Despacho 15248/2016

Regulamento Interno Geral

Preâmbulo

Com a entrada em vigor da Lei 77/2015, de 29 de julho, verificou-se a necessidade de proceder à adequação do Regulamento Interno existente na CIMAL - Comunidade Intermunicipal do Alentejo Litoral (abreviadamente designada por CIMAL), de modo a adaptar a estrutura orgânica às disposições legais aplicáveis.

O presente regulamento interno geral, designado como RIG, estabelece os princípios gerais orientadores da organização e funcionamento dos Serviços da CIMAL e tem como principais objetivos:

1 - A autonomização das funções da CIMAL com maior relevância no que diz respeito aos objetivos e às responsabilidades envolvidas;

2 - A organização dos procedimentos tendo em vista uma maior rapidez, eficácia e eficiência no tratamento dos processos e consequente qualidade na prestação de serviços;

3 - Uma objetiva definição de funções e atribuição de responsabilidade, no sentido de racionalizar e simplificar os procedimentos administrativos e operativos;

4 - A divisão de áreas funcionais que permita uma rigorosa definição de funções e consequente controlo interno;

5 - A motivação para o empenhamento de todos os funcionários e respetivos serviços para a melhoria do serviço prestado por esta Comunidade.

A CIMAL opta por um modelo de estrutura organizacional mista, com áreas operativas capazes de responder a uma envolvente em permanente mudança, que respondam aos desafios de uma conjuntura que se revela cada vez mais exigente.

As atribuições e competências das Comunidades Intermunicipais exigem que as mesmas se dotem de estruturas e meios técnicos eficazes, com preocupação de desenvolver linhas de planeamento e gestão estratégica, capazes de responder às solicitações dos Municípios por forma a assegurar uma maior coordenação técnica.

Integra, como anexos, o organigrama da Comunidade e a ficha de caracterização das Estruturas de Projeto, sendo regulados em Regulamentos próprios, as Normas de Controlo Interno que emergem da aplicação do Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de fevereiro, na sua redação em vigor (Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais - POCAL), o cadastro e inventário dos bens da Comunidade, fundado no regime previsto pela Portaria 671/2000, de 17 de abril e a assiduidade.

Com a entrada em vigor deste regulamento, fica assim constituído o ponto de partida para a execução de um conjunto de regras indispensáveis ao bom funcionamento dos serviços e a melhor observância das normas legais aplicáveis à gestão dos interesses públicos que à CIMAL cabe prosseguir.

CAPÍTULO I

Disposições Gerais

Artigo 1.º

Denominação e natureza jurídica

A CIMAL - Comunidade Intermunicipal do Alentejo Litoral, adiante designada por CIMAL, é uma entidade intermunicipal, com a natureza de associação pública de autarquias locais, que se rege pelos seus Estatutos e pela Lei 75/2013, de 12 de setembro.

Artigo 2.º

Atribuições e competências

Na prossecução das suas atribuições, cabe à CIMAL praticar todos os atos necessários ao adequado preenchimento dos fins que lhe hajam sido, ou venham a ser atribuídos pelos Municípios associados e pela Lei.

Artigo 3.º

Princípios Gerais

Os serviços da CIMAL seguem, na sua organização interna e na relação com terceiros, os princípios gerais a que a Constituição da República Portuguesa e a Lei sujeitam a Administração Pública.

Artigo 4.º

Competências e funções comuns aos serviços

Para além dos atos e operações materiais de mero expediente e os que não conduzem à formação da vontade dos órgãos da CIMAL, tendo sempre em consideração a necessidade de desempenho célere e atento das solicitações dos Municípios, constituem funções comuns de todas as unidades orgânicas:

a) Elaborar e propor para aprovação as instruções, circulares e diretivas que entendam necessárias ao bom funcionamento dos serviços;

b) Colaborar na preparação das Opções do Plano, Orçamento e Relatório de Gestão;

c) Observar escrupulosamente a disciplina legal ou regulamentar dos procedimentos administrativos, comuns ou especiais, em que intervenham;

d) Proceder à elaboração das minutas de propostas de decisão ou deliberação dos órgãos sobre assuntos que delas careçam;

e) Assegurar uma rigorosa, plena e atempada execução das decisões ou deliberações dos órgãos;

f) Difundir de forma célere e eficaz a informação que produz, após sua aprovação, que se revele necessária ao funcionamento dos outros serviços;

g) Propor a definição de metodologias e regras que visem minimizar as despesas com o seu funcionamento.

CAPÍTULO II

Dos Órgãos da CIMAL

Artigo 5.º

Órgãos, composição e competência

São órgãos da CIMAL a Assembleia Intermunicipal, abreviadamente designada por AI, o Conselho Intermunicipal, abreviadamente designado por CI, o Secretariado Executivo Intermunicipal, abreviadamente designado como SEI e o Conselho Estratégico para o Desenvolvimento Intermunicipal, abreviadamente designado como CEDI, cuja composição, modos de funcionamento e competências constam dos Estatutos da Comunidade.

CAPÍTULO III

Da Organização Interna da CIMAL

Secção I

Princípio Geral

Artigo 6.º

A orgânica e o modo de funcionamento dos serviços da CIMAL são definidos e estruturados de acordo com o estabelecido pelo CI, tendo em atenção os critérios e princípios fixados no presente Regulamento e Estatutos da CIMAL.

Secção II

Estrutura

Artigo 7.º

Modelo de Estrutura Orgânica

1 - Para a prossecução das atribuições cometidas à CIMAL, a organização dos seus serviços internos obedece a um modelo de estrutura mista.

2 - A estrutura hierarquizada dos serviços internos da CIMAL é constituída por uma estrutura flexível, composta por unidades orgânicas designadas por Unidades, de forma a garantir a plena operacionalidade da respetiva organização.

3 - Com vista a assegurar a permanente adequação do serviço às necessidades de funcionamento e otimização dos recursos, tendo em conta a programação e controlo criteriosos dos custos e resultados, poderão ser criadas novas Unidades e alteradas ou extintas as Unidades existentes.

4 - Por decisão do Secretariado Executivo Intermunicipal e dentro dos limites fixados pelo Conselho Intermunicipal, nas unidades orgânicas poderão ser criadas subunidades orgânicas coordenadas por um Coordenador Técnico.

5 - À estrutura flexível orgânica dos serviços internos da CIMAL, correspondem as seguintes unidades orgânicas:

a) Unidade de Gestão Interna, concorrem para o número máximo de unidades orgânicas flexíveis fixado pelo Conselho Intermunicipal e são lideradas por titulares de cargos de direção intermédia de 3.º Grau.

b) Estrutura de Projeto, concorrem para o número máximo de unidades orgânicas flexíveis fixado pelo Conselho Intermunicipal e são lideradas por titulares de cargos de direção intermédia de 3.º Grau, designados por Chefe de Estrutura de Projeto;

6 - A estrutura mista descrita nos números anteriores dependerá hierarquicamente do Secretariado Executivo Intermunicipal.

7 - O organigrama representativo da estrutura dos serviços da CIMAL consta do anexo I ao presente regulamento, dele fazendo parte integrante e tem carácter meramente descritivo dos serviços em que a CIMAL se decompõe.

Artigo 8.º

Objetivos comuns dos serviços

Constituem objetivos comuns dos serviços:

a) A otimização da valia dos serviços prestados aos Municípios Associados, procurando a máxima eficácia dos recursos disponíveis;

b) A coordenação interna das atividades, cabendo aos responsáveis por cada serviço promover o intercâmbio de informações, consultas mútuas e atuação concertada;

c) Atuar com criatividade e procurar sempre melhores soluções de produtividade e eficiência, propondo as alterações de rotinas ou de procedimentos que julguem mais eficazes;

d) Assegurar o cumprimento das deliberações ou decisões dos órgãos dirigentes;

e) Colaborar na elaboração e controlo de execução dos planos anuais e plurianuais e dos orçamentos e assegurar os procedimentos necessários ao bom funcionamento do sistema de gestão da Comunidade;

f) Promover a coordenação das atividades interdependentes de cada um dos serviços, de forma a assegurar a correta execução das tarefas dentro dos prazos determinados.

Artigo 9.º

Atribuições da Unidade de Gestão Interna

1 - Constituem atribuições da Unidade de Gestão Interna as que lhe sejam superiormente cometidas em matéria da sua área de intervenção e designadamente:

a) na área de Fiscalização de Elevadores, dar cumprimento ao disposto no Decreto-Lei 320/2002, de 28 de dezembro, que estabelece as disposições aplicáveis à manutenção e inspeção de ascensores, monta-cargas, escadas mecânicas e tapetes rolantes e legislação específica vigente nesta matéria a qualquer momento, nomeadamente:

i) Efetuar inspeções periódicas e reinspecções às instalações referidas;

ii) Efetuar inspeções extraordinárias, sempre que o considerem necessário, ou a pedido fundamentado dos interessados;

iii) Realizar inquéritos a acidentes decorrentes da utilização ou das operações de manutenção das referidas instalações;

iv) Proceder à selagem das instalações que não ofereçam as necessárias condições de segurança;

v) Instaurar e instruir processos de contraordenação;

vi) Cobrar as taxas devidas pelas fiscalizações mencionadas.

b) Na área da Fiscalização do Cumprimento do Regulamento Geral do Ruído:

i) Colaborar com os Municípios Associados com vista ao correto e eficaz cumprimento da legislação em vigor nesta área;

ii) Colaborar com os Municípios Associados na elaboração dos mapas de ruído;

iii) Colaborar na recolha de dados acústicos na ausência de mapas de ruído;

iv) Emitir pareceres no âmbito de requerimento de licença especial de ruído;

v) Fiscalizar e vistoriar as condições acústicas de edifícios.

c) Na área dos Serviços Jurídicos e de Informação e Defesa dos Direitos dos Consumidores:

i) Emitir pareceres jurídicos, quando solicitados, sobre quaisquer matérias de interesse para a Comunidade ou seus Municípios associados;

ii) Apoiar a atuação da Comunidade na participação, a que esta seja chamada, em processos legislativos ou regulamentares;

iii) Desempenhar tarefas para que for chamado, em processos disciplinares, no âmbito da gestão de pessoal;

iv) Colaborar na elaboração de propostas de normas e regulamentos;

v) Prestar apoio jurídico aos diversos serviços da Comunidade;

vi) Dar parecer sobre reclamações ou recursos graciosos e ações administrativas, bem como sobre petições ou exposições sobre atos e omissões dos serviços da CIMAL ou procedimentos dos serviços;

vii) Desenvolver as ações necessárias no âmbito da promoção de ações de informação e defesa dos direitos dos consumidores e atendimento dos munícipes, sob iniciativa ou a pedido dos municípios associados da C.I.M.A.L. - Comunidade Intermunicipal do Alentejo Litoral.

d) Na área da Metrologia:

i) Proceder à verificação de balanças e pesos de estabelecimentos industriais e comerciais da região, em conformidade com a legislação vigente;

ii) Proceder à verificação de contadores de tempo e parquímetros;

iii) Receber as taxas inerentes aos serviços prestados e encaminhar as receitas para os SAF da Comunidade;

iv) Deduzir os autos de notícia motivados por transgressões, instaurar e elaborar os respetivos processos e informar as entidades competentes;

v) Proceder às demais verificações para as quais venha a obter qualificação pelo Instituto Português da Qualidade;

vi) Cooperar com os outros serviços e os municípios associados de forma a atingirem-se as melhores condições de funcionamento.

e) Na área da Cartografia Digital:

i) Proceder à gestão e análise das necessidades cartográficas no território do Litoral Alentejano;

ii) Integrar a cartografia em projetos SIG;

iii) Trocar de informação, com os Municípios associados, sobre cartografia digital e sua avaliação qualitativa;

iv) Promover a consulta, cruzamento de informação, integração de informação cartográfica com maior rigor geográfico, para melhoramento da capacidade de resposta e decisão.

f) Na área da Formação de Recursos Humanos:

i) Promover a formação contínua dos trabalhadores dos Municípios associados e da própria CIMAL;

ii) Elaborar periodicamente levantamentos de necessidades de formação, em articulação com os responsáveis por esta área em cada Município associado;

iii) Elaborar e propor planos de formação e respetivos orçamentos;

iv) Estabelecer a ligação entre a Comunidade e as entidades formadoras;

v) Manter-se informado sobre os programas de financiamento para formação de funcionários da Administração Local e coordenar a ligação entre a Comunidade e as entidades gestoras dos programas;

vi) Organizar e acompanhar o desenvolvimento das atividades de formação promovidas;

vii) Assegurar os procedimentos administrativos e logísticos durante a preparação e o desenvolvimento das ações;

viii) Proceder à avaliação da formação.

g) Na área dos Serviços Administrativos e Financeiros, que serão apoiados numa subunidade orgânica administrativa:

i) No domínio dos Recursos Humanos:

ia) Executar todas as tarefas e procedimentos administrativos relativos ao recrutamento e à mobilidade do pessoal;

ib) Organizar e manter atualizados os processos individuais e o cadastro de pessoal;

ic) Elaborar as propostas de alteração do mapa de pessoal e executar o respetivo acompanhamento;

id) Processar, em articulação com a área da Contabilidade, os vencimentos e demais abonos do pessoal;

ie) Proceder ao registo e controlo da assiduidade do pessoal;

if) Organizar e instruir os processos referentes às prestações sociais dos trabalhadores da CIMAL;

ig) Organizar e manter atualizado o seguro de pessoal, bem como assegurar a elaboração e o acompanhamento de todos os processos de acidentes de serviço;

ih) Desempenhar quaisquer outras tarefas no âmbito das suas atribuições que sejam superiormente determinadas.

ii) No domínio da Contabilidade:

iia) Apoiar a elaboração dos documentos previsionais, bem como das respetivas alterações e revisões;

iib) Assegurar o funcionamento do sistema de contabilidade, respeitando as considerações técnicas, os princípios e as regras contabilísticas dos documentos previsionais e dos documentos de prestação de contas;

iic) Proceder à classificação de documentos e assegurar todos os registos e procedimentos contabilísticos;

iid) Verificar as condições legais para a realização de despesas;

iie) Efetuar o acompanhamento e fiscalização da área da tesouraria e das contas bancárias da CIMAL;

iif) Proceder à emissão e envio de cheques;

iig) Colaborar na elaboração dos vencimentos e demais abonos ao pessoal e processar os descontos sociais e legais obrigatórios para as diversas entidades;

iih) Recolher elementos conducentes ao preenchimento de modelos fiscais e do pagamento de impostos e subscrever os respetivos documentos;

iii) Calcular, registar e controlar os pagamentos de verbas relativas a receitas cobradas a terceiros e aos associados;

iij) Desempenhar quaisquer outras tarefas no âmbito das suas atribuições que sejam estabelecidas por lei ou superiormente determinadas.

iii) No domínio da Tesouraria:

iiia) Promover a arrecadação de receitas devidas à CIMAL, ou por ela cobradas com destino a outras entidades;

iiib) Efetuar os pagamentos de acordo com a respetiva ordem, verificando a conformidade legal dos mesmos;

iiic) Manter devidamente escriturados os documentos de tesouraria e cumprir as disposições legais regulamentares aplicáveis;

iiid) Entregar, diariamente, o resumo diário de tesouraria e os documentos de receita e despesa ao responsável da Contabilidade;

iiie) Assegurar os depósitos e o controlo das contas bancárias tituladas pela CIMAL;

iiif) Desempenhar quaisquer outras tarefas no âmbito das suas atribuições que sejam superiormente determinadas.

iv) No domínio de Aprovisionamento e Património:

iva) Assegurar as atividades de aprovisionamento de bens e serviços necessários à execução de atividades e funcionamento dos serviços da CIMAL;

ivb) Desenvolver os procedimentos tendentes à aquisição de bens ou serviços, em conformidade com a legislação em vigor;

ivc) Proceder à gestão racional de stocks em consonância com critérios definidos em articulação com os serviços utilizadores;

ivd) Proceder ao armazenamento e gestão dos bens e ao seu fornecimento aos serviços, mediante requisição;

ive) Proceder à gestão de compras ou dos contratos, nomeadamente quanto a prazos de receção e conferência dos bens entregues e das respetivas guias e faturas;

ivf) Organizar e manter atualizado o sistema de inventário e cadastro patrimonial;

ivg) Assegurar os procedimentos necessários à aquisição, oneração, alienação, abate, controlo e permanente atualização dos registos dos bens patrimoniais da CIMAL;

ivh) Assegurar a gestão dos seguros dos bens móveis e imóveis da CIMAL;

ivi) Desempenhar quaisquer outras tarefas no âmbito das suas atribuições que sejam superiormente determinadas.

v) No domínio do Expediente e Arquivo:

va) A receção, distribuição interna e expedição da correspondência e a divulgação pelos serviços de ordens e diretivas internas;

vb) O registo, classificação e arquivo dos documentos entrados na CIMAL;

vc) Organizar o arquivo tendo em vista a sua operacionalidade e rapidez de resposta às solicitações que forem efetuadas;

vd) Efetuar outros procedimentos administrativos que, neste âmbito, lhe forem superiormente determinados.

vi) No domínio das compras agregadas - Central de Compras:

via) Promover e assegurar a agregação de necessidades de compra das entidades adjudicantes abrangidas pela Central de Compras, incluindo a consolidação do planeamento de necessidades, a análise e normalização de especificações de produtos e serviços a adquirir;

vib) Conduzir processos negociais, no que respeita às categorias de bens e serviços e proceder, quando aplicável, à gestão dos respetivos contratos e relações com fornecedores;

vic) Monitorizar o desempenho da função de compras da CIMAL e avaliar o impacto (poupanças) dos processos de negociação centralizada;

vid) Elaborar e promover normas, regras e procedimentos que simplifiquem e racionalizem os processos de aquisição e aprovisionamento;

vie) Definir critérios de compra e de aquisição de bens e serviços;

vif) Apoiar as áreas de aprovisionamento das entidades adjudicantes abrangidas pela Central de Compras que pretendam desenvolver processos de negociação;

vig) Efetuar outros procedimentos que lhe sejam superiormente determinados.

h) Na área Institucional e de Desenvolvimento:

i) Prestar assessoria e apoio técnico ao desenvolvimento das competências do Conselho Intermunicipal, coadjuvando-o no que se revelar necessário para a prossecução das suas atribuições;

ii) Assessorar o Secretariado Executivo Intermunicipal nos domínios de preparação da sua atuação administrativa e de gestão, recolhendo e tratando a informação necessária;

iii) Promover a divulgação nos serviços, de normas e diretrizes genéricas superiormente aprovadas;

iv) Assegurar a preparação de reuniões dos órgãos e o apoio direto ao seu funcionamento, assim como o respetivo expediente;

v) Assegurar a coordenação das ações de informação e de relações públicas da Comunidade;

vi) Apoiar os serviços na utilização e manutenção dos meios informáticos que tenham à sua disposição, garantindo a sua correta utilização;

vii) Assegurar a gestão e atualização da página eletrónica da CIMAL;

vii) Assegurar a preparação e a realização de projetos e ações de promoção do desenvolvimento económico, social, cultural e ambiental das populações do Alentejo Litoral;

ix) Assegurar o desenvolvimento, acompanhamento e controlo dos projetos e ações no domínio da energia e redes de abastecimento público;

x) Assegurar o desenvolvimento, acompanhamento e controlo de projetos e ações no domínio da mobilidade e transportes;

xi) Executar as tarefas que, no âmbito das suas atribuições, lhes sejam superiormente solicitadas.

Artigo 10.º

Atribuições das Estruturas de Projeto

1 - Podem ser criadas até duas Estruturas de Projeto, adequadas à especificidade da gestão de determinados projetos.

2 - No âmbito do presente regulamento é criada a Estrutura de Projeto Controlo e Gestão da Contratualização, que tem como objetivos genéricos:

a) O planeamento e controlo;

b) A gestão e avaliação de candidaturas;

c) A gestão de pedidos de pagamento;

d) As verificações no local;

e) O apoio jurídico.

3 - Os objetivos específicos das Estruturas de Projeto constam das respetivas fichas de caracterização que constituem a todo o tempo, anexos ao presente Regulamento.

4 - Para efeitos do disposto no número anterior, as alterações efetuadas às fichas consideram-se automaticamente integradas, não sendo necessário proceder à alteração do presente Regulamento.

Secção III

Pessoal

Artigo 11.º

Mapa de Pessoal

O mapa de pessoal da CIMAL é aprovado anualmente por deliberação da AI, sob proposta do CI, nos termos da Lei.

Artigo 12.º

Direção e chefia

1 - Os lugares de direção e chefia são providos de acordo com as regras legais em vigor.

2 - O pessoal de direção e de chefia é responsável perante o Secretariado Executivo Intermunicipal pela orientação do respetivo serviço.

Secção IV

Da Responsabilidade

Artigo 13.º

Sigilo

1 - Sem prejuízo da observância do regime legal de livre acesso dos cidadãos aos documentos da administração pública, os titulares dos órgãos da CIMAL e respetivos mandatários, bem como todo o pessoal, independentemente da natureza jurídica do respetivo vínculo, estão especialmente obrigados a guardar sigilo dos factos vindos ao seu conhecimento por virtude do exercício das suas funções.

2 - A violação do sigilo, quando ilícita, constitui infração para efeitos de responsabilidade disciplinar, independentemente da eventual responsabilidade civil e penal correspondentes.

Artigo 14.º

Infrações

O incumprimento culposo das normas imperativas do presente regulamento, bem como dos regulamentos e normas anexas, constitui para o pessoal da CIMAL infração disciplinar punível nos termos da lei.

CAPÍTULO IV

Disposições Finais e Entrada em Vigor

Artigo 15.º

Norma revogatória

Ficam revogados todos os regulamentos, normas internas, ordens de serviço e despachos anteriores que disponham em sentido contrário ao presente regulamento.

Artigo 16.º

Entrada em vigor

O presente Regulamento Interno Geral entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação em Diário na República.

Aprovado em reunião ordinária do Conselho Intermunicipal, em 15 de abril de 2016.

06-12-2016. - O Presidente do Conselho Intermunicipal, Vítor Manuel Chaves de Caro Proença.

ANEXO I

(ver documento original)

ANEXO II

Ficha de caracterização da Estrutura de Projeto Controlo e Gestão da Contratualização

À Estrutura de Projeto - Controlo e Gestão da Contratualização - Estrutura de Apoio Técnico ao Portugal 2020 compete designadamente:

a) Emitir parecer no âmbito do processo de apreciação da elegibilidade e do mérito das candidaturas, assegurando um processo de seleção em conformidade com os critérios aplicáveis ao Programa Operacional Regional do Alentejo;

b) Assegurar a organização dos processos de candidaturas, relativamente às competências delegadas;

c) Verificar se o beneficiário tem capacidade administrativa, financeira e operacional antes da operação ser aprovada;

d) Acompanhar a realização dos investimentos e a execução das ações e assegurar a interlocução privilegiada com os beneficiários, em todas as fases do ciclo de vida das operações, sem prejuízo dos mecanismos de acompanhamento, controlo, supervisão e interação da Autoridade de Gestão do programa Operacional Regional do Alentejo;

e) Verificar se a operação a selecionar apresenta adequação técnica para a prossecução dos objetivos e finalidades específicas visadas e possui demonstração objetiva da sua viabilidade e sustentabilidade económica e financeira;

f) Verificar a elegibilidade das despesas;

g) Assegurar que os beneficiários mantêm um sistema contabilístico adequado para as transações da operação;

h) Garantir o cumprimento dos normativos aplicáveis, designadamente nos domínios da concorrência, da contratação pública, do ambiente e da igualdade de oportunidades;

i) Proceder às verificações de gestão de modo a garantir a realização efetiva dos produtos e serviços cofinanciados, a obtenção dos resultados definidos quando da aprovação da operação e o pagamento da despesa declarada pelo beneficiário, bem como a sua conformidade com a legislação aplicável, com o Programa Operacional Regional do Alentejo, com as condições de apoio da operação, nos termos estabelecidos no manual de procedimentos;

j) Assegurar que as despesas declaradas cumpriram as regras europeias e nacionais;

k) Avaliar o cumprimento de objetivos e resultados e propor o encerramento financeiro das operações, nos termos definidos no Manual de Procedimentos e nas Orientações Técnicas de Gestão;

l) Manter atualizado o Sistema de Informação, com os dados de cada operação, que sejam necessários para o exercício de monitorização, avaliação, gestão financeira, verificação, acompanhamento de irregularidades e auditoria;

m) Reportar, através dos mecanismos previstos pela Autoridade de Gestão do Programa Operacional Regional do Alentejo, toda a informação física, financeira e estatística necessária para apoiar a elaboração de indicadores de acompanhamento e de estudos de avaliação.

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