Regulamento do Arquivo Municipal
Preâmbulo
Nota Justificativa
O presente regulamento, em consonância com a Norma de Controlo Interno vigente, pretende estabelecer o quadro normativo de organização, classificação, inventariação, conservação e difusão do acervo documental municipal enquanto património concelhio.
Definem-se as funções do arquivo, as relações com os diversos serviços do Município e público em geral e os princípios de funcionamento, por forma a fomentar uma política de gestão integrada da documentação produzida e recebida pelo Município de Mondim de Basto.
No que concerne à ponderação de custos e benefícios, esta iniciativa traduzir-se-á em benefício, diretamente relacionado com a melhoria de serviço público, na medida em que são os trabalhadores, os munícipes e as instituições os beneficiários diretos dos resultados que se vierem a atingir. Como custos preveem-se os inerentes à manutenção do serviço, designadamente custos com salários, manutenção de instalações e economato de arquivo.
O presente regulamento é elaborado ao abrigo do disposto no artigo 241.º da Constituição da República, da alínea k) do n.º 1 do artigo 33.º da Lei 75/2013, de 12 de setembro, do regime geral dos arquivos e do património arquivístico inscrito no Decreto-Lei 16/93, de 23 de janeiro, na sua redação atual, a Lei 107/2001, de 8 de setembro, e as disposições da Portaria 412/2001, com alteração do anexo n.º 1 previsto na Portaria 1253/2009.
O Regulamento foi sujeito a consulta pública nos termos do previsto no n.º 3 do artigo 101.º do Código do Procedimento Administrativo pelo prazo de trinta dias contados da sua publicação no Diário da República.
CAPÍTULO I
Constituição e atribuições do arquivo municipal
Artigo 1.º
Lei Habilitante
O presente regulamento é elaborado no âmbito do regime geral dos arquivos e do património arquivístico previsto no Decreto-Lei 16/93, de 23 de janeiro, na sua redação atual, a Lei 107/2001, de 8 de setembro, as disposições da Portaria 412/2001, com alteração do anexo n.º 1 previsto na Portaria 1253/2009.
Artigo 2.º
Âmbito de aplicação e objeto
O presente regulamento define as regras de recolha, seleção, eliminação, tratamento, conservação e consulta de documentos produzidos e recebidos pelo Município de Mondim de Basto, conservados para servirem como elementos de gestão e prova, podendo à posteriori ser utilizados como elementos de estudo de caráter científico.
Artigo 3.º
Definições
Em conformidade com a legislação em vigor e para efeitos do presente regulamento são consideradas as seguintes definições:
a) Arquivo Corrente, constituído pelos documentos que são permanentemente necessários à atividade do organismo que os produziu ou recebeu;
b) Arquivo Intermédio, constituído por documentos que tendo deixado de ter utilização corrente são, todavia, utilizados, ocasionalmente em virtude do seu interesse administrativo;
c) Arquivo Definitivo ou Histórico, constituído por documentos que perderam utilidade administrativa e são considerados de conservação permanente, para fins probatórios, informativos ou de investigação.
Artigo 4.º
Constituição
O Arquivo compreende o âmbito, funções e objetivos específicos dos vulgarmente chamados Arquivo Geral (Corrente e Intermédio) e Arquivo Histórico, sendo constituído pela documentação de natureza administrativa e histórica, proveniente dos diferentes serviços municipais ou resultante diretamente das atribuições genéricas de recolha, seleção, tratamento e difusão desencadeadas pelo Arquivo.
Artigo 5.º
Funções e Atribuições
1 - Ao Arquivo Municipal compete a gestão arquivística da documentação produzida e recebida pelo Município, independentemente do seu tipo de suporte ou formato, que se conserva para servir de testemunho, prova ou informação.
2 - Ao Arquivo Municipal competem entre outras, as seguintes funções:
a) Propor o sistema de gestão de documentos desde o momento da sua produção/receção;
b) Colaborar com os serviços na sua implementação;
c) Realizar a incorporação da documentação;
d) Proceder à sua avaliação, seleção, eliminação, comunicação/difusão, conservação;
e) Proceder ao tratamento documental da mesma.
Artigo 6.º
Competências do Arquivo Corrente
1 - Ao arquivo corrente compete a conservação e comunicação de documentos de arquivo de consulta frequente pela administração produtora, no exercício das suas atividades de gestão, correspondentes a processos não concluídos.
2 - A coordenação técnica da documentação à sua guarda, produzida ou recebida. Cumpre-lhe, ainda:
a) Zelar pelo cumprimento das normas de circulação da documentação de acordo com os procedimentos estabelecidos;
b) Estabelecer, em consonância com os vários serviços municipais, prazos de conservação da documentação remetida ao Arquivo;
c) Apoiar a transferência de documentação para o Arquivo Intermédio;
d) Aplicar os critérios de registo de entrada e saída de documentação da organização;
e) Aplicar o plano de classificação nos termos da legislação em vigor.
Artigo 7.º
Competências do Arquivo Intermédio
Compete ao Arquivo Intermédio a coordenação de toda a documentação municipal correspondente a processos concluídos, mas suscetíveis de reabertura e de consulta esporádica pelos serviços, nomeadamente:
a) Zelar pelo cumprimento das normas de consulta de documentação e pela aplicação do plano de classificação em vigor, propondo a sua atualização;
b) Colaborar em ações de formação que visem a adoção de métodos e técnicas destinados a melhorar a gestão de informação;
c) Conservar, tratar arquivisticamente e difundir a documentação à sua guarda;
d) Dirigir as tarefas de avaliação, seleção e eliminação de documentação, de acordo com as formalidades estabelecidas;
e) Definir e aplicar planos de conservação físico-ambiental da documentação e espaços que administra.
Artigo 8.º
Competências do Arquivo Histórico
1 - O Arquivo Histórico tem como atribuições reunir, conservar, tratar e difundir documentação com valor histórico do município qualquer que seja a sua natureza ou suporte material.
2 - Compete ao Arquivo Histórico a coordenação de todos os materiais correspondentes a processos concluídos em função do seu valor arquivístico, nomeadamente:
a) Zelar pelo cumprimento das normas de circulação de documentação;
b) Participar na Comissão de Avaliação de Documentação Municipal;
c) Colaborar em ações de formação que visem a adoção de métodos e técnicas destinados a melhorar a gestão de informação;
d) Coordenar as transferências de documentação do arquivo intermédio;
e) Zelar pela manutenção do plano de classificação em vigor, enriquecendo-o aquando do tratamento documental, por forma a satisfazer as necessidades de consulta resultantes da sua seleção;
f) Conservar, tratar arquivisticamente e comunicar a documentação à sua guarda;
g) Definir e aplicar planos de conservação físico-ambiental da documentação e espaços que administra.
CAPÍTULO II
Da recolha de documentação
Artigo 9.º
Gestão de Documentos
Ao Arquivo Municipal compete a coordenação técnica de toda a documentação desde a sua produção ou receção pelos serviços, designadamente:
a) Definir os circuitos documentais;
b) Colaborar na definição de modelos administrativos;
c) Definir os critérios de registo de entrada e ou saída;
d) Definir os procedimentos e orientar na constituição dos processos administrativos;
e) Elaborar, implementar e acompanhar o plano de classificação;
f) Propor a utilização dos materiais de suporte.
Artigo 10.º
Prazos de transferência
1 - Os serviços municipais devem promover, regularmente, o envio para o Arquivo Municipal da respetiva documentação considerada finda.
2 - As transferências da documentação obedecem às determinações legais em vigor, com referência obrigatória ao estabelecido pela Portaria 412/2001 de 17 de abril, a alteração do anexo n.º 1 da Portaria 1253/2009, bem como por eventuais despachos ou diplomas que a venham a aperfeiçoar ou substituir.
Artigo 11.º
Condições de Transferência
1 - A documentação é enviada ao Arquivo Municipal, findos os respetivos prazos de conservação administrativa estabelecidos, obedecendo às seguintes condições:
a) Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim se apresentem na sua forma original ou quando as unidades documentais assim o exijam;
b) Em pastas e caixas de arquivo de modelo uniformizado preferencialmente A4;
c) No seu suporte original, devidamente acondicionada e identificada no exterior com os seguintes elementos: órgão ou serviço produtor (unidade orgânica); identificação do conteúdo; ano.
2 - A documentação é acompanhada de um Auto de Entrega e de uma Guia de Remessa, de acordo com os anexos n.º II e n.º III, previstos na Portaria 412/2001 de 17 de Abril, sendo o n.º III efetuado em duplicado e visado pelos responsáveis pelo serviço produtor, pelo Arquivo Municipal, e ainda pelo representante da Câmara Municipal no qual constarão os elementos referidos nos respetivos anexos.
3 - No sentido de desburocratizar o processo, considera-se delegada a representatividade da Câmara Municipal no dirigente que tutela o Arquivo Municipal.
Artigo 12.º
Livros findos
Os livros findos (Atas, Escrituras, Contratos, Registos, etc.) são enviados ao Arquivo Municipal com toda a documentação que lhes é inerente, sempre que aplicável.
Artigo 13.º
Correspondência e requerimentos
A correspondência e os requerimentos são arquivados por ordem cronológica e numérica, sendo os originais retirados para os respetivos processos e substituídos por ficha sempre que se justificar.
Artigo 14.º
Incorporação de outros fundos
1 - O Município de Mondim de Basto pode, através do seu arquivo, intervir fora do seu espaço institucional, incorporando, por compra ou doação, fundos documentais de natureza diversa, em qualquer tipo de suporte, que se revelem de interesse histórico para o concelho.
2 - É igualmente admitida a guarda de documentos a solicitação dos respetivos proprietários ou possuidores.
CAPÍTULO III
Da seleção
Artigo 15.º
Comissão de Avaliação
A fim de avaliar o interesse administrativo e histórico da documentação e determinar os respetivos prazos de conservação será constituída uma Comissão de Avaliação nomeada pelo Presidente da Câmara, composta preferencialmente, por um técnico superior jurista, um técnico superior de Arquivo e, técnicos afetos aos serviços municipais produtores de documentação indicados pelos respetivos dirigente.
Artigo 16.º
Competências
1 - Compete à Comissão de Avaliação apreciar e manifestar-se sobre as propostas de conservação elaboradas pelos diferentes serviços municipais independentemente dos prazos definidos na lei.
2 - Definir o interesse administrativo e histórico da documentação que não esteja abrangida pelas normas de conservação, ou que, tendo ultrapassado os prazos legais de conservação, se julgue conveniente manter em arquivo por período mais dilatado.
CAPÍTULO IV
Da eliminação
Artigo 17.º
Proposta de eliminação
1 - Compete ao Arquivo Municipal propor a eliminação de documentos, depois de consultados os serviços respetivos e cumpridas as determinações legais.
2 - Sem prejuízo da definição de prazos mínimos de conservação, mediante deliberação ou despacho superior, poderão ser autorizados prazos mais dilatados, a título permanente ou temporário, global ou parcialmente, para a conservação de determinadas séries documentais, desde que não prejudique o bom funcionamento dos serviços.
Artigo 18.º
Eliminação de documentos
Compete ao Arquivo Municipal toda e qualquer eliminação de documentos, de acordo com a legislação em vigor.
Artigo 19.º
Formalidades da eliminação
De acordo com as disposições legais, a eliminação de documentos deve obedecer às seguintes formalidades:
a) Os documentos devem ser acompanhados por Auto de Eliminação, conforme o anexo III do presente Regulamento;
b) O Auto de Eliminação deve ser assinado respetivamente pelos responsáveis do serviço produtor, dos serviços do Arquivo Municipal e pelo representante do Município com competência para o efeito, constituindo a prova do abate patrimonial;
c) O Auto de Eliminação deve ser feito em duplicado, destinando-se um exemplar ao Arquivo Municipal e o outro ao Arquivo Distrital ou Nacional.
Artigo 20.º
Modo de eliminação
1 - A eliminação dos documentos será feita de modo a impossibilitar a sua leitura ou reconstituição.
2 - A decisão sobre o processo de eliminação por corte, trituração ou maceração deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
CAPÍTULO V
Da difusão
Artigo 21.º
Comunicação
A comunicação dos documentos processar-se-á através de consulta, serviço de empréstimo e leitura presencial.
Artigo 22.º
Acessibilidade
1 - A disponibilização dos documentos para consulta depende da sua condição, tendo em conta o tratamento arquivístico e estado de conservação.
2 - A acessibilidade à documentação é determinada de acordo com as características dos utilizadores e ficará sujeita a autorização do responsável do Arquivo.
3 - O acesso aos documentos exerce-se através de:
a) Consulta;
b) Empréstimo aos serviços;
c) Reprodução por fotocópia ou outro meio mediante o pagamento das respetivas taxas.
Artigo 23.º
Consulta
1 - O Arquivo Municipal funciona como serviço de apoio administrativo e de consulta pública, segundo horário a estabelecer pela Câmara Municipal.
2 - A admissão à leitura no Arquivo Municipal é permitida após o preenchimento da ficha de consulta ou de requisição sendo necessária a apresentação de documentos de identificação pessoal.
3 - O Arquivo Municipal fornece os documentos para consulta, podendo ainda auxiliar e orientar os utilizadores nas pesquisas.
4 - A consulta será efetuada em instalação própria do Arquivo Municipal.
5 - Os documentos raros, antigos ou em risco de deterioração só poderão ser consultados através de cópias para preservar-se a integridade dos originais.
Artigo 24.º
Empréstimo
1 - É permitido o empréstimo de processos ou documentos, a título devolutivo, sob requisição dos serviços ou órgãos municipais, de Tribunais e de outras entidades a quem seja reconhecido esse direito.
2 - O disposto no número anterior não é aplicável aos documentos do Arquivo Histórico.
3 - Os processos individuais, a documentação de concursos, os processos de inquérito e os documentos que, pela sua natureza, sejam considerados confidenciais ou reservados, apenas serão fornecidos mediante autorização escrita do Presidente da Câmara, sem prejuízo das restrições impostas por lei.
Artigo 25.º
Requisição
1 - A requisição de empréstimo de documentos feita em duplicado deve satisfazer os seguintes requisitos:
a) Ser dirigida ao Arquivo Municipal, com a data de apresentação, a identificação do serviço requisitante e assinatura do responsável;
b) Incluir a justificação da necessidade de consulta fora do espaço físico do Arquivo Municipal.
2 - A documentação emprestada apenas poderá permanecer no serviço requisitante 30 dias úteis, renováveis por igual período, mediante novo pedido escrito.
Artigo 26.º
Devolução
1 - No ato da devolução de documentação, o serviço requisitante deve apresentar o duplicado da requisição no qual será aposta a data de devolução e a assinatura do funcionário que a recebeu.
2 - A integridade e ordenação da documentação devolvida deverá ser conferida na presença do respetivo portador.
3 - Se for detetada a falta de elementos de um processo ou vier desorganizado será rejeitado mantendo-se à guarda do requisitante para que este proceda à total recomposição do mesmo.
Artigo 27.º
Obrigações
Todo o utilizador que realizar trabalhos de caráter científico baseados nos documentos existentes no Arquivo Municipal deverá fornecer gratuitamente duas cópias destinadas ao Arquivo e Biblioteca Municipal.
Artigo 28.º
Proibições
1 - É expressamente proibido:
a) Praticar quaisquer atos que perturbem o normal funcionamento dos serviços do Arquivo Municipal;
b) Retirar documentos sem autorização prévia do responsável pelo Arquivo;
c) Decalcar letras ou estampas, sublinhar, riscar, escrever ou danificar os documentos consultados;
d) Entrar na sala de consulta com malas, capas opacas ou documentos que não sejam necessários à consulta.
2 - O utilizador que viole qualquer das normas de utilização será impedido de permanecer no Arquivo.
CAPÍTULO VI
Disposições finais
Artigo 29.º
Casos omissos
As dúvidas ou casos omissos não previstos no presente Regulamento serão resolvidos pelo Presidente da Câmara ou em quem ele delegar, podendo ter em conta o parecer técnico da Comissão de Avaliação.
Artigo 30.º
Entrada em vigor
O presente Regulamento e anexos entram em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República.
25 de fevereiro de 2019. - O Presidente da Câmara, Humberto da Costa Cerqueira.
ANEXO I
Auto de entrega
(ver documento original)
ANEXO II
Guia de remessa de documentos
(ver documento original)
ANEXO III
Auto de eliminação
(ver documento original)
ANEXO IV
Requisição de documentação
(Consulta/Leitura)
(ver documento original)
ANEXO V
Auto de doação
(ver documento original)
ANEXO VI
Auto de depósito
(ver documento original)
Cláusula 1.ª
O segundo outorgante, na qualidade de depositante, compromete-se a entregar ao primeiro outorgante a documentação histórica constante na relação em anexo, que deste contrato faz parte integrante, a qual ficará à guarda do primeiro outorgante, assumindo este a condição de fiel depositário.
Cláusula 2.ª
Com este acordo não perde o depositante a condição de proprietário do património documental, podendo a todo o tempo denunciar o presente acordo nos termos da cláusula décima.
Cláusula 3.ª
O primeiro outorgante obriga-se a zelar pela conservação, segurança e tratamento técnico, nas melhores condições possíveis, da documentação entregue.
Cláusula 4.ª
Em todos os instrumentos de descrição figurará sempre a informação relativa à propriedade da documentação e à existência do presente contrato.
Cláusula 5.ª
O segundo outorgante autoriza o primeiro outorgante a expor e dar à consulta, no âmbito da sua atividade normal, o património documental depositado.
Cláusula 6.ª
A consulta pública e exposição da documentação obedecem ao estipulado no artigo 17.º do Regime Geral dos Arquivos e do Património Arquivístico (Decreto-Lei 16/93, de 23 de Janeiro, na sua redação atual).
Cláusula 7.ª
O primeiro outorgante não pode ceder a terceiros, a qualquer título, a documentação depositada, sem que para isso esteja expressamente autorizado pelo depositante.
Cláusula 8.ª
O primeiro outorgante reserva-se o direito de não receber a documentação fisicamente irrecuperável e indisponível para a consulta pública.
Cláusula 9.ª
O presente contrato é celebrado pelo prazo de um ano e renovável, automaticamente, por igual período.
Cláusula 10.ª
1 - O presente contrato poderá ser denunciado, a todo o tempo, por ambas as partes, através de carta registada, com aviso de receção, com a antecedência de 90 dias da data da produção dos seus efeitos.
2 - Sem prejuízo do disposto no número anterior, o segundo outorgante apenas poderá denunciar o contrato após ter procedido ao reembolso das despesas despendidas pelo primeiro outorgante, com a conservação e tratamento da documentação objeto do presente contrato.
3 - O reembolso previsto no número anterior apenas é devido quando o contrato de depósito tenha uma duração inferior a 15 anos.
Cláusula 11.ª
Em caso de violação das cláusulas que antecedem, por parte do primeiro outorgante, poderá o segundo outorgante resolver, de imediato, o presente contrato.
(ver documento original)
312104148
