de 7 de Maio
Considerando que o Decreto-Lei 29/72, de 24 de Janeiro, determinou que serão fixados por portaria os prazos mínimos de conservação em arquivo dos documentos na posse de serviços públicos personalizados;Considerando que o mesmo diploma veio permitir a microfilmagem e consequente destruição desses documentos, antes do decurso dos respectivos prazos de conservação;
Considerando que o Instituto do Investimento Estrangeiro é, nos termos do respectivo Estatuto, aprovado pelo Decreto Regulamentar 53/77, de 24 de Agosto, um instituto público dotado de personalidade jurídica e financeira e património próprio e que, portanto, reveste a natureza de serviço público personalizado;
Considerando que a microfilmagem e destruição de originais de documentos em arquivo no Instituto do Investimento Estrangeiro possibilitarão um melhor aproveitamento do espaço disponível nas instalações que lhe estão afectas;
Nestes termos:
Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Secretário de Estado do Planeamento, ao abrigo do disposto na alínea b) do artigo 1.º, n.º 1, e do artigo 2.º do Decreto-Lei 29/72, de 24 de Janeiro, o seguinte:
1 - a) É de dez anos o prazo de conservação em arquivo dos elementos da correspondência do Instituto do Investimento Estrangeiro e dos documentos na sua posse relativos a assuntos que, nos termos do artigo 5.º do Decreto-Lei 52/77, de 24 de Agosto, seja da sua competência apreciar ou decidir;
b) O conselho directivo do IIE poderá determinar, em regulamentação interna, os prazos mínimos, não inferiores a dois anos, de conservação dos documentos não compreendidos na alínea a) deste artigo.
2 - a) É autorizada a microfilmagem dos documentos que devem manter-se em arquivo e a subsequente inutilização dos originais;
b) Não serão, porém, inutilizados os documentos que revistam interesse histórico ou singular em virtude da identidade dos seus autores, dos factos ou pessoas a que se reportam ou das circunstâncias em que foram produzidos.
3 - a) A microfilmagem de documentos será executada sob a responsabilidade do chefe do serviço respectivo;
b) A microfilmagem será efectuada por sucessão ininterrupta de imagem;
c) Cada espécie documental será microfilmada em duas bobinas, que ficarão guardadas em locais diferentes, suficientemente distanciadas entre si, os quais deverão satisfazer as necessárias condições de salubridade e segurança;
d) Os filmes não poderão sofrer cortes ou emendas reproduzirão termos de abertura e de encerramento. O primeiro mencionará a espécie microfilmada e do segundo constará a declaração de que as imagens nele contidas reproduzem fielmente e na íntegra os originais;
e) O termo de encerramento conterá as rubricas dos funcionários que intervieram nas operações de microfilmagem e a assinatura do responsável ou do funcionário mandatado para orientar os trabalhos;
f) A microrreprodução do termo de encerramento será autenticada com o selo branco ou de perfuração especial;
g) Será elaborado num livro de registo de filmes conservados, o qual possuirá termos de abertura e de encerramento, devendo o responsável pelo serviço rubricar todas as folhas.
4 - a) A inutilização dos documentos será feita por modo a impossibilitar a sua reconstituição.
5 - As fotocópias obtidas a partir da microfilmagem têm a força probatória dos originais, desde que as respectivas ampliações sejam autenticadas com a assinatura de um membro do conselho directivo do IIE, ou seu substituto, e o selo branco.
6 - a) A presente portaria entra imediatamente em vigor;
b) As dúvidas surgidas na sua aplicação serão resolvidas por despacho do Ministério da Tutela.
Ministério das Finanças e do Plano, 10 de Abril de 1979. - O Secretário de Estado do Planeamento, Rui José da Conceição Nunes.
