Aviso 2106/2002 (2.ª série) - AP. - Para os devidos efeitos se torna público o Regulamento de Inventário e Cadastro do Património Municipal de Aguiar da Beira e a Norma de Sistema de Controlo Interno, aprovados pela Assembleia Municipal em sua sessão de 21 de Dezembro de 2001, sob proposta da Câmara Municipal tomada em sua reunião de 28 de Novembro do mesmo ano.

28 de Dezembro de 2001. - O Presidente da Câmara, Augusto Fernando Andrade.

Regulamento Interno de Inventário e Cadastro Introdução

Face às actuais exigências da gestão municipal e para garantir o papel que os munícipes desempenham na satisfação das necessidades colectivas, é de grande importância a elaboração de um regulamento interno de gestão patrimonial e a garantia da actualização contínua e sistemática do inventário dos bens do município.

Para dar cumprimento ao disposto no artigo 68.º, n.º 1, alínea c), e no n.º 2, alíneas h) e i), da Lei 169/99, e dado que não existe legislação específica que regulamente o património imobilizado do município, procedeu-se à elaboração do presente Regulamento a partir de, entre outros, normativos legais aplicáveis ao património do Estado com a introdução das alterações consideradas necessárias para uma melhor adequação à realidade patrimonial do município.

O presente Regulamento Interno tem como objectivo principal a implementação e definição de forma sistematizada dos mecanismos, circuitos e metodologias de procedimento respeitante a todos os bens do património municipal.

Por outro lado, o controlo do património imobilizado do município também encontra suporte na elaboração de um inventário permanentemente actualizado de modo a permitir recolher informação, em qualquer momento, sobre o estado, o valor, a afectação, e a localização dos bens.

O inventário permite, assim, obter uma avaliação global dos bens do município, de modo a que se implemente um adequado sistema de informação contabilista e um eficiente sistema de controlo interno.

A implementação e execução deste Regulamento vem dar cumprimento ao estabelecido no POCAL (Plano de Contas para as Autarquias Locais), bem como permitir a elaboração das peças financeiras de execução obrigatória com a entrada em vigor do novo regime contabilístico.

CAPÍTULO I

Princípios gerais

Artigo 1.º

Âmbito de aplicação 1 - O inventário e cadastro do património municipal compreende todos os bens, direitos e obrigações constitutivos do mesmo.

2 - Os bens sujeitos ao inventário e cadastro compreendem, para além dos bens do domínio privado de que o município é titular, todos os bens de domínio público de que seja responsável pela sua administração ou controlo, estejam ou não afectos à sua actividade operacional.

Artigo 2.º

Objectivos

1 - O presente Regulamento Interno estabelece os princípios gerais de inventário e cadastro, aquisição, alienação, registo, seguros, abatimentos, reavaliações, cessão, transferência, avaliação e gestão de bens móveis e imóveis do município, adiante designado como activo imobilizado, assim como as competências dos diversos serviços municipais envolvidos na prossecução destes objectivos.

2 - Considera-se gestão patrimonial do município nomeadamente a correcta afecção dos bens pelas diversas divisões municipais, tendo em conta não só as necessidades dos mesmos, como também a sua melhor utilização e conservação.

CAPÍTULO II

Do inventário e cadastro

Artigo 3.º

Inventariação 1 - A inventariação compreende as seguintes operações:

Arrolamento - elaboração de uma listagem discriminada dos elementos patrimoniais a inventariar;

Classificação - agrupamento dos elementos patrimoniais nas diversas classes, tendo por base para os bens, o seu código de classificação;

Descrição - para evidenciar as características, qualidade e quantidade de cada elemento patrimonial, de modo a possibilitar a sua identificação;

Avaliação - atribuição de um valor a cada elemento patrimonial de acordo com os critérios de valorimetria aplicáveis.

2 - Os elementos a utilizar na gestão e controlo dos bens patrimoniais são:

Fichas de inventário;

Código de classificação;

Mapas de inventário;

Conta patrimonial.

3 - Os documentos referidos no número anterior podem ser elaborados e mantidos actualizados mediante suporte informático.

Artigo 4.º

Fichas de inventário

1 - Para cumprimento do disposto no n.º 1 do artigo 3.º, serão elaborados os seguintes mapas:

Mapas de registo do imobilizado corpóreo:

Mapa de registo de terrenos e recursos naturais.

Mapas de registo de edifícios e outras construções:

Edifícios:

Mapa de registo de escolas;

Mapa do registo de mercados e instalações de fiscalização sanitária;

Mapa do registo de outros edifícios.

Outras construções:

Mapa de registo de viadutos, arruamentos e obras complementares;

Mapa de registo de captação, tratamento e distribuição de água;

Mapa de registo de infra-estruturas para tratamento de resíduos;

Mapa de registo de parques e jardins;

Mapa de registo de viação rural;

Mapa de registo de infra-estruturas para distribuição de energia eléctrica;

Mapa de registo de instalações desportivas e recreativas;

Mapa de registo de construções para sinalização de trânsito;

Mapa de registo de cemitérios.

Bens móveis:

Mapa de registo de equipamento básico;

Mapa de registo de equipamento de transporte;

Mapa de registo de ferramentas e utensílios;

Mapa de registo de equipamento administrativo;

Mapa de registo de taras e vasilhames;

Mapa de registo de outras imobilizações corpóreas.

2 - Constituem documentos obrigatórios de registo de inventário do património as fichas respeitantes aos seguintes bens:

Imobilizado incorpóreo (I-1);

Bens imóveis (I-2);

Equipamento básico (I-3);

Equipamento de transporte (I-4);

Ferramentas e utensílios (I-5);

Equipamento administrativo (I-6);

Taras e vasilhame (I-7);

Outro imobilizado corpóreo (I-8);

Partes de capital (I-9);

Títulos (I-10);

Existências (I-11).

3 - Às fichas referidas no número anterior corresponde, para cada bem aí registado, uma ficha cadastral com a mesma referência.

Artigo 5.º

Código de classificação dos bens

1 - Na elaboração das fichas a que alude o número anterior, o código de classificação de bem representa a respectiva identificação e é constituído por dois campos, correspondendo o primeiro ao número de inventário e o segundo à classificação do POCAL.

2 - A estrutura do número de inventário compõe-se do código da classe do bem, do código do tipo de bem, do código do bem e do número sequencial, conforme o classificador geral aprovado pela Portaria 378/94, de 16 de Junho, relativo ao cadastro e inventário dos bens móveis do Estado, designadamente equipamento básico, de transporte, ferramentas e utensílios, equipamento administrativo e taras e vasilhame, bem como do código de actividade a que alude o artigo 7.º do presente Regulamento.

3 - O número sequencial deve ser ordenado por tipo de bem, salvo no caso das fichas de existências, em que este sub-campo se destina ao código utilizado na gestão dos stocks.

4-No número de inventário, os sub-campos destinados a inscrever os códigos da classe, do tipo de bem e do bem serão preenchidos a zeros, quando o bem a inventariar não for um bem móvel.

5 - A classificação do POCAL compreende, pela ordem apresentada, os códigos da classificação funcional, da classificação económica e da classificação orçamental e patrimonial.

6 - Quando o código da classificação funcional não for identificável, o sub-campo correspondente preenche-se com zeros.

Artigo 6.º

Regras gerais de inventariação

1 - As regras gerais de inventariação a prosseguir são as seguintes:

a) Os bens devem manter-se em inventário desde o momento da sua aquisição, até ao seu abate;

b) A identificação de cada bem faz-se nos termos do disposto no artigo 5.º do presente Regulamento;

c) As alterações e abates verificadas no património serão objecto de registo na respectiva ficha de inventário;

d) Todo o processo de inventário e respectivo controlo deverá ser efectuado através de meios informáticos adequados.

2 - No âmbito da gestão dinâmica do património e posteriormente à elaboração do inventário inicial e respectiva avaliação, deverão ser adoptados os seguintes procedimentos:

As fichas do inventário são mantidas permanentemente actualizadas;

As fichas do inventário são agregadas nos livros de inventário do imobilizado, de títulos e de existências;

A realização de reconciliações entre os registos das fichas do imobilizado e os registos contabilísticos quanto aos montantes de aquisições e das amortizações acumuladas;

Se efectue a verificação física periódica dos bens do activo imobilizado e de existências, podendo utilizar-se, para estas últimas, testes de amostragem, e se confira com os registos, procedendo-se prontamente à regularização a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.

Artigo 7.º

Identificação dos bens

1 - No bem será impresso ou colado o número de inventário.

2 - O código de actividade identifica o Departamento e a divisão/repartição/secção/sector, aos quais os bens estão afectos, de acordo com a codificação a estabelecer nos termos do organograma em vigor.

CAPÍTULO III

Das competências

Artigo 8.º

Serviço de Património

Compete ao serviço responsável pelo património:

a) Promover e coordenar o levantamento e a sistematização da informação que assegure o conhecimento de todos os bens do município e respectiva localização;

b) Assegurar a gestão e controlo do património, incluindo a coordenação do processamento das folhas de carga, entrega de um exemplar das mesmas ao serviço ou sector a quem os bens estão afectos, para afixação, bem como a implementação de controlos sistemáticos entre as folhas de carga, as fichas e os mapas de inventário;

c) Desenvolver e acompanhar todos os processos de inventariação, aquisição, transferência, abate, permuta e venda de bens móveis e imóveis, atentas as regras estabelecidas no POCAL e demais legislação aplicável;

d) Coordenar e controlar a atribuição dos números de inventário, o qual não deve ser dado a outro bem, mesmo depois de abatido ao efectivo;

e) Manter actualizado os registos e inscrições matriciais dos prédios urbanos e rústicos, bem como de todos os demais bens que, por lei, estão sujeitos a registo;

f) Proceder ao inventário anual;

g) Realizar verificações físicas periódicas e parciais, de acordo com as necessidades do serviço e em cumprimento do plano anual de acompanhamento e controlo que deve propor ao órgão executivo;

h) Colaborar e cooperar com todos os serviços municipais, recolher e analisar os contributos que visem um melhor desempenho do serviço.

Artigo 9.º

Comissão de avaliação

1 - Compete à Comissão de Avaliação Pluridisciplinar de Inventário e Cadastro, entre outras a seguinte atribuição: valorizar, de acordo com os critérios de valorimetria fixados no POCAL, os bens do imobilizado de domínio público e privado, bem como as existências, as dívidas de e a terceiros e as disponibilidades.

2 - A Comissão de Avaliação Pluridisciplinar deve integrar, se possível, vários especialistas, englobando, pelo menos, as áreas do direito, da economia e gestão e da engenharia.

3 - Caso o quadro de pessoal da autarquia não comporte as áreas de especialização previstas no item anterior, poder-se-á recorrer a especialistas externos que demonstrem possuir experiência na matéria ou à aquisição de outros serviços a terceiros.

Artigo 10.º

Outros serviços municipais

1 - Compete, em geral, aos demais serviços municipais, entre outras, as seguintes atribuições:

a) Disponibilizar todos os elementos ou informações que lhe sejam solicitados pelo Serviço de Património;

b) Zelar pelo bom estado de conservação e manutenção dos bens afectos;

c) Manter afixada em local bem visível e actualizada, mediante conferência física permanente, o duplicado da folha de carga, dos bens pelos quais são responsáveis, cujo original fica arquivado no Serviço de Património;

d) Informar o Serviço de Património aquando da aquisição, transferência, abate, troca, cessão e eliminação de bens.

2 - Entende-se por folha de carga o documento onde são inscritos todos os bens existentes numa secção, serviço, sala, etc.

3 - Compete ainda aos responsáveis dos seguintes serviços municipais:

a) Notariado - fornecer ao Serviço de Património cópia de todas as escrituras celebradas (compra e venda, permuta, cessão, doação, etc.), bem como dos contratos de empreitadas e fornecimento de bens e serviços;

b) Secção de Obras - fornecer cópia dos alvarás de loteamento acompanhados de planta síntese, donde conste as áreas de cedência para os domínios privado e público;

c) Aprovisionamento/contabilidade - fornecer ao Serviço de Património cópia de todas as requisições de imobilizado;

d) Contabilidade/obras municipais - fornecer a conta final das empreitadas ao Serviço de Património;

e) Biblioteca, museu e arquivo municipais, Sector de Contadores, etc. - efectuar o inventário directo dos bens à sua guarda e fornecer o respectivo resumo ao Serviço de Património.

4 - As áreas e prédios objecto de cedência devem evidenciar as respectivas medidas e confrontações, bem como devem ser delimitados com marcos, nos termos da lei em vigor.

5 - Incluem-se no imobilizado, todos os bens detidos com continuidade ou permanência e que não se destinem a ser vendidos ou transformados no decurso normal das operações da entidade, quer sejam de sua propriedade, incluindo os bens de domínio público, quer estejam em regime de locação financeira.

Artigo 11.º

Da guarda e conservação de bens

O responsável de cada bem deve zelar pela guarda e conservação do mesmo devendo participar superiormente qualquer desaparecimento de bens, bem como qualquer relacionado com o seu estado operacional ou de conservação, sem prejuízo eventual apuramento de responsabilidades eventual

2 - A necessidade de reparação ou conservação deve ser comunicada ao serviço de património que promoverá as diligências necessárias.

3 - Deverá ser participado superiormente a sua incorrecta utilização ou descaminho, independentemente do responsável ter sido o seu utilizador regular ou não, e do apuramento posterior de responsabilidades.

CAPÍTULO IV

Da aquisição e registo de propriedade

Artigo 12.º

Aquisição

1 - O processo de aquisição dos bens do município obedecerá ao regime jurídico e aos princípios gerais de realização de despesas em vigor, bem como aos métodos e procedimentos de controlo interno estabelecidos no POCAL.

2 - O tipo de aquisição dos bens será registado na ficha de inventário, de acordo com os seguintes códigos:

01 - Aquisição a título oneroso em estado de novo;

02 - Aquisição a título oneroso em estado de uso;

03 - Cessão;

04 - Produção em oficinas próprias;

05 - Transferência;

06 - Troca;

07 - Locação;

08 - Doação;

[..]

99 - Outros.

3 - Após verificação do bem, deverá ser elaborada ficha para identificação do mesmo, a qual deverá conter informação julgada adequada à sua identificação, e ser remetida ao Serviço de Património.

Artigo 13.º

Registo de propriedade

1 - O registo define o propriedade do bem, implicando a sua inexistência a impossibilidade de alienação do bem.

2 - Os bens sujeitos o registo são, além de todos os bens imóveis, os veículos automóveis e reboques.

3 - Estão ainda sujeitos a registo todos os factos, acções e decisões previstos nos artigos 11.º e 12.º do Decreto-Lei 277/95, de 25 de Outubro, e demais legislação aplicável.

Artigo 14.º

Formas de alienação

1 - A alienação dos bens pertencentes ao imobilizado será efectuada em hasta pública, através de concurso público ou por ajuste quando norma regulamentar ou deliberação expressamente o preveja em estreita conformidade com as disposições legais enquadradas da matéria.

2 - De acordo com a lei, a alienação de bens móveis poderá ser realizada por negociação directa quando:

O adquirente for uma pessoa colectiva de direito público;

Em casos de urgência devidamente fundamentados;

Quando se presuma que das formas previstas no número anterior resulte melhor preço;

Quando não tenha sido possível alienar por qualquer dos formas previstas no número anterior.

3 - Será elaborado um auto de venda, onde serão descritos quais os bens alienados e respectivos valores de alienação (anexo 1).

Artigo 15.º

Autorização de alienação

1 - Compete ao Serviço de Património a alienação dos bens que sejam classificados de dispensáveis.

2 - Só poderão ser alienados bens mediante deliberação da Câmara Municipal tomada nos termos da alínea f) do n.º 1 do artigo 64.º da Lei 169/99, de 18 de Setembro, ou mediante deliberação da Assembleia Municipal sob proposta da Câmara Municipal nos termos da alínea i) do n.º 2 do artigo 53.º do citado diploma.

Artigo 16.º

Abate

1 - As situações susceptíveis de originarem abates, de acordo com as deliberações dos órgãos executivo ou deliberativo ou, despachos do presidente da Câmara ou seu substituto são as seguintes:

a) Alienação;

b) Furtos, extravios e roubos;

c) Destruição;

d) Cessão;

e) Declaração de incapacidade do bem;

f) Troca;

g) Transferência;

h) Incêndios.

2 - Os abates de bens ao inventário deverão constar da ficha de inventário, de acordo com a seguinte tabela:

01 - Alienação a título oneroso;

02 - Alienação a título gratuito;

03 - Furto/roubo;

04 - Destruição;

05 - Transferência;

06 - Troca;

[...]

99 - Outros.

3 - Quando se tratar de alienação, o abate só será registado com a respectiva escritura de compra e venda.

4 - Nos casos de furtos, extravios e roubos ou de incêndios, bastará a certificação por parte do Serviço de Património para se poder proceder ao seu abate, sem prejuízo de comunicação da ocorrência à autoridade policial competente.

5 - No caso de abatimentos por incapacidade do bem, deverão ser os serviços responsáveis a apresentar a correspondente proposta ao Serviço de Património.

6 - Sempre que o bem seja considerado obsoleto, deteriorado ou depreciado, deverá ser elaborado um auto de abate, passando a constituir sucata ou mono (anexo V).

Artigo 17.º

Cessão

1 - No caso de cedência de bens a outras entidades deverá ser lavrado um auto de cessão, (anexo II) pelo Serviço de Patri-mónio.

2 - Só poderão ser cedidos bens mediante deliberação do órgão executivo ou do órgão deliberativo, consoante os valores em causa, atentas as normas e legislação aplicáveis.

Artigo 18.º

Afectação e transferência

1 - Os bens móveis são afectos aos serviços municipais utilizadores, de acordo com despacho do presidente da Câmara Municipal ou seu substituto, acrescendo à folha de carga respectiva.

2 - A transferência de bens móveis entre gabinetes, salas, secções, divisões, departamentos, etc., só poderá ser efectuada mediante autorização do presidente da Câmara ou seu substituto.

3 - No caso de transferência de bens será lavrado o respectivo auto de transferência, da responsabilidade do cedente, o qual deve encaminhá-lo para o Serviço de Património (anexo III).

4 - Só são incluídos no activo imobilizado os bens de domínio público pelos quais o município seja responsável pela sua administração ou controlo, estejam ou não afectos à sua actividade operacional.

CAPÍTULO VI

Furtos, roubos, incêndios e extravios

Artigo 19.º

Regra geral

No caso de se verificarem furtos, roubos, extravios ou incêndios, dever-se-á proceder do seguinte modo:

Participar às autoridades;

Lavrar auto de ocorrência, no qual se descreverão os objectos desaparecidos ou destruídos, indicando os respectivos números de inventário e respectivos valores constantes da ficha de inventário, devidamente actualizados (anexo IV).

Artigo 20.º

Furtos, roubos e incêndios

1 - Compete ao responsável pela secção onde se verificar o furto, roubo ou incêndio, com a colaboração do Serviço de Património deverá elaborar um relatório no qual serão descritos os números de inventário e respectivos valores dos objectos desaparecidos.

2 - O relatório e o auto de ocorrência serão remetidos à Secção de Pessoal e Contabilidade para proceder ao abate contabilístico.

Artigo 21.º

Extravios

1 - Compete ao responsável da secção onde se verificar o extravio, informar o Serviço de Património do sucedido, sem prejuízo do apuramento de posteriores responsabilidades.

2 - A situação prevista na alínea no n.º 1 do artigo 15.º, só deverá ser efectuada, após se terem esgotadas todas as possibilidades de resolução interna do caso.

3 - Caso se apure o funcionário responsável pelo extravio do bem, o município deverá ser indemnizado, de forma a que se possa adquirir outro, que o substitua.

CAPÍTULO VII

Dos seguros

Artigo 22.º

Seguros

Os seguros dos bens móveis e imóveis do município, exceptuando aqueles que, por força da lei deverão estar seguidas, dependerão de deliberação do executivo municipal.

CAPÍTULO VIII

Da valorização do imobilizado

Artigo 23.º

Valorização do imobilizado

1 - O activo imobilizado deve ser valorizado pelo custo de aquisição ou pelo custo de produção. Quando os respectivos elementos tiverem uma vida útil limitada, ficam sujeitos a uma amortização sistemática durante esse período.

2 - O custo de aquisição e o custo de produção dos elementos do activo imobilizado devem ser determinados de acordo com as seguintes definições:

2.1 - O custo de aquisição de um é dado pelo respectivo preço de compra adicionado aos gastos suportados directamente para o colocar no seu estado actual e local de funcionamento.

2.2 - Entende-se por custo de produção de um bem a soma dos custos directos suportados para produzir, colocar no estado em que se encontra e no local de armazenagem.

2.3 - Entende-se por custos directos a soma dos custos com a mão-de-obra, matérias-primas e outros materiais directamente consumidos e de outros gastos gerais de fabrico.

3 - As imobilizações corpóreas podem ser consideradas no activo por uma quantidade e por um valor fixo desde que simultaneamente se satisfaçam as seguintes condições:

a) Sejam frequentemente renovados;

b) Representam um valor global de reduzida importância para a entidade;

c) Não haja variação sensível na sua quantidade, no seu valor e na sua composição.

4 - O imobilizado doado deverá constar no activo da autarquia pelo valor que se obteria se fosse objecto de transacção.

5 - Relativamente ainda à valorização do imobilizado corpóreo já existente à data da realização do inventário inicial, deverão ser adoptados os seguintes procedimentos:

a) Na elaboração do inventário inicial aplicar-se-ão os critérios valorimétricos;

b) As imobilizações, cujo o custo de aquisição ou de produção não seja conhecido, são valorizados de acordo com os critérios definidos pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro;

c) Os bens que à data do inventário estiverem totalmente amortizados e se encontrem em boas condições de funcionamento deverão ser objecto de avaliação pela comissão fixando-se-lhe um novo período de vida útil esperado;

d) Os bens que à data do inventário inicial não estejam totalmente amortizados deverão ser objecto de reavaliação mediante a aplicação dos coeficientes de desvalorização monetária, fixando-se-lhe um novo período de vida útil esperado conforme o tipo e o estado do bem.

Artigo 24.º

Reintegrações e amortizações

1 - Quando os elementos do activo imobilizado tiverem uma vida útil limitada ficam sujeitos a uma amortização sistemática durante esse período, sem prejuízo das excepções expressamente consignadas no presente regulamento ou no POCAL.

2 - O método para o cálculo das amortizações do exercício é o das quotas constantes devendo as alterações a esta regra ser explicitadas nas notas ao balanço e à demonstração de resultados dos anexo às demonstrações financeiras.

3 - Para efeitos de aplicação do método das quotas constantes, a quota anual de amortização determina-se aplicando aos montantes dos elementos do activo imobilizado em funcionamento as taxas de amortização definidas na lei.

4 - O valor unitário e as condições em que os elementos do activo imobilizado sujeitos a depreciação ou a deperecimento possam ser amortizados num só exercício, são os definidos na lei.

Artigo 25.º

Alteração do valor

1 - Todos os bens susceptíveis de alteração do valor, sujeitados ou não às regras de amortização, devem constar do inventário pelo seu valor actualizado.

2 - No caso de existência de grandes reparações, beneficiações, valorizações ou desvalorizações, excepcionais, por razões inerentes ao próprio bem ou por variação do seu preço de mercado, estes deverão ser evidenciados no mapa e na ficha cadastral através da designação:

GR - grandes reparações ou de beneficiações;

DE - desvalorizações excepcionais;

VE - valorizações excepcionais.

CAPÍTULO IX

Da valorização das existências, das dívidas de e a terceiros e das disponibilidades

Artigo 26.º

Da valorização das existências

1 - As existências são valorizadas ao custo de aquisição ou ao custo de produção, sem prejuízo das excepções adiante consideradas.

2 - O custo de aquisição e o custo de produção das existências devem ser determinados de acordo com as definições adoptadas para o imobilizado.

3 - Se o custo de aquisição ou custo de produção for superior ao preço de mercado, será este o utilizado.

4 - Quando, na data do balanço, haja obsolescência, deterioração física parcial, quebra de preços, bem como outros factores análogos, deverá ser utilizado o critério referido no n.º 3 do presente artigo.

5 - Os subprodutos, desperdícios, resíduos e refugos são valorizados, na falta de critério mais adequado, pelo valor realizável líquido.

6 - Entende-se como preço de mercado o custo de reposição ou o valor realizável líquido, conforme se trate de bens adquiridos para a produção ou de bens para venda.

7 - Entende-se como custo de reposição de um bem o que a entidade teria de suportar para o substituir nas mesmas condições, qualidade, quantidade e locais de aquisição e utilização.

8 - Considera-se como valor realizável líquido de um bem o seu esperado preço de venda deduzido dos necessários custos previsíveis de acabamento e venda.

9 - Relativamente às situações previstas nos n.os 3 e 4 do presente artigo, as diferenças serão expressas pela provisão para depreciação de existências, a qual será reduzida ou anulada quando deixarem de existir os motivos que a originaram.

10 - Os métodos de custeio das saídas de armazém a adoptar são o custo específico ou o custo médio ponderado.

11 - Nas actividades de carácter plurianual, designadamente construção de estradas, barragens e pontes, os produtos e trabalhos em curso podem ser valorizados, no fim do exercício, pelo método da percentagem de acabamento ou, alternativamente, mediante a manutenção dos respectivos custos até ao acabamento.

12 - A percentagem de acabamento de uma obra corresponde ao seu nível de execução global e é dada pela relação entre o total dos custos incorridos e a soma deste com os estimados para completar a sua execução.

Artigo 27.º

Da valorização das dívidas de e a terceiros

1 - As dívidas de e a terceiros são expressas pelas importâncias constantes dos documentos que as titulam.

As dívidas de e a terceiros em moeda estrangeira são registadas, ao câmbio da data considerada para a operação, salvo se o câmbio estiver fixado pelas partes ou garantido por uma terceira entidade.

Artigo 28.º

Da valorização das disponibilidades

1 - As disponibilidades de caixa e depósitos em instituições financeiras são expressas pelos montantes dos meios de pagamento e dos saldos de todas as contas de depósito respectivamente.

2 - As disponibilidades em moeda estrangeira são expressas no balanço ao câmbio em vigor na data a que ele se reporta.

3 - Os títulos negociáveis e as outras aplicações de tesouraria são expressos no balanço pelo seu custo de aquisição (preço de compra acrescido dos gastos de compras).

4 - Se o custo de aquisição for superior ao preço de mercado será este o utilizado.

CAPÍTULO X

Das disposições finais e entrada em vigor

Artigo 29.º

Disposições finais e transitórias

1 - Compete à Câmara Municipal a resolução de qualquer situação omissa neste Regulamento Interno.

2 - São revogadas todas as disposições regulamentares contrárias ao presente Regulamento Interno.

Artigo 30.º

Entrada em vigor

O presente Regulamento Interno entra em vigor após aprovação pelo órgão executivo.

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ANEXO I

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ANEXO II

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ANEXO III

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ANEXO IV

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ANEXO V

(ver documento original)

Sistema de Controlo Interno

Preâmbulo

I

O Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL), aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, consubstancia a reforma da administração financeira e das contas públicas no sector da administração autárquica, tendo em vista o facto de se tornar indispensável o conhecimento integral e rigoroso da composição do património autárquico para que seja possível maximizar o seu contributo para o desenvolvimento das diversas localidades.

Como se conclui da leitura do preâmbulo do citado diploma legal, o principal objectivo do POCAL é a criação de condições para a integração consistente da contabilidade orçamental, patrimonial e de custos numa contabilidade pública moderna, que constitua um instrumento fundamental de apoio à gestão das autarquias locais.

E isto, por forma a permitir o controlo financeiro e a disponibilização de informação para os órgãos autárquicos, o estabelecimento de regras e procedimentos específicos para a execução orçamental e modificação dos documentos previsionais, uma execução orçamental que terá em consideração os princípios da mais racional utilização das dotações e da melhor gestão de tesouraria, uma melhor uniformização de critérios de previsão, a obtenção expedita dos elementos indispensáveis ao cálculo dos agregados relevantes da contabilidade nacional e a disponibilização de informação sobre a situação patrimonial de cada autarquia local.

II

O prosseguimento dos desideratos enunciados no ponto I passa, necessariamente, pela implementação do sistema de controlo interno. Tal como consta do diploma, em execução do que se estabelece no presente normativo, os métodos e procedimentos de controlo visam os seguintes objectivos:

a) A salvaguarda da legalidade e regularidade no que respeita à elaboração, execução e modificação dos documentos previsionais, à elaboração das demonstrações financeiras e ao sistema contabilístico;

b) O cumprimento das deliberações dos órgãos e das decisões dos respectivos titulares;

c) A salvaguarda do património;

d) A aprovação e controlo de documentos;

e) A exactidão e integridade dos registos contabilísticos e, bem assim, a garantia da fiabilidade da informação produzida;

f) O incremento da eficiência das operações;

g) A adequada utilização dos fundos e o cumprimento dos limites legais à assunção de encargos;

h) O controlo das aplicações e do ambiente informático;

i) A transparência e a concorrência no âmbito dos mercados públicos;

j) O registo oportuno das operações pela quantia correcta, nos documentos e livros apropriados e no período contabilístico a que respeitam, de acordo com as decisões de gestão e no respeito das normas legais. O sistema de controlo interno, que constitui uma das grandes inovações do POCAL, deverá englobar o plano de organização, políticas, métodos e procedimentos de controlo, bem como todos os demais métodos e procedimentos susceptíveis de contribuir para assegurar o desenvolvimento das actividades de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação financeira fiável.

III

A elaboração de um tal documento carece de um estudo e desenvolvimento profundos, por forma a abarcar todos os aspectos que no mesmo devem ser tratados.

Porém, tornando-se necessário implementar, desde já, um conjunto de regras essenciais, apresenta-se agora um documento, apenas e só, o estritamente indispensável sistema de controlo interno, reservando, para tratamento futuro, as demais matérias que devem ser englobadas na estrutura orgânica, inter-relacionando os actos administrativos de vários serviços em sequências lógicas e eficazes.

CAPÍTULO I

Disposições gerais

Artigo 1.º

O presente sistema de controlo interno visa estabelecer um conjunto de regras definidoras de políticas e procedimentos de controlo que permitem assegurar o desenvolvimento das actividades atinentes à evolução patrimonial, de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação financeira fiável.

Artigo 2.º

O presente sistema é aplicável a todos os serviços da autarquia.

Artigo 3.º

Compete às divisões municipais e, na ausência das mesmas, às secções respectivas implementar o cumprimento das normas definidas no presente sistema e os preceitos legais em vigor.

Artigo 4.º

1 - A Divisão Administrativa e Financeira reunirá contributos das respectivas secções decorrentes das presentes normas, nas suas atribuições de acompanhamento e avaliação permanente do presente sistema.

2 - Aqueles contributos sustentarão a proposta de revisão e actualização que a divisão administrativa e financeira remeterá à apreciação da presidência, pelo menos, de dois em dois anos, que, se assim o entender, submeterá a decisão do órgão executivo.

CAPÍTULO II

Princípios e regras

Artigo 5.º

Na elaboração e execução do orçamento das autarquias locais devem ser seguidos os seguintes princípios orçamentais:

a) Princípio da independência - a elaboração, aprovação e execução do orçamento das autarquias locais é independente do Orçamento do Estado;

b) Princípio da anualidade - os montantes previstos no orçamento são anuais, coincidindo o ano económico com o ano civil;

c) Princípio da unidade - o orçamento das autarquias locais é único;

d) Princípio da universalidade - o orçamento compreende todas as despesas e receitas;

e) Princípio do equilíbrio - o orçamento prevê os recursos necessários para cobrir todas as despesas, e as receitas correntes devem ser pelo menos iguais às despesas correntes;

f) Princípio da especificação - o orçamento discrimina suficientemente todas as despesas e receitas nele previstas;

g) Princípio de não consignação - o produto de quaisquer receitas não pode ser afecto à cobertura de determinadas despesas, salvo quando essa afectação for permitida por lei;

h) Princípio da não consignação - todas as despesas e receitas são inscritas pela sua importância integral, sem deduções de qualquer natureza.

Artigo 6.º

A aplicação dos princípios contabilísticos fundamentais a seguir formulados deve conduzir à obtenção de uma imagem verdadeira e apropriada da situação financeira, dos resultados e da execução orçamental da entidade:

a) Princípio da entidade contabilística - constitui entidade contabilística todo o ente público ou de direito privado que esteja obrigado a elaborar e apresentar contas de acordo com o presente plano. Quando as estruturas organizativas e as necessidades globais de gestão e informação o requeiram, podem ser criadas subentidades contabilísticas, desde que esteja devidamente assegurada a coordenação com o sistema central;

b) Princípio da continuidade - considera-se que a entidade opera continuadamente, com duração ilimitada;

c) Princípio da consistência - considera-se que a entidade não altera as suas políticas contabilísticas de um exercício para o outro. Se o fizer e a alteração tiver efeitos materialmente relevantes, esta deve ser referida de acordo com o anexo às demonstrações financeiras;

d) Princípio da especialização (ou do acréscimo) - os proveitos e os custos são reconhecidos quando obtidos ou incorridos, independentemente do seu recebimento ou pagamento, devendo incluir-se nas demonstrações financeiras dos períodos a que respeitem;

e) Princípio do custo histórico - os registos contabilísticos devem basear-se em custos de aquisição ou de produção;

f) Princípio da prudência - significa que é possível integrar nas contas um grau de precaução ao fazer as estimativas exigidas em condições de incerteza sem, contudo, permitir a criação de reservas ocultas de provisões excessivas ou a deliberada quantificação de activos e proveitos por defeito ou de passivos e custos por excesso;

g) Princípio da materialidade - as demonstrações financeiras devem evidenciar todos os elementos que sejam relevantes e que possam afectar avaliações ou decisões dos órgãos das autarquias locais e dos interesses em geral;

h) Princípio da não compensação - os elementos das rubricas do activo e do passivo (balanço), dos custos e perdas e de proveitos e ganhos (demonstrações de resultados) são apresentados em separado, não podendo ser compensados.

Artigo 7.º

A elaboração do orçamento das autarquias locais deve obedecer às seguintes regras previsionais:

a) As importâncias relativas aos impostos, taxas e tarifas a inscrever no orçamento, que possuam registos históricos relativos aos últimos 24 meses não podem ser superiores à média aritmética das cobranças efectuadas nos últimos 24 meses que precedem o mês da sua elaboração;

b) As importâncias relativas às transferências correntes e de capital só podem ser consideradas no orçamento em conformidade com a efectiva atribuição pela entidade competente;

c) Sem prejuízo do disposto na alínea anterior, as importâncias relativas às transferências financeiras, a título de repartição dos recursos públicos do Orçamento do Estado, a considerar no orçamento aprovado, devem ser as constantes do Orçamento do Estado em vigor até à publicação do Orçamento do Estado para o ano a que ele respeita.

d) As importâncias relativas aos empréstimos só podem ser consideradas nos orçamentos depois da sua contratação, independentemente da eficácia do respectivo contrato;

e) As importâncias previstas para despesas com o pessoal devem ter em conta apenas o pessoal que ocupe lugares do quadro, requisitado e em comissão de serviço ou contratado a termo certo, bem como aquele cujos contratos ou abertura de concurso para ingresso ou acesso estejam devidamente aprovados no momento da elaboração do orçamento;

f) No orçamento inicial, as importâncias a considerar nas rubricas "Remuneração de pessoal" devem corresponder à tabela de vencimentos em vigor.

Artigo 8.º

Na execução do orçamento das autarquias locais devem ser respeitados os seguintes princípios e regras:

a) As receitas só podem ser liquidadas e arrecadadas se tiverem sido objecto de inscrição orçamental adequada;

b) A cobrança de receitas pode, no entanto, ser efectuada para além dos valores inscritos no orçamento;

c) As receitas liquidadas e não cobradas até 31 de Dezembro devem ser contabilizadas pelas correspondentes rubricas do orçamento do ano em que a cobrança se efectuar;

d) As despesas só podem ser cativadas, assumidas, autorizadas e pagas se, para além de serem legais, estiverem inscritas no orçamento e com dotação igual ou superior ao cabimento e ao compromisso, respectivamente;

e) As dotações orçamentais da despesa constituem o limite máximo a utilizar na sua realização;

f) As despesas a realizar com a compensação em receitas legalmente consignadas podem ser autorizadas até à concorrência das importâncias arrecadadas;

g) As ordens de pagamento de despesas caducam em 31 de Dezembro do ano a que respeitam, devendo o pagamento dos encargos regularmente assumidos e não pagos até essa data ser processado por conta das verbas adequadas do orçamento que estiver em vigor no momento em que se proceda ao seu pagamento;

h) O credor pode requerer o pagamento dos encargos referidos na alínea g) no prazo improrrogável de três anos a contar de 31 de Dezembro do ano a que respeita o crédito;

i) Os serviços, no prazo improrrogável definido na alínea anterior, devem tomar a iniciativa de satisfazer os encargos, assumidos e não pagos, sempre que não seja imputável ao credor a razão do não pagamento.

CAPÍTULO III

Disponibilidades

Artigo 9.º

1 - A importância em numerário existente em caixa na tesouraria no momento do seu encerramento diário não deve ultrapassar o valor de 5% das despesas correntes inscritas no orçamento da autarquia, respeitando-se um mínimo de 1000 euros ou 200 000$.

2 - Em consequência do disposto no número anterior, dever-se-á promover uma aplicação segura dos valores ociosos, competindo ao chefe da Divisão Administrativa e Financeira decidir sobre a forma de aplicação, segundo orientação da presidência.

Artigo 10.º

1 - Compete ao presidente da Câmara submeter à apreciação do órgão executivo a decisão de abrir contas bancárias tituladas pela autarquia.

2 - A movimentação das contas bancárias tituladas pela autarquia é feita, simultaneamente, pelo tesoureiro ou seu substituto legal e pelo presidente da Câmara ou vereador com competência delegada.

Artigo 11.º

Os pagamentos devem ser feitos, preferencialmente, por cheque, transferência bancária ou dinheiro, em função do montante a pagar.

Artigo 12.º

Os cheques serão emitidos na tesouraria e apensos à respectiva ordem de pagamento, após serem devidamente subscritos pelo presidente da Câmara ou pelo vereador com competência delegada e pelo tesoureiro ou seu substituto legal.

Artigo 13.º

1 - Os cheques não preenchidos estão à guarda do tesoureiro.

2 - Os cheques que venham a ser anulados após a sua emissão serão arquivados sequencialmente pela tesouraria, após inutilização das assinaturas, quando as houver.

Artigo 14.º

1 - A cobrança de receitas municipais por entidades diversas do tesoureiro carece de autorização da presidência e é efectuada através da emissão de documentos de receita, com numeração sequencial, que indiquem o serviço de cobrança.

2 - Todos os documentos de receita e despesa, devidamente numerados e sequenciais, serão fornecidos diariamente à Secção de Contabilidade, a qual procederá à respectiva conferência e arquivamento.

3 - As receitas cobradas nos termos do n.º 1 do presente artigo deverão dar entrada na tesouraria no final do próprio dia da cobrança, através da competente guia de receita emitida pelo serviço recebedor.

Artigo 15.º

1 - A tesouraria manterá permanentemente actualizadas as contas-correntes referentes a todas as instituições bancárias onde se encontrem contas abertas em nome desta autarquia.

2 - A Secção de Contabilidade fará uma reconciliação bancária no último dia de cada mês, através de um funcionário designado rotativamente para o efeito pelo chefe da Divisão Administrativa e Financeira, que não se encontre afecto à tesouraria nem tenha acesso às respectivas contas-correntes.

3 - Quando se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias, estas são averiguadas e prontamente regularizadas, se tal se justificar, mediante despacho da presidência, a inserir em informação da Divisão Administrativa e Financeira com os adequados fundamentos.

Artigo 16.º

Após a reconciliação bancária, a Secção de Contabilidade analisa a validade dos cheques em trânsito, promovendo o respectivo cancelamento junto da instituição bancária, nas situações que o justifiquem, efectuando os necessários registos contabilísticos de regularização.

Artigo 17.º

Na primeira reunião de cada mandato, a Câmara Municipal definirá quais as receitas que devem ser objecto de cobrança virtual.

Artigo 18.º

O estado da responsabilidade do tesoureiro pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda é verificado, na presença daquele ou do seu substituto, através de contagem física do numerário e documentos sob a sua responsabilidade, a realizar pelos funcionários que para o efeito forem designados pelo chefe da Divisão Administrativa e Financeira, nas seguintes situações:

1) Trimestralmente, em dia a fixar pelo chefe da Divisão Administrativa e Financeira, aleatoriamente, sem aviso prévio;

2) No encerramento das contas de cada exercício económico;

3) No final e no início do mandato do órgão executivo eleito ou do órgão que o substitui, no caso de aquele ter sido dissolvido;

4) Quando for substituído o tesoureiro.

Artigo 19.º

1 - São lavrados termos da contagem dos montantes sob a responsabilidade do tesoureiro, assinados pelos seus intervenientes e, obrigatoriamente, pelo presidente da Câmara ou seu substituto legal, pelo chefe da Divisão Administrativa e Financeira e pelo tesoureiro, no final e no início do mandato do órgão executivo.

2 - Em caso de substituição do tesoureiro, os termos da contagem serão assinados igualmente pelo tesoureiro cessante.

Artigo 20.º

1 - Para efeitos de controlo de tesouraria e do endividamento, são obtidos junto das instituições de crédito extractos de todas as contas de que a autarquia local é titular.

2 - Sempre que surjam alterações ao montante do endividamento, a Divisão Administrativa e Financeira apresentará relatório que analise a sua situação, tendo em atenção os limites fixados no artigo 24.º da Lei das Finanças Locais.

Artigo 21.º

1 - O tesoureiro responde directamente perante o órgão executivo pelo conjunto das importâncias que lhe são confiadas e os outros funcionários e agentes em serviço na tesouraria respondem perante o respectivo tesoureiro pelos seus actos e omissões que se traduzem em situações de alcance, qualquer que seja a sua natureza, transmitindo as ocorrências que se verifiquem ao chefe da Divisão Administrativa e Financeira.

Artigo 22.º

1 - O tesoureiro é responsável pelo rigoroso funcionamento da tesouraria, nos seus diversos aspectos.

2 - A responsabilidade do tesoureiro cessa no caso de os factos apurados não lhe serem imputáveis e não estivessem ao alcance do seu conhecimento.

Artigo 23.º

Sempre que, no âmbito das acções inspectivas, se realiza a contagem dos montantes sob a responsabilidade do tesoureiro, o presidente do órgão executivo ou seu substituto legal, mediante requisição do inspector ou do inquiridor, dará instruções às instituições de crédito para que forneçam directamente àquele todos os elementos de que necessite para o exercício das suas funções.

CAPÍTULO IV

Contas de terceiros

Artigo 24.º

As compras são promovidas pela Secção de Contabilidade, Aprovisionamento e Património, com base em requisição externa ou contrato, após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente em matéria de realização de despesas públicas com aquisição de bens e serviços.

Artigo 25.º

1 - A entrega de bens é feita na secção indicada no processo de aquisição, onde se procede à conferência física, qualitativa e quantitativa, confrontando-se com as respectivas guias de remessa e requisição externa, na qual é aposto um carimbo de "Conferido" e "Recebido".

2 - Os documentos referidos no número anterior são remetidos à Secção de Contabilidade, Aprovisionamento e Património, que, sendo o caso, promoverá a actualização das existências.

Artigo 26.º

1 - Na Secção de Contabilidade, Aprovisionamento e Património são conferidas as facturas com a guia de remessa e a requisição externa.

2 - Uma vez que a situação se encontre perfeitamente regularizada, a Secção de Contabilidade, Aprovisionamento e Património procederá à emissão das ordens de pagamento respectivas.

Artigo 27.º

No final de cada mês, será feita a reconciliação entre os extractos de conta-corrente dos clientes e dos fornecedores com as respectivas contas da autarquia, pelo funcionário designado pelo chefe da Divisão Administrativa e Financeira.

Artigo 28.º

Caso existam facturas recebidas com mais de uma via, é aposto nas cópias, de forma clara e evidente, um carimbo de "Duplicado".

Artigo 29.º

Serão efectuadas reconciliações nas contas de empréstimos bancários com instituições de crédito e determinam-se os respectivos juros sempre que haja lugar a qualquer pagamento por conta desses débitos.

Artigo 30.º

Mensalmente, serão efectuadas reconciliações nas contas "Estado e outros entes públicos".

CAPÍTULO V

Existências

Artigo 31.º

Para cada local de armazenagem de existências será nomeado, pela presidência, um responsável pelos bens aí depositados.

Artigo 32.º

1 - A entrada ou saída dos materiais dos armazéns apenas é permitida mediante a respectiva guia de remessa ou requisição interna.

2 - As sobras de materiais darão, obrigatoriamente, entrada em armazém, através da competente guia de devolução ou reentrada.

Artigo 33.º

É expressamente proibido recepcionar qualquer bem, sem que o mesmo venha acompanhado pela competente guia.

Artigo 34.º

1 - A guia de remessa ou factura terá de dar entrada na Secção de Contabilidade, Aprovisionamento e Património, o mais tardar, até dois dias imediatos ao da recepção, salvo se se tornar aconselhável que a certificação técnica do material se faça no sector técnico, sendo o prazo alargado para quatro dias úteis.

2 - Competirá à Secção de Contabilidade, Aprovisionamento e Património verificar a factura e promover o seu pagamento dentro dos prazos estabelecidos para o efeito.

3 - A Secção de Contabilidade, Aprovisionamento e Património verificará as facturas, tendo em conta a legalidade das despesas e as normas de transparência a que deve obedecer cada aquisição.

Artigo 35.º

As fichas de existências do armazém são movimentadas por forma que o seu saldo corresponda permanentemente aos bens existentes no respectivo armazém.

Artigo 36.º

1 - As existências são mensalmente sujeitas a inventariação física por utilização de testes de amostragem, devendo, ao longo do ano, ser contados todos os bens.

2 - Os funcionários que procedam à inventariação física por amostragens são indicados pelo chefe da Divisão Administrativa e Financeira.

3 - Quando for o caso, proceder-se-á prontamente às regularizações necessárias e ao apuramento de responsabilidades.

CAPÍTULO VI

Imobilizado

Artigo 37.º

As fichas do imobilizado são mantidas permanentemente actualizadas na Secção de Contabilidade, Aprovisionamento e Património.

Artigo 38.º

1 - O inventário patrimonial de todos os bens duradouros e equipamentos propriedade do município, cujo valor de aquisição seja superior a 200 euros ou 40 000$, deverá manter-se permanentemente actualizado.

Artigo 39.º

1 - Sempre que, por qualquer motivo, um bem ou equipamento deixe de ter utilidade, deve o funcionário a quem o mesmo esteja distribuído comunicar tal facto ao respectivo superior hierárquico.

2 - Se a entidade competente para decidir entender que é esse o procedimento mais adequado, será ordenado o abate do bem, remetendo-se o respectivo documento, uma vez despachado, à Secção de Contabilidade, Aprovisionamento e Património.

3 - Consoante o valor do bem a abater, têm competência para ordenar o abate:

a) Até 500 euros ou 100 000$, o chefe da divisão respectiva;

b) Acima de 500 euros ou 100 000$, o presidente da Câmara ou o vereador com competências delegadas.

Artigo 40.º

1 - Sempre que, pelo município, seja adquirido um prédio, rústico ou urbano, deverá a Secção de Contabilidade, Aprovisionamento e Património, logo após a outorga da escritura, promover a sua inscrição matricial e registral em nome da autarquia.

2 - Se o imóvel constituir um prédio urbano, com excepção de terrenos para construção, deverá a Secção de Contabilidade, Aprovisionamento e Património requerer, junto das entidades competentes, o averbamento da titularidade ou o cancelamento, consoante os casos, dos contratos de saneamento básico, de fornecimento de energia eléctrica e de serviço de telefone.

Artigo 41.º

As chaves dos bens imóveis propriedade do município ficarão à guarda do tesoureiro municipal.

Artigo 42.º

1 - As aquisições de imobilizado efectuam-se de acordo com o plano plurianual de investimentos e segundo orientações que o órgão executivo entenda emitir.

2 - Estas aquisições são efectuadas com base nas requisições externas ou documentos equivalentes, designadamente contratos, emitidos ou celebrados pela entidade competente para autorizar a despesa, após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis.

Artigo 43.º

A realização de reconciliações entre os registos das fichas e os registos contabilísticos, quanto aos montantes de aquisições e das amortizações acumuladas, será feita trimestralmente, na Secção de Contabilidade, Aprovisionamento e Património.

Artigo 44.º

1 - A Secção de Contabilidade, Aprovisionamento e Património fará, durante o mês de Dezembro de cada ano, a verificação dos bens do activo imobilizado, conferindo-a com os registos, procedendo-se prontamente à regularização a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.

2 - Em Janeiro de cada ano, a Secção de Contabilidade, Aprovisionamento e Património enviará a cada funcionário um inventário patrimonial actualizado da sua responsabilidade, a fim de o mesmo ser devidamente subscrito.

Artigo 45.º

1 - Cada funcionário é responsável pelos bens e equipamentos que lhe estejam distribuídos, para o que subscreverá documento de posse no momento da entrega eventual de cada bem ou equipamento constante do inventário.

2 - Relativamente aos bens e equipamentos colectivos, o dever consignado no número anterior é cometido ao responsável da secção ou sector em que se integram.

CAPÍTULO VII

Fundos de maneio

Artigo 46.º

Em caso de reconhecida necessidade, poderá ser autorizada a constituição de fundos de maneio, correspondendo a cada um uma parcela orçamental, visando o pagamento de pequenas despesas urgentes e inadiáveis.

Artigo 47.º

Cada um destes fundos tem de ser regularizado no fim de cada mês e saldado no fim do ano, não podendo conter, em caso algum, despesas não documentadas.

Artigo 48.º

Para efeitos de controlo dos fundos de maneio, o órgão executivo deve, no momento da sua constituição, aprovar as normas a que o mesmo deve obedecer, das quais deve constar:

a) O montante que constitui o fundo e as rubricas da classificação económica que disponibilizam as dotações necessárias para o efeito;

b) O responsável pela sua posse e utilização;

c) A natureza das despesas a pagar pelo fundo;

d) A sua reconstituição será mensal, contra a entrega dos documentos justificativos das despesas;

e) A sua reposição ocorrerá, obrigatoriamente, até ao último dia útil de cada ano.

CAPÍTULO VIII

Responsabilidade funcional

Artigo 49.º

A violação das regras estabelecidas no presente sistema de controlo interno, sempre que indicie o cometimento de infracção disciplinar, dará lugar à imediata instauração do procedimento competente, nos termos prescritos no Estatuto Disciplinar.

Artigo 50.º

As informações de serviço que dêem conta da violação das regras estabelecidas no presente sistema de controlo interno integrarão o processo individual do funcionário visado, sendo levadas em linha de conta na atribuição da classificação de serviço relativa ao ano a que respeitem.

CAPÍTULO IX

Disposições finais e transitórias

Artigo 51.º

São revogadas todas as normas internas e ordens de serviço actualmente em vigor, na parte em que contrariem as regras e os princípios estabelecidos no presente sistema de controlo interno.

Artigo 52.º

Do presente sistema de controlo interno, bem como de todas as alterações que lhe venham a ser introduzidas, serão remetidas cópias à Inspecção-Geral de Finanças e à Inspecção-Geral da Administração do Território, dentro do prazo de 30 dias após a sua aprovação.

Artigo 53.º

O presente sistema de controlo interno entra em vigor simultaneamente com o POCAL - Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais e após publicação.