;
e) Gerir os processos conducentes ao reposicionamento remuneratório de todos os trabalhadores, no âmbito da avaliação e desenvolvimento de carreiras, verificando o cumprimento dos requisitos legais para o efeito;
f) Preparar dados estatísticos e informação com vista à caracterização permanente dos recursos humanos;
g) Elaborar a proposta do mapa de pessoal e preparar a informação para elaboração da proposta de orçamento de pessoal do IPCA;
h) Exercer as demais atividades que no domínio da gestão dos recursos humanos lhe sejam atribuídas.
Artigo 16.º
Serviços Académicos
1 - Os Serviços Académicos exercem as suas competências no domínio da gestão administrativa dos processos académicos e da vida escolar dos estudantes, da concessão de graus e títulos académicos, na participação do IPCA em programas internacionais de educação e formação, prestando suporte de qualidade em todas as matérias conexas.
2 - Os Serviços Académicos integram hierárquica e funcionalmente as seguintes unidades:
a) Divisão de Graduação e Pós-graduação;
b) Gabinete de Acesso e Ingresso;
c) Núcleo de Gestão e Informação Académica.
3 - À Divisão de Graduação e Pós-graduação compete, designadamente:
a) Assegurar as tarefas relacionadas com os processos de matrícula e inscrição dos estudantes, em colaboração com o gabinete de acesso e ingresso;
b) Promover o registo atualizado da informação académica nos sistemas de informação;
c) Elaborar as informações respeitantes aos diversos requerimentos apresentados, pedidos de informação, reclamações e demais tramitações, incluindo a notificação ao estudante;
d) Assegurar a emissão de certificações, diplomas, suplementos ao diploma e declarações várias;
e) Gerir, organizar e manter atualizado o arquivo dos processos individuais dos estudantes;
f) Proceder ao registo académico de processos de mobilidade e intercâmbio de estudantes, em colaboração com os Serviços de Relações Internacionais;
g) Assegurar, a gestão das pautas e o lançamento de notas nos respetivos ciclos de estudos;
h) Assegurar o atendimento aos estudantes;
i) Assegurar, em geral, todas as demais tarefas relacionadas com a atividade e percurso académico dos estudantes.
4 - Ao Gabinete de Acesso e Ingresso compete, designadamente:
a) Prestar informações e assegurar a necessária coordenação institucional sobre as condições de acesso e ingresso e frequência dos ciclos de estudos e demais cursos ministrados no IPCA;
b) Assegurar a gestão relativa a abertura de concursos, bem como a gestão do processo de candidatura a unidades curriculares isoladas;
c) Assegurar o funcionamento do Gabinete de Acesso ao Ensino Superior no IPCA, integrado na Rede de Gabinetes de Acesso ao Ensino Superior coordenados pela DGES;
d) Coordenar e apoiar os processos de reconhecimento de graus académicos e diplomas de ensino superior atribuídos por instituições de ensino superior estrangeiras, conforme legislação aplicável, em articulação com a Direção-Geral do Ensino Superior e com as unidades orgânicas;
5 - Ao Núcleo de Gestão e Informação Académica compete, designadamente:
a) Garantir a qualidade e rigor do registo da informação académica, bem como a sua disponibilização à comunidade académica;
b) Manter atualizada a informação do sistema de informação académico do IPCA;
c) Proceder ao reporte de informação académica aos órgãos e entidades que tutelam a instituição;
d) Elaborar relatórios, informação e indicadores relativos à informação académica do IPCA;
e) Gerir os processos de cobrança de propinas, nomeadamente o que diz respeito às notificações periódicas e aplicação dos procedimentos relativos aos planos de regularização de dívidas de propinas dos estudantes;
f) Executar outras atividades que no domínio da gestão académica lhe sejam cometidas.
Artigo 17.º
Serviços de Relações Internacionais
1 - Os Serviços de Relações Internacionais têm por missão apoiar a estratégia e as atividades de internacionalização do IPCA, dinamizar as ações e os projetos que promovam a consolidação da política institucional neste domínio, nomeadamente no que diz respeito ao alargamento, divulgação e acompanhamento das parcerias de cooperação internacional, bem como ao apoio à comunidade académica na concretização das ações de mobilidade e de intercâmbio.
2 - Os Serviços de Relações Internacionais integram hierárquica e funcionalmente os seguintes núcleos:
a) Núcleo de Programas de Ensino e Formação;
b) Núcleo de Apoio ao Estudante Internacional.
3 - Ao Núcleo de Programas de Ensino e Formação compete designadamente:
a) Sustentar a política de cooperação com as universidades estrangeiras no âmbito da estratégia de internacionalização do IPCA;
b) Promover e apoiar ações de cooperação, fomentando a participação do IPCA em programas e redes de mobilidade internacional;
c) Desenvolver e implementar protocolos de cooperação, memorandos de entendimento, acordos, adendas, e outros instrumentos de parcerias no contexto da implementação de projetos ou mobilidades académicas, bem como de outras ações de internacionalização;
d) Apoiar a participação do IPCA em redes internacionais na esfera da Educação e Formação;
e) Coordenar a participação do IPCA em projetos e programas internacionais de educação e formação, em particular no âmbito do Programa Erasmus+, bem como a gestão dos respetivos financiamentos, incluindo o reporte de execução e auditorias, em estreita articulação com os serviços e as unidades orgânicas do IPCA, assim como com as respetivas agências de financiamento;
f) Promover, e apoiar a realização de eventos internacionais no IPCA, promovendo a internacionalização em casa;
g) Participar em eventos, mostras, feiras e outras iniciativas na área da educação e formação, de âmbito internacional, abrangendo ações de divulgação da oferta formativa do IPCA;
h) Promover e apoiar ações de mobilidade de estudantes e trabalhadores;
i) Promover a harmonização e transparência de procedimentos no âmbito da cooperação internacional e mobilidade, com vista à definição de metodologias inovadoras;
j) Coordenar as mobilidades outgoing e Incoming.
k) Organizar e coordenar programas de capacitação e desenvolvimento profissional para trabalhadores, focados em práticas pedagógicas e administrativas internacionais;
l) Promover o acolhimento e integração de estudantes e trabalhadores missões no âmbito de programas de cooperação internacional;
4 - Ao Núcleo de Apoio ao Estudante Internacional compete designadamente:
a) Organizar a captação internacional de estudantes, em estreita articulação com os Serviços Académicos, nomeadamente através da participação institucional em ações de internacionalização que promovam a captação de talento e de estudantes internacionais para o IPCA;
b) Promover ações de divulgação internacional da oferta formativa do IPCA;
c) Promover o acolhimento e integração de estudantes internacionais, incluindo a organização de atividades de imersão sociocultural, académicas e de acompanhamento;
d) Apoiar o estudante internacional no seu percurso académico;
e) Organizar, promover e acompanhar visitas institucionais internacionais ao IPCA;
Artigo 18.º
Serviços de Planeamento, Qualidade e Sustentabilidade
1 - Os Serviços de Planeamento, Qualidade e Sustentabilidade exercem as suas atribuições no âmbito do desempenho institucional e no apoio à tomada de decisão, assegurando a coerência do ciclo de gestão e o respeito pelos princípios de garantia da qualidade e de melhoria e promovendo o desenvolvimento sustentável.
2 - Os Serviços de Planeamento, Qualidade e Sustentabilidade integram hierárquica e funcionalmente os seguintes Gabinetes:
a) Gabinete de Planeamento;
b) Gabinete de Qualidade e Acreditação;
c) Gabinete de Sustentabilidade.
3 - Ao Gabinete de Planeamento compete:
a) Desenvolver e apoiar o processo de planeamento estratégico e operacional do IPCA, o alinhamento de objetivos, a monitorização e o reporte de desempenho, bem como as eventuais revisões;
b) Elaborar o plano e relatório de atividades anuais, o acompanhamento e análise da evolução da sua execução;
c) Recolher, organizar, gerir e proceder ao tratamento e análise de informação relevante para o planeamento estratégico, mantendo atualizados os indicadores de referência, transformando-os num recurso para apoiar os diferentes processos e atividades da Instituição;
d) Assegurar, produzir e compilar, de forma centralizada, dados estatísticos sobre a atividade do IPCA e dar resposta a pedidos neste âmbito;
e) Promover a realização de estudos com interesse para o planeamento estratégico da instituição;
f) Executar outras atividades que, no domínio da sua atuação, lhe sejam cometidas.
4 - Ao Gabinete de Qualidade e Acreditação compete:
a) Assegurar a gestão integrada e a melhoria contínua do Sistema de Gestão de Qualidade do IPCA;
b) Manter atualizada a informação e documentação orientadora do SIGQa_IPCA;
c) Elaborar os relatórios da qualidade, com base nos relatórios das unidades orgânicas, divulgar os resultados e monitorizar as medidas de melhoria preconizadas;
d) Planear e gerir a execução de um programa de auditorias internas relativas ao funcionamento da gestão da qualidade e promover abordagens de melhoria contínua e de cultura institucional;
e) Acompanhar e apoiar as unidades orgânicas na tramitação dos processos de acreditação prévia, de alteração e de avaliação/acreditação de ciclos de estudos pela agência de avaliação e acreditação do ensino superior (A3ES), bem como os processos referentes aos cursos não conferentes de grau académico;
f) Recolher e manter atualizados os dados para a obtenção de indicadores de desempenho do sistema de gestão da qualidade;
g) Acompanhar os programas de avaliação da Instituição, a realizar por entidades externas;
h) Auscultar regularmente as necessidades e os níveis de satisfação das partes interessadas, bem como proceder ao tratamento, análise e divulgação dos respetivos resultados;
i) Gerir a participação do IPCA em rankings nacionais e internacionais;
j) Coordenar e implementar os procedimentos necessários para a candidatura a processos de certificação e reconhecimentos públicos da qualidade do funcionamento;
k) Participar na organização de ações de formação e de sensibilização para a gestão da qualidade;
l) Apoiar o funcionamento do Conselho para avaliação da Qualidade do IPCA;
m) Executar outras atividades que, no domínio da sua atuação, lhe sejam cometidas.
5 - Ao Gabinete de Sustentabilidade compete-lhe, designadamente:
a) Apoiar a conceção da estratégia institucional para a sustentabilidade e a responsabilidade social no IPCA e a sua implementação operacional;
b) Monitorizar as atividades realizadas e os resultados alcançados, demonstrando o alinhamento com os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS) e os impactos gerados na sociedade;
c) Recolher, sistematizar e compilar indicadores e dados estatísticos e dar resposta a pedidos neste âmbito;
d) Elaborar planos de sustentabilidade alinhados com os objetivos estratégicos do IPCA e com os ODS, definindo as respetivas metas e indicadores de desempenho;
e) Elaborar o relatório anual da sustentabilidade;
f) Dinamizar e contribuir para a dinamização de ações promotoras de sustentabilidade e de uma cultura de responsabilidade e consciência social em articulação com a comunidade académica, estimulando o pensamento crítico e a capacidade de atuação para a construção de um futuro mais justo e sustentável;
g) Promover a realização de estudos e projetos no âmbito da sustentabilidade e da responsabilidade social, bem como analisar e acompanhar estudos externos considerados relevantes;
h) Propor parcerias e redes de cooperação com as partes interessadas externas, visando a criação de sinergias e o fortalecimento das iniciativas de sustentabilidade para alcançar resultados mais abrangentes e sustentáveis;
i) Assegurar a comunicação e a atualização da informação relevante, interna e externa, sobre as boas práticas relacionadas com a sustentabilidade e responsabilidade social no IPCA;
j) Executar outras atividades que, no domínio da sua atuação, lhe sejam cometidas.
Artigo 19.º
Serviços de Apoio à Presidência
1 - Os Serviços de Apoio à Presidência têm como atribuições assegurar o normal funcionamento dos serviços da presidência e dos órgãos de governo do IPCA.
2 - Os Serviços de Apoio à Presidência integram hierárquica e funcionalmente as seguintes Unidades:
a) Gabinete de Apoio ao Presidente e aos Órgãos de Governo;
b) Gabinete de Apoio Jurídico;
c) Núcleo de Expediente Geral;
3 - Ao Gabinete de Apoio ao Presidente e aos Órgãos de Governo compete:
a) Assegurar a comunicação no âmbito dos órgãos de direção do IPCA, na articulação com os responsáveis pelas unidades e na ligação com o exterior;
b) Assessoria especializada ao Presidente com informações, elaboração de pareceres, estudos e outros documentos sobre assuntos no âmbito das suas competências;
c) Receber, conferir, registar e arquivar adequadamente toda a documentação associada ao Gabinete;
d) Tratar dos assuntos relativos aos contactos e audiências do Presidente, às regras protocolares e à representação do IPCA;
e) Promover o contacto com gabinetes congéneres de outras instituições homólogas, a nível nacional e internacional;
f) Realizar todos os procedimentos administrativos necessários à preparação dos processos a submeter a despacho e à sua execução;
g) Organizar e manter atualizado o registo e arquivo das decisões, de modo a prestar informações, em qualquer momento, sobre a situação dos processos neles tratados;
h) Promover a divulgação pelos serviços das normas internas e demais diretrizes aprovadas pela Presidência;
i) Apoiar as reuniões e agenda dos Órgãos de Governo do IPCA, bem como realizar todos os procedimentos administrativos necessários à preparação dos processos a submeter a despacho e à sua execução, bem como organizar e manter atualizado o registo e arquivo das deliberações e das reuniões;
j) Exercer as demais competências que lhe sejam atribuídas pelo Presidente e pelos Presidentes dos Conselhos de Curadores, Geral e de Gestão.
4 - Ao Gabinete de Apoio Jurídico compete:
a) Realizar estudos, emitir pareceres e prestar informações de natureza jurídica;
b) Colaborar na preparação, elaboração e análise de instrumentos jurídicos, nomeadamente de projetos de regulamentos, contratos, deliberações, despachos e outros documentos, nos quais a instituição seja parte, designadamente quanto à adequação do seu articulado para os fins em vista e a sua compatibilização com a lei geral;
c) Intervir nos processos de contencioso administrativo em que a instituição seja parte;
d) Prestar apoio jurídico em matéria de processos disciplinares, de inquérito e de averiguações;
e) Acompanhar e monitorizar os processos judiciais do IPCA;
f) Articular com as entidades externas, prestadoras de serviços jurídicos ao IPCA, todos os processos judiciais em curso, emissão de pareceres e demais documentação necessária à prossecução dos interesses do IPCA;
g) Assegurar a recolha, tratamento e difusão da legislação, jurisprudência e doutrina relevante na prossecução das atribuições da instituição.
5 - Ao Núcleo de Expediente Geral compete:
a) Executar as tarefas inerentes à receção, classificação, expedição, distribuição e arquivo de todo o expediente;
b) Gerir o atendimento geral;
c) Realizar os procedimentos necessários relativos à circulação, controlo, gestão e manutenção das viaturas da instituição.
SUBSECÇÕES II
DIVISÕES
Artigo 20.º
Divisão de Gestão de Projetos
1 - A Divisão de Gestão de Projetos tem por missão apoiar a política e estratégia de investigação e inovação do IPCA, promovendo o relacionamento interinstitucional e, internamente, apoiando as suas unidades no planeamento e elaboração de candidaturas e na execução administrativa e orçamental dos projetos estratégicos e de investigação, desenvolvimento e inovação (I&D+i).
2 - A Divisão de Gestão de Projetos integra hierárquica e funcionalmente os seguintes núcleos:
a) Núcleo de Apoio a Projetos;
b) Núcleo de Apoio à Inovação e Gestão de Informação Científica.
3 - Ao Núcleo de Apoio a Projetos compete designadamente:
a) Promover a cooperação e o estabelecimento de sinergias entre as diferentes unidades orgânicas apoiando nos seus objetivos de promoção da investigação sobre temas interdisciplinares, alcance de níveis de excelência da atividade científica e aumento a visibilidade da investigação realizada no IPCA;
b) Pesquisar e analisar oportunidades de participação em candidaturas a projetos financiados, recolhendo e divulgando informação sobre programas financiadores nacionais, comunitários ou outros internacionais;
c) Apoiar tecnicamente os responsáveis dos projetos na preparação e submissão de candidaturas a programas nacionais e internacionais de I&D+i, ensino e outros, incluindo a preparação de contratos, nomeadamente de consórcio, a celebrar entre o IPCA e entidades externas no âmbito de projetos financiados;
d) Promover a participação das unidades orgânicas em projetos de investigação, inovação, ensino e interação com a sociedade, de caráter nacional e internacional, promovendo ações de formação de gestores de ciência e de outros técnicos associados ao desenvolvimento da atividade das unidades do IPCA;
e) Monitorizar e verificar o cumprimento da execução administrativa e orçamental dos projetos em curso, nomeadamente em relação aos pedidos de reembolso, à produção de entregáveis e à preparação de auditorias, em articulação com os Serviços Financeiros, por forma a garantir uma adequada interlocução com as entidades financiadoras;
f) Apoiar os coordenadores responsáveis pelos projetos nas suas obrigações de gestão, nomeadamente na preparação e análise de documentação relativa à execução orçamental, bem como na análise de desvios e reajuste dos planos;
g) Gerir o sistema de informação para a gestão de projetos, agregando dados sobre áreas estratégicas, investigadores/docentes, publicações, projetos nacionais e internacionais;
h) Apoiar o Gabinete de Comunicação e Imagem na promoção do reforço da visibilidade interna e externa da investigação realizada no IPCA;
i) Definir os procedimentos internos para os vários tipos de interação com as entidades financiadoras e respetiva articulação com as unidades e serviços internos, promovendo uma comunicação e interação de proximidade com as entidades financiadoras nacionais e internacionais;
j) Produzir relatórios, informações e indicadores sobre a execução dos projetos do IPCA;
k) Executar outras atividades que no domínio da gestão de projetos lhe sejam cometidas.
4 - Ao Núcleo de Apoio à Inovação e Gestão de Informação Científica compete designadamente:
a) Promover a cooperação entre as unidades de ID&I;
b) Assegurar o contacto com as entidades externas do IPCA, nomeadamente empresas, para as atividades de ID&I;
c) Promover a atribuição da chancela “spin-off IPCA”;
d) Estabelecer práticas e procedimentos claros, transparentes e consistentes para a criação e funcionamento de empresas Spin-off IPCA e tornar estas práticas e procedimentos acessíveis a toda a comunidade académica e a todas as partes eventualmente interessadas;
e) Concertar a atuação com o centro de valorização de conhecimento do IPCA (VIC-IPCA);
f) Mediar as conversações e trabalho com Agentes Oficiais de Propriedade Industrial;
g) Assegurar a salvaguarda da propriedade intelectual e promover a comercialização dos resultados de ID&I gerados no IPCA;
h) Apoiar a criação de empresas de base tecnológica por membros da comunidade académica ou antigos estudantes;
i) Gerir e garantir a qualidade da informação do sistema de gestão de inovação do IPCA, agregando dados sobre investigadores/docentes, publicações, projetos nacionais e internacionais, projetos de cooperação empresarial, propriedade intelectual e contratos resultantes dos acordos de valorização de projetos e tecnologia;
j) Realizar ações de sensibilização e promoção da inovação;
k) Colaborar na ligação do IPCA a redes nacionais e internacionais para a promoção de transferência de tecnologia e empreendedorismo;
l) Promover e realizar estudos bibliométricos ou outros considerados de interesse, para apoiar as decisões estratégicas sobre a política do IPCA no que diz respeito à investigação científica;
m) Promover programas de apoio à iniciação na investigação científica;
n) Colaborar com o Repositório Institucional do IPCA e promover a política de ciência aberta em linha com as diretrizes nacionais e europeias;
o) Colaborar no processo centralizado de atribuição de DOIs (Digital Object Identifiers) do IPCA, recolha de dados e monitorização da participação do IPCA nos principais rankings internacionais.
Artigo 21.º
Divisão de Contratação Pública
1 - A Divisão da Contratação Pública exerce as suas atribuições no domínio específico do Código dos Contratos Públicos, competindo-lhe implementar a centralização dos procedimentos aquisitivos das unidades do IPCA e assegurar o planeamento, a gestão e o acompanhamento de contratos, em interação com as unidades.
2 - A Divisão de Contratação Pública integra hierárquica e funcionalmente os seguintes núcleos:
a) Núcleo de Contratação e Gestão de Contratos;
b) Núcleo de Compras e Aprovisionamento.
3 - Ao Núcleo de Contratação e Gestão de Contratos compete designadamente:
a) Organizar os processos de aquisição de bens e serviços e de empreitadas de obras públicas e elaborar as peças e os procedimentos concursais e respetivos contratos, em articulação com outros serviços;
b) Colaborar na definição das políticas de aquisições, fornecimentos e gestão de contratos, de acordo com a estratégia do IPCA;
c) Promover as devidas orientações para o cumprimento dos princípios adjacentes ao Código dos Contratos Públicos;
d) Apoiar os gestores de contrato na monitorização e controlo da execução dos vários contratos de aquisição;
e) Assegurar a correta publicitação dos procedimentos de contratação pública, nos termos das disposições legais aplicáveis;
f) Elaborar pareceres e informações no âmbito da contratação pública;
g) Promover a eficiência e eficácia nos processos aquisitivos do IPCA;
h) Executar outras atividades que, no domínio da contratação publica, lhe sejam cometidas.
4 - Ao Núcleo de Compras e Aprovisionamento compete designadamente:
a) Apoiar a Divisão na definição das estratégias aquisitivas;
b) Efetuar o levantamento das necessidades de bens e serviços, que determinam a elaboração de procedimento de formação de contrato;
c) Assegurar a realização de consultas preliminares ao mercado;
d) Realizar estudos de mercado de novos fornecedores e produtos, organizar e executar a celebração de contratos de fornecimento contínuo de bens de consumo permanente e transversal numa perspetiva da redução de custos;
e) Propor ações de racionalização da despesa no âmbito das compras;
f) Assegurar o processo de formação dos procedimentos de ajustes diretos simplificados;
g) Identificar tipologias de bens e serviços cujo processo aquisitivo pode ser agregado e cujo processo de formação de contrato pode ser desencadeado pelo Núcleo de Compras;
h) Coordenar e apoiar as diversas Unidades na adoção das normas e procedimentos, nomeadamente através da promoção e realização de ações de formação sobre compras e contratação pública;
i) Prestar apoio aos intervenientes no processo de compra;
j) Exercer as demais competências que lhe sejam cometidas pela Divisão.
SUBSECÇÕES III
GABINETES
Artigo 22.º
Gabinete de Informação Documental e Bibliotecas
Ao Gabinete de Informação Documental compete a preservação, enriquecimento e o tratamento técnico do património bibliográfico e documental do IPCA, o apoio ao ensino e à investigação e o prosseguimento de uma atividade cultural própria, designadamente:
a) Propor e implementar políticas de gestão de biblioteconomia e definir políticas de tratamento documental;
b) Garantir o normal funcionamento das salas de leitura da instituição e assegurar o empréstimo de publicações de acordo com as condições estipuladas no respetivo regulamento, aos utilizadores, bem como entre a biblioteca do IPCA e outras bibliotecas nacionais e estrangeiras;
c) Elaborar e propor procedimentos técnicos de melhoria do serviço e da prestação de serviços ao utilizador, bem como elaborar estudos e pareceres sobre as diferentes bases de dados científicas;
d) Divulgar e promover o acesso às diferentes fontes de informação, através da realização sessões de informação e sensibilização ao utilizador e disponibilização de conteúdos de apoio à utilização dos recursos informativos disponíveis na biblioteca;
e) Gestão e manutenção das bases de dados científicas, nomeadamente catálogos bibliográficos, repositório nacional e institucional e plataformas científicas;
f) Garantir e recolher informação estatística sobre as publicações editadas pelo IPCA e restantes informações relacionadas com a informação documental e comunicar às entidades nacionais responsáveis pelo tratamento dos dados;
g) Estabelecer e assegurar com as entidades creditadas para o efeito a atribuição dos ISBN; ISSN e DOI (Digital Object Identifier) para as publicações editadas pela comunidade IPCA;
h) Propor a participação em projetos nacionais e internacionais no âmbito do catálogo coletivo em linha das bibliotecas portuguesas, edição eletrónica e multimédia;
i) Garantir o apoio administrativo e organizar e manter atualizado o arquivo da atividade corrente da biblioteca;
j) Gestão e manutenção arquivística do espolio documental do IPCA;
k) Garantir e assegurar a colaboração nos mais diversos assuntos relacionados com a área documental das unidades orgânicas e unidades do IPCA.
Artigo 23.º
Gabinete de Auditoria e Controlo Interno
O Gabinete de Auditoria e Controlo Interno exerce as suas atribuições nos domínios da organização e da qualidade dos serviços na perspetiva da desburocratização, simplificação e eliminação de formalismos, cabendo-lhe designadamente:
a) Proceder a atividades de controlo interno, de modo a avaliar a organização, funcionamento, fiabilidade e qualidade dos sistemas de controlo, tendo em vista a identificação de problemas e a formulação de recomendações;
b) Garantir a conformidade legal, estatutária e regulamentar das decisões e operações;
c) Assegurar o cumprimento das políticas e decisões;
d) Definir as áreas de maior risco financeiro e operacional, de corrupção e infrações conexas;
e) Providenciar informações regulares sobre a contingência de atividades do IPCA;
f) Analisar os resultados das auditorias externas;
g) Assegurar o reporte da informação sobre o controlo interno aos diversos órgãos de gestão e entidades;
h) Preparar dados estatísticos e informação no domínio do controlo interno;
i) Assegurar que existem processos que permitam a avaliação dos perfis de risco das atividades desenvolvidas nas diferentes unidades orgânicas e unidades de serviço do IPCA;
j) Auditar os sistemas e processos de avaliação e mitigação dos riscos;
k) Executar outras atividades que, no domínio do controlo interno, lhe sejam cometidas.
Artigo 24.º
Gabinete de Comunicação e Imagem
O Gabinete da Comunicação e Imagem exerce as suas atribuições no âmbito da comunicação e imagem da instituição, competindo-lhe, nomeadamente:
a) Colaborar na definição da estratégia de comunicação, interna e externa, da instituição e, em particular, da presidência e dos órgãos de governo do IPCA e da Fundação;
b) Propor e implementar o plano anual de comunicação interno da instituição;
c) Assegurar assessoria de imprensa do presidente do IPCA, monitorizar informação sobre áreas do ensino superior e investigação e a presença da instituição nas redes sociais;
d) Coordenar a informação e gerir as plataformas de comunicação da instituição, a sua imagem e os seus conteúdos;
e) Promover a divulgação nacional e internacional da Instituição e dos seus projetos junto de potenciais estudantes;
f) Promover e coordenar a imagem da instituição ao nível da identidade gráfica;
g) Divulgar informação sobre reuniões de caracter nacional e internacional, prémios, cursos e noticias de cariz académico;
h) Fixar os procedimentos protocolares e apoiar as cerimónias académicas e eventos oficiais da instituição;
i) Organizar e gerir eventos, conferências, visitas e cerimónias;
j) Promover a participação da instituição em exposições e feiras de ensino superior de relevo, de âmbito nacional e internacional.
Artigo 25.º
Gabinete de Empreendedorismo, Emprego e Alumni
1 - Ao Gabinete de Empreendedorismo, Emprego e Alumni compete a coordenação, acompanhamento e apoio operacional ao desenvolvimento das atividades nas áreas do emprego, tanto na vertente de inserção no mercado de trabalho como na gestão de carreira, do empreendedorismo, e todas as suas derivações.
2 - O Gabinete de Empreendedorismo, Emprego e Alumni integra hierárquica e funcionalmente os seguintes núcleos:
c) Núcleo de Emprego e Empreendedorismo
d) Núcleo de Alumni
3 - Ao Núcleo de Emprego e Empreendedorismo, compete designadamente:
a) Apoiar o desenvolvimento de uma cultura empreendedora, transformando o conhecimento produzido em ideias de negócio;
b) Oferecer suporte e recursos para a criação e desenvolvimento de projetos empreendedores, desde a conceção da ideia até à sua implementação;
c) Facilitar o acesso a programas de incubação e aceleração de startups, bem como a financiamento para projetos empresariais;
d) Implementar, acompanhar e supervisionar os estudos efetuados no âmbito do Observatório de Emprego e Competências do IPCA;
e) Promover uma cultura de cooperação com o tecido económico e empresarial, criando uma rede de networking e partilha de conhecimento e experiências;
f) Realizar ações de sensibilização e promoção do empreendedorismo, assegurando a participação do IPCA em iniciativas organizadas por entidades terceiras;
g) Promover a ligação do IPCA a redes nacionais e internacionais para a promoção da transferência de tecnologia e empreendedorismo;
h) Apoiar a integração profissional dos estudantes e diplomados no mercado de trabalho e promover o desenvolvimento de competências transversais que lhes permitam preparar-se para os diversos desafios, quer na procura de emprego por conta de outrem, quer na criação do próprio emprego;
4 - Ao Núcleo de Alumni, compete designadamente:
a) Coordenar e exercer competências específicas no âmbito de projetos e ações dos Alumni, bem como no desenvolvimento de iniciativas para os Alumni, a prestação de apoio e acompanhamento no “percurso de vida” dos Alumni, e a divulgação dos seus projetos e no reforço das relações com os seus antigos estudantes;
b) Manter permanentemente atualizada a base de dados antigos estudantes do IPCA, através de recolha de informação atualizada dos mesmos;
c) Produzir os dados relativos à inserção e evolução profissional dos Alumni do IPCA;
d) Executar outras atividades que no domínio do Empreendedorismo, Emprego e Alumni lhe sejam cometidas.
Artigo 26.º
Gabinete para a Promoção da Inovação Pedagógica e do Sucesso Académico
1 - O Gabinete para a Promoção da Inovação Pedagógica e do Sucesso Académico tem como objetivo promover a inovação pedagógica, através da melhoria dos processos de ensino e aprendizagem, no apoio à exploração e aplicação de novos métodos pedagógicos, assim como a sua monitorização para a garantia da qualidade e em alinhamento com as melhores práticas nacionais e internacionais, e promover o sucesso dos estudantes, garantindo o apoio na sua integração, na definição de recursos necessários para melhorar o seu desempenho académico e contribuir para seu desenvolvimento pessoal e profissional.
2 - O Gabinete para a Promoção da Inovação Pedagógica e do Sucesso Académico integra hierárquica e funcionalmente os seguintes núcleos:
a) Núcleo de Promoção da Inovação Pedagógica;
b) Núcleo de Promoção do Sucesso e Redução do Abandono.
3 - Ao Núcleo de Promoção da Inovação Pedagógica compete:
a) Desenvolver propostas e planos para a adoção de modelos de ensino/aprendizagem flexíveis e inovadores, alinhados com as melhores práticas internacionais e internas e com a legislação aplicável, para a oferta formativa do IPCA;
b) Apoiar o desenvolvimento profissional dos docentes e a sua formação orientada para o ensino fornecendo recursos e suporte para inovações pedagógicas, criando redes de discussão e de partilha de práticas pedagógicas;
c) Dinamizar, apoiar ou conceber projetos de exploração de novos métodos pedagógicos no contexto específico de ciclo de estudos e/ou cursos, unidades curriculares ou das Unidades Orgânicas dentro ou fora da sala de aula;
d) Dinamizar contextos de formação e aprendizagem, potenciadores do desenvolvimento de uma formação integral dos estudantes com recurso a novas metodologias, tecnologias e abordagens educativas;
e) Acompanhar e avaliar o impacto das inovações pedagógicas, de modo a medir seus resultados e adaptar as estratégias em alinhamento com a promoção do sucesso académico;
f) Colaborar em projetos, parcerias e redes de inovação e de capacitação pedagógica de docentes, a nível nacional e internacional;
g) Disseminar resultados relevante sobre as ações de inovação pedagógica e de projetos educativos, quer de nível nacional quer de âmbito global.
4 - Ao Núcleo de Promoção do Sucesso e Redução do Abandono compete:
a) Apoiar a implementação da política interna de promoção do sucesso académico e combate ao abandono escolar, em articulação com os demais serviços, unidades orgânicas e agentes de educação e formação envolvidos;
b) Desenvolver e atualizar, continuamente, bases de dados e obter estatísticas que permitam avaliar, monitorizar e acompanhar o sucesso académico dos estudantes e o abandono escolar, em articulação com os demais serviços envolvidos;
c) Apoiar os sistemas de monitorização da promoção do sucesso académico e o combate ao abandono escolar, nomeadamente na recolha de dados junto dos serviços respetivos, devendo participar nas reuniões da equipa responsável pelo projeto;
d) Apoiar na elaboração de relatórios periódicos, mapas estatísticos e outra informação relevante com vista à sinalização de casos de risco de abandono precoce e apoio à decisão e definição de medidas de atuação;
e) Apoio na elaboração da estratégia anual de combate ao abandono escolar dos ciclos de estudos do IPCA, seguindo as linhas e orientações superiormente definidas;
f) Promover a participação na discussão do sucesso académico e abandono escolar;
g) Apoiar/Dinamizar a organização de eventos, seminários e workshops na área da promoção do sucesso académico e combate ao abandono escolar;
h) Apoiar no esclarecimento e resolução de problemas dos estudantes, de distinta natureza, nomeadamente, com os serviços académicos, serviços de ação social, gabinete de relações internacionais, direção de curso, direção de escola;
i) Apoiar os estudantes na sua integração, encaminhando os casos para o serviço com as respostas mais adequadas às necessidades identificadas;
j) Promover a integração social e académica dos estudantes mediante a participação e coordenação de programas, em interligação com outros serviços e gabinetes do IPCA;
k) Outras competências no domínio da sua atuação que lhe venham a ser atribuídas.
CAPÍTULO III
DISPOSIÇÕES FINAIS
Artigo 27.º
Mapa de pessoal e organograma
1 - O mapa de pessoal do IPCA, designadamente com todos os lugares previstos no presente regulamento, é publicitado no sítio da internet do IPCA.
2 - O organograma das unidades de serviço do IPCA consta do anexo I ao presente regulamento.
Artigo 28.º
Disposições Transitórias
1 - A entrada em vigor do presente regulamento não prejudica as comissões de serviço do pessoal dirigente das unidades existentes a esta data, nem a contagem dos respetivos prazos.
2 - O pessoal dirigente designado à data da entrada em vigor do presente regulamento, ainda que a unidade tenha sido objeto de reorganização:
a) se o cargo dirigente não tenha sofrido alteração de nível, transita para a unidade que lhe sucedeu;
b) se o cargo dirigente sofreu alteração de nível, transita para a unidade que lhe sucedeu, por designação, ou em regime de substituição, até conclusão de procedimento concursal para prover o cargo de direção da unidade que lhe sucedeu.
Artigo 29.º
Integração de lacunas e legislação subsidiariamente aplicável
1 - As dúvidas e omissões suscitadas pela aplicação do presente regulamento serão resolvidas por despacho do Presidente do IPCA, ouvido o Conselho de Gestão.
2 - Aplicar-se-á subsidiariamente o Regime Jurídico das Instituições de Ensino Superior, os Estatutos do IPCA, o Código do Trabalho e demais legislação subsidiárias, o estatuto do pessoal dirigente dos serviços e organismos da administração pública, bem como o Código do Procedimento Administrativo e demais legislação em vigor sobre matérias não reguladas especificamente pelo presente regulamento.
Artigo 30.º
Norma Revogatória
São revogados o Regulamento Orgânico dos Serviços IPCA n.º 744/2019 (2.ª série), publicado no Diário da República de 25 de setembro de 2019, e o Regulamento Orgânico dos Serviços de Ação Social do Instituto Politécnico do Cávado, aprovado pelo Despacho 4018/2022, (2.ª série), publicado no Diário da República de 6 abril de 2022, bem como outros regulamentos na parte em que sejam conflituantes com este.
Artigo 31.º
Entrada em Vigor
O presente regulamento entra em vigor no dia 1 de fevereiro de 2025.
ANEXO I
Organograma das unidades de serviço do IPCA
318592817
