de 10 de Maio
Considerando a insuficiência de dados caracterizadores dos recursos humanos da Administração;Considerando que tal insuficiência é limitativa do estudo e definição dos princípios que deverão enformar a política de pessoal e de emprego da função pública e, bem assim, a adequada gestão dos seus recursos humanos;
Reconhecendo os passos importantes que foram já dados nesta matéria com a realização do inquérito prévio aos serviços e organismos e, sobretudo, do inquérito aos recursos humanos da função pública;
Tendo presente, todavia, a necessidade de institucionalizar os mecanismos que permitam o desenvolvimento e actualização permanente de um sistema de informação sobre os recursos humanos da função pública, com o fim de fornecer os indicadores de gestão necessários à fundamentação das medidas de política sobre a evolução da Administração e da função pública;
Atentando, por outro lado, em que o facto de não ter sido ainda publicada a lei sobre a defesa dos direitos do homem perante a informática não impede, antes recomenda, que se acautelem desde já os problemas da compatibilização entre as liberdades individuais e o recurso a processamentos automáticos sobre informações pessoais;
Considerando que tal desiderato se atingirá, no caso vertente, designadamente através da previsão do acesso aos ficheiros centrais mediante um número de identificação não significativo, da não utilização de outros identificativos pessoais, como o número do bilhete de identidade, o número fiscal de contribuinte ou o número de segurança social, da proibição das interconexões que não se relacionem directamente com os objectivos expressos do sistema de informação acima mencionado e do reconhecimento do direito de acesso:
Nestes termos:
Usando da autorização conferida pelo artigo 60.º da Lei 40/81, de 31 de Dezembro, o Governo decreta, nos termos da alínea b) do n.º 1 do artigo 201.º da Constituição, o seguinte:
Artigo 1.º
(Sistema de informação para a gestão de pessoal)
É criado, no Ministério da Reforma Administrativa, o Sistema de Informação para Gestão de Pessoal na Função Pública, adiante designado por SIGEP.
Artigo 2.º
(Objectivos e atribuições)
1 - O SIGEP tem por objectivos a recolha, tratamento e divulgação de dados nominativos e estatísticos, bem como de indicadores de gestão sobre a função pública, tendo em vista fundamentar:a) O estudo e definição de medidas globais de pessoal e de emprego público, designadamente no respeitante ao enquadramento profissional dos funcionários e agentes e à gestão e desenvolvimento dos recursos humanos da função pública;
b) A análise das necessidades de promoção e desenvolvimento de operações sectoriais de gestão e administração de pessoal.
2 - Os objectivos enunciados no número anterior serão concretizados:
a) Pelo serviço competente do Ministério da Reforma Administrativa, nos aspectos referentes à informação para definição da política global de pessoal e de emprego público;
b) Pelos serviços ou organismos que, em cada departamento ministerial, são competentes em matéria de organização e pessoal, nos casos da alínea b) do número anterior;
c) Pelas direcções-gerais ou organismos equiparados que se encontrem nas condições referidas no n.º 1 do artigo 6.º
Artigo 3.º (Âmbito)
1 - O SIGEP integra todos os funcionários e agentes do Estado, independentemente do respectivo vínculo, em serviço:a) Nos serviços ou organismos da administração central;
b) Nos institutos públicos nas modalidades de serviços públicos personalizados ou de fundos públicos.
2 - O SIGEP integra também os funcionários e agentes do Estado prestando serviço:
a) Nos postos diplomáticos ou consulares ou outros serviços no estrangeiro;
b) Requisitados junto do Governo de Macau;
c) Em países estrangeiros, ao abrigo de acordos de cooperação.
3 - O SIGEP abrange ainda os funcionários e agentes considerados excedentes nos termos da legislação aplicável.
4 - Poderão ainda integrar-se no SIGEP os funcionários e agentes:
a) Das regiões autónomas, mediante decreto regional, que definirá os condicionalismos a que obedecerá essa integração;
b) Da administração local, mediante decreto.
5 - O SIGEP não abrange:
a) Os magistrados judiciais e do Ministério Público;
b) O pessoal civil das forças armadas;
c) O pessoal docente dependente do Ministério da Educação e das Universidades, desde que não integrado em quadros de pessoal.
Artigo 4.º
(Constituição)
O SIGEP compreende ficheiros centrais e ficheiros descentralizados de pessoal.
Artigo 5.º
(Ficheiros centrais)
1 - São ficheiros centrais:a) O ficheiro activo de pessoal;
b) O ficheiro de serviços e quadros de pessoal.
2 - São os seguintes os dados constitutivos de cada registo do ficheiro activo de pessoal:
a) Dados pessoais:
Nome;
Data do nascimento;
Sexo;
Habilitações literárias;
b) Data de ingresso na função pública;
c) Situação profissional anterior à actual:
Organismo;
Categoria;
d) Situação profissional actual:
Organismo de trabalho;
Categoria de que é titular, forma de provimento, data de ingresso e letra de vencimento respectiva;
Cargo em exercício, forma de provimento, letra de vencimento e data de início de funções;
Número de horas de trabalho semanal;
e) Situação económico-social:
Remuneração e abonos complementares;
Número de abonos de família;
f) Interrupções de actividade:
Cessações temporárias de actividade no organismo e na função pública;
Saída definitiva do organismo.
3 - O ficheiro de serviços e quadros de pessoal conterá, em relação a cada serviço ou organismo, informação relativa aos seguintes aspectos:
a) Identificação;
b) Estrutura orgânica;
c) Quadro de pessoal;
d) Inserção no Orçamento Geral do Estado.
Artigo 6.º
(Ficheiros descentralizados de pessoal)
1 - Os ficheiros descentralizados de pessoal, a implementar ao nível de cada ministério e, quando o número dos seus efectivos o justifique, de direcção-geral ou organismo equiparado, compreenderão necessariamente os elementos básicos dos ficheiros centrais.
2 - Os ficheiros descentralizados de pessoal serão organizados em termos que assegurem a sua compatibilidade com os ficheiros centrais, cujos segmentos de informação abastecem periodicamente.
Artigo 7.º
(Manutenção e desenvolvimento do SIGEP)
1 - A criação, manutenção e exploração dos ficheiros referidos nos artigos anteriores são da responsabilidade:
a) Do serviço competente do Ministério da Reforma Administrativa, no caso dos ficheiros centrais;
b) Dos serviços ou organismos que em cada departamento ministerial são competentes em matéria de organização e pessoal e, bem assim, das direcções-gerais ou organismos equiparados referidos no n.º 1 do artigo 6.º, nos casos dos ficheiros descentralizados de pessoal.
2 - O ficheiro activo central e o ficheiro de serviços e quadros de pessoal serão implementados a partir dos dados colhidos através do inquérito aos recursos humanos da função pública de 1979 e das respectivas actualizações.
3 - Os ficheiros descentralizados de pessoal serão implementados em função de plano a aprovar por despacho conjunto do Ministro da Reforma Administrativa e do membro do Governo competente em cada caso, ouvida a Comissão Interministerial de Utilizadores, a que se refere o artigo 13.º do presente diploma.
4 - A actualização da informação constante dos ficheiros centrais será promovida a partir dos ficheiros descentralizados de pessoal.
5 - A actualização da informação constante dos ficheiros descentralizados de pessoal incumbe:
a) Ao serviço ou organismo onde cada funcionário ou agente se encontre a prestar serviço, no que respeita aos elementos de informação relativos à sua situação profissional;
b) Ao próprio funcionário ou agente, no que respeita aos elementos de informação pessoal.
6 - Até à implementação generalizada dos ficheiros descentralizados de pessoal compete ao serviço mencionado na alínea a) do n.º 1 definir e executar as acções tendentes à actualização dos dados recolhidos no inquérito aos recursos humanos da função pública, no referente aos funcionários e agentes ainda não abrangidos por aqueles ficheiros.
Artigo 8.º
(Articulação com subsistemas)
O SIGEP assegurará a necessária articulação com os subsistemas existentes a nível da Administração Pública, nomeadamente no que respeita ao processamento automático de vencimentos, à assistência na doença, ao processo de aposentações e ao controle dos actos de admissão de pessoal ou de quaisquer modificações estatutárias subsequentes.
Artigo 9.º
(Sistema estatístico nacional)
O serviço competente do Ministério da Reforma Administrativa e o Instituto Nacional de Estatística proporão conjuntamente às entidades competentes a forma de articulação do SIGEP com o Sistema Estatístico Nacional.
Artigo 10.º
(Segurança e privacidade)
1 - É proibida a recolha de dados feita por qualquer processo fraudulento, desleal ou ilícito.2 - O acesso aos registos dos ficheiros centrais poderá ser efectuado através de um número de identificação de funcionário, não significativo e não coincidente com qualquer outro número em vigor na Administração.
3 - Dos ficheiros centrais, desde que convertidos em suporte magnético, não constarão quaisquer identificativos pessoais, tais como o número do bilhete de identidade, o número fiscal de contribuinte ou o número de segurança social.
4 - Enquanto não for publicada a lei sobre a defesa dos direitos do homem perante a informática, são vedadas as interconexões, por meios automáticos, dos suportes de informação que integram os ficheiros centrais e descentralizados do SIGEP, no que se refere aos campos de informação que não lhes sejam comuns e, bem assim, as interconexões do SIGEP com outros ficheiros existentes na Administração Pública.
5 - Dos suportes de informação - manuais, mecanográficos ou magnéticos - dos ficheiros integrantes do SIGEP não podem constar quaisquer dados de natureza opinativa ou respeitante à vida privada, às opções políticas, partidárias, religiosas ou filosóficas dos titulares dos registos.
6 - As entidades responsáveis pela gestão dos ficheiros tomarão todas as precauções úteis a fim de garantir a segurança das informações, impedindo que as mesmas sejam deformadas ou divulgadas de forma ilícita ou para fins diferentes dos estabelecidos no presente diploma, incorrendo na respectiva responsabilidade disciplinar, civil ou criminal.
Artigo 11.º
(Direito de acesso)
1 - Os funcionários e agentes têm o direito de tomar conhecimento do conteúdo dos registos magnéticos de que sejam titulares e das subsequentes alterações promovidas ao abrigo do n.º 5 do artigo 7.º bem como do conjunto de operações de tratamento automático que serão efectuadas relativamente àqueles registos.2 - Os referidos funcionários e agentes poderão exigir a rectificação dos dados inexactos e a sua actualização.
Artigo 12.º
(Utilização do SIGEP)
O SIGEP tem como utilizadores:a) Os serviços ou organismos do Ministério da Reforma Administrativa;
b) Os serviços ou organismos que em cada departamento ministerial são competentes em matéria de organização e pessoal;
c) Os órgãos com vocação para operações de administração centralizada, designadamente o Instituto de Informática do Ministério das Finanças, a Direcção-Geral de Protecção Social aos Funcionários e Agentes da Administração Pública, a Caixa Geral de Aposentações e o Tribunal de Contas;
d) As estruturas sindicais, relativamente aos funcionários e agentes que representam.
(Comissão Interministerial de Utilizadores)
1 - Junto do serviço competente do Ministério da Reforma Administrativa funcionará, com carácter consultivo, a Comissão Interministerial de Utilizadores.
2 - Na Comissão terão assento representantes de todos os ministérios e, bem assim, das estruturas sindicais da função pública.
3 - A Comissão terá como incumbência apreciar e dar parecer sobre:
a) Os programas de implementação dos ficheiros descentralizados de pessoal em cada ministério;
b) Os programas anuais relativos ao SIGEP, elaborados pelo serviço a que se refere o n.º 1, tendo em consideração as necessidades de informação sobre a função pública;
c) As garantias de segurança e privacidade contempladas no sistema.
Artigo 14.º
(Regulamentação)
1 - Por portaria a publicar no prazo de 90 dias a contar da data de entrada em vigor do presente diploma, serão definidos:a) Os aspectos básicos da constituição e funcionamento do SIGEP a nível central, nomeadamente as formas de periodicidade de recolha ou actualização dos elementos de informação e os principais resultados a fornecer aos utilizadores, bem como os direitos e condições de acesso destes à informação disponível;
b) A constituição e forma de funcionamento da Comissão Interministerial de Utilizadores.
2 - Por portarias conjuntas do Ministro da Reforma Administrativa e dos membros do Governo competentes em cada caso, serão definidos:
a) As formas de articulação do SIGEP com os subsistemas referidos no artigo 8.º do presente diploma;
b) Os elementos de informação a manter de forma definitiva nos ficheiros descentralizados de pessoal e bem assim os direitos e condições de acesso dos utilizadores e dos funcionários e agentes respectivamente à informação disponível e à sua própria informação;
c) A forma e periodicidade de recolha ou actualização dos elementos de informação e bem assim os deveres que, nesta questão, recaem sobre os serviços ou organismos e os próprios funcionários e agentes.
Artigo 15.º
(Resolução de dúvidas)
As dúvidas resultantes da aplicação do presente diploma serão resolvidas:a) Por despacho do Ministro da Reforma Administrativa, no referente aos aspectos globais da organização e funcionamento do SIGEP e dos ficheiros centrais;
b) Por despacho conjunto do Ministro da Reforma Administrativa e dos membros do Governo competentes em cada caso, no tocante aos aspectos relacionados com o desenvolvimento sectorial do sistema, designadamente os ficheiros descentralizados de pessoal.
Visto e aprovado em Conselho de Ministros de 18 de Março de 1982. - Diogo Pinto de Freitas do Amaral.
Promulgado em 16 de Abril de 1982.
Publique-se.O Presidente da República Interino, FRANCISCO MANUEL LOPES VIEIRA DE OLIVEIRA DIAS.
