Dr. Fernando José da Costa, presidente da Câmara Municipal de Caldas da Rainha:
Torna público que na deliberação tomada por esta Câmara Municipal em sua reunião ordinária realizada em 28 de Dezembro de 2007, foi deliberado aprovar a proposta de Regulamento de Conservação Arquivística da Câmara Municipal das Caldas da Rainha, e que de harmonia com o disposto no artigo 118.º do Código do Procedimento Administrativo, se encontra aberto Inquérito Público, pelo prazo de 30 dias a contar da publicação do presente edital na 2.ª Série do Diário da República:
Para constar se passou este Edital e outros de integral teor, que vão ser afixados nos lugares de estilo e procede-se à sua publicação no Diário da República.
E eu Chefe da Repartição Administrativa, Cultural e Obras do Município de Caldas da Rainha, o subscrevi.
19 de Maio de 2008. - O Presidente da Câmara, Fernando José da Costa.
Regulamento de Conservação Arquivística da Câmara Municipal das Caldas da Rainha
Preâmbulo
O presente regulamento foi elaborado com o objectivo de definir normas de funcionamento e de procedimentos administrativos e técnicos inerentes à recolha, tratamento, conservação e utilização dos documentos que integram o Serviço de Arquivo.
Pretende-se com este Regulamento normalizar e definir as necessárias regras de funcionamento do serviço e da gestão dos documentos nas fases de arquivo corrente, intermédio e definitivo.
O Regulamento de Conservação Arquivística da Câmara das Caldas da Rainha é elaborado ao abrigo e nos termos do disposto no artigo 241.º da Constituição da República Portuguesa, na alínea a) do n.º 2 do artigo 53.º, e da alínea a) do n.º 7 do artigo 64.º da Lei 169/99, de 18 de Setembro, com as alterações introduzidas pela Lei 5-A/2002, de 11 de Janeiro e o regime geral dos arquivos e do património arquivístico, Decreto-Lei 16/93 de 23 de Janeiro e as disposições do Regulamento Arquivístico para as Autarquias Locais (RAAL) aprovado pela Portaria 412/2001 de 17 de Abril.
Assim, para efeitos do artigo 118.º do Código de Procedimento Administrativo, propõe-se a aprovação em projecto e a sua publicação para apreciação pública e recolha de sugestões.
CAPÍTULO I
Disposições gerais
Artigo 1.º
Lei Habilitante
O Regulamento foi elaborado ao abrigo do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro, do Decreto-Lei 16/93, de 23 de Janeiro, e da Portaria 412/2001, de 17 de Abril.
Artigo 2.º
Objecto e âmbito de aplicação
O Regulamento estabelece normas de funcionamento e de procedimentos administrativos e técnicos inerentes à recolha, tratamento, conservação e utilização da documentação produzida e recebida pela autarquia das Caldas da Rainha, no âmbito das suas atribuições e competências, tendo em vista a sua preservação, defesa e valorização.
Artigo 3.º
Atribuições
O Serviço de Arquivo é responsável pela gestão arquivística da documentação produzida ou reunida pelos órgãos e serviços, independentemente do tipo de suporte ou formato, como resultado da actividade da autarquia e que se conserva para servir de testemunho, prova ou informação.
Artigo 4.º
Competências
1 - Ao Serviço de arquivo compete a gestão da documentação proveniente dos serviços da autarquia e de entidades cujos acervos documentais estejam relacionados com o concelho das Caldas da Rainha.
2 - A gestão da documentação implica a implementação de um conjunto de medidas que visam a racionalização e a eficácia na constituição, avaliação, aquisição, organização, conservação e comunicação de arquivo.
CAPÍTULO II
Avaliação e selecção
Artigo 5.º
Procedimentos
1 - A documentação enviada ao Arquivo deve obedecer às seguintes condições:
a) Os documentos são enviados nos respectivos suportes originais, devidamente acondicionados e identificados;
b) Os processos e requerimentos devem ser devidamente paginados e, sempre que tenha sido retirado algum documentos, será intercalada, em sua substituição uma folha contendo menção expressa do documento retirado e a paginação do mesmo com a assinatura e o visto dos responsáveis do respectivo serviço;
c) Os processos de obras e de loteamento (particulares e municipais devem ser indicados o número, local, a designação da obra, o nome do requerente, assim como a indicação do volume, caso existam vários;
d) Na preparação da documentação a transferir, os serviços devem eliminar os duplicados e retirar os materiais prejudiciais à conservação do papel, designadamente agrafos e clipes.
Artigo 6.º
Avaliação
1 - O processo de avaliação dos documentos do arquivo da autarquia de Caldas da Rainha tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos de conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação administrativa.
2 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção, previstos na Portaria 412/2001, de 17 de Abril.
3 - A observância dos prazos referidos no número anterior é da responsabilidade dos Serviços de Arquivo.
4 - Os prazos de conservação são contados a partir da data final dos procedimentos administrativos
5 - Nos casos não previstos no presente Regulamento aplica-se o disposto nos n.º s 4 e 5 do artigo 2.º da Portaria 412/2001, de 17 de Abril.
Artigo 7.º
Selecção
1 - A selecção dos documentos a conservar em arquivo definitivo deve ser efectuada pelos serviços de arquivo da câmara Municipal das Caldas da Rainha, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção que consta da Portaria 412/2001, de 17 de Abril.
2 - Os documentos considerados com valor arquivístico devem ser conservados no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 2 do artigo 8.º da Portaria 412/2001, de 17 de Abril.
Artigo 8.º
Remessa para os serviços de arquivo
1 - A documentação com reduzida taxa de utilização transita do arquivo corrente e dos serviços produtores para o arquivo intermédio, onde aguarda os prazos de conservação administrativa.
2 - Findos esses prazos, os documentos cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção em vigor, devem ser remetidos para arquivo definitivo.
3 - A remessa dos documentos deve ser efectuada durante os meses de Janeiro e Fevereiro, de forma planificada, depois de devidamente identificados e classificados, garantindo a integridade física dos conjuntos documentais.
Artigo 9.º
Comissão Consultiva
1 - A fim de avaliar o interesse histórico da documentação que é produzida pela Câmara Municipal, deverá ser constituída uma Comissão Consultiva composta pelos seguintes elementos:
a) O Técnico Superior responsável pelo arquivo;
b) Um Técnico Superior da área jurídica;
c) O responsável da unidade orgânica cuja documentação é objecto de avaliação, designado pelo Presidente da Câmara ou pelo Vereador com poderes delegados.
2 - A Comissão Consultiva é coordenada pelo técnico superior responsável pelo arquivo.
Artigo 10.º
Competências da Comissão Consultiva
Compete à Comissão consultiva:
a) Apreciar as propostas de conservação elaboradas pelos diferentes serviços municipais de acordo com os prazos definidos na lei;
b) Definir o interesse histórico da documentação que é produzida pela Câmara Municipal que não esteja abrangida pelas normas de conservação, ou que, tendo ultrapassado os prazos legais de conservação, se julgue conveniente manter em arquivo por período mais dilatado;
c) Pronunciar-se, se assim o entender, através do responsável do arquivo, sobre o interesse histórico dos documentos entregues à Câmara Municipal por doação, legado, depósito, dação, compra ou outra modalidade.
Artigo 11.º
Formalidades da remessa
A remessa dos documentos deve obedecer às seguintes formalidades:
a) Ser acompanhada de um auto de entrega, a título de prova (anexo I);
b) O auto de entrega deve ser anexo a uma guia de remessa (anexo II) destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após elaboração do respectivo inventário.
CAPÍTULO III
Eliminação
Artigo 12.º
Eliminação de documentos
1 - O processo de eliminação de documentos é superintendido pelos serviços de arquivo da Câmara Municipal das Caldas da Rainha.
2 - Fica vedada a destruição de documentos antes de prescreverem os prazos legais de conservação constantes na tabela de selecção anexa à Portaria 412/2001, de 17 de Abril.
3 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção, e de acordo com a Portaria 412/2001, de 17 de Abril.
4 - Sem embargo da definição de prazos mínimos de conservação, os serviços de arquivo da Câmara Municipal das Caldas da Rainha podem conservar, por prazos mais dilatados, a título permanente ou temporário, global ou parcialmente, as séries documentais que considerarem pertinentes desde que não comprometa o regular funcionamento dos serviços de arquivo.
5 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa do Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado abreviadamente por IANT/TT.
6 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
Artigo 13.º
Formalidades da eliminação
A eliminação de documentos mencionada no artigo anterior deve obedecer às seguintes formalidades:
a) Ser acompanhada de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial (anexo III):
b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo Presidente da Câmara Municipal, pelo responsável do arquivo municipal e pelo responsável do serviço produtor.
c) O auto mencionado no número anterior será feito em duplicado, ficando o original nos serviços de arquivo da Câmara Municipal, e o duplicado remetido para o IAN/TT.
CAPÍTULO IV
Políticas de intervenção
Artigo 14.º
Tratamento arquivístico
1 - O Serviço de arquivo deve acompanhar o tratamento arquivístico aplicado nos diferentes serviços autárquicos, competindo-lhe, ainda, intervir no sentido de uma gestão documental uniforme, de harmonia com critérios definidos pelo órgão de gestão nacional dos arquivos.
2 - O tratamento arquivístico reporta-se à elaboração e utilização dos diferentes instrumentos de pesquisa, considerados adequados ao eficaz funcionamento dos serviços de arquivo.
Artigo 15.º
Conservação
Compete ao Serviço de arquivo zelar pela boa conservação física das espécies em depósito, através das seguintes medidas:
a) Criação de condições de segurança e de condições ambientais;
b) Promoção de medidas de preservação e restauro das espécies danificadas;
c) Promoção da reprodução de documentos, através das tecnologias mais adequadas, tendo em vista a conservação e salvaguarda dos originais.
CAPÍTULO V
Comunicação e difusão
Artigo 16.º
Acessibilidade e comunicabilidade
1 - O acesso e comunicabilidade do arquivo municipal atenderá a critérios de confidencialidade da informação, em conformidade com a Lei 46/2007 de 24 de Agosto.
2 - O acesso aos documentos administrativos em arquivo, por utilizadores externos à Câmara Municipal, respeitará a lei mencionada no número anterior, obrigando ao preenchimento da ficha de consulta (anexo IV).
3 - Toda e qualquer consulta interna será efectuada após o preenchimento da ficha de requisição (anexo V), salvo as excepções previstas nas entregas de documentos a serviços ou órgãos municipais, a requisições de tribunais ou outros organismos tutelares ou de inspecção do Estado.
4 - A reprodução de documentos e emissão de certidões estão sujeitas ao pagamento das respectivas taxas, de acordo com o Regulamento e Tabela Geral das taxas e licenças Municipais.
Artigo 17.º
Empréstimo de documentação
1 - permitido o empréstimo de documentos aos serviços municipais, nos termos da requisição (Anexo V) devidamente assinada pelo responsável do serviço requisitante e autorizada pelo responsável do arquivo.
2 - É necessário autorização escrita do Presidente da Câmara, se as espécies se destinarem a utilização em espaço físico que não seja dos serviços municipais.
3 - A cada pedido corresponde uma requisição.
4 - As requisições de documentos recebem no Arquivo Municipal um número de entrada e registo em livro próprio.
5 - A entidade requisitante deve reservar para si uma cópia, entregando o original e outras duas cópias.
6 - Enquanto os documentos se encontrarem fora de Arquivo Municipal, as fichas de requisição são guardadas do seguinte modo:
a) A ficha original é arquivada por ordem cronológica;
b) A primeira cópia é arquivada pelo nome da série e número do processo;
c) A segunda cópia é arquivada na estante, em substituição do documento.
7 - A documentação pode permanecer no serviço requisitante até ao máximo de 30 dias, renovável por igual período, mediante novo pedido escrito e anulação da requisição anterior.
Artigo 18.º
Devolução de documentação
1 - Terminado o período de validade da requisição, o Arquivo Municipal deve avisar a entidade requisitante da devolução imediata documentação ou da renovação da requisição.
2 - No acto da devolução o serviço requisitante deve apresentar cópia da requisição em seu poder, na qual é escrita a palavra "devolvido", bem como a data da devolução e a assinatura do funcionário que recebeu a documentação.
3 - Ao ser devolvida a documentação deve conferir-se a sua integridade e ordem interna.
4 - Caso considere necessário, o funcionário que confere a documentação poderá exigir a permanência do portador da documentação enquanto decorre a conferência.
5 - Se for detectada a falta de documentos de um processo ou se este vier desorganizado, o Arquivo Municipal devolvê-lo-á à procedência, com uma nota a solicitar a regularização da falha.
6 - A devolução da documentação só deve ser confirmada nos boletins de registo depois de conferida a respectiva integridade.
7 - O Arquivo Municipal deve dar baixa da requisição no original que constitui livro próprio e fica arquivado.
Artigo 19.º
Reprodução de documentos
1 - É permitida a reprodução de documentação definitiva, através de fotocópias ou outro meio técnico existente, desde que não se trate de documento cujo acesso seja condicionado, ou que se encontre em risco de deterioração.
2 - Quando o município não disponha de reproduções técnicas dos documentos antigos ou em risco de deterioração pode o interessado, a expensas suas e, sob a orientação do responsável pelo Arquivo, obtê-las por meio técnico que não prejudique a conservação dos documentos pretendidos.
3 - A reprodução de documentos e emissão de certidões estão sujeitas ao pagamento das respectivas taxas, de acordo com o Regulamento e Tabela Geral das taxas e licenças Municipais.
CAPÍTULO VI
Deveres dos utilizadores
Artigo 20.º
Publicação de estudos e outros trabalhos
1 - A reprodução de documentos existentes no Arquivo Municipal em publicações ou outros trabalhos de terceiros carece de autorização prévia do presidente da Câmara Municipal.
2 - Todo o utilizador que publicar estudos ou trabalhos em que constem informações ou documentos existentes no Arquivo Municipal obriga-se a mencionar as fontes, identificando a sua proveniência, bem como fornecer gratuitamente duas cópias das respectivas publicações destinadas ao Arquivo.
Artigo 21.º
Manuseamento dos documentos
Aquando da consulta dos documentos, os utilizadores devem proceder de acordo com as seguintes normas:
a) Não usar os documentos como de apoio;
b) Não usar os documentos como base para escrever;
c) Não usar caneta durante a realização de consultas;
d) Não tentar separar páginas que se encontrem coladas;
e) Não retirar os documentos da sua ordem;
f) Não dobrar os cantos das páginas dos documentos como forma de marcação;
g) Dar conhecimento aos responsáveis pelo serviço de consulta de qualquer anomalia detectada.
CAPÍTULO VII
Disposições finais
Artigo 22.º
Omissões
As dúvidas ou casos omissos não especialmente previstos neste regulamento são resolvidos por deliberação da Câmara Municipal das Caldas da Rainha.
Artigo 23.º
Revisão
O presente regulamento é revisto periodicamente, sempre que se revele pertinente para um correcto e eficiente funcionamento do Arquivo Municipal.
Artigo 24.º
Entrada em vigor
O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação nos termos legais.
ANEXO I
(ver documento original)
ANEXO II
(ver documento original)
ANEXO IV
(ver documento original)
ANEXO V
(ver documento original)
ANEXO VI
Normas para o empréstimo de documentação para exposições
O empréstimo de documentos para exposições é uma forma de contribuir para uma maior difusão dos fundos arquivísticos. A solicitação de documentos para exposições, pode causar percas ou deteriorações irreparáveis. Devem, por isso, tomar-se todas as medidas necessárias para evitar esses riscos.
Com tal objectivo procedeu-se à elaboração das seguintes normas ou procedimentos.
1 - Pedido de empréstimo - A entidade organizadora da exposição deve solicitar, por requerimento dirigido ao Presidente da Câmara Municipal das Caldas da Rainha, com antecedência mínima de um mês antes da data prevista para a saída, o empréstimo dos documentos que deseja expor, indicando as datas previstas para a saída e entrega dos documentos, bem como a duração da exposição.
2 - Concessão de autorização
a) Os documentos só podem sair do Serviço de Arquivo mediante autorização concedida por despacho do Presidente da Câmara Municipal das Caldas da Rainha, ou do Vereador em que tenha sido delegada essa competência, após informação do serviço de Arquivo.
b) O despacho referido na alínea anterior fixa a data de saída e de entrega dos documentos solicitados.
3 - Informação do responsável do Arquivo Municipal
a) O Presidente da Câmara Municipal das Caldas da Rainha ou o Vereador com competência delegada decide, após informação do Serviço de Arquivo, o qual, por sua vez, pode solicitar o parecer técnico do Arquivo Distrital de Leiria.
b) Na eventualidade de não ser aconselhável a saída dos originais, a entidade organizadora da exposição, a expensas suas, pode proceder à sua reprodução.
4 - Seguro
a) A saída dos documentos do Serviço de Arquivo, fica sujeita à cobertura por apólice de seguro contra todos os riscos, durante o período de tempo que estiverem fora do Arquivo Municipal.
b) A Câmara Municipal fixa o valor de cada documento objecto de empréstimo, cuja avaliação está incluída no despacho de autorização.
c) A entidade organizadora da exposição efectua o contrato de seguro pelo valor previamente estabelecido.
d) A entidade organizadora da exposição só pode retirar as espécies a emprestar do Serviço de Arquivo, mediante a entrega da apólice do seguro ou documento comprovativo de que a mesma foi emitida.
5 - Auto de entrega
a) Os documentos são levantados no Serviço de Arquivo por pessoal devidamente credenciado, mediante a assinatura de um Auto de Entrega.
b) Se necessário indica-se no Auto o estado de conservação dos documentos emprestados.
6 - Duração das exposições - não são emprestados documentos para exposições com duração superior a três meses, não contando para o efeito o período de montagem e o prazo de devolução.
7 - Embalagem e transporte
a) Os encargos com a embalagem e transporte ficam a cargo do organizador da exposição.
b) É aconselhável que tanto a embalagem como o transporte sejam realizados por uma empresa especializada.
c) Quando não for possível a embalagem nos termos da alínea anterior deve a mesma ser efectuada com a colaboração do pessoal do Arquivo Municipal.
d) Quando o valor ou estado de conservação dos documentos o aconselhe, poderão exigir-se embalagens especiais.
8 - Reprodução e segurança
a) Todo o documento cujo empréstimo tenha sido autorizado deve ser reproduzido em microfilme ou fotografia pela Câmara Municipal das Caldas da Rainha, antes da sua entrega.
b) Os encargos com a reprodução ficam sempre a cargo da entidade organizadora da exposição.
c) O negativo original fica sempre em poder da Câmara Municipal das Caldas da Rainha.
9 - Restauro - quando for necessário por razões de conservação, realizar algum tipo de restauro nos documentos a emprestar, este faz-se a expensas da entidade organizadora da exposição.
10 - Autorização de empréstimo para fora do país - a entidade organizadora da exposição deve encarregar-se dos trâmites de autorização de saída temporária, bem como dos trâmites alfandegários, sempre que exigidos.
11 - Medidas de conservação - a entidade organizadora da exposição deve garantir a segurança e a conservação dos documentos expostos mediante uma vigilância permanente, adequados sistemas de segurança (detecção e extinção de incêndios), controlo ambiental de humidade (humidade relativa entre 50 % a 60 %), temperatura (entre 16.ºC a 20.ºC), luz (iluminação artificial indirecta próxima dos 50 lux), correcta instalação das peças em vitrinas fechadas, com possibilidade de renovação de ar, não utilizando na montagem das mesmas qualquer elemento perfurador, aderente, ou outro, que possa danificá-las.
12 - Reprodução de documentos - não é permitida a reprodução de documentos emprestados sem autorização da Câmara Municipal das Caldas da Rainha.
13 - Catálogo da exposição - o catálogo da exposição deve identificar a entidade detentora dos documentos, devendo ser enviados à Câmara Municipal das Caldas da Rainha pelo menos dois exemplares do catálogo, destinados ao Arquivo Municipal.
14 - Devolução
a) Os documentos devolvidos ao Serviço de Arquivo, até ao termo do prazo fixado no despacho que autorizou o empréstimo.
b) Ao receber os documentos e antes de assinar o respectivo auto de recepção, o Serviço de Arquivo procede a uma revisão do estado de conservação dos mesmos a fim de detectar qualquer possível deterioração ou perda.
c) No caso de se verificar alguma anomalia inclui-se no auto de devolução uma nota sobre a mesma, informando-se o Presidente da Câmara Municipal.
15 - Assinatura das condições de empréstimo
a) O Serviço de Arquivo exige à entidade organizadora da exposição a assinatura de um documento, no qual confirma o conhecimento das normas de empréstimo e declara o compromisso de as respeitar e cumprir.
b) Este documento, depois de assinado, deve estar na posse do Serviço de Arquivo antes da entrega dos documentos.
