Aviso 8396/2002 (2.ª série) - AP. - Regulamento de Inventário e Norma de Controlo Interno do POCAL. - Para os devidos efeitos torna-se pública a norma de controlo interno - Regulamento de Inventário e a norma de controlo interno do POCAL, ambas aprovadas, por unanimidade, pelo executivo da Junta de Freguesia, na reunião de 6 de Março e de 18 de Junho de 2002, respectivamente, e aprovadas pela Assembleia da Freguesia, por unanimidade, na sua reunião de 28 de Junho de 2002.
23 de Agosto 2002. - O Secretário, António Fernando Vasques.
Regulamento de Controlo Interno do POCAL
Artigo 1.º
Objecto
O presente Regulamento tem por objectivo estabelecer as regras, métodos e procedimentos de controlo que permitam o desenvolvimento das actividades de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a integridade dos registos contabilísticos e a preparação atempada de informação financeira fiável.
Artigo 2.º
Âmbito
1 - O presente Regulamento é aplicável a todos os serviços da Junta de Freguesia, sendo gerido e coordenado pelo órgão executivo.
2 - Compete ao órgão executivo o acompanhamento directo da implementação destas normas, bem como a recolha de sugestões, de propostas e contributos, tendo em vista a sua avaliação e revisão.
3 - A proposta de revisão será de, pelo menos, dois em dois anos.
4 - Compete aos funcionários administrativos a execução e cumprimento das normas contidas neste Regulamento, sob orientação hierárquica.
Artigo 3.º
Execução orçamental
O orçamento da freguesia de Ermesinde será executado de harmonia com os princípios e regras previsionais definidos no POCAL.
Artigo 4.º
Limites de disponibilidades em caixa
A importância em numerário existente em caixa, no momento do seu encerramento diário, não deve ultrapassar o limite máximo de Euro 400, devendo o seu remanescente ser depositado em conta da Junta a designar pelo presidente da Junta.
Artigo 5.º
Abertura e movimento de contas bancárias
1 - Compete à Junta de Freguesia, sob proposta do seu presidente, decidir sobre a abertura de contas bancárias tituladas pela Junta de Freguesia de Ermesinde.
2 - As contas bancárias acima previstas são movimentadas com duas assinaturas do presidente e do tesoureiro, podendo, qualquer um deles, ser substituído pelo secretário, em caso de falta ou impedimento legal.
Artigo 6.º
Meio de pagamento
1 - Os pagamentos de valor superior a Euro 100 são obrigatoriamente feitos por cheque ou transferência bancária.
2 - Os pagamentos de salários ou vencimentos aos trabalhadores serão feitos por transferência bancária ou por cheque.
3 - As autorizações de pagamento e respectivos documentos anexos são previamente conferidos pelo responsável pelos serviços administrativos e submetidos a deliberação do executivo, ou despacho do presidente no caso de competências delegadas, sendo assinadas pelo presidente da Junta e tesoureiro ou respectivo substituto legal.
4 - As autorizações de pagamento, cumpridas as formalidades previstas no número anterior, são remetidas aos serviços administrativos para pagamento e demais procedimentos legais.
Artigo 7.º
Guarda de documentos bancários
1 - Os documentos bancários, incluindo os cheques, preenchidos ou não, ficam à guarda do tesoureiro.
2 - Os cheques que venham a ser anulados após a sua emissão, serão arquivados nos serviços administrativos, após inutilização das assinaturas, quando as houver.
Artigo 8.º
Local de cobrança de receitas
Compete aos serviços administrativos proceder à cobrança das receitas.
Artigo 9.º
Contas correntes
Compete aos serviços administrativos manter permanentemente actualizadas as contas correntes referentes às instituições bancárias onde se encontrem contas abertas em nome da Junta de Freguesia de Ermesinde.
Artigo 10.º
Reconciliação bancária
1 - As reconciliações bancárias serão realizadas no final de cada mês, por funcionário designado para o efeito pelo presidente da Junta.
2 - Quando se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias, estas são averiguadas e prontamente regularizadas, se tal se justificar, mediante deliberação do executivo, sob proposta do tesoureiro.
3 - Após cada reconciliação bancária, o tesoureiro e os serviços administrativos analisam a validade dos cheques em trânsito, promovendo o respectivo cancelamento, junto da instituição bancária respectiva nas situações que a justifiquem e efectuando os necessários registos contabilísticos de regularização.
Artigo 11.º
Forma das aquisições
Compete aos serviços administrativos promover a aquisição de todos os bens e produtos, necessários ao funcionamento dos serviços da Junta, com base em requisição externa ou contrato, após a verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente em matéria de realização de despesas públicas com a aquisição de bens e serviços.
Artigo 12.º
Entrega de aquisições
1 - A entrega dos bens é feita no serviço da Junta indicado, onde se procede à conferência física, qualitativa e quantitativa, confrontando-se com as respectivas guias de remessa e requisição externa, na qual é aposto um carimbo de "Conferido" e "Recebido".
2 - Os documentos referidos no número anterior são remetidos aos serviços administrativos que, sendo o caso, promoverá a actualização de existências.
Artigo 13.º
Conferência da factura e pagamento
1 - Nos serviços administrativos são conferidas as facturas com a guia de remessa e a requisição externa.
2 - Uma vez que a situação se encontre perfeitamente regularizada, as facturas, devidamente informadas, serão anexas à ordem de pagamento para o seu pagamento.
Artigo 14.º
Duplicado de facturas
Caso existam facturas com mais de uma via, é aposto nas cópias, de forma clara e evidente, um carimbo de "Duplicado".
Artigo 15.º
Fichas de imobilizado
As fichas de imobilizado são mantidas permanentemente actualizadas pelo funcionário designado para o efeito.
Artigo 16.º
Inventário dos bens duradouros
O inventário patrimonial inclui todos os bens duradouros e equipamentos propriedade da Junta de Freguesia e rege-se pelo respectivo Regulamento.
Artigo 17.º
Abate dos bens
1 - Sempre que, por qualquer motivo, um bem ou equipamento deixe de ter utilidade, deve o funcionário a quem o mesmo esteja afecto ou distribuído comunicar tal facto ao respectivo superior hierárquico.
2 - Se a entidade competente para decidir entender que é esse o procedimento mais adequado será ordenado o abate do bem, remetendo-se o respectivo documento, uma vez despachado, aos serviços administrativos/Sector do Património.
Artigo 18.º
Registo matricial de prédios
1 - Compete aos serviços administrativos a realização semestral de reconciliações entre os registos das fichas e os registos contabilísticos, quanto ao montante das aquisições e das amortizações acumuladas.
2 - Os serviços administrativos realizam, durante o mês de Dezembro de cada ano, a verificação física dos bens do activo imobilizado, conferindo-a com os registos, procedendo-se prontamente à regularização a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.
3 - Em Janeiro de cada ano, os serviços administrativos fornecerão um inventário patrimonial actualizado, com a respectiva imputação a cada serviço ou funcionário.
Artigo 19.º
Responsabilidades pelo uso de bens
1 - Cada funcionário é responsável pelos bens e equipamentos que lhes estejam atribuídos, para o que subscreverá documento de posse no momento da entrega de cada bem ou equipamento.
2 - Relativamente aos bens e equipamentos colectivos, o dever consignado no número anterior é cometido ao responsável pelo sector em que se integram.
Artigo 20.º
Constituição de fundos de maneio
1 - Em caso de reconhecida necessidade poderá ser autorizada a constituição de fundos de maneio, correspondendo a cada um uma parcela orçamental, visando o pagamento de pequenas despesas urgentes e inadiáveis.
2 - Cada um destes fundos tem de ser regularizado no final de cada mês e saldado no fim do ano, não podendo conter, em caso algum, despesas não documentadas.
Artigo 21.º
Normas de controlo do fundo
1 - As normas de constituição e controlo do fundo de maneio constarão de deliberação que aprova o instrumento de gestão financeira.
2 - Da deliberação deverão constar, designadamente:
a) O montante e a rubrica da classificação económica que disponibilizam as dotações necessárias para o efeito;
b) O responsável pela sua posse e utilização;
c) A natureza das despesas a pagar pelo fundo;
d) A sua reconstituição será mensal, contra a entrega de documentos justificativos das despesas;
e) A sua reposição ocorrerá, obrigatoriamente, até ao último dia útil de cada ano.
Artigo 22.º
Violação de normas
A violação das normas estabelecidas no presente Regulamento, sempre que indicie o cometimento de infracção disciplinar, dá lugar a imediata instauração de procedimento competente, nos termos previstos no estatuto disciplinar.
Artigo 23.º
Casos omissos
As dúvidas de interpretação e os casos omissos serão resolvidos por deliberação da Junta de Freguesia, sob proposta do presidente.
Artigo 24.º
Revogação
São revogadas todas as disposições regulamentares na parte que contrariem as regras e os princípios estabelecidos no presente Regulamento.
Artigo 25.º
Organização dos serviços
(ver documento original)
Artigo 26.º
Entrada em vigor
O presente Regulamento entra em vigor no primeiro dia útil, após publicação no Diário da República.
Norma de controlo interno
Para dar cumprimento ao disposto nas alíneas f) do n.º 1 e a) do n.º 5 do artigo 34.º da Lei 169/99, de 18 de Setembro, e tendo em conta a implementação do novo sistema contabilístico (POCAL), aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, com as alterações introduzidas pela Lei 162/99, de 14 de Setembro, e de acordo com o n.º 2 do artigo 10.º do Decreto-Lei 315/2000, as autarquias deverão elaborar o inventário e definir um sistema de controlo interno.
Face a esta legislação, é importante a elaboração de um regulamento que sirva de pilar orientador do património da Junta da Freguesia de Ermesinde, de modo que cada sector conheça a sua competência nessa matéria, por forma a obter-se um adequado controlo de todos os bens móveis e imóveis.
O inventário, suporte para um correcto controlo do património, deverá permanecer constantemente actualizado, de modo a permitir conhecer, a qualquer momento, o estado, o valor, a afectação e a localização dos bens.
Assim, com base nas instruções regulamentadoras do cadastro e inventário dos bens do Estado (CIBE) e respectivo classificador geral, aplicado à administração local, foi elaborado o presente Regulamento.
CAPÍTULO I
Princípios gerais
Artigo 1.º
Âmbito
1 - O presente Regulamento estabelece os princípios gerais de inventário e cadastro, aquisição, registo, seguros, aumento, abatimento, cessão, transferência, avaliação e a gestão do imobilizado corpóreo da freguesia.
2 - Considera-se gestão patrimonial da freguesia a correcta afectação dos bens pelas diversas áreas de gestão, tendo em conta não só as suas necessidades como também a sua melhor utilização, conservação e valorização.
CAPÍTULO II
Inventário e cadastro
Artigo 2.º
Inventário
1 - As etapas que constituem o inventário são as seguintes:
Arrolamento (elaboração de um rol de bens a inventariar);
Classificação (repartição dos bens por diversas classes);
Descrição (características que identificam o bem);
Avaliação (atribuição de um valor ao bem);
Colocação de marcas (colocação de etiquetas, nos bens inventariados, com o código que os identifique).
2 - Para o cumprimento do disposto no número anterior serão elaboradas os seguintes mapas/fichas, que se anexam ao presente Regulamento, de acordo com o n.º 12 do Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro:
1) Registo de imobilizado incorpóreo;
2) Registo de bens imóveis;
3) Registo de equipamento básico;
4) Registo de equipamento de transporte;
5) Registo de ferramentas e utensílios;
6) Registo de equipamento administrativo;
7) Registo de outro imobilizado corpóreo.
3 - As fichas de inventário serão numeradas sequencialmente e ordenadas de acordo com a classificação do POCAL, aplicado às autarquias locais, nomeadamente com a classificação orçamental.
Artigo 3.º
Cadastro
1 - Cada bem arrolado tem uma ficha individual - ficha de cadastro - em que é realizado um registo permanente de todas as ocorrências que sobre este existam, desde a sua aquisição ou produção até ao seu abate.
Artigo 4.º
Regras gerais de inventariação
1 - As regras gerais de inventariação devem obedecer às fases seguintes:
a) Os bens devem manter-se em inventário desde o momento da sua aquisição até ao seu abate, o qual, regra geral, ocorre no final da vida útil;
b) Os bens que evidenciem boas condições de funcionamento e que se encontrem totalmente amortizados deverão ser, sempre que se justifique, objecto de avaliação por parte de uma comissão, a ser nomeada pelo órgão executivo, sendo-lhe fixado um novo período de vida útil;
c) Nos casos em que não seja possível apurar o ano de aquisição dos bens, adopta-se o ano de inventário inicial;
d) A identificação de cada bem faz-se mediante a atribuição de um código correspondente ao classificador geral, um código de actividade (conforme as actividades constantes no orçamento da autarquia) e um número de inventário, sequencial, que será afixado nos próprios bens;
f) As alterações e abates verificados no património serão registados na respectiva ficha.
CAPÍTULO III
Competências
Artigo 5.º
Junta de Freguesia
Compete aos serviços administrativos da Junta:
a) Conhecimento e afectação dos bens da freguesia;
b) Assegurar a gestão e controlo do património;
c) Executar e acompanhar todos os processos de inventariação, aquisição, transferência, abate, permuta e venda de bens móveis e imóveis, mediante as directrizes indicadas pelo executivo;
d) Proceder ao inventário anual;
e) Realizar inventariações periódicas, de acordo com as necessidades do serviço.
Artigo 6.º
Outros sectores
1 - Compete aos outros sectores:
a) O fornecimento de todos os elementos que lhes sejam solicitados pelos serviços administrativos da Junta de Freguesia;
b) Zelar pelo bom estado de conservação dos bens que lhes tenham sido afectos;
c) Informar os serviços administrativos da necessidade de aquisição, transferência, abate, permuta e venda de bens móveis e imóveis;
d) Manter actualizada a folha dos bens pelos quais são responsáveis, mantendo-a afixada em local bem visível na secção onde o bem está afecto;
e) Compete ao responsável pela biblioteca fazer uma listagem dos livros e outras publicações existentes e entregá-la nos serviços administrativos.
CAPÍTULO IV
Aquisição e registo de propriedade
Artigo 7.º
1 - O processo de aquisição dos imóveis da freguesia obedecerá ao regime jurídico em vigor e aos princípios da realização da despesa pública.
2 - O tipo de aquisição dos bens será registado na ficha de inventário de acordo com os códigos seguintes:
01 - Aquisição a título oneroso em estado novo;
02 - Aquisição a título oneroso em estado de uso;
03 - Cessão;
04 - Permuta;
05 - Locação;
06 - Doação;
07 - Outros.
Artigo 8.º
Registo de propriedade
Serão registados todos os bens que por lei estão sujeitos a registo de propriedade, nomeadamente imóveis e veículos.
CAPÍTULO V
Alienação, abate, cessão e transferência
Artigo 9.º
1 - A alienação dos bens pertencentes ao imobilizado será efectuada em hasta pública ou por concurso público.
2 - Será elaborado um auto de venda, onde serão descritos quais os bens alienados e respectivos valores de alienação.
Artigo 10.º
Realização e autorização da alienação
1 - Compete ao executivo da Junta a elaboração da lista de bens a alienar, que classifiquem de dispensáveis.
2 - Só poderão ser alienados bens mediante deliberação do órgão executivo.
3 - A alienação dos bens imóveis superiores a 200 vezes o índice 100 das carreiras de regime geral da função pública carece de autorização da Assembleia de Freguesia.
Artigo 11.º
Abate
1 - As situações que originam o abate são:
01 - Alienação;
02 - Furto, incêndios, extravios;
03 - Cessão;
04 - Declaração de incapacidade do bem;
05 - Troca;
06 - Transferência.
2 - Os abates ao inventário devem constar de acordo com a seguinte tabela:
01 - Alienação a título oneroso;
02 - Alienação a título gratuito;
03 - Furto;
04 - Destruição;
05 - Troca;
06 - Cessão;
07 - Outros.
3 - Nas situações previstas na alínea b) do n.º 1, bastará a certificação por parte da Junta de Freguesia para se proceder ao seu abate.
4 - No caso de incapacidade do bem os serviços administrativos deverão apresentar a proposta ao executivo para o seu abatimento.
Artigo 12.º
Cessão
1 - No caso de cedência de bens a outras entidades, deverá ser lavrado, pela Junta de Freguesia, um auto de cessão.
2 - Só poderão ser cedidos bens mediante deliberação do órgão executivo ou do órgão deliberativo, consoante os valores em causa.
CAPÍTULO VI
Artigo 13.º
Furtos, extravios e incêndios
1 - No caso de se verificarem furtos, extravios ou incêndios, dever-se-á proceder do seguinte modo:
a) Participar às autoridades;
b) Lavrar auto da ocorrência, no qual se descreverão os objectos desaparecidos, indicando os números de inventário.
Artigo 14.º
Furtos e incêndios
1 - Elaboração de um relatório onde serão descritos os números de inventário e os respectivos valores.
Artigo 15.º
Extravios
1 - Compete ao responsável da secção onde se verificar o extravio informar o executivo da Junta de Freguesia do sucedido, sem prejuízo do apuramento de posteriores responsabilidades.
2 - A situação prevista no n.º 1, alínea a), do artigo 13.º só deverá ser efectuada após serem esgotadas todas as possibilidades de resolução interna do caso.
3 - Caso se apure o funcionário responsável pelo extravio do bem, a Junta deverá ser indemnizada de forma que se possa adquirir outro que o substitua, sem prejuízo de instauração de processo disciplinar, se for caso disso.
CAPÍTULO VII
Seguros
Artigo 16.º
Todos os bens móveis da freguesia deverão estar adequadamente assegurados, competindo tal tarefa aos serviços administrativos, sob directrizes do executivo.
CAPÍTULO VIII
Valorização dos bens
Artigo 17.º
1 - Na elaboração do inventário inicial aplicar-se-ão os critérios valorimétricos.
2 - O activo imobilizado deve ser valorizado pelo custo de aquisição ou pelo custo de produção.
3 - O custo de aquisição deve ser determinado adicionando ao preço de compra os gastos suportados directamente para o colocar no local de funcionamento.
4 - O custo de produção deve ser determinado adicionando os custos para o produzir e colocar no local de armazenagem ou funcionamento.
5 - Caso não seja possível aplicar os critérios de valorimetria, os bens assumem valor zero, até serem alvos de uma grande reparação, assumindo então o montante desta.
6 - Os bens de domínio público são incluídos no activo imobilizado da Junta de Freguesia, desde que geridos por si e sob a sua responsabilidade.
CAPÍTULO IX
Disposições e entrada em vigor
Artigo 18.º
Disposições finais
Compete ao órgão executivo a resolução de qualquer situação omissa neste documento.
Artigo 19.º
Entrada em vigor
O presente Regulamento entra em vigor no 1.º dia útil após a publicação no Diário da República.
