Aprova o Regulamento Arquivístico da Direcção-Geral das Actividades Económicas do Ministério da Economia e da Inovação.

Portaria 740/2009

de 10 de Julho

A Direcção-Geral das Actividades Económicas do Ministério da Economia e da Inovação, no exercício das suas actividades específicas e no decorrer dos processos de negócio, produz documentos que carecem de gestão arquivística, tendo em vista a eficácia administrativa e o direito à informação por parte do cidadão, de acordo com o princípio da

administração aberta.

Com efeito, a adequada gestão de documentos de arquivo com eficazes práticas na criação, organização, utilização, conservação, avaliação, selecção e eliminação de documentos impõe-se face ao crescimento da produção documental junto das administrações produtoras e responsáveis pelo seu tratamento.

Tendo em vista racionalizar a acumulação futura de documentos de arquivo produzidos pela Direcção-Geral das Actividades Económicas, procedeu-se à elaboração de um regulamento arquivístico para melhor avaliar, atribuir prazos de conservação e eliminar criteriosamente os documentos e salvaguardar os de interesse histórico e informativo.

Nestes termos, ao abrigo da alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro, do n.º 2 do artigo 2.º do Decreto-Lei 121/92, de 2 de Julho, e da alínea c) do artigo 3.º do Decreto-Lei 16/93, de 23 de Janeiro:

Manda o Governo, pelo Secretário de Estado Adjunto, da Indústria e da Inovação, ao abrigo do despacho 13 027/2005, publicado no Diário da República, 2.ª série, de 14 de Junho de 2005, e pelo Ministro da Cultura, o seguinte:

1.º É aprovado o Regulamento Arquivístico da Direcção-Geral das Actividades Económicas do Ministério da Economia e da Inovação e respectivos anexos, os quais

fazem parte integrante da presente portaria.

2.º A presente portaria entra em vigor no dia imediato ao da sua publicação.

Em 30 de Março de 2009.

O Ministro da Cultura, José António de Melo Pinto Ribeiro. - O Secretário de Estado Adjunto, da Indústria e da Inovação, António José de Castro Guerra.

Regulamento Arquivístico da Direcção-Geral das Actividades Económicas do

Ministério da Economia e da Inovação

1.º

Âmbito de aplicação

O presente regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida no âmbito das suas atribuições e competências, pela Direcção-Geral das Actividades Económicas do Ministério da Economia e da Inovação adiante designada por DGAE.

2.º

Avaliação

1 - O processo de avaliação dos documentos do arquivo da DGAE tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação em fase administrativa.

2 - É da responsabilidade da DGAE a atribuição dos prazos de conservação dos

documentos em fase administrativa.

3 - Os prazos de conservação são os que constam da Tabela de Selecção, Anexo I ao

presente Regulamento.

4 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir do momento em que os processos, colecções, registos ou dossiers encerram em termos administrativos e não há

qualquer possibilidade de serem reabertos.

5 - Cabe à Direcção-Geral de Arquivos, adiante designada por DGARQ, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da DGAE.

3.º

Selecção

1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela DGAE, de acordo com as orientações estabelecidas na Tabela de

Selecção.

2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 4 do artigo 9.º

4.º

Tabela de selecção

1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação

documental.

2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões, com vista à sua adequação às

alterações da produção documental.

3 - Para efeitos do disposto no n.º 2, deve a DGAE obter parecer favorável da DGARQ, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta

devidamente fundamentada.

5.º

Remessas para arquivo geral

1 - Findos os prazos de conservação em fase administrativa, a documentação deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o

arquivo geral.

2 - As remessas dos documentos para arquivo definitivo devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a DGAE vier a determinar.

3 - Os documentos e ou a informação contida em suporte micrográfico cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos

respectivos prazos de conservação.

4 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

6.º

Formalidades das remessas

1 - As remessas dos documentos mencionados no artigo 5.º devem obedecer às seguintes

formalidades:

a) Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;

b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas

partes envolvidas no processo;

c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;

d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a

elaboração do respectivo inventário.

2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do Anexo II e III ao

presente Regulamento.

7.º

Eliminação

1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção. A sua eliminação poderá, contudo, ser feita antes de decorridos os referidos prazos desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposições do artigo 9.º 2 - Sem embargo da definição dos prazos mínimos de conservação estabelecidos na tabela de avaliação e selecção, as instituições podem conservar por prazos mais dilatados, a título permanente ou temporário, global ou parcialmente, as séries documentais que entenderem, desde que não prejudique o bom funcionamento dos serviços.

3 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção

carece de autorização expressa da DGARQ.

4 - A eliminação dos documentos aos quais tenha sido reconhecido valor arquivístico (conservação permanente) só poderá ser efectuada desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposições do artigo 9.º 5 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.

8.º

Formalidades da eliminação

1 - As eliminações dos documentos mencionados no artigo 7.º devem obedecer às

seguintes formalidades:

a) Serem acompanhadas de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial;

b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;

c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para a DGARQ para conhecimento.

2 - O modelo consta do Anexo IV ao presente Regulamento.

9.º

Substituição do suporte

1 - A substituição do suporte dos documentos será feita por microfilme, desde que fique clara, expressa e inequivocamente garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta de acordo com as normas técnicas da International Organization for Standardization, abreviadamente designada por ISO.

2 - O suporte fílmico a que alude o número anterior não poderá apresentar cortes, emendas ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e reproduzirá os respectivos termos de abertura e encerramento.

2.1 - Dos termos de abertura e encerramento constarão obrigatoriamente: Identificação dos responsáveis pela transferência da informação; Local e data da execução da

transferência; Assinaturas e carimbo.

3 - Deverá ser elaborado um registo e fichas de controlo de qualidade do suporte fílmico

produzido.

4 - A substituição do suporte dos documentos a que se alude o n.º 2 do artigo 3.º só poderá ser efectuada mediante parecer favorável da DGARQ, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei 121/92, de 2 de Julho.

5 - As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro.

10.º

Acessibilidade e comunicabilidade

O acesso e comunicabilidade do arquivo da DGAE atenderá a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei

geral.

11.º

Auditoria

Compete à DGARQ auditar sobre a execução do disposto no presente Regulamento.

ANEXO I

(ver documento original)

ANEXO II

Auto de entrega

(ver documento original)

ANEXO III

Guia de remessa

(ver documento original)

ANEXO IV

Auto de eliminação

(ver documento original)

Este documento liga aos seguintes documentos (apenas ligações para documentos da Serie I do DR):

• 1988-12-10 - Decreto-Lei 447/88 - Presidência do Conselho de Ministros

  Regula a pré-arquivagem de documentação.

• 1992-07-02 - Decreto-Lei 121/92 - Presidência do Conselho de Ministros

  Estabelece os princípios de gestão de documentos relativos a recursos humanos, recursos financeiros e recursos patrimoniais dos serviços da administração directa e indirecta do Estado.

• 1993-01-23 - Decreto-Lei 16/93 - Presidência do Conselho de Ministros

  Aprova o regime geral dos arquivos e do património arquivístico, visando definir os princípios que devem presidir a sua organização, inventariação, classificação e conservação, bem como as operações que permitem a sua guarda, acesso e uso, e a punição de actos de destruição, alienação, exportação ou ocultação.