Através da Portaria 192/2012, de 19 de junho, foi fixada a estrutura nuclear da Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas e as competências das respetivas unidades orgânicas, bem como fixado o número máximo de unidades orgânicas flexíveis.
Compete ao dirigente máximo da Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas a criação das unidades orgânicas flexíveis e a definição das respetivas atribuições e competências nos termos das disposições conjugadas da alínea f) do n.º 1 do artigo 7.º da Lei 2/2004, de 15 de janeiro na redação atual constante da republicação operada pela Lei 64/2011, de 22 de dezembro e do n.º 5 do artigo 21.º da Lei 4/2004, de 15 de janeiro, com a redação atual dada pelo Decreto-Lei 116/2011, de 5 de dezembro.
Assim;
Ao abrigo da alínea f) do n.º 1 do artigo 7.º da Lei 2/2004, de 15 de janeiro na redação atual constante da republicação operada pela Lei 64/2011, de 22 de dezembro e do n.º 5 do artigo 21.º da Lei 4/2004, de 15 de janeiro, com a redação atual dada pelo Decreto-Lei 116/2011, de 5 de dezembro, e de acordo com o limite fixado no artigo 10.º da Portaria 192/2012, de 19 de junho, para o número de unidades orgânicas flexíveis, determino a criação das unidades orgânicas flexíveis seguintes:
1 - A Direção de Serviços de Arquivística e Normalização, com as competências previstas no artigo 3.º da Portaria 192/2012, de 19 de junho, compreende a seguinte Divisão:
Divisão de Normalização e Apoio à Administração.
1.1 - À Divisão de Normalização e Apoio à Administração, abreviadamente designada por DNAA, compete:
a) Prestar serviços de consultoria e apoio técnico no âmbito da gestão de arquivos, independentemente do formato, suporte ou idade, solicitados ou contratados por entidades públicas e privadas, nacionais ou estrangeiras;
b) Propor oferta de formação para entidades externas necessária à generalização de boas práticas de gestão de arquivos;
c) Emitir parecer sobre processos de certificação de qualidade de serviços e sistemas de arquivos;
d) Propor a conservação permanente da documentação com relevante valor informativo e ou probatório;
e) Emitir parecer sobre os projetos de portaria de gestão de documentos, bem como sobre propostas de eliminação de documentos;
f) Realizar censos e diagnósticos destinados a garantir um conhecimento sobre o património arquivístico nacional e manter atualizado um sistema de referenciação de entidades detentoras do património arquivístico.
2 - O Arquivo Nacional Torre do Tombo, com as competências previstas no artigo 5.º da Portaria 192/2012, de 19 de junho, compreende as seguintes Divisões:
Divisão de Comunicação e Acesso;
Divisão de Tratamento Técnico Documental e Aquisições.
2.1 - À Divisão de Comunicação e Acesso, abreviadamente designada por DCA, compete:
a) Certificar e pesquisar a documentação de que é depositário;
b) Garantir o cumprimento da legislação sobre comunicabilidade e sobre proteção de dados, no acesso à documentação de que é depositário;
c) Exercer os direitos patrimoniais relativos ao acervo de que é depositário;
d) Gerir a Biblioteca enquanto recurso comum a todos os serviços e trabalhadores da DGLAB;
e) Assegurar os serviços de reprodução solicitados sobre os documentos custodiados;
f) Assegurar a gestão de utilizadores, bem como dados estatísticos relativos à frequência do serviço de leitura e núcleos documentais solicitados;
g) Assegurar a gestão dos depósitos, nomeadamente o controlo dos fluxos de entrada e saída de documentos, a higiene e o controlo de condições ambientais;
h) Promover o estabelecimento de atividades associadas a um serviço educativo.
2.2 - À Divisão de Tratamento Técnico Documental e Aquisições, abreviadamente designada por DTTDA, compete:
a) Assegurar as incorporações previstas, nos termos da lei, e promover outras aquisições de património arquivístico de interesse;
b) Assegurar todos os procedimentos técnicos e formalidades relativos às aquisições de património arquivístico autorizadas;
c) Proceder ao tratamento arquivístico da documentação à sua guarda e elaborar os respetivos instrumentos de descrição e pesquisa, de acordo com as orientações da DGLAB.
3 - A Direção de Serviços de Planeamento, Gestão e Informação, com as competências previstas no artigo 8.º da Portaria 192/2012, de 19 de junho, compreende a seguinte Divisão:
Divisão de Sistemas de Informação, Estatística e Qualidade.
3.1 - À Divisão de Sistemas de Informação, Estatística e Qualidade, abreviadamente designada por DSIEQ, compete:
a) Estimular a gestão pela qualidade, impulsionar o recurso a modelos inovadores de organização e gestão e auditar internamente a DGLAB no sentido de garantir a melhoria contínua do seu funcionamento;
b) Proceder à disponibilização interna, preferencialmente por via eletrónica, de normas e diretivas necessárias ao funcionamento da DGLAB;
c) Propor orientações e regras para a elaboração de planos e relatórios de atividades globais da DGLAB e participar na sua elaboração;
d) Elaborar o plano anual de formação da DGLAB e apresentar o respetivo relatório anual;
e) Assegurar a gestão e planeamento dos sistemas e equipamentos informáticos da DGLAB, bem como a gestão e exploração da rede de comunicações;
f) Assegurar a coordenação dos prestadores de serviços externos no domínio das tecnologias de informação e apoiar tecnicamente os arquivos dependentes;
g) Apoiar tecnicamente a definição e desenvolvimento de projetos de tecnologias de informação e comunicação no âmbito do setor das bibliotecas públicas, nomeadamente, os conduzidos pela DSB;
h) Efetuar o tratamento estatístico de dados relativos a projetos conduzidos pela DSB, nomeadamente, no setor das bibliotecas públicas;
i) Recolher e efetuar o tratamento estatístico de dados relativos às atividades da DGLAB;
j) Promover a execução de medidas no âmbito da modernização administrativa para a desmaterialização e simplificação de procedimentos.
4 - Na dependência direta do Diretor-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas é criada a Divisão de Disponibilização e Produção de Conteúdos Digitais.
4.1 - À Divisão de Disponibilização e Produção de Conteúdos Digitais, abreviadamente designada por DDPCD, compete:
a) Desenvolver planos nacionais de digitalização e acompanhar projetos de implementação transversal no domínio do património arquivístico e fotográfico;
b) Apoiar os arquivos dependentes na conceção, desenvolvimento e implementação de projetos de digitalização;
c) Planear e desenvolver ações setoriais e globais de produção de conteúdos culturais através de processo de reprodução digital;
d) Promover a gestão, armazenamento e recuperação dos conteúdos digitalizados;
e) Dar parecer sobre processos de substituição de suporte apresentado por instituições públicas.
5 - Os arquivos de âmbito distrital dependentes da DGLAB com a natureza de unidades orgânicas flexíveis e identificados nas alineas d) a q) do anexo I a que se refere o n.º 2 do artigo 1.º do Decreto-Lei 103/2012, de 16 de maio, exercem as seguintes competências:
a) Proceder ao levantamento e diagnóstico do estado físico da documentação de que são depositários e assegurar a implementação das políticas de preservação e conservação definidas pela DGLAB;
b) Proceder ao tratamento arquivístico da documentação à sua guarda e elaborar os respetivos instrumentos de descrição e pesquisa, de acordo com as orientações da DGLAB;
c) Promover o acesso aos fundos documentais de que são depositários e assegurar, implementando sistemas de descrição, a pesquisa e o acesso aos documentos de acordo com as orientações da DGLAB;
d) Assegurar a prestação de serviços de consulta, de reprodução, de certificação e de pesquisa sobre a documentação de que são depositários;
e) Efetuar averbamentos sobre documentação incorporada, quando solicitada pelas entidades competentes;
f) Garantir o cumprimento da legislação sobre comunicabilidade e sobre proteção de dados no acesso à documentação de que são depositários;
g) Promover o conhecimento e a fruição do património arquivístico de que são depositários, bem como do existente na respetiva área geográfica de intervenção, autonomamente ou em colaboração com outras entidades;
h) Prestar serviços de consultadoria e apoio técnico, bem como apoiar a DGLAB na gestão de programas e na promoção de iniciativas e projetos, na respetiva área geográfica de intervenção;
i) Assegurar as incorporações previstas, nos termos da lei, e promover outras aquisições de património arquivístico de interesse.
6 - O presente despacho produz efeitos a partir de 20 de junho de 2012.
27 de junho de 2012. - O Diretor-Geral, José Manuel de Azevedo Cortês.
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