Projecto de Regulamento do Arquivo Municipal da Lourinhã
José Manuel Dias Custódio, presidente da Câmara Municipal da Lourinhã, torna público que a Câmara Municipal, na sua reunião de 28 de Março de 2006, deliberou aprovar o presente projecto de regulamento, deliberando ainda para os efeitos consignados no artigo 118.º do Código do Procedimento Administrativo, fazê-lo publicar no Diário da República para apreciação pública, convidando todos os interessados a apresentarem as sugestões ou reclamações que julguem convenientes, no prazo de 30 dias a contar da sua publicação.
22 de Fevereiro de 2007. - O Presidente da Câmara, José Manuel Dias Custódio.
Nota justificativa
Considerando a necessidade de sistematizar e normalizar os critérios de desempenho da autarquia no que concerne à produção, organização e gestão documental integrada dos arquivos da Câmara Municipal da Lourinhã, os quais têm sido organizados pelos seus diversos serviços.
Reconhecendo-se, por outro lado, a importância da elaboração de um diploma cabal e, consequentemente, estruturante que regule paralelamente normas e procedimentos, não só administrativos, como também técnicos e funcionais, indissociáveis da defesa, conservação, valorização e ampla difusão de uma parte significativa do património cultural sob custódia da Câmara Municipal, consignada pelo seu arquivo definitivo ou histórico.
Tendo em conta que, subsequentemente, urge incrementar bases e consolidar esforços para o (des)envolvimento técnico e administrativo, em termos de acções de preservação, (in)formação, defesa e promoção da identidade e da memória do património histórico do município, cooperando, deste modo, para um maior nível de cultura e informação das populações, como um legado contínuo.
Atendendo, igualmente, que uma das principais competências do Arquivo Municipal visa a salvaguarda dos acervos documentais do município e tendo em conta os danos, irreversíveis e cumulativos, causados pelas condições físicas, materiais e ambientais de instalação, em termos de acondicionamento, humidade ou temperatura em excesso, bem como pela sua reprodução por fotocópia, e outras, advoga-se, portanto, uma candidatura ao Programa de Apoio à Rede de Arquivos Municipais (PARAM) para a instalação do novo Arquivo Municipal em edifício apropriado, adaptado e destinado a essa exclusiva função, prevendo-se o crescimento do acervo documental, o que exige iniludivelmente um espaço administrativo e cultural próprio.
Considerando, por último, o papel central que o arquivo deverá assumir em projectos de modernização administrativa e de gestão da mudança, contribuindo para a simplificação de processos e procedimentos, num esforço de melhoria contínua da autarquia, tendo em vista a gestão e oferta de serviços de qualidade, direccionados para o cidadão.
Neste sentido, a Câmara Municipal, no uso das competências que lhe são conferidas pela alínea a) do n.º 7 do artigo 64.º da Lei 169/99, de 18 de Setembro, com a redacção introduzida pela Lei 5-A/2002, de 11 de Janeiro, e considerando o regime geral dos arquivos e do património arquivístico, o Decreto-Lei 16/93, de 23 de Janeiro, a Lei 107/2001, de 8 de Setembro, as disposições da Portaria 412/2001, de 17 de Abril, e as eventuais alterações a que esta última possa ser sujeita, submete a discussão e aprovação o seguinte Regulamento:
CAPÍTULO I
Disposições gerais
Artigo 1.º
O presente Regulamento visa definir normas gerais de funcionamento do Arquivo Municipal da Lourinhã, adiante designado abreviadamente por arquivo, entendido estruturalmente, de acordo com o seu enquadramento orgânico-funcional, como um dos sectores da Câmara Municipal com atribuições nas áreas de apoio técnico e administrativo, na dependência directa da divisão administrativa.
Artigo 2.º
1 - Ao Arquivo compete, na generalidade:
a) Superintender no arquivo geral do município e propor a adopção de planos adequados de gestão de documentação/informação, na sua dimensão administrativa e condições técnicas necessárias;
b) Garantir o controlo ambiental e condições adequadas para a boa conservação do património arquivístico, sob sua custódia;
c) Organizar e promover soluções informáticas para a gestão integrada do arquivo;
d) A promoção da transferência regular da documentação dos diversos serviços da Câmara Municipal para o Arquivo;
e) Arquivar todos os documentos, livros e processos que lhe sejam remetidos pelos diversos serviços do município;
f) Propor, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a eliminação de documentos;
g) Facultar o acesso ao Arquivo de acordo com a lei em vigor.
2 - Compete ainda ao Arquivo, no plano cultural:
a) Garantir a defesa e salvaguarda do espólio, colecções e mais documentos com valor histórico e patrimonial da Câmara Municipal e de outros organismos, pessoas ou serviços existentes no concelho;
b) Promover o conhecimento dos fundos documentais, quer dos arquivos próprios, quer dos existentes no concelho, através do seu recenseamento e da elaboração dos respectivos guias, inventários e catálogos.
CAPÍTULO II
Visão, missão e valores
Artigo 3.º
A visão do arquivo é implementar as melhores práticas de gestão documental integrada, num esforço de melhoria contínua, orientadas para o cidadão, com vista à satisfação de todas as suas expectativas de qualidade, com objectivos de eficácia e eficiência.
Artigo 4.º
A principal missão do arquivo é prestar serviços de gestão de documentos, organizando os diversos fundos documentais e fornecendo, em tempo útil, a documentação/informação aos utentes internos e externos da Câmara Municipal da Lourinhã.
Artigo 5.º
O arquivo pauta-se por uma cultura organizacional inspirada por um conjunto de valores partilhados por todos os funcionários da autarquia, nomeadamente:
a) Ética;
b) Segurança;
c) Qualidade;
d) Cooperação mútua;
e) Inovação;
f) Proactividade;
g) Profissionalismo e responsabilidade.
CAPÍTULO III
Competências específicas do arquivo
Artigo 6.º
Ao arquivo compete:
a) A gestão integrada de toda a documentação produzida e recebida pelos diferentes órgãos e serviços do município, independentemente da sua data, formato e suporte material;
b) A recolha e tratamento dos arquivos e espólios documentais pertencentes a outras entidades com interesse histórico, patrimonial, arquivístico e ou informativo, desde que solicitado para esses efeitos;
c) O apoio técnico no âmbito da arquivística àquelas entidades, nas diversas matérias que se prendem com a criação, organização, gestão, preservação e acesso aos seus arquivos, quando solicitado para esses efeitos;
d) O fornecimento aos utentes de certidões e reproduções dos documentos à sua guarda, salvo quando estiver em causa o direito de acesso às informações neles contidas ou a sua preservação, nos termos da lei;
e) A divulgação e a difusão de todo o património documental do concelho da Lourinhã, tanto a nível nacional como internacional;
f) O apoio à implementação de processos e procedimentos de modernização administrativa, integrados na gestão documental;
g) A elaboração de manuais e planos de classificação documentais;
h) Estabelecer, mediante acordo com os responsáveis pelos restantes serviços municipais, a periodicidade e forma de acondicionamento, entrega e formalidades das remessas de documentos para arquivo geral;
i) A elaboração de propostas de autos de eliminação de documentação, de acordo com as determinações legais, e após o cumprimento dos prazos fixados na lei.
CAPÍTULO IV
Da transferência
Artigo 7.º
A documentação é enviada pelos vários serviços ao arquivo, obedecendo às determinações legais em vigor, nas seguintes condições:
Nos respectivos suportes originais, devidamente organizada e identificada;
Acondicionada em caixas de arquivo de modelo uniformizado e definido pelo responsável técnico do arquivo, adequadas à dimensão dos documentos a transferir, respectivamente numeradas e identificadas;
Os processos devem ser sempre numerados devendo intercalar-se, no caso de lhes ter sido retirado algum documento, em sua substituição, uma folha com menção expressa do documento ausente e a paginação do mesmo com a assinatura e o visto dos responsáveis do respectivo serviço;
Os processos de obras, particulares ou municipais, deverão ser apresentados em pastas com capas uniformizadas, segundo modelo existente, com o número e localização o mais completo possível, designação da obra, nome do requerente, assim como a indicação do número de volumes (x de y), caso existam vários.
Artigo 8.º
1 - A transferência de documentação deverá ser acompanhada, nos termos da lei, da correspondente guia de remessa e por um auto de entrega, a título de prova.
2 - O envio da documentação efectua-se de acordo com o quadro publicado em anexo ao presente Regulamento - Anexo I.
Artigo 9.º
1 - A guia de remessa deve ser feita pelo funcionário responsável pelo envio da documentação, devidamente visada pelo superior hierárquico máximo da unidade orgânica, e pelo técnico superior responsável pelo arquivo.
2 - O original deve ficar no arquivo, passando a constituir prova de remessa.
3 - O duplicado da guia de remessa deve ser devolvido no mesmo acto aos serviços de origem, após ter sido conferido e completado com as referências do Arquivo e mais informações que se repute pertinente.
4 - A documentação transferida deve ser acompanhada, sempre que possível, dos respectivos registos, índices, ficheiros, bases de dados e outros elementos de referência, que complementem a sua identificação/descrição para posterior recuperação de informação.
CAPÍTULO V
Das incorporações
Artigo 10.º
1 - Podem dar entrada no arquivo, quer a título definitivo, quer a título de depósito, documentos diversos de outros organismos, pessoas ou serviços, em qualquer tipo de suporte, que se revelem de interesse para o concelho, à excepção daqueles que por lei devam ser incorporados no arquivo distrital.
2 - A incorporação referida no número anterior far-se-á de acordo com o estabelecido no presente Regulamento para a transferência de documentação.
3 - Os encargos de inventariação, de higienização e de transporte de documentação a incorporar nos arquivos públicos são da responsabilidade da instituição remetente, ficando os encargos relativos à desinfestação dos mesmos sob responsabilidade da entidade receptora dos arquivos.
4 - O arquivo fica obrigado a conservar e a tratar os documentos depositados, facultando-os, se para tal estiver autorizado pelos seus proprietários e em conformidade com a lei, à consulta dos utentes.
CAPÍTULO VI
Da selecção
Artigo 11.º
A fim de avaliar o interesse administrativo e ou histórico da documentação que é produzida e recebida pela Câmara Municipal, deverá ser constituído, sempre que necessário, um grupo consultivo composto por um técnico superior da Divisão Administrativa, um técnico superior da Divisão Jurídica e Recursos Humanos, um técnico superior da Divisão Sociocultural, um técnico superior do Arquivo e um responsável pelo serviço produtor dessa documentação.
Artigo 12.º
Compete ao grupo consultivo apreciar e dar parecer sobre as propostas de conservação elaboradas pelos diferentes serviços municipais, independentemente dos prazos de conservação definidos na lei.
Artigo 13.º
1 - Compete ao grupo consultivo definir o interesse administrativo e histórico da documentação que é produzida pela Câmara Municipal, que não esteja especialmente abrangida pela tabela de selecção do regulamento arquivístico para as autarquias locais, ou que, tendo ultrapassado os casos legais de conservação, se julgue conveniente manter no arquivo por período mais dilatado.
2 - A eliminação dos documentos que não constam da tabela de selecção carece de autorização expressa do Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo.
Artigo 14.º
O grupo consultivo será coordenado pelo técnico superior do arquivo da Câmara Municipal da Lourinhã.
CAPÍTULO VII
Da eliminação
Artigo 15.º
1 - Compete ao arquivo toda e qualquer eliminação de documentos produzidos pelos diferentes serviços municipais, de acordo com a legislação em vigor.
2 - No acto de eliminação deve ser lavrado um auto de eliminação, o qual deverá ser assinado pelos responsáveis do serviço produtor, pelo responsável do arquivo e pelo representante da autarquia local, constituindo a prova do abate patrimonial.
3 - O auto de eliminação é feito em duplicado, devendo ficar o original no serviço do arquivo, que procede à eliminação, e o outro exemplar ser remetido ao respectivo arquivo distrital ou ao arquivo nacional.
Artigo 16.º
1 - A eliminação de documentação deve ser feita de modo que seja impossível a sua reconstituição.
2 - A decisão sobre o processo de eliminação por corte, trituração, incineração ou outro, deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
Artigo 17.º
Compete ao arquivo propor, depois de consultados os serviços respectivos, a eliminação dos documentos, de acordo com as determinações legais em vigor.
CAPÍTULO VIII
Do tratamento e instrumentos de descrição
Artigo 18.º
1 - O arquivo deve acompanhar o tratamento arquivístico aplicado nos diferentes serviços municipais, competindo-lhe ainda intervir no sentido de uma gestão documental uniforme ou, pelo menos, devidamente controlada e extensiva a todos esses serviços.
2 - O arquivo procederá ao tratamento arquivístico inerente à sua função, de forma a tornar a documentação apta para ser utilizada pelos distintos órgãos e serviços municipais, em condições de consulta imediata e eficaz, utilizando para o efeito os instrumentos de pesquisa elaborados na origem ou, caso estes não se revelem adequados, preparando instrumentos alternativos ou complementares.
3 - O tratamento arquivístico subjacente reporta-se à elaboração e utilização de distintos instrumentos de classificação, descrição e indexação, considerados adequados ao eficaz funcionamento do arquivo para a recuperação célere da informação.
CAPÍTULO IX
Da conservação
Artigo 19.º
Compete ao arquivo, à luz de uma política de preservação preventiva, zelar pela boa conservação e integridade física das espécies em depósito, através das seguintes acções:
a) Criação e garantia de boas condições ambientais e de segurança;
b) Higienização regular e correspondente acondicionamento;
c) Promoção do restauro, (re)encadernação e substituição de unidades de instalação das espécies danificadas e/ou em risco de degradação;
d) Promoção da cópia de documentos através das tecnologias mais adequadas tendo em vista a preservação e salvaguarda dos originais.
CAPÍTULO X
Da difusão
Artigo 20.º
A divulgação dos documentos processar-se-á através da consulta e serviço de empréstimo e de leitura, presencial ou remota, nomeadamente mediante a introdução de conteúdos on-line numa página própria do arquivo com link directo a partir do site da autarquia disponível na Internet, ou, face à obsolescência destes últimos, através dos instrumentos e das tecnologias em voga mais apropriadas.
SECÇÃO I
Consulta e serviço de leitura
Artigo 21.º
O arquivo funciona com horário estabelecido pela autarquia, iniciando-se o atendimento e leitura directa 15 minutos após a abertura do serviço e terminando 15 minutos antes do encerramento do mesmo.
Artigo 22.º
A admissão à leitura no arquivo é apenas permitida após o preenchimento da requisição externa de consulta ou da requisição interna e da apresentação de documento de identificação pessoal, consoante o perfil de utilizador.
Artigo 23.º
1 - Salvo o caso em que estiver estabelecido ou for aconselhável um período de incomunicabilidade, poderá ser efectuada a consulta de toda a documentação para fins de investigação particular, que ficará sujeita a uma requisição, dirigida ao técnico superior do arquivo, nomeando, para o efeito, os seguintes elementos:
a) Dados pessoais identificadores do requisitante;
b) Natureza e objectivos da investigação.
Artigo 24.º
Toda e qualquer consulta deve ser efectuada em instalação própria do arquivo, salvo as excepções previstas pelo presente Regulamento, quanto a empréstimos autorizados aos serviços produtores e a requisições da Assembleia Municipal, da presidência e vereação, de Tribunais e outras entidades a quem seja reconhecido esse direito.
SECÇÃO II
Requisitos para o empréstimo de documentos sob custódia do Arquivo
Artigo 25.º
1 - Os serviços municipais podem solicitar o empréstimo de documentação ao arquivo por meio de requisição interna de consulta/empréstimo, devidamente preenchida e assinada pelo responsável de cada serviço requisitante, incluindo a justificação da necessidade de consulta fora do espaço físico do arquivo.
2 - Os processos individuais, a documentação de concursos, os processos de inquérito e todos os documentos que, pela sua natureza, sejam considerados confidenciais ou reservados, apenas serão fornecidos mediante autorização escrita passada pelo presidente da Câmara, sem prejuízo das restrições impostas por lei.
3 - Os documentos a sair do arquivo que se destinam a utilização em espaço físico que não seja considerado dos serviços municipais, ficarão prévia e obrigatoriamente sujeitos à autorização técnica da direcção do arquivo, bem como a registo e seguro contra todos os riscos se o seu valor assim o justificar.
Artigo 26.º
A documentação cedida a título de empréstimo apenas poderá permanecer no serviço requisitante pelo prazo máximo de 30 dias, renováveis por iguais períodos, mediante novo pedido escrito, formulado nos termos do artigo 25.º
Artigo 27.º
No arquivo deverá existir um ficheiro com as assinaturas dos chefes e funcionários autorizados a visar as requisições.
Artigo 28.º
As requisições dos órgãos ou serviços municipais ao arquivo devem ser feitas obrigatoriamente através de impresso próprio, em duplicado, nos termos do artigo 25.º, de modo a facilitar o respectivo controlo. A cada petição corresponderá uma requisição.
Artigo 29.º
No acto de devolução da documentação, o serviço requisitante deve apresentar o duplicado da requisição, no qual será aposta a data de devolução e a assinatura do funcionário que recebeu a documentação.
Artigo 30.º
1 - Ao ser devolvida a documentação, deverá conferir-se a sua integridade e ordem interna.
2 - Se assim o entender, o funcionário que confere a documentação poderá exigir a permanência do portador da documentação enquanto decorre a conferência.
Artigo 31.º
Se for detectada a ausência de documentos de um processo ou este vier desorganizado e ou danificado, deverá o arquivo devolvê-lo à procedência, com uma nota a solicitar a regularização da falha.
SECÇÃO III
Consulta da documentação histórica
Artigo 32.º
A admissão à leitura no Arquivo da documentação histórica, é permitida após o preenchimento da ficha de consulta diária ou requisição externa de consulta e da apresentação de documento de identificação pessoal.
SECÇÃO IV
Comunicação
Artigo 33.º
A comunicação dos documentos processa-se pelos seguintes meios:
a) Publicidade dos instrumentos de descrição documental, designadamente guias de fundos, inventários, catálogos, índices e ficheiros;
b) Consulta pública em leitura geral, mediante o disposto no artigo 32.º;
c) Publicação de fontes e estudos históricos, em edições próprias do arquivo, ou em colaboração com outras entidades;
d) Realização e participação em actividades culturais diversas.
Artigo 34.º
Os documentos raros, antigos ou em risco de deterioração tendem a ser consultados através de cópias, realizadas pelas tecnologias mais adequadas, de modo a preservar-se a integridade dos originais.
Artigo 35.º
Aplica-se à documentação histórica o disposto no artigo 25.º, sobre os requisitos indispensáveis para que as espécies possam sair das instalações do Arquivo.
CAPÍTULO XI
Obrigações dos utilizadores
Artigo 36.º
Todo o utilizador que efectuar trabalhos em que figurem informações ou documentos existentes no Arquivo, deverá fornecer obrigatória e gratuitamente duas cópias dos respectivos estudos, destinadas ao Arquivo e à Biblioteca da Câmara Municipal da Lourinhã.
Artigo 37.º
É expressamente proibido:
a) Praticar quaisquer actos que perturbem o normal funcionamento dos serviços do arquivo;
b) Retirar das instalações próprias qualquer documento sem autorização prévia do técnico responsável do arquivo;
c) Decalcar letras ou estampas, sublinhar, riscar, escrever ou danificar com qualquer objecto os documentos consultados;
d) Entrar nas salas de consulta na companhia de malas, capas opacas ou conjuntos de documentos que não sejam avulsos e ou necessários à consulta;
Fumar ou fazer lume dentro das instalações do arquivo.
Artigo 38.º
1 - O utilizador que, depois de ter sido avisado pelos funcionários do arquivo, se não conformar com estas disposições, será convidado a sair das instalações.
2 - Em face da gravidade do acto praticado, ficará o utilizador sujeito às sanções previstas na lei.
CAPÍTULO XII
Pessoal - deveres e atribuições
Artigo 39.º
1 - O quadro de pessoal do arquivo é constituído por pessoal técnico superior, técnico profissional e assistente administrativo.
2 - Ao técnico superior do arquivo compete, no âmbito das suas funções, e segundo os princípios técnico-adminstrativos inerentes ao artigo 5.º do Regulamento Orgânico da Câmara Municipal da Lourinhã, planificar, gerir e coordenar superiormente o trabalho desenvolvido pelos seus funcionários; respeitar o código de ética inerente à sua profissão; orientar todo o tratamento arquivístico, promovendo e controlando toda a entrada e saída de documentação; manifestar os seus pareceres sobre a documentação produzida; dar autorizações técnicas sobre os empréstimos; coordenar acções no âmbito da preservação preventiva, conservação e restauro, reprodução e difusão dos fundos documentais; promover realizações culturais individuais ou conjuntas e zelar pela dignificação dos diversos serviços prestados pelo Arquivo.
3 - Ao técnico superior do arquivo compete ainda o cumprimento global deste Regulamento, articular parte do trabalho do arquivo, de uma forma proficiente e proactiva, com os demais serviços municipais.
4 - Por último, compete ao técnico superior do arquivo providenciar a segurança dos fundos documentais existentes no mesmo, reconhecendo o seu valor acrescentado para a promoção da identidade do município.
Artigo 40.º
Compete aos funcionários do arquivo, consoante a sua formação técnico administrativa, e sob a orientação do técnico superior, o seguinte:
a) Receber, conferir, registar e ordenar os processos e petições enviados pelos diferentes órgãos e serviços municipais;
b) Receber, conferir, registar, ordenar, arrumar e conservar os livros findos e toda a documentação enviada pelos diferentes órgãos e serviços;
c) Registar os documentos entrados;
d) Manter devidamente organizados os ficheiros necessários à eficiência do serviço;
e) Elaborar os diferentes instrumentos de descrição;
f) Zelar pela conservação dos documentos;
g) Rectificar e/ou substituir as caixas, pastas, capas, invólucros, clipes ou quaisquer outros elementos abrasivos que servem de suporte ao arrumo da documentação;
h) Respeitar os prazos fixados legalmente quanto à selecção e eliminação da documentação enviada para o arquivo;
i) Superintender o serviço de consulta e de leitura;
j) Fornecer toda a documentação solicitada pelos diferentes órgãos e serviços municipais, mediante as necessárias autorizações;
l) Fornecer a documentação para as diversas actividades de comunicação e difusão;
m) Fornecer, mediante as necessárias autorizações, a reprodução de documentos;
n) Fornecer à leitura toda a documentação solicitada e que não esteja condicionada superiormente para tal fim, quer interna quer externamente.
CAPÍTULO XIV
Disposições finais
Artigo 41.º
O Arquivo reserva-se no direito de recusar o recebimento de documentos, processos e espólios que não cumpram o presente Regulamento, ou o estado destes já não permita a sua recuperação, ou quando as instalações não garantam as condições mínimas para a sua conservação.
Artigo 42.º
As dúvidas ou casos omissos não previstos no presente Regulamento serão resolvidas pela Câmara Municipal, com parecer técnico do arquivo.
Artigo 43.º
O presente Regulamento será revisto sempre que se revele pertinente para um correcto e eficaz/eficiente funcionamento do arquivo.
Artigo 44.º
O modelo da guia de remessa e requisição interna ao arquivo municipal, referidos no presente Regulamento, são os constantes, respectivamente, do Anexo II e Anexo III.
Artigo 45.º
O presente Regulamento entra em vigor 15 dias após a contar da data da sua publicação em edital afixado nos lugares de estilo.
ANEXO I
(ver documento original)
ANEXO II
Guia de Remessa modelo
(ver documento original)
ANEXO III
Requisição interna ao Arquivo Municipal
(ver documento original)
