Aprovação de modelos e procedimentos no âmbito da contratação pública do IRN, I. P.

Despacho (extrato) n.º 1233/2025 A prossecução de uma administração pública mais ágil, competente, eficiente, e sobretudo capaz de cumprir de forma plena a missão que lhe incumbe prosseguir passa também por potenciar o impacto positivo das soluções adotadas: demasiadas vezes, em matérias transversais, as ferramentas e soluções são pensadas, contratadas e fruídas numa lógica apenas interna às entidades (e, por vezes, restritas a áreas demasiado limitadas das próprias entidades públicas). Ao invés, quando as ferramentas e soluções são desenhadas numa lógica de “partilha por design e definição”, salvaguardando a identidade e cultura das organizações, mas procurando sinergias e “pensado partilhável” o potencial de impacto positivo não se restringe apenas a uma entidade, mas multiplica-se por tantas quantas as organizações passíveis de utilização da ferramenta em questão. Na verdade, sem uma política de partilha ativa, transversal, consistente e abrangente, as soluções que uma entidade pública alcança ficam restritas à sua dimensão, e por definição a dimensão da solução é também ela limitada. A matéria da contratação pública assume neste quadro uma particular importância, seja pela dimensão económica no quadro do produto interno bruto, mas também pela atenção crescente que tem vindo a ser objeto no quadro interno e também de programas internacionais. Nesse sentido, e consciente desta realidade, o IRN I. P. iniciou um percurso de desenvolvimento em parceria de soluções numa lógica de partilha, e de utilização de recursos livremente disponíveis em vários domínios da sua atividade, nomeadamente da contratação pública, em parceria com outras entidades, e de soluções concretas e densificadas. Assim, através da deliberação datada de 4 de dezembro de 2024 foi aprovada a adesão à ferramenta “GA - Gestão de Aquisições”, pensada e concebida no quadro da administração pública e para a administração pública. Paralelamente, tem sido promovida a adoção de modelos comuns, quer para utilização no quadro da tramitação interna, quer por parte dos fornecedores e demais entidades externas, garantindo uniformidade e, através deles, o cumprimento de linhas de conformidade legal crescentemente exigentes. Estes formulários - designados Formulários AP - estão disponíveis de forma transversal em www.publicas.pt, são passíveis de utilização por qualquer entidade pública, e estão preparados para serem nativamente assinados digitalmente. Estes termos enquadram-se também numa lógica de construção de um sistema de controlo interno robusto, com identificação clara dos papéis e responsabilidades das partes envolvidas, o cumprimento das exigências legais associadas aos contratos públicos, a verificação contínua da qualidade e do cumprimento dos prazos estabelecidos, bem como a rastreabilidade documental que permita uma auditoria eficiente e clara. Este é, aliás, um desiderato alinhado com as orientações emitidas pela Estrutura de Missão Recuperar Portugal, particularmente a Orientação Técnica n.º 7/2021, que visa estabelecer um quadro de referência para a gestão e execução de aspetos centrais de projetos e contratos públicos financiados no contexto do Plano de Recuperação e Resiliência (PRR). O presente despacho estabelece, assim, ao abrigo da Norma de Controlo Interno do IRN I. P., nomeadamente os termos de tramitação de procedimento de contratação bem como os modelos a utilizar. Aliás, estes que aqui se identificam estão, também, alinhados com a necessidade de incluir, de forma nativa, a declaração de inexistência de conflitos de interesse a que se refere a Portaria 185/2024/1, de 14 de agosto. Atenta a necessidade de assegurar a cognoscibilidade plena não só interna, mas também dos fornecedores relativamente a esta realidade, impõe-se promover a publicação do presente despacho, em conformidade com o disposto no n.º 4 do artigo 112.º do Código do Procedimento Administrativo, aprovado através do Decreto-Lei 4/2015, de 7 de janeiro, bem como do n.º 1 do artigo 49.º do mesmo diploma. Foram ouvidos os serviços do IRN I. P. e incorporadas múltiplas sugestões. Assim, ao abrigo destes preceitos, e em cumprimento do n.º 1 do artigo 44.º da Norma de Controlo Interno do IRN I. P., aprovada através da Deliberação 101/2022, de 25 de janeiro, publicada no Diário da República n.º 17/2022, Série II de 2022-01-25, que estabelece os termos de aprovação dos modelos uniformemente a adotar, e ainda da delegação de competências do Conselho Diretivo (Deliberação 1184/2021, Série II de 2021-11-16), são aprovados os termos de tramitação do ciclo de vida do contrato constantes em anexo ao presente despacho, com efeitos plenos a 1 de fevereiro de 2025. 5 de dezembro de 2024. - O Vogal do Conselho Diretivo, Bruno Miguel Adrego Maia. ANEXO Modelos e termos de tramitação I - Âmbito 1 - Os modelos e termos de tramitação constantes do presente documento são aplicáveis aos procedimentos de contratação tramitados no IRN I. P., incluindo os respeitantes ao PRR, com exceção daqueles tramitados ao abrigo da plataforma SOU_IRN. 2 - Os modelos constantes do presente despacho estão disponíveis e podem ser obtidos de forma livre junto do sítio www.publicas.pt. 3 - Na sequência da respetiva aprovação pelo Conselho Diretivo, a aplicação de referência para a tramitação do procedimento é a GA - Gestão de Aquisições, utilizando-se, no âmbito do Gabinete de Contratação Pública e Apoio à Gestão de Contratos (GCP), as funcionalidades disponíveis em www.acelerador.pt, preferencialmente através de interoperabilidade. 4 - Os termos do presente despacho não prejudicam eventuais alterações, nomeadamente as que, em função da respetiva natureza, podem não ser sujeitas a publicação no Diário da República. II - Princípios e termos gerais 5 - É assegurada uma ampla formação de todas as áreas envolvidas, com vista a assegurar uma ampla capacitação em matéria de contratação. 6 - É permitido, no âmbito da reserva e proteção dos dados pessoais e dados da organização, a utilização das minutas para utilização de inteligência artificial disponíveis em www.publicas.pt. 7 - Os interlocutores do Gabinete de Contratação a que se refere infra apoiam também, no âmbito das reuniões descritas, a atividade das áreas de negócio. III - Início do procedimento 8 - A consulta ao mercado, nos casos em que é realizada pelas áreas de negócio, utiliza o modelo 25 - Contratacao_Publica_Consulta_Mercado_Mod25 disponível no sítio supra referenciado. 9 - Cada procedimento de contratação pública (exceto ajuste direto simplificado, em que é opcional, ou da contratação excluída) tem uma manifestação de necessidades autónoma. 10 - A preparação de manifestação de necessidades é feita, em regra, no modelo 09 - Contratacao_Publica_Informacoes_Necessidades_Mod09 (exceto quanto aos procedimentos de ajuste direto simplificado, sem prejuízo da sua utilização voluntária e dos casos de contratação excluída) 11 - Pode ainda ser opcionalmente utilizado: a) No caso de contratação excluída, o modelo 5 ― Contratacao_Publica_Decisao_Contratacao_Excluida_Mod_05, que incorpora num único documento o reconhecimento de necessidade, a decisão de contratar e a adjudicação; b) No caso do ajuste direto simplificado, o modelo 6 ― Contratacao_Publica_Ajuste_Direto_Simplificado_06v01_20240116BMAM, que incorpora num único documento o reconhecimento de necessidade, a decisão de contratar e a adjudicação; 12 - A consulta ao mercado, nos casos em que tenha ocorrido nos termos indicados supra, é mencionada no documento de necessidades, sendo anexa a esta a consulta e respetivas respostas. 13 - Os modelos em questão identificam, além dos termos a incluir no contrato, a declaração de conformidade respeitante a um conjunto de matérias, nomeadamente em matéria de duplo financiamento, entre outros. 14 - O modelo de manifestação de necessidades assinado pelo serviço proponente é acompanhado dos seguintes elementos: a) Declaração de inexistência de conflito de interesses (modelo CPA e modelo PRR, se aplicável). Para este efeito é utilizado o modelo unificado, que contém as várias declarações, disponível em www.publicas.pt. b) Nos casos respeitantes a aquisições nas áreas das tecnologias de informação: i) Documento de apoio UTA, disponível em https://igfej.justica.gov.pt/Unidade-Tecnica-de-Apoio/Documentacao ii) Formulário de pedido de parecer prévio AMA disponibilizado em https://igfej.justica.gov.pt/Unidade-Tecnica-de-Apoio/Documentacao iii) Formulário Guidelines TIC iv) Relatório respeitante a Inteligência Artificial, se for o caso. 15 - Na informação de necessidades é indicado o gestor funcional do contrato, que corresponde a um dos gestores de contrato identificados no artigo 50.º da Norma de Controlo Interno do IRN I. P.. 16 - A pessoa que propõe a informação de necessidades deve tendencialmente ser diferente do membro do júri ou do gestor do contrato, salvo se razões ponderosas de falta de recursos humanos implicarem tal situação. 17 - Às manifestações de necessidades respeitante a procedimentos que não correspondam a ajuste direto simplificado, previamente à decisão de reconhecimento pelo órgão ou titular competente é aplicada a checklist de verificação de manifestações de necessidade (modelo 40 - Contratacao_Publica_Checklist_Info_Necessidades_Mod40, disponível em www.publicas.pt que aborda vários aspetos de conformidade legal e regras de contratação). 18 - É assegurado por parte das áreas que identificam necessidades o reporte tempestivo das mesmas, sem prejuízo do apoio e informação por parte do GCP relativamente ao término dos contratos. IV - Tramitação e designação dos procedimentos pré-contratuais 19 - A preparação das peças de procedimento é feita na ferramenta Acelerador de Contratação, disponível em www.acelerador.pt, gerando a partir dessa aplicação todas as peças e documentos. 20 - As tarefas relativas à preparação dos procedimentos de contratação devem ser paralelizadas (p.e. não se deve aguardar-se pela obtenção de cabimento ou dos pareceres externos, para preparar a decisão de contratar ou as peças, devendo avançar-se o mais possível em cada momento, desde logo o pedido de cabimento). 21 - Logo que é recebida a manifestação de necessidade deve ser solicitado o respetivo cabimento, salvo se não for aplicável. 22 - As decisões e peças, bem como as suas evoluções, são todas guardadas juntamente com as decisões respetivas em formato editável. 23 - Para cada área são definidos interlocutores por parte do GCP. 24 - Os interlocutores reúnem periodicamente com as áreas (as pessoas com todos os serviços-clientes), com autonomia, preferencialmente de 15 em 15 dias ou 3 em 3 semanas para pontos de situação 25 - Sem prejuízo do papel do júri, a tramitação do procedimento pré-contratual é assegurada por um elemento do Gabinete de Contratação e Apoio à Gestão de contratos, ao qual compete: a) A preparação dos elementos respeitantes à tramitação do procedimento, de acordo com as manifestações de necessidade aprovadas; b) A realização das interações com as várias entidades externas, nomeadamente UTA/IGFEJ, bem como com unidades orgânicas internas; c) A promoção das diligências relacionadas com o funcionamento do júri; d) A realização das demais diligências respeitantes ao bom andamento e boa comunicação entre as várias partes envolvidas. 26 - A designação dos procedimentos é feita de acordo com a seguinte metodologia, que assegura o máximo de informação possível respeitante a esse procedimento, e a sua identificação unívoca, integrando os seguintes elementos: a) Data de início do procedimento em formato aa-mm b) Topónimo, que permite identificar rapidamente o procedimento, sendo que no caso das empreitadas é o local em questão, e, nas aquisições de bens e serviços, um topónimo não nacional, sempre assegurando topónimos diferentes para não existir confundibilidade c) Sigla da tipologia de contrato, em que: i) “AS” é aquisição de serviços; ii) “ALB” é aquisição ou locação de bens, iii) “EMP” é empreitada, e iv. “OUT” é outros d) Sigla da fonte de financiamento, em que: v) RP é receitas próprias; vi) PRR é relativo ao Plano de Recuperação e Resiliência; vii) SAMA é relativo a projetos SAMA e) Tipologia de procedimento, em que: viii) “ADS” é ajuste direto simplificado; ix) “AD” corresponde a ajuste direto; x) “CE” corresponde a contratação excluída; xi) CPrev: corresponde a consulta prévia; xii) CLPQ corresponde a concurso limitado por prévia qualificação; xiii) CPInt, corresponde a concurso público sem publicidade internacional; xiv) CPI, corresponde a concurso público com publicidade internacional; xv) PPI corresponde a Parceria para a Inovação; xvi) DC, corresponde ao diálogo concorrencial; f) Número aleatório de quatro algarismos g) Sigla do serviço que manifesta a necessidade/cliente, de acordo com a orgânica h) Palavras-chave do procedimento i) Designação desenvolvida do procedimento 27 - Assim, a título de exemplo, a designação completa de um procedimento corresponderá a 24-05-Berlim-AS-PRR-CPrev-6746-UAR-Formação_Gestao_Mudanca- Aquisição de serviços de formação em matéria de gestão da mudança no contexto do PRR 28 - Em todas as plataformas em que seja necessário criar um número de processo é utilizada a nomenclatura supra (incluindo Gerfip, Base Gov, Plataformas de contratação, entre outras). Caso os campos não sejam suficientes, é colocada sempre a referência inicial como identificador único de processo, seguida de tantos carateres quanto caibam. 29 - Os procedimentos que não correspondam a ajustes diretos simplificados deverão dispor de um elemento PEP. O elemento PEP deve ser criado antes de terminar o prazo de apresentação de propostas, sem prejuízo da posterior consolidação do mesmo na sequência da criação do contrato. 30 - Antes da proposta de decisão de adjudicação o GCP garante a existência de PEP. V - Prazo de tramitação do procedimento 31 - O prazo previsível respeitante a cada processo de contratação é o constante de seguida. 32 - Os prazos de referência para conclusão (desde a manifestação de necessidades ser remetida ao serviço correspondente até à existência do contrato, em cada um dos procedimentos de contratação pública (exceto ajuste direto simplificado) são os seguintes: a) Contratação excluída e ajuste direto: 20 dias de calendário b) Consulta prévia: 30 dias de calendário; c) Concurso público sem publicidade internacional: 90 dias de calendário d) Concurso público com publicidade internacional: 120 dias de calendário 33 - Nos casos em que a contratação dependa de parecer externo: a) Nos casos em que seja necessário parecer da AMA/unidade coordenadora do Ministério: acresce 30 dias b) Nos casos em que dependa de parecer prévio da Jurisapp: acresce 30 dias 34 - As tarefas devem ser paralelizadas sempre que possível, sendo aprovado complementarmente um quadro de prazos parcelares, na sequência da publicação deste despacho. 35 - Aquando da notificação dos documentos respeitantes à necessidade ao serviço responsável pela contratação é garantida a programação do procedimento, e informação ao serviço de origem quanto ao prazo expectável de duração de todos os passos do procedimento, e ainda respeitante ao técnico que tramita. VI - Decisão de contratar e elaboração das peças 36 - A decisão de contratar é elaborada de acordo com o modelo existente no Acelerador de Contratação, salvo nos casos de ajuste direto simplificado e contratação excluída. 37 - Cada pessoa que intervenha no procedimento (mediante proposta ou decisão de contratação) assina uma declaração de inexistência de conflito de interesses. 38 - O dirigente da unidade orgânica competente em matéria de contratação assegura que todas as declarações de inexistência de conflitos de interesse são juntas ao processo, sendo feito um controlo se as declarações necessárias na fase anterior foram juntas. 39 - Nos casos em que haja lugar a encargos, a decisão de contratar inclui: a) Manifestação de necessidades submetida pelo serviço promotor do procedimento; b) Peças do procedimento (Convite/Programa e Caderno de Encargos) c) Cabimento, se existir encargos no ano N, pela totalidade do valor a assumir no ano N, com IVA; d) Comprovativo de registo no Sistema Central de Encargos Plurianuais (SCEP) em caso de existir encargos plurianuais. e) Declaração a que se refere o n.º 3 do artigo 22.º do Decreto-Lei 197/99, de 8 de junho, nos casos aí previstos f) Orçamentos obtidos em sede de consulta preliminar ao mercado, caso existam. 40 - As declarações de inexistência de conflitos de interesse são assinadas na primeira intervenção no procedimento dos órgãos de administração, dirigentes e trabalhadores, em conformidade com o n.º 2 do artigo 13.º do RGPC. VII - Caderno de encargos e convite ou programa de concurso 41 - Os cadernos de encargos e convites/programas de concurso são elaborados de acordo com os modelos disponíveis no Acelerador de Contratação, disponível em www.acelerador.pt. 42 - Na elaboração de peças respeitante a projetos de desenvolvimento de plataformas ou sistemas de informação são incorporadas, em regra, as “Disposições gerais respeitantes a sistemas de informação” disponíveis em www.publicas.pt 43 - Nos casos em que está em causa a promoção de soluções partilháveis, é incorporado no caderno de encargos o documento DE6 ― Estruturante_Requisitos_de_software_Livre_v1_2023-11-21_BMAM 44 - Além dos demais elementos, o convite/programa de concurso exige sempre a apresentação, com a proposta, de: a) Declaração de inexistência de conflito de interesses, transparência e não concertação de fornecedores ou participantes em procedimentos de contratação pública, disponível em www.publicas.pt (exceto nos casos de ajuste direto simplificado e contratação excluída com convite apenas a uma entidade) b) Declaração de adesão ao Código de Ética e Conduta de Fornecedores de Entidades Públicas, disponível em www.publicas.pt e em irn.justica.gov.pt. Em todos os procedimentos em que o Código dos Contratos Públicos exija a apresentação de uma proposta formal, há lugar à apresentação de manifestação expressa de adesão a este Código. VIII - Avaliação de propostas 45 - A avaliação de propostas é feita de acordo com os modelos disponíveis no software Acelerador de Contratação, na sua versão mais recente. 46 - A avaliação das propostas é: a) Realizada pelo júri, nos casos em que se tenha constituído; b) Pelo técnico instrutor do procedimento e pelas áreas técnicas respetivas. 47 - Na avaliação de propostas são sempre demonstradas as pontuações parciais ou os cálculos que conduziram à adjudicação, se aplicável. IX - Decisão de adjudicação, minuta de contrato e contrato 48 - Salvo nos casos de ajuste direto simplificado, e de contratação excluída, a decisão de adjudicação é feita no modelo disponível no Acelerador de Contratação. 49 - São igualmente produzidos no Acelerador de Contratação as minutas de contrato, bem como os contratos, sem prejuízo dos casos de contratação excluída com entidades públicas, em que poderá haver lugar a adaptações ou utilização dos modelos disponíveis em www.publicas.pt. 50 - Antes de ser submetida a decisão de adjudicação, e quando estejam em causa contratos financiados por fundos europeus, nomeadamente PRR, o gestor do procedimento assegura que estão feitos os registos nos sistemas de prevenção de fraude, nomeadamente no âmbito do ARACHNE ou sistema equivalente em uso. 51 - Os fornecedores que não estejam inscritos como fornecedores do IRN I. P. apresentam, em sede de documentos de habilitação, o Boletim de Fornecedor em modelo aprovado, e que contempla um conjunto de declarações sobre conformidade legal. 52 - O contrato contém os elementos previstos no artigo 96.º do Código dos Contratos Públicos, incluindo: a) O número do compromisso e dos compromissos de anos futuros, bem como b) A identificação especificada da caução, se for o caso. 53 - Após a assinatura do contrato, o gestor funcional do contrato: a) É informado de que o contrato entrou em execução; b) Tem acesso a todas as peças do procedimento e demais elementos; c) É informado, na comunicação de início de execução, dos modelos de relatório de faturação e demais elementos necessários à verificação do cumprimento das especificações técnicas e monitorização contínua da execução. X - Execução de contratos X-A - Reunião de início e plano de contrato 54 - Em regra, e salvo nos casos de fornecimento continuado, ou renovação de contratos anteriores, incluindo de prestação de serviços públicos essenciais, é realizada uma reunião de início de contrato, promovida pelo gestor funcional do contrato, em que estão presentes as partes relevantes, e sempre todos os gestores de contrato nomeados. 55 - A reunião deve ser agendada no mesmo dia útil da assinatura do contrato ou no dia útil seguinte, e deve ocorrer preferencialmente dentro de 5 dias úteis após a assinatura. 56 - O início de execução de contrato para desenvolvimento de um projeto implica, em regra, a existência de um plano de contrato, cuja proposta é fornecida pela entidade pública ao cocontratante na primeira reunião, e distribuído na sequência da mesma a todos os intervenientes. 57 - O plano de contrato utiliza o modelo 34 ― Contratacao_Publica_Planeamento_Contrato_Mod_34, disponível em www.publicas.pt e a sua elaboração é da responsabilidade dos/a gestor/a de contrato encarregue da execução funcional do contrato, acompanhado pelo gestor responsável pela componente financeira. 58 - Na reunião de início de execução de contrato, ou no início do mesmo procede-se à entrega de declarações que devam ser assinadas pelo cocontratante ou seus recursos, nomeadamente declaração de inexistência de conflito de interesses. 59 - O plano de contrato integra obrigatoriamente os entregáveis previstos no contrato, se aplicáveis, com um detalhe igual ou superior àqueles, e não pode, em caso algum, ter quaisquer exigências inferiores aos constantes do caderno de encargos, proposta do adjudicatário na fase pré-contratual, e os termos do contrato. 60 - Todos os stakeholders devem receber uma cópia do plano de execução final, com destaque para cronogramas e responsabilidades. 61 - A elaboração de plano de contrato é necessária nos casos de contratos de aquisição de serviços para desenvolvimento de projetos, não sendo necessária nomeadamente em contratos de empreitada, nem em contratos de que as prestações sejam de execução continuada e repetitiva (serviços essenciais, como água, eletricidade, contratos respeitantes a segurança ou limpeza, ou de natureza incerta, como contratos respeitantes a patrocínio judiciário) ou que o contrato, pela sua natureza, o dispense, cabendo ao gestor financeiro realizar esse controlo. 62 - O plano de contrato não prejudica a possibilidade apresentação de elementos por parte do cocontratante, que não podem, contudo, ser contrários aquele, prevalecendo sempre o primeiro, e os elementos previstos no Código dos Contratos Públicos sobre estes. 63 - Sem prejuízo de outros casos legalmente previstos, nos casos em que o caderno de encargos tenha exigido a apresentação de perfis, antes da reunião de arranque ou nesta é feita a receção da informação dos perfis afetos pelo cocontratante, de acordo com o modelo de registo de perfis 50 ― Contratacao_Publica_Mapa_Afetacao_Recursos_Mod50_20230128 disponível em www.publicas.pt. X-B - Controlo de elementos formais (em particular declarações de inexistência de conflitos de interesse) 64 - Na reunião de início de contrato são identificados os intervenientes que irão participar na execução do contrato de forma relevante, e que devem assinar declarações de inexistência de conflito de interesses ou outras declarações. 65 - Estas declarações são recolhidas pelo gestor funcional e o controlo da sua junção ao processo é feito pelo/a gestor financeiro do contrato. 66 - Caso essa reunião não suceda, em função da natureza do contrato, o gestor financeiro deve solicitar ao gestor funcional que proceda a essa identificação e obtenha os documentos junto dos fornecedores, ou obtém diretamente. 67 - Os modelos de inexistência de conflitos de interesse constam em www.publicas.pt, e agregam os vários modelos. 68 - Não pode haver eliminação de entregáveis, ou supressão de outras obrigações do cocontratante sem suporte numa decisão da entidade competente para decidir uma modificação objetiva de contrato. 69 - O gestor de contrato nunca pode decidir, sem prejuízo dos demais casos: a) Modificações de preços unitários ou globais, incluindo trabalhos a mais; b) Modificações de prazo global de contrato; c) Prestações que importem pagamento de valor económico adicional; d) Alterações das prestações constantes do contrato; e) Supressão de entregáveis; f) Supressão de fases intermédias no contrato; g) Aceitação de novos recursos afetos ao contrato não previstos no caderno de encargos ou com supressão de características; h) Outras prestações ou poderes de direção de contrato que incumbem ao(s) órgão competente para a decisão de contratar. XI - Modificações de contrato 70 - As modificações objetivas e subjetivas de contrato são preparadas nos modelos respetivos, disponíveis em www.publicas.pt. 71 - As modificações objetivas e subjetivas de contrato são propostas pelo gestor funcional, ou em casos específicos, pelo respetivo dirigente ou outro gestor. 72 - Caso o cocontratante pretenda a alteração de recursos afetos ao contrato, é utilizado o modelo 50 - Contratacao_Publica_Mapa_Afetacao_Recursos_Mod50. 73 - A decisão de aumentar o preço contratual, nos casos em que o contrato implique dispêndio de verba, ou a decisão de reescalonar a despesa implica sempre a emissão do respetivo suporte documental previamente, seja ao nível do cabimento ou SCEP, consoante o caso, não existindo em situação alguma situação em que, não disponha de um documento que suporte a despesa pela totalidade do valor do ano em questão. XII - Documentação do contrato e arquivo dos documentos 74 - Se tal não suceder antes, no âmbito do sistema de gestão documental ou sistema designado para tramitação de contratação pública assegura-se que, na pasta correspondente ao contrato, são arquivados todos os elementos respeitantes ao contrato relativos à fase pré-contratual, incluindo todas as decisões, todos os elementos utilizados para efeitos de solicitação de parecer, declarações de inexistência de conflitos de interesse, decisões sobre classificação de despesa, decisões ou elementos de entidades externas, ou outros. 75 - No âmbito do sistema de gestão documental ou sistema designado para tramitação de contratação pública assegura-se que, na pasta corresponde ao contrato, são arquivados todos os elementos respeitantes à execução do contrato, nomeadamente: a) Atas formais da reunião, a carregar pelo gestor funcional; b) Todos os documentos a que alude o presente documento; c) Outros documentos respeitantes a exigências legais; d) Entregáveis; e) Relatórios e outros documentos que suportam o pagamento de faturas. XIII - Alteração do gestor 76 - Nos casos em que seja necessária a alteração do gestor, é utilizado o modelo apropriado (modelo 12 - Contratacao_Publica_Designação_Gestor_Mod12, disponível em www.publicas.pt) 77 - No caso referido no número anterior assegura-se igualmente o preenchimento das correspondentes declarações de inexistência de conflitos de interesse. XIV - Receção e processamento de faturas 78 - É garantida a existência de um sistema de controlo de entrada de faturas. 79 - No âmbito do processamento de faturas o serviço responsável pela validação das faturas não é em caso algum o mesmo que procede à tramitação do respetivo pagamento, assegurando assim segregação de funções. 80 - É criada uma lista de verificação de pagamento, que identifica os elementos que devem ser remetidos juntamente com a fatura. 81 - No caso dos contratos respeitantes a aquisição de bens, bem como nos contratos relativos a aquisição de bens ou e serviços de natureza intelectual (consultoria, prestação de serviços jurídicos ou similares) há lugar à apresentação de um relatório respeitante aos serviços executados. 82 - O relatório usa preferencialmente os modelos seguintes: a) No caso da aquisição de serviços, através do modelo 11 - Contratacao_Publica_Relatorio_Fatura_Mod11 disponível em www.publicas.pt; b) No caso das aquisições de bens, através do modelo 41 Contratacao_Publica_Auto_Entrega_Equipamento_Mod_41_v01_20240912_B MAM disponível em www.publicas.pt c) No caso das empreitadas, através do respetivo auto; 83 - Os relatórios são apresentados em formato digital e identificam o/a autora do mesmo através de assinatura (digital ou manuscrita). 84 - No caso de aquisição de bens, o relatório descreve a totalidade dos equipamentos entregues e a respetiva localização, no corpo do mesmo ou em anexo 85 - A validação de faturas é feita no prazo geral de 20 dias úteis a contar da data de entrada do documento. Neste prazo está compreendido a entrada da fatura, a remessa ao gestor responsável e a resposta por este, e a resposta ao fornecedor (se houver lugar a devolução da fatura) ou a remessa ao Departamento Financeiro, para pagamento. 86 - A validação de faturas é feita pelo gestor do contrato, ou gestor funcional de contrato quando exista ou, em casos excecionais por dirigentes com competência, se for o caso, no modelo apropriado; 87 - A validação de fatura pelo gestor de contrato, gestor funcional ou, excecionalmente, dirigente, é feita no prazo de 10 dias úteis, sendo essencial a garantia de cumprimento deste prazo considerando a essencialidade desse passo no âmbito do processamento das mesmas. 88 - Nos casos em que há intervenção de terceiros na validação de faturas, tal deve ser referenciado, e assinadas as respetivas declarações de inexistência de conflito de interesses. 89 - A validação de faturas, no modelo apropriado referido no ponto anterior, indica especificamente os motivos da devolução da fatura, se for o caso. 90 - Com vista a facilitar a consulta da situação fiscal e contributiva os fornecedores são incentivados a autorizar o IRN I. P. a consultar a respetiva situação. XV - Remessa ao Departamento Financeiro de faturas para pagamento 91 - No primeiro pagamento do ano respeitante a cada contrato é junto à fatura, através de meios digitais: a) Fatura/Nota de Crédito/Nota de Débito; b) Decisão de adjudicação; c) Compromisso; d) Autorização de Despesa (AD); e) Contrato escrito, se a ele houver lugar; f) Visto do Tribunal de Contas, se a ele houver lugar; g) Comprovativo de pagamento dos emolumentos devidos ao Tribunal de Contas, se o contrato estiver a ele sujeito; h) Nas faturas que respeitem a processos tramitados ao abrigo da Lei 30/2021 de 21 de maio (lei que aprova as medidas especiais de contratação pública), deve ainda ser junto o comprovativo da submissão do procedimento contratual na Plataforma do TC, para efeitos da verificação do cumprimento das normas estatuídas nos n.os 2 e 4 do art. 17.º daquele diploma legal - fiscalização concomitante; i) Comprovativo de publicação no Base.Gov, incluindo respeitante a contratação excluída. Os procedimentos de ajuste direto simplificado tramitados pelo GCP são igualmente objeto de publicação; j) Comprovativo de situação regularizada junto da Autoridade Tributária, com validade de pelo menos 30 dias, salvo nos casos de ajuste direto simplificado ou de despesas para cuja aprovação não seja necessária a instrução com este elemento; k) Comprovativo de situação regularizada junto da Segurança Social, com validade de pelo menos 30 dias, salvo nos casos de ajuste direto simplificado ou de despesas para cuja aprovação não seja necessária a instrução com este elemento; 92 - No âmbito do sistema descrito supra, pode ser feita a disponibilização dos documentos, que permite o acesso direto por parte do Departamento Financeiro aos documentos de forma desmaterializada. 93 - Pode ainda ser estabelecida a necessidade de remessa de lista de verificação de procedimento, em termos a definir. 94 - No caso das modificações objetivas de contrato que impliquem alteração de preço, e primeiro pagamento do ano: a) Fatura/Nota de Crédito/Nota de Débito; b) Cabimento anterior à decisão de aprovação da MOC; c) Informação sobre a qual recaiu o despacho/deliberação de autorização da MOC; d) Compromisso; e) AD; f) Adenda ou contrato, se a ele houver lugar; g) Comprovativo de publicação no Base.Gov, se houver lugar; h) Comprovativo de situação regularizada junto da Autoridade Tributária, com validade de pelo menos 30 dias, salvo nos casos de ajuste direto simplificado ou de despesas para cuja aprovação não seja necessária a instrução com este elemento; i) Comprovativo de situação regularizada junto da Segurança Social, com validade de pelo menos 30 dias, salvo nos casos de ajuste direto simplificado ou de despesas para cuja aprovação não seja necessária a instrução com este elemento; j) Comprovativo de Registo Central de Beneficiário Efetivo devidamente atualizado 95 - Em pagamentos subsequentes e quaisquer outros casos: a) Fatura/Nota de Crédito/ Nota de Débito; b) Compromisso; aa. AD; c) Nos casos de aquisição de serviços de cariz intelectual, desenvolvimento de software, incluindo PRR, relatório discriminativo dos serviços prestados, de acordo com o modelo disponibilizado, se aplicável; d) Comprovativo de situação regularizada junto da Autoridade Tributária, com validade de pelo menos 30 dias, salvo nos casos de ajuste direto simplificado ou de despesas para cuja aprovação não seja necessária a instrução com este elemento; e) Comprovativo de situação regularizada junto da Segurança Social, com validade de pelo menos 30 dias, salvo nos casos de ajuste direto simplificado ou de despesas para cuja aprovação não seja necessária a instrução com este elemento; f) Comprovativo de Registo Central de Beneficiário Efetivo devidamente atualizado 96 - Nos casos de pagamento de adiantamentos, é sempre junta cópia: a) Da decisão que autoriza o pagamento antecipado; b) Da garantia bancária ou seguro caução, ou da decisão que refira a sua dispensa. XVI - Adiantamento de preços 97 - Caso haja lugar a situações de adiantamento de preço, nos termos do artigo 292.º e seguintes do Código dos Contratos Públicos, tal assume caráter excecional, não podendo ser dispensada a prestação de caução quando esteja em causa entidades privadas, salvo em casos absolutamente excecionais, devidamente validados pelo órgão competente para a gestão dos contratos. 98 - Nos casos de adiantamentos a entidades públicas, o adiantamento pode ser feito nos termos do n.º 3 do artigo 292.º do Código dos Contratos Públicos. 99 - O adiantamento é feito sempre com base uma fatura ou aviso de pagamento em que seja especificamente mencionada a natureza de adiantamento. 100 - Em regra, e salvo estipulação diferente no contrato, os adiantamentos são imputados aos pagamentos contratualmente previstos, o que não prejudica que devam ser emitidos, por parte dos fornecedores, os documentos de regularização, nos termos descritos infra. 101 - Para efeitos do número anterior, e salvo disposição em contrário nos contratos, os autos, relatórios, informações ou outros documentos que confirmam entrega dos bens ou a realização dos trabalhos, que incorporam a documentação remetida ao Departamento Financeiro identificam as prestações efetuadas e o valor do adiantamento e valor a abater, não devendo haver lugar a pagamentos adicionais enquanto não se encontrar totalmente compensado o valor dos adiantamentos, salvo decisão expressa pelo órgão competente para a decisão de contratar, ou com delegação em matéria de gestão de contratos. 102 - Mesmo nos casos em que não há valores a pagar ao cocontratante, por se tratar de valores ainda incluídos no adiantamento, são remetidos ao Departamento Financeiro para regularização contabilística do adiantamento todos os autos, relatórios, informações ou outros documentos que confirmam entrega dos bens ou a realização dos trabalhos. 103 - A regularização dos adiantamentos deve ser feita por abatimento do adiantamento à fatura final, sendo liquidado IVA apenas pelo diferencial do valor em dívida sem prejuízo de, em situações excecionais deverá ser emitida uma nota de crédito para a regularização dos adiantamentos. 104 - As situações excecionais referidas no ponto anterior incluem situações em que o valor dos autos cobre parcialmente o valor do adiantamento, devendo em primeiro lugar ser regularizado o valor do adiantamento, e depois promovendo-se o pagamento dos créditos, apenas depois da referida regularização. 105 - No recebimento de fatura com imputação de adiantamento aos trabalhos, nos termos autorizados, deve o Departamento Financeiro promover à regularização do mesmo (lançamento a negativo na fatura ou NC de regularização). 106 - A libertação de cauções relativas a adiantamentos é precedida da regularização, na contabilidade, do valor do adiantamento a que estas dizem respeito, com base nos procedimentos supra referenciados. 318591731

Este documento liga aos seguintes documentos (apenas ligações para documentos da Serie I do DR):

• 1999-06-08 - Decreto-Lei 197/99 - Ministério das Finanças

  Transpõe para a ordem jurídica interna as Directivas nºs 92/50/CEE (EUR-Lex), do Conselho, de 18 de Junho, 93/36/CEE (EUR-Lex), do Conselho, de 14 de Junho, e 97/52/CE (EUR-Lex), do Parlamento Europeu e do Conselho, de 13 de Outubro, e estabelece o regime de realização de despesas públicas com locação e aquisição de bens e serviços, bem como da contratação pública relativa à locação e aquisição de bens móveis e serviços.

• 2021-05-21 - Lei 30/2021 - Assembleia da República

  Aprova medidas especiais de contratação pública e altera o Código dos Contratos Públicos, aprovado em anexo ao Decreto-Lei n.º 18/2008, de 29 de janeiro, o Código de Processo nos Tribunais Administrativos, aprovado em anexo à Lei n.º 15/2002, de 22 de fevereiro, e o Decreto-Lei n.º 200/2008, de 9 de outubro

• 2024-08-14 - Portaria 185/2024/1 - Finanças e Justiça

  Aprova o modelo de declaração de inexistência de conflitos de interesses destinada aos membros dos órgãos de administração, dirigentes e trabalhadores das entidades públicas abrangidas pelo Regime Geral da Prevenção da Corrupção.