O presente despacho, define e implementa a estrutura flexível da Secretaria-Geral.
Assim, ao abrigo das disposições conjugadas dos artigos 7.º n.º 1, alínea f) da Lei 2/2004, de 15 de janeiro na redação dada pela Lei 64/2011, de 22 de dezembro e 21º, n.os 5 e 8 da Lei 4/2004, de 15 de janeiro, na redação dada pelo artigo 2.º do Decreto-Lei 116/2011, de 5 de dezembro, tendo presente o estabelecido no artigo 8.º da Portaria 112/2012 de 27 de abril, determino:
1 - Na Direção de Serviços de Gestão de Recursos Humanos e Financeiros (DSGRHF) é criada a Divisão de Gestão de Recursos Humanos (DGRH) e a Divisão de Planeamento e Gestão Financeira (DPGF).
1.1 - À Divisão de Gestão de Recursos Humanos, compete:
a) Promover a aplicação das medidas de política de recursos humanos definidas para a Administração Pública, coordenando e apoiando os serviços e organismos do Ministério na respetiva implementação;
b) Emitir pareceres em matéria de recursos humanos e criação ou alteração de mapas de pessoal;
c) Programar e acompanhar as ações de recrutamento, seleção e acolhimento de pessoal;
d) Assegurar o processamento das remunerações do pessoal dos gabinetes dos membros do Governo, dos trabalhadores da Secretaria-Geral, bem como dos órgãos, serviços, comissões e grupos de trabalho a que preste apoio;
e) Promover e organizar o processo de aplicação do SIADAP no âmbito da Secretária-geral e assegurar a elaboração do relatório síntese da aplicação do sistema de avaliação ao nível do Ministério;
f) Elaborar o balanço social da Secretaria-Geral e o balanço social consolidado do Ministério;
g) Organizar e manter atualizado o cadastro dos trabalhadores a seu cargo, bem como o registo e o controlo da assiduidade;
h) Assegurar a execução de todos os procedimentos administrativos relacionados com o pessoal dos gabinetes dos membros do Governo, da Secretaria-Geral, bem como das demais estruturas e serviços a que preste apoio;
i) Praticar os atos de administração relativos ao pessoal em situação de mobilidade especial que lhe esteja afeto e assegurar a articulação com a entidade gestora da mobilidade;
j) Analisar os processos de acidentes de trabalho e doenças profissionais, face ao regime jurídico e legislação complementar aplicável aos organismos da Administração Pública sem autonomia financeira ou receitas próprias bem como processar as correspondentes despesas;
k) Assegurar o serviço de receção, classificação registo e distribuição interna da correspondência entrada na Secretaria-Geral, bem como, o serviço de expedição da correspondência dos gabinetes governamentais, da Secretaria-Geral, comissões e grupos de trabalho aos quais preste apoio;
1.2 - A Divisão de Gestão de Recursos Humanos, integra a Secção de Administração de Pessoal e Expediente, a Secção de Remunerações, o Núcleo do SME (Pessoal em situação de mobilidade especial) e o Núcleo de Acidentes de Trabalho e Doenças Profissionais.
1.2.1 - À Secção de Administração de Pessoal e Expediente, compete garantir os procedimentos administrativos, nas vertentes de recursos humanos e expediente, relativamente às competências constantes das alíneas a) a c) e e) a h) e k) do n.º 1.1;
1.2.2 - À Secção de Remunerações, compete garantir os procedimentos relativamente à competência referida na alínea d) do n.º 1.1;
1.2.3 - Ao Núcleo do SME (Pessoal em situação de mobilidade especial), compete garantir os procedimentos técnicos e administrativos relativamente à competência referida na alínea i) do n.º 1.1;
1.2.4 - Ao Núcleo de Acidentes de Trabalho e Doenças Profissionais, compete garantir os procedimentos técnicos e administrativos relativamente à competência referida na alínea j) do n.º 1.1.
1.3 - À Divisão de Planeamento e Gestão Financeira compete:
a) Elaborar, tendo em consideração o plano de atividades anual, as propostas de orçamento dos gabinetes dos membros do Governo, da Secretaria-Geral, bem como as dos serviços, comissões e grupos de trabalho a que presta apoio;
b) Assegurar a execução dos orçamentos sob a sua responsabilidade, garantindo todos os procedimentos técnicos, administrativos e contabilísticos de acordo com as disposições legais aplicáveis e com os princípios de boa gestão;
c) Verificar os requisitos da despesa, bem como processar e liquidar as despesas autorizadas;
d) Organizar e manter a contabilidade atualizada dos orçamentos cuja execução é gerida pela Secretaria-Geral;
e) Propor e assegurar a gestão dos recursos financeiros, criando para tal indicadores de gestão que permitam acompanhar a evolução da situação financeira e orçamental;
f) Organizar e manter uma contabilidade analítica que permita o adequado controlo de custos;
g) Elaborar as contas de gerência dos gabinetes governamentais, da Secretaria-Geral, e das demais estruturas a que presta apoio;
h) Proceder à análise permanente da evolução da execução dos orçamentos sob a sua responsabilidade, prestando informações periódicas que permitam o seu controlo;
i) Proceder ao pagamento das despesas decorrentes de acidentes de trabalho e doenças profissionais, de indemnizações e de reconstituição de bens do Estado, nos termos legais;
j) Efetuar o acompanhamento e controlo do Programa Orçamental atentas as funções de entidade coordenadora que estão cometidas à Secretaria-Geral;
k) Assegurar a arrecadação das receitas da Secretaria-Geral e sua contabilização, bem como a dos serviços e organismos a que presta apoio;
l) Elaborar os pedidos de libertação de crédito;
m) Promover a constituição, reconstituição e liquidação de fundos de maneio relativos aos orçamentos cuja execução é assegurada pela Secretaria-Geral;
n) Assegurar o desenvolvimento de outras atribuições que, no âmbito das suas competências, lhe forem cometidas superiormente.
1.3.1 - A Divisão de Planeamento e Gestão Financeira integra, o Núcleo de Planeamento e a Secção de Contabilidade e Orçamento.
Ao Núcleo de Planeamento, compete garantir os procedimentos de planeamento e gestão financeira relativamente às competências constantes das alíneas e), j) e n) do n.º 1.3.
À Secção de Contabilidade e Orçamento, compete garantir os procedimentos de gestão financeira relativamente às competências constantes das alíneas b) a d); f) a i); de k) a n) do n.º 1.3.
1.4 - Na Direção de Serviços de Arquivos e Documentação (DSAD) é criada a Divisão de Arquivos (DA). 1.4.1 - À Divisão de Arquivos compete:
a) Gerir o Arquivo Contemporâneo do Ministério, assegurando, designadamente:
i) A recolha, conservação, tratamento e disponibilização da informação considerada de conservação permanente produzida pelos serviços dependentes do Ministério das Finanças;
ii) A recolha, organização e elaboração de instrumentos de descrição e recuperação da informação dos fundos documentais provenientes de organismos extintos que fiquem à sua guarda;
iii) A promoção e realização da transferência de suportes de informação em ordem à salvaguarda da documentação de valor permanente;
iv) A orientação dos utilizadores, tanto internos como externos, fornecendo-lhes informação sobre a documentação existente e disponível no arquivo;
b) Prestar apoio e orientar tecnicamente, de acordo com as normas nacionais e internacionais, os arquivos dos gabinetes dos membros do Governo dos serviços do Ministério, com vista a uniformizar procedimentos que garantam a integridade e o acesso à informação;
c) Organizar o sistema de arquivo geral da Secretaria-Geral de forma a proporcionar um meio rápido e eficiente de recuperação da informação;
d) Elaborar e atualizar as tabelas gerais de avaliação, seleção e eliminação de documentos;
e) Organizar e manter o arquivo histórico de acordo com as regras arquivísticas nacionais e internacionais.
1.5 - É criada a Divisão de Gestão de Aprovisionamento e Património (DGAP).
1.5.1 - À Divisão de Gestão de Aprovisionamento e Património, compete:
a) Assegurar a gestão, manutenção, conservação, reparação e beneficiação do património afeto à Secretaria-Geral e aos gabinetes dos membros do Governo bem como aos órgãos, serviços, comissões e grupos de trabalho a que presta apoio;
b) Promover os procedimentos de aquisição de bens e serviços, bem como, o acompanhamento da execução e da gestão dos contratos, relativos aos gabinetes dos membros do Governo, à Secretaria-Geral, e aos serviços, comissões e grupos de trabalho a que presta apoio;
c) Proceder ao fornecimento de bens e serviços requisitados pelos gabinetes ministeriais, pela Secretaria-Geral e pelos serviços, comissões e por grupos de trabalho a que preste apoio;
d) Promover, acompanhar e gerir os procedimentos de empreitadas de obras públicas com a conservação e beneficiação do edifício sede e do Arquivo Contemporâneo;
e) Acompanhar e controlar o programa de gestão do património imobiliário do Ministério;
f) Organizar e manter atualizado o cadastro e inventário dos bens móveis afetos aos gabinetes dos membros do Governo, à Secretaria-Geral, bem como aos serviços, comissões e grupos de trabalho a que presta apoio;
g) Manter atualizado o SIIE;
h) Manter atualizado o PVE;
i) Coordenar e gerir o parque de viaturas automóveis da Secretaria-Geral e dos gabinetes dos membros do Governo.
j) Gerir e controlar os contratos de comunicações fixas, fixas móveis, móveis e dados e dos respetivos equipamentos dos gabinetes dos membros do Governo, da Secretaria-Geral, bem como dos serviços, comissões e grupos de trabalho a que preste apoio;
k) Dinamizar e verificar as medidas comportamentais de eficiência energética no edifício sede do Ministério;
l) Elaborar relatórios mensais de adjudicações realizadas com parecer genérico;
m) Publicitação de relatórios de contratação na BaseGov.
1.5.2 - A Divisão de Gestão do Património integra, a Secção de Património, Economato e Inventário, a de Viaturas e Comunicações e a Unidade de Gestão Patrimonial.
1.5.3 - Compete à Secção de Património, Economato e Inventário, garantir os procedimentos constantes nas alíneas, a) c) e g) do n.º 1.5.1.
1.5.4 - Compete à Secção de Viaturas e comunicações, garantir os procedimentos constantes nas alíneas i) a k) do n.º 1.5.1.
1.5.5 - Compete à Unidade de Gestão Patrimonial, manter atualizado o SIIE, alínea e) do n.º 1.5.1.
O presente despacho produz efeitos a 1 de maio de 2012.
8 de maio de 2012. - A Secretária-Geral, Teresa Maria Caldeira Temudo Nunes.
