Carlos António Marçal, Presidente da junta de Freguesia de Marvila, torna público que o Órgão Executivo, de acordo com a alínea d) do n.º 2 do artigo 34.º da Lei 5-A/2002, aprovou em reunião de 23/04/2008, o presente regulamento.
30 de Abril de 2008. - O Presidente, Carlos António Marçal.
Regulamento de Controlo Interno do POCAL
Preâmbulo
1 - O Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL), aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, com as alterações introduzidas pela Lei 162/99, de 14 de Setembro e pelo Decreto-Lei 315/200 de 02 de Dezembro, consubstancia a reforma da administração financeira e das contas públicas, no sector da administração autárquica, no sentido de permitir uma gestão económica, eficiente e eficaz das actividades desenvolvidas pelas autarquias locais, no âmbito das suas atribuições e competências, exigindo um conhecimento integral e exacto da composição do património municipal e do contributo deste para o desenvolvimento das comunidades locais.
2 - Como refere aquele diploma legal, o principal objectivo do POCAL é a criação de condições para a integração consistente da contabilidade orçamental, patrimonial e de custos, numa contabilidade pública moderna, que constitua um instrumento fundamental de apoio à gestão das autarquias locais.
3 - Para implementar o controlo financeiro e disponibilizar informação para os órgãos autárquicos, é necessário o estabelecimento de regras e procedimentos específicos para a execução orçamental e modificação dos documentos previsionais, tendo em vista a execução orçamental, a qual deverá seguir os princípios da mais racional utilização das dotações e da melhor gestão de tesouraria, uma melhor uniformização de critérios de previsão, a obtenção expedita dos elementos indispensáveis ao cálculo dos agregados relevantes da contabilidade nacional e a disponibilização de informação sobre a situação patrimonial de cada autarquia local.
4 - Para isso torna-se necessário proceder à implementação do Regulamento de Controlo Interno do POCAL, abreviadamente RCI-POCAL, tal como consta do diploma em execução, do qual se estabelecem os normativos, os métodos e os procedimentos de controlo interno.
Nestes termos procede-se à organização dos serviços, métodos e controlo interno.
Assim:
No uso da competência prevista na alínea d) do n.º 2 do artigo 34.º da Lei 169/99 de 18 de Setembro e dando cumprimento ao disposto no artigo 10.º do Decreto-Lei 54-A/99 de 22 de Fevereiro, na redacção dada pelo Decreto-Lei 315/2000 de 02 de Dezembro, a Junta de Freguesia de Marvila determina o seguinte:
Regulamento de Controlo Interno do POCAL
Disposições gerais
Artigo 1.º
Objecto
1 - O presente Regulamento tem por objectivo estabelecer as regras, métodos e procedimentos de controlo que permitam o desenvolvimento das actividades de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a integridade dos registos contabilísticos e a preparação atempada de informação financeira fiável.
Artigo 2.º
Âmbito
1 - O presente Regulamento que a seguir se passa a designar por RCI, é aplicável a todos os serviços da Junta de Freguesia, sendo gerido e coordenado pelo Órgão Executivo.
2 - Compete ao Órgão Executivo o acompanhamento directo da implementação destas normas, bem como a recolha de sugestões, de propostas e contributos, tendo em vista a sua avaliação e revisão.
3 - A proposta de revisão será de, pelo menos, dois em dois anos.
4 - Compete aos Funcionários Administrativos a execução e cumprimento das normas contidas nesta Regulamento, sob orientação hierárquica.
Artigo 3.º
Execução orçamental
1 - Na elaboração e execução do orçamento da Freguesia devem ser seguidos os princípios orçamentais, regras provisionais e regras de execução orçamental definidos no POCAL.
2 - A aplicação dos princípios contabilísticos fundamentais formulados no POCAL devem conduzir à obtenção de uma imagem verdadeira e apropriada da situação, dos resultados e da execução orçamental da Junta de freguesia de Marvila.
Disponibilidades
Artigo 4.º
Limites de disponibilidades em caixa
1 - A importância em numerário existente em caixa, no momento do seu encerramento diário, não deve ultrapassar o limite máximo de 300 euros, salvo nos dias de pagamento ao pessoal dos POCC, devendo o seu remanescente ser depositado em conta da Junta de Freguesia a designar pelo Presidente da Junta.
Artigo 5.º
Abertura e movimento de contas bancárias
1 - Compete à Junta de Freguesia, sob proposta do seu Presidente, decidir sobre a abertura de contas bancárias tituladas pela Junta de Freguesia de Marvila.
2 - As contas bancárias acima previstas são movimentadas com duas das três assinaturas obrigatórias (Presidente, Secretário e do Tesoureiro), e pela aposição do selo branco.
Artigo 6.º
Meios de pagamento
1 - Os pagamentos de valor superior a 300 euros são obrigatoriamente feitos por cheque ou transferência bancária, excepto nos vencimentos do pessoal dos POCC que poderá ser feito em numerário.
2 - Os pagamentos de salários ou vencimentos aos Trabalhadores e Autarcas serão feitos por transferência bancária ou por cheque no dia 21 de cada mês (antecipando para o dia útil anterior no caso de fim de semana ou feriado.
Artigo 7.º
Documentos obrigatórios
1 - São considerados documentos oficiais da junta, todos aqueles que, pela sua natureza, representem actos administrativos fundamentais necessários à prova de factos relevantes, tendo em conta o seu enquadramento legal e as correspondentes disposições aplicáveis às Autarquias Locais.
2 - No âmbito do POCAL, são documentos obrigatórios de suporte ao registo das operações relativas às receitas e despesas, aos custos e proveitos, bem como aos pagamentos e recebimentos:
A) Guia de Recebimento (SC-1);
B) Requisição Externa (SC-4);
C) Factura;
D) Ordem de Pagamento (SC-5);
E) Folha de Remunerações (SC-6);
F) Guia de Reposições Abatidas nos Pagamentos (SC-7).
3 - Constituem também, documentos obrigatórios, os seguintes mapas:
A) Conta - Corrente da Receita (SC-10);
B) Conta - Corrente da Despesa (SC-11);
C) Conta - Corrente com Instituições de Crédito (SC-12);
D) Conta - Corrente de Entidades (SC-13);
E) Conta - Corrente de Operações de Tesouraria (SC-15);
F) Folha de Caixa;
G) Resumo Diário de Tesouraria;
H) Balancetes Mensais.
4 - A informação relativa à prestação de contas é apresentada nos seguintes mapas:
A) Controlo Orçamental - Despesa;
B) Controlo Orçamental - Receita;
C) Execução Anual do Plano Plurianual de Investimentos;
D) Operações de Tesouraria;
E) Empréstimos;
F) Fluxos de Caixa;
G) Caracterização da Entidade e o Relatório de Gestão.
5 - Constituem ainda, documentos obrigatórios as fichas do inventário e património, os documentos previsionais e os documentos de prestação de contas a remeter às entidades previstas pelo POCAL.
6 - Podem, ser utilizados, para além dos documentos obrigatórios referidos nos números anteriores, quaisquer outros considerados convenientes, tendo em conta a sua natureza específica e enquadramento legal.
Artigo 8.º
Do processamento de autorizações de pagamento
1 - As autorizações de pagamento e respectivos documentos anexos são previamente conferidos pelo Responsável pelos serviços administrativos e submetidos a deliberação do Executivo, ou despacho do Presidente no caso de competências delegadas, sendo assinadas pelo Presidente da Junta de Freguesia e Tesoureiro ou respectivo substituto legal.
2 - As autorizações de pagamento, cumpridas as formalidades previstas no número anterior, são submetidas aos serviços administrativos para pagamento e demais procedimentos legais.
Artigo 9.º
Guarda de documentos bancários
1 - Os documentos bancários, incluindo os cheques, preenchidos ou não, ficam à guarda do Tesoureiro ou da responsável dos Serviços Administrativos se for delegada a competência.
2 - Os cheques que venham a ser anulados após a sua emissão, serão arquivados nos serviços administrativos, após inutilização das assinaturas, quando as houver.
Artigo 10.º
Local de cobrança de receitas
1 - Compete aos serviços administrativos proceder à cobrança das receitas.
2 - Os recibos emitidos ao público serão assinados pelos funcionários que estão ao balcão e que farão a entrega dos montantes das receitas semanalmente à Contabilidade.
3 - Cada receita dará lugar à emissão de uma Guia de Recebimento, que será assinada pelo funcionário que a emite e pelo Tesoureiro da Junta, sendo anexada prova do respectivo recebimento.
Artigo 11.º
Contas correntes
1 - Compete aos serviços administrativos manter permanentemente actualizadas as contas correntes, referentes às instituições bancárias, onde se encontrem contas abertas em nome da Junta de Freguesia de Marvila.
Artigo 12.º
Reconciliação bancária
1 - As reconciliações bancárias serão realizadas no início do mês seguinte a que se referem, por funcionário designado para o efeito pelo Presidente da Junta.
2 - Quando se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias, estas são averiguadas e prontamente regularizadas, se tal se justificar, mediante deliberação do Executivo, sob proposta do Tesoureiro da Junta.
3 - Após cada reconciliação bancária, o Tesoureiro e a Responsável pelos serviços administrativos, analisam a validade dos cheques em trânsito, promovendo o respectivo cancelamento, junto da instituição bancária respectiva nas situações que se justifiquem e efectuando os necessários registos contabilísticos de regularização.
Artigo 13.º
Normas sobre o início e final dos mandatos
1 - No início e final de cada mandato do Órgão Executivo, são lavrados termos de contagem dos montantes sob a responsabilidade do Tesoureiro, assinados pelos seus intervenientes e, obrigatoriamente, pelo Presidente da Junta e pelo Tesoureiro da Junta.
2 - Em caso de substituição do Tesoureiro, os termos de contagem são assinados igualmente pelo Tesoureiro cessante.
Artigo 14.º
Responsabilidade funcional
1 - O responsável pelos Serviços Administrativos é a Funcionária Ana Paula Duarte que exerce essas funções desde Setembro de 1995;
2 - A violação de regras estabelecidas no presente diploma, sempre que indicie o cometimento de infracção disciplinar, dará lugar à imediata instauração do procedimento competente, nos termos prescritos no Estatuto Disciplinar.
3 - As informações de serviço que dêem conta da violação das regras estabelecidas no presente diploma, integrarão o processo individual do funcionário visado, sendo levadas em linha de conta na atribuição da Avaliação de Desempenho relativa ao ano a que respeitem.
4 - As repartições de tarefas pelos diversos responsáveis funcionais de que a Autarquia dispõe, presentemente, em regime de efectividade, encontram-se desenvolvidas nos mapas respectivos, e são da responsabilidade do Presidente da Junta de Freguesia.
Artigo 15.º
Responsabilidade do tesoureiro
1 - O estado de responsabilidade do Tesoureiro pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda é verificada, através de contagem física do numerário e dos documentos sob a sua responsabilidade, a realizar pela responsável dos serviços administrativos, nas seguintes situações:
A) Trimestralmente, sem aviso prévio;
B) No encerramento das contas de cada exercício económico;
C) No final e no início do mandato do órgão executivo eleito ou do órgão que o substitui, no caso de aquele ter sido dissolvido;
D) Quando for substituído o Tesoureiro.
Aquisições
Artigo 16.º
Forma das aquisições
1 - Compete aos serviços administrativos promover a aquisição de todos os bens e produtos, necessários ao funcionamento dos serviços da Junta, com base em requisição externa ou contrato, após a verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente em matéria de realização de despesas públicas com a aquisição de bens e serviços.
2 - Em empreitadas, seguir-se-á a lei em vigor, sendo os critérios de adjudicação escolhidos pela Junta de Freguesia e dentro da legalidade.
Artigo 17.º
Entrega de aquisições
1 - A entrega dos bens é feita no serviço da Junta de Freguesia, onde se procede à conferência física, qualitativa e quantitativa, confrontando-se com as respectivas guias de remessa e requisição externa, as quais serão remetidas à responsável dos serviços administrativos.
2 - Os documentos referidos no número anterior são remetidos aos serviços administrativos que, sendo o caso, promoverá a actualização de existências.
Artigo 18.º
Conferência da factura e pagamento
1 - A conferência das facturas com a respectiva guia de remessa e requisição externa será feita pelo responsável dos serviços administrativos.
2 - Uma vez que a situação se encontre perfeitamente regularizada, as facturas, devidamente informadas, serão anexas à ordem de pagamento para o seu pagamento.
3 - Caso existam facturas recebidas com mais de uma via, é aposto nas cópias, de forma clara e evidente, um carimbo de "Duplicado"
Imobilizado
Artigo 19.º
Fichas de imobilizado
As fichas de imobilizado são mantidas permanentemente actualizadas pelo funcionário designado para o efeito.
Artigo 20.º
Inventário dos bens duradouros
O inventário patrimonial inclui todos os bens duradouros e equipamentos propriedade da Junta de Freguesia e rege-se pelo respectivo regulamento.
Artigo 21.º
Abate dos bens
1 - Sempre que, por qualquer motivo, um bem ou equipamento deixe de ter utilidade, deve o funcionário a quem o mesmo esteja afecto ou distribuído comunicar tal facto ao respectivo superior hierárquico.
2 - Se a entidade competente para decidir entender que é esse o procedimento mais adequado será ordenado o abate do bem, remetendo-se o respectivo documento, uma vez despachado, aos serviços administrativos.
Artigo 22.º
Registo matricial de prédios
1 - Compete aos serviços administrativos promover o registo e inscrição matricial dos prédios adquiridos pela Junta.
Artigo 23.º
Reconciliações e controlo de registo do imobilizado
1 - Os serviços administrativos realizam, durante o mês de Dezembro de cada ano, a verificação física dos bens do activo imobilizado, conferindo-a com os registos, procedendo-se prontamente à regularização a que houver lugar ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.
2 - Em Janeiro de cada ano, os serviços administrativos fornecerão um inventário patrimonial actualizado, com a respectiva imputação a cada serviço ou funcionário.
Fundo de maneio
Artigo 24.º
Constituição de fundo de maneio
1 - Em caso de reconhecida necessidade poderá ser autorizada a constituição de fundos de maneio, correspondendo a cada uma parcela orçamental, visando o pagamento de pequenas despesas urgentes e inadiáveis.
2 - Cada um destes fundos tem que ser regularizado no final de cada mês e saldado no final do ano, não podendo conter, em caso algum, despesas não documentadas.
Artigo 25.º
Normas de controlo do fundo de maneio
1 - As Normas de constituição do fundo de maneio constarão de deliberação que aprova o instrumento de gestão financeira.
2 - Da deliberação deverão constar, designadamente:
A) O montante e a rubrica da classificação económica que disponibilizam as dotações necessárias para o efeito;
B) Ó responsável pela sua posse e utilização;
C) A natureza das despesas a pagar pelo fundo;
D) A sua reconstituição será mensal contra a entrega de documentos justificativos das despesas;
E) A sua reposição ocorrerá, obrigatoriamente, até ao último dia útil de cada ano.
Artigo 26.º
Organigrama geral
(ver documento original)
Disposições finais
Artigo 27.º
Violação de normas do RCI
A violação das normas estabelecidas no presente Regulamento, sempre que indicie o cometimento de infracção disciplinar, dá lugar a imediata instauração de procedimento competente, nos termos previstos no estatuto disciplinar
Artigo 28.º
Disposições complementares
1 - As dúvidas de interpretação e os casos omissos serão resolvidos por deliberação do Executivo da Junta de Freguesia, sob proposta do Presidente.
2 - A Junta de Freguesia procederá ao envio do RCI-POCAL, bem como todas as suas alterações, no prazo de 30 dias após a sua aprovação, ao Tribunal de Contas, à Inspecção Geral de Finanças, à Inspecção Geral da Administração do Território e à Direcção-Geral do Orçamento.
3 - Compete ao executivo da Junta, no âmbito do acompanhamento do RCI-POCAL, a recolha de sugestões, propostas e contributos dos diversos funcionários, tendo em vista a sua avaliação e revisão.
4 - A revisão, quando necessária deverá conter as sugestões, propostas e contributos mencionados no número anterior.
5 - Deve o executivo da Junta ser informado, de acordo com o dever de informação estabelecido na Lei 169/99 de 18 de Setembro e no C.P.A., pelos funcionários dos serviços existentes, sobre a execução do presente Regulamento.
Artigo 29.º
Entrada em vigor
O presente Regulamento entra em vigor no primeiro dia útil, após a publicação no Diário da República.
