Sumário: Alteração ao Regulamento da Reitoria da Universidade de Coimbra.
Alteração ao Regulamento da Reitoria da Universidade de Coimbra
Preâmbulo
O Gabinete de Promoção da Qualidade foi criado e enquadrado na estrutura orgânica da Reitoria da Universidade de Coimbra, através da alteração do Regulamento da Reitoria, por Despacho 827/2020, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 14, de 21 de janeiro, agregando duas áreas diferenciadas e cruciais para a instituição: a promoção da qualidade e a auditoria e controlo interno.
Reconhecendo-se a excelência do trabalho que tem vindo a ser desenvolvido, considera-se fundamental o reforço destas áreas atendendo à importância que revestem no seio da instituição e ao papel decisivo para a cabal concretização da estratégia institucional.
Por outro lado, atendendo à dimensão, impacto e importância das competências cometidas a estas áreas, a reflexão realizada aconselha a que sejam desenvolvidas por estruturas autónomas, sem prejuízo da necessária articulação e cooperação no desenvolvimento de algumas atividades que, pela própria natureza, se encontram interligadas, mantendo, porém, o seu enquadramento organizacional na estrutura orgânica da Reitoria.
Em conformidade, para além do Gabinete de Promoção da Qualidade, que mantém as competências na área da gestão da qualidade, nomeadamente no âmbito do Sistema de Gestão da Universidade de Coimbra (SG.UC), passará a existir, enquadrado no Gabinete do Reitor, um Gabinete com competências específicas no domínio do apoio técnico e assessoria ao Reitor e ao Conselho de Gestão no âmbito da auditoria interna, controlo e prevenção de riscos de gestão, corrupção e infrações conexas.
Com a criação deste Gabinete, designado de Gabinete de Auditoria e Prevenção de Riscos de Gestão, pretende-se fomentar o controlo interno através de realização de auditorias com vista à identificação de situações potenciadoras de riscos de gestão, corrupção e infrações conexas, bem como da apresentação de propostas de medidas preventivas que possibilitem a eliminação desses riscos ou minimizem a probabilidade da sua ocorrência.
Neste contexto, ao abrigo da alínea x) do n.º 1 do artigo 49.º dos Estatutos da Universidade de Coimbra, homologados pelo Despacho Normativo 43/2008, de 21 de agosto, alterados e republicados pelo Despacho Normativo 8/2019, de 19 de março, aprovo as seguintes alterações ao Regulamento da Reitoria da Universidade de Coimbra, aprovado pelo Despacho 5367/2019, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 105, de 31 de maio, com as alterações introduzidas pelo Despacho 827/2020, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 14, de 21 de janeiro, e pelo Despacho 639/2021, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 9, de 14 de janeiro:
Artigo 1.º
Alteração ao Regulamento da Reitoria da UC
1 - É alterada a redação da alínea r) do artigo 2.º, bem como do n.º 1 do artigo 8.º, nos seguintes termos:
«Artigo 2.º
[...]
...
r) Assegurar o apoio técnico e assessoria ao Reitor e ao Conselho de Gestão no âmbito da auditoria e prevenção de riscos de gestão, através do Gabinete de Auditoria e Prevenção de Riscos de Gestão;
Artigo 8.º
Gabinete de Promoção da Qualidade
1 - Compete ao Gabinete de Promoção da Qualidade assegurar o desenho, implementação, gestão e melhoria do Sistema de Gestão da Universidade de Coimbra (SG.UC), promovendo a aplicação do ciclo de melhoria (ou ciclo PDCA - plan, do, check, act) nas áreas de Missão e de Suporte, em articulação com as restantes unidades, competindo-lhe, designadamente, no seu âmbito de atuação:
...
d) Elaborar, monitorizar e atualizar o Plano de Prevenção de Riscos de Gestão, Corrupção e Infrações Conexas da UC (PPRGCIC.UC), em articulação com o Gabinete de Auditoria e Prevenção de Riscos de Gestão;
e) Elaborar, gerir e executar um programa de auditorias internas da qualidade;
...»
2 - É aditada a alínea s) ao artigo 2.º, bem como a Secção VI e o artigo 6.º-C, ao Capítulo II, com a seguinte redação:
«Artigo 2.º
[...]
...
s) Anterior redação da alínea r).
SECÇÃO VI
Gabinete de Auditoria e Prevenção de Riscos de Gestão
Artigo 6.º-C
Gabinete de Auditoria e Prevenção de Riscos de Gestão
1 - O Gabinete de Auditoria e Prevenção de Riscos de Gestão exerce as suas competências no domínio do apoio técnico e assessoria ao Reitor e ao Conselho de Gestão no âmbito da auditoria e prevenção de riscos de gestão, de corrupção e infrações conexas, competindo-lhe designadamente, no âmbito da sua atuação:
a) Elaborar, monitorizar e atualizar o Plano de Prevenção de Riscos de Gestão, Corrupção e Infrações Conexas da UC (PPRGCIC.UC), em articulação com o Gabinete de Promoção da Qualidade;
b) Avaliar os procedimentos de controlo interno e de gestão de riscos, nos diversos domínios, designadamente contabilístico, financeiro, informático e de recursos humanos, identificando áreas de risco e apresentando propostas de melhoria, com o objetivo de assegurar o cumprimento das normas legais e regulamentares, bem como das deliberações e diretrizes emanadas, designadamente, pelos órgãos de Governo, pelos órgãos de tutela inspetiva e de controlo jurisdicional, em articulação com o Gabinete de Promoção da Qualidade;
c) Elaborar, gerir e executar um programa de auditorias internas regulares que permita:
i) avaliar o grau de eficiência e eficácia das medidas de prevenção contempladas no PPRGCIC.UC;
ii) avaliar o cumprimento das normas legais e regulamentares, bem como das deliberações e diretrizes emanadas, designadamente, pelos órgãos de Governo, pelos órgãos de tutela inspetiva e de controlo jurisdicional;
iii) avaliar da boa gestão de recursos e do nível de serviços assegurados pelas várias unidades e serviços da UC;
iv) avaliar o grau de eficiência e eficácia da cobrança das receitas e a eficiência, eficácia e economicidade das despesas públicas;
v) identificar oportunidades de melhoria;
d) Realizar intervenções em áreas específicas, por decisão do Reitor ou deliberação do Conselho de Gestão;
e) Apresentar recomendações e propostas de medidas preventivas que possibilitem a eliminação de riscos de gestão ou minimizem a probabilidade da sua ocorrência, designadamente tendo em consideração as medidas de prevenção contempladas no PPRGCIC.UC;
f) Manter atualizados, em página eletrónica, as normas gerais e internas referentes ao seu âmbito de atuação, bem como preparar e divulgar, pelo mesmo meio, orientações técnicas e outros instrumentos de apoio à atuação das unidades e serviços da UC;
g) Acompanhar as auditorias externas, quer sejam promovidas pelos órgãos de Governo, quer pelos órgãos de tutela inspetiva ou de controlo jurisdicional, bem como colaborar com o Fiscal único sempre que necessário;
h) Coordenar e preparar a elaboração dos contraditórios aos relatórios de auditoria externa referidas na alínea anterior;
i) Desenvolver ações de sensibilização junto das unidades e serviços da Universidade tendo em vista assegurar o cumprimento das normas legais e regulamentares, designadamente do PPRGCIC.UC, bem como a boa gestão de recursos;
j) Realizar auditorias e proceder ao controlo de gestão de associações, fundações e sociedades nas quais a Universidade de Coimbra detenha participação, representando-a nos órgãos em que esta tenha assento;
k) Pronunciar-se e elaborar informações técnicas sobre as questões que lhe sejam colocadas no âmbito das competências definidas;
l) Desempenhar as demais funções que, no âmbito das respetivas competências, lhe forem cometidas.
2 - O Gabinete de Auditoria e Prevenção de Riscos de Gestão é dirigido por um Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de segundo grau.»
Artigo 2.º
Republicação
O Regulamento da Reitoria da Universidade de Coimbra, aprovado pelo Despacho 5367/2019, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 105, de 31 de maio, na sua redação atual, com as alterações decorrentes do presente despacho, bem como do Despacho 827/2020, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 14, de 21 de janeiro, e do Despacho 639/2021, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 9, de 14 de janeiro, é republicado em anexo.
Artigo 3.º
Entrada em vigor
O presente despacho entra em vigor no dia seguinte à sua assinatura.
10 de fevereiro de 2021. - O Reitor, Amílcar Falcão.
ANEXO
Regulamento da Reitoria da Universidade de Coimbra
Preâmbulo
O Regime Jurídico das Instituições do Ensino Superior institui como Órgãos de Governo das Universidades Públicas o Conselho Geral, o Reitor e o Conselho de Gestão. Por seu lado, os Estatutos da Universidade de Coimbra, homologados pelo Despacho Normativo 43/2008, de 21 de agosto, alterados e republicados pelo Despacho Normativo 8/2019, de 19 de março, preveem, nos seus artigos 25.º e 29.º, a existência de serviços de apoio direto aos órgãos de governo, na dependência direta do Reitor, a possibilidade de serem criadas estruturas de caráter temporário, para acorrer a necessidades não permanentes dos Órgãos de Governo, e a criação ou reorganização de novas unidades sem necessidade de recorrer a alteração dos Estatutos.
O presente regulamento estabelece a estrutura orgânica dos serviços de apoio direto aos órgãos de governo, das estruturas de caráter temporário que, por uma razão de maior proximidade com a atividade da equipa reitoral, se entende que devem estar sob a sua supervisão próxima, ou ainda aquelas que, devido à necessidade de independência funcional para o cumprimento da sua missão, não devem estar integradas noutros setores da Universidade de Coimbra, bem como a estrutura orgânica de outros órgãos.
Assim, ao nível da Reitoria, para além dos serviços de apoio direto aos órgãos de governo, assegurados através do Gabinete do Reitor, dirigido pelo Chefe de Gabinete, integram -se os Projetos Especiais e outros órgãos tais como: o Gabinete de Auditoria e Controlo Interno, os Observatórios, os Conselhos, os Coordenadores, os Provedores e a Comissão de Ética.
A presente organização da Reitoria da UC, conjugada com a organização das demais estruturas orgânicas da Universidade, visa criar as condições necessárias para atingir os objetivos estratégicos da Universidade e do Plano de Ação do Reitor.
CAPÍTULO I
Disposições Gerais
Artigo 1.º
Organização da Reitoria
1 - A Reitoria integra os serviços de apoio direto aos Órgãos de Governo da Universidade, os Projetos Especiais e outros Órgãos.
2 - Os serviços de apoio direto aos Órgãos de Governo da Universidade são assegurados pelo Gabinete do Reitor, dirigido pelo Chefe de Gabinete.
3 - Os Projetos Especiais são estruturas de caráter temporário, para acorrerem a necessidades não permanentes dos Órgãos de Governo.
4 - Junto do Reitor funcionam ainda o Gabinete de Promoção da Qualidade, Observatórios, Conselhos, Coordenadores, Provedores e Comissão de Ética.
CAPÍTULO II
Gabinete do Reitor
Artigo 2.º
Competências
Compete ao Gabinete do Reitor:
a) Coordenar e assegurar o apoio técnico e operacional aos Órgãos de Governo da Universidade e ao Senado;
b) Assegurar a preparação, organização e encaminhamento do expediente técnico-administrativo e da correspondência associada à atividade dos Órgãos de Governo e do Senado;
c) Arquivar todos os documentos e zelar pela segurança do arquivo, em articulação com o Arquivo da Universidade de Coimbra;
d) Coordenar e assegurar assessoria direta ao Reitor e Equipa Reitoral;
e) Organizar e coordenar as agendas dos membros da equipa reitoral;
f) Promover a coordenação e articulação entre os pelouros da Equipa Reitoral;
g) Assegurar a interface entre os Órgãos de Governo e Senado e as Unidades Orgânicas, Administração, Serviços de Ação Social e Unidades de Extensão Cultural e de Suporte à Formação;
h) Divulgar a informação relevante sobre as decisões e deliberações dos Órgãos de Governo e Senado;
i) Assegurar a interface da Universidade com os Órgãos de Soberania, nomeadamente com a tutela;
j) Gerir os acontecimentos sociais e protocolares da Universidade, assegurando o cumprimento do Protocolo da Universidade;
k) Assegurar a comunicação interna e externa da Universidade de Coimbra, através da Divisão de Comunicação e do Núcleo de Marketing;
l) Apoio na gestão da rede de antigos estudantes da UC e na ligação com as Associações de Antigos Estudantes nacionais e estrangeiros;
m) Assegurar a igualdade no acesso, pela comunidade universitária, aos titulares dos Órgãos de Governo;
n) Assegurar o atendimento das personalidades ou entidades públicas ou privadas que contactem os Órgãos de Governo;
o) Promover a satisfação e conciliação das necessidades de todas as partes interessadas;
p) Gerir os espaços da reitoria bem como o orçamento atribuído ao Gabinete do Reitor;
q) Promover a inserção profissional dos estudantes e diplomados da Universidade de Coimbra no mercado de trabalho, o desenvolvimento e/ou ampliação das suas competências e apoiar o seu plano de carreira;
r) Assegurar o apoio técnico e assessoria ao Reitor e ao Conselho de Gestão no âmbito da auditoria e prevenção de riscos de gestão, através do Gabinete de Auditoria e Prevenção de Riscos de Gestão;
s) Desempenhar outras funções que lhe sejam cometidas pelo Reitor.
Artigo 3.º
Chefe de Gabinete
1 - O Gabinete do Reitor é dirigido pelo Chefe de Gabinete, livremente nomeado e exonerado pelo Reitor.
2 - O Chefe de Gabinete exerce as suas funções pelo período do mandato do Reitor.
3 - O Chefe de Gabinete é qualificado como cargo de direção intermédia de primeiro grau, nos termos dos Estatutos da Universidade de Coimbra.
4 - Compete ao Chefe de Gabinete dirigir os trabalhadores que exerçam funções no Gabinete do Reitor.
5 - O Chefe de Gabinete tem as demais competências que lhe forem delegadas pelo Reitor.
6 - O Chefe de Gabinete pode ser coadjuvado no exercício das suas funções por um Adjunto, livremente nomeado e exonerado pelo Reitor.
7 - O Adjunto exerce as suas funções pelo período de mandato do Reitor.
8 - O Adjunto é qualificado como cargo de direção intermédia de segundo grau.
9 - O Chefe de Gabinete é substituído, nas suas faltas, ausências e impedimentos, pelo Adjunto.
SECÇÃO I
Secretariado
Artigo 4.º
Secretariado
1 - O Gabinete de Reitor integra um Secretariado que assegura o apoio técnico e operacional necessário ao exercício das competências previstas no artigo 2.º
2 - O Secretariado desempenha ainda outras funções que lhe sejam cometidas pelo Chefe de Gabinete.
3 - O Secretariado é coordenado pelo Secretário do Gabinete do Reitor, a designar pelo Reitor.
4 - As funções de Secretário do Gabinete do Reitor são exercidas por trabalhador integrado na categoria de Coordenador Técnico.
SECÇÃO II
Núcleo de apoio à Equipa Reitoral
Artigo 5.º
Núcleo de Apoio à Equipa Reitoral
1 - O Gabinete do Reitor integra o núcleo de apoio à Equipa Reitoral, dirigido pelo Chefe de Gabinete.
2 - Para o exercício das competências previstas nas alíneas d) a h) e m) a o), do artigo 2.º, poderão ser nomeados Assessores que apoiam, nomeadamente em termos de assessoria política e técnica, um ou mais membros da Equipa Reitoral.
3 - Os Assessores são livremente nomeados e exonerados pelo Reitor, de entre trabalhadores com prévio vínculo de emprego público, e exercem as suas funções pelo período de mandato do Reitor.
4 - Os Assessores são remunerados por referência ao estatuto remuneratório dos cargos dirigentes de nível intermédio de terceiro grau.
5 - Podem ainda prestar serviços de assessoria à Equipa Reitoral personalidades que, em face da especialidade de determinadas áreas, reúnam as condições para o bom desempenho dos mesmos, desde que observado o disposto na legislação aplicável.
6 - Os dirigentes e trabalhadores da Universidade de Coimbra devem cooperar com este núcleo, no sentido de prestar a colaboração necessária ao bom exercício das suas funções de apoio à Equipa Reitoral.
SECÇÃO III
Divisão de Comunicação
Artigo 6.º
Divisão de Comunicação
1 - A Divisão de Comunicação exerce as suas competências no domínio da coordenação e gestão das iniciativas de comunicação interna e externa da UC, cabendo-lhe designadamente:
a) Gerir e articular os canais de comunicação da UC, designadamente no âmbito das relações com os media, das listas de distribuição de correio eletrónico, da revista Rua Larga e da televisão Web;
b) Gerir o conteúdo editorial da página base da UC na Internet, e coordenar, em geral, a presença da UC na world wide web;
c) Divulgar a atividade da UC, particularmente a sua produção de conhecimento;
d) Prestar assessoria de imprensa aos Órgãos de Governo da UC;
e) Promover e salvaguardar a identidade e imagem da UC, assegurando a harmonização dessa imagem com as demais utilizadas pelas diversas unidades e serviços da UC;
f) Desenvolver e executar o plano de comunicação anual da UC, definindo objetivos e métricas mensuráveis;
g) Proceder à gestão do arquivo multimédia da UC;
h) Coordenar a comunicação dirigida ao público pré-universitário, designadamente através da organização ou participação na organização de eventos, tais como a Universidade de Verão, a presença em feiras de educação e visitas de escolas à UC;
i) Colaborar na preparação de informação interna em diferentes suportes com vista a divulgar os eventos levados a cabo pelos diversos órgãos, gabinetes, docentes e discentes da UC e gerindo e atualizando a plataforma agenda.uc.pt;
j) Apoiar pontualmente a organização e produção de eventos;
k) Desenvolver outras atividades que, no domínio da sua atuação, lhe sejam cometidas.
2 - A Divisão de Comunicação é dirigida por um Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de segundo grau.
SECÇÃO IV
Núcleo de Promoção da Empregabilidade
Artigo 6.º-A
Núcleo de Promoção da Empregabilidade
O Núcleo de Promoção da Empregabilidade (NUPE) exerce as suas competências nos domínios da inserção profissional dos estudantes e diplomados da Universidade de Coimbra no mercado de trabalho, na promoção do desenvolvimento e/ou ampliação das suas competências e no apoio ao seu plano de carreira, competindo-lhe, designadamente:
a) Realizar estudos que permitam a análise dos níveis de empregabilidade dos cursos da Universidade de Coimbra e o delineamento de recomendações nesse âmbito;
b) Colaborar com outras estruturas da UC no estabelecimento de parcerias e protocolos de colaboração com empresas/instituições no domínio da relação entre a Universidade e o mercado de trabalho e na inserção profissional dos estudantes e diplomados;
c) Desenvolver e gerir a informação na página web e em plataformas de gestão da empregabilidade e carreiras;
d) Organizar e gerir, em colaboração com outras estruturas da UC, os processos de estágios curriculares e/ou estágios de Formação Académica Contínua (EFAC) dos estudantes, junto de empresas/instituições;
e) Apoiar e aconselhar os estudantes e diplomados da UC no domínio da orientação vocacional e gestão de carreiras, através de atendimento personalizado e de mentoria;
f) Colaborar na organização de ações de preparação dos estudantes para a relação com o mercado de trabalho, soft skills e construção de planos individualizados de empregabilidade, bem como ações de divulgação das ofertas formativas da UC;
g) Executar as demais atividades determinadas pela Reitoria para apoio à inserção profissional dos estudantes e diplomados da Universidade de Coimbra.
SECÇÃO V
Núcleo de Marketing
Artigo 6.º-B
Núcleo de Marketing
O Núcleo de Marketing (NMAR) exerce as suas competências nos domínios do Marketing, Produção Audiovisual e Design de Comunicação, assegurando o desenvolvimento e implementação de estratégias de marketing e ações promocionais que concorram para a divulgação das principais valências da Universidade de Coimbra, em consonância com as orientações estratégicas definidas pela Reitoria, com o objetivo de reforçar a Marca UC, competindo-lhe, designadamente:
a) Prestar serviços especializados à comunidade nas áreas da produção audiovisual e do design de comunicação;
b) Promover uma análise abrangente de dados estatísticos relativamente às métricas e KPIs que estão relacionados com os diferentes tipos de Marketing aplicados;
c) Proceder ao desenvolvimento e execução de um Plano de Marketing, definindo objetivos e métricas mensuráveis;
d) Coordenar a criação e aprovação das peças publicitárias para campanhas institucionais;
e) Proceder à conceção e desenho dos materiais gráficos e multimédia relevantes para as atividades de comunicação da UC, sejam elas da iniciativa do Núcleo de Marketing ou das demais unidades e serviços da UC;
f) Assegurar a produção de conteúdos criativos, promovendo a imagem interna e externa da UC;
g) Desenvolver estratégias de marketing, promovendo a ativação da Marca UC e as suas submarcas;
h) Desenvolver websites, landing pages e blogs;
i) Apoiar as diferentes unidades e serviços da UC, na conceção de novas metodologias e campanhas de marketing, para criação de valor;
j) Assegurar a gestão de conteúdos e marketing digital nas plataformas da UC e naquelas em que esta marca presença, designadamente Internet e redes sociais, potenciando a sua permanente atualidade e modernidade e executando uma estratégia de publicidade digital;
k) Promover e gerir a entidade corporativa e marca da UC, bem como as suas submarcas, assegurando a coerência e consistência de normas, canais e recursos;
l) Assegurar soluções e conceitos disruptivos e criativos, aumentando o impacto dos projetos, iniciativas e campanhas desenvolvidas pela UC;
m) Gerir e negociar a publicidade em outdoors, televisão, rádio e digital da Universidade de Coimbra;
n) Maximizar as plataformas online da UC, tornando a pesquisa e o acesso através de motores de busca mais fácil;
o) Desenvolver outras atividades que, no domínio da sua atuação, lhe sejam cometidas.
SECÇÃO VI
Gabinete de Auditoria e Prevenção de Riscos de Gestão
Artigo 6.º-C
Gabinete de Auditoria e Prevenção de Riscos de Gestão
1 - O Gabinete de Auditoria e Prevenção de Riscos de Gestão exerce as suas competências no domínio do apoio técnico e assessoria ao Reitor e ao Conselho de Gestão no âmbito da auditoria e prevenção de riscos de gestão, de corrupção e infrações conexas, competindo-lhe designadamente, no âmbito da sua atuação:
a) Elaborar, monitorizar e atualizar o Plano de Prevenção de Riscos de Gestão, Corrupção e Infrações Conexas da UC (PPRGCIC.UC), em articulação com o Gabinete de Promoção da Qualidade;
b) Avaliar os procedimentos de controlo interno e de gestão de riscos, nos diversos domínios, designadamente contabilístico, financeiro, informático e de recursos humanos, identificando áreas de risco e apresentando propostas de melhoria, com o objetivo de assegurar o cumprimento das normas legais e regulamentares, bem como das deliberações e diretrizes emanadas, designadamente, pelos órgãos de Governo, pelos órgãos de tutela inspetiva e de controlo jurisdicional, em articulação com o Gabinete de Promoção da Qualidade;
c) Elaborar, gerir e executar um programa de auditorias internas regulares que permita:
i) avaliar o grau de eficiência e eficácia das medidas de prevenção contempladas no PPRGCIC.UC;
ii) avaliar o cumprimento das normas legais e regulamentares, bem como das deliberações e diretrizes emanadas, designadamente, pelos órgãos de Governo, pelos órgãos de tutela inspetiva e de controlo jurisdicional;
iii) avaliar da boa gestão de recursos e do nível de serviços assegurados pelas várias unidades e serviços da UC;
iv) avaliar o grau de eficiência e eficácia da cobrança das receitas e a eficiência, eficácia e economicidade das despesas públicas;
v) identificar oportunidades de melhoria;
d) Realizar intervenções em áreas específicas, por decisão do Reitor ou deliberação do Conselho de Gestão;
e) Apresentar recomendações e propostas de medidas preventivas que possibilitem a eliminação de riscos de gestão ou minimizem a probabilidade da sua ocorrência, designadamente tendo em consideração as medidas de prevenção contempladas no PPRGCIC.UC;
f) Manter atualizados, em página eletrónica, as normas gerais e internas referentes ao seu âmbito de atuação, bem como preparar e divulgar, pelo mesmo meio, orientações técnicas e outros instrumentos de apoio à atuação das unidades e serviços da UC;
g) Acompanhar as auditorias externas, quer sejam promovidas pelos órgãos de Governo, quer pelos órgãos de tutela inspetiva ou de controlo jurisdicional, bem como colaborar com o Fiscal único sempre que necessário;
h) Coordenar e preparar a elaboração dos contraditórios aos relatórios de auditoria externa referidas na alínea anterior;
i) Desenvolver ações de sensibilização junto das unidades e serviços da Universidade tendo em vista assegurar o cumprimento das normas legais e regulamentares, designadamente do PPRGCIC.UC, bem como a boa gestão de recursos;
j) Realizar auditorias e proceder ao controlo de gestão de associações, fundações e sociedades nas quais a Universidade de Coimbra detenha participação, representando-a nos órgãos em que esta tenha assento;
k) Pronunciar-se e elaborar informações técnicas sobre as questões que lhe sejam colocadas no âmbito das competências definidas;
l) Desempenhar as demais funções que, no âmbito das respetivas competências, lhe forem cometidas.
2 - O Gabinete de Auditoria e Prevenção de Riscos de Gestão é dirigido por um Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de segundo grau.
CAPÍTULO III
Projetos Especiais
Artigo 7.º
Projetos Especiais
1 - Os Projetos Especiais são equipas operativas, criadas em resposta a necessidades não permanentes dos Órgãos de Governo, para desempenho de tarefas ou cumprimento de obrigações de caráter temporário ou sempre que a natureza interdisciplinar ou a especificidade das tarefas o aconselhe.
2 - As Equipas de Projetos Especiais são criadas por Despacho do Reitor, que determina o objeto e âmbito da ação, a composição da equipa, o membro que coordena e o período de funcionamento da equipa.
3 - Os responsáveis de grupos de trabalho ou de projeto poderão ser remunerados por referência ao estatuto remuneratório dos cargos dirigentes de nível intermédio de segundo grau ou inferior, de acordo com o que for fixado em Despacho Reitoral.
CAPÍTULO IV
Outros Órgãos
Artigo 8.º
Gabinete de Promoção da Qualidade
1 - Compete ao Gabinete de Promoção da Qualidade assegurar o desenho, implementação, gestão e melhoria do Sistema de Gestão da Universidade de Coimbra (SG.UC), promovendo a aplicação do ciclo de melhoria (ou ciclo PDCA - plan, do, check, act) nas áreas de Missão e de Suporte, em articulação com as restantes unidades, competindo-lhe, designadamente, no seu âmbito de atuação:
a) Promover a definição e implementação do Plano da Qualidade da Universidade de Coimbra;
b) Coordenar a elaboração e revisão de documentos de apoio à concretização dos Processos do Sistema de Gestão da Universidade de Coimbra (SG.UC);
c) Gerir as bases de dados dos documentos de apoio à concretização dos Processos do SG.UC, bem como das normas e referenciais externos relevantes no âmbito da implementação de Sistemas de Gestão da Qualidade;
d) Elaborar, monitorizar e atualizar o Plano de Prevenção de Riscos de Gestão, Corrupção e Infrações Conexas da UC (PPRGCIC.UC), em articulação com o Gabinete de Auditoria e Prevenção de Riscos de Gestão;
e) Elaborar, gerir e executar um programa de auditorias internas da qualidade;
f) Coordenar a gestão de elogios, sugestões e reclamações relacionadas com o funcionamento das unidades e serviços da UC;
g) Auscultar regularmente as necessidades e os níveis de satisfação dos clientes e outras partes interessadas, quer de forma global, quer setorial, bem como proceder ao tratamento, análise e divulgação dos respetivos resultados;
h) Gerir a participação da UC em rankings universitários nacionais e internacionais;
i) Promover a monitorização, autoavaliação e avaliação do desempenho dos Processos do SG.UC;
j) Coordenar os processos de autoavaliação e avaliação externa da UC e do seu Sistema de Gestão;
k) Participar nos processos de avaliação externa e acreditação da oferta formativa;
l) Elaborar pareceres sobre medidas tendentes a melhorar a eficiência, eficácia e qualidade dos serviços;
m) Monitorizar e avaliar o impacto de projetos de inovação e modernização administrativa que contribuam para a melhoria da qualidade dos serviços prestados;
n) Participar na organização de ações de formação e de sensibilização para a gestão da qualidade, junto das unidades e serviços da UC;
o) Executar outras atividades que, no domínio da implementação e concretização da política da qualidade da UC, lhe sejam cometidas.
2 - O Gabinete de Promoção da Qualidade é dirigido por um Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de segundo grau.
3 - Com vista ao cumprimento de obrigações de caráter temporário do âmbito de atuação do Gabinete, ou sempre que a complexidade das tarefas o aconselhe, com vista à otimização da sua operacionalização, podem ser criados grupos de trabalho, na dependência do Chefe de Divisão do Gabinete Promoção da Qualidade.
4 - Estes grupos de trabalho são criados por despacho reitoral, sob proposta do Vice-Reitor com o pelouro da Qualidade, depois de ouvido o Chefe de Divisão do Gabinete de Promoção da Qualidade, que determina o objeto e âmbito da ação, a duração e composição da equipa, bem como o responsável do grupo de trabalho.
5 - Os responsáveis de grupos de trabalho poderão ser remunerados por referência ao estatuto remuneratório dos cargos dirigentes de nível intermédio de terceiro grau ou inferior, desde que a complexidade das tarefas a desenvolver pelos grupos de trabalho o justifique.
Artigo 9.º
Observatórios
1 - Os Observatórios são estruturas flexíveis, de reflexão, que integrando docentes e estudantes de diferentes Unidades Orgânicas, contribuem criticamente para o desenvolvimento de temáticas específicas de interesse para a Universidade.
2 - A constituição de Observatórios é decidida pelo Reitor, por iniciativa própria ou sob proposta da Equipa Reitoral, das Unidades Orgânicas, dos Serviços ou da Administração, sendo, para cada caso concreto, definido o objeto e o âmbito de intervenção, os objetivos e a composição do Observatório.
3 - A atividade dos Observatórios cessa por proposta dos seus membros ou por decisão do Reitor, ouvidas as entidades proponentes da sua constituição.
Artigo 10.º
Conselhos
1 - Os Conselhos são órgãos de natureza técnico-científica e/ou consultiva, instituídos na perspetiva de coadjuvar o Reitor, ou os membros da equipa reitoral, na reflexão sobre a orientação de novos processos ou atividades criadas no âmbito da missão da Universidade, competindo-lhes participar na definição das linhas gerais e acompanhar o desenvolvimento da área de atuação que originou a respetiva criação.
2 - A criação de Conselhos é decidida pelo Reitor, por iniciativa própria ou sob proposta da Equipa Reitoral, das Unidades Orgânicas, da Administração da Universidade ou dos Serviços de Ação Social, sendo, para cada caso concreto, definido o objeto e o âmbito de intervenção, os objetivos e a sua composição.
3 - Os Conselhos podem ser extintos por iniciativa do Reitor ou sob proposta dos seus membros, ouvidas as entidades proponentes e o respetivo Conselho, sempre que se justifique.
4 - Os membros dos Conselhos são designados por Despacho Reitoral, por um período, em regra, coincidente com o mandato do Reitor.
Artigo 11.º
Coordenadores
1 - Os Coordenadores são órgãos unipessoais, consultivos e de reflexão, criados por área de atuação, na perspetiva de contribuir criticamente para o desenvolvimento de temáticas específicas de interesse para a prossecução da missão da universidade.
2 - Ao Coordenador compete:
a) Emitir orientações no sentido de impulsionar a excelência e fomentar o desenvolvimento de programas específicos para o respetivo âmbito, tendo em vista a promoção do setor e a sua evolução qualitativa, em alinhamento com a estratégia definida pela Universidade de Coimbra;
b) Emitir pareceres técnico-científicos com vista a promover e incentivar a melhoria contínua das atividades desenvolvidas pelos Serviços da Universidade de Coimbra na respetiva área de intervenção;
c) Desenvolver outras atividades similares, dentro do mesmo âmbito, que venham a ser ponderadas como relevantes.
3 - O Coordenador é designado por Despacho Reitoral, por um período, em regra, coincidente com o mandato do Reitor, de entre individualidades da Universidade de Coimbra de reconhecido mérito na respetiva área de intervenção.
4 - O Coordenador, enquanto órgão, pode cessar, a todo o tempo, pela sua vacatura, por iniciativa do Reitor, ou ainda sob proposta do próprio Coordenador.
Artigo 12.º
Provedores
1 - Os Provedores são órgãos unipessoais, de natureza consultiva, que têm como missão a defesa e a promoção de determinadas áreas específicas ou de direitos e interesses legítimos, nomeadamente dos Docentes, dos Investigadores e do Pessoal Técnico, competindo-lhes, sem prejuízo das competências atribuídas a outros órgãos, nomeadamente:
a) Apreciar as petições ou reclamações que lhe sejam dirigidas na sua área de atuação;
b) Emitir recomendações, propondo ao Reitor as medidas a adotar para prevenir ou reparar situações ilegais ou injustas;
c) Emitir parecer sobre questões que se enquadrem no âmbito das suas competências, por iniciativa própria ou por solicitação do Reitor ou de outros órgãos, unidades e serviços da Universidade de Coimbra.
2 - Os Provedores são designados por Despacho Reitoral, por um período, em regra, coincidente com o mandato do Reitor, de entre pessoas de comprovada reputação, credibilidade e integridade pessoal junto da comunidade universitária, com ligação à área de atuação.
3 - Todos os órgãos e serviços da Universidade e das suas Unidades Orgânicas têm o dever de colaborar com os Provedores, de forma a promover o bom desempenho das suas funções.
Artigo 13.º
Comissão de Ética
1 - A Comissão de Ética é um órgão de natureza consultiva que tem como missão contribuir para a observância de princípios da ética e da bioética nas atividades realizadas pela Universidade de Coimbra, designadamente no âmbito da investigação clínica.
2 - Os princípios e regras aplicáveis à composição, constituição, competências e funcionamento da Comissão de Ética constam da legislação aplicável e de regulamento interno que venha a ser aprovado.
CAPÍTULO V
Disposições Finais
Artigo 14.º
Organograma da Reitoria
O organograma da Reitoria é aprovado por Despacho do Reitor.
Artigo 15.º
Projetos especiais e comissões de serviço em curso
1 - As equipas de projeto criadas ao abrigo do Regulamento da Reitoria da Universidade de Coimbra, Regulamento 424/2009, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 209, de 28 de outubro, que se encontrem atualmente em funções, mantêm-se nos termos em que tenham sido criadas.
2 - Mantém-se em vigor as comissões de serviço dos dirigentes que se encontrem em curso à data da entrada em vigor do presente Regulamento.
Artigo 16.º
Norma revogatória
É revogado o Regulamento da Reitoria da Universidade de Coimbra, Regulamento 424/2009, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 209, de 28 de outubro, na sua versão atual.
Artigo 17.º
Casos Omissos
Os casos omissos do presente Regulamento são resolvidos por Despacho do Reitor.
Artigo 18.º
Entrada em vigor
Atendendo à natureza orgânica do presente Regulamento, o mesmo entra em vigor no dia 1 de maio de 2019.
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