Despacho Normativo 124/83
Havendo necessidade de dar solução com a máxima urgência à questão dos prazos mínimos de conservação em arquivo de livros, processos e documentação avulsa existentes nas alfândegas, relativamente aos quais, somente nos anos de 1955, 1958, 1970, 1973 e 1980, foram encaradas certas medidas de natureza meramente pontual;

Considerando que urge solucionar imediatamente os problemas decorrentes da existência de volumosa documentação arquivada, aguardando o decorrer de longos prazos de conservação então fixados;

Atendendo a que os espaços físicos dos arquivos das alfândegas não podem comportar mais documentos nem é possível afectar-lhes novas áreas:

Determino, sem prejuízo de maior aprofundamento sobre a matéria, ao abrigo do disposto no artigo único do Decreto 17/76, de 14 de Janeiro, se proceda a uma derrogação do prazo estatuído no artigo 613.º do Regulamento das Alfândegas, aprovado pelo Decreto 31730, de 15 de Dezembro de 1941, para o seguinte lote de documentos, que passarão a ter o prazo mínimo de conservação indicado em cada um dos grupos que o integram:

Documentos a inutilizar imediatamente
Cadernetas de guias de acompanhamento de pescado;
Cadernetas de guias de condução de pescarias das armações à lota;
Cadernetas de guias de remessa de pescado;
Guias de remessa de pescado;
Guias de remessa à secretaria do tráfego de talonnettes referentes ao serviço de tráfego de assistência;

Relatórios mensais acerca das embarcações do serviço fluvial e marítimo;
Talões das cadernetas de guias de remessa do pescado;
Cadernetas de avaliação do pescado;
Cadernetas de bilhetes de cobrança do imposto de pescado;
Cadernetas de guias de circulação do pescado;
Pontos diários do pessoal dos serviços acessórios, do tráfego e marítimo;
Mapas diários das embarcações que saíram e por quem foram conduzidas;
Bilhetes de cobrança de emolumentos consulares;
Bilhetes de cobrança do imposto de pescado;
Bilhetes de despacho de bacalhau pescado por vários portugueses;
Cadernetas de guias de depósito de caução de emolumentos consulares e multa;
Cadernetas de guias de remessa de cartas de jogar;
Livros de registo de vendas de pescado;
Mapas do serviço diário dos barcos de fiscalização;
Guias de circulação de pescado;
Guias para embarque de gelo;
Guias para descarga de carvão.
Documentos a inutilizar ao fim de 1 ano
Cadernetas de guias de acompanhamento de mercadorias a verificar fora dos locais habituais;

Cadernetas de guias de apresentação, aos verificadores, de pessoal técnico-profissional, para serviços a requerimento das partes;

Cadernetas de guias de circulação na zona fiscal da fronteira terrestre;
Cadernetas de guias de remessa ao guano de géneros julgados incapazes para consumo;

Cadernetas de listas de bagagem;
Cadernetas de ordem de saída de armazéns;
Cadernetas de pedidos para abastecimentos de depósitos;
Cadernetas de requisições à comissão administrativa de:
Artigos de expediente;
Material;
Impressos não pagos;
Impressos pagos;
Obras;
Cadernetas para depósitos de caução no acto do leilão;
Cadernetas de requisições de impressos do grupo G ao depósito pela venda de impressos;

Conta-corrente dos impressos (mensal);
Fichas do consumo de artigos de expediente (por entidades requisitantes);
Fichas de consumo de material (por entidades requisitantes);
Fichas para conta-corrente de impressos;
Fichas do movimento de autorizações de pagamento;
Fichas do movimento de artigos de expediente;
Fichas do movimento de impressos pagos;
Fichas do movimento de impressos não pagos;
Fichas do movimento de material;
Guias de circulação na zona fiscal da fronteira terrestre;
Guias de reentrada de mercadorias procedentes das delegações;
Guias de depósito de caução no acto do leilão;
Guias de remessa à 3.ª secção de quantias provenientes de emolumentos pessoais, subsídios de deslocação e ajudas de custo, cobradas nas estâncias de despacho;

Mapas de distribuição de pessoal para serviço a requerimento das partes;
Notas semanais das existências em cofre;
Notas do serviço diário das reverificações e verificações;
Notas do serviço efectuado diariamente pelos funcionários nas delegações;
Ordens de saída de armazém;
Requisições para abastecimento dos depósitos;
Requisições à comissão administrativa de:
Artigos de expediente;
Material;
Impressos do grupo não pagas;
Impressos pagos;
Obras;
Requisições de impressos do grupo G ao depósito pela venda de impressos.
Documentos a inutilizar ao fim de 5 anos
Balancetes do movimento diário dos fiéis da tesouraria;
Bilhetes para pagamento único do tráfego ou de armazenagem;
Cópias dos despachos de exportação;
Cópias dos despachos de reexportação, trânsito, transferência e baldeação;
Cópias dos despachos de cabotagem por saída;
Guias de contagem e pagamento dos despachos de cabotagem por entrada;
Cadernetas de guias de entrada nos entrepostos de mercadorias nacionais ou nacionalizadas;

Cardernetas de guias de entrada nos entrepostos de mercadorias existentes em depósitos aduaneiros;

Cadernetas de guias de remessa à contrastaria;
Cadernetas de guias de remessa de armas à Direcção da Arma de Artilharia;
Cadernetas de guias de trânsito interior de bagagens;
Cadernetas de guias de trânsito interior ou internacional de mercadorias;
Cadernetas de guias de trânsito internacional de bagagens;
Cadernetas de requisições de documentos aos diversos serviços;
Cadernetas de títulos de propriedade de separados de bagagem;
Cadernos de registo auxiliar da receita cobrada na tesouraria;
Duplicados dos mapas do movimento diário da tesouraria;
Fichas do movimento dos processos de encontro;
Fichas do movimento de termos de fiança;
Guias de emolumentos pessoais;
Guias de entrada de correspondência oficial;
Guias de remessa para o armazém de leilões;
Guias de trânsito interior ou internacional de mercadorias;
Livros de ponto;
Livros de ponto suplementar;
Mapas discriminativos das armas importadas e suas características;
Mapas discriminativos de munições importadas;
Mapas dos navios com guardas a bordo;
Movimento das caixas na tesouraria;
Movimento de depósitos nas delegações;
Notas discriminativas dos saldos existentes no fecho diário na tesouraria;
Notas discriminativas dos emolumentos, subsídios de deslocação e ajudas de custo que competem aos funcionários;

Notas discriminativas dos subsídios de deslocação e ajudas de custo que competem aos funcionários;

Notas de serviço diário da conferência final;
Notas de serviço a requerimento das partes do pessoal do tráfego;
Processos de expediente de navios;
Resumos dos lançamentos das importâncias constantes das guias de emolumentos;
Resumos do movimento dos depósitos das delegações e dos postos delas dependentes;

Talões das guias de emolumentos pessoais;
Verbetes de importação de óleos, petróleos, gasolina e seus derivados.
Documentos a inutilizar ao fim de 10 anos
Guias de contagem e pagamento dos despachos de importação;
Livros de registo de confrontações de mercadorias;
Livros de registo de diferenças encontradas no serviço da conferência final;
Protocolos de remessa de correspondência e de outro expediente;
Relações de documentos remetidos ao arquivo e à conferência final de:
Documentos diversos;
Documentos escriturados em receita, excepto bilhetes de despacho;
Bilhetes de despacho.
Secretaria de Estado do Orçamento, 22 de Abril de 1983. - O Secretário de Estado do Orçamento, Alípio Barrosa Pereira Dias.