Norma de Controlo Interno do Instituto dos Registos e do Notariado, I. P.

Deliberação 101/2022

Sumário: Norma de Controlo Interno do Instituto dos Registos e do Notariado, I. P.

O IRN, I. P., é um Instituto Público dotado de autonomia administrativa, integrado na Administração Indireta do Estado, que tem por missão executar e acompanhar as políticas relativas aos serviços de registo, tendo em vista assegurar a prestação de serviços aos cidadãos e às empresas nas áreas de identificação civil, de registo civil, predial, comercial, de bens móveis, da nacionalidade e do registo de pessoas coletivas.

O Decreto-Lei 192/2015, de 11 de setembro, que aprova o Sistema de Normalização Contabilística para a Administração Pública prevê, nos termos do seu artigo 9.º, a obrigatoriedade de implementação de um sistema de controlo interno, requerendo a exigência de procedimentos e a implementação de mecanismos operando efetivo controlo sobre as ações, processos e procedimentos administrativos, ou mesmo sobre quaisquer outros procedimentos definidos pelos responsáveis pelos processos de gestão pública, e que contribuam para assegurar o desenvolvimento das atividades de forma ordenada e eficiente, propiciando a salvaguarda dos ativos, a prevenção e deteção de situações de ilegalidade, de fraude e erro, a exatidão e a integridade dos registos contabilísticos, bem como a preparação oportuna de informação orçamental e financeira fiável.

O IRN, I. P., tem já implementado um plano de gestão de risco de corrupção e infrações conexas, regularmente monitorizado, e tem paulatinamente implementado um conjunto de medidas que asseguram a regularidade das operações, a garantia de reporte e o controlo das operações.

Contudo, importa garantir a agregação dos termos em que se processam as operações do IRN, I. P., a fim de estas serem devidamente conhecidas e publicitadas, também no contexto da execução do Plano de Recuperação e Resiliência.

Assim, em cumprimento do disposto no artigo 9.º do Decreto-Lei 192/2015, de 11 de setembro, que aprova o Sistema de Normalização Contabilística para as Administrações Públicas, do Decreto-Lei 29-B/2021, de 4 de maio, na sequência de auscultação das unidades orgânicas intervenientes e das estruturas sindicais, o Conselho Diretivo do Instituto dos Registos e do Notariado, I. P., aprova, com vista à sua publicação no Diário da República, a Norma de Controlo Interno do Instituto, nos termos seguintes:

CAPÍTULO I

Disposições gerais

Artigo 1.º

Objeto

O presente documento constitui o normativo de controlo interno do Instituto dos Registos e do Notariado, I. P. (IRN, I. P.) (doravante NCI), em cumprimento ao disposto no artigo 9.º do Decreto-Lei 192/2015, de 11 de setembro, estabelecendo normas respeitantes a gestão orçamental, financeira, patrimonial e de contratação pública.

Artigo 2.º

Âmbito de aplicação

1 - A presente NCI aplica-se aos serviços centrais do IRN, I. P., nomeadamente aos seus dirigentes e trabalhadores.

2 - A presente NCI não é aplicável aos serviços desconcentrados do IRN, I. P., salvo no que respeita ao Capítulo III, nem revoga quaisquer atos ou normativos aplicáveis a estes.

3 - A presente NCI não dispensa o cumprimento do disposto no Plano de Gestão de Risco de Corrupção e Infrações Conexas, nos Códigos de Conduta aprovados, e nos demais instrumentos de planeamento.

Artigo 3.º

Definições

Para efeitos do presente normativo entende-se por:

a) Adjudicação: o ato pelo qual o órgão competente para a decisão de contratar aceita a única proposta apresentada ou escolhe uma de entre as propostas apresentadas;

b) Armazéns: espaços onde são recebidos, acondicionados, classificados e inventariados os bens adquiridos para uso posterior;

c) Arrecadação de receita: ato pelo qual são rececionados os meios monetários;

d) Autorização de pagamento: ato administrativo através do qual as entidades com competência para o efeito, na sequência das devidas validações e produção de documentos de suporte, emitem a ordem de pagamento e autorizam o mesmo;

e) Cabimento: cativação de determinada dotação orçamental, com vista à realização de uma despesa;

f) Compromisso: as obrigações de efetuar pagamentos a terceiros em contrapartida do fornecimento de bens e serviços ou da satisfação de outras condições;

g) Disponibilidades: conjunto de todos os meios líquidos ou quase líquidos existentes em caixa e nas contas bancárias do IRN, I. P.;

h) Elemento PEP: elemento que permite a agregação de informação contratual, com o objetivo de controlar o ciclo de vida de um contrato e equiparados;

i) Liquidação de Receita: ato através do qual é fixado o montante a pagar por um cidadão;

j) Meios Monetários: numerário, valores ou vale postal entregues.

Artigo 4.º

Siglas

Para efeitos da presente NCI são utilizadas as seguintes siglas:

a) CCP: Código dos Contratos Públicos;

b) CEBC: Código de Ética e Boa Conduta do IRN, I. P.;

c) CIVA: Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado;

d) CPA: Código do Procedimento Administrativo;

e) DF: Departamento Financeiro;

f) DGCI: Direção-Geral de Impostos;

g) DGO: Direção-Geral do Orçamento;

h) DGATJ: Departamento de Gestão e Apoio Técnico-Jurídico aos Serviços de Registo;

i) DRH: Departamento de Recursos Humanos;

j) FM: Fundo de Maneio;

k) GOP: Grandes Opções do Plano;

l) GCP: Gabinete de Contratação e de Apoio à Gestão de Contratos;

m) IGCP: Agência de Gestão de Tesouraria e da Dívida Pública, IGCP, E. P. E.;

n) IGFEJ: Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos de Justiça, I. P.;

o) NPD: Número de Processo de Despesa;

p) PAA: Plano Anual de Atividades;

q) PEP: Plano de Estrutura de Projeto;

r) PPI: Plano Plurianual de Investimentos;

s) QUAR: Quadro de Avaliação e Responsabilização;

t) RAP: Reposição Abatida no Pagamento;

u) RNAP: Reposição Não Abatida no Pagamento;

v) SNC-AP: Sistema de Normalização Contabilística para a Administração Pública;

w) SOC: Setor de Operações Contabilísticas;

x) TPA: Terminal de Pagamento Automático.

Artigo 5.º

Controlo Interno

1 - O controlo interno desenvolvido pelo IRN é realizado por todos aqueles que exercem cargos dirigentes ou equiparados, funções de auditoria, e ainda por todos os trabalhadores, no âmbito do exercício das respetivas competências.

2 - No controlo interno, é assegurada colaboração com todas as entidades ou unidades responsáveis, nomeadamente no âmbito das ações atinentes à avaliação de desempenho, averiguação e efetivação de responsabilidade disciplinar, audição e processamento das reclamações dos cidadãos e monitorização e acompanhamento do processamento de informação e performance operacional dos sistemas de informação de suporte à atividade.

Artigo 6.º

Princípios

Além dos princípios gerais aplicáveis à atividade administrativa, a atividade do IRN, I. P., rege-se ainda pelos princípios da desconcentração, descentralização e pelo princípio do cumprimento da unidade de tesouraria do Estado.

Artigo 7.º

Despachos, autorizações

1 - Os documentos escritos ou em suporte digital que integram os processos administrativos da atividade financeira e patrimonial do IRN, os despachos e informações que sobre eles forem exarados, bem como os documentos do sistema contabilístico devem identificar de forma legível os dirigentes, funcionários e agentes, bem como a qualidade em que o fazem, através da indicação do nome e do respetivo cargo.

2 - Os despachos que correspondam a atos administrativos são emitidos no quadro das delegações e subdelegações de competências, quando existam, mencionando neste caso, essa qualidade do decisor.

3 - Os atos ou despachos são praticados, por norma, em formato originariamente eletrónico, assegurando o respetivo arquivo no sistema de gestão documental aplicável.

4 - Os atos de delegação e de subdelegação de poderes são arquivados e disponibilizados num sítio de acesso comum especificamente criado para esse efeito.

5 - A comunicação com entidades públicas externas ao IRN, I. P., deve ser feita, sempre que possível, de forma desmaterializada, ao abrigo do disposto nomeadamente no Decreto-Lei 135/99, de 22 de abril.

6 - Os atos administrativos praticados devem ser claros, fundamentados, devendo os processos ou documentos ser encaminhados para a entidade a quem se destinam dentro dos prazos definidos na lei ou nos regulamentos em vigor, ou na falta destes, dentro de um prazo razoável.

7 - Os processos que digam respeito a requerimentos feitos por trabalhadores do IRN e que não tenham natureza disciplinar são submetidos a decisão no prazo máximo de 30 dias, se prazo mais curto não for definido na lei.

Artigo 8.º

Gestão documental e não utilização do formato papel

1 - O IRN, I. P., implementa um sistema de gestão documental, progressivamente alargado a todos os serviços.

2 - Sempre que esteja disponível um meio de tramitação interno de informação através de gestão documental, este deixa de ser tramitado em papel, salvo quanto aos documentos cujos originais sejam requeridos para efeitos de controlo por entidades externas.

Artigo 9.º

Procedimentos e controlo de acessos

1 - Compete aos responsáveis de cada serviço assegurar, em primeira linha o cumprimento dos preceitos definidos na presente NCI.

2 - É elaborado um documento simples e conciso que contempla os fluxos dos procedimentos mais frequentes, descrevendo a tramitação que lhes está associada, integrados, se possível, no âmbito da gestão documental do IRN, I. P.

3 - Os fluxos podem ser publicados na intranet do IRN, I. P.

4 - Os sistemas de suporte e o sistema de gestão documental asseguram o registo e controlo de acessos, permitindo o exercício de auditorias neste âmbito.

CAPÍTULO II

Instrumentos previsionais e de prestação de contas

Artigo 10.º

Documentos previsionais

1 - Os documentos previsionais a adotar pelo IRN, I. P., são o QUAR, o Plano de Atividades, os orçamentos de funcionamento e de investimento.

2 - A preparação destes documentos é promovida pela unidade orgânica competente nos termos da orgânica interna do IRN, I. P., de modo a que estes entrem em vigor na data legalmente fixada.

3 - O IRN, I. P., aprova ainda um plano estratégico, bem como planos setoriais, nomeadamente o plano de formação e o plano de contratação pública, bem como o plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas.

Artigo 11.º

Plano Anual de Atividades

1 - O Plano Anual de Atividades (PAA) discrimina a globalidade das atividades relevantes do ano a que o Orçamento respeita, integrando os projetos e respetivas dotações do primeiro ano do PPI, como outras atividades, nomeadamente de natureza corrente que sejam consideradas relevantes, no quadro de uma perspetiva de planeamento plurianual.

2 - As atividades com relevância orçamental em matéria de despesas identificam a rubrica orçamental por onde será satisfeito o respetivo encargo.

Artigo 12.º

Plano Plurianual de Investimentos

1 - O Plano Plurianual de Investimentos (PPI) contempla os projetos e ações de investimento a realizar no horizonte móvel plurianual e indica a previsão de despesa orçamental por investimentos, bem como as respetivas fontes de financiamento, no quadro das instruções emitidas pela tutela.

2 - Na elaboração anual do PPI são tidos em consideração os ajustamentos resultantes de execuções anteriores.

3 - Nos casos em que o modo de preparação do orçamento não contemple um PPI, este é elaborado internamente, com vista à garantia de um planeamento plurianual do Instituto.

Artigo 13.º

Reprogramações financeiras

1 - Na sequência de informação mensal do DF sobre a execução financeira dos projetos, os gestores que necessitem de mais dotação do que aquela que se encontra inscrita nos respetivos projetos devem informar o Conselho Diretivo do IRN da necessidade de se proceder a uma reprogramação financeira, fundamentando devidamente tal necessidade.

2 - Com base na informação anterior, o Conselho Diretivo do IRN decide sobre o projeto ou projetos cujas dotações servirão de contrapartida aos insuficientemente dotados, comunicando a decisão ao DF para este proceder em conformidade, designadamente informando os gestores dos projetos que devem reformular toda a sua programação, alterar as fichas do orçamento, designadamente ao nível da caracterização, objetivos, metas e outros elementos relativamente aos projetos objeto de alteração.

Artigo 14.º

Preparação dos instrumentos previsionais

1 - A fim de assegurar a atempada elaboração dos instrumentos previsionais, os serviços, de acordo com o calendário estabelecido, indicam as suas necessidades de despesa para o ano seguinte e anos futuros, caso se aplique, devendo contemplar os encargos assumidos em anos anteriores ainda não satisfeitos e uma estimativa que cubra os encargos assumidos cujas datas de vencimento venham a ocorrer no ano imediatamente a seguir.

2 - Compete ao serviço responsável pela elaboração da proposta de orçamento efetuar a previsão anual das receitas.

3 - O Departamento de Recursos Humanos (DRH), até à data definida, elabora uma informação indicando a previsão das despesas com pessoal e respetivos encargos sociais.

Artigo 15.º

Modo de identificação de necessidades orçamentais

1 - A identificação de necessidades é feita da forma mais desagregada possível, com referência aos serviços, equipamentos, unidades ou empreitadas a desenvolver.

2 - A identificação de necessidades orçamentais é feita num modelo normalizado, aprovado por despacho do membro do conselho diretivo com a competência em matéria financeira.

Artigo 16.º

Modificações aos documentos previsionais

1 - O DF, no início de cada ano económico, propõe ao Conselho Diretivo ou ao seu membro com delegação em matéria de orçamento um calendário para a realização de modificações aos documentos previsionais, sem prejuízo do seu agendamento para além das datas previstas, sempre que necessário.

2 - Em função do calendário estabelecido, os departamentos unidade orgânica central identificam as suas necessidades de modificação aos documentos previsionais.

3 - O DF, trimestralmente, leva ao conhecimento do Conselho Diretivo, o controlo orçamental do IRN, propondo medidas para otimização da execução.

Artigo 17.º

Execução do QUAR e do relatório de atividades

1 - O relatório de atividades fundamenta a avaliação do desempenho da atividade das unidades orgânicas do IRN, tendo em atenção os níveis de cumprimento dos objetivos fixados e avaliados em conformidade com os indicadores e formas de cálculo definidas para as respetivas metas.

2 - O relatório anual de atividades do IRN é elaborado de acordo com esquema a aprovar pelo Conselho Diretivo, com a discriminação dos objetivos atingidos, o grau de realização dos programas e os recursos utilizados e enviado para aprovação do membro do Governo da tutela, até 31 de março do ano seguinte àquele a que respeita.

3 - Para efeitos de elaboração do relatório anual de atividades, devem os dirigentes de todos os departamentos do IRN e coordenadores das demais atividades, fomentar e assegurar a efetiva participação.

4 - Os relatórios anuais de gestão de risco de corrupção e infrações conexas constituem um capítulo ou documento autónomo a integrar no relatório de atividades.

Artigo 18.º

Documentos de prestação de contas

1 - Em conformidade com o disposto no SNC-AP, nas instruções e resoluções do Tribunal de Contas e demais legislações em vigor, servem de suporte à prestação de contas do IRN, I. P., nomeadamente os seguintes documentos:

a) Execução do QUAR;

b) Relatório de Atividades;

c) Demonstrações financeiras;

d) Balanço Social.

2 - O sistema informático adotado permite a obtenção, no final de cada exercício económico, do mapa de ativo bruto e do mapa de amortizações e provisões, evidenciando os movimentos ocorridos nas rubricas do ativo imobilizado do IRN nas respetivas amortizações e provisões, em conformidade com os conteúdos mínimos definidos no SNC-AP.

3 - Os reportes relativamente a contratos celebrados são assegurados pela unidade orgânica responsável pela área de contratação.

Artigo 19.º

Balanço e demonstração de resultados

1 - O balanço do IRN apresenta a estrutura aprovada, indicando as quantias do exercício anterior, bem como as especificidades próprias do setor público administrativo.

2 - A demonstração de resultados é preparada pelo DF e segue o modelo constante do SNC-AP.

Artigo 20.º

Balanço social

1 - O balanço social do IRN, reportado a 31 de dezembro, apresenta a estrutura aprovada, e é submetido à apreciação do membro do Governo da tutela até 31 de março do ano seguinte àquele a que diz respeito, com a informação dos quadros do formulário anexo ao Decreto-Lei 190/96, de 9 de outubro.

2 - Os grandes grupos de pessoal considerados nos quadros do formulário referido no n.º 1 do presente artigo podem ser substituídos, a título excecional, sem prejuízo de garantia de compatibilização com os dados apurados nos termos legais.

3 - Sempre que possível, e sem prejuízo do disposto no n.º 1, o IRN inclui no balanço social os indicadores, as taxas, os quadros e os gráficos que melhorem a sua qualidade informativa.

4 - Os vários serviços (departamentos) do IRN devem apoiar a preparação e elaboração do balanço social, de acordo com as solicitações do DRH, o qual é enviado, com a respetiva fundamentação, até 31 de março do ano seguinte àquele a que diz respeito, à tutela.

CAPÍTULO III

Disposições aplicáveis a todos os serviços

SECÇÃO I

Disponibilidades

SUBSECÇÃO I

Disposições gerais sobre disponibilidades

Artigo 21.º

Disposições gerais

1 - Todos os movimentos relativos a disponibilidades são obrigatoriamente documentados e registados.

2 - O Departamento Financeiro centraliza a execução orçamental da despesa paga e da receita cobrada prevista no Orçamento, sem prejuízo do disposto no número seguinte.

3 - São desenvolvidos os esforços com vista a assegurar a plena execução da Unidade de Tesouraria.

4 - Os meios de pagamento disponibilizados pelo IRN aos seus utentes são os seguintes:

a) Moeda corrente;

b) Vale postal;

c) Cheque visado ou bancário;

d) Meios eletrónicos disponíveis, designadamente, nos terminais de pagamento automático (TPA) ou através da emissão de uma referência bancária para o efeito.

5 - O Estado, as regiões autónomas, as autarquias locais, os fundos e serviços autónomos e as entidades que integrem o setor empresarial do Estado, das Regiões Autónomas e das autarquias locais, e demais pessoas coletivas públicas podem efetuar pagamentos por cheque não visado.

Artigo 22.º

Locais de cobrança

1 - Os locais de cobrança liquidam e arrecadam receita diretamente do utente.

2 - É realizada uma conferência dos valores recebidos em numerário, cheques e através dos terminais de pagamento automático (TPA), por comparação destes valores com o correspondente documento de cobrança emitido.

3 - A receita arrecadada é diariamente depositada pelos serviços, na conta indicada pelo departamento financeiro.

4 - A titulo excecional, pode ser admitida dispensa ao cumprimento do prazo acima referido, nas situações que, devidamente justificadas, sejam submetidas a autorização prévia do membro do Conselho Diretivo competente em matéria financeira.

5 - As regras de funcionamento dos locais de cobrança que não estejam previstas na presente NCI são definidas pelo Conselho Diretivo, sendo a sua aplicação da responsabilidade do dirigente do serviço onde os postos de cobrança estão afetos.

Artigo 23.º

Procedimentos de tesouraria

1 - Cada unidade de cobrança confere o numerário e outros valores recebidos comparando-os com as verbas liquidadas no sistema informático.

2 - No fecho de caixa, cada dirigente, ou trabalhador expressamente designado para o efeito, efetua a conferência através da respetiva contagem física ao numerário e aos valores cobrados ou pagos, comparando-os com os mapas extraídos do sistema informático.

3 - O DF assegura o apuramento diário de contas, por forma a verificar os valores da responsabilidade de cada serviço, através dos dados confirmados por tais unidades de cobrança, que são rececionados e registados centralmente no sistema SAP/IRN.

4 - O arquivo respeitante aos procedimentos de tesouraria é feito em formato eletrónico, seja através da impressão, em PDF, dos ecrãs do sistema, ou da digitalização de documentos produzidos em papel.

5 - Para efeito do número anterior será disponibilizada a ferramenta de gestão documental.

SUBSECÇÃO II

Movimentos de Caixa

Artigo 24.º

Entradas em caixa

1 - Nenhuma receita pode ser arrecadada e cobrada se não tiver sido previamente liquidada pelos serviços emissores, através de meios automatizados ou, em casos excecionais, e na falta de disponibilidade daqueles últimos, através de meios manuais.

2 - Os cheques utilizados para pagamento de valores são emitidos:

a) à ordem do IRN, I. P., se o serviço efetua os depósitos em contas da Banca Comercial;

b) à ordem da Agência de Gestão da Tesouraria e da Dívida Pública, se o serviço efetua os depósitos em contas sedeadas no IGCP.

3 - No momento do recebimento é verificado, no sistema informático, o montante a receber, sendo emitido o recibo comprovativo do valor pago, o qual é entregue ao cidadão.

4 - Sempre que praticados atos com indisponibilidade do sistema informático de cobrança, as orientações sobre os procedimentos necessários a adotar serão facultadas pelo DF ou pelo serviço competente pela gestão das aplicações.

5 - Nos termos do número anterior, é emitido comprovativo ao utente, e realizado o registo no sistema informático logo que este esteja disponível.

6 - Toda a documentação recebida dos postos de cobrança é conferida de modo a garantir que toda a receita arrecadada está devidamente liquidada e em consonância com os correspondentes meios de pagamento.

Artigo 25.º

Devoluções/Restituições

1 - A devolução de valores será processada através de uma Nota de Crédito, no Sistema Central de Contabilidade, a partir da informação constante na "Lista Valores a Restituir" do SIFF, sem prejuízo da implementação de outros sistemas.

2 - O prazo máximo estipulado para o processamento centralizado das restituições dependerá da opção do requerente quanto ao meio pelo qual se efetivará a devolução: 60 dias úteis mediante remessa de carta-cheque, ou 30 dias úteis mediante transferência bancária para o Número Internacional de Conta Bancária (IBAN).

Artigo 26.º

Créditos/Insuficiência do pagamento

1 - Até ao 10.º dia útil após a confirmação/retificação de conta que apure um crédito comum, deverá ser promovida a regularização dos créditos ou valores a haver, nos termos do artigo 15.º do Decreto-Lei 201/2015, de 17 de setembro.

2 - Periodicamente, deverá ser tratada a lista de Valores a Haver da aplicação SIFF, mediante correção ou completamento. No entanto, os Valores a Haver que correspondam a créditos comuns não deverão ser selecionados para envio ao Sistema Central de Contabilidade (SAP), uma vez que compete aos serviços de registo promover a sua cobrança, nos termos do número anterior.

3 - Relativamente a cada um dos valores que vier a ser efetivamente recebido, deverá ser registada essa informação - a da efetiva regularização - nas aplicações legadas, procedendo ao completamento do ciclo de vida dos pedidos ou requisições, através das funcionalidades "Entrega"/"Regularização".

4 - Após a atualização do sistema legado, deverá no mesmo dia ser inserida a "Data de Atualização do Sistema Origem" no Valor a Haver constante do SIFF.

5 - Sem prejuízo no disposto nos números anteriores, decorrido o prazo estabelecido no n.º 1, do artigo 15.º do Decreto-Lei 201/2015, de 17 de setembro, sem que o valor seja pago, devem os serviços proceder à classificação do Valor a Haver de acordo com o critério contabilístico "Incobrável".

6 - Se for apurada a titulo de crédito importância inferior ou igual a (euro)5, devem os serviços classificar o Valor a Haver com o critério contabilístico "Incobrável - Valor Reduzido" e a seguir selecionar o envio para SAP.

7 - É da responsabilidade dos locais de cobrança ou respetivos núcleos de contabilidade verificar, no sistema informático, a boa cobrança dos documentos enviados para o registo centralizado de receita.

Artigo 27.º

Valores recebidos por correio

1 - Os valores recebidos por correio, cheques ou vales postais, são de imediato, registados na aplicação informática, com os elementos de informação requeridos pelo sistema.

2 - Subsequentemente, será realizada uma verificação dos documentos que se encontram a pagamento e efetuando a respetiva cobrança, ou iniciado o processo a que respeitem.

3 - Ao utente é enviado o documento de cobrança comprovativo do recebimento, utilizando preferencialmente meios eletrónicos.

4 - Não sendo identificado o documento de liquidação, o cheque ou vale postal é depositado, após registo na respetiva aplicação informática, e é solicitado ao serviço que o rececionou que tome todas as diligências necessárias à identificação do serviço/ato que lhe estará associado.

Artigo 28.º

Cheques devolvidos

Os cheques devolvidos pelas instituições bancárias ficam à guarda dos postos de cobrança, em cofre, devendo ser adotados os seguintes procedimentos:

a) Realização de todos os registos contabilísticos no sistema informático correspondentes à devolução dos cheques, no sentido de restabelecer a dívida do utente;

b) Comunicação ao Departamento Financeiro;

c) Comunicação ao utente para efeitos de regularização da situação, bem como as demais diligências que se venham a verificar necessárias.

Artigo 29.º

Procedimentos de fecho diário

1 - Nos postos de cobrança dos Serviços Externos/Conservatórias é realizada uma conferência cruzada, entre os valores totais recebidos/pagos por cada serviço e os documentos cobrados/pagos no sistema.

2 - Os serviços procedem posteriormente à validação e, por uma pessoa diferente, à integração na respetiva plataforma dos dados contabilísticos (SIFF). Após o ato de integração será enviada informação contabilística para registo centralizado em SAP/IRN.

3 - Nos serviços centrais do IRN é elaborada a Folha de Cofre que apresenta o total dos recebimentos e pagamentos realizados no Departamento Financeiro, saldos referentes às disponibilidades, bem como o movimento de entrada e saída de operações orçamentais e extraorçamentais e respetivos saldos.

Artigo 30.º

Procedimentos de conferência final e arquivo

1 - O processo de cobrança de receita, mencionado no artigo anterior, é reencaminhado diariamente por ficheiro eletrónico para registo contabilístico no DF, que procede a uma conferência final/mensal entre os dados registados e confirmados por todos os postos de cobrança e os registados em SAP/IRN.

2 - O processo de pagamento é processado pelo DF, que após autorização superior procede também à sua liquidação e respetivo arquivo.

SUBSECÇÃO III

Instituições Bancárias

Artigo 31.º

Abertura e movimentação de contas bancárias

1 - A abertura de contas é feita em execução do regime de Unidade de Tesouraria do Estado, sendo abertas junto do IGCP pelos serviços centrais do IRN, I. P., ou por estes junto de outras entidades bancárias, quando para tal autorizados no âmbito do regime de Unidade de Tesouraria do Estado.

2 - A movimentação das contas bancárias é efetuada, obrigatoriamente, através de duas assinaturas, sem prejuízo do regime previsto nesta norma quanto às movimentações de fundo de maneio.

Artigo 32.º

Guarda de cheques

1 - Os cheques não preenchidos estão à guarda do Departamento Financeiro ou de entidade externa contratada pelo IRN para proceder à emissão e remessa, sempre por ordem deste Instituto, através de ficheiro eletrónico e sob análise e conferência central, bem como aqueles que, já emitidos, tenham sido anulados e inutilizados.

2 - O Departamento Financeiro analisa a validade dos cheques em trânsito e findo o período de validade o IGCP procede ao respetivo cancelamento enviando ficheiro de retorno com os necessários elementos para o IRN efetuar os registos contabilísticos de regularização, automaticamente.

Artigo 33.º

Reconciliações bancárias

1 - As reconciliações bancárias são efetuadas diariamente/mensalmente pelo Departamento Financeiro através do confronto entre os extratos de cada conta bancária e os registos efetuados nas contas correntes do Departamento Financeiro.

2 - O Departamento Financeiro efetua as circularizações bancárias reportadas à data do último dia do ano económico.

3 - As diferenças identificadas nas reconciliações bancárias resultantes de débitos são regularizadas pelo Departamento Financeiro, após a autorização do órgão competente ou de titular do mesmo, que para o efeito detenha competência delegada.

SECÇÃO II

Receita

Artigo 34.º

Princípios e regras

1 - Nenhuma receita pode ser liquidada, arrecadada e cobrada se não tiver sido objeto de inscrição na rubrica orçamental adequada podendo, no entanto, ser cobrada para além dos valores inscritos no orçamento.

2 - É proibida a arrecadação de quaisquer receitas pelos trabalhadores do IRN, I. P., a que título for, sem o registo da respetiva liquidação, sob pena de responsabilidade disciplinar.

3 - A liquidação, arrecadação e cobrança de receitas é feita no cumprimento dos preceitos que lhes dão origem e fixam o respetivo montante.

4 - É da responsabilidade do serviço ao qual é solicitada a prestação do serviço, a correta arrecadação da receita e a entrega atempada dos documentos justificativos, sem prejuízo da obrigação de conferência dos mesmos pelo Departamento Financeiro.

5 - O Departamento Financeiro pode consultar em todos os serviços, ou requisitar para consulta, toda a documentação relacionada com a arrecadação da receita.

6 - Todo e qualquer valor monetário creditado em contas bancárias do IRN, com exceção dos relacionados com a conta própria de cauções, e cuja proveniência não tenha sido possível identificar até ao final do ano económico seguinte, é liquidado e cobrado como receita, mediante autorização do Departamento Financeiro.

7 - A dívida de clientes correspondente à receita cobrada nos termos do número anterior é regularizada, desde que os utentes apresentem os comprovativos de depósito bancário no prazo de 3 anos após a data do registo contabilístico da mesma.

Artigo 35.º

Isenções

Os atos administrativos relativos a isenções previstas na lei são objeto de liquidação integral e posterior registo da isenção pelos serviços emissores da receita, de modo a identificar a isenção bem como o respetivo valor.

Artigo 36.º

Documentos de receita

1 - Os documentos de receita são processados preferencialmente de forma informática, datados e numerados sequencialmente.

2 - Das quantias pagas aos serviços de registo são emitidos recibos, gerados pelas aplicações informáticas, que podem ser disponibilizados em suporte eletrónico ou em suporte de papel.

3 - Sempre que a emissão nos termos do número anterior não seja possível, deve ser emitido recibo de modelo aprovado pelo Conselho Diretivo do IRN, I. P., contendo a discriminação da(s) despesa(s) e a identificação do(s) serviço(s) a que corresponda(m).

Artigo 37.º

Manuseamento /recibo manuais

1 - Todos os livros de recibo apresentam numeração sequencial e são arquivados pelo serviço emissor após a sua utilização, por um período mínimo de 5 anos.

2 - Não é permitida a desagregação de faturas/recibo dos respetivos livros.

3 - O livro de recibo fica à guarda do superior hierárquico/dirigente do serviço de registo, e na sua ausência ou impedimento, à guarda do respetivo substituto legal.

4 - Nos serviços notariais ainda públicos, o livro de recibo fica à guarda do superior hierárquico quando o responsável pela sua utilização se encontre de férias ou noutra situação equiparada.

5 - Sempre que ocorra um lapso no preenchimento de um recibo manual que implique a sua anulação deve ser expressa no mesmo a razão da sua inutilização, sendo tal menção datada e assinada pelo responsável do serviço.

Artigo 38.º

Revisão e anulação do ato de liquidação

Os serviços de registo podem, mediante delegação de competências, proceder à retificação das contas cujos erros:

1) Sejam detetados dentro do mesmo mês ou dos 6 meses seguintes ao da sua elaboração ou omissão;

2) Independentemente da data em que ocorra quando:

a) Na sequência de retificação de registos;

b) Se traduza, apenas, na correção da errada menção da verba que fundamenta a cobrança do emolumento, sem reflexos ao nível da quantia total cobrada ou na indicação, na conta, da disposição legal que fundamenta a não restituição de quantia igual ou inferior a (euro)5 (cinco euros), que, após a elaboração da conta se apure ter sido cobrada em excesso a título de preparo;

c) Nos casos em que uma alteração superveniente das circunstâncias dita a alteração do enquadramento emolumentar correspondente (estão nesta situação, a título meramente exemplificativo, os casamentos a celebrar na conservatória que, a final, vêm a ser celebrados fora).

Artigo 39.º

Incumprimento de pagamento e cobrança coerciva

1 - Para os documentos de cobrança emitidos pelos serviços centrais é da responsabilidade do Departamento Financeiro promover a análise dos saldos devedores materialmente relevantes, nos termos definidos na legislação vigente, e enviar à respetiva entidade comunicação e evitar a sua prescrição.

2 - São emitidos relatórios de dívida da receita, a fim de remeter ao Departamento competente para ser intentada a correspondente ação executiva.

3 - Os documentos referidos no número anterior são tramitados internamente, sempre que possível, de forma desmaterializada.

4 - É da responsabilidade do Departamento de Gestão e Apoio Técnico-Jurídico aos Serviços de Registo e do serviço competente em matéria de apoio jurídico diligenciar a boa cobrança da dívida remetida para cobrança coerciva.

5 - As dívidas remetidas ao serviço referido no número anterior são objeto de identificação informática por parte do Departamento Financeiro, competindo ao primeiro informar no final do semestre a situação de cada processo, para efeitos de eventual constituição, anulação ou reforço da provisão de cobrança duvidosa.

6 - Se a conta de qualquer ato não for voluntariamente paga pelo responsável, o serviço de registo notifica-o para efetuar o seu pagamento no prazo de cinco dias úteis, sob pena de execução.

7 - As notificações são efetuadas por carta registada e devem conter o valor em dívida, a respetiva fundamentação legal e a indicação dos meios e prazo para impugnação.

8 - Decorrido o prazo estabelecido sem que a conta seja paga, deve o serviço de registo emitir um certificado com a indicação da data, da natureza do ato praticado, dos responsáveis pelo pagamento e das quantias em dívida, incluindo o custo do certificado e despesas de correio, e submetê-lo à confirmação do IRN, I. P.

9 - Após a confirmação, o certificado é enviado, para fins de execução, ao agente do Ministério Público, com a cópia da notificação.

10 - Por deliberação do Conselho Diretivo do IRN, I. P., são fixadas as quantias até às quais não se promove a execução, por serem inferiores aos custos administrativos ou processuais que a mesma determina.

11 - Não há lugar à cobrança se, uma vez elaborada a conta de ato de registo, for apurada a título de crédito importância inferior ou igual a (euro) 5.

Artigo 40.º

Controlo das dívidas de terceiros

1 - O Departamento Financeiro efetua periodicamente e por amostragem a circularização a clientes, utentes e contribuintes, bem como procede à conciliação e reconciliação dos saldos das respetivas contas correntes.

2 - Sempre que a circularização se efetue apenas uma vez por ano, a data deve coincidir com o encerramento do ano económico.

Artigo 41.º

Liquidação desfasada da arrecadação

Quando a liquidação da receita é prévia à cobrança, o serviço emissor regista no sistema informático o respetivo direito.

CAPÍTULO IV

Contratação Pública e Despesa

SECÇÃO I

Contratação Pública e Controlo de Execução dos Contratos

Artigo 42.º

Princípios

1 - No desenvolvimento das suas atividades, o IRN assegura nomeadamente o cumprimento dos princípios da legalidade, da igualdade e da concorrência, adotando os procedimentos com vista à adjudicação de contratos públicos ou de atos passíveis de contratos públicos previstos na legislação vigente.

2 - Sem prejuízo da prossecução dos demais princípios previstos na legislação vigente, no âmbito da promoção da atividade de contratação pública e de execução dos planos e programas, mormente de financiamento, é assegurado o cumprimento dos seguintes princípios:

a) Princípio da centralização da gestão e descentralização da execução, assegurando a capacidade de gestão de proximidade, e articulação com os parceiros relevantes neste domínio;

b) Princípio da orientação para resultados, nos termos do qual é adotado um processo de contratualização de resultados físicos e financeiros baseados em marcos e metas, mormente na aceção do Regulamento (UE) 2021/241;

c) Princípio da transparência e prestação de contas, nos termos do qual são adotadas as boas práticas de informação pública a vários agentes, nomeadamente dos apoios a conceder e concedidos e de avaliação dos resultados obtidos;

d) Princípio da participação, nos termos do qual são assegurados os vários agentes relevantes no âmbito da execução dos projetos, desde a fase de conceção à fase de implementação e avaliação, garantindo igualmente o amplo envolvimento dos parceiros económicos e sociais e das organizações relevantes da sociedade civil no quadro das definições das opções relevantes;

e) Princípio da segregação das funções de gestão e da prevenção de conflitos de interesse, que determina a subordinação da atividade do IRN ao primado da separação de funções de gestão e monitorização, de pagamento, e de auditoria e controlo;

f) Princípio da simplificação, nos termos do qual deve promover-se a ponderação permanente dos requisitos processuais adotados, designadamente na diminuição dos níveis de intermediação e de correção de eventuais complexidades desnecessárias;

g) Princípio da partilha por definição, nos termos do qual, sempre que possível, o desenvolvimento de soluções é pensado de forma a assegurar um efeito de spill over e potencial aproveitamento e criação de sinergias por parte de outras entidades públicas, sem prejuízo do regime aplicável aos procedimentos secretos ou de natureza confidencial.

3 - As aquisições necessárias à atividade dos serviços devem ser planeadas aquando da preparação do Orçamento, tendo por base uma avaliação clara e objetiva das necessidades, e transmitidas às entidades competentes em matéria de contratação após a aprovação devida.

4 - O circuito completo das operações respeitantes à realização de despesa, mormente em matéria de contratação pública, é feito de forma a assegurar os princípios referidos, sem prejuízo das necessidades de reforço de recursos indispensáveis ao acréscimo das garantias ao nível dos mesmos.

Artigo 43.º

Garantias de concorrência

1 - No IRN, I. P., são asseguradas bolsas de fornecedores que podem ser consultadas para efeitos de realização de determinada prestação.

2 - A bolsa de fornecedores pode ser feita através de plataformas agregadores de fornecedores, atualmente existentes no mercado, e que garantam condições de igualdade.

3 - Nos procedimentos pré-contratuais por ajuste direto e consulta prévia, devem observar-se os seguintes procedimentos, sem prejuízo dos demais aplicáveis:

a) Todos os contratos adjudicados na sequência de ajuste direto ou consulta prévia são obrigatoriamente registados numa aplicação informática, a fim de assegurar o controlo do valor;

b) Em todas as decisões de escolha da entidade a convidar é confirmado e declarado que estas não estão inviabilizadas de ser convidadas atento o disposto no artigo 113.º do Código dos Contratos Públicos.

Artigo 44.º

Documentos, identificação de necessidades e procedimento de contratação

1 - Os processos de contratação são desenvolvidos e organizados com base nos documentos e modelos uniformemente aprovados pelo membro do Conselho Diretivo responsável pela área da contratação pública.

2 - Exceto nos casos de ajuste direto simplificado, a promoção de um procedimento de contratação depende da prévia existência de uma informação que reconheça as necessidades, preenchida pelo serviço solicitante, de acordo com o modelo aprovado, e que identifique de forma clara todos os elementos desse modelo, e aprovada pelo órgão competente.

3 - O procedimento de contratação pode ainda ser promovido mediante reconhecimento da necessidade, contemporânea com a decisão de contratar, nos casos em que é o próprio órgão competente para a decisão de contratar que reconhece a necessidade.

4 - As peças de procedimentos, em concreto o programa de concurso/convite e o caderno de encargos contém:

a) Uma parte I, que contém um quadro recapitulativo específico do procedimento com o resumo e dados essenciais;

b) Uma parte II, que contém cláusulas normalizadas, seja a título geral, seja dedicada a subtipologias de contratos ou objetos;

c) Uma parte III, que contém anexos, no âmbito do programa de concurso/convite, e especificações técnicas particulares do contrato, no âmbito do caderno de encargos.

5 - A emissão de documento de suporte à despesa, nomeadamente cabimento, é junto da unidade orgânica competente em matéria financeira, e distinta da unidade competente para efeitos de contratação pública.

6 - Os dirigentes autorizam a realização de despesa nos termos e de acordo com os limites fixados na lei ou nas delegações e subdelegações de competência, sem prejuízo do que se encontra disposto relativo à ratificação dos atos.

7 - O Departamento Financeiro mantém atualizada uma lista de todos os dirigentes com competências próprias, delegadas /subdelegadas para a realização de despesas ou para a autorização de pagamentos.

Artigo 45.º

Princípios de boa gestão, boas práticas e segregação de funções

1 - A unidade responsável pela contratação, em articulação com as demais orgânicas, disponibiliza na página da intranet do IRN uma lista de verificação dos procedimentos, a fim de instruir os procedimentos de contratação.

2 - A totalidade dos documentos a apresentar pelos concorrentes no âmbito de um procedimento concursal deve constar de um único artigo do convite/programa de concurso, permitindo um conhecimento fácil relativamente ao suporte documental a apresentar pelos convidados ou concorrentes.

3 - No âmbito da condução dos procedimentos, os dirigentes devem:

a) Evitar designar os mesmos elementos, de forma reiterada, para os júris de procedimentos de contratação com objetos idênticos;

b) Promover a segregação de funções ao nível da identificação de necessidades;

c) Sensibilizar os trabalhadores envolvidos em qualquer fase dos procedimentos de contratação para o cumprimento dos elementares deveres de sigilo e reserva, nomeadamente não fornecendo aos concorrentes qualquer informação privilegiada que lhes permita apresentar uma melhor proposta;

d) Incentivar os trabalhadores a cumprir escrupulosamente os deveres de isenção nomeadamente:

i) Abstendo-se de receber quaisquer tipos de ofertas ou vantagens que excedam a mera cortesia ou de valor simbólico;

ii) Declarando ao seu dirigente os presentes de mera cortesia ou benefícios de valor simbólico que lhes sejam oferecidos por fornecedores e que possam influenciar ou parecer influenciar a imparcialidade com que exercem as suas funções, nos termos da lei e orientações em vigor no CEBC;

iii) Devolvendo as ofertas, ou vantagens que excedam a mera cortesia ou valor simbólico, e todo o tipo de gratificação financeira;

e) Promover a segregação de funções, nomeadamente evitando que quem redige os cadernos de encargos é responsável pela gestão do contrato.

4 - Todas as adjudicações por ajuste direto em função do valor ou consulta prévia são registadas no SOUIRN ou plataforma equivalente para efeitos de cumprimento do artigo 113.º do CCP, com periodicidade não superior a uma semana.

5 - São da competência do GCP as eventuais comunicações determinadas por Lei no âmbito da celebração/renovação de contratos de prestação de serviços.

6 - Os contratos celebrados, bem como quaisquer outros instrumentos, nomeadamente protocolos, contratos programa, ou outros instrumentos, são devidamente numerados, ou é-lhe aposta a numeração interna.

Artigo 46.º

Deteção de irregularidades, prevenção de fraude e prevenção da corrupção

1 - O IRN assegura a existência de uma unidade interna responsável em matéria de auditoria interna/compliance.

2 - Os procedimentos de contratação, bem como todos os demais respeitantes à realização de despesa, são suscetíveis de auditoria, sendo sempre disponibilizados à unidade interna ou externa competente pelo serviço instrutor de forma completa, com carácter prioritário, sempre que solicitado.

3 - De acordo com a legislação em vigor, a verificação da conformidade legal pode ser solicitada a entidades externas, preferencialmente por parte de entidades públicas, sendo que a eventual contratação de entidades externas deve obedecer a elevados padrões de isenção e independência, não podendo estas em qualquer caso ter tido relações com as entidades auditadas, ao nível da pessoa coletiva em questão, dos respetivos dirigentes e dos seus trabalhadores.

4 - É disponibilizado online um canal anónimo de sujeição de denúncias de eventuais irregularidades.

5 - O plano de prevenção de riscos de gestão incluindo os de corrupção e infrações conexas é executado e monitorizado enquanto instrumento essencial da política de controlo interno e prevenção de fraude.

Artigo 47.º

Contratação do bem ou serviço e respetiva manutenção

1 - A aquisição de bens e serviços, nos casos em que implique manutenção periódica, é em regra contratada juntamente com o bem respetivo.

2 - No âmbito da seleção das propostas a que se refere o número anterior é, em regra, utilizado o critério do Total Cost of Ownership (custo total da posse).

Artigo 48.º

Agregação de compras, protótipos, consultas e relações com fornecedores

1 - Com vista à maximização de eficiência e ganhos de escala para o IRN são centralizadas em procedimentos agregados as aquisições que correspondam a bens ou serviços padronizados, ou que se repitam.

2 - A realização de quaisquer protótipos, modelos experimentais, ou quaisquer outros projetos de que possa resultar aquisições padronizadas, em escala, ou similares é feita com base em processos de seleção abertos e consultas aprovadas caso a caso pelo Conselho Diretivo do IRN, I. P.

3 - No âmbito da sua relação com fornecedores, o IRN define requisitos éticos e de conformidade aos quais estes estão obrigatoriamente sujeitos.

Artigo 49.º

Caução

1 - Sempre que seja exigida a prestação de uma caução o fornecedor pode optar pelas modalidades previstas na legislação em vigor e envia o respetivo documento para o, IRN, (GCP), que arquiva o documento no respetivo processo de contratação.

2 - O GCP verifica a sua conformidade nos termos da legislação em vigor, normas e regulamentos aplicáveis, e remete cópia ao Departamento Financeiro que procede ao registo contabilístico em "Contas de Caução", e arquiva os documentos de suporte.

3 - Caso exista lugar a retenções no ato de pagamento que revistam a natureza de caução, os respetivos valores são depositados pelo Departamento Financeiro na conta de cauções aberta no IGCP e registados em "Operações de Tesouraria".

4 - Os serviços responsáveis pela contratação fundamentam e disponibilizam a documentação necessária ao Departamento Financeiro para efeitos, quer do cancelamento total ou parcial da caução, quer do acionamento e respetivos registos contabilísticos.

5 - Para efeitos do número anterior, considera-se documentação necessária:

a) Auto de receção provisória;

b) Auto de receção definitiva;

c) Conta da empreitada, onde devem constar:

i) Os valores adjudicados e pagos do contrato inicial, bem como adicionais ou revisões de preço se for o caso;

ii) Os valores relativos a garantias e retenções efetuadas;

d) Certidão e inquérito administrativo;

e) Caso a empreitada não se encontre paga na totalidade e o saldo existente seja para anular, os serviços elaboram uma informação neste sentido, sendo que esta carece sempre de autorização da entidade competente.

Artigo 50.º

Gestor do contrato e gestor operacional de contrato

No âmbito dos contratos a executar, e com vista a assegurar também segregação de funções, são designados:

a) Um gestor de contrato, nos termos e para os efeitos previstos no artigo 290.º-A do Código dos Contratos Públicos, com as funções descritas nesse artigo.

b) Um gestor funcional, que dispõe das seguintes funções:

1) Apoiar tecnicamente a execução do contrato;

2) Confirmar que as faturas emitidas estão conforme os termos do contrato e que os trabalhos foram devidamente executados.

Artigo 51.º

Numeração dos contratos e visto do Tribunal de Contas

1 - Os serviços responsáveis pela contratação efetuam a numeração dos contratos escritos celebrados pelo IRN, que é atribuída sequencialmente e de forma automática, de acordo com o ano a que respeitam.

2 - Além das obrigações de arquivo previstas na lei, os contratos escritos são digitalizados e arquivados em suporte digital pelo serviço responsável pela despesa.

3 - No caso do ato ou contrato estar sujeito a visto prévio do Tribunal de Contas, o GCP é responsável por propor a remessa do contrato ao Tribunal de Contas, com a documentação de suporte a remeter àquela entidade.

4 - Com a comunicação do visto, a orgânica competente em matéria de contratação atualiza a informação do elemento PEP e comunica a decisão ao serviço promotor da realização da despesa.

Artigo 52.º

Necessidade de alteração do valor do contrato

1 - Caso se verifique, no âmbito da execução do contrato, a necessidade de alteração do preço contratual de qualquer contrato celebrado, excecionando os que na sequência de ajuste direto simplificado, é produzida e levada a decisão a identificação dessa necessidade, no prazo máximo de 5 dias de calendário, salvo se prazo mais curto decorrer da lei.

2 - Nos casos previstos no número anterior, e sem prejuízo da possibilidade de identificação da necessidade, importará respeitar e identificar:

a) O preço contratual/adjudicado;

b) Os limites até aos quais pode ser utilizado o tipo de procedimento em causa;

c) Os limites máximos de autorização da despesa do órgão competente para a decisão de contratar;

d) Os limites neste âmbito estabelecidos, quando a necessidade opere por decorrência das modificações objetivas do contrato legalmente admitidas.

Artigo 53.º

Responsabilidade ambiental e social

Sempre que possível são incluídos nos procedimentos de contratação clausulas respeitantes à salvaguarda de critérios ambientais e de responsabilidade social e não discriminação.

Artigo 54.º

Obrigações estatísticas

Para efeitos do cumprimento das obrigações previstas no artigo no n.º 4 do 472.º do CCP, a unidade competente pelos processos de contratação, no inicio de cada ano económico, retira do sistema informático uma listagem dos contratos celebrados no ano anterior.

Artigo 55.º

Execução do Plano de Recuperação e Resiliência

1 - A execução do Plano de Recuperação e Resiliência é feito nos termos do Decreto-Lei 29-B/2021, de 4 de maio, que estabelece o modelo de governação dos fundos europeus atribuídos a Portugal através do Plano de Recuperação e Resiliência (PRR) no âmbito do Mecanismo de Recuperação e Resiliência da União Europeia para o período 2021-2026, bem como das regras legais, regulamentares aplicáveis nesse domínio.

2 - Para efeitos de execução do Plano, a presente NCI, nos vários domínios, assegura o cumprimento dos princípios e regras exigidos no quadro da execução dos mesmos.

SECÇÃO II

Despesa

Artigo 56.º

Princípios

1 - O orçamento prevê as despesas sustentáveis a realizar com vista à concretização dos objetivos específicos, mensuráveis, realizáveis, pertinentes e temporais no âmbito das atribuições do IRN, obedecendo aos requisitos da legislação em vigor e regulamentação complementar.

2 - A execução orçamental respeita os princípios e regras fixadas na legislação aplicável, nomeadamente nas áreas do planeamento, da contratação pública e da boa gestão financeira, nos seguintes termos:

a) Em conformidade com o princípio do planeamento, as despesas apenas podem ser cativadas, assumidas, autorizadas e pagas se, para além de serem legais, estiverem inscritas no orçamento com dotação igual ou superior ao cabimento e ao compromisso, respetivamente;

b) De acordo com o princípio da boa gestão financeira, as dotações orçamentais devem ser utilizadas segundo os princípios da economia, da eficiência e da eficácia;

c) O princípio da economia determina que os meios utilizados pelo IRN com vista ao exercício das suas atividades devem ser disponibilizados em tempo útil, nas quantidades e qualidades adequadas, e ao melhor preço;

d) Com o princípio da eficiência pretende-se a melhor relação entre os meios utilizados e os resultados obtidos;

e) O princípio da eficácia visa a consecução dos objetivos fixados, bem como dos resultados esperados.

3 - Na decisão de contratação devem ser considerados pressupostos relacionados com a otimização dos recursos, racionalização administrativa, maximização do poder negocial do IRN, controlo e supervisão dos serviços, poupança orçamental e sustentabilidade do investimento pelo tempo de permanência ao serviço do IRN.

4 - Não podem ser assumidas pelos serviços despesas que não se encontrem devidamente justificadas quanto à sua legalidade, utilidade e oportunidade.

5 - A cada fase do processamento das despesas corresponde um registo contabilístico, designadamente:

a) Cabimento;

b) Compromisso;

c) Receção da fatura ou documento equivalente;

d) Liquidação da despesa;

e) Ordem de pagamento;

f) Pagamento.

Artigo 57.º

Cabimento

1 - O registo contabilístico do cabimento é realizado obrigatoriamente num momento prévio à decisão de autorização de despesa, com base no valor estimado da mesma.

2 - Quando o valor apurado corresponde a uma estimativa é calculado com base, nomeadamente, nos valores referenciais de mercado ou nos valores históricos, resultantes de operações similares e é objeto de criação do processo de despesa NPD no sistema informático.

3 - Nas situações em que se prevê que determinado ato produza efeitos financeiros no ano em curso, os serviços responsáveis pela despesa verificam a existência de disponibilidade orçamental para esse efeito, efetuam o registo contabilístico do cabimento no valor estimado para o ano económico em curso, independentemente do procedimento adotado, associado ao respetivo NPD.

4 - Com o registo do cabimento é emitido, pelo sistema informático, o respetivo documento comprovativo, visado manual ou eletronicamente pelo seu autor, o qual acompanha a proposta de adjudicação ou de assunção de encargos.

5 - Caso o valor estimado para a despesa seja superior a 5.000 euros, ou sempre que reduzido a escrito, os serviços procedem, ainda, ao registo informático do elemento PEP, com os dados administrativos da contratação, nomeadamente o objeto e o valor estimado, associando-o ao respetivo cabimento, salvo em situações excecionais validadas pelo dirigente direto.

Artigo 58.º

Adjudicação e compromisso

1 - Sem prejuízo do disposto quanto ao procedimento de ajuste direto simplificado, a proposta de adjudicação tem de ser devidamente fundamentada de facto e de direito.

2 - Na sequência da decisão de adjudicação e antes da notificação da mesma ao adjudicatário, o Departamento Financeiro efetua o registo contabilístico do compromisso assumido para o ano em curso e/ou anos futuros e atualizam a informação que caracteriza o elemento PEP, após prévia validação de Fundos disponíveis.

3 - O adjudicatário ou equivalente deverá estar identificado como fornecedor do IRN antes do registo do compromisso, preenchendo o formulário aprovado para o efeito, e indicando o seu nome, residência ou sede, NIF e NIB, devidamente comprovados.

4 - A obtenção dos dados referidos no número anterior é suprida oficiosamente, designadamente quando esses elementos constem já do procedimento, e caso tal não seja possível é suficiente a apresentação, pelo fornecedor, do modelo aprovado sem documentos complementares.

Artigo 58.º

Faturas

1 - Sem prejuízo da gestão de fundo de maneio, as faturas dão entrada num único ponto, que corresponde, por ordem de preferência:

a) Ao ponto de entrada de faturas eletrónicas, nos termos do Decreto-Lei 123/2018, de 28 de dezembro, que define o modelo de governação para implementação da faturação eletrónica nos contratos públicos, e a partir da sua entrada em vigor;

b) Ao online desk do IRN, I. P., de forma desmaterializada, nos termos do regime aprovado pelo Decreto-Lei 28/2019, de 15 de fevereiro, e com recurso à ferramenta de gestão documental do IRN, I. P.;

c) Por email, para email designado, nos termos do Decreto-Lei 28/2019, de 15 de fevereiro;

d) Ao serviço de registo de entradas.

2 - As comunicações de adjudicação, no caso dos ajustes diretos simplificados, os protocolos, ou contratos informam sempre o método de remessa de faturas, nos termos da presente norma.

3 - Qualquer dirigente, trabalhador, ou agente ao qual seja remetida uma fatura em desconformidade com o disposto na presente norma deve imediatamente informar a entidade remetente que não se considera a mesma validamente recebida.

Artigo 59.º

Registo da fatura

1 - Todas as faturas ou documentos equivalentes são enviados diretamente pelos fornecedores para o IRN, através de meios desmaterializados, e tramitam na gestão documental, nos termos constantes dos cadernos de encargos podendo, porém, ser entregues em formato papel as faturas respeitantes a despesas realizadas através de fundos de maneio, ou outros casos excecionalmente admitidos pelo Conselho Diretivo.

2 - As restantes faturas devem ser numeradas, datadas e registadas através de sistema implementado, com a indicação do Número/data, NIF e nome do fornecedor, sendo remetido para a unidade

3 - Nos casos previstos no número anterior, a fatura é encaminhada para o setor competente para a respetiva validação,

4 - No prazo máximo de 10 dias úteis a contar da data de entrada da fatura, o serviço competente valida ou informa que a fatura não é devida.

5 - O Departamento Financeiro procede ao respetivo registo contabilístico, arquiva temporariamente o original, por ordem sequencial e aguarda a receção do documento do processo de despesa.

6 - Caso existam faturas recebidas com mais de uma via, o Departamento Financeiro coloca na cópia, de forma clara e evidente, a menção de "Duplicado".

7 - Sempre que os contratos sejam sujeitos a Visto do Tribunal de Contas, o pagamento não pode ser efetuado sem que a entidade adjudicatária efetue o pagamento dos Emolumentos ao Tribunal de Contas.

Artigo 60.º

Conferência da fatura e liquidação da despesa

1 - Os serviços responsáveis pela execução da despesa procedem, com suporte na cópia enviada pelo serviço de entradas, à confirmação do cumprimento do contrato e emissão de fatura pelo fornecedor de acordo com este.

2 - A confirmação a que se refere o número anterior concretiza-se através do visto manual ou eletrónico pelo dirigente da orgânica competente, ou a pessoa por este designada, onde conste de forma expressa que as prestações foram executadas ou que a fatura está a bom pagamento, o que equivale à confirmação das prestações.

3 - O visto aposto sobre a fatura nos termos do número anterior implica a identificação inequívoca do autor da mesma, nomeadamente através da identificação do respetivo nome e cargo.

4 - A conferência, verificação e registo inerentes à realização de despesas, sempre que estejam envolvidas remunerações com o pessoal ou que originarem novas dotações de pessoal não pertencentes aos quadros, são da competência do DRH, exceto nos casos definidos pelo membro do Conselho Diretivo com competência na área financeira.

5 - Se o serviço detetar alguma incorreção, nomeadamente se não for o responsável pela despesa, devolve ao serviço de entradas a cópia em formato físico ou eletrónico com a indicação do erro observado, para ser remetida à unidade orgânica competente.

6 - Caso se verifique erro na fatura, o gestor do processo deve solicitar o original ao DF e promover junto do fornecedor a regularização da fatura.

7 - Pode ser aplicado um formulário para validação das faturas, mediante despacho do membro do Conselho Diretivo com competência em matéria financeira.

Artigo 61.º

Conferência do processo de liquidação

1 - Após a realização dos procedimentos referidos no artigo anterior, os serviços enviam para o Departamento Financeiro a documentação de suporte ao pagamento, constituída designadamente por cópia visada manual ou eletrónica da fatura, documento comprovativo da liquidação da despesa e restante documentação processual, necessária ao processo de conferência final a realizar pelo Departamento Financeiro.

2 - Para efeitos do número anterior, considera-se necessária a documentação que instruiu o procedimento, podendo o Departamento Financeiro solicitar a documentação que considere necessária respeitante ao procedimento administrativo.

3 - O Departamento Financeiro, no âmbito das suas atribuições e para efeito de processamento e pagamento das despesas verifica se foram respeitados os normativos legais e regulamentares relativos a:

a) Competência para a realização da despesa;

b) Enquadramento orçamental e financeiro;

c) A existência de declaração válida da situação tributária e contributiva do adjudicatário, sempre que exigível.

4 - Nos casos de ajuste direto simplificado, tramitado ao abrigo do disposto no artigo 128.º do Código dos Contratos Públicos, não é exigível a apresentação dos elementos referidos na alínea c) do número anterior.

5 - Caso o Departamento Financeiro considere que os processos não estão instruídos com os documentos exigíveis e em conformidade, devolve com vista à sua correção, de forma devidamente fundamentada.

Artigo 62.º

Autorização de pagamento

1 - Cabe ao Conselho Diretivo ou ao membro do mesmo com competência na área financeira, e com respeito pelas disposições da presente NCI, a definição de critérios para o pagamento das ordens, tendo em conta os prazos de pagamento.

2 - A emissão das ordens de pagamento é efetuada pelo Departamento Financeiro que, depois de devidamente autorizadas pelo Conselho Diretivo, ou pelo dirigente com subdelegação para o efeito, são encaminhadas para o Departamento Financeiro para pagamento.

3 - Sem prejuízo da publicação no Portal Base.Gov de todos os contratos que não tramitem no âmbito de ajuste direto simplificado, os contratos que decorram de procedimentos contratuais podem ser pagos com dispensa da junção do comprovativo da publicidade em Base.Gov exceto os que tramitem como ajuste direto ou consulta prévia.

Artigo 63.º

Pagamentos

1 - Só podem ser feitos pagamentos quando instruídos pela respetiva proposta de autorização de pagamento, elaborada no DF e devidamente validada através de deliberação do Conselho Diretivo ou das assinaturas da entidade com competência na área financeira, incluindo ao abrigo de delegação de competências.

2 - Os pagamentos a fornecedores são efetuados, por transferência bancária, DUC ou por cartacheque.

3 - Os pagamentos urgentes e inadiáveis de pequeno valor, podem ser pagos por Fundo de Maneio em numerário, cheque ou através do cartão Charge Card desde que devidamente autorizados.

4 - As ordens de pagamento são validadas através da emissão dos meios de pagamento, os quais certificam que o pagamento foi efetuado.

5 - As restituições aos utentes, por pagamentos em excesso e/ou indevidos, são efetuados, preferencialmente, por transferência bancária e na sua impossibilidade são emitidos cheques, não à ordem, e remetidos por correio ao utente.

6 - Os cheques só podem ser assinados depois de devidamente preenchidos e na presença dos documentos justificativos, não podendo existir cheques pré-assinados em cofre.

Artigo 64.º

Procedimentos de abertura do ano económico e verificação de encargos dos anos anteriores

1 - No processo de abertura do ano económico, recebidos da ESPAP os compromissos a transitar para o ano seguinte, o DF, no prazo de 5 dias úteis remete à unidade orgânica responsável para validação, devendo esta, no prazo de 10 dias informar quais os compromissos já assumidos pelo IRN a transitar cujo pagamento é devido no ano em causa.

2 - A resposta ao solicitado no número anterior é obrigatória sob pena de incumprimento do determinado no artigo 10.º do Decreto-Lei 155/92, de 28 de julho, (diploma que contém as normas legais de desenvolvimento do regime de administração financeira do Estado).

3 - Nas situações em que a dotação disponível no novo ano económico se mostre insuficiente para o registo da totalidade dos compromissos no sistema informático, o Departamento Financeiro elabora uma listagem agregada por rubrica orçamental com a totalidade dos reforços necessários à regularização da situação.

4 - A divisão competente nos termos da orgânica pela elaboração da proposta de orçamento, com base na listagem referida no número anterior promove, de imediato, a elaboração de uma proposta de alteração orçamental que contemple a totalidade dos reforços necessários, a qual é submetida à apreciação e aprovação.

5 - Nos dois primeiros meses do ano procede-se a avaliação dos montantes não consumidos no âmbito de contratos que tenham abrangido anterior e que produzam os seus efeitos no novo ano.

6 - Caso na sequência da avaliação referida no número anterior se verifiquem saldos não consumidos e não faturados promove-se a transição dos saldos não consumidos ou a libertação do compromisso, consoante a realidade aplicável.

Artigo 65.º

Controlo das dívidas a terceiros

1 - O Departamento Financeiro efetua periodicamente circularização a fornecedores e outros credores e procede à conciliação e reconciliação dos saldos das contas correntes.

2 - A circularização é realizada à totalidade dos fornecedores de 3 em 3 anos, sendo nos restantes anos efetuada por amostragem.

3 - Sempre que a circularização se efetue apenas uma vez no ano, o extrato da conta corrente deve ser reportado ao último dia do ano.

CAPÍTULO V

Fundos de maneio

Artigo 66.º

Objetivos e princípios

1 - Os fundos de maneio (FM) destinam-se a fazer face a pequenas despesas urgentes e inadiáveis, nos termos estabelecidos na legislação em vigor.

2 - Anualmente é determinada a afetação das dotações à constituição do Fundo de Maneio.

Artigo 67.º

Constituição

1 - A constituição do FM é autorizada pelo Conselho Diretivo ou pelo membro do mesmo com competência na área financeira e constituído pelo Departamento Financeiro a favor dos responsáveis/entidades identificadas no respetivo despacho.

2 - Sempre que necessário, podem ser atribuídos temporariamente FM para fins específicos, os quais são devidamente justificados e autorizados pelas entidades indicadas no número anterior.

3 - O montante global da constituição do FM é definido anualmente, e qualquer alteração ao montante tem de ser devidamente fundamentada e autorizada pelo membro do Conselho Diretivo com competência na área financeira.

4 - O FM dos serviços centrais é constituído em numerário, por cartão Charge Card e por depósito em conta no IGCP.

5 - O FM dos serviços desconcentrados é constituído por depósito em conta titulada por cada um dos serviços aberta para o efeito.

Artigo 68.º

Reconstituição

1 - A reconstituição dos FM é efetuada no final de cada mês, com a entrega dos documentos justificativos da despesa, não podendo em caso algum conter despesas não documentadas.

2 - A reconstituição do FM está limitada ao montante máximo global definido para o ano em curso, ou autorizado.

3 - No processo de reconstituição do FM, o serviço responsável pela sua detenção elabora a liquidação das despesas, em conformidade com as instruções do FM e envia ao Departamento Financeiro o documento comprovativo da mesma, com a documentação complementar onde consta obrigatoriamente:

a) Fundamentação de facto e de direito, no quadro legal aplicável;

b) Enquadramento Orçamental;

c) Documentos justificativos da despesa, constituídos por originais sob a forma de recibo ou venda a dinheiro, ou fatura emitida informaticamente que contenha a inscrição de "PAGO", emitidos em nome do IRN e com a designação do seu NIF, obedecendo aos requisitos legalmente estipulados no CIVA.

4 - Em caso algum podem ser aceites documentos rasurados ou que levantem dúvidas quanto à sua legalidade.

5 - Os documentos de despesa são autorizados, individualmente ou sob a forma de resumo de documentos, pela entidade competente devidamente identificada.

6 - Nas situações em que se procede a pagamentos através de FM com carácter equivalente a pagamentos por conta, onde o valor definitivo da despesa só é conhecido posteriormente com a entrega do bem ou serviço (v. g. pedidos de certidões), são adotados os seguintes procedimentos:

a) Deve ser preenchido um impresso que tutela o adiantamento de valores.

b) Nas situações em que o montante da despesa é superior ao pagamento previamente efetuado, o valor em falta é objeto de pagamento, no momento da entrega do documento de despesa para o acerto do adiantamento;

c) Quando o montante da despesa total é inferior ao pagamento previamente efetuado, o valor em excesso é entregue ao responsável pelo FM

7 - Os serviços só podem realizar despesas por verbas do FM que se encontrem previstas nas instruções emitidas em cada ano.

8 - Nos serviços centrais as despesas do FM são previamente autorizadas por quem tem competência para autorizar despesas por FM.

Artigo 69.º

Liquidação

1 - Os FM atribuídos são obrigatoriamente liquidados até 31 de dezembro podendo, no entanto, sêlo antes desta data, em conformidade com as orientações a emitir pelo DF durante a primeira quinzena do mês de novembro, que determinam os procedimentos e prazos a observar para a liquidação do Fundo de Maneio.

2 - A liquidação do FM efetua-se no Departamento Financeiro com a entrega do montante atribuído em numerário.

3 - Caso a liquidação seja efetuada com a entrega de documentos justificativos de despesa, o Departamento Financeiro procede aos respetivos registos contabilísticos, com vista à regularização do FM.

4 - A entrega do montante atribuído, quer em numerário quer em documentos, é efetuada em tempo útil, para que a reposição se efetue dentro do prazo definido no n.º 1 do presente artigo.

5 - Caso se verifique a alteração do responsável pelo FM, deve ser efetuada a conferência das dotações e entregue à guarda do novo responsável.

CAPÍTULO VI

Imobilizado

Artigo 70.º

Princípios gerais

A gestão do imobilizado é feito pelo IRN, com exceção da gestão dos bens imóveis cuja competência seja do IGFEJ, sem prejuízo da intervenção do IRN no âmbito da mesma.

Artigo 71.º

Gestão e registo de bens imóveis e móveis

1 - O serviço competente pela gestão de património imobiliário, em colaboração com os restantes serviços, efetua o levantamento, coordenação e sistematização da informação de todos os bens imóveis afetos ao IRN.

2 - O serviço competente pela gestão de património imobiliário cria, classifica e atualiza as fichas individuais dos bens definitivos pertencentes ao IRN, devendo os demais serviços intervenientes no processo de aquisição e gestão de bens imóveis reportar àquele, toda a informação necessária à inventariação, com destaque para os indicados de seguida, tendo presente a sua especificidade:

a) Cópia das escrituras celebradas (compra, venda, permuta, cessão, doação) e dos contratos que impliquem disposição ou oneração de bens imóveis, bem como cópia dos acordos ou sentenças relacionadas com expropriações e indemnizações;

b) Caso se trate de bens em curso o Departamento Financeiro, após a sua conclusão, fornece a informação necessária para a criação, classificação ou atualização das fichas individuais.

3 - Os bens móveis constam do inventário do IRN desde o momento da sua aquisição até ao seu abate.

4 - Os bens móveis relativamente aos quais haja lugar à criação de imobilizado são, em regra, sujeitos a etiquetagem, com identificação de proprietário.

5 - A cada bem corresponde uma ficha individual, criada com a entrega da fatura, ou documento legal que titule a aquisição, a qual contém a informação estipulada na legislação em vigor.

6 - Os registos contabilísticos referentes à valorização do imobilizado são da responsabilidade do serviço competente pela gestão do património imobilizado que deve promover junto da ESPAP ao registo em GerFip.

Artigo 72.º

Mapas de inventário e procedimentos de controlo

1 - No final de cada ano económico o Departamento Financeiro extrai do GerFip os mapas de inventariação do imobilizado que refletem a variação dos elementos constitutivos do património afeto ao IRN, nos termos do estipulado na legislação em vigor.

2 - Para assegurar a coerência e a fiabilidade dos registos contabilísticos do imobilizado, o Departamento Financeiro verifica:

a) A conformidade dos registos contabilísticos, efetuados com a criação das respetivas fichas de imobilizado;

b) A contabilização das valorizações solicitadas pelo serviço com competência de gestão do património, no decurso do processo de inventariação;

c) A confirmação da realização da inventariação definitiva solicitada ao serviço competente pela gestão do património imobiliário.

Artigo 73.º

Critérios de valorimetria

1 - O ativo imobilizado, incluindo os investimentos adicionais ou complementares é valorizado ao custo de aquisição.

2 - No caso de bens obtidos a título gratuito estes deverão ser registados considerando-se o valor resultante da avaliação, segundo critérios técnicos adequados à natureza desses bens, devendo estes ser descritos nas respetivas fichas individuais dos bens, e comunicado do DF.

3 - No caso de não ser possível efetuar o descrito no ponto anterior, deverão assumir o valor zero, no caso dos bens móveis, até ao momento em que estes sejam objeto de uma grande reparação, assumindo, então, o montante desta.

4 - Os bens que, de acordo com o disposto no número anterior, assumam um valor nulo deverão conter na ficha individual do bem esta informação, tal como deverá ser justificada em anexo essa impossibilidade.

5 - No caso de aquando da inventariação inicial de ativos se desconheça o valor de aquisição aplicase o disposto no número anterior.

Artigo 74.º

Reintegração e amortizações

1 - O cálculo das amortizações do exercício deverá ter sempre como base o princípio contabilístico da consistência, de forma a preservar a fiabilidade das mesmas.

2 - As amortizações do exercício deverão ser calculadas através do método das quotas constantes.

3 - Sempre que ocorrem situações que impliquem a desvalorização excecional de bens, a mesma é comunicada ao serviço competente em matéria de património que, em articulação com a ESPAP, promove o respetivo registo na ficha de imobilizado, dando conhecimento ao DF.

4 - O Departamento Financeiro realiza os movimentos contabilísticos referentes às amortizações do imobilizado.

Artigo 75.º

Grandes reparações e conservações

Sempre que se verifique uma grande reparação ou conservação de bens do imobilizado que aumente o seu valor e o período de vida útil ou económico do mesmo, o serviço competente para a gestão do património deve promover junto da ESPAP ao registo em GerFip, comunicando ao DF o número de identificação do imobilizado com a fatura para ser associado aquando do pagamento.

CAPÍTULO VII

Existências

Artigo 76.º

Princípios gerais

1 - A quantidade de existências em armazém é determinada pelos serviços com responsabilidade da gestão dos mesmos, mediante elaboração anual de uma estimativa das necessidades que não possam ser asseguradas de outra forma.

2 - Em armazém encontram-se as quantidades estritamente indispensáveis ao normal funcionamento dos serviços, em obediência ao princípio da economia, que visa ter em conta o custo/benefício associado às existências a deter em armazém evitando-se desperdícios.

3 - Cada serviço define o local de armazenagem que melhor se adapte às condições de segurança e acondicionamento dos bens, sendo da sua responsabilidade promover as condições de segurança dos armazéns.

4 - Todas as operações inerentes às existências só podem ser efetuadas pelo responsável e seus colaboradores, devidamente autorizados pela entidade competente.

Artigo 77.º

Nomeação de responsáveis

1 - É da responsabilidade de cada serviço o controlo dos armazéns que se encontram na sua dependência direta.

2 - Cada local de armazenagem de existências tem um responsável pela sua gestão e manutenção, nomeado para o efeito pelo respetivo Diretor de Departamento, o qual responde perante o seu superior hierárquico no caso de eventuais irregularidades ou falhas nos armazéns.

3 - O responsável mencionado no número anterior não pode intervir no processo de aquisição dos bens armazenados.

4 - O DP, mantém atualizada uma listagem dos armazéns e respetivos responsáveis.

Artigo 78.º

Fichas de armazém

1 - A cada código de classificação do bem armazenado corresponde uma ficha de armazém em papel ou em formato digital, numerada sequencialmente, com descrição do produto, data de entrada em armazém, identificação da guia de remessa/transporte do fornecedor, unidade de medida, quantidades, valor unitário e global e outras informações estabelecidas na legislação em vigor.

2 - O código de classificação do bem é determinado nos termos da legislação em vigor.

3 - As fichas de armazém das existências em armazém são movimentadas de modo a garantir que o saldo corresponda permanentemente aos bens existentes, pelo que o seu registo é feito em cada local de armazenamento.

4 - Caso a ficha de armazém seja apenas em papel, estes documentos encontram-se adequadamente arquivados, em local próprio, junto ao local de armazenagem, de modo a serem atualizados sempre que ocorra uma movimentação do bem.

5 - Os registos nas fichas de armazém são efetuados por funcionários que não procedam ao manuseamento físico das existências em armazém.

6 - O funcionário que atualiza as fichas de armazém é responsável pela prestação de informação fidedigna e atempada relativamente às quantidades e valores das existências, assim como do custo dos bens vendidos e consumidos.

Artigo 79.º

Movimentação de existências

1 - A entrega de bens é efetuada no armazém designado para o efeito, obrigatoriamente distinto do local de realização das compras. Ao fazer a encomenda e indicar o local de entrega, o serviço responsável pela aquisição envia a cópia da mesma para o armazém referido.

2 - A entrada de bens em armazém apenas é permitida mediante a apresentação da respetiva guia de remessa/transporte, requisição ou documento equivalente.

3 - Imediatamente após a receção dos bens é efetuada a conferência física, qualitativa e quantitativa, confrontando os bens recebidos com a documentação referida no número anterior e efetuado o respetivo registo na ficha de armazém.

4 - As saídas de existências são feitas mediante solicitação ao armazém, tendo sempre como suporte documental uma requisição interna, devidamente autorizada pela entidade competente.

5 - As guias internas de saída de existências do armazém são emitidas numa única via que ficará na posse do responsável de armazém.

6 - No caso de devolução de existências após o seu fornecimento aos serviços, estas são acompanhadas de uma guia de entrada no momento da devolução, assinalando-a com a menção "Devolução" e o motivo sucinto da mesma. Tratando-se da devolução de artigos sobrantes das obras executadas, o procedimento será semelhante.

Artigo 80.º

Controlo de existências

1 - Compete ao serviço responsável:

a) Verificar se o movimento de saídas de existências se encontra devidamente refletido nas fichas de inventário, em suporte papel ou em formato digital;

b) Assegurar que as requisições internas existentes no armazém preenchem os requisitos impostos pelo IRN;

c) Proceder ao controlo das situações de requisições periódicas por regularizar;

d) Conferir os pedidos e entregas dos bens armazenados no fornecedor (fornecimentos continuados).

2 - É da exclusiva responsabilidade dos serviços a realização do reporte anual ao DF dando conhecimento das existências de cada armazém à data requerida.

Artigo 81.º

Quebras e ofertas

1 - É da competência dos responsáveis pelos armazéns a deteção de produtos que apresentam menor rotatividade, deterioração ou que registem quebras anormais em stock.

2 - São elaboradas periodicamente informações ao responsável de nível superior sobre existências obsoletas e depreciadas, no sentido de apurar se as requisições de existências são ajustadas às necessidades ou se, pelo contrário, deve ser reformulado o sistema de aprovisionamento, a fim de evitar desperdícios desnecessários.

3 - Apenas são efetuadas ofertas de existências pelos serviços mediante autorização da entidade com competência nessa matéria.

4 - Os serviços são responsáveis pelo registo da transferência do bem na respetiva ficha de armazém, a qual deve indicar a data de entrega e a entidade a que os artigos se destinam.

Artigo 82.º

Furtos, roubos, incêndios e extravios

1 - Em caso de furto, roubo, incêndio ou extravio, o serviço responsável elabora um "Auto de Ocorrência", dando conhecimento a nível superior do ocorrido, sem prejuízo de participação às autoridades.

2 - O "Auto de Ocorrência" descreve os artigos desaparecidos ou destruídos, tal como o seu valor, sendo anexado este documento à ficha de armazém.

3 - As perdas ocorridas são comunicadas ao Departamento Financeiro, a fim de efetuar as respetivas regularizações das contas patrimoniais e contabilização dos danos.

4 - Em caso de furto, roubo ou extravio, a entidade competente toma as providências necessárias com vista a apurar as responsabilidades.

CAPÍTULO VIII

Inventário

Artigo 83.º

Princípios gerais

1 - Existe um sistema de inventário físico e periódico realizado de forma clara, credível, completa e com o máximo rigor, de modo a atestar a fidedignidade do inventário permanente.

2 - Do inventário constam as mercadorias, matérias-primas, subsidiárias e de consumo, produtos acabados e intermédios e os subprodutos, desperdícios, resíduos e refugos.

3 - Sem prejuízo da inscrição em inventário de todos os bens, todos os objetos físicos são sujeitos a inscrição física e visível do número de inventário, salvo quando o seu valor for inferior a (euro)50 (cinquenta euros).

4 - Todos os equipamentos objeto de inventário referidos no número anterior, previamente à sua utilização, têm o seu número de inventário neles inscrito através de etiqueta.

5 - O disposto no número anterior é implementado no prazo máximo de seis meses contados a partir da data de entrada em vigor da presente norma.

6 - As existências finais são devidamente compiladas e resumidas em listas específicas, aritmeticamente corretas, sendo os seus totais concordantes com os saldos das respetivas contas patrimoniais.

7 - As existências finais são calculadas, no que respeita a custos unitários, quantidades, stocks excessivos, entre outros aspetos, com base em metodologias consistentes e nos termos definidos na legislação em vigor.

8 - A inventariação física é efetuada periodicamente por amostragem ou integralmente pelos serviços detentores de armazéns, e efetuadas as necessárias regularizações, cabendo a cada serviço definir a sua periodicidade, não devendo esta, contudo, ser superior a um ano.

9 - É obrigatória a inventariação física reportada a 31 de dezembro de cada ano.

Artigo 84.º

Procedimentos de contagem

1 - Os funcionários responsáveis pelos armazéns acompanham a realização do inventário físico do armazém, garantindo a arrumação e limpeza do espaço.

2 - A contagem efetiva é realizada por pessoas que não lidem habitualmente com os bens, acompanhadas por um elemento do armazém, sempre que as características dos produtos, pela sua dificuldade de identificação, assim o exijam.

3 - Para a realização das contagens são constituídas equipas de contagem, acompanhadas por listagens de inventário contendo todos os bens/produtos classificados pelas diferentes contas ou classes sem indicação das quantidades existentes em armazém. Estas listagens são datadas e assinadas pela equipa que efetuou a contagem.

4 - A contagem deve ser sempre efetuada em períodos de ausência de movimentação de bens no armazém.

5 - São contabilizados todos os produtos, inclusive os menos acessíveis, abertas as caixas para confirmar o seu interior sempre que estas estiverem abertas e, por amostragem, quando estas estiverem seladas.

6 - São colocados códigos alfabéticos para os produtos deteriorados (D), avariados (A) e/ou obsoletos (O).

7 - É garantido que todas as movimentações ocorridas até à contagem (saídas e entradas) foram registadas, bem como há qualquer movimentação física ou de sistema durante a realização das contagens.

8 - Qualquer dificuldade ou limitação que surja durante as contagens é comunicada de imediato ao responsável pela contagem.

9 - No decorrer da contagem são inscritas manualmente as quantidades efetivamente contadas, com indicação dos produtos que se encontrem deteriorados (D), avariados (A) e obsoletos (O), quando aplicável e considerados como inventariados.

10 - À medida que cada zona vai sendo concluída, a lista é assinada, sendo imediatamente registada no sistema informático, ou em folha de cálculo, de modo a permitir a análise das diferenças existentes.

11 - Todas as diferenças entre as listagens do inventário permanente e a verificação física são mencionadas, analisadas e justificadas e objeto de recontagem.

12 - A lista de inventário com as quantidades finais é valorizada ao custo médio ponderado (CMP), e na sua impossibilidade ao custo específico de cada bem.

13 - Para cada produto/bem deve existir a seguinte informação:

a) Quantidades existentes a 1 de janeiro do ano em questão e respetivo valor;

b) Quantidades adquiridas no ano (até à data do inventário físico) e respetivo valor;

c) Quantidades existentes à data solicitada para o inventário físico em questão e respetivo valor.

14 - As contagens só terminam quando forem emitidas as listagens finais com as correções ao inventário.

15 - Todas as listagens e documentação usada durante a contagem são rubricadas pelas equipas envolvidas.

Artigo 85.º

Regularizações e responsabilidades

1 - Os funcionários que efetuam as contagens físicas são responsáveis pela elaboração e atualização dos inventários.

2 - As regularizações das fichas de inventário só podem ser efetuadas com autorização do responsável com competência para o efeito, e apenas após terem sido efetuadas todas as diligências necessárias para a identificação das causas das divergências encontradas.

3 - Devem constar nas fichas dos bens as causas das disparidades e, no caso de se detetarem divergências significativas entre o inventariado e o existente nos registos do bem, apuradas as respetivas responsabilidades.

4 - As divergências detetadas são devidamente registadas.

Artigo 86.º

Critérios de valorimetria

1 - As existências são valorizadas de acordo com a legislação em vigor.

2 - O custo das existências vendidas e consumidas, refletido na demonstração dos resultados, respeita ao período em análise e é determinado de acordo com os princípios de contabilidade geralmente aceites e calculado nos termos previstos na legislação em vigor.

3 - Os métodos de custeio das saídas de armazém são o custo específico de cada bem ou, quando tal se torna impossível, o custo médio ponderado.

4 - A valorização da entrada de existências é realizada ao custo de aquisição ou ao custo de produção, sem prejuízo das exceções previstas na legislação em vigor.

5 - Considera-se como custo de aquisição a soma do respetivo preço de compra com os gastos suportados direta e indiretamente para o colocar no seu estado atual.

6 - Como custo de produção considera-se a soma dos custos das matérias-primas e outros materiais diretos consumidos, da mão-de-obra direta e de outros gastos gerais de fabrico necessariamente suportados para o produzir.

CAPÍTULO IX

Outras disposições

Artigo 87.º

Operações Extra - Orçamentais

"Operações Extra - Orçamentais" correspondem a entradas de dinheiro no Departamento Financeiro, não pertencentes ao IRN e que se destinam a ser entregues a entidades externas ao IRN.

Artigo 88.º

Acompanhamento e controlo das operações extra - orçamentais

1 - O Departamento Financeiro procede, no final de cada mês, à análise dos valores das contas correntes acumulados até ao mês anterior, nomeadamente através de reconciliação de saldos e elaboração de relatórios analíticos.

2 - No âmbito deste controlo e acompanhamento, é da exclusiva responsabilidade dos serviços a justificação dos valores existentes nas contas correntes, bem como a disponibilização em tempo útil da informação necessária para a entrega dos valores às entidades destinatárias dentro dos prazos estabelecidos.

3 - No ato da entrega dos valores, o Departamento Financeiro confirma previamente a respetiva entrada, assegura o cumprimento dos prazos estabelecidos e confirma a competência para autorização da saída dos recursos financeiros.

Artigo 89.º

Provisões

1 - O IRN constitui provisões definidas na lei para situações de risco com evidente relevância material, bem como todos os encargos de montante definido, mas de data incerta de pagamento, sendo o valor da constituição, reforço ou anulação o adequado.

2 - Para efeitos do número anterior, no final de cada semestre é reportado ao Departamento Financeiro a seguinte informação:

a) Percentagem de risco associada a cada processo em contencioso que se encontre em curso;

b) Os serviços com armazéns fornecem a informação necessária ao cálculo das provisões para depreciação de existências;

c) O DRH envia os valores que carecem de ser provisionados em resultado de acidentes de trabalho e doenças profissionais.

3 - Todos os movimentos registados nesta conta são evidenciados nos anexos às demonstrações financeiras.

CAPÍTULO X

Sistemas de informação

Artigo 90.º

Disposições gerais

1 - O Conselho Diretivo estabelece e atualiza os métodos de controlo e gestão dos sistemas informáticos no que se refere à segurança, integridade e acesso aos ficheiros, bem como à garantia do cumprimento das respetivas regras.

2 - A utilização dos meios informáticos contabilísticos faz-se através da atribuição de perfis adequados às funções desempenhadas e de acordo com os procedimentos previstos para cada área.

3 - Sempre que se verifique a mudança de serviço de dirigentes, funcionários ou agentes, esse facto é comunicado expressamente ao serviço competente em matéria de gestão de tecnologias de informação, para que o perfil informático seja atualizado em conformidade com as novas funções atribuídas.

4 - No caso de deteção de irregularidades, o serviço competente em matéria de gestão de tecnologias de informação procede à sua correção junto dos respetivos serviços.

5 - Os serviços indicam ao serviço competente em matéria de gestão de tecnologias de informação, em formulário próprio disponibilizado por este serviço, as suas necessidades (corrente e de investimento) na área de informática e de comunicações, aquando da realização da proposta de Orçamento para o ano seguinte, a fim de possibilitar o planeamento de todas as despesas nesta área em todo o IRN para cada um dos anos.

Artigo 91.º

Segurança

1 - Os funcionários e colaboradores do IRN, salvo autorização específica ou disposição legal em contrário, devem manter confidencialidade sobre as suas instalações e equipamentos informáticos perante qualquer entidade exterior ao IRN.

2 - A todos os utilizadores de computador é atribuído um nome de utilizador e palavra-chave únicos, não devendo ser partilhados, devendo a palavra-chave ser alterada regularmente.

3 - Os utilizadores não devem aceder a sistemas para os quais não tenham autorização.

4 - Sempre que se ausentem do respetivo local de trabalho, os funcionários ou colaboradores não devem deixar os computadores ligados à rede com a palavra-chave introduzida.

5 - Somente os técnicos do serviço competente em matéria de gestão de tecnologias de informação estão autorizados a fazer alterações e configurações de equipamentos ativos e servidores, salvo entidades devidamente autorizadas.

Artigo 92.º

Aquisição de hardware e seu abate

1 - Todo o hardware afeto é um ativo do IRN e é adstrito a determinado serviço ou departamento dependendo da política geral de gestão definida pelo IRN.

2 - Todos os computadores do IRN são regularmente auditados pelo serviço competente em matéria de gestão de tecnologias de informação de modo a manter atualizado o cadastro e inventário dos mesmos.

3 - A remoção/proposta para abate de equipamentos é feita pelos diversos serviços em articulação com os técnicos do serviço competente em matéria de gestão de tecnologias de informação.

4 - O abate ocorre nos termos das deliberações apropriadas do Conselho Diretivo.

Artigo 93.º

Utilização de hardware

1 - O serviço competente em matéria de gestão de tecnologias de informação realiza a gestão interna do hardware, pelo que os serviços submetem todas as solicitações de assistência técnica relacionadas com incidentes/problemas sobre sistemas de operação, renovação, reparação ou substituição de hardware e equipamentos de telecomunicações.

2 - A gestão do equipamento referente a telemóveis e placas de dados é efetuada pelo serviço competente em matéria de aprovisionamentos.

3 - Não é permitido instalar hardware estranho ao IRN em qualquer dos equipamentos deste, sem prévia autorização do serviço competente em matéria de gestão de tecnologias de informação.

4 - Em caso de furto é enviada, ao serviço competente em matéria de gestão de tecnologias de informação, cópia da participação às autoridades.

5 - A movimentação ou instalação física de equipamentos informáticos ou periféricos dentro ou fora das instalações do IRN carece de conhecimento prévio do serviço competente em matéria de gestão de tecnologias de informação com uma antecedência mínima de 15 dias úteis, sendo da responsabilidade dos serviços/utilizadores respetivos com a supervisão de um técnico do serviço competente em matéria de gestão de tecnologias de informação.

6 - Em caso de transferência, os equipamentos informáticos acompanham o seu utilizador ao serviço de destino.

7 - Em relação aos cargos cessantes, os utilizadores que disponham de equipamento informático, tais como PC's, impressoras, portáteis ou outros, e/ou de telecomunicações - telefone fixo, ou afins, atribuídos pelo IRN para a realização das suas funções, dispõem de um máximo de 30 dias para os entregarem após a data efetiva da saída.

Artigo 94.º

Utilização de e-mail

1 - O uso pessoal e ocasional de correio eletrónico é permitido, devendo as mensagens pessoais ser tratadas com a mesma ética das mensagens oficiais.

2 - Todos os anexos de e-mail são processados por uma ferramenta de antivírus, garantindo-se, porém, a receção dos mesmos em tempo útil.

CAPÍTULO XI

Disposições finais

Artigo 95.º

Acompanhamento e avaliação da norma de controlo interno

O acompanhamento e avaliação da presente norma são da competência da unidade orgânica competente em matéria de auditoria.

Artigo 96.º

Entrada em vigor

A presente norma entra em vigor no prazo de 30 dias após a data da sua publicação no Diário da República.

27 de outubro de 2021. - O Conselho Diretivo: Filomena Sofia Gaspar Rosa, presidente - Jorge Filipe Santos Rodrigues da Ponte, vice-presidente - Bruno Miguel Adrêgo Maia - vogal.

314783735

Este documento liga aos seguintes documentos (apenas ligações para documentos da Serie I do DR):

• 1992-07-28 - Decreto-Lei 155/92 - Ministério das Finanças

  Estabelece o regime da administração financeira do Estado a que se refere a Lei 8/90, de 20 de Fevereiro, que aprovou as bases da Contabilidade Pública. Mantém em vigor, durante o ano económico de 1993, as normas necessárias à regulamentação das situações resultantes da transição para o regime financeiro previsto no presente diploma. Este regime, bem como as bases gerais definidas pela Lei 8/90, de 20 de Fevereiro, aplicam-se às Regiões Autónomas dos Açores e da Madeira, sem prejuízo das competências própri (...)

• 1996-10-09 - Decreto-Lei 190/96 - Presidência do Conselho de Ministros

  Regulamenta a elaboração do balanço social na Administração Pública.

• 1999-04-22 - Decreto-Lei 135/99 - Presidência do Conselho de Ministros

  Estabelece medidas de modernização administrativa a que devem obedecer os serviços e organismos da Administração Pública na sua actuação face ao cidadão, designadamente sobre acolhimento e atendimento dos cidadãos em geral e dos agentes económicos em particular, comunicação administrativa, simplificação de procedimentos, audição dos utentes e sistema de informação para a gestão.

• 2015-09-11 - Decreto-Lei 192/2015 - Ministério das Finanças

  Aprova o Sistema de Normalização Contabilística para as Administrações Públicas

• 2015-09-17 - Decreto-Lei 201/2015 - Ministério da Justiça

  Aprova o modelo de contabilidade dos serviços de registo do Instituto dos Registos e do Notariado, I.P., regulando os respetivos fluxos financeiros

• 2018-12-28 - Decreto-Lei 123/2018 - Presidência do Conselho de Ministros

  Define o modelo de governação para a implementação da faturação eletrónica nos contratos públicos

• 2019-02-15 - Decreto-Lei 28/2019 - Presidência do Conselho de Ministros

  Procede à regulamentação das obrigações relativas ao processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes bem como das obrigações de conservação de livros, registos e respetivos documentos de suporte que recaem sobre os sujeitos passivos de IVA

• 2021-05-04 - Decreto-Lei 29-B/2021 - Presidência do Conselho de Ministros

  Estabelece o modelo de governação dos fundos europeus atribuídos a Portugal através do Plano de Recuperação e Resiliência